ICT‐BELEID in de GROEP HUMANE WETENSCHAPPEN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
Implementatienota II
1
Inleiding ................................................................................................................................................. 3
2
Context .................................................................................................................................................. 5
3
Wat is IT‐governance ............................................................................................................................. 6 3.1
Reden voor ICT Governance ........................................................................................................ 6
3.2
Bevoegdheid ICTS ........................................................................................................................ 6
3.3
Wat wordt door de domeinbeheerder beslist? .............................................................................. 6
3.4
Wat beslist het Facultaire diensthoofd? ....................................................................................... 7
4
Mission statement facultair diensthoofd ICT ........................................................................................ 9
5
Mission statement domeinbeheerder HW ......................................................................................... 11
6
Basisplatform op groepsniveau ........................................................................................................... 12
7
8
6.1
DOEL ............................................................................................................................................. 12
6.2
FUNCTIONELE COMPONENTEN VAN HET BASISPLATFORM ........................................................................ 13
Groepsprojecten ................................................................................................................................. 15 7.1
DE PRINCIPES .................................................................................................................................. 15
7.2
DE OPZET ....................................................................................................................................... 15
7.3
ELK GROEPSPROJECT HW .................................................................................................................. 15
De helpdesk ......................................................................................................................................... 16 8.1
9
HELPDESK / DOCUMENTATIE VAN GROEPSPROJECTEN ............................................................................ 16
8.1.1
De helpdesk ......................................................................................................................... 16
8.1.2
Documentatie van groepsprojecten ................................................................................... 16
Rapportering ....................................................................................................................................... 18 9.1
RAPPORTERING ICTS ........................................................................................................................ 18
9.2
RAPPORTERING VAN GHUM NAAR ICTS ............................................................................................. 18
9.3
RAPPORTERING VAN ICTS NAAR GHUM ............................................................................................. 19
9.4
GOOD PRACTICES? ........................................................................................................................... 19
9.5
BINNEN HW ................................................................................................................................... 19
10 Voorstel van Aanrekeningsmodellen voor ICT binnen de Groep HW op het vlak van HR .................. 21 10.1
INLEIDING ....................................................................................................................................... 21 Page 2 of 23
10.2
DOELSTELLINGEN VAN HET AANREKENINGSMODEL ................................................................................. 21
10.3
BASISPRINCIPES VAN EEN GOED AANREKENINGSMODEL .......................................................................... 21
10.4
MOGELIJKE MODELLEN ..................................................................................................................... 22
11 Besluit .................................................................................................................................................. 23
Page 3 of 23
1 Inleiding Dit rapport vindt zijn oorsprong in het beleidsdocument 117ICT HW GB 07 07 2011 “Het ICT‐beleid in de groep Humane Wetenschappen”. We citeren uit dit document: "Het is essentieel dat het bevoegdheidsniveau (universiteit, faculteit of groep) voor elke specifieke ICT‐materie wordt vastgelegd. Dit bepaalt immers het niveau waarop de eindverantwoordelijkheid geplaatst wordt en van waaruit de functionele aansturing van de medewerkers gebeurt. Met als uitgangspunt de ICT‐governance van de K.U.Leuven en de nota’s vanuit de ICT‐raad HW en FEB, wordt in de volgende maanden door een werkgroep een gedetailleerd voorstel voorbereid van de relevante taken en de bevoegde instanties. Dit voorstel over de ICT‐ governance in de Groep HW wordt aan het Groepsbestuur voorgelegd. Het is belangrijk dat verder wordt uitgeklaard hoe nieuwe groepsprojecten tot stand zullen komen. Het voorstel is hier dat enerzijds de domeinbeheerder ICT HW projecten voorstelt aan de faculteiten en het Groepsbestuur. Anderzijds heeft ook het Groepsbestuur de mogelijkheid om via de portefeuillehouder ICT projectopdrachten toe te vertrouwen aan de domeinbeheerder ICT HW. Een meer gedetailleerde omschrijving van de te volgen werkwijze wordt opgenomen in het voorstel over de ICT‐governance in de Groep. " Een ad‐hoc werkgroep, met inbreng van expertise uit de verschillende Faculteiten, heeft zich over deze vragen gebogen en is tot dit rapport gekomen. Met dit rapport werd beoogd:
Gevolg te geven aan de opdracht van het groepsbestuur; Een kader creëren zodat het mandaat van Domeinbeheerder ICT met voldoende slagkracht kan werken om deze investering maximaal te laten renderen; De missie van het facultaire diensthoofd ICT dientengevolge te herijken, zodat ook op het facultaire niveau een versterking van de ICT‐governance gevoeld wordt en er optimaal zorg gedragen wordt voor de lokale noden.
Er bleek binnen de ad‐hoc groep een grote meerderheid1 en een enthousiasme te bestaan om de kans te baat te nemen een soliede sokkel voor het ICT‐beleid binnen de groep HW op te zetten. Naast de evidente schaalvoordelen spelen de bezorgdheid voor een grotere impact op de universiteitsbrede ICT‐ondersteuning enerzijds en de nood om meer tijd te kunnen vrijmaken voor de lokale noden een niet onbelangrijke rol. Dit rapport is dan ook een krachtig signaal, zowel naar het overkoepelende ICTS als naar de ICT ondersteuners in de faculteiten en onderzoeksinstituten HW dat we onze verantwoordelijkheden inzake ICT governance niet uit de weg gaan en onze cruciale intermediaire rol maximaal willen opnemen. Het rapport werd besproken op het Groepsbestuur van 8 maart waarbij dit bestuur de nota heeft aangenomen als kader en leidraad. Er werden een aantal bijkomende bemerkingen geformuleerd, die in de tekst opgenomen zijn. Bedoeling is om deze tekst te hanteren als Implementatienota ICT‐HW II (nota I dateert van 7 juli 2011, waarin de basiscontouren beschreven zijn).
De ad hoc werkgroep bestond uit volgende leden : Prof. F. Truyen (voorzitter), J. Verkoyen (TRW en HIW), Prof. J. Dumortier (Rechtsgeleerdheid), Prof. W. Lemahieu (FEB), D. Rober (FEB), N. Hillewaere (SW), E. van Loenen (PPW)
Page 4 of 23
2 Context2 Op het groepsbestuur van 7 juli 2011 werd de nota “ICT‐beleid in de groep Humane Wetenschappen” goedgekeurd. De nota hanteert als basisprincipe een drieledig ICT‐beleid :
ICT‐beleid op het niveau van de K.U.Leuven, een beleidsvisie waarin de Groep HW zich inpast en waarbij ze vorm geeft aan dit beleid via vertegenwoordiging in de universiteitsbrede ICT‐organen ICT‐beleid op het niveau van de faculteiten HW, waarbij de faculteiten de bevoegdheden behouden die toelaten tegemoet te komen aan facultaire preferenties, prioriteiten en aandachtspunten. In die zin kan het geformuleerd worden als volgt : aan de faculteiten komen de residuaire bevoegdheden toe. Dit houdt in dat de bevoegdheden die niet expliciet door de faculteiten via een beslissing van het Groepsbestuur zijn gedelegeerd naar het groepsniveau, door de faculteiten zelf worden uitgeoefend. ICT‐beleid op het niveau van de Groep HW. De concrete rol van dit Groepsbeleid houdt in : o Het verzorgen van de brug tussen het universiteitsbrede en het facultaire ICT‐beleidsniveau o Het leggen van de beslissingsbevoegdheid op het niveau van de Groep voor wat betreft : De uitbouw en het beheer van een basisplatform, de eventuele gemeenschappelijke infrastructuur, de A‐computerzalen van de Groep en het mogelijke serverpark voor de groepstoepassingen. De ontwikkeling van gemeenschappelijke ICT‐toepassingen voor de bibliotheken. De ontwikkeling en het ter beschikking stellen van gemeenschappelijke ICT‐ toepassingen op het gebied van onderwijs en van onderzoek. De ontwikkeling en het ter beschikking stellen van gemeenschappelijke ICT‐ toepassingen op het gebied van beleidsinformatica. De bepaling van de personeelsinzet voor de taken op het Groepsniveau voor bovenvermelde bevoegdheden. o Het coördineren van initiatieven waar meer dan één faculteit bij betrokken is.
