A SZOMBATHELYI TANÁRKÉPZŐ FŐISKOLA IRATTÁRI TERVE
A 48.039/75. IX. OM.sz. alatt jóváhagyott Szervezetiés Működési Szabályzat 3/B/1. sz. melléklete
1
Iratok megőrzése és levéltárba átadása Megőrzési idő x Tétel 1.
Tárgy 2.
3.
Lev.tárb adás ideje ___ 4.___
I. Vezetési ügyek
1.
Szervezeti egységek létesítése, bővítése, megszüntetése
nem x
30 év
2.
Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos iratok
nem
30 év
3.
Bizottságok szervezése és működése
nem
20 év
4.
Állások szervezése és megszűntetése, kinevezések
nem
-
5.
Szervezeti reform, belső szabályzatok
nem
30 év
6.
Értesítő és kiadványok
nem
20 év
7.
Statisztika
nem
20 év
8.
Munkatervek és jelentések az elvégzett munkáról
nem
20 év
9.
Az intézmény ünnepi és rendes közgyűlései
nem
30 év
10.
A Főiskolai Tanács és az intézmény egyéb testületeinek ülései, az ezekről készült jegyzőkönyvek, a hozott határozatok, döntések
nem
30 év
Ideológiai és politikai rendezvényekkel kapcsolatos iratok
nem
20 év
11.
x= Nem selejtezhető 12.
Politikai és ideológiai nevelőmunka
nem
20 év
13.
Állami díjak és kitűntetések
nem
20 év
14.
Kitűntetések, diplomák nyújtása
nem
20 év
15.
Főiskolai tanári és docensi címek adományozása
nem
20 év
16.
Felsőoktatási Tanulmányi Érdemérem adományozása
20 év
nem
17.
Számítási központtal kapcsolatos ügyek
10 év
2
18.
19.
A MTA-val való tudományos munkakapcsolatokra vonatkozó iratok
nem
20 év
Arany-Gyémánt és Vas-diploma adományozása
20 év
-
II. Oktatók, alkalmazottak szerződése és egyéb dolgozók ügyei
20.
Oktatói pályázatok
nem
20 év
21.
Kinevezések, előléptetések, munkaviszony megszűntetése, nyugdíjazások
50 év
-
Félállások, másodállások, mellékfoglalkozások, foglalkozások
20 év
-
23.
Fizetés nélküli és egyéb szabadságok engedélyezése
10 év
-
24.
Áthelyezések
20 év
-
25.
Fizetések, bérek, besorolások, személyi fizetések megállapítása -
22.
26.
Jutalmazások, segélyek
20 év 10 év
27.
Szolgálati idő beszámítása
50 év
-
28.
Katonai szolgálati ügyek
10 év
-
29.
Pótlékok, kedvezmények, tiszteletdíjak
10 év
-
30.
Lakásügyi kérdések
10 év
-
31.
Kutatónapok engedélyezése
10 év
-
32.
MÁV félárú utazásra jogosító igazolványok
3 év
-
33.
Baleseti ügyek, jegyzőkönyvek, jelentések
10 év
-
34.
Óraadói megbízások, külső előadók
5 év
-
35.
Nyugdíjasok ügyei, nyugdíjjárulék
10 év
-
36.
Üdültetés
5 év
-
37.
Külföldi utak, bel-és külföldi kiküldetések
20 év
-
38.
Fegyelmi ügyek
20 év
-
39.
Temetési, hagyatéki ügyek
5 év
3
40.
Munkaügyi döntőbizottsági ügyek
10 év
-
III. A tudományos munkával kapcsolatos iratok 41.
Tudományos munkatervek, beszámolók
nem
20 év
42.
Tudományos értekezletek
nem
20 év
43.
Tudományos ülésszakok
nem
20 év
44.
Kiadványok
10 év
-
45.
Költségvetésen kívüli kutatások ügyek
20 év
-
46.
