I. Reakce na připomínky členů podvýboru pro kulturu PSP ČR Reakce na jednotlivé výtky členů podvýboru pro kulturu jsou strukturované v souladu s předloženým materiálem. Každá připomínka je stručně uvedena (text kurzívou) a pod ní formulovaná odpověď NPÚ. Ad) Chybné načasování Již na podzim 2012 bylo jasné, že harmonogram celé reorganizace má řádově měsíce zpoždění Příliš pozdě byli (po zbytečných výběrových řízeních) již dlouho dopředu vybraní ředitelé nových územních památkových správ, kteří tak až příliš pozdě mohli začít se stavbou svých týmů S tímto závěrem nelze souhlasit. NPÚ sice předpokládalo ve svém harmonogramu včasnější načasování některých jednotlivých kroků (jako například vydání Statutu NPÚ), ale současně mělo zpracovanou i variantu nejzazšího termínu jeho podpisu paní ministryní, tedy nejpozději k 29. 9. 2012 s ohledem na zákonné lhůty pro uplatnění výpovědí pro nadbytečnost dle §52 Zákoníku práce na základě generální ředitelkou vydaného Rozhodnutí o organizační změně podmíněného právě podpisem nového Statutu. Díky souběžně probíhající přípravě nezbytných řídících dokumentů ještě před vydáním Statutu bylo možné dopady případného zpoždění z velké části eliminovat. Dokladem toho je fakt, že všechny podstatné nutné kroky k úspěšné reorganizaci byly provedeny včas a že i osoby zodpovědné pro přípravu budování ÚPS byly určeny již ve značném předstihu před podpisem Statutu v červnu 2012. Jmenování ředitelů nových územních památkových správ (ÚPS) bylo vázáno na potřebnou legitimitu takového kroku danou právě vydáním nového Statutu. S ohledem na oddalování rozhodnutí o novém Statutu NPÚ byl proveden výběr osob s organizačně řídícími schopnostmi a dovednostmi, a tyto byly dočasně pověřeny přípravou reorganizace. Cílem tohoto kroku bylo i v prostředí nejistoty ohledně rozhodnutí o budoucím vnitřním uspořádání NPÚ kontinuálně provádět přípravné procesní kroky k zajištění reorganizace. Rozhodnutí přistoupit k výběru ředitelů ÚPS na základě otevřeného výběrového řízení (nikoli pouze interního) pak bylo vedeno záměrem zajistit vítězným uchazečům dostatečně silný mandát, a to jak dovnitř organizace, tak i navenek. Označovat otevřené výběrové řízení za zbytečné, je pak již jen nepochopením transparentního přístupu k obsazování manažerských funkcí ve státní správě. Výběr probíhal nezávislou sedmičlennou výběrovou komisí v řádně dokladovaném výběrovém řízení. K dosažení potřebné objektivity byli členy komise jmenováni zástupci občanského sdružení Památky 2000 (kastelánská obec), zástupci samospráv (nominace SHSČMS), akademických institucí, nezávislí odborníci, zástupce odborových organizací a jen dva zástupci z NPÚ. Fakt, že jména jmenovaných ředitelů nových ÚPS se shodují se jmény osob dočasně pověřených přípravou reorganizace, jen dokládá správnost rozhodnutí statutárního orgánu NPÚ při výběru potenciálně vhodných řídících pracovníků pro reorganizaci NPÚ již v jejím přípravném procesu. Ad) Zpoždění tak nabrala i příprava dalších důležitých dokumentů (především Hlavní organizační řád a podobně) Příprava všech důležitých vnitřních řídících dokumentů (Hlavní organizační řád, Systemizace apod.) byla realizována kontinuálně bez vyčkávání na nový Statut NPÚ a proto zpoždění 1
nenabrala, ale naopak na základě jejich včasného vydání bylo možné přistoupit k nutným personálně právním krokům. Příprava těchto základních řídících aktů, včetně projednávání s odborovými organizacemi působícími při NPÚ, byla zahájena v dostatečném předstihu již na jaře 2012, aby jejich definitivní podoba mohla být schválena a vydána Rozhodnutím generální ředitelky bezprostředně po podpisu Statutu NPÚ ministryní kultury. Dokladem toho jsou zápisy z projednávání s odborovými organizacemi a vydaná Rozhodnutí generální ředitelky č.IX/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/78848/2012) o organizační změně hned následující den po vydání Statutu NPÚ 21. 9. 2012, což je více než 4 měsíce před datem účinnosti 1. 1. 2013. Součástí tohoto Rozhodnutí je HOŘ NPÚ včetně organigramů celého NPÚ a popisů činností jednotlivých útvarů. Bezprostředně na toto rozhodnutí navazovalo Rozhodnutí generální ředitelky č.XI/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/82510/2012) o změně systemizace pracovních míst v NPÚ vydané v první polovině října 2012, tedy více než tři měsíce před datem účinnosti 1. 1. 2013. Zároveň byl vydán Příkaz generální ředitelky č.V/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/82522/2012) pro všechny ředitele ÚOP, který stanovil další závazný postup - všichni ředitelé ÚOP do 12. 10. 