Op het Groepbestuur van oktober 2011 werd een ad hoc werkgroep belast met de verdere uitwerking van de ICT‐ nota :
Het vastleggen van het bevoegdheidsniveau voor elke specifieke ICT‐materie De uitklaring hoe nieuwe groepsprojecten tot stand zullen komen De financiële uitklaring voor het geheel
2
Deze context is ontleend aan de nota “ICT‐beleid in de Groep Humane Wetenschappen”, goedgekeurd op het Groepsbestuur van 7 juli 2011.
Page 5 of 23
3 Wat is IT‐governance 3.1
Reden voor ICT Governance
Het voorgestelde ICT governance model voor de KULeuven (drie lagen van verantwoordelijkheid) zorgt er voor dat de ICT bedrijfsprocessen en ICT bedrijfsdoelstellingen georganiseerd en beheerst kunnen worden. Het uiteindelijke doel is om gedegen IT beslissingen te kunnen nemen en een hogere opbrengst uit IT te halen door op flexibele wijze taken en diensten op de juiste schaalgrootte uit te voeren. Dit past in de missie van de KULeuven:
Onze basisprocessen continu verbeteren met expliciete aandacht voor performantiemeting, kwaliteitsopvolging en kwaliteitsborging.
Tevens behoort het ook tot de doelstellingen om een hogere doeltreffendheid (effectiviteit) en betere customer satisfaction te bekomen. Het is cruciaal om binnen dit governance model het doel, de beslissingsbevoegdheid en principes waarop beslissingen worden genomen goed vast te leggen zodat de interacties tussen de lagen zonder problemen een natuurlijk karakter kunnen ontwikkelen zonder dat er competitie of silo vorming ontstaat die de synergie, flexibiliteit en samenwerking in de weg staan.
3.2
Bevoegdheid ICTS
Mission statement van ICTS: “ICTS staat in voor state of the art infrastructuur, informatievoorziening, en informatica technologie management. Wij zijn verantwoordelijk voor de centrale ICT‐ondersteuning voor onderzoek, onderwijs, administratie en beleid, zodanig dat maximaal rendement op de investering in ICTS wordt behaald en dat waar mogelijk de administratie efficiënter en eenvoudiger kan verlopen. Advies geven aan het beleid. “ Gezien in dit licht is de bevoegdheid van ICTS gebaseerd op de Universiteitsbrede systemen en de technologie die gekozen is om deze systemen te bouwen en te laten renderen. Het is echter duidelijk dat bijvoorbeeld de schaalgrootte een grote invloed heeft op de keuze van de technologie en ICTS zal dus samen met de andere lagen in het governance model, de technologiekeuze moeten afstemmen. Zonder deze afstemming is het immers onmogelijk om taken en diensten van niveau te laten wisselen als deze schaalgrootte veranderd. De bevoegdheid van ICTS zal dan dus hoofdzakelijk liggen op de volgende systemen en taken: Centrale authenticatie en beveiliging, centrale leersystemen als TOLEDO, Communicatie systemen als LINC, E‐mail, Internet web servers en video conferencen, data opslag archivering en disaster recovery en centrale collaboratiehulpmiddelen als SharePoint. Ook is ICTS een vertegenwoordigd adviesorgaan naar de Universiteit.
3.3
Wat wordt door de domeinbeheerder beslist?
De rol van de domeinbeheerder betreft : ‐ Alle verantwoordelijkheden die door het groepsbestuur zijn toegekend aan het groepsniveau, ook de uitbouw van het gemeenschappelijk basisplatform ‐ De intermediaire functie van de Faculteiten naar de Groep en vice‐versa ; alsook naar de andere Groepen en ICTS ‐ Het leiden van de groepsprojecten
Page 6 of 23
In de taken van de domeinbeheerder wordt een fasering voorzien : ‐ Vervullen van de intermediaire rol ‐ Invulling, uitwerking, planning en oplevering van het gemeenschappelijk basisplatform (inclusief migratie) ‐ Coördinatie ‐ Leiden van groepsprojecten ; alle groepsprojeCten stoelen op een SPD Het is de taak van de groep om de individuele faculteiten aan te sturen bij faculteitsoverschrijdende ICT‐ aangelegenheden en in deze context in de noden van de faculteiten te voorzien. De rol van de domeinbeheerder is dan ook een brugfunctie waarbij het doorstromen van informatie tussen de verschillende lagen van cruciaal belang is. Enerzijds is het belangrijk dat de facultaire noden worden geïnventariseerd en op een geordende manier gecommuniceerd en bepleit kan worden naar de bovenste laag. Deze laag heeft immers informatie nodig om gedegen advies te geven over het ICT beleid. Anderzijds is er de communicatie van het algemene Universiteitsbeleid dat door moet dringen tot op facultair en onderzoeksgroep niveau. Ook de coördinatie van interfacultaire‐ en groeps‐projecten is belangrijk samen met de verantwoordelijkheid voor groepssystemen en taken die in de middenschaalfase zijn en niet in aanmerking komen of nog niet rijp genoeg zijn om naar een hoger niveau te migreren. Het groepsbestuur geeft een duidelijk mandaat aan de domeinbeheerder voor de bovenvermelde bevoegdheden De domeinbeheerder beslist dan over de zaken: Alle ICT projecten die op groepsniveau of meerdere faculteiten uitgevoerd worden (gemeenschappelijke leeromgeving, Bibliotheken, LIBIS net, in huis oplossingen die door meerdere faculteiten gebruikt worden) Het gemeenschappelijke ICT basisplatform, de gebruikte technologieën en het bijbehorende budget. Zoals de computerzalen, het serverpark, management software Rekenmodellen om de kosten van geleverde diensten te recupereren en om de ontwikkeling van ICT diensten strategisch te kunnen sturen (zaaigeld). Zowel voor arbeid als voor monetaire middelen. Welke individuele facultaire projecten kandidaat kunnen zijn om eventueel op groepsniveau uit te baten. Welke specialisaties ontwikkeld moeten worden op groepsniveau Inzet van gedelegeerd facultair personeel met duidelijke rapporteringslijnen Welke activiteiten complementair of competitief zijn voor de middellange termijn Bij dit alles dient er voldoende aandacht te zijn voor de residuaire bevoegdheden van de faculteiten. 3.4 Wat beslist het Facultaire diensthoofd? Het is de taak van de faculteit om onderzoek en onderwijs te doen. Hierbij is de administratie nodig om deze activiteiten te kunnen beheren en in de lokale noden te voorzien. Het facultaire diensthoofd heeft dan als taak om de ICT noden van de individuele onderzoeks‐, onderwijs‐ en administratieve –groepen te inventariseren en om voorstellen en advies te geven over de lokale invulling hiervan. Hierbij zal rekening moeten worden gehouden met de balans van centraal op groepsniveau en decentraal op facultair niveau enerzijds en budget anderzijds. De facultaire ICT groep is het aanzicht van de gehele ICT dienst van de Universiteit (front end) en zal dus net als alle andere lagen in het governance model goed op de hoogte moeten worden gehouden en hoge kwaliteit informatie op de juiste tijd toegespeeld moeten krijgen. Het Facultaire diensthoofd beslist dan over de volgende zaken: Advies over ICT naar het faculteitsbestuur De facultaire helpdesk en invulling hiervan De facultaire ICT infrastructuur en technologie
Page 7 of 23
In samenwerking met de facultaire ICT commissies, de meest effectieve methoden om in de noden van de faculteit te voorzien, de balans tussen decentraal en centraal en de prioriteiten Kwaliteitsbeheersing Facultaire korte termijn oplossingen en kwaliteitsbeheersing van deze ICT dienstverlening Inzet van facultair ICT personeel, computers en randapparatuur en budget Front end van diensten geleverd door de andere lagen van het governance model of externen Faculteiten hebben de vrijheid om deze lijst zelf te bepalen. Immers, naargelang de structuur van de faculteit, kan het opportuun zijn om bepaalde taken anders te organiseren.