Kutatások finanszírozása
10 év
-
47.
Találmányok
nem
30 év
48.
Újítási ügyek
nem
20 év
49.
Kutató csoportok (MTA, OM)
nem
20 év
IV. Tudományos fokozatok
50.
Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek
nem
30 év
51.
Diplomák kiállítása
nem
-
52.
Diplomahonosítások
50 év
-
53.
Aspiráns ügyek
20 év
-
54.
Rendes, levelező, bel-és külföldi aspiránsok
20 év
-
55.
Aspiráns felvételek
nem
30 év
56.
Aspiráns vizsgák
20 év
-
57.
Aspiráns pályázatok
10 év
-
V. Oktató-nevelő munka 58.
Főiskolai Tanács működésével kapcsolatos iratok
nem
30 év
59.
Tantervek, tanrendek
nem
30 év 4
60.
Tantárgyi programok
nem
30 év
61.
Munkatervek és beszámolók
nem
30 év
62.
Oktatási és nevelési ügyekkel foglalkozó értekezletek
nem
20 év
63.
A tanulmányok elvégzése utáni továbbképzéssel kapcsolatos ügyek
20 év
-
64.
A továbbképzésben résztvevők törzskönyvei
nem
30 év
65.
A továbbképzésről kiadott tanúsítványok
10 év
-
66.
Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek
nem
20 év
67.
Jelentések, oktatási és tanulmányi ügyekben
nem
20 év
68.
Vizsgák és államvizsgák
nem
30 év
69.
Az intézmény könyvtárának ügyei
nem
20 év
70.
Könyv-és folyóirat rendelések
10 év
-
71.
Könyv-és folyóirat rendelésekre devizakeret
10 év
-
72.
Könyvtári állomány rendezése és megóvása
nem
20 év
73.
Kiadványok cseréje
20 év
-
74.
Nemzetközi könyv-és kiadványcsere
20 év
-
Kulturális egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel és főiskolással
nem
20 év
Oktatók és kutatók cseréje. Az oktatók és kutatók külföldi egyetemeken és főiskolákon folytatott oktató és kutató tevékenysége. (Külföldi ösztöndíjak)
nem
20 év
Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak működése a főiskolákon (külföldi állampolgárságú ösztöndíjak) nem
20 év
A főiskola oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjai, kiküldetései ösztöndíjjal, saját költségükön
10 év
-
79.
Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon
nem
20 év
80.
Nemzetközi konferenciákra való kiküldetés
20 év
-
VII. A Főiskola külföldi kapcsolatai 75.
76.
77.
78.
5
81.
Külföldi látogatók fogadása
nem
20 év
82.
Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés
nem
20 év
83.
Az Utazási Bizottság ügyei
20 év
-
84.
Külföldi utakról tett jelentések
nem
20 év
85.
Külföldön történő publikáláshoz való hozzájárulás
10 év
-
86.
Hivatalos iratok, bizonyítványok külföldre küldése
10 év
-
Tájékoztató a nappali tagozatra való jelentkezés rendjéről
nem
20 év
88.
Hallgatói felvételi ügyek
10 év
-
89.
Érettségi vizsga elengedése
10 év
-
90.
Hallgatók esküje
10 év
-
91.
Előfelvételi ügyek
10 év
-
92.
Hallgatók iratkozási lapja
5 év
-
93.
Hallgatók személyi iratgyűjtője
10 év
-
94.
Hallgatókról névmutató
10 év
-
95.
Nyilvántartó lap
10 év
-
96.
Tanulói viszony igazolása, diákigazolvány
5 év
-
97.
Hallgatói törzskönyv
nem
50 év
98.
Hallgatói törzskönyvi névmutató
nem
50 év
99.
Leckekönyv
50 év
-
100.
Hallgatók idegen nyelv tanulásával kapcsolatos ügye
10 év
-
101.
Tudományos diákkörök
nem
20 év
102.
