IDENTIFIKASI RESIKO DARI PROSES BISNIS POTENSIAL

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

IDENTIFIKASI RESIKO DARI PROSES BISNIS POTENSIAL Bernardo Nugroho Yahya Dosen Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra Siwalankerto 121 – 131, Surabaya 60236, Indonesia [email protected]

ABSTRAK Perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa memiliki banyak aktivitas yang dapat dipetakan dan diidentifikasikan potensinya berdasarkan kriteria-kriteria yang telah dipelajari oleh peneliti sebelumnya. Identifikasi proses bisnis potensial ini digunakan untuk mencari peluang peningkatan efisiensi proses bisnis yang hendak dipetakan. Tentunya proses bisnis yang diteliti harus dibuat peta proses dan dipertimbangkan apakah masih dapat ditingkatkan efisiensinya. Empat kriteria yang digunakan dalam penentuan proses bisnis potensial dengan mempertimbangan manajemen resiko adalah kecepatan, kualitas, keandalan, dan fleksibilitas. Setiap kriteria dibuatkan rumusan dengan batasan single process dan ditentukan ekspektasi periodik berdasarkan kecacatan proses, adaptibilitas proses, ataupun faktor kualitas proses yang lainnya. Hasil penelitian ini adalah sebuah rumusan yang nantinya dapat dilanjutkan untuk menentukan resiko yang mungkin terjadi berdasarkan hasil nilai dari rumusan yang telah dibuat, khususnya untuk perusahaan manufaktur. Kata kunci : Proses bisnis, efisiensi, manajemen resiko

PENDAHULUAN Business process adalah bagian utama bagaimana organisasi mencapai tujuannya [3,4,5]. Mereka mewakili serangkaian aktivitas yang ketika digabungkan akan menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi customer baik internal maupun eksternal. Organisasi harus memikirkan cara untuk mendesain ulang proses bisnis untuk memaksimalkan kontribusinya bagi organisasi. Fokus dari proses bisnis telah mengarahkan pada perubahan teknik organisasi seperti continous improvement dan business process re-engineering. Bagi organisasi, desain proses bisnis mempunyai pengaruh yang besar terhadap kemampuan bersaing dalam lingkungan operasi dan memuaskan kebutuhan customer. Business process dapat merupakan bagian dari business process yang lebih besar atau dapat mencakup business process lain dalam metodenya. Dalam konteks itu business process dapat dilihat dalam bermacam-macam tingkatan. Ada 3 macam business process, yaitu: 1. Management processes, proses untuk menjalankan operasi dan sesuai dengan persyaratan. Management process yang khas meliputi ”Corporate Governance” dan ”Strategic Management” 2. Operational processes, proses menyalurkan nilai customer. Proses ini merupakan bagian dari bisnis inti. Contoh dari operational process adalah menyalurkan barang. 3. Supporting processes, proses ini mendukung proses lain. Contohnya adalah akunting, perekrutan, dukungan IT.


