Hotelový informační systém. Bakalářská práce

Hotelový informační systém Bakalářská práce

České vysoké učení technické v Praze Fakulta elektrotechnická Katedra počítačů

Bakalářská práce Informační systém malého hotelu Hotel Information System

Michal Pavlásek Studijní program: Softwarové technologie a management Obor: Softwarové inženýrství Vedoucí práce: Ing. Božena Mannová, Ph.D

Prohlašuji, že jsem tuto práci vypracoval samostatně, s použitím volně dostupných materiálů a materiálů uvedených v seznamu použité literatury. V Praze, 10. 6. 2009

Michal Pavlásek

Abstrakt Cílem tohoto dokumentu je shrnutí podkladů pro vývoj informačního systému pro malé a střední hotely. Práce obsahuje podrobné zadání a strukturovaný popis požadavků kladených na systém, dále se věnuje behaviorální a logické analýze systému a shrnuje také ekonomické aspekty projektu. Purpose of this document is to summarize all information needed for development of an information system for small and medium sized hotels. This paper consists of detailed and structured description of requirements on the system and its behavioral and logic analysis. Part of the text is also focused on economic aspects of the project.

Obsah Definice pojmů ........................................................................................................ i Kapitola 1................................................................................................................ 1 Úvod ................................................................................................................... 1 Cíl práce .............................................................................................................. 1 Kapitola 2................................................................................................................ 3 Slovní zadání ....................................................................................................... 3 Úvod ............................................................................................................... 3 Analýza požadavků ............................................................................................. 3 Pokoje ............................................................................................................. 3 Zákazníci ......................................................................................................... 4 Nabídka........................................................................................................... 4 Rezervace ....................................................................................................... 4 Hosté .............................................................................................................. 4 Pokladna ......................................................................................................... 5 Recepce .......................................................................................................... 5 Správa a administrace .................................................................................... 5 Další funkcionalita .......................................................................................... 5 Kapitola 3................................................................................................................ 7 Katalog požadavků ............................................................................................. 7 Funkční požadavky ............................................................................................. 7 Automatická funkcionalita ................................................................................. 9 Obecné požadavky ............................................................................................. 9 Kapitola 4.............................................................................................................. 11 Uživatelé ........................................................................................................... 11 Use-cases .......................................................................................................... 12 Recepce ........................................................................................................ 13 Pokoje ........................................................................................................... 14 Rezervace ..................................................................................................... 15 Hosté ............................................................................................................ 16 Management ................................................................................................ 17

Účty .............................................................................................................. 18 Service .......................................................................................................... 19 Diagramy aktivit ............................................................................................... 20 Recepce ........................................................................................................ 20 Pokoje ........................................................................................................... 20 Rezervace ..................................................................................................... 21 Hosté ............................................................................................................ 21 Účty .............................................................................................................. 22 Management ................................................................................................ 23 Service .......................................................................................................... 23 Stavové diagramy ............................................................................................. 24 Pokoje ........................................................................................................... 24 Rezervace ..................................................................................................... 25 Uživatelé ....................................................................................................... 26 Kapitola 5.............................................................................................................. 27 Uživatelské rozhraní ......................................................................................... 27 Kapitola 6.............................................................................................................. 29 Architektura ..................................................................................................... 29 Analytické třídy................................................................................................. 30 Diagramy nasazení ........................................................................................... 31 Standalone ................................................................................................... 31 Standalone s rezervacemi ............................................................................ 32 Serverové řešení........................................................................................... 33 Zdrojové kódy a prototyp aplikace................................................................... 33 Kapitola 7.............................................................................................................. 35 Analýza konkurence ......................................................................................... 35 Konkurenční software ...................................................................................... 35 Srovnávací kritéria ............................................................................................ 35 ABX Software .................................................................................................... 36 Hotelový systém ABX Recepce R3 ................................................................ 36 Agnis ................................................................................................................. 37 Recepce ........................................................................................................ 37

Hores Plus ......................................................................................................... 38 Hores ............................................................................................................ 38 Hotel Time ........................................................................................................ 39 Hotel Time .................................................................................................... 39 Mefisto software .............................................................................................. 40 Mefisto Hotel................................................................................................ 40 Gubi computers systems .................................................................................. 41 Open Hotel ................................................................................................... 41 Abaton .............................................................................................................. 42 Pato FOMS .................................................................................................... 42 SmartHOTEL...................................................................................................... 43 SmartHOTEL.................................................................................................. 43 Zhodnocení ....................................................................................................... 44 Kapitola 8.............................................................................................................. 45 Analýza ekonomických aspektů projektu ......................................................... 45 Produkty a služby ......................................................................................... 45 Konkurenceschopnost .................................................................................. 45 Cílová skupina ............................................................................................... 45 Cenová politika ............................................................................................. 45 Marketing ..................................................................................................... 46 Ekonomická rizika ............................................................................................. 46 Konkurence................................................................................................... 46 Poptávka ....................................................................................................... 46 Změny trhu ................................................................................................... 46 Špatná platební morálka odběratelů............................................................ 46 Pirátství......................................................................................................... 47 Lidský faktor ................................................................................................. 47 Citlivostní analýza ......................................................................................... 47 Zhodnocení projektu .................................................................................... 47 Kapitola 9.............................................................................................................. 49 Závěr a zhodnocení projektu ............................................................................ 49 Seznam použité literatury .................................................................................... 51

Definice pojmů 

Rezervace



Pokoj



Parametr pokoje Vlastnosti kapacita, konfigurace, vybavení a komfort, cena a fotografie.



Příznak pokoje

Úklid a stav.



Zákazník

Externí uživatel systému.



Uživatel

Interní uživatel systému, zaměstnanec hotelu.



Klient

Ve vztahu kupce informačního systému.



Host

Fyzická nebo právnická osoba, která platí a /nebo se účastní pobytu v hotelu.



FOM

Front Office Management, správa recepce.



CRM

Customer Relationship Management, správa hostů.



To-do list

Seznam úkolů pro zaměstnance hotelu.



Log



Create

Seznam operací společně s údajem o typu operace, času, kdy byla provedena a záznamu informace o tom, kdo operaci provedl. Vytvoření.



Cancel

Zrušení.



Add

Přidání.



Remove

Odebrání.



Edit

Změna zadaných údajů.



Check-in

Přihlášení hosta k ubytování.



Check-out

Odhlášení hosta, ukončení pobytu.



Confirmation

Potvrzení.



Housekeeping

Úklid.



Maintenance

Údržba.

Smlouva o ubytování v hotelu. Detailní popis stavů, ve kterých se rezervace může nacházet ve stavovém diagramu. Hotelový pokoj. Je sledována obsazenost, dostupnost, parametry a příznaky pokoje. Detaily ve slovním zadání.

Hotelový informační systém | Úvod

Kapitola 1 Úvod Důvodů pro vznik tohoto projektu je hned několik. Jedním z nich je bydliště na jihu Čech, nedaleko Českého Krumlova, kde je jednou z nejvýznamnějších součástí lokální ekonomiky turismus. Dalším je skutečnost, že se již téměř 10 let pohybuji v prostředí různých ubytovacích zařízení. Z tohoto důvodu mám rozsáhlé zkušenosti a detailní představu o potřebách a požadavcích recepce a další agendy prováděné v rámci ubytovacích zařízení. Vzhledem ke své akademické specializaci na analýzu business procesů jsem také schopen odhalit redundantní a nadbytečné procesy při řízení hotelového provozu a navrhnout jejich optimalizaci. I z vlastní zkušenosti vím, že ve velké části ubytovacích zařízení se dodnes používají tradiční metody, tj. ruční zapisování všech informací o hostech a legislativou požadovaného papírování. Vzhledem k legislativním povinnostem ubytovatele dochází ke zpracování téže informace až několikanásobně, obvykle s jen minimálními změnami do několika velmi podobných výstupů pro různé instituce. Kromě toho lze některé procesy také integrovat (např. zvláštní proces pro platbu za ubytování a platby za služby lze sloučit do jedné oblasti funkcionality informačního systému), což by opět zvýšilo efektivitu práce a vedlo k úspoře času. Toto jsou zcela typické příklady práce, která je velmi dobře automatizovatelná a optimalizovatelná. Dalším místem, které nabízí dostatek prostoru pro změny je samotná organizace agendy recepce a správa obsazenosti, která je v papírové podobě zcela minimálně flexibilní a navíc samozřejmě neumožňuje generovat žádné další informace, pohledy, nebo statistiky, které by zcela určitě pomohly při zvyšování efektivity řízení.

