Huishoudelijk reglement der vereniging Olympus behorende bij de statuten van de vereniging, bij de notaris vastgesteld op 18 december 2003 en gewijzigd op 18 juli 2007, vastgesteld d.d. 30 maart 2005 waarin opgenomen de wijzigingen vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering d.d. 12 mei 2005, 27 oktober 2005, 31 mei 2006, 28 juni 2006, 24 oktober 2006, 11 maart 2008 en 9 oktober 2008
1
Definities
Olympus: de b`eta koepelvereninging Olympus. lid: een lid van Olympus; ´e´en van de aangesloten studieverenigingen of de stichting B`etaBedrijvenBeurs. leden van leden: de bij de hiervoor genoemde leden aangesloten studenten. Algemene Vergadering: de periodieke vergadering zoals genoemd in artikel 13 der statuten. bestuur: het bestuur van de koepelvereniging Olympus. bestuurslid: een lid van het hierboven genoemde bestuur. Bestuursvergadering: de periodieke vergadering van de bestuursleden en eventuele toehoorders. toehoorder: een aanwezige op een bestuurvergadering resp. Algemene Vergadering die geen bestuurslid is resp. geen deel uitmaakt van het bestuur van ´e´en van de leden. commissie: een in dit document benoemde commissie. commissielid: een lid van een in dit document benoemde commissie. archief: de verzameling notulen, post, financi¨ele gegevens en andere offici¨ele documenten. integratieborrel: een borrel voor leden van leden met de integratie tussen hen als doel. kantinedienst: het meehelpen bij de verkoop van versnaperingen tijdensde pauzes in ´e´en van de kantines van de verenigingen. Breed-overleg: faculteitsbreed medezeggenschapsoverleg. nwi-overleg: overleg van de lidverenigingen met onder andere de Decaan van de faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica. cncz: computer- en communicatiezaken, afdeling van de faculteit nwi.
2
Algemene Bepalingen a. De in dit reglement opgenomen bepalingen gelden voor alle leden danwel leden van leden van de vereniging. Voorts zijn deze bepalingen van toepassing op eenieder die gebruik maakt van de faciliteiten die de vereniging biedt. b. De bepalingen in dit reglement vinden hun oorsprong in de statuten. Daar waar ´e´en of meer van deze bepalingen (ogenschijnlijk) in strijd zijn met laatstgenoemde, dient dit reglement herzien te worden. c. In die gevallen, waarin dit reglement, noch de statuten, noch de wet voorzien, beslist het bestuur. 1
3
Het Bestuur
3.1
Algemeen
a. Het bestuur is belast met het leiden van de vereniging. b. Het bestuur dient te handelen in het belang van de vereniging. c. Het bestuur dient erop toe te zien dat de statuten en reglementen van de vereniging nageleefd worden. d. Het bestuur is eindverantwoordelijke voor de organisatie van alle activiteiten voor leden danwel leden van leden, hetzij door het bestuur zelf georganiseerd, hetzij door een (door het bestuur benoemde) commissie. e. Het bestuur is in alle gevallen verantwoording verschuldigd aan de Algemene Vergadering. f. Bestuursleden dienen zich op de hoogte te stellen en houden van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. g. Het bestuur dient eens per jaar een begroting goed te laten keuren door de Algemene Vergadering.
3.2
Samenstelling
a. Een persoon kan meerdere functies binnen het bestuur vervullen zo lang dit niet in strijd is met de statuten, dit reglement en de wet. b. De functies van de voorzitter, de secretaris en penningmeester dienen in alle gevallen bekleed te worden door drie verschillende personen. c. Het vice-voorzitterschap kan bekleed worden door elk bestuurslid, met uitzondering van de voorzitter.
4
De Voorzitter: a. is belast met het leiden van de Algemene Vergadering en de Bestuursvergadering. b. co¨ordineert de taken van zijn medebestuursleden. c. voert in samenwerking met de secretaris de correspondentie van de vereniging. d. zorgt voor handhaving van de orde binnen de vereniging en de vergaderingen. e. beschikt samen met de penningmeesters over de geldmiddelen van de vereniging. f. behoudt het recht commissievergaderingen bij te wonen, wanneer hij dat wenselijk acht. Hij mag in dergelijke vergaderingen van advies dienen. g. is bevoegd om correspondentie van bestuurs- en commissieleden tegen te houden en hierover een besluit te vragen van het bestuur, wanneer dit in het belang van de vereniging is.
