DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA POGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010-2011
PENDAHULUAN Berjalannya suatu organisasi tidak terlepas dari urusan korespondensi (suratmenyurat) dan juga manajemen keuangan, sehingga untuk meluluskan perjalanan organisasi tersebut memerlukan suatu strukturisasi, standar, serta kerapihan dalam bidang kesekretariatan dan manajeman keuangan disamping adanya dasar hukum yang jelas dan mantap. DPM J IPB sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan di tingkat Program Diploma IPB, dengan dasar hukum yang jelas memiliki sumber keuangan yang berasal dari mahasiswa. Dana tersebut harus digunakan untuk kepentingan dan kesejahteraan mahasiswa sehingga harus dipergunakan sebaik-baiknya yang kemudian
akan
dipertanggungjawabkan
pula
kepada
mahasiswa.
Pertanggungjawaban tersebut akan mudah pembuatannya apabila terjadi kerapihan manajemen administrasi dan keuangan di tubuh DPM J IPB. Untuk mewujudkan kerapihan admistrasi dan keuangan tersebut perlu dibuat sebuah standar baku yang berlaku dalam organisasi yang diharapkan dapat menjadi acuan dalam bidang administrasi dan keuangan. Standar ini mengupas tentang beberapa hal dalam bidang administrasi dan keuangan, antara lain : aspek korespondensi, aspek aktualisasi program kerja, aspek koordinasi, aspek finansial, aspek proposal-LPJ kegiatan, aspek penggunaan ruang sekretariat dan fasilitas penunjang kesekretariatan. Selain dapat membantu kelancaran roda organisasi, standar ini diharapkan akan memudahkan dalam pertanggungjawaban di akhir kepengurusan DPM J IPB 2010-2011.
I. PENGERTIAN PROSEDUR Prosedur adalah suatu pernyataan yang sistematis tentang bagaimana suatu fungsi dijalankan. Prosedur mempunyai kegunaan :
Mendefinisikan pekerjaan.
Menguraikan suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah
Menentukan siapa yang bertanggung jawab menjalankan setiap langkah.
Menentukan bagaimana suatu pekerjaan hari dilanjutkan dari tahap ke tahap II. ASPEK KORESPONDENSI A. KETENTUAN UMUM
1. Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk Lembaga maupun Ketua Lembaga/Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan/Panitia Kegiatan Lembaga dari perorangan maupun lembaga. 2. Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh Badan Pengurus Harian, Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div., maupun Panitia Kegiatan Lembaga yang ditujukan kepada perorangan maupun lembaga lain dan dibuat arsipnya secara rapih. 3. Surat Mandat adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus Lembaga maupun pihak yang diberikan amanah oleh Ketua atau Wakil Lembaga misalnya Ketua Panitia Kegiatan tertentu, pendelegasian, dan/atau mandat untuk keperluan yang dianggap penting oleh masing-masing
Sekretaris
atau
Penanggung
Jawab
Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga maupun Ketua Lembaga. 4. Surat ketetapan adalah surat yang dibuat berdasarkan dalam sidang pleno DPM J IPB. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. 5. Surat keputusan di DPM J, dibuat berdasarkan
sidang pleno DPM J IPB.
Sedangkan surat keputusan di BEM J, dibuat berdasarkan keputusan dari rapat pimpina BEM J IPB, Lembaga
6.
Surat Keterangan/Rekomendasi adalah surat yang dikeluarkan untuk memberikan keterangan atau rekomendasi atas suatu situasi, kondisi, personal, maupun lembaga lain yang dianggap penting dan perlu klarifikasi.
7.
Surat Tugas adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus untuk melakukan tugas khusus
8.
Notulensi adalah semua aktivitas rapat Lembaga baik itu rapat pimpinan, berupa rapat komisi/departemen/divisi harus didokumentasikan dengan baik. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir, agenda rapat beserta pelaksanaannya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah lembar dokumentasi rapat.
9.
Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP) adalah konsep tentang teknis program kerja suatu lembaga yang telah direncanakan sebelumnya.
11. RKAT adalah Rencana anggaran kegiatan yang akan dilakukan Lembaga selama satu tahun 12. Laproran Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan kegiatan yang telah dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif dan kualitatif. 13. Koordinasi Eksternal adalah rapat koordinasi yang dilakukan antar Lembaga sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan. 14. Koordinasi internal adalah rapat koordinasi yang dilakukam oleh masingmasing komisi/departemen/divisi minimal dua minggu sekali yang kemudian dinamakan Rapat komisi/departemen/divisi. 15. Sekretaris adalah pekerja administratif yang bersifat aisten atau mendukung dan bertugas melaksanakan tugas – tugas administratif serta membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan lain – lainnya. 16. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga harus diarsipkan dan dicatat dalam buku agenda korespondensi. 16. Aktivitas korespondensi Lembaga meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat Mandat, Surat Keputusan Lembaga, Surat Keterangan/Rekomendasi, Surat Tugas, dan Surat Peringatan/Memorandum. 17. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga adalah tanggung jawab Sekretaris atau Penangguung Jawab Kesekretariatan sehingga Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan
berwenang
mengeluarkan
kebijakan
di
bidang
administrasi dan kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./ Panitia Kegiatan Lembaga sesuai dengan bidangnya. 18. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga terkait didokumentasikan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga tersebut dan dilaporkan kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga. 19. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan dalam bentuk soft dan hard copy, selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban Lembaga pada saat akhir kepengurusan. 20. Untuk kegiatan yang berskala nasional, harus membuat surat kerja sama dan Disposisi yang ditandatangani oleh Wakil Rektor II IPB.
