I. BASISBEGRIPPEN. Als je het programma Excel opstart, kom je in een nieuw leeg bestand Map 1 :

Excel 2000

I.

BASISBEGRIPPEN

Als je het programma Excel opstart, kom je in een nieuw leeg bestand Map 1 : 1. De schermonderdelen • • • •

titelbalk menuregel werkbalken met pictogrammen formulebalk

•

werkgebied

• •

extra werkbalk statusregel

• regel 1: de titelbalk met de naam van het bestand; • regel 2: de menuregel met zijn verschillende onderdelen: klik je op een menunaam, bijv. Bestand, dan kan je uit de uitgevouwen opdrachten en submenu's kiezen; • regel 3: de werkbalken met pictogrammen: dit zijn tekeningetjes waarop je kan klikken om de afgebeelde opdracht uit te voeren. Je vindt al deze opdrachten ook terug in de deelmenu's. Als je traag met de pijlcursor de knoppen aanwijst, wordt de naam vermeld; • regel 4: de formulebalk met links de celnaam en rechts de inhoud van de geselecteerde cel; • dan kom je in het belangrijkste en grootste deel: het werkgebied met de cellen, de regelknoppen en de schuifpijlen; • daaronder staat de statusregel met interessante informatie over het bestand. De laatste regel onderaan is de taakbalk van Windows. Hierop kan je kiezen tussen de geopende bestanden.

1

Excel 2000

2. Een bestand openen Om een vroeger gemaakt bestand terug op te roepen, kies je zoals in alle Windows programma's: Bestand-Openen of Ctrl-O of

.

Opmerkingen •

Als je een bestand wilt openen dat je onlangs nog hebt gebruikt, klik je ofwel in deze kader op Geschiedenis op de linkse locatiebalk ofwel onder Bestand in de menuregel;

•

Als je een HTML-bestand opent dat in een Office-programma is gemaakt of opgeslagen, wordt het bestand geopend in het programma waarin het bestand het laatst is opgeslagen. Als je het bestand in Excel wilt openen, klik je op het zwart pijltje rechts van de knop Openen (onderaan) en selecteer je Openen in Excel.

2

Excel 2000

Open nu KRANT.XLS , dit is een Excel-bestand (achtervoegsel is steeds XLS) om de kostprijsberekening van een clubblad door de computer te laten uitvoeren:

Bovendien bevat je rekenblad onderaan tabbladen waarmee je in 1 werkmap (bestand) over meerdere (standaard 3) werkbladen beschikt. Zij worden samen opgeslagen onder dezelfde naam. Je kan zo'n werkblad een nieuwe naam geven door te dubbelklikken met de linkermuisknop op het tabblad en de nieuwe naam in te geven (+ enter). OEFENING: Verander BLAD1 op deze wijze in TESTBLAD. 3. Een werkmap opslaan: Je hebt nu een wijziging aangebracht in je werkmap ofwel bewaar je deze map onder dezelfde naam en kies je voor: Bestand-Opslaan of Ctrl-S of . Ofwel wil je deze werkmap een andere naam geven en dan kies je voor: Bestand-Opslaan als… je selecteert dan de juiste map (of drive) waarin je wilt opslaan en je typt de nieuwe bestandsnaam onderaan:

3

Excel 2000

4. Cellen Een rekenblad of werkblad bestaat uit rijen en kolommen. Excel bevat 65536 rijen (Ctrl + ↓) en 256 kolommen (Ctrl + →). De rijen zijn genummerd en de kolommen bevatten bovenaan letters.

De doorsnede van een rij met een kolom noem je een cel (bv. cel C5). Een rekenblad is dus een verzameling cellen. Excel bevat bijgevolg 65536 x 256 = 17.777.216 cellen De "naam" van de geselecteerde of actieve cel (= waar de cursor staat ) vind je links in de formulebalk. De "inhoud" van een cel lees je af in de formulebalk of in de cel zelf ( kan verschillen van de aflezing in de formulebalk). Cellen kunnen 4 verschillende gegevens (inhouden) bevatten. Gebruik je pijltjestoetsen (of muiscursor) om de inhoud van de volgende cellen te onderzoeken en vul de tabel aan: cel

celinhoud

soort

A1

TEKST (alfabetisch gegeven)

C1

TEKST + GETAL (alfanumeriek geg.)

C5

GETAL (numeriek gegeven)

C16

FORMULE

•

Let op het gelijkheidsteken waarmee elke formule begint!

Wanneer je het gelijkheidsteken (of het plusteken) vergeet, dan beschouwt Excel de invoer als tekst. Test dit even uit door E3+F3 in cel G3 te typen. Zet er nu een gelijkheidsteken voor (verbeter best in de formulebalk) en de som wordt berekend. •

Let ook op uitlijning in de cellen: o tekst wordt links uitgelijnd; o getallen worden rechts uitgelijnd.

Deze uitlijning kan je wijzigen door in de werkbalk te kiezen uit:

4

Excel 2000

5. Snel navigeren Met de onderstaande toetsencombinaties kan je snel je werkblad doorzoeken:

TOETSEN(combinaties)

EFFECT

pijltjestoetsen → , ← , ↑ , ↓

1 cel naar rechts, links, omhoog, omlaag

HOME END + ENTER

naar het begin van de actieve regel naar het einde van de actieve regel

PGUP PGDN

één scherm omhoog één scherm omlaag

CTRL + HOME CTRL + END CTRL + pijltjestoetsen → , ← , ↑ , ↓

naar cel A1 naar de laatste gevulde cel naar de volgende gevulde cel rechts, …

OEFENING: Oefen met deze toetsencombinaties. Open hiervoor het bestand KRANT.XLS . 6. Gegevens invoeren Open een nieuw Excelbestand: Bestand-Nieuw of Ctrl-N of Typ in cel A1 de tekst "college". Je merkt dat deze tekst zowel in de cel A1 als in de formulebalk verschijnt. Sluit af met ENTER. •

als de invoer van de gegevens in een cel niet met ENTER wordt afgesloten, dan zijn bepaalde deelmenu's in de menubalk niet geactiveerd (= licht grijs);

•

na ENTER verspringt de celcursor naar de volgende cel omlaag (dit kan anders ingesteld worden langs Extra, Opties en daar kies je het tabblad Bewerken);

•

je kan ook de pijltjestoetsen (i.p.v. ENTER) gebruiken om naar een nieuwe cel te gaan. Dit werkt alleen bij een nieuwe gegevensinvoer, niet bij wijzigingen aan een bestaande inhoud.

OEFENING: Typ in cel C1, C2, C3 de getallen 77, 78, 79 en in cel C4 de formule =C1+C2+C3. Na een ENTER lees je in C4 de som. De formule kan je uitlezen in de formulebalk als je terug op cel C4 staat.

5

Excel 2000

7. Snel gegevens selecteren Je hebt verscheidene mogelijkheden: •

Om het ganse werkgebied te selecteren, klik je uiterst links bovenaan in het werkgebied op het grijze blokje (= links van kolom A en boven rij 1). Klik terug in het werkgebied om de selectie te beëindigen;

•

Om een ganse rij of kolom te selecteren: klik op het rijnummer of op de kolomletter;

•

Om aan elkaar grenzende cellen te selecteren: o met SHIFT ingedrukt en de pijltjestoetsen kan je snel een gebied selecteren; o even vlug gaat het door de linker-muisknop in te drukken en terwijl te slepen; o of nog anders: om het gebied van vb. A4 tot C10 (deze reeks cellen noemen we het bereik (A4:C10) ) te selecteren: klik in A4, hou de SHIFT-toets ingedrukt en klik in C10. Je kan het bereik nog steeds vergroten of verkleinen zolang SHIFT ingedrukt blijft.

•

Om willekeurige cellen selecteren: o met CTRL ingedrukt en door met de linker-muisknop in de cellen te klikken; o je kan ook de TOEVOEGMODUS gebruiken. Druk hiervoor SHIFT+F8 in en klik op de gewenste cellen. Om deze modus uit te zetten, druk je terug op deze toetsencombinatie.

OEFENING: Oefen deze mogelijkheden in. Open hiervoor het bestand KRANT.XLS .

