HUISHOUDELIJK REGLEMENT HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND H-DCN

HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN)

Lijst van gebruikte afkortingen: AB ALV H-DCN HHR RS-ring VBV

= Algemeen Bestuur = Algemene LedenVergadering = Harley-Davidson Club Nederland = HuisHoudelijk Reglement = Rob Stolker ring = Vereniging BestuursVergadering (AB met vertegenwoordigers van de regio’s)

blad 1 van 16 bladen

HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) 1. 1. 2.

3.

4.

5.

6. 7.

8.

1.

Artikel 1. Verenigingsjaar Het verenigings- en het contributiejaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Artikel 2. Aanmelding lidmaatschap Indien er in dit artikel wordt gesproken over leden en lidmaatschap worden daarmee tevens donateurs bedoeld. Men meldt zich aan voor het lidmaatschap door een volledige en naar waarheid ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier in te leveren bij een regiobestuurslid. Het regiobestuur voorziet de aanvraag van een advies en stuurt het formulier aan het AB ter behandeling in de algemene bestuursvergadering. Vanaf dat moment is men aspirant-lid. In een algemene bestuursvergadering wordt over de aanneming beslist. Het AB is gerechtigd aspirant-leden te weigeren met opgave van redenen. Mogelijke redenen voor het weigeren van aspirant-leden kunnen o.a. zijn: a) Negatieve ervaringen met betreffend aspirant lid opgedaan in het verleden; b) Indien het aspirant lid ook lid of sympathisant is, of op enige andere wijze uiting geeft aan zijn of haar gevoelens voor een organisatie of vereniging waarvan de doelstelling en gedragsregels van deze vereniging in strijd zijn met de doelstelling en gedragsregels van de H-DCN; c) De motivatie om lid te worden van de H-DCN alleen is voor eigen gewin en men niet bereidt is bij te dragen aan de algemene doelstellingen van de H-DCN. d) Zondermeer wordt men geweigerd indien een aspirant-lid niet voldoet aan de criteria zoals genoemd in artikel 4 van de statuten van de H-DCN. De mogelijkheid om te opteren als donateur blijft open. Bij een afwijzing van een aspirant lid dient onverwijld de desbetreffende regio met opgaaf van redenen te worden geïnformeerd. Indien een regiobestuur zich niet kan vinden in het besluit van het AB omtrent de toelating of afwijzing van een nieuw lid kan zij dit bespreekbaar maken. Indien niet tot overeenstemming wordt gekomen kan de geschillen commissie worden ingeroepen en treedt de procedure zoals beschreven in artikel 9 van dit reglement in werking. Een lid dat volgens de Statuten artikel 6 c en d opgehouden is lid te zijn, kan weer als lid worden aangenomen, doch alleen indien eventuele contributieschulden e.d. zijn aangezuiverd. De procedure zoals beschreven in artikel 2 lid 2 dient weer volledig te worden doorlopen echter het voltallige AB moet de mening zijn toegedaan dat tegen wederaanneming geen bezwaar bestaat. Indien om welke reden dan ook het lidmaatschap is beëindigd ontvangt men bij het opnieuw lid worden altijd een nieuw lidmaatschapsnummer, men krijgt dus nimmer het oude nummer terug. Indien iemand door het AB is aangenomen als lid en het inschrijfgeld en de verschuldigde contributie is voldaan aan de penningmeester wordt door de ledenadministratie een lidmaatschapskaart toegezonden. Vanaf dat moment is men lid (of donateur) met alle rechten en plichten die daaraan zijn verbonden. Een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement (HHR) liggen voor een ieder ter inzage bij de leden van het AB en de regiobesturen. Tevens zullen de statuten en het HHR op de site van de H-DCN worden geplaatst. Artikel 3. Contributie Elk nieuw lid, gezinslid of donateur betaalt eenmalig inschrijfgeld. Zie voor de hoogte


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) 2.

3.

4.

5. 1.

2.

3.

1. 2. 3. 4.

1. 2.

van het inschrijfgeld het HHR, bijlage a. Na het verlies van het lidmaatschap (of donateur) zoals beschreven in artikel 6 van de Statuten van de H-DCN, zal het oud lid dezelfde procedure moeten doorlopen zoals beschreven in artikel 2 van het HHR om wederom lid of donateur te kunnen worden. Ook is men wederom inschrijfgeld verschuldigd. In verband met de administratieve verwerking moet de contributie (donatie) elk jaar bij vooruitbetaling voor 1 december van het lopende contributiejaar voor het gehele volgende contributiejaar worden voldaan. De betaling dient te worden verricht aan de penningmeester van de H-DCN. Voor de hoogte van de contributie wordt verwezen naar het HHR, bijlage a De contributie en donatie dienen middels automatische incasso aan de penningmeester H-DCN te worden voldaan. Indien betaling niet middels automatische incasso worden verricht, zullen meerkosten in rekening worden gebracht. Voor de hoogte van de meerkosten wordt verwezen naar het HHR, bijlage a. Betaalde contributie/donatie wordt niet terugbetaald, tenzij het AB anders beslist. Artikel 4. Financiële middelen De financiële middelen van de vereniging bestaan uit: a) Inschrijfgelden b) Contributies c) Donaties d) Diverse opbrengsten zoals rente, vergoedingen, advertentie-inkomsten, etc. e) Inkomsten uit de organisatie van evenementen door de H-DCN f) Legaten Met betrekking tot de punten 4.1.a) tot en met 4.1.c) zijn de bedragen opgenomen in bijlage a bij het HHR van de H-DCN. Over deze bedragen kan jaarlijks een indexering worden toegepast. Een mededeling zal door het AB worden gepubliceerd in de maand oktober. Met betrekking tot artikel 4 lid 1.e) dient te worden opgemerkt dat daar waar mogelijk en uitvoerbaar er een ander toegangstarief dient te worden gehanteerd voor federatieleden en niet federatieleden. Dit mede ter onderbouwing van de voordelen van het lidmaatschap van de Europese Federatie. Artikel 5. Gegevensbestand Bij de aanmelding als lid van de H-DCN zijn de aspirant leden verplicht de gegevens van hun motor(en) en adresgegevens bekend te stellen. Leden zijn verplicht mutaties in hun motor(en) schriftelijk aan de ledenadministratie op te geven indien het AB dit wenselijk acht. Leden zijn verplicht mutaties in hun adresgegevens schriftelijk aan de ledenadministratie op te geven. Het AB zowel als de ledenadministratie zullen geheimhouding bewaren van alle gegevens betreffende het motorenbestand en privégegevens en jegens derden daarvan geen mededelingen doen. Artikel 6. Einde van het lidmaatschap De voorwaarden voor het beëindigen van het lidmaatschap staan verwoord in artikel 6 van de Statuten van de H-DCN. Indien een lid het lidmaatschap van de H-DCN wil beëindigen dient hij/zij dit


