ICT Kernapplicaties gemeente Goeree-Overflakkee

07-04-2012

BESCHRIJVEND DOCUMENT AANBESTEDING ICT KERNAPPLICATIES GEMEENTE GOEREE-OVERFLAKKEE

Beschrijvend Document EU-Aanbesteding

ICT Kernapplicaties gemeente Goeree-Overflakkee

De informatie in dit document wordt in het kader van de aanbesteding vertrouwelijk aan potentiële leveranciers ter beschikking gesteld. Het is ten strengste verboden deze informatie, of gedeelten daarvan, aan derden over te dragen of derden de mogelijkheid bieden deze informatie te verkrijgen (in welke vorm dan ook). De informatie is alleen bedoeld voor het opstellen van een doelgerichte aanbieding.

Opgesteld door het Kernteam iiiGO in samenwerking met Phanos BV en ProTender BV

©

Pagina 1

07-04-2012


INHOUD: 1.

INLEIDING

2.

CATEGORIE-INDELING

3.

RANDVOORWAARDEN

4.

PLAN VAN AANPAK

5.

KANSENDOSSIER

6.

RISICODOSSIER

7.

PLANNING

8.

PROJECTMAN AGERS

9.

FINANCIEEL AANBOD

10.

HUIDIGE LICENTIES EN SYSTEMEN

BIJLAGEN: - Plan van Aanpak Herindeling – november 2011 - Projectstructuur iiiGO - Masterplan ICT 2013-2015 Gemeente Goeree-Overflakkee - Toekomstige applicatie- en informatiearchitectuur - Overzicht huidige applicatie- en informatiearchitecturen 4 gemeenten - Overzicht adressen en nevenlocaties - Programma van Eisen ICT Hardware serverinfrastructuur en netwerkcomponenten


©

Pagina 2

07-04-2012

1.


INLEIDING De gemeenten op het Zuid-Hollandse eiland Goeree-Overflakkee voeren op korte termijn naar verwachting een herindelingsproces uit ¹). Op het moment van schrijven heeft de ministerraad ingestemd met het wetsvoorstel voor een samenvoeging van de gemeenten Dirksland, Goedereede, Middelharnis en Oostflakkee. Het voorstel is, vergezeld van een advies van de Raad van State inmiddels aangeboden aan de Tweede Kamer. Deze zal het wetsvoorstel eind april / begin mei behandelen. Vooralsnog is de intentie om per 1 januari 2013 als een middelgrote, nieuwe gemeente operationeel te zijn; de gemeente GoereeOverflakkee. Ten aanzien van deze herindeling is zowel bestuurlijk als ambtelijk de ervaren urgentie met betrekking tot de inzet van ICT hoog. Er zijn idealen geschetst waaraan de ICT-omgeving op de lange termijn moet voldoen. Hierbij wordt nadrukkelijk geredeneerd vanuit een groeimodel: de basis op orde per 1 januari 2013 en doorontwikkeling daarna. Concreet wordt in 2012 het applicatielandschap ontworpen, geleverd en ingericht. Onder de naam Innovatie- en Integratie ICT Goeree-Overflakkee (iiiGO) wordt op dit moment de ICT van de vier gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis, Oostflakkee en het ISGO samengevoegd. Binnen dit project wil de gemeente Goeree-Overflakkee een cluster van 4 systemen ²) aanbesteden: burgerzaken systeem, sociale zaken systeem, financieel systeem en de gegevensmagazijn en gegevensdistributie. Gezien de korte tijd tot de herindeling, de doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure en de doorlooptijd van de implementatie en oplevering, vraagt de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee i.o. aan de leverancier ook om op belangrijke onderdelen bij te dragen in de haalbaarheid van het resultaat. De Projectgroep Herindeling Goeree-Overflakkee fungeert als opdrachtgever voor deze opdracht. De opdracht is niet opgesplitst in percelen. De opdrachtgever heeft het voornemen de gehele opdracht aan één leverancier te gunnen. De opdrachtgever is op geen enkele wijze gebonden aan of heeft een voorkeur voor bestaande of nieuwe merken, of marktpartijen. Alleen op basis van de selectie- en gunningscriteria zullen de aanbiedingen kwalitatief functioneel en prijstechnisch beoordeeld worden. De gunning geschiedt op basis van “economisch meest voordelige inschrijving” . Dit houdt in dat naast de aangeboden prijzen ook andere criteria een rol spelen bij de gunning. De opdrachtgever gaat er van uit dat de leverancier zich, door het Beschrijvend Document en de mogelijkheid van vragen stellen, voldoende op de hoogte heeft kunnen stellen van de gewenste situatie om een goede en juiste aanbieding te maken. Het gemeenschappelijk inkoopbureau van de 4 gemeenten en het ISGO (BIAGO – Bureau Inkoop en Aanbesteding Goeree-Overflakkee) is voor deze aanbesteding aangewezen als penvoerder, namens opdrachtgever. Dit document vormt een onderdeel van de Europees aanbestedingsprocedure. De procedure, voorwaarden en criteria zijn opgenomen in een afzonderlijke aanbestedingsleidraad.


