II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia Siagian (2008) menyatakan perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa depan. Perencanaan sumber daya manusia ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, semuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Hasibuan (2001) menyatakan sumber daya manusia adalah semua manusia yang terlibat di dalam suatu organisasi dalam mengupayakan terwujudnya tujuan organisasi. Bilamana organisasi diartikan sebagai suatu perusahaan ekonomi, maka sumber daya manusia diartikan semua orang yang terlibat termasuk yang bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan. Handoko (2001) menyatakan perencanaan sumber daya manusia
merupakan
serangkaian
kegiatan
yang
dilakukan
untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tenaga kerja yang timbul oleh kondisi-kondisi tersebut. Pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada empat kegiatan yang saling berhubungan yang membentuk sistem perencanaan sumber daya manusia yang terpadu (integrated): persediaan sumber daya manusia sekarang, peramalan (forecast) suplai dan permintaan sumber daya manusia, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah individu-individu yang berkualifikasi dan berbagai prosedur pengawasan serta evaluasi untuk memberikan umpan balik kepada sistem. Perencanaan sumber daya manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan benar jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana sumber daya manusia itu. Sumber daya manusia atau man power
5
merupakan kemampuan yang dimiliki setiap manusia. Sumber daya manusia terdiri dari daya pikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya pikir dan daya fisiknya. Sumber daya manusia menjadi unsur pertama dan utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Perencanaan merupakan inti dari manajemen dan merupakan dasar bagi setiap jenis aktivitas organisasi, karena semua kegiatan organisasi bersangkutan diarahkan kepada rencana tersebut, dengan perencanaan memungkinkan para pengambil keputusan dapat menggunakan
sumber
daya
manusia
yang
ada
secara
optimal.
Perencanaan dikatakan sebagai suatu proses untuk memutuskan tujuantujuan yang akan dicapai selama periode waktu yang akan datang dan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, sehingga dengan demikian perencanaan haruslah mendahului semua aktivitas manajemen agar organisasi dapat sukses dalam mencapai tujuan. Adanya perencanaan sumber daya manusia, maka kegiatan seleksi, pelatihan dan pengembangan serta kegiatan-kegiatan lain yang berkaitan dengan sumber daya manusia akan lebih terarah. Perencanaan sumber daya manusia diproses oleh perencana dan hasilnya menjadi rencana. Pada suatu rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaan serta menjadi dasar kontrol. Tanpa rencana, kontrol tidak dapat dilaksanakan dan tanpa kontrol pelaksanaan rencana baik atau salah tidak dapat diketahui (Hasibuan, 2005). Beberapa pengertian dari perencanaan sumber daya manusia dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. Umar (2005) mendifinisikan perencanaan sumber daya manusia sebagai suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas dengan cara-cara tertentu. 2. Handoko (2001) mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu
6
yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. 3. Dessler (2006) mendefinisikan perencanaan pekerjaan atau personel adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan dan bagaimana mengisinya. Hasibuan (2005) menyatakan perencanaan sumber daya manusia ini perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan dan nasional. Perencanaan sumber daya manusia penting bagi setiap orang karena hal ini dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya. Perencanaan sumber daya manusia penting bagi setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia perusahaan juga akan dapat menilai perusahaan maju atau tidak, serta dapat melakukan kontrol terhadap pegawai. Sebagai tahap pertama dari proses perencanaan kepegawaian, peramalan permintaan sumber daya manusia memang memegang peranan yang sangat penting dalam rangka penetapan kebutuhan sejumlah pegawai. Perkiraan sumber daya manusia/pegawai adalah suatu proses perkiraan untuk menetapkan kebutuhan jumlah pegawai pada masa yang akan datang dan akan menjadi dasar bagi penerimaan pegawai, pemindahan pegawai (mutasi), promosi, latihan dan pengembangan. Perkiraan kepegawaian bertujuan untuk memperoleh jumlah dan tipe pegawai yang tepat guna dan mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat. Sumarsono (2003) menyatakan sistem perencanaan tenaga kerja meliputi kegiatan investasi persediaan sumber daya manusia, perkiraan permintaan dan penawaran untuk masa yang akan datang dan perencanaan pengisian
lowongan
melalui
penarikan,
seleksi
penempatan
dan
pengembangan karyawan. Sistem perencanaan tenaga kerja pada pokoknya meliputi peramalan permintaan dan penawaran karyawan. Secara terperinci sistem ini terdiri dari empat kegiatan utama yang saling berhubungan, yaitu: 1. Inventarisasi persediaan tenaga kerja, untuk menilai tenaga kerja yang ada sekarang dan menganalisa pemanfaatannya.