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) schriftelijk kenbaar te maken bij de ledenadministratie van de H-DCN. De ledenadministratie is verplicht van deze kennisgeving een vermelding in het clubblad te plaatsen of de ontvangst van deze kennisgeving binnen 8 weken na ontvangst schriftelijk te bevestigen. 3. Alleen bij een schriftelijke afmelding, ingediend bij de ledenadministratie H-DCN voor 1 november van het lopende jaar, zal de contributie voor het volgende jaar niet worden ingehouden. Indien de opzegging niet tijdig heeft plaats gevonden loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders besluit of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Tevens zal de verschuldigde contributie moeten worden voldaan. 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

8.

1.

Artikel 7. Royement lidmaatschap en schorsing De voorwaarden voor royement lidmaatschap en schorsing staan verwoord in de statuten H-DCN artikel 6 lid 1c en 1d. Tevens wordt een verbijzondering aangegeven in artikel 2 lid 3b van het HHR. De leden zijn bij bijeenkomsten en evenementen verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun introducés. Royement kan volgen indien hun introducé zich schuldig maakt aan wangedrag of betrokken is bij een groepering als in HHR art 2.3b boven omschreven. Een lid kan worden geroyeerd indien hij laakbare handelingen pleegt die direct gevolgen hebben voor de vereniging in het algemeen, danwel haar leden in het bijzonder. Indien het bestuur over gaat tot royement, anders dan royement door het niet tijdig voldoen van contributiegelden, van een of meer leden, zal zij een besluit daartoe binnen 2 maanden nadat het voorval c.q. de kennisneming van het voorval dat aanleiding is tot de maatregel, nemen en aan het betrokken lid per aangetekend schrijven mededelen. De beslissing tot royement dient te zijn gemotiveerd, onder opgaven van redenen en onder verwijzing naar de toepasselijke regels uit de statuten en HHR van de H-DCN. Voorts zal de beslissing een verwijzing naar de beroepsmogelijkheid, als genoemd in art 6 lid 2 van de statuten bevatten, alsmede het adres waaraan het beroep dient te zijn gericht. Het AB heeft voorts de mogelijkheid om een lid te schorsen op de gronden als genoemd in dit artikel. De schorsing is voor de duur van maximaal een jaar; doch minimaal twee maanden. De beslissing tot schorsing zal door het AB worden genomen en terstond aan het betrokken lid per aangetekend schrijven worden medegedeeld. Tegen een besluit tot schorsing staat geen beroep bij de commissie van beroep als bedoeld in artikel 6 lid 2 van de statuten open. Het betrokken regiobestuur zal onverwijld van het besluit tot schorsing in kennis worden gesteld. Een lid dat is geschorst zal geen gebruik mogen maken van zijn stemrecht en is uitgesloten zijn van de activiteiten van de vereniging, waaronder eveneens de regioactiviteiten worden begrepen. Artikel 8. Commissie van beroep en procedure De commissie van beroep als genoemd in artikel 6 lid 2 van de statuten van de H-DCN behandeld het beroep dat wordt aangetekend tegen een besluit van het AB om over te gaan tot royement van een lidmaatschap. De commissie bestaat telt drie leden die geen



2. 3. 4.

5.

6. 7.

1.