Hallgatói tudományos pályázatok
nem
20 év
103.
Félévenkénti iratkozási lapok
10 év
-
VIII. Főiskolai hallgatók
87.
6
104.
Félévenkénti hallgatói névsorok
5 év
-
105.
Szakfelvétel
5 év
-
106.
Tagozatváltoztatás
5 év
-
107.
Hallgatók átlépése más szakra, tagozatra vagy főiskolára 5 év
-
108.
Tantárgyi felmentések
10 év
-
109.
Tanulmányi szabadság
5 év
-
110.
Hallgatói hiányzások
5 év
-
111.
Évösszevonás
5 év
-
112.
Hallgatók évkihagyása
10 év
-
113.
Évismétlésre utasítás
10 év
-
114.
Év, vagy félévismétlés
10 év
-
115.
Hallgatók kizárása, eltiltása, eltanácsolása, elbocsátása
30 év
-
116.
Tanulmányok folytatása 1-2 évi kihagyás után
10 év
-
117.
Hallgatói állományból való törlés
10 év
-
118.
Vizsgaügyek
10 év
-
119.
Felmentés vizsgakötelezettség alól
10 év
-
120.
Vizsgaeredmény nyilvántartó lap
10 év
-
121.
Utóvizsga jegy
10 év
-
122.
Hallgatói vizsgalap
5 év
-
123.
Félévenkénti vizsganyilvántartás
5 év
-
124.
Vizsgahalasztások
5 év
-
125.
Szigorlati jegyzőkönyv
50 év
-
126.
Iskolai gyakorlat alól történő felmentés
10 év
-
127.
Szakmai gyakorlatok
10 év
-
128.
Külföldi szakmai gyakorlat
20 év
-
129.
Hallgatók tanulmányi kirándulása és belföldi útjai
5 év
7
Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb külföldi útjai
5 év
-
131.
Külföldre utazókról nyilvántartás
10 év
-
132.
Utolsó évesek szakmai gyakorlatai
10 év
-
133.
Szakdolgozati, diploma témaválasztás
nem
20 év
134.
Szakdolgozati témaválasztási engedély
10 év
-
135.
Szakdolgozatok
nem
20 év
136.
Szakdolgozat nyilvántartás
20 év
-
137.
Államvizsgára vonatkozó iratok
10 év
-
138.
Jegyzőkönyv diplomaterv megvédéséről
nem
20 év
139.
Államvizsga jegyzőkönyv
50 év
-
140.
Abszolutórium
nem
20 év
141.
Oklevélügyek
nem
50 év
142.
Hallgatók sportolása
30 év
-
143.
Hallgatók hadkötelességével és katonai szolgálatával kapcsolatos ügyek
10 év
-
144.
Honvédelmi ismeretek oktatásával kapcs. Iratok
10 év
-
145.
Építőtáborok ügyei
nem
20 év
146.
Hallgatói minősítések, jellemzések
nem
30 év
147.
Hallgatói fegyelmi ügyek
10 év
-
148.
Munkakönyv nyilvántartás
20 év
-
149.
Hallgatói munkavállalás
10 év
-
150.
Végzős hallgatók elhelyezkedésével kapcs. Iratok
20 év
-
151.
Végzett hallgatók elhelyezkedése pályázat útján
20 év
-
152.
Hallgatók baleseti ügyei
10 év
-
153.
Statisztikai adatszolgáltatás hallgatókról
nem
20 év
154.
Tandíjak
10 év
-
130.
8
155.
Önköltséges hallgatók
10 év
-
156.
Külföldi hallgatók és egyéb ügyei
nem
20 év
157.
Vendéghallgatók, látogatási igazolványok
10 év
-
158.
Nappali tagozatos képzésben résztvevő hallgatókról köthető tanulmányi szerződések
20 év
-
159.
Állami és szociális ösztöndíjak
10 év
-
160.
