ICT-en cloudevoluties in de CGG. Presentatiemoment 12 juni 2013 SAP Belux(Evere)

ICT- en cloudevoluties in de CGG Presentatiemoment 12 juni 2013 SAP Belux (Evere)

INTRODUCTIE • Overzicht van de namiddag - Introductie - Scope - Applicaties / Software - Cloud PAUZE - Infrastructuur - Conclusies - Vraagstelling en bespreking

12 juni 2013

ICT- en cloudevoluties in de CGG

INTRODUCTIE (vervolg) • Een vraag in de sector – FDGG-ZnV – Vraag naar en rol voor voorgaande FDGG-directeur (2011) • Opportuniteit (opgepikt door CGG-IT’ers) (2012) Projectaanvraag i.f.v. inbreng consultancy/deskundigheid vanuit corporate social responsibility SAP m.a.w. zeer beperkt kostenplaatje Verkenning en verheldering van de projectvraag in overleg met SAP Operationalisering naar opstart projectgroep (o.a. projectfiche met toelichting over doelstelling, welke CGG stappen in, …) 12 juni 2013


INTRODUCTIE (vervolg) • Opstart ICT-werkgroep met als eerste agendapunt ‘SAP-/cloud-project’, in eerste instantie onder FDGG-‘vlag’ (november 2012-juni 2013) Participerende CGG: Ahasverus, Andante, Brussel, De Drie Stromen, Eclips, Noord-West-Vlaanderen (+ FDGG zelf) 4 bijeenkomsten + vandaag (12/6) • Vandaag = tussenstation - Verslag over ons kennis- en ervaringsdelen inzake ICT(-evoluties) - Cloud-insteek maar ook een pak breder - Aanzetten van analyse en tonen van venster van mogelijkheden - Hoe gaan we nu verder? (bijkomende CGG, werkstructuur, mandatering, …) 12 juni 2013


‘SCOPE’ Administratieve applicaties

EPD

CLOUD

INFRASTRUCTUUR

12 juni 2013


N-CLOUD

APPLICATIES Office applicaties Boekhouding HR (loonadm., tijdsregistratie) Mail DB beheer Bankverrichtingen Patiëntendossier Agendabeheer Testings CMS 12 juni 2013


APPLICATIES (1) – Office-apps • Wat ? MS , Openoffice, Gdocs

• Gemeenschappelijkheid Geen, vooral afhankelijk van keuze cloud of lokaal

12 juni 2013


APPLICATIES (2) - Boekhouding • Wat ? ProAc, Fidupac, Exact, Venice (mdb), Exper/m+ (Kluwer), POPSI, …

• Gemeenschappelijkheid – Richten op onlinebeheer, nood aan analytisch denken (rapportage naar externen). Flexibele export voor eindgebruiker i.f.v. beleidsvragen. – Dit bepaalt keuze van software + modulair opgebouwde soft.

• Bedenkingen … Nu teveel vanuit individuele momentele noden, weinig toekomstgericht

12 juni 2013


APPLICATIES (3) – H.R. (loonadministratie,tijdsregistratie,..) • Wat ? Kelio, Sofista, HDP link, Tango, Partena, …

• Gemeenschappelijkheid Een vorm van digitale tijdsregistratie, mét koppeling aan verwerkingsprogramma (berekening verlofrechten, loonadministratie) en koppeling aan sociaal secretariaat.

12 juni 2013


APPLICATIES (4) - Mail • Wat ? Outlook, Gmail, Thunderbird, ….

• Gemeenschappelijkheid Afhankelijk van keuze basisplatform, vereiste is maximale integratie van diverse pakketten (Office en agendabeheer)

12 juni 2013


APPLICATIES (5) – D.B. beheer • Wat ? Access, ….

• Gemeenschappelijkheid Uniforme en geïntegreerde samenwerking met EPD (cfr. MARAP-tools)

• Bedenkingen … – Samenhangend met EPD-evolutie. – Lijkt vooral restcategorie voor individuele CGG behoeften

12 juni 2013


APPLICATIES (6) - Bankverrichtingen • Wat ? Isabel, bankafhankelijk

• Gemeenschappelijkheid Integratie in boekhoudingpakket

12 juni 2013


APPLICATIES (7) - Patiëntendossier • Wat ? EPD

• Gemeenschappelijkheid Gebruiken als core met output gedeelde data naar andere software (boekhouding, kassa, agenda, ….)