7
2. Forcasting
tenaga
kerja,
untuk
memprediksi
permintaan
dan
penawaran tenaga kerja dalam perolehan tenaga kerja yang terampil. 3. Penyusunan
rencana-rencana
tenaga
kerja
untuk
memadukan
permintaan dan penawaran tenaga kerja pada masa yang akan datang. 4. Pengendalian dan evaluasi, untuk memberikan umpan balik kepada sistem dan monitor derajat pencapaian tujuan dan sasaran perencanaan tenaga kerja. Beberapa
manfaat
yang
dapat
diperoleh
dengan
adanya
perencanaan sumber daya manusia antara lain (Hasibuan, 2005): 1. Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia yaitu menekan terjadinya pemborosan karena tidak efektifnya penggunaan sumber daya manusia. 2. Membantu meyakinkan bahwa, aktivitas sumber daya manusia bersifat proaktif dengan cara mengantisipasi dan tanggap terhadap perubahan lingkungan internal maupun eksternal. 3. Memusatkan aktivitas pada tujuan organisasi dan sumber daya manusia. 4. Pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis. 5. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya manusia. Kesimpulan dari beberapa definisi perencanaan sumber daya manusia di atas adalah perencanaan sumber daya manusia pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya untuk mendapatkan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan organisasi guna mendukung tercapainya tujuan organisasi. 2.2. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pentingnya perkiraan pegawai bagi suatu perusahaan dapat dikemukakan sebagai berikut (Hasibuan, 2005): 1. Perkiraan pegawai merupakan salah satu upaya untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi guna mendukung pelaksanaan rencana stratejik perusahaan.
8
2. Semua
aspek
perusahaan
sangat
tergantung
dari
kualitas
perencanaannya dimana perencanaan sangat tergantung pada perkiraan masa depan. Salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan manajemen sumber daya manusia pada suatu perusahaan adalah adanya perkiraan pegawai yang tepat, penataan dan pengelolaan secara teratur dan terencana. Terutama pada perusahaan-perusahaan yang sedang berkembang seperti PT Riap Indonesia. Hal ini sangat diperlukan bagi perusahaan agar sumber daya manusia yang ada dapat bekerja secara efektif dan efisien. Pemilihan metode atau teknik peramalan kebutuhan sumber daya manusia dipengaruhi oleh beberapa hal antara lain: (1) tipe organisasi, (2) ukuran organisasi, (3) perubahan organisasi, (4) penyebaran organisasi dan (5) akurasi informasi. Organisasi yang berbeda mempunyai kebutuhan sumber daya manusia yang berbeda, sehingga ramalan harus dibuat bersesuaian. Penelitian yang bertujuan melihat kondisi yang akan datang dapat dilakukan dengan cara memproyeksikan atau meramalkan (forecast). Peramalan jangka pendek biasanya dianggap lebih reliabel daripada ramalan jangka panjang karena banyak terjadi atau timbulnya keadaan yang berada di luar kontrol atau harapan (Umar, 2005). Perkiraan sumber daya manusia yang baik adalah jika dapat meramalkan masa depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk lima tahun yang akan datang. Apabila ramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena dapat membaca situasi masa yang akan datang dengan baik (Hasibuan, 2005). Handoko
(2001)
menyatakan
idealnya
organisasi
harus
mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek maupun jangka panjang melalui perencanaan. Rencana-rencana jangka pendek menunjukkan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus dipenuhi selama satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua,
9
lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun yang akan datang. Perencanaan sumber daya manusia ini memungkinkan organisasi untuk: 1. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia. 2. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi diwaktu yang akan datang secara efisien. 3. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis. 4. Mengembangkan
informasi
dasar
manajemen
personalia
untuk
membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya. 5. Mengkoordinasikan program-program manajemen personalia yang berbeda-beda, seperti rencana-rencana penarikan dan seleksi. Hasibuan (2005) membedakan peramalan sumber daya manusia perkiraan jangka pendek (short term forecasting) dan perkiraan jangka panjang (long term forecasting). 1. Peramalan sumber daya manusia jangka pendek; pada umumnya memprediksi kebutuhan sumber daya manusia untuk periode satu tahun atau paling lama dua tahun. Tanggung jawab dalam peramalan jangka pendek biasanya ada pada penyelia dan atau manajer yang bersangkutan adalah merupakan orang yang paling mengerti dalam membuat judgment atas staffing untuk mencapai tujuan unitnya. Dengan mengetahui tujuan unitnya maka seorang manajer unit harus mampu mengantisipasi sumber daya manusia, finansial apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan dalam jangka waktu berikutnya. Teknik perkiraan jangka pendek dapat didasarkan atas dua teknik perkiraan antara lain: a. Teknik perkiraan kebutuhan sumber daya manusia atas dasar anggaran Anggaran perusahaan memberikan wewenang finansial untuk penambahan jumlah sumber daya manusia, berdasarkan data anggaran
dan
ditambah
ekstrapolasi
perubahan
persediaan
karyawan, maka dapat dilakukan estimasi kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek. Anggaran suatu perusahaan adalah
10
mewakili rencana aktivitas bisnis dimasa yang akan datang yang mencakup sumber daya keuangan dan modal serta kebutuhan sumber daya manusia. Kualitas peramalan jangka pendek pada umumnya sangat dipengaruhi oleh kemampuan para manajer dalam membuat estimasi yang akurat. Banyak manajer menggunakan kebiasaan-kebiasaan dalam menentukan kebutuhan staf. b. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) Metode analisis beban kerja adalah suatu teknik perkiraan pegawai dengan menggunakan informasi mengenai beban kerja yang sesungguhnya atas dasar analisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Dalam teknik ini diperlukan penggunaan rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar (staffing model) untuk menentukan kebutuhan pegawai. Work load analysis mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasional. Penetapan jumlah karyawan harus diperhitungkan secara cermat supaya karyawan yang akan diterima tepat sesuai dengan volume pekerjaan. Jika jumlah karyawan terlalu banyak, maka akan terjadi pemborosan (pengangguran tak kentara), sedangkan jika jumlah karyawan kurang, maka pekerjaan tidak dapat selesai tepat pada waktunya. Metode penetapan karyawan dapat dilakukan dengan cara non ilmiah yakni jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja. Bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja. Metode ilmiah dapat menghasilkan jumlah karyawan yang akan diterima betulbetul atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi kerja. Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. 2. Perkiraan sumber daya manusia jangka panjang; pada umumnya memprediksi kebutuhan sumber daya manusia untuk periode sekurangkurangnya lima tahun atau lebih dan dalam peramalan ini biasanya
11
dikaitkan dengan perkiraan kemungkinan terjadinya perubahanperubahan diluar organisasi misalnya perubahan teknologi, ekonomi dan lain-lain. Metode perkiraan sumber daya manusia terdiri dari pendekatan Top down, pendekatan Bottom-up dan kombinasi dari kedua pendekatan tersebut. Ketiga metode tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Pendekatan Top Down Planning; dalam hal ini didasarkan pada pengalaman Top Manajer dan para Eksekutif, dasar analisisnya dalam
business
plan,
kondisi
kepegawaian
dan
organisasi.
Penentuan kebutuhan sumber daya manusia biasanya menggunakan analisis menurut beberapa skenario (baik atau buruk). Penetapan perkiraan kebutuhan sumber daya manusia tersebut kemudian diimplementasikan di seluruh jajaran organisasi bersangkutan. b. Pendekatan Bottom-up Planning; dalam hal ini manajer hanya memberikan petunjuk, sedangkan masing-masing unit organisasi dapat memprakirakan kebutuhan sumber daya manusia unitnya sendiri yang kemudian dijumlahkan guna mendapatkan hasil perkiraan kebutuhan sumber daya manusia keseluruhan organisasi. c. Kombinasi dari kedua pendekatan tersebut yaitu, pimpinan unit mengajukan usul kebutuhan sumber daya manusia di unitnya, kemudian
dinegosiasikan
dengan
manajer
atasannya
guna
memperoleh kesepakatan. 2.3. Beban Kerja Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu (Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK 01/2006). Metode paling akurat untuk peramalan jangka pendek adalah menggunakan informasi mengenai muatan pekerjaan (work content) sesungguhnya berdasarkan analisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) ini memerlukan penggunan rasiorasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf stnadar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan personalia. Analisis beban kerja
12
mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang diperlukan
untuk
mencapai
tujuan-tujuan
organisasional.