Társadalmi tanulmányi ösztöndíj nyilvántartás
nem
20 év
161.
Népköztársasági Tanulmányi Ösztöndíjak
nem
20 év
162.
Állami támogatás és tandíjnyilvántartás
nem
20 év
163.
Szakmai (termelési) gyakorlatos ösztöndíjak
10 év
-
164.
Hallgatók szociális támogatása
10 év
-
165.
Menzaügyek
10 év
-
166.
Jövedelemigazolás
5 év
-
167.
Különeljárási díjakról és utóvizsgadíjakra vonatkozó iratok, igazolás befizetésükről
10 év
-
168.
Vizsgadíjak
10 év
-
169.
Tanügyi nyomtatványok rendelése és elszámolása
10 év
-
IX. A kollégiumok és diákotthonok ügyiratai 170.
Kollégiumi és diákotthoni szabályzatok
nem
20 év
171.
A kollégiumok és diákotthonok vezetése
nem
20 év
172.
A kollégiumi oktatóé-nevelőmunka
nem
20 év
173.
Kollégiumi Diákbizottság
nem
20 év
174.
Kollégiumi és diákotthoni felvételek
nem
20 év
175.
Kollégiumi fegyelmi ügyek
10 év
-
176.
A kollégiumok és diákotthonok gazdasági ügyei
10 év
-
177.
Diákotthoni és kollégiumi térítések
10 év
-
9
X. Kulturális és sportügyek
178.
Kulturális bizottságok ügyei
179.
A főiskola kulturális bizottsága működésével kapcsolatos ügyek, szerződések, megállapodások 20 év
-
A főiskola kulturális együtteseinek külföldi útjai, külföldi kulturális együttesek fellépése
nem
20 év
181.
Sportfoglalkozások szervezése
20 év
-
182.
Kapcsolat a főiskola sportkörével
nem
20 év
183.
Idegen sportkörökben szereplés engedélyezése
10 év
-
180.
nem
20 év
XI. Pénzügyi vonatkozású iratok
184.
Költségvetések, beszámolók, hitel-és póthitel ügyek
nem
20 év
185.
Tudományos Kutatások Fejlesztési Alapja
nem
20 év
186.
Beruházási keretek, beruházások, műszerek beszerz.
20 év
-
187.
Állóeszközök
50 év
-
188.
Reprezentációs keret
10 év
-
189.
Külföldi utakkal, külföldiek fogadásával, bel-és külföldi nemzetközi konferenciákkal kapcsolatok pénzügyek
20 év
-
190.
Tanügyi nyomtatványok rendelése és elszámolása
10 év
-
191.
Oklevél, leckekönyv és egyéb nyomtatványok kezelési rendje
10 év
-
XII. Gazdasági ügyek 192.
Különeljárási díjak kezelési rendje
10 év
-
193.
Beszerzések (bútor, írógép, stb.)
10 év
-
194.
Autóbuszok, autók használatának engedélyezése, 10
bérletjegyek
5 év
-
195.
Irodai szükségletek beszerzése
2 év
-
196.
Külföldi kollégiumi szállásigénye
2 év
-
197.
Leltári és raktári ügyek
10 év
-
198.
Tantervek igénylése és kiutalása (órák megtartása, stb)
5 év
-
199.
Építési és tatarozási, gondnoksági ügyek
10 év
-
200.
A főiskola fejlesztési, építési engedélyei
20 év
-
XIII. Adminisztratív és egyéb ügyek 201.
Tűzrendészet
50 év
-
202.
Munkavédelem
50 év
-
203.
Polgári védelemmel kapcsolatos ügyek
50 év
-
204.
Orvosi rendelők, egészségügy
10 év
-
205.
Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, selejtezési jegyzőkönyvek
nem
20 év
Baleset elhárítás
10 év
-
206.
Szombathely, 1974. október 25.
Szalay László sk. Tanszékvezető főiskolai tanár, főigazgató
11