2
5
De Penningmeester: a. is belast met het beheren van de gelden der vereniging. Hij heeft daartoe naast de penningmeester voorraad en de voorzitter de beschikking over deze middelen. b. is bevoegd per geval tot maximaal ¤500,- van de bank- en/of girorekening op te nemen of over te maken. Voor bedragen boven de ¤500,- dient de voorzitter toestemming te geven. c. dient de financi¨ele boekhouding (waaronder kasboeken) bij te houden. d. dient minimaal eenmaal per twee maanden verslag uit te brengen aan het bestuur van de financi¨ele situatie. e. is belast met het uitbrengen van een jaarlijks financieel verslag aan de Algemene Vergadering. f. is belast met de co¨ ordinatie en advisering van de kascontrolecommissie. g. is belast met het indienen van een bijgestelde begroting bij het bestuur aan het begin van ieder semester, voor de activiteiten van het dan lopende halfjaar. Bij significante veranderingen dient de Algemene Vergadering met de herziene begroting in te stemmen. h. is belast met het afhandelen van toegekende subsidies aan commissies. i. dient in overleg met de overige leden van het bestuur desgewenst subsidieaanvragen in bij de universiteit, bedrijven of overheid. j. dient zorg te dragen voor de afhandeling van de contributie, eventuele omslagen en sponsorgelden. k. is in samenwerking met de secretaris belast met het bijhouden van een register, waarin zijn opgenomen alle leden.
6
De Secretaris: a. draagt verantwoording voor het notuleren van de Algemene Vergadering, de Bestuursvergadering en het nwi-overleg. b. dient het archief bij te houden, zowel de papieren als elektronische versie. c. is in samenwerking met de overige leden van het bestuur verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarverslag. d. is in samenwerking met de penningmeester belast met het bijhouden van een register, waarin alle leden zijn opgenomen. e. voert in samenwerking met de voorzitter de correspondentie van de vereniging.
7
De Commissaris Activiteiten: a. is belast met het organiseren van het “BeestFeest”. b. is belast met het leiden van de “B-film”- en Activiteiten-commissies, zoals genoemd in Artikel 14.2 van dit reglement. c. is belast met het organiseren van bijkomende activiteiten welke als zodanig door het bestuur worden gekenmerkt.
3
8
Penningmeester voorraad a. is belast met het beheren van de gelden der voorraadcommissie en dient zich hier te alle tijden bij de penningmeester over te kunnen verantwoorden. b. is bevoegd per geval tot maximaal ¤500,- van de bank- en/of girorekening op te nemen of over te maken. Voor bedragen boven de ¤500,- dient de voorzitter of de penningmeester toestemming te geven. c. dient de financi¨ele boekhouding van de voorraad bij te houden en zorg te dragen voor voldoende liquide middelen met betrekking tot de voorraad. d. is belast met het indienen van een begroting van de kantine bij de penningmeester.
9
De Commissaris Facultaire Aangelegenheden a. is belast met het beheer van de ruimtes die onder de verantwoordelijkheid van Olympus vallen. b. is belast met het co¨ ordineren van de kantinecommissie. c. neemt het initiatief voor het nwi-overleg. d. draagt zorg voor belangenbehartiging naar de faculteit toe.
10
Overige, onder bestuursleden te verdelen taken
a. de taak van vice-voorzitter, belast met het leiden van de Algemene Vergadering en de Bestuursvergadering in het geval de voorzitter afwezig is. b. ervoor zorgdragen dat integratieborrels georganiseerd worden. c. het bezoeken van de vergaderingen van de facultaire pr-commissie. d. het bezoeken van de vergaderingen van cncz met studenten. e. het bijhouden van de website van Olympus f. bezoeken van het breed-overleg en andere medezeggenschapsorganen met betrekking tot onderwijs.
11
Algemene Vergadering
a. De datum van de Algemene Vergadering dient uiterlijk 2 weken voor het plaatsvinden ervan per (elektronische) post aan de leden bekend gemaakt te zijn. b. Eventuele bij de Algemene Vergadering te behandelen bescheiden dienen ten minste twee weken van te voren naar de leden gezonden te worden. c. Machtiging kan schriftelijk, echter slechts op twee manieren geschieden: • door middel van het machtigen van een andere lidvereniging; • door middel van het machtigen van een ander persoon uit het bestuur van de betreffende lidvereniging. Een machtiging dient bij aanvang van de ALV schriftelijk bij het bestuur bekend gemaakt te zijn. 4
d. Het bestuur dient alle door leden v´o´or of aan het begin van de vergadering ingediende agendapunten te behandelen. e. De voorzitter heeft het recht de Algemene Vergadering voor onbepaalde tijd te schorsen, wanneer dat in het belang van de vereniging is. De voorzitter heeft hierover verantwoording af te leggen aan het bestuur op de eerst volgende Bestuursvergadering. f. Voor een stemming rakende ieder besluit behouden de leden zich het recht voor beperkte tijd te overleggen, al dan niet in een besloten sfeer.