deel uit mogen maken van het AB. Het streven dient erop gericht te zijn om de leden uit de commissie uit verschillende regio’s samen te stellen. De leden van de commissie worden als volgt benoemd: a) één lid wordt benoemd door het AB (voorzitter) b) één lid wordt gekozen door de ALV (secretaris) c) één lid wordt benoemd door beide voornoemde leden samen (lid). Dit lid kan naar bevinden door de eerste twee leden van de commissie, genoemd onder artikel 8 lid 1a en 1b, worden aangewezen op het moment dat zij hiervoor geschikt achten (op basis van het conflict bijvoorbeeld). De leden van de commissie van beroep dienen te voldoen aan de volgende eisen: a) Minimaal vijf jaar aaneengesloten lid van de H-DCN b) Ervaring als bestuurslid binnen het AB of binnen een regiobestuur De leden van de commissie van beroep worden voor de duur van drie jaar benoemd en treden per toerbeurt af. Zij zijn terstond herkiesbaar. Procedure te hanteren door de commissie van beroep: a) Nadat het beroep door het AB danwel door een van de leden van de commissie van beroep is ontvangen, zal dit uiterlijk binnen 14 dagen in kopie aan de leden van de commissie van beroep worden toegestuurd. De voorzitter van de commissie van beroep zal binnen een maand een vergadering van de commissie bijeenroepen, waarop het beroep zal worden behandeld. b) Tijdens deze bijeenkomst zal het betrokken lid alsmede de voorzitter van het AB, danwel iemand namens hem uit het AB, in de gelegenheid worden gesteld het woord te voeren en naar voren te brengen hetgeen zij noodzakelijk achten. c) Indien gewenst kan de commissie van beroep besluiten om zich door deskundige te laten bijstaan, danwel getuigen te horen. d) Uiterlijk één maand na deze vergadering/behandeling zal de commissie van beroep een uitspraak doen en deze schriftelijk mededelen aan zowel het betrokken lid als aan de voorzitter van het AB, tenzij de commissie nader horen van getuigen danwel het raadplegen van een deskundige noodzakelijk acht. In dat geval zal de commissie zulks aan partijen schriftelijk mededelen. e) Voor het overige bepaalt de commissie zelf, zonodig ad-hoc, haar werkwijze. De leden van de commissie beraadslagen en beslissen zonder last van ruggespraak. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar en, behoudens de hiervoor genoemden, niet toegankelijk. De uitspraken van de commissie zijn bindend en zullen door het AB terstond aan de betrokken regiobesturen schriftelijk worden medegedeeld. Alleen tijdens de ALV kan, na behandeling en stemming in de ALV, het besluit van de commissie worden herroepen. In aansluiting op het bepaalde in artikel 2 van dit reglement kan de commissie in haar uitspraak bepalen dat een geroyeerd lid gedurende een bepaalde termijn niet meer voor een nieuw lidmaatschap kan worden voorgedragen. Gedurende de behandeling van het beroep door de commissie van beroep is het betrokken lid geschorst en mag geen stemrecht uitoefenen, noch deel nemen aan activiteiten van de vereniging inclusief de regioactiviteiten. Artikel 9. Geschillencommissie De geschillencommissie kan worden ingeschakeld daar waar het AB als partij is betrokken en er geen overeenstemming kan worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn



2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

1.

een geschil tussen leden van het AB, een geschil tussen een lid en het AB of een geschil tussen een regiobestuur en het AB. Voor alle andere geschillen waarbij het AB niet als partij is betrokken treedt het AB op als besluitvormend orgaan en is de uitspraak van het AB bindend. Een verzoek tot actie door de geschillencommissie kan worden gesteld door het AB, een lid van de vereniging of een regiobestuur. In geval van schorsing van een of meerdere leden van het AB dient de geschillencommissie binnen drie maanden een buitengewone ledenvergadering bijeen te roepen. Tijdens deze vergadering spreken de leden zich middels stemming uit over een eventueel ontslag van een of meerdere leden van het AB. De geschillencommissie telt drie leden die geen deel uit mogen maken van het AB. De samenstelling, verkiezing, duur functievervulling en voorwaarden te stellen aan de leden van de geschillencommissie zijn gelijk aan de eisen gesteld in artikel 8 van dit HHR. Procedure te hanteren door de geschillencommissie: a) Nadat het bezwaarschrift door één van de leden van de geschillencommissie is ontvangen, zal dit uiterlijk binnen 14 dagen in kopie aan de leden van de geschillencommissie worden toegestuurd. De voorzitter van de geschillencommissie zal binnen een maand een vergadering van de commissie bijeenroepen, waarop het bezwaarschrift zal worden behandeld. b) Tijdens deze bijeenkomst zullen de betrokken partijen in de gelegenheid worden gesteld het woord te voeren en naar voren te brengen hetgeen zij noodzakelijk achten. c) Indien gewenst kan de geschillencommissie besluiten om zich door deskundige te laten bijstaan, danwel getuigen te horen. d) Uiterlijk één maand na deze vergadering/behandeling zal de geschillencommissie een uitspraak doen en deze schriftelijk mededelen aan de betrokken partijen, tenzij de commissie nader verhoor van getuigen danwel het raadplegen van een deskundige noodzakelijk acht. In dat geval zal de commissie zulks aan partijen schriftelijk mededelen. e) Voor het overige bepaalt de commissie zelf, zonodig ad-hoc, haar werkwijze. De leden van de commissie beraadslagen en beslissen zonder last van ruggespraak. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar en, behoudens de hiervoor genoemden, niet toegankelijk. De uitspraken van de commissie zijn bindend en zullen door de commissie terstond aan de betrokken partijen schriftelijk worden medegedeeld. Alleen tijdens de ALV kan, na behandeling en stemming in de ALV, het besluit van de geschillencommissie worden herroepen. De taken van de commissie van beroep en de geschillencommissie kunnen en mogen worden gecombineerd waardoor er slechts één commissie behoeft te worden gekozen en aangesteld. Artikel 10. Uitgaven ten behoeve van de vereniging Alle (bestuurlijke) kosten die noodzakelijker wijs worden gemaakt om de H-DCN te laten functioneren kunnen worden gedeclareerd. Hierbij valt vooral te denken aan: a) Deelname aan bestuursvergaderingen (H-DCN); b) Deelname aan commissies en adviesorganen H-DCN; c) (Inter-)nationale vertegenwoordiging van de H-DCN;


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) 2. 3. 4. 5.

6.

7.

1. 2. 3.

1.

