Hoofdstuk 3. Inhoudsopgave

Hoofdstuk 3

Hoofdstuk 3

Brondocumenten

Inhoudsopgave Hoofdstuk 3 Brondocumenten 3.1 Inleiding 3.2 Bronnen voor GBA-gegevens 3.2.1 Gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat 3.2.2 Gegevens over de identificatienummers 3.2.3 Gegevens over het naamgebruik van een persoon 3.2.4 Gegevens over de nationaliteit 3.2.5 Gegevens over geheimhouding van gegevens 3.2.6 Gegevens over het verblijf en het adres 3.2.7 Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) 3.2.8 Gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of de curatele 3.2.9 Gegevens over reisdocumenten 3.2.10 Gegevens over kiesrecht 3.2.11 Gegevens met betrekking tot afnemers 3.3 Brondocumenten 3.3.1 Stappenplan brondocumenten 3.3.2 Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger 3.3.3 Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit 3.3.4 Accepteren van brondocumenten voor de GBA 3.3.5 Overleggen van brondocumenten na aangifte 3.3.6 Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA) 3.3.7 Verschillen in en tussen brondocumenten 3.3.8 Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang geldigheid 3.3.9 Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten 3.3.10 Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde (toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) 3.3.11 Verzenden van kennisgevingen 3.3.12 Gegevens met betrekking tot de nationaliteit (artikelen 42 en 43 Wet GBA)` 3.3.13 Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten 3.3.14 Bewaren van brondocumenten

Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 1

1 3 4 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8 9 9 9 12 13 14 14

15 28 31 35 40 43 44 45 47

Hoofdstuk 3

Hoofdstuk 3 pagina 2

Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007

Hoofdstuk 3

Hoofdstuk 3

Brondocumenten Dit hoofdstuk geeft algemene informatie over bronnen, brondocumenten, de behandeling en beoordeling daarvan en specifieke kenmerken van brondocumenten. Persoonsgegevens in (semi-) overheidsadministraties, zoals de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), moeten betrouwbaar zijn. De juistheid van gegevens in de administraties hangt af van de wijze van verkrijging en vaststelling daarvan. De betrouwbaarheid wordt in hoge mate bepaald door de bronnen waaraan gegevens worden ontleend. Deze bronnen kunnen zeer verschillend van aard zijn, maar worden voornamelijk gevormd door geschriften die gegevens vermelden, zogenoemde brondocumenten. Met name voor de GBA zijn deze brondocumenten van groot belang. In de volgende paragrafen wordt aangegeven aan welke brondocumenten bepaalde gegevens ontleend mogen worden, hoe brondocumenten worden gebruikt en wordt uitgelegd wat het belang van brondocumenten is.

3.1

Inleiding

Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid van of ontleend aan brondocumenten en/of de aangifte van de burger. Indien het een aangifte van de burger betreft, dan wordt hiervan een (in bepaalde gevallen onder ede afgelegde) schriftelijke verklaring opgemaakt en wordt deze ondertekend door de burger. Die getekende verklaring is daarmee een brondocument geworden. De gegevens in de GBA moeten juist, volledig en actueel zijn, omdat (semi-)overheidsorganisaties bij hun handelen uitgaan van de GBA-gegevens. Daarom bepaalt de Wet GBA dat gegevens alleen mogen worden ontleend aan brondocumenten die limitatief in de wet zijn genoemd. De Memorie van Toelichting bij de Wet GBA zegt daarover dat ' ... het exclusieve stelsel van bronnen met zich meebrengt dat indien aan Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 3

Hoofdstuk 3

geen van de in de wet genoemde bronnen het gegeven kan worden ontleend, het desbetreffende gegeven niet in de basisadministratie wordt opgenomen ...'. De in de Wet GBA genoemde brondocumenten vormen dus een gesloten systeem. De GBA heeft tot doel alle instanties met een publiekrechtelijke taak te voorzien van de algemene gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak. Daarnaast worden gegevens uit de GBA verstrekt aan instellingen met een publiek of bijzonder maatschappelijk belang. Bovendien kunnen gemeenten in een gemeentelijke verordening de gegevensverstrekking aan zogenoemde vrije derden regelen. Tenslotte kan de burger gebruik maken van over hem in de basisadministratie vastgelegde gegevens. De verstrekte gegevens worden door instanties met een publiekrechtelijke taak gebruikt ter uitvoering van wettelijke regels, zoals de sociale zekerheidswetgeving, en ter voorkoming van fraude met persoonsgegevens. Gebruik van de GBA binnen de gehele (semi-)overheid bevordert bovendien de dienstverlening aan de burger. De burger zelf kan gebruik maken van de geregistreerde GBA-gegevens indien van hem bepaalde persoonsgegevens worden gevraagd. Gelet op het belang van betrouwbare gegevens in de GBA is het onder meer de taak van de medewerker Burgerzaken om de juiste gegevens te ontlenen aan de juiste brondocumenten.

3.2

Bronnen voor GBA-gegevens

Bij het opnemen van gegevens in de GBA dient de medewerker Burgerzaken steeds na te gaan wat volgens de Wet GBA de bron van die gegevens kan zijn. De bronnen voor algemene gegevens in de GBA zijn vermeld in de artikelen 36 tot en met 52 van de Wet GBA. Het gaat om aangiften van de burger, mededelingen van in de wet genoemde organen, akten en geschriften. Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid uit brondocumenten of een (schriftelijke) melding van de burger. Brondocumenten vormen de basis voor de persoonsgegevens die in de GBA worden geregistreerd. Met betrekking tot de voorschriften welke gegevens waarvan afgeleid of waaraan ontleend mogen worden is het volgende onderscheid in soorten gegevens van belang. Aan een aangifte van de burger kunnen alleen gegevens worden ontleend over verblijf en adres in Nederland, wijzigingen in het adres, vertrek naar het buitenland en vestiging uit het buitenland. Als het college van burgemeester en wethouders tot de conclusie komt dat betrokkene heeft verzuimd aangifte te doen, neemt de medewerker Burgerzaken deze gegevens ambtshalve op. Brondocumenten voor de GBA moeten altijd op schrift staan. Ook aangiften, mededelingen en verklaringen die zijn genoemd in de Wet GBA kunnen alleen bron van gegevens zijn als ze op papier staan. Een



Hoofdstuk 3

op schrift gesteld document wordt pas een brondocument voor de GBA als de medewerker Burgerzaken het als zodanig accepteert. Verder in dit hoofdstuk wordt aangegeven aan welke voorwaarden documenten moeten voldoen om als brondocument voor de GBA te gelden. Er zijn: •

gegevens over de burgerlijke staat, categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09; zie paragraaf 3.3.6

•

gegevens over de identificatienummers, categorieën 01, 02, 03, 05, 09; zie paragraaf 3.2.2

•

gegevens over het naamgebruik van een persoon, categorie 01; zie paragraaf 3.2.3

•

gegevens over de nationaliteit, categorie 04; zie paragraaf 3.2.4

•

gegevens over geheimhouding van gegevens, categorie 07; zie paragraaf 3.2.5

•

gegevens over het verblijf en het adres, categorie 08; zie paragraaf 3.2.6

•

gegevens over de verblijfstitel, categorie 10; zie paragraaf 3.2.7

•

gegevens over het gezag van de minderjarige of de curatele, categorie 11; zie paragraaf 3.2.8

•

gegevens over reisdocumenten, categorie 12; zie paragraaf 3.2.9

•

gegevens over kiesrecht, categorie 13; zie paragraaf 3.2.10

•

gegevens met betrekking tot afnemers, categorieën 14 en 15; zie paragraaf 3.2.11

3.2.1

Gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat

De Wet GBA (artikel 36 en 37) schrijft limitatief de te gebruiken brondocumenten betreffende gegevens over de burgerlijke staat van een persoon voor en brengt daarin een rangorde aan. Zie paragraaf 3.3. Zie voor een opsomming van de burgerlijke staat gegevens, bijlage 2 van deze handleiding.

3.2.2

Gegevens over de identificatienummers

De verantwoordelijke Minister stelt administratienummers (A-nummers) ter beschikking aan elk college van burgemeester en wethouders. Het desbetreffende college kent vervolgens een A-nummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de basisadministratie voor de eerste maal in te schrijven persoon. Het administratienummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/ Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 5

Hoofdstuk 3

geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van deze gerelateerde zelf in de basisadministratie van die gemeente van inschrijving. De verantwoordelijke Minister stelt door middel van de ‘Beheervoorziening BSN (BV BSN)’ burgerservicenummers ter beschikking aan het college van burgemeester en wethouders van elke gemeente. Het desbetreffende college kent vervolgens een burgerservicenummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de eigen basisadministratie voor de eerste maal in te schrijven persoon. Blijkt uit de GBA dat de voor het eerst daarin in te schrijven persoon al een burgerservicenummer heeft of blijkt uit het register Beheer van Relaties (BVR) van de Belastingdienst dat deze al een SoFi-nummer heeft, dan wordt dit nummer als burgerservicenummer in de GBA opgenomen. Het burgerservicenummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van die gerelateerde zelf, indien deze in dezelfde basisadministratie is ingeschreven.

3.2.3

Gegevens over het naamgebruik van een persoon

Het gegeven over het naamgebruik van een persoon wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek tot wijzigen van het naamgebruik van betrokkene of aan een rechterlijke uitspraak. Voor personen met een niet Nederlandse nationaliteit, is naast het schriftelijke verzoek van betrokkene van belang hoe de eigen nationale regels zijn betreffende het naamgebruik.

3.2.4

Gegevens over de nationaliteit

Gegevens over de Nederlandse nationaliteit (art. 42 Wet GBA) verkrijgt men: 1. 2. 3. 4.

5. 6.

door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; door toepassing van andere wettelijke bepalingen; door toepassing van verdragen; uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het Nederlanderschap (Stb. 1984, 628) of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gedane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap; uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van de Nederlandse Antillen en Aruba, krachtens artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap.

De gegevens over een vreemde nationaliteit (art. 43 Wet GBA) worden: Hoofdstuk 3 pagina 6


Hoofdstuk 3

1.

2. 3.

ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, dan wel opgenomen met toepassing van het desbetreffende nationaliteitsrecht; of ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit; of verkregen door toepassing van nationaliteitswetgeving en verdragen.

De gegevens over de behandeling als Nederlander van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet betreffende de positie van Molukkers (de zogenaamde Faciliteitenwet), Stbl. 1976, 468.

3.2.5

Gegevens over geheimhouding van gegevens

Het gegeven over de geheimhouding van gegevens van de ingeschrevene wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek daartoe van de betrokkene. Het betreft zowel de gegevens op de eigen persoonslijst als de gegevens van deze persoon op andere persoonslijsten in de GBA van de gemeente van inschrijving.

3.2.6

Gegevens over het verblijf en het adres

De gegevens over de verblijfplaats worden ontleend aan de aangifte van de burger. De gegevens kunnen - wanneer de burger in gebreke blijft met het doen van aangifte - ambtshalve worden opgenomen. Let hierbij op het gestelde in art. 83 en verder Wet GBA. Bij inschrijving op grond van Nederlandse geboorteakte worden de verblijfplaatsgegevens ontleend aan de persoonslijst van de moeder of de vader.

3.2.7

Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht)

De gegevens over het verblijfsrecht worden uitsluitend ontleend aan een mededeling door het ministerie van Justitie (IND) via het Og11-bericht.

3.2.8

Gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of de curatele

De gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of curatele, worden ontleend aan het Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 7

Hoofdstuk 3

gezagsregister, respectievelijk het curateleregister. Het van rechtswege vervallen van het gezag, bij meerderjarig worden van de minderjarige, mag altijd geregistreerd worden in de basisadministratie zonder mededeling van het gezagregister. Betrokkene is meerderjarig geworden, waardoor het gezag over de minderjarige van rechtswege definitief ophoudt. Er is dus een wijziging in het gezag opgetreden.

3.2.9

Gegevens over reisdocumenten

Gegevens over reisdocumenten worden ontleend aan het aanvraagformulier of het reisdocument. Groep 82 Document heeft in categorie 12 Reisdocument een afwijkende betekenis in vergelijking met de andere categorieën. Niet het brondocument zelf (het reisdocument) wordt aangeduid, maar het onderliggende paspoortdossier waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Een vermissing van een Nederlands reisdocument wordt terstond in de GBA geregistreerd wanneer door de ingeschrevene een proces-verbaal van vermissing wordt overgelegd en een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing is afgelegd ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar. Een Nederlands reisdocument kan ingehouden worden door een daartoe bevoegde Nederlandse autoriteit. De inhouding wordt direct in de GBA geregistreerd. Bij personen die in het bezit zijn van één of meerdere buitenlandse reisdocumenten, dient in rubriek 12.82.30 Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden de code volgens tabel 34 Landentabel van het land van herkomst van het document opgenomen te worden. Inlevering en vermissing van buitenlandse reisdocumenten wordt niet in de GBA geregistreerd.

