Hot topics treasury seminar Treasury Post-Crisis

www.pwc.nl

Hot topics treasury seminar Treasury Post-Crisis SEPA / Payment & Innovation

Marinus van Tol, Deputy Treasurer Essent N.V. Ernes Zelen 14 juni 2012

What is SEPA.. SEPA is a new payment scheme, which is standardised.

2014 Regulation

How it affects payments

• For credit transfers and direct debits there will be no distinction between national and cross-border payments

• • • •

Lower fees Faster processing Faster creditting Easier new market access

• SEPA payments are bundled together as a single file for processing, the only acceptable file format will be ISO 20022 XML

• • •

One payment format for all banks XML files contain more payment info No modification of payment data

• SEPA direct debit works different than most existing direct debit schemes.

• Mandate information transmission to banks. • New timelines. • Other revocation periods (PSD)

Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis PwC

14 juni 2012 2

SEPA Compliancy Quadrant

High

Bank comms setup for SEPA CT

BIC and IBAN conversion

Responsibility

ERP functionality for SEPA CT Payment file formats must be updated

Significance

Revocated payment processes

Low

Change of timing in direct debit runs New Direct Debit mandate document

General terms of business Extra Client/vendor master data

Rejected payment processes

Client communication

Bank comms setup for SEPA DD

Tax situation

Update payment method in master data Receivables at risk measurements

Direct debit revocation measures

Treasury &Tax Billing ICT Legal

ERP functionality for SEPA DD

Update of payment booking rules

Extra mandate information

Low Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis PwC

Complexity

High 14 juni 2012 3

Swift connectivity Cash forecasting improvement

Opportunity

High

Low

Cash flow visibility improvement

Payment routing

Bank rationalization

Bank selection

Centralization of outgoing payments

Global bank account management

Optimize cash pooling

Centralization of incoming payments

Inhouse banking

Responsibility

SEPA Opportunity Quadrant Treasury &Tax Accounts Payable Accounts Receivable

Payment factory Tax situation

Service bureau implementation Bank account rationalization

3SKey Security

BIC and IBAN validation


Complexity

High 14 juni 2012 4

Collection shared services

Improve external mandate workflow

High

Electronic invoicing (pdf,email)

Opportunity

Motivate customers to use Direct Debit

Use of new payment schemes

Dispute handling

Outsourced printing of invoices

Low

Flexibel billruns Standard tooling for reconciliation

Finbox electronic invoice

Electronic invoicing (edi,xml)

Responsibility

SEPA Opportunity Quadrant (Order-to-Cash) Treasury &Tax Billing Credit& Collections Accounts Receivable Sales

Enhanced collections

Debtor risk differentiation

Centralized incoming payments

Enhanced tooling for reconciliation

Basic processes


Complexity

High 14 juni 2012 5

Upload of incoming invoice data

High

Evaluated Receipt Settlement

Scan & OCR of incoming paper invoices

Opportunity

Automated 3way match 3rd party invoice handling

Variable vendor credit terms (SCF)

Centralized outgoing payments

Trusted payment file principle

Enhanced tooling for reconciliation

Daily Payment run

Electronic invoice proc. (xml,edi,email)

Responsibility

SEPA Opportunity Quadrant (Procure-to-Pay) Treasury &Tax Accounts Payable Procurement Inventory

Use of purchase orders

Use of goods receipt Standard tooling for reconciliation

Low Basic processes


Complexity

High 14 juni 2012 6

Vragen?

T: +31 (0) 88 792 7199 [email protected]

Ernes Zelen Director

© 2012 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC. "PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.

SEPA @ Essent

Rinus van Tol (Treasury)

PWC

14 juni 2012

INTERNAL USE

14 juni 2012-PWC Workshop

8

Uit een RWE-Essent presentatie voor senior management: • SEPA implementation is a must do, as not complying would lead to full termination of receipt of incoming payments and inability to fulfil payment obligations. • Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of business continuity. We have to start now.