©

Pagina 3

07-04-2012


¹) Bij de beschrijving van deze overheidsopdracht is uitgegaan van de verwachte herindeling per 1 januari 2013. Indien onverhoopt dit besluit niet of op een later moment genomen wordt, dan kan dit consequenties hebben voor de inhoud of voor de gunning van de opdracht. ²) Waar in dit document, los van uitdrukkelijk aangegeven voorkeurscenario’s, melding wordt gemaakt van een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een verwijzing naar een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of van een bepaalde productie moet steeds gelezen worden (als of een en ander vergezeld gaat van) ‘of gelijkwaardig’.


©

Pagina 4

07-04-2012

2.


CATEGORIE-INDELING Per applicatie is het resultaat in 4 categorieën gesplitst: Categorie 1. het wettelijk minimum

(must have)

Categorie 2. het specifiek GO-minimum

(should have)

Categorie 3. het GO wenselijk per 2013

(could have)

Categorie 4. het GO wenselijk 2013-2015. (would have) Van elke categorie van elke applicatie worden er verschillende delen beschreven die daar bij horen. De algehele architectuur van de nieuwe gemeente is als een separaat document in een bijlage bijgevoegd. De aangeboden systemen en modules dienen, op de datum waarop zij worden aangeboden, reeds aantoonbaar en zonder problemen te functioneren binnen de lokale overheid.

2.1.

Burgerzaken Functionaliteit: Must have, categorie 1 Actualiseren GBA Administratie Burgerlijke Stand NGR (Reisdocumenten) NRD (Rijbewijzen) COVOG Documentenbeheer (uitreksels, Burgerlijke Stand, etc.) Kwaliteitscontrole GBA Berichtenmodule landelijke GBA en gemeenten onderling Terugmeldvoorziening GBA-v koppeling Koppelingen Gegevensmagazijn (Adressen en Personen) Export t.b.v. verkiezingen Rapportagetool Gegevensconversie van de 4 GBA-gegevens en burgerlijke stand gegevens naar de nieuwe omgeving Functionaliteit: Should have, categorie 2 Begraafplaatsen module, inclusief koppeling naar gegevensmagazijn (koppeling) Rapportage en ad-hoc bevragingen module Kassa incl. koppeling financieel systeem (journaalposten) Koppeling klantvolgsysteem, Lamson-Q Functionaliteit: Could have, categorie 3 CRIB Naturalisatie Digitaal aanlevering overlijden Vestiging Inwoners Koppeling Begraafplaatsen met financieel systeem (journaalposten) Koppeling Begraafplaatsen met website en digitale kaart Digitale trouwkalender Koppeling zakensysteem (zaaknummer en status) Functionaliteit: Would have, categorie 4 Digitaal Dashbord Raadplegen Derden Onderzoek vertrokken Inwoners Kennissysteem Digitalisering Brondocumenten (Koppeling DMS !)


©

Pagina 5

07-04-2012

2.2.