12
Bestuursvergadering
a. De datum van een Bestuursvergadering dient uiterlijk ´e´en week voor aanvang bekend te zijn onder alle bestuursleden. b. De agenda dient minimaal twee dagen voor aanvang bekend te zijn gemaakt aan de overige bestuursleden. c. Alle leden van het bestuur dienen op iedere bestuursvergadering aanwezig of vertegenwoordigd te zijn (al dan niet door middel van schriftelijke machtiging), of zich hiervoor tijdig af te melden. d. Lidverenigingen die geen afgevaardigde in het bestuur hebben, hebben te allen tijde het recht een afgevaardigde de bestuursvergadering te laten bijwonen. e. De Bestuursvergadering is een besloten vergadering. Echter, wanneer het bestuur dit wenselijk of noodzakelijk acht, kunnen een aantal adviseurs/toehoorders tot een vergadering toegelaten worden. Adviseurs/toehoorders hebben in de Bestuursvergadering geen stemrecht, maar kunnen van advies dienen. Het maximum aantal adviseurs/toehoorders, de in lid d genoemde niet meegerekend, is gelijk aan de helft van de aanwezige bestuursleden, naar boven afgerond. f. Al het besprokene op de Bestuursvergadering is in principe vertrouwelijk. De aanwezigen op de Bestuursvergadering dienen dit vertrouwelijke karakter te waarborgen. g. De Bestuursvergadering wordt geleid door de voorzitter, of, in het geval deze verhinderd is, door de vice-voorzitter. Is ook deze verhinderd dan voorziet het bestuur daarin zelve. h. Degene die de vergadering leidt is verantwoordelijk voor het verlopen ervan. i. De voorzitter dient alle voorstellen ter stemming te brengen. Hij heeft echter de bevoegdheid, slechts in het belang van de vereniging en bij goedkeuring van de meerderheid van het bestuur, de stemming over een bepaald voorstel maximaal ´e´en vergadering uit te stellen. j. Stemmingen in een Bestuursvergadering geschieden overeenkomstig het in artikel 16 der statuten geschrevene. k. Van twee voorstellen over ´e´enzelfde onderwerp dient het meest verstrekkende als eerste ter stemming te worden gebracht. l. Indien op een Bestuursvergadering minder dan tweederde deel van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, krijgen de genoemde besluiten een voorlopig karakter. In dat geval dienen de voorstellen in de Bestuursvergadering direct volgend op de desbetreffende Bestuursvergadering opnieuw ter stemming te komen. In het geval ook dan minder dan tweederde van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, is het dan genomen besluit over de betreffende voorstellen bindend. In alle andere gevallen zijn de besluiten op de Bestuursvergadering bindend, behoudens beroep op de Algemene Vergadering.
5
m. Alle leden van het bestuur hebben het recht aanwezig te kunnen zijn op een Bestuursvergadering. Zij mogen dat recht echter opgeven. n. In het geval een bestuurslid het oneens is met een besluit of besluitvorming, staat hem te allen tijde beroep op de Algemene Vergadering open. o. Van het verhandelde van iedere vergadering dienen door de secretaris —of een ander, door de voorzitter aan te wijzen bestuurslid— notulen opgemaakt te worden. Deze notulen dienen zo spoedig mogelijk bij het volledige bestuur kenbaar gemaakt te worden en in een daaropvolgende Bestuursvergadering behandeld te worden. Het bestuur behoudt zich te allen tijde het recht, bepaalde in de Bestuursvergadering voorgedane zaken of gedane opmerkingen niet op te nemen in, dan wel te schrappen uit de notulen. p. Notulen van de Bestuursvergadering dienen, indien dit goedgekeurd wordt door het bestuur, desgevraagd aan de besturen van de lidverenigingen bekend gemaakt te worden. Deze mogen zelf beslissen ze al dan niet openbaar te maken aan hun leden.
13
Senaat
De senaat is een adviesorgaan ter kwaliteitscontrole en de waarborging van continu¨ıteit, ingesteld door het bestuur. Hierin nemen vrijwillig oud-bestuursleden plaats. Op de senaat zijn de volgende bepalingen van toepassing: a. Het handelen van de senaat dient in het belang van Olympus te zijn. b. Het bestuur dient desgevraagd de senaat alle informatie te verschaffen die de senaat van haar verlangt. c. Het bestuur kan, wanneer dit door de senaat verlangd wordt, ter verantwoording worden geroepen. d. Alle oud-bestuursleden van Olympus die studeren aan de Radboud Universiteit Nijmegen en oud-bestuursleden van Olympus die door het bestuur hiervoor worden benaderd, kunnen plaatsnemen in de senaat. e. Op aanvraag van 4 gezamelijk handelende personen die in de senaat plaats nemen, dient een vergadering tussen het bestuur en de senaat plaats te vinden. f. Leden van de senaat hebben toegang tot de Algemene Vergadering en hebben daarbij een adviserende stem. g. De Algemene Vergadering behoudt zich het recht personen aan de senaat toe te voegen, danwel personen uit de senaat te verwijderen.