Het heeft een paar jaar geduurd voordat we hier waren …

INTERNAL USE


9

Doelstelling presentatie Hoe wordt het implementeren bij Essent aangepakt, waar staan we, wat zijn ervaringen tot nu toe. Onderwerpen Positionering/overzicht Essent Betalingsverkeer bij Essent Waar heeft SEPA invloed Programma-aanpak Te maken keuzes Aandachtspunten Geleerde lessen

INTERNAL USE


10

Essent corporate structure …

Generation

Business Development

Sales Portfolio Management

B2C / Households

B2C / Small Medium-sized sized Enterprises

B2B

Essent Local Energy Solutions

Label X

Label Y

… Marketing Financial Services People Services (1)

IT

Service Units & Supporting Staff

… …

Customer-oriented Business Units Note: (1)IT as Service Unit will not be specifically impacted by SEPA, however, significant effort is required from IT perspective to reach SEPA-compliancy for Essent. INTERNAL USE

SEPA impact: large/significant SEPA impact: none/generic


11

BU/SU profiles •

Number of customers varies per BU between several thousand to almost two million.

BU

Systems (finan.syst)

Billing & invoicing dept

Print street

Bank

House style

Customer Payment (4)

B2C/HH

SAP IS-U(1)

Own

TNT

ABN AMRO

Essent

AI, ACC, FB

B2C/SME

SAP IS-U(1)

Own

TNT

ABN AMRO

Essent

AI, ACC

B2B

Ferranti

Own

Own

RBS

Essent

AI, ACC

ELES

Ferranti(2)

Own

Own

ABN AMRO

Essent

AI, ACC, FB

Other labels

Nexant, own (Navision, Exact)

Own

Local

ABN AMRO

own

AI , manual

Financial Services

(SAP FICO)

Own

Local

RBS, DB

Essent

SEPA CT

PeopleServices

SAP HR

Own + FS

Local

RBS

Essent

Note:

(1) (2)

(2)

RBS

IS-U shared by B2C/HH and B2C/SME; IS-U Ferranti = MECOMS; separate implementations INTERNAL USE

(3)

(3) (4)

DB = Deutsche Bank AI = Automatische Incasso, FB = FinBox, ACC = Acceptgiro 14 juni 2012-PWC Workshop

12

Kenmerken betalingsverkeer Essent • 3 relatiebanken in Nederland, 1 in Duitsland en 4 in België • >2 miljoen klanten • 4500 medewerkers • >100.000 betalingen aan leveranciers • Circa 23 mln. automatische incasso’s per jaar • >4 mln. Optisch Leesbare Acceptgiro’s • >4 mln. betalingen aan klanten per jaar • Overige betaalproducten, Finbox, Ideal etc. • >1.000 Treasury betalingen • onderlinge verrekening tussen bedrijfsonderdelen verloopt via In-House-Bank INTERNAL USE


13

Wat verandert de regelgeving? • Rekeningnummers (over op IBAN)

• Nog in uitwerking zijn:

• Betaalproducten

– Acceptgiro

• Bankrelatie

– iDeal

• Operationele tijdlijnen

– Finbox

• Wetgeving en klantbescherming

– eMandate

• Machtigingen en het beheer ervan • Incassosoorten • Storneringen

• SEPA Rulebooks jaarlijks nieuwe versies

• (Bestands)Formaten

INTERNAL USE


14

Changes due to SEPA Before

After IBAN(2)

BBAN(1)

Customer Customer Customer

Bank Bank

Customer Customer Customer

Bank Bank

On-line

On-line

CAMT PAIN

MT940 MT942

??

Equens Invoice

Invoic e

XML

CLIEOP

Essent Essent Note:

(1)

max 9 digits

On-line Note:

INTERNAL USE

On-line

(2)18

– 34 characters


Mandate administration 15

Nationaal SEPA Migratie Plan Opgesteld door Nationaal Forum SEPA migratie o.l.v. De Nederlandsche Bank.