Sociale Zaken

Functionaliteit: Must have, categorie 1 Uitkering administratie (WWB, BBZ, IOAW, IOAZ) incl voorschotten, herberekening Wettelijke wijzigingen per 1-1-2013 (WWNV) Schuldhulpverlening Administratie WMO Voorzieningenadministratie Loonaangifte (digitale aanlevering) Debiteurenadministratie Crediteuren, Reserveringen / Beslag Werkbeheer (case management): complete set alle regelingen SOZA en WMO + GPK (gehandicaptenparkeerkaart). Standaard inrichting taken en standaardinrichting documenten Financiële verantwoording Functionaliteit inkomenstoets (ROF) Aanleveren statistische gegevens (BUS, BDS) Heronderzoeken, herberekening cliënt gegevens Documentenmodule Berichtenverkeer zorgaanbieders en CAK nodig + factuurfunctionaliteit (bulkfactuur inlezen en betaalregels klaarzetten) Koppeling gegevensmagazijn (personen, bedrijven, adressen) Koppeling DKD / IB / SUWI net Koppeling banksoftware (clieop en sepa) Koppeling financieel systeem (journaalposten) Module Re-integratie t.b.v. levering gegevens aan CBS Rapportagetool Gegevensconversie van de lopende sociale zaken en WMO cliënten naar de nieuwe omgeving vanuit de 4 gemeenten Functionaliteit: Should have, categorie 2 Kennissysteem en procesondersteuning, inrichting eigen beleid Koppeling DMS (procesondersteuning, documenten, ingekomen brieven) Administratie WKO Steekproef Interne Controle Functionaliteit: Could have, categorie 3 Huisstijl stuks- en bulkdocumenten uitkeringenadministratie, jaarwerkprogramma’s e-Formulieren Koppeling zakensysteem (zaaknummer en status) Functionaliteit: Would have, categorie 4 Administratie WKO Snelbalie / KCC Koppeling met mailserver


©

Pagina 6

07-04-2012

2.3.


Financieel Systeem

Functionaliteit: Must have, categorie 1 Debiteuren-/crediteurenadministratie Grootboekrekeningen aanmaken en beheren / rekeningschema Kostensoorten/economische categorieën aanmaken en beheren Balans (om beginbalans in te kunnen voeren) BTW/BCF tabel Betalingsverkeer (bankafschriften verwerken) Betalingsoverzichten en –batches genereren (o.a. ook clieop en sepa) Koppeling (Journaalposten) met sociale zaken-systeem, kassa-systeem, Havenmeester (liggelden), vergunningensysteem, begraafplaatsen, UniWin (Precia-molen) Debiteuren/crediteuren koppelen met Personen, Adressen en Bedrijven (via Gegevensmagazijn) Verkoopfacturen (nota's debiteuren) Kredietbewaking voor budgethouders Exporteren naar Excel, Word en PDF (zoals cijfers t.b.v. jaarrekening) Importeren vanuit Excel (zoals begrotingscijfers) Actuele informatievoorziening (directe verwerking van boekingen) Diverse autorisatie t.b.v. functiescheiding (autorisatierollen) Inrichting volgens BBV voorschriften Memoboekingen Telebankieren Functionaliteit: Should have, categorie 2 Controletabel BTW/BCF Jaarrekening exporteren vanuit het pakket Begroting opstellen Digitale facturering (inkomend, scannen facturen) Verplichtingenadministratie Module CBS verdelingsmatrix (Iv3) Mogelijkheid voor aantekeningen (kladblokfunctie) Digitaal tijdschrijven Functionaliteit: Could have, categorie 3 Staat C Kostenverdeling/kostenverdeelstaat Digitale facturering (uitgaand) Staat D reserves en voorzieningen Staat E + F langlopende leningen en gegarandeerde geldleningen Module treasury Afsluiting van perioden Functionaliteit: Would have, categorie 4 Geen


©

Pagina 7

07-04-2012

2.4.


Gegevensmagazijn (GM) en gegevensdistributie(GD) Uitgangspunten: • Het gebruik van een GM en een systeem voor GD dient te leiden tot een maximum aan interoperabiliteit tussen gemeentelijke toepassingen met een minimum aan benodigde ontwikkelen beheerinspanning. Het gebruik van een GM en GD moet leiden tot:

• ∗ ∗ ∗ ∗ ∗

Hogere kwaliteit dienstverlening “No Wrong Door”, niet van kastje naar de muur Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik Herverdeling van taken; effectiever, transparanter en efficiënter Keten- en netwerkregie

•

De gemeente Goeree-Overflakkee streeft naar een applicatie- en informatiearchitectuur conform de Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA) (zie onderstaande plaat). Hierin neemt de binnengemeentelijke gegevensdistributie (GD) een prominente rol in voor de distributie van gegevens tussen toepassingen. Het datamodel van de GM is overeenkomstig de specificaties van RSGB2.01

•

De gemeente Goeree-Overflakkee kiest voor een Service Gerichte Architectuur (SGA).

