I. Technische bepalingen 2.1
Inhoudelijke omschrijving
Kader Het aantal bezoekers aan toeristische trekpleisters in Genk kende in 2011 overwegend een gunstige evolutie. Opmerkelijk is de markante stijging +50% van het aantal groepen dat een begeleide activiteit in Genk boekte. C-mine speelt hierin een grote rol. Ook in 2012 merken we dat de aanvragen voor groepsbezoeken vlot binnenkomen. Op 1 oktober 2012 staan reeds 600 boekingen genoteerd in de agenda (t.o.v. 665 boekingen op jaarbasis in 2011!). Om op een efficiënte en accurate manier dossiers te kunnen afhandelen is er nood aan een degelijk meertalig boekingssysteem om in te spelen op buitenlandse markten. Dit systeem moet enerzijds dienen als werkinstrument voor de backoffice: registratie en opvolging van de verschillende aanvragen,… Anderzijds zal de frontoffice (Uit in Genk en C-mine bezoekersonthaal) het systeem gebruiken als zoektool om klanten op de hoogte te kunnen brengen over lopende dossiers, om inzage te hebben op de bezoekmogelijkheden aan bepaalde activiteiten, om agenda’s te raadplegen, e.d. Daarnaast moet het systeem voldoende mogelijkheden bieden aangaande rapportering (opvragen van cijfermateriaal, statistieken, adressen,…) Het boekingsprogramma dient een directe, bidirectionele koppeling/integratie te hebben met het boekhoudprogramma “Mercurius” en het derdenbeheer “Themis” van de Dienstverlenende Vereniging Cipal (http://www.cipal.be).
Gewenste functionaliteit voor de koppeling met het boekhoudprogramma “Mercurius”: - het kunnen aanmaken en doorboeken van facturen; - alvorens reservaties te kunnen bevestigen, moet het openstaande saldo van de “reserverende klant” opgehaald kunnen worden uit Mercurius; Gewenste functionaliteit voor de koppeling met het derdenbheer “Themis”: - De NAW-gegevens (incl. telefoon, email) van derden (natuurlijke –, rechtspersonen en VZW’s) moeten vanuit Themis ingeladen worden bij het opvragen en zoeken van deze derden; - Het aanmaken/wijzigen van deze derden gebeurt enkel in Themis; - Er kan gebruik gemaakt worden van beschikbare webservices. Ter info: om de koppeling met derden te ondersteunen, baseert de Dienstverlenende Vereniging Cipal zich op de Enterprise Service Bus (ESB) van MuleSoft (http://www.mulesoft.com). De leverancier neemt hiervoor contact op met de ontwikkeling van de Dienstverlenende Vereniging Cipal om de integratie met Mercurius en Themis via deze ESB te ontwikkelen.
2.2
Opdrachtomschrijving
1
Het nieuwe boekingssysteem moet toelaten om dossiers van A tot Z te kunnen opvolgen. Het systeem moet gebruiksvriendelijk en toekomstgericht zijn. De mogelijkheid tot uitbreiding moet voorzien zijn. Het nieuwe systeem moet voorzien om de briefwisseling in meerdere talen (Nederlands - Frans – Duits – Engels) te genereren (afhankelijk van de taal van de klant).
