Huis-, Tuin& KeukenBoekje
Erger u niet, verwonder u slechts.
Beste collega’s, Na het Inspiratieboekje dat wij jullie in September uitreikten, bieden we jullie graag dit Huis‐, Tuin‐ en Keukenboekje aan. Hierin vind je de huisregels die horen bij de Bloemendaalse Manier van Werken. In december gaan we samen dat avontuur aan. En we zullen ongetwijfeld tegen uitdagingen aanlopen. We hopen dat dit boekje je wat houvast kan geven in hoe je kunt gaan werken en waar je rekening mee moet houden. We realiseren ons dat we niet alle risico’s vooraf helemaal kunnen dicht timmeren. We doen graag een beroep op je gezond verstand. Mocht je een situatie tegenkomen die niet in dit boekje genoemd wordt, handel dan naar eigen inzicht. Ook kun je contact opnemen met de flexcoaches. Zij kunnen je veelal direct verder helpen en weten anders waar een definitieve oplossing gezocht kan worden. Er staat ons een mooie tijd te wachten. Een tijd waarin we veel gaan leren. Veel kunnen ontdekken. En veel kunnen proberen. Dat alles gaat ons helpen om straks, in de definitieve huisvesting, goed beslagen ten ijs te komen. Wij gaan dat avontuur graag met jullie aan. Ga je mee? Ton van der Wees en Katinka Kensen
Huisregels? Is dat echt nodig? We doen het toch al prima samen? Klopt. Deze huisregels zijn ook niet bedoeld om alles in regeltjes en wetten vast te leggen. Ze zijn opgesteld om je houvast te geven binnen een nieuwe werkomgeving. Wat wordt er van jou verwacht en wat kun je van andere verwachten? Dat begint uiteraard met het uitdragen van ons gezamenlijk DNA. Wij zijn samen Bloemendaal. Dat brengt vertrouwen met zich mee, maar ook verantwoordelijkheid. De huisregels zijn ook niet ‘nieuw’. Maar soms is het fijn om weer even een opfrisser te krijgen van wat we ook al weer met elkaar hebben afgesproken.
•
Bennebroek
Hoofdgebouw Noodgebouw/ Publieksbalie
Thuis Tijdelijke Units
Elders
Op kantoor vind je reguliere werkplekken, overlegplekken, stiltewerkplekken en ‘de kantine’. Formele overlegplekken kun je boeken via Outlook. Informele
overlegplekken, waaronder de kantine, zijn voor iedereen beschikbaar zonder
reservering. Standaard werkplek Niemand heeft een vaste werkplek en kiest zijn bureau voor dat moment op basis van het werk dat hij of zij gepland heeft. Je kunt een (stilte) werkplek niet reserveren, claimen of vasthouden. Gebruik de werkplek waarvoor hij bedoeld is en pas je volume (stem, ringtone, devices) daarop aan. Als je langer dan een uur weg bent van je plek, voor een vergadering bijvoorbeeld, maak je het bureau leeg en log je uit op de computer en telefoon. Vanzelfsprekend laat je alles opgeruimd, schoon en netjes achter. Stilte werkplek Een aantal kleinere kantoorruimten wordt aangemerkt als stiltewerkplek. Deze kamers zijn herkenbaar aan speciale stickers. In deze ruimte kun je met meerdere personen geconcentreerd werken. Je voert hier geen telefoongesprekken of overleg. De telefoon schakel je automatisch door naar EC500, zodat je alle telefoontjes op je mobiel ontvangt en de deur uit kunt lopen om het gesprek te voeren. Het gebruik van deze ruimte pas je aan op de duur van de werkzaamheden die je te doen hebt. Vergaderruimte Een vergaderruimte kun je reserveren in het bekende outlooksysteem. De ruimtes zijn per locatie genummerd. Indien een vergaderruimte 10 min na start van de reservering ongebruikt is, wordt de reservering als vervallen beschouwd. De eindtijd van de reservering blijft staan, zodat daarna de ruimte weer beschikbaar komt. De kantine kan als een informele overlegplek worden gebruikt en is niet te reserveren. Veel vergaderruimtes zijn voorzien van een thin client en telefoon, indien nodig kun je ook in die vergaderruimte werken. Uiteraard laat je de vergaderruimte opgeruimd en schoon achter en sluit je ramen en deuren.
Omdat we niet meer op een vaste plek te vinden zijn, gaat je Outlook agenda een grote rol spelen binnen de Bloemendaalse Manier van Werken. Zorg er dus altijd voor dat je bereikbaar en vindbaar bent. Je outlook agenda is voor iedereen open en altijd bijgewerkt. Je bent altijd welkom op kantoor! Plaats- en tijdonafhankelijk werken is geen verplichting. Mocht deze vorm van werken niets voor jou zijn, kom dan gewoon naar kantoor. Er zijn voldoende werkplekken voor iedereen. Afspraken Maak met elkaar (team, afdeling, leidinggevende) afspraken over de minimale vereisten voor bezetting op kantoor, bereikbaarheid en samenwerking. Zo kan ieder zelf beoordelen of je buiten kantoor (tijden) kunt werken. Een vaste thuiswerkdag bestaat niet. Je kiest immers per dag wat voor jou de meest effectieve wijze van werken is, afgestemd op je taken en samenwerking met collega’s. Wees transparant in je wijze van werken en werkzaamheden. Daarmee help je je collega’s. De ene functie leent zich beter voor plaats- en tijdonafhankelijk werken dan de andere. Dienstverlening en samenwerken, in- en extern, staan altijd voorop. Verbinding Zorg ook voor verbinding met collega’s en de rest van de organisatie. We werken immers samen aan hetzelfde doel. Weeg af hoeveel uren je reëel plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken. Wanneer je elders dan op kantoor wilt werken, meld en/of overleg je dit met je directe collega’s en evt. je leidinggevende. Je bent zelf verantwoordelijk voor een goede inrichting van je werkplek als die anders is dan op kantoor. Zie Bloegle voor meer info.
