HR Good Info Big Data is hot. De kunst blijft echter: hoe maak je op een slimme manier 'good info' uit al die gegevens? Ook HR kan gebruikmaken van de kennis die op het gebied van Big Data is opgedaan bij marketingtoepassingen. Het doel voor HR is hierbij het vergroten van de toegevoegde waarde naar de lijn, met een hoge mate van efficiency. Tegenwoordig zijn ook voor HR de middelen aanwezig dit te kunnen realiseren. Tijd voor actie. Aan het woord is Michael Grimm, Marketing Director bij Ingentis GmbH – reeds meer dan 15 jaar partner van (middel)grote ondernemingen op het terrein van visueel krachtige tools voor HR dataontsluiting. Kansen en risico’s opsporen via uw HR- en Finance gegevens Hoe kan HR een bijdrage leveren aan de organisatie om concurrerend en vernieuwend te blijven? Deze vragen zijn vooral van belang als goede arbeidskrachten schaars worden. Is het duidelijk waar de interne talenten zitten? Waar zit welke kennis eigenlijk? Wat is de kans dat kennis wegloopt en is nagedacht oevr opvolging? Kunnen we onze wervings- en selectiekosten beperken door talent te behouden? Wat zijn de kosten van onze organisatie? Is de verdeling in- en externen gezond? Het zijn maar een paar vragen die met regelmaat langskomen; het daadwerkelijk aantal is vele mate groter. Hoe haal je dat uit je systemen? Hoe behoud je inzicht in de samenhang? Om een volledig overzicht te krijgen is het van belang HR data te koppelen aan financiele gegevens, vaak opgeslagen in een andere database. Hoe kan HR, in tijden waar veranderingen elkaar in hoog tempo opvolgen, snel en juist antwoord geven op deze vragen en eisen vanuit de lijn? Gegevens beter benutten Bedrijven beschikken over 90% van alle relevante gegevens die nodig zijn om de antwoorden op, veelal complexe, vragen te geven. In de meeste gevallen is het probleem dat de HR- en lijnmanager middels onoverzichtelijke Excel-lijsten of tweedimensionale output een beeld van de werkelijkheid proberen te destilleren dat net niet voldoet aan de vraag. Het aantal opgevraagde rapportages is groot en houdt zichzelf in stand doordat vaak aanvullende informatie gevraagd wordt. De verborgen kosten voor het maken van rapportages zijn dan ook substantieel. De data is er wel, maar de informatie is versplinterd. Gelukkig zijn hier bewezen oplossingen voor. HR-gegevens slim bewerken en visualiseren Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden. Een open deur, maar als je een plaatje weet te combineren met data heb je het beste van twee werelden. Verreweg de meeste organisaties zijn nog steeds te tekenen in de vorm van een organogram. Dat is een representatie, een structuur, die iedereen direct herkent. Logisch dus om dit plaatje te gebruiken als ingang voor de aanvullende gegevens. Uitdaging is om meerdere dimensies in kaart te brengen, op een plek, op dezelfde wijze. Dan worden gegevens en plaatjes in samenhang krachtige informatie (zie afb. 1). Zo kan een 'view' op de organisatie ten aanzien van het verzuim eenvoudig in relatie worden gebracht met de kwaliteit van het management, of het talentmanagementprogramma met het aantal vacatures. De uitdaging is dus om te bepalen welke views relevant zijn voor een organisatie en om deze snel te kunnen aanpassen; direct gelinkt aan real-time data uit verschillende bedrijfssystemen. Uiteindelijk is het van belang dat alle managers op hetzelfde moment beschikken over de laatste gegevens van hun afdeling. Data, big of small, moet hanteerbaar gemaakt kunnen worden. Artikel HR Big Data
Pagina 1 van 5
Een voorbeeld: Talent management Een HR-topic in veel bedrijven is het zogenaamde TalentManagement programma. Welke medewerkers hebben het grootste ontwikkelingspotentieel? Welke medewerkers beschikken over bijzondere kennis en leveren een beslissende bijdrage aan het succes van het bedrijf? Het komt erop aan bijzonder presterende en verder te ontwikkelen medewerkers te identificeren. Dikwijls zijn de gegevens hiervoor wel aanwezig, maar kunnen ze niet gestructureerd getoond worden, omdat ze bv. in verschillende systemen staan. Een mogelijkheid om deze informatie bijeen te brengen, wordt geboden door de zgn. Potential-Performance-Grid. Het kan direct in het organisatieschema afgebeeld worden (zie afb. 2). De matrix laat zowel de prestatie als het ontwikkelingspotentieel van afzonderlijke medewerkers zien. Aanvullend kunnen meer performancedetails van medewerkers, zoals absentie, aantal opgenomen vakantiedagen en gemaakte overuren, getoond worden. Daarnaast is de vraag: Hoe hoog is het risico dat deze belangrijke medewerkers de organisatie verlaten? Een mogelijke variant hier is het afbeelden van het fluctuatierisico in het organisatieschema en bijvoorbeeld medewerkers c.q. vacatures met een hoog risicopotentieel gekleurd weer te geven. Tegelijkertijd moeten vervolgacties in gang worden gezet om op tijd vervanging te vinden voor medewerkers met een zeker vertrekrisico. Ter ondersteuning kunnen geschikte opvolgers direct in het organisatieschema getoond worden (zie afb. 3). Conclusie Het vertalen van (Big) data naar toegesneden informatie -Good Info- is voor HR net zo cruciaal als voor iedere andere afdeling en zal alleen maar toenemen. Hoge efficiency bij het vertalen van data en effectief presenteren van informatie naar stakeholders is noodzakelijk en mogelijk in dynamische omgevingen. Het benutten van belangrijke HR-gegevens levert kosten- en concurrentievoordeel op, bijvoorbeeld door het behouden van getalenteerde medewerkers of medewerkers op sleutelposities. Met behulp van krachtige, visueel ingestelde hulpmiddelen, zoals Ingentis OrgManager, kan HR aan deze uitdagingen steeds eenvoudiger het hoofd bieden. http://www.ingentis.com/orgmanager/orgchartsoftware/org-chart-software/
Ingentis OrgManager wordt in Nederland geleverd door OrgSystems (www.orgsystems.nl)
Artikel HR Big Data
Pagina 2 van 5
BIJLAGE: Afbeeldingen afbeelding 1
Artikel HR Big Data
Pagina 3 van 5
Afbeelding 2
Artikel HR Big Data
Pagina 4 van 5
Afbeelding 3
Artikel HR Big Data
Pagina 5 van 5