3.2.10 Gegevens over kiesrecht Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet Nederlandse onderdanen van de EU. De gegevens omtrent de deelname en het einde van de deelname Europees kiesrecht voor nietNederlandse onderdanen van de EU, als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, worden ontleend aan het verzoekschrift van betrokkene. De gegevens over de uitsluiting van het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling hierover van de desbetreffende lidstaat. De gegevens omtrent de uitsluiting van het kiesrecht in het algemeen worden ontleend aan de mededeling hierover van de Minister van Justitie.



Hoofdstuk 3

3.2.11 Gegevens met betrekking tot afnemers Deze gegevens zijn opgenomen in de categorie 14 Afnemersindicatie. Categorie 14 bevat gegevens over het netwerkadres van een netwerkafnemer. Deze afnemersindicatie wordt uitsluitend geplaatst op basis van het door de verantwoordelijke Minister genomen autorisatiebesluit.

3.3

Brondocumenten

Deze paragraaf gaat in op de brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikel 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA). De artikelen 36 en 37 van de Wet GBA zijn van essentieel belang bij het al dan niet ontlenen van burgerlijke staat gegevens aan brondocumenten. Daarom wordt uitgebreid stilgestaan bij het onderscheid tussen feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan en feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Centraal staat de vraag aan welke brondocumenten GBA-gegevens kunnen worden ontleend. De zogenoemde verklaring onder eed of belofte wordt uitvoerig besproken. Ook wordt beschreven waaraan gegevens over het Nederlanderschap of een vreemde nationaliteit kunnen worden ontleend. In paragraaf 3.7 wordt aangegeven hoe moet worden gehandeld als verschillen in en tussen brondocumenten worden geconstateerd. Tenslotte wordt in paragraaf 3.3.10 behandeld of de in de brondocumenten vermelde rechtsfeiten voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komen (IPR en openbare orde).

3.3.1

Stappenplan brondocumenten

Voor het opnemen van gegevens is de medewerker Burgerzaken voor een groot deel afhankelijk van de burger, omdat die burger de brondocumenten moet overleggen. Dit zal dikwijls geen probleem zijn, maar wanneer de documenten uit het buitenland moeten komen kan het wel een probleem worden. Hoe moet de medewerker in die gevallen te werk gaan? Omdat het toch niet altijd eenvoudig is, volgt hierna een stappenplan om de medewerker behulpzaam te zijn in de afwegingen die gemaakt moeten worden bij het vragen naar brondocumenten. Bijvoorbeeld moet het stuk vertaald worden in de Nederlandse taal, is de legalisatie juist uitgevoerd of moet er een nieuw document worden aangevraagd omdat het oude kennelijk niet juist is.


Hoofdstuk 3



Hoofdstuk 3


Hoofdstuk 3

3.3.2

Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger

De Wet GBA verplicht de burger tot het verstrekken van inlichtingen en het overleggen van geschriften die noodzakelijk en van belang zijn voor de bijhouding van de GBA. Deze verplichting is opgenomen in de artikelen 65, derde lid, 69, 70, 71, 72 en 76. Omdat het college van burgemeester en wethouders houder van de basisadministratie is en verantwoordelijk voor de kwaliteit van de GBA-gegevens, dient de medewerker Burgerzaken de burger te wijzen op zijn verplichtingen en expliciet te vragen naar de benodigde brondocumenten. De nationaliteit of de verblijfsrechtelijke status van de burger doet daarbij niet ter zake. In principe is iedereen verplicht de benodigde geschriften over te leggen. In sommige gevallen levert de verkrijging van documenten echter problemen op, zoals in landen waar geen registratie wordt gevoerd of waar zich langdurig een bijzondere situatie (noodtoestand, burgeroorlog) voordoet. Ook in die situaties dat van betrokkene niet kan worden verlangd dat hij contact opneemt met de autoriteiten van het land van herkomst, levert het overleggen van (gelegaliseerde) documenten problemen op. In de gevallen dat de overlegging van documenten niet kan worden geëist, worden GBA-gegevens ontleend aan een lager brondocument (zie voor de rangorde in brondocumenten paragraaf 3.3.6.2). In veel gevallen zal dit, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, de verklaring onder eed of belofte zijn. Verklaart een burger dat het niet mogelijk is documenten over te leggen vanwege de situatie in het land van herkomst, dan kan de medewerker Burgerzaken dit verifiëren door informatie in te winnen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Bij het vragen naar documenten informeert de medewerker Burgerzaken de betrokkene over de eisen waaraan overgelegde brondocumenten in het algemeen dienen te voldoen. Grof gezegd gaat het dan om drie eisen, te weten: • • •

het document moet een origineel zijn en geen kopie; het document moet gelegaliseerd zijn volgens de legalisatiecirculaire (zie paragraaf 3.3.9.1) het document moet zijn gesteld in een leesbare en begrijpelijke taal. Zonodig kan een in het Nederlands gestelde vertaling door een beëdigd vertaler worden gevraagd, waarbij de vertaling en het vertaalde document één geheel dienen te vormen (zie paragraaf 3.3.9.3).

De medewerker Burgerzaken informeert de burger bovendien over de mogelijke consequenties van het niet voldoen aan zijn verplichtingen. Indien niet de juiste brondocumenten worden overgelegd, kan dit gezien het gesloten systeem van brondocumenten tot gevolg hebben dat gegevens niet worden opgenomen in de GBA.



Hoofdstuk 3

De informatie over het verstrekken van brondocumenten dient voor de burger begrijpelijk te zijn. Zonodig krijgt betrokkene de informatie in zijn eigen taal (bijvoorbeeld door tussenkomst van een tolk of door middel van een in de eigen taal gestelde brochure).

3.3.3

Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit

Wanneer de burger aangifte doet van verblijf en adres dient de medewerker Burgerzaken eerst de identiteit van die burger deugdelijk vast te stellen. Ook in andere gevallen waarbij de burger in persoon verschijnt bij de medewerker Burgerzaken (bijvoorbeeld bij het verschaffen van inlichtingen over een in het buitenland gesloten huwelijk), verdient het aanbeveling eerst de identiteit van de burger deugdelijk vast te stellen. Het vaststellen van de identiteit vindt bij voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of een vreemdelingendocument), of een geldig Nederlands rijbewijs. Deze documenten zijn bron voor het vaststellen van de identiteit, maar zijn niet in alle gevallen een brondocument waaraan GBA-gegevens kunnen worden ontleend. Zo zijn de vreemdelingendocumenten als bedoeld in het Voorschrift Vreemdelingen geen brondocument voor de GBA. Hieraan kunnen dus geen gegevens worden ontleend. Kan van een vreemdeling de identiteit niet deugdelijk worden vastgesteld omdat hij niet beschikt over enig identiteitsdocument, dan verwijst de medewerker Burgerzaken deze vreemdeling naar de Vreemdelingendienst voor het vaststellen van de identiteit. Wanneer van een persoon de identiteit niet deugdelijk kan worden vastgesteld, wordt hij niet ingeschreven in de basisadministratie (artikel 26, derde lid, Wet GBA). Van dit besluit wordt conform de procedure van artikel 83 Wet GBA aan de burger mededeling gedaan. Indien de burger is geïdentificeerd, wordt de aangifte van verblijf en adres van betrokkene op schrift gesteld en ondertekend. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd (mag) om inlichtingen en geschriften te vragen die daarvoor van belang zijn. (Bijvoorbeeld een huurovereenkomst, een verklaring van ‘de hoofdbewoner’ van een reeds op een adres ingeschrevene, een woonvergunning en/of een koopakte). Daarmee is de aangifte brondocument geworden voor de inschrijving in de GBA. Bij deze aangifte dient de burger tevens informatie te verstrekken over de overige gegevens die in de GBA worden opgenomen. Het verdient aanbeveling om vast te leggen welke brondocumenten door de burger moeten worden overgelegd. Welke brondocumenten moeten worden overgelegd, wordt bepaald op basis van de door de burger verstrekte informatie. Indien niet alle noodzakelijke brondocumenten bij de aangifte aanwezig zijn, kan de medewerker Burgerzaken een overzicht van de (nog) te overleggen brondocumenten aan de burger meegeven. Het is dan voor beide partijen duidelijk welke documenten nog moeten worden overgelegd. Voor alle duidelijkheid: de op schrift gestelde aangifte is geen brondocument voor de burgerlijke staat gegevens en de nationaliteit.


Hoofdstuk 3

3.3.4

Accepteren van brondocumenten voor de GBA

Als een burger documenten overlegt die gegevens bevatten waaraan GBA-gegevens kunnen worden ontleend en deze documenten voldoen aan de voorwaarden, dan accepteert de medewerker Burgerzaken die documenten als brondocumenten voor de GBA. Belangrijke voorwaarde voor het accepteren van buitenlandse documenten is de legalisatie daarvan. De legalisatieprocedure is beschreven in paragraaf 3.3.9.1. Uitgangspunt is dat documenten die niet of die niet op de juiste wijze zijn gelegaliseerd, niet worden geaccepteerd als brondocument voor de GBA. In gevallen waarin legalisatie niet mogelijk is en de medewerker Burgerzaken overtuigd is van de kwaliteit van het document, kan het als brondocument worden geaccepteerd. De kwaliteit van het document kan worden vastgesteld onder meer aan de hand van de in paragraaf 3.3.8. genoemde kenmerken. Heeft het college van burgemeester en wethouders het voornemen een aangeboden geschrift niet als brondocument voor de GBA te accepteren, bijvoorbeeld een aangifte van verblijf en adres niet te volgen of een aangeboden akte niet als brondocument aan te merken, dan moet uitvoering worden gegeven aan de procedure die is beschreven in artikel 83 en volgende van de Wet GBA.

3.3.5

Overleggen van brondocumenten na aangifte

Indien de benodigde brondocumenten uit het land van herkomst op het moment van aangifte niet beschikbaar zijn, ook niet binnen enkele dagen daarna en de persoon voldoet aan de overige voorwaarden voor inschrijving, wordt een persoon toch in de GBA ingeschreven. In dat geval worden de verplichte gegevens ontleend aan de brondocumenten die wel aanwezig zijn. Ook dan wordt het sterkst mogelijke brondocument gebruikt. Dit kan, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, dus ook de verklaring onder eed of belofte zijn. Ingeval de brondocumenten bij de aangifte niet beschikbaar zijn, dan is het belangrijk met de burger een termijn af te spreken waarbinnen de overlegging wel zou kunnen plaatsvinden. De af te spreken termijn zal afhangen van de mogelijkheid om documenten in het land van herkomst te kunnen verkrijgen. Over het algemeen kan worden gedacht aan een termijn van ongeveer 6 maanden. Indien de afgesproken termijn is verstreken en voldoende aannemelijk is gemaakt dat documenten niet te verkrijgen zijn, heeft die burger aan zijn verplichtingen voldaan. Gegevens omtrent huwelijk en afstamming (ouder- en kindgegevens) die nog niet in de GBA zijn opgenomen, kunnen vervolgens worden opgenomen aan de hand van een verklaring onder eed of belofte (artikel 37, eerste lid, Wet GBA). Betrokkene kan op verschillende manieren aannemelijk maken dat de benodigde documenten inderdaad niet te verkrijgen zijn. Bijvoorbeeld door een bewijs van aangetekende verzending over te leggen of een verklaring dat het gevraagde document niet kan worden verstrekt (bij voorkeur van de bevoegde



Hoofdstuk 3

autoriteit). Ook de mededeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken dat uit het betreffende land geen documenten kunnen worden verkregen, is voldoende. De verplichting om brondocumenten te verschaffen ligt volledig bij de burger en niet bij de medewerker Burgerzaken. De medewerker zal dus zeer terughoudend moeten zijn met het bemiddelen tussen de burger en de bevoegde autoriteit in het land van herkomst. In ieder geval zal de medewerker zonder toestemming van betrokkene nooit zelf de documenten mogen aanvragen. Dit kan namelijk gevaar opleveren voor de betrokken burger en zijn familie. Het college van burgemeester en wethouders kan in het kader van kwaliteitsbewaking periodiek een voortgangscontrole houden op de overlegging van brondocumenten. Indien de gevraagde brondocumenten niet binnen een redelijke termijn worden overgelegd, roept de medewerker Burgerzaken betrokkene op om hierover inlichtingen te verstrekken. Voldoet een burger niet aan het verzoek van het college van burgemeester en wethouders om inlichtingen te verschaffen, dan is dat een overtreding als bedoeld in artikel 147 Wet GBA. Daarvan zal het college van burgemeester en wethouders aangifte moeten doen bij de politie.

