Jakarta, tgl/bln/thn Nomor Perihal Lampiran
: : :
Perkenalan & Penawaran Kerjasama -
Kepada Yth, Bapak/Ibu Pimpinan _______________________ Di Tempat Dengan hormat, Untuk pertama kalinya perkenankan kami “ALBARI KOMPUTER” untuk memperkenalkan diri kami kepada bapak/ibu sekaligus mengajukan penawaran kerjasama dan selanjutnya bertindak selaku Mitra-Kerja dengan perusahaan yang bapak/ibu pimpin. ALBARI KOMPUTER merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan perdagangan Teknologi Informasi (IT). Adapun latar belakang yang kami jadikan dasar penawaran kami adalah sebagai berikut : 1. Dewasa ini Indonesia dan tentunya seluruh dunia sudah memasuki era globalisasi dimana pekerjaan rutinitas ataupun tidak yang umumnya dilakukan dengan cara-cara tradisional dan kurang efisien semakin berubah menuju pekerjaan yang berbasis sistem komputerisasi yang efisien, sehingga persaingan bisnis yang sangat ketat saat ini menuntut adanya alat bantu atau sistem pekerjaan yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan efisien. 2. Banyaknya kebutuhan dan perubahan sistem kerja perusahaan yang dapat menghasilkan struktur dan tatanan pekerjaan menjadi rapi dan efektifitas yang tinggi. 3. Adanya kemajuan teknologi informasi memungkinkan penyusunan dan pengaturan pola kerja yang tertata dengan baik dan rapi memungkinkan penyajian, pencarian, dan pengecekan data internal perusahaan selalu siap kapanpun dibutuhkan sehingga tidak lagi dibatasi oleh waktu. 4. Dengan bantuan kemajuan teknologi informasi dapat diciptakan sistem terpadu yang dapat membantu pengelolaan pekerjaan dalam dunia usaha. 5. Teknologi informasi dapat membantu menghemat penggunaan kertas (paperless) dalam penyimpanan arsip karena penyimpanan arsip sudah dalam bentuk file yang dikemas dalam
media digital terstruktur.
sehingga
arsip
dapat
bertahan
lama
dan
LINGKUP LAYANAN ALBARI KOMPUTER dapat menghandle pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan teknologi informasi, antara lain service dan maintenance komputer, install komputer, installing new program, instalasi jaringan dan juga pengadaan komputer. Kami pada dasarnya menerima segala permintaan yang berhubungan dengan IT (as per request). Ruang lingkup usaha kami saat ini yaitu: 1. Maintenance Support and Services CPU, Printer, Monitor 2. Networking Maintenence and Installation 4. Hardware and Software Komputer Procurement Perusahaan IT kami ini juga mendukung keputusan pemerintah bahwa Indonesia saat ini yang sudah menerapkan otonomi daerah sedang menggalakkan implementasi IT di segala bidang pekerjaan dalam dunia usaha, baik institusi pemerintahan daerah, institusi pemerintahan pusat, institusi pendidikan, institusi transportasi, kedokteran, dan bidang usaha yang lainnya. Di masa era globalisasi sekarang ini sistem komputerisasi yang efisien waktu dan biaya sangat banyak dibutuhkan bagi dunia usaha. Untuk itu perkembangan teknologi informasi selalu berwawasan pada kebutuhan saat ini dan masa depan. MAINTENANCE SUPPORT AND SERVICE Maintenance support yaitu sistem perawatan komputer baik hardware maupun software yang dilakukan secara berkala dengan tujuan agar komputer PC berjalan stabil, cepat, aman dan terhindar dari berbagai masalah yang mengganggu pekerjaan dalam perusahaan di komputer. ALBARI KOMPUTER sebagai perusahaan jasa dan perdagangan IT dapat memberikan layanan maintenance support untuk hardware dan software komputer PC. Dalam hal maintenance support ALBARI KOMPUTER membagi pekerjaan ini menjadi 2 bagian: 1. OnSite (sesuai kontrak) 2. OnCall (sesuai panggilan/permintaan)