2.

d) Daar waar de regelgeving niet eenduidig is beslist het AB van de H-DCN. Voor alle (bestuurlijke) onkosten en representatie zullen normbedragen worden vastgesteld en verwoord in bijlage a bij het HHR. Deze normbedragen kunnen worden onderworpen aan een jaarlijkse index. Alle ten laste van de vereniging te maken kosten tot een hoogte van maximaal Euro 1000,- behoeven vooraf goedkeuring van de penningmeester van de H-DCN. Alle ten laste van de vereniging te maken kosten met een bedrag hoger dan Euro 1000,- behoeven vooraf instemming van het AB. Alle activiteiten waarvan de begroting en de te verwachten kosten hoger zijn dan Euro 10.000,- behoeven vooraf goedkeuring van de ALV. Een voorstel hiertoe zal door het AB of een door hen ingestelde commissie worden uitgewerkt en gepresenteerd tijdens de ALV. De tekenbevoegdheid binnen de H-DCN is als volgt geregeld: a) Voor bedragen tot Euro 1000,- zijn de leden van het AB zelfstandig, na instemming van de penningmeester, gemachtigd. b) Voor bedragen boven de Euro 1000,- dient een besluit te worden genomen en vastgelegd binnen het AB. Daarna dienen minimaal twee personen uit het AB te ondertekenen. c) Bij een evenement georganiseerd door een van de regio’s van de H-DCN kunnen, na goedkeuring van de begroting voor het gehele evenement door het AB, de voorzitter en de penningmeester van betreffende regio zelfstandig contracten afsluiten tot de hoogte van de goedgekeurde begroting. Bij bedragen boven de Euro 1000,- dient één van de leden van het AB mede te onderteken. d) Van de tekenbevoegdheid voor het aangaan van financiële verplichtingen namens de H-DCN zal een afschrift van deze regeling worden gedeponeerd bij het handelsregister. Mutaties in dit overzicht dienen ter stond te worden bijgewerkt. Van alle gedane uitgaven moet een bewijsstuk worden overlegd. Een en ander met inachtname van de statuten en het huishoudelijk reglement. Artikel 11. Financiën Alle gelden van de H-DCN welke niet direct nodig zijn tot dekking van de dagelijkse kosten moeten worden belegd bij of via een bankinstelling en/of de postgirodienst. Er dient te worden zeker gesteld dat de H-DCN te allen tijde bij deze fondsen kan komen, ook bij plotseling overlijden. Deze regeling is ook van toepassing voor de fondsen die aanwezig zijn bij de regio’s. De eventuele financiële tegoeden die resteren na afrekening van een op te heffen regio vervallen aan de H-DCN tenzij het AB anders besluit. Artikel 12. Taak en samenstelling Algemeen Bestuur (AB) Het AB is belast met de leiding van alle aangelegenheden de H-DCN betreffende. Het AB zal optreden als besluitvormend orgaan indien er geschillen ontstaan tussen leden en regiobesturen of regiobesturen onderling. Het bestuur zal bij het uitoefenen van deze taken met name letten op het naleven van de statuten en het HHR, de gezellige sfeer en activiteiten in de vereniging bevorderen en treedt op, daar waar de belangen en/of de rechten der vereniging en HD-rijders in het algemeen verdedigd moeten worden. Voor de samenstelling van het AB wordt verwezen naar de statuten H-DCN artikel 8. Alleen de leden van het AB kunnen de H-DCN in en buiten rechte vertegenwoordigen.



1. 2.

1.

2.

3. 4.

1. 2.

3. 1. 2.

Alle leden van het AB hebben dezelfde rechten en plichten binnen het AB. Voor schorsing en ontslag van de leden van het AB, zie artikel 9 van dit HHR, de geschillencommissie. Artikel 13. Bestuursvergaderingen De voorzitter bepaalt in overleg met de overige leden van het AB de data en plaatsen van de bestuursvergaderingen, zo dikwijls als hij dat nodig acht. Hij is daartoe verplicht indien tenminste drie leden van het AB dit wensen en wel op een door die bestuursleden te kiezen tijd en plaats. Artikel 14. Werkzaamheden voorzitter Onverminderd artikel 9 lid 4 der statuten wordt de vereniging vertegenwoordigd door de voorzitter van de H-DCN. Hij is bij elke bijeenkomst of evenement georganiseerd uit naam van de H-DCN de officiële woordvoerder, tenzij hij zijn taak aan een ander bestuurslid met diens goedvinden, heeft overgedragen. Hij of zijn vervanger, zijnde een lid van het AB, leidt alle vergaderingen, is verantwoordelijk voor een juist beheer en een gezonde administratie, een goede gang van zaken in de vereniging, de goede eer en naam van de vereniging en zorgt ervoor dat de ter vergadering te behandelen onderwerpen terdege zijn voorbereid. De overige bestuursleden en de leden der onderscheiden commissies zijn voor hun werkzaamheden de H-DCN betreffende aan de voorzitter verantwoording schuldig. De voorzitter tekent de notulen der vorige vergadering, nadat die door de ter vergadering aanwezige leden zijn goedgekeurd. Artikel 15. Werkzaamheden secretaris De secretaris maakt deel uit van het AB met alle rechten en plichten die daaruit voortvloeien. De secretaris is belast met alle werkzaamheden welke geacht kunnen worden tot zijn functie te behoren. a) De secretaris houdt de notulen van alle vergaderingen. De secretaris kan zorgen voor een plaatsvervanger die de notulen houdt. b) De briefwisseling en alles wat tot een vlotte afwikkeling van alle voorkomende administratieve werkzaamheden behoort, geschiedt onder verantwoording van de secretaris. c) De secretaris zorgt ervoor dat de ingekomen stukken ter kennis worden gebracht van het AB voor zover dat in het belang van een goed functioneren van het bestuur noodzakelijk is. d) De secretaris is belast met het aanleggen en bijhouden van het archief van de vereniging. De secretaris brengt op de ALV verslag uit over de gang van zaken in de vereniging. Artikel 16. Werkzaamheden penningmeester De penningmeester maakt deel uit van het AB met alle rechten en plichten die daaruit voortvloeien. De penningmeester beheert de financiën en de boekhouding van de vereniging: a) De penningmeester draagt zorg voor het (laten) innen van de contributies, donaties enz. en draagt in het algemeen zorg voor het versterken van de financiën van de vereniging.



3.

4.

1. 2.