B. KETENTUAN KHUSUS a. Korespondensi 1. Surat Masuk a. Pihak yang bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. b. Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk Lembaga dan diarsipkan di kotak data Surat Masuk. c. Untuk tanda tangan pada surat masuk dan surat keluar jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari ketua. 2. Surat Keluar a. Pembuatan, pencatatan dan pengarsipan surat keluar yang dikeluarkan oleh Badan Pengurus Harian Lembaga Kemahasiswaan dilakukan oleh Sekretaris
atau
Penanggung
Jawab
Kesekretariatan
dengan
menggunakan kop surat dan amplop lembaga jika diperlukan. b. Pembuatan,
pencatatan,
dan
pengarsipan
surat
keluar
tiap
Departemen/divisi Non Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung
Jawab
Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan Lembaga dengan menggunakan kop surat dan amplop Lembaga jika diperlukan, dan dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar Sekretaris
atau
Penanggung
Jawab
Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga yang bersangkutan serta berkoordinasi dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga. c. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar Kepanitiaan dilakukan oleh Sic./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop surat dan amplop kegiatan Lembaga jika diperlukan, serta dicatat pada buku agenda surat keluar panitia yang bersangkutan, dan akan dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan tersebut. d. Semua surat keluar harus diperbanyak terlebih dahulu untuk arsip Lembaga atau Penanggung Jawab Kesekretariatan, dicatat di buku Agenda Surat keluar, dan disimpan di kotak data Surat Keluar. e. Penomoran surat ditentukan berdasarkan tujuan surat yang akan disampaikan. Surat keluar yang ditujukan untuk kalangan internal (kode surat 1), baik lembaga ataupun Direktorat Program Diploma IPB, dan lebih dari satu pihak maka penomoran surat dapat disebutkan seluruhnya. Surat keluar yang ditujukan untuk lingkungan di luar IPB (kode surat 2) maka
direkomendasikan
untuk
disebutkan
satu
persatu
personal/lembaga tujuan surat dengan nomor surat yang berbeda. f. Surat keluar dengan kode 1 dianggap sah bila ditandatangani oleh Ketua Panitia, Ketua Lembaga, Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan, menggunakan kertas berkepala surat/kop Lembaga/Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa ada tanda tangan sekretaris. g. Surat keluar dengan kode 2 dianggap sah bila terdapat tanda tangan seperti pada kode 1, disertai Mengetahui oleh Wakil Direktur Bidang
Kemahasiswaan,
menggunakan
kop
surat
Lembaga
III /
Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa ada tanda tangan sekertaris
h. Untuk tanda tangan pada surat keluar jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari ketua. i. Surat keluar yang ditujukan kepada pihak institusi dalam lingkungan IPB selain Direktorat Program Diploma IPB dan/atau ke luar IPB HARUS membuat Tembusannya kepada Direktur Direktorat Program Diploma Diploma IPB j. Tanda tangan Ketua LEMBAGA tidak dapat diatasnamakan, Pengurus yang berhak mengatasnamakan Ketua LEMBAGA dalam hal ketua lembaga berhalangan adalah Wakil Ketua dan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. k. Surat keluar kepanitiaan dalam bentuk copy-an dan agenda surat keluar, pada saat penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban harus disertakan, karena
keduanya
merupakan
prasyarat
diterimanya
Laporan
Pertanggung Jawaban (penjelasan dapat dilihat pada aspek ProposalLaporan Pertanggung Jawaban Kegiatan). 3. Surat Mandat a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. b. Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi mandat, Jenis Mandat yang diberikan, Tanggal berlakunya mandat, dan Kewenangan Mandat menurut pihak yang mengajukan. 4. Surat Ketetapan a. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut : 1. Mengingat
: Hal-hal
yang
menjadi
dasar
hukum
dikeluarkannya surat ketetapan, seperti AD/ART, GBHK,
surat
keputusan
dan
ketetapan
sebelumnya yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental. 2. Menimbang
: Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan,
penetapan,
dan
pemberlakuan surat ketetapan. 3. Menetapkan
: Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat ketetapan
5. Surat Keputusan a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. b. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut : 1. Mengingat
: Hal-hal
yang
menjadi
dasar
hukum
dikeluarkannya surat keputusan, seperti AD/ART, surat keputusan sebelumnya yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental. 2. Menimbang
: Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan,
penetapan,
dan
pemberlakuan surat keputusan. 3. Memutuskan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat keputusan 6. Surat Keterangan/Rekomendasi a. Pihak yang berwenang membuat surat ini HANYA Ketua LEMBAGA dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan sebagai penanggung jawab pembuatan surat. b. Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. 7. Surat Tugas a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi tugas, Jenis Tugas yang diberikan, Tanggal berlakunya tugas, dan Kewenangan Tugas menurut pihak yang mengajukan.
b. Format dan Tata Cara Penomoran Surat a. Format baku surat masuk dan surat keluar adalah : Jenis huruf
: Times New Roman
Ukuran huruf : 12 Jenis kertas
: HVS
Ukuran Kertas: A4 Lebar spasi
: 1.15
Margin
: 4,3,3,3 4-5,3,3,3 (menggunakan kop/kepala surat).
