Houten, Januari Mocht u vragen hebben of ons deelgenoot willen maken van uw mening, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende

Houten , Januari 2009

In dit boekje treft u een handzaam overzicht aan van de principes en best practices van de Nederlandse Corporate Governance Code, inclusief de door de Monitoring Commissie gemaakte wijzigingen van december 2008. Dit overzicht kan u van dienst zijn in de discussie over de wijzigingen met de raad van bestuur, de raad van commissarissen en andere betrokkenen. Op deze wijze kunt u anticiperen op de wijzigingen die over boekjaar 2009 van kracht zullen zijn. Mocht u vragen hebben of ons deelgenoot willen maken van uw mening, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende.

CPI Governance, Simone Heidema De Molen 1 3994 DA Houten T + 31 (0) 30 635 5444 M + 31 (0) 622 416 539

Ten opzicht van de oorspronkelijke Codebepalingen zijn de wijzigingen groen gedrukt en de geschrapte passages doorgehaald. De principes zijn in grijze blokken aangegeven.

1

principe | best practice bepaling

omschrijving

I.

Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de corporate governance structuur van de vennootschap en voor de naleving van deze code. Zij leggen hierover verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders en voorzien eventuele afwijkingen van de bepalingen van een deugdelijke motivering.

Naleving en handhaving van de code

Aandeelhouders nemen zorgvuldig kennis en maken een grondige beoordeling van de redengeving door de vennootschap gegeven motivering van eventuele afwijkingen van de best practice bepalingen van deze code door de vennootschap. Zij vermijden een “afvinkmentaliteit” in de beoordeling van de corporate governance structuur van de vennootschap en zijn bereid om een dialoog aan te gaan indien zij de uitleg van de vennootschap niet aanvaarden. Uitgangspunt is de erkenning dat corporate governance een kwestie van maatwerk is en dat afwijkingen van individuele bepalingen door een vennootschap gerechtvaardigd kunnen zijn. I.1

De hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap worden elk jaar, mede aan de hand van de principes die in deze code zijn genoemd, in een apart afzonderlijk hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. In dat hoofdstuk geeft de vennootschap uitdrukkelijk aan in hoeverre zij de in deze corporate governance code opgenomen best practice bepalingen opvolgt en zo niet, waarom en in hoeverre zij daarvan afwijkt.

I.2

Elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van de vennootschap en in de naleving van de code wordt onder een apart afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd.

II II.1

Bestuur Taak en werkwijze

Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap, hetgeen onder meer inhoudt dat hij het verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap, de strategie met het bijbehorende risicoprofiel, en het beleid en de daaruit voortvloeiende de resultatenontwikkeling en de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen en aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vennootschap betrokkenen af. Het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de raad van commissarissen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante weten regelgeving, het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en voor de financiering van de vennootschap. 2

compliance bij


omschrijving

Het bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersingsen controlesystemen met de raad van commissarissen en zijn de auditcommissie. II.1.1

Een bestuurder wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar plaatsvinden.

II.1.2

Het bestuur legt ter goedkeuring voor aan de raad van commissarissen: a) de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap; b) de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; c) de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd, bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële ratio’s; en d) De voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. De hoofdzaken hiervan worden vermeld in het jaarverslag.

II.1.3

In de vennootschap is een op de vennootschap toegesneden intern risicobeheersingsen controlesysteem aanwezig. Als instrumenten van het interne risicobeheersingsen controlesysteem hanteert de vennootschap in ieder geval: a) risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap; b) een gedragscode die in ieder geval op de website van de vennootschap wordt geplaatst; c) handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures; en d) een systeem van monitoring en rapportering.

II.1.4

In het jaarverslag verklaart het bestuur dat de interne risicobeheersingsen controlesystemen adequaat en effectief zijn en geeft hij een duidelijke onderbouwing hiervan. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de werking van het interne risicobeheersingsen controlesysteem in het boekjaar. Het bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat één en ander met de auditcommissie en de raad van commissarissen is besproken. In het jaarverslag geeft het bestuur: a) een beschrijving van de voornaamste risico’s gerelateerd aan de strategie van de vennootschap; b) een beschrijving van de opzet en werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen met betrekking tot de voornaamste risico’s in het boekjaar; en

3

compliance bij


omschrijving

c) een beschrijving van eventuele belangrijke tekortkomingen in de interne risicobeheersingsen controlesystemen die in het boekjaar zijn geconstateerd, welke eventuele significante wijzigingen in die systemen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen van die systemen zijn gepland en dat één en ander met de auditcommissie en de raad van commissarissen is besproken II.1.5

Ten aanzien van financiële verslaggevingsrisico’s verklaart het bestuur in het jaarverslag dat de interne risicobeheersingsen controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat en dat de risicobeheersingsen controlesystemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt. Het bestuur geeft hiervan een duidelijke onderbouwing.

II.1.5 II.1.6

Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de gevoeligheid van de resultaten van de vennootschap ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen.

II.1.6 II.1.7

Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben aan de voorzitter van het bestuur of aan een door hem aangewezen functionaris te rapporteren over vermeende onregelmatigheden binnen de vennootschap van algemene, operationele en financiële aard binnen de vennootschap aan de voorzitter van het bestuur of aan een door hem aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van bestuurders betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de raad van commissarissen. Deze klokkenluidersregeling wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

II.1.7 II.1.8

Een bestuurder bezit houdt niet meer dan twee commissariaten bij beursgenoteerde vennootschappen beursvennootschappen. Een bestuurder is geen voorzitter van de raad van commissarissen van een beursgenoteerde vennootschap beursvennootschap. Commissariaten bij groepsmaatschappijen van de eigen vennootschap worden niet meegeteld. De aanvaarding door een bestuurder van een commissariaat bij een beursgenoteerde vennootschap beursvennootschap behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen. Andere belangrijke nevenfuncties worden aan de raad van commissarissen gemeld.

II.1.9

Indien het bestuur een responstijd in de zin van best practice bepaling IV.4.4 inroept, is deze periode niet langer dan 180 dagen, berekend vanaf het moment waarop het bestuur door één of meer aandeelhouders op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering tot aan de dag van de algemene vergadering waarop het onderwerp zou moeten worden behandeld. Het bestuur gebruikt de responstijd voor nader beraad en constructief overleg, in ieder geval met de desbe4

compliance bij


omschrijving

treffende aandeelhouder(s), en verkent de alternatieven. De raad van commissarissen ziet hierop toe. De responstijd wordt per algemene vergadering slechts éénmaal ingeroepen, geldt niet ten aanzien van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een responstijd is ingeroepen en geldt evenmin wanneer een aandeelhouder als gevolg van een geslaagd openbaar bod over ten minste driekwart van het geplaatst kapitaal beschikt. II.1.10

Wanneer een overnamebod op de (certificaten van) aandelen in de vennootschap wordt voorbereid draagt het bestuur er zorg voor dat de raad van commissarissen tijdig en nauw wordt betrokken bij het overnameproces.

II.1.11

Indien het bestuur van een vennootschap ten aanzien waarvan een overnamebod is aangekondigd of uitgebracht, het verzoek van een derde concurrerende bieder ontvangt inzage te krijgen in de gegevens van de vennootschap, bespreekt het bestuur dit verzoek onverwijld met de raad van commissarissen.

II.2

Bezoldiging Hoogte en samenstelling van de bezoldiging

De bestuurders ontvangen voor hun werkzaamheden een bezoldiging van de vennootschap, die wat betreft hoogte en structuur zodanig is dat gekwalificeerde en deskundige bestuurders kunnen worden aangetrokken en behouden. Bij de vaststelling van de totale bezoldiging wordt de invloed ervan op de beloningsverhoudingen binnen de onderneming meegewogen. Voor het geval de bezoldiging bestaat uit een vast en een variabel deel, is het variabele deel gekoppeld aan vooraf bepaalde, meetbare beoordeelbare en beïnvloedbare doelen, die deels op korte termijn en deels op overwegend een lange termijn moeten worden gerealiseerd karakter hebben. Het variabele deel van de bezoldiging moet de binding van de bestuurders aan de vennootschap en haar doelstellingen versterken passend zijn ten opzichte van het vaste deel van de bezoldiging.De bezoldigingsstructuur, met inbegrip van de ontslagvergoeding, is eenvoudig en inzichtelijk. zodanig dat zZij bevordert de belangen van de vennootschap op middellange en lange termijn bevordert, zet niet aanzet tot gedrag van de bestuurders in hun eigen belang met veronachtzaming van het belang van de vennoot schap en falende bestuurders bij het ontslag niet “ beloont”. noch tot het nemen van risico’s die niet passen binnen de vastgestelde strategie en ‘beloont’ falende bestuurders niet bij ontslag. De raad van commissarissen is hiervoor verantwoordelijk. Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van de bezoldiging worden onder meer in overweging genomen de resultatenontwikkeling, de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen en niet – financiële indicatoren die relevant zijn voor de lange termijn waardecreatie van de vennootschap alsmede andere voor de vennootschap relevante ontwikkelingen in overweging worden genomen.

5

compliance bij


omschrijving

Het aandelenbezit van een bestuurder in de vennootschap waarvan hij bestuurder is, is ter belegging op de lange termijn. De hoogte van een ontslagvergoeding voor een bestuurder bedraagt niet meer dan eenmaal het jaarsalaris, tenzij dit in de omstandigheden van het geval kennelijk onredelijk is. II.2.1

Opties ter verkrijging van aandelen zijn een voorwaardelijke bezoldigingscomponent, waarbij de opschortende voorwaarde bij de toekenning is dat de bestuurders na een periode van ten minste drie jaar na de toekenning vooraf vastgestelde prestatiecriteria hebben gerealiseerd. Voorafgaand aan het opstellen van het bezoldigingsbeleid en voorafgaand aan de vaststelling van de bezoldiging van individuele bestuurders analyseert de raad van commissarissen de mogelijke uitkomsten van de variabele bezoldigingscomponenten en de gevolgen daarvan voor de bezoldiging van de bestuurders.

II.2.2

In het geval dat de vennootschap, in afwijking van het in best practice bepaling II.2.1 bepaalde, onvoorwaardelijke opties aan haar bestuurders toekent, hanteert zij prestatiecriteria voor de toekenning van opties en worden de opties in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet uitgeoefend. De raad van commissarissen stelt de hoogte en de structuur van de bezoldiging van bestuurders mede vast aan de hand van uitgevoerde scenarioanalyses en met inachtneming van de beloningsverhoudingen binnen de onderneming.

II.2.3

Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van de bezoldiging van bestuurders neemt de raad van commissarissen onder meer de resultatenontwikkeling, de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen en niet-financiële indicatoren die relevant zijn voor de lange termijn doelstellingen van de vennootschap in overweging, een en ander met inachtneming van de risico’s die variabele bezoldiging voor de onderneming kan meebrengen.

II.2.4

Ingeval opties worden toegekend worden deze in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet uitgeoefend. Het aantal toe te kennen opties wordt afhankelijk gesteld van de realisatie van vooraf aangegeven en uitdagende doelen.

II.2.3/ II.2.5

Aandelen die zonder financiële tegenprestaties aan bestuurders worden toegekend, worden aangehouden voor telkens een periode van ten minste vijf jaar of tot ten minste het einde van het dienstverband indien deze periode korter is. Het aantal toe te kennen aandelen wordt afhankelijk gesteld van de realisatie van vooraf aangegeven, duidelijk kwantificeerbare en uitdagende doelen.

6

compliance bij


omschrijving

II.2.4 / II.2.6

De uitoefenprijs van opties wordt niet lager gesteld dan een verifieerbare koers of een verifieerbaar koersgemiddelde overeenkomstig de officiële beursnotering handel op de gereglementeerde markt op één of meer van te voren vastgestelde dagen gedurende een periode van niet meer dan vijf beursdagen handelsdagen voorafgaande aan en met inbegrip van de dag van toekenning.

II.2.5 II.2.7

De uitoefenprijs noch de overige voorwaarden met betrekking tot van de toegekende opties worden gedurende de looptijd van de opties aangepast, behoudens voor zover structuurwijzigingen ten aanzien van de aandelen of de vennootschap conform bestendige marktpraktijk daartoe noodzaken.

II.2.6

De raad van commissarissen stelt een reglement vast waarin regels worden gesteld ten aanzien van het bezit van en transacties in effecten door bestuurders anders dan die uitgegeven door de “eigen” vennootschap. Het reglement wordt op de website van de vennootschap geplaatst. Een bestuurder meldt veranderingen in zijn bezit aan effecten die betrekking hebben op Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen periodiek, doch ten minste één maal per kwartaal, bij de compliance officer, of, indien de vennootschap geen compliance officer heeft aangewezen, bij de voorzitter van de raad van commissarissen. Een bestuurder die uitsluitend belegt in beursgenoteerde beleggingsfondsen of het vrije beheer van zijn effectenportefeuille door middel van een schriftelijke overeenkomst van lastgeving heeft overgedragen aan een onafhankelijke derde is vrijgesteld van deze laatste bepaling.

II.2.7 II.2.8

De maximale vergoeding bij onvrijwillig ontslag bedraagt maximaal éénmaal het jaarsalaris (het “vaste” deel van de bezoldiging). Indien het maximum van éénmaal het jaarsalaris voor een bestuurder die in zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen kennelijk onredelijk is, komt deze bestuurder in dat geval in aanmerking voor een ontslagvergoeding van maximaal tweemaal het jaarsalaris.

II.2.8 II.2.9

De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen, garanties, en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de daarvoor voor het gehele personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de raad van commissarissen. Leningen worden niet kwijtgescholden.

Vaststelling en openbaarmaking van de bezoldiging

De raad van commissarissen stelt de bezoldiging van de individuele bestuurders vast, op voorstel van de remuneratiecommissie, een en ander binnen het door de algemene vergadering vastgestelde bezoldigingsbeleid.

7

compliance bij


omschrijving

Het verslag van de raad van commissarissen bevat de hoofdlijnen van het remuneratierapport van de raad van commissarissen betreffende het bezoldigingsbeleid van de vennootschap, zoals opgemaakt door de remuneratiecommissie. Hierin wordt in begrijpelijke en inzichtelijke termen op transparante wijze verantwoording afgelegd over het gevoerde bezoldigingsbeleid en een overzicht gegeven van het te voeren bezoldigingsbeleid. In het remuneratierapport wordt de totale bezoldiging van individuele bestuurders, onderscheiden naar de verschillende componenten, op begrijpelijke en inzichtelijke wijze gepresenteerd. De toelichting op de jaarrekening bevat in ieder geval de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van de individuele bestuurders. Het in het remuneratierapport weergegeven bezoldigingsbeleid dat in het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren wordt voorzien, wordt ter vaststelling aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd. Elke materiële wijziging in het bezoldigingsbeleid wordt eveneens ter vaststelling aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd. Regelingen die de bestuurders belonen in aandelen of rechten tot het nemen van aandelen, en belangrijke wijzigingen in deze regelingen, worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd. De raad van commissarissen stelt de bezoldiging van de individuele bestuurders vast, op voorstel van de remuneratiecommissie, een en ander binnen het door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde bezoldingsbeleid. II.2.10

De raad van commissarissen heeft de bevoegdheid de waarde van een in een eerder boekjaar toegekende voorwaardelijke variabele bezoldigingscomponent beneden- of bovenwaarts aan te passen, wanneer deze naar zijn oordeel tot onbillijke uitkomsten leidt vanwege buiten gewone omstandigheden in de periode waarin de vooraf vastgestelde prestatiecriteria zijn of dienden te worden gerealiseerd.

II.2.11

De raad van commissarissen heeft de bevoegdheid de variabele bezoldiging die is toegekend op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van de bestuurder (claw back clausule).