6

Excel 2000

8. Gegevens verplaatsen, kopiëren, plakken: Deze bewerkingen hebben betrekking op de inhoud van een cel. De werkwijze is dezelfde voor een groep cellen als voor een individuele cel.

Verplaatsen met de muis: •

Je selecteert een cel of een groep cellen;

•

Je plaatst de muisaanwijzer op een van de randen van het geselecteerde blok (zodat deze in een pijl verandert);

•

Je sleept de selectie naar de cel in de linkerbovenhoek van het plakgebied (=het doelgebied voor gegevens die m.b.v. het klembord zijn geknipt). De bestaande gegevens in het plakgebied worden nu automatisch vervangen.

Verplaatsen met de opdracht knippen en plakken : •

Je selecteert een cel of een groep cellen;

•

Je klikt in het menu bewerken op de optie knippen. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn;

•

Je klikt de cel aan waar de geselecteerde cellen terug geplakt moeten worden;

•

Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken, of uit het snelmenu (door met de rechtermuisknop te klikken in de selectie).

Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen plakken of ook met Ctrl-X en daarna Ctrl-V

knippen en

OEFENING: Oefen op al deze mogelijkheden: •

open hiervoor een nieuwe werkmap, typ enkele getallen in en verplaats ze, zowel naar een andere plaats als in de selectieplaats zelf;

•

open nu het bestand KRANT.XLS verplaats het bereik (C3:F6) naar cel E18.

7

Excel 2000

Kopiëren met de opdracht kopiëren en plakken: •

Je selecteert een cel of een groep cellen;

•

Je klikt in het menu bewerken op de optie kopiëren. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn;

•

Je klikt de cel aan waar de eerder geselecteerde cellen gekopieerd (geplakt) moeten worden;

•

Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken. De cellen blijven op hun oorspronkelijke plaats en worden gekopieerd op de plaats die je hebt aangeduid.

Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen plakken of ook met Ctrl-C daarna Ctrl-V.

kopiëren en

Kopiëren met de vulgreep: •

Als je de muisaanwijzer op het kleine zwarte vierkantje in de rechterbenedenhoek (vulgreep) van een cel of cellenbereik plaatst, verandert deze in een klein zwart kruisje;

•

Hiermee kan je de inhoud van de cel slepen naar aangrenzende cellen;

•

Naast het simpelweg kopiëren kan je met de vulgreep ook verschillende reeksen automatisch doorvoeren door cellen te selecteren en met de vulgreep te slepen, en dit voortbouwend op bestaande cellen (zie verder bij doorvoeren).

Oefen deze mogelijkheden in. Open hiervoor het bestand KRANT.XLS. •

kopieer het bereik (C3:F6) vanaf cel E18.

•

kopieer met de vulgreep (C3:C6) tot in kolom F.

•

kopieer de inhoud van Blad1 naar Blad2, wil je de opmaak en de kolombreedte behouden kies dan voor Plakken speciaal… . Hier kan je ook voor Koppeling plakken kiezen, hierdoor wordt een wijziging in het oorspronkelijk blad ook aangepast in de koppeling. Probeer dit even uit en wijzig enkele gegevens in Blad1 en controleer de automatische wijziging in Blad2.

8

Excel 2000

8. Cellen verwijderen of wissen: Wanneer je cellen verwijdert, verdwijnen deze uit het werkblad en wordt de vrijgekomen ruimte opgevuld door de omringende cellen. Een cel of een reeks cellen kan je verwijderen als volgt: •

selecteer het bereik;

•

kies Bewerken – verwijderen;

•

je krijgt het volgende dialoogvenster: vervolgens markeer je het gewenste keuzerondje en bevestig je met OK.

Als je een of meer rijen of kolommen wilt verwijderen, kan het ook zonder bovenstaand dialoogkadertje: •

selecteer de rij(en) of de kolom(men) door te klikken op de betreffende rij- of kolomkoppen;

•

klik op Bewerken - verwijderen.

Het verwijderen kan verschillende gevolgen hebben: •

automatisch worden onderliggende rijen of rechtsgelegen kolommen verschoven;

•

alle formules en bereiken worden automatisch aangepast aan de verwijdering;

•

formules die verwijzingen naar verwijderde cellen bevatten, krijgen de foutwaarde #VERW!. Deze foutwaarde betekent dat de formule een ongeldige verwijzing bevat.

Open nu het bestand KRANT.XLS en oefen al deze mogelijkheden in. Herstel steeds je oorspronkelijk rekenblad door na elke verwijdering Bewerken - ongedaan maken te kiezen.

Wanneer je cellen wist, verwijder je de celinhoud (formules en gegevens), de opmaak en eventuele opmerkingen. De lege cellen zelf blijven echter op het werkblad staan! •

selecteer de cellen, rijen of kolommen die je u wil wissen;

•

wijs Wissen aan in het menu Bewerken en klik vervolgens op een van de vier opties: Alles, Inhoud, Opmaak of Opmerkingen.

Als je op een cel klikt en vervolgens op DELETE of BACKSPACE drukt, wordt alleen de celinhoud verwijderd. OEFENING: Open nu het bestand KRANT.XLS. En oefen al deze mogelijkheden in.

9

Excel 2000

9. Cellen invoegen: Een cel of een reeks cellen kan je invoegen als volgt: •

selecteer het bereik;

•

kies Invoegen - Cellen;

•

markeer het gewenste keuzerondje en klik op OK .

cellen naar rechts verplaatsen

Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar rechts om de benodigde ruimte te creëren.

cellen naar beneden verplaatsen

Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.

hele rij

Voegt een aantal lege rijen in overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende rijen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.

hele kolom

Voegt een aantal lege kolommen in, overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende kolommen naar rechts om de benodigde ruimte te creëren.

OEFENING: Open nu het bestand KRANT.XLS. En oefen al deze vier mogelijkheden in.

Als je een of meer rijen of kolommen wilt invoegen, ga je als volgt te werk: •

selecteer de rij(en) of de kolom(men) waarvoor je rijen of kolommen wilt invoegen: gebruik hiervoor terug rijnummers of kolomletters;

•

klik op Invoegen, Rijen of kolommen.

Het invoegen kan verschillende gevolgen hebben: •

automatisch worden onderliggende rijen of rechtsgelegen kolommen opgeschoven;

•

alle formules en bereiken worden automatisch aangepast indien de kolommen en rijen op de juiste plaats ingevoegd worden. (Zie verder bij Een rekenblad aanpassen).

OEFENING: Open nu het bestand KRANT.XLS. En voeg een rij en kolom in. 10

Excel 2000

II.

FORMULES IN EEN REKENBLAD

De sterkte van een rekenblad is de verscheidenheid in het gebruik van de cellen: je kan teksten invoeren maar ook bewerkingen (=formules) uitvoeren op cellen: +, -, *, / en vele andere functies, kijk maar even bij Invoegen-Functie of klik op

.

1. Je eerste rekenblad Je wil een omrekeningstabel maken van BEF naar EURO en omgekeerd. Hiervoor passen we de volgende redenering toe:

• • • • •

typ 'BEF' en 'EURO' in de juiste cellen; in cel A2 zet je het om te rekenen bedrag; in cel B2 typ je een formule die de omrekening maakt van BEF naar EURO: het bedrag van A2 moet hiervoor gedeeld worden door 40,3399. In cel B2 typ je de formule =A2/40,3399 een zelfde redenering voor cel B4: voer hier de formule =A4*40,3399 in. door gebruik te maken van de celverwijzing A2 en A4 in de formule, kan je nu elk getal invullen in deze cellen, het resultaat vind je in B2 en B4. De formule blijft steeds behouden en kan je altijd aflezen in de formulebalk.

Oefen even met enkele waarden in A2 en A4. Bewaar dit werkblad onder EURO1. 11

Excel 2000

Met *, /, +, - en ( ) kan je eenvoudige formules opbouwen. Je gebruikt dezelfde volgorde van de bewerkingen als in de wiskunde. Je kan ook gebruik maken van de bestaande Excel-functies. 2. Functies in een rekenblad Open nu het bestand KRANT.XLS Kies Extra-Opties-Weergave en klik op Formules en OK en je merkt dat een rekenblad heel wat meer bevat dan het op het eerste zicht laat zien. De formules uit de formulebalk kunnen dus met deze optie in de cellen gebracht worden.

