HUISHOUDELIJK REGLEMENT Tennisvereniging Veenendaal-West RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN Artikel 1 De leden zijn verplicht zich te houden aan het baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de barverantwoordelijke of van de bestuurs- en commissieleden. Voor de toepassing van dit reglement maar ook van andere, binnen de vereniging geldende reglementen geldt, het uitgangspunt dat het recreatieve element bij het beoefenen van de tennissport binnen de vereniging vooropstaat. Artikel 2 1 De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. 2 De leden zijn verplicht de contributie te voldoen voor 1 januari voorafgaand aan het desbetreffende verenigingsjaar. Zij, die op die datum nog niet aan hun financiële verplichting hebben voldaan, ontvangen hiervan een schriftelijke kennisgeving. Daarin wordt tevens aangekondigd dat, indien op 1 februari hierop volgend nog niet aan de financiële verplichting is voldaan, met toepassing van artikel 6, lid 1c van de statuten, het lidmaatschap door de vereniging zal worden opgezegd. 3 Opzegging van het lidmaatschap dient voor 1 december van het lopende verenigingsjaar te geschieden. Wanneer het lidmaatschap niet tijdig is opgezegd, geldt een betalingsverplichting voor het nieuwe verenigingsjaar. 4 Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar. Artikel 3 1 De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Uitzonderingen hierop zijn bestuurs- en commissievergaderingen en voor specifieke groepen van leden georganiseerde evenementen. 2 De leden hebben speelrecht indien zij in het bezit zijn van een geldige lidmaatschapskaart. 3 Het is toegestaan dat een lid een niet-lid introduceert om mee te tennissen. Het lid dat deze introducé meeneemt is verantwoordelijk voor het gedrag van de introducé. Verder gelden de volgende voorwaarden: a - De introducé dient gebruik te maken van een gastenlabel. b - Het gastenlabel kan bij de barverantwoordelijke gevraagd worden tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding, welke is vastgesteld tijdens een ledenvergadering. c - Het bestuur kan het aantal introducés beperken. d- Een niet-lid mag maximaal driemaal per jaar geïntroduceerd worden. e - Voor niet-leden die in groepsverband banen huren kan een afwijkend tarief worden vastgesteld om gebruik te mogen maken van de banen. Dit tarief wordt vastgesteld door het bestuur op voordracht van de Commissie Clubhuis Beheer. 4 Het is mogelijk om tegen een door het bestuur vastgestelde vergoeding gebruik te maken van een daglabel als men op de wachtlijst staat. Voor het gebruik van het daglabel gelden de volgende voorwaarden: a - Het label is geldig gedurende werkdagen van 8.00 tot 17.00 uur. b - Tijdens toernooien of andere evenementen is het daglabel niet geldig. c - Het daglabel kent een geldigheidsduur van maximaal één jaar. d - Degene die een daglabel bezit is gerechtigd deel te nemen aan tennislessen. 5 Ieder lid wordt er op gewezen dat dit huishoudelijk reglement vermeld staat op de website van TVVW en wordt geacht hiervan kennis genomen te hebben. 6. Kennismakingslessen. Voor het volgen van kennismakingslessen is geen lidmaatschap verplicht. De mogelijkheid tot het volgen van tennislessen wordt per lescyclus bepaald door het bestuur.
VERGADERINGEN Artikel 4 De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. Artikel 5 Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Artikel 6 Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur of door vijf seniorleden of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur ervan overtuigd is, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van een mondelinge toezegging en bereidverklaring aan een van de bestuursleden, uiterlijk zeven dagen voor de algemene ledenvergadering. Artikel 7 Een besluit van of benoeming door de algemene ledenvergadering, dat niet of niet rechtstreeks betrekking heeft op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, dit onverminderd het bepaalde in artikel 16, leden 8 en 9, van de statuten. Die ongeldigheid geldt niet, indien een besluit is genomen of een benoemde is gekozen met minstens tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen, naar aanleiding van een voorstel dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen. Dit mag niet een voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging zijn. Artikel 8 De agenda van de algemene ledenvergadering bevat: - de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten - ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering door ten minste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend - hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Artikel 9 Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt ook ieder, mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, behandeld dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt. In geval van een algemene ledenvergadering moet dit ondersteund worden door ten minste vier andere leden.