•

Gegevens binnen het gegevensmagazijn hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor de kwaliteit (actualiteit en betrouwbaarheid).

•

De GD moet verschillende organisaties en technisch verschillende omgevingen koppelen, en dus volledig onafhankelijk zijn van implementaties van bepaalde leveranciers.

•

Beveiliging van gegevens is voor de gemeente Goeree-Overflakkee van groot belang. Gegevenssets mogen alleen inzichtelijk zijn voor geautoriseerde mensen en medewerkers.


©

Pagina 8

07-04-2012


Functionaliteit: Must have, categorie 1 Gegevensmagazijn (binnen- en buiten gemeentelijke personen, binnen en buiten gemeentelijke adressen, binnen en buiten gemeentelijke bedrijven/maatschappelijke instellingen, registratie Niet Ingezetene, binnengemeentelijke gebouwen, binnen- en buitengemeentelijk WOZ gegevens, Kadaster (AKR) Gegevensdistributie / servicebus op basis van standaarden : StUF XML (2.04, 3.01, 3.10) Beheer (inrichting/ autoriseren) Koppeling gegevensmagazijn - GBA Koppeling gegevensmagazijn - GBA-V Koppeling gegevensmagazijn - VOA Koppeling gegevensmagazijn - Sociale Zakensysteem (personen, adressen, bedrijven) Koppeling gegevensmagazijn - Financieel systeem (personen, adressen, bedrijven) Koppeling gegevensmagazijn - KvK (NNP) Koppeling gegevensmagazijn - BAG/WOZ via SVHW Koppeling gegevensmagazijn – DMS (personen, adressen, bedrijven) Vullen van GBA, BAG, Bedrijven en instellingen uit KVK van de 4 gemeenten Functionaliteit: Should have, categorie 2 Kwaliteitsbeheermodule Koppeling gegevensmagazijn - Vergunningensysteem Koppeling gegevensmagazijn - Onderwijssysteem (Regionaal Bureau Leerplicht) Koppeling gegevensmagazijn – Website/CMS Koppeling gegevensmagazijn - Begraafplaatsen Functionaliteit: Could have, categorie 3 Koppeling gegevensmagazijn – Ruimtelijke ordening Koppeling gegevensmagazijn - Personeelszaken / Salarisadministratie Koppeling gegevensmagazijn - Openbare Werken Koppeling gegevensmagazijn - Zakensysteem Koppeling gegevensmagazijn – GIS-systeem Functionaliteit: Would have, categorie 4 Gegevensmagazijn inclusief geometrische gegevens (BAG, BGT, gebouwen, LKI, BRO) Aanvullende koppelingen t.b.v. geometrische gegevens


©

Pagina 9

07-04-2012


RANDVOORWAARDEN

3.

Voor de opdracht zijn onderstaande randvoorwaarden van toepassing. Indien een randvoorwaarde zich daarvoor leent, accepteert opdrachtgever inhoudelijk tenminste gelijkwaardige oplossingen of alternatieven. De bewijslast aangaande de ‘(tenminste) gelijkwaardigheid’ ligt te allen tijde bij de leverancier. Het betreffende bewijs dient geleverd te worden in het bij inschrijving in te dienen Plan van Aanpak. Item Algemene zaken

Randvoorwaarden

1

Licenties

Op basis van het Beschrijvend Document dient het type en het aantal licenties door de leverancier bepaald te worden.

2

Technische installatie op ICT hardware

Windows 2008 server is het standaard server platform Oracle is de standaard RDBMS Office 2010 is het standaard Officepakket

3

Implementatie

De implementatie vindt plaats volgens Prince2 projectmanagement methodiek, die door de leverancier aangereikt wordt. Zowel de inspanning van de leverancier als van de individuele projectgroepen wordt in het Plan van Aanpak (PvA) en na opdrachtverlening in het Project Initiatie Document (PID) beschreven. De implementatie zelf wordt grotendeels door de leverancier gerealiseerd: vooraf worden met de individuele projectgroepen de inrichtingseisen vastgesteld. De inrichting wordt vooraf door de projectgroepen bepaald in overleg met de leverancier. De leverancier is leidend in dit proces en geeft garantie dat de overeengekomen functionaliteit per 1-1-2013 gerealiseerd wordt.