Desain proses bisnis yang dilakukan, baik untuk ketiga hal yang telah disebutkan di atas, dapat membuat ekspektasi dari pengambil keputusan mengenai dampak yang akan terjadi pada masa mendatang. Masalah potensial yang akan dihadapi juga bisa didefinisikan secara kualitatif. Namun, dalam pengambilan keputusan, terkadang seseorang perlu mendapat bantuan teknis berupa perhitungan kuantitatif untuk menyederhanakan bentuk kualitatif pada keputusan yang lebih mendasar [10]. Hal inilah yang mendorong adanya penelitian lebih lanjut mengenai teknis penghitungan resiko yang lebih spesifik, terutama pada perusahaan manufaktur, agar mendapatkan sebuah pertimbangan atau perlakuan antisipatif terhadap kejadian yang tidak diharapkan. TEORI DASAR PROSES BISNIS DAN RESIKO Menurut Porter (1985), semua proses bisnis yang ada di dalam perusahaan dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu: (1) proses bisnis utama atau proses bisnis inti (core business process), merupakan sejumlah rangkaian proses bisnis yang terkait langsung dengan usaha penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. (2) proses pendukung (supporting process), merupakan sejumlah aktiitas dalam perusahaan yang bertujuan untuk membantu terselenggaranya proses bisnis utama secara baik. Jadi, Business process adalah aktivitas untuk mencapai sebuah hasil komersial. Setiap business process mempunyai input, metode, dan output. Input adalah syarat yang harus diletakkan metode dapat bekerja. Ketika metode diberlakukan pada input, maka output akan tercipta. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan untuk Business Process Management, ada 4 hal yang faktor yang potensial untuk diperhatikan [8] yaitu : 1. Kecepatan (speed) Faktor ini berhubungan dengan waktu yang dibutuhkan mulai dari aktivitas input hingga hasil dari aktivitas tersebut. 2. Kualitas (quality) Faktor ini berhubungan dengan berapa banyak kejadian rusaknya produk atau jasa yang diberikan. 3. Keandalan (reliability) Faktor ini berhubungan dengan waktu yang dibutuhkan responden untuk menunggu proses pengembangan yang diusulkan, sesuai dengan permasalahan yang ingin diatasi. 4. Fleksibilitas (flexibility) Faktor ini berhubungan dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan terhadap sebuah proses. Proses kerja potensial dari sebuah proses bisnis (Workflow potential of business process) merupakan tingkat kesesuaian aplikasi workflow management system dalam mendukung suatu business process. Dalam hal ini, workflow management system berperan sebagai sebuah sistem informasi yang mengontrol business process yang terjadi. Penerapan workflow management system dalam sebuah business process menghasilkan 4 peningkatan kinerja[4], yaitu:  Koordinasi aktivitas Workflow management system menghasilkan otomasi pada perpindahan antara suatu aktivitas menuju aktivitas berikutnya dalam suatu business process. Melalui hal ini,

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-2








maka dapat aktivitas yang bersifat non-valuable dari sebuah business process serta menciptakan suatu proses pembelajaran yang baru bagi para pekerja. Koordinasi pelaku aktivitas Workflow management system melakukan penugasan pelaku aktivitas pada suatu proses dengan memperhatikan suatu aturan tertentu. Hal ini akan mengurangi aktivitas pencarian pelaku tersebut sehingga dapat mempercepat proses pencarian pelaku aktivitas. Koordinasi data dan sistem aplikasi Workflow management system mampu menyediakan data yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah aktivitas serta mengkoordinasi sistem aplikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas tersebut. Pengawasan dan pengontrolan proses Workflow management system juga mampu menyediakan semua data historis yang berkaitan dengan aplikasi workflow yang telah terjadi sebelumnya. Hal ini dapat digunakan sebagai alat evaluasi dan peningkatan kinerja perusahaan.

Dengan adanya penerapan workflow management system yang sesuai terhadap sebuah business process, maka perusahaan akan mengalami perbaikan kinerja dalam 4 bidang seperti yang telah dijelaskan di atas. Sebelum penerapan workflow management system perlu ada analisa yang lebih lengkap tentang pengembangan sistem yang diharapkan. Sebuah proses pengukuran kinerja dengan pemetaan proses bisnis menjadi salah satu metode yang terbaik sebelum sebuah organisasi berencana mengembangkan sistemnya. Setelah mendapat pengukuran kinerja dan pemetaan proses bisnisnya, organisasi tersebut dapat mulai merancang sistem baru atau proses bisnis baru – yang potensial - untuk memperbaiki kinerja yang kurang baik[7]. Sistem baru atau perancangan proses bisnis potensial yang baru inilah memerlukan pertimbangan resiko yang mendalam agar tidak terjadi penyimpangan ataupun kegagalan pada saat implementasi. (Gambar 1.) Pengukuran kinerja

