Marcali Város Önkormányzatának Polgármestere 8700 Marcali, Rákóczi u. 11.
Ügyiratszám: 11964/6/2013.
Tel.: 85/501-000 Fax: 85/501-055
6/B. sz. előterjesztés
A MARCALI VÁROSI KULTURÁLIS KÖZPONT 2009-2013. IDŐSZAKRA KITERJEDŐ ÁTFOGÓ ELLENŐRZÉSÉNEK TAPASZTALATAIRÓL
Tisztelt Képviselőtestület! A Marcali Városi Kulturális Központ ellenőrzését a 123/2000.(VI. 19.) számú képviselőtestületi határozat által elfogadott irányítási, ellenőrzési szabályzat, valamint a Képviselőtestület 2013. II. félévi munkatervében szereplő program alapján végeztük el. Az alábbiakban a 2009-2012. közötti időszakra kiterjedő komplex ellenőrzés tapasztalatait foglaljuk össze. (Belső ellenőrzési (gazdálkodási) jelentés nem kerül előterjesztésre, mivel az egész kistérségi területre kiterjedően a belső ellenőrzések külön munkarend alapján kerülnek lefolytatásra.) Az ellenőrzési jelentés felépítése: I. Az intézmény feladataival összefüggésben végzett szakmai vizsgálat megállapításai II. A működéshez szükséges iratok, kapcsolatos vizsgálat megállapításai
szabályzatokkal
III. A létszám- és illetménygazdálkodásra, a személyzeti munka szabályszerűségére vonatkozó vizsgálat megállapításai IV. A munkavédelemre és tűzvédelemre, az iktatásra, postázásra és az adatvédelemre kiterjedő vizsgálatok megállapításai V. Az ellenőrzés összegezése
I. Az intézmény feladataival összefüggésben végzett vizsgálat megállapításai
I.1. Az intézmény működésével kapcsolatos megállapítások Tárgyi feltételek A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi XCL. törvény IV. rész, II. fejezet 78. § (1) bekezdésében előírt kötelezettsége alapján Marcali Város Önkormányzata közművelődési intézményt működtet. A törvény 76-81. §-ai határozzák meg a helyi közművelődési feladatokat, amelyeket az Önkormányzat a Városi Kulturális Központ (legutóbb 2012.10.18-án módosított) alapító okiratával, valamint a helyi közművelődési feladatokról szóló 20/1998. (XII.18.) számú helyi rendeletével adaptált a helyi viszonyokhoz.
–2–
A Kulturális Központ éves munkatervet készít, melyet évente az Oktatási és Közművelődési Bizottság hagy jóvá. A 2009 – 2011. júniusáig a Kulturális Korzó épületének átadásáig az akkori központi intézményhez (Művelődési Ház, Marcali Széchenyi utca 3.) tartozott a városrészek négy közösségi színtere (Bize, Boronka, Gyóta, Horvátkút városrészekben), a Bernáth Aurél Galéria, a Teleház és a Szabadtéri Színpad. A 2012. októberi alapító okirat módosítással a központi intézmény székhelye a Kulturális Korzó épületébe (Marcali, Múzeum köz 5.) tevődött át, a Művelődési Ház és az időközben önkormányzati tulajdonba került volt Helyőrségi Művelődési Otthon épülete (ma: Marcali Civil Szervezetek Háza) a Kulturális Központhoz integrálódva telephelyként lett megjelölve. A Marcali Civil Szervezetek Házának az átépítések, felújítások után 2013. februárjában történt meg tényleges használatba vétele. A városrészi művelődési házak továbbra is a Marcali Városi Kulturális Központ telephelyei maradtak, a Bernáth Aurél Galéria azonban szintén a 2012. októberi alapító okirat módosítással átkerült a Marcali Múzeum intézményéhez. A Teleház 2011. őszén lebontásra került, funkcióját a Kulturális Korzó épületében található számítógépes terem vette át. Fontos változás volt a Kulturális Központ életében, hogy 2012. decemberében a Városi Zeneiskola beköltözött a Művelődési Ház (Marcali, Széchenyi utca 3.) épületébe, így a két intézmény működését közös épülethasználattal oldja meg. A Művelődési Ház épülete a növekvő feladatok ellátására a vizsgált időszakban már korlátozottan volt alkalmas. Esztétikai és funkcionális javulást a városközpont rehabilitációjával összefüggő munkálatok hoztak a DDOP-4.1.1/D-09-2F-2009-0002 azonosítószámú, „’Kulturális Korzó’ Marcali Helytörténeti Múzeum bővítésére és látogatóbarát környezet kialakítása” tárgyú pályázat keretében. Ezen pályázati támogatásból 2011-ben megvalósult Kulturális Korzó épületének átadása funkcióbővülést eredményezett a közművelődés területén, mind az épületben helyet kapó Kulturális Központ, mind a Marcali Múzeum tekintetében. A városrészi intézmények állagán változtatott a Somogy Megyei Területfejlesztési Tanács által támogatott 2009. évi TEKI pályázat, melynek keretein belül 2010-ben részleges felújítások történtek a bizei, boronkai, gyótai és horvátkúti művelődési házakban. A tárgyi feltételekről összességében tehát megállapítható, hogy a közművelődési tevékenység szinte valamennyi területét érintő intézményfelújítási program a város művelődéstörténetének legnagyobb, a feltételeket alapvetően javító vállalkozása volt. Ennek áldásait nem csak a közművelődés intézményei, de a civil szervezetek is élvezik. Személyi feltételek 2009-ben az intézmény személyi feltételei mind a létszám, mind a képzettség tekintetében az EKF pályázat során nyert két álláshellyel jelentősen javultak. 2012-től pedig lehetőség nyílt a közfoglalkoztatási programba való bekapcsolódással a személyi feltételek további bővítésére.
Gazdálkodás, pénzügy A működés pénzügyi hátterét többcsatornás támogatás biztosítja. Az önkormányzati költségvetési finanszírozás jobbára a bérekre és a működtetésre elegendő, ezért a Kulturális Központ szakmai működésére nézve kiemelt szerepe van a pályázatoknak. Az
–3–
intézmény mind a helyi, mind az országos és regionális pályázatokon eredményesen szerepelt a vizsgált időszakban. A Marcali Városi Kulturális Központ nagyobb volumenű pályázatai 2009-2012-ig a következők voltak: DDOP-2.1.1/D-2008-0029 számú „Nemzetek fesztiválja” című program megvalósítására elnyert támogatás a 2009-2010. évek tekintetében, a 2010-2011-ben megvalósított TÁMOP 3.2.3/08/2-2009-0059 számú „Összefogással a különböző módon hátrányos helyzetű csoportok társadalmi beilleszkedéséért: a kultúra, a hagyományok és a nem formális képzés helyi társadalmakat formáló erejének kibontakoztatásával” című projekt. 2012 novemberében indult a TÁMOP 3.2.3/A-11/1-2012-0055 számú „A helyi hagyományok innovatív továbbélését, alkalmazását szolgáló kompetenciák fejlesztése a kézműves technikáktól a digitális technikákig” című pályázat. A Kulturális Központ az elmúlt években sikeresen pályázott a Nemzeti Kulturális Alaphoz is a „Marcali nyár” és a „Táncról táncra” című programok kapcsán. A Kulturális Központ saját bevételeit az erre alkalmas helyiségek bérbe adása adja. Az intézmény technikai fejlesztéséhez az Önkormányzat minden évben felhasználja a helyi önkormányzatok könyvtári és közművelődési érdekeltségnövelő támogatásáról szóló 4/2004.(II.20) NKÖM rendeletben szabályozott támogatás által biztosított pénzügyi lehetőségeket. Működési rend Az intézmény működési rendjét az Oktatási és Közművelődési Bizottság által jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg.