3.3.6

3.3.6.1

Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA) Verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten

Het verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten ligt hierin, dat ervan wordt uitgegaan dat Nederlandse brondocumenten altijd juist zijn, ondanks dat er wel eens onjuistheden in de akte voorkomen. Deze onjuistheden zijn juist tot het tegendeel bewezen is en waar mogelijk wordt de akte of ander brondocument volgens de daarvoor geldende regels gewijzigd. Buitenlandse brondocumenten zijn zeer divers. Buitenlandse akten van de burgerlijke stand worden vaak vergeleken met Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Dit is juist wat betreft de waarde die aan het document moet worden toegekend, maar niet juist als het om de vorm of de inhoud gaat. De vorm en inhoud worden bepaald door de eigen regels van het land van afgifte, niet door het te vergelijken met een Nederlandse akte. Bepalend voor het oordeel moet zijn of het document echt is, of het volgens de plaatselijke regels is opgemaakt en of het is afgegeven door de bevoegde autoriteit.


Hoofdstuk 3

De beoordeling of het wel of geen brondocument is om gegevens voor de GBA te ontlenen, is een beslissing van de medewerker Burgerzaken. Ook welke gegevens ontleend worden en de wijze van schrijven worden bepaald door de medewerker Burgerzaken, evenals de datum ingang geldigheid. Neem in de beslissing mee waarvoor het document is afgegeven, wanneer het is afgegeven en welke gevolgen het wel of niet accepteren (en daarbij het wel of niet opnemen van gegevens in de GBA) van het document als brondocument heeft. Let daarbij op de eventuele gevolgen voor de burgerlijke stand. Het niet accepteren van een document als brondocument voor een huwelijk betekent niet dat er geen huwelijk is, maar dat er geen brondocument is om dat te bewijzen en daarom geen categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt opgenomen. Dit kan van belang zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld een geboorteakte van een pas geboren kind! Wel of geen ouders, wel of geen relatie, wel of geen kinderbijslag. 3.3.6.2

Artikelen 36 en 37 van de Wet GBA

De Wet GBA schrijft limitatief voor aan welke typen brondocumenten gegevens over de burgerlijke staat van een persoon kunnen worden ontleend en brengt daarin een rangorde aan. De opsomming van de algemene gegevens over de burgerlijke staat is opgenomen in bijlage I bij de Wet GBA. Het gaat om gegevens over de naam, de geboorte, het geslacht, de ouders, het huwelijk, de echtgenoten, de kinderen en het overlijden. Gegevens over de burgerlijke staat kunnen feiten betreffen die zich in Nederland of feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Hieronder wordt allereerst aangegeven aan welke brondocumenten deze gegevens voor de GBA moeten worden ontleend, indien de feiten zich in Nederland hebben voorgedaan. Vervolgens komen de brondocumenten aan bod betreffende de feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. De opsomming begint in beide gevallen met het sterkste brondocument en geeft vervolgens aan wat het zwakkere brondocument is waaraan, bij gebrek aan het sterkere brondocument, gegevens worden ontleend. Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich in Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 36, eerste en derde lid, Wet GBA): a.

b.

een akte over het desbetreffende feit (inclusief latere vermeldingen) die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland. (Voorbeeld: een geboorteakte van een kind geboren in Nederland); een door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakte akte, een besluit, een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk is geworden) of een notariële akte, over het desbetreffende feit. (Voorbeeld: naamsvaststelling in een Koninklijk Besluit tot naturalisatie) of



Hoofdstuk 3

c.

een akte die is opgemaakt door een in Nederland geaccrediteerde bevoegde consulaire ambtenaar van een ander land, die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit. (Voorbeeld: een huwelijksakte van een huwelijk dat op een consulaat in Nederland is voltrokken tussen twee niet Nederlanders).

Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich buiten Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 36, tweede lid, Wet GBA): a.

b.

c.

d.

e.

een akte over het desbetreffende feit die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten. (Voorbeeld: een buitenlandse geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente 's-Gravenhage); een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk is geworden). (Voorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de GBA); een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring, bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. (Voorbeeld: een buitenlandse akte van de burgerlijke stand); een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld. (Voorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie of een buitenlands reisdocument) of een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend.

De rangorde van artikel 36 Wet GBA brengt mee dat gegevens aan brondocumenten met een zo sterk mogelijke bewijskracht moeten worden ontleend. Eerst wanneer redelijkerwijs geen sterker brondocument kan worden overgelegd, worden gegevens ontleend aan het zwakkere brondocument. Op elk moment waarop brondocumenten worden overgelegd, meestal bij de aangifte voor een eerste inschrijving, moet worden bepaald wat dan het sterkste brondocument is. Met het aanleggen van een persoonslijst wordt niet gewacht tot sterkere documenten uit het land van herkomst zijn verkregen. Hooguit wordt op brondocumenten gewacht die binnen enkele dagen voorhanden zijn of naar verwachting beschikbaar kunnen zijn. Voorbeeld: een document is wel in Nederland aanwezig, maar is niet meegenomen bij de aangifte. Wanneer meerdere documenten overgelegd worden over hetzelfde rechtsfeit, worden de gegevens ontleend aan het sterkste brondocument. Een zwakker brondocument kan dan gebruikt worden als aanvulling op het sterkere brondocument. Dat doet zich voor, als niet alle te ontlenen gegevens op het sterkste brondocument vermeld staan, maar wel op het zwakkere brondocument.


Hoofdstuk 3

Indien het feit zich buiten Nederland heeft voorgedaan, worden de gegevens omtrent de burgerlijke staat ontleend aan de brondocumenten genoemd in artikel 36, tweede lid, onder a t/m e, Wet GBA. Daarbij worden de feiten aan het sterkst mogelijke brondocument ontleend en gelden de volgende restricties. -

-

-

Gegevens over de familierechtelijke betrekkingen tot de ouders en de kinderen, over het huwelijk en de eerdere huwelijken, over de echtgenoot en de eerdere echtgenoten, over het geregistreerde partnerschap en de eerdere geregistreerde partnerschappen of over de geregistreerde partner en de eerdere geregistreerde partners mogen niet worden ontleend aan een document genoemd onder e., indien aannemelijk is dat een document genoemd onder c of d kan worden verschaft (artikel 37, eerste lid, Wet GBA). Het gaat hierbij om de situatie op het moment dat een mogelijke opneming van de desbetreffende gegevens aan de orde is. Nadrukkelijk geldt dit bij de aangifte van verblijf en adres. Dit artikel beperkt dus het gebruik van de verklaring onder eed of belofte. Als aannemelijk is dat sterkere brondocumenten kunnen worden geleverd, zij het op wat langere termijn, dan worden aan de verklaring onder eed of belofte in beginsel geen gegevens over de burgerlijke staat van de ouders, het huwelijk en de partners en de kinderen ontleend. Met het invullen van die gegevens wordt gewacht tot de sterkere brondocumenten worden overgelegd. Aan documenten genoemd onder c, d of e mogen geen gegevens worden ontleend voor zover de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de daarin vermelde feiten. Dat geldt ook voor een document als bedoeld in artikel 36, derde lid, Wet GBA. Aan documenten genoemd onder d en e mogen geen gegevens worden ontleend indien aannemelijk is dat de gegevens onjuist zijn (artikel 37, derde lid, Wet GBA). Aan documenten genoemd onder c, d of e, dan wel documenten die betrekking hebben op feiten die zich hebben voorgedaan in Nederland en waarvan een in Nederland geaccrediteerde consulaire ambtenaar van een ander land bevoegd een akte heeft opgemaakt, worden geen gegevens ontleend over het huwelijk of het geregistreerde partnerschap dat is gesloten tussen echtgenoten of geregistreerde partners van wie ten minste één vreemdeling is, voordat het college van burgemeester en wethouders zich een door de korpschef in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 afgegeven verklaring (een 'M46-formulier') heeft doen overleggen. Deze verklaring is niet vereist indien het een in het buitenland gesloten huwelijk betreft dat inmiddels is ontbonden of een huwelijk dat langer dan 10 jaar geleden is voltrokken of indien de vreemdeling in het bezit is van een verblijfsrecht voor onbepaalde tijd, dan wel gemeenschapsonderdaan is (artikel 36a Wet GBA).

3.3.6.3

Nederlandse akten over feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan (artikel 36, eerste lid, onder a)

De gegevens worden in beginsel slechts ontleend aan de akte over het desbetreffende feit. Met de zinsnede 'over het desbetreffende feit' wordt aangeknoopt bij hetgeen de akte op grond van het Burgerlijk Wetboek beoogt te bewijzen.



Hoofdstuk 3

Voor de ontlening van gegevens in de GBA aan akten van de Nederlandse burgerlijke stand is er een rangorde. Een huwelijksakte bewijst bijvoorbeeld dat er een huwelijk is gesloten tussen de in de akte genoemde personen. Gelet op de redactie van artikel 36 van de Wet GBA ('over het desbetreffende feit'; dus dat wat de akte beoogt te registreren) kan de akte voor wat betreft de huwelijksgegevens dus dienen als brondocument, terwijl de overige gegevens die op de betreffende huwelijksakte zijn vermeld niet aan die akte kunnen worden ontleend. Zo is de huwelijksakte voor de naamgegevens (in beginsel) geen brondocument als bedoeld in artikel 36, eerste lid, onder a en tweede lid, onder a, Wet GBA. Reden hiervan is dat wijzigingen in de registers van de burgerlijke stand door middel van latere vermeldingen op de desbetreffende akten worden aangebracht. Een huwelijksakte hoeft wat de naamgegevens betreft dus niet actueel te zijn. Een ander voorbeeld is het feit dat de geboorteakte de naam van de geborene bewijst en niet de namen van de ouders. De namen van de ouders worden bewezen door hun eigen geboorteakte. Is er wat de naam van een ouder betreft verschil tussen de eigen geboorteakte en die van het kind, dan bewijst de eigen geboorteakte van de ouder dus de naam van die ouder. De geboorteakte van het kind is bij het aanleggen van de persoonslijst het brondocument voor de naamgegevens van de ouders. Blijkt nadien dat die naamgegevens niet correct zijn, dan worden deze gegevens bewezen door de eigen geboorteakten van de ouders. In dat geval zal de geboorteakte van het kind moeten worden gecorrigeerd of kunnen de naamgegevens van de ouders op de persoonslijst van het kind worden gecorrigeerd aan de hand van de eigen geboorteakten. Door toepassing van vreemd recht kan het voorkomen dat aan een Nederlandse akte meer gegevens worden ontleend dan wat die akte beoogt te bewijzen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een huwelijk volgens vreemd recht een naamswijziging tot gevolg heeft. Deze naamswijziging wordt dan door de huwelijksakte bewezen en kan daarom aan de huwelijksakte worden ontleend. 3.3.6.4

Nederlandse akten over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 36, tweede lid, onder a)

De Wet GBA rekent akten die zijn opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland tot de sterkste brondocumenten. In een aantal gevallen kan een buitenlandse akte op verzoek van betrokkene worden ingeschreven in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand te ’s-Gravenhage. (Voor het opnemen van gegevens in de GBA is inschrijving van de buitenlandse akte in ’s-Gravenhage niet noodzakelijk. Gebruik kan worden gemaakt van de buitenlandse akte). Behalve inschrijving van buitenlandse akten op verzoek van betrokkene kunnen ook op bevel van het Openbaar ministerie buitenlandse akten in 's-Gravenhage worden ingeschreven. Hiervoor komen in aanmerking akten van geboorten, huwelijken en overlijden van (ex-) Nederlanders en toegelaten vluchtelingen (zie de artikelen 25 tot en met 25g, Boek I, BW).