Page 8 of 23
4 Mission statement facultair diensthoofd ICT In de voorgestelde ICT governance benadering voor HW is het essentieel dat het bevoegdheidsniveau (universiteit, faculteit of groep) voor elke specifieke ICT‐materie wordt vastgelegd; dit bepaalt immers het niveau waarop de eindverantwoordelijkheid geplaatst wordt en van waaruit de functionele aansturing van de medewerkers gebeurt. Fundamenteel is het principe van de residuaire bevoegdheden: alle bevoegdheden die niet expliciet door de faculteiten, na bekrachtiging door het Groepsbestuur, zijn gedelegeerd naar het groepsniveau, worden door de faculteiten zelf uitgeoefend. De faculteiten behouden zo een belangrijke hefboom om tegemoet te komen aan facultaire preferenties, prioriteiten en aandachtspunten. De rol van het facultaire diensthoofd ICT is dan ook tweeërlei: enerzijds draagt hij de eindverantwoordelijkheid bij de uitoefening van deze residuaire bevoegdheden en de aansturing van de facultaire ICT‐medewerkers in deze context, anderzijds speelt hij ook een belangrijke rol bij de realisatie van ICT‐functies op groepsniveau, dit laatste in overleg met, en soms onder supervisie van, de domeinbeheerder ICT HW. Wij expliciteren hieronder beide soorten taken: -
Het facultaire diensthoofd ICT draagt de eindverantwoordelijkheid voor het uitstippelen van het facultaire ICT‐ beleid, zoals voor te leggen aan en goed te keuren door het faculteitsbestuur. Hierbij worden zowel de noden qua infrastructuur (storage, rekenkracht, netwerk, printers, beheersoftware, …) als qua toepassingen (onderzoeksgerelateerde software, administratieve software, sharepoints, websites, …) in kaart gebracht ter ondersteuning van de wetenschappelijke, didactische en administratieve activiteiten van de faculteit. Het facultaire diensthoofd ICT adviseert daarbij het faculteitsbestuur i.v.m. hoe deze noden binnen de facultaire vrijheidsgraden (cfr. infra) zullen ingevuld worden via een mix van diensten op universitair, groeps‐ en facultair niveau. Naargelang de organisatie van de faculteit kan hij tevens kredietbeheerder zijn voor het ICT‐budget van de faculteit en legt hij jaarlijks een budgetvoorstel voor aan het faculteitsbestuur.
-
Het facultaire diensthoofd is verantwoordelijk voor het aansturen van de facultaire IT‐shop en de facultaire gebruikersondersteuning en helpdesk met betrekking tot het facultaire dienstenaanbod, in samenwerking met (en waar mogelijk geïntegreerd met) de helpdesk‐ en ondersteuningsdiensten op een hoger niveau. De facultaire ICT‐medewerkers blijven hier het eerste aanspreekpunt en ‘gezicht’ van het totale ICT‐aanbod. Ze begeleiden de facultaire actoren in onderwijs, onderzoek en administratie bij de selectie van diensten uit het aanbod op ICTS‐ en groepsniveau en identificeren eventuele lacunes in dit aanbod vanuit de facultaire noden.
-
Een deel van bovenvermelde behoeften zal, op basis van expliciet gedelegeerde bevoegdheden, bindend ingevuld worden via het ICTS‐aanbod en via de voorzieningen een basisplatform en applicaties op niveau HW. Voor de noden die onder de residuaire, en dus facultaire, bevoegdheid vallen zal telkens een afweging gemaakt worden tussen instappen in een eventueel centraal aanbod (i.e. op universitair of groepsniveau) of een eigen, facultaire oplossing. Deze afweging gebeurt door het faculteitsbestuur, op advies van het facultaire diensthoofd ICT. Criteria die hierbij kunnen spelen zijn schaalvoordelen, kostprijs, functionele voordelen, locale preferenties enz. Hierbij dient opgemerkt dat het opschalen van de facultaire ICT‐infrastructuur (cfr. infra) als een kernproject moet beschouwd worden voor de groep HW.
-
Indien wordt geopteerd voor een facultair initiatief dat een lacune in het bestaande aanbod op ‘hoger’ niveau opvult, en waarbij mogelijk synergieën of schaalvoordelen kunnen spelen, zal desgewenst met de domeinbeheerder ICT HW afgestemd worden. De beleidslijn binnen de Groep HW in deze is dat de noden vooreerst afgetoetst worden met het ICTS‐aanbod. Is dit om gemotiveerde redenen onvoldoende, dan kan een business case uitgewerkt worden waarin meerdere faculteiten HW (of de volledige groep HW) kunnen participeren. Indien goedgekeurd, zat dit project afhankelijk van de scope, participanten en benodigde specialisaties ‘getrokken’ worden door het facultaire diensthoofd of door de domeinbeheerder ICT HW. Na de uitrol van de business case wordt dan bepaald of de bevoegdheid/ownership facultair blijft, dan wel op groepsniveau wordt gebracht.
-
Voor dergelijke projecten waarin meerdere faculteiten of de hele groep HW betrokken zijn (algemeen gesproken kunnen deze projecten zijn geïnitieerd door het Groepsbestuur, door de domeinbeheerder ICT HW of door een facultair diensthoofd ICT) zal elk facultair diensthoofd ICT de “interface” rol vervullen met zijn/haar faculteit en terugkoppelen naar het faculteitsbestuur. Dit houdt onder meer in de bespreking van de facultaire requirements, personeelsinzet (delegatie van facultaire ‘specialisten’), compensatieregeling voor
Page 9 of 23
gebruik van facultaire middelen (personeel, serverinfrastructuur, storage, software, …) enz. Specifiek wat betreft human resources houdt het facultaire diensthoofd daarbij rekening met de specialisatie, expertise en loopbaanpaden van de informatici binnen zijn/haar dienst. Eens er een akkoord is van de faculteit om bepaalde resources (applicaties, infrastructuur, expertise, …) aan het groepsinitiatief bij te dragen, krijgt de domeinbeheerder hierover de nodige (hiërarchische) bevoegdheden om het project te operationaliseren en de resources verder uit te baten of aan te sturen binnen de overeengekomen allocatie van tijd en/of takenpakket via een duidelijke rapporteringslijn van de facultaire medewerkers naar de domeinbeheerder. -
Het facultaire diensthoofd ICT behoudt de volle bevoegdheid voor het aansturen van de facultaire ICT‐ medewerkers, voor dat gedeelte van hun takenpakket waarin ze niet ‘gedelegeerd’ zijn naar projecten of taken op groepsniveau. Het facultaire diensthoofd bewaart het overzicht van de totale personeelsbezetting van zijn/haar team (facultair en op groepsniveau) en bewaakt de optimale en realistische personeelsinzet binnen de afspraken van delegatie op groepsniveau. Het facultaire diensthoofd is daarnaast het eerste aanspreekpunt voor de facultaire medewerkers wat loopbaanvragen en ontwikkeling betreft (cfr. infra). Het facultaire diensthoofd rapporteert aan zijn diensthoofd binnen de faculteit (verschillend naargelang de faculteit), behalve voor de projecten op groepsniveau, waar de rapporteringslijn naar de domeinbeheerder HW loopt.