I.2. Vizsgálati tapasztalatok és következtetések A Marcali Városi Kulturális Központ a közművelődés egyik alapintézményeként igyekszik kielégíteni a város lakossága részéről megfogalmazott kulturális igényeket. Marcali város közművelődését meghatározó helyi kultúra alakításában a civil szervezetekkel és valamennyi társadalmi erővel együttműködve a Városi Kulturális Központ intenzív kulturális értékmentést és hagyományápolást folytat. A Kulturális Központ tevékenysége élményközpontú közösségi formákban bővelkedik. Marcaliban mintegy 25 kultúrával is foglalkozó civil szervezet működik, közülük 7 kiemelt kulturális egyesület. Az Önkormányzattal kötött közművelődési megállapodással működő kiemelt kulturális egyesületek – melyek munkájához a Kulturális Központ tevékeny segítségnyújtással, sokszínű bemutatkozási lehetőségek biztosításával járul hozzá - a helyi kulturális hagyományok követei a kistérségben és a régióban. Munkájukat a Kulturális Központ sokféle módon támogatja: klubhelyiség biztosításával, próbalehetőségek megteremtésével, pályázatírásban való segítségnyújtással, marketing tevékenységeik megszervezésével. Az együttesek sikerei éltetik a helyi kultúrát, a hagyományápolás különböző módjai felkeltik az igényt, az érdeklődést a bekapcsolódásra. A Kulturális Központ legfontosabb helyi partnerei a marcali kulturális élet kiemelt résztvevői a kulturális célú civil szervezetek, a helyi közgyűjtemények és az oktatási intézmények. A Kulturális Központ a térség kulturális intézményeivel, szervezeteivel folyamatos kapcsolatban van, szakmai, és gyakorlati segítségnyújtást, pályázati tanácsadást biztosít részükre. A vizsgált időszak sikeres rendezvényei (Nemzetközi Eurofolk Fesztiválok, a sikeres szabadtéri koncertek, a Bernáth Galéria időszaki kiállításai) nem csak városunk lakóit, hanem a környéken élőket
–4–
és a turistákat is vonzották. Az időszaki kiállítások keretében a képző és iparművészet különböző alkotásainak bemutatására szolgáló Bernáth Galéria 2011. októberétől állandó Bernáth Aurél kiállítással teszi vonzóvá városunkat a művészet iránt érdeklődők számára. Az időszaki kiállítások funkcióját a Kulturális Korzó Kortárs Galériája vette át. A Szabadtéri színpad és a Zenepavilon elsősorban a tavaszi, nyári, őszi időszakban ad helyet különböző műfajú zenei koncerteknek, zenés előadásoknak, színházi produkcióknak, folklór műsoroknak illetve a szabadtéri mozinak. A Kulturális Központ szakkörök, játszóházak, színházi előadások, koncertek, filmvetítések szervezésével a gyermekek számára is rengeteg lehetőséget kínál. A Kulturális Központ 2009-2012-ig terjedő időszakban főként pályázati lehetőségek kihasználásával közhasznú tanfolyamokat, nyelvtanfolyamokat, számítástechnikai tanfolyamokat, felnőttek számára ismeretterjesztő sorozatokat, több korosztályt érintő szakköröket, szakmai át- és továbbképzéseket szervezett illetve biztosított ezek számára helyet. A város oktatási-nevelési intézményeinek, kulturális intézményeinek, Marcali Város Önkormányzatának, a Városi Fürdő és Szabadidőközpontnak, a Turisztikai Egyesületnek segítséget nyújtott, rendezvényeikhez szakmai támogatást adott. Több esetben az imént felsorolt intézmények, szervezetek programjaiban társszervezői feladatokat vállalt. A kulturális turizmus szempontjából Marcali számára a legmeghatározóbb rendezvények a nagy sikerű Nemzetközi Eurofolk Fesztiválok voltak, melyek pénzügyi hátterét a sikeres pályázói tevékenység biztosította. A lehetőségeknek a még mindig szűkös helyiség feltételek szabnak határt. A közművelődési intézmény működési feltételei a megnövekedett követelmények arányában a Kulturális Korzó felépülésével és a Marcali Civil Szervezetek Házának átadásával javultak, azonban a Művelődési Ház színházterme jelentős felújításra szorul. A többletfeladatok megvalósulását pályázatok, céltámogatások segítik. A Marcali Önkormányzatnak határozott elképzelései vannak a jövőben a kulturális turizmus fejlesztésére abban pedig elsősorban a Kulturális Központ szerepvállalására. A közművelődési tevékenység jellegéből következik, hogy az önkormányzaton kívüli kapcsolatok – a civil szervezetekkel, a kulturális társintézményekkel, nevelési-oktatási intézményekkel – az eredményes munka alapfeltételei. A Marcali Városi Kulturális Központ a vizsgált időszakban jól építette és hasznosította e kapcsolatokat. II. A működéshez szükséges iratok, szabályzatokkal kapcsolatos vizsgálat megállapításai A vonatkozó eljárási rend megtartására irányuló ellenőrzés során ellenőrzött iratok: - Alapító okirat - Szervezeti és Működési Szabályzat - Éves munkaterv(ek) - Közalkalmazotti Szabályzat - Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok Az intézmény működésére vonatkozó lényegesebb jogszabályok, amelyek előírásai alapján az alapiratok felülvizsgálatra kerültek, a következők:
–5–
-
a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII. 31.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény a helyi közművelődési feladatokról szóló 20/1998. (XII. 18.) számú helyi önkormányzati rendelet
Megállapításra került, hogy az intézmény a jogszerű működéshez szükséges okiratokkal megfelelően rendelkezik, illetőleg az ellenőrzés alá vont időszakban folyamatosan rendelkezett. Alapító okirata 2012 novembere óta hatályos, elfogadásának folyamata megfelelően dokumentált (a Képviselő-testület 131/2012. (X. 18.) számú határozatával fogadta el). A legutóbbi módosításra a központi jogszabályi háttér illetve az intézmény székhelyének és telephelyeinek változása miatt volt szükség. A jogszabályi előírásoknak megfelelő változások az alapító okiratban átvezetésre kerültek. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdése szerint a költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját szervezeti és működési szabályzat állapítja meg. A szervezeti egységekre vonatkozó szabályokat a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatában vagy a szervezeti egységek ügyrendjében, a gazdálkodás részletes rendjét belső szabályzatban kell meghatározni. A szervezeti és működési szabályzat tartalmi követelményeit az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII.31.) kormányrendelet 13.§-a határozza meg. Az intézményi SZMSZ az alapító okiratban jóváhagyott tevékenységek végrehajtását szabályozza, rögzíti a működés formáját, a szervezeti felépítést. Miután az ellenőrzés alá eső időszakon (2009-2012) túli időpontra vonatkozik, ezért csak jelzésszerűen említendő meg, hogy az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása vált szükségessé a fentiekben említett, alapító okiratot is érintő változások, módosulások illetőleg az intézmény működésében, személyi feltételeiben bekövetkező változások miatt. Az SZMSZ ilyen irányú módosítását az intézményvezető elvégezte, és azt a jóváhagyásra jogosult Oktatási és Közművelődési Bizottság 2013. november 26-i ülésén 29/2013. (XI.26.) számú határozatával elfogadta. A Kulturális Központ törvényi előírás alapján (a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény 78. § (5) b) pont) Éves Munkatervet állít össze, amelyet – átruházott hatáskörben – az Oktatási és Közművelődési Bizottság hagy jóvá. A vizsgált időszakban az intézmény ezen előírásnak megfelelt, az éves munkatervek rendben elfogadásra kerültek. A munkamegosztási megállapodás vizsgálatának kötelező meglétét a jogszabály 2009től írja elő. A jogszabályi előírás kötelezővé teszi, hogy az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és az önállóan működő költségvetési szervek egymással megállapodást kössenek, amely rögzíti az egymás közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét, és amelyet az irányító szerv, ill. annak vezetője megfelelően jóváhagy. A Kulturális Központ ezen megállapodásokat a körébe tartozó mindkét önállóan működő intézménnyel megkötötte, amelyek részére gazdasági-pénzügyi támogató feladatokat lát el
–6–
(Berzsenyi Dániel Városi Könyvtár, Marcali Múzeum), polgármesteri jóváhagyás mellett. A megállapodások az előírások szerinti tartalommal megfelelően rendelkeznek (ld. 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 16. § (6)-(7) illetve 368/2011.(XII. 31.) Korm. rendelet 10. § (4)). Az ellenőrzés során megállapításra került, hogy az intézmény rendelkezik Közalkalmazotti Szabályzattal. A Kulturális Központnak a vizsgált időszakban közbeszerzés köteles beszerzése nem volt. Mivel az intézmény a közbeszerzési törvény értelmében ajánlatkérőnek minősül, ezért köteles bejelentkezni a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett ajánlatkérői jegyzékbe. Az ellenőrzés során megállapításra került, hogy a Kulturális Központ a Tanács által vezetett jegyzékben megfelelően szerepel (technikai azonosítója: AK04909). Az intézmény a Közbeszerzésekről szóló CVIII. törvény 31. § (1) a) pontja szerint (nemleges, azaz üres) közbeszerzési tervét köteles honlapján közzétenni. Közbeszerzési Szabályzattal jelenleg nem köteles rendelkezni, mivel a törvény értelmében egy esetleges soron következő első közbeszerzési eljárás megkezdésekor kell rendelkeznie ilyen szabályzattal. Az intézmény honlapját megvizsgálva (http://www.muvhaz-marcali.hu) megállapítható, hogy az intézmény egy állandó, folyamatosan frissülő tartalommal rendelkező informatív weboldallal rendelkezik. Általános összegzésként kijelenthetjük, hogy a Marcali Városi Kulturális Központ működése megfelel a jogszabályokban előírt követelményeknek. III.
