HUISHOUDELIJK REGLEMENT DER TWENTE DEBATING SOCIETY V2.00 Algemeen Artikel 1. 1.1 Het huishoudelijk reglement beoogt een aanvulling te zijn op de statuten; ieder artikel hieruit, en, per extenso, ieder besluit van de Algemene Ledenvergadering moet dus compatibel zijn met deze statuten. 1.2 De officiële naam van de vereniging (Twente Debating Society) mag voor intern gebruik worden afgekort tot TDS, of Debating Society, en voor extern gebruik tot Debatvereniging TDS. Evenzo mogen Algemene Ledenvergadering en huishoudelijk reglement worden afgekort tot ALV respectievelijk HR. Daar waar in deze statuten ‘hij’ wordt geschreven, mag men indien van toepassing ook ‘zij’ lezen. 1.3 Voor de oprichting van een dispuut of genootschap gelieerd aan TDS is een toestemming van de Algemene Ledenvergadering nodig. Bestuur Artikel 2. 2.1 In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een Vice-Praeses gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de Praeses diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-Praeses of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ingeval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Indien een lid van het bestuur verhinderd is zijn functie waar te nemen, moet hiervan onmiddellijk kennis worden gegeven aan de Praeses of diens plaatsvervanger. 2.2 De Praeses en Quaestor zijn verantwoordelijk voor het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement en voor de uitvoering van genomen besluiten, hetzij door het bestuur zelf, hetzij door de vergadering. 2.3 Het aftreden van bestuursleden wordt door middel van een rooster geregeld, rekening houdende met een zodanige samenstelling van functies dat continuïteit van bestuur is gewaarborgd. De aftredende is echter weer terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende - inbegrepen tussentijds ontstane vacatures geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. 2.4 Het aftredende bestuur is verantwoordelijk voor een goede overdracht van het verenigingsbestuur.
1
Bestuursvergadering Artikel 3. Het bestuur vergadert zo dikwijls men dit nodig acht doch tenminste eenmaal per maand. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging of per e-mail aan ieder bestuurslid, tenminste 4 dagen vóór de vergaderdatum. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de Praeses bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Artikel 4. Bestuursbesluiten kunnen slechts worden genomen, indien tenminste twee leden van het dagelijks bestuur ter vergadering aanwezig zijn, en wel bij meerderheid van stemmen. Ieder bestuurslid kan één stem uitbrengen. Het stemrecht kan niet bij machtiging worden uitgeoefend. Bij het staken der stemmen beslist de Praeses. Artikel 5. Bestuursbesluiten worden zo nodig ter kennis van de leden gebracht via de website van de vereniging of op andere wijze. Bestuursbesluiten, die schriftelijk aan de leden der vereniging zijn doorgegeven, zijn bindend voor deze leden tot het moment, waarop het bestuur zijn besluit herroept of wijzigt, of de algemene vergadering anders beslist. Bestuurstaken Artikel 6. Het dagelijks bestuur bestaat uit de Praeses, de Abactis en de Quaestor. Artikel 7. De Praeses heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. de zorg voor het nakomen van de statuten, het huishoudelijk reglement en eventuele andere reglementen de vereniging betreffende, als wel voor de tenuitvoerlegging van besluiten van de bestuurs- en algemene vergaderingen; b. het leiden van bestuurs- en algemene vergaderingen, tijdens welke hij een discussie mag beëindigen tenzij de meerderheid voortzetting wil; c. het tezamen met de Abactis door ondertekening doen vaststellen van het jaarverslag van de vereniging, als wel de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen; d. het tezamen met de betrokken andere bestuursleden doen sluiten van jaarcontracten, overeenkomsten of eventuele dienstverbanden het vertegenwoordigen der vereniging in contacten met de bond en het district der bond, als wel bij alle zich voordoende gelegenheden. Artikel 8. De Abactis heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. het voeren van alle correspondentie van de vereniging; b. het zorgdragen dat de presentielijst van algemene vergaderingen is ingevuld; c. het notuleren van alle bestuurs- en algemene vergaderingen;
2
d. e. f. g. h. i. j.
het tezamen met de Praeses door ondertekening doen vaststellen, eventueel wijzigen en/of aanvullen, van de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen; het opstellen van een jaarverslag, dat tijdens de voorjaarsjaarvergadering, eventueel met wijzigingen en/of aanvullingen, door ondertekening samen met de Praeses wordt goedgekeurd. het zorgdragen dat alle leden periodiek worden geïnformeerd via het publicatiebord, het cluborgaan of de website; het introduceren van nieuwe leden; het bewaren van alle kopieën van stukken die door het bestuur zijn verzonden, alsmede de verzorging van het verenigingsarchief; het zorgdragen dat de ledenadministratie en de eventuele wachtlijst worden bijgehouden; het bijhouden van het rooster van aftreden van bestuursleden. Genoemde werkzaamheden kunnen volledig of voor een gedeelte worden overgedragen aan de Praeses, een tweede Abactis en/of één van de leden van de vereniging.