Pemetaan Proses Bisnis

Usulan 1 Analisa Kinerja & Sistem

Usulan 2

Implementasi

Usulan n Alternatif Usulan

Pertimbangan & Penilaian Resiko

Gambar 1. Proses pelaksanaan untuk workflow potential management system

Ada beberapa definisi yang menggambarkan sebuah resiko [6]. Definisi awal, resiko digambarkan sebagai variasi distribusi atau nilai kesetaraan antara nilai awal dengan hasil yang diharapkan. Dalam kamus bencana alam [1,2], resiko digambarkan sebagai nilai kerusakan yang diharapkan pada periode waktu tertentu. Secara matematis, resiko dapat digambarkan sebagai probabilitas kejadian rugi atau untung dikalikan dengan besarannya. Institut Manajemen Proyek mendefinisikan resiko sebagai kejadian atau kondisi yang tidak pasti, dan kalau itu terjadi dapat mengakibatkan dampak positif maupun negatif pada tujuan proyek. Dan Charette mengatakan bahwa resiko adalah –

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-3


secara mayoritas– masalah potensial yang dapat menghasilkan keputusan secara khusus. Dengan kata lain, resiko adalah probabilitas dari konsekuensi yang tidak diinginkan untuk sebuah kejadian dan keputusan. Dalam penelitian ini, penulis lebih mempertimbangkan dua konsep utama yang perlu dipertimbangkan dalam memperhitungkan sebuah resiko[1,2]. Pertama, adanya ketidakpastian dalam sebuah kepastian. Unsur ini mengemukakan bahwa sebuah hal dapat dipastikan terjadi, namun belum tahu seberapa besar probabilitas terjadinya dan dampak yang dihasilkan. Seseorang yang mencoba terjun dari pesawat tanpa parasut pasti sadar akan resiko kematian. Apabila dia tetap terjun dari pesawat tanpa parasut, orang tersebut tidak memperhitungkan resiko apapun karena dia sudah sadar akan resikonya tentang kematian. Berbeda dengan konsep kedua, yaitu kepastian di dalam ketidakpastian. Unsur ini mengemukakan bahwa ada yang bisa dipastikan di tengah ketidakpastian dengan pengukuran probabilitas dari ketidakpastian yang dimaksud. Sebagai contoh, seseorang yang mencoba terjun dari pesawat tanpa parasut dan sadar bahwa kematian bisa menjadi hasilnya. Seseorang tersebut akan semakin mengerti tentang kepastian melompat itu adalah jalan terbaik untuk kehidupannya apabila pesawat sedang dalam keadaan terbakar dan siap meledak, dimana orang itu dalam posisi siap terjun tanpa parasut, di tengah ketidakpastiannya tentang kehidupan dan kematian setelah dia melompat[2]. Kedua hal ini akan dicoba untuk dirumuskan secara matematis untuk dapat memberikan kontribusi kuantitatif bagi pengambilan keputusan, baik untuk pihak strategis, manajemen, maupun operasional dari sebuah organisasi. PERANCANGAN RUMUSAN RESIKO Penelitian ini terfokus pada konsep pembentukan nilai sebuah resiko. Nilai resiko yang akan dijabarkan lebih lanjut diambil dari empat faktor yang menentukan dalam pencapaian tujuan Business Process Management. Dan penjabaran nilai resiko akan berdasarkan perhitungan kuantitatif secara konseptual, yang akan disesuaikan dengan spesifikasi setiap perusahaan. Kecepatan Kecepatan dalam hal ini adalah waktu atau nilai yang dibutuhkan sebuah proses dari mulainya aktivitas tersebut hingga selesainya sebuah aktivitas. Kecepatan dapat dinilai dari waktu proses ataupun akumulasi dari total kehilangan secara financial dalam kurun waktu tertentu. Kecepatan sebuah aktivitas dari proses bisnis akan dipengaruhi oleh pelaku aktivitas tersebut. Dalam hal ini, pelaku aktivitas digambarkan sebagai operator sebuah aktivitas. Pelaku aktivitas dapat digambarkan sebagai orang, mesin manufaktur, ataupun alat-alat yang menunjang pelaksanaan sebuah aktivitas, seperti faksimil, mesin penjawab telpon, dll. Nilai resiko dari faktor kecepatan dapat dibuat secara matematis. Nilai matematis yang dirancang adalah nilai ekspektasi loss tahunan (ELT), dimana ELT adalah hasil perkalian dari nilai total ekspektasi loss satuan (ELS) dan rata-rata kejadian per tahun (RKT) atau frekuensi harapan hilangnya sebuah kejadian. Analisa resiko dapat ditentukan dari nilai ELT, yang nilainya bisa berupa nilai mata uang ataupun berupa satuan waktu. ELT  ELS * RKT ..................................................................................... (1)