2.3
Technische specificaties 1. Personeel- en profielbeheer
Het systeem moet gelijktijdig gebruikt kunnen worden door max. 15 medewerkers. Binnen het systeem moet een onderscheid gemaakt kunnen worden door beheerder en gebruiker waarbij enkel een beheerder wijzigingen kan aanbrengen. Ook functioneel moet een beheerder functies of rechten kunnen toewijzen aan een gebruiker. Het systeem moet ten slotte logging ondersteunen van acties uitgevoerd door gebruikers en beheerders. De bovenvermelde gebruikersrechten moeten gekoppeld en beheerd kunnen worden vanuit het gebruikersbeheer in Active Directory. Een koppeling met Active Directory dient aanwezig te zijn. 2. Gebruikersfunctionaliteiten Het systeem moet toelaten om: Algemeen • in 3 fases te werken m.n. reservatie (= fase 1), facturatie (= fase 2) en archief (= fase 3); • offertes op maat te maken, die automatisch een status ‘aanvraag’ krijgen in het systeem zodra de klant bevestigt; • dossiers op verschillende criteria te kunnen opzoeken bijv. op datum, periode (bijv. van 01/01 tem 31/01), dossiernummer, naam, adresgegevens,…; • dossiers die reeds afgehandeld zijn te archiveren; • bij ingave van adressen: straatnamen ed linken aan een stad. De leverancier doet een voorstel tot synchroniseren van derdenbeheer met het pakket van Cipal (Themis). Hierbij verwijzen we nogmaals naar esb-bus Mule waar Cipal gebruik van maakt; • facturen op te maken waarbij de factuur rechtstreeks gelinkt wordt aan het dossier + gelinkt aan de stadsboekhouding (Cipal). • het systeem moet toelaten om meldingen te geven van openstaande posten indien een groep nogmaals boekt; • facturen op te zoeken op basis van nummer, naam, adres, groep,…; • op de startpagina: een overzicht van alle "openstaande" reservaties te zien t.t.z. dossiers waar nog acties voor moeten ondernomen worden; • standaardbrieven te genereren als worddocument zodanig dat je de lay-out nog kan wijzigen. De leverancier doet een voorstel om een voorbeeldstandaardbrief te tonen in zijn systeem; • anderstalige brieven te genereren; • het voor groepen mogelijk te maken om online te boeken via de website www.uitingenk.be De reservatie wordt automatisch als ‘online reservatie’ in het programma vastgelegd. De leverancier doet een voorstel hoe de procedure met login en paswoord voor onlinegebruikers verloopt + hoe de adresgegevens gesynchroniseerd kunnen worden met Themis;
2
• • •
historieken op te vragen: opvolging van elke wijziging/actie in een dossier; prijsopsplitsingen te doen: koppelen van kortingen aan een bepaald type groep; groepen te bevestigen per mail waarbij een mailtemplate in de taal van de klant ingevuld wordt met variabelen (bijv. datum, naam activiteit,…) + algemene bijlagen worden toegevoegd. Ofwel de mogelijkheid om een url in een mail mee te geven waarin een link gelegd kan worden naar het bezoekerswebportaal.
Verwerking boekingen • ten allen tijde gegevens te kunnen aanpassen in het bestand, ook als de datum van het bezoek reeds voorbij is. Zodra het dossier status ‘archief’ heeft, moet het niet meer aanpasbaar zijn; • duplicaten te kunnen maken indien een groep voor meerdere data hetzelfde programma vastlegt; • bij het ingeven van een groepsnaam d.m.v. een drop-downmenu een lijst te bekomen van alle groepen met die bepaalde karakters die je ingeeft. Dit om dubbels te vermijden. De leverancier doet een voorstel hoe dit gesynchroniseerd kan worden; • meerdere contactpersonen te linken aan een groep, met de optie om de juiste contactpersoon te kiezen; • facturatie-adres in te geven indien de factuur niet naar het adres van de contactpersoon mag gestuurd worden. Ook hier dient er een koppeling te gebeuren met Themis/Mercurius; • indien een groep onderverdeeld wordt in subgroepen, en de subgroepen een verschillend programma hebben, je per subgroep een prijs moet kunnen geven (prijs per persoon en prijs per groep); • annulaties in te geven; • vouchers voor maaltijden, dranken, ed te genereren. A.d.h.v. deze vouchers kunnen bezoekplaatsen, restaurants,… hun factuur opmaken.
Databeheer • mogelijkheid om oude gegevens (van activiteiten, menu’s e.d.) te kunnen wissen of archiveren zodat je steeds met up-to-date gegevens kan werken; • mailings te doen gebaseerd op bepaalde criteria: naam, type groep, afkomst groep,… waarbij de gegevens naar Excel kunnen geëxporteerd worden; • menu’s te linken aan restaurants; • dossiers te beheren bijv. aanvinkvelden indien facturen binnen zijn. Dossier staat op status 'afgehandeld' zodra alle facturen binnen én buiten zijn. (gebeurt automatisch); • rapportering te doen: o opgevraagde cijfers exporteren naar Excel; o mogelijkheid om te rapporteren op verschillende criteria: op soort groep, provincie/land,...; o aantal boekingen per dag/week/maand/jaar op te vragen per activiteit, per groepering van activiteiten (te selecteren) en een algemeen totaal van alle activiteiten; o opmaak van statistieken m.b.t. de volgende onderwerpen (een aantal standaardparameters en rapporten):
3
1. 2. 3. 4. 5. 6.
