4
II.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia Yuniarsih dan Suwatno (2009), mendefinisikan MSDM sebagai bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu organisasi. Sule dan Saefullah (2008), mendefinisikan MSDM sebagai proses dan upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivasi dan mengevaluasi keseluruhan SDM yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Pengertian ini mencakup mulai dari memilih siapa yang memiliki kualifikasi dan pantas untuk menempati posisi dalam perusahaan hingga bagaimana agar kualifikasi ini dapat dipertahankan, bahkan ditingkatkan dan dikembangkan dari waktu ke waktu. Dessler dalam Sirait (2006) mendefinisikan MSDM sebagai “Human resource management means the policies and practices one needs to carry out the ‘people’ or human resource aspects of management position, including recruiting, screening, training, rewarding, and appraising.” Panggabean (2004), MSDM dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Herujito (2001) mendefinisikan mengenai pengertian manajemen adalah to get things done through the effort of other people. Selain itu disebut pula, Management is performance of conceiving and achieving desired result by means of group efforts consisting utilizing human talent and resources. Demikian pula ada yang menyatakan, Management is the satisfying of economic and social needs by being productive for the human being, for the economy and for society.
5
2.2. Pengertian Produktivitas Yuniarsih dan Suwatno (2009), produktivitas kerja menunjukkan tingkat kemampuan pegawai dalam mencapai hasil output, terutama dilihat dari sisi kuantitasnya. Selain itu, dapat diartikan sebagai hasil konkrit (produk) yang terbentuk oleh individu atau kelompok, selama satuan waktu tertentu dalam suatu proses kerja. Dewan Produktivitas Nasional (DPN) dalam Tjiptoheriyanto dan Nagib (2008), telah merumuskan 2 (dua) pengertian tentang produktivitas. Pertama, pengertian yang relatif abstrak dan menyangkut sistem nilai, dimana produktivitas adalah sikap mental yang melihat hari esok adalah lebih baik dari hari ini. Kedua, pengertian yang lebih bersifat teknis, yaitu rasio dari keluaran yang dikehendaki dengan semua masukan yang dipakai dalam menghasilkan keluaran. Rumusan kedua untuk menekankan bahwa untuk pencapaian produktivitas tidaklah sama dengan pencapaian produksi. Jika aspek produktivitas ingin diperhatikan dalam peningkatan produksi, maka penggunaan masukan selain berkaitan dengan pertanyaan how much juga berkaitan dengan pertanyaan how well. Jadi dalam pengertian ini keluaran yang terbentuk selain memenuhi kriteria dalam kuantitas, juga memenuhi kriteria mutu. Mangkuprawira dan Hubeis (2007), produktivitas adalah rasio output dan input suatu proses produksi dalam periode tertentu. Input terdiri atas manajemen, pegawai, biaya produksi, peralatan dan waktu. Output meliputi produksi, produk penjualan, pendapatan, pangsa pasar dan kerusakan produk. Klingner dan Nanbaldian dalam Gomes (2003) menyatakan bahwa produktivitas merupakan fungsi perkalian dari usaha pegawai (effort), yang didukung dengan motivasi yang tinggi, dengan kemampuan pegawai (ability), yang diperoleh dari latihan-latihan. Produktivitas yang meningkat berarti kinerja yang baik akan menjadi feedback bagi usaha atau motivasi pekerja pada tahap berikutnya. Proses keterkaitan ini dijelaskan oleh Klingner dan Nanbaldian lewat Gambar 1.
6
Feedback (Performance Appraisal)
Effort (Motivation)
X
Ability (Training)
=
Performance (Productivity)
Working Conditions (Safety & Healthful)
Gambar 1. Kaitan usaha dan kemampuan dengan produktivitas menurut Klingner dan Nanbaldian dalam Gomes (2003) Simanjuntak
(1985),
mendefinisikan
produktivitas
sebagai
pemanfaatan sumber daya yang dipergunakan untuk menghasilkan barang dan jasa yang terdiri dari berbagai faktor seperti pegawai, tanah dan modal, termasuk mesin-mesin, peralatan, bahan mentah, tenaga listrik, kemajuan teknologi dan lainnya. Di antara faktor produksi tersebut, SDM memegang peranan penting dalam peningkatan produktivitas karena alat produksi dan teknologi pada hakekatnya adalah hasil karya manusia. 2.3. Faktor-faktor Produktivitas Dalam produktivitas terdapat minimal 2 (dua) aspek yang penting untuk dipertimbangkan dalam menganalisis tingkat produktivitas pegawai, yaitu internal dan eksternal. Faktor internal pegawai merupakan faktor yang berasal dari diri pegawai dan dapat terjadi karena unsur alami (bakat) dan bukan alami (belajar dan berlatih). Sedangkan faktor eksternal adalah faktor yang berasal dari luar kemampuan pegawai, namun sangat menentukan seberapa berhasilnya suatu pekerjaan. Contohnya penggunaan teknologi dan manajemen profesional (Tjiptoheriyanto dan Nagib, 2008). Yuniarsih dan Suwatno (2009), faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Keterkaitan antar faktor manusia dan lingkungan internal organisasi terhadap produktivitas dapat dilihat pada Gambar 2.