-
Het facultaire diensthoofd ICT blijft verantwoordelijk voor het beheer van de huidige/bestaande facultaire informatica‐infrastructuur (servers, client PC's, printers, netwerk, …). Deze infrastructuur zal geleidelijk (al dan niet gedeeltelijk) convergeren naar een basisplatform op groepsniveau, in de mate waarin hiermee schaalvoordelen, synergieën en/of specialisatievoordelen kunnen gerealiseerd worden. Belangrijk hierbij is een aangepast migratietraject, zodat gedane investeringen en expertise niet verloren gaan. Mogelijk zal ook een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds elementen (architectuurkeuzes, platformen, servers) die gestandaardiseerd worden op groepsniveau, maar eigendom blijven en uitgebaat worden door de faculteit (onder verantwoordelijkheid van het facultaire diensthoofd ICT), en anderzijds infrastructuur‐elementen die worden overgedragen naar, en uitgebaat door, de groep HW (onder verantwoordelijkheid van de domeinbeheerder ICT HW) of ICTS. Bij dit proces zal het facultaire diensthoofd een essentiële rol spelen in de planning en begeleiding van deze overgang, in overleg met de domeinbeheerder ICT HW.
-
Bovenvermelde verschuiving m.b.t. het basisplatform moet de facultaire ICT‐diensten in staat stellen om tijd vrij te maken, waarin ze zich als ‘interface’ naar de gebruikers kunnen richten op de specifieke facultaire noden op gebied van onderzoek, onderwijs en administratie. Het facultaire diensthoofd heeft daarbij tevens een belangrijke rol in het aanmoedigen en detecteren van specialismen bij de ICT‐medewerkers en het heroriënteren van de facultaire ICT‐taken. Rekening houdend met de specificaties van het groepsbrede basisplatform en in overleg met de domeinbeheerder ICT HW, stimuleert het facultaire diensthoofd het facultaire ICT‐personeel tot het bijwonen van vormingssessies en anderzijds tot het ontwikkelen van (eventueel groepsbreed te delen) gemeenschappelijke documentatie en opleidingssessies voor de ICT‐ gebruikers binnen de faculteit.
-
Door de convergentie naar een gestandaardiseerd infrastructuurplatform wordt het tevens mogelijk om binnen een facultaire informaticadienst tijdelijke capaciteitsproblemen (omwille van langdurige ziekte, toelevering van expertise aan groepsinitiatieven enz.) op te vangen via een ‘vliegende’ ICT‐medewerker voor bv. de bemanning van de helpdesk, beheerstaken enz. De aansturing van deze medewerker gebeurt, binnen de gealloceerde tijd en/of takenpakket, door het facultaire diensthoofd.
Page 10 of 23
5 Mission statement domeinbeheerder HW Naast het Mission statement voor het facultair Diensthoofd ICT is het belangrijk ook een dergelijk statement te formuleren voor de Domeinbeheerder HW. Deze omschrijving is uitgewerkt in de goedgekeurde ICT‐nota van juli 2011. De domeinbeheerder HW :
vervult een brugfunctie tussen het universiteitsbrede ICT‐beleid enerzijds en het ICT‐beleid van de groep en de faculteiten anderzijds. Hij vertegenwoordigt de standpunten van de faculteiten en de groep in de universiteitsbrede organen waar hij lid van is. Hij draagt bij tot de implementatie van universiteitsbrede ICT‐oplossingen binnen de Groep HW. Hij is secretaris van de ICT‐raad HW en overleg met de voorzitter en de groepsbeheerder over de langetermijn‐ICT‐strategie van de groep. Hij zetelt namens de groep in de adviesraad architectuur en technologie, samen met de voorzitter van de ICT‐raad HW. De doelstelling is dat hij namens de Groep ook in de andere adviesraden van de universiteitsbrede ICT‐ governance zetelt en/of regelmatig overleg pleegt met de vertegenwoordigers van de Groep in de adviesraden. Het is de taak van de domeinbeheerder te waken over de SLA’s van de groepsprojecten en de SLA’s met ICTS.
De ICT‐bevoegdheden van de domeinbeheerder HW situeren zich als volgt :
Uitbating van de infrastructuur van de Groep. Hij is als hiërarchisch diensthoofd verantwoordelijk voor de uitbating van de computerzalen van de Groep en is kredietbeheerder voor het ICT‐budget van de Groep. Hij legt jaarlijks een budget voor aan de ICT‐raad HW die dit ter goedkeuring aan het Groepsbestuur doorstuurt. Hij stemt samen met de zaalbeheerders en ICTS de investeringsnoden af voor de computerzalen HW en coördineert ook de ondersteuning van het PC‐park en servers van de groepsdiensten HW. Opvolgen van de technische noden i.v.m. bibliotheek en studielandschap. Hij is als hiërarchisch diensthoofd het aanspreekpunt binnen de Groep voor de activiteiten van Libis en inventariseert in overleg met alle betrokkenen de functionele wensen van de bibliotheken en het studielandschap Agora voor het aanbieden van elektronische diensten. Het opvolgen van de ICT‐ondersteuning voor onderwijs en onderwijsadministratie. Hij volgt de ontwikkelingen van het leerplatform en communiceert hierover via de geëigende kanalen aan de onderwijsondersteuners en eindgebruikers binnen HW. Hij brengt gemeenschappelijke problemen rond administratieve onderwijstoepassingen en de implementatie van nieuwe technische procedures voor de onderwijsadministratie in kaart en volgt ze op. Het ontwikkelen en ondersteunen van instrumenten voor informatiemanagement. Als beleidsinformaticus ondersteunt hij de Groep en de faculteiten bij ICT‐toepassingen met betrekking tot databeheer en administratief informatiemanagement. Zo brengt hij de problemen m.b.t. de onderwijs‐, onderzoeks‐ en personeelsgegevens in kaart die vanuit de universiteitsbrede databestanden worden aangereikt, en volgt de problemen op. In overleg met alle betrokken partijen doet hij voorstellen m.b.t. de personeelsinzet van informatici voor taken op Groepsniveau aan het Groepsbestuur. In voorkomend geval fungeert hij als hiërarchisch diensthoofd voor de door het Groepsbestuur goedgekeurd business cases. Hij coördineert in overleg met alle betrokkenen gemeenschappelijke ICT‐initiatieven waarbij meerdere faculteiten betrokken zijn. Deze coördinatie situeert zich op het vlak van business cases, technische know‐how, pooling van personeel enz.