•
aantal groepen; aantallen per activiteit; aantallen per afkomst; aantallen per taal; aantal gidsbeurten per gids maar ook per maand/jaar; evolutie met voorgaande jaren kunnen tonen in grafieken. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn om zelf een aantal rapporten samen te stellen met bepaalde parameters. Indien dit niet mogelijk is moeten de gewenste data minstens kunnen geëxporteerd worden. gidsen koppelen aan ‘soort groep’ en ‘type activiteit’.
Agendabeheer • agenda’s van gidsen online te kunnen raadplegen en aanvullen met hun afwezigheid; • de gidsen toe te laten opdrachten online aan te nemen, waarbij de gidsbeurt automatisch in de agenda geplaatst wordt; • een quotum in te lassen voor de gidsbeurten, om te vermijden dat 1 gids vele opdrachten invult; • agenda’s van bezoekplaatsen te beheren, met de mogelijkheid tot automatische berichtgeving indien de agenda aangepast wordt. Functionaliteiten voor integratie en configuratie. Het systeem moet: • een eenvoudige gebruikersinterface hebben voor beheerders; • werken op het lokale netwerk (IP-netwerk) van de stad Genk (dus zonder bijkomende bekabeling); • qua software geïnstalleerd kunnen worden op de virtual serveromgeving van de stad Genk. Dit wil zeggen compatibiliteit met VMware server V4.1.0, VS en hoger is vereist; • in een testomgeving kunnen opgezet worden voor opleidingsdoeleinden en dit zonder bijkomende licentiekosten; • serververeisten voor de toepassing: compatibel met Windows2008R2; • de frontoffice modules van de applicatie kunnen integreren met de bestaande website. De inschrijver geeft een toelichting op welke manier dit mogelijk is. Is er eveneens een mogelijkheid om deze applicatie aan te spreken via webservices? Zo kan het standaard digitaal loket van stad Genk ook aanvragen behandelen.
4
2.4 Technische en projectinformatie en algemene vereisten De inschrijver geeft een gedetailleerd overzicht over de opbouw en technische werking van de applicatie. Hieronder worden nog andere technische vereisten opgelijst waaraan de oplossing dient te voldoen. -
het te leveren systeem moet compatibel zijn met een Windows2008R2 server (64 bit). De server wordt opgezet in een VMWare serveromgeving (virtualisatie). De inschrijver geeft aan of zijn systeem compatibel is met de VMWare omgeving. De gebruikte database infrastructuur (stad Genk werkt momenteel met een Microsoft SQL). De leverancier geeft aan welke database gebruikt wordt en welk licentiemodel voor de database gehanteerd wordt. De leverancier geeft aan op welke manier een back-up van de database en toepassingssoftware dient te gebeuren. Stad Genk beschikt hiervoor over de Backupsoftware “BackupExec” van Symantec.
-
-
-
welke installaties dienen er te gebeuren op de clientPC’s ? de inschrijver geeft aan welke resources (RAM, diskvolume, ...) aan deze server toegekend moet worden. de mogelijkheid voor het installeren van standaard beveiligings- en beheersoftware: Trend Micro antivirus, Deployment agents, SCOM monitoring... De leverancier bevestigt dat dit voor hem geen probleem is. De opzet van de applicatie: webapplicatie of andere. Indien het gaat om een webapplicatie dient deze compatibel te zijn met Microsoft Internet Explorer 8 of hoger, Firefox en Safari. Bij voorkeur is er geen ActiveX - of Java plugin nodig op de clients. o De webtoepassing is zowel via HTTP of HTTPS toegankelijk (deze keuze kan alsnog gemaakt worden tijdens installatie). Het is een groot pluspunt als deze applicaties kunnen integreren met de bestaande active directory infrastructuur. De serversoftware beschikt over een SMTP-functie, waarbij emailnotificaties uitgestuurd kunnen worden.
Gebruikers: - Het aantal gebruikers van deze systemen is in principe niet beperkt; - Er wordt een onderscheid gemaakt tussen administrators (systeembeheerders), beheerders (dit zijn de functionele beheerders) en de gebruikers; - De leverancier geeft aan op welke wijze de online webtoepassing op een beveiligde manier gekoppeld wordt met de achterliggende database; - De leverancier maakt duidelijk hoe het licentiemodel functioneert.