2012 vydali rozhodnutí pro svá pracoviště a učinili tak poslední úkon nutný k dokončení vydání rozhodnutí zaměstnavatele o organizační změně z hlediska § 52 písm. c) Zákoníku práce. Fakt, že vlastní reorganizace v personální oblasti proběhla a probíhá dle předem stanoveného předpokladu při současné snaze o minimalizaci přechodných nákladů (na platy a odstupné v případě rozvázání pracovních poměrů výpovědí z organizačních důvodů) je toho nezvratným dokladem. V říjnu 2012 byl generální ředitelkou NPÚ vydán Příkaz GŘ NPÚ č. VII/2012/NPÚ k provedení delimitace majetku s termíny postupného plnění k 31. 12. 2013 až 31. 3. 2013, kdy by měla být delimitace ukončena - její rozsah je dán delimitačním protokolem se závaznou strukturou. Současně byla zpracována Implementační studie centralizace provozu účetního informačního systému WAM/S3 s jasným definováním předmětu a harmonogramu prací, která je rovněž naplňována v plánovaných termínech. Tvrzení, že se zpozdila příprava důležitých vnitřních dokumentů, se tedy nezakládá na pravdě. Ad) Absence alespoň základního projednání situace v dostatečném předstihu mezi novým vedením UPS a jednotlivými správci objektů Proklamovaná absence „alespoň základního projednání situace v dostatečném předstihu mezi novým vedením ÚPS a jednotlivými správci objektů“ je deklaratorním tvrzení obecného charakteru, na které se jen stěží reaguje. V rámci ÚPS byli vedoucí správ památkových objektů včas seznámeni nejen s novými řediteli ÚPS, ale i s dalšími předpokládanými členy vedení spolu se základními informacemi o představě budoucího řízení správ památkových objektů. Od poloviny roku 2012 byli pověřeni přípravou 4 zaměstnanci budoucích UPS a projednávali postupně podmínky delimitace s řediteli všech UOP i kastelány. Tato jednání se zintenzivnila po uskutečněných výběrových řízeních na funkce ředitelů ÚPS. Ad) Nejasná personální situace Pozice náměstka GŘ pro správu památkových objektů je obsazena pouze dočasně do 6/13 Současný náměstek pro správu památkových objektů požádal o uvolnění z funkce z vážných rodinných důvodů k 30. 6. 2013, již nyní je za něj sjednána náhrada, navíc je ošetřeno plynulé předání funkce. Skutečnost, že pozice náměstka GŘ pro správu památkových objektů je v současné době obsazena dočasně, nemá nutně negativní vliv na proces reorganizace. Nyní je základní prioritou všech ÚPS ekonomicko-provozní stabilizace, která je mnohem více závislá na 2
přímé komunikační vazbě mezi řediteli ÚPS a jimi přímo řízenými vedoucími památkových objektů. Ve vztahu k převážné většině dalších základních činností zajišťovaných ze strany správ památkových objektů lze jen konstatovat jistou sezónní setrvačnost založenou na každoročně opakovaných činnostech jen minimálně reorganizací ovlivněných. Současný náměstek plní své funkce, zajišťuje kontinuitu vedení této oblasti NPÚ a rozhodně nejde o žádné provizorium. Ad) Problematické a příliš uspěchané personální přesuny na jednotlivých ÚOP Přesuny odborných pracovníků na vzdálená místa proběhla v jednotkách případů, nikdy nešlo o přesuny na „stovky“ či „stovku“ kilometrů. Například v územně nejrozsáhlejší ÚPS v Kroměříži pracují pouze dva zaměstnanci, kteří dojíždí. Jeden z Brna (mzdová účetní) a jeden z Olomouce (vedoucí investičního oddělení). Oba na dojíždění přistoupili a bez problémů je zvládají. Nakonec časová ztráta je v těchto případech menší, než když se dojíždí za prací z okrajových částí Prahy do jejího centra. Ostatní zaměstnanci, kteří přešli z ÚOP do ÚPS zůstali na dislokovaných pracovištích v Brně a v Olomouci. Jejich pozice nezaniká a ani nemusí dojíždět. Pracovníci zůstali v naprosté většině fyzicky na svých místech (možná v jiné kanceláři) a jsou řízeni jiným vedoucím a v případě dislokování z jiného geografického místa. Elektronické spojení tento případný nedostatek eliminuje. A nelze vůbec zveličovat vzdálenosti na stovky km. V této souvislosti upozorňuji, že jakákoli reorganizace je složitým procesem s nutným větším či menším odrazem v personálním obsazení na jednotlivých pozicích. Při vědomí rozsáhlosti reorganizace je naopak finální personální dopad na zaměstnanost v NPÚ relativně nízký, přičemž v některých případech se jistě jedná o zaměstnance působící při NPÚ poměrně dlouhou dobu. Na druhou stranu bylo při reorganizaci postupováno tak, aby vlastní personální dopad na zaměstnanost v NPÚ byl minimální. Celkem bylo v důsledku přechodu na novou organizační strukturu k 31. 12. 