b. Format penomoran surat keluar Badan Pengurus Harian dan /departemen/divisi adalah : Nomor Contoh
: xxx/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn : 001/A.1/DPM J/IV/2009
c. Format penomoran surat keluar kepanitiaan adalah : Nomor
: xxx/keg/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/MPKMB/B.2/DPM J/V/2009
d. Format penomoran surat mandat adalah : Nomor : xxx/Mndt/LEMBAGA/Bln/Thn e. Format penomoran surat ketetapan adalah : Nomor : xxx/TAP S* /DPM J/Bln/Thn SI : Sidang Istimewa ST : Sidang Tengah tahun SU : Sidang Umum Contoh : 001/TAP SI/DPM J/III/2009 f. Format penomoran surat keputusan adalah : Nomor : xxx/Kpts Pleno /DPM J/Bln/Thn
xxx/Kpts Rapim/Lembaga J/Bln /Thn Contoh : 002/Kpts Pleno/DPM J/IV/2010 g. Format penomoran Surat Keterangan/Rekomendasi adalah : Nomor : xxx/Ket-Rek/LEMBAGA/Bln/Thn Contoh : 003/Ket-Rek/DPM J/V/2009 h. Format penomoran surat tugas adalah : Nomor : xxx/Tgs/LEMBAGA/Bln/Thn Contoh : 004/Tgs/DPM J/VI/2009 Keterangan: xxx
= Nomor Surat sesuai dengan agenda surat
y
= Kode Pembuat surat A
:
Kode untuk Sekretaris atau penanggung jawab kesekretariatan
B
:
Kode untuk Bendahara
KOM-1
: Kode untuk Komisi/departemen/divisi 1
KOM-2
: Kode untuk Komisi/departemen/divisi 2
KOM-3
: Kode untuk Komisi/departemen/divisi 3
KOM-4
: Kode untuk Komisi/departemen/divisi 4
Dst..
z
= Kode area surat/tujuan surat : 1
:
Surat yang ditujukan untuk cakupan IPB
2
:
Surat yang ditujukan untuk cakupan non-IPB
LEMBAGA
= Nama Lembaga
Bln
= Bulan pembuatan Surat (menggunakan angka romawi)
Thn
= Tahun pembuatan Surat
keg
= Nama kegiatan yang dibuat, ditulis maksimal 5 huruf dengan tulisan kapital
b. Notulensi 1. Buku notulensi rapat dan daftar hadir rapat sebagai lampiran harus dilaporkan
oleh
komisi/departemen/divisi
kepada
Sekretaris
atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan pada minggu pertama setiap bulannya
untuk selanjutnya dilakukan penilaian terkait dengan Pengharggaan yang dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan. 2. Notulensi rapat meliputi: Jenis Rapat, Hari/tanggal, Waktu, Tempat, Pimpinan Rapat, Pembicara, Jumlah Peserta Rapat, Agenda, Hasil Rapat, dan Tanda tangan Notulen Rapat. 3. Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen rapat agar bisa berlangsung lebih efektif antara lain : 1). adanya agenda rapat dan hasil rapat yang jelas 2). adanya pimpinan rapat dan notulen 3). adanya durasi serta tempat rapat yang jelas III. ASPEK AKSI (AKTUALISASI PROGRAM KERJA) 1. AKSI adalah aktualisasi program kerja dari setiap Lembaga. 2. Program kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan AD/ART Lembaga sebagai hasil dari aspirasi mahasiswa baik tujuan, orientasi, hasil, dan proses tercapainya suatu kegiatan. 3. Suatu aksi didahului oleh Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara, finansial serta sosialisasi. KPTP dibuat oleh masing-masing /departemen/divisi yang bersangkutan. 4. Proposal kegiatan adalah hasil pertama dari suatu kepanitiaan yang selanjutnya diaktualisasikan menjadi hasil akhir berupa dana kegiatan, publikasi, parameter keberhasilan kegiatan, dan petunjuk pelaksanaan serta petunjuk teknis (JuklakJuknis). 5. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif dan kualitatif yang selanjutnya dituangkan dalam suatu laporan pertanggung jawaban (Laporan Pertanggung Jawaban) kegiatan. 6. Setiap kegiatan yang mendapatkan dana dari pihak sponsor wajib memberikan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) pada pihak sponsor terkait paling lambat 3 minggu setelah pelaksanaan kegiatan. 7. Setiap kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma IPB yang menggunakan dana kemahasiswaan harus membuat surat pemberitahuan kunjungan sebelum
kunjungan dilakukan dan ditujukan kepada pihak terkait yang ditandatangani oleh Wakil Direktur III. 8. Pada saat melakukan kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma atau menerima kunjungan dari pihak luar diharuskan kepada semua mahasiswa mengenakan jas almamater dan menjaga nama baik LKJ IPB, Diploma IPB dan IPB. 9. Setelah melakukan kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma atau menerima kunjungan dari luar diharapkan membuat siaran pers maksimal 2 hari setelah kunjungan. Kepanitiaan 1. Kepanitiaan dibentuk setelah RKAT selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab kepada Ketua Komisi/Departemen/Divisi yang memberi mandat. 2. Kepanitiaan terdiri atas pengurus Lembaga dan/atau hasil penerimaan anggota baru. 3. Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat pleno untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan kegiatan. 4. Seseorang yang sedang menjabat sebagai Badan Pengurus Harian atau koordinator dalam suatu kepanitiaan tidak diperbolehkan menjabat sebagai Badan Pengurus Harian atau koordinator pada kepanitiaan lain dalam waktu yang bersamaan serta tidak boleh menjadi BPH secara berturut-turut 5. Setiap kepanitiaan harus membuat deskripsi tugas yang jelas dan diinformasikan kepada seluruh panitia. 6. Komposisi kepanitiaan diupayakan proporsional untuk semua program keahlian tergantung ruang lingkup kegiatan (minimal dua orang dari tiap PK) IV. ASPEK KOORDINASI A. Koordinasi Internal 1. Rapat Koordinasi dilakukam oleh masing-masing komisi/departemen/divisi minimal
dua
minggu
komisi/departemen/divisi.