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-4


Sebagai contohnya adalah efektivitas dan efisiensi sebuah rapat. Sebuah rapat dapat dikatakan efektif dan efisien apabila rapat dijadualkan dengan baik dan diagendakan dengan rapi. Selisih waktu antara nilai kenyataan dengan jadual dapat dikategorikan sebagai sebuah cost atau benefit. Begitu pula dengan selisih hasil keputusan antara kenyataan dengan yang diagendakan dapat dinyatakan sebagai sebuah loss atau gain. Apabila rapat dijadualkan sekali dalam satu minggu selama 3 jam, dan data riil selalu membuktikan rapat efektif yang dilakukan adalah 2.5 jam, maka bagian pengembangan bisnis perlu mempertimbangkan sistem rapat baru untuk mengantisipasi waktu yang terbuang atau tersisa 30 menit. Semisal, usulan baru sistem rapat adalah 3 kali seminggu masing-masing selama 1 jam. Tentunya ada resiko yang perlu dipertimbangkan seperti molor. Apabila kemoloran dapat dibuat probabilitas atau dipastikan, sebagai contoh molor 15 menit, maka perhitungan akan menjadi   ELT  15 menit * 3 rapat  * 52 minggu   ELT  2340 menit Hasil ini menunjukkan waktu terbuang sebesar 2340 menit akibat kemoloran yang mungkin terjadi. Apabila organisasi tersebut telah melakukan pengukuran kinerja, angka ini dapat diperbandingkan dengan angka proses produksi atau efisiensi dan efektivitas produksinya. Contoh diatas dapat dikembangkan menjadi perhitungan yang lebih fungsional, bisa berdasarkan fungsi linear, fungsi hiperbolik atau menggunakan fungsi kontinuitas probabilitas dari sebuah kejadian. Semakin besar nilai ELT, semakin besar resiko yang akan dihadapi apabila sistem usulan tersebut dilaksanakan oleh organisasi. Kualitas Kualitas dari sebuah proses bisnis akan dipengaruhi oleh sistem dari aktivitas, pelaku aktivitasnya dan sistem pengawasan dan pengontrolan sebuah proses tersebut. Oleh karena itu, sebuah resiko dapat digambarkan sebagai formula dari ketiga faktor tersebut. Adapun secara matematis, dapat digambarkan sebagai perkalian dari ekspektasi rata-rata cacat satuan (RCS) dengan rata-rata kejadian cacat tahunan (RKCT) yang pada akhirnya menghasilkan rata-rata ekspektasi cacat tahunan(RECT). RECT dapat dikatakan sebagai nilai ekspektasi kerugian tahunan untuk satu satuan produk atau proses yang diamati. RECT  RCS * RKCT .............................................................................. (2)

