I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük rendezvényünk, hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. 1. INFORMÁCIÓS ABC BIZTOSÍTÁS 1. Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt.-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő, pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelős munkatársát (263-6251), vagy a Zrt. Rendezvény Koordinációs részlegét, akik gondoskodnak a káresemény biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról. 2. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon” feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthető a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlap” kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt., +36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény Koordinációnál a 263-6323 fax számon történik. Internetes kárbejelentés/Online ügyfélszolgálat: www.generali.hu
2
KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ A Kiállítói Regisztráció a K épület aulájában Építés ideje alatt: November 3-5. 8.00-17.00 óráig, November 6 VASÁRNAP ZÁRVA November 7-8 8.00-17.00 óráig, Nyitva tartás ideje alatt:
November 9-11. 8.00-18.00 óráig
Bontás ideje alatt:
November 12. 8.00-16.00 óráig November 13. 8.00-14.00 óráig November 14. 8.00-16.00 óráig
Az építési időszakban a kiállítók területbérleti díjaik rendezése, valamint a leadott standépítési terveik jóváhagyása után itt vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, katalógust, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt eljuttatják a kiállítók részére, a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges "Árukiszállítási engedélyt", illetve vámáruk esetén a "Masped-Expo értesítőt".
PARKOLÁS Kiállítói parkoló az üzemelés alatt az „A” parkoló, melyet az előre megváltott bérletekkel, vagy napi parkolójegyekkel vehetnek igénybe. A parkoló bérletek a „K” épületben üzemelő Főpénztárban vásárolhatók meg 2.500,- Ft/db áron. A napi parkolójegy ára 1.200,-Ft, melyet a parkolóba behajtáskor a helyszínen kell megváltani. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az „A” parkolót díjmentesen vehetik igénybe.
SZÁLLÍTMÁNYOZÁS – RAKODÁS -VÁMKEZELÉS A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén megrendezésre kerülő rendezvények kapcsán szükséges emelőgépes anyagmozgatást és szállítmányozói szolgáltatást – a HUNGEXPO logisztikai együttműködő partnereként - csak a MASPED-EXPO Kft. végezhet. Ez alól kivételt képez a hátsóemelőfalas tehergépkocsikkal végzett rakodás, továbbá a darus emelőgéppel felszerelt tehergépkocsik által szállított áru rakodása, ha a magyar forgalmi engedéllyel rendelkező teherautó és az általa szállított áru is a kiállító/standépítő cég saját tulajdonában van. (A rakodást csak a munkabiztonsági előírások betartásával és érvényes felelősségbiztosítás fedezete mellett lehet végezni. Ennek betartását a HUNGEXPO Zrt. saját hatáskörben ellenőrzi.) Vámárukat csak a VI. sz. kapun keresztül lehet területre be- ill.kiszállítani. Itt található a MaspedExpo Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető. További információ: Masped-Expo Kft., Tel: 263-6108,263-6110, Fax:263-6109 e-mail:
[email protected] A Masped-Expo Kft. a BUDATRANSPACK – PRINTEXPO –PROMOTION –SERVICE EXPO kiállításokhoz kapcsolódó nyitva tartási rendje: Az építés ideje alatt: November 03-04
8.00-17.00
3
November 05. November 06. November 07-08.
8.00-12.00 zárva 8.00-17.00
Nyitva tartás alatt: November 09-10. November 11.
8.00-15.00 8.00-20.00
A bontás ideje alatt: November 12 November 13. November 14.
8.00-12.00 csak 48 órával korábban bejelentett igény esetén 8.00-17.00
SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense: Pákozdi József (tel: (06-30) 250-3680,
[email protected]) STANDÉPÍTÉS FELHÍVJUK SZÍVES FIGYELMÜKET, HOGY A TERÜLETRE CSAK ÉRVÉNYES ÉPÍTÉSIBONTÁSI BELÉPŐVEL LEHET BELÉPNI, AZ ÉPÍTÉST IS CSAK EZEKKEL A BELÉPŐKKEL KEZDHETIK MEG. A BELÉPŐKET A KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓBAN VEHETIK ÁT, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket az Általános Üzemeltetési áttanulmányozására és a vonatkozó http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011
és
Működési Szabályzat gondos előírások betartására:
Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy a „G” pavilonban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. A Hungexpo Zrt. vagyonának megóvása érdekében standépítési kauciót vezetett be. Kauciót kell fizetnie valamennyi külső kivitelezőnek, valamint azon kiállítóknak, akik maguk építik standjukat, kiállítási helyüket. Nem kell kauciót fizetni azoknak a kiállítóknak, akik egység vagy egyedi Standjuk építését a Hungexpo Zrt-nél rendelik meg. A Kaució célja mindazon kár fedezése, ami a Kiállítási hely és/vagy felépítményeken okozott károk megtérítése (javítás, pótlás). A Hungexpo Zrt. A Kaucióból jogosult levonni mindazon összegeket, amelyeket e károk elhárítására fordított. A Kiállítási hely hibátlan visszaadásakor a Hungexpo Zrt. a Kaució teljes összegét visszafizeti.
STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagúban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is
4
lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges.