Onderhoudscontract: De inschrijver voegt een voorbeeld van een standaard onderhoudscontract toe.
5
-
Tijd waarbinnen oplossingen worden gegarandeerd; Remote support beschikbaar/mogelijk? Op welke manier garandeert de inschrijver een hoge beschikbaarheid van de aangeboden oplossing. Bijv. rond backupvoorzieningen. Aantal updates per jaar + op welke wijze verbeteringswijzen geïmplementeerd worden. Prijsindicatie voor een jaarcontract + indien van toepassing een uurprijs bij interventie.
Installatie en implementatie: De installatie- en implementatiekosten worden gedetailleerd opgelijst met het aantal installatie- en implementatiedagen.
Plan van aanpak: De inschrijver geeft een gedetailleerd plan van aanpak voor de invoering van deze oplossingen. - Verschillende fasen; - Welke inspanning en medewerking wordt er op welk moment van de medewerkers van stad Genk verwacht;
Opleiding: De inschrijver doet een voorstel voor een opleidingsplan voor het opleiden van de verschillende soorten gebruikers; we denken hier aan de gebruikers, de functionele beheerders en een toelichting aan de medewerkers van de dienst Informatica rond de technische aspecten. De inschrijver is verantwoordelijk om gedetailleerde documentatie op te stellen na de implementatie. Deze documentatie bevat ook alle parameterisaties die bij oplevering ingesteld zijn door de leverancier.
Timing: De installatie, implementatie en configuratie dient uitgevoerd te worden in overleg tussen leverancier en Dienst Toerisme - stad Genk. Offerte De leverancier geeft ons verplicht volgende informatie rond zijn offerte, deze tabel kan uitgebreid worden door de inschrijver met extra informatie die de beoordeling kan beïnvloeden.
Relevante referenties Naam van de klant Uitleg van het ontwikkelde programma Welke content werd er gegenereerd Wat is de gebruikservaring van de
6
geïmplementeerd applicatie
Prijsaspecten Totaal prijs van het project Prijs software Prijs ontwikkeling content Opties Andere prijsaspecten
Onderhoudscontract Uurprijs interventies
Project Gedetailleerd projectverloop Milestones Doorlooptijd Aantal dagen per fase Aantal dagen voor ontwikkeling van de interactieve applicatie Kostprijs voor extra dagen indien noodzakelijk na de implementatie Levertijd Aangeven welke acties dienen uitgevoerd door de medewerkers van de stad in kader van dit project
Proof of concept De inschrijver zal in het kader van zijn offerte een proof of concept uitwerken, te demonstreren na een afspraak in de periode tussen het indienen van de offerte en de toekenning van de opdracht. Deze proof of concept houdt een algemene demo in van de werking van het systeem, op niveau van gebruiker en op niveau van beheerder. De inschrijver moet uitleg verschaffen over de wijze waarop hij een mogelijke koppeling voorziet met het boekhoudprogramma ‘Mercurius’ en het derdenbeheer ‘Themis’. Daarnaast licht de inschrijver toe op welke wijze de online webtoepassing (online agendabeheer, koppeling e-formulier, e.d.) gekoppeld wordt met de achterliggende database. 3. Beoordelingscriteria
7
1. 2. 3. 4.
Referenties en deskundigheid (50 p) Kostprijs (20 p) Levertijd (10 p) SLA (helpdesk, updates,…) (20 p)
Bemerkingen: Bij de indiening van de offerte dienen volgende documenten toegevoegd te worden: • • • • • •
relevante referenties; een gedetailleerd overzicht over de opbouw en technische werking van de applicatie; een voorbeeld van een standaard onderhoudscontract; een gedetailleerd plan van aanpak; een voorstel van opleidingsplan; een ingevuld formulier m.b.t. informatie rond ingediende offerte.
Voor de demonstratie voor de proof of concept kan contact opgenomen worden met mevr. Sabine Neyens van de Dienst Toerisme en Evenementen – tel. 089/65.44.81 of via e-mail
[email protected].
Opgemaakt te Genk, 2 oktober 2012.
Dienst Aankoop
M. Willems
8