II.2.9II.2.12

Het renumeratierapport van de raad van commissarissen bevat een verslag van de wijze waarop het bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in praktijk is gebracht en een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren door de raad wordt voorzien. Het rapport vermeldt hoe het gekozen bezoldigingsbeleid bijdraagt aan de realisatie van de lange termijn doelstel-

8

compliance bij


omschrijving

lingen van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, in overeenstemming met het risicoprofiel. Het rapport wordt op de website van de vennootschap geplaatst. II.2.10 II.2.13

Het in best practice bepaling II.2.9 II.2.12 bedoelde overzicht bevat in ieder geval de volgende informatie: a) een weergave van het relatieve belang van het variabele en nietvariabele deel van de bezoldiging, alsmede een gemotiveerde verklaring voor deze verhouding; b) een verantwoording van een eventuele absolute verandering van het niet-variabele deel van de bezoldiging; c) indien van toepassing: de samenstelling van de groep van ondernemingen (“peer group”) waarvan het bezoldigingsbeleid mede de hoogte en samenstelling van de bezoldiging van bestuurders bepaalt; d) een samenvatting en verantwoording van het beleid van de vennootschap met betrekking tot de duur van de contracten met bestuurders, de geldende opzegtermijnen en afvloeiingsregelingen en een verklaring in hoeverre best practice bepaling II.2.7 wordt onderschreven; e) een beschrijving van de prestatiecriteria waarvan een recht van de bestuurders op opties, aandelen of op andere variabele bezoldigingscomponenten afhankelijk is; f) een verantwoording van de gekozen prestatiecriteria; g) een samenvatting van de methoden die zullen worden gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan en een verantwoording van de keuze voor die methoden; h) indien prestatiecriteria zijn gebaseerd op een vergelijking met externe factoren: een samenvatting van de factoren die zullen worden gebruikt om de vergelijking te maken; heeft één van de factoren betrekking op de prestaties van één of meer vennootschappen (“peer group”) of van een index, dan wordt aangegeven welke vennootschappen dan wel welke index als vergelijkingsmaatstaf zijn of is gekozen; i) een beschrijving van en een verklaring voor iedere belangrijke voorgestelde wijziging van de voorwaarden waaronder een bestuurder rechten kan verwerven op opties, aandelen of op andere variabele bezoldigingscomponenten; j) indien enig recht van een bestuurder op opties, aandelen of op andere variabele bezoldigingscomponenten niet afhankelijk is van prestatiecriteria: een verklaring waarom dat het geval is; k) geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande financieringskosten; l) overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden voor bestuurders. 9

compliance bij


omschrijving

a)

een schematisch overzicht van de kosten die de vennootschap in het boekjaar heeft gemaakt met betrekking tot de bezoldiging van bestuurders. In het overzicht wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste salaris, de contante jaarbonus, toegekende aandelen, opties en pensioenrechten en overige emolumenten. De waardering van de toegekende aandelen, opties en pensioenrechten geschiedt volgens de normen die gelden voor de jaarverslaggeving; b) een vermelding dat de in best practice bepaling II.2.1 bedoelde scenarioanalyses zijn gemaakt; c) per bestuurder de bandbreedte waarbinnen het in het boekjaar toegekende aantal voorwaardelijke aandelen of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten minimaal en maximaal kan komen te liggen op het moment dat de bestuurder deze verkrijgt na realisatie van de vereiste prestaties; d) een tabel waarin voor bestuurders in functie per einde boekjaar over iedere jaargang waarin aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten zijn toegekend en waarover de bestuurder aan het begin van het boekjaar nog niet volledig vrij de beschikking had, wordt weergegeven; i)

de waarde en het aantal van de aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het moment van toekenning; ii) de huidige status van de toegekende aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten: voorwaardelijk of onvoorwaardelijk en het jaar waarin de vesting periode en/of lock-up periode afloopt, iii) de waarde en het aantal van de onder i) toegekende voorwaardelijke aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het moment dat de bestuurder deze in eigendom verkrijgt (einde vesting periode); en iv) de waarde en het aantal onder i) toegekende aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het tijdstip dat de bestuurder hierover de vrije beschikking krijgt (einde lock-up periode); e) indien van toepassing: de samenstelling van de groep van ondernemingen waarvan het bezoldigingsbeleid mede de hoogte en samenstelling van de bezoldiging van bestuurders bepaalt (peer group). f) een beschrijving van de prestatiecriteria waarvan het deel van de kelijk is, voor zover overwegingen van concurrentiegevoeligheid zich daar niet tegen verzetten, en van het deel van de variabele bezoldiging

10

compliance bij


omschrijving

dat discretionair door de raad van commissarissen kan worden vastgesteld. g) een samenvatting en verantwoording van de methoden die zullen worden gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan; h) een verantwoording van de relatie tussen de gekozen prestatiecriteria en de gehanteerde strategiedoelstellingen en van de relatie tussen bezoldiging en prestaties zowel ex ante als ex post; i) geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande financieringskosten; en j) overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden van bestuurders. II.2.11 II.2.14

De belangrijkste elementen uit van het contract van de een bestuurder met de vennootschap worden onverwijld na het afsluiten daarvan openbaar gemaakt gepubliceerd, uiterlijk bij de oproeping voor de algemene vergadering waar de benoeming van de bestuurder wordt voorgesteld. Die Deze elementen betreffen in ieder geval de hoogte van het vaste salaris, de opbouw en hoogte van het variabele deel van de bezoldiging, de eventuele overeengekomen afvloeiingsregeling en/ of vertrekvergoeding, de eventuele voorwaarden van een change of control clausule in het contract met de bestuurder en andere aan de bestuurder in het vooruitzicht gestelde vergoedingen, pensioenafspraken en de toe te passen prestatiecriteria.

II.2.12 II.2.15

In het geval dat gedurende het boekjaar aan een (voormalig) bestuurder een bijzondere vertrekvergoeding of andere bijzondere vergoeding is wordt betaald, wordt in het remuneratierapport een verantwoording en een uitleg voor deze vergoeding gegeven. Het remuneratierapport bevat in ieder geval een verantwoording en een uitleg van de aan een in het boekjaar vertrokken bestuurder betaalde of toegezegde vergoedingen.

II.2.13

Het remuneratierapport van de raad van commissarissen wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

II.2.14

De vennootschap vermeldt in de toelichting op de jaarrekening in aanvulling op de krachtens artikel 2:383d BW op te nemen informatie, de waarde van de aan het bestuur en het personeel toegekende opties en geeft daarbij aan hoe deze waarde is bepaald.

II.3

Tegenstrijdige belangen

Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen vennootschap en bestuurders wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen, die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders, behoeven de goedkeuring van de raad van commissarissen. 11

compliance bij


omschrijving

II.3.1

Een bestuurder zal: a) niet in concurrentie met de vennootschap treden; b) geen (substantiële) schenkingen van de vennootschap voor zichzelf, voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen; c) ten laste van de vennootschap derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; en d) geen zakelijke kansen die aan de vennootschap toekomen benutten voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten.

II.3.2

Een bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdige belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurder terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en aan de overige leden van het bestuur en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De raad van commissarissen besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon i) waarin een bestuurder persoonlijk een materieel financieel belang houdt, ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een bestuurder van de vennootschap of iii) waarbij een bestuurder van de vennootschap een bestuurs - of toezichthoudende functie vervult.

II.3.3

Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij de bestuurder een tegenstrijdig belang heeft.

II.3.4

Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiele betekenis zijn voor devennootschap en/of voor de betreffende bestuurders behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen II.3.2 tot en met II.3.4 zijn nageleefd.

12

compliance bij


omschrijving

III.

De raad van commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en staat het bestuur met raad ter zijde. De raad van commissarissen richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vennootschap betrokkenen af. De raad van commissarissen betrekt daarbij ook de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.

III.1

Raad van commissarissen Taak en werkwijze

III.1.1

De taakverdeling van de raad van commissarissen, alsmede zijn werkwijze worden neergelegd in een reglement. De raad van commissarissen neemt in het reglement een passage op voor zijn omgang met het bestuur, de algemene vergadering van aandeelhouders en, eventueel, de (centrale) ondernemingsraad. Het reglement wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

III.1.2

Van de jaarstukken van de vennootschap maakt deel uit een verslag van de raad van commissarissen, waarin. Hierin doet de raad van commissarissen verslag doet van zijn werkzaamheden in het boekjaar en neemt hij de specifieke opgaven en vermeldingen opneemt die de bepalingen van deze code verlangen.

III.1.3

Van elke commissaris wordt in het verslag van de raad van commissarissen opgave gedaan van: a) geslacht; b) leeftijd; c) beroep; d) hoofdfunctie; e) nationaliteit; f) nevenfuncties voor zover deze relevant zijn voor de vervulling van de taak als commissaris; g) tijdstip van eerste benoeming; en h) de lopende termijn waarvoor hij de commissaris is benoemd.

III.1.4

Een commissaris treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de raad van commissarissen is geboden.

III.1.5

Indien commissarissen frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van commissarissen, worden zij daarop aangesproken. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de raad van commissarissen. 13

compliance bij


omschrijving

III.1.6

Het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur omvat onder andere: a) de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap; b) de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten; c) de opzet en de werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen; d) het financiële verslaggevingsproces; e) de naleving van de weten regelgeving, f) de verhouding met de aandeelhouders; en g) de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen.

III.1.7

De raad van commissarissen bespreekt ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de raad en als dat van de individuele commissarissen, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Tevens wordt het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de raad van commissarissen besproken. De raad van commissarissen bespreekt voorts ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als college als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Van het houden van deze besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt op welke wijze de evaluatie van de raad van commissarissen, de afzonderlijke commissies, en de individuele commissarissen heeft plaatsgevonden.

III.1.8

De raad van commissarissen bespreekt in ieder geval éénmaal per jaar de strategie en de voornaamste risico’s verbonden aan de onderneming, en de uitkomsten van de beoordeling door het bestuur van de opzet en de werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen, alsmede eventuele significante wijzigingen hierin. Van het houden van de besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.

III.1.9

De raad van commissarissen en de commissarissen afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur en van de externe accountant alle informatie te verlangen die de raad van commissarissen behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de raad van commissarissen dit geboden acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De raad van commissarissen kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn. 14

compliance bij


omschrijving

III.2

De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

Onafhankelijkheid

III.2.1

Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, zijn onafhankelijk in de zin van best practice bepaling III.2.2.

III.2.2

Een commissaris geldt als onafhankelijk, indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a) in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van de vennootschap (inclusief gelieerde vennootschappen als bedoeld in artikel 1 van de Wet melding zeggenschap in ter beurze genoteerde vennootschappen 1996 5:48 Wft) is geweest; b) een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c) in het jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt; d) bestuurslid is van een vennootschap waarin een bestuurslid van de vennootschap waarop hij toezicht houdt commissaris is; e) een aandelenpakket van ten minste tien procent in de vennootschap houdt (daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst); f) bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een rechtspersoon welke die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen; g) gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders.

15

compliance bij


omschrijving

III.2.3

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt dat naar het oordeel van de raad is voldaan aan het in beste practice bepaling III.2.1 bepaalde en, indien van toepassing, geeft daarbij aan welke commissaris de raad eventueel als niet onafhankelijk beschouwt.

III.3

Deskundigheid en samenstelling

Elke commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Elke commissaris beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol in het kader van de profielschets van de raad. De raad van commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. De raad van commissarissen streeft naar een gemengde samenstelling, onder meer met betrekking tot geslacht en leeftijd. Een herbenoeming van een commissaris vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging. Ook bij een herbenoeming wordt de hiervoor genoemde profielschets in acht genomen.

III.3.1

De raad van commissarissen stelt een profielschets voor zijn omvang en samenstelling op, rekening houdend met de aard van de onderneming, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. In de profielschets wordt ingegaan op de voor de vennootschap relevante aspecten van diversiteit in de samenstelling van de raad en wordt vermeld welke concrete doelstelling de raad ten aanzien van diversiteit hanteert. Voor zover de bestaande situatie afwijkt van de nagestreefde situatie, legt de raad van commissarissen hierover verantwoording af in het verslag van de raad van commissarissen en geeft hij tevens aan hoe en op welke termijn hij verwacht dit streven te realiseren. De profielschets wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

III.3.2

Minimaal één lid van de raad van commissarissen is een zogenoemde financieel expert, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel administratief/accounting terrein gebied bij beursgenoteerde vennootschappen beursvennootschappen of bij andere grote rechtspersonen.

III.3.3

Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële, sociale en juridische zaken, de financiële verslaggeving door de vennootschap, de specifieke aspecten die eigen zijn aan de desbetreffende vennootschap en haar ondernemingsactiviteiten, en de verantwoordelijkheden van een commissaris. De raad van commissarissen beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen commissarissen gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. De vennootschap speelt hierin een faciliterende rol. 16

compliance bij


omschrijving

III.3.4

Het aantal commissariaten van één persoon bij Nederlandse beursvennootschappen is zodanig beperkt dat een goede taakvervulling is gewaarborgd en bedraagt niet meer dan vijf, waarbij het voorzitterschap van een raad van commissarissen dubbel telt.

III.3.5

Een commissaris kan maximaal driemaal voor een periode van vier jaar zitting hebben in de raad van commissarissen.

III.3.6

De raad van commissarissen stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat veel commissarissen tegelijk aftreden. Het rooster van aftreden wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

III.4

III.4.1

Rol van d De voorzitter van de raad van commissarissen en de secretaris van de vennootschap

De voorzitter van de raad van commissarissen bepaalt de agenda van en leidt de vergaderingen van de raad, ziet toe op het goed functioneren van de raad en zijn commissies, draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen, zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming, draagt zorg voor het introductie- en opleidings- of trainingsprogramma voor de leden, is namens de raad van commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur, initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen en van het bestuur en draagt als voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering van aandeelhouders. De voorzitter van de raad van commissarissen draagt zorg voor het goed functioneren van de raad en zijn commissies en is namens de raad het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur en voor aandeelhouders over het functioneren van bestuurders en commissarissen. Hij draagt als voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering. De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de vennootschap. De voorzitter van de raad van commissarissen ziet er op toe dat: a) de commissarissen hun introductie- en opleidings - of trainingsprogramma volgen; b) de commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak; c) voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad van commissarissen; d) de commissies van de raad naar behoren functioneren; e) de bestuurders en de commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren; f) de raad van commissarissen een vice-voorzitter kiest; en g) contacten van de raad van commissarissen met het bestuur en (centrale) ondernemingsraad naar behoren verlopen.

17

compliance bij


omschrijving

III.4.2

De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de vennootschap.

III.4.3

De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap. De secretaris van de vennootschap ziet er op toe dat juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en de statutaire verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter van de raad van commissarissen in de daadwerkelijke organisatie van de raad van commissarissen (informatie, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma, etc.). De secretaris van de vennootschap wordt, al dan niet op initiatief van de raad van commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen.

III.4.4

De vicevoorzitter van de raad van commissarissen vervangt bij gelegenheid de voorzitter. In aanvulling op best practice bepaling III.1.7 fungeert de vicevoorzitter als aanspreekpunt voor individuele commissarissen en bestuurders over het functioneren van de voorzitter.

III.5

Samenstelling en rol van drie kerncommissies van de raad van commissarissen

Indien de raad van commissarissen meer dan vier leden omvat stelt de raad van commissarissen uit zijn midden een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie in. De taak van de commissies is om de besluitvorming van de raad van commissarissen van vennootschappen voor te bereiden. Indien de raad van commissarissen besluit tot het niet instellen van een audit, remuneratie- en een selectie- en benoemingscommissie, dan gelden de best practice bepalingen III.5.4. III.5.5, III.5.8, III.5.9, III.5.10, III.5.13 III.5.14, V.1.2, V.2.3, V.3.1, V.3.2 en V.3.3 ten aanzien van de gehele raad van commissarissen. In het verslag van de raad van commissarissen doet de raad verslag van de uitvoering van de taakopdracht van de commissies in het boekjaar.

III.5.1

De raad van commissarissen stelt voor iedere commissie een reglement op. Het reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent. Het reglement bevat in ieder geval de bepaling kan toelaten dat maximaal één lid van elke commissie niet onafhankelijk behoeft te zijn is in de zin van best practice bepaling III.2.2. De reglementen en de samenstelling van de commissies worden op de website van de vennootschap geplaatst.

III.5.2

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt de samenstelling van de afzonderlijke commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede en de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

18

compliance bij


omschrijving

III.5.3

De raad van commissarissen ontvangt van elk van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Auditcommissie

III.5.4

De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur ten aanzien van: a) de werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante weten regelgeving en het toezicht op de werking van gedragscodes; b) de financiële informatieverschaffing door de vennootschap (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van “schattingsposten” in de jaarrekening, prognoses, werk van in- en externe accountants terzake, etc.). c) de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van in- en externe accountants; d) de rol en het functioneren van de interne accountantsdienst; audit functie; e) het beleid van de vennootschap met betrekking tot tax planning; f) de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de vennootschap; g) de financiering van de vennootschap; en h) de toepassingen van de informatie- en communicatietechnologie (ICT).

III.5.5

De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten.

III.5.6

Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van de vennootschap.

III.5.7

Van de auditcommissie maakt ten minste een financieel expert in de zin van best practice bepaling III.3.2 deel uit.

III.5.8

De auditcommissie bepaalt of en wanneer de voorzitter van het bestuur (of: chief executive officer), de bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken (of: chief financial officer), de externe accountant en de interne accountant auditor bij haar vergaderingen aanwezig zijn.

III.5.9

De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant.