Artikel 9. De Quaestor heeft onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. het beheer over alle gelden en waarden van de vereniging, waarvan hij overzichtelijk en naar de wettelijke bepalingen boek houdt; b. het persoonlijk aansprakelijk zijn voor alle gelden en waarden die hij beheert, tenzij hij overmacht kan aantonen; c. het zorgdragen dat alle gelden, waaronder entreegelden, contributies, kantineopbrengsten en inkomsten uit trainingen tijdig en volledig worden geïnd; het doen van uitgaven, welke het gevolg zijn van toepassing van de statuten of het huishoudelijk reglement, of van uitvoering van besluiten van bestuurs- en/of algemene vergaderingen; d. het in overleg met de overige bestuursleden opstellen van het financieel verslag van het afgelopen jaar en de balans bij de jaarwisseling, welke stukken tijdens de voorjaarsvergadering worden behandeld en haar goedkeuring nodig heeft als omschreven in Artikel 11 van de statuten; e. het in overleg met de overige bestuursleden opstellen van het voorlopig financieel verslag van het lopende jaar en het eventueel opstellen van de begroting voor het komende jaar het op hun verzoek verlenen van inzage aan ieder lid van het dagelijks bestuur en/of de kascontrolecommissie van zijn kas, waarden en bescheiden. Genoemde werkzaamheden kunnen voor een gedeelte worden overgedragen aan een tweede Quaestor en/of aan één van de leden van de vereniging. Bij tussentijds aftreden van de Quaestor dient binnen 14 dagen de opstelling en presentatie van een tussenbalans, alsmede een controle door de kascontrolecommissie en de overdracht van kas en waarden, boeken en bescheiden aan zijn opvolger, plaats te vinden. Financiën Artikel 10. 10.1 De vereniging dient zorg te dragen voor een eigen vermogen. Het streefbedrag dient bij de opstelling van de jaarbegroting te worden bepaald. 10.2 Bij een afwijking van het streefbedrag dient er op de begroting ruimte gevonden te worden om dit bedrag geleidelijk te verhogen met ongeveer €200,00 per jaar.
3
Artikel 11. 11.1 Geen enkel lid geniet enig geldelijk voordeel uit de kas of uit andere financiële middelen van de vereniging, tenzij de statuten of het huishoudelijk reglement uitdrukkelijk anders bepalen. Artikel 12. 12.1 Een billijke onkostenvergoeding kan door het bestuur worden toegekend aan alle leden die uit hoofde van hun functie bijzondere uitgaven moeten doen mits dit geen eigen voordeel oplevert, of indien zij door het bestuur daartoe gemachtigd zijn, of indien de statuten of het huishoudelijk reglement uitdrukkelijk anders bepalen. Op verzoek wordt over een dergelijke onkostenvergoeding door het bestuur verantwoording afgelegd op de Algemene Vergadering. Commissies Artikel 13. Het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen, die het bestuur behulpzaam zijn bij de uitvoering van zijn taken en/of die zich bezig zullen houden met de voorbereiding en organisatie van speciale activiteiten. Door het bestuur ingestelde commissies dienen hun taken en/of opdrachten uit te voeren binnen de hun gegeven bevoegdheden. Deze commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na het instellen kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van deze commissies worden geregeld of gewijzigd. Deze commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door andere worden vervangen. Artikel 14. De kascommissie zoals beschreven in artikel 12 lid 5 van de statuten dient bij voorkeur minstens één lid van een oud-bestuur te bevatten. Raad van Advies Artikel 15. 15.1 De Raad van Advies bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. 15.2 De Raad van Advies heeft als doel de vereniging zo goed mogelijk bij te staan met zijn kennis van zaken aangaande de vereniging om zo de continuïteit van het verenigingsbeleid en het behoud van kennis binnen de vereniging te waarborgen. 15.3 De Raad van Advies heeft tenminste de volgende taken: a. het initiëren van discussie binnen de vereniging aangaande het verenigingsbeleid; b. het geven van advies aan het bestuur over kwesties die spelen binnen de vereniging; c. het consolideren en aanscherpen van het verenigingsbeleid; d. het geven van onafhankelijk advies aan de Algemene Ledenvergadering met betrekking tot beleidszaken. 15.4 De Raad van Advies vergadert tenminste voor elke Algemene Ledenvergadering met het bestuur. Dit dient bij voorkeur twee weken voor de Algemene Ledenvergadering te gebeuren. De Raad van Advies en het bestuur kunnen extra vergaderingen aanvragen, indien één van beide partijen dit wenselijk acht. 15.4 Adviezen uitgevaardigd door de Raad van Advies dienen unaniem te zijn.
4
Slotbepaling Artikel 16. 16.1 Dit huishoudelijk reglement kan te allen tijde door een besluit van de Algemene Ledenvergadering worden gewijzigd of aangevuld.
5