A létszám- és illetménygazdálkodásra, a személyzeti szabályszerűségére vonatkozó vizsgálat megállapításai
munka
A személyügyi vizsgálat megállapításait a Hivatal munkatársa az intézmény helyszínén végzett ellenőrzés: a személyügyi és egyéb iratok, az esetlegesen kapcsolódó tárgyi eszközök (pl. zárható szekrény), illetőleg az intézményvezető nyilatkozatai alapján végezte. III.1. Létszámgazdálkodás A feladatok elvégzéséhez szükséges létszámmal az intézmény - tekintettel az ellátandó létesítmények számának emelkedésére - jelenleg nem rendelkezik. A költségvetésben engedélyezett létszám 10 fő közalkalmazott, jelenleg 11 fő áll alkalmazásban, közülük 1 fő részmunkaidős közfoglalkoztatási programban szereplő munkavállaló. (A vizsgált időszakban a létszám teljes volt.) Az intézményi létszámból 1 fő intézményvezető, igazgató, 1 fő gazdasági vezető, aki emellett a múzeum és a könyvtár gazdasági vezetői feladatait is ellátja, 5 fő szakalkalmazott, 1 fő adminisztrátor, 1 fő takarító, 1 fő takarító-karbantartó, 1 fő kulturális asszisztens közfoglalkoztatott 6 órás munkarendben. A közalkalmazottak kinevezése jelenleg 9 fő esetében határozatlan, 1 fő esetében határozott időre, meghatározott feladat ellátására szól, a vizsgált időszakban a pályázati program keretében foglalkoztatottak kivételével mindenki határozatlan időre szóló kinevezéssel rendelkezett.
–7–
A közalkalmazottak rendelkeznek a munkakörükhöz szükséges képesítéssel, a kötelező továbbképzésen való részvételük biztosított. Az üres álláshelyeket pályázat útján töltik be. A városrészi kultúrházak működtetését a kultúrházgondnokok látják el /4 fő/ megbízási szerződéssel. III.2. Illetménygazdálkodás III.2.1. Illetmény megállapítása A közalkalmazotti jogviszonyban állók illetménye a közalkalmazotti illetménytábla alapján – besorolásuknak megfelelően – van megállapítva. A garantált illetményen felül munkáltatói döntésen alapuló illetményrész az intézményvezetőnek, a gazdasági vezetőnek, illetve az adminisztrátornak van Az intézményben a minimálbérre történő kiegészítés megtörtént. Vezetői pótlékot az intézményvezető és a gazdasági vezető kap a végrehajtási jogszabályban megállapítottnak megfelelően a pótlékalap 225 %, illetve 150 %-át. Az intézmény dolgozói részére egyéb pótlék nem került megállapításra. III.2.2. Jubileumi jutalom megállapítása A vizsgált időszakban 2 fő kapott jubileumi jutalmat 30 éves szolgálati jogviszonya után. A jubileumi jutalom határozattal megállapítása került, a Kjt-ben foglaltaknak megfelelően történt, a kifizetésre az esedékesség napján sor került. III.2.3. Egyéb juttatások Az intézmény dolgozói 2009-2012 időszakban az adómentesen adható mértékben étkezési utalványban részesültek. Jelenleg az intézmény dolgozói egyéb juttatásban egyáltalán nem részesülnek. III.3. Személyzeti munka szabályszerűsége III.3.1. Személyzeti anyagok tárolása, tartalma Az intézmény dolgozóinak személyzeti anyaga az igazgatói irodában, zárható szekrényben van elhelyezve. Az anyagok tartalmazzák mindazokat az adatokat, melyeket a Kjt. 5. sz. melléklete előír, továbbá a munkakönyv másolatát, valamint a képesítésekről szóló bizonyítványok másolatait. A közalkalmazotti jogviszonyban töltött idő, és a jubileumi jutalomra jogosító idő, pontosan van megállapítva. A foglalkoztatás-egészségügyi vizsgálatok megtörténtek, az alkalmasságot bizonyító iratok, az elvégzett vizsgálatok eredményei a személyi anyagban vannak elhelyezve. III.3.2. Munkaköri leírások A dolgozók munkaköri leírásai a személyi anyagok részét képezik. A munkaköri leírásokat karbantartják, a változásokat átvezetik az aktualitásoknak megfelelően.