12 juni 2013


APPLICATIES (8) - Agendabeheer • Wat ? EPD, Outlook, Gcal, …

• Gemeenschappelijkheid Integratie (sync)

• Bedenkingen … Afhankelijk van individuele medewerker.

12 juni 2013


APPLICATIES (9) - Testings • Wat ? Zeer divers, onvoldoende overzicht

• Gemeenschappelijkheid Online- georiënteerd + koppeling aan Outcomemeting

12 juni 2013


APPLICATIES (10) – CMS/Doc.-beheer • Wat ? Drupal, via rechtenbeheer GDocs, Sosius, ….

• Gemeenschappelijkheid Gdocs? Voordelen van eenvoudige uitwisselingen over CGG heen. Online samenwerking.

12 juni 2013


APPLICATIES • Algemene bedenkingen Modulair: software moet kunnen genereren wat nodig is. Niet een ongebruikte verzameldoos van data (annex workload) Online: verbinding moet gegarandeerd zijn – Backup offline voorzien.

• Gemeenschappelijke ontwikkelingen in de toekomst (niet elders vermeld) Online databank van logistieke topics (Gdocs, ….) Rapportage EPD-data: centraal Digitale archivering (documentbeheer) Bijkomend in EPD: ALLES enkel digitaal (standaard ontwikkelen +bijkomende standaardformulieren of geselecteerde export gegevens) Videoconference : standaard

12 juni 2013


APPLICATIES • Kosten / Baten Efficiëntie vanuit uniformiteit Tijdswinst (uit wegvallen routinematige repetitieve taken) Bij identieke software-installatie is eenvoudige backup van externe ICT’er mogelijk Zelfde software (of overkoepelende auto-rapportage) laat toe om sneller te reageren op maatschappelijke vragen en/of overheden Cliënten: cfr. pre-traject met uniforme datavergaring/testing: cliënt voelt zich in behandeling, data is klaar bij intake + (na informed consent) is uniforme uitwisseling mogelijk tussen CGG (en evt. belendende sectoren) Kosten: investeringskost opmaak/inkoop software. Onderhoudscontracten meestal goedkoper dan inhouse loonkost.

12 juni 2013


CLOUD Public Private

http://www.youtube.com/watch?v=nV6hcBxY5Nw

12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (1) • Toepassing CGG Noord-West-Vlaanderen – Lut Maes Alle niet EPD gerelateerde bestanden worden gemaakt of geüpload in de google cloud. Hierdoor kunnen deeltaken van ≠ disciplines en ≠ locaties gecentraliseerd /vereenvoudigd worden.

• Korte demo ‘Aanvraag verlof’

12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (1) • Voordelen: –

Virtuele omgeving, alle bestanden zijn altijd en overal beschikbaar.

–

Gebruiksvriendelijk

–

Kortdurende opleiding volstaat

–

Google drive voorziet virusscan

–

Steeds laatste versie, geen onderhoud locale versies op PC’s

12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (1) • Nadelen: –

Afhankelijk van internetverbinding

–

Externe medewerkers dienen een Gmail account te hebben

–

Access bestanden moeilijk te mappen met Google doc’s

12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (2) • Toepassing CGG Eclips – Intranet: – Meerwaarde: Portaal voor medewerkers (interne communicatie, documenten, formulieren, kennisdelen…) Steeds up-to-date informatie Altijd, overal en voor iedereen beschikbaar (virtuele omgeving) – Kritische succesfactoren: Stabiele internetverbinding Heldere overzichtelijke structuur Regelmatig nieuwe en relevante content Informatie die medewerkers regelmatig gebruiken Intranet als startpagina 12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (2) • Toepassing CGG Eclips - Google Sites: – Sterke punten: Eenvoudig intuïtief systeem voor beheerder én eindgebruiker Eenvoudig beheer van rechten maakt decentraal beheer mogelijk (centrale opvolging wijzigingen + historiek) Integratie met andere Google applicaties (agenda – documenten – intranet – website) Mogelijkheid om externe applicaties (bijv. EPD) te integreren Steeds meer functionaliteiten – Beperkingen: Geen toeters en bellen zonder specifieke expertise (invoegtoepassingen)