Langkah
pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan kedalam jumlah jam kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran tersebut. Apabila tingkat keluaran diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan. Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efisiensi dan efektivitas kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008). Beban kerja tersebut diperoleh dari hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Volume kerja adalah sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus atau dapat diselesaikan dalam waktu satu tahun. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan suatu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK 01/2006). 2.4. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi diwaktu yang akan datang adalah pusat kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang. Berdasarkan pengertian ini perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis (kualitas) karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal (Handoko, 2001). Ditinjau dari segi pengelolaan sumber daya manusia, maka suatu dimensi yang sangat penting adalah pandangan yang dianut mengenai sumber daya manusia sebagai individu, sumber daya manusia sebagai
13
kolektivitas atau entitas dan hubungan antara masing-masing individu sumber daya manusia dengan kolektivitas atau masyarakat. Kolektivitas manusia adalah sekumpulan manusia yang diciptakan untuk menciptakan tujuan tertentu sesuai dengan rencana yang tidak mungkin dicapai oleh orang per orang. Pencapaian tujuan yang dimaksud diperlukan unsurunsur suatu proses, yaitu informasi, energi dan materi yang berkaitan dengan operasi sistem tersebut untuk menghasilkan output yang dihasilkan (Hasibuan, 2001). Penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat pada posisi yang tepat pula merupakan salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan terutama karena peran strategis sumber daya manusia
sebagai
pelaksana
dari
fungsi-fungsi
perusahaan
yaitu
perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan standar, menetapkan sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi untuk masa depan, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus kepada setiap
sumber
daya
manusia,
membangun
divisi/departemen,
mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang meliputi penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan ditempatkan,
merekrut
calon
karyawan,
mengevaluasi
kinerja,
mengembangkan, melatih dan mendidik karyawan, kepemimpinan; yang meliputi pengupayaan agar orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan semangat kerja, memotivasi kerja karyawan, pengendalian; yang meliputi penetapan standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas hasil kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan pelaksana operasional perusahaan seperti pemasaran, produksi, keuangan dan administrasi; yang meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan adanya ketidakcocokan dalam pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang berlaku sehingga tidak menimbulkan resiko yang tidak baik bagi perusahaan dimasa depan (Rivai, 2004).
14
2.5. Tinjauan Studi Terdahulu Setyawan (2008) mengemukakan bahwa PT Telkom harus dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang komunikasi untuk mencapai pengelolaan usaha yang efektif, efisien dan produktif melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia. Persepsi pegawai tentang analisis pekerjaan sudah baik, mereka telah mengetahui dengan pasti deskripsi pekerjaan dan sfesifikasi pekerjaan mereka. Persepsi karyawan tentang kondisi pekerjaan juga baik. Jumlah karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja di MDF adalah 9 (sembilan) orang, berarti manajemen harus menambah 1 (satu) orang karyawan. Solusi permasalahan terkait beban kerja pada seksi MDF adalah dengan memberi instruksi kepada petugas lapangan untuk menghargai jam kerja MDF, menambah peralatan kerja dan meminimalisir peminjaman peralatan kerja oleh unit lain dan pengaturan waktu pemberian tugas dari manajemen agar tidak bersamaan dengan target yang tinggi. Lituhayu (2008) mengemukakan agar kinerja individu maupun organisasi dapat mencapai tujuan perusahaan, maka harus terdapat kesesuaian beban kerja dengan kemampuan masing-masing individu. Pendistribusian beban kerja oleh perusahaan tidak merata, terdapat karyawan yang kelebihan dan kekurangan beban kerja. Hasil dari perhitungan beban kerja menunjukkan bahwa karyawan yang memiliki beban kerja paling berat berada di divisi Operation dan Sales. Pada divisi ini diperlukan tambahan karyawan sebanyak 3 (tiga) orang, 1 (satu) orang untuk divisi Operation dan 2 (dua) orang untuk divisi Sales. Selain 2 (dua) divisi tersebut HRD juga memerlukan tambahan 1 (satu) orang karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan divisi tersebut. Kinerja karyawan tergolong masih baik, hasil ini diperoleh dari persepsi rata-rata karyawan.