4

Inrichting

5

Testen en accepteren

6

Opleiding

7

Dataconversie

De leverancier adviseert hierbij ook over de feitelijke inrichting: Bestaande systemen op het eiland kunnen bijvoorbeeld hergebruikt worden, of een nieuwe inrichting kan gerealiseerd worden. De leverancier dient de technische en functionele opleveringstesten zelf uit te voeren. De rapportage daarover wordt aan de opdrachtgever verzonden. De projectgroepen voeren op basis hiervan een steekproef uit ter acceptatie. Uitgaande van opleiding en trainingen op locatie van de opdrachtgever in groepen van 8 personen De dataconversie dient tijdig en adequaat uitgevoerd te worden, uitgaande van de bestanden bij de 4 gemeenten en het ISGO. De applicaties en bestanden bij de 4 oorspronkelijke gemeenten en het ISGO kunnen ook na 1-1-2013 nog (gedeeltelijk) in gebruik zijn.

Meerjarige zaken 8

Algemeen onderhoud en updates / upgrades

Updates / upgrades t.b.v. niet werkende functionaliteit en/of als gevolg van wijziging wettelijke taken en/of verbetering van bestaande functionaliteit.

9

Helpdesk

Service contract voor stellen vragen gedurende kantoortijden Strippenkaart voor extra ondersteuning (onbeperkt geldig)

Nadere Functionele eisen


©

Pagina 10

07-04-2012

10

11

12

13

14

15


Gebruikersinterface

Levenscyclus pakket en mogelijke vervangingen tijdens looptijd

Beheerslast

Koppelingen

Documentatie

ICT hardware serverinfrastructuur en netwerkcomponenten

Alle applicaties moeten zijn voorzien van een moderne en eenduidige gebruikersinterface. De continuïteit van de aangeboden applicaties moet gegarandeerd zijn gedurende tenminste 5 jaar. Dit betekent dat er wel updates plaats kunnen en moeten vinden, maar geen her-implementatie. Indien er ondanks bovenstaande toch een uitfasering door de leverancier wordt doorgevoerd, zullen alle extra kosten voor het nieuwe product (inclusief alle kosten zoals voor implementatie, conversie en trainingen) voor rekening zijn van de leverancier. De TCO van de aangeboden systemen moet minimaal zijn. TCO wordt mede bepaald door de interne activiteiten zoals technisch en functioneel beheer. Wanneer de aanbieder besluit om een derde leverancier, als onderaannemer, een systeem aan te laten bieden, is de hoofdaannemer verantwoordelijk voor een werkende koppeling binnen tijd en budget en volgens vooraf bepaalde specificaties. Van de leverancier wordt verwacht dat bij oplevering de documentatie gereed aan geleverd wordt. Deze documentatie dient gedetailleerd te beschrijven op welke manier de onderdelen binnen het aangeboden concept zijn geïnstalleerd en geconfigureerd. Een herinstallatie en configuratie van de in het aangeboden concept gebruikte software en instellingen moet aan de hand van de opgeleverde documentatie te realiseren zijn. De documentatie dient digitaal te worden opgeleverd in MS Word formaat. Het totaal van de aangeboden kernapplicaties dient geïnstalleerd te worden en te functioneren op de te realiseren ICT hardware serverinfrastructuur en netwerkcomponenten. Deze hardware wordt via een aparte aanbesteding gerealiseerd en maakt geen deel uit van deze aanbesteding. In een bijlage is het programma van eisen hiervan toegevoegd.