19

compliance bij


Remuneratiecommissie III.5.10

omschrijving

De remuneratiecommissie heeft in ieder geval de volgende taken: a) het doen van een voorstel aan de raad van commissarissen betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid; b) het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de individuele bestuurders ter vaststelling door de raad van commissarissen, in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: i) de bezoldigingsstructuur en ii) de hoogte van de vaste bezoldiging, de toe te kennen aandelen en/of opties en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan; en c) het opmaken van het remuneratierapport als bedoeld in best practice bepaling II.2.9 II.2.12.

III.5.11

Het voorzitterschap van de remuneratiecommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van de vennootschap, noch door een commissaris die bij een andere beursvennootschap bestuurder is.

III.5.12

In de remuneratiecommissie neemt maximaal één commissaris zitting die bij een andere Nederlandse beursvennootschap bestuurder is zitting.

III.5.13

Indien de remuneratiecommissie ten behoeve van haar taken gebruik maakt van de diensten van een remuneratieadviseur, vergewist zij zich ervan dat de desbetreffende adviseur geen advies verstrekt aan de bestuurders van de vennootschap.

Selectie- en benoemingscommissie III.5.13 III.5.14

De selectie- en benoemingscommissie richt zich in ieder geval op: a) het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake commissarissen en bestuurders; b) de periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de raad van commissarissen en het bestuur en het doen van een voorstel voor een profielschets van de raad van commissarissen; c) de periodieke beoordeling van het functioneren van individuele commissarissen en bestuurders en de rapportage hierover aan de raad van commissarissen; d) het doen van voorstellen voor (her)benoemingen; en e) het toezicht op het beleid van het bestuur inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management.

III.6

Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen vennootschap en commissarissen wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen, die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de

Tegenstrijdige belangen

20

compliance bij


omschrijving

desbetreffende commissarissen, behoeven de goedkeuring van de raad van commissarissen. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de besluitvorming over de omgang met tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen, grootaandeelhouders en de externe accountant in relatie tot de vennootschap. III.6.1

Een commissaris meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissaris terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Indien de voorzitter van de raad van commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor zichzelf, meldt hij dit terstond aan de vice-voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Aan de beoordeling van de raad van commissarissen of sprake is van een tegenstrijdig belang neemt de betreffende commissaris niet deel. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon i) waarin een commissaris persoonlijk een materieel financieel belang houdt, ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een commissaris van de vennootschap of iii) waarbij een commissaris van de vennootschap een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

III.6.2

Een commissaris neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij deze commissaris een tegenstrijdig belang heeft.

III.6.3

Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende commissarissen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen III.6.1 tot en met III.6.3 zijn nageleefd.

21

compliance bij


omschrijving

III.6.4

Alle transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of rechtspersonen die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houden, worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties met deze personen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor deze personen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met de verklaring dat best practice bepaling III.6.4 is nageleefd.

III.6.5

Het reglement van de raad van commissarissen bevat regels ten aanzien van de omgang met (potentieel) tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen en de externe accountant in relatie tot de vennootschap, en voor welke transacties goedkeuring van de raad van commissarissen nodig is. De vennootschap stelt tevens regels op voor het bezit van en transacties in effecten door bestuurders en commissarissen anders dan die uitgegeven door de “ eigen” vennootschap.

III.6.6

Een gedelegeerd commissaris is een commissaris met een bijzondere taak. De delegatie kan niet verder gaan dan de taken die de raad van commissarissen zelf heeft en omvat niet het besturen van de vennootschap. Zij strekt tot intensiever toezicht en advies en meer geregeld overleg met het bestuur. Het gedelegeerd commissariaat is slechts van tijdelijke aard. De delegatie kan niet de taak en bevoegdheid van de raad van commissarissen wegnemen. De gedelegeerd commissaris blijft lid van de raad van commissarissen.

III.6.7

De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders treedt uit de raad van commissarissen om de bestuurstaak op zich te nemen.

III.7

Bezoldiging

De algemene vergadering van aandeelhouders stelt de bezoldiging van de commissarissen vast. De bezoldiging van een commissaris is niet afhankelijk van de resultaten van de vennootschap. De toelichting op de jaarrekening bevat in ieder geval de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van de individuele commissarissen.

III.7.1

Aan een commissaris worden bij wijze van bezoldiging geen aandelen bij wijze van bezoldiging en/of rechten op aandelen toegekend.

III.7.2

Het eventuele aandelenbezit van een commissaris in de vennootschap waarvan hij commissaris is, is ter belegging op de lange termijn.

III.7.3

De raad van commissarissen stelt een reglement vast waarin regels worden gesteld ten aanzien van het bezit van en transacties in effecten door commissarissen anders dan die uitgegeven door de “eigen” vennootschap. Het reglement wordt op de website van de vennootschap 22

compliance bij


omschrijving

geplaatst. Een commissaris meldt veranderingen in zijn bezit aan effecten die betrekking hebben op Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen periodiek, doch ten minste één maal per kwartaal, bij de compliance officer, of, indien de vennootschap geen compliance officer heeft aangesteld, bij de voorzitter van de raad van commissarissen. Een commissaris die uitsluitend belegt in beursgenoteerde beleggingsfondsen of het vrije beheer van zijn effectenportefeuille door middel van een schriftelijke overeenkomst van lastgeving heeft overgedragen aan een onafhankelijke derde is vrijgesteld van deze laatste bepaling. III.7.4 III.7.3

De vennootschap verstrekt aan haar commissarissen geen persoonlijke leningen, garanties, en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en na goedkeuring van de raad van commissarissen. Leningen worden niet kwijtgescholden.

III.8

De samenstelling en het functioneren van het bestuur waarvan zowel bestuurders deel uitmaken die zijn belast met de dagelijkse gang van zaken als bestuurders die daarmee niet zijn belast, moeten zodanig zijn dat een behoorlijk en onafhankelijk toezicht door laatstgenoemden is gewaarborgd.

One-tier bestuursstructuur

III.8.1

De voorzitter van het bestuur is niet tevens belast, noch belast, geweest met de dagelijkse gang van zaken van de vennootschap.

III.8.2

De voorzitter van het bestuur ziet toe op een goede samenstelling en functionering van het gehele bestuur.

III.8.3

Het bestuur past hoofdstuk III.5 van deze code toe. Van de in hoofdstuk III.5 bedoelde commissies maken uitsluitend deel uit bestuursleden die niet met de dagelijkse gang van zaken zijn belast.

III.8.4

Het bestuur bestaat voor de meerderheid uit leden die niet met de dagelijkse gang van zaken zijn belast en onafhankelijk zijn in die zin van best practice bepaling III.2.2

IV.

IV.1

De (algemene vergadering van) aandeelhouders Bevoegdheden

Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering van aandeelhouders. Het is in het belang van de vennootschap dat zoveel mogelijk aandeelhouders deelnemen aan de besluitvorming in de algemene vergadering van aandeelhouders. De vennootschap stelt, voor zover het in haar mogelijkheid ligt, aandeelhouders in de gelegenheid om op afstand te stemmen en om met alle (andere) aandeelhouders te communiceren. De algemene vergadering van aandeelhouders dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van “checks and balances” in de vennootschap. 23

compliance bij


omschrijving

Besluiten van het bestuur omtrent een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van de vennootschap of de onderneming zijn aan de goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders onderworpen. IV.1.1

De algemene vergadering van aandeelhouders een niet-structuurvennootschap kan een besluit tot het ontnemen van het bindende karakter aan een voordracht tot benoeming van een bestuurder of commissaris en/of een besluit tot ontslag van een bestuurder of commissaris nemen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Aan deze meerderheid kan de eis worden gesteld dat zij een bepaald gedeelte van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt, welk deel niet hoger dan een derde wordt gesteld. Indien dit gedeelte ter vergadering niet is vertegenwoordigd, maar een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen het besluit tot het ontnemen van het bindende karakter aan de voordracht of tot het ontslag steunt, dan kan in een nieuwe vergadering die wordt bijeengeroepen het besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen worden genomen, onafhankelijk van het op deze vergadering vertegenwoordigd gedeelte van het kapitaal.

IV.1.2

Het stemrecht op financieringspreferente aandelen wordt gebaseerd op de reële waarde van de kapitaalinbreng. Dit geldt in ieder geval bij de uitgifte van financieringspreferente aandelen.

IV.1.3

Indien een serieus ondershands bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming waarvan de waarde de in ontwerp artikel 2:107a, BW eerste lid 1, onderdeel c BW genoemde grens overschrijdt in de openbaarheid is gebracht, deelt het bestuur van de vennootschap zo spoedig mogelijk zijn standpunt ten aanzien van het bod, alsmede de motivering van dit standpunt, openbaar mede.

IV.1.4

Het reservering- en dividendbeleid van de vennootschap (de hoogte en bestemming van reservering, de hoogte van het dividend en de dividendvorm) wordt als apart agendapunt op de algemene vergadering van aandeelhouders behandeld en verantwoord.

IV.1.5

Het voorstel tot uitkering van dividend wordt als apart agendapunt op de algemene vergadering van aandeelhouders behandeld.

IV.1.6

Goedkeuring van het door het bestuur gevoerde beleid (décharge van bestuurders) en goedkeuring van het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht (décharge van commissarissen) worden afzonderlijk in de algemene vergadering van aandeelhouders in stemming gebracht. Verantwoording over de naleving van de Code wordt afgelegd als onderdeel van de verantwoording over het jaarverslag.

24

compliance bij


omschrijving

IV.1.7

De vennootschap bepaalt een registratiedatum voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten.

IV.1.8

De voorzitter van de algemene vergadering is verantwoordelijk voor een goede vergaderorde teneinde een zinvolle discussie in de vergadering te faciliteren.

IV.2

Certificering van aandelen

Certificering van aandelen is een middel om te voorkomen dat door absenteïsme ter algemene vergadering van aandeelhouders een (toevallige) minderheid meerderheid van aandeelhouders de besluitvorming naar haar hand zet. Certificering van aandelen wordt niet gebruikt als beschermingsmaatregel. Het bestuur van het administratiekantoor verleent aan certificaathouders die daarom vragen onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten. De aldus gevolgmachtigde certificaathouders kunnen het stemrecht naar eigen inzicht uitoefenen. Het bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van de certificaathouders. Certificaathouders hebben de mogelijkheid om kandidaten voor het bestuur van het administratiekantoor aan te bevelen. De vennootschap verstrekt aan het administratiekantoor geen informatie die niet openbaar is gemaakt.

IV.2.1

Het bestuur van het administratiekantoor geniet het vertrouwen van de certificaathouders en opereert onafhankelijk van de vennootschap die de certificaten heeft uitgegeven. Deze punten worden expliciet besproken tijdens een vergadering van certificaathouders na inwerkingtreding van deze code. De administratievoorwaarden bepalen in welke gevallen en onder welke voorwaarden certificaathouders het administratiekantoor kunnen verzoeken een vergadering van certificaathouders bijeen te roepen.

IV.2.2

De bestuurders van het administratiekantoor worden benoemd door het bestuur van het administratiekantoor. De vergadering van certificaathouders kan aan het bestuur van het administratiekantoor personen voor benoeming tot bestuurder aanbevelen. In het bestuur van het administratiekantoor nemen geen (voormalig) bestuurders, (voormalig) commissarissen, werknemers of vaste adviseurs van de vennootschap zitting.

IV.2.3

Een bestuurder van het administratiekantoor kan maximaal driemaal voor een periode van vier jaar zitting hebben in het bestuur van het administratiekantoor.

IV.2.4

Het bestuur van het administratiekantoor is aanwezig op de algemene vergadering van aandeelhouders en geeft daarin, desgewenst, een verklaring over zijn voorgenomen stemgedrag.

25

compliance bij


omschrijving

IV.2.5

Bij de uitoefening van zijn stemrechten richt het administratiekantoor zich primair naar het belang van de certificaathouders en houdt het rekening met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

IV.2.6

Het administratiekantoor doet periodiek, doch ten minste eenmaal per jaar, verslag van zijn activiteiten. Het verslag wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.

IV.2.7

In het onder best practice bepaling IV.2.6 bedoelde verslag wordt ten minste aandacht besteed aan: a) het aantal gecertificeerde aandelen, alsmede een toelichting op wijzigingen daarin; b) de in het boekjaar verrichte werkzaamheden; c) het stemgedrag in de gedurende het boekjaar gehouden algemene vergaderingen; d) het door het administratiekantoor vertegenwoordigde percentage van de uitgebrachte stemmen tijdens de in c) bedoelde vergaderingen; e) de bezoldiging van de bestuursleden van het administratiekantoor; f) het aantal gehouden vergaderingen van het bestuur, alsmede de belangrijkste onderwerpen die daarbij aan de orde zijn geweest; g) de kosten van de activiteiten van het administratiekantoor; h) de eventueel door het administratiekantoor ingewonnen externe adviezen; i) de functies van de bestuurders; en j) de contactgegevens van het administratiekantoor.

IV.2.8

Het administratiekantoor verleent aan certificaathouders die daarom vragen zonder enige beperkingen en onder alle omstandigheden stemvolmachten aan certificaathouders die daar om vragen. Iedere certificaathouder kan het administratiekantoor een bindende steminstructie geven voor de aandelen die het administratiekantoor voor hem houdt.

IV.3

Informatieverschaffing/ logistiek algemene vergadering van aandeelhouders

Het bestuur of in voorkomende gevallen de raad van commissarissen zal alle aandeelhouders en andere partijen op de financiële markt gelijkelijk en gelijktijdig informeren over aangelegenheden die invloed kunnen hebben op de koers van het aandeel. De contacten tussen het bestuur enerzijds en pers en financieel analisten anderzijds worden zorgvuldig behandeld en gestructureerd, en de vennootschap verricht geen handelingen die de onafhankelijkheid van analisten ten opzichte van de vennootschap en vice versa aantasten. Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen de algemene 26

compliance bij


omschrijving

vergadering van aandeelhouders tijdig alle relevante informatie die zij behoeft voor de uitoefening van haar bevoegdheden. Indien tijdens een algemene vergadering van aandeelhouders koersgevoelige informatie wordt verstrekt, dan wel beantwoording van vragen van aandeelhouders heeft geleid tot verstrekking van koersgevoelige informatie, wordt deze informatie onverwijld openbaar gemaakt. IV.3.1

Analistenbijeenkomsten, analistenpresentaties, presentaties aan (institutionele) beleggers en persconferenties worden vooraf via de website van de vennootschap en persberichten aangekondigd. Alle aandeelhouders kunnen deze bijeenkomsten en presentaties gelijktijdig volgen door middel van webcasting, telefoonlijnen, of anderszins. De presentaties worden na afloop van de bijeenkomsten op de website van de vennootschap geplaatst.

IV.3.2

Analistenrapporten en taxaties van analisten worden niet vooraf door de vennootschap beoordeeld, van commentaar voorzien of gecorrigeerd anders dan op feitelijkheden.

IV.3.3

De vennootschap verstrekt geen vergoeding(en) aan partijen voor het verrichten van onderzoek ten behoeve van analistenrapporten, noch voor de vervaardiging of publicatie van analistenrapporten, met uitzondering van credit rating bureaus.

IV.3.4

Analistenbijeenkomsten, presentaties aan (institutionele) beleggers en directe besprekingen met deze beleggers vinden niet plaats kort voor de publicatie van de reguliere financiële informatie (kwartaalcijfers, halfjaarcijfers of jaarcijfers).

IV.3.5

Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen de algemene vergadering van aandeelhouders alle verlangde informatie, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. Indien door het bestuur en de raad van commissarissen op een zwaarwichtig belang een beroep wordt gedaan, wordt dit beroep gemotiveerd toegelicht.

IV.3.6

De vennootschap plaatst en actualiseert alle de voor aandeelhouders relevante informatie die zij krachtens het op haar van toepassing zijnde vennootschapsrecht en effectenrecht dient te publiceren of deponeren, op een afzonderlijk dat wil zeggen: gescheiden van commerciële informatie van de ven nootschap. – en als zodanig herkenbaar gedeelte van de website van de vennootschap. De vennootschap kan volstaan met het aanbrengen van een hyperlink naar de website van de instellingen die op grond van wettelijke bepalingen of het beursreglement de betreffende informatie (ook) langs elektronische weg publiceren.

27

compliance bij


omschrijving

IV.3.7

Indien de wet of de statuten van de vennootschap een goedkeuringsrecht aan de algemene vergadering van aandeelhouders verleent (bijvoorbeeld optieregelingen, ingrijpende besluiten bedoeld in ontwerpartikel 2:107a BW) of het bestuur dan wel de raad van commissarissen een delegatie van bevoegdheden vraagt (bijvoorbeeld uitgifte van aandelen, machtiging tot inkoop van aandelen), lichten het bestuur en de raad van commissarissen de algemene vergadering van aandeelhouders door middel van een “aandeelhouderscirculaire” in over alle feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de te verlenen goedkeuring/delegatie/machtiging. De aandeelhouderscirculaire wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst. Op de agenda van de algemene vergadering wordt vermeld welke punten ter bespreking en welke punten ter stemming zijn.