Hoofdstuk 3

3.3.6.5

Nederlandse rechterlijke uitspraken over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 36, tweede lid, onder b en onder c)

Volgens de rangorde van artikel 36, tweede lid, Wet GBA worden gegevens over de burgerlijke staat ontleend aan een in Nederland gedane in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit, indien over dat feit geen akte is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien er een geschil is betreffende de juiste leeftijd van een persoon. De rechter stelt de vermoedelijke leeftijd vast en geeft het college van burgemeester en wethouders een bevel tot aanpassing van de geregistreerde geboortedatum. Indien geen akte van geboorte, huwelijk of overlijden kan worden overgelegd en er kan wel een akte van bekendheid worden opgemaakt conform artikel 45 Boek I BW dan worden hieraan gegevens ontleend. 3.3.6.6

Behandeling en beoordeling van (buitenlandse) brondocumenten

Bij het overleggen van buitenlandse brondocumenten moet het document zorgvuldig worden beoordeeld. Zorgvuldige beoordeling betekent in dit verband ook dat de medewerker Burgerzaken niet te snel beslist dat het document aan alle vereisten voldoet. Voor een evenwichtige beoordeling moet voldoende tijd worden genomen. De beoordeling van een brondocument vindt allereerst aan de balie plaats op het moment dat het document wordt overgelegd om te dienen als brondocument. Dit is in de meeste gevallen bij aanmelding voor eerste inschrijving in de GBA. Bij deze beoordeling let de medewerker Burgerzaken met name op de begrijpelijkheid van het brondocument, de eventueel aangehechte vertaling, het al dan niet gelegaliseerd zijn en de originaliteit (dus geen fotokopie) van het document. Vervolgens wordt het document meer op specifieke kenmerken beoordeeld. Voor deze beoordeling moet de medewerker voldoende tijd nemen, aangezien verschillende kenmerken niet op het eerste gezicht te beoordelen zijn. De kenmerken aan de hand waarvan het document wordt beoordeeld, zijn opgenomen in de volgende paragrafen. Burgers die veel moeite hebben gedaan om een bepaald document te verkrijgen en te laten legaliseren, willen dit document veelal niet afgeven. Voor een goede beoordeling van het document is het echter van belang dat de originele documenten niet direct aan de burger worden teruggegeven. De documenten kunnen worden ingenomen en na gedetailleerde beoordeling aan de burger worden teruggegeven. Bij het innemen wordt aan de betrokkene een bewijs van afgifte verstrekt. Teruggave van het document kan onder andere door het afhalen van het document aan de balie en door het aangetekend toezenden daarvan. Indien de burger het document absoluut niet wil afstaan kan, om problemen te voorkomen, een fotokopie worden gemaakt waarna het originele document aan de burger wordt teruggegeven. De beoordeling van het document vindt dan plaats aan de hand van de kopie. Dit is echter niet aan te bevelen. Het is beter het document in die gevallen direct te beoordelen en de burger zonodig even te laten wachten, want op een kopie van een document zijn bijvoorbeeld papiersoort,



Hoofdstuk 3

watermerk, kleur van de stempelinkt en het al of niet raderen niet meer zichtbaar. Daardoor kan essentiële informatie verloren gaan, die nodig is om een brondocument goed te kunnen beoordelen. 3.3.6.7

Uiterlijke kenmerken van brondocumenten

Brondocumenten zijn over het algemeen (nog) niet voorzien van specifieke echtheidskenmerken. Onder echtheidskenmerken wordt in dit verband verstaan: met opzet aangebrachte kenmerken waardoor het document bij het ontbreken van zo'n kenmerk als vals of vervalst moet worden aangemerkt. Indien er voorschriften zijn voor bepaalde documenten, zoals voor akten van de burgerlijke stand, richten die voorschriften zich op het opmaken van de akten en niet op echtheidskenmerken. Voor akten wordt bijvoorbeeld geen watermerk voorgeschreven, wel zijn er voorschriften over de minimale inhoud van de akten. In Nederland worden aan afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand geen eisen gesteld ten aanzien van papiersoort en vorm. Deze eisen worden ook niet gesteld aan afschriften uit de basisadministratie. Overigens wordt in een aantal gemeenten in Nederland voor het verstrekken van afschriften en uittreksels uit registers gebruik gemaakt van beveiligd papier. Als een fotokopie van dit beveiligde papier gemaakt wordt, is op de fotokopie het woord 'kopie' zichtbaar. Om toch te kunnen bepalen of een document echt is of mogelijk vals of vervalst, zijn er aanknopingspunten en vragen aan de hand waarvan een betere beoordeling van de echtheid van het document mogelijk is. De medewerker Burgerzaken kan de volgende specifieke kenmerken in ogenschouw nemen: • • • • • • • • • • • • • • • •

taalfouten; problemen met vertaling; gekopieerd document dat als 'origineel' is ingevuld; stempel: in spiegelschrift, onduidelijk, kleur inkt, nagemaakt; gebrekkig droogstempel; problemen met handtekening; kanselarijzegel ontbreekt, glimt, verkeerd volgnummer; ontbreken kanselarij betaalafdruk; raderen; verschillende lettertypen binnen een document; verschillende schrijfmachines/printers gebruikt; afwijkende papiersoort, papierdikte; afwijkend watermerk; versnipperd (doormidden gescheurd) en weer aan elkaar geplakt; kleurverschillen; (nagemaakte) randjes om de akte; Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 21

Hoofdstuk 3

•

verschillende gaatjes door uitgehaalde nietjes.

Indien een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet het document voor onderzoek worden voorgelegd aan de politie of ter verificatie worden aangeboden aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In voorkomende gevallen wordt ook de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politiediensten (v/h CRI) bij het onderzoek naar de mogelijke valsheid van het document ingeschakeld. Ingeval van vermoedelijke fraude dient het college van burgemeester en wethouders daarvan aangifte te doen bij de politie. In dit verband wordt gewezen op de brief van 15 december 1995 van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken, gericht aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en het gemeentebestuur, waarin de staatssecretaris met klem verzoekt een bijdrage te leveren aan de aanpak van documentfraude door in voorkomende gevallen over te gaan tot het doen van aangifte van (het vermoeden van) fraude met brondocumenten. De procureur-generaal bij het Gerechtshof van Leeuwarden heeft de hoofdofficieren van justitie expliciet gevraagd zorg te dragen voor een goede afhandeling van de aangiften van gemeenten. De overlegging van een document dat vermoedelijk vals of vervalst is, betekent niet altijd dat de aanbieder daarvan op de hoogte is en met opzet fraudeert of valsheid in geschrifte pleegt. 3.3.6.8

Inhoudelijke kenmerken van brondocumenten

Na de beoordeling op uiterlijke kenmerken en voordat de medewerker Burgerzaken aan een brondocument gegevens ontleent, dient het document te worden beoordeeld op inhoudelijke kenmerken. Dat betekent dat wordt gelet op de vorm waarin het document is opgemaakt, de bewijskracht van de vermelde feiten en de bruikbaarheid van deze feiten. Bovendien moet worden nagegaan of het overgelegde document voldoende gegevens bevat. In deze paragraaf worden enkele voorbeelden en aandachtspunten gegeven voor de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten in het algemeen. Is bijvoorbeeld het brondocument een vonnis omtrent een bepaald rechtsfeit, dan dient de medewerker Burgerzaken vast te stellen of het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan, dat wil zeggen dat tegen de rechterlijke beslissing geen beroep is ingesteld en beroep niet meer mogelijk is. Zo moet een Australisch echtscheidingsvonnis voorzien zijn van een 'Decree Absolute' en een Duits echtscheidingsvonnis van de aantekening 'rechtskräftig seit ...'. Ook de datum van afgifte is bij de inhoudelijke beoordeling van een document van belang. In het algemeen dient het document een recente datum van afgifte te bevatten. Dat geldt met name als een document afkomstig is uit een land dat latere rechtsfeiten aantekent op de oorspronkelijke akte. Een afgiftedatum van uiterlijk 6 maanden voor de datum van beoordeling is redelijk. In de praktijk is echter gebleken dat uit verschillende landen, zoals Ghana, India en Pakistan, juist recente documenten minder betrouwbaar kunnen zijn. Voor deze gevallen kan naar een zo oud mogelijk afschrift of uittreksel worden gevraagd. Hoofdstuk 3 pagina 22


Hoofdstuk 3

In Nederland wordt onderscheid gemaakt tussen een afschrift van een akte en een beredeneerd uittreksel van een akte. Een afschrift bevat het gehele overzicht van het rechtsfeit vanaf het begin van het opmaken van de akte tot het moment van afgifte van het afschrift. Alle feiten die liggen tussen het tijdstip van het opmaken van de akte en het verstrekken van het afschrift, zijn duidelijk op het afschrift vermeld. Een beredeneerd uittreksel geeft de stand van zaken weer op het moment van afgifte. Bijvoorbeeld: een kind is ontkend door de vader en later erkend door een andere man. Op een afschrift van de geboorteakte staan zowel de ontkenning als de erkenning vermeld. Op een beredeneerd uittreksel is niet te zien, dat het kind ontkend en erkend is. Indien het land van herkomst een met Nederland vergelijkbaar systeem kent, wordt in de voorlichting aan de burger over de over te leggen brondocumenten aanbevolen een afschrift in plaats van een beredeneerd uittreksel te vragen. In de praktijk wordt namelijk regelmatig een beredeneerd uittreksel overgelegd, terwijl een afschrift van de akte mogelijk is. Bij de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten kan de medewerker Burgerzaken onder andere op de volgende kenmerken letten: • • • •

• • • •

datum registratie ligt vóór datum van het rechtsfeit; datum registratie van het rechtsfeit ligt kort na de datum van het feit of veel later; onverklaarbare datum van afgifte of datum van het rechtsfeit, bijvoorbeeld 29 februari van een nietschrikkeljaar; volgnummer van het document, bijvoorbeeld een later uitgegeven document heeft een lager volgnummer dan een eerder uitgegeven document of verschillende documenten uit hetzelfde land van hetzelfde jaar met hetzelfde volgnummer; onmogelijkheid van opgenomen gegevens, bijvoorbeeld een geslachtsnaam als dat in het betreffende land niet gebruikelijk of onmogelijk is; de inhoud van het document stemt niet overeen met het recht van de godsdienst terwijl in dat land regels van die godsdienst bepalend zijn; rechtsfeit is later geregistreerd, terwijl latere registratie niet is toegestaan in het land van registratie; duidelijke verschillen in gegevens van twee recent afgegeven documenten over dezelfde persoon, bijvoorbeeld een verschillende geslachtsnaam in een recent afgegeven uittreksel van een geboorteakte en een paspoort.

Deze opsomming en de gegeven voorbeelden zijn niet limitatief. Bij twijfel aan de inhoud van een document zal een onderzoek naar de betreffende gegevens moeten plaatsvinden. Daarvoor kan de medewerker Burgerzaken het document ter verificatie aanbieden aan de


Hoofdstuk 3

Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (zie paragraaf 3.3.9.2). Dit onderzoek is een ander onderzoek dan het 'in onderzoek stellen' van gegevens in de GBA. In de GBA betreft het onderzoek de reeds opgenomen gegevens, niet of het document wel een brondocument is. Eerst nadat het document is geaccepteerd als brondocument en er wordt getwijfeld aan de juistheid van de daaraan ontleende gegevens, kan een onderzoek worden ingesteld naar de opgenomen gegevens. Dit onderzoek wordt in de GBA aangetekend. Wanneer de medewerker Burgerzaken twijfelt aan de echtheid of de juistheid van het brondocument zelf of moet wachten op sterkere brondocumenten, dan worden deze omstandigheden niet in de vorm van een 'onderzoek' in de GBA opgenomen. In deze gevallen worden geen gegevens ontleent aan het brondocument en worden de gegevens niet in de GBA opgenomen. Betreft het gegevens van categorie 01Persoon en zijn er geen andere brondocumenten, dan moet een verklaring onder eed of belofte worden afgelegd. De inhoud van een document kan in samenhang met andere gegevens van de persoon aanleiding vormen voor een vermoeden van fraude. De medewerker Burgerzaken zal in dit verband aandacht moeten geven aan de volgende aspecten: • • • • • • •

persoon blijkt meerdere identiteiten te hebben; persoon blijkt meerdere nationaliteiten te hebben en kan dit niet verklaren; persoon beweert eerst geen enkel document te kunnen verkrijgen, maar legt vervolgens de gevraagde documenten binnen korte tijd over; verschil in leeftijd op de persoonslijst en recent ingeleverd document; op korte termijn over recent afgegeven documenten kunnen beschikken, in relatie tot de afgiftepraktijk in het land van herkomst; de naamgegevens van ouders en kinderen in de betreffende geboorteakten komen onvoldoende overeen; de afstamming die blijkt uit de geboorteakte verschilt met de afstamming die blijkt uit andere documenten.