Veel gebruikte formules(functies) zijn: =SOM(bereik) =MAX(bereik) =MIN(bereik) =GEMIDDELDE(bereik)

Het bereik is de reeks cellen waarop de formule toegepast wordt.

!"Wil je vlug de uitkomst kennen van deze functies, selecteer dan het bereik en klik met de rechter-muisknop in de statusbalk en kies je functie, de uitkomst lees in de statusbalk af. OEFENING: • Verlaat terug de formule weergave. • Verander kolom E in je werkblad als volgt: E3 26, E4 6, E5 330, E6 294. De computer berekent alles, ook kolom F wordt aangepast. Bewaar je bestand als KRANT2 . • Open een nieuw rekenblad: Typ in kolom A tien willekeurige getallen onder elkaar. Voer in A11 tot A14 de vier geziene formules met het juiste bereik in. Controleer je uitkomsten! Bewaar je bestand als FORMULES1 . 12

Excel 2000

3. Formules doorvoeren Je kan een formule kopiëren naar een reeks cellen die een gelijke bewerking moeten ondergaan, dit noemt men doorvoeren. Typ in een leeg werkblad het volgende voorbeeld:

Om dezelfde berekeningen te verkrijgen in D2 en D3 hoef je de formule van D1 niet opnieuw in te typen maar selecteer je het bereik (D1:D3) en kies je Bewerken-Doorvoeren-Omlaag of Ctrl-D of je sleept met vulgreep tot in de cel D3 en … het bereik in de formules wordt aangepast aan de nieuwe cellen. Dit aanpassen werkt tijdbesparend maar is soms vervelend. In sommige gevallen verkies je dat bij het doorvoeren de inhoud onveranderd blijft en niet aangepast wordt aan de nieuwe plaats. Hiervoor maakt Excel gebruik van de absolute celverwijzing. Voor we hier kennis meemaken ga je nu even het doorvoeren inoefenen, probeer alle mogelijkheden uit. Je kan ook reeksen doorvoeren: 1,2,3,4,…

1,4,7,10,…

maandag, dinsdag,…

De meest efficiënte wijze om dit uit te voeren is: • typ in 2 onder elkaar gelegen cellen de eerste 2 gegevens van de reeks, vb. 1 en 4; • selecteer deze 2 cellen; • klik op de vulgreep en sleep verder over de gewenste cellen; • de reeks wordt doorgevoerd en juist aangevuld. Pas dit toe op bovenstaande voorbeelden in een nieuw rekenblad, en bewaar dit bestand als REEKSENDOORVOEREN

13

Excel 2000

4. Relatieve en Absolute Celverwijzing In een rekenblad kunnen de formules getallen bevatten maar ook verwijzingen naar andere cellen. Open KRANT.XLS. Bekijk cel C12: hierin wordt verwezen naar de cellen C3, C5, $C$22. Als de inhoud van deze cellen wijzigt, verandert ook het resultaat van cel C12. Als je cellen met formules kopieert moet je opletten met deze verwijzingen: • C3 en C5 is een relatieve celverwijzing: de verwijzing verandert bij het kopiëren; • $C$22 is een absolute celverwijzing: de verwijzing wordt niet aangepast. Je kan dit vergelijken met het geven van een adres: • ofwel relatief: je legt de weg uit vanaf de plaats waar je staat (1ste straat links,...), deze beschrijving is afhankelijk van de plaats waar je staat; • ofwel absoluut: je geeft gewoon het adres (straat, nummer), dus onafhankelijk van de plaats waar je staat. Open RAPPORT.XLS

• Klik op cel L4 en M4 en bekijk de formules in de formulebalk. De % is voor de eerste twee leerlingen reeds berekend. Voor de andere leerlingen gaan we deze formules DOORVOEREN… Bekijk nu de nieuwe formules en de resultaten in de kolommen L en M. Kolom L geeft duidelijk foutieve resultaten! De oorzaak hiervan ligt in de celverwijzingen: • de verwijzing naar J4, J5, ... is relatief (en juist) omdat de procent afhankelijk is van de bijbehorende som; • maar de verwijzing naar de deler is fout: de deler is immers steeds 70 (=cel J3), hiervoor moest er een absolute celverwijzing $J$3 in de gekopieerde formule uit L4 staan; bij het omlaag kopiëren zal dan de celverwijzing onveranderd blijven. De juiste formules vind je in kolom M. Met de F4-toets kan je relatieve celverwijzingen eenvoudig wijzigen in absolute en omgekeerd. Je moet wel eerst de verwijzing selecteren in de formulebalk.

14

Excel 2000

5. Oefeningen op Formules •

Je rapportcijfers verwerken:

Maak een overzicht van je 1ste rapport. Zet in de 1ste kolom de vakken, in de 2de kolom komen je punten op 100. In de derde kolom vermeld je het aantal uren per week. Kolom 4 bevat de formule die het product aangeeft van je procent per vak met het aantal lesuren. Typ deze formule eenmaal in en gebruik dan de functie doorvoeren. Onderaan kolom 3 en 4 gebruik je autosom Σ om het totaal van elke kolom te bekomen. Tenslotte voer je op de volgende rij onder kolom 4 een formule in die je totaal % weergeeft. Je rekenblad ziet er ongeveer als volgt uit: Met het pictogram autosom Σ helpt Excel je op een vlugge manier de som bereken van bij elkaar gelegen cellen! Probeer dit even uit. Bewaar dit bestand als RAPPORTCIJFERS1. •

Een eenvoudige factuur maken:

Op dezelfde wijze als hierboven beschreven kan je een factuur met Excel maken. Voer nevenstaande gegevens in en zet onder Totaal de juiste formules. Typ ook achter Som en BTW de juiste formules. Voorzie plaats voor tien artikels. Voer nu een 5-tal artikels in en controleer of de formules hun werk deden. Sla het bestand op als FACTUUR1.

15

Excel 2000

III.

EEN REKENBLAD AAPASSEN

Open KRANT.XLS. Dit bestand geeft een overzicht van de verkoop van een clubblad. Het is opgesteld voor 3 nummers. Het clubblad heeft echter succes en je wil bijgevolg een vierde nummer uitgeven. Wil je tijd besparen en alle formules behouden dan ga je als volgt te werk: Een nieuwe kolom invoegen: Het bereik van de som-formules in kolom F verwijst naar de kolommen C tot E. Wil je dat deze formules ook, op de nog in te voeren, 4de kolom slaan, dan moet je een nieuwe kolom invoeren binnen het bereik C-E: • klik in kolom E, kies Invoegen - Kolom; • controleer het nieuwe bereik van de formules in kolom G. De gegevens van het derde nummer staan nu echter een kolom te ver, je gaat deze kopiëren naar de ingevoegde kolom E: • selecteer het bereik (F1:F16), kies Bewerken - Kopiëren; • zet de cursor op cel E1 en kies Bewerken - Plakken en alles is bijna in orde, nu kan je de gegevens voor het vierde nummer in kolom F overtypen (zie figuur). Een nieuwe rij invoegen: Vanaf het vierde nummer bied je ook abonnementen aan, hiervoor voeg je in het rekenblad 2 nieuwe rijen in nl. Losse Verkoop en Abonnees (tussen Oplage en Verkocht). Ook voor het invoegen van rijen zet je de cursor op de plaats waar de rijen ingevoegd worden: • selecteer een cel uit de rijen 6 en 7 bv (B6:B7) en kies Invoegen,...; • voer nu de nieuwe gegevens in (let op: cel F8 is een formule!); • sla je bestand op als KRANT2 .

16

Excel 2000

IV.

EEN VERZORGD REKENBLAD AFDRUKKEN

Open het rekenblad FACTUUR1. Je wil dit document verzorgd en leesbaar afdrukken, hiervoor ga je eerst de lay-out aanpassen. Om het uitzicht te bekomen van onderstaand voorbeeld, moet je de opmaakregels van Excel toepassen.