IV.3.8

Een voorstel tot goedkeuring of machtiging door de algemene vergadering wordt schriftelijk toegelicht. Het bestuur gaat in de toelichting in op alle feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de te verlenen goedkeuring of machtiging. De toelichting bij de agenda wordt op de website van de vennootschap geplaatst.

IV.3.9

Materiële wijzigingen in de statuten van de vennootschap alsmede voorstellen tot benoeming van bestuurders en commissarissen worden afzonderlijk aan de algemene vergadering voorgelegd.

IV.3.8 IV.3.10

Het verslag van de algemene vergadering van aandeelhouders wordt uiterlijk drie maanden na afloop van de vergadering aan aandeelhouders op verzoek ter beschikking gesteld, waarna aandeelhouders gedurende de daaropvolgende drie maanden de gelegenheid hebben om op het verslag te reageren. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld op de wijze die in de statuten is bepaald.

IV.3.9 IV.3.11

Het bestuur geeft in het jaarverslag een overzicht van alle uitstaande of potentieel inzetbare beschermingsmaatregelen tegen een overname van zeggenschap over de vennootschap en geeft daarbij aan onder welke omstandigheden deze beschermingsmaatregelen naar verwachting kunnen worden ingezet.

IV.3.12

De vennootschap biedt aandeelhouders en andere stemgerechtigden de mogelijkheid om voorafgaand aan de algemene vergadering stemvolmachten respectievelijk steminstructies aan een onafhankelijke derde te verstrekken.

IV.3.13

De vennootschap formuleert een beleid op hoofdlijnen inzake bilaterale contacten met aandeelhouders en publiceert dit beleid op haar website.

28

compliance bij


omschrijving

IV.4

Institutionele beleggers handelen primair in het belang van hun achterliggende begunstigden of beleggers en hebben een verantwoordelijkheid jegens hun achterliggende begunstigden of beleggers en de vennootschappen waarin zij beleggen om op zorgvuldige en transparante wijze te beoordelen of zij gebruik willen maken van hun rechten als aandeelhouder van beursgenoteerde vennootschappen beursvennootschappen.

Verantwoordelijkheid van aandeelhouders Verantwoordelijkheid van institutionele beleggers

Institutionele beleggers zijn bereid om een dialoog met de vennootschap aan te gaan, wanneer zij de uitleg van de vennootschap ten aanzien van een afwijking van een best practice bepaling uit deze code niet aanvaarden. Uitgangspunt daarbij is de erkenning dat corporate governance een kwestie van maatwerk is en dat afwijkingen van individuele bepalingen door een vennootschap zeer wel gerechtvaardigd kunnen zijn. IV.4.1

Institutionele beleggers (pensioenfondsen, verzekeraars, beleggingsinstellingen, vermogensbeheerders) publiceren jaarlijks in ieder geval op hun website hun beleid ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht op aandelen die zij houden in beursgenoteerde vennootschappen beursvennootschappen.

IV.4.2

Institutionele beleggers doen jaarlijks op hun website en/of in hun jaarverslag verslag van de uitvoering van hun beleid ten aanzien van het uitoefenen van het stemrecht in het desbetreffende boekjaar.

IV.4.3

Institutionele beleggers brengen ten minste eenmaal per kwartaal op hun website verslag uit of en hoe zij als aandeelhouders hebben gestemd op de algemene vergaderingen van aandeelhouders.

Verantwoordelijkheid van aandeelhouders

Aandeelhouders gedragen zich ten opzichte van de vennootschap, haar organen en hun mede-aandeelhouders naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Hieronder valt de bereidheid om een dialoog met de vennootschap en mede-aandeelhouders aan te gaan.

IV.4.4

Een aandeelhouder oefent het agenderingsrecht slechts uit nadat hij daaromtrent in overleg is getreden met het bestuur. Wanneer een of meer aandeelhouders het voornemen heeft de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap , bijvoorbeeld door het ontslag van één of meer bestuurders of commissarissen, wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld een redelijke termijn in te roepen om hierop te reageren (de responstijd). Dit geldt ook voor een voornemen als hiervoor bedoeld dat strekt tot rechterlijke machtiging voor het bijeenroepen van een algemene vergadering op grond van artikel 2:110 BW.

29

compliance bij


omschrijving

De desbetreffende aandeelhouder respecteert de door het bestuur ingeroepen responstijd in de zin van best practice bepaling II.1.9. IV.4.5

Een aandeelhouder stemt naar eigen inzicht. Van een aandeelhouder die gebruik maakt van stemadviezen van derden wordt verwacht dat hij zich een eigen oordeel vormt over het stembeleid van deze adviseur en de door deze adviseur verstrekte stemadviezen.

IV.4.6

Indien een aandeelhouder een onderwerp op de agenda heeft laten plaatsen, licht hij dit ter vergadering toe en beantwoordt hij zo nodig vragen hierover.

V.

V. 1

De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit functie en van de externe accountant Financiële verslagggeving

Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten. De raad van commissarissen ziet er op toe dat het bestuur deze verantwoordelijkheid vervult.

V.1.1

Het opstellen en de publicatie van het jaarverslag, de jaarrekening, de kwartaal- en/of halfjaarcijfers en ad hoc financiële informatie vergen zorgvuldige interne procedures. De raad van commissarissen houdt toezicht op het volgen van deze procedures.

V.1.2

De auditcommissie beoordeelt hoe de externe accountant wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van financiële berichten, anders dan de jaarrekening.

V.1.3

Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt het bestuur ervoor dat de financiële informatie uit ondernemingsdivisies en/of dochtermaatschappijen, rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd en dat de integriteit van de informatie niet wordt aangetast. De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze interne procedures.

V.2

Rol, benoeming, beloning en beoordeling van het functioneren van de externe accountant

De externe accountant wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De raad van commissarissen doet daartoe een voordracht, waarbij zowel de auditcommissie als het bestuur advies uitbrengen aan de raad van commissarissen. De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet-controlewerkzaamheden door de externe accountant worden goedgekeurd door de raad van commissarissen op voorstel van de auditcommissie en na overleg met het bestuur. 30

compliance bij


omschrijving

V.2.1

De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De externe accountant woont derhalve daartoe deze vergadering bij en is daarin bevoegd het woord te voeren.

V.2.2

Het bestuur en de auditcommissie rapporteren jaarlijks aan de raad van commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van de wenselijkheid van rotatie van verantwoordelijke partners binnen een kantoor van externe accountants dat met de controle is belast en van het verrichten van niet-controlewerkzaamheden voor de vennootschap verricht door hetzelfde kantoor). Mede op grond hiervan bepaalt de raad van commissarissen zijn voordracht aan de algemene vergadering van aandeelhouders tot benoeming van een externe accountant.

V.2.3

Het bestuur en de auditcommissie maken ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de algemene vergadering van aandeelhouders medegedeeld ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.

V.3

Interne audit functie

De interne accountant auditor, die een belangrijke rol kan spelen in het beoordelen en toetsen van interne risicobeheersingsen controlesystemen, functioneert onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.

V.3.1

De externe accountant en de auditcommissie worden betrokken bij het opstellen van het werkplan van de interne accountant auditor. Zij nemen ook kennis van de bevindingen van de interne accountant auditor.

V.3.2

De interne auditor heeft toegang tot de externe accountant en tot de voorzitter van de auditcommissie.

V.3.3

Indien een interne audit functie ontbreekt, evalueert de auditcommissie jaarlijks of er behoefte bestaat aan een interne auditor. Aan de hand van deze evaluatie doet de raad van commissarissen hierover, op voorstel van de auditcommissie, een aanbeveling aan het bestuur en neemt deze op in het verslag van de raad van commissarissen.

V.4

Relatie en communicatie van de externe accountant met de organen van de vennootschap

De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de raad van commissarissen bij waarin over de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening wordt besloten. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan het bestuur en de raad van commissarissen. 31

compliance bij


omschrijving

V.4.1

De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de raad van commissarissen bij waarin het verslag van de externe accountant betreffende het onderzoek van de jaarrekening wordt besproken en waarin wordt besloten over de goedkeuring of vaststelling van de jaarrekening. De externe accountant ontvangt de financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de kwartaal- en/of halfjaarcijfers en overige tussentijdse financiële berichten en wordt in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren.

V.4.2

De externe accountant kan in voorkomende gevallen de voorzitter van de auditcommissie verzoeken om bij een vergadering van de auditcommissie aanwezig te zijn.

V.4.3

Het verslag van de externe accountant ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW bevat datgene wat de externe accountant met betrekking tot de zijn controle van de jaarrekening en de daaraan gerelateerde controles onder de aandacht van het bestuur en de raad van commissarissen wil brengen. Daarbij kan aan de volgende onderwerpen worden gedacht: A. Met betrekking tot de accountantscontrole: • informatie over zaken die van belang zijn voor de beoordeling van de onafhankelijkheid van de externe accountant; • informatie over de gang van zaken tijdens de controle als ook de samenwerking met interne accountant auditor en eventueel andere externe accountants, discussiepunten met het bestuur, een overzicht van niet aangepaste correcties, etc. B. Met betrekking tot de financiële cijfers: • analyses van ontwikkelingen van het vermogen en resultaat, die niet in de te publiceren gegevens voorkomen en die naar de mening van de externe accountant bijdragen aan het inzicht in de financiële positie en resultaten van de vennootschap; • commentaar op de verwerking van eenmalige posten, de effecten van schattingen en de wijze waarop deze tot stand zijn gekomen, de keuze van accounting policies wanneer ook andere keuzes mogelijk waren, alsmede bijzondere effecten als gevolg daarvan; • opmerkingen over de kwaliteit van prognoses en budgetten. C. Met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen (inclusief de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking) en de kwaliteit van de interne informatievoorziening: • verbeterpunten, geconstateerde leemten en kwaliteitsbeoordelingen; • opmerkingen over bedreigingen en risico’s voor de vennootschap en de wijze waarop daarover in de te publiceren gegevens gerapporteerd dient te worden; • naleving van statuten, instructies, regelgeving, leningsconvenanten, vereisten van externe toezichthouders, etc. 32

compliance bij

Verklaring van en toelichting op enkele begrippen die in de code zijn gebruikt Preambule Paragraaf 2 De Code is niet van toepassing op beleggingsinstellingen die als “financiële producten” kunnen worden aangemerkt. De Code is van toepassing op de beheerders van beleggingsinstellingen, met uitzondering van die beheerders die in een groep onder centrale leiding staan. II. Het bestuur II.1.1 Herbenoeming van bestuurders is bij goed functioneren de gebruikelijke situatie. II.1.3 Het intern risicobeheersingsen controlesysteem dient te zijn toegesneden op de desbetreffende vennootschap. Dit geeft kleinere beursvennootschappen de mogelijkheid om met minder omvangrijke procedures te volstaan. II.1.4 Op grond van onderdeel a neemt de vennootschap in haar jaarverslag een beschrijving op van de voornaamste risico’s waarmee zij in aanraking komt bij de uitvoering van haar strategie. Het gaat daarbij niet zozeer om een uitputtende uiteenzetting van alle mogelijke risico’s, maar om een weergave van de belangrijkste risico’s waarvoor de vennootschap zich geplaatst ziet: strategische en operationele risico’s, financiële risico’s, weten regelgevingsrisico’s en financiële verslaggevingsrisico’s. Ook de beloningsstructuur van bestuurders en werknemers kan een operationeel risico opleveren. In de beschrijving besteedt de vennootschap tevens aandacht aan haar risicoprofiel: de houding ten opzichte van de genoemde risico’s (risk appetite) en, voor zover mogelijk, de gevoeligheid van de vennootschap voor verwezenlijking van de risico’s. Een kwantificering van de beschreven risico’s kan onder omstandigheden een positief effect hebben op de informatieve waarde van de beschrijving. De beschrijving van de voornaamste risico’s sluit aan op de in artikel 2:391, lid 2, BW voorgeschreven ’risicoparagraaf ’ en op de beschrijving van de wezenlijke risico’s in het kader van artikel 5:25c Wft. Bij onderdeel b ligt het in de rede dat het bestuur in de beschrijving van de opzet en werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen aangeeft welk raamwerk of normenkader (bijvoorbeeld het COSO raamwerk voor interne beheersing) hij heeft gehanteerd bij de evaluatie van het interne risicobeheersingsen controlesysteem. II.1.5 De verklaring kan een onderdeel vormen van de bestuurdersverklaring die vereist is in het kader van artikel 5:25c Wft. Vennootschappen waarvan effecten worden verhandeld op een met een gereglementeerde markt of multilaterale handelsfaciliteit vergelijkbaar systeem in de Verenigde Staten worden geacht te voldoen aan de onderdelen a en b, indien zij op juiste wijze toepassing geven aan Section 404 van de Sarbanes-Oxley Act. II.1.6 Het gaat hier om een rapportage over de gevoeligheid van de resultaten ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen in algemene zin. II.1.8 Onder “andere belangrijke nevenfuncties” (welke gemeld dienen te worden aan de raad van commissarissen) wordt onder meer verstaan commissariaten bij grote, niet-beursvennootschappen. 33

II.2.7 Voorbeelden van structuurwijzigingen zijn: splitsing en samenvoeging van aandelen, de gevolgen van een fusie of overname waarbij de opties worden “doorgerold” naar de aandelen van de bieder en de uitkering van een “superdividend”. II.2.8 Onder het vaste deel van de bezoldiging wordt verstaan de periodieke beloningen in de zin van artikel 2:383c lid 1, onderdeel a BW. Een afvloeiingsregeling van maximaal één jaarsalaris kan “kennelijk onredelijk” zijn, wanneer een bestuurder gedurende zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen en hij voorafgaande aan zijn functie een lange arbeidsrelatie met de vennootschap heeft gehad. In vergelijking met de hoogte van de ontslagvergoeding waarop een ‘gewone’ werknemer recht zou hebben, zou een ontslagvergoeding van één jaarsalaris mogelijk te laag uitvallen. Deze bovengrens geldt ook voor vertrek op eigen verzoek. Dit laat onverlet dat het in de rede ligt dat bij vertrek op eigen verzoek in het geheel geen vergoeding wordt toegekend. Deze bepaling doet niet af aan het principe dat falend beleid (onbehoorlijk bestuur of fraude) van een bestuurder niet dient te worden beloond. II.2.9/III.7.3 Onder de zinsnede “en dergelijke” valt in ieder geval een schuldbekentenis of een betalingsverplichting op termijn. II.2.10 Deze bevoegdheid geldt niet slechts voor nieuwe contracten; de raad van commissarissen heeft ook de verantwoordelijkheid zich in te spannen om deze in bestaande contracten vast te leggen. II.2.11 De bevoegdheid van de raad van commissarissen ziet zowel op de situatie dat de bezoldiging is toegekend maar nog niet is verkregen door de bestuurder als op de situatie dat de bezoldiging reeds is verkregen. Deze bevoegdheid geldt niet slechts voor nieuwe contracten; de raad van commissarissen heeft ook de verantwoordelijkheid om zich in te spannen deze in bestaande contracten vast te leggen. II.2.12 Onder “verslag van de wijze waarop het bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in de praktijk is gebracht” wordt de mededeling als bedoeld in artikel 2:391 BW verstaan. Onder “het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren door de raad wordt voorzien” wordt het bezoldigingsbeleid als bedoeld in artikel 2:135 lid 1 BW verstaan. II.2.13 Onderdelen c) en d) Onder “andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten” vallen in ieder geval ‘Stock Appreciation Rights’ en ‘Phantom Stock’. III. De raad van commissarissen III.1.2 Onder jaarstukken wordt verstaan: het geheel van het jaarverslag als bedoeld in artikel 2:391 BW, de jaarrekening als bedoeld in artikel 2:361 BW, de overige gegevens als bedoeld in artikel 2:392 BW, het verslag van de raad van commissarissen, kengetallen, meerjarencijfers, aandeelhoudersinformatie, etc. III.1.4 Dit laat onverlet dat bij niet-structuurvennootschappen de algemene vergadering commissarissen te allen tijde kan schorsen of ontslaan. Op grond van de structuurregeling kan de algemene vergadering van structuurvennootschappen het vertrouwen in de 34