Maksud dan Tujuan Tujuan dari adanya maintenance support disini adalah untuk membantu pihak manajemen perusahaan dalam mengantisipasi permasalahan seputar bidang komputer. Hal ini dilakukan untuk dapat meningkatkan performance, efektifitas kerja, dan memungkinkan juga efisiensi biaya. Di dalam perkembangan dunia usaha saat ini sistem komputerisasi sudah sangat dibutuhkan sekali baik bidang pekerjaan yang kecil maupun yang besar. Semua pihak sudah harus memenuhi tuntutan zaman yang menuntut semua pihak dan bidang pekerjaan dapat menggunakan komputer sebagai alat bantu pekerjaan yang efisien untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. Kontrak Kerja Pekerjaan Maintenance Support and service dilaksanakan berdasarkan kontrak kerja antara ALBARI KOMPUTER dengan pihak customer dengan masa kontrak kerja yang sudah ditentukan sebagai berikut: 1. Minimal 6 bulan atau 1 tahun (Jangka Pendek) 2. Lebih dari 1 tahun (Jangka Panjang) Setelah tercipta adanya kesepakatan kontrak kerja yang dituangkan di dalam perjanjian kontrak kerjasama, barulah terwujud akan adanya pekerjaan maintenance support. Waktu Pelaksanaan Kerja Dalam pelaksanaan maintenance support di lapangan, ALBARI KOMPUTER akan mengirimkan staf teknisi berjumlah 1 (satu) orang atau lebih ke tempat customer untuk melakukan pekerjaannya. Pekerjaan maintenance support dilakukan pada hari/tanggal sesuai dengan kontrak kerja atau disesuaikan dengan waktu yang memungkinkan bagi calon customer (kecuali Hari Libur Nasional, akan diganti hari lain). Apabila dalam jadwal pelaksanaan maintenance support terdapat hari libur nasional, kami turut libur pula kecuali untuk kasus-kasus tertentu yang bersifat mendesak. Selain itu dengan kerjasama ini ALBARI KOMPUTER secara langsung dan terikat akan memenuhi panggilan service yang sifatnya mendesak diluar jadwal pekerjaan yang telah disepakati dalam Kontrak kerja (on call 24 hour) Pekerjaan maintenance support yang terjadwal berlangsung selama sekali/beberapa kali dalam se-minggu/bulan/tahun(sesuai kontrak
kerja) dan setiap kunjungan pekerjaan memakan waktu selama ± 1-5 jam. Banyaknya kunjungan ditentukan sesuai dengan kontrak kerja yang disepakati. Dokumentasi Kerja Dalam melaksanakan setiap pekerjaan maintenance support staf teknisi wajib mendokumentasikan hasil perkerjaannya tersebut ke kantor agar memiliki arsip yang sewaktu-waktu akan diperlukan. NETWORKING MAINTENENCE AND INSTALLATION Saat ini perusahaan kami juga melayani permintaan akan instalasi dan perawatan jaringan kantor yang meliputi hal perkabelan, setting, pengadaan hardware, sistem jaringan yang dibutuhkan, dan hal lain yang berkaitan dengan jaringan (network). Karena hal ini pula kamipun menyadari bahwa service bidang komputer network mempunyai nilai yang berpotensi baik untuk saat ini dan masa mendatang. HARDWARE AND SOFTWARE PROCUREMENT Selain layanan-layanan yang telah kami sebutkan diatas, ALBARI KOMPUTER juga melayani permintaan akan pengadaan hardware dan software komputer guna memenuhi kebutuhan customer akan komputer. Kami bertekad untuk memenuhi kebutuhan customer akan hardware dan software komputer yang memiliki performa baik, kualitas baik dan berfungsi sesuai keinginan para customer kami. Untuk itu dalam hal pemenuhan kebutuhan pengadaan hardware dan software, kami telah siap untuk pekerjaan tersebut dan tidak akan sembarangan dalam memilihnya. SPESIFIKASI HARGA ALBARI KOMPUTER memberikan penawaran kontrak dengan perincian harga khusus untuk CPU (Central Proceccing Unit) dibagi menjadi 4 bagian, kontrak per bulan, kontrak per 3 bulan, kontrak per 6 bulan dan kontrak per tahun. yang tentu saja untuk kontrak dengan jangka waktu lebih panjang ada potongan harga sebagai tanda penghargaan kepercayaan yang diberikan kepada kami. • • •
Kontrak bulanan Kontrak 3 bulan Kontrak 6 bulan
: Rp. : Rp. : Rp.