sekali
yang
kemudian
dinamakan
Rapat
2. Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan, dan Bendahara
mengadakan
komisi/departemen/divisi
rapat dan
koordinasi
Sekretaris
atau
dengan Penanggung
ketua Jawab
Kesekretariatan komisi/departemen/divisi (Rapim) minimal dua minggu sekali dengan agenda evaluasi program, pendanaan kegiatan, solusi pemberdayaan pengurus, dan permasalahan yang berkaitan dengan komisi/departemen/divisi yang bersangkutan. 3. Rapat Pimpinan dengan seluruh pengurus Lembaga dilakukan jika dianggap perlu. 4. Ketua dan Wakil ketua berwenang mengadakan rapat dengan kepanitiaan atau komisi/departemen/divisi tertentu dalam lingkup Lembaga Direktorat Program Diploma IPB. 5. Setiap peserta rapat yang tidak menghadiri rapat HARUS meminta izin kepada Penanggung Jawab rapat, tapi tetap harus mencari tahu hasil rapat 6. Setiap lembaga wajib memiliki aturan atau kriteria keaktifan anggotanya sehingga tercapainya keharmonisan kinerja dalam lembaga. V. ASPEK FINANSIAL STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) KEUANGAN LEMBAGA DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA (DPM) TPB, FAKULTAS KELUARGA MAHASISWA IPB BAB I DANA OPERASIONAL Pasal 1 Ketentuan Umum 1. Dana operasional adalah dana rutinitas yang digunakan untuk menjalankan roda kehidupan organisasi. 2. Dana operasional dikoordinir dan dikelola oleh Bendahara Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM). 3. Penggunaan dana operasional meliputi : - kesekretariatan (rental, print, fotocopy, dan penjilidan), - transportasi, - komunikasi (telp, fax, dan lainnya), - media cetak dan informasi yang sesuai dengan visi dan misi DPM, - koordinasi (konsumsi rapat/jamuan,sewa fasilitas, biaya kebersihan, dll). 4. Penggunaan dana operasional tersebut diatas tidak bersifat wajib (harus ada) pada setiap periodenya tetapi sesuai kebutuhan lembaga.
1. 2. 3.
4. 5.
6.
Pasal 2 Mekanisme Pengajuan Dana Operasional Jumlah pengajuan dana operasional disesuaikan dengan anggaran yang telah ditetapkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim). Pengajuan dana operasional dilakukan oleh Bendahara DPM setiap satu bulan sekali pada Jumat minggu ke-3. Jika tanggal pengajuan adalah hari libur maka waktu pengajuan diatur berdasarkan kesepakatan lembaga dengan Direktur Tingkat Persiapan Bersama (TPB)/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan (Dirmawa). Pengajuan dana operasional dibuat rangkap tiga yaitu untuk arsip wakil dekan, keuangan, dan DPM. Pengajuan dana operasional di luar pengajuan dana operasional bulanan, pengeluarannya diatur setelah mendapat persetujuan dari Bendahara dan Ketua DPM. Bendahara DPM tidak bertanggung jawab terhadap pengambilan dana operasional yang tidak memenuhi peraturan tersebut. Pasal 3 Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Operasional
1. Laporan keuangan DO periode lalu diserahkan bersamaan dengan pengajuan DO periode berikutnya, dengan melampirkan bukti-bukti transaksi asli dan dibuat rangkap tiga yaitu untuk arsip DPM, keuangan, dan Direktorat TPB/Wakil dekan/ /Direktorat Pendidikan Diploma (DPD)/Direktorat kemahasiswaan (Ditmawa). Format laporan keuangan terlampir. 2. Laporan keuangan DO dibuat sebenar-benarnya, jika bersaldo maka saldo harus dilaporkan. 3. Keterlambatan penyerahan laporan tanpa konfirmasi akan dikenakan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Direktur TPB/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan. BAB II DANA KEGIATAN Pasal 1 Ketentuan Umum 1. Dana kegiatan adalah dana yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan GBHK organisasi yang bersangkutan. 2. Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan, rutin, dan insidental. 3. Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara Lembaga. Pasal 2 Mekanisme Pengajuan Dana Kegiatan 1. Nominal dana kegiatan yang diajukan disesuaikan dengan anggaran tahunan lembaga yang diputuskan dalam Rapat Pimpinan. 2. Dana kegiatan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan.
3. Pengajuan dana kegiatan diajukan oleh bendahara kegiatan/ketua kegiatan dengan bendahara DPM setelah mendapat persetujuan nominal dana kemahasiswaan yang disetujui oleh Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa). 4. Dana kegiatan diserahkan kepada bendahara atau ketua penyelenggara kegiatan segera setelah dana turun dari Direktorat TPB/ Wakil dekan/DPD/WR III.
1.
2.
3.
4. 5.