Page 11 of 23
6 Basisplatform op groepsniveau 6.1 DOEL Het basisplatform betreft de software en hardware architectuur die nodig is om op eindgebruikerstoestellen binnen de faculteiten en groepsdiensten van HW de gepaste werkomgeving en de noodzakelijke netwerk‐ functionaliteiten te kunnen aanbieden en onderhouden. Het gaat om een uit te tekenen traject dat binnen een realistische tijdspanne tot meer eenvormigheid zou moeten kunnen leiden. Er moet steeds onderhandeld worden met ICTS welke componenten van dit basisplatform door hen kunnen aangeleverd worden. Door over te gaan naar een gemeenschappelijk basisplatform op groepsniveau, worden de respectievelijke IT‐diensten in staat gesteld om het machinepark op een meer gestructureerde en consistente manier te beheren. Het gemeenschappelijk basisplatform zorgt daarbij voor een quasi uniforme werkomgeving voor alle gebruikers, maar is daarnaast flexibel genoeg om rekening te houden met lokale preferenties. Een uniforme omgeving laat toe om de uitrol‐ en onderhoudsprocedures, alsook de end‐user documentatie en informatiesessies te standaardiseren. Op termijn maakt dit eveneens het inzetten van vliegende helpdeskmedewerkers mogelijk, bv. ter compensatie van arbeid verricht voor de groep of bij ziektes. Tenslotte vormt het gemeenschappelijk basisplatform ook een noodzakelijke voorwaarde voor het ontwikkelen van gemeenschappelijke eindgebruikerstoepassingen (voor onderwijs, administratie, onderzoek, …) op groepsniveau. Het is de bedoeling om te voorzien in een basisplatform dat op een gestructureerde en beheerbare manier geleidelijk de bestaande facultaire basisinfrastructuur kan vervangen en deze op dat moment ook kan moderniseren en/of verbeteren. Het is hierbij fundamenteel dat het niveau van de aangeleverde diensten voor geen enkele facultaire gebruiker of IT‐dienst achteruitgaat. Het opzetten en uitbaten van dit basisplatform moet een gezamenlijke taak worden van alle betrokken IT‐diensten. Het is hierbij belangrijk dat de verschillende personeelsleden zich kunnen bijscholen in de gebruikte technologie. De ad hoc werkgroep onderstreept het belang van de geleidelijkheid in de overschakeling naar een basisplatform op groepsniveau. Het opstellen van een tijdschema in deze zou nuttig zijn. Er wordt voorgesteld te werken met een Standaard Project Definitie (zie verderop) om dit platform gestalte te geven. De basiscomponenten van dit platform zullen fout‐tolerant moeten uitgevoerd worden, ofwel door het dubbel uitvoeren van sommige diensten, ofwel door het voorzien van server clusters, of door het implementeren van replicatie‐technieken. Het ligt voor de hand om verder te werken met de technologie die binnen het groepsproject van de uniforme studentenomgeving gebruikt werd. Deze sluit eveneens aan bij de technologiekeuzes die gemaakt werden door ICTS. Het is voor de eindgebruiker uiteindelijk van belang om naar een geïntegreerde helpdesk‐omgeving te evolueren, waarbij de gebruiker zich niet al teveel moet afvragen waar en door wie zijn probleem wordt opgelost maar wel dàt het probleem wordt opgelost, binnen een aanvaardbare termijn. In die optiek is het van belang dat de domeinbeheerder en de facultaire ICT‐medewerkers voldoende “inzage” hebben om de opvolging van meldingen bij ICTS te kunnen verzekeren, en anderzijds ook de mogelijkheid hebben regelmatig weerkerende issues te inventariseren. Het is duidelijk dat sommige tweedelijns‐aspecten van de helpdesk nog steeds facultair gesitueerd zullen zijn, vb. voor toepassingen of infrastructuur die niet naar het groepsniveau getild zijn
Page 12 of 23
6.2 FUNCTIONELE COMPONENTEN VAN HET BASISPLATFORM Het groepsbestuur stelt dat er nood is aan een basisplatform op Groepsniveau. Dit basisplatform moet aan de gemeenschappelijke ICT‐noden binnen de groep HW tegemoet komen. Het mag geen eilandstructuur zijn maar moet aligneren op ICTS. Er dient ook aandacht te zijn voor de aanpak in de andere groepen. Functionaliteiten bovenop het basisplatform die niet relevant zijn voor alle faculteiten, dienen (gedeeltelijk) bekostigd te worden door de faculteiten die deze functionaliteiten wel nodig hebben. Het groepsbestuur beslist over de eventuele matching. Op basis van bovenstaande overwegingen voorzien we dat het basisplatform initieel uit volgende componenten zal bestaan: -
Active Directory Domein server Machine accounts User Accounts worden gebruikt vanuit LUNA Organisational Units (OU’s) voor delegatie van beheer bevoegdheden Het nieuwe domein kan best een domein binnen LUNA zijn, dit zou de meeste synergie met ICTS mogelijk maken. Als tweede beste optie kan er geopteerd worden voor een gescheiden domein met volledige two‐way trust.
-
-
-
DNS server Noodzakelijk voor Active Directory domein Optioneel voor andere domeinen: ICTS gebruiken als service provider DHCP server Optioneel: ICTS gebruiken als service provider Vaste IP adressen onder eigen beheer (om VMPS mogelijk te maken) In de toekomst vervangen door 802.1X (Port‐based Network Access Control) File server Read/only opslagruimte voor bestanden aangeboden door IT dienst Private opslagruimte: voor private bestanden Gemeenschappelijke opslagruimte: voor bestanden die gedeeld worden door een groep personen (onderzoeksgroep, antenneleden, ...) Common opslagruimte voor tijdelijke bestanden of overdracht van bestanden Private en gemeenschappelijk opslagruimtes vragen specifieke fout‐tolerante oplossingen in termen van replicatie en backup.
-
-
Print server Mogelijkheid van print accounting, op aanvraag van printereigenaar SCCM Server Maakt gestructureerd beheer van client machinepark mogelijk Zorgt voor de installatie van nieuwe toestellen Zorgt voor het ter beschikking stellen van applicaties (al dan niet virtueel)
Page 13 of 23
-
-
-
SCOM Server Maakt gestructureerd operationeel beheer van server machinepark mogelijk DPM Server Backup voor Windows servers en server applicaties SQL Server SQL database voor SCCM en DPM Op termijn kan deze server ook dienen als database server voor applicatie‐initiatieven
Licentiebeleid: -
Bij het basisplatform hoort ook een goed beleid rond softwarelicenties. Hier zal de domeinbeheerder op groepsniveau initiatieven nemen om tot voordelige en servicevriendelijke softwarecontracten te komen, uiteraard in samenspraak met de aankoopdienst K.U.Leuven en ICTS.