1. De kolombreedte aanpassen: •

Dubbelklik met de linker-muisknop op het verticale streepje tussen de kolomletters en de kolombreedte past zich automatisch aan de lengte van de inhoud aan.

•

Je kan ook klikken op dit streepje en zelf al slepend de breedte bepalen.

opmerking: wanneer een tekst te breed is voor een cel gaat de volgende cel (indien leeg) overschreven worden. Bij een te brede getalnotatie verschijnt ###### in de cel en moet je de breedte aanpassen. 2. Opmaak van cellen met de werkbalk OPMAAK: Een groot aantal opmaakkenmerken kan je instellen in de werkbalk 'Opmaak'. De werkbalk Opmaak zelf kan je tonen of verbergen via de menukeuze Beeld - Werkbalken. Je vindt er een lijst met beschikbare werkbalken die je kan activeren of uitschakelen. De werkbalk Opmaak ziet er zo uit:

17

Excel 2000

Betekenis der onderdelen puntgrootte vet (T) cursief (T) onderstrepen (T) links uitlijnen (T) centreren (T) rechts uitlijnen (T)

lettertype percentnotatie kommanotatie méér decimalen minder decimalen inspringing verkleinen inspringing vergroten werkbalk randopmaak

samenvoegen en centreren

opvulkleur

valutanotatie

tekstkleur

De knoppen Lettertype, Puntgrootte, Vet, Cursief, Onderlijnen, Links uitlijnen, Centreren, Rechts uitlijnen ken je reeds uit Word. Je selecteert de cellen waarvoor je de opmaak wil instellen en klikt het gewenste knopje aan. De knoppen aangeduid met (T) zijn alle 'toggle keys'. Dit wil zeggen dat je ze afwisselend activeert en uitschakelt door te klikken. Met de knop kan je de inhoud van een cel uitlijnen over meerdere kolommen, over meerdere rijen of over meerdere rijen en kolommen. De geselecteerde cellen worden fysisch samengevoegd. Enkel het adres van de cel linksboven in de selectie blijft bestaan. Er mag slechts één van de geselecteerde cellen een inhoud hebben. Deze inhoud wordt gezet in de cel linksboven in de selectie. De standaardinstelling voor het uitlijnen is horiziontaal gecentreerd en verticaal onderaan. (zie verder bij 'Celeigenchappen' om de uitlijning aan te passen) zet je een getal in de valutanotatie. Het in Windows ingestelde valutasymbool wordt aan Met het getal toegevoegd en het wordt voorgesteld zoals is vastgelegd in de menukeuze Opmaak, Opmaakprofiel, Valuta. Met krijg je de procentopmaak. Het getal in de betreffende cel wordt met 100 vermenigvuldigd en voorzien van het '%'-teken. Met zet je een getal in de kommanotatie.Hoe het precies wordt voorgesteld is vastgelegd in de menukeuze Opmaak, Opmaakprofiel, Komma. en beelden de opgemaakte getalwaarde af met 1 decimaal méér of minder dan in de vorige toestand. Door te klikken op

of

laat je de celinhoud méér/minder inspringen vanaf de linker celrand.

Bij , en kan je op het knopje zelf klikken om de huidige waarde te gebruiken of op het driehoekje zodat je een palet met mogelijkheden ziet waaruit dan een keuze kan gemaakt worden. 18

Excel 2000

3. Celeigenschappen bekijken en wijzigen: Je kan van geselecteerde cellen de celeigenschappen opvragen door rechts te klikken en uit het getoonde snelmenu Celeigenschappen te kiezen of via de menukeuze Opmaak, Celeigenschappen. Je ziet in beide gevallen dit venster: • •

•

•

De opmaakeigenschappen zijn verdeeld in 6 groepen. Je klikt op het gewenste tabblad. Het tabblad 'Getal' biedt een aantal vooraf gemaakte opmaakformaten voor getallen, datums, rekeningnummers, …. Kies links eerst de gewenste categorie. Onderaan lees je een omschrijving van de gekozen categorie. Je kiest dan rechts uit keuzelijsten of typt de gewenste instellingen. Je ziet in het vakje 'Voorbeeld' hoe het geselecteerde zal worden getoond. De meeste keuzemogelijkheden zijn wellicht zonder meer duidelijk. Experimenteren is hier wellicht nuttiger dan veel uitleg. Voldoet geen enkel van de mogelijkheden, dan kan je nog 'Aangepast' kiezen.

Het tabblad uitlijning: Tekstconfiguratie: #" terugloop: tekst wordt over

meerdere regels geschreven indien de kolombreedte te klein is. Je kan ook zelf bepalen wanneer een nieuwe regel wordt genomen met ALT+ENTER. #" tekst passend maken: de

lettergrootte wordt verkleind zodat de tekst in de kolom past. #" cellen samenvoegen: de

geselecteerde cellen worden samengevoegd. Je verwijst naar de selectie met het adres van de cel linksboven. 'Tekstuitlijning' en 'Stand' zijn wellicht zondermeer duidelijk.

19

Excel 2000 •

met de eigenschap 'Terugloop' kan je tekst in één cel over meerdere regels schikken. Met Bewerken – Doorvoeren - Uitvullen kan je tekst uit één cel over meerdere cellen en/of regels laten verdelen. Werkwijze: typ een tekst in een cel. Selecteer het bereik waarover de tekst moet verdeeld worden. Kies Bewerken, Doorvoeren, Uitvullen. Is het aantal rijen van de selectie te klein dan volgt de melding: 'Tekst zal onder het bereik doorlopen'.

4. Verwijderen van de celopmaak: Er zijn twee mogelijkheden: •

zoals je reeds weet kan je bij Bewerken, Wissen kiezen voor: Alles, Opmaak, Inhoud, Opmerkingen. Je kan dus de opmaak van een cel wissen en de inhoud behouden.

•

je klikt een niet-opgemaakte cel aan gevolgd door (opmaak kopiëren/plakken) op de standaard werkbalk, dan klik je in de cel(len) waarvan je de opmaak wil wissen.

OEFENING: 1. nu je kennis gemaakt hebt met de lay-out mogelijkheden ga je FACTUUR1 opmaken zoals in het getoonde voorbeeld: •

begin met het lettertype in Arial 12 te zetten;

•

pas nu de kolombreedte aan;

•

zet de getallen in de juiste opmaak (2 decimalen), behalve in het eindresultaat;

•

voer randen en kleuren (grijswaarden) in;

•

bewaar dit werkblad onder FACTUUR2.

2. verander nu je eurocalculator, gebruik de geziene lay-out mogelijkheden om een duidelijk en bruikbaar toestelletje te bekomen. Bewaar als EURO2. 3. maak nu ook van RAPPORTCIJFERS een mooi en leesbaar document. Bewaar als RAPPORTCIJFERS2.

20

Excel 2000

5. Automatische opmaak: Met de menukeuze Opmaak - AutoOpmaak kom je in onderstaand venster terecht:

Je ziet een lijst van verschillende geprefabriceerde opmaakmodellen waaruit je slechts hoeft te kiezen. Het gedeelte 'Opmaak aanbrengen' krijg je enkel te zien indien je 'Opties' aanklikt. Je kan dan de opmaak van de categorieën 'Getal', 'Rand', 'Lettertype', 'Patroon', 'Uitlijning' en 'Breedte/Hoogte' uit het gekozen model uitzetten. 6. Opmaakprofielen: Heb je frequent een bepaalde opmaak nodig die meerdere stappen vergt om aangemaakt te worden, dan kan je beter een 'opmaakprofiel' voor deze opmaak gebruiken. Via Opmaak Opmaakprofiel kom je in dit venster:

Een opmaak profiel heeft een naam. In het voorbeeld is dit 'Standaard'. Klik je de keuzelijst aan, dan zie je al de beschikbare profielen. Klik je op 'Wijzigen', dan kom je in het venster 'Celeigenschappen' waar je alle gewenste instellingen die samen het profiel vormen kan aangeven. Je geeft het profiel daar ook een naam. OEFENING: maak een profiel aan om getallen vet, cursief en rood af te beelden. Je moet er tevens "kg" achterzetten. Typ enkele getallen in (A1:A5) en gebruik het profiel om de getallen in (A1:A5) de gewenste opmaak te geven. Noem het profiel 'rood '. 21

Excel 2000

7. Afdrukken Het afdrukken van een werkblad wordt grotendeels bepaald door Windows, omdat daar de printer wordt geïnstalleerd. Hieronder bespreken we hoe je de specifieke afdrukinstellingen van Excel m.b.v. verschillende dialoogvensters bepaalt.