SZÁMLÁK RENDEZÉSE Területbérleti díjukról az építés megkezdése előtt 30 nappal előlegbekérőt állítunk ki. Az építést csak a helydíj befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg bekérése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló – ÁFA visszatérítésre jogosító – előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a helydíj végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére. Ugyanakkor állítjuk ki az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatások számláját. A rendezvényen igénybevett szolgáltatásokat tartalmazó számláikat a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál.
TAKARÍTÁS Ezúton értesítjük kiállítóinkat, hogy a pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. A standok építés utáni nagytakarítását, ill. a bérelt terület bontás utáni takarítását személyesen a Kiállítói Regisztrációban, vagy online a Hungexpo ZRt. honlapján lehet megrendelni: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011
TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE Felhívjuk szíves figyelmüket az Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011 A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Műszaki Üzemeltetés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. A terveket a rendezvény építése előtt 2 héttel kell benyújtani az Ügyfélszolgálaton keresztül 1 példányban, melyet a Rendezvény Koordináció és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. Egyszerű stand esetében a fedett területen engedélyezési terv helyett a "Standépítési tervdokumentáció" című nyomtatványt kell kiállítani: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasokmegrendelese-2011 A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor – nyilatkozat megküldése mellett – egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz), minden más esetben tervdokumentáció benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát.
5
Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 2 héttel a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani az Ügyfélszolgálaton. Az engedély nélkül, vagy nem az engedélynek megfelelően szerelt függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet a rendezvény koordinációs munkatárstól veheti át.
VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak – és nem a kiállítási standok – védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ.
ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dBA értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dBA értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti.
2. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK 2.1 Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilonok nyitva tartása Megjegyzés Építési idő November 3-5 8.00-20.00 November 6 ZÁRVA November 7 8.00-20.00 November 8 8.00-18.00 építés befejezése November 8 18.00-22.00 standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési November 9 6.00-19.00 idő November 10 7.00-19.00 November 11 7.00-18.00 18.00-19.00 18-órától: kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása
6
19.00-22.00
Bontási idő
November 1214.
Értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 18:00 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére, a pavilonhoz 19:00 órától. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. A rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban.
8.00-19.00
Nyitva tartás látogatók részére: Diáknap:
November 9-11. 10.00-18.00 óráig November 11.péntek
Párhuzamos rendezvény: AUTÓTECHNIKA szakkiállítás november 10-12. „B” pavilion Rendezvény helyszíne:
HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont, G pavilon
2.2 Közérdekű telefonszámok: Kiállítási igazgató: Szilvási Krisztina (tel: Szervezők Faluközi Zsófia (Budatranspack, Promotion) Simon Valéria (Printexpo) Horvát Katalin (Budatranspack, Printexpo) Dugonics Eszter (Service Expo) Marketing manager Totth Fruzsina
263-6075), Kele András (tel: 263-6265) Telefonszám Fax 263-6103 263-6086 263-6549 263-6443 263-6203 263- 6524
263-6370
Rendezvény koordinációs munkatárs
telefonszám
e-mail
Koordinációs munkatárs
06/30/823-7863
[email protected]
Tűzeset bejelentése Rendészeti Ügyelet Szervezeti egység Vásárinformáció Kiállítói regisztráció Főpénztár Számlázás Elsősegélynyújtó ügyelet Sajtó
263-6205 263-6151 Telefon 263-6101
Fax 263-6098
Helye K ép. aula
263-6582 263-6578 263-6004 263-6212 263-6135 263-6310 263-6310 MASPED-EXPO Kft. 263-6110 263-6109 RENT IT. Service stand G-pav. - HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000
K. épület K. épület 33. épület K. Épület I. Fogadó VI.sz kapu
7
2.3 A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek és katalógusok: Napi szakmai belépőjegy helyszínen Kiállítási katalógus Parkoló bérlet
2 500,- Ft 1 500,- Ft 2 500,- Ft
2.4 A Főpénztár nyitva tartása: („K” épület aula) Építés ideje alatt: November 3-5. 8.00-17.00 óráig, November 6. VASÁRNAP ZÁRVA November 7-8. 8.00-17.00 óráig, Nyitva tartás ideje alatt: November 9-11. 8.00-18.00 óráig Bontás ideje alatt:
November 12. 8.00-16.00 óráig November 13. 8.00-14.00 óráig November 14. 8.00-16.00 óráig
2.5. Kiállítói meghívók A Meghívó megrendelőlap a kiállítások weboldalairól letölthető, mellyel meghívókat igényelhetnek. A regisztrációs lapként is szolgáló meghívóval lehetőséget biztosítunk Önöknek arra, hogy partnereiket meghívják a kiállításra. A meghívókat ingyenesen bocsátjuk rendelkezésre és a kiállítások weboldalain is lehetőség van on-line regisztráció esetén ingyenes belépésre
2.6. Területnagyság után járó belépőjegyek: Kiállítóinknak 12 m²-ig 4 db, e felett 10 m²-enként további 2 db kiállítói belépőt biztosítunk. Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezőihez.
Köszönjük együttműködésüket!