Cíl práce Úkolem tohoto projektu je důkladná analýza business procesů recepce ubytovacího zařízení a s tím spojených činností a vypracování podkladů a dokumentace pro vývoj Hotelového informačního systému. Smyslem vzniku Hotelového informačního systému je vývoj konkurenceschopné aplikace a následné získání části trhu v zázemí malé soukromé společnosti.

Strana | 1

Hotelový informační systém | Slovní zadání

Kapitola 2 Slovní zadání Úvod Software bude sloužit jako informační systém pro podporu veškeré agendy hotelové recepce, jde tedy o tzv. Front Office Management System. Jeho primární funkcí je správa obsazenosti jednotlivých pokojů hotelu, rezervace hotelových pokojů, správa informací o klientech hotelu (CRM banka) a správa hotelových účtů. Uživateli tohoto software budou zaměstnanci klienta, jímž bude systém šetřit čas a organizovat práci, a manažer hotelu, který využije manažerskou funkcionalitu aplikace a získá nástroj pro kontrolu práce svých zaměstnanců. Uživateli rezervačního modulu aplikace budou zákaznici hotelu.

Analýza požadavků Pokoje Software bude mít databázi pokojů, která bude obsahovat informace o všech pokojích stran jejich obsazenosti, dostupnosti, parametrech a příznacích. Obsazenost  aktuální a rezervovaná obsazenost Dostupnost  možnost vytvořit novou rezervaci, závislost na příznacích a obsazenosti Parametry pokoje  kapacita (počet lůžek, možnost přistýlky)  konfigurace (dvoulůžko, dvě jednolůžka, oddělená místnost pro děti…)  vybavení a komfort (výpis v podobě: bar, plazmová televize, vlastní koupelna, vodní postel…)  cena  fotografie Příznaky pokoje  úklid (informace o nutnosti/dokončení úklidu)  stav (technický stav, možnost uvedení pokoje mimo provoz) Každý den se automaticky nastavuje příznak „malý úklid“ (běžný, každodenní úklid pokoje), po ukončení ubytování je nastaven příznak „velký úklid“ (příprava pokoje pro další hosty). Příznaky jsou editovány zaměstnanci hotelu. Neuklizený pokoj není k dispozici k okamžitému ubytování, ale je dostupný pro rezervaci. Všechny informace – kromě příznaků – budou dostupné i externě, to znamená, že je potenciální zákazník hotelu může zobrazit.

Strana | 3

Hotelový informační systém: Analýza požadavků

Zákazníci Zákazníci jsou externími uživateli systému. Na základě jejich požadavků pro ně systém generuje konkrétní nabídku, která jim umožní vytvoření nové rezervace. Zákazníci jsou jednou z klíčových oblastí funkcionality systému, musí jim proto být přizpůsoben hlavně ve smyslu uživatelské přívětivosti. Požaduje se ovládání jednoduché, přehledné, přímočaré a použitelné i pro uživatele, který ovládá jen úplné základy práce s počítačem. Nabídka Nabídkou se rozumí výpis konkrétních možností ubytování, který se generuje na základě jednoduchého dotazu zákazníka v podobě konkrétního požadavku na kapacitu, konfiguraci, komfort, období a cenu. Jednotlivé součásti tohoto dotazu nemají při tvorbě nabídky stejnou prioritu: nelze nabídnout pokoj s jinou kapacitou, nebo v jiném období, ale lze nabídnout pokoj s jinou cenou a výbavou, samozřejmě v reálných mezích. Nabídka musí jasně a graficky prezentovat výsledky hledání, seřazené podle své relevance. Atributy, které přesně neodpovídají zadanému dotazu, musí být graficky odlišeny. Nabídka umožňuje zákazníkovi zobrazení detailnějších informací o kterémkoli z pokojů, a to tak, aby se kdykoliv mohl vrátit k původnímu náhledu. Nabídka zákazníkovi umožňuje vytvořit rezervaci jakéhokoliv pokoje z položek nabídky. Rezervace Rezervace má svou jednoznačnou identifikaci a je přiřazena ke konkrétnímu pokoji na konkrétní období. Každá rezervace musí mít také přiřazený subjekt, který zaručí vyrovnání hotelového účtu. Nově vytvořená rezervace není závazná ani pro hotel, ani pro zákazníka, závaznou se stává až aktem potvrzení. Každá rezervace se musí nacházet v jednom ze stavů: nezávazná, potvrzená, aktuální, archiv. Rezervace jsou editovatelné a zrušitelné s ohledem na jejich stav a roli zadavatele (zákazník nemůže jinému zákazníkovi zrušit potvrzenou rezervaci, ale může editovat atributy vlastní rezervace před potvrzením atp.). Modul rezervací nabízí manažerskou funkcionalitu (statistiky, prognózy, pohledy, uzávěrky). Hosté Hostem je fyzická nebo právnická osoba ve vztahu s hotelem, ať už je jen plátcem, nebo ubytovaným (přičemž může jít o jeden a ten samý subjekt). O hostech se udržuje databáze jejich osobních údajů v souladu s požadavky aktuální legislativy. Databáze hostů umožňuje export dat v legislativou požadovaných formátech a nabízí manažerskou funkcionalitu (statistiky, pohledy, uzávěrky). Účelem je eliminace opakovaného zadávání informací o hostech při práci s jejich rezervacemi, účty, atd.

Strana | 4

Hotelový informační systém | Analýza požadavků

Pokladna Modul pokladna spravuje hotelové účty hostů. Cena za ubytování je počítána automaticky podle zvoleného pokoje a období, s ohledem na další zadané parametry. Účet hosta lze zatěžovat dalšími poplatky jak automaticky (např. poplatky za pobyt pro obecní úřad nebo penze), tak manuálně (např. za drobný prodej nebo restauraci). Modul pokladna umožňuje vytvoření, tisk a správu dokladů. Ceník za služby je k dispozici ve více měnách a je dostupný systém slev na jednotlivé položky i celý účet. Modul implementuje rozhraní pro komunikaci s dalšími systémy v rozsahu vkládání plateb a možnosti zaplacení účtu. Recepce Recepce umožňuje správu ubytovacích kapacit. Recepční může spravovat rezervace (vytvářet nové, editovat, potvrzovat, stornovat), editovat příznaky pokoje (úklid), pracovat s modulem hostů, pracovat s modulem účtů a využívat většinu dalších funkcí. Systém po pracovnících recepce vyžaduje autorizaci. Správa a administrace Administrativní rozhraní systému umožňuje nastavení aplikace. Administrátor může přidávat, odebírat a editovat atributy hotelu i pokojů, může editovat seznam uživatelů a jejich práv a má k dispozici veškerou funkcionalitu běžného uživatele. Administrátor systému nemůže sám měnit strukturu databáze nebo aplikace. Další funkcionalita Další funkcí systému bude každodenní příprava to-do listu, který bude obsahovat soubor relevantních informací pro daný den a daného zaměstnance (seznam úklidů, seznam rezervací, příjezdů, odjezdů, oprav…). Další automatické funkce aplikace budou v podstatě již jen kontrolními mechanismy, kromě nastavování příznaků např. upozornění na výjimky (pokus o uložení rezervace, která nesplňuje daná pravidla).

Strana | 5

Hotelový informační systém | Katalog požadavků

Kapitola 3 Katalog požadavků Katalog požadavků shrnuje a strukturuje požadavky kladené na funkcionalitu systému. Požadavky jsou rozděleny do několika hlavních oblastí: správa pokojů, hostů, recepce, účtů, rezervací a manažerské funkcionality.

Funkční požadavky 





Systém implementuje databázi informací o hotelových pokojích.  O každém z pokojů se evidují informace o obsazenosti, dostupnosti, kapacitě, konfiguraci, vybavení a ceně.  Informace o pokojích jsou editovatelné.  Ke každému z pokojů mohou být připojeny odkazy na fotografie.  Odkazy na fotografie lze přidávat a odebírat.  O každém z pokojů se eviduje informace o příznacích malý a velký úklid a mimo provoz.  Náhled informací o pokojích lze zobrazit v nabídce.  Detailní informace o pokoji lze zobrazit po otevření detailu položky nabídky. Systém implementuje CRM banku.  Osobní údaje o každém z hostů jsou v souladu s platnou legislativou evidovány v databázi.  Lze vytvořit nového hosta.  Lze vytvořit nového hosta na základě registrace z rezervačního modulu.  Lze editovat údaje již existujícího hosta.  Údaje již existujícího hosta je možné odstranit.  CRM banka poskytuje přístup k datům o hostech modulu recepce a správě pokladny a hotelových účtů.  CRM banka poskytuje přístup k datům o hostech pro manažerskou funkcionalitu systému. Systém implementuje Front Office Management funkcionalitu.  Uživatelské rozhraní umožňuje práci s modulem pro správu pokojů.  Uživatelské rozhraní umožňuje práci s CRM bankou.  Uživatelské rozhraní umožňuje práci s hotelovými účty.  Uživatelské rozhraní umožňuje práci s rezervacemi.  Systém implementuje hotelové štafle.  Hotelové štafle jsou zobrazeny graficky.  Lze zobrazit několik pohledů na hotelové štafle.