COMMISSIES Artikel 10 De kascontrole commissie, bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, bestaat uit twee leden. Bij haar benoeming, die telkens geldt voor één jaar, wordt de commissie aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij afwezigheid van een van de commissieleden diens plaats inneemt. Dit plaatsvervangende lid zal in het volgende verenigingsjaar bij voorkeur door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft. Artikel 10.1 1 Er is een technische commissie. De leden worden benoemd door het bestuur. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. 2 De commissie heeft de volgende taken: a - Het organiseren van toernooien,activiteiten en wedstrijden, onder welke benaming ook, waaraan door seniorleden kan worden deelgenomen, mogelijk gecombineerd met juniorleden. b - Het organiseren van de labelavond en de koffietoss. Delegeren van taken omtrent deze activiteiten naar de barverantwoordelijke is toegestaan. c - Het toezien op de naleving van het baanreglement, dit in overleg met de barverantwoordelijke. d - Het samenstellen van de activiteitenkalender, dit in overleg met de jeugdcommissie. e - Het gezamenlijk met de jeugdcommissie onderhouden van contacten met de tennisleraar over de organisatorische aspecten van de tennislessen en het toezien op de gemaakte afspraken daarover. Eerst verantwoordelijke is de commissie onder de verantwoordelijkheid waarvan de meeste lesnemers vallen. 3 De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met haar taak. 4 De commissie stelt elk jaar, in afstemming met de penningmeester, een begroting op voor haar werkzaamheden. 5 De commissie brengt elk jaar een verslag uit van haar werkzaamheden en zendt dit aan het bestuur. Dit verslag wordt gecommuniceerd naar de leden. Artikel 10.2 1 Er is een jeugdcommissie. De leden worden benoemd door het bestuur. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. Alle leden overleggen bij toetreding een Verklaring Omtrent Gedrag in bij het bestuur 2 De commissie heeft de volgende taken: a - Het organiseren van toernooien, activiteiten en wedstrijden, onder welke benaming ook, waaraan door juniorleden kan worden deelgenomen. b - Het organiseren van een labelmoment voor junioren (optioneel). c - Het gezamenlijk met de technische commissie onderhouden van contacten met de tennisleraar over de organisatorische aspecten van de tennislessen en het toezien op de gemaakte afspraken daarover. Eerst verantwoordelijke is de commissie onder de verantwoordelijkheid waarvan de meeste lesnemers vallen. 3 De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met haar taak. 4 De commissie stelt elk jaar, in afstemming met de penningmeester, een begroting op voor haar werkzaamheden. 5 De commissie brengt elk jaar een verslag uit van haar werkzaamheden en zendt dit aan het bestuur. Dit verslag wordt gecommuniceerd naar de leden.