Optioneel: - Certificate Authority server Om machine en persoonlijke certificaten mogelijk te maken: nodig voor 802.1X
Page 14 of 23
7 Groepsprojecten 7.1 DE PRINCIPES -
-
We identificeren twee soorten projecten: De projecten rechtstreeks volgend uit de opdracht van de Domeinbeheerder, waarbij hij zelf instaat voor opvolging en rapportering aan de ICT‐raad onder functioneel toezicht van de groepsbeheerder De groepsprojecten, waarin meer dan één faculteit betrokken is Een groepsproject ontstaat wanneer meer dan één faculteit voor ICT een samenwerking opzet Alle groepsprojecten ICT worden aangestuurd door de domeinbeheerder HW De manuren worden gepoold voor de groepsprojecten
7.2 DE OPZET De investering van het Groepsbestuur in een domeinbeheerder moet vooral meerwaarde creëren waar nu duidelijke lacunes ervaren worden, nl. in de capaciteit tot plannen en management. Door de grote operationele druk binnen de Faculteiten is daar niet voldoende ruimte voor. -
Overgang van Best Effort naar Managed Nadruk op planning, resource management, life‐cycle management, change management
7.3 ELK GROEPSPROJECT HW -
Vertrekt vanuit het basisplatform HW Maakt een nulpuntmeting van de beginsituatie Voorziet in een migratietraject
Voor elk project wordt een standaard projectdefinitie (SPD) opgesteld, met volgende onderdelen: -
Doel van het project Korte beschrijving beginsituatie Inbedding t.a.v. universiteitsbrede en lokale systemen Planning Budget Benodigde mankracht Migratiepaden
Dit document wordt in de ICT‐Raad besproken en aan het groepsbestuur ter goedkeuring voorgelegd. De Domeinbeheerder ontwikkelt in samenspraak met ICTS een template die kan gebruikt worden voor jaarlijkse rapportering aan de stuurgroep ICTS. De domeinbeheerder stuurt de door de Faculteiten aan het groepsproject toegewezen medewerkers aan voor het volume van de gepoolde manuren.
Page 15 of 23
8 De helpdesk 8.1 HELPDESK / DOCUMENTATIE VAN GROEPSPROJECTEN 8.1.1
De helpdesk
Uitgangspunten, cfr. het hoofdstuk “mission statement van het facultair ICT‐diensthoofd” en de “drie bevoegdheidsniveaus” : -
De facultaire ICT‐medewerkers zijn het eerste aanspreekpunt voor het ICT‐aanbod van de faculteit. Er is samenwerking en waar mogelijk integratie nodig tussen de helpdesk en gebruikersondersteuning op het facultaire niveau en op de hogere niveaus.
Keuzes die hieruit voortkomen: -
De eerstelijnsondersteuning bevindt zich op het niveau van de faculteit. De facultaire helpdesk is het eerste loket voor alle vragen van onderzoekers, docenten en administratie, over hardware en software, met uitzondering van universiteitsbrede toepassingen zoals incl. Toledo, SAP en K.U.Loket. Wel is het essentieel dat er een informatieflow beschikbaar is : facultaire IT‐medewerkers moeten weten welke problemen er gemeld worden bij ICTS en welke oplossingen er geboden worden ; de domeinbeheerder moet zicht hebben op welke problemen zich stellen binnen de Groep (incl. de faculteiten).
-
De tweedelijnsondersteuning zit afhankelijk van de materie op facultair niveau, groepsniveau of bij ICTS. Op groepsniveau is er in ieder geval een helpdesk nodig voor het gezamenlijke infrastructuurplatform basisplatform en voor de groepsprojecten (lopend en afgerond). De ICTS‐helpdesk is er voor de andere materies.
De domeinbeheerder zorgt ervoor dat duidelijk is welke facultaire ICT‐medewerker binnen de groep voor welk aspect als eerste aanspreekpunt voor de facultaire helpdeskmedewerkers kan fungeren, en wie zijn of haar back‐up is. In welke mate is de ICTS‐helpdesk erop berekend helpdesk te zijn voor facultaire helpdeskmedewerkers en niet alleen of hoofdzakelijk voor de primaire gebruikers? Vanuit ICTS is er bereidheid om het logsysteem van de ticketing zo om te bouwen dat ook de facultaire ICT‐ medewerkers en de domeinbeheerder inzage krijgen in de flow.
8.1.2
Documentatie van groepsprojecten
Uitgangspunten, cfr. de nota’s over de groepsprojecten (F. Truyen), het basisplatform op groepsniveau (D. Rober), de mission statement van het facultair ICT‐diensthoofd (W. Lemahieu), en de rapportering ICTS‐GHUM (J. Verkoyen): -
-
Voor elk groepsproject inclusief het basisplatform, is een standaard projectdefinitie (SPD) nodig. Ook wordt een sjabloon voorzien voor de jaarlijkse rapportering in de Stuurgroep ICTS. Rapportering aan ICTS over groepsprojecten is nodig om een idee te geven van de planning, de investering en opgebouwde expertise én de groepsnoden waarin de projecten voorzien. Een uniform basisplatform laat toe om end‐user‐documentatie en informatiesessies te standaardiseren. De facultaire ICT‐medewerkers worden ertoe aangemoedigd om (eventueel groepsbreed te delen) gemeenschappelijke documentatie te ontwikkelen en opleidingssessies op te zetten.
Page 16 of 23
Keuzes die hieruit voortkomen: -
-
-
Om het ontwikkelen en delen van documentatie – bestemd voor andere ICT‐medewerkers of voor eindgebruikers – mogelijk te maken, is niet alleen een goede SPD nodig, maar ook een degelijke vervolgrapportering, waaruit duidelijk blijkt welke problemen ‘onderweg’ voorgekomen zijn, hoe die opgelost zijn, welke keuzes daarbij gemaakt zijn etc. Dit ‘logboek’ is zinvol tijdens de looptijd van het project, maar ook na afloop, als b.v. enkele betrokkenen inmiddels ergens anders werken en door nieuwe medewerkers zijn opgevolgd. Ook voor de vervolgrapportering is een sjabloon aangewezen. De documentatie over een groepsproject moet vlot en overzichtelijk toegankelijk zijn voor de facultaire ICT‐medewerkers, zowel van de faculteiten die bij het project in kwestie betrokken zijn, als van andere faculteiten in de Groep. De vragen die bij de facultaire helpdesks binnenkomen over groepsprojecten, worden in een FAQ‐lijst gebundeld.
Page 17 of 23
9 Rapportering 9.1 RAPPORTERING ICTS Het probleem van doorstroom van informatie en invloed op de ICTS‐planning werd op verschillende ICT‐raden HW al aangekaart. Een van de taken van de domeinbeheerder bestaat erin om via rapportering van en naar ICTS het ICT‐beleid op verschillende niveaus bekend te maken en het creëren van vertrouwen tussen de drie verschillende niveaus (universiteit – groep – faculteiten & onderzoeks‐instituten). Rapportering gebeurt door de domeinbeheerder tussen de Groep Humane Wetenschappen en ICTS. Enerzijds behartigt de domeinbeheerder via de vertegenwoordiging in verschillende adviesraden rechtstreeks of onrechtstreeks3 de gemeenschappelijke belangen van de Groep HW en bijkomend specifieke noden/wensen van faculteiten en onderzoeksinstituten. Anderzijds dienen universitaire besluiten en planningen terug gerapporteerd te worden aan de Groep HW zodat iedereen op de hoogte blijft van waar ICT op universitair niveau naartoe gaat en welke de impact is op de gemeenschappelijke ICT‐infrastructuur op groepsniveau en bij uitbreiding impact op lokale ICT‐ initiatieven. Daarnaast is het de taak van de lokale diensthoofden om de informatie vanuit de ICT‐raad HW te laten doorstromen in lokale gremia al dan niet met hulp van de domeinbeheerder.