2012 dáno v rámci celého NPÚ 31 výpovědí pro nadbytečnost, což je s ohledem na rozsah celé akce a celkový počet zaměstnanců v NPÚ (1867) nízké číslo. Naším zájmem bylo maximálně využít potenciál stávajících pracovníků a, v neposlední řadě, maximálně eliminovat i finanční dopady plynoucí z povinně přiznaného odstupného. Do konce 1. čtvrtletí roku 2013 předpokládáme, že bude ukončen pracovní poměr s dalšími cca 30 zaměstnanci z ekonomických útvarů NPÚ. Jejich setrvání až do roku 2013 je dáno nutností zajistit plynulý přechod na upravené účetní systémy dle nové organizační struktury a bezkolizní zvládnutí účetní závěrky za rok 2012. Tím bude personální část reorganizace zcela naplněna a ukončena dle plánu. Z ekonomického pohledu je nutné realizovat jakoukoli reorganizaci rychle, a to především z důvodů minimalizace přechodných zvýšených nákladů na platy a odstupné končících zaměstnanců. V obdobích kontinuálně prováděných úsporných opatřeních nejen ve státní správě je tento fakt nezbytnou podmínkou úspěšné reorganizace, zvláště pak v resortech, které se již tradičně a dlouhodobě potýkají s fenoménem podfinancování bez zřetelné snahy tuto situaci řešit ať v politické či odborné rovině. Proto změny v personální oblasti nelze v žádném případě obecně přejít tvrzením o problematických či příliš uspěchaných personálních přesunech. Na tomto místě se nabízí srovnání s případy, kdy politickým rozhodnutím o vzniku územních odborných pracovišť v jednotlivých krajích ČR (2006-2008) se otázkou negativního dopadu na zaměstnanost v některých regionech, kde docházelo k delimitacím, politická veřejnost vůbec
3
nezaobírala, nemluvě o nutných ekonomických neefektivnostech plynoucích z takto realizované decentralizace. Ad) Pracovníci servisu památkových objektů jsou přesunováni do provizorních prostor, chybí potřebné vybavení, veškeré problémy plynoucí z nové situace je potřeba řešit za ostrého provozu Pokud nemohla restrukturalizaci doprovodit masivní investice na vybudování nových prostor, pak nutně musí nastat období „provizoria“. To však není v žádném případě takové, aby byla pracoviště nevyhovující po stránce hygienické, bezpečnostní atp. Naprostá většina pracovníků servisu je dostatečně vybavena a sídlí v definitivních prostorách. Tam, kde si reorganizace vyžádala obnovu prostor, jsou nyní pracovníci ve funkčním provizoriu, obnova proběhne v řádu měsíců. V rámci naplňování reorganizace se s tímto počítalo a pracoviště na to byla připravena. Hlavním důvodem provizoria je těžkopádná příprava investic z veřejných prostředků v současných podmínkách resortu kultury. Ale i přesto neexistuje jediný pracovník, který by neměl k dispozici potřebné vybavení, a který by provizorium nějak negativně pociťoval. ÚPS v Sychrově má své sídlo definitivně usazené a dokončené, v Českých Budějovicích má UPS rovněž vlastní budovu, ale do budoucna se uvažuje s rozšířením jejích prostor v budově Špitálku, u kterého by v letošním roce měla být zahájena investiční obnova z programu SMVS s termínem jejího dokončení v příštím roce. Provizorní řešení je zatím u ÚPS Kroměříž a ÚPS Praha, kde se obnovy sídel dokončují. Ale i v rámci těchto ÚPS mají všichni zaměstnanci zajišťující servisní činnost vybudována stabilní pracoviště s veškerým potřebným vybavením. Za ostrého provozu se dále nastavují některé nástroje vnitřní komunikace při současné funkcionalitě nástrojů předchozích, ale s tím se počítalo a nelze to považovat za selhání. Ad) V sumě, dříve než začnete změnit „systémy a procesy“, je třeba svým lidem odpovědět na tři základní otázky: Co po nich chcete? Proč to po nich chcete? A Co z toho budou mít? Nejen, že nemáme odpovědi, ale mnohým členům vedení NPU zůstala zjevně utajena i sama existence těchto základních otázek. Závěrečný odstavec tohoto bloku připomínek je dokladem nepochopením vnitřního fungování NPÚ a ekonomickými faktory nutně vyvolané potřeby systémové změny. Reorganizace především směřuje k jasnějšímu vymezení odpovědnosti za činnosti zajišťované Národním památkovým ústavem, včetně zefektivnění činností provozně ekonomických, resp. odstranění zjevných neefektivit. Nejde tedy o změny ve výkonu činností v oblasti památkové péče ani ve výkonu činností v oblasti presentace památkových objektů, ale hlavně o změny v provozně ekonomickém řízení obou těchto základních pilířů NPÚ. Přesto je třeba uvést, že na veškeré podobné dotazy bylo odpovídáno, což lze doložit zápisy z Kolegií generální ředitelky a z jednání se zástupci odborových organizací nebo záznamem diskuse na kastelánské konferenci na podzim 2012 na Sychrově. Obdobně formulované otázky se staly i obsahem prezentace proměny NPÚ na webu NPÚ (http://www.npu.cz/promena-npu/).
Pochopitelně zůstalo několik jedinců, kteří konkrétní otázky nekladli, odpovědím na otázky jiných nenaslouchali, ale zůstali ve skryté opozici a podněcovali širší nespokojenost.