3.3.6.9

Buitenlandse brondocumenten over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan

Om te bepalen welke burgerlijke staat gegevens aan een buitenlands brondocument kunnen worden ontleend, is het noodzakelijk na te gaan om wat voor soort brondocument in de zin van de Wet GBA het gaat. Daarbij stelt de medewerker Burgerzaken zich de vraag onder welk onderdeel van artikel 36, tweede lid, het betreffende brondocument valt. In het bijzonder moet worden gelet op de restrictie in artikel 36, tweede lid, onder c, dat een akte tot bewijs moet dienen van het desbetreffende feit. Voor de overige gegevens (andere dan het desbetreffende feit), is het een geschrift zoals bedoeld in artikel 36, tweeHoofdstuk 3 pagina 24


Hoofdstuk 3

de lid, onder d. Bijvoorbeeld, een buitenlandse huwelijksakte bewijst het desbetreffende huwelijk en is voor zover het oudergegevens betreft een document onder artikel 36, tweede lid, onder d. Aan deze akte kunnen daarom oudergegevens worden ontleend, indien voor de oudergegevens geen sterkere brondocumenten voorhanden zijn. 3.3.6.10

Akten en daarmee vergelijkbare documenten (artikel 36, tweede lid, onder c)

Wanneer in het buitenland een akte is opgemaakt, moet de burger daarvan zo mogelijk een afschrift of een uittreksel overleggen. Bij de beoordeling van zo'n afschrift of uittreksel is het Nederlandse begrip van een afschrift uit de registers van de burgerlijke stand en een beredeneerd uittreksel het uitgangspunt. Documenten kunnen meer gegevens bevatten dan strikt noodzakelijk is om als brondocument te kunnen dienen. Als meerdere gegevens zijn opgenomen, zoals namen van de ouders in een geboorteakte of namen van de ouders in een huwelijksakte, dan kunnen deze gegevens met inachtneming van de rangorde van artikel 36 aan dit brondocument worden ontleend. Documenten die geen afschriften/uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand zijn, maar die wel daarmee vergelijkbaar zijn en die door de bevoegde autoriteiten zijn verstrekt om het betreffende feit te bewijzen (bijvoorbeeld een doopakte uit een land waar men alleen een kerkelijke registratie kent), moeten om als brondocument te kunnen dienen dezelfde gegevens bevatten als een akte van de burgerlijke stand. De persoonslijst wordt in die gevallen op dezelfde wijze geactualiseerd (alleen de beschrijving van het brondocument verschilt). 3.3.6.11

Buitenlandse rechterlijke uitspraak (artikel 36, tweede lid, onder c)

Burgerlijke staat gegevens kunnen in een buitenlandse rechterlijke uitspraak worden vastgesteld of gewijzigd. Aan een afschrift van een dergelijke buitenlandse rechterlijke uitspraak mogen slechts gegevens worden ontleend, wanneer duidelijk uit het afschrift blijkt dat de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan (onherroepelijk is geworden). Indien geen buitenlandse akte van de burgerlijke stand of een buitenlandse rechterlijke uitspraak kan worden overgelegd dan kunnen gegevens worden ontleend aan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring, afgegeven door de kantonrechter van zijn woonplaats (bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het BW. Indien de buitenlandse rechterlijke uitspraak in strijd is met de Nederlandse openbare orde, worden hieraan geen gegevens over het desbetreffende feit ontleend (zie paragraaf 3.3.7 en 3.3.10). 3.3.6.12

Overige geschriften (artikel 36, tweede lid, onder d)

Burgerlijke staat gegevens kunnen zijn vermeld in geschriften die overeenkomstig de plaatselijke voorschriften zijn opgemaakt door een bevoegde instantie. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: een paspoort, een uittreksel uit een buitenlands bevolkingsregister, een consulaire verklaring of een Nüfus. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 25

Hoofdstuk 3

De zinsnede 'overeenkomstig de plaatselijke voorschriften' heeft alleen betrekking op geschriften die door buitenlandse autoriteiten zijn opgesteld en niet op geschriften die door de Nederlandse autoriteiten overeenkomstig Nederlandse voorschriften zijn opgesteld, zoals een vreemdelingendocument van het Ministerie van Justitie in Nederland. Aan deze geschriften worden geen gegevens ontleend die in strijd zijn met de Nederlandse openbare orde of waarvan aannemelijk is dat zij onjuist zijn (zie paragraaf 3.3.7 en 3.3.10). 3.3.6.13

Verklaring onder eed of belofte (artikel 36, tweede lid, onder e)

De verklaring onder eed of belofte is: 'een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder ede of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend'. Om een verklaring onder eed of belofte te mogen afnemen, moet men bevoegd zijn. Een verklaring onder eed of belofte, afgelegd ten overstaan van een willekeurige medewerker Burgerzaken die niet uitdrukkelijk door het college van burgemeester en wethouders bevoegd is verklaard dit te doen, wordt voor de GBA niet als brondocument aangemerkt. De procedure van een verklaring onder eed of belofte zoals bedoeld in de Wet GBA zou er als volgt kunnen uitzien: • • • •

uitvoering door een bevoegde (dat wil zeggen specifiek door college van burgemeester en wethouders aangewezen) ambtenaar; afleggen van de verklaring in een aparte ruimte, afgeschermd van het overige publiek; voorlichting aan de burger over wat er gebeurt en wat van hem verwacht wordt; zonodig inschakeling van een tolk (in persoon of per telefoon).

De hele procedure moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Een burger een document met persoonsgegevens voorhouden en vragen om te tekenen indien de gegevens juist zijn, is niet een verklaring onder eed of belofte zoals bedoeld in de Wet GBA. De burger dient te weten wat er van hem verwacht wordt en dient te worden gewezen op de mogelijkheid in plaats van een eed een belofte af te leggen. Bovendien zal de medewerker Burgerzaken duidelijk moeten maken wat de gevolgen zijn van het opnemen van gegevens aan de hand van een verklaring onder eed of belofte. Eenmaal opgenomen gegevens worden niet meer verwijderd, hooguit gecorrigeerd in uitzonderlijke gevallen. Een goede communicatie is bij het afnemen van een verklaring onder eed of belofte noodzakelijk. Dit zal in veel gevallen betekenen dat er een tolk bij aanwezig moet zijn. Een verklaring onder eed of belofte is het 'laagste' brondocument op basis waarvan gegevens omtrent de burgerlijke staat op de persoonslijst worden opgenomen.



Hoofdstuk 3

Gegevens over de persoon zelf zijn onontbeerlijk om een persoonslijst te kunnen aanleggen. Dat geldt niet voor familierechtelijke gegevens (over ouders, huwelijkspartner en kind). Voor het administratief verkeer over de betrokkene zijn deze gegevens namelijk niet strikt noodzakelijk. Artikel 37 Wet GBA schrijft daarom voor dat familierechtelijke gegevens pas aan een verklaring onder eed of belofte mogen worden ontleend, als vaststaat dat een sterker brondocument niet kan worden verkregen (ook niet op een langere termijn van enkele weken/maanden). Indien bij de eerste inschrijving geen brondocumenten worden overgelegd, terwijl deze wel kunnen worden verkregen, en betrokkene voldoet aan de in de Wet GBA gestelde voorwaarden voor inschrijving, dan worden op basis van een verklaring onder eed of belofte de gegevens op de persoonslijst opgenomen, die voor het administratief verkeer over de betrokkene onontbeerlijk zijn. Daarbij worden geen familierechtelijke gegevens (over ouders, huwelijkspartner en kind) ontleend aan de verklaring onder eed of belofte . Vervolgens moet geprobeerd worden de juiste brondocumenten uit het land van herkomst te verkrijgen. Nadat gebleken is dat deze documenten niet verkregen kunnen worden, dan wordt een nieuwe verklaring onder eed of belofte over de familierechtelijke gegevens afgenomen of worden die gegevens alsnog aan de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte ontleend. Het verdient evenwel de voorkeur een verklaring onder eed of belofte slechts af te nemen voor de gegevens die op dat moment op de persoonslijst worden opgenomen en niet voor eventueel later te ontlenen gegevens. In sommige gevallen zal bij de eerste inschrijving duidelijk zijn dat er geen sterkere brondocumenten verkregen kunnen worden. Er kan dan direct worden overgegaan tot het laten afleggen van een verklaring onder eed of belofte en de familierechtelijke betrekkingen kunnen dan direct aan de verklaring onder eed of belofte worden ontleend. Dit betekent dat verklaringen onder ede kunnen verschillen naar het aantal opgenomen gegevens en naar het tijdstip waarop een verklaring wordt afgelegd. Een verklaring onder eed of belofte moet in principe door de betrokkene zelf worden afgelegd. Voor minderjarigen tot 16 jaar kan een ouder, gezaghouder of verzorger deze verklaring afleggen. Als een ouder een verklaring onder eed of belofte voor het kind aflegt, dan moet de familierechtelijke betrekking zijn vastgesteld. Wanneer de familierechtelijke betrekking nog niet kan worden vastgesteld, omdat sterkere brondocumenten nog verkregen kunnen worden, kan de persoon in hoedanigheid van verzorger de verklaring onder eed of belofte afleggen. Voor minderjarigen, jonger dan twaalf jaar, wordt deze verklaring afgelegd door een ouder, gezaghouder, of verzorger. Algemeen mag worden aangenomen dat personen vanaf twaalf jaar in staat zijn zelfstandig een verklaring af te leggen. In het bijzonder wordt hierbij gedacht aan minderjarige (ex-)asielzoekers. Het is wel mogelijk dat een ouder, gezaghouder of verzorger voor deze persoon een verklaring onder eed of belofte aflegt.


Hoofdstuk 3

Een eenmaal afgelegde verklaring onder eed of belofte kan niet worden herroepen. Indien de burger van mening is dat onjuiste gegevens op de persoonslijst zijn opgenomen, dan kan betrokkene op grond van artikel 82 Wet GBA verzoeken deze gegevens te verbeteren. Bij de verbetering van opgenomen gegevens hanteert de medewerker Burgerzaken opnieuw het brondocumentenstelsel van artikel 36 en volgende van de Wet GBA. Hierbij kan het voorkomen dat de verklaring onder eed of belofte het sterkst mogelijke brondocument is. Alleen als duidelijk is dat er een onjuist gegeven is opgenomen (ook wanneer het brondocument een verklaring onder eed of belofte was), kan worden overgegaan tot het opmaken van een nieuwe verklaring onder eed of belofte , indien deze verklaring het sterkste brondocument is dat verkregen kan worden. Is het aannemelijk dat de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte met frauduleuze bedoelingen is gedaan dan wordt daarvan aangifte gedaan bij de politie. Wanneer het college van burgemeester en wethouders voornemens is aan het verzoek tot verbetering geen gevolg te geven, volgt de procedure zoals beschreven in de artikelen 83 en volgende van de Wet GBA.

3.3.7

Verschillen in en tussen brondocumenten

Wanneer brondocumenten worden overgelegd is een aantal complicaties denkbaar: 1. 2. 3. 4.

verschillen tussen documenten; de ingeschrevene beweert dat de gegevens op de buitenlandse akte niet juist zijn; gegevens op brondocumenten zijn kennelijk onjuist; verschil tussen een Nederlandse akte en een buitenlands brondocument;

ad 1: Verschillen tussen documenten Uitgangspunt is dat aan het sterkste brondocument de gegevens worden ontleend. Het kan voorkomen dat er verschillen tussen brondocumenten bestaan, waarbij de actuele gegevens zijn vermeld in een zwakker brondocument. In dat geval worden de gegevens niet aan het sterkste document, maar aan het zwakkere document met de actuele gegevens ontleend. Uiteraard kunnen in het geval dat historische gegevens worden opgenomen deze wel aan het sterkere document worden ontleend. Een voorbeeld is een Brits onderdaan die bij 'deed poll' zijn geslachtsnaam heeft gewijzigd. Dit staat niet in de geboorteakte, maar blijkt wel uit het paspoort. Op de persoonslijst wordt opgenomen dat het om een combinatie gaat van gebruikte brondocumenten (geboorteakte en paspoort). Ook is het mogelijk dat er documenten worden overgelegd die verschillen bevatten die niet zijn te verklaren uit de administratieve levensloop van betrokkene en dus niet voortvloeien uit verschillen in actualiteit. In dat geval worden de gegevens ontleend aan het sterkste brondocument. Een combinatie van gebruikte brondocumenten is in die gevallen niet mogelijk. Hoofdstuk 3 pagina 28