Je logt in op een vast toestel met je eigen telefoonnummer (4 cijfers). Het wachtwoord hiervoor is: 1234. Goede bereikbaarheid Je kunt je vaste telefoon met behulp van ‘EC500’ doorschakelen naar je mobiel, ook als je niet bent ingelogd op een vast toestel. ‘EC500’ is vanaf je mobiel aan en uit te zetten. Heb je nog geen ‘EC500’ verbinding? Meld je dan aan via Helpdesk. Op Bloegle vind je verdere instructies hoe je hier makkelijk mee kunt omgaan. Wanneer je aan het werk bent, maar niet op kantoor, zorg je voor een goede telefonische bereikbaarheid. Door EC500 te gebruiken, kunnen collega’s en klanten je eenvoudig bellen, zonder dat ze je mobiele nummer nodig hebben. Heb je een uitgaand telefoongesprek te voeren vanaf je mobiel, dan is je nummer wel zichtbaar. Dit kun je via ‘Instellingen’ van je telefoon aanpassen. Meer hierover vind je op Bloegle. Je bent telefonisch bereikbaar gedurende je afgesproken werktijden. Als je een collega nodig hebt, kijk eerst even op Bloegle of in Outlook of hij/zij bereikbaar is. Dan bel je niet voor niets. Afwezig of niet bereikbaar Als je niet bereikbaar bent (ziekte, vrij, bespreking, vakantie etc.), staat dat in je Outlook agenda (vrij, niet aanwezig, bezet). Je zorgt er dan ook voor dat je bent uitgelogd op het telefoonsysteem. Teams kunnen in ‘hunt-groepen’ worden ingedeeld. Wanneer een collega niet opneemt, gaat het telefoontje automatisch door naar de volgende in de groep. De receptie blijft, zoals nu, achtervang voor telefoontjes. Dienstverlening In 2011 hebben we servicenormen met elkaar afgesproken op het gebied van telefonie. Bovenstaande ‘regels’ doen daar niets aan af. De servicenormen blijven bestaan.
Als gemeente werken we vaak met privacygevoelige gegevens. Net als op kantoor, ga je hier ook buiten kantoor verantwoordelijk mee om. Werk je op een plek buiten kantoor? Wees je dan extra bewust van de (privacygevoelige) informatie waar je mee werkt. En ook de (mogelijk) ongewenste toegankelijkheid daarvan voor derden. Het helpt om dergelijke gegevens op een veilige, digitale manier te verwerken. Papieren kunnen snel kwijt raken. Met een VPN-verbinding kun je altijd en overal het netwerk benaderen. Op Bloegle staat een uitgebreide omschrijving hoe je zelf een VPN verbinding op je pc, tablet of zelfs smartphone kunt installeren. Via de VPN verbinding werk je overal zoals je gewend bent op kantoor. Zorg er wel voor dat je device (laptop, tablet) niet tijdelijk onbeheerd achterblijft, terwijl je nog bent ingelogd. Anderen kunnen dan zonder moeite bij de gegevens op ons (beschermde) netwerk. Mocht informatie toch onbeschermd zijn geweest en is de vereiste privacy mogelijk daardoor niet meer gewaarborgd? Meld dat dan zo snel mogelijk aan je leidinggevende.
Colofon: De Huisregels van Bloemendaal vastgesteld door het MT, naar aanleiding van diverse workshops met ambassadeurs, MT-leden en medewerkers. Projectleider Susanne Braam goot ze in zes overzichtelijke regels, voorzien van tekst en uitleg. Concept, tekst en opmaak tegeltjes en boekje is verzorgd door team Communicatie.
Kaboutertjes bestaan niet!
Je mag op elke werkplek drinken. Eten doe je niet achter je bureau. Daarvoor loop je even naar de keuken of de kantine. Heb je gegeten, dan ruim je je eigen rommel netjes op. In principe wordt er niet gegeten in vergaderzalen, omdat daar andere faciliteiten in voorzien. Uitzondering hierop betreft een lunchbespreking. Eigen eten Je kunt je eigen eten meenemen. Dit kun je bewaren in de koelkast van de keuken/kantine. Zet er je naam op, anders wordt het weggegooid. Je houdt natuurlijk zelf de houdbaarheid in de gaten. Vies gemaakt? Schoon gemaakt! In de kantine staan een magnetron, tosti-ijzer e.d. waar je gebruik van kunt maken. Ook deze laat je schoon en netjes achter. Je wast zelf je servieswerk en/of bestek af of stopt vieze spullen in de vaatwasser. Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen/gebruikte spullen. Trakteren Heb je wat te vieren en wil je trakteren? Nodig je feestgangers via mail uit in de keuken of de kantine. En deze laat je, samen met je bezoek weer spik en span achter. Keuken en kantine laat je, net als je werkplek of een vergaderruimte, schoon achter.