4
Ad) Místní zhoršování úrovně servisu Oproti deklarovaným cílům bohužel místy dochází ke zhoršování úrovně servisu poskytovaného památkovým objektům Předně je třeba zdůraznit, že na více jak dvou třetinách UOP byl servis minimální a navíc jen formální. Výběr míst pro UPS byl proto proveden právě podle nejvyšší úrovně servisu a s tím souvisejících hledisek efektivity nákladů k výnosům. S ohledem na velmi krátký časový úsek od vlastního naplňování reorganizace (od 1. 1. 2013) je dnes příliš brzy na objektivní vyhodnocení zhoršení úrovně servisu poskytovaného památkovým objektům. Pokud v některých případech skutečně dochází ke zhoršení, je jistě k dispozici dostatek vnitřních nástrojů, jak na podobné situace upozornit a případně poukázat na možnosti řešení. Z jiného úhlu pohledu je již nyní zřejmé, že reorganizace odkryla některé velmi závažné neefektivity doposud fungujícího systému (např. ÚOP Brno, kde nebyly důsledně naplňovány zákonné povinnosti dle zákona č. 2018/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech 1). Ad) Ve většině případů je snad na vině příliš uspěchaný postup celé reorganizace, bohužel dochází i k záměrnému narušování doposud dobře fungující praxe – Vysočina Není uvedeno, v čem konkrétně byl postup reorganizace uspěchaný, na co se mělo čekat? Prosperující UOP se již několik let ozývala, že nebudou dotovat ve výnosech většinu neefektivních pracovišť, když nedochází od zřizovatele k navýšení příspěvku. Proč je jako příklad „fungující praxe“ uvedena právě Vysočina není vysvětleno. UOP v Telči mělo na správách SHZ poloviční efektivitu proti správám UOP Středních Čech, Českých Budějovic a ÚOP v Liberci (Sychrov). Stejnou efektivitu měla Vysočina se Zlínským krajem, tedy s UOP Kroměříž (celá Morava je ale opět v nákladech na dvojnásobku výnosů). Jediným vysvětlením pro uvádění příkladu regionu Vysočina je zánik „ekonomických míst“ přímo na SPO, což byla deformace v UOP skrývající pracovní pozice jinde než byl výkon činnosti. Z tohoto pohledu byla Vysočina v NPÚ ojedinělá – zde neexistuje žádný objekt dlouhodobě ve správě NPÚ, všechny byly převedeny ze zrušených okresních úřadů, neměly žádnou míru centrálního servisu a původně (před rokem 2002) fungovaly zcela samostatně (např. na zámku v Telči pracovala účtárna i pro ÚOP). Změny v této oblasti byly nezbytné bez ohledu na reorganizaci, jejich fungování bude možné vyhodnotit až po zapracování nových zaměstnanců s odstupem nejméně půl roku. Ad) Ekonomika Nezvládnutý přechod do nových struktur Toto tvrzení nelze ničím doložit! Proběhly účetní uzávěrky, bez problémů byly vyplaceny mzdy za měsíc prosinec i leden, provedena byla delimitace majetku, pohledávek a závazků k novým UPS, atd. Právě toto ale odhalilo sérii nedostatků a nekázně řídících pracovníků (např. ÚOP Brno) a zátěž budou muset ke své tíži vyrovnat nové UPS či celé NPU. Přechod do nových struktur je prováděn v souladu s implementační studií – jde o nejrychlejší proces reorganizace v dějinách NPÚ, který bere poučení z problematických dřívějších delimitací krajských pracovišť – součástí reorganizace je zefektivnění řady procesů, jejich implementace v elektronických systémech a automatické zajištění kontroly procesů. Výsledky bude možné hodnotit až s ročním odstupem.
1
Viz Interní audit č. 1/2013 zaměřený na kontrolu dodržování a tvorby rozpočtu v ÚOP Brno za rok 2012.
5
V souvislosti s restrukturalizací NPÚ od 1. 1. 2013 bylo nutné promítnout uvažované změny do účetního systému WAM S/3 od společnosti Mikros a systému na zpracování mezd Vema, které jsou v současnosti v NPÚ využívány. Pro nastavení nové struktury NPÚ od 1. 1. 2013 a implementaci nových funkcionalit, které jsou nezbytné pro kvalitní ekonomické řízení NPÚ, byly jmenovány GŘ odborné týmy pro zajištění těchto stěžejních úkolů. Bylo rozhodnuto, že dosavadní model účetního systému WAMS/3 nebude dále používán, ale že se založí nová jednotná databáze pro celý NPÚ do které budou mít pracovníci NPÚ on-line přístup. Nový model odráží novou organizační strukturu a současně bude databáze zpřístupněna daleko většímu počtu uživatelů, mimo jiné všem správám památkových objektů (SPO). Již dnes má většina SPO on-line přístup zřízen a do začátku sezóny bude zajištěn u všech zbývajících. Je to výrazný posun v zodpovědnostech správců památkových objektů, kteří budou mít k dispozici nepřetržitý přehled o čerpání rozpočtu jimi spravovaných objektů – doposud tomu tak u velké většiny nebylo. Předmětem smlouvy uzavřené v rámci jednacího řízení bez uveřejnění se společností Mikros byla centralizace informačního systému WAM S/3 v Národním památkovém ústavu, instalace a nastavení WAM S/3 na nové databázi v souladu s novou organizační strukturou, a dodávka a implementace nové funkcionality elektronického oběhu účetních dokladů – workflow. Byly zpracovány návrhy číselníků a katalogů nutných pro fungování systému: číselník středisek, číselník objektů, dokladové řady, účetní rozvrh, číselník zakázek, číselník druhů účetních pohybů a přehled bankovních účtů. V závěru roku proběhla instalace a testování nastavení systému v novém prostředí a školení pro uživatele. V průběhu měsíce ledna bylo nutno zpracovat roční účetní závěrku 2012 v původní struktuře účetního systému a současně zahájit účtování o skutečnostech roku 2013 v nové struktuře účetního systému WAMS/3. Na základě přijatých opatření byly roční účetní závěrky všech ÚOP zpracovány bez větších problémů a konsolidovaná účetní závěrka NPÚ předána ekonomickému odboru ministerstva kultury v řádném termínu. Odbor ekonomického řízení ÚOP, detašované pracoviště Ostrava zajišťuje od 1.1. 