3.

4.

5.

b) De penningmeester houdt toezicht en begeleidt de regio’s bij de door hen te voeren financiële beheer uit naam van de H-DCN. c) De penningmeester is ter zake van het financiële beheer wettelijk aansprakelijk, in het geval van door de penningmeester gevoerd wanbeheer. De penningmeester is verplicht de bestuursvergadering elk kwartaal verslag te doen van de financiële toestand. Aan het AB en de leden van de kascontrolecommissie wordt zo vaak als zij dat wensen inzage verstrekt in de bescheiden en kas. De penningmeester is verplicht alle inlichtingen te verstrekken welke moeten leiden tot een juiste controle. De penningmeester brengt jaarlijks op de ALV verslag uit over het financiële beheer in het afgelopen jaar. Artikel 17. Werkzaamheden overige leden van het AB Het AB kan worden uitgebreid tot een maximum van 7 leden. Tezamen vormen zij het AB. Alle leden van het AB worden gekozen door de ALV. Naar behoefte kunnen de volgende functies worden toegewezen: Vicevoorzitter: a) De Vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid, tenzij anders bepaald; b) De Vicevoorzitter kan een aantal taken van de voorzitter, na wederzijdse instemming, over nemen; c) De Vicevoorzitter kan in overleg met de overige leden van het AB overige bij deze functie passende werkzaamheden vervullen. Ledenadministratie: a) De ledenadministratie beheert in nauwe samenwerking met de penningmeester het totale ledenbestand; b) De ledenadministratie zal alle correspondentie aangaande de aan- en afmeldingen van leden afwikkelen en indien noodzakelijk de meldingen in het clubblad verzorgen; c) De ledenadministratie zal jaarlijks een verslag uitbrengen tijdens de ALV. Toercommissaris/-commissie: a) De toercommissaris of een vertegenwoordiger namens de toercommissie kan deel uit maken van het AB; b) De toercommissaris of –commissie draagt zorg voor of geeft, waar nodig, advies en ondersteuning aan de H-DCN en de regio’s bij het organiseren van de (landelijke) toerritten en toerweekeinden; c) De toercommissaris of –commissie houdt de richtlijnen up to date voor het organiseren en rijden van toerritten. Deze richtlijnen zullen worden verwoord in bijlage c bij het HHR. Tevens ziet de tourcommissaris of –commissie toe op naleving van deze richtlijnen; d) De toercommissaris of –commissie is aanspreekpunt m.b.t. alle vragen over toeractiviteiten; e) De toercommissaris of –commissie draagt zorg voor de relevante bijdrage voor de toer- party kalender; f) De toercommissaris of een vertegenwoordiger namens de toercommissie zal jaarlijks een verslag uitbrengen tijdens de ALV. Algemeen lid: a) Er kan een of meerder algemeen bestuursleden aan het AB worden toegevoegd tot


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) een maximum van totaal 7 leden binnen het AB. b) De algemene bestuurleden zijn met name verantwoordelijk voor ondersteunende taken van het AB. Een Algemeen lid kan met een specifiek opdrachtenpakket worden belast; c) Indien van toepassing zal jaarlijks een verslag worden uitgebracht tijdens de ALV m.b.t. hun werkzaamheden. 1.

2.

1. 2.

3.

1. 2. 3. 4.

Artikel 18. Algemene Leden Vergadering (ALV) Tenminste eenmaal per jaar wordt een Algemene Leden Vergadering gehouden en wel in de periode januari tot en met juni. Op de agenda van de ALV komen minimaal de volgende onderwerpen voor: a) Opening door de voorzitter b) Vaststelling en goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering c) Jaarverslag voorzitter d) Jaarverslag secretaris e) Jaarverslag penningmeester f) Verslag kascontrolecommissie en decharge bestuur g) Verslag leden van AB (voor zover van toepassing) i. Vice-voorzitter ii. Ledenadministratie iii. Toercommissaris/ -commissie iv. Algemeen h) Bestuursverkiezing i) Verkiezing kascontrolecommissie j) Verkiezing commissie van beroep / geschillencommissie (indien gewenst) k) Verslagen regio’s l) De rondvraag. Het jaarverslag van de a1g. penningmeester dient vooraf door de kascontrolecommissie te zijn goedgekeurd en als bewijs hiervan door de leden van de kascontrolecommissie te zijn getekend. Artikel 19. Stemmen Ter aanvulling op het gestelde in art. 13 van de statuten is bepaald dat onduidelijk ingevulde stembiljetten zullen worden beschouwd als blanco stemmen, e.e.a. ter beoordeling van de verkiezingscommissie. Teneinde stemmingen op vergaderingen correct te laten verlopen, wordt om de drie jaar voorafgaande aan de vergadering, een verkiezingscommissie door het AB samengesteld, bestaande uit 3 leden en onder voorzitterschap van een oud bestuurslid (algemeen bestuur of regio bestuur). De verkiezingscommissie verzorgt de stemming, telt de stemmen en deelt het resultaat mede aan de secretaris, die ook zorgdraagt voor publicatie van het resultaat van de stemming. Artikel 20. Adviseurs en commissies Voor de commissie van beroep wordt verwezen naar artikel 6 lid 2 van de statuten. Voor de geschillencommissie wordt verwezen naar artikel 8 lid 5 van de statuten. Voor de kascontrolecommissie wordt verwezen naar artikel 10 lid 4 van de statuten. Het AB kan zich bij de uitoefening van haar taak laten bijstaan door adviseurs en een



5. 6.