gehele raad van commissarissen opzeggen. Het opzeggen van vertrouwen heeft het onmiddellijk ontslag van de leden van de raad tot gevolg. III.1.7 Deze bepaling heeft betrekking op de jaarlijkse evaluatie door commissarissen van het eigen functioneren en dat van het bestuur. Doel van de evaluatie is een kritische reflectie op het functioneren van commissarissen en bestuurders. Periodieke evaluatie kan de kwaliteit van het functioneren van de raad van commissarissen en het bestuur bevorderen en eraan bijdragen dat bij voorbereiding van de (her)benoeming van een commissaris of een bestuurder de juiste keuzes worden gemaakt, ook in verband met de gepaste (diverse) samenstelling van de raad van commissarissen en het bestuur. De wijze waarop evaluatie zal plaatsvinden kan, naar keuze van de vennootschap, verschillen. Evaluatie kan collectief plaatsvinden, op individuele basis tussen de voorzitter en de leden afzonderlijk, of door middel van een externe adviseur. Iedere commissaris moet zich tijdens de evaluatie in vertrouwen kunnen uitspreken. III.2.2 Onderdeel d) heeft betrekking op zogenoemde kruisverbanden. Een commissaris die bestuurder is van een andere beursvennootschap waar een bestuurder van de vennootschap als commissaris fungeert, geldt niet als onafhankelijk. III.3.1 De Code bepaalt dat de raad van commissarissen zodanig is samengesteld dat de leden in staat zijn onafhankelijk ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook te opereren. Naast deskundigheid en persoonlijke betrokkenheid is onafhankelijkheid een cruciale eigenschap voor een goed functionerende raad van commissarissen. Een belangrijk middel ter bevordering van een onafhankelijk optreden van de raad van commissarissen is diversiteit in de samenstelling ervan, bijvoorbeeld ten aanzien van leeftijd, geslacht, expertise, maatschappelijke achtergrond of nationaliteit. III.4.3 De werkzaamheden van de secretaris van de vennootschap hoeven zich niet te beperken tot ondersteuning van de raad van commissarissen. Hij kan eveneens werkzaamheden verrichten voor het bestuur. De secretaris hoeft niet noodzakelijkerwijs een medewerker van de vennootschap te zijn. De werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld ook worden uitgevoerd door een daartoe aangestelde advocaat. III.5.10 De taak van de remuneratiecommissie tot het doen van voorstellen betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid houdt in dat de remuneratiecommissie in eerste instantie de uitgangspunten van het bezoldigingsbeleid formuleert. Dit betreft onder meer de bepaling van de prestatiecriteria, gebruik en samenstelling van de eventuele peer group, de verhouding vast-variabel en kort-lang, de verhouding tussen de beloning van de voorzitter en die van de overige leden van het bestuur en de verhouding tussen de beloning van bestuurders ten opzichte van de overige geledingen in de onderneming. De remuneratiecommissie gaat voorts na of het vastgestelde bezoldigingsbeleid nog altijd actueel is en stelt zo nodig voor het beleid te wijzigen. De remuneratiecommissie kan bij de vervulling van haar taak gebruik maken van de diensten van een remuneratieadviseur, maar blijft zelf verantwoordelijk voor het doen van voorstellen betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid en het ontplooien van de daartoe benodigde initiatieven. IV. De (algemene vergadering van) aandeelhouders IV.1.2 Deze bepaling is met name bedoeld voor toekomstige uitgiftes van financieringspreferente aandelen. Dat neemt niet weg dat het bestuur en de raad van commissarissen met de houders van de bestaande financieringspreferente aandelen kunnen overeenkomen om de huidige zeggenschap op de financieringspreferente aandelen aan te passen. 35

IV.1.3 Een ondershands bod wordt in ieder geval als ‘niet serieus’ aangemerkt wanneer evident is dat de bieder niet over voldoende financiële middelen ter dekking van het bod beschikt of wanneer geen redelijk denkende en verstandige aandeelhouder zou willen dat het bestuur het bod aanvaardt, bijvoorbeeld omdat de hoogte van het bod in geen verhouding staat tot de werkelijke waarde of de marktwaarde van het bedrijfsonderdeel of de deelneming. IV.1.7 Ter uitvoering van richtlijn nr. 2007/36/EG betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursvennootschappen is een wetsvoorstel ingediend dat een registratietermijn verplicht stelt op 21 dagen vóór aanvang van de algemene vergadering. IV.4.5 Voor zover een aandeelhouder bij de uitoefening van zijn stemrecht gebruik maakt van een stemadviseur, ligt het in de rede dat hij zich ervan vergewist dat de stemadviseur het principe van hoor en wederhoor respecteert. V. De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit functie en van de externe accountant V.2.1 De aanwezigheid van de externe accountant in de algemene vergadering doet geen afbreuk aan de algemene verantwoordingsplicht van het bestuur en de raad van commissarissen aan de algemene vergadering, alsmede hun plicht om – tenzij een zwaarwegend belang zich daartegen verzet – aan de algemene vergadering alle gevraagde inlichtingen te verschaffen. De externe accountant kan alleen bevraagd worden over zijn controlewerkzaamheden en over zijn verklaring bij de jaarrekening. De inhoud van de jaarrekening is de primaire verantwoordelijkheid van het bestuur. Het ligt in de rede dat de externe accountant participeert in de voorbereiding van de algemene vergadering. De commissie verwijst naar Richtlijn 780N van het NIVRA over het optreden van de externe accountant in de algemene vergadering.

36

IV.1.3 A private bid is not deemed to be ‘serious’ if it is clear that the bidder does not have sufficient financial resources to finance the bid or if no right-thinking and sensible shareholder would wish the management board to accept the bid, for example because the bid price does not reflect the true value or the market value of the business unit or the participating interest. IV.1.7 A bill introducing a compulsory registration period of 21 days before the start of the general meeting has been submitted to implement Directive 2007/36/EC on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies. IV.4.5 In so far as a shareholder uses the services of a voting adviser before exercising his voting right, it is logical that he should check that the adviser provides balanced advice based on fair consideration of all the issues. V. The audit of the financial reporting and the position of the internal audit function and the external auditor V.2.1 The presence of the external auditor at the general meeting does not detract from the general duty of the management board and the supervisory board to render account to the general meeting or their duty to provide all requested information to the general meeting (unless there is an important reason for not doing so). The external auditor can be questioned only in respect of his audit and audit report. Primary responsibility for the content of the financial statements rests with the management board. It follows that the external auditor should participate in the preparation of the general meeting. The Committee refers to NIVRA Guideline 780N on the position of the external auditor in the general meeting.

37

III.1.7 This provision relates to the annual review by the supervisory board members of their own functioning and that of the management board. The aim of the review is to reflect critically on the functioning of the members of the supervisory board and management board. A periodic review can enhance the quality of the functioning of the supervisory board and the management board and help to ensure that the right choices are made when preparing appointments or reappointments of supervisory and management board members, for example in connection with the appropriate composition of the boards or the appropriate diversity in their composition. How the review is carried out is a matter for the company and may therefore differ from one company to another. The review can take place collectively, on an individual basis between the chairman and the members separately, or through the input of an external adviser. Each supervisory board member should be able to express his views confidentially during the review. III.2.2 Part d) relates to what are termed ‘cross-links’. A supervisory board member of listed company A who is a member of the management board of listed company B is not deemed to be independent if a management board member of company A is also a supervisory board member of company B. III.3.1 The Code provides that the composition of the supervisory board should be such that the members are able to act independently of one another, the management board and any particular interests. In addition to expertise and personal involvement, independence is a crucial requirement for the proper functioning of a supervisory board. An important means of promoting independent action of the supervisory board is to ensure the diversity of its composition in terms of such factors as age, gender, expertise, social background or nationality. III.4.3 The activities of the company secretary need not be limited to the provision of support for the supervisory board. He may also work for the management board. The secretary need not necessarily be an employee of the company. The work may also be carried out by, say, a lawyer appointed for this purpose. III.5.10 The remuneration committee’s duty to make proposals for the remuneration policy to be pursued means that it has initial responsibility for formulating the basic remuneration policy principles. This involves determining such matters as the performance criteria, the use and composition of any peer group, the ratio of fixed to variable and short-term to long-term remuneration, the ratio of the chairman’s remuneration to that of the other management board members and the ratio of the remuneration of the management board to that of other grades within the company. The remuneration committee also checks whether the existing remuneration policy is still up to date and, if necessary, makes proposals for changes. In carrying out its duties the remuneration committee may make use of the services of a remuneration consultant, but it always remains responsible itself for making proposals for the remuneration policy to be pursued and taking whatever initiatives are necessary for this purpose. IV. The shareholders and the general meeting of shareholders IV.1.2 This provision is intended to apply to future issues of financing preference shares. However, the management board and supervisory board may agree with the holders of the existing financing preference shares to adjust the present control of the financing preference shares.

36

II.2.8 The fixed remuneration component means periodic pay within the meaning of Article 2:383c, paragraph 1 (a), of the Netherlands Civil Code. A redundancy scheme providing for a maximum of one year’s salary could be ‘manifestly unreasonable’ where a management board member is dismissed during his first term of office and has been in the company’s service for a long time prior to his appointment to the board. Compared to the level of the entitlement of an ‘ordinary’ employee, severance pay of one year’s salary could possibly be too low in such circumstances. This upper limit also applies to management board members who leave the company of their own free will, although in such cases it would be appropriate for no remuneration whatever to be paid. This provision does not detract from the principle that failing policy (mismanagement or fraud) on the part of a management board member should not be rewarded. II.2.9 / III.7.3 The words ‘or the like’ in any event include an acknowledgement of debt or an obligation to make payment in due course. II.2.10 This power does not apply to new contracts only; the supervisory board has a responsibility to endeavour to include such a provision in existing contracts as well. II.2.11 The power of the supervisory board relates both to situations where the remuneration has been awarded but not yet received by the management board member and to situations where the remuneration has already been received. This power does not apply to new contracts only; the supervisory board also has a responsibility to endeavour to include such a provision in existing contracts as well. II.2.12 The phrase ‘an account of the manner in which the remuneration policy has been implemented in the past financial year’ means the statement referred to in Article 2:391 of the Netherlands Civil Code. ‘The remuneration policy planned by the supervisory board for the next financial year and subsequent years’ means the remuneration policy referred to in Article 2:135, paragraph 1, of the Netherlands Civil Code. II.2.13 Parts c) and d) ‘Other share-based remuneration components’ in any event include stock appreciation rights and phantom stock. III. The supervisory board III.1.2 The ‘annual statements’ are the entire annual report referred to in Article 2:391 of the Netherlands Civil Code, the financial statements referred to in Article 2:361 of the Netherlands Civil Code, the other information referred to in Article 2:392 of the Netherlands Civil Code, the report of the supervisory board, key figures, multi-year figures, shareholder information and so forth. III.1.4 Nonetheless, in the case of companies not having statutory two-tier status the general meeting may suspend or dismiss supervisory board members at any time. Under the provisions on companies having statutory two-tier status the general meeting of such companies may pass a resolution of no confidence in the entire supervisory board. The adoption of such a resolution implies the immediate dismissal of all the members of the board.

35

Explanation of and notes on terms used in the Code Preamble Section 2 The Code does not apply to collective investment schemes, which can be treated as ‘financial products’. It does apply to the managers of collective investment schemes, unless the managers are members of a centrally managed group. II. The management board II.1.1 Management board members are normally reappointed. II.1.3 The internal risk management and control system must be suitable for the company concerned. This gives smaller listed companies the possibility of using less comprehensive procedures. II.1.4 Pursuant to a) the company’s annual report must include a description of the main risks it encounters in implementing its strategy. Rather than providing an exhaustive list of all possible risks, the company should identify the main risks it faces, i.e. strategic and operational risks, financial risks, legal and regulatory risks and financial reporting risks. The remuneration structure of management board members and other staff can also pose an operational risk. The description should also specify the company’s risk profile, in other words its risk appetite and, as far as possible, its risk sensitivity. In certain circumstances quantification of the risks identified can enhance the value of the information. The description of the main risks is in keeping with the ‘risk section’ prescribed in Article 2:391, paragraph 2, of the Netherlands Civil Code and the description of the essential risks under Section 5:25 (c) of the Financial Supervision Act. As regards b) it would be logical for the management board to indicate in the description of the design and effectiveness of the internal risk management and control systems what framework or criteria (e.g. the COSO framework for internal control) it used in assessing the internal risk management and control system. II.1.5 The statement can form part of the management board’s report that is required in the context of Section 5:25 (c) of the Financial Supervision Act. Companies whose securities are traded on a system in the United States comparable to a regulated market or multilateral trading facility are deemed to comply with parts a) and b) if they correctly apply Section 404 of the Sarbanes-Oxley Act. II.1.6 This concerns a report on the sensitivity of results to external factors and variables in a general sense. II.1.8 ‘Other important positions’ (i.e. positions that should be notified to the supervisory board) include membership of the supervisory board of a large, unlisted company. II.2.7 Examples of structural changes are the splitting and consolidation of shares, the consequences of a merger or acquisition in which options are ‘rolled over’ to shares of the bidder, and the payment of a ‘super dividend’. 34


omschrijving

compliance bij

• comments regarding the processing of one-off items, the effects of estimates and the manner in which they have been arrived at, the choice of accounting policies, when other choices were possible, and special effects of such policies; • comments on the quality of forecasts and budgets. C. With regard to the operation of the internal risk management and control systems (including the reliability and continuity of automated data processing) and the quality of the internal provision of information: • points for improvement, gaps and quality assessments; • comments about threats and risks to the company and the manner in which they should be reported in the particulars to be published; compliance with articles of association, instructions, regulations, loan covenants, requirements of external supervisors, etc. •

33

If there is no internal audit function, the audit committee shall review annually the need for an internal auditor. Based on this review, the supervisory board shall make a recommendation on this to the management board in line with the proposal of the audit committee, and shall include this recommendation in the report of the supervisory board.

V.3.3

omschrijving


V.4

compliance bij

The external auditor shall, in any event, attend the meeting of the Relationship and supervisory board at which the annual accounts financial statements communication of the external auditor with the are to be adopted or approved. The external auditor shall report his findings in relation to the audit of the annual accounts financial organs of the company statements to the management board and the supervisory board simultaneously.

The report of the external auditor pursuant to Article 2:393, paragraph 4, of the Netherlands Civil Code shall contain the matters which the external auditor wishes to bring to the attention of the management board and the supervisory board in relation to the audit of the annual accounts financial statements and the related audits. The following examples can be given: A. wWith regard to the audit: • information about matters of importance to the assessment of the independence of the external auditor; • information about the course of events during the audit and cooperation with internal auditors and/or any other external auditors, matters for discussion with the management board, a list of corrections that have not been made, etc. B. wWith regard to the financial figures: • analyses of changes in shareholders’ equity and results, which do not appear in the information to be published, and which, in the view of the external auditor, contribute to an understanding of the financial position and results of the company;

V.4.3

When the need arises, the external auditor may request the chairman of the audit committee for leave to attend the meeting of the audit committee.

V.4.2

The external auditor shall in any event attend the meeting of the supervisory board, at which the report of the external auditor with respect to the audit of the annual accounts financial statements is discussed, and at which annual accounts financial statements are to approved or adopted. The external auditor shall receive the financial information underlying the adoption of the quarterly and/or halfyearly figures and other interim financial reports and shall be given the opportunity to respond to all information.

V.4.1

32


V.2

Role, appointment, remuneration and assessment of the functioning of the external auditor

omschrijving

compliance bij

The external auditor is appointed by the general meeting of shareholders. The supervisory board shall nominate a candidate for this appointment, for which purpose while both the audit committee and the management board advise the supervisory board. The remuneration of the external auditor, and instructions to the external auditor to provide non-audit services, shall be approved by the supervisory board on the recommendation of the audit committee and after consultation with the management board.

The internal auditor shall have access to the external auditor and to the chairman of the audit committee.

V.3.2

The external auditor and the audit committee shall be involved in drawing up the work schedule of the internal auditor. They shall also take cognizance of the findings of the internal auditor.

V.3.1

The internal auditor, who can play an important role in assessing and testing the internal risk management and control systems, shall operate under the responsibility of the management board.

V.3 Internal audit function

At least once every four years, the supervisory board and the audit committee shall conduct a thorough assessment of the functioning of the external auditor within the various entities and in the different capacities in which the external auditor acts. The main conclusions of this assessment shall be communicated to the general meeting of shareholders for the purposes of assessing the nomination for the appointment of the external auditor.

V.2.3

The management board and the audit committee shall report their dealings with the external auditor to the supervisory board on an annual basis, including his independence in particular (for example, the desirability of rotating the responsible partners of an external audit firm that provides audit services, and the desirability of the same audit firm providing non-audit services to the company). The supervisory board shall take this into account when deciding its nomination for the appointment of an external auditor, which nomination shall be submitted to the general meeting of shareholders.