2013 vedení účetnictví a mzdovou agendu jednotlivých ÚOP na základě předávání jednotlivých dokladů elektronickou poštou, neboť v důsledku schválení záměru restrukturalizace NPÚ ze strany MK ČR až v závěru loňského roku bylo nutno přesunout implementaci elektronického oběhu účetních dokladů – workflow do 1. pololetí letošního roku. V lednu letošního roku proběhlo školení příslušných pracovníků ÚOP a byla vydána směrnice o oběhu účetních dokladů. Na základě zkušeností ze současné praxe proběhlo v únoru další školení. Odborný tým jmenovaný pro realizaci změn mzdového systému Vema připravil na podzim 2012 ve spolupráci s dodavatelem tohoto systému podklady pro jeho nastavení na novou organizační strukturu NPÚ platnou od 1.1.2013. V závěru roku proběhly přípravné práce na implementaci nové organizační struktury NPÚ včetně přiřazení jednotlivých zaměstnanců nové organizační struktuře. Zároveň byly navrženy změny struktury výstupů s cílem zajištění kvalitnějších podkladů pro ekonomické řízení. Realizaci změn mzdového systému Vema bylo možno zahájit až po zpracování mezd za měsíc prosinec 2012, přičemž limitujícím termínem byl datum výplaty mezd za měsíc leden 2013. Po 15. lednu byla do systému implementována nová organizační struktura NPÚ a následně proběhlo přiřazení všech zaměstnanců nové organizační struktuře. Úspěšným završením transformace mzdového systému Vema byla výplata mezd za měsíc leden, která proběhla na všech organizačních jednotkách v řádném termínu. 6
Z výše uvedeného jednoznačně vyplývá, že i přes pozdní rozhodnutí o provedení restrukturalizace byl v ekonomické oblasti zajištěn plynulý přechod do nové organizační struktury NPÚ. Ad) Zásadní nedostatky při rozdělování FRIM Bohužel neuveden ani jeden konkrétní příklad „zásadního nedostatku“ zvláště pak ve vztahu k FRM, který je NPÚ ve stále větší míře nucen zapojovat na krytí oprav namísto jeho využívání ke skutečnému účelu, pro který byl tento fond zřízen, tedy obnově investičního majetku. Zde se nabízí k zamyšlení otázka, zda reálné podfinancování NPÚ spravujícího více než 100 památkových objektů není daleko závažnějším problémem, kterým by se měla politická garnitura napříč politickým spektrem zabývat. Ve 4. čtvrtletí 2012 byly definovány zásady a postupy rozdělení majetku v souvislosti s restrukturalizací. Po odsouhlasení připravených materiálů byl vydán již výše zmíněný Příkaz GŘ NPÚ č. VII/2012/NPÚ k provedení delimitace majetku, který v příloze obsahuje přehled veškerých oblastí, ve kterých je nutno provést delimitaci, určuje postupy provedení této delimitace a obsahuje i závazné termíny realizace. V bodě 13.1. jsou jednoznačně stanovena pravidla delimitace FRM na nové organizační jednotky. Směrnice GŘ NPÚ č.XV/2012 pak stanovuje pravidla pro používání FRM .V souladu s těmito pravidly probíhá rozdělení FRM v rámci NPÚ zcela transparentně. Pro ÚOP je FRM centralizován, ÚPS jej mají plně k dispozici. Naopak delimitace rozkryla dlouhodobé problémy v UOP Brno s více než deset let neodepisovaným investičním majetkem v částce 70 mil., což zatíží všechna pracoviště NPÚ, bude-li muset naběhnout řádné odepisování. Uměle se tak na UOP Brno vytvářel „účetní zlepšený hospodářský výsledek“ neodpovídající realitě. Ad) Sedm týdnů před zahájením návštěvní sezony nejsou hotovy rozpočty jednotlivých objektů Poukazovat na neexistenci rozpočtů jednotlivých objektů sedm týdnů před zahájením návštěvní sezóny v situaci, kdy situace v minulosti až do současnosti nikdy nebyla odlišná, není na místě. Naopak lze konstatovat, že v letošním roce je základní představa o rozpočtech, a to až na úroveň jednotlivých objektů, mnohem konkrétnější již na počátku března a probíhá jejich upřesňování a korekce, ačkoli závazné limity určené ze strany zřizovatele nepokrývají ani reálnou minimální potřebu například v oblasti limitu na platy zaměstnanců a OON. V této souvislosti je nutné upozornit na skutečnost, že NPÚ nemůže přerozdělovat rozpočet dříve, než jej dostane přidělen od zřizovatele. Proces nastavení rozpočtu je letos standardní a probíhá ve stejném časovém harmonogramu, jako v minulých letech – nedochází k žádnému zpoždění a to přesto, že je nastavován zcela nově, na novou strukturu, na základě podrobné analýzy mandatorních výdajů jednotlivých organizačních jednotek. Opět je nutné zmínit, že i v těch nejlepších UOP se rozpočty na SPO předávaly v uplynulých letech vždy až v průběhu března a to především z důvodu pozdního předání rozpočtu z MK. Návrh rozpočtu obdržely letos jednotlivé organizační jednotky dne 1. 3. 2013. V loňském roce byl tento návrh rozpočtu předán dne 2. 3. 2012 a schválený rozpočet byl následně předán 20. 3. 2012. Stejně tak v letošním roce bude schválený rozpočet 2013 předán do 20. 3. 2013. Na rozdíl od předchozích let dochází k individuálnímu osobnímu projednání návrhů rozpočtů jednotlivých pracovišť za účasti generálního ředitele a ředitele územního pracoviště. Tato jednání jsou 7