12 juni 2013


CGG-toepassing: Google Cloud (2) • Toepassing CGG Eclips: intranet (demo)

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking • Kenmerk: – Eigen beheer: • alle toepassingen in de organisatie • Voor alle medewerkers : logistiek + therapeuten – Eenzelfde agenda, mail, telefonie

– Social Ware: • goedkoop in aanschaf – SHAREPOINT server:

12 juni 2013

intranet

– Office 2013:

Remote Applications: cloudoplossing

– Exchange Server

Outlook - Agenda


Basisconfiguratie Gehuurde of Eigen locatie SQL server

Exchange server

Sharepoint server Interne communicatie

EPD andere

Outlook Mailbeheer Telefonie Nieuws enquetes werkstromen agenda Contacten ….. Documentbeheer Toepassingen Remote Applic Word, excell Access, powerpoint etc

Backup

I N T E R N E T B R O W S E R

Personal computer: -Duur in onderhoud -Onafhankelijkheid van werken Thincliënts: -goedkoop in aankoop -Goedkoop in onderhoud

Laptops -Plaats onafhankelijk -Thuiswerk-verplaatsing -duur in aankoop,onderhoud Telefonie --centrale aanmelding, screaning -aanwezigheid medewerker -efficiënte inzet medewerker -samenhang met agenda

CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking • INTRANET: Sharepoint Alle medewerkers: – Inloggen: beveiligd – Iedereen hetzelfde openingsscherm – Alle relevante gebieden CGG

Beoogde voordelen: – – – –

12 juni 2013

Nieuws direct in het oog Eenzelfde communicatie Alle info beschikbaar-duidelijke versies Integratie tools: enquete, agenda, contacten


Openingsscherm

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking • Sharepoint onderhoud Beheerders • Technische ondersteuning •Ontwerpondersteuning: € 3000 eenmalig •Gebruiksondersteuning: € 1000/jaar • Gebruikersbeheer: 3 u/week secret • Ontwerpbeheer 1 u/week secret • Aansturing geheel: •Stafmedewerker 1 u/week

12 juni 2013


Divisie: werkgebieden •Voorzitter en werkgroep •Voorbeelden • dagelijks bestuur • -kopp • -kwaliteit • -diagnostiek • …

CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking • Databeheer met Access van op Server 1. 2. 3. 4. 5.

Personeelsbeheer Diagnostiek Opvolgbord Cliënttevredenheid Privétherapeuten

server Backend frontend snelkoppeling

snelkoppeling Uitwisseling met server

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (1) Personeelsbeheer met Access Werknemer a. Vakantie, VPM, Recup, Sociaal verlof, Overuren b. Vervoer c. Directe feedback en overzicht Beheerder (personeelsdienst,staf,boekhouding) a. Sociaal secretariaat b. Contractenbeheer c. Werkopdrachtenbeheer d. Verzekering e. Export naar andere databases

12 juni 2013


3,5 jaar operationeel

CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (2) Personeelsbeheer met Access

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (3) Personeelsbeheer met Access

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (1) Opvolgbord met Access

3,5 jaar operationeel in VDIP versie Implementatie fase voor integratie CGG

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (2) Opvolgbord met Access

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (1) Diagnostiek met Access •

Testfase voor integratie CGG

Vraag naar psychometrische ondersteuning

•

Benaming in Database Ahas

Officiële testnaam

AF, Algemeen Functioneren Depressie Evaluatie afgelopen week Evaluatie therapie sessie CT, Cliënt tevredenheid

OQ-45 (Outcome Questionnaire) BDI- II-NL (Beck Depression Inventory) ORS (Outcome Rating Scale, Scott D. Miller) SRS (Session Rating Scale, Scott D. Miller) Trimbos GGZ Thermometers

Voordelen van eigen beheer – –

Kostenbeheersing Eenvoudige verwerking: computer / sessie • beperkte belasting van secretariaat • Beperkte belasting van therapeut • Rechtstreekse feedback naar opvolgbord

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (1) KPI en functionering •

Marap (EPD) + Access (PeMo)(ziekte,vorming…) + Excel

Verwerking -2 x per jaar KPI berekening : info voor bijsturing DB + functionering -eigen normering -geïndividualiseerd

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (2) Andere data verwerking •

KPI berekening en functionering

•

Privétherapeuten Doelgroep Plaats, prijs, opleiding

•

Cliënt evaluatie: vragenlijsten + verwerking Vb onthaal Trimbos thermometer

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (1) TELEFONIE en internet Doelen: 1. 2. 3.