Artikel 10.3 1 Er is een commissie parkbeheer. De leden worden benoemd door het bestuur. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. 2 De commissie heeft de volgende taken: a - Het onderhoud van het tot het tennispark behorende clubhuis met bijbehorende opstallen en van de banen, parkeerplaatsen, groenvoorzieningen, installaties en overige voorzieningen, een en ander voor zover dit op grond van de huurovereenkomst met de gemeente Veenendaal en/of Sportservice Veenendaal voor verantwoording van de vereniging komt. b - Het voorbereiden en uitbesteden van werkzaamheden ten behoeve van het onderhoud of de vernieuwing of uitbreiding van de in onderdeel a genoemde zaken, met dien verstande dat geen financiële verplichtingen mogen worden aangegaan jegens derden zonder toestemming van het bestuur. c - Het onderhouden van contacten met de gemeente Veenendaal en/of Sportservice Veenendaal over de uitvoering van de huurovereenkomst. 3 De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met haar taak. 4 De commissie stelt elk jaar, in afstemming met de penningmeester, een begroting op voor haar werkzaamheden. 5 De commissie brengt elk jaar een verslag uit van haar werkzaamheden en zendt dit aan het bestuur. Dit verslag wordt gecommuniceerd naar de leden. Artikel 10.4 1 Er is een sponsorcommissie. De leden worden benoemd door het bestuur. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. 2 De commissie heeft de volgende taken: a - Het verwerven van financiële middelen door de verkoop van verschillende vormen van reclame. b - Het onderhouden van contacten met sponsors. c - Het plaatsen en onderhouden van reclameborden al dan niet uitbesteed aan de commissie parkbeheer d - Het verzorgen van de administratie, verband houdend met de in onderdeel a vermelde taak, dit in overleg met de penningmeester. 3 De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met haar taak. 4 De commissie stelt elk jaar, in afstemming met de penningmeester een begroting op voor haar werkzaamheden. 5 De commissie brengt elk jaar een verslag uit van haar werkzaamheden en zendt dit aan het bestuur. Dit verslag wordt gecommuniceerd naar de leden. Artikel 10.5 1 Er is een commissie clubhuisbeheer. De leden worden benoemd door het bestuur. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. 2 De commissie heeft de volgende taken: a - Toepassen bestuursreglement, met name op het gebied van alcoholbeleid b - Toepassen verleende Horeca vergunning c - Toepassen reglement huis- en gedragsregels en protocollen d - Bezetting bardiensten e - Beheer clubhuis (schoonmaak) en voorraden f - Opleiding vrijwilligers g - Bewaking kasgeldstromen 3 De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met haar taak (zoals bijvoorbeeld assortiment en prijsstelling)
4 De commissie stelt elk jaar, in afstemming met de penningmeester een begroting op voor haar werkzaamheden. 5 De commissie brengt elk jaar een verslag uit van haar werkzaamheden en zendt dit aan het bestuur. Dit verslag wordt gecommuniceerd Artikel 11 Het bestuur is bevoegd commissies met een bijzondere opdracht in te stellen en te ontbinden. De leden daarvan worden voor een bepaalde periode benoemd door het bestuur. Herbenoeming door het bestuur is mogelijk. Zij kunnen in bijzondere gevallen worden ontslagen door het bestuur. BESLUITVORMING Artikel 12 Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen stemming van stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan. Artikel 13 Amendementen op een voorstel komen steeds voor dat voorstel in stemming. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige- en blancostemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen. Artikel 14 In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene ledenvergadering kan slechts een persoon worden gekozen, die kandidaat gesteld is op de wijze als bij de statuten en dit reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of dit reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. BESTUUR Artikel 15 De duur van het bestuurslidmaatschap bedraagt in principe vier jaar. Wanneer een bestuurslid wordt herkozen geldt in principe een periode van opnieuw vier jaar. Hij is verplicht tot het bijwonen van bestuursvergaderingen. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergadering één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Artikel 16 1 In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende
afwezigheid van alle bestuursleden zal door de algemene ledenvergadering een interim-bestuur worden benoemd. 2 De voorzitter leidt en coördineert de werkzaamheden van het bestuur. Hij roept, zo dikwijls als hij dit nodig oordeelt, een bestuursvergadering bijeen. Hij leidt deze vergaderingen, heeft het recht discussies te sluiten, doch is verplicht deze wederom te openen indien de helft plus een der aanwezige stemgerechtigde leden dat wenst. 3 De secretaris verzorgt namens en in overleg met het bestuur de correspondentie van de vereniging en beheert het archief. Hij houdt van alle uitgaande stukken kopie aan. Hij notuleert alle bestuurs- en ledenvergaderingen en draagt zorg voor het bekend maken van besluiten. Hij houdt de ledenlijst bij en meldt de mutaties aan de penningmeester, tenzij door het bestuur een ledenadministratie voor deze taak is aangesteld. Op de jaarvergadering van de vereniging brengt hij verslag uit. Dit verslag wordt vooraf gecommuniceerd naar de leden 4 De penningmeester beheert en administreert de gelden van de vereniging, draagt zorg voor de inning van haar inkomsten en doet verantwoording van alle door hem verrichte handelingen aan de algemene vergadering van de vereniging. Tijdens deze vergadering dient hij tevens de jaarrekening in van het afgelopen jaar, alsmede de begroting voor het komende jaar. Voor uitvoering van de werkzaamheden levert hij/zij een Verklaring Omtrent Gedrag in bij het bestuur. 5 De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de vereniging. Zijn de functies van secretaris en penningmeester in één persoon verenigd, dan completeert een derde bestuurslid het dagelijks bestuur. Artikel 17 Bestuursleden zijn slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen die het bedrag van duizend euro (€ 2.000) te boven gaan, na schriftelijk vastgelegde toestemming door de meerderheid van het bestuur. Artikel 18 Het bedrag, bedoeld in artikel 10, lid 3, onderdeel c van de statuten , wordt gesteld op vijfduizend euro (€ 5.000). (prijsindex 2003 = 100, prijsindex gezinsconsumptie). Artikel 19 Schade aan de vereniging of aan één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR Artikel 20 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a - Namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen. b - Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur. c - De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke korter dan een jaar wordt gebruikt, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Artikel 21 1 Het bestuur is bevoegd een clubhuisbeheerder aan te stellen en met hem een overeenkomst aan te gaan. 2 De clubhuisbeheerders kan worden belast met de volgende taken: a - Het beheren en exploiteren van het clubhuis. b - Het schoonhouden van het clubhuis. c - Het toezien op de naleving van het baanreglement, dit in overleg met de technische commissie. d - Het erop toezien dat het tennispark niet wordt betreden door onbevoegden. 3 De clubhuisbeheerder is bevoegd om personen die zich niet aan de regels van de vereniging
houden, uit het clubhuis en van het tennispark te verwijderen. 4 De clubhuisbeheerder brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met zijn taak. 5 De clubhuisbeheerder is verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Artikel 21.1 1 Het bestuur is bevoegd een parkbeheerder aan te stellen en met hem een overeenkomst aan te gaan. 2 De parkbeheerder kan worden belast met de volgende taken: a - Het onderhoud van het tot het tennispark behorende clubhuis met bijbehorende opstallen en van de banen, parkeerplaatsen, groenvoorzieningen, installaties en overige voorzieningen, een en ander voor zover dit op grond van de huurovereenkomst met de gemeente Veenendaal voor verantwoording van de vereniging komt. b - Het onderhouden van contacten met de commissie parkbeheer over de afstemming van de tot het onderhoud behorende werkzaamheden, bedoeld in onderdeel a. 3 De parkbeheerder brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur over zaken die verband houden met zijn taak. 4 De parkbeheerder is verantwoording verschuldigd aan het bestuur. KLEDING Artikel 22 1 Kleding op het complex van de vereniging is vrij, mits deze beantwoordt aan de bestaande normen. 2 Op de banen mogen uitsluitend tennisschoenen en tenniskleding worden gedragen. AANMELDING EN SPEELRECHT VOOR NIEUWE LEDEN Artikel 23 1 Op het aanmeldingsformulier, bedoeld in artikel 5, lid 1 van de statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. Dit formulier alsmede een goedgelijkende (digitale) pasfoto, op de achterkant voorzien van naam en adres, dienen te worden gezonden aan de ledenadministratie. 2 Zodra het inschrijfformulier, de pasfoto, het inschrijfgeld en de contributie ontvangen zijn, wordt een lidmaatschapskaart aangemaakt. Deze is in het clubhuis af te halen. 3 Pas wanneer men in het bezit van een lidmaatschapskaart is, is men speelgerechtigd. 4 Bij het uitgeven van lidmaatschapskaarten hebben personen voorrang die behoren tot het gezin van of partner zijn van een lid en op hetzelfde adres wonen. SLOTBEPALING Artikel 24 In alle gevallen waarin de statuten of dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 27 november 2015.