7
FAKTOR INTERNAL A. INDIVIDU 1. Komitmen 2. Loyalitas 3. Minat, motivasi dan etos kerja 4. Disiplin 5. Latar belakang pendidikan 6. Keterampilan dan kemampuan 7. Kepribadian (personality) B. ORGANISASI 1. Visi, misi dan tujuan 2. Sistem dan praktik manajemen 3. Sumber daya (kuantitas dan mutu) 4. Information and Communication Technology (ICT) 5. Kepemimpinan 6. Komunikasi 7. Kebijakan organisasi 8. Struktur dan desain pekerjaan 9. Budaya kerja 10. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
PRODUKTIVITAS a. Efektivitas b. Efisiensi c. Inovasi
FAKTOR EKSTERNAL 1. Kultur lingkungan 2. Kebijakan pemerintah 3. Pengaruh politis 4. Dampak globalisasi 5. Umpan balik masyarakat 6. Kemitraan 7. Dukungan stakeholders
Gambar 2. Faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas menurut Yuniarsih dan Suwatno (2009) Secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Faktor Internal a. Komitmen kuat terhadap visi dan misi institusional. b. Struktur dan desain pekerjaan. c. Motivasi, disiplin dan etos kerja yang mendukung ketercapaian target. d. Dukungan sumber daya yang biasa digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. e. Kebijakan perusahaan yang dapat merangsang kreativitas dan inovasi.
8
f. Perlakuan menyenangkan yang dapat diberikan pimpinan dan rekan kerja. g. Praktik manajemen yang diterapkan oleh pimpinan. h. Lingkungan kerja ergonomis. i. Kesesuian antara tugas yang diemban dengan latar belakang pendidikan, pengalaman, minat, keahlian dan keterampilan yang dikuasai. j. Komunikasi inter dan antar individu dalam membangun kerjasama. 2. Faktor Eksternal a. Peraturan perundangan, kebijakan pemerintah dan situasi politis. b. Kemitraan (networking) yang dikembangkan. c. Kultur dan mindset lingkungan di sekitar organisasi. d. Dukungan masyarakat dan stakeholders secara keseluruhan. e. Tingkat persaingan. f. Dampak globalisasi. Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007), faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas pada tingkat makro adalah : 1.
Kondisi perekonomian : tingkat pajak yang rendah, tabungan dan investasi yang meningkat, regulasi berlebihan, tingkat inflasi tinggi, fluktuasi ekonomi, harga energi tinggi, keterbatasan bahan baku, perlindungan berlebihan dan keterbatasan kuota, serta subsidi berlebihan yang menimbulkan inefisiensi.
2.
Kondisi industri : kurangnya penelitian dan pengembangan (litbang), serta regulasi antimonopoli berlebihan.
3.
Regulasi pemerintah : birokrasi panjang, produktivitas pemerintahan rendah, pemborosan pemerintah dan tingkat korupsi tinggi.
4.
Karakteristik angkatan kerja : standar pendidikan rendah, tingkat melek huruf rendah, etos kerja rendah, pergeseran ke sektor jasa, pergeseran sistem nilai dan sikap. Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007), faktor-faktor yang dapat
memengaruhi produktivitas yang rendah pada tingkat mikro meliputi :
9
1.
Organisasi Pabrik-pabrik tua, mesin-mesin tua, kekurangan alat dan pabrik, penelitian dan pengembangan kurang, serta kondisi fisik tempat kerja kurang nyaman.
2.