–8–
III.3.3. Szabadság nyilvántartása A szabadság nyilvántartása minden dolgozó esetében rendben van. A szabadság megállapítás a közalkalmazotti besorolásnak megfelel, a pótszabadságok helyesen vannak megállapítva. A szabadság kiírásra kerül, azt az intézményvezető írja alá minden esetben. A rendes szabadság és a szabadnap az esedékesség évében kiadásra kerül. III.3.4. Közalkalmazotti jogviszony megszűnése, megszüntetése Közalkalmazotti jogviszony megszüntetésére a vizsgált időszakban 5 alkalommal került, 1 áthelyezéssel, 4 közös megegyezéssel. A megszüntetések jogszerűen zajlott le, a dolgozót megillető juttatások az utolsó munkában töltött napon kifizetésre kerültek. A megszűnt jogviszonyú személyek személyi anyagai a jogviszony megszüntető iratokkal lezárásra kerültek, az áthelyezett munkavállaló személyi anyaga átadásra került. III.3.5. Fegyelmi és kártérítési felelősség A vizsgált időszakban dolgozóval szemben fegyelmi és kártérítési felelősség megállapítása okán eljárás nem indult. III.4. A személyzeti ellenőrzés összegezése Megállapítható, hogy a vizsgált intézményben az ellenőrzés tartalmát illetően szabályos és jogszerű munka folyik. IV.A munkavédelemre és tűzvédelemre, az iktatásra, postázásra és az adatvédelemre kiterjedő vizsgálatok megállapításai IV. 1. Munkavédelem, tűzvédelem A munka- és tűzvédelmi tárgyú ellenőrzést a Hivatal – ill. a megbízott munka- és tűzvédelmi szakértő – helyszíni bejárással és a vonatkozó iratok vizsgálatával végezte. Az intézmény épülete, helyiségei szemlére kerültek. A kihelyezett porral oltó kézi tűzoltó készülékek időszakos ellenőrzését, a készülékeken található jelzések tanúsága szerint, megfelelően elvégezték, a készülékek használatra alkalmasak. A munkavédelmi ügyiratok átvizsgálása során az alábbiak kerültek megállapításra A vonatkozó iratokat megvizsgálva megállapításra került, hogy az alkalmazottak tekintetében az intézmény a munkavállalóinak előzetes és időszakos foglalkozásegészségügyi (munkaköri alkalmassághoz, ill. a munkába álláshoz szükséges) vizsgálatait az intézmény elvégeztette, érvényességük 2015. június. 1-ig tart. Az évente esedékes munkavédelmi oktatások megtartását az intézmény az oktatási naplóban rögzítette, az utolsó oktatás időpontja 2012. szeptember 27. volt. Az oktatáshoz szükséges munkavédelmi szabályzat naprakész, 2013. május 14-én készült.