Afdrukinstellingen Alle afdrukinstellingen vind je onder het menu Bestand - Afdrukken.

In het vak printer kan je de printer selecteren (die reeds onder Windows moet geïnstalleerd zijn). De instellingen van de gekozen printer kan je echter wijzigen met de knop Eigenschappen. In het vak Afdrukken vul je in of je een selectie, de geselecteerde werkbladen, of de ganse werkmap (alle tabbladen samen) wilt afdrukken. In het vak Afdrukbereik kan je opgeven of je alles of bepaalde pagina’s wilt afdrukken. In het vak Aantal kan je opgeven hoeveel afdrukken je wilt en of deze moeten worden gesorteerd.

22

Excel 2000

Pagina-instelling Meer afdrukinstellingen kan je instellen Bestand - Pagina-instelling. In dit dialoogvenster vind je een aantal knoppen waarmee andere dialoogvensters kunnen geopend worden. Het vereist wel enige oefening om inzicht te krijgen in de geneste structuur van de verschillende dialoogvensters. tabblad PAGINA Met het vak stand stel je in of je de pagina staand (portrait) of liggend (landscape) afdrukt. Het vak schaal laat o.a. toe om de afdrukgrootte te verkleinen of vergroten tot een gewenst percentage. Dit heeft verder geen invloed op de gewone schermweergave. De keuzelijst Papierformaat bevat een aantal voorgedefineerde papierformaten. In de keuzelijst Afdrukkwaliteit kan je bepalen of die al dan niet: hoog, laag, gemiddeld of concept moet zijn. Je laat in het vak paginanummering starten de optie auto staan, ingeval je de pagina’s wilt nummeren vanaf pagina 1.

tabblad MARGES

De marges wijzig je door de gewenste waarden in de tekstvakken te tikken of door de knoppen met de pijlpunten rechts van de tekstvakken aan te klikken tot de gewenste grootte. Vaak is het eenvoudiger om de marges met de muis te wijzigen door te klikken op de knop Afdrukvoorbeeld.

23

Excel 2000

tabblad KOPTEKST/VOETTEKST Kop-en voetteksten zijn handig als je het werkblad extra informatie wilt meegeven. Vaak worden bovenaan de afgedrukte pagina een koptekst met een titel (doorgaans de naam van het werkblad) en een datum geplaatst. Voetteksten bevatten gewoonlijk het paginanummer en soms de naam van het afgedrukte bestand. Excel bevat een aantal standaard kop- en voetteksten. Deze selecteer je met respectievelijk de vervolgkeuzelijsten Koptekst en Voettekst. Je kan daarentegen ook zelf een kop- of voettekst definiëren. Daarvoor klik je op de knop Aangepaste koptekst of voettekst.

Elke kop- en voettekst kan uit drie delen bestaan: één links uitgelijnd, één gecentreerd en één rechts uitgelijnd. Elk deel heeft een eigen tekstvak. Daarin kan je met een aantal codes werken, maar je kan ook kiezen uit de volgende knoppen:

knop

code

resultaat

1

geen

de opmaak van de tekst aanpassen

2

&[pagina]

voegt een paginanummer in op de plaats waar de cursor staat.

3

&[pagina’s]

voegt het totaal aantal pagina’s in

4

&[datum]

voegt de systeemdatum in

5

&[tijd]

voegt de systeemtijd in

6

&[bestand]

voegt de bestandsnaam in van de actieve werkmap

7

&[werkblad]

voegt de naam in van het actieve werkblad (tabblad) 24

Excel 2000

tabblad BLAD Het tabblad Blad laat o.a. toe om te bepalen of je de celrasterlijnen, de rij- en kolomkoppen en notities afdrukt.

•

In het vak afdrukbereik selecteer je het af te drukken werkbladbereik door in het vak te klikken en vervolgens over de gebieden te slepen die je wil afdrukken. Met de knop Dialoogvenster samenvouwen, rechts van dit vak kan je het dialoogvenster tijdelijk verplaatsen zodat je het bereik kunt opgeven door cellen in het werkblad te selecteren. Wanneer je hiermee klaar bent, klik je nogmaals op deze knop om opnieuw het volledige dialoogvenster weer te geven.

•

In het vak titels afdrukken bepaal je of je dezelfde kolommen of rijen als titels op elke pagina van een afgedrukt werkblad wilt afdrukken. Schakel het selectievakje Rijen boven ieder blad in als je specifieke rijen als horizontale titel voor elke pagina wilt afdrukken. Schakel het selectievakje kolommen links van ieder blad in als je verticale titels op elke pagina wilt afdrukken. Vervolgens selecteer je op het werkblad de gewenste cel of cellen in de titelkolommen of –rijen.

OEFENING: Druk nu je werkblad FACTUUR2 af, zet in de koptekst je naam, je nummer en je klas. In de voettekst plaats je de datum en het uur. Bekijk eerst het Afdrukvoorbeeld en verbeter eventuele fouten voor je afdrukt.

25

Excel 2000

V.

GRAFIEKEN

Werkbladgegevens kunnen worden weergegeven in een grafiek. Grafieken worden gekoppeld aan de werkbladgegevens waarop deze zijn gebaseerd, zodat grafieken automatisch worden bijgewerkt wanneer je de werkbladgegevens wijzigt. 1. Een grafiek maken Voorbeeld: Bekijk de bezoekersgrafiek van Nedstat op onze college website. Hiervoor klik je op het grafiekje van Nedstat op onze startpagina. Bekijk de grafiek van de Pageviews per dag. We gaan nu zelf deze grafiek maken: •

selecteer nevenstaande gegevens, copiëer ze met Ctrl-C en plak ze in een nieuwe werkmap in werkblad 2 met Ctrl-V;

•

selecteer nu het bereik (A2:B14);

•

klik op knop

•

kies voor kolom met 3D-effect;

•

klik op Volgende.

. Hiermee start de Wizard Grafieken;

Wanneer je kolom- en rijlabels in de grafiek wilt weergeven, neem je in de selectie ook de cellen met de labels op.

Pageviews per dag 2/sep 15 3/sep 10 4/sep 23 5/sep 18 6/sep 10 7/sep 22 8/sep 14 9/sep 6 10/sep 6 11/sep 14 12/sep 17 13/sep 13 14/sep 24

Bekijk al de mogelijke grafiektypes en klik op Volgende.

26

Excel 2000

In Gegevensbereik herken je zowel de verwijzing naar het werkblad als naar het geselecteerde bereik in dit werkblad. Met de werkbladknop rechts van dit bereik kan je eventuele fouten in dit bereik herstellen. Met 'Reeks in' geven we aan hoe de werkbladgegevens worden voorgesteld: per rij of per kolom.

Klik op het tabblad 'Reeks' voor meer duidelijkheid. De staafgegevens komen uit de B-kolom, de labels bij de X-as wijzen naar de gegevens uit de Akolom.

Klik op Volgende en voer de grafiektitel in. Je krijgt onmiddellijk de wijziging in je grafiek.

27

Excel 2000

Via de gepaste tabbladen kan je passende titels invoeren. Experimenteer even met deze tabbladen tot je nevenstaande grafiek bekomt. Klik op Volgende.

In deze laatste stap van de wizard kan je de grafiek opnemen in een werkblad of in een afzonderlijk grafiekblad. Kies voor object in Blad2. Klik op Voltooien.

Je kan de grafiek nog bewerken door de pijltjes van de muisaanwijzer op de zwarte blokjes van het grafiekgebied te gebruiken. Door te klikken op de aanwezige werkbalk Grafieken kan je nog steeds wijzigingen aanbrengen. De grafiek wordt mee opgeslagen met het werkblad.