Pasal 3 Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan Laporan keuangan dana kegiatan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan berlangsung, dengan disertai bukti transaksi asli, dibuat rangkap tiga Yaitu untuk arsip DPM, Direktorat TPB/Wakil dekan/ /Direktorat Pendidikan Diploma (DPD)/Direktorat kemahasiswaan (Ditmawa) dan keuangan DPD IPB. Format laporan keuangan terlampir. Jika poin diatas tidak dipenuhi atau terjadi keterlambatan penyerahan laporan keuangan maka akan diberikan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Direktur TPB/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan. Untuk kegiatan rutin yang kontinu pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat progress report setiap bulannya kepada Bendahara lembaga yang akan diserahkan kepada Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa). Kegiatan yang diundur atau dipindah waktunya, harus memberikan progress report kepada Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa). Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK sudah diambil, maka Penanggung Jawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan lisan dan tertulis kepada pihak institusi Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/Direktur Kemahasiswaan (Dirmawa) setelah mendapat persetujuan Ketua lembaga yang bersangkutan. BAB III SALDO
Pasal 1 Saldo Dana Operasional 1. Saldo dana operasional adalah sisa dana operasional yang telah digunakan pada periode yang lalu (surplus/deficit). 2. Saldo dana operasional surplus akan dialokasikan dan digunakan pada periode berikutnya. Sedangkan jika saldo dana operaional defisit akan ditutupi dalam pengajuan DO periode berikutnya. 3. Jika ada saldo surplus dana operasional pada periode terakhir maka dana tersebut akan dialokasikan untuk pengajuan DO periode berikutnya. Pasal 2 Saldo Dana Kegiatan 1. Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/défisit). 2. Bila terjadi saldo surplus akhir kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (contoh 70% dari saldo
dialokasikan untuk kas kelembagaan dan 30% untuk panitia penyelenggara kegiatan). 3. Pembagian saldo surplus tersebut diatas dapat dilakukan jika dana tersebut bukan dana kemahasiwaan. 4. Bila terjadi déficit anggaran pada suatu kegiatan maka untuk menutupi déficit tersebut sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (Contoh 70% dari dana déficit ditutupi oleh lembaga dan 30% dari panitia penyelenggara kegiatan). ALUR PENCAIRAN DANA DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA INSTITUT PERTANIAN BOGOR A. DPM TPB DPM TPB Direktur TPB DPM TPB B. DPM FAKULTAS DPM WAKIL DEKAN BENDAHARA FAKULTASBENDAHARA DPM (DANA CAIR). C. DPM DIPLOMA DPM Diploma Wakil Direktur III DPM Diploma D. DPM KM DPM KM Direktur Kemahasiswaan WR III Bendahara WR III DPM KM (DANA CAIR).
DIAGRAM ALIR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN Direktur Kemahasiswaan/ Wakil Rektor III
/Direktur Diploma/Wakil
Organisasi
Dekan
Kemahasiswaan
Y
persetujuan
verifikasi
PROPOSAL
T REVISI PELAKSANAAN
PENCAIRAN DANA
MONITORING
Verifikasi
persetujua Y
T
ARSIP LPJ
LPJ
REVISI
LPJ
VI. ASPEK PROPOSAL-LPJ KEGIATAN A. PROPOSAL
Format baku proposal yang akan diserahkan kepada pihak institusi yaitu sebagai berikut : jenis huruf Times New Roman, font/ukuran 12, ukuran kertas A4, dan margin 3,4,3,3.
Isi pokok dari proposal : Lembar pengesahan, latar belakang, landasan kegiatan, nama dan tema kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, deskripsi kegiatan, sasaran kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, pembicara (jika ada), jumlah peserta,
penutup dan lampiran-lampiran (susunan panitia, susunan acara, dan angggaran dana)
Proposal/draft awal harus diserahkan pada Sekretaris atau PJ Kesekretariatan dan Bendahara DPM
paling lambat 3 minggu sebelum hari-H dan harus
memeperhatikan batas pengajuan dana tiap bulannya yaitu setiap Sabtu minggu ke-3 dengan kondisi proposal tidak harus terjilid. Sedangkan Proposal kegiatan yang telah di-acc Ketua untuk diajukan kepada Wakil Rektor III untuk KM dan Wakil Dekan untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB) paling lambat 2 minggu sebelum hari-H pelaksanaan kegiatan.
Sebagai fungsi kontroling DPM terhadap BEM harus ada, mekanisme pengumpulan draft awal proposal kegiatan 2 bulanan kepada DPM dan DPM berhak mengadakan rapat koordinasi.
Proposal yang akan diajukan ke pihak institusi untuk mengambil DK wajib diperbanyak sebanyak tiga kali (arsip institusi, keuangan, dan sekretaris atau PJ kesekretariatan DPM).
Adapun format proposal yang harus diperhatikan adalah format lampiran, dalam hal ini yaitu format anggaran dana dan lembar pengesahan. Bentuk dari kedua format tersebut terlampir.
B. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) KEGIATAN
Format baku pembuatan, banyaknya jenis/macam LPJ, dan banyaknya yang harus digandakan sama dengan proposal, yang membedakan terletak dari isi pokok LPJ.
Isi pokok LPJ yang akan diserahkan adalah Lembar Pengesahan, Latar Belakang, Landasan kegiatan, Nama danTema Kegiatan, Maksud dan Tujuan Kegiatan, Deskripsi Kegiatan, Sasaran kegiatan, Waktu dan Tempat Pelaksanaan, Pembicara (jika ada), Jumlah kehadiran peserta, Evaluasi Kegiatan Keseluruhan dan per divisi, Faktor penghambat/kendala, Faktor penunjang/pendukung kegiatan, Rekomendasi dan Saran, Penutup, dan Lampiran-lampiran ( Susunan panitia, Susunan Acara, dan Laporan Keuangan Kegiatan). Untuk memperkuat LPJ, maka Bukti Pengeluaran Dana, Daftar Hadir Peserta, Makalah, Biodata
Pembicara, Daftar Surat Masuk/Keluar, dokumentasi atau hal-hal lain yang penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan HARUS dilampirkan.