Sebuah lokasi proses pengeboran kayu didapati kurang ergonomis sehingga menghasilkan cacat sebesar 15 % setiap hari. Setelah dihitung dengan berbagai rumusan yang mempertimbangkan nilai ergonomis manusia pada umumnya, didapatkan sebuah model fasilitas yang baru yang belum dapat ditentukan apa yang bisa terjadi dari pengubahan tersebut. Karena telah ditetapkan bahwa rumusan perhitungan diharapkan dapat mereduksi kesalahan, maka ada sebuah rumusan pengurangan kecacatan yang belum dapat dipastikan bagaimana rumusannya tapi dapat dipastikan bahwa lokasi baru akan

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-5


mengurangi prosentase kecacatan. Oleh karena itu, secara matematis dapat dibuat perhitungan dengan model fungsional bagaimana nilai kecacatan satuan produk tersebut diperbandingkan dengan cacat total tahunan. Semakin besar nilai RECT, semakin besar resiko faktor kualitas atau resiko kecacatan suatu produk dari sistem yang diusulkan. Keandalan Sebuah proses bisnis dapat dikatakan andal apabila dapat memenuhi keinginan responden namun tetap menjaga kualitas, yang dapat dilihat dari kecilnya selisih gap antara tingkat kepentingan konsumen dibandingkan dengan tingkat kepuasan konsumen. Perhitungan yang dilakukan untuk faktor ini adalah berdasarkan nilai ekspektasi keandalan tahunan (EKT). EKT adalah perkalian dari frekuensi pengusulan oleh responden (FPR) untuk ide yang sama dan ekspektasi faktor kualitas (EFK) (ditunjukkan dengan penurunan tingkat kecacatan atau peningkatan efisiensi) dengan kejadian tahunan faktor kualitas (KTFK) di dalam perusahaan. EKT  FPR * EFK * KTFK ....................................................................... (3)

Sebuah proses pembayaran gaji selalu menjadi masalah di setiap perusahaan. Pegawai berhak mengusulkan sistem yang dikehendaki. Frekuensi pengusulan tersebut dikalkulasikan sebagai nilai (FPR) dan dikalikan dengan (EFK) yang bisa dinilai dengan ekspektasi mayoritas keinginan pegawai dan faktor tersebut dikalikan lagi dengan peningkatan produktivitas perusahaan (KTFK) yang nantinya akan menghasilkan nilai (EKT). Semakin besar nilai EKT akan semakin menunjukkan besarnya ketidakterandalan sebuah organisasi. Sebuah organisasi dapat dikatakan baik dalam keandalan apabila nilai EKT semakin kecil. Nilai EKT yang kecil akan menunjukkan bahwa sistem usulan yang hendak diterapkan merupakan sistem yang cukup handal dalam menjaga kualitas produk maupun proses. Fleksibilitas Berbeda dengan 3 faktor lainnya, fleksibilitas merupakan sebuah faktor yang memiliki pengaruh terhadap 4 peningkatan kinerja [4] yaitu aktivitas, pelaku aktivitas, data dan aplikasi, serta pengawasan dan pengontrolan proses. Faktor ini memiliki kemiripan dengan faktor keandalan, dimana keandalan hanya berhubungan dengan tingkat kerentanan sebuah perubahan dan fleksibilitas lebih membahas pada waktu dan ‘kelenturan’ pelaku aktivitas pada sebuah proses bisnis. Secara matematis, resiko faktor fleksibilitas dapat digambarkan sebagai nilai ekspektasi fleksibilitas tahunan (EFT). EFT adalah hasil perkalian dari ekspektasi kemampuan adaptasi sebuah proses tunggal (EAP) dengan nilai ekspektasi skalabilitas sebuah proses tunggal (ESP). EFT  EAP * ESP ..................................................................................... (4)

Sebagai misal, apabila ada permintaan konsumen yang harus berubah dari sebuah desain awal, maka perusahaan perlu menyesuaikan proses penerimaan order konsumen tersebut. Kemampuan adaptasi proses tersebut dilihat dari kemampuan pelaku aktivitas, data dan sistem aplikasi yang dipakai serta sistem pengawasan dan