7.

of meerdere commissies. Leden van commissies worden, zo mogelijk in overleg met de leden, door het bestuur benoemd c.q. ontslagen en treden direct in functie. Het aantal commissieleden wordt door het AB bepaald. Het AB kan desgewenst een van de commissieleden aanwijzen als commissievoorzitter. Indien de omstandigheden dit billijken kan een lid van het AB als lid van een commissie worden benoemd behoudens in commissies als bedoeld in artikel 6 lid 2, artikel 8 lid 5 en artikel 10 lid 4 van de statuten. Adviseurs en commissie leden hebben recht op vergoeding voor de door hen gemaakte kosten. Zie voor de bedragen bijlage a bij het HHR.

Artikel 21. Regiobestuur verenigingsbestuur 1. De H-DCN is opgedeeld in regio’s. Voor de verhouding, rechten en plichten tussen de H-DCN en de regio’s wordt verwezen naar artikel 17 van de statuten. 2. Iedere regio heeft een regio bestuur. Zij vormt de bestuursvertegenwoordiging van de regio. 3. De bestuursvertegenwoordiging van de regio’s is het belangrijkste advies- en coördinatieorgaan van het AB. Hiertoe zal minimaal twee keer per jaar een vergadering worden belegd (VBV = Verenigings Bestuur Vergadering) tussen het AB en vertegenwoordigers (maximaal 2 per regio) van de regiobesturen. 4. De H-DCN kent de volgende regio’s: a) Regio Groningen/Drenthe b) Regio Friesland c) Regio Oost d) Regio Utrecht e) Regio Noord-Holland f) Regio Zuid-Holland g) Regio Brabant/Zeeland h) Regio Limburg i) Regio Duitsland 5. Veranderingen met betrekking tot de status, aantallen of invulling van de regio’s kunnen alleen plaatsvinden met instemming van de ALV. Indien één of meerdere regio’s niet instem(t)men met wijziging in de status, aantallen of invulling van de regio’s kan dit punt niet ter stemming in de ALV worden gebracht. 6. De leden uit een regio hebben het recht zelf een regiobestuur te kiezen, de uiteindelijke benoeming zal echter de goedkeuring van het AB behoeven. 7. De volgende regels zijn van toepassing t.a.v. de regiobesturen: a) De belangrijkste taak van het regiobestuur is om in samenwerking en overleg met het AB te zorgen voor het onderhouden en verstevigen van contacten met alle leden, zowel binnen de regio als binnen de H-DCN. Dit wordt mede nagestreefd door het organiseren van contactbijeenkomsten op een zo regelmatig mogelijke wijze op een door een regiobestuurslid en zo mogelijk in samenwerking met de leden aan te wijzen plaats of wisselende plaatsen. b) Het behulpzaam zijn bij de organisatie van regionale, landelijke of internationale H-DCN evenementen. c) Een regiobestuur wordt door verkiezing samengesteld op een daartoe door het AB danwel het oude regiobestuur bijeengeroepen vergadering (regiovergadering) voor de leden van de betrokken regio: i. De termijn van oproeping bedraagt minstens 4 weken;


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) ii.

Deze vergaderingen zullen eveneens vooraf worden medegedeeld aan het AB, dat een lid kan afvaardigen naar deze vergadering; d) Een regiobestuur bestaat minimaal uit twee leden maar bij voorkeur uit minimaal drie leden: voorzitter, secretaris en penningmeester. Combinaties van de functies secretaris en penningmeester zijn mogelijk. e) Aan een regiobestuur kan een door hen zelf te bepalen aantal commissarissen (tot een maximum van totaal zeven leden van een regio bestuur) worden toegevoegd. f) Hetgeen in de statuten is bepaald in artikel 8, lid 5 t/m 8, alsmede artikel 10, lid 1 t/m 8, geldt eveneens t.a.v. regiobestuursleden, met dien verstande dat daar waar in de statuten over ALV wordt gesproken, hier de regiovergadering wordt bedoeld en daar waar over vereniging wordt gesproken, de betrokken regio wordt bedoeld. Daarnaast is het regiobestuur gehouden het gestelde in de Statuten H-DCN, artikel 10 lid 3 aan de penningmeester van de H-DCN te overleggen. De hiervoor geldende termijn is echter drie maanden. g) Om zich verkiesbaar te stellen voor een regio bestuursfunctie dient de kandidaat minstens twee jaar een volwaardig en actief lid zijn van de vereniging te zijn. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk met (vooraf) instemming van het AB. 8. Regiobestuursleden kunnen op afspraak te allen tijde indien zij dat wensen bestuursvergaderingen van de H-DCN met max. 2 personen per regio bijwonen. In deze vergaderingen hebben zij geen stemrecht. 9. Berichten, mededelingen enz. kunnen door regiobestuursleden worden geplaatst in het H-DCN clubblad. Hiertoe heeft de regio in principe ‘recht’ op vier pagina’s per uit te geven clubblad. 10. Voordat door de regio met de organisatie van evenementen wordt begonnen moet het betreffende regiobestuur eerst overleggen met het AB. Voor het afdekken van het financiële risico en het afdekken van verzekeringsrisico’s dient het regiobestuur een begroting, opgemaakt naar waarheid, aan het AB te overleggen. Indien het AB met het plan akkoord gaat is het AB gehouden zoveel mogelijk medewerking, hulp en advies te geven bij de organisatie en publiciteit. Tevens zal door het AB een machtiging worden uitgeschreven aan enkele bestuursvertegenwoordigers van die regio die namens de HDCN contracten mogen afsluiten. Hierbij worden tevens de maxima aangegeven. Een voorbeeld van machtiging is als bijlage b bij dit HHR gevoegd. Een (gedeeltelijke) voorfinanciering met kasgelden van de H-DCN behoort tot de mogelijkheden. Tevens draagt de H-DCN mede het risico indien mocht blijken dat het financiële resultaat negatief is. Mocht de regio hierdoor in de problemen komen zal het AB meewerken aan een oplossing. Indien de voornoemde voorwaarden niet zijn ingevuld kunnen de regio’s niet terugvallen op de steun, verzekeringen en financiële steun van de H-DCN. 11. Evenementen die namens de vereniging door een regio worden georganiseerd dienen aan de zelfde voorwaarden te voldoen als in het voorgaande lid beschreven. Voor de organisatie van een dergelijk evenement zullen standaard (maximale) bijdrages vanuit de kas van de vereniging worden vastgesteld (zie bijlage a bij HHR). Indien bij de eindafrekening blijkt dat er sprake is van een positief saldo, vervalt dit saldo aan de kas van de vereniging tot een maximum van de bijdrage vanuit de kas van de vereniging. 12. Aan evenementen georganiseerd door de regio’s in naam van de vereniging kunnen door het AB nadere voorwaarden worden opgelegd. Doel van deze aanvullende voorwaarden is de goede naam van de vereniging in stand te houden, een minimum kwaliteit te kunnen garanderen en de risico’s voor de vereniging tot een verantwoord