Manajemen Kurang perhatian terhadap mutu, kelebihan staf pegawai, spesialisasi pekerja yang berlebihan, kurang perhatian terhadap faktor-faktor manusia, perhatian terhadap isu legal yang berlebihan, kurangnya perhatian pada persoalan merger, kurangnya perhatian pada pelatihan dan pengembangan, gaji eksekutif berlebihan, sementara gaji pegawai tidak memadai, resisten terhadap perubahan, penurunan perhatian pada risiko kerja, sikap bermusuhan terhadap serikat pekerja dan manajemen kepemimpinan otoriter.
3.
Pegawai Lebih senang dengan waktu santai, resiten terhadap perubahan, tidak bangga pada pekerjaan, kekerasan karena alkohol dan obat-obatan terlarang, pengalaman kerja kurang, etos kerja kurang, rendahnya pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sikap dan perilaku, kondisi kesehatan kurang dan kemampuan komunikasi kurang. Menurut Sirait (2006), faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas
adalah : 1.
Pendidikan dan Latihan (Diklat) Pendidikan membentuk dan menambah pengetahuan seseorang untuk mengerjakan sesuatu dengan lebih cepat dan tepat. Sedangkan latihan membentuk dan meningkatkan keterampilan kerja. Semakin tinggi tingkat diklat seseorang, semakin tinggi pula tingkat produktivitasnya.
2.
Gizi dan Kesehatan Untuk menjaga kesehatan diperlukan makanan mengandung gizi yang cukup. Seseorang yang dalam keadaan sehat, atau kuat jasmani dapat berkonsentrasi dengan baik di dalam pekerjaannya. Jika makanan yang dimakan oleh pekerja kurang memenuhi persyaratan gizi, maka menyebabkan pekerja cepat lelah dan produktivitas menjadi menurun.
10
3.
Motivasi/Kemauan Hal ini merupakan proses untuk memengaruhi seseorang agar mau melakukan sesuatu. Produktivitas seseorang tergantung pada motivasi orang tersebut terhadap pekerjaan yang dilakukan. Semakin tinggi motivasi seseorang untuk melakukan pekerjaan, maka semakin tinggi tingkat produktivitasnya. Menurut Expectancy Theory : P=MxA
Dimana P adalah performance, M adalah motivation dan A adalah ability. 4.
Kesempatan Kerja Kesempatan kerja dapat memengaruhi produktivitas kerja. Dalam pengertian mikro, kesempatan kerja berarti : a.
adanya kesempatan untuk bekerja.
b.
pekerjaan yang sesuai dengan pendidikan dan keterampilan pekerja.
c.
adanya kesempatan untuk mengembangkan diri.
Keterampilan dan produktivitas seseorang akan berkembang melalui pekerjaan. Keterampilan tertentu yang tidak diterapkan dalam jangka waktu yang cukup lama dapat menurun, atau hilang sama sekali. Rendahnya produktivitas kerja seseorang sering diakibatkan oleh kesalahan penempatan, dalam arti bahwa seseorang tidak ditempatkan dalam pekerjaan yang sesuai dengan pendidikan dan keterampilannya. 5.
Kemampuan Manajerial Pimpinan Prinsip manajemen adalah peningkatan efisiensi. Sumber-sumber digunakan secara maksimal, termasuk pegawai sendiri. Pengendalian sumber-sumber tersebut dikendalikan secara efisien dan efektif.
6.
Kebijakan Pemerintah Usaha peningkatan produktivitas sangat sensitif terhadap kebijaksanaan pemerintah di bidang produksi, investasi, perizinan usaha, teknologi, moneter, fiskal distribusi dan lain-lain.