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-6


pengontrolan proses untuk diadaptasikan dengan keinginan konsumen. Ketiga hal ini dapat diukur secara kuantitatif dan menghasilkan sebuah angka (EAP) yang nantinya dikalikan dengan nilai ekspektasi skalabilitas sebuah proses, yang merupakan nilai tolok ukur kompleksitas proses bisnis (ESP) yang ada di perusahaan. Semakin besar nilai EFT menandakan sistem perusahaan sangat baik karena sistem dapat teradaptasi untuk situasi yang kondisional. Namun, nilai EFT yang semakin kecil akan memberikan keraguan apakah sistem yang diusulkan merupakan sistem yang terbaik untuk meningkatkan kepuasan konsumen yang lebih mengarah kepada kepuasan individu, bukan lagi kepada kepuasan massa. KESIMPULAN DAN DISKUSI Nilai yang dihasilkan adalah analisa dari sebuah perusahaan manufaktur. Setiap kriteria resiko secara matematis belum dapat dibakukan karena ide awal perhitungan kuantitatif hanyalah untuk memudahkan pengambilan keputusan yang bersifat tidak pasti untuk potensi masalah di masa mendatang. Perhitungan ini diharapkan dapat membantu pengambilan keputusan yang lebih terstruktur, sehubungan dengan 4 faktor yang membantu peningkatan kinerja sebuah proses bisnis. Perhitungan yang dihasilkan belum mencakup hingga analisa finansial dikarenakan penelitian ini difokuskan kepada ruang lingkup produk maupun proses dari sebuah bisnis. Perbaikan sebuah sistem tentunya memiliki resiko, atau yang sering kita sebut sebagai kelebihan dan kelemahan sistem. Sehingga, perhitungan resiko yang diambil pada penelitian ini mengacu pada kelebihan dan kelemahan sistem usulan hasil dari pemetaan proses bisnis yang ada saat ini. Hasil dari penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi lebih detail untuk disesuaikan berdasarkan spesifikasi perusahaan masing-masing. Rumusan yang terbentuk diatas masih sangat dimungkinkan untuk diperbaiki dan disesuaikan secara kontekstual perusahaan tertentu. REFERENSI Hollenstein, K., 2005, Reconsidering the risk assessment concept : Standardizing the impact description as a building block for vulnerability assessment, Natural Hazards and Earth System Sciences, 5, 301-307. Holton, G.A., 2004, Defining Risk, Financial Analyst Journal, Volume 60 number 6, CFA Institute J. Becker, M.z. Muehlen, M. Gille, “Workflow Application Architectures: Classification and Characteristics of Workflow-based Information Systems” J. Becker, C. Uthmann, M. Muehlen, and M. Rosemann, “Identifying the Workflow Potential of Business Processes”, Proceedings of the 32nd Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS-32) – 1999 J. Becker, M. Muehlen “Towards a Classification Framework for Application Granularity in Workflow Management Systems “.Proceedings of the 11th Conference onAdvanced Information Systems Engineering 1999 (CAiSE 99), Heidelberg 1999, pp. 411-416. M. Muehlen, D.T. Ho, “Risk Management in the BPM Lifecycle”,

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-7


M. Oba, S. Onoda, N. Komoda, “Evaluating the Quantitative Effects of Workflow System Based on Real Cases”, Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences – 2000 S. Choenni, R. Bakker, & W. Baets, 2003, “On the Evaluation of Workflow Systems in Business Processes”, Electronic Journal of Information Systems Evaluation, Volume 6, p. 33-44 Verdon, D., McGraw G., June 2004, Risk Analysis in Software Design, IEEE Security & Privacy, www.computer.org/security Zahedi, F., 1995, Quality Information System, An International Thompson Publishing Company

ISBN : 979-99735-1-1 A-13-8

IDENTIFIKASI RESIKO DARI PROSES BISNIS POTENSIAL

Recommend Documents