14 14.1
Commissies Algemene bepalingen
Het bestuur kan voor de uitvoer van haar taken (deel)commissies instellen. Deze (deel)commissies: a. worden geleid door een commissiehoofd. b. bestaan uit leden, ereleden en/of begunstigers van lidverenigingen. c. zijn belast met het organiseren van activiteiten voor de vereniging. Zij hebben daarvoor de beschikking over een deel van de totale gelden van de vereniging. Over de grootte hiervan beslist het bestuur. 6
d. kunnen, slechts met goedkeuring van het bestuur, een eigen rekening krijgen voor het beheren van de aan hen toegewezen gelden. Zij zijn daarbij verplicht een boekhouding bij te houden waaruit te allen tijde haar rechten en plichten gekend kunnen worden. e. dienen, indien zij in het bezit zijn van een eigen rekening, aan het eind van elk boekingsjaar een financieel verslag bij het bestuur in, in een door het bestuur gespecificeerde vorm. f. kunnen een eigen correspondentie voeren. Het bestuur heeft het recht te eisen van de inhoud hiervan op de hoogte te zijn. g. dienen een draaiboek bij te houden evenals een verslag van alle door het bestuur als groot gekenmerkte georganiseerde evenementen en activiteiten. h. zijn voor al hun activiteiten verantwoording schuldig aan het bestuur. i. Leden van commissies hebben toegang tot de Algemene Vergadering. j. (Deel)commissies hebben op de Algemene Vergadering een adviserende stem.
14.2
Benoemde (Deel)commissies
a. B-film commissie, vertoont met regelmaat speelfilms voor b`eta-studenten en organiseert minstens ´e´en maal per jaar een nachtelijke film-marathon. b. Activiteitencommissie, organiseert een aantal activiteiten namens Olympus, zoals de Olympus Introdag en de grotere evenementen. c. Kascontrolecommissie, zoals genoemd in artikel 12.4 der statuten. d. Kantinecommissie, draagt zorg voor de kantines. Zij bestaat uit een drietal deelcommissies: I Voorraadcommissie, draagt zorg voor het beheren van goederen bedoeld voor de kantineinventaris en leveringen aan verenigingen. Tevens is zij in samenwerking met de penningmeester voorraad verantwoordelijk voor de geldstromen binnen de kantines. Tenslotte is zij verantwoordelijk voor de reserveringen van de kantines. II Zuid-kantinecommissie, draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken in de zuidkantine. Hierbinnen vallen, onder andere, het draaien van kantinediensten en het met regelmaat schoonmaken van de zuid-kantine. III Noord-kantinecommissie, draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken in de noordkantine. Hierbinnen vallen, onder andere, het draaien van kantinediensten en het met regelmaat schoonmaken van de noord-kantine.
15
Relatie tussen Olympus en de lidverenigingen
Dit artikel is kaderstellend voor Olympus. Vanwege de aard van het artikel is er voor gekozen dit in informeel taalgebruik te formuleren. Olympus is een vereniging waarin krachten van de lidverenigingen worden gebundeld om verenigingsoverstijgende activiteiten te ondernemen en problemen gezamelijk op te lossen. Olympus dient niet meer te doen dan het hiervoor genoemde kader; losse verenigingsbelangen gaan boven koepelbelangen. De bijbehorende stelregel bij conflicterende belangen is dat het individuele verenigingsbelang voor dient te gaan, tenzij een vereniging van dit recht afstand doet. Het beoogde doel van deze opzet is dat Olympus op lange termijn niet een te overheersende rol over de individuele verenigingen verkrijgt. Voor een aantal vlakken, waarop conflicterende belangen op kunnen treden, wordt hieronder specifiek ingegaan. 7
15.1
Sponsoring
Olympus dient geen sponsoring te aanvaarden tenzij het een dergelijke sponsoring betreft die niet door individuele verenigingen bemachtigd kan worden. Een voorbeeld hiervan is sponsoring ten bate van de kantine (die voor alle leden van leden bedoeld is).
15.2
Activiteiten
Bij een beoogde activiteit van Olympus die tegelijkertijd met een aantoonbaar eerder geplande activiteit van een studievereniging zou plaatsvinden dient Olympus deze te verzetten tenzij de betreffende vereniging met de beoogde datum instemt.
15.3
Belangenbehartiging
M´e´er dan alle lidverenigingen onderling, beschikt Olympus over de mogelijkheden studieverenigingoverstijgende belangen op facultair niveau te behartigen en gezamelijke problemen aan te kaarten. Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Algemene Vergadering datum: 09-10-2008
plaats: Nijmegen
De Voorzitter
De Vice-Voorzitter
Yvonne Fonken
Matthias den Hartog
8