28

Excel 2000

2. Een grafiek wijzigen - automatische herberekening Ook hier heeft de automatische herberekening zijn invloed. Wijzig je de hoeveelheden in het grafiekbereik, dan wordt de grafiek automatisch volgens de nieuwe gegevens weergegeven. -wijzigen van de grafiekinstellingen •

Wens je één van de vier stappen uit de Wizard Grafieken te wijzigen dan kan dit via het menu 'Grafiek';

Selecteer de grafiek en open het menu Grafiek:

•

Met de keuze 'Gegevens toevoegen' kan je de grafiek uitbreiden;

Selecteer de grafiek en open het menu Opmaak. Langs deze weg kan je alle grafiekonderdelen afzonderlijk opmaken. Selecteer eerst het onderdeel en kies dan de opmaak.

Oefening: •

Verzorg de layout van je gemaakte grafiek door gebruik te maken van de bovenstaande aanwijzingen. Sla je werkblad op onder de naam Pageviews.

•

Ga op internet op zoek naar temperatuurgegevens van een Europese stad en maak er een duidelijke staafgrafiek van met de nodige titels. Plaats deze grafiek in een afzonderlijk werkblad. Print deze grafiek af met al je gegevens in de voettekst van het werkblad.

29

Excel 2000

3. Grafiek met twee Y-assen: neerslag

t°

50

2

30

5

mrt

120

9

apr

45

13

mei

10

15

Voer in een nieuw werkblad nevenstaande gegevens in jan en maak met deze gegevens een grafiek. feb

Deze 1ste grafiek bekom je op de klassieke manier: selecteer het bereik en klik op de Wizardgrafieken knop. Om hiervan een duidelijk leesbare grafiek (zie figuur links onder) te maken ga je als volgt te werk:

•

klik met de rechtermuisknop in een neerslag-staaf en kies GRAFIEKTYPE, LIJN

•

nu kan je een tweede Y-as invoeren, klik op de rechterzijde van de grafiekrechthoek met de rechtermuisknop en kies GRAFIEKOPTIES, SECUNDAIRE AS, Y-AS, OK

•

door op dezelfde wijze opnieuw GRAFIEKOPTIES te kiezen, kan je titels bij de assen plaatsen

•

tenslotte kan je de kleuren aanpassen. Werk je in grijswaarden voer dan een legende in.

30

Excel 2000

VI.

WERKMAPPEN

1. Elementaire bewerkingen De werkbladen van het werkvenster vormen een werkmap. Het standaardaantal werkbladen in een nieuwe map bepaal je via Extra - Opties , tabblad Algemeen. Je kan bladen toevoegen, verwijderen, een naam geven, verplaatsen en kopiëren door het snelmenu te openen (muiswijzer op bladtab

).

Verplaatsen en kopiëren kun je ook door slepen. Plaats de muiswijzer op een bladtab en sleep om het werkblad te verplaatsen. Als je sleept met ingedrukte Ctrl-toets kopieer je het werkblad. Met een dubbelklik op het gewenste bladtab kun je ook een naam geven of wijzigen.

2. Automatisch opslaan Kies Automatisch opslaan uit het Extra-menu (als je Automatisch opslaan niet kan kiezen uit dat menu, moet je eerst de invoegmacro Automatisch opslaan installeren via Invoegtoepassingen ... uit het Extra-menu).

Je kan kiezen na hoeveel minuten de actieve werkmap of alle open mappen automatisch opgeslagen worden. Tevens kan je instellen of je daarover wilt gewaarschuwd worden. Uiteraard kun je hier het automatisch opslaan ook afzetten.

31

Excel 2000

3. Sjablonen Een sjabloon is een speciale werkmap die dient als basisdocument voor andere documenten. •

Een sjabloon maken

Neem een nieuwe werkmap met slechts één werkblad (verwijder de andere bladen Bewerken-Verwijder Blad). Voer de gegevens over Montreal in. In een klimatogram wordt de neerslag weergegeven als kolomdiagram en de temperatuur als lijndiagram. Maak de volgende grafiek: eerst een kolomgrafiek maken - daarna de temperatuur als lijndiagram uitzetten op de tweede Y-as. Zorg ervoor dat de grafiektitel gekoppeld is aan de inhoud van cel B2. Bewaar dit bestand als montreal.xls. Verwijder nu de plaatsnaam en de data over neerslag en temperatuur uit het rekenblad. Kies Bestand-Opslaan als; Kies onderaan Sjabloon als type; Geef als naam klimaat en kies OK; Automatisch voegt Excel de extensie .XLT toe (Excel Template).

•

Een sjabloon gebruiken

Open klimaat.xlt. Op je scherm krijg je een kopie van de sjabloon waarmee je kan werken. Aanpassingen gebeuren alleen in de kopie. Vul de gegevens van Ukkel in. Geef het blad Ukkel als naam.

32

Excel 2000

4. Werkbladen groeperen Je kan meerdere werkbladen selecteren: • Voor aangrenzende bladen kies je het eerste blad en klik je met ingedrukte Shift op de tab van het laatste blad van de groep. • Voor niet aangrenzende bladen druk je de Crtl-toets in terwijl je klikt op de tab van het gewenste blad. • Je kan alle bladen van een map selecteren via Alle bladen selecteren uit het snelmenu voor tabs. Die werkbladen vormen zo een groep. In de titelbalk verschijnt naast de naam [Groep]. Met een groep kan je: • formules invoeren die in alle bladen geldig zijn; • geselecteerde cellen in alle bladen opmaken; • diverse bladen verbergen of verwijderen; • te samen afdrukken. Om een groep te verwijderen klik je op een niet geselecteerd werkblad. OEFENING: • • •

Maak één werkmap met de 2 werkbladen Ukkel en Montreal; Maak een groep van deze bladen en verander hierdoor de layout gelijktijdig; De cel met de plaatsnaam plaats je vet, cursief in 15 punten (Arial). De achtergrond is blauw, de tekst is geel. Breid de selectie uit met de cel ernaast (rechts) en centreer over de selectie.Zorg voor een gele rand.

5. Gekoppelde werkmappen Maak de volgende werkmappen.

33

Excel 2000

Map3 is de afhankelijke werkmap. Ze bevat gekoppelde waarden uit Map1 en Map2. Als je de waarden aanpast in Map1 of Map2 worden de overeenkomstige waarden in Map3 automatisch aangepast. Om de koppeling te realiseren in cel B2 van Map3: • selecteer de cel; • typ = in de formulebalk; • wijs cel A1 van Map1 aan (pointing); • verwijder de absolute adressering. Voer nu door tot B5 in Map3. Herhaal de werkwijze voor kolom C van Map3. Schrijf Map1 en Map2 weg met respectievelijk vestiging A en vestiging B als naam. Bekijk de koppelingsformules in Map3: Schrijf Map3 weg met als naam hoofdzetel.xls en sluit. Controleer nu de werking van de koppelingen: • Haal vestiging A.xls op. Verander 130 in 145 (Rik - kwrt 1). Sla op. • Haal vestiging B.xls op. Verander 120 in 135 (Jos - kwrt 3). Sla op. • Haal nu hoofzetel.xls op. Excel vraagt of je de gekoppelde waarden wilt aanpassen. Als je negatief antwoordt, kun je de koppelingen later nog bijwerken via Koppelingen uit het menu Bewerken. Koppelingen kunnen verbroken worden door de cellen te selecteren in het afhankelijke werkblad. Kopieer ze naar het klembord en plak alleen de waarden terug. ( Bewerken-Plakken speciaal ).

34

Excel 2000

VII.