naplánována na dny 13. 3. a 14. 3. 2013. Příprava těchto rozpočtů vychází, v souladu se směrnicí GŘ NPÚ č. XV/2012 o rozpočtových pravidlech, z dílčích rozpočtů jednotlivých středisek mezi které patří i památkové objekty ve správě NPÚ. Proto již v závěru roku 2012 a na začátku roku 2013 byly projednávány s odpovědnými pracovníky středisek (kastelány) jimi předložené návrhy rozpočtu vycházející z předpokladu vývoje tržeb a výdajových potřeb v letošním roce. Zároveň jsou předkládány i požadavky na investiční akce pro daný rok. V letošním roce byly stanoveny priority těchto investičních akcí z hlediska NPÚ a předány na MK ČR k 30. 1. 2013. Z výše uvedeného jednoznačně vyplývá zodpovědný přístup k tvorbě rozpočtů jednotlivých středisek. Je možné konstatovat, že i přes kumulací prací na začátku letošního roku nedošlo ke zpoždění zpracování rozpočtů jednotlivých organizačních jednotek NPÚ a není tímto v žádném případě negativně ovlivněno zahájení návštěvnické sezony v roce 2013. Ad) Dlouhodobé problémy v oblasti investic, provozních rozpočtů a mezd nová restrukturalizace nejen nevyřešila, ale naopak jen oddálila možnost jejich řešení. Pod dlouhodobými problémy v oblasti investic je zřejmě míněna situace kolem čerpání účelových dotací EDS/SMVS, protože FRM, ač by to bylo záhodné, k tomuto účelu již dlouhodobě téměř neslouží. Bohužel, bez přičinění NPÚ jsou rozhodnutí o poskytnutí dotace v některých případech vydávána až po stanoveném termínu pro jejich zúčtování. Provozní prostředky NPÚ jsou tvořeny příspěvkem zřizovatele a vlastními výnosy. Níže uvedená tabulka zachycuje jejich vývoj v posledních letech. Zatímco výnosy je NPÚ schopen ovlivnit, výši příspěvku nikoliv. Reorganizace snížení příspěvku na provoz vyřešit nemůže a ani tuto ambici neměla, ale může přispět k efektivnějšímu nakládání se stále nižší provozní dotací od zřizovatele nastavením lepší řídící struktury.
Příspěvky na provoz Vlastní výnosy Celkem
2009 skutečnost
2010 skutečnost
2011 skutečnost
2012 skutečnost
729 708 446 750 1 176 458
686 809 445 473 1 132 282
618 667 478 336 1 097 003
629 678 2 490 311 1 119 989
V oblasti mzdových prostředků přináší reorganizace úsporu, která byla využita na navýšení tříd především v odborných činnostech NPÚ a částečnému pokrytí deficitu v příplatcích, který činil souhrnně za rok 2012 téměř 20 mil. Kč. Poprvé přidělený limit mezd (přidělen ve stejné výši jako v loňském roce) kryje skutečné náklady na tarify, osobní hodnocení a příplatky za vedení. Jediným nepokrytým nákladem zůstávají příplatky za přesčasy ve výši cca 9 mil. Kč. Úspora ve mzdách za rušené manažerské pozice tedy umožnila snížit tento deficit o polovinu. Zbylá část bude jako obvykle řešena překlopením výnosů do mezd. Pravdou je, že reorganizace problém mezd zcela nevyřešila, ale z velké části napomohla k jeho umírnění.
2
Navýšení příspěvku vlivem nových kapacit
8
Ad) Forma opět vítězí nad obsahem. NPU zřizovateli slibuje, že bude „efektivnější a odbornější“ a zapomíná, že by měl být hlavně a především funkční. Má-li být toto tvrzení obhajitelné, mělo by vyjádřit, jaké funkce v NPU přestaly fungovat. Naopak z poměrně podrobného popisu činností uvedených v novém HOŘ je patrné, které nové „funkční činnosti“ oproti předchozímu stavu nastaly. Obecně je třeba ale zmínit, že diskuse nad funkcionalitou nového systému je jistě potřebná, nicméně by měla následovat až v jistém časovém odstupu od vlastní změny, např. v horizontu roku. Po měsíci nelze činit žádné závěry. Ad) Závěr V základních propozicích slibovala restrukturalizace NPU 2012 při svém schvalování dvě základní věci: „Vyšší a standardizovanou kvalitu služeb“ jak pro památkové objekty, tak pro pracovníky památkové péče, návštěvníky i vlastníky památek a v neposlední řadě pro zřizovatele. Efektivnější (ekonomičtější) chod státní příspěvkové organizace Hodnotit stanovené cíle restrukturalizace nelze začátkem roku, kdy zatím není možné v plné síle sezóny prověřit nastavené systémy. Platí to, co je již uvedeno výše, že nejdříve lze učinit závěry po uplynutí kalendářního (tady i rozpočtového) roku. Restrukturalizace NPÚ 2012 byla reálně zahájena vydáním nového Statutu NPÚ na podzim tohoto roku. Vlastní restrukturalizace v současné době stále ještě probíhá. Představa restrukturalizace jako statického procesu, který dosáhl konečného stavu po dvou měsících jejího reálného naplňování, je nejen mylná, ale poukazuje i na hrubou neznalost v personálně právní, ekonomické a procesní rovině. Reálné vyhodnocení dopadu restrukturalizace je možné vždy až s určitým odstupem, a to nejen dovnitř organizace, ale i navenek. Naopak nerealistické předčasné vyhodnocování, formulování závěrů bez bližších konkrétních dat přispívá k destabilizaci situace ať už záměrné či nezáměrné, v každém případě nesměřující k dosažení kvalitativně vyšší úrovně výkonu památkové péče a správy památkových objektů v ČR.