Strana | 7

Hotelový informační systém: Funkční požadavky









Rezervace a ubytování lze editovat přímo z grafického prostředí hotelových štaflí.

Systém implementuje správu pokladny a hotelových účtů.  Při ubytování je založen účet, ke kterému musí být přiřazen alespoň jeden z hostů.  Účet je veden pro jednu nebo více měn.  Účet lze zatěžovat poplatky za hotelové služby dle příslušné rezervace.  Účet lze manuálně zatěžovat dalšími poplatky.  Lze sloučit více účtů několika hostů.  Lze rozdělit jeden účet mezi několik hostů.  Je implementováno rozhraní pro podporu vložení platby.  K dispozici je systém slev.  Systém eviduje nabídku slev.  Nabídku slev je možné editovat.  Systém umožňuje aplikaci slevy na celý účet.  Systém umožňuje aplikaci slevy na jednotlivé položky účtu.  Systém umožňuje aplikaci jednorázové slevy (tj. slevy, která není uložena v nabídce slev).  Účet lze uhradit kombinací několika forem platby (platební karta, hotovost, hotovost v cizí měně).  Je implementováno rozhraní pro podporu platebních terminálů.  Lze vytvořit doklad o zaplacení hotelového účtu.  Doklad lze vytisknout.  Tisk dokladu je možný ve více jazycích (defaultně v jazyce odpovídajícím jazyku hosta, pokud tento není k dispozici, tak v jazyce prostředí programu) a formátech (shrnutí, detailní výpis).  Doklad je elektronicky archivován (po vytištění ho není možno editovat). Systém implementuje manažerskou funkcionalitu.  Systém generuje obvyklé finanční statistiky.  Systém generuje obvyklé finanční statistiky do grafického výstupu v rámci aplikace.  Systém generuje obvyklé finanční statistiky v několika možných formátech, které lze dále zpracovávat.  Systém z dostupných dat vypočítává prognózy obsazenosti a tržeb. Systém implementuje zákaznický rezervační systém.

Strana | 8

Hotelový informační systém | Automatická funkcionalita





 

Systém umožňuje vytvoření nabídky možností na základě dotazu zákazníka v podobě konkrétního požadavku na kapacitu, konfiguraci, komfort a cenu pokoje na konkrétní období.  Jednotlivé části zadaného dotazu mají nestejnou prioritu. Nabídka neobsahuje pokoje s jinou kapacitou nebo v jiném období, ale může obsahovat relevantní výsledky, které se nemusí přesně shodovat se zadáním ve výbavě a ceně.  Nabídka je prezentována v přehledné grafické podobě, výsledky jsou řazeny podle míry shody se zadaným dotazem.  Z nabídky je přejít na detailní informace o konkrétním pokoji, a to tak, aby bylo možné se kdykoli vrátit k původní nabídce. Nabídka umožňuje vytvoření nové rezervace kteréhokoliv pokoje z položek nabídky.  Je k dispozici formulář pro registraci nového zákazníka.  Lze vytvořit nezávaznou rezervaci.  Lze vytvořit závaznou rezervaci. Po přihlášení lze zobrazit detaily a status existující rezervace. Po přihlášení lze zrušit nepotvrzenou rezervaci.

Automatická funkcionalita 





Systém generuje to-do list.  Systém generuje seznam úklidů.  Systém generuje seznam příjezdů.  Systém generuje seznam odjezdů.  Systém generuje seznam oprav. Systém v závislosti na konfiguraci automaticky přiřazuje pokojům příznaky.  Každému obsazenému pokoji je každý den přidán příznak malý úklid (volitelně).  Každému pokoji, v kterém je daný den ukončen pobyt, je přidán příznak velký úklid (volitelně). Systém implementuje kontrolní mechanismy.  Systém neumožňuje uložit rezervaci, která nesplňuje dané podmínky.  Systém kontroluje zadávané informace a upozorňuje absentující a chybná zadání.  Systém upozorňuje při pokusu o nestandardní postup a vyžaduje potvrzení.

Obecné požadavky 

Systém je uživatelsky přívětivý.  Systém má intuitivní ovládání uživatelského rozhraní.  Součástí systému je dostupnost jednoduché nápovědy.

Strana | 9

Hotelový informační systém: Obecné požadavky







Lze zvolit jeden z několika jazyků uživatelského rozhraní.  Systém je lokalizován do českého jazyka.  Systém je lokalizován do anglického jazyka.  Systém je lokalizován do německého jazyka. Systém je stabilní.  Systém je dostupný v závislosti na dostupnosti klientova hardware (součástí základního servisu není zodpovědnost za funkcionalitu hardwarového vybavení klienta).  Systém ošetřuje možné výjimky při svém běhu a nedochází k jeho nesprávnému ukončení. Systém implementuje správu uživatelských práv a kompetencí.  Funkce modulu recepce vyžadují autorizaci uživatele.  Běžní uživatele nemají možnost měnit konfiguraci programu.  Systém zamezuje neoprávněnému použití.  Systém zaznamenává důležité operace.  Systém zaznamenává typ operace.  Systém zaznamenává čas provedení operace.  Systém zaznamenává uživatele, který operaci provedl.  Administrátor spravuje oprávněné uživatele.  Lze přidat nového uživatele.  Lze editovat oprávnění uživatelů.  Lze odebrat existujícího uživatele.

Strana | 10

Hotelový informační systém | Uživatelé

Kapitola 4 Čtvrtá kapitola je věnována behaviorální analýze systému. Popisuje uživatele systému, činnosti, které mohou vykonávat a jejich efekty. Tato kapitola obsahuje usecase diagramy, diagramy aktivit a stavové diagramy.

Uživatelé

Diagram 1

User

Customer

System User

Běžný uživatel systému, s omezenými kompetencemi pro práci se systémem. Nemá žádná oprávnění kromě možnosti zobrazit nabídku ubytování, vytvořit nezávaznou rezervaci a vyvolat formulář pro registraci do systému. Zákazník. Uživatel systému, který korektně vyplnil registrační formulář, má tedy přihlašovací jméno a heslo. Může vytvářet, editovat a mazat rezervace, v případě použití platební karty smí potvrdit rezervaci. Uživatel. Interní uživatel systému, klient, popř. zaměstnanec klienta. Má oprávnění pracovat s modulem recepce, jeho další kompetence jsou určeny nastavením administrátora.

Manager

Manažer. Jeho oprávnění jsou rozšířená o přístup ke konfiguracím a manažerské funkcionalitě systému.

Administrator

Administrátor. Má největší rozsah kompetence, nastavuje konfiguraci systému a spravuje uživatele. Není určen pro běžnou práci se systémem.

Strana | 11

Hotelový informační systém: Use-cases

Use-cases Analýza případů použití popisuje, jaké činnosti lze vykonávat a kdo je může vykonávat. Jednotlivé případy použití jsou rozděleny podle oblasti své působnosti do modulů, recepce (FOM), pokoje (Rooms), rezervace (Reservations), hosté (CRM), účty (Accounts), management (Management) a servis (Service). Rozdělení do modulů a přehled případů použití je znázorněn na následujícím Diagram 2.

Diagram 2

Strana | 12

Hotelový informační systém | Use-cases

Recepce Modul Recepce je výchozím bodem pro použití celého systému. Modul recepce umožňuje přechod k práci se všemi dalšími moduly, nicméně část funkcionality systému je možné využívat přímo ze základní obrazovky, hlavně rychlou editaci rezervací a pobytů bez nutnosti otevírat nová dialogová okna.