Hoofdstuk 3

Zijn het documenten van gelijke rangorde dan zal nader onderzoek moeten uitwijzen welke gegevens worden opgenomen. Het uitgangspunt kan daarbij zijn dat de medewerker Burgerzaken de gegevens ontleent aan het meest recent afgegeven document. Ook kan de gemeente in dit geval rekening houden met mededelingen van de burger daarover. Is de persoon reeds ingeschreven in de GBA en er wordt een (nieuw) brondocument overgelegd, bijvoorbeeld bij eerste inschrijving is een geboorteakte overgelegd en de persoon komt met een andere geboorteakte met andere gegevens, die later is afgegeven, dan dient er een afweging te worden gemaakt of dit brondocument gebruikt kan worden om de persoonslijst te actualiseren. Deze verbetering moet uit het later afgegeven brondocument blijken. Let op de bestaande jurisprudentie, in het bijzonder met betrekking tot de geboortedatum (wijziging van de geboortedatum zal door de rechter vrijwel nooit worden goedgekeurd). De medewerker Burgerzaken bepaalt, met in achtneming van de jurisprudentie, of het later overgelegde document gebruikt moet worden als brondocument. Ook als een geboorteakte het brondocument is geweest voor het aanleggen van een persoonslijst (sterkste brondocument) en later blijkt dat bijvoorbeeld de naam is gewijzigd, dan kan de persoonslijst worden geactualiseerd aan de hand van brondocumenten die de wijziging bevestigen. Bijvoorbeeld: op een geboorteakte uit een Oost-Europees land wordt de geslachtsnaam vaak vermeld in een mannelijke ('-ov') of vrouwelijke ('-ova') vorm. Betrokkene is van nationaliteit veranderd en daarbij is de geslachtsnaam aangepast. Betrokkene legt een verklaring van de eigen autoriteiten over dat betrokkene de gewijzigde naam draagt. De persoonslijst kan op basis van die verklaring en het reisdocument worden geactualiseerd, ondanks dat de gegevens ontleend worden aan zwakkere brondocumenten dan de geboorteakte. ad 2: De ingeschrevene beweert dat de gegevens op een buitenlandse akte niet juist zijn. Wanneer gegevens over het desbetreffende feit op de akte niet juist zijn vermeld en er zijn geen sterkere brondocumenten, kan voor wat betreft die gegevens niet worden afgeweken van de akte. Wel kan een en ander leiden tot het in onderzoek stellen van de gegevens. Voorbeeld: Door een persoon van Belgische nationaliteit wordt een Belgische geboorteakte overgelegd, waarin als geslachtsnaam staat vermeld 'Vandenbroeke'. De vader van de betrokken persoon is reeds opgenomen in de GBA. Op basis van een Belgische geboorteakte is op de persoonslijst van die vader als geslachtsnaam vermeld 'Vandenbroecke'. Het is aannemelijk dat de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in de geboorteakte van het kind foutief staat vermeld. Gelet op het gestelde in artikel 36, tweede lid onder c juncto artikel 37, derde lid van de Wet GBA dient toch de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in plaats van 'Vandenbroecke' te worden opgenomen, ondanks de beweringen van betrokkene. De burger zal bij de bevoegde autoriteiten om verbetering van de oorspronkelijke akte van het kind moeten vragen. Aan de hand van de verbeterde geboorteakte van het kind wordt de persoonslijst gecorrigeerd. Als de persoonslijst van het kind inmiddels is aangelegd met de vadergegevens conform de geboorteakte van het kind, kan correctie van de vadergegevens bovendien op basis van de geboorteakte van de vader plaatsvinden. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 29

Hoofdstuk 3

ad 3: Gegevens op brondocumenten zijn kennelijk onjuist Wanneer het een document betreft als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onder d of e van de Wet GBA, en het is aannemelijk dat de gegevens onjuist zijn, dan mogen deze onjuiste gegevens hieraan niet worden ontleend (artikel 37, derde lid, Wet GBA). Gegevens waarvan aannemelijk is dat zij juist zijn, mogen wel worden ontleend. Voorbeeld: In een overgelegd uittreksel uit het bevolkingsregister uit België staat dat een persoon is geboren op 29 februari 1995. De geboortedatum kan niet goed zijn, omdat 1995 geen schrikkeljaar was. De geboortedatum kan aan dit document niet worden ontleend, omdat aannemelijk is dat dit gegeven onjuist is. Indien aangenomen wordt dat gegevens onjuist zijn, dan kunnen die gegevens aan een ander brondocument als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onder d, van de Wet GBA worden ontleend en indien dit niet voorhanden is, aan een onder ede afgelegde verklaring (artikel 36, tweede lid, onder e, van de Wet GBA). Met betrekking tot een verklaring onder eed of belofte geldt de restrictie van artikel 37, eerste lid, Wet GBA (geen ontlening van familierechtelijke gegevens aan een verklaring onder eed of belofte wanneer er sterkere documenten kunnen worden overgelegd). ad 4: Verschil tussen een Nederlandse akte en een buitenlands brondocument. Het komt voor dat er buitenlandse brondocumenten worden overgelegd, waarin naamgegevens voorkomen die afwijkend zijn van een eerder opgemaakte Nederlandse akte c.q. afwijkend zijn wat de toepassing van het Nederland recht betreft. Indien uit een Nederlandse akte blijkt dat de naamgegevens anders zijn en het gaat om Nederlandse partijen, dan wordt van de buitenlandse akte afgeweken en worden de juiste naamgegevens uit de Nederlandse akte overgenomen. Voorbeeld: Een in Spanje geboren wettig kind heeft een dubbele geslachtsnaam (naam vader en moeder), terwijl het kind uitsluitend de Nederlandse nationaliteit heeft. In het geval dat partijen alleen de Nederlandse nationaliteit bezitten, wordt altijd Nederlands recht toegepast (dat wil zeggen het kind krijgt de geslachtsnaam van de vader) en wordt er afgeweken van het buitenlandse brondocument. Indien tevens de geslachtsnaam van de vader verkeerd is vermeld en van de vader is een Nederlandse geboorteakte aanwezig, dan is naast de geboorteakte van de persoon de Nederlandse geboorteakte van de vader de bron voor de juiste geslachtsnaam. Op de persoonslijst wordt een omschrijving van de gebruikte brondocumenten gegeven. Bij personen met meer nationaliteiten is bovenstaande werkwijze niet vanzelfsprekend. Bij de afweging over de op te nemen gegevens dient gelet te worden op het Verdrag van München (Toepasselijk recht op namen en voornamen) van 5 september 1980 en de Wet conflictenrecht namen van 3 juli 1989 en de wijziging Wet conflictenrecht namen van 15 februari 1999. (Zie paragraaf 3.3.10) Ook buitenlandse akten die zijn ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand in 's-Gravenhage gelden als Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Bij verschillen met de oorspronkelijke buitenHoofdstuk 3 pagina 30


Hoofdstuk 3

landse akte wordt altijd de akte van de burgerlijke stand in 's-Gravenhage als brondocument gehanteerd. Vermelden van buitenlandse plaatsnamen. Bij buitenlandse plaatsnamen dient bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze te worden opgenomen. Bijvoorbeeld: Parijs i.p.v. Paris, Keulen i.p.v. Köln, Londen i.p.v. London of Luik i.p.v. Liège. Het is aan te bevelen om bij het vaststellen van plaatsnamen daartoe geëigende hulpmiddelen te gebruiken, zoals bijvoorbeeld een atlas. Een geboorteakte kan district/provincie e.d. vermelden in plaats van plaatsnamen. Indien daaruit de plaatsnaam kan worden herleid, dient deze opgenomen te worden. Waar dit niet kan, wordt bij de plaatsnaam een standaardwaarde opgenomen. Voorbeeld: Een Amerikaans paspoort vermeldt dat een persoon geboren is in Florida. Er is verder geen nadere plaatsnaamaanduiding in het paspoort opgenomen. In dat geval dient bij het geboorteland 'Verenigde Staten van Amerika' te worden opgenomen en bij de geboorteplaats de standaardwaarde. In plaats van te kiezen voor het opnemen van de standaardwaarde, kunnen de gegevens betreffende de geboorteplaats ook worden ontleend aan een verklaring onder eed of belofte.

3.3.8

Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang geldigheid

In de GBA wordt de datum opgenomen waarop het geheel van gegevens in een bepaalde categorie (rechts)geldig is geworden. In het algemeen blijkt uit een akte vanaf welke datum de gegevens (rechts)geldig zijn. De ingangsdatum geldigheid kan dan worden gevuld met bijvoorbeeld de geboortedatum, de erkenningdatum of de huwelijksdatum. De datum ingang geldigheid is soms moeilijk te bepalen. Als de datum ingang geldigheid in het brondocument vermeld is, dan is het ontlenen van die datum eenvoudig. Indien een beredeneerd uittreksel van een geboorteakte wordt overgelegd, valt niet uit het document af te leiden wat de juiste ingangsdatum geldigheid en wat de juiste datum ingang familierechtelijke betrekking is. In dat geval worden standaardwaarden opgenomen. In combinatie met andere brondocumenten kan de werkelijke ingangsdatum geldigheid zo mogelijk wel aan een beredeneerd uittreksel worden ontleend. In die gevallen worden alle daarbij gebruikte brondocumenten vermeld bij 'beschrijving document'. Soms moet een datum beredeneerd worden, bijvoorbeeld er is een geboorteakte overgelegd met gegevens van het kind en van de ouders. Wat is nu de datum geldigheid? Bepalend hierbij is het vragen aan betrokkene naar feiten zoals, heeft u vanaf de geboorte deze vader of moeder, bent u geadopteerd of bent u erkend? Afhankelijk van de antwoorden wordt de datum beredeneerd. In dit geval is het waarschijnlijk dat de geboortedatum de juiste datum ingang geldigheid is. Is de datum echt niet te bepalen, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. De ingangsdatum geldigheid is zowel van belang bij het sorteren van de categorieën, maar vooral om aan te geven vanaf wanneer een gegeven rechtsgeldig is. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 31

Hoofdstuk 3

Hierna volgen enige voorbeelden om toch deze datum vast te stellen aan de hand van de sterkte van het brondocument zoals dit in artikel 36 Wet GBA lid 2 is bepaald. • Een akte over het desbetreffende feit die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten, (artikel 36 Wet GBA lid 2, sub a). Bijvoorbeeld: een buitenlandse geboorteakte ingeschreven in de Nederlandse burgerlijke stand ('s-Gravenhage). De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit vermeld in de akte rechtsgeldig is geworden. • Een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (onherroepelijk is geworden), (artikel 36 Wet GBA lid 2, sub b). Bijvoorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de GBA. De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit van de uitspraak rechtsgeldig is geworden. • Een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring zoals bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, (artikel 36 Wet GBA lid 2, sub c). Bijvoorbeeld: een buitenlandse geboorteakte van de burgerlijke stand met daarop een (kant)melding van een erkenning. De datum geldigheid is dan de datum van het laatste rechtsfeit dat ten aanzien van de persoon in die akte of de uitspraak is vermeld. • Een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld, (artikel 36 Wet GBA lid 2, sub d). Bijvoorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie, een buitenlands reisdocument of een familieboekje. De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij de datum expliciet is vermeld. Een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend, (artikel 36 Wet GBA lid 2, sub e). De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij in de verklaring expliciet de datum is vermeld vanaf welk moment de gegevens geldigheid hebben verkregen. Ingangsdatum geldigheid in samenhang met inhoud brondocument. Om een ingangsdatum geldigheid aan een document te kunnen ontlenen, moet het document een bepaalde inhoud hebben. Wanneer niet aan deze minimale eisen is voldaan, dan is het niet mogelijk om de ingangsdatum geldigheid aan het document te ontlenen. Afschriften, uittreksels en bewijzen van rechtsfeiten dienen tenminste de onderstaande gegevens te bevatten: Hoofdstuk 3 pagina 32


Hoofdstuk 3

Geboorte Een afschrift of uittreksel van de geboorteakte dient ten minste te bevatten: a. de naamgegevens van de geborene b. datum van geboorte c. plaats van geboorte d. geslacht e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Erkenning Een bewijs van erkenning dient ten minste te bevatten: a. naam van het kind b. geboortedatum kind c. datum erkenning d. plaats van erkenning e. naam moeder f. naam erkenner g. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte h. datum afgifte Adoptie Een bewijs van adoptie dient ten minste te bevatten: a. naam van het kind b. geboortedatum kind c. datum adoptie d. naam adoptanten e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Vaak kunnen buitenlandse adopties in Nederland niet worden erkend, omdat niet is voldaan aan de voorwaarden die in Nederland worden gesteld aan een adoptie. Daarom zal een buitenlandse adoptie door Nederlandse ouders meestal worden gevolgd door een uitspraak van de Nederlandse rechter. Wel heeft een buitenlandse adoptie veelal gevolgen voor de geslachtsnaam. Huwelijk Een afschrift of uittreksel van de huwelijksakte dient ten minste te bevatten: a. datum huwelijk b. plaats huwelijk c. naam echtgenoot en echtgenote Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 33

Hoofdstuk 3

d. e.