II. Stručná sumarizace doposud realizovaných cílů (Některé z nich jsou zopakováním již výše uvedených)
Do konce roku 2012 se podařilo usadit personální obsazení podle nové struktury, připravit delimitaci majetku a modifikovat účetní systémy na novou organizační strukturu. V návaznosti na vydaný Statut NPÚ byly provedeny následující kroky: • Na základě projednání s odborovými organizacemi vydán Rozhodnutím generální ředitelky č.IX/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/78848/2012) dne 21. 9. 2012 Hlavní organizační řád účinný k 1. 1. 2013 • Na základě projednání s odborovými organizacemi vydána Rozhodnutím generální ředitelky č.XI/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/82510/2012) Systemizace pracovních míst v NPÚ účinná k
9
•
•
•
•
•
•
1.1.2013; systemizace určuje katalogové zařazení a zatřídění každé pracovní pozice v NPÚ včetně Správ památkových objektů 3. Vydán Příkaz generální ředitelky č.V/2012/NPÚ (č. j. NPÚ-302/82522/2012) pro všechny ředitele ÚOP, který stanovil další závazný postup - všichni ředitelé ÚOP do 12. 10. 2012 vydali rozhodnutí pro svá pracoviště a učinili tak poslední úkon nutný k dokončení vydání rozhodnutí zaměstnavatele o organizační změně z hlediska § 52 pís. c) zákoníku práce. Zpracována Implementační studie centralizace provozu účetního informačního systému WAM/S3 s jasným definováním předmětu a harmonogramu prací, která je postupně naplňována. V říjnu 2012 byl generální ředitelkou NPÚ vydán Příkaz o delimitaci majetku s termíny postupného plnění k 31. 12. 2013 až 31. 3. 2013, kdy by měla být delimitace ukončena - její rozsah je dán delimitačním protokolem se závaznou strukturou. Postupně byly aktualizovány a nově připravovány další potřebné vnitřní předpisy zohledňující novou strukturu NPÚ k 1. 1. 2013 a nové nastavení řídících a kontrolních procesů v organizaci - Směrnice, kterou se upravuje časový harmonogram přechodu relevantních centrálních informačních systému na novou organizační strukturu NPÚ, Směrnice o rozpočtových pravidlech, Směrnice o oběhu účetních dokladů, Směrnice upravující závazný postup při zadávání veřejných zakázek v NPÚ, Směrnice k zajištění finanční kontroly v NPÚ, Směrnice o interním protikorupčním programu NPÚ, Směrnice o přenesení kompetencí na správce památkových objektů, Metodický pokyn o stanovení základních pravidel pracovně právních vztahů, Metodický pokyn k přípravě plánů údržby a obnovy památkových objektů atd. Do konce roku 2012 byly připraveny technické podmínky k fungování zavedených systémů pro nová pracoviště Územních památkových správ, vyžadující řadu změn v užívaných informačních systémech (poštovní servery/domény, WAM/S3, VEMA, web NPÚ, ESS, Clavius/Tritius, CastIs atd.), v souladu s plánovaným harmonogramem bude implementace všech systémů dokončena v prvním čtvrtletí roku 2013. V závěru roku byli na základě provedených výběrových řízení vybráni a jmenováni ředitelé nově vzniklých Územních památkových zpráv a Územních odborných pracovišť.
V oblasti pracovně-právních vztahů Doprovodným nutným jevem restrukturalizace NPÚ bylo rušení některých vybraných pracovních míst a s tím související propouštění zaměstnanců. Bylo nutné počítat s reálnou možností, že snižování počtu zaměstnanců naplní definici hromadného propouštění dle § 62 zákona č. 262/2006, zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Hromadné propouštění je spojeno s přísnějšími zákonnými požadavky kladenými na zaměstnavatele, zejména se jedná o zapojení zástupců zaměstnanců. Povinnosti kladené na NPÚ jako zaměstnavatele byly dále komplikovány rozsáhlou novelizaci zákoníku práce, která vstoupila v účinnosti k 1. 1. 2012 a
3
Projednávání obou dokumentů se zástupci odborových organizací bylo ve všech směrech velmi náročné, o to potěšitelnější je skutečnost, že se oba dokumenty podařilo projednat bez rozporu. Výše zmíněná rozhodnutí se stala platným podkladem pro naplnění procesu reorganizace v personální oblasti. Informovanost všech zaměstnanců NPÚ byla zajištěna prostřednictvím vnitřního informačního systému NPÚ MonumNet, kde ve sdílených složkách byly zveřejňovány relevantní dokumenty a připomínky odborových organizací včetně jejich vypořádání ze strany vedení NPÚ. Veřejnost byla s průběhem změn seznamována prostřednictvím pro tento účel nově otevřené a průběžně doplňované samostatné rubriky na webu NPÚ nazvané Proměna NPÚ (http://www.npu.cz/promena-npu/).