Contractuele randvoorwaarden

16

17

Wijzigingen

Looptijd overeenkomst

Indien er als gevolg van nieuwe of gewijzigde beleidsregels en/of verordeningen en/of wetgeving of indien er als gevolg van grote structurele veranderingen bij de uitvoeringsorganisaties van de gemeenten (zoals herindeling, samenvoeging, inbesteden, uitbesteden of uitbreiding / inkrimping verstrekkingenpakket) structurele wijzigingen en / of aanvullingen in de afgesloten overeenkomst noodzakelijk zijn, dan heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst in overeenstemming hiermee aan te passen. De inhoud van de aanpassing dient in verhouding te staan en zal in redelijkheid en billijkheid overeengekomen worden met de leverancier. De opdrachtgever heeft het voornemen om met een leverancier een overeenkomst aan te gaan voor de applicaties en bijbehorende dienstverlening voor het eenmalige installatie-, implementatie-, inrichtings- en conversietraject (tot de definitieve oplevering) en voor het onderhoud, beheer en gebruiksrecht voor een periode van 5 jaar, ingaande vanaf 11-2013 tot en met 31 december 2017, met een mogelijkheid van jaarlijkse stilzwijgende verlenging onder dezelfde condities en voorwaarden.


©

Pagina 11

07-04-2012

18


Overdracht rechten en plichten

De leverancier en opdrachtgever zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en plichten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De leverancier en/of de opdrachtgever kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden.


©

Pagina 12

07-04-2012

4.


PLAN VAN AANPAK De opdrachtgever vraagt aan de leverancier om een Plan van Aanpak aan te leveren voor het totale aangeboden concept. Het Plan van Aanpak moet duidelijkheid geven over levering en ondersteuning door de leverancier en over de gebruiksgerede opleveringen. Het Plan van Aanpak dient gebaseerd te zijn op en in overeenstemming te zijn met de gevraagde applicaties, de gevraagde categorieën en de randvoorwaarden. Na gunning dient de leverancier het Plan van Aanpak nader uit te werken. Het Plan van Aanpak voor het totaal aangeboden concept mag in totaal uit maximaal 8x A4 pagina’s, exclusief bijlagen, bestaan met daarin minimaal de volgende onderdelen beschreven voor de gevraagde categorieën 1 + 2 + 3 (volgens hoofdstuk 2): a.

Een beschrijving van het concept op hoofdlijnen, inclusief de omgang met open standaarden (open koppelvlakken) en standaardisatie van databases, inclusief de licentiestructuur met opgave van type en aantal noodzakelijke licenties. Ook de ontwikkelstrategie van de leverancier voor de komende jaren per applicatie dient op hoofdlijnen geschetst te worden.

b.

Maatregelen van de leverancier om de beheerslast voor de opdrachtgever te beperken, waaronder de opgave in hoeverre standaardisatie is vormgegeven binnen de kernapplicaties

c.

Technische installatie op de ICT Hardware en de volledige uitvoering van koppelingen (minimaal de bestaande koppelingen, tussen de applicaties, met databases/applicaties derden, met Decos en met een Website/CMS-systeem). Daarnaast dient beschreven te worden hoe in de toekomst omgegaan wordt met het eventueel aanpassen van deze koppelingen.

d.

Een beknopte beschrijving van de wijze waarop het systeem door de leverancier wordt ingericht en welke rollen en taken alle medewerkers van de opdrachtgever bij het inrichten van het systeem hebben en de werkwijze bij het ontwikkelen en uitvoeren van het implementatietraject. Inclusief een beschrijving van de inspanning (kwalitatief en kwantitatief) die door medewerkers van de opdrachtgever geleverd moet worden in de periode tot 1-1-2013.

e.

Een beknopte beschrijving van de voorgestelde toetsing- en acceptatieprocedure, waarin opgenomen de functiescheiding en de daarmee verband houdende opgave van de taken en werkzaamheden welke door de opdrachtgever zelf uitgevoerd dienen te worden. Inclusief een beschrijving van de inspanning (kwalitatief en kwantitatief) die door medewerkers van de opdrachtgever geleverd moet worden in de periode tot 1-1-2013.

f.

Een beknopte beschrijving van de inhoud van de opleiding en training van de beheerders en de gebruikers van de opdrachtgever, die leverancier noodzakelijk acht om het aangeboden concept goed te kunnen beheren en te gebruiken.

g.

De leverancier levert vanuit zijn eigen kennis en ervaring een adequaat voorstel om gegevens naar de nieuwe systemen te migreren. De werkwijze bij het ontwikkelen en uitvoeren van de dataconversie en archivering (met mogelijkheid voor later raadplegen) bestanden per 1-1-2013, uitgaande van de huidige databestanden. Inclusief een beschrijving van de inspanning (kwalitatief en kwantitatief) die door


©

Pagina 13

07-04-2012


medewerkers van de opdrachtgever geleverd moet worden in de periode tot 1-1-2013 en in de periode na 1-1-2013.