V.2.2

The external auditor may be questioned by the general meeting of shareholders in relation to his statement report on the fairness of the annual accounts financial statements. The external auditor shall therefore for this purpose attend and be entitled to address this meeting.

V.2.1

31


omschrijving

compliance bij

time). This shall also apply to an intention as referred to above for judicial leave to call a general meeting pursuant to Article 2:110 of the Netherlands Civil Code. The shareholder shall respect the response time stipulated by the management board within the meaning of best practice provision II.1.9.

If a shareholder has arranged for an item to be put on the agenda, he shall explain this at the meeting and, if necessary, answer questions about it.

IV.4.6

A shareholder shall vote as he sees fit. A shareholder who makes use of the voting advice of a third party is expected to form his own judgment on the voting policy of this adviser and the voting advice provided by him.

IV.4.5

V.

V.1

The audit of the financial The management board is responsible for the quality and completeness reporting and the position of publicly disclosed financial reports. The supervisory board shall see to it ensure that the management board fulfils this responsibility. of the internal audit function and the external auditor Financial reporting

The management board is responsible for establishing and maintaining internal procedures which ensure that all major financial information is known to the management board, so that the timeliness, completeness and correctness of the external financial reporting are assured. For this purpose, the management board ensures that the financial information from business divisions and/or subsidiaries is reported directly to it and that the integrity of the information is not compromised. The supervisory board shall see to it ensure that the internal procedures are established and maintained.

V.1.3

The audit committee shall determine how the external auditor should be involved in the content and publication of financial reports other than the annual accounts financial statements.

V.1.2

The preparation and publication of the annual report, the annual accounts financial statements, the quarterly and/or half-yearly figures and ad hoc financial information require careful internal procedures. The supervisory board shall supervise compliance with these procedures.

V.1.1

30

The company shall formulate an outline policy on bilateral contacts with the shareholders and publish this policy on its website.

IV.3.13

The company shall give shareholders and other persons entitled to vote the possibility of issuing voting proxies or voting instructions, respectively, to an independent third party prior to the general meeting.

IV.3.12

omschrijving


IV.4

Responsibility of shareholders Responsibility of institutional investors

compliance bij

Institutional investors shall act primarily in the interests of the ultimate beneficiaries or investors and have a responsibility to the ultimate beneficiaries or investors and the companies in which they invest, to decide, in a careful and transparent way, whether they wish to exercise their rights as shareholder of listed companies. Institutional investors shall be prepared to enter into a dialogue with the company if they do not accept the company’s explanation of nonapplication of a best practice provision of this code. The guiding principle in this connection is the recognition that corporate governance requires a tailor-made approach and that it is perfectly possible for a company to justify instances of non-application of individual provisions.

Institutional investors shall report at least once a quarter, on their website, on whether and, if so, how they have voted as shareholders at the general meeting of shareholders.

IV.4.3

Institutional investors shall report annually, on their website and/or in their annual report, on how they have implemented their policy on the exercise of the voting rights in the year under review.

IV.4.2

Institutional investors (pension funds, insurers, investment institutions and asset managers) shall publish annually, in any event on their website, their policy on the exercise of the voting rights for shares they hold in listed companies.

IV.4.1

Responsibility of shareholders

Shareholders shall act in relation to the company, the organs of the company and their fellow shareholders in keeping with the principle of reasonableness and fairness. This includes the willingness to engage in a dialogue with the company and their fellow shareholders. A shareholder shall exercise the right of putting an item on the agenda only after he consulted the management board about this. If one or more shareholders intend to request that an item be put on the agenda that may result in a change in the company’s strategy, for example through the dismissal of one or more management or supervisory board members, the management board shall be given the opportunity to stipulate a reasonable period in which to respond (the response

IV.4.4

29

The management board shall provide a survey of all existing or potential anti-takeover measures in the annual report and shall also indicate in what circumstances it is expected that these measures may be used.

IV.3.9 IV.3.11

The report of the general meeting shall be made available, on request, to shareholders no later than three months after the end of the meeting, after which the shareholders shall have the opportunity to react to the report in the following three months. The report shall then be adopted in the manner provided for in the articles of association.

IV.3.8 IV.3.10

Material amendments to the articles of association of the company and resolutions for the appointment of management board members and supervisory board members shall be submitted separately to the general meeting.

IV.3.9

A resolution for approval or authorisation to be passed by the general meeting shall be explained in writing. In its explanation the management board shall deal with all facts and circumstances relevant to the approval or authorisation to be granted. The notes to the agenda shall be posted on the company’s website.

IV.3.8

If a right of approval is granted to the general meeting of shareholders by law or under the articles of association of the company (e.g. in the case of option schemes, far- reaching decisions as referred to draft article 2:107a Civil Code), or the management board or the supervisory board requests a delegation of powers (e.g. issue of shares or authorisation for the repurchase of shares), the management board and supervisory board shall inform the general meeting of shareholders by means of a ´shareholders circular´ of all tacts and circumstances relevant to the approval, delegation or authorisation to be granted. The shareholders circular shall, in any event, be posted on the company´s webisite. The agenda of the general meeting shall list which items are for discussion and which items are to be voted upon.

IV.3.7

The company shall place and update information which is relevant to the shareholders and which it is required to publish or deposit pursuant to the provisions of company law and securities law applicable to it, on in a separate part section of the company's website (i.e. separate from the commercial information of the company) that is recognisable as such. It is sufficient for the company to establish a hyperlink to the website of the institutions that publish the relevant information electronically pursuant to statutory provisions or the stock exchange regulations.

IV.3.6

omschrijving


compliance bij

28


IV.3

omschrijving

compliance bij

Provision of information The management board or, where appropriate, the supervisory board shall provide all shareholders and other parties in the financial markets to and logistics of the with equal and simultaneous information about matters that may general meeting of influence the share price. The contacts between the management board shareholders on the one hand and press and analysts on the other shall be carefully handled and structured, and the company shall may not engage in any acts that compromise the independence of analysts in relation to the company and vice versa.

The management board and the supervisory board shall provide the general meeting of shareholders in good time with all information that it requires for the exercise of its powers. If price-sensitive information is provided during a general meeting of shareholders, or the answering of shareholders' questions has resulted in the disclosure of price-sensitive information, this information shall be made public without delay.

The management board and the supervisory board shall provide the general meeting of shareholders with all requested information, unless this would be contrary to an overriding interest of the company. If the management board and the supervisory board invoke an overriding interest, they must give reasons.

IV.3.5

Analysts meetings, presentations to institutional or other investors and direct discussions with the investors shall may not take place shortly before the publication of the regular financial information (quarterly, half-yearly or annual reports).

IV.3.4

The company shall may not pay any fee(s) to parties for the carrying out of research for analysts' reports or for the production or publication of analysts' reports, with the exception of credit rating agencies.

IV.3.3

Analysts' reports and valuations may not be assessed, commented upon or corrected, other than factually, by the company in advance.

IV.3.2

Meetings with analysts, presentations to analysts, presentations to investors and institutional investors and press conferences shall be announced in advance on the company's website and by means of press releases. Provision shall be made for all shareholders to follow these meetings and presentations in real time, for example by means of webcasting or telephone lines. After the meetings, the presentations shall be posted on the company’s website.

IV.3.1

27


omschrijving

compliance bij

permanent advisers of the company should be part of the management of the trust office.

The report referred to in best practice provision IV.2.6 shall, in any event, set out: a) the number of shares for which depositary receipts have been issued and an explanation of changes in this number; b) the work carried out in the year under review; c) the voting behaviour in the general meetings of shareholders held in the year under review; d) the percentage of votes represented by the trust office during the meetings referred to at c); e) the remuneration of the members of the management of the trust office; f) the number of meetings held by the management and the main items dealt with in them; the costs of the activities of the trust office; any external advice obtained by the trust office; the positions of the managers of the trust office; and the contact details of the trust office

IV.2.7

The trust office shall report periodically, but at least once a year, on its activities. The report shall ,in any event, be posted on the company’s website.

IV.2.6

In exercising its voting rights, the trust office shall be guided primarily by the interests of the depositary receipt holders, taking the interests of the company and its affiliated enterprise into account.

IV.2.5

The management of the trust office shall be present at the general meeting of shareholders and shall, if desired, make a statement about how it proposes to vote at the meeting.

IV.2.4

A person may be appointed to the management of the trust office for a maximum of three 4-year terms.

IV.2.3

g) h) i) j)

IV.2.8

The trust office shall, without limitation and in all circumstances, issue proxies to depositary receipt holders who so request. Each depositary receipt holder may also issue binding voting instructions to the trust office in respect of the shares which the trust office holds on his behalf.

26

The chairman of the general meeting is responsible for ensuring the proper conduct of business at meetings in order to promote a worthwhile discussion at the meeting.

IV.1.8

The company shall determine a registration date for the exercise of the voting rights and the rights relating to meetings.

IV.1.7

Resolutions to approve the policy of the management board (discharge of management board members from liability) and to approve the supervision exercised by the supervisory board (discharge of supervisory board members from liability) shall be voted on separately in the general meeting of shareholders. Compliance with the Code shall be accounted for as part of the annual report.

IV.1.6

A resolution to pay a dividend shall be dealt with as a separate agenda item at the general meeting of shareholders.

IV.1.5

omschrijving


IV.2

Depositary receipts for shares

compliance bij

Depositary receipts for shares are a means of preventing a (chance) minority majority of shareholders from controlling the decisionmaking process as a result of absenteeism at a general meeting of shareholders. Depositary receipts for shares may not be used as an anti-takeover measure. The management of the trust office shall issue proxies in all circumstances and without limitation to the holders of depositary receipts who so request. The holders of depositary receipts thus authorised can exercise the voting right at their discretion. The management of the trust office shall have the confidence of the holders of depositary receipts. Depositary receipt holders shall have the possibility of recommending candidates for the management of the trust office. The company shall may not disclose to the trust office information which has not been made public.

The managers of the trust office shall be appointed by the management of the trust office. The meeting of holders of depositary receipts may make recommendations to the management of the trust office for the appointment of persons to the position of manager. No management board members or former management board members, supervisory board members or former supervisory board members, employees or

IV.2.2

The management of the trust office shall enjoy the confidence of the depositary receipt holders and operate independently of the company which has issued the depositary receipts. These matters shall be discussed explicitly during a meeting of holders of epositary receipts after this code enters into effect.The trust conditions shall specify in what cases and subject to what conditions holders of depositary receipts may request the trust office to call a meeting of holders of depositary receipts.

IV.2.1

25


IV.

IV. 1

The shareholders and the general meeting of shareholders Powers

omschrijving

compliance bij

Good corporate governance requires the fully-fledged participation of shareholders in the decision-making in the general meeting of shareholders. It is in the interest of the company that as many shareholders as possible take part in the decision-making in the general meeting of shareholders. The company shall, in so far as possible, give shareholders the opportunity to vote by proxy and to communicate with all other shareholders. The general meeting of shareholders should be able to exert such influence on the policy of the management board and the supervisory board of the company that it plays a fully-fledged role in the system of checks and balances in the company. Any decisions of the management board Management board resolutions on a major change in the identity or character of the company or the enterprise shall be subject to the approval of the general meeting of shareholders.

The policy of the company on additions to reserves and on dividends (the level and purpose of the addition to reserves, the amount of the dividend and the type of dividend) shall be dealt with and explained as a separate agenda item at the general meeting of shareholders.

IV.1.4

If a serious private bid is made for a business unit or a participating interest and the value of the bid exceeds the threshold referred to in draft aArticle 2:107a, paragraph 1 (c), of the Netherlands Civil Code, and such bid is made public, the management board of the company shall, at its earliest convenience, make public its position on the bid and the reasons for this position.

IV.1.3

The voting right on attaching to financing preference shares shall be based on the fair value of the capital contribution. This shall in any event apply to the issue of financing preference shares.

IV.1.2

The general meeting of shareholders of a company not having statutory two tier status (structuurregime) may pass a resolution to cancel the binding nature of a nomination for the appointment of a member of the management board or of the supervisory board and/ or a resolution to dismiss a member of the management board or of the supervisory board by an absolute majority of the votes cast. It may be provided that this majority should represent a given proportion of the issued capital, which proportion may not exceed one third. If this proportion of the capital is not represented at the meeting, but an absolute majority of the votes cast is in favour of a resolution to cancel the binding nature of a nomination, or to dismiss a board member, a new meeting may be convened at which the resolution may be passed by an absolute majority of the votes cast, regardless of the proportion of the capital represented at the meeting.

IV.1.1

24

The company shall may not grant its supervisory board members any personal loans, guarantees or the like unless in the normal course of business and after approval of the supervisory board. No remission of loans shall may be granted.

III.7.4 III.7.3

The supervisory board shall adopt a set of regulations containing rules governing ownership of and transactions in securities by supervisory board members, other than securities issued by their ‘own’ company. The regulations shall be posted on the company's website. A supervisory board member shall give periodic notice, but in any event at least once a quarter, of any changes in his holding of securities in Dutch listed companies to the compliance officer or, if the company has not appointed a compliance officer, to the chairman of the supervisory board. A supervisory board member who invests exclusively in listed investment funds or who has transferred the discretionary management of his securities portfolio to an independent third party by means of a written mandate agreement is exempted from compliance with this last provision.

III.7.3

Any shares held by a supervisory board member in the company on whose board he sits are long-term investments.

III.7.2

omschrijving


III.8

One-tier management structure

compliance bij

The composition and functioning of a management board comprising both members having responsibility for the day-to-day running of the company (executive directors) and members not having such responsibility (nonexecutive directors) shall be such that proper and independent supervision by the latter category of members is assured.

The majority of the members of the management board shall be nonexecutive directors and are independent within the meaning of best practice provision III.2.2.

III.8.4

The management board shall apply chapter III.5 of this code. The committees referred to in chapter III.5 shall consist only of nonexecutive management board member.

III.8.3

The chairman of the management board shall check the proper composition and functioning of the entire board.

III.8.2

The chairman of the management board shall may not also be or have been an executive director.

III.8.1

23


omschrijving

compliance bij

board members require the approval of the supervisory board. Such transactions shall be published in the annual report, together with a statement of the conflict of interest and a declaration that best practice provisions III.6.1 to III.6.3 inclusive have been complied with.

A supervisory board member who temporarily takes on the management of the company, where the management board members are absent or unable to fulfil their duties, shall resign from the supervisory board.

III.6.7

A delegated supervisory board member is a supervisory board member who has a special duty. The delegation may not extend beyond the duties of the supervisory board itself and may not include the management of the company. It may entail more intensive supervision and advice and more regular consultation with the management board. The delegation shall be of a temporary nature only. The delegation may not detract from the role and power of the supervisory board. The delegated supervisory board member remains a member of the supervisory board.

III.6.6

The regulations terms of reference of the supervisory board shall contain rules on dealing with conflicts of interest and potential conflicts of interest between management board members, supervisory board members and the external auditor on the one hand and the company on the other. The regulations terms of reference shall also stipulate which transactions require the approval of the supervisory board. The company shall draw up regulations governing ownership of and transactions in securities by management or supervisory board members, other than securities issued by their ‘own’ company.

III.6.5

All transactions between the company and legal or natural persons who hold at least ten percent of the shares in the company shall be agreed on terms that are customary in the sector concerned. Decisions to enter into transactions in which there are conflicts of interest with such persons that are of material significance to the company and/or to such persons require the approval of the supervisory board. Such transactions shall be published in the annual report, together with a declaration that best practice provision III.6.4 has been observed.

III.6.4

A supervisory board member shall may not be granted any shares and/or rights to shares by way of remuneration.

III.7.1

The general meeting of shareholders shall determine the remuneration of supervisory board members. The remuneration of a supervisory board member is not dependent on the results of the company. The notes to the annual accounts shall, in any event, contain the information prescribed by law on the level and structure of the remuneration of individual supervisory board members.

III.7

Remuneration

22


omschrijving

All transactions in which there are conflicts of interest with supervisory board members shall be agreed on terms that are customary in the sector concerned. Decisions to enter into transactions in which there are conflicts of interest with supervisory board members that are of material significance to the company and/or to the relevant supervisory

III.6.3

A supervisory board member shall may not take part in a discussion and/or decision-making on a subject or transaction in relation to which he has a conflict of interest with the company.