100.000/unit 250.000/unit 500.000/unit
•
Kontrak tahunan
: RP. 1.150.000/unit
Dengan ketentuan : • • •
Harga kontrak diluar pembelian barang untuk perawatan atau kebutuhan lain dan diluar penggantian sparepart jika ada kerusakan dan keausan Perjanjian diluar kontrak akan diatur selanjutnya Harga kontrak bisa berubah dengan banyaknya kuantitas unit
Kami yakin dengan dukungan IT kami perusahaan bapak/ibu dapat bergerak maju dan berkembang dengan pesat. Hal ini kami sampaikan karena menurut pandangan kami, kami dapat dan mampu untuk membagi beban pekerjaan yang berhubungan dengan tugas dan kegiatan kami sehari-hari sebagai perusahaan jasa dan perdagangan di bidang IT. Hal ini karena personil-personil kami memiliki skill yang mendukung di bidang IT tersebut. Untuk itu izinkanlan kami ALBARI KOMPUTER mengajukan penawaran yang bergerak di bidang IT seperti hal-hal yang tersebut diatas untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Demikianlah hal yang dapat kami sampaikan, sambil menunggu informasi bapak/ibu lebih lanjut. Besar harapan kami, agar bapak/ibu dapat bekerja sama dengan kami untuk memenuhi kebutuhan perusahaan bapak/ibu. Akhir kata atas perhatian, bantuan, dan kerjasama yang baik dengan segala kerendahan hati kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Owner/Manager
MUHAMAD LUDANI Bagi Lembaga/Instansi/Perusahaan yang berminat menghubungi nomor yang sudah saya cantumkan diatas.
silahkan
Menindaklanjuti dari hal ini silahkan juga dibaca draft “Surat Perjanjian Kontrak Service Komputer” untuk bahan pertimbangan.
SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA SERVICE KOMPUTER Yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA
:
JABATAN
:
PERUSAHAAN ALAMAT
: :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama _________________, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. NAMA
:
JABATAN
:
PERUSAHAAN ALAMAT
: :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ____________________, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Bahwa Pihak Kedua adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang usaha jasa dan perdagangan informasi tekhnologi. Bahwa antara Kedua belah pihak telah mufakat untuk mengadakan perjanjian kontrak service pemeliharaan dan perbaikan komputer pada kantor Pihak Pertama dengan ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 BENTUK KONTRAK KERJA (1) Bentuk kontrak kerja adalah pelaksanaan kegiatan Maintenance Support and Services (Jasa Perbaikan Komputer (CPU, Monitor dan Printer), Networking Maintenence and Installation (Instalasi dan perawatan Jaringan), Hardware and Software Computer Procurement (Pengadaan Hardware dan Software Komputer).
(2) Daftar, jumlah dan klasifikasi komputer (CPU, Monitor, Printer) yang menjadi tanggung jawab Pihak Kedua sebagaimana terlampir Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA Ruang lingkup kerja jasa perbaikan komputer adalah sebagai berikut : (1) Seluruh CPU (Central Processing Unit), daftar dan spesifikasinya sesuaI dengan pasal 1 ayat 2 sebagaimana terlampir. Khusus untuk pelaksanaan service printer dan monitor dilakukan dengan kesepakatan baru diluar perjanjian yang telah disepakati ini (2)
Install software dan perbaikan installasi jaringan (LAN) Pasal 3 JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
Jangka waktu pelaksanaan kontrak kerja jasa service komputer ini berlangsung selama 1(satu) tahun, dan kontrak kerja ini dapat diperpanjang untuk masa kerja tahun berikutnya dengan ketentuan yang sama dan atau ada beberapa perubahan yang disepakati bersama. Pasal 4 SISTEM KERJA (1) Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib sebanyak dua kali dalam sebulan (2) Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib ke tempat Pihak Pertama minggu pertama dan minggu ketiga tiap bulannya (3) Diluar kunjungan service Pihak Kedua wajib memenuhi panggilan Pihak Pertama apabila ada perangkat komputer yang rusak selambat-lambatnya 2 x 24 Jam Pihak Kedua sudah harus memperbaiki perangkat komputer tersebut Pasal 5 ANGGARAN BIAYA