5.

h.

Een omschrijving van het meerjarig onderhoud (inclusief helpdesk en updates). Inclusief een beschrijving (zoals het technisch beheer) van de inspanning (kwalitatief en kwantitatief) die door medewerkers van de opdrachtgever zelf geleverd moet worden in de periode tot 1-1-2013 en in de periode na 1-1-2013.

i.

Een omschrijving van de wijze waarop wordt omgegaan met functionele wijzingen in de vorm van upgrades (waaronder functionele wijzigingen als gevolg van wetswijzigingen).

j.

Een concreet voorstel van een methode om de prestaties van de leverancier in de periode tot 1-1-2013 en in de periode na 1-1-2013 door de opdrachtgever eenvoudig te kunnen beoordelen. Daarbij ook aangeven welke sancties de leverancier zich zelf hierbij oplegt indien er niet aan de afgesproken prestaties wordt voldaan.

k.

Naast de uitvoering van de opdracht door de leverancier (de categorieën 1 t/m 3), wordt bij dit onderdeel gevraagd naar de wijze waarop concreet invulling gegeven kan worden aan de (eventuele) uitvoering van categorie 4 (GO wenselijk 2013-2015 (‘Would have’) volgens hoofdstuk 2) en de wijze waarop dat dan kan gebeuren.

KANSENDOSSIER Het door de inschrijver aan te leveren kansendossier beschrijft kort de extra toegevoegde waarde die de opdrachtnemer voor de opdrachtgever kan betekenen in c.q. kan toevoegen aan het project. In dat verband is de opdracht voor opdrachtgever en opdrachtnemer in beginsel helder (kort: ‘realisatie en onderhoud van een burgerzaken systeem, een sociale zaken systeem, een financieel systeem en een gegevensmagazijn en gegevensdistributie systeem’) en vastgelegd in dit Beschrijvend Document. Uitvoering van de opdracht vindt aldus in beginsel plaats met inachtneming van het bepaalde in dit Beschrijvend Document. De inschrijver wordt (echter) met het Kansendossier in staat gesteld om de opdrachtgever met de opdracht verband houdende opties inclusief daarbij behorende prijzen en/of tarieven voor te leggen die in zijn ogen een extra toegevoegde waarde voor de opdrachtgever (kunnen) betekenen. De genoemde zaken in het kansendossier zijn daarom opties en worden niet beoordeeld in het kader van het gunningscriterium financieel aanbod. De met de opdracht verband houdende opties inclusief daarbij behorende prijzen en/of tarieven worden in hun geheel wel in de beoordeling met betrekking tot de kwalitatieve aspecten van de aanbieding betrokken. Beoordeling vindt plaats op basis van concrete en reële toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever van een (de) voorgestelde optie (s) gebruik wil maken (hij ziet ‘kansen’), dan heeft de opdrachtgever het recht om daarop te contracteren. De opdrachtgever is echter nimmer verplicht tot uitoefening van de (door de inschrijver voorgestelde) opties.


©

Pagina 14

07-04-2012

6.


RISICODOSSIER Het risicodossier beschrijft kort in hoeverre de leverancier zich bewust is van de belangrijkste risico’s in dit project voor de opdrachtgever en welke instrumenten toegepast worden om deze opdrachtgeversrisico’s te minimaliseren of te beheersen. Kenmerkend voor de systematiek van Prestatie-inkoop is het feit dat de leverancier als geen ander in staat is om risico’s voor opdrachtgevers in het project te minimaliseren of te beheersen (zonder de risico’s daadwerkelijk over te nemen – het blijven risico’s van de opdrachtgever). De opdrachtgever gaat er van uit dat deze beheersing ook geldt voor de overige niet in het risicodossier genoemde risico’s van het project (en dus in de ogen van de leverancier als minder belangrijk worden gezien).

7.