Diagram 3



Accounts

agenda hotelových účtů



CRM bank

agenda hotelových hostů



Reservations

agenda rezervací



Hotel Status

hotelové štafle



Rooms

agenda hotelových pokojů

Strana | 13


Pokoje Modul pro správu pokojů nabízí jiné možnosti a manažerům. Uživatelé systému mohou vyhledávat pokoje při vytváření rezervací, kdy se k rezervaci přiřazuje pokoj) (attributes) – mohou nastavit žádost o úklid nebo opravu provedení úklidu nebo oprav.

uživatelům systému (tato funkce je použita a měnit jejich příznaky pokoje a také potvrdit

Manažeři mohou přidávat nové pokoje, upravovat parametry existujících pokojů a odebírat existující pokoje. Pro nastavení parametrů pokoje (mimo jiné kapacita, konfigurace, výbava) je tedy nutné mít oprávnění manažera.

Diagram 4

Strana | 14


Rezervace Systém rezervací je znázorněn z pohledu zaměstnance hotelu na diagramu 6 a z pohledu zákazníka hotelu na diagramu 5. Zaměstnanci hotelu mohou vytvářet, potvrzovat, editovat a rušit rezervace. Zákazníci hotelu mohou vytvořit nezávaznou rezervaci (tu je nutné potvrdit dalším způsobem), registrovaní zákazníci mohou vytvářet závazné rezervace (rezervace je potvrzena osobními údaji a platební kartou). Diagram 6

Diagram 5

Strana | 15


Hosté Diagram 7 znázorňuje funkcionalitu modulu hostů. Hosty lze prohledávat (tato funkce je používána při přiřazování hostů během tvorby rezervace), přidávat, odebírat, a editovat jejich údaje. Všechny zadávané informace jsou systémem před uložením kontrolovány, uživatel je upozorněn na nevyplnění důležitých informací (např. neplatná elektronická adresa), nicméně formuláře lze uložit i s chybami. Všechny operace jsou zaznamenávány do logu.

Diagram 7



Add Guest

přidání nového hosta



Edit Guest

editace údajů již existujícího hosta



Search Guests



filtrování seznamu hostů a vyhledávání (použito i při výběru hosta k editaci údajů a odebrání) Remove Guest odebrání hosta

Strana | 16


Management Modul management (Diagram 8) slouží manažerovi k zobrazení a zpracování statistických dat o hotelu. Systém defaultně zobrazuje obrazovku statistik, ze které lze dále přejít na další statistiky, označit vybraná data a nastavit období a formát výstupu statistiky. Systém umožňuje počítání prognóz obsazenosti a tržeb na základě zvoleného období a nastavení. Všechna zobrazovaná data lze exportovat, jak uložením obrázku, tak uložením do zvoleného souborového formátu pro další zpracování. Manažer také může prohlížet záznamy provedených operací.



View Statistics

zobrazení statistik



View Prognosis

zobrazení prognóz



Export

tisk nebo uložení do souboru



View Log

prohlížení zaznamenaných operací

Strana | 17

Diagram 8


Účty Modul účty je přístupný uživatelům systému, kteří mohou slučovat a dělit účty, přidávat platby a zatěžovat účet výdaji. Uživatel systému také může účet uzavřít, přičemž je zkontrolován zůstatek na účtu (musí být nulový, jinak nelze účet uzavřít) a vytištěn doklad, který je posléze archivován a nelze ho dále měnit (více v diagramu aktivit).

Diagram 9

Strana | 18


Service Servisní modul slouží kromě zajištění přihlašování uživatelů a přiřazení uživatelských práv hlavně ke konfiguraci samotného systému. Administrátorovi umožňuje přidávání a odebíraní uživatelů a nastavení jejich práv. Modul servis také zajišťuje pravidelné zálohy dat podle nastavení administrátora, a obnovu dat ze zálohy. Administrátor má jako jediný uživatel systému přístup k editaci a nastavením logování, které zaznamenává všechny podstatné operace ze všech modulů systému.

Diagram 10

Strana | 19

Hotelový informační systém: Diagramy aktivit

Diagramy aktivit Diagramy aktivit popisují činnosti a jejich posloupnosti při volání různých funkcí systému. Recepce

Diagram 11

Pokoje Agenda pokojů začíná náhledem na seznam všech pokojů, ze kterých je možné vybrat jeden pokoj. Seznam je možné volitelně filtrovat. Uživatelé mohou spravovat příznaky pokojů, manažeři mohou editovat parametry pokojů. Nová data jsou po zadání a potvrzení uložena.

Diagram 12

Strana | 20

Hotelový informační systém | Diagramy aktivit

Rezervace Agenda rezervací je rozdělena do dvou hlavních oblastí – vytvoření nové rezervace a práce s již existující rezervací. Při vytváření nové rezervace je použit průvodce, který postupně přiřadí k rezervaci období, pokoj a hosty. Dalším krokem může být potvrzení rezervace a ubytování zákazníka, nicméně k těmto se lze vrátit později. Správa existujících rezervací nabízí editaci údajů rezervace, zrušení rezervace a přihlášení a odhlášení hosta. Provedenou operací se také řídí stav rezervace.

Diagram 13

Hosté Agenda banky hostů je poměrně jednoduchá, práce začíná opět u náhledu na seznam všech hostů, ze kterého lze přejít přímo na vytvoření nového hosta a editaci nebo odstranění existujícího. Údaje jsou po potvrzení uloženy.

Diagram 14

Strana | 21

Hotelový informační systém: Diagramy aktivit

Účty Aktivity modulu účty konverguje s popisem případů použití. Modul účty umožňuje účty rozdělovat a slučovat, editovat, zatěžovat poplatky, přidávat platby a uzavírat účty. Nový účet je vytvářen vždy při potvrzování rezervace (rezervace nemůže být potvrzena bez otevření účtu) a při rozdělení účtu. Po všech operacích se zůstatkem účtu je uložena operace a nový zůstatek účtu. Při uzavírání účtu je kontrolován zůstatek na účtu, který musí být nulový (účet je splacen), nicméně účet může zůstat i otevřený (např. v případě skupiny hostů, za které bude hromadně platit firma apod.). Po uzavření účtu je vytištěn doklad, který je poté elektronicky archivován (není možné ho dále měnit, neboť je zároveň daňovým dokladem).

Diagram 15

Strana | 22

Hotelový informační systém | Diagramy aktivit

Management Modul management umožňuje tvorbu a prohlížení statistik a prognóz, které lze přizpůsobit podle požadovaného výstupu. Zobrazené statistiky lze exportovat do souboru a tisknout.

Diagram 16

Service Modul service kromě ověřování přihlášení a odhlášení umožňuje administrátorovi nastavení uživatelů a jejich kompetencí a nastavení zálohovací politiky.

Diagram 17

Strana | 23

Hotelový informační systém: Stavové diagramy

Stavové diagramy Stavové diagramy slouží k pochopení stavů, ve kterých se mohou objekty nacházet, a popisují, jakými operacemi a za jakých podmínek mohou svůj stav změnit. Pokoje Nově vytvořený pokoj se nachází ve stavu „unavailable“, je tedy nedostupný. Po potvrzení, že může být zpřístupněn, přechází do stavu „housekeeping“, je nutné ho uklidit a připravit. Uklizený pokoj může být zpřístupněn k ubytování („available“), nebo, v případě odhalení nějakého problému přechází do stavu „maintenance“, čeká na provedení oprav nebo údržby. Dostupný pokoj může být obsazen, do stavu „obsazený“ („occupied“) se dostává přihlášením hosta. Obsazený pokoj může přejít do stavů „housekeeping“ a „maintenance“, podle potřeb hosta. Po odhlášení hosta a úklidu je pokoj opět dostupný. V případě přetrvávajícího problému může pokoj ze stavu „maintenance“ přejít do stavu „unavailable“.

Diagram 18



Unaivalable

pokoj je nedostupný, nelze na něj vytvářet rezervace



Housekeeping



Available

pokoj je nutné uklidit, ale je možné na něj vytvářet rezervace i ubytování pokoj je dostupný, je v pořádku, uklizený a připravený



Occupied

pokoj je obsazený, jsou v něm ubytováni hosté



Maintenance

pokoj vyžaduje údržbu, rezervaci lze vytvořit po potvrzení upozornění

Strana | 24

Hotelový informační systém | Stavové diagramy

Rezervace Nově vytvořené rezervaci je nastaven stav „nepotvrzená“. Taková rezervace není závazná ani pro zákazníka, ani pro hotel. Nepotvrzenou rezervaci lze bez poplatku zrušit, je také automaticky zrušena, pokud není potvrzena do tří dnů před začátkem ubytování. Rezervace je závazná až po aktu potvrzení, které musí být provedeno buď zaměstnancem recepce (na základě telefonického potvrzení), nebo samotným zákazníkem (vyplněním registrace a zajištěním platební kartou). Zrušení potvrzené rezervace je zpoplatněno v závislosti na konfiguraci systému. Přihlášením zákazníka se rezervace stává ubytováním, až do odhlášení, kdy je rezervace archivována.