Vandaag INTERNAL USE

Essent B2C 14 juni 2012-PWC Workshop

Essent - overig 16

Systemen geraakt door SEPA • Klanten/debiteuren systemen

(masterdata, automatische reconciliatie, registratie

incassomachtigingen)

• ERP systemen

(debiteuren, crediteuren, masterdata, automatisch boeken)

• Electronic Banking systemen • Bankcommunicatiesystemen • Communicatiesystemen met Clearing Houses • Treasury systemen • Trading systemen • Communicatie met buitenlandse moeders en/of partners • Ondersteunende toepassingen

(bijv. eigen bouwsels in Excel, data

warehouses)

• On-line omgevingen • Middelware / Integratie • … INTERNAL USE


17

Processen geraakt door SEPA • Aanmelden, wijzigen en beëindigen leverancier-klantrelatie • Invoeren, wijzigen en beëindigen klant-leverancier-relatie • Invoeren, wijzigen en uitdiensttreding medewerker • Factureren • Betalen van crediteuren • Incasseren en excasso • Uitbetalen salarissen • Digitaal factureren en betalen • Communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers • Alle processen die documenten aanmaken waarop het rekeningnummer vermeld is • ………….. INTERNAL USE


18

SEPA: ‘Do nothing’ is not an option, ‘Do everything now’ is not preferred ‘Do elsewhere’: we may not be able to go ‘pre-SEPA’: here we are now Other environment

Bank

Other environment

Bank

Essent

Essent

‘Do together’: where we like to go Other environment

Bank

‘Do Nothing’: where we cannot go

Essent

Other environment

Bank

‘Do everything: we prefer not to do now

Essent

Other environment

Bank SEPA

Essent

non - SEPA INTERNAL USE


19

Relevantie SEPA-onderdelen voor BU/SU Niet ieder SEPA-onderdeel is even relevant voor ieder bedrijfsonderdeel. SCT(4 )

Mandate admin (2)

SDD Core

X

(x)

X

X

B2C/SME

X

(x)

X

X

B2B

X

(x)

X

ELES

X

(x)

Label X

X

Label Y

BU/SU

IBAN

B2C/HH

PAIN

CAMT

X

x

?

X

X

?

X

X

X

X

X

?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

?

X

X

Financial Services

X

X

X

X

PeopleServices

X

Noot:

(1) (2) (3) (4)

BIC (1)

SDD B2B

X

BIC niet noodzakelijk omdat banken dit als service uit de IBAN gaan afleiden. Van belang voor ieder die SDD wil uitvoeren. Niet noodzakelijk al op moment van verplicht SEPA-compliant betalingsverkeer. Waar het excasso c.q. crediteren vanuit de klantsystemen betreft is dit met (x) aangegeven 14 juni 2012-PWC Workshop INTERNAL USE

(3)

20

Functionaliteit software pakketten SW leveranciers zijn verschillend gevorderd in het aanbieden van SEPA-compliant functionaliteit.

Pakket

IBAN

BIC

SCT

Mandate admin

SAP IS-U

X(2)

X(2)

X(2)

X(2)

SAP FiCo

X

X

X

X(2)

(1)

SDD Core

SDD B2B

PAIN

CAMT

MECOMS (incl. MS Dynamics AX)

MS Navision

X

EXACT

X

Noot:

(1) (2)

Als referentie is genomen de versie van het pakket dat Essent operationeel heeft op 01 mei 2012. Nog niet operationeel in gebruik. INTERNAL USE


21

Te maken keuzes • Vertrekpunt: systemen of product/marktcombinaties? • Big Bang voor de gehele onderneming of gefaseerd: – Per business unit/bedrijfsonderdeel? – Wat gereed is implementeren? – Nu ook al CAMT of dat later?

• Gaan wij voor 1 juli 2013, eerder of later? • Aanleveren via een Service provider

(bijv. Equens)

of

rechtstreeks bij de bank? • Kosten uit ‘algemene middelen’ of uit BU/SU eigen budget •

‘Compliance only’ of ‘Compliancy & (proces)verbeteringen’?

• …

INTERNAL USE


22

Introducing the scenarios For the scenario’s, the following approaches have been used: – Compliancy only, or: exploit business opportunities as well; – Implementation fully within Essent business + IT landscape, or: utilise external capabilities as well. Within existing Essent landscape

(partially) Outside existing Essent landscape

Compliance only

Scenario 1

Scenario 3

Compliance and business opportunities

Scenario 2

Scenario 4

INTERNAL USE


23

Programmastructuur RvB Programma Stuurgroep

Nat. Forum SEPA migr.

Relatie Relatie bank bank

Programma management

Taskforce SEPA NL EnergieNederland

Progr. Suport QA

HQ

PMC1

PMC2

PMC3

PMC4

PMC5

PMC6

Coördinatie - IT Coördinatie - Communicatie Coördinatie – Quality Control Coördinatie – Data Management

INTERNAL USE


24

Raming omvang migratie

• Migratie is duur! • Migratie kost veel tijd: • Hoeveel wordt verzorgd door de SW leverancier? • Essent werkt aan PIDs; ruwe schatting nu op circa € 5 – 7 mln.