11
Menurut Gomes (2003), faktor-faktor determinan produktivitas adalah knowledge, skills, abilities, attitudes dan behaviors dari para pekerja yang ada di dalam organisasi, sehingga banyak program perbaikan produktivitas meletakkan hal-hal tersebut sebagai asumsi-asumsi dasarnya. Sedangkan menurut Simanjuntak (1985), faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas pegawai dapat digolongkan pada 3 (tiga) kelompok, yaitu : 1. Mutu dan kemampuan fisik pegawai. Faktor ini dipengaruhi oleh tingkat pendidikan, pelatihan, motivasi kerja, etos kerja, mental, kesehatan dan asupan gizi pegawai. 2. Faktor sarana pendukung. Sarana pendukung untuk peningkatan produktivitas tenga kerja dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) golongan, yaitu pertama menyangkut lingkungan kerja dan kedua adalah menyangkut kesejahteraan pegawai. 3. Faktor supra sarana. Faktor supra sarana berkaitan dengan kebijakan pemerintah, profesionalitas manajemen kerja dan hubungan industrial. Berikut ini keterkaitan antara faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas pegawai yang dijelaskan pada Gambar 3. SUPRA SARANA • Kebijakan Pemerintah • Hubungan Industrial • Manajemen • • • • • •
PEGAWAI Pendidikan Pelatihan Etos Kerja Motivasi Kerja Sikap Mental Kemampuan Fisik
LINGKUNGAN KERJA • Keselamatan Kerja • Kesehatan Kerja • Sarana Produksi • Teknologi
PENINGKATAN PRODUKTIVITAS PEGAWAI
KESEJAHTERAAN • Upah • Jaminan Sosial • Security
SARANA PENUNJANG
Gambar 3. Faktor yang memengaruhi produktivitas pegawai (Simanjuntak, 1985)
12
2.4. Strategi Meningkatan Produktivitas Menurut Siagian (2002), agar peningkatan produktivitas kerja dapat terwujud, pemimpin perlu memahami secara tepat tentang faktor-faktor penentu keberhasilan peningkatannya adalah “….etos kerja yang harus dipegang teguh oleh semua pegawai dalam organisasi”. Menurutnya etos kerja adalah norma-norma yang bersifat mengikat dan ditetapkan secara eksplisit serta praktik-praktik yang diterima dan diakui sebagai kebiasaan yang wajar untuk dipertahankan dan diterapkan dalam kehidupan kekaryaan anggota dalam suatu organisasi. Etos kerja yang dimaksud adalah : 1. Perbaikan terus menerus Salah satu upaya untuk dapat meningkatkan produktivitas kerja adalah dengan melakukan perbaikan terus-menerus oleh seluruh komponen organisasi. Pandangan ini bukan hanya merupakan salah satu kiat dalam mengelola organisasi dengan baik, tetapi merupakan salah satu etos kerja yang penting sebagai bagian dari manajemen mutakhir. Hal ini menjadi penting, karena organisasi dihadapkan kepada tuntutan agar terus menerus berubah, baik secara internal maupun eksternal. 2. Peningkatan mutu hasil pekerjaan Peningkatan produktivitas kerja dapat dicapai melalui peningkatan hasil kerja oleh semua orang dan segala komponen oganisasi. Mutu tidak hanya berkaitan dengan produk yang terbentuk dan dipasarkan, baik berupa barang maupun jasa, akan tetapi menyangkut segala jenis kegiatan yang diselenggarakan oleh semua pegawai dalam organisasi. Peningkatan mutu SDM merupakan aspek lain yang sangat penting sebagai peningkatan mutu hasil kerja. 3. Pemberdayaan SDM SDM merupakan unsur paling strategik dalam organisasi. Oleh karena itu, pemberdayaan SDM merupakan etos kerja yang sangat mendasar dan harus dipegang teguh oleh semua pimpinan dalam hierarkhi organisasi,
manakala
pimpinan
produktivitas kerja pegawainya.
berupaya
unuk
meningkatkan
13
Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007), beberapa strategi untuk merancang tercapainya mutu dan produktivitas tinggi, yaitu : 1. Strategi perancangan kerja kembali a. Perbaikan alur kerja jelas. b. Pengurangan kerja fisik berulang-ulang. c. Menyesuaikan sinar lampu dengan kondisi ruangan kerja. d. Membolehkan pegawai untuk melakukan kegiatan pribadi di sekitar tempat kerja. e. Menggunakan warna ruangan kerja yang menyenangkan. f. Menyediakan kantor privat dan ruang kerja nyaman. g. Menyediakan tempat atau ruang istirahat. h. Penyusunan, penyesuaian dan pemindahan peralatan, bagian-bagian pokok dan ruang kerja. i. Menempatkan sesama para anggota tim secara berdekatan, sehingga dapat berinteraksi dengan mudah. j. Menyediakan peralatan kursi, meja dan lemari kantor yang sesuai dengan kondisi tubuh dan kegiatan kerja pegawai. 2. Komputerisasi dan alat otomatis a. Memberitahukan pada pegawai tentang manfaat komputer dan alat otomatis. b. Melibatkan
pegawai
dalam
keputusan
untuk
operasional
komputerisasi. c. Mengkomunikasikan isu-isu implementasi kepada seluruh karyawan, seperti bagaimana dan kapan komputer digunakan, pekerjaan apa yang dapat menggunakan komputer dan masalah-masalah yang dihadapi. d. Melatih karyawan tertentu dalam menggunakan komputer dan alat otomatisasi, serta mengevaluasi hasil pelatihannya. e. Membolehkan
pegawai
memanfaatkan
waktunya
untuk
mempraktikkan pengetahuannya dalam menggunakan komputer dan alat otomatis.