10
měnila mimo jiné postavení odborových organizací působících u zaměstnavatele. Z těchto důvodů byl kladen důraz na řádné projednání transformace se zástupci odborových organizací. V případě redukce počtu zaměstnanců vykonávajících stejnou práci byla stanovena následující kritéria pro výběr zaměstnance, se kterým byl ukončen pracovní poměr výpovědí z organizačních důvodů: • zaměstnanec s pracovním poměrem uzavřeným na dobu určitou, • míra a závažnosti porušování vnitřních předpisů zaměstnancem a s tím související případné disciplinární postihy, • zaměstnanec má pracovní poměr u NPÚ ne delší než dva roky, • kvalita výstupů práce daného zaměstnance, • včasnost plnění pracovních úkolů zaměstnancem, • dodržování pracovní doby zaměstnancem. Při provádění organizační změny byly splněny veškeré povinnosti uložené zákoníkem práce NPÚ jako zaměstnavateli. NPÚ učinil v průběhu vyjednávání další vstřícné kroky nad rámec zákonných povinností, jejichž cílem bylo snížení možnosti právních sporů. K dnešnímu dni neeviduje NPÚ žádnou stížnost nebo nesouhlas ze strany propouštěných zaměstnanců, které by mohly skončit soudním sporem a rizikem zvýšených nákladů na straně NPÚ. V oblasti ekonomicko-provozní V souvislosti s restrukturalizací NPÚ od 1. 1. 2013 bylo nutné promítnout uvažované změny do účetního systému WAM S/3 od společnosti Mikros a systému na zpracování mezd Vema, které jsou v současnosti v NPÚ využívány. Pro nastavení nové struktury NPÚ od 1. 1. 2013 a implementaci nových funkcionalit, které jsou nezbytné pro kvalitní ekonomické řízení NPÚ, byly jmenovány GŘ odborné týmy pro zajištění těchto stěžejních úkolů. Odborný tým jmenovaný pro implementaci nového modelu účetního systému zpracoval návrhy číselníků a katalogů nutných pro fungování systému: číselník středisek, číselník objektů, dokladové řady, účetní rozvrh, číselník zakázek, číselník druhů účetních pohybů a přehled bankovních účtů a ve spolupráci se společností Mikros vypracoval implementační studii definující konečné nastavení systému, která je obsažena v příloze. V závěru roku proběhla instalace a testování nastavení systému v novém prostředí a školení pro uživatele. Bylo rozhodnuto, že dosavadní model účetního systému WAMS/3 nebude dále používán, ale že se založí nová jednotná databáze pro celý NPÚ, do které budou mít příslušní pracovníci NPÚ online přístup, mimo jiné i správy památkových objektů. Došlo k rozšíření počtu licencí informačního systému WAM S/3 ze 175 uživatelů na 270 uživatelů. V souvislosti s implementací nové funkcionality elektronického oběhu účetních dokladů získá omezené licence dalších 240 uživatelů, kteří nemají licence na WAM S/3. Takto nově koncipovaná struktura účetního systému má následující přínosy: • Celková provázanost celého systému eliminující duplicitní pořizování dat. • Online okamžitě přístupná data ze všech pracovišť a objektů. • Vysoká bezpečnost dat před zničením a zneužitím v jedné databázi Oracle. • Nová aplikace elektronického oběhu dokladů workflow. • Zpřístupnění systému mnohem většímu počtu uživatelů. • Omezení tištěných papírových výstupů a podkladů. • Částečné sjednocení SW na všech pracovištích. 11
Předmětem smlouvy uzavřené v rámci jednacího řízení bez uveřejnění se společností Mikros byla centralizace informačního systému WAM S/3 v Národním památkovém ústavu, instalace a nastavení WAM S/3 na nové databázi v souladu s novou organizační strukturou a dodávka a implementace nové funkcionality elektronického oběhu účetních dokladů – workflow.
III. Predikace možných komplikací Nejzávažnějším rizikem v naplňování reorganizace je dlouhodobé schvalování investic ze strany zřizovatele, které má dopad na realizaci sídel nově vzniklých ÚPS. Toto riziko není NPÚ schopno ovlivnit, jelikož vyžaduje účinnou spolupráci s oddělením veřejných zakázek MK ČR. Další výraznou komplikací, ale řešitelnou, jsou reorganizací rozkryté daleko větší disproporce v přístupech jednotlivých ÚOP při aplikaci obecných předpisů a zákonů, schvalovacích procesů a jiných řídících nástrojů. Rizikem je i přechod velké části procesů na elektronickou bázi, kdy v případě jejich selhání vnějším zásahem může nastat kolizní situace.
V Praze 6. 3. 1013
Ing. arch. Naděžda Goryczková generální ředitelka
12