Untuk kegiatan yang bersifat rutin dan berlangsung lebih dari satu bulan, maka panitia
WAJIB
membuat
laporan
bulanan
(Progress
Report)
dan
menyerahkannya kepada pihak institusi (Wakil Rektor III untuk KM dan Wakil Rektor III untuk KM dan Wakil Dekan untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB) untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB)). Untuk divisi/ komisi DPM harus menyerahkan progress report kegiatan divisinya tiap bulan kepada sekretaris dan bendahara DPM.
LPJ kegiatan paling lambat diserahkan ke pihak DPM dan Wakil Rektor III untuk KM dan Wakil Dekan, untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB) paling lama 3 minggu (21 Hari) pasca pelaksanaan hari-H kegiatan disertai arsip surat keluar kegiatan, surat masuk, dan dokumentasi kegiatan.
Jika terjadi keterlambatan pada point di atas, maka akan dikenakan sanksi berupa penangguhan dana kemahasiswaan untuk kegiatan berikutnya dari komisi yang sama oleh pihak institusi. VIII. ASPEK PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT DPM DAN FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN
A. PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT 1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak menggunakan LK Center 2. Setiap pengguna ruangan WAJIB menjaga kebersihan dan kerapihan ruangan, mengembalikan inventaris yang dipinjamnya ke tempat semula, dan mengontrol kembali kondisi ruangan. 3. Setiap pengguna ruangan DILARANG membawa barang – barang inventaris yang ada untuk kepentingan pribadi. 4. Dilarang menempel pengumuman dan/atau sejenisnya di sembarang tempat (kaca, pintu, dsb) kecuali di tempat yang sudah disediakan. Dan jika sangat mendesak harus mendapat persetujuan dari Komisi II DPM Diploma, dan ditempel dengan selotipe, bukan doubletipe apalagi lem. 5. Kebersihan LK Center adalah tanggung jawab bersama. 6. Setiap pengguna ruangan yang tidak mengindahkan ketentuan di atas akan mendapat sanksi tegas dari Komisi II DPM Diploma.
B. PENGGUNAAN FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN 1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak menggunakan fasilitas LK Center seperti kertas, box file, loke, dan lain – lain. 2. Bagi pihak yang akan meminjam fasilitas LK Center untuk dibawa keluar LK Center, DIWAJIBKAN mengisi buku peminjaman inventaris. Bagi kepanitiaan non-LK yang akan meminjam ruangan maupun inventaris LK Center WAJIB menyerahkan surat izin peminjaman dan mengisi buku daftar peminjaman inventaris LK Center. 3. Batas waktu peminjaman yang berjangka waktu maksimal dipinjamkan sesuai kesepakatan bersama (Komisi II DPM Diploma dan peminjam), sedangkan untuk peminjaman yang tidak berjangka waktu, maksimal dipinjamkan 1 minggu terhitung sejak tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang sbanyak 2 kali. 4. Barang – barang yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Kerusakan / kehilangan terhadap fasilitas yang dipinjam menjadi tanggung jawab peminjam dengan ketentuan mengganti dengan barang yang sejenis atau mengganti dengan uang seniali harga barang tersebut yang berlaku sekarang. 5. Ketentuan dan aturan teknis mengenai fasilitas LK Center akan diatur oleh Komisi II DPM Diploma di kemudian hari. IX. ASPEK PUBLIKASI 1. Setiap kelembagaan IPB yang ingin menempelkan publikasi di fakultas diwajibkan berstempel Kelembagaan dan/ atau Institusi 2. Tidak diperkenankan menempel pulikasi di luar tempat yang disediakan oleh fakultas terkait. 3. Setiap kelembagaan IPB yang ingin menempelkan publikasi di luar fakultas diwajibkan berstempel BEM KM IPB. 4. Untuk publikasi
ukuran A3, jumlah publikasi yang ditempel di papan
publukasi paling banyak 2, untuk ukuran A4 jumlah publikasi paling banyak empat (4). 5. Batas waktu penempelan diserahkan kepada DPM Fakultas . 6. Tidak diperkenankan menempel publikasi di tempat mengganggu keindahan kampus.
yang bersifat
IX. ASPEK ATURAN TAMBAHAN 1. SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang terjadi di lingkungan LK KM IPB dan atau dinilai sudah tidak relevan lagi dengan kondisi kemahasiswaan. 2. Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme Surat Ketetapan MPM KM IPB. 3. Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya Sekretaris atau PJ Kesekretariatan atas pertimbangan dan persetujuan Sekjen MPM KM IPB. 4. Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau keterangan lain.
LAMPIRAN 1. BENTUK KOP SURAT a. Surat Lembaga NAMA LEMBAGA PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Alamat Kesekretariatan
Logo Lemba ga
Cp. Nama (No. Telepon)
b. Surat Kepanitiaan NAMA KEPANITIAAN NAMA LEMBAGA PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Alamat Kesekretariatan
Logo Kegiata n
Cp. Nama (No. Telepon)
2. FORMAT SURAT KELUAR *)
3. FORMAT SURAT KEPUTUSAN
KOP SURAT
KOP SURAT
tanggal pembuatan surat No : Lamp : (Jika tidak ada lampiran, Lamp. Tidak perlu ditulis) Hal :
SURAT KEPUTUSAN No. Tentang (Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno) Mengingat Menimbang
Yth. …… Nama Tujuan Alamat Tujuan
: Hal yang menjadi dasar hukum : Hal yang mendasari kondisi
MEMUTUSKAN (Hal yang akan Ditetapkan)
Salam Pembuka Paragraf Pembuka Isi Surat Paragraf Penutup Salam Penutup
Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno Nama Lembaga Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor Periode 2008/2009
Menyetujui, Ketua Lembaga
Ketua Pelaksana
Nama NIM.