handtekening bevoegde autoriteit van afgifte datum afgifte

Een huwelijk kan voor de echtgenoten een naamswijziging tot gevolg hebben. In een aantal landen krijgt de vrouw na huwelijk bijvoorbeeld van rechtswege de geslachtsnaam van haar man of dient een bewuste keuze te worden gemaakt. Uit de weten regelgeving van diverse andere landen is niet duidelijk op te maken of de termen 'naamvoering' en 'naamgebruik' ook daadwerkelijk leiden tot wijziging van de geslachtsnaam. In die gevallen zal aan de hand van een brondocument, of een combinatie van brondocumenten (bijvoorbeeld paspoort en huwelijksakte) moeten worden vastgesteld of het een geslachtsnaamswijziging betreft, of een wijziging in het naamgebruik. Echtscheiding Een afschrift of uittreksel van de echtscheidingsakte/verstoting dient ten minste te bevatten: a. datum echtscheiding/verstoting b. plaats echtscheiding/verstoting c. naam vroegere echtgenoot en echtgenote d. uit het document moet blijken dat de echtscheiding/verstoting rechtsgeldig is, dat wil zeggen dat er geen beroep meer mogelijk is of dat er sprake is van een onherroepelijke verstoting e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Een echtscheiding of verstoting kan voor de vroegere echtgenoten een naamswijziging tot gevolg hebben. Indien bij het overleggen van een brondocument betreffende de huwelijksontbinding (echtscheiding, verstoting, overlijden) de gegevens over de huwelijkssluiting nog niet op de persoonslijst zijn opgenomen, kunnen deze huwelijkssluitinggegevens aan de hand van het overgelegde document worden opgenomen. Overlijden Een afschrift/uittreksel van de overlijdensakte dient ten minste te bevatten: a. datum overlijden b. plaats van overlijden c. naam overledene d. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte e. datum afgifte



Hoofdstuk 3

3.3.9 3.3.9.1

Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten Legalisatie

De staatssecretaris van Justitie heeft mede namens de Ministers van Buitenlandse Zaken en van Binnenlandse Zaken eind 1993 aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en de (toenmalige) ambtenaren van de bevolkingsadministratie verzocht alleen gelegaliseerde buitenlandse documenten te accepteren, behalve in bijzondere gevallen. Na diverse aangepaste versies geldt thans de circulaire van 2 mei 2006 (Stcrt. 2006, 91), die vanaf 15 mei 2006 werkzaam is. Deze is genaamd ‘Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken, alsmede toepassing DNA-onderzoek in gevallen waarin bewijsstukken ontbreken’. Legalisatie is het voor echt verklaren van een handtekening die de bevoegde autoriteit op het document heeft geplaatst. Legalisatie zegt dus niets over de inhoud van het document. Het verschaft slechts zekerheid omtrent de herkomst daarvan. Hoofdregel van de circulaire is dubbele legalisatie. Het document moet in het land van herkomst worden gelegaliseerd door een daartoe bevoegde autoriteit, die boven de afgevende instantie staat. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Met nadruk wordt er op gewezen, dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het document dus als laatste instantie legaliseert. Aan het legalisatievereiste behoeft niet te worden voldaan als het documenten betreft die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie, uiteraard voor zover afkomstig uit een land dat bij het betreffende verdrag partij is (zie bijlage bij de circulaire). Het belangrijkste verdrag dat voorziet in de afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten is het Haags legalisatieverdrag (Apostilleverdrag). Dit verdrag beoogt het internationaal juridische verkeer tussen de aangesloten landen te vergemakkelijken door de legalisatieprocedure te vervangen door een eenvoudige formaliteit, het plaatsen van een apostille. De apostille als bedoeld in artikel 3 van het Apostilleverdrag wordt op het document zelf of op een verlengstuk gesteld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant. Het opschrift 'Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)' moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft, worden gesteld. De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen (centrale) autoriteit. In Nederland is dat de griffier van de arrondissementsrechtbank. In andere landen is dat vaak de Minister van Justitie of Buitenlandse Zaken.


Hoofdstuk 3

Voorbeeld van een apostilleverklaring: APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) Land: Deze openbare akte is ondertekend door: handelend in hoedanigheid van: is voorzien van het zegel/stempel van: Voor echt verklaard te: op: door: onder nr.: Zegel/stempel: Ondertekening:

Volgens het Apostilleverdrag kunnen alleen openbare akten worden voorzien van een apostille. Wat onder een openbare akte moet worden verstaan is in het Apostilleverdrag omschreven. Het moet gaan om administratieve stukken die zijn afgegeven door bevoegde autoriteiten (hieronder vallen akten van de burgerlijke stand en verklaringen van de bevolkingsadministratie), notariële akten, documenten die zijn afgegeven door rechterlijke organen of officiële verklaringen op onderhandse stukken. Voor andere documenten kan dus alleen legalisatie worden gevraagd. Gelet op de praktische uitvoerbaarheid wordt het legalisatievereiste niet gesteld bij reisdocumenten. Voor legalisatie is immers het originele document nodig en inname van een buitenlands reisdocument is niet zonder meer toegestaan. Indien door personen reeds gelegaliseerde documenten zijn overgelegd en die gelegaliseerde documenten vormden de basis voor een Nederlandse akte van de burgerlijke stand of voor opnemen van gegevens in de GBA, waarvoor later dezelfde documenten over dezelfde rechtsfeiten maar dan niet geleHoofdstuk 3 pagina 36


Hoofdstuk 3

galiseerd worden overgelegd, behoeven die laatste documenten niet opnieuw gelegaliseerd te worden. Het niet-gelegaliseerde document dient wel inhoudelijk overeen te stemmen met het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk. Tevens dient het vergeleken te worden met het eerder overgelegde stuk. Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het eerder gelegaliseerde stuk overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving reeds is vernietigd, dient de persoon aan te tonen dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd dat naar inhoud overeenstemt met het niet-gelegaliseerde stuk. Is dit niet mogelijk, dan moet het niet-gelegaliseerde stuk alsnog gelegaliseerd worden. Vrijgesteld van legalisatie zijn ook afschriften en uittreksel van akten, opgemaakt en afgegeven in Indonesië Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen. De voor deze data opgemaakte en afgegeven akten worden gelijkgesteld aan de toentertijd in Nederland opgemaakte akten. Documenten afgegeven door vreemde diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen in Nederland moeten ook worden gelegaliseerd. Deze legalisatie vindt in afwijking van de hoofdregel in de circulaire (dubbele legalisatie) alleen plaats door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag (enkele legalisatie). Op het legalisatievereiste kan een uitzondering worden gemaakt als de burger, die gelegaliseerde documenten over moet leggen, daartegen bezwaar maakt. Volgens de circulaire is bezwaar tegen legalisatie mogelijk in de volgende gevallen: • betrokkene is als vluchteling toegelaten tot Nederland op grond van artikel 15 Vreemdelingenwet, hetgeen blijkt uit het verblijfsdocument 'toelating als vluchteling' (verblijfsdocument B); • betrokkene is in het bezit van een geldige vergunning tot verblijf (VTV) die is afgegeven op grond van artikel 11 Vreemdelingenwet hetgeen blijkt uit het verblijfsdocument D, waarin staat aangetekend 'artikel 31, eerste lid, onder e, VV' (Voorschrift Vreemdelingen); • betrokkene is in het bezit van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (VVTV), afgegeven op grond van artikel 9a van de Vreemdelingenwet (verblijfsdocument F); • betrokkene een verzoek heeft gedaan te worden toegelaten om redenen van asiel (dit blijkt uit het document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing op zijn verzoek in Nederland mag afwachten. Het bezwaar van de vreemdeling behoeft niet gehonoreerd te worden indien een van de volgende omstandigheden zich voordoet: • de betrokkene beschikt over een document dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in een van de bovenbeschreven situaties bevond; • het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst; Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 37

Hoofdstuk 3

•

•

met betrekking tot de betrokkene heeft zich een rechtsfeit voorgedaan waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich reeds in een van de bovenbeschreven situaties bevond, of de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij zich nog bevindt in een van de bovenbeschreven situaties.

De legalisatieverplichting voor documenten rust zowel op vreemdelingen als op Nederlanders. Door tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen Nederlanders buitenlandse documenten laten legaliseren. Deze hulp kan alleen worden ingeroepen als het voor de burger moeilijk is de legalisatie te verkrijgen. Tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ten behoeve van vreemdelingen is in beginsel niet mogelijk. De betrokken vreemdeling zal dus zelf voor legalisatie moeten zorgen bij de autoriteiten van het land waar de brondocumenten zijn afgegeven en de Nederlandse vertegenwoordiging in dat land (zonodig via familie of bekenden ter plaatse). Slechts bij hoge uitzondering kan de vreemdeling een beroep doen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken. 3.3.9.2

Verificatie

Ondanks de legalisatie van een document kunnen er twijfels bestaan over de juistheid van de in het document vermelde gegevens. Bij twijfel over de inhoud van een document kan de medewerker Burgerzaken dit ter verificatie aanbieden aan de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken (DCP/CJ) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Onder verificatie wordt verstaan de inhoudelijke controle van documenten bij de (centrale) overheid van het land waar de documenten zijn afgegeven, om zodoende zekerheid te verkrijgen over de inhoud daarvan. Het verzoek tot verificatie wordt door het Ministerie van Buitenlandse Zaken via de Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging aan de (centrale) overheid van het land van herkomst voorgelegd. Vanuit de meeste landen wordt binnen een redelijke termijn antwoord ontvangen. Als blijkt dat een verificatieprocedure geen resultaat heeft of de procedure niet deugdelijk is uitgevoerd, kan het ministerie van Buitenlandse Zaken eventueel een nader onderzoek instellen. 3.3.9.3

Vertaling van brondocumenten

Bij overlegging van een buitenlands brondocument zal de inhoud daarvan voor de medewerker Burgerzaken begrijpelijk moeten zijn. Als een dergelijk brondocument onvoldoende leesbaar of onvoldoende begrijpelijk is, kan om een Nederlandse vertaling door een beëdigde vertaler worden gevraagd. Indien de medewerker Burgerzaken daarom vraagt, is de burger verplicht deze vertaling over te leggen. Zie hiervoor de artikelen 65, derde lid, 69, 71, 72 en 76 Wet GBA.



Hoofdstuk 3

Als een vertaling wordt gevraagd, dan dient het originele document vertaald te worden door een volgens Nederlands recht beëdigde vertaler. In de Wet beëdigde vertalers van 1878 (gewijzigd in 1991, Stb. 199) staan de eisen die aan een beëdigde vertaler worden gesteld en is de registratie van die vertalers geregeld. Als basis voor de Nederlandse vertaling moet het originele document dienen en niet een vertaling van dat document. Indien in Nederland voor een taal geen beëdigde vertaler beschikbaar is, dan kan zo mogelijk gebruik worden gemaakt van een vertaler van een Tolkencentrum. De kosten van een vertaling komen voor rekening van de burger die het brondocument overlegt. Documenten die oorspronkelijk zijn gesteld in het Duits, Engels of Frans, kunnen over het algemeen zonder vertaling worden geaccepteerd. Als een gemeenteambtenaar in staat is een andere vreemde taal te begrijpen en te vertalen naar het Nederlands, kan het brondocument in die taal eveneens zonder vertaling door een beëdigde vertaler worden geaccepteerd. De vertaling van de betreffende ambtenaar zal wel schriftelijk moeten worden vastgelegd, zodat die vertaling ook later kan worden geraadpleegd. Buitenlandse brondocumenten die bij de overlegging reeds zijn vertaald in een voor de medewerker Burgerzaken begrijpelijke taal, hoeven niet alsnog te worden vertaald in het Nederlands. Bij voorkeur is de vertaling gemaakt door een vertaler die door de autoriteiten van dat land bevoegd is verklaard. Dit blijkt uit het document. Voorwaarde hierbij is dat naast de vertaling ook het originele document dat is vertaald wordt overgelegd. Tevens moeten het brondocument en de vertaling één geheel vormen. Het kan voorkomen dat de medewerker Burgerzaken twijfelt aan de juistheid van een vertaling door een beëdigde vertaler of dat de vertaling duidelijk fouten bevat. Voorbeelden hiervan zijn vertalingen waarin de tekst overduidelijk langer of korter is dan in het originele document en vertalingen waarin het aantal namen of de opgenomen registratienummers duidelijk afwijkt. In die gevallen accepteert de medewerker Burgerzaken de vertalingen niet. De burger zal vervolgens voor correctie van de vertaling door de beëdigde vertaler moeten zorgen. Alleen in uitzonderingsgevallen kan de medewerker Burgerzaken het brondocument zelf ter vertaling aanbieden aan een Tolkencentrum. Dit kan zo zijn als de medewerker Burgerzaken van mening is dat correctie van de vertaling voor de burger onoverkomelijke problemen oplevert. Het vertalen van documenten, overgelegd door (ex-)asielzoekers, vereist een nadere toelichting. Onder (ex-) asielzoekers worden in dit verband verstaan: asielzoekers en statushouders. Documenten die (ex-)asielzoekers overleggen zijn regelmatig gesteld in talen waarvoor niet of nauwelijks beëdigde vertalers beschikbaar zijn. Bovendien kan deze groep vreemdelingen de kosten van een vertaling door een beëdigde vertaler vaak niet opbrengen. In zulke gevallen kan de gemeente documenten van (ex-)asielzoekers rechtstreeks laten vertalen door één van de Tolkencentra in Nederland. Voorwaarde daarbij is dat de betreffende (ex-)asielzoeker een vergoeding krijgt in het kader van de Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorieën vreemdelingen 2005 (Rva2005), de Regeling opvang asielzoekers (ROA) of de Zorgwet VVTV. De Zorgwet VVTV regelt de financiële Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 39

Hoofdstuk 3

aspecten omtrent het verblijf van vreemdelingen met een voorwaardelijke vergunning tot verblijf. In die gevallen benadert de medewerker Burgerzaken rechtstreeks een Tolkencentrum, zonder tussenkomst van de betreffende vreemdeling. Aangezien deze vorm van dienstverlening onder de Subsidieregeling Welzijnsbeleid valt, zijn daaraan voor de gemeente en voor de betreffende vreemdeling geen kosten verbonden. Doordat de gemeenten de ROA en de Zorgwet VVTV zelf uitvoeren, kan de medewerker Burgerzaken zelf nagaan of een (ex-)asielzoeker een vergoeding krijgt op grond van deze regelingen. Of een (ex-)asielzoeker een vergoeding krijgt volgens de RVA 2005, kan worden geverifieerd bij het betreffende opvangcentrum.

