1
I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze.
1. INFORMÁCIÓS ABC BIZTOSÍTÁS 1. Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelősmunkatársát (263-6251), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról.
2. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt. lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon” feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthető a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlap” kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon.
2
A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény szervezőjénél a 263-6098-as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: www.generali.hu
KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FŐPÉNZTÁR Nyitva tartás: a K épület aulájában Építési időszakban: Február 25-26. Február 27-29. Üzemelési időszakban: Március 1-4. Bontási időszakban: Március 5-6.
8.00-14.00 8.00-17.00 8.00-18.00 8.00-16.00
óráig, óráig, óráig, óráig üzemel.
Az építési időszakban a kiállítók területbérleti díjaik rendezése, valamint a leadott standépítési terveik jóváhagyása után itt vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, katalógust, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt eljuttatják a kiállítók részére, a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges "Árukiszállítási engedélyt".
KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévő jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy 2009. október 1-től a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekről bővebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10 Tel: 262-8182, 261-4227 Fax: 261-0131 E-mail:
[email protected] Felhívjuk figyelmüket, hogy „Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint előállításának engedélyezéséről, illetve bejelentéséről” szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: 1135. Budapest, Lehet út 43-47. Tel: 329-7017 Fax: 350-6117 Honlap: www.mgszh.gov.hu
PARKOLÁS Kiállítói parkoló az üzemelés alatt az „A” parkoló, melyet az előre megváltott bérletekkel, vagy napi parkolójegyekkel vehetnek igénybe. A parkoló bérletek a „K” épületben üzemelő Főpénztárban vásárolhatók meg 3.000,- Ft/db áron. A napi parkolójegy ára 1.200,-Ft,melyet a parkolóba behajtáskor a helyszínen kell megváltani. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az „A” parkolót díjmentesen vehetik igénybe. Látogatói parkoló a Hungexpo Zrt hivatalos WEB oldalán meghirdetettek szerint. Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a regisztrációs díj (főkiállító részére) 2 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet tartalmaz, melyet a kiállítói regisztrációban vehetnek fel.
3
SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense:
Pákozdi József
SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER
(tel: 06-30/250-3680)
ÚJ!!!!
A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonban service standot üzemeltetünk. Itt lehetőség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetőséget biztosítunk.
STANDÉPÍTÉS FELHÍVJUK SZÍVES FIGYELMÜKET, HOGY A TERÜLETRE CSAK ÉRVÉNYES ÉPÍTÉSIBONTÁSI BELÉPŐVEL LEHET BELÉPNI, AZ ÉPÍTÉST IS CSAK EZEKKEL A BELÉPŐKKEL KEZDHETIK MEG. A BELÉPŐKET A KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓBAN VEHETIK ÁT, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ, REGISZTRÁCIÓS DÍJ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket a megküldött Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy az „A”, „B”, „C”, „D”, „F” és „G” pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát.
STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges.
SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet. (Ez alól kivételt képeznek a kiállító saját árujára vonatkozóan, a saját tulajdonában lévő hátsó emelőfalas, illetve KCR-s gépjárművek.) Elérhetőség: Földes Andrea Vásárok és Kiállítások Divízióvezető Mobil: 06 30 631 0013 Email:
[email protected]
Fontos! A hajók beszállítása a G pavilonba előzetes egyeztetés szerint a hajót szállító gépjármű rendszámának leadásával történhet.
SZÁMLÁK RENDEZÉSE Területbérleti díjukról az építés megkezdése előtt 30 nappal előlegbekérőt állítunk ki. Az építést csak a helydíj befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy
4
helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg bekérése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló – ÁFA visszatérítésre jogosító – előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a helydíj végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére. Ugyanakkor állítjuk ki az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatások számláját. A rendezvényen igénybevett szolgáltatásokat tartalmazó számláikat a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál.
TAKARÍTÁS Ezúton értesítjük kiállítóinkat, hogy a pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük.
TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. A terveket – a „STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ” c. formanyomtatvány kitöltésével - a rendezvény építése előtt 2 héttel* kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezető és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidőn túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja az egyedi standok esetén: 16.000 Ft +ÁFA Egyszerű stand esetében is a "Standépítési tervdokumentáció" című nyomtatványt kell kiállítani. A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor mellékletként egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz) szükséges. Emeletes stand esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát. Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 21 nappal a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezőnek. Az engedély nélkül, vagy nem az engedélynek megfelelően szerelt függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet, valamint a beküldési határidőig beérkezett tervdokumentáció engedélyezési lapját a rendezvény koordinációs munkatárstól veheti át.
VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a szervezőn keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges!
5
A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére ! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak – és nem a kiállítási standok – védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ.
VÁM Külföldi eredetű, vámelőjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat csak a II. sz. kapun keresztül lehet beszállítani. Itt található a C pavilonban a Schenker Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető.
ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dBA értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dBA értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti.
2. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK 2.1 Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilon nyitva tartása Építési idő
Üzemelési idő
Február 25-28. Február 29. Március 1. Március 2-3. Március 4.
Megjegyzés 8.00-20.00 8.00-18.00 18.00-22.00 6.00-19.00 7.00-19.00 7.00-18.00 18.00-19.00 19.00-22.00
Bontási idő
Március 5-6.
8.00-19.00
Nyitva tartás látogatók részére: Rendezvény helyszínei:
Személybejárat:
építés befejezése standon belüli árurendezés, terhelési próba
kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 19.00 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. a rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban Március 1-4. 10.00-18.00
HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont Utazás: A és D pavilon Budapest Boat Show: G pavilon Karaván Szalon: G pavilon Bringa Expo: B pavilon
építési, bontási időszak: III. kapu, üzemelési időszak: I., II, III. kapu
2.2 Közérdekű telefonszámok:
6
Név Rápolthy Edit Bosnyák Jánosné Szabadi Emese Szabó Jázmin Török Péter Viszkocsil Veronika Posztós Mária Pripkó Mária Barabás Andrea Kovács Krisztián
Kiállítási igazgató Értékesítési manager
Marketing manager Kiállítás szervezők
Tűzeset bejelentése Rendészeti Ügyelet
Telefonszám 263-6541, 06-30-438-7009 263-6076, 06-30-449-2618 263-6196, 06-30-823-7869 263-6534, 06-30-447-7395 263-6105, 06-30-445-8907 263-6523, 06-30-823-7855 263-6360, 06-30-445-8432 263-6388, 06-30-448-0085 263-6097, 06-30-455-1012 263-6561
263-6205 263-6151
Szervezeti egység Vásárinformáció Kiállítói regisztráció Főpénztár Számlázás Elsősegélynyújtó ügyelet Sajtó Schenker Kft.
Telefon 263-6101
Fax 263-6098
263-6582 263-6578 263-6004 06-30/250-3680 263-6310 06-30/631-0013
263-6310
Helye K épület aula K. épület K. épület 33. épület K épület I. emelet I. Fogadó C pavilon
HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000
2.3 A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek és katalógusok: napi belépőjegy 2.000,- Ft kedvezményes belépőjegy 1.600,- Ft (online vásárolt) kedvezményes belépőjegy 1.600,- Ft (14 éven aluli gyerek, diák-, nyugdíjas-, mozgáskorlátozott és fogyatékkal élő igazolvánnyal) csoportos diákjegy 1.000,- Ft (15 fő fölött) családi jegy (2 felnőtt+2 gyerek) 4.000,- Ft kiállítói bérlet 3.000,- Ft parkoló bérlet 3.000,- Ft
2.4. Területnagyság után járó belépőjegyek: 9-15 m² 4 db 16-50 m² 6 db 51-100 m² 10 db 101-200 m² 15 db 201- 300 m2 20 db 301 m2 felett 25 db Bejelentett társkiállítónként + 2 db kiállítói belépő Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további szervezőihez.
információra
lenne
szükségük,
kérjük
forduljanak
kiállításunk
7
Köszönjük együttműködésüket!