LOGISCHE, WISKUNDIGE en STATISTISCHE FUNCTIES

1. Logische functies Open een nieuwe werkmap en typ in kolom A enkele positieve en negatieve getallen. Laat Excel nagaan of de waarden positief of negatief zijn. . Hiervoor zullen we in kolom B gebruik maken van de logische ALS-functie

Typ de formule in cel B1: =als(A1>0;”positief”;”negatief”). Je kan ook gebruik maken van de functie-wizard. Voer dan de formule door. OEFENING •

Typ in een leeg werkblad in kolom A 10 snelheden tussen 10 en 200. Indien de waarde in de kolom A lager is dan 70 dan moet "Te langzaam" verschijnen in kolom B. Is de waarde hoger dan 120 dan verschijnt "Te snel", anders "OK". • Als de snelheid lager dan of gelijk aan 120 is, dan er geen boete. Is de snelheid hoger dan 120, dan is de boete het aantal kilometers boven de 120 vermenigvuldigd met 150. Voer deze formule in kolom C in. Je oplossing zou kunnen zijn: snelheid beoordeling

boete

10

te langzaam

----

120

ok

----

70

ok

----

130

te snel

1500 BEF

Opmerking: om in de voorwaarde tekst en getallen te koppelen gebruik je het &-teken. 35

Excel 2000

2. Datum- en tijdfuncties Een datum (en een tijd) op een pc is altijd een getal tussen 1900 en 2078. De belangrijkste functies: =NU() : levert de datum van vandaag =WEEKDAG( getal ; type_getal) bepaalt de dag van de week in getalvorm getal: is het getal waarmee de datum/tijd overeenkomt (vb nu() ) type_getal: is een getal dat aangeeft hoe je het resultaat wilt zien • 1 (of niets): een getal van 1(zondag) tot en met 7(zaterdag) • 2: een getal van 1(maandag) tot en met 7(zondag) • 3: een getal van 0(maandag) tot en met 6(zondag) vb. =weekdag( "98-01-01" ) resulteert in 5 (dus een donderdag) =NETTO.WERKDAGEN( begindatum ; einddatum ; vakantiedagen ) levert het aantal volledige werkdagen tussen begindatum en einddatum (weekeinden = vakantiedagen) LET OP: begin- en einddatum zijn getallen. vakantiedagen is een optie: hier kan je een reeks data (getallen) die niet als werkdag mogen bekeken worden ( vb. Kerstdag, 21 juli,...) vb. Netto werkdagen tussen 01/07/97 en 31/07/97 met uitsluiting van de Nationale feestdag op 21 juli levert 22 dagen op. =JAAR( getal ) bepaalt het jaar van een datum (dus van een getal) Vb. =jaar(nu()) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vb. =jaar("45-04-01") . . . . . . . . . . . . . . . =MAAND( getal ) bepaalt de maand van een datum (dus van een getal) vb. =maand(" 30-aug ") . . . . . . . . . . =DAG( getal ) bepaalt de dag van een datum (dus van een getal) vb. =dag( " 29 - febr -1996 " ) . . . . . Oefen even in een leeg werkblad op deze formules.

3. String- of tekenfuncties String- of tekenfuncties zijn functies die betrekking hebben op karakters (tekst): =LINKS( string ; n ) levert de eerste n karakters van een tekenreeks (string) vb. =links(“foutief”;4) geeft “fout” als resultaat =RECHTS( string ; n ) levert de laatste n karakters van een tekenreeks (string) =HOOFDLETTERS( string ) zet de string volledig om in hoofdletters =KLEINE.LETTERS( string ) zet de string volledig om in kleine letters =BEGINLETTERS( string ) zet eerste letter van elk woord om in een hoofdletter Oefen even in een leeg werkblad op deze formules. 36

Excel 2000

4. Wiskundige functies en operatoren Ga op zoek naar de voor de hand liggende functies om onderstaande oefeningen op te lossen. Kijk bij Invoegen, Functie. Vermeld telkens de gebruikte functie. OEFENINGEN • In een eerste oefening proberen we de Euclidische deling uit.Typ in cel A1 53, in B1 6. Bepaal in B2 het quotiënt van de cellen A1 en B1: _______________________ Bepaal in B3 de rest na deling: ______________________________________ • Typ in A5 -25 en bepaal in B5 de absolute waarde van A5: ________________ • Bepaal in cel B4 en B5 de omtrek en de oppervlakte van een cirkel met straal B1: cel B4: _________________________________________________________ cel B5: _________________________________________________________ • Bepaal in cel B6 de vierkantswortel en in cel B7 de 3de machtswortel van B1. cel B6: _________________________________________________________ cel B7: _________________________________________________________

5. Statistische functies De belangrijkste functies zijn de volgende (de eerste drie ken je reeds): =MAX( bereik ) levert het grootste getal uit een bereik cellen. =MIN( bereik ) levert het kleinste getal uit een bereik cellen. =GEMIDDELDE( bereik ) levert het rekenkundig gemiddelde van een bereik cellen. =AANTAL( bereik ) telt het aantal cellen dat getallen bevat =AANTAL.ALS( bereik ; voorwaarde ) telt het aantal waarden dat aan een bepaalde voorwaarde voldoen (voorwaarde: kan een getal, een expressie,… zijn) =MODUS( bereik ) levert de waarde die het meest voorkomt in een reeks waarden =MEDIAAN ( bereik ) levert de mediaan (het midden) van een reeks waarden OEFENINGEN Kopieer onderstaande tabel en pas de functies toe op de tabel. Schoenmaten van 36 leerlingen 38

44

46

38

39

42

42

45

40

46

43

46

41

38

39

44

40

39

40

38

38

40

41

39

44

41

40

40

45

40

38

41

42

38

44

40

37

Excel 2000

7. Intrestfunctie en data-tabel Met een data-tabel kan je de resultaten zien indien je bepaalde waarden veranderen. Als voorbeeld berekenen we de rente van een kapitaal van 150 000 BEF dat uit staat gedurende 10 jaar tegen enkelvoudige intrest van 5%. Gebruik de renteformule in cel B7.

Indien je nu andere percentages of andere periodes wilt gebruiken moet je iedere keer die cel veranderen en het resultaat opschrijven. Excel kan dit voor jou doen:

We baseren ons hiervoor op het principe ALS dat verandert WAT gebeurt er dan? • Selecteer de cellen A7:B11 • Kies in de menuregel Data, Tabel • Geef als kolominvoercel B5 op (dit is de cel die moet aangepast worden met de nieuwe percentages) en klik op OK. OEFENING: probeer nu hetzelfde voor een andere periode. Wat als we nu tegelijkertijd de intrestvoeten en de periodes wensen te veranderen. Hiervoor zetten we de nieuwe periodes in een rij en de intrestvoeten in een kolom:

• • •

Selecteer de cellen B8:E11 Kies in de menuregel Data, Tabel Bij Rij-invoercel kies je B4 (periodes staan in een rij) en voor Kolom-invoercel kies je B5 (de intrestvoeten staan in een kolom) en klik op OK. 38

Excel 2000

8.Doelzoeker Een andere methode om wijzigingen vlug waar te nemen is gebruik te maken van de doelzoeker. We hernemen het vorige voorbeeld:

Onderstel nu dat we graag 100 000 BEF intrest zouden willen hebben na 10 jaar. Wat is dan de nieuwe intrestvoet? • Kies in de menuregel Extra, Doelzoeken:

• • •

Bij cel instellen vul je het celadres in van de cel (B8) die gewijzigd moet worden in een nieuwe waarde (100000). Bij door wijzigen van cel vul je het celadres in van de cel die daardoor gewijzigd moet worden In het volgende venster kan je dan de nieuwe waarden behouden (OK) of de oude waarden herstellen (annuleren)

OEFENING: Hoeveel jaar moet men sparen tegen samengestelde intrest om een kapitaal van 1 000 000 BEF te laten groeien tot een eindkapitaal van 2 000 000 BEF als de intrestvoet 5% is? Tip: gebruik de formule eindkap= beginkap(1+i)^n/100 Als antwoord moet je 14,2067 jaar vinden. 39

Excel 2000

VIII.

DATABASEBEHEER

1. Lijsten Een lijst is een reeks van rijen met gelijksoortige gegevens waarvan de eerste rij de labels (veldnamen) bevat: WERELDDEEL Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika Afrika

REGIO Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Centraal-Afrika Noord-Afrika Noord-Afrika

LAND INWONERS GEBOORTE STERFTE Angola 11,49 47,3 22 Centr.Afr.Rep. 3,94 47,6 22 Equat.Guinea 0,41 42,5 21 Gabon 1,29 34,6 18 Kameroen 14,26 44 18 Kongo 2,48 44,5 19 Sao Tome 14 37,4 10 Tsjaad 7,13 44,2 23 Zaire 50,97 45,2 16 Algerije 36,19 45,1 12 Egypte 71,93 36,9 10

Je kan een lijst beschouwen als een eenvoudig gegevensbestand: een database.