III.6.2

A supervisory board member shall immediately report any conflict of interest or potential conflict of interest that is of material significance to the company and/or to him, to the chairman of the supervisory board and shall provide all relevant information, including information concerning his wife, registered partner or other life companion, foster child and relatives by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law. If the chairman of the supervisory board has a conflict of interest or potential conflict of interest that is of material significance to the company and/or to him, he shall report this immediately to the vice-chairman of the supervisory board and shall provide all relevant information, including information concerning his wife, registered partner or other life companion, foster child and relatives by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law. The supervisory board member concerned shall may not take part in the assessment by the supervisory board of whether a conflict of interest exists. A conflict of interest exists in any event if the company intends to enter into a transaction with a legal entity: i) in which a supervisory board member personally has a material financial interest; ii) which has a management board member has a relationship who is related under family law with to a member of the supervisory board of the company; or iii) in which a member of the supervisory board of the company has a management or supervisory position.

III.6.1

Any conflict of interest or apparent conflict of interest between the company and supervisory board members shall be avoided. Decisions to enter into transactions under which supervisory board members would have conflicts of interest that are of material significance to the company and/or to the relevant supervisory board members require the approval of the supervisory board. The supervisory board is responsible for deciding on how to resolve conflicts of interest between management board members, supervisory board members, major shareholders and the external auditor on the one hand and the company on the other.

III.6

Conflicts of interest

compliance bij

21

The selection and appointment committee shall in any event focus on: a) drawing up selection criteria and appointment procedures for supervisory board members and management board members; b) periodically assessing the size and composition of the supervisory board and the management board, and making a proposal for a composition profile of the supervisory board; c) periodically assessing the functioning of individual supervisory board members and management board members, and reporting on this to the supervisory board; d) making proposals for appointments and reappointments; and e) supervising the policy of the management board on the selection criteria and appointment procedures for senior management.

Selection and appointment committee III.5.13 III.5.14

If the remuneration committee makes use of the services of a remuneration consultant in carrying out its duties, it shall verify that the consultant concerned does not provide advice to the company’s management board members.

III.5.13

No more than one member of the remuneration committee may be a member of the management board of another Dutch listed company.

III.5.12

The remuneration committee may not be chaired by the chairman of the supervisory board or by a former member of the management board of the company, or by a supervisory board member who is a member of the management board of another listed company.

III.5.11

The remuneration committee shall in any event have the following duties: a) drafting making a proposal to the supervisory board for the remuneration policy to be pursued; b) drafting making a proposal for the remuneration of the individual members of the management board, for adoption by the supervisory board; such proposal shall, in any event, deal with: (i) the remuneration structure and (ii) the amount of the fixed remuneration, the shares and/or options to be granted and/or other variable remuneration components, pension rights, redundancy pay and other forms of compensation to be awarded, as well as the performance criteria and their application; and c) preparing the remuneration report as referred to in best practice provision II.2.9 II.2.12.

Remuneratiecommissie III.5.10

omschrijving


compliance bij

20

The audit committee shall meet with the external auditor as often as it considers necessary, but at least once a year, without management board members being present.

III.5.9

The audit committee shall decide whether and, if so, when the chairman of the management board (chief executive officer), the chief financial officer, the external auditor and the internal auditor, should attend its meetings.

III.5.8

At least one member of the audit committee shall be a financial expert within the meaning of best practice provision III.3.2.

III.5.7

The audit committee may not be chaired by the chairman of the supervisory board or by a former member of the management board of the company.

III.5.6

The audit committee shall act as the principal contact for the external auditor if he discovers irregularities in the content of financial reports reporting.

III.5.5

The audit committee shall in any event focus on supervising the activities of the management board with respect to: a) the operation of the internal risk management and control systems, including supervision of the enforcement of relevant primary and secondary legislation and regulations, and supervising the operation of codes of conduct; b) the provision of financial information by the company (choice of accounting policies, application and assessment of the effects of new rules, information about the handling of estimated items in the annual accounts financial statements, forecasts, work of internal and external auditors, etc.); c) compliance with recommendations and observations of internal and external auditors; d) the role and functioning of the internal audit department function; e) the policy of the company on tax planning; f) relations with the external auditor, including, in particular, his independence, remuneration and any non-audit services for the company; g) the financing of the company; and h) the applications of information and communication technology (ICT).

Auditcommissie III.5.4

The supervisory board shall receive from each of the committees a report of its deliberations and findings.

III.5.3

omschrijving


compliance bij

19

The vice-chairman of the supervisory board shall deputise for the chairman when the occasion arises. By way of addition to best practice provision III.1.7, the vice chairman shall act as contact for individual supervisory board members and management board members concerning the functioning of the chairman of the supervisory board.

III.4.4

The supervisory board shall be assisted by the company secretary. The company secretary shall see to ensure that correct procedures are followed and that the supervisory board acts in accordance with its statutory obligations and its obligations under the articles of association. He shall assist the chairman of the supervisory board in the actual organisation of the affairs of the supervisory board (information, agenda, evaluation, training programme, etc.). The company secretary shall, either on the recommendation of the supervisory board or otherwise, be appointed and dismissed by the management board, after the approval of the supervisory board has been obtained.

III.4.3

The chairman of the supervisory board shall may not be a former member of the management board of the company.

III.4.2

omschrijving


III.5

compliance bij

Composition and role of If the supervisory board consists of more than four members, three key committees of it shall appoint from among its members an audit committee, a remuneration committee and a selection and appointment committee. the supervisory board The function of the committees is to prepare the decision-making of the supervisory board. If the supervisory board decides not to appoint an audit committee, remuneration committee or selection and appointment committee, best practice provisions III.5.4, III.5.5, III.5.8, III.5.9, III.5.10, III.5.13 III.5.14, V.1.2, V.2.3, V.3.1, V.3.2 and V.3.3 shall apply to the entire supervisory board. In its report, the supervisory board shall report on how the duties of the committees have been carried out in the financial year.

The report of the supervisory board shall state the composition of the committees, the number of committee meetings and the main items discussed.

III.5.2

The supervisory board shall draw up a set of regulations terms of reference for each committee. The regulations terms of reference shall indicate the role and responsibility of the committee concerned, its composition and the manner in which it discharges its duties. The regulations shall in any event contain a provision terms of reference may provide that a maximum of one member of each committee need may not be independent within the meaning of best practice provision III.2.2. The regulations terms of reference and the composition of the committees shall, in any event, be posted on the company's website.

III.5.1

18

The supervisory board shall draw up a retirement schedule in order to avoid, as far as possible, a situation in which many supervisory board members retire at the same time. The retirement schedule shall be made generally available and shall, in any event, be put posted on the company’s website.

III.3.6

A person may be appointed to the supervisory board for a maximum of three 4-year terms.

III.3.5

The number of supervisory boards of Dutch listed companies of which an individual may be a member shall be limited to such an extent that the proper performance of his duties is assured; the maximum number is five, for which purpose the chairmanship of a supervisory board counts double.

III.3.4

omschrijving


III.4

Role of Tthe chairman of the supervisory board and the company secretary

compliance bij

The chairman of the supervisory board determines the agenda, chairs the supervisory board meetings, monitors shall ensure the proper functioning of the supervisory board and its committees, arranges for the adequate provision of information to the members, ensures that there is sufficient time for making decisions, arranges for the induction and training programme for the members, acts and shall act on behalf of the supervisory board as the main contact for the management board initiates the evaluation of the functioning of the supervisory board and the management board and ensures, as chairman, the orderly and efficient conduct of the general meeting of shareholders. and for shareholders regarding the functioning of the management and supervisory board members. In his capacity of chairman, he shall ensure the orderly and efficient conduct of the general meeting. The chairman of the supervisory board is assisted in his role by the company secretary. The chairman of the supervisory board shall see to ensure that: a) the supervisory board members follow their induction and education or training programme; b) the supervisory board members receive in good time all information which is necessary for the proper performance of their duties; c) there is sufficient time for consultation and decision-making by the supervisory board; d) the committees of the supervisory board function properly; e) the performance of the management board members and supervisory board members is assessed at least once a year; f) the supervisory board elects a vice-chairman; and g) the supervisory board has proper contact with the management board and the works council (or central works council).

III.4.1

17

The report of the supervisory board shall state that, in the view of the supervisory board members board’s view, best practice provision III.2.1 has been fulfilled, and shall also state which supervisory board member is not considered to be independent, if any.

III.2.3

omschrijving


III.3

Expertise and composition

compliance bij

Each supervisory board member shall be capable of assessing the broad outline of the overall policy. Each supervisory board member shall have the specific expertise required for the fulfilment of the duties assigned to the role designated to him within the framework of the supervisory board profile. The composition of the supervisory board shall be such that it is able to carry out its duties properly. The supervisory board shall aim for a diverse composition in terms of such factors as gender and age. A supervisory board member shall be reappointed only after careful consideration. The profile criteria referred to above shall also be applied in the case of a reappointment.

After their appointment, all supervisory board members shall follow an induction programme, which, in any event, covers general financial, social and legal affairs, financial reporting by the company, any specific aspects that are unique to the company and its business activities, and the responsibilities of a supervisory board member. The supervisory board shall conduct an annual review to identify any aspects with regard to which the supervisory board members require further training or education during their period of appointment. The company shall play a facilitating role in this respect.

III.3.3

At least one member of the supervisory board shall be a financial expert in the sense that he has with relevant knowledge and experience of financial administration and accounting for listed companies or other large legal entities.

III.3.2

The supervisory board shall prepare a profile of its size and composition, taking account of the nature of the business, its activities and the desired expertise and background of the supervisory board members. The profile shall deal with the aspects of diversity in the composition of the supervisory board that are relevant to the company and shall state what specific objective is pursued by the board in relation to diversity. In so far as the existing situation differs from the intended situation, the supervisory board shall account for this in the report of the supervisory board and shall indicate how and within what period it expects to achieve this aim. The profile shall be made generally available and shall, in any event, be posted on the company’s website.

III.3.1

16

A supervisory board member shall be deemed to be independent if the following criteria of dependence do not apply to him. The said These criteria are that the supervisory board member concerned or his wife, registered partner or other life companion, foster child or relative by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law: a) has been an employee or member of the management board of the company (including associated companies as referred to in Section 1 of the Disclosure of Major Holdings in Listed Companies Act (WMZ) 1996) 5:48 of the Financial Supervision Act (Wet op het financieel toezicht / Wft) in the five years prior to the appointment; b) receives personal financial compensation from the company, or a company associated with it, other than the compensation received for the work performed as a supervisory board member and in so far as this is not in keeping with the normal course of business; c) has had an important business relationship with the company, or a company associated with it, in the year prior to the appointment. This includes the case where the supervisory board member, or the firm of which he is a shareholder, partner, associate or adviser, has acted as adviser to the company (consultant, external auditor, civil notary and lawyer) and the case where the supervisory board member is a management board member or an employee of any bank with which the company has a lasting and significant relationship; d) is a member of the management board of a company in which a member of the management board of the company which he supervises is a supervisory board member; e) holds at least ten percent of the shares in the company (including the shares held by natural persons or legal entities which cooperate with him under an express or tacit, oral or written agreement); f) is a member of the management board or supervisory board - or is a representative in some other way - of a legal entity which holds at least ten percent of the shares in the company, unless such entity is a member of the same group as the company; g) has temporarily managed the company during the previous twelve months where management board members have been absent or unable to discharge their duties.

III.2.2

All supervisory board members, with the exception of not more than one person, shall be independent within the meaning of best practice provision III.2.2.

III.2.1

The composition of the supervisory board shall be such that the members are able to act critically and independently of one another, the management board and any particular interests.

III.2 Independence

omschrijving


compliance bij

15

The supervisory board and its individual members each have their own responsibility for obtaining all information from the management board and the external auditor that the supervisory board needs in order to be able to carry out its duties properly as a supervisory organ. If the supervisory board considers it necessary, it may obtain information from officers and external advisers of the company. The company shall provide the necessary means for this purpose. The supervisory board may require that certain officers and external advisers attend its meetings.

III.1.9

The supervisory board shall discuss at least once a year the corporate strategy and the main risks of the business, and the result of the assessment by the management board of the structure and operation design and effectiveness of the internal risk management and control systems, as well as any significant changes thereto. Reference to these discussions shall be made in the report of the supervisory board.

III.1.8

The supervisory board shall discuss at least once a year on its own, i.e. without the management board being present, both its own functioning, and that of the functioning of its committees and its individual members, and the conclusions that must be drawn on the basis thereof. The desired profile, composition and competence of the supervisory board shall also be discussed. Moreover, the supervisory board shall discuss at least once a year without the management board being present both the functioning of the management board as an organ of the company and the performance of its individual members, and the conclusions that must be drawn on the basis thereof. Reference to these discussions shall be made in. The report of the supervisory board shall state how the evaluation of the functioning of the supervisory board, the separate committees and the individual supervisory board members has been carried out.

III.1.7

The supervision of the management board by the supervisory board shall include: (i) a) achievement of the company’s objectives; (ii) b) corporate strategy and the risks inherent in the business activities; (iii) c) the structure and operations design and effectiveness of the internal risk management and control systems; (iv) d) the financial reporting process; (v) e) compliance with the legislation and regulations primary and secondary regulations; f) the company-shareholder relationship; and g) corporate social responsibility issues that are relevant to the enterprise.

III.1.6

omschrijving


compliance bij

14


III. III.1

The Supervisory Board Role and procedure

omschrijving

compliance bij

The role of the supervisory board is to supervise the policies of the management board and the general affairs of the company and its affiliated enterprise, as well as to assist the management board by providing advice. In discharging its role, the supervisory board shall be guided by the interests of the company and its affiliated enterprise, and shall take into account the relevant interests of the company's stakeholders. The supervisory board shall also have due regard for corporate social responsibility issues that are relevant to the enterprise. The supervisory board is responsible for the quality of its own performance.

Supervisory board members who are frequently absent shall be called to account for this. The report of the supervisory board shall state which supervisory board members have been frequently absent from meetings of the supervisory board.

III.1.5

A supervisory board member shall retire early in the event of inadequate performance, structural incompatibility of interests, and in other instances in which this is deemed necessary by the supervisory board.

III.1.4

The following information about each supervisory board member shall be included in the report of the supervisory board: a) gender; b) age; c) profession; d) principal position; e) nationality; f) other positions, in so far as they are relevant to the performance of the duties of the supervisory board member; g) date of initial appointment; and h) current term of office.

III.1.3

The annual financial report statements of the company shall include a report of the supervisory board in which. In this report the supervisory board describes its activities in the financial year and which includes the specific statements and information required by the provisions of this code.

III.1.2

The division of duties within the supervisory board and the procedure of the supervisory board shall be laid down in a set of regulations terms of reference. The supervisory board board’s terms of reference shall include in the regulations a paragraph dealing with its relations with the management board, the general meeting of shareholders and the central works council or works council., where relevant. The regulations The terms of reference, shall in any event, be posted on the company’s website.

III.1.1

13

All transactions in which there are conflicts of interest with management board members shall be agreed on terms that are customary in the sector concerned. Decisions to enter into transactions in which there are conflicts of interest with management board members that are of material significance to the company and/or to the relevant board members require the approval of the supervisory board. Such transactions shall be published in the annual report, together with a statement of the conflict of interest and a declaration that best practice provisions II.3.2 to II.3.4 inclusive have been complied with.

II.3.4

A management board member may not take part in any discussion or decision-making that involves a subject or transaction in relation to which he has a conflict of interest with the company.

II.3.3

A management board member shall immediately report any conflict of interest or potential conflict of interest that is of material significance to the company and/or to him, to the chairman of the supervisory board and to the other members of the management board and shall provide all relevant information, including information concerning his wife, registered partner or other life companion, foster child and relatives by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law. The supervisory board shall decide, without the management board member concerned being present, whether there is a conflict of interest. A conflict of interests exists, in any event, if the company intends to enter into a transaction with a legal entity: i) in which a management board member personally has a material financial interest; ii) which has a management board member who has a relationship is related under family law with to a management board member of the company, or iii) in which a management board member of the company has a management or supervisory position.

II.3.2

A management board member shall: a) not enter into competition with the company; b) not demand or accept (substantial) gifts from the company for himself or for his wife, registered partner or other life companion, foster child or relative by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law; c) not provide unjustified advantages to third parties to the detriment of the company; and d) not take advantage of business opportunities to which the company is entitled for himself or for his wife, registered partner or other life companion, foster child or relative by blood or marriage up to the second degree as defined under Dutch law.

II.3.1

omschrijving


compliance bij

12


omschrijving

compliance bij

g) a summary and account of the methods that will be applied in order to determine whether the performance criteria have been fulfilled; h) an ex-ante and ex-post account of the relationship between the chosen performance criteria and the strategic objectives applied, and of the relationship between remuneration and performance; current pension schemes and the related financing costs; and agreed arrangements for the early retirement of management board members. i) j)

The company shall state in the notes to the annual accounts, in addition to the information to be included pursuant to article 2:383d of the Civil Code, the value of any options granted to the management board and the personnel and shall indicate how this value is determined.