Diagram 19



Unconfirmed

nepotvrzená, nezávazná rezervace



Confirmed

potvrzená, závazná rezervace



Canceled

zrušená rezervace



Deleted

výmaz rezervace



Ongoing

probíhající rezervace, ubytování



Archived

archivovaná rezervace

Strana | 25

Hotelový informační systém: Stavové diagramy

Uživatelé Diagram 20 znázorňuje roli zákazníka v systému. Zákazník, který zobrazí nabídku ubytování a případně vytvoří nezávaznou rezervaci má roli „user“. V případě, že se zaregistruje do systému (vyplní osobní údaje do registračního formuláře) a potvrdí svou rezervaci platební kartou, nebo je jeho rezervace potvrzena recepcí, dostává roli „customer“. Zákazník hotelu přechází z role „customer“ do role „guest“ ve chvíli, kdy se ubytuje (rezervace je ve stavu „ongoing“).

Diagram 20



User

běžný externí uživatel systému, může vytvořit nabídku, nezávaznou rezervaci a vyvolat registrační formulář



Customer



Guest

ověřený externí uživatel systému, jeho osobní údaje jsou uloženy v databázi, může vytvářet a editovat rezervace, v případě použití platební karty může potvrzovat rezervace ubytovaný host, z hlediska externího uživatele systému má stejnou roli jako „customer“

Strana | 26

Hotelový informační systém | Uživatelské rozhraní

Kapitola 5 Uživatelské rozhraní Uživatelské rozhraní musí být přizpůsobeno cílové skupině uživatelů, primárně tedy uživatelům bez znalostí a zkušeností s informačními systémy. Jednoduchosti uživatelského rozhraní bude dosaženo mimo jiné různorodostí použitelných způsobů, jak dokončit stejnou činnost. Například bude možné vyplnit osobní údaje hosta přímo v základní obrazovce systému, nebo ve formuláři modulu CRM a následně přidat hosta k rezervaci v základní obrazovce, obě cesty budou zcela totožný efekt. Tímto bude dosaženo uživatelské přívětivosti systému, neboť každý uživatel si bude moci vybrat způsob, jakým bude pracovat, sám. Aby ale nedošlo k roztříštění funkcionality systému do příliš mnoha možností, budou obvykle možné dva, maximálně tři různé postupy. Systém také bude kontrolovat všechny vložené informace, a pokud detekuje nesrovnalosti s očekávaným vstupem, vyzve uživatele ke kontrole zadání a ihned nabídne nápovědu, jak vyplnit informaci správně. Vzhledem k charakteru práce na recepci, která téměř vždy vyžaduje současnou práci v několika agendách, bylo zvoleno MDI rozhraní, které umožňuje pracovat v několika panelech současně, aniž by bylo nutné přerušovat aktuální úkony. Uživatel tedy může kdykoliv přejít na libovolnou agendu v novém panelu a po skončení se může bez problémů vrátit k původnímu úkolu v původním stavu. Podstatnou součástí uživatelské přívětivosti systému bude také propracovaný systém nápovědy. Nápověda bude dostupná ve třech různých formách. Okamžitá a aktuální nápověda bude zobrazována přímo jako tooltip při podržení kurzoru nad ovládacím prvkem. K dispozici budou názorní multimediální průvodci veškerou funkcionalitou systému. Poslední možností bude klasická strukturovaná nápověda s možností vyhledávání, ve které bude možné najít řešení netriviálních problémů a rozšiřující informace. Na následující straně je zobrazen návrh uživatelského rozhraní, konkrétně jde o základní obrazovku modulu recepce, včetně příkladu tvorby rezervace a zobrazení hotelových štaflí. Účelem této obrazovky je dostupnost maximální funkcionality přímo v základním zobrazení, bez nutnosti přecházet na konkrétnější zobrazení dalších modulů. Na návrhu je také vidět systém záložek a toolbar, který slouží k rychlému přechodu mezi různými agendami. Vhodnost použití přímé editace údajů bez nutnosti potvrzení uložení bude pravděpodobně nutné ještě otestovat, vzhledem k pravděpodobnosti provedení nechtěné operace.

Strana | 27

Hotelový informační systém: Uživatelské rozhraní

Strana | 28

Hotelový informační systém | Architektura

Kapitola 6 Šestá kapitola je věnována logické analýze projektu. Jejím úkolem je analýza struktury systému a příprava podkladů pro implementaci, zabývá se tedy způsobem ukládání dat, potřebnými třídami, objekty a vztahy mezi nimi a architekturou systému.

Architektura Je zvolena čtyřvrstvá architektura. Prezentační vrstva GUI slouží k prezentaci, realizuje uživatelské rozhraní. Business logic vrstva slouží jako oddělení prezentační a datové vrstvy, je použita pro zajištění nezávislosti na datové vrstvě, aby bylo možné změnit datovou vrstvu např. kvůli spolupráci s jiným databázovým strojem. Business logic vrstva řídí zpracování funkcí systému, které předává jako požadavky datové vrstvě, následně provede operace nad objekty poskytnuté DAO vrstvou a předá prezentační vrstvě výsledky. DAO (Data Access Object) vrstva slouží ke zpracování požadavků pro přístup do databáze, je tedy rozhraním mezi business logikou systému a samotným datovým úložištěm. Výhodou použití této vrstvy je bezpečnost a oddělitelnost, systém je nezávislý na databázovém stroji, který komunikuje pouze s DAO vrstvou. Zároveň se také zjednodušuje business logic vrstva, která pracuje již s očekávanými objekty a nemusí se zabývat komunikací s databází, tvorbou SQL dotazů a zpracováváním tabulek.

Diagram 21

Strana | 29

Hotelový informační systém: Analytické třídy

Analytické třídy Diagram 22 znázorňuje návrh analytických tříd, lze z něj vydedukovat objekty, které se v systému objeví a také implikaci návrhových tříd.

Strana | 30

Hotelový informační systém | Diagramy nasazení

Diagramy nasazení Nasazení systému je předpokládáno ve třech odlišných konfiguracích, závislých na finančních možnostech a potřebách klienta. Standalone Nejjednodušší a nejlevnější konfigurace, která vůbec neumožňuje externí přístup do systému, neumožňuje tedy tvorbu zákaznických rezervací. Je určena pro interní správu ubytovacího zařízení. Skládá se z jednoho osobního počítače, na kterém běží samotný systém a zároveň databázový stroj. Pro jednoduchost by bylo možné implementovat i souborovou databázi, která by svým výkonem bez problémů dostačovala (konkurentní požadavky nemohou vzniknout).

Strana | 31

Hotelový informační systém: Diagramy nasazení

Standalone s rezervacemi Konfigurace velice podobná předchozí, ale už se serverovým rozhraním, které poskytuje externí přístup k rezervacím. Serverové prostředí je spuštěno na stejném počítači jako samotný systém, což samozřejmě není ideální řešení, ale odpadá tak nutnost nákupu dalšího počítače, který by zastával roli serveru. Vzhledem k možnosti vzniku konkurentních požadavků je použití souborové databáze méně vhodné, nicméně reálně by s největší pravděpodobností bylo výkonově zcela vyhovující.

Strana | 32

Hotelový informační systém |

Serverové řešení Nejvýkonnější a nejrozsáhlejší konfigurace. Nasazení této konfigurace by bylo smysluplné a rentabilní pouze v případě, že by klient předpokládal současné používání více stanic. Jejich současná funkcionalita by samozřejmě byla nespolehlivěji zajištěna připojením na dedikovaný server, na kterém by byl spuštěn databázový stroj a serverové rozhraní pro obsluhu externích požadavků.

Zdrojové kódy a prototyp aplikace Implementace prototypu aplikace bohužel nebyla před tiskem a odevzdáním této dokumentace dokončena.