Nama NIM
Bogor,………..20.. Pukul …… WIB
Mengetahui, Wakil Direktur I
Pimpinan Rapat Ketua Lembaga Nama NIM
Nama
NIP. *) Untuk surat ke luar Diploma, HARUS ada tanda tanganWD I dan Tembusan kepada direktur Diploma
4. FORMAT SURAT MANDAT/ TUGAS
PROPOSAL KOP SURAT
BIMILLAAHIRRAHMAANIRRAHIIM SURAT MANDAT/TUGAS No. Kalimat Pembuka Nama Yang diberi Mandat/Tugas (Jabatan) Sebagai Mandat/Tugas yang diberikan Penjelasan wewenang dan tanggung jawab orang yang diberi mandat Kalimat Penutup Bogor, ..........,20............. Ketua Lembaga Nama NIM Tembusan (jika diperlukan)
6. FORMAT SURAT KETETAPAN KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN No. Tentang (Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno) Mengingat Menimbang
5. FORMAT DISPOSISI
: Hal yang menjadi dasar hukum : Hal yang mendasari kondisi
MENETAPKAN (Hal yang akan Ditetapkan) Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno Nama Lembaga Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor Periode 2008/2009 Bogor,………..20.. Pukul …… WIB Pimpinan Sidang Ketua Lembaga Nama NIM
DISPOSISI SURAT/PROPOSAL (Nama Kegiatan) Telah diterima dari Panitia … (nama kegiatan) Nama : Divisi/sie : Berupa 1 (satu) berkas surat/proposal kegiatan……… (nama kegiatan) pada : Hari/tanggal : Waktu : Tempat : Diterima oleh : Nama : Jabatan : Perusahaan/ : Instansi Surat/Proposal tersebut akan dikonfirmasikan kepada panitia pada : Hari/tanggal : Waktu : Kepada : Alamat dan telp :
Penerima, Nama
Bogor,…….. 200… Panitia Kegiatan, Nama
7. FORMAT LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGESAHAN NAMA KEGIATAN Waktu Pelaksanaan Kegiatan NAMA KEPANITIAAN NAMA LEMBAGA DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Tempat, Tanggal proposal disahkan
Ketua komisi/departemen/divisi
Ketua Pelaksana
(ttd)
(ttd) (stempel Kegiatan/Kepanitiaan)
Nama NIM.
Nama NIM.
Menyetujui, Ketua DPM J
Ketua Lembaga
(ttd) (stempel lembaga) Nama NIM.
(Ttd) (Stempel Lembaga) Nama NIM
Mengetahui Wakil Direktur III Kemahasiswaan Program Diploma IPB (ttd) (stempel) Dr.Ir. Suwarno, M.Sc NIP.19621120.198811.1.001
8. FORMAT SUSUNAN KEPANITIAAN SUSUNAN KEPANITIAAN (Nama Kegiatan) Pelindung
: Direktur Diploma IPB
Penasehat
: Wadir I Diploma IPB
Penanggung Jawab : Ketua Lembaga direktorat Program Diploma IPB Nama
NIM
Steering Committee (SC) (jika diperlukan) - …………………..
NIM
- …………………..
NIM
Organizing Committee (OC) Ketua Pelaksana:
NIM
Sekretaris :
NIM
Bendahara :
NIM
Divisi-divisi/Seksi-seksi 1. Divisi Acara
: Nama (koordinator) Nama
2. Divisi Konsumsi
: Nama (koordinator) Nama
3. Divisi Pubdekdok : Nama (koordinator) Nama
4. Dst Ket : Jumlah SC, divisi, dan nama-nama panitia disesuaikan dengan kebutuhan Kepanitiaan
NIM NIM
NIM NIM
NIM NIM
9. FORMAT EVALUASI KEGIATAN EVALUASI KEGIATAN (NAMA KEGIATAN) (TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN) BAGIAN : KETUA/SEKRETARIS ATAU PJ KESEKRETARIATAN/BENDAHARA/SEKSI*................................ NO
NAMA/SESI ACARA
PELAKSANAAN
KENDALA/EVALUASI
Ket : * Coret yang tidak perlu dan isi pada seksinya/divisinya. Tempat, tanggal dilaporkan
ttd Nama
10. FORMAT NOTULENSI RAPAT JENIS RAPAT
:
NOTULEN
:
PEMIMPIN RAPAT
:
WAKTU RENCANA
:
Presensi
:
Nama
NIM
Jabatan
AGENDA RAPAT
:
HASIL RAPAT
:
WAKTU AKTUAL :
Jam Kehadiran
Kabar
TTD
TTD (NOTULEN/PJ)
1.
FORMAT
RANCANGAN
ANGGARAN
DANA
DAN
LAPORAN
KEUANGAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN IPB
A. (Contoh) RANCANGAN DANA OPERASIONAL BULAN APRIL 2011 Dewan Perwakilan Mahasiswa Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor Periode 2010/2011
I.
PEMASUKAN
Saldo DO Bulan November 2010 Dana Kemahasiswaan Total Pemasukan II.