–9–
Az intézményben használt vegyi anyagok (takarító és tisztítószerek) vonatkozásában az intézmény az előírásoknak megfelel. A vegyi anyagok tárolása biztosítva van, az intézmény rendelkezik veszélyes vegyi anyagok jegyzékével, a veszélyek kockázatelemzése megtörtént. A vegyi anyagok használatához szükséges védőeszköz ellátottság biztosított. Az intézményben a villamos (érintésvédelmi) felülvizsgálatokat tanúsító iratokkal az intézmény (minden telephelye vonatkozásában) rendelkezik, a felülvizsgálat 2011. november 9-én megtörtént, érvényessége 2014. novemberig tart. Az intézmény megfelelő kockázatértékeléssel rendelkezik évenkénti felülvizsgálata megtörtént, utoljára 2013. október 5-én. A tűzvédelmi előírások vonatkozásában elmondható, hogy az évente esedékes tűzvédelmi oktatást tanúsító iratokkal, valamint oktatási segédanyagokkal a vizsgált időszakban az intézmény rendelkezik. Az évente esedékes tűzvédelmi oktatást rendszeresen elvégezték. Az intézmény tűzvédelmi szabályzattal, mellékletekkel együtt rendelkezik (készült 2012. április 5-én), tűzveszélyességi osztályba sorolása megtörtént,. A létesítmény 1880 m2 „D” mérsékelten tűzveszélyes. Az intézmény megfelelően rendelkezik az épület kiürítésére (tűzriadó) vonatkozó biztonsági tervvel, a menekülési útvonalakat jelzőfény jelöli, illetőleg helyszínrajzon rögzítésre került. A tűzriadó gyakorlatot 2012. április 12-én elvégezték, melyről jegyzőkönyv készült. A tűzoltó készülékekkel (poroltó) kapcsolatban az ellenőrzés során megállapításra került, hogy a tűzoltó készülékekről, illetőleg a tűzcsapokról vezetett nyilvántartás naprakész, az ellenőrzést szakszervízzel végeztették. A 9 évente esedékes villamos- tűzvédelmi-szabványossági és villámvédelmi felülvizsgálattal kapcsolatban megállapításra került, hogy az intézmény felülvizsgálata 2011. október 2-án megtörtént, minősítése ”megfelelő”, Összességében megállapítható, hogy az intézmény a munkabiztonsági és tűzvédelmi előírásoknak megfelel, rendelkezik a szükséges szabályzatokkal, felülvizsgálatokkal. IV.2. Iktatás, postázás Az ügyiratkezelési ellenőrzés megállapításait a Hivatal munkatársa a helyszíni vizsgálat eredményeként állapította meg. Az ellenőrzés során megállapításra került, hogy az intézmény megfelelően rendelkezik Ügyiratkezelési Szabályzattal. A beérkező leveleket az Intézmény vezetője bontja fel, és szignózza és iktatásra kerülnek. A szórólapokat, reklám lapokat nem iktatják, azokat külön kezelik. Az elektronikus úton érkező programajánlókat az intézmény vezetője gépen, külön mappába gyűjti. Az elektronikus úton érkező leveleket kinyomtatják, és egy külön ere a célra kialakított előadói ívben gyűjtik össze. Az iktatásra hitelesített soros iktatókönyvet használnak a vizsgált évek egymás után következnek az iktató könyvben. 2009-ben 34 db 2010-ben 62 db,
– 10 –
2011-ben 50 db, 2012-ben 89 db főszámos ügyirat keletkezett. Az iktatókönyvet minden év elején 1-es sorszámmal indítják, év végén pedig az utolsó iktatószám után hitelesítve lezárják. Az iktatókönyvek zárható szekrényben vannak tárolva, a gazdasági irodában. Az ügyiratok visszamenőleg 5-6 évre az Intézmény vezetőjének irodájában elhelyezett szekrényben vannak, rendszerezve évenként. Selejtezés, illetve levéltárba adás az intézményben évek óta nem történt, ezeket az iratokat irattárban őrzik. A megőrzési időn túli iratokat selejtezése, illetve levéltárba helyeztetése nem történt meg, ezek elvégzése mielőbb szükséges. Mind az ügyiratok kezelése, mind az iktatás rendszere egyértelmű, átlátható, színvonala megfelelő. IV.3. Adatvédelem Az intézmény rendelkezik adatvédelmi és informatikai szabályzattal, melynek aktualizálása a vizsgált időszakban évente megtörtént. A dolgozók személyi adatait, a munkaügyi adatokat szabályszerűen kezelik. Munkaügyi, ill. béradatokat csak az arra jogosult szerveknek (NAV, bíróság, MEP, Nyugdíjfolyósító Igazgatóság, TÁH, felügyeleti szerv) szolgáltatnak. Az adatokhoz való hozzáférést megfelelően leszabályozták. V. Az ellenőrzés összegzése A 2008-2012. közötti időszakra vonatkozóan elvégzett ellenőrzés során feltárt adatok, tények alapján megállapítható, hogy a Marcali Városi Kulturális Központ a vonatkozó jogszabályokban, az alapító okiratban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatokat elvégzi. Összességében elmondható, hogy a helyi közművelődési tevékenységek támogatásának kötelező önkormányzati feladatát – amelyet közművelődési intézmény útján kell biztosítania – a Kulturális Központ az általa a város és a városkörnyék életében betöltött szerepével megfelelően ellátja
Marcali, 2013. december 2.