PLANNING De gevraagde onderdelen van categorie 1 en 2 (wettelijk minimum en GO minimum 2013 volgens hoofdstuk 2) moeten afgerond zijn per 1-1-2013. De gevraagde onderdelen van categorie 3 (GO wenselijk 2013 volgens hoofdstuk 2) bij voorkeur ook afronden per 1-1-2013, maar niet verplicht. De afronding mag ook later plaatsvinden, doch uiterlijk op 31-12-2013. Gevraagd wordt een planningsaanbod voor de onderdelen van categorie 3 (kan per onderdeel verschillen). Dit planningsaanbod vormt een onderdeel van de beoordeling. Een ander onderdeel vormt de planning op hoofdlijnen van de verschillende procesonderdelen van het project om te komen tot een succesvolle afronding. Belangrijk hierbij is de mate waarin de planning realistisch is in relatie tot de mogelijkheden van en de noodzakelijke inspanningen door de opdrachtgever.

8.

PROJECTMANAGERS. Van belang zijn de competenties van de concreet voorgestelde algemene projectmanager en van de concreet voorgestelde specifieke projectmanagers per applicatie. Van belang is de vraag welke competenties specifiek ten voordele komen van dit project, de vraag of de betreffende projectmanager het project overziet en in staat is dit project goed te kunnen managen en de vraag welke prestaties de aangeboden systemen kunnen leveren. Gevraagd wordt de CV’s van de projectmanagers aan te leveren. De competenties van de projectmanagers en de prestaties van de systemen worden getoetst en beoordeeld in de interviews met de projectmanagers. Ook zal bij de interviews concreet worden ingegaan op de kritieke onderdelen van de opdracht en welke maatregelen de projectmanagers daartoe treffen. Zo nodig kan op verzoek in verband met een toelichting met betrekking tot de (maatregelen inzake de) kritieke onderdelen een demonstratie gevraagd worden.

9.

FINANCIEEL AANBOD Gevraagd wordt een gespecificeerd aanbod voor de opdracht volgens het totaal van de categorieën 1 + 2 + 3. Het aanbod dient vast te zijn voor de gevraagde onderdelen. In de


©

Pagina 15

07-04-2012


Inschrijfstaat in de Aanbestedingsleidraad is een specificatie gegeven van de kostencomponenten. Onderdeel van de kostenopgave is een strippenkaart. De opdrachtgever heeft het recht om eventueel aanvullende strippenkaarten te kunnen kopen tegen overeenkomstige tarieven en voorwaarden. De aanbiedingsprijzen en tarieven zijn all-in en dienen gebaseerd te zijn op een hoogwaardig kwalitatieve levering en uitvoering en een duurzaam eindresultaat. Prijzen dienen te worden aangegeven in € (exclusief BTW), geldend per aanbiedingsdatum en dienen vast te zijn tot en met de vergoeding van de activiteiten tot en met 31 december 2012. Naast bovengenoemde kosten worden geen aanvullende kosten in rekening gebracht, zoals noodzakelijke bijkomende zaken voor de aangeboden functionaliteit, reis- en verblijfkosten, voorrijkosten, opleidingskosten, kosten voor presentaties, kantoorkosten e.d. Op 1 januari van ieder jaar heeft de leverancier of de opdrachtgever het recht de prijzen aan te passen tot een maximum conform het CBS consumentenprijsindexcijfer (totaalindex, alle huishoudens). De eerste aanpassing is mogelijk per 1 januari 2013. De basis hiervoor vormt de stijging van het prijsindexcijfer over de bekend zijnde voorafgaande 12 maanden (periode 1 december t/m 30 november). De prijsaanpassingen kunnen alleen plaats vinden per 1 januari en dienen uiterlijk op 15 december daaraan voorafgaand aan de opdrachtgevers schriftelijk kenbaar gemaakt te worden. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijs- en tariefsaanpassingen zijn niet mogelijk.

10.

HUIDIGE LICENTIES EN SYSTEMEN In de bijlage is in schema’s aangegeven op welke wijze de huidige applicatie- en informatiearchitecturen van de 4 gemeenten er uit zien. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat de opdrachtgever open staat voor eventueel gebruik van bestaande systemen of componenten. De randvoorwaarde hierbij is dat de systemen bij de huidige gemeenten volwaardig in elk geval in de huidige setting moeten kunnen blijven functioneren tot het moment dat deze afgesloten kunnen worden (dat is per applicatie verschillend, maar zeker tot in de loop van 2013).


©

Pagina 16

ICT Kernapplicaties gemeente Goeree-Overflakkee

Recommend Documents