9.2 RAPPORTERING VAN GHUM NAAR ICTS Bekendmaking van: -
-
Groepsinitiatieven: projecten die door het groepsbestuur bij de groep gelegd zijn. In het bijzonder is rapportering hier belangrijk om Complementariteit met ICTS te verzekeren ICTS een idee te geven van de planning van groepsinitiatieven (timing, implementatiepaden, technische medewerkers die een service uitgebouwd hebben4) Lokale initiatieven: aangeven welke initiatieven lokaal zijn gehouden, waarom ze er zijn (noodzaak, specialisatie, …). Onderwijs Onderzoek Administratie …
Beide domeinen kunnen nood hebben aan ‘aanpassingen’ van de centrale infrastructuur. Indien zo kunnen vooraf targets vastgesteld worden en is het van belang invloed (mede via business cases) uit te oefenen in de adviesraden. Signaleren van behoeften en problemen die de Groep HW5 heeft op vlak van: -
Onderwijs (TOLEDO, …) Onderzoek (licenties voor onderzoekssoftware, …) Beleidsadministratie (KULoket) …
3
Indien de vertegenwoordiging gebeurt door een ander lid van de ICT‐raad GHUM. De ‘centrale’ helpdesk kan dan ook vragen, incidenten meteen doorspelen naar de juiste personen 5 De lokale ICT‐diensthoofden zijn het eerste aanspreekpunt van de domeinbeheerder voor afstemming binnen de faculteiten en onderzoeksinstituten. 4
Page 18 of 23
9.3 RAPPORTERING VAN ICTS NAAR GHUM De domeinbeheerder waakt erover dat communicatie vanuit ICTS in eerste instantie verloopt via de ICT‐raad HW en dat na overleg in deze raad de ICT‐diensthoofden kunnen terugkoppelen naar de faculteiten. Dit sluit niet uit dat er voor de praktische uitwerking van initiatieven parallelle communicatie is tussen lokale en centrale ICT, maar om een concrete inschatting te kunnen maken van de impact van centrale ICT‐beslissingen is een eerste afstemming in de ICT‐raad HW noodzakelijk. De domeinbeheerder brengt verslag uit van business cases, planningen, timing centraal genomen beslissingen, implementatiepaden -
Vanuit adviesraad architectuur en technologie (met voorzitter ICT‐raad HW) Vanuit de overige adviesraden na overleg met de leden die namens de groep in die adviesraden zetelen
Rapportering gebundeld volgens de verschillende niveaus van ICT‐bevoegdheden. Impact op: -
de computerzalen van de groep activiteiten van LIBIS‐Net en ontwikkelingen rond het studielandschap onderwijs, onderwijsadministratie en eindgebruikers onderzoek, ICT‐beleid (storage, verbruik, rekenkracht) beleidsinformatica: administratief informatiemanagement, gekende problemen, oplossingen bij onderwijs‐, onderzoeks‐ en personeelsgegevens vanuit universitaire databestanden
9.4 GOOD PRACTICES? -
-
Documentatie, verslagen uit de verschillende ICTS‐vergaderingen op een sharepoint toegankelijk voor de leden van de groep Vergaderritme: afstemming van de data van de ICT‐raad HW afstemmen op belangrijke vergaderingen van ICTS. Via deze weg willen we feedback vanuit de groep tijdig kenbaar maken en invloed hebben de prioriteitsbepaling in de planning. De domeinbeheerder doet suggesties wanneer het nuttig is om vergaderingen te verplaatsen of extra in te lassen. Agendering: wederkerend agendapunt rapportering van en naar ICTS Informeren en vertrouwen opbouwen: op regelmatige basis contacten onderhouden met ICT‐ diensthoofden en bekommernissen op lokaal vlak inventariseren Informatiesessies: het kan zinvol zijn dat de domeinbeheerder en lokale diensthoofden op jaarlijkse (?) basis ideeën uitwisselen met de verschillende ICT‐cellen van ICTS. Op facultair niveau is het ICT‐diensthoofd het eerste aanspreekpunt voor ICT‐vragen. Situaties waarbij personeelsleden zelfstandig naar ICTS stappen voor het activeren van een bepaalde service dient vermeden te worden. Dit kan voor een deel al opgelost worden als lokale ICT‐diensten inzage krijgen in het traject van tickets die naar de centrale helpdesk gestuurd worden. Het lokaal diensthoofd blijft zo inzicht behouden in vaak voorkomende problemen en kan deze dan via de domeinbeheerder, gebundeld met opmerkingen uit andere faculteiten, terugkoppelen naar ICTS.
9.5 BINNEN HW -
-
-
De facultaire ICT‐raden : in het kader van good governance zijn in alle faculteiten ICT‐raden actief. Zij formuleren de facultaire visie en de facultaire aandachtspunten. Deze raden rapporteren aan het faculteitsbestuur/raad. De ICT‐HUM‐raad situeert zich op het niveau van de Groep HW. Deze raad bestaat momenteel uit : Prof. F. Truyen (voorzitter), vicerector F. Abraham (portefeuillehouder), K. Verhelst (groepsbeheerder), J. Verkoyen (TRW en HIW), C. Belmans (Rechtsgeleerdheid), D. Rober (FEB), N. Hillewaere (SW), E. Van Loenen (PPW). L. Schokkaert (Kadoc), R. De Grande (Hiva), A. Depuydt (ICTS), C. Schroeven (campusbibliothecaris HW). De ICT‐HUM raad adviseert en rapporteert aan het Groepsbestuur HW. De Domeinbeheerder wordt de vaste secretaris van de ICT‐raad HW.
Page 19 of 23
-
-
De Voorzitters van de facultaire ICT‐raden vergaderen jaarlijks minstens éénmaal samen met de Voorzitter van de ICT‐raad HW, de Domeinbeheerder en de Groepsbeheerder voor strategische afstemming. Daarnaast worden zij minstens éénmaal uitgenodigd op een vergadering van de ICT‐raad HW. De voorzitter van de ICT‐raad legt zich toe op de goede contacten met het ZAP binnen HW wat betreft ICT. Samen met de Groepsbeheerder volgt hij issues van personeelsbeleid ICT op. Het Groepsbestuur HW neemt de eindbeslissingen. Wanneer het nuttig is worden bij de ICT‐gerelateerde punten de voorzitter van de ICT‐raad HW (en de domeinbeheerder van zodra actief) uitgenodigd.
Page 20 of 23
10 Voorstel van Aanrekeningsmodellen voor ICT binnen de Groep HW op het vlak van HR 10.1 INLEIDING In juli 2010 koos het groepsbestuur Humane Wetenschappen voor een nieuw ICT‐model. Naast het universiteitsbrede en naast het facultaire beleidsniveau is het Groepsniveau voorgesteld. Doelstelling is enerzijds via het groepsniveau de brugfunctie centraal‐lokaal te verzekeren, anderzijds is het ook de beslissing geweest om de bevoegdheid rond een aantal ICT‐toepassingen op het niveau van de Groep te leggen, zo onder mee m.b.t. de A‐computerzalen, de ICT‐toepassingen voor onderwijs, onderzoek, bibliotheek etc. 6 In de marge van deze beslissing werd een ad hoc groep opgericht die zich dient te buigen over de relevante ICT‐ taken en de bevoegde instanties ervoor. De leiding over de IT‐taken op Groepsniveau berust bij de nieuw aan te werven ICT‐domeinbeheerder, die door het Groepsbudget wordt gedragen. Voor de vergoeding van groepstaken die door de facultaire informatici worden uitgevoerd, wordt een compensatiemodel voorzien. Deze nota focust hierop.