II.2.14

The remuneration report of the supervisory board shall, in any event, be posted on the company’s website.

II.2.13

If a management board member or former management board member is paid severance pay or other special remuneration during a given financial year, an account and an explanation of this remuneration shall be included in the remuneration report. The remuneration report shall in any event account for and explain remuneration paid or promised in the year under review to a management board member by way of severance pay.

II.2.12 II.2.15

The main elements of the contract of a management board member with the company shall be made public immediately after it is has been concluded, and in any event no later than the date of the notice calling the general meeting where the appointment of the management board member will be proposed. These elements shall in any event include the amount of the fixed salary, the structure and amount of the variable remuneration component, any agreed redundancy scheme and/or severance pay, any conditions of a change-of-control clause in the contract with a management board member and any other remuneration components promised to the management board member, pension arrangements and performance criteria to be applied.

II.2.11 II.2.14

II.3

Conflicts of interest

Any conflict of interest or apparent conflict of interest between the company and management board members shall be avoided. Decisions to enter into transactions under which management board members would have conflicts of interest that are of material significance to the company and/or to the relevant management board member require the approval of the supervisory board.

11


omschrijving

a)

b) c)

d)

e)

f)

compliance bij

an overview of the costs incurred by the company in the financial year in relation to management board remuneration; this overview shall provide a breakdown showing fixed salary, annual cash bonus, shares, options and pension rights that have been awarded and other emoluments; shares, options and pension rights must be recognised in accordance with the accounting standards; a statement that the scenario analyses referred to in best practice provision II.2.1 have been carried out; for each management board member the maximum and minimum numbers of shares conditionally granted in the financial year or other share-based remuneration components that the management board may member acquire if the specified performance criteria are achieved; a table showing the following information for incumbent management board members at year-end for each year in which shares, options and/or other share-based remuneration components have been awarded over which the management board member did not yet have unrestricted control at the start of the financial year: i) the value and number of shares, options and/or other sharebased remuneration components on the date of granting; ii) the present status of shares, options and/or other sharebased remuneration components awarded: whether they are conditional or unconditional and the year in which vesting period and/or lock-up period ends; iii) the value and number of shares, options and/or other sharebased remuneration components conditionally awarded under i) at the time when the management board member obtains ownership of them (end of vesting period), and iv) the value and number of shares, options and/or other sharebased remuneration components awarded under i) at the time when the management board member obtains unrestricted control over them (end of lock-up period); if applicable: the composition of the peer group of companies whose remuneration policy determines in part the level and composition of the remuneration of the management board members; a description of the performance criteria on which the performance-related component of the variable remuneration is dependent in so far a is disclosure would not be undesirable because the information is competition sensitive, and of the discretionary component of the variable remuneration that can be fixed by the supervisory board as it sees fit;

10


omschrijving

compliance bij

the chosen remuneration policy contributes to the achievement of the long-term objectives of the company and its affiliated enterprise in keeping with the risk profile. The report shall be posted on the company’s website. II.2.10 II.2.13

The overview referred to in best practice provision II.2.9 II.2.12 shall in any event contain the following information: a) a statement of the relative importance of the variable and nonvariable remuneration components and an explanation of this ratio; b) an explanation of any absolute change in the non-variable remuneration component; c) if applicable, the composition of the group of companies (peer group) whose remuneration policy determines in part the level and composition of the remuneration of the management board members; d) a summary and explanation of the company’s policy with regard to the term of the contracts with management board members, the applicable periods of notice and redundancy schemes and an explanation of the extent to which best practice provision II.2.7 is endorsed; e) a description of the performance criteria on which any right of the management board members to options, shares or other variableremuneration components is dependent; f) an explanation of the chosen performance criteria; g) a summary of the methods that will be applied in order to determine whether the performance criteria have been fulfilled and an explanation of the choice of these methods; h) if performance criteria are based on a comparison with external factors, a summary should be given of the factors that will be used to make the comparison; if one of the factors relates to the performance of one or more companies (peer group) or of an index, it should be stated which companies or which index has been chosen as the yardstick for comparison; i) a description and explanation of each proposed change to the conditions on which a management board member can acquire rights to options, shares or other variable remuneration components; j) if any right of a management board member to options, shares or other variable remuneration components is not performancerelated, an explanation of why this is the case; k) current pension schemes and related financing costs; l) agreed arrangements for the early retirement of management board members. 9

The report of supervisory board shall include the principal points of the remuneration determine report of the supervisory board concerning the remuneration policy of the company, as drawn up by the remuneration committee. The notes to the annual accounts shall, in any event, contain the information prescribed by law on the level and structure of the remuneration of the individual members of the management board, The remuneration policy proposed for the next financial year and sudsequent years as specified in the remuneration report shall be submitted to the general meeting of shareholders for adoption Every material change in the remuneration policy shall also be submitted to the general meeting of shareholders for adoption. Schemes whereby management board members are remunerated in the form of shares or rights to subscribe for shares, and major changes to such schemes, shall be submitted to the general meeting of shareholders for approval . on a proposal by the remuneration committee, within the scope of the remuneration policy adopted by the general meeting. The supervisory board shall determine the remuneration of the individual members of the management board, on a proposal by the remuneration committee, within the scope of the remuneration policy adopted by the general meeting of shareholders.

Determination and disclosure of remuneration

omschrijving


compliance bij

The report of the supervisory board shall include the principal points of the remuneration report concerning the remuneration policy of the company. This shall describe transparently and in clear and understandable terms the remuneration policy that has been pursued and give an overview of the remuneration policy to be pursued. The full remuneration of the individual management board members, broken down into its various components, shall be presented in the remuneration report in clear and understandable terms.

The remuneration report of the supervisory board shall contain an account of the manner in which the remuneration policy has been implemented in the past financial year, as well as an overview of the remuneration policy planned by the supervisory board for the next financial year and subsequent years. The report shall explain how

II.2.9 II.2.12

The supervisory board may recover from the management board members any variable remuneration awarded on the basis of incorrect financial or other data (claw back clause).

II.2.11

If a variable remuneration component conditionally awarded in a previous financial year would, in the opinion of the supervisory board, produce an unfair result due to extraordinary circumstances during the period in which the predetermined performance criteria have been or should have been achieved, the supervisory board has the power to adjust the value downwards or upwards.

II.2.10

8

The company shall may not grant its management board members any personal loans, guarantees or the like unless in the normal course of business and on terms applicable to the personnel as a whole, and after approval of the supervisory board. No remission of loans shall may be granted.

II.2.8 II.2.9

The maximum remuneration in the event of dismissal is may not exceed one year’s salary (the ‘fixed’ remuneration component). If the maximum of one year’s salary would be manifestly unreasonable for a management board member who is dismissed during his first term of office, such board member shall be eligible for severance pay not exceeding twice the annual salary.

II.2.7 II.2.8

The supervisory board shall draw up regulations concerning ownership of and transactions in securities by management board members, other than securities issued bij their ‘own’ company. The regulations shall be posted on the company’s website. A management board member shall give periodic notice, but in any event at least once a quarter, of any changes in his holding of securities in Dutch listed companies to the compliance officer or, if the company has not appointed a compliance officer, to the chairman of the supervisory board. A management board member who invests exclusively in listed investment funds or who has transferred the discretionary management of his securities portfolio to an independent third party by means of a written mandate agreement is exempted from compliance with this last provision.

II.2.6

Neither the exercise price of options granted nor the other conditions regarding the granted options shall may be modified during the term of the options, except in so far as prompted by structural changes relating to the shares or the company in accordance with established market practice.

II.2.5 II.2.7

The option exercise price may not be fixed at a level lower than a verifiable price or a verifiable price average in accordance with the official listing trading in a regulated market on one or more predetermined days during a period of not more than five trading days prior to and including the day on which the option is granted.

II.2.4 / II.2.6

omschrijving


compliance bij

7


omschrijving

compliance bij

The shares held by a management board member in the company on whose board he sits are long-term investments. The amount of compensation which a management board member may receive on termination of his employment may not exceed one year’s salary, unless this would be manifestly unreasonable in the circumstances.

Shares granted to management board members without financial consideration shall be retained for a period of at least five years or until at least the end of the employment, if this period is shorter. The number of shares to be granted shall be dependent on the achievement of clearly quantifiable and challenging targets specified beforehand.

II.2.3/ II.2.5

If options are granted, they shall, in any event, not be exercised in the first three years after the date of granting. The number of options to be granted shall be dependent on the achievement of challenging targets specified beforehand.

II.2.4

In determining the level and structure of the remuneration of management board members, the supervisory board shall take into account, among other things, the results, the share price performance and non-financial indicators relevant to the longterm objectives of the company, with due regard for the risks to which variable remuneration may expose the enterprise.

II.2.3

If the company, notwithstanding best practice provision II.2.1 grants unconditional options to management board members, it shall apply performance criteria when doing so and the options should, in any event, not be exercised in the first three years after they have been granted. The supervisory board shall determine the level and structure of the remuneration of the management board members by reference to the scenario analyses carried out and with due regard for the pay differentials within the enterprise.

II.2.2

Options to acquire shares are a conditional remuneration component and become unconditional only when the management board members have fulfilled predetermined performance criteria after a period of at least three years from the grant date. Before drawing up the remuneration policy and determining the remuneration of individual management board members, the supervisory board shall analyse the possible outcomes of the variable remuneration components and how they may affect the remuneration of the management board members.

II.2.1

6


omschrijving

compliance bij

The management board shall use the response time for further deliberation and constructive consultation. This shall be monitored by the supervisory board. The response time may be invoked only once for any given general meeting and may not apply to an item in respect of which the response time has been previously invoked or meetings where a shareholder holds at least three quarters of the issued capital as a consequence of a successful public bid.

The amount level and structure of the remuneration which the management board members receive from the company for their work shall be such that qualified and expert managers can be recruited and retained. When the overall remuneration is fixed, its impact on pay differentials within the enterprise shall be taken into account. If the remuneration consists of a fixed part component and a variable part component, the variable part component shall be linked to previously predetermined, measurable assessable and influenceable targets, wich must be achieved partly in the short term and partly in the are predominantly of a long-term nature. The variable part component of the remuneration is designed to strengthen the board members’ commitment to the company and its objectives must be appropriate in relation to the fixed component. The remuneration structure, including severance pay, is such that it promotes shall be simple and transparent. It shall promote the interests of the company in the medium and long term, does may not encourage management board members to act in their own interests and neglect the interests of the company and does or take risks that are not in keeping with the adopted strategy, and may not ‘reward’ failing board members upon termination of their employment. The supervisory board is responsible for this. The level and structure of remuneration shall be determined in the light of by reference to, among other things, the results, the share price performance and other developments non-financial indicators that are relevant to the company company’s long-term value creation.

II.2 Remuneration Amount Level and composition of the remuneration

If the management board of a company for which a takeover bid has been announced or made receives a request from a competing bidder to inspect the company’s records, the management board shall discuss this request with the supervisory board without delay.

II.1.11

If a takeover bid for the company’s shares or for the depositary receipts for the company’s shares is being prepared, the management board shall ensure that the supervisory board is closely involved in the takeover process in good time.

II.1.10

5


omschrijving

compliance bij

c) a description of any major failings in the internal risk management and control systems which have been discovered in the financial year, any significant changes made to these systems and any major improvements planned, and a confirmation that these issues have been discussed with the audit committee and the supervisory board.

If the management board invokes a response time within the meaning of best practice provision IV.4.4, such period may not exceed 180 days from the moment the management board is informed by one or more shareholders of their intention to put an item on the agenda to the day of the general meeting at which the item is to be dealt with.

II.1.9

A management board member may not be a member of the supervisory board of more than two listed companies. Nor may a management board member be the chairman of the supervisory board of a listed company. Membership of the supervisory board of other companies within the group to which the company belongs does not count for this purpose. The acceptance by a management board member of membership of the supervisory board of a listed company requires the approval of the supervisory board. Other important positions held by a management board member shall be notified to the supervisory board.

II.1.7 II.1.8

The management board shall ensure that employees have the possibility of reporting alleged irregularities of a general, operational and financial nature within the company to the chairman of the management board or to an official designated by him, without jeopardising their legal position. Alleged irregularities concerning the functioning of management board members shall be reported to the chairman of the supervisory board. The arrangements for whistleblowers shall in any event be posted on the company’s website.

II.1.6 II.1.7

In the annual report, Tthe management board shall, in the annual report, set out describe the sensitivity of the results of the company to external factors and variables.

II.1.5 II.1.6

As regards financial reporting risks the management board states in the annual report that the internal risk management and control systems provide a reasonable assurance that the financial reporting does not contain any errors of material importance and that the risk management and control systems worked properly in the year under review. The management board shall provide clear substantiation of this.

II.1.5

4

The management board shall declare in the annual report that the internal risk management and control systems are adequate and effective and shall provide clear substantiation of this. In the annual report, the management board shall report on the operation of the internal risk management and control system during the year under review. In doing so, it shall describe any significant changes that have been made and any major improvements that are planned, and shall confirm that they have been discussed with the audit committee and the supervisory board. In the annual report the management board shall provide: a) a description of main risks related to the strategy of the company; b) a description of the design and effectiveness of the internal risk management and control systems for the main risks during the financial year; and

II.1.4

The company shall have an internal risk management and control system that is suitable for the company. It shall, in any event, employ as instruments of the internal risk management and control system: a) risk analyses of the operational and financial objectives of the company; b) a code of conduct which should, in any event, be published on the company's website; c) guides for the layout of the financial reports and the procedures to be followed in drawing up the reports; and d) a system of monitoring and reporting.

II.1.3

The management board shall submit to the supervisory board for approval: a) the operational and financial objectives of the company; b) the strategy designed to achieve the objectives; c) the parameters to be applied in relation to the strategy, for example in respect of the financial ratios; and d) corporate social responsibility issues that are relevant to the enterprise. The main elements shall be mentioned in the annual report.

II.1.2

A management board member is appointed for a maximum period of four years. A member may be reappointed for a term of not more than four years at a time.

II.1.1

omschrijving


compliance bij

3


I.

omschrijving

compliance bij

The management board and the supervisory board are responsible Compliance with and enforcement of the code for the corporate governance structure of the company and for compliance with this code. They are accountable for this to the general meeting of shareholders and should provide sound reasons for any non-application of the provisions. Shareholders take careful note and make a thorough assessment of the reasons given by the company for any non-application of the best practice provisions of this code by the company. They should avoid adopting a ‘box-ticking approach’ when assessing the corporate governance structure of the company and should be prepared to engage in a dialogue if they do not accept the company’s explanation. There should be a basic recognition that corporate governance must be tailored to the company-specific situation and that non-application of individual provisions by a company may be justified.

Each substantial change in the corporate governance structure of the company and in the compliance of the company with the this code shall be submitted to the general meeting of shareholders for discussion under a separate agenda item.

I.2

The broad outline of the corporate governance structure of the company shall be explained in a separate chapter of the annual report, partly by reference to the principles mentioned in this code. In this chapter the company shall indicate expressly to what extent it applies the best practice provisions in this corporate governance code and, if it does not do so, why and to what extent it does not apply them.

I.1

II II.1

The management board Role and procedure

The role of the management board is to manage the company, which means, among other things, that it is responsible for achieving the company’s aims, the strategy and policy and associated risk profile, the development of results and corporate social responsibility issues that are relevant to the enterprise. The management board is accountable for this to the supervisory board and to the general meeting of shareholders. In discharging its role, the management board shall be guided by the interests of the company and its affiliated enterprise, taking into consideration the interests of the company’s stakeholders. The management board shall provide the supervisory board in good time with all information necessary for the exercise of the duties of the supervisory board. The management board is responsible for complying with all relevant legislation and regulations primary and secondary legislation, for managing the risks associated with the company activities and for financing the company. The management board shall report related developments to and shall discuss the internal risk management and control systems with the supervisory board and its the audit committee. 2


omschrijving

compliance bij

Houten, January 2009.

In this booklet you will find an easy to handle overview of the principles and best practices of the Dutch Corporate Governance Code, including the amendments made by the monitoring committee in December 2008. This overview will suit you in the discussion about the amendments in the board of directors, the supervisory board or persons involved. In this way you can anticipate on the amendments which will be effective as of January 1th, 2009. If you might have any questions or you want to share your opinion with us, you can contact undersigned. CPI Governance, Simone Heidema, De Molen 1, 3994 DA Houten, T + 31 (0) 30 635 5444 M + 31 (0) 622 416 539

Compared to the original principles and best practice provisions the amendments are printed green and the disappeared are crossed out. The principles are presented in gray blocks.

1

Houten, Januari Mocht u vragen hebben of ons deelgenoot willen maken van uw mening, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende

Recommend Documents