Strana | 33

Hotelový informační systém | Analýza konkurence

Kapitola 7 Analýza konkurence Konkurenční software byl vyhledán za použití běžně dostupných prostředků, stejně jako by byl vyhledán potenciálními klienty. V analýze konkurenčního software jsou zvažovány nejrelevantnější výsledky z vyhledávačů Google a Seznam. Software, který není přímou konkurencí (Micros Fidelio Front Office, Micros Opera) není v analýze brán v úvahu, jeho funkcionalita i cena se pohybuje ve velmi odlišných mezích. Vzhledem k nutnosti lokalizovaného uživatelského prostředí a zákaznické podpory není ve srovnání uvažován ani zahraniční software.

Konkurenční software 

Hotelový systém ABX Recepce R3



Agnis Recepce



Hores



Hotel Time



Mefisto Hotel



Open Hotel



Pato FOMS



SmartHOTEL

Srovnávací kritéria Konkurenční systémy byly posuzovány z pohledu potenciálního zákazníka, mezi kritéria tedy patřila uživatelská přívětivost v poměru k rozsahu funkcionality a ceně softwaru. Mezi dalšími kritérii byly ale i ekonomické a marketingové faktory, kromě již zmiňované ceny softwaru také srozumitelnost, aktuálnost a informativní hodnota webové prezentace společností, nabízený servis a podpora, dostupnost demoverze a další. U každého systému byla věnována snaha odhalit slabiny a odlišnosti v porovnání s konkurencí, většina zavedených systému ale nabízí víceméně stejně komplexní funkcionalitu.

Strana | 35

Hotelový informační systém: Srovnávací kritéria

 ABX Software Sídlo: Založeno: Web:

Karlovy Vary 2006 www.ab-x.cz

Společnost s ručením omezeným. Zabývá se vývojem a poskytováním software pro restaurace, hotely, obchody, půjčovny a vývojem software na zakázku. Dodává také pokladní systémy s dotykovou obrazovkou. Hotelový systém ABX Recepce R3 Software nabízí kompletní hotelovou evidenci (tj. rezervace, účty, ubytovací kniha) a obvyklé statistiky a sestavy, lze propojit s restauračním systémem ABX Harsys. Součástí systému je také jednoduchá skladová evidence a modul pro evidenci drobného prodeje. Využívá client-server platformy SQL Firebird1, která umožňuje práci více stanic současně a umožňuje také vzdálené připojení k databázi přes internet. Software implementuje rozhraní pro komunikaci se zámkovými systémy a telefonní ústřednou. Výhody  sofistikovaný a přehledný systém štaflí s drag&drop 2funkcionalitou  přehledný průvodce ubytováním  zpracování hotelových účtů  cenové sezóny a slevy  MDI 3 rozhraní, lze současně pracovat v několika agendách bez nutnosti zavírat aktuální podokno  k dispozici je verze pro hostely (prodej po jednotlivých postelích) a verze pro kempy (neeviduje pevně stanovená místa)  podpora na rok zdarma Nevýhody  absence online poptávkového rozhraní  absence online rezervačního rozhraní  vysoká cena

Strana | 36

Hotelový informační systém | Srovnávací kritéria

 Agnis Sídlo: Založeno: Web:

Jeseník 1991 www.agnis.cz

Společnost s ručením omezeným s osmnáctiletou tradicí. Zabývá se vývojem širokého portfolia software pro ubytovací a stravovací zařízení. V současnosti má zhruba 500 instalací a provozuje síť regionálních zastoupení pro lepší dostupnost podpory za nižší cenu. Recepce Program nabízí rozsáhlou funkcionalitu v oblasti hotelových účtů, např. vedení účtu pro celý pokoj, nebo jednotlivé hosty, automatické zatěžování účtu v závislosti na zvolené penzi, následná kombinace i několika různých způsobů platby, tisk dokladů včetně grafické hlavičky možný i ve více jazycích. Součásti programu je také správa směnárny. Je implementován systém uživatelských práv, který může omezovat přístup k některým funkcím, je možné logovat důležité operace včetně časové známky a uživatele. Samozřejmostí je výstup informací v legislativou požadovaných formátech pro obecní úřad, cizineckou policii, podklady pro platby daně z rekreačního pobytu a poplatků pro obecní úřad. Jako samostatný modul je dostupná online rezervace, kterou lze propojit s informačním systémem recepce, včetně zobrazení online rezervací na hotelových štaflích. Aplikaci lze instalovat i v německém jazyce. Výhody  tisk dokladů ve více variantách  generace podkladů pro účetnictví a platby daní a poplatků  archivace dokladů, dostupnost statistik  systém kompetencí uživatelů  ukládání historie provedených operací  stavy pokojů (možnost uvést pokoj mimo provoz, správa úklidu) Nevýhody  ne zcela přehledná a informativní internetová prezentace (nedostatek konkrétních informací, absence screenshotů, není optimalizováno pro standartní rozlišení 1024x768)  absence informace o cenové relaci

Strana | 37


 Hores Plus Sídlo: Založeno: Web:

Praha 2001 (1991) www.horesplus.cz

Společnost Hores Plus s.r.o. má sídlo v Praze a specializuje se pouze na vývoj a prodej hotelového software. Společnost existuje samostatně od roku 2001, kdy vznikla odloučením ze společnosti HR Management & Consulting. Hores Plus je členem Asociace hotelů a restaurací ČR a vlastní mezinárodní certifikát kvality ISO 9001. Hores Údajně nejrozšířenější informační systém pro ubytovací zařízení v Čechách a na Slovensku, software s téměř dvacetiletou historií. Jde o velmi komplexní informační systém s téměř všemi možnostmi, včetně rozhraní pro spojení s dalšími subsystémy, od platebních terminálů až po ovládání klimatizace. Systém 4 implementuje také integrovanou CRM banku a nabízí vytvoření mnoha statistik. Podporuje export dat pro další zpracování (např. účetnictví). Lze využít také možnosti vzdáleného připojení a práce se systémem. Výhody  komplexní a vyčerpávající systém  k dispozici je export dat do mnoha formátů  export dat pro další zpracování (účetnictví, daňová přiznání, fakturace)  statistiky včetně grafických výstupů, manažerská funkcionalita, prognózy obsazenosti a tržeb  zázemí stabilní společnosti  zkušenosti, systém školení a zákaznické podpory Nevýhody  příliš komplexní a složitý systém  nutnost školení zaměstnanců klienta  vysoká cena

Strana | 38


 Hotel Time Sídlo: Založeno: Web:

Praha 2002 www.hoteltime.cz

Jde o jedinou akciovou společnost ve srovnání. O společnosti ale nejsou dostupné žádné další informace. Internetová prezentace firmy je v rekonstrukci a není zveřejněna ani po udávaném datu, takže poskytuje pouze základní informace o produktu a kontaktní email. Hotel Time Aplikace Hotel Time je určena zejména pro střední a menší společnosti. Z řad konkurence se výrazně vymyká - je totiž postavena na zcela odlišné platformě, využívá plně klient-server platformu ASP 5 . Společnost svoji aplikaci neprodává, ale poskytuje k ní přístup na základě časově definovaného pronájmu, platí se měsíční licenční poplatky. Výhody  v případě dostupnosti osobního počítače s připojením na internet nulová počáteční investice do software i hardware  dostupnost systému odkudkoli  veškerá údržba software i hardware je zajišťována poskytovatelem, odpadá potřeba aktualizací Nevýhody  funkčnost zcela závisí na poskytovateli  poskytovatel má veškerou moc ke změnám cenové politiky  rychlost aplikace (v případě pomalého připojení, které je u odlehlých ubytovacích zařízení poměrně běžné, je použitelnost v podstatě vyloučena)

Strana | 39


 Mefisto software Sídlo: Založeno: Web:

Praha 2000 (1992) www.mefisto.cz

Mefisto software se řadí mezi nejvýznamnější dodavatele informačních systémů pro ubytovací zařízení v České republice. Nabízí software pro hotelové řetězce, hotely, velkokapacitní ubytovací zařízení, restaurace a lázně a kompletní portfolio služeb, včetně dodávky hardware. Software firmy Mefisto je používán ve více jak stovce provozoven. Mefisto Hotel Vývoj aplikace probíhal od roku 2000 jako nadstavba software, který byl vyvíjen již od roku 1992, společnost má tedy dlouholeté zkušenosti s vývojem software pro ubytovací a restaurační zařízení. Software nyní nabízí velice komplexní funkcionalitu pro rezervace, pokladnu (včetně možnosti kombinovat různé formy platby), hotelové účty (včetně možnosti pro dělení a slučování účtů), databázi klientů (CRM banka) a rozhraní pro spojení s mnoha dalšími systémy (telefonní ústředna, zámkové systémy, PayTV). Výhody  extenzivní funkcionalita  filtrovatelné seznamy rezervací, odjezdů, příjezdů…  možnost spojení s více systémy od stejného výrobce  dostupnost modulu pro směnárnu, rezervaci hotelového zázemí a sportovišť  množství rozhraní pro komunikaci s dalšími systémy Nevýhody  komplexita aplikace a nutnost školení  informace o ceně pouze po odeslání konkrétní poptávky

Strana | 40


 Gubi computers systems Sídlo: Založeno: Web:

Šumperk 1992 www.gubi.cz

Společnost s ručením omezeným se sídlem v Šumperku a pobočkami v Brně a Olomouci. Má již sedmnáctiletou tradici a orientuje se na ruskojazyčný trh, dodává své produkty s ruskou lokalizací, již od roku 2006 má instalace v Rusku a na Ukrajině. Specializuje se hlavně na informační systémy pro lázeňské provozy s léčebnou a rehabilitační péčí, které ale zároveň upravila pro restaurační a ubytovací provozy.