Cliëntvriendelijk systeem: – kwaliteit (screening, tijd) en kwantiteit (permanentie) Medewerkers vriendelijk systeem: – talenten focus - kwaliteit - kwantiteit - onderhoud/aanpassing Kosten en prestatie efficiënt systeem: – Integratie met internet, software (agenda,…) – plaatsonafhankelijk: vestiging, thuiswerk, Outreachend werk – geïndividualiseerd: eenvoudige instelling

12 juni 2013


CGG-toepassing: Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking (2) Telefonie voor Ahasverus Vestigingsplaatsen + thuiswerk

6 + thuiswerk

Gebruikers

70-100 gebr

Kostprijs per gebruiker

€ 450-320

KOSTPRIJS Investering Systeem-materiaal

5000

jaarkost 6000

Personeel intern

8000

Externe expertise

3000

Internetverbindingen (ook voor servers:computers à)+ telefonie Beperkt gsm verkeer

13000 2000

€ 32.000 12 juni 2013


PAUZE

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR Cloud

Eigen beheer

Internet

ERG BELANGRIJK

BELANGRIJK

VPN Tunneling, SSL, …

Aanwezig

Wenselijk

Thin Clients

OK

OK

Servers en Backup

Aanwezig

Zelf verantwoordelijk

Zorg zelf voor backup

CONCLUSIE : het maakt voor de infrastructuur (buiten de servers en de backup) niet zoveel uit voor welk systeem men kiest. •

Migraties bij de overstap naar een nieuw systeem? CONCLUSIE: Is altijd een werk van langere adem, op technisch vlak altijd vrij eenvoudig en stapsgewijs uit te voeren, voor de gebruikers is het vaak wat wennen.

•

Complexiteit van (de consequenties voor) de infrastructuur Het leek ons niet opportuun , ondanks de complexiteit van sommige systemen (routers, firewalls) om mensen zich te laten specialiseren tot ”experts-in een-ding” voor alle CGG’s. Wel zeer opportuun is het uitwisselen van informatie betreffende ervaring met verschillende systemen (thin clients/telefoons/social ware/…).

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR • Opportuniteit van groepsaankoop Dit haalt alle snelheid en flexibiliteit uit het aankoop proces en de behoeftes van de verschillende CGG's zijn te verschillend en winstmarges leveranciers te laag om daar voordeel uit te halen.

• Simulatie kost google-apps vs. microsoft in eigen beheer Zie rekenblad.

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR (vervolg)

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • Uitdaging - vraagstelling: Wat is: de meest gunstige investering om het geheel van processen en vragen in het CGG te kunnen beheren: • Met een zo groot mogelijke performantie • Met een zo klein mogelijke investering » In technische middelen » In personeel: ICT, Logistiek en andere medewerkers

⇒ Samenwerking: Kunnen we dit versterken door gezamenlijke actie, convergentie na te streven en ervaring uit te wisselen ?

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • BATEN: – Rapportage: • In- en extern • Boekhouding • Personeel

– Informatie beheer: documenten , archief, info – EPD en analyses – Samenwerking: • In- en extern: vb enquêtes • Communicatie: nieuwsbrief,websites, ontwikkeling applicaties

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • KOSTEN (1): 1 Apparatuur (hardware): over – – – – – –

12 juni 2013

Telefoniecentrale en toestellen Thincliënts Laptops Personal computers Servers Fiewalls, routers….