Rp Rp Rp
PENGELUARAN
Transaksi No Perkiraan A Kesekretariatan Fotokopi Berkas
B
800 320.200 321.000
Komunikasi
Spidol Voucher IM3 200 sms
Uraian
2 x 5.500 3x 10.000
Total Perkiraan Pengeluaran Terbilang: Tiga ratus dua puluh satu ribu rupiah
Jumlah (Rp) 100.000 90.000 11.000 30.000
321.000
Dewan Perwakilan Mahasiswa Program Diploma Institut Pertanian Bogor Sekretariat: Kampus IPB Gunung Gede, Jl.Pajajaran, Bogor 16151 Tlp: 085711753978, Email:
[email protected] Website: www.suaradiploma.ning.com
Nomor Lampiran Perihal
: 001/B.1/DPM/III/2011 : 1 lembar : Permohonan Dana
23 Maret 2011
Yth. Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Dr. Ir. Suwarno, M. Sc. di Bogor Dengan hormat, Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, dan semoga Bapak selalu dalam lindungan-Nya. Sehubungan dengan adanya rutinitas operasional lembaga kemahasiswaan di Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor, kami Dewan Perwakilan Mahasiswa Direktorat Program Diploma IPB (DPM J IPB) kepengurusan 2010-2011 bermaksud mengajukan permohonan dana operasional untuk bulan April 2011 dengan susunan rincian terlampir. Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami, Ketua DPM Direktorat Program Diploma IPB
Bendahara DPM Direktorat Program Diploma IPB
Ahmad Andika
Nuri Fauziyah
J3L108111
J3A109014
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA OPERASIONAL BULAN APRIL 2011 Dewan Perwakilan Mahasiswa Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor Periode 2009/2010 I.
II.
RENCANA PEMASUKAN 1. Dana yang diajukan
Rp. 320.200
2. Total rencana pemasukan
Rp. 321.000
PEMASUKAN 1. Dana kemahasiswaan yang diperoleh
Rp. 320.200
2. Saldo DO bulan Maret 2010
Rp. 800
3. Total pemasukan
Rp. 321.000
III.
PENGELUARAN
A. KESEKRETARIATAN No. Transaksi
Uraian
Jumlah
No. Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
( Rp )
1.
Foto kopi
100.000
( Rp )
001/A/11
28-11-2009
berkas 002/A/11
2.
Kertas HVS
1 rim x
A4
Rp.30.000
30.000
Jumlah
28-11-2009
Foto kopi
16 x Rp.100
1.600
Print
6 x Rp.250
1.500
Foto kopi
15 x Rp.100
1.500
Print
4 x Rp.250
1.000
003/A/11
07-12-2009
Foto kopi
60 x Rp.100
6.000
004/A/11
31-12-2009
Foto kopi
22 x Rp.100
2.200
print
1 x Rp.300
300
005/A/11
05-01-2010
Foto kopi
20 x Rp.100
2.000
006/A/11
06-01-2010
Foto kopi
42 x Rp.100
4.200
Map
1 x Rp.1.500
1.500
Kertas HVS
1 x Rp. 30.000
30.000
007/A/11
22-03-2010
A4
3.
Foto kopi
008/A/11
24-03-2010
Foto kopi
8 x Rp.100
800
009/A/11
24-03-2010
Foto kopi
26 x Rp.100
2.600
Print
1 x Rp.300
300
Foto kopi
3 x Rp.100
300
Print
1 x Rp.300
300
Refill inkjet
1 x Rp.50.000
50.000
1 x Rp.30.000
30.000
Rp.8.000
8.000
berkas
010/A /11
4.
5.
Refill inkjet
1x
warna
Rp.90.000
Refill inkjet
1x
hitam
Rp.60.000
90.000
011/A/11
25-03-2010
27-03-2010
warna 60.000
Refill inkjet hitam Ppn
6.
-
-
-
012/A/11
16-April-2010
Duplikat kunci 5 x Rp.4.000
20.000
sekretariatan 7.
Spidol
2x
11.000
013/A/11
17-April-2010
Spidol
2 x Rp.8.000
16.000
Rp.5.500 Sub total
291.000
180.100 B. KOMUNIKASI
No. Transaksi
Uraian
Jumlah (Rp)
No. Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
Jumlah (Rp)
1.
Voucher IM3
3x
200 sms
Rp.10.000
30.000
001/B/11
14-04-2010
Voucher IM3
1 x Rp.9000
9.000
1 x Rp.11.000
11.000
1 x Rp.11.000
11.000
200 sms Voucher XL 10 Voucher IM3 10
Sub total
30.000
Sub total
31.000
Total
321.000
Total
211.100
Saldo: Rp. 109.900
NB : 1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran. 2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per kebutuhan.
C. (contoh)
Rancangan Anggaran Dana ”Lokakarya Kelembagaan IPB” Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM-J) Pemasukan Dana Kemahasiswaan
Rp. 6.800.000
...........
Rp. ........
Total Pemasukan
Rp. .......
Perkiraan pengeluaran Total Perkiraan Pengeluaran
Rp. ……….
No
Perkiraan
Uraian
Jumlah (Rp)
1
Sekretaris
Proposal dan LPJ
50.000
Fotokopi surat undangan
10.000
……….
……….
Pembelian souvenir
100.000
……….
……….
2
Sie Acara
3
Sie Logstrans
Peminjaman LCD
……….
…
……….
……….
……….
Total
D. (contoh) XI. ANGGARAN KEUANGAN KEGIATAN
Rencana Pemasukan Dana Kemahasiswaan Total Rencana Pemasukan Pemasukan Dana Kemahasiswaan Total Pemasukan
Rp. Rp.
1.900.000,00
Rp. Rp.
PENGELUARAN
C. Kesekretariatan No. Transaksi
Uraian
Jumlah ( Rp )
No. Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
Jumlah ( Rp )
1.
3500x60
210000
001/A/11
10-12-2010
Internet
2x500
1000
Print
4x700
2800
print
4x300
1200
Nametag DPM-J
Total
Rp. 3.143.000
Total
Rp.2.796.400
Saldo: Rp. 1600
NB : 1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran. 2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per kebutuhan/sie.
