i-P2P: Vendor Management Overview
23 Desember 2014
Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis Latar Belakang
Kendala External (Vendor)
• Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan • Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi. (ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll) • Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi. • Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellence perusahaan. • Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler. • Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero). • Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1) • Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end).
Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina. Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment. Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service)
Kendala Internal (Pertamina) Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat
Solusi
Sistem procurement yang terintegrasi (end-to-end) yang menerapkan prinsip SRM Sistem ini nantinya akan terintegrasi baik untuk korporat dan anak perusahaan Pertamina
Apakah i-P2P itu?
Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina
Apakah “ i-P2P “ itu?
Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa (terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing, pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan oleh Pertamina beserta anak perusahaannya.
Dapat diakses melalui alamat portal:
http://www.pertamina.com/i-p2p
Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal Pertamina dan external (Vendor) Master Data Mgmt
Vendor Mgmt
Contract Mgmt
Sourcing
Pengelolaan master data terkait proses procurement termasuk di dalamnya data vendor
Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dimungkinkan dapat mengelola beberapa datanya sendiri.
Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring.
Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara OL serta memberikan notifikasi kpd penyedia secara electronic.
Spend Analysis
Invoice Mgmt
Payment Mgmt
Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR/GI consigment
Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP
Tax
Mengklarifikasi & menganalisa data purc activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa
Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya,
Collaborative Procurement Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance
Reporting Sifatnya operational seperti report data vendor, contract management, spend Analysis serta invoice dan payment
Baseline: i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user management serta workflow definition. Membutuhkan aktivitas yang akan dilakukan oleh vendor di sistem
Desember 2014
Implementasi i-P2P Modul Vendor Management
a
d
Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri
b
Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di Pertamina
c
Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy.
Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar
Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management Fitur/Fungsionalitas
Vendor SKT
Vendor Non SKT
Vendor Baru
Ya
Ya
-
1
Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-P2P
2
Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor
-
-
Ya
3
Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina)
-
Ya
-
4
Update data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-P2P
Ya
-
-
5
Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina
Ya
-
-
6
CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)
Ya
Ya
-
7
Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan Prerequisite: 1. NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P 2. Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina 8
Re-Registrasi: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
Output Utama yang dihasilkan
Re-Registrasi
Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWP Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina
Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc
Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Vendor (SKT) menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan) Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT
9
Re-Registrasi: Return Flow Vendor
Pertamina (Admin Reg Loc)
Input data reregistrasi
Verifikasi
No / Rejected
OK? Yes Re-Registration completed
10
Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P
11
Registrasi: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
Output Utama yang dihasilkan
Registrasi
Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst) Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina
Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc
Verifikasi & Approval MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP
Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di iP2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P
Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKT Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P 12
Registrasi: Return Flow Vendor
Pertamina (Admin Reg Loc)
Pertamina (MDM)
No / Return to adm reg loc Input data registrasi No / Rejected
Verifikasi
Verifikasi
Yes
OK?
OK? Yes Registration completed
13
Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina) Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di Pertamina dan account i-P2P 14
Upgrade SKT: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
Output Utama yang dihasilkan
Upgrade SKT Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc
Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM
Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.
Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi
Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Vendor terdaftar sebagai SKT
15
Upgrade SKT: Return Flow Vendor
Pertamina (Admin RegLoc)
Pertamina
Pertamina
(Admin Reg Loc)
(Legal, Finance, HSE, Procurement)
Input data registrasi
No / Return
Verifikasi
Verifikasi
Verifikasi (Legal)
OK?
Verifikasi (Finance)
Pertamina (MDM)
OK? Verifikasi (HSE) No / Return to adm reg loc
Upgrade SKT rejected
Verifikasi
Verifikasi (Procurement)
OK? Yes
OK? No / Reject SKT
Upgrade SKT completed
Yes 16
Yes
Update Data Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P
Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P
17
Update Data: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
Output Utama yang dihasilkan
Update Data Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc
Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM
Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.
Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi
Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P
18
Update Data: Return Flow Vendor
Pertamina (Admin RegLoc)
Pertamina
Pertamina
(Admin Reg Loc)
(Legal, Finance, HSE, Procurement)
Input data update
No / Return
Verifikasi
Verifikasi
Verifikasi (Legal)
OK?
Verifikasi (Finance)
Pertamina (MDM)
OK? Yes No / Return to adm reg loc
Update data rejected
Verifikasi (HSE)
Verifikasi
Verifikasi (Procurement)
OK? Yes
OK? No / Reject SKT
Update data completed
Yes 19
Yes
Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina. Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P 20
Extend Registered Location: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
Extend Registered Location Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend: Company Code Registered Location Sub Bidang Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc
Verifikasi & Approval MDM
Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data
Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP
Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan Vendor menerima email notifikasi status permohonan extend
Output Utama yang dihasilkan
21
Extend Registered Location: Return Flow Vendor
Pertamina (Admin Reg Loc)
Pertamina (MDM)
No / Return to adm reg loc Input data extend No / Rejected
Verifikasi
Verifikasi
Yes
OK?
OK? Yes Extend data completed
22
CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Prerequisite: 1. Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P 2. Sub bidang / pekerjaan di Pertamina mensyaratkan adanya penilaian CSMS 23
CSMS: Normal Flow Proses Utama
Users dan Roles
CSMS
Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMS Vendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke iP2P Vendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS
Verifikasi & Approval Admin Reg Loc & HSE
Verifikasi & Approval MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan mensubmit status CSMS ke MySAP
Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM
Status CSMS vendor terupdate di MySAP Vendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS
Output Utama yang dihasilkan
24
CSMS: Return Flow Vendor
Pertamina (HSE)
Pertamina (MDM)
No / Return to HSE Input data extend No / Rejected
Verifikasi
Verifikasi
Yes
OK?
OK? Yes CSMS completed
25
Pertanyaan dan Informasi
Email:
[email protected] [email protected] Telepon 021-3815111 ext 4537 26
27