INTERNAL USE


25

Ervaring met migratie naar SCT • Essent HQ is eind maart 2011 gemigreerd naar SCT met de invoering van een In-House-Bank. • Crediteuren betalingen via SCT en XML20022. • Dat ging niet zonder slag of stoot. • Eigenaren van relevante processen en systemen, beheerders van de databases moeten actief betrokken zijn (IT inclusief architecten en service providers).

• Testen, testen, testen: niet alleen IT maar ook functioneel! • Sluit SLA’s af ook met IT service providers en de bank(en).

INTERNAL USE


26

Aandachtspunten (1) • Ontbreken E-Mandate

(meerdere sectoren noemen dit een belangrijk issue)

• Telefonische incassomachtigingen mogen niet meer zonder meer ( analyse doorgaan huidige werkwijze in afwachting van E-mandate)

• Gescheiden bestanden voor eerste incasso en herhaalde incasso • Vormvoorschriften voor incassomachtigingen en registratie daarvan • Onduidelijkheid over betalingsverwerking in duale periode (gegevensstromen van/naar banken)

• Voorstel (alternatieven voor) Acceptgiro, inclusief planning. • Alternatief voor hash totals • Wanneer over naar nieuwe standaard voor dagafschriften (CAMT 52 en 53 i.p.v. MT940/942)

INTERNAL USE


27

Aandachtspunten (2) • Timing, afstemming met RWE AG en Opco’s • België en Duitsland specifieke aspecten (afwijkende timing, omgang nicheproducten en specificaties vrije velden)

• Samenloop met Nieuwe Marktmodel • Samenloop nieuwe Warmtewet • Samenloop andere RWE en Essent projecten • Keuze aanlevering bulk via bankcommunicatiesystemen zoals Access Direct of direct bij Clearing Houses • Nieuwe reconciliatie instellingen/software • Aanvullende business opportunities

INTERNAL USE

(o.a. Payment Hub)


28

Aandachtspunten(3) • Niet alle software leveranciers lijken doordrongen van tijdpad, m.n. buitenlandse lijken niet dezelfde sense-ofurgency te hebben als de “BV SEPA Nederland”. • Banken hebben test-faciliteiten nog “in ontwerp”. • Er bestaan nog geen afspraken over ketentesten. • Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering consumentenbeschermingsmaatregelen. • Consulting bureaus en system integrators hebben nog weinig kennis & ervaring beschikbaar over de implementatie van SEPA bij corporates.

INTERNAL USE


29

Geleerde lessen • Het is moeilijk focus te krijgen voor iets dat gezien wordt als “alleen maar” IBAN, zeker als SEPA business case negatief is • Zorg dat het niet gezien wordt als “alleen” IT issue. • Zorg voor commitment van senior management. • Praat veel met je banken en softwareleveranciers over je programma en zorg voor een overleg structuren. • Onderschat niet de ontoegankelijkheid van Rule Books: het venijn zit in details en de uitvoering daarvan

(bijv. banken gebruiken niet alle

beschikbare storno-codes).

• Verwacht niet dat alles Europees standaard wordt. • Volg de ontwikkelingen

(SEPA fora, user groups, social media).

• Vergeet on-line omgevingen niet. • Vertrouw niet zonder meer de SEPA ervaringen van externen (ervaring SDD in Nederland is vrijwel nihil).

INTERNAL USE


30

Informatie over SEPA De volgende informatiebronnen blijken nuttig te zijn: – www.sepanl.nl – http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sct_ rulebook_release_management – www.overopiban.nl (consumenten en bedrijven-o.a. Nieuwsbrief) http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/ Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html –…

Daarnaast hebben de meeste banken en software leveranciers op hun websites informatie staan over SEPA en hoe men daar mee bezig is. Brancheverenigingen worden eveneens actief.

INTERNAL USE


31

Don’t worry be happy

… but … map the road before you start travelling! INTERNAL USE


32

Hot topics treasury seminar Treasury Post-Crisis

Recommend Documents