(1) Pihak Pertama setuju untuk membayar jasa perbaikan bulanan komputer kepada Pihak Kedua untuk tahun pertama sebesar Rp. 100.000,- (seratus ribu rupiah) per unit (CPU) setiap bulannya. (2) Khususnya untuk Monitor dan Printer pembayaran dilakukan diluar kontrak service dengan kesepakatan baru sesuai perjanjian kedua belah pihak (3) Jasa perbaikan service komputer sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) belum termasuk biaya untuk penggantian spare part (4) Penyesuaian biaya jasa perbaikan computer akan dilakukan setiap 6 (enam) bulan sekali atau dengan kesepakatan bersama. Pasal 6 PEMBAYARAN JASA SERVICE Pembayaran jasa service komputer dilakukan oleh Pejabat Bagian Keuangan yang ditunjuk oleh Pihak Pertama setelah mendapatkan surat tagihan yang disampaikan oleh Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 (dua puluh) setiap bulannya. Pasal 7 HAK DAN KEWAJIBAN (1)
Kewajiban Pihak Pertama
- Menyediakan ruangan dan fasilitas kerja bagi Pihak Kedua untuk melakukan kegiatan, terutama untuk kegiatan-kegiatan sevice besar - Membayarkan jasa service kepada Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 setiap bulannya - Membayar penggantian pembelian komponen (spare part) yang dilakukan oleh Pihak Kedua atas persetujuan dari Pihak Pertama - Semua Spare Part yang dibeli mendapatkan garansi dari Pihak Kedua disesuaikan dengan jenis barang yang dibeli (2)
Hak Pihak Pertama
- Memberikan peringatan (teguran) baik secara lisan atau tertulis jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya
- Memotong biaya jasa service dan atau menunda pembayaran dalam jangka waktu tertentu jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak - Pihak pertama berhak mendapatkan jaminan kepada Pihak Kedua bahwa semua perlengkapan (komputer) yang ada di Lab dan Kantor dalam keadaan baik (dapat beroperasi dengan baik), dan semua komponen (spare part) yang diganti mendapatkan garansi (garansi spare part tidak termasuk jika terbakar atas kesalahan petugas (user) di sekolah dan atau atas bencana alam) (3)
Kewajiban Pihak Kedua
- Melakukan kegiatan service dan memperbaiki semua perlengkapan komputer yang ada di tempat Pihak Pertama dari kerusakan dan keausan - Membuat rencana kerja/service bulanan. - Memberikan ide-ide dan saran yang dikira perlu kepada Pihak Pertama demi keamanan penggunaan komputer (4)
Hak Pihak kedua
- Mendapatkan pembayaran jasa service komputer setiap bulan - Meminta pengantian uang atas pembelian spare part yang diganti sesuai dengan bukti pembelian spare part - Memberikan masukan dan pertimbangan khusus kepada Pihak Pertama atas kegiatan yang dilakukan oleh pegawai dan petugas kantor (perangkat komputer rusak akibat kelalian user/pengguna) Pasal 8 SILANG SENGKETA - Jika kemudian hari terjadi silang sengketa antara kedua belah pihak dalam suatu hal maka akan diselesaikan melalui jalan musyawarah, dan jika tidak tercapai kesepakatan maka perjanjian ini dapat dibatalkan oleh kedua belah pihak - Sebelum Perjanjian Kontrak kerja ini dibatalkan, seluruh pihak yang terikat dalam perjanjian kerjsama ini harus terlebih dahulu
melaksanakan dan mematuhi semua akad-akad perjanjian sesuai hak dan kewajibannya pada saat kontrak ini dibatalkan - Dan atau pada saat pembatalan kontrak kerja ini, Pihak Pertama harus melunasi semua pembayaran yang tertunda dan Pihak Kedua harus memperbaiki dan melengkapi semua perangkat Lab (komputer) dan melaporkannya kepada Pihak Pertama Pasal 9 LAIN-LAIN Hal-hal yang belum diatur dalam surat perjanjian kerjasama ini akan dibicarakan kemudian hari dan akan dicatatkan pada lampiran tambahan surat kesepakatan kontrak kerja service komputer ini. Pasal 10 PENUTUP - Surat perjanjian kerjasama ini dibuat tanpa ada tekanan dan paksaan sedikitpun. - Surat perjanjian kontrak kerja service komputer ini dibuat rangkap 2 (dua) diatas kertas bermatrai cukup dengan mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