De rijen van de lijst noem je de records en de kolommen vormen de velden. Een lijst wordt door Excel automatisch herkend als je rekening houdt met: • • • • • •

een werkblad niet meer dan één lijst bevat; tussen de lijst en de overige gegevens laat je minstens één lege rij en minstens één lege kolom; links en rechts van de lijst plaats je het best geen gegevens (bij filteren kunnen die gegevens onzichtbaar worden); plaats de labels in de eerste rij (Excel herkent die als er een verschil is tussen de rijen in gegevenstype, hoofdlettergebruik, lettertype, uitlijning of patroon); vermijd spaties in het begin van een celinhoud (ze beïnvloeden het sorteren en het zoeken); gebruik in een kolom dezelfde opmaak.

Excel kan lijsten op een eenvoudige manier beheren: gegevensformulieren, draaitabellen, automatische en uitgebreide filters, ordening, subtotalen,...

40

Excel 2000

2. Gegevensformulier Selecteer een cel uit de lijst en kies Formulier uit het menu Data Je kan een record wijzigen door in de tekstvakjes de wijzigingen te typen. Je kan • records toevoegen (Nieuw) • verwijderen (Verwijderen) • zoekcriteria invullen (Criteria) • vooruit of achteruit zoeken (Vorige zoeken Volgende zoeken). Het bladeren kan ook gebeuren met de pijltjestoetsen of de muis of de schuifbalk. Een gegevensformulier kan ten hoogste 32 velden weergeven. OEFENING: zoek de gegevens van ons land langs Criteria.

3. Gegevens Sorteren Je kan geselecteerde gegevens of lijsten uit een rekenblad oplopend of aflopend rangschikken per rij of per kolom. Kies Sorteren uit het menu Data. Excel maakt een selectie van de lijst. Je krijgt het dialoogvenster van hiernaast. Excel stelt voor te sorteren per rij. Het is mogelijk om meerdere sorteersleutels op te geven. Als de gegevens volgens de vorige sleutel gelijk zijn, wordt gesorteerd op de volgende sleutel. OEFENING: sorteer zoals in nevenstaand voorbeeld en zoek de plaats van België. Om te sorteren per kolom kies je Van links naar rechts sorteren bij Opties. Hier stel je ook in of hoofdletters invloed hebben op de volgorde en kun je een aangepaste sorteersleutel opgeven. Je kan een geselecteerd gebied ook sorteren per rij via de knoppen

. 41

Excel 2000

4. Gegevens Opzoeken Je kan gegevens uit een lijst opzoeken via het gegevensformulier of via opzoekfuncties. •

Open het gegevensformulier en klik op Criteria. Je kan zoekcriteria ingeven. Via de knop Formulier ga je terug naar het dataformulier. Bij Criteria kan je gebruik maken van: =, >, <, “stuk tekst” dat in de oplossing moet voorkomen, … Opmerking: er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters.

•

Opzoekfunctie: Zoeken in de eerste kolom (rij) met VERT.ZOEKEN Open het bestand bevolking.xls en ga op zoek naar het geboortecijfer in Luxemburg door gebruik te maken van de functie VERT.ZOEKEN. Plaats in een lege cel de volgende formule:

De syntaxis van de functie is als volgt: • VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolomindex_getal;benaderen) De functie zoekt naar de aangeduide waarde in de eerste kolom van een tabelmatrix; • VERT.ZOEKEN kan 4 argumenten bevatten. De eerste drie zijn verplicht, het vierde is optioneel. De formule geeft de inhoud van de cel uit de zoveelste kolom als vermeld bij het derde argument (=3 in het voorbeeld) van de formule. Is dat argument groter dan het aantal kolommen dan krijg je de foutmelding #VERW!; • Als enkel de verplichte argumenten ingevoerd zijn moeten de waarden uit die kolom oplopend gerangschikt zijn; • Als de zoekwaarde tussen twee waarden ligt (indien numerieke waarden), neemt Excel de eerste (= de laagste) waarde van beide waarden. Is de zoekwaarde kleiner dan de kleinste waarde, dan krijgt je de foutmelding #N/B! (niet beschikbaar); • Het vierde argument is optioneel en heeft de waarde WAAR of ONWAAR (als het argument niet ingevuld wordt neemt Excel WAAR als waarde). Als de waarde ONWAAR is zoekt Excel naar de eerste waarde die exact gelijk is aan de zoekwaarde. In dat geval moeten de waarden in de eerste kolom niet gerangschikt zijn. Opmerking: de functie HORIZ.ZOEKEN is analoog met VERT.ZOEKEN. Hier wordt in de eerste rij (oplopend gerangschikt) gezocht naar de zoekwaarde. 42

Excel 2000

5. Filters Filteren is een snelle manier om een deel van een lijst te gebruiken. je gebruikt dan alleen die rijen die aan één of meerdere voorwaarden (criteria) voldoen. Automatische filter • • • •

Selecteer een cel in de lijst en kies uit het menu Data voor Filter. Kies vervolgens voor Autofilter. Er verschijnen uitschuifpijlen bovenaan in elke kolom.: Met een klik op zo'n pijl verschijnt een lijst met alle waarden die in de kolom voorkomen. Door een waarde uit de lijst te kiezen, verberg je alle rijen die de waarde niet bevat.

OEFENING: zoek alle landen met hetzelfde geboortecijfer als ons land. Je bekomt onderstaand resultaat:

• • • • •

Een gefilterde lijst herken je aan de blauwe uitschuifpijlen en aan de blauwe rijkoppen. Bij lange uitschuiflijsten ga je snel naar een gewenste waarde door de eerste letters te typen. Als je eerst enkele kolommen selecteert en daarna Autofilter kiest, verschijnt de uitschuifpijl enkel in de geselecteerde kolommen. Je zoekt rijen met lege cellen of velden door Lege Cellen te kiezen uit de lijst, rijen zonder lege cellen door Niet-lege cellen te kiezen. Je verwijdert een filter door ofwel alle te kiezen uit de uitschuiflijst ofwel door alles weergeven te kiezen uit het filter-deelmenu.

Aangepaste criteria • • •

Kies Aangepast uit een uitschuiflijst (bijvoorbeeld land). Door nevenstaande gegevens in te vullen krijg je alle rijen landnaam gelijk aan België of eindigend op land. Je kan ook gebruik maken van jokertekens (* en ?)

43

Excel 2000

6. Databasefuncties Dit zijn functies die je kan gebruiken op lijsten. Databasefuncties gebruiken 3 argumenten: database, veld en criteria: • • •

database = het cellenbereik van de database; veld = het veld dat in de functie gebruikt wordt; criteria = de zoekcriteria.

Enkele functies: DBAANTALC

Telt het aantal niet lege cellen

DBAANTAL

Telt het aantal cellen met getallen

DBGEMIDDELDE

Geeft het gemiddelde van de waarden uit veld

DBMAX - DBMIN

Geeft de maximale (minimale) waarde van veld

DBSOM

Geeft de som van de waarden uit veld

DBPRODUKT

Geeft het product van de waarden uit veld

We maken nu enkele voorbeelden maar hoe rekening met: • •

Criteria is de naam die door Excel automatisch toegekend wordt aan een criteriumbereik; Database is de naam van de lijst. Je kent die eerst toe via het Invoegen en vervolgens Naam – Bepalen;

•

De veldnaam wordt ingevoerd tussen aanhalingstekens gemakkelijker is de rangorde van het veld in te voeren. 44

Excel 2000

Voorbeelden: DBSOM je gaat de som maken van alle oppervlakten

DBMAX je zoekt de grootste waarde uit geboorte

OEFENING: Bereken nu zelf op deze wijze de laagste waarde uit oppervlakte.

45