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) minimum terug te brengen. Zo zullen er nadere voorwaarden worden gesteld aan de organisatie van toerritten (voorbeeld zie bijlage c bij het HHR). 13. Voor, tijdens en na een evenement moeten de regiobestuursleden desgevraagd verantwoording afleggen inzake de financiën bij de penningmeester van de H-DCN. Zij doen dit in ieder geval door jaarlijks conform een door het AB aan te geven procedure, hun financiële overzichten aan de penningmeester aan te bieden. Onder voornoemde voorwaarden is een regiobestuur bevoegd om zelfstandig een kas aan te houden en te beheren. 14. Regio bestuursleden zijn gehouden besluiten van het AB te volgen. 15. Indien ontwikkelingen daartoe nopen, kan het AB een regiovergadering bijeenroepen, waarop a1le besluiten kunnen worden genomen die noodzakelijk zijn voor de voortgang van de vereniging danwel de betrokken regio. In afwijking van het bepaalde in dit artikel, kan in deze vergadering ook het regiobestuur, danwel leden daarvan, worden ontslagen en een nieuw/ander bestuurs-(lid/leden) worden gekozen. De in dit lid bedoelde vergadering zal door het AB ook bijeen geroepen worden indien ten minste tien leden die in de betreffende regio geregistreerd zijn, schriftelijk onder opgave van redenen daartoe aan het AB een verzoek doen. De alhier bedoelde vergadering staat onder leiding van een lid van het AB. 1. 2. 3. 4.

5.

1. 2. 3.

4.

Artikel 22. Clubblad Door de vereniging wordt een clubblad met als doelstelling bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging, tot verbreiding van verslagen van H-DCN activiteiten en mededelingen aan de leden. Harley-Davidson Club Nieuws verschijnt naar behoefte. Het streven is om minimaal om de twee maanden een clubblad uit te geven. Het AB stelt regels voor het aanleveren van kopij door de regiobesturen. In principe staan per regio vier pagina’s per uit te geven clubblad ter beschikking. Bij overschrijden van de toegewezen ruimte door de aangeleverde kopij (tekst, foto’s en reclame) zal in overleg met het regiobestuur prioriteiten bij publicatie worden gesteld. Leden kunnen in dit blad redactionele stukken en gratis persoonlijke advertenties via het regiobestuur laten opnemen voor zover de plaatsruimte dat toelaat en voor zover de advertentie geen commercieel oogmerk heeft. Het bestuur kan aan het plaatsen van advertenties nadere voorwaarden, ook financiële, verbinden. Om een juiste controle op het clubblad mogelijk te maken zal in de redactie een lid van het AB, of een door het AB aangestelde commissie, als eindredacteur zitting hebben. Artikel 23. Website Door de vereniging wordt een H-DCN website onderhouden met als doel bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging, tot verbreiding van verslagen van H-DCN activiteiten en mededelingen aan de leden. Het beheer en de zeggenschap van de website valt onder de verantwoordelijkheid van het AB. Voor het inrichten en onderhouden van de website kan het AB zich laten bijstaan door een (professionele) commissie. De te plaatsen artikelen en overige publicaties behoeven instemming van het AB. De statuten en het HHR van de H-DCN zullen via de website benaderbaar worden gemaakt. Het AB gemachtigd publicaties die niet stroken met de doelstellingen van de H-DCN te verwijderen. De links van en naar de H-DCN site behoeven instemming van het AB.



6.

1. 2.

1.

2.

3.

1. 2. 3.

1.