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • KOSTEN (2): 2 3 4

Applicaties en software Gegarandeerde en beveiligde verbindingen Personeelsinzet voor: – – – – – – – –

12 juni 2013

Opvolging van ICT: markt -mogelijkheden Aankoop van ICT Installatie van ICT Onderhoud van hardware Onderhoud van programma’s: nieuwe mogelijkheden, gebruikersbeheer Ontwikkeling van programma’s,toepassing (vragenlijst…) Herstelling van ICT Opleidingskost medewerkers ICT- en cloudevoluties in de CGG

INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt KOSTENVOORBEELD PC-laptops-thincliënts (50 st) Coaching systeem, aansturing en ontwikkeling Onderhoud pc’s intern Software –Microsoft servers/office 365 /exchange/ Sharepoint symantic Huur andere externe software (boekh, EPD…,firewals Eigen Ontwikkeling software ontwikkeling Eigen Ontwikkeling programma ontwikkeling Externe ondersteuning Sharepoint Interne ondersteuning Sharepoint Servers (4 stuks) en andere netwerk hardware Onderhoud servers AK onderhoud gebruikers intern Telefonie toestellen en systeem Service contract telefonie Internet lijn+ telefoons Gsm

Jaarafschrijving 4000 5000 4000 2000

9000 2000 15000 3000 6000 3000 10000 10000 7000 2500 13000 2000

40000 2,85 % van het jaarlijks budget

57500 100000

INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • Tijdspad: Investeringsmoment: Wellicht voor een periode van 5 jaar

Aanpassingsperiode: Nieuwe dringende evoluties: vraagt soepelheid

12 juni 2013


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • Voorstel voor actie (1) 1) Investeringscyclus afstemmen verschillende CGG’s: - voorbeeld: 2014 2014-2016 2017 2018 2019 2023

Cyclus 1 Google –Sharepoint-Telefonie Ontwikkeling en gebruik + Evaluatie en oriëntatie naar nieuwe integratie + Ontwikkeling van bruggen voor opstap Cyclus 2 etc Cyclus 3 etc

2) Interne strategie in het CGG Doel: Frequentie: Wie:

12 juni 2013

onderhoud en ontwikkeling worden proactief betrokken in ontwikkeling regelmatig (vb. tweemaandelijks) verslag met directie comité personeelsleden met ICT opdrachten


INFRASTRUCTUUR ICT - investering vanuit Directie standpunt • Voorstel voor actie (2) 3) Extern CGG’s: Werkgroep ICT Inhoud/doel: Frequentie: Wie :

Platform om wegen naar een maximale convergentie te ontwerpen in de diversiteit van ontwikkelingen 4 x per jaar + huiswerk ICT werkgroep (ict medewerkers, Adm. Krachten met Ict opdracht, directie-staflid)

4) Platform CGG Inhoud/doel: Frequentie: Wie:

12 juni 2013

Stand van zaken, verslag van evaluatie en ontwikkeling Investeringsopties voorgesteld en beslist. 1 x per jaar Alle directies-middenkader (ICT,staf)


CONCLUSIES • ICT-werkgroep

= =

uitwisselings-/kennisdelingsplatform (laten circuleren wat bestaat) platform dat het mogelijk maakt om in de rijkdom van de verscheidenheid te zoeken en toe te groeien naar (opportuniteiten voor) convergentie

met aandacht voor investeringscyclus (ca. 5 jaar?) / ‘keerpunt’ m.a.w. instapritme / strategisch ritme van de (sub-)werkgroep(en) • Draagvlak verbreden • Met plaats voor de verschillende perspectieven/betrokkenheden (gebruikers, directies, IT’ers) • In een degelijke beheer- en werkstructuur met passende procesaansturing en planning, dus slagkrachtig 12 juni 2013


CONCLUSIES (vervolg) • Enkele voorbeelden van uitdagingen voor de werkgroep - Voorzitterschap - Andere naam dan ‘ICT-werkgroep’ - Kunnen we TCO (total cost of ownership) in kaart brengen? - Faciliteren en realiseren van convergentie - Sociale media -…

12 juni 2013


CONCLUSIES (vervolg) • Basisvoorwaarde = corporate governance CGG 1 DIRECTIE

CGG 2

CGG 3

…

STUURGROEP (beleidsmatige verbindingen, financieel, vorderingen, …) jaarlijks

GEBRUIKERS ITers APPLICATIES/SOFTWARE WERKGROEP

(twee-)maandelijks

INFRASTRUCTUUR

WERKGROEP

(twee-)maandelijks

12 juni 2013


VRAAGSTELLING EN BESPREKING

12 juni 2013


ICT-en cloudevoluties in de CGG. Presentatiemoment 12 juni 2013 SAP Belux(Evere)

Recommend Documents