Open Hotel Další z komplexních informačních systémů, které nabízejí veškerou funkcionalitu. Zajišťuje agendu rezervací, práce s klienty a pokoji, agendu pokladny, hotelových účtů a směnárny a stejně jako konkurence implementuje mnohá rozhraní pro propojení s dalšími systémy. Mezi zajímavosti patří možnost generovat až 100 různých manažerských reportů a statistik, jinak se ale tento systém neodlišuje od konkurence. Umožňuje propojení s dalším produktem společnosti, OpenTreatment, software pro správu lázeňských aktivit, včetně výkazů pro úřady a zdravotní pojišťovny. Výhody  extenzivní funkcionalita  možnost stanovení individuální ceny  tisk dokladů ve více jazycích  manažerské reporty  množství statistik  možnosti propojení s dalšími systémy Nevýhody  vysoká cena  komplexita aplikace a nutnost školení

Strana | 41


 Abaton Sídlo: Založeno: Web:

Praha 1992 www.abaton.cz

Společnost Abaton Praha s.r.o. má sídlo v Praze a byla založena v roce 1992. Ze všech společností ve srovnání má subjektivně nejlépe zpracovanou webovou prezentaci. Produktové portfolio společnosti obsahuje celou řadu aplikací pro různé oblasti podnikání v cestovním ruchu, k dispozici je software pro správu ubytovacích zařízení, obchodů, restaurací, sportovišť a konferenčních prostor. Pato FOMS Software Pato FOMS 6 vznikl v roce 2002 na základě předchozího produktu společnosti. Nabízí funkcionalitu pro rezervace a agendu recepce, pokladny a směnárny. Součástí je funkcionalita pro manažerské reporty včetně zpracování prognóz na základě obsazenosti a množství statistik. Systém stejně jako konkurence implementuje rozhraní pro komunikaci s dalšími systémy. Výhody  extenzivní funkcionalita  manažerské reporty  množství statistik  možnosti propojení s dalšími systémy  systém práv a archivace pokusů o neoprávněné použití Nevýhody  cena aplikace  komplexita aplikace a nutnost školení

Strana | 42


 SmartHOTEL Sídlo: Založeno: Web:

Praha 2006 www.smarthotel.cz

Společnost Smarthotel s.r.o. je poměrně novým hráčem na trhu, ale nedává o sobě k dispozici téměř žádné informace. Specializuje se na menší hotely a penziony, kterým se také přizpůsobuje svou cenovou politikou a agresivní marketingovou kampaní. Kromě software pro ubytovací zařízení vyvíjí i software pro restaurační zařízení. Tato společnost jako jediná nabízí demoverzi svého software bez jakýchkoli omezení přímo ke stažení na svých stránkách. Smarthotel nabízí také velmi kvalitní online rezervační systém NetRes.cz. SmartHOTEL Úkolem software je dle výrobce zpřístupnění nejmodernějších technologií i malým ubytovacím zařízením, slibuje zvýšení efektivity řízení a využití kapacity ubytovacího zařízení. Software funguje na platformě firmy Microsoft, podporuje např. export informací do formátu Word dokument. Velice zajímavou funkcí je tisk účtů, dokladů a faktur automaticky přímo v jazyce ubytovaného. Možnosti propojení na další hotelové systémy jsou samozřejmé, společnost navíc inzeruje jednoduchost a rozšiřitelnost o další moduly. Aplikace již v ceně obsahuje funkcionalitu drobného prodeje a jednoduchou správu skladu. Výhody  drobný prodej a správa skladu součástí aplikace  dělení a slučování je možné i po jednotlivých položkách hotelových účtů  více tarifů zákaznické podpory  sledování a přehledy o využití vybavení (např. kopírka, televize) a služeb hotelu (masáže apod.)  dostupnost demoverze bez nutnosti kontaktovat společnost Nevýhody  nejlepší konkurence

Strana | 43

Hotelový informační systém: Zhodnocení

Zhodnocení Na českém trhu je několik zavedených společnosti, které vyvíjejí a poskytují FOM systémy. Většina z nich ale nabízí komplexní systémy, které mají sice velmi rozsáhlou funkcionalitu, nicméně jsou také složité a pro nezkušené uživatele obtížně použitelné. Takové systémy jsou taky navzdory marketingové prezentaci individuálních cen obvykle dvoj- a vícenásobně dražší, než je předpokládaná cena mého produktu. Nejvážnější konkurencí je pravděpodobně společnost SmartHOTEL, která se zaměřuje na stejnou cílovou skupinu zákazníků a má velmi kvalitní produkt a fungující zázemí. Vzhledem k rozšířenosti ubytovacích zařízení se zaměřením na turismus a stále relativně malému rozšíření moderních informačních technologií v tomto odvětví ale trh rozhodně není zasycen. S kvalitním produktem by tedy mělo být možné se prosadit a získat postavení na trhu, které by umožnilo postupné zvyšování konkurenceschopnosti.

1

SQL Firebird je multiplatformní, volně dostupný databázový stroj v jazyce C++ Štafle umožňují vytvoření a editaci rezervace přímo tažením myší, bez nutnosti otevřít vlastní dialogové okno rezervace 3 Multiple Document Interface – uživatelské rozhraní, které v jednom primárním okně aplikace umožňují vytvořit a přepínat mezi více podokny 4 Customer Relationship Management – systém pro správu databáze zákazníků 5 Application Service Provider, jinak také Software as a service – způsob poskytování software prostřednictvím sítě, na základě pronájmu přístupu k systému 6 Front Office Management System 2

Strana | 44

Hotelový informační systém | Analýza ekonomických aspektů projektu

Kapitola 8 Analýza ekonomických aspektů projektu Vývoj, prodej a správa informačních systémů pro ubytovací zařízení různých kategorií bude pod záštitou drobné společnosti, právní formou společnosti s ručením omezeným. Cílem společnosti bude obsazení segmentu trhu, která není touto formou obsazena, nikoliv konkurence na trhu zavedeným systémům pro velké hotelové sítě. Expanze společnosti do těchto segmentů trhu může být zvažována až na základě stabilního postavení společnosti na trhu a zajištění schopnosti ustát tlaky konkurence. Produkty a služby Primárním produktem společnosti bude software Hotelový informační systém. Součástí činnosti společnosti bude také rozsáhlá zákaznická podpora. Konkurenceschopnost Konkurenceschopnosti společnosti bude dosaženo agresivní cenovou politikou, jež bude založena na vysoké modularitě Hotelového informačního systému, který bude jednoduše upravován přímo na míru požadavkům a finančním možnostem zákazníka. Zacílení na poměrně specializovaný segment trhu bude také jedním z dalších faktorů definujících konkurenceschopnost společnosti. Konkurence pro na trhu již zavedené informační systémy by připadala v úvahu až na základě úspěšných prodejů dokonale prověřeného systému, stabilní finanční situace společnosti a získání dobrého jména. Cílová skupina Primární cílovou skupinou, na kterou bude Hotelový informační systém orientován, je klientela z řad malých až středních samostatných ubytovacích zařízení, jež informační technologie buď nevyužívají vůbec (zde by také vznikal vhodný prostor pro kombinace produktu se školícími službami), nebo je využívají nesprávně - ať už nerentabilním investováním do podstatně dražších a komplikovanějších systémů, které zůstávají nezcela využity, či používáním nelegálního software. Nasazení systému v prostředí několika poboček ubytovacího zařízení, popř. celé hotelové sítě se alespoň v začátcích neplánuje. Cenová politika Cenová politika společnosti bude jednou z největších výhod v konkurenčním boji a příležitostí vydobýt si pozici v segmentu trhu, stabilizovat jméno společnosti a získat prostředky a zázemí pro další expanzi, a následné zvyšování konkurenceschopnosti vůči zavedeným společnostem.