Het is de regio’s toegestaan gebruik te maken van de website van de H-DCN. Ook kunnen zij een eigen website onderhouden en een (automatische) koppeling laten leggen met de site van de H-DCN. De regio’s kunnen voor hun regionieuws gebruik maken van de website van de H-DCN. Ook kunnen zij een eigen website onderhouden en een (automatische) koppeling laten leggen met de site van de H-DCN. Nadere spelregels over gebruik en toepassing van de H-DCN website kunnen, indien hiertoe behoefte bestaat, nader worden uitgewerkt en als appendix aan dit HHR worden toegevoegd. Artikel 24. Lidmaatschap commissies Kandidaten voor lidmaatschap van een commissie kunnen zich schriftelijk bij het AB opgeven. Kandidaten voor de kascontrolecommissie, stemmingscommissie, geschillencommissies en/of de commissie van beroep kunnen zich voor of tijdens de ALV mondeling aanmelden. Artikel 25. Vertegenwoordiger H-DCN Op alle bijeenkomsten, evenementen e.d. waar meerdere H-DCN-leden aanwezig zijn, is de voorzitter van de H-DCN de officiële vertegenwoordiger van de H-DCN. Bij zijn afwezigheid wordt zijn taak achtereenvolgens overgenomen door de andere leden van het AB. Mocht geen lid van het AB aanwezig zijn dan zal in onderling overleg (achtereenvolgens) deze taak worden waargenomen door: a) een lid van het “verenigingsbestuur” (regio bestuurslid); b) of een erelid; c) of een lid van verdienste; d) of een van de aanwezige leden met de meeste lidmaatschapsjaren. Het AB is bevoegd om een voorlichter aan te stellen uit de leden van de vereniging die als taak heeft de persmedia in te lichten over gangbare zaken de vereniging betreffende, danwel voorlichting te geven aan derden die meer over de vereniging willen weten. Artikel 26. Clubprijzen Op evenementen waar H-DCN leden te gast zijn en waar de H-DCN in aanmerking komt voor een clubprijs zal deze in ontvangst worden genomen door de H-DCN vertegenwoordiger genoemd in artikel 25 van het HHR. Deze prijzen behoren terecht te komen in het archief van de H-DCN bij het secretariaat. Er zal ten behoeve van de H-DCN historie een register worden bijgehouden. In overleg met het AB kan iemand anders een bepaalde prijs bewaren al blijft het eigendomsrecht berusten bij de H-DCN. Het bestuur kan een bewaarder aanwijzen voor de clubprijzen (NB. Individuele prijzen zijn iemands persoonlijk eigendom). Artikel 27. Clubkleding De H-DCN voert een kledinglijn. Doelstelling van deze kledinglijn is de herkenbaarheid van alle H-DCN leden op de diverse evenementen te vergroten. Het assortiment, prijzen en het beheer vallen onder verantwoordelijkheid van het AB. Zij kan zich laten bijstaan door een of meerdere commissies.



3.

1.

2.

3.

1. 2. 3. 4.

Het ontwerp van de kledinglijn en het gebruik van logo’s dient aan criteria te voldoen. Zo dient iedere verbondenheid (door vorm en kleurstelling) met andere groeperingen waarvan de doelstelling strijdig is met de doelstelling van de H-DCN te worden vermeden. Ook beschermde trademarks ® mogen alleen na toestemming van de eigenaar worden gebruikt. Regio’s zijn vrij een eigen kledinglijn op te zetten. Het ontwerp voor een eigen kledinglijn dient aan de volgende criteria te voldoen: a) Zie lid 2 van dit artikel. b) De uitstraling en herkenbaarheid van het lidmaatschap van de H-DCN dient gegarandeerd te zijn. Alle voorstellen en ontwerpen (logo’s) van de regio’s behoeven goedkeuring van het AB voor gebruik. Artikel 28. KNMV Het besluit tot in- of uittreding bij de Koninklijke Nederlandse Motorrijders Vereniging (K.N.M.V.) kan slechts worden genomen door een ALV met tenminste tweederde van de uitgebrachte stemmen. Een daartoe strekkend voorstel wordt niet in behandeling genomen indien het niet op de agenda van de vergadering waarin het zal worden behandeld voorkomt. Indien de H-DCN is aangesloten bij de K.N.M.V moet de H-DCN zich houden aan het K.N.M.V.-reglement voor aangesloten verenigingen, hetgeen o.a. inhoudt dat de leden van het AB persoonlijk lid moeten zijn van de K.N.M.V. of de H-DCN de jaarlijkse erkenningbijdrage aan de K.N.M.V. moet voldoen. De contributie van de K.N.M.V. (zonder het officieel orgaan der K.N.M.V.) wordt jaarlijks door de penningmeester van de H-DCN met de leden van het AB verrekend. Lid 1 en 2 van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing indien de H-DCN besluit tot toetreding danwel lid is van een andere belangengroep. Artikel 29. Algemeen Leden van het AB van de H-DCN zijn in het zittingsjaar, en alleen dan, vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van contributie aan de H-DCN. Betaalde contributie van een lopend jaar zal bij verkiezing tot lid van het AB van de H-DCN gedurende dat jaar geen restitutie plaatsvinden. Aftredende bestuursleden behoeven de contributie voor dat lopende jaar niet alsnog te voldoen. Bij vroegtijdig terugtreden als lid van het AB van de H-DCN handelen de overige leden van AB naar bevinden.


HUISHOUDELIJK REGLEMENT “HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND” (H-DCN) Artikel 30. Slotbepaling In alle gevallen waarin de statuten, dit reglement danwel de wet niet voorziet, beslist het AB. Artikel 31. Geldigheid Dit huishoudelijk reglement treedt in de plaats van het huishoudelijk reglement vastgesteld door de oprichtingsvergadering van 31 maart 1962, laatstelijk gewijzigd door de algemene ledenvergadering d.d. 20 maart 1994 te Oosterse. Aldus opgemaakt en goedgekeurd door de oprichtingsvergadering gehouden te Utrecht op 31 maart 1962, Gewijzigd door de ledenvergadering gehouden op 17 november 1964 te Utrecht, Gewijzigd door de ledenvergadering d.d. 29 november 1968 te Doorn, Gewijzigd door de algemene ledenvergadering van 31 maart 1974 te Doorn, Gewijzigd door de algemene ledenvergadering van 1 april 1979 te Doorn en laatstelijk gewijzigd door de algemene ledenvergadering van 20 maart 1994 te Oosterbeek Gewijzigd door de algemene ledenvergadering van 15 maart 2009 te Eerbeek Amersfoort, 20 maart 2009 HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND Secretariaat H-DCN

Bijlage a: Financiën Bijlage b: Machtiging voor het aangaan van verplichtingen namens de vereniging (H-DCN) Bijlage c: Richtlijnen voor het rijden van een toerrit Bijlage d: Rob Stolker Ring Commissie


HUISHOUDELIJK REGLEMENT HARLEY-DAVIDSON CLUB NEDERLAND H-DCN

Recommend Documents