Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)
BHIC
Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl
Horizontale controle Raad/ AB houdt toezicht op college / DB Bron: 5voor12intienen.wordpress.com
Interbestuurlijk toezicht Toezicht Provincie op basis van horizontaal toezicht
Verantwoordingsverslag
Verantwoording is verplicht! •Regelmatig •Schriftelijk Foto: Schooltv.nl
Verslag doorgestuurd naar provincie
Toezicht provincie foto: nl.123rf.com
• Aan de hand van het verslag
• Provincie kan aanvullende gegevens opvragen Bron: 5voor12intienen.wordpress.com
• Zo nodig: nader onderzoek
Inhoud verslag
Bron: www.cepolina.com/vrijefoto/aM/a-Mountainbike.keten2-Andere.sport.htm
Verantwoording geldt de hele archiefketen!
Inhoud verslag In relatie tot archiefwet- en regelgeving •Wat is er (niet) gedaan ter verbetering van archiefzorg en –beheer •Welke verbeteringen zijn (niet) bereikt
Foto: noord-holland.nl/web/Themas/Europa/NoordHolland-in-Europa/Europese-wet-en-regelgeving-1.html
Inhoud verslag Bron: trendbeheer.com/tag/jan-banning
Buiten archiefwet- en regelgeving •Andere verbeteringen in archief- en informatiebeheer
Inhoud verslag Voorbeelden van onderwerpen •Interne regelgeving •Informatie- en archiefbeleid •Kwaliteitsinstrument •Inrichting DMS / RMA •Toestand archiefbewaarplaats en –ruimte(n) •Feitelijk beheer
Model VNG: KPI’s
• KPI’s geven inzicht in de prestaties van organisaties
• KPI’s zijn (in de regel) SMART geformuleerd
Foto: David Benbennick
• KPI’s bieden inzicht in voortgang van (het behalen van) doelstellingen
Archief KPI’s (1) 1. Lokale regelingen
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden
4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden
Archief KPI’s (2) 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
10. Middelen en mensen
Archief-KPI 1: lokale regelingen 1) Verordening Archiefzorg 2) Verordening toezicht archiefbeheer 3) Besluit informatiebeheer 4) Wijziging overheidstaken 5) Gemeenschappelijke regelingen 6) Mandaatregeling archiefzorg 7) Uitbesteden archiefbeheerstaken
KPI in Excel • Ontwikkeld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN)
KPI in Excel • Snel inzicht in de situatie bij een organisatie
Nuancering • Gebruik van KPI model is niet altijd te reduceren tot een eenvoudig Ja/Nee
•
Vaak is een toelichting nodig
Bron: stationary.name
Bron: mvsintcecilia.nl
• Bij enkele KPI’s is het raadzaam om aanvullende gegevens mee te zenden
Moet dâ? NIET VERPLICHT KPI van de VNG Excel van BRAIN
WEL VERPLICHT Afleggen van verantwoording over het doen en laten in relatie tot de wet
Checklists Model / checklist (KPI model) is simplificatie van de werkelijkheid
Risico: focus op simplificatie i.p.v. de werkelijkheid zelf
Risico: focus op goede beoordeling i.p.v. goed resultaat Bron: prikbord.es
Inrichting Horizontaal Toezicht
Organisaties met een archivaris • Archivaris heeft inspectietaak:
Toezicht op het beheer niet overgebrachte archieven Periodieke rapportage over het archiefbeheer
MAAR:
Verslag archivaris ≠ verslag horizontaal toezicht
Inspectieverslag ⇔ HTverslag
• Verslag archivaris
• Horizontaal toezicht
•
Niet-overgebracht archief
•
Gehele archiefketen
•
Gericht op beheer / uitvoering
•
Beleid én uitvoering
•
Vaak niet gericht op digitaal archiefbeheer
•
Specifiek ook digitaal archief
•
Niet primair op archiefzorg
•
Archiefbeheer en -zorg
Inspectieverslag van de archivaris kan basis zijn voor het verslag aan raad / AB
Inrichting Horizontaal Toezicht Organisaties zonder archivaris • Geen toezicht op beheer niet overgebrachte archieven • (Meestal) geen rapportage inz. archiefbeheer naar raad
• Opstellen verslag horizontaal toezicht vergt: Archieftechnische kennis Archiefwetskennis
• Voor zover kennis niet/onvoldoende aanwezig is, deze alsnog in huis halen
Samenvatting 1. Horizontaal toezicht: • controle door gemeenteraad/AB • afleggen van verantwoording door zorgdrager 2. Jaarlijks verslag 3. Raad / AB legt verslag voor aan GS 4. VNG model-kader en BRAIN-instrument zijn niet verplicht 5. Gebruik kennis en/of periodieke rapportage van de archivaris
Hartelijk dank voor uw aandacht