Strana | 45

Hotelový informační systém: Ekonomická rizika

Cenová politika bude založena na striktně individuálním přístupu ke klientům a snahu o řešení, které bude co nejvíce odpovídat zákazníkovým požadavkům a jeho finančním možnostem. Toho bude dosaženo rozsáhlou modularitou produktu, která umožní variabilitu ceny bez nutnosti zásadních (a nákladných) úprav samotného produktu. Marketing Marketing společnosti bude založen primárně na dostupnosti našeho řešení. Bude tedy zdůrazňována osobní prezentace produktu přímo v prostředí klienta, osobní přístup k zákazníkovi, fungující a dostupná podpora jak produktu, tak souvisejících problémů a systém školení práce s produktem. Řešení bude prezentováno jako kompletní, bez nutnosti dalších investic. Potenciální klient bude co nejpřístupnější formou seznámen s kompletním servisem poskytovaným naší společností a stejně tak s možnostmi a výhodami, které by mu implementace našeho řešení přinesla. To by mělo umožnit získání klienta, který by běžnými marketingovými prezentacemi nebyl osloven.

Ekonomická rizika Konkurence Velmi silná konkurence, která by na vstup společnosti zareagovala příliš rychle a důkladně, tedy rychlým vznikem odpovídajícího software a aktualizací cenové politiky. Tato situace by ale neměla být příliš závažná ani v případě, že by nastala, neboť marketing naší společnosti je zaměřen právě na klienty, kteří by s velkou pravděpodobností podobný produkt od obrovských společností odmítli. Poptávka Příliš optimistické strategické plány by se mohly stát problémem při příliš malé poptávce na trhu. Toto riziko lze ošetřit realistickými očekáváními, častými hodnoceními aktuální situace a korespondujícími úpravami plánů a využíváním marketingových nástrojů evaluace zvolených rozhodnutí. Změny trhu Změny trhu souvisí s již popisovanou poptávkou a přináší s sebou nutnost aktuálně reagovat na vývoj trhu a přizpůsobovat strategii společnosti aktuální situaci. Špatná platební morálka odběratelů Špatná platební morálka odběratelů by mohla způsobit mnoho komplikací. Jednak kvůli nerentabilitě soudního vymáhání pohledávek a s tím související možnost negativního dopadu na pověst firmy. Jediným jednoduchým a zároveň vhodným řešením tohoto problému je prevence, např. pomocí systému záloh a omezení funkcionality produktu.

Strana | 46

Hotelový informační systém | Ekonomická rizika

Pirátství Softwarové pirátství je v našem prostředí stále přítomným problémem, přestože alespoň ve firemním prostředí existují pro piráty nepříjemné sankce a postihy. Ve spojitosti s naším konkrétním produktem by ale softwarové pirátství a související kriminalita neměly znamenat příliš závažný problém, vzhledem k úrovni znalostí v informačních technologiích v cílové skupině a vysokého zájmu o podporu produktu, přesto bude do produktu vhodná implementace nějaké formy ochranného systému. Lidský faktor Vzhledem k charakteru společnosti je důležité věnovat výběru zaměstnanců zvláštní pozornost. Závisí na tom úspěch společnosti jak při vývoji produktu, tak při jeho prezentaci a prodeji, a také možné problémy spojené s případným odchodem zaměstnance ze společnosti. Přijetí a zaučení nového zaměstnance do firemní politiky bude vždy nákladné, náhrada zaměstnance ještě dražší, dále problémy spojené s udržovatelností starého kódu a pravděpodobná nutnost změn, ztráta „know-how“ a v nejhorším případě také možnost vzniku konkurence ve stejném prostředí a stejném segmentu trhu. Fluktuace zaměstnanců je tedy krajně nevhodná. Citlivostní analýza Prodeje produktu samozřejmě budou závislé na síle ekonomiky, nicméně přizpůsobování cenové politiky aktuální situaci a možnosti snížení nákladů klienta (např. na mzdové náklady na zaměstnance v souvislosti s jejich kvalifikací) se předpokládá, že produkt bude prodejný i v době ekonomické recese. Zhodnocení projektu Z analýzy provedené v rámci tohoto projektu vyplývá, že společnost by mohla na trhu uspět a generovat zisk a poskytnout tak zázemí a zkušenosti pro další rozvoj a expanzi. Úspěch společnosti by byl nejvíce závislý na lidském faktoru, snaze a úspěšnosti managementu, dále na úspěšnosti marketingu, schopnosti produkt prezentovat a prodat. Vzhledem k osobním zájmům a vlastním investicím se ale do značné míry předpokládá vysoké osobní nasazení a intenzivní práce. Záleželo by také výrazně na kvalitě produktu, a to hlavně v začátcích, aby nedošlo k negativnímu uvedení značky, ale naopak k šíření dobré pověsti. Mezi největší hrozby úspěchu patří chybný management, špatná finanční strategie a nedostatečné finanční zajištění společnosti. Veliký důraz a pozornost se bude muset věnovat péči o zákazníky, vzhledem k tomu, že doporučení a reference stávajících klientů budou podstatnou částí marketingové strategie. Po prvotním zavedení značky a stabilizaci pozice na trhu bude důležité pokračovat ve zdokonalování produktů a expanzi společnosti do dalších odvětví.

Strana | 47

Hotelový informační systém | Závěr a zhodnocení projektu

Kapitola 9 Závěr a zhodnocení projektu Jednoznačným přínosem této práce je úspěšné shrnutí zadání a definice a strukturování požadavků na systém. Tuto část se povedlo velmi důkladně zpracovat a přesně formulovat. Úspěšná byla také behaviorální analýza projektu, jsou zpracovány případy použití a jsou definováni aktéři. Postupy práce se systémem jsou zdokumentovány v diagramech aktivit. Jsou vypracovány stavové diagramy, které jasně definují, v jakých stavech a za jakých podmínek se objekty mohou nacházet a kdy, za jakých podmínek a do jakých stavů mohou objekty přecházet. Další část práce je věnována analýze požadavků na uživatelské rozhraní systému, byl vytvořen návrh základní obrazovky systému. Tato problematika je ale velmi komplikovaná a bude vyžadovat ještě mnohem více práce a nejlépe také testování prototypů přímo na uživatelích. Práci jsem dále věnoval logické analýze systému a vytvořil jsem diagram analytických tříd, diagramy nasazení a popis architektury systému, v čemž jsem byl víceméně úspěšný, nicméně této problematice bude nutné se také věnovat ve větším rozsahu a více do hloubky. Jediným neúspěchem je nedokončení implementace prototypu systému, nicméně zaměřením práce bylo hlavně precizní zpracování zadání, požadavků a behaviorální analýzy. To jsem považoval za stěžejní část této práce i vzhledem k tomu, že úspěšná implementace je závislá na kvalitní dokumentaci systému a přesné definici požadované funkcionality. Poslední oblastí, která je tímto dokumentem pokryta, je rozsáhlá analýza konkurenčních produktů a analýza ekonomických aspektů projektu, jejíž podstatou je posouzení smysluplnosti vývoje mého informačního systému.

Pokračování práce Předpokládám navázání na tento dokument ve smyslu dalšího rozšiřování a zdokonalování projektu a opravovaní jeho nedostatků. Samozřejmostí je postupná implementace systému do funkční podoby, jeho testování a projekce získaných zkušeností do postupného vývoje projektu do podoby komerčního produktu.

Strana | 49

Seznam použité literatury     

MICHAL PAVLÁSEK: Y36SIN - Dokumentace projektu, 2008 SPARX SYSTEMS: UML Tutorial URL: http://www.sparxsystems.com/uml-tutorial.html JIM ARLOW, ILA NEUSTADT: UML 2 a unifikovaný proces vývoje aplikací, Computer Press Praha, 2007, ISBN: 978-80-251-1503-9 WIKIPEDIA CONTRIBUTORS: Wikipedia, The Free Encyclopedia URL: en.wikipedia.org EDUARD POLÁCH: Pravidla sazby diplomových prací. České Budějovice, Pedagogická fakulta Jihočeské univerzity, 1998, URL: http://www.pf.jcu.cz/~edpo/pravidla/pravidla.html

Hotelový informační systém. Bakalářská práce

Recommend Documents