10.2 DOELSTELLINGEN VAN HET AANREKENINGSMODEL Wat beogen we met dit aanrekeningsmodel ? Vooreerst is er de nood om te komen tot een billijke vergoeding voor de inzet van medewerkers in een andere faculteit dan deze dewelke hen financiert. Dit is evident, de betrokken medewerkers vallen immers op dit ogenblik ten laste van de RE‐enveloppe van de faculteit waartoe ze behoren. Daarnaast is het zo dat een aanrekeningsmodel een responsabiliserend effect creëert. De faculteit die medewerkers “outsourced” dient daarvoor vergoed te worden, de “ontvangende faculteit” zal aangerekend worden voor de HR‐onkosten. Een derde element is dat efficiëntere inzet van HR‐middelen mogelijks piekmomenten in de werkbelasting kan uitvlakken.
10.3 BASISPRINCIPES VAN EEN GOED AANREKENINGSMODEL Principe nr 1 :
transparantie in de aanrekening. Het dient duidelijk te zijn wat precies zal verrekend worden aan kosten, aan welke prijs etc.
Principe nr 2 :
het gebruik van relevante parameters in de aanrekening. Welke parameters worden gebruikt, in welke ordegrootte,…
Principe nr 3 :
aanrekening tegen billijke vergoeding voor de betrokken faculteit
Principe nr 4 :
eenvoud van administratie. Vermijden dat de aanrekening leidt tot excessieve administratieve verantwoording (en dus loonkost van degene die er zich mee moet bezighouden)
6
Cfr. ICT nota GB HW dd 7 juli 2011
Page 21 of 23
10.4 MOGELIJKE MODELLEN Model 1 : de zuivere aanrekening Dit model laat alle inzet van medewerkers via timesheeting in kaart brengen. Elke tijdseenheid die gespendeerd wordt aan taken buiten de eigen faculteit wordt genoteerd en doorgerekend aan de kostprijs. Er dient dan uitgeklaard te worden wat de kostprijs is van een tijdseenheid. Voordeel : 100 % facturatie in functie van het reëel verbruik Nadeel : uitgebreide administratie van timesheeting en doorrekening (wat ook mankracht vergt) Model 2 : het gecombineerde model Dit model maakt een onderscheid tussen ‐
‐
Projectgebonden taken : dit gaat om grote(re) projecten, goedgekeurd op het groepsbestuur HW, waarbij via voorafgaande analyse de inzet van medewerkers berekend en naderhand verrekend wordt. Bij een afwijking van bijvoorbeeld 10 % ten overstaan van de initiële raming, dient over de meerkost terug onderhandeld te worden. Bij de allocatie van medewerkers wordt er voor elk specifiek project een analyse gemaakt van de noden en de inzet die er voor nodig is. Standaardtaken (bijvoorbeeld uitrol van nieuwe gebruikerssoftware). Enkele IT‐medewerkers bekwamen zich in deze materie en gaan groepsbreed werken. Het gaat om een vorm van pooling, waar een standaardkost tegenover staat, die gedeeld wordt over het aantal users gerelateerd tot deze standaarduitrol. Het lijkt ons aangewezen om deze manier van werken te introduceren in een tweede fase, nadat er een aanvang genomen is met een aantal grote projecten. In zo’n tweede fase zal daadwerkelijk gekeken worden naar een vorm van pooling waarbij een medewerker groepsbreed een bepaalde expertise verwerft en ten dienste stelt van alle faculteiten binnen de Groep.
Zowel voor de standaardtaken als voor de projectgebonden taken dient er een a priori budgetafspraak gemaakt te worden. De kosten van medewerkers worden verrekend via de RE‐telling. Indien een medewerker voor 0,1 RE ingezet wordt in een project, wordt de betrokken faculteit ook vergoed ter waarde van 0,1 RE. Voordeel : Nadeel:
eenvoudige administratie Transparantie – geen “verrassingen” analyse en voorstudie vereist
Model 3 : IT‐medewerkers op groepsniveau Naar het model van de Groep BMW worden de IT‐medewerkers vooraf genomen van de RE‐enveloppe en worden zij één dienst, weliswaar met antennes in de verschillende faculteiten Voordeel : hogere efficiëntiewinsten Nadelen : o.m. ‐ doorbreken van de link met de plaatselijke gebruiker‐onderzoeker ‐ de spreiding van de gebouwen in de binnenstad ‐ dit leent zich o.i. niet tot een dergelijk model
Het Groepbestuur vraagt aandacht voor de financiële gevolgen van groepsprojecten ; elk groepsproject dient duidelijk gebudgetteerd te worden en het is aan het Groepsbestuur om over de voorgelegde dossiers te beslissen. Het financiële model dient daarbij zo transparant en eenvoudig mogelijk gehouden te worden.
Page 22 of 23
11 Besluit De Groep Humane Wetenschappen schrijft zich in het universiteitsbrede ICT‐Governance‐beleid van de universiteit in. De ICT‐acties van welke aard ook, die zich op Groepsniveau ontwikkelen, passen hierin. Het is nuttig op Groepsniveau van start te gaan met een projectgewijze aanpak: het op een gestructureerde en beheerbare manier geleidelijk opbouwen van een basisplatform op Groepsniveau waarvan de concrete uitwerking na analyse met de faculteiten wordt bepaald. Dit basisplatform betreft de software en hardware die nodig is om op eindgebruikerstoestellen binnen de faculteiten en groepsdiensten van HW de gepaste werkomgeving en de noodzakelijke netwerkfunctionaliteiten te kunnen aanbieden en te onderhouden. Van echte, niet vrijblijvende samenwerking binnen ICT kan maar sprake zijn indien er ook een gemeenschappelijk basisplatform is. Op termijn kan een aandachtsverschuiving op het facultaire niveau van de basisinformaticavoorziening naar meer aandacht voor ondersteuning van het competitieve in onderzoek en onderwijs een meerwaarde betekenen. Bij dit alles is het noodzakelijk dat de facultaire dienstverlening niet aan kwaliteit inboet. Via het mechanisme van overleg, afstemming en afspraken in ICT‐HUM‐raad ; coördinatie en opvolging van de projecten door de Domeinbeheerder en systematische rapportering op de aangewezen gremia moet dit bewaakt worden. In een volgende fase kunnen groepsprojecten uitgerold worden, daar waar het basisplatform in gebruik is. Een groepsproject ontstaat wanneer meer dan één faculteit voor ICT een samenwerking opzet en loopt onder coördinatie en toezicht van de domeinbeheerder. De domeinbeheerder speelt een belangrijke rol in het welslagen van het ICT‐beleid op Groepsniveau. Hij creëert een meerwaarde waar nu duidelijke lacunes ervaren worden, nl. in de capaciteit tot faculteitsoverstijgende plannen en management. Door de grote operationele druk in de faculteiten is daar onvoldoende ruimte voor. Het zal dan ook cruciaal zijn deze functiehouder het nodige vertrouwen en ruimte te geven om in constructief overleg met de verschillende actoren te komen tot een gedegen beleid voor de topics die door het Groepsbestuur afgelijnd worden. Facultaire medewerking is een sine qua non. Ook op financieel vlak wordt er best gefaseerd gewerkt. Medewerkers kunnen aan een project toegewezen worden en de “uitlenende” faculteit wordt hiervoor evident vergoed (in RE‐termen te tellen). Op middellange termijn kunnen medewerkers een expertise uitbouwen die op groepsniveau kan ingezet worden (in een vorm van pooling) ; dit is vergelijkbaar met wat momenteel ook in de 7 faculteitsbibliotheken van de Groep HW gebeurt. In die optiek lijkt ons het gecombineerde model het meest redelijk haalbare binnen de werking van de Groep HW.
Page 23 of 23