14
f. Memiliki staf pemelihara alat-alat baru yang tersedia setiap saat untuk memperbaiki alat. g. Meningkatkan mutu peralatan secara berkala. 3. Pendekatan rancangan pekerjaan a. Pengayaan pekerjaan Tujuannya adalah untuk meningkatkan motivasi, kepuasan dan kinerja karyawan. b. Rotasi pekerjaan Adalah teknik perancangan kembali suatu pekerjaan yang hanya diperuntukkan bagi pegawai yang memiliki kesempatan untuk pindah dari pekerjaan yang 1 (satu) ke yang lainnya untuk belajar dan memperoleh pengalaman dari keragaman tugas. Tujuannya adalah
untuk
meningkatkan
keterampilan
karyawan
dalam
melakukan pekerjaan lebih dari 1 (satu) tugas. c. Perluasan pekerjaan Adalah pemberian pekerjaan tambahan kepada pegawai agar mereka mendapat pengetahuan dan pengalaman serta tanggungjawab baru. Syaratnya adalah beban kerja pegawai tidak menjadi berlebihan di atas standar operasi kerja organisasi. 2.5. Penelitian Terdahulu yang Relevan Dalam penelitian Djanuardji (1999) dijelaskan tentang kajian persepsi pegawai terhadap faktor-faktor yang memengaruhi produktivits kerja (Studi kasus di Suku Dinas Kependudukan, Kotamadya Jakarta Selatan), menunjukkan berdasarkan pendapat seluruh responden, faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas kerja pegawai, antara lain sistem imbalan, kepuasan jabatan, gaya manajemen, keterampilan, peran teknologi, fasilitas kerja, praktek manajemen. Kondisi sistem imbalan menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan memuaskan pegawai. Kondisi kepuasan kerja menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan berpengaruh terhadap produktivitas kerja pegawai. Kondisi gaya manajemen menurut pendapat responden secara keseluruhan berada
15
pada kondisi baik dan berperan terhadap peningkatan produktivitas kerja pegawai. Kondisi keterampilan pegawai menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan dapat dipertahankan oleh pihak Suku Dinas Kependudukan, Kotamadya Jakarta Selatan. Kondisi peran teknologi menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan berperan terhadap peningkatan produktivitas kerja pegawai. Kondisi fasilitas kerja menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan dapat dipertahankan oleh pihak Suku Dinas Kependudukan, Kotamadya Jakarta Selatan. Kondisi praktek manajemen menurut pendapat responden secara keseluruhan berada pada kondisi baik dan berperan terhadap peningkatan produktivitas kerja pegawai. Alat analisis yang digunakan adalah Analisis Uji Tanda (Sign test) dan Analisis Korelasi Rank Spearman. Hasil penelitian Tadung (1999) mengenai analisis faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas karyawan bagian pemintalan di PT Bhineka Karya Manunggal, Karawang menjelskan bahwa 3 (tiga) dari 5 (lima) faktor motivator yang diteliti berpengaruh nyata terhadap produktivitas karyawan. Faktor-faktor tersebut berdasarkan urutan besarnya koefisien korelasi adalah pengalaman kerja, keinginan berprestasi dan rasa tanggungjawab. Ketiga (3) faktor berpengaruh nyata, karena mendorong motivasi kerja karyawan. Selain itu, semua faktor higiene yang diteliti berpengaruh nyata terhadap produktivitas kerja karyawan. Kelima (5) faktor tersebut berdasarkan urutan besarnya koefisien korelasi adalah peran manajemen, suasana tempat bekerja, gaji, pengawasan dan hubungan antar karyawan. Pada umumnya karyawan mempunyai disiplin kerja yang baik, hal ini tercermin dari tingkat kepuasan karyawan terhadap faktor motivator dan faktor higiene. Alat analisis yang digunakan pada penelitian ini koefisien korelasi Rank Spearman.