3.3.10 Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde (toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) Wanneer de medewerker Burgerzaken heeft vastgesteld dat het overgelegde stuk een juist document is, dient hij, alvorens uit dat document gegevens op te nemen in de basisadministratie, te beoordelen of het in dat brondocument vermelde rechtsfeit voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komt. Met andere woorden: hij dient de inhoud van het document te toetsen aan de regels van het Nederlands internationaal privaatrecht (IPR). De belangrijkste regels zijn te vinden in de artikelen 6 en 10 van de Wet houdende algemene bepalingen der wetgeving van het Koninkrijk (Wet AB). Artikel 6 Wet AB vermeldt als grondbeginsel: 'De wetten, betreffende de rechten, den staat en de bevoegdheid der personen, verbinden de Nederlanders, ook wanneer zij zich buitenlands bevinden.' Ingevolge dit artikel is in principe op Nederlanders dus ook in het buitenland het Nederlandse personenrecht van toepassing. Artikel 10 Wet AB bepaalt: 'De vorm van alle handelingen wordt beoordeeld naar de wetten van het land of de plaats, alwaar die handelingen zijn verricht.' Voor handelingen die in Nederland worden verricht, gelden dus de Nederlandse formaliteiten, in het buitenland verrichte handelingen zijn aan buitenlandse vormvoorschriften onderworpen. Rechtsfeiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan worden volgens het IPR in Nederland erkend voor zover zij conform het plaatselijke vreemde recht tot stand zijn gekomen. Wanneer deze rechtsfeiten in strijd komen met fundamentele beginselen en waarden van onze rechtsorde, is er sprake van strijdigheid met de Nederlandse openbare orde. De rechtsfeiten hebben naar buitenlands recht wel rechtskracht, maar in Nederland wordt die rechtskracht er niet aan toegekend. Omdat die rechtsfeiten in Nederland niet worden erkend, hebben zij in het Nederlandse rechtsverkeer geen geldigheid en worden niet opgenomen in de GBA. Indien de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de in de onder artikel 36, tweede lid, onder c, d en e, en derde lid bedoelde documenten vermelde feiten, dan worden aan die documenten geen gegevens ontleend over die feiten (artikel 37, tweede lid, Wet GBA). Zo kunnen aan een buitenlandse huwelijksakte geen gegevens over dat huwelijk worden ontleend, wan-



Hoofdstuk 3

neer het een kinderhuwelijk betreft. Van groot belang hierbij is de toepassing van het Nederlands internationaal privaatrecht. Nederland is aangesloten bij de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (Commission Internationale de l'Etat Civil (CIEC)). De CIEC bestaat sedert 1950 en is gevestigd in Straatsburg. Zij heeft tot doel: het verzamelen en bijhouden van de wetgeving en de jurisprudentie van de lidstaten op het gebied van het personen- en familierecht en het nationaliteitsrecht. Verder heeft zij tot doel de regelgeving in de lidstaten op de voormelde terreinen te harmoniseren door het tot stand brengen van internationale overeenkomsten en aanbevelingen. Tevens heeft zij tot taak de burgerlijke stand in de lidstaten vanuit technisch oogpunt te verbeteren. Een aantal landen heeft de status van waarnemer bij de organisatie. Dit betekent dat zij bij de vergaderingen aanwezig zijn, de ontwikkelingen binnen de organisatie volgen en deelnemen aan een aantal werkzaamheden van de Commissie. De CIEC onderhoudt ook nauwe contacten met de Raad voor Europa, de Europese Unie en de Haagse Conferentie van de Verenigde Naties. De Commissie heeft inmiddels een groot aantal verdragen en aanbevelingen over de burgerlijke stand en daaraan gerelateerde onderwerpen tot stand gebracht. Nederland is partij bij een groot aantal van de verdragen. De aanbevelingen, waaronder bijvoorbeeld de aanbevelingen betreffende de openbaarheid van akten van de burgerlijke stand (Rome, 5 september 1984) zijn in de Nederlandse wetgeving verwerkt. In Nederland zijn de volgende verdragen en wetten van belang bij de inhoudelijke toetsing van brondocumenten:

a. • • •

met betrekking tot huwelijksontbinding: het Verdrag van Luxemburg van 8 september 1967 inzake de erkenning van beslissingen betreffende de huwelijksband met bijlagen (ICBS); het Verdrag van 's-Gravenhage van 1 juni 1970 inzake de erkenning van echtscheidingen en scheidingen van tafel en bed; de Wet van 25 maart 1981, houdende regeling van het conflictenrecht inzake ontbinding van huwelijk en scheiding van tafel en bed en de erkenning daarvan, in verband met de bekrachtiging van de Verdragen van Luxemburg en 's-Gravenhage inzake erkenning van beslissingen betreffende de huwelijksband, onderscheidenlijk de erkenning van echtscheidingen en scheidingen van tafel en bed.

Voorbeeld: Een man van Marokkaanse nationaliteit biedt ter inschrijving in de basisadministratie een verstotingsakte aan. Nadat de medewerker Burgerzaken heeft vastgesteld, dat het een originele akte betreft, die is voorzien van een dubbele legalisatie en is vertaald door een beëdigd vertaler, moet hij controleren of de verstoting voldoet aan de eisen in de Wet conflictenrecht echtscheiding. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 41

Hoofdstuk 3

Ingevolge artikel 3 van deze wet moet de verstoting conform het personeel statuut van betrokkene zijn. Verder moet de verstoting gedaan zijn in een land, waar dit een normale vorm van huwelijksontbinding is. Tenslotte moet blijken van instemming van de vrouw met de verstoting. Pas wanneer aan al deze voorwaarden is voldaan, mag de verstoting in de basisadministratie worden geregistreerd.

b. • •

met betrekking tot het huwelijk: het Verdrag van 's-Gravenhage van 14 maart 1978 inzake de voltrekking en de erkenning van de geldigheid van huwelijken; de Wet van 7 september 1989, houdende regeling van het conflictenrecht inzake het huwelijk, in verband met de bekrachtiging van het Verdrag van 's-Gravenhage van 14 maart 1978 inzake de voltrekking en de erkenning van de geldigheid van huwelijken.

Voorbeeld: Een man en vrouw van Nederlandse nationaliteit trouwen tijdens hun vakantie in Las Vegas (VSA). Bij terugkomst in Nederland bieden zij de Amerikaanse huwelijksakte aan ter registratie van hun huwelijk in de basisadministratie. De medewerker Burgerzaken beoordeelt of het een origineel document is, dat is voorzien van een apostille. Vervolgens toetst hij het huwelijk aan de bepalingen van de Wet conflictenrecht huwelijk. In deze wet staat dat een in het buitenland voltrokken huwelijk kan worden erkend, indien het huwelijk rechtsgeldig is in het land waar het huwelijk is voltrokken. Aangezien dit huwelijk in Amerika wordt erkend kunnen de huwelijksgegevens worden opgenomen in de basisadministratie.

c. • •

•

met betrekking tot namen: de Overeenkomst van München van 5 september 1980 inzake het recht dat van toepassing is op geslachtsnamen en voornamen (ICBS); de Wet van 3 juli 1989 tot regeling van het conflictenrecht inzake de geslachtsnaam en de voornaam, mede in verband met de bekrachtiging van de Verdrag van München van 5 september 1980 inzake het recht dat van toepassing is op geslachtsnamen en voornamen. De wijziging van de Wet conflictenrecht namen (Wet van 24 december 1998, Stb. 1999, 2) met ingang van 15 februari 1999.

Voorbeeld: In Spanje wordt uit een Spaanse vader en een Nederlandse moeder een kind geboren. In de Spaanse geboorteakte wordt het kind met een dubbele geslachtsnaam vermeld. Wanneer dit gezin in Nederland komt wonen, moet het kind worden ingeschreven in de basisadministratie. Daarbij wordt onder andere de Spaanse geboorteakte overgelegd. Nadat de medewerker Burgerzaken zich ervan heeft overtuigd dat het een juist document is, moet hij toetsen aan de Wet conflictenrecht namen of dit kind met de dubbele geslachtsnaam kan worden geregistreerd. De Wet conflictenrecht namen bepaalt dat, indien van een bipatride Nederlands kind een geboorteakte is opgemaakt waarin zijn naam is vastgesteld naar het recht van die andere nationaliteit, deze geboorteakte gerespecteerd dient te Hoofdstuk 3 pagina 42


Hoofdstuk 3

worden. Dit bipatride Nederlandse kind dient derhalve met zijn dubbele geslachtsnaam in de basisadministratie te worden opgenomen. Sedert de wijziging van de Wet conflictenrecht namen in werking is getreden, is het niet meer vanzelfsprekend dat in veel gevallen alleen Nederlands recht wordt toegepast. Is een persoon in het buitenland geboren, of er heeft zich in het buitenland een wijziging in zijn persoonlijke staat voorgedaan, zoals bijvoorbeeld een erkenning, dan wordt de naam uit de buitenlandse akte overgenomen, tenzij er strijd is met de Nederlandse openbare orde. In het land waar de akte is opgemaakt, dient dit te zijn gedaan volgens de ter plaatse geldende regels van internationaal privaatrecht. Wel staat er in bepaalde gevallen en onder bepaalde voorwaarde naamskeuze open.

d. • •

met betrekking tot afstamming: de Overeenkomst van Rome van 10 september 1970 inzake wettiging door huwelijk; 'ongeschreven' regels van Nederlands internationaal privaatrecht, neergelegd in literatuur en jurisprudentie.

Voorbeeld: Een ongehuwde Nederlandse moeder bevalt in Spanje van een kind. In de Spaanse geboorteakte wordt een gehuwde Spaanse man als vader genoemd. Wanneer in een Spaanse geboorteakte van een onwettig kind een vader wordt genoemd, betekent dit dat hij het kind heeft erkend. Moeder en kind komen in Nederland wonen en melden zich voor inschrijving in de basisadministratie. Daarbij wordt o.a. de Spaanse geboorteakte van het kind overgelegd. Nadat de medewerker Burgerzaken heeft vastgesteld dat het een juist document is, moet hij aan de 'ongeschreven' afstammingsregels van het Nederlands internationaal privaatrecht toetsen of de Spaanse erkenning als zodanig kan worden erkend. De afstammingsregels bepalen, dat de vraag naar de mogelijkheid van erkenning moet worden beantwoord naar het nationale recht van de man. Het Spaanse recht staat aan een gehuwde man toe dat hij een buiten echt geboren kind erkent. Door de erkenning ontstaat tussen de vader en het kind een volledige afstammingsrelatie. De Spaanse erkenning wordt derhalve naar Nederlands recht erkend. Op de persoonslijst van het kind worden bij de vadergegevens de gegevens van de Spaanse man opgenomen.

3.3.11 Verzenden van kennisgevingen De artikelen 55 en 63 van de Wet GBA bevatten bepalingen die als doel hebben om feiten die van belang zijn voor de bijhouding van een basisadministratie te melden aan een andere gemeente. Het gaat hier om het melden van rechtsfeiten welke zullen leiden tot het actualiseren van (gerelateerde) PL-en, die zijn ingeschreven in de basisadministratie van een andere gemeente.


Hoofdstuk 3

Bijvoorbeeld het melden van een toevallige geboorte van een kind aan de gemeente waar de vader staat ingeschreven wanneer deze vader in een andere gemeente staat ingeschreven dan de moeder. Op basis van deze kennisgeving moet de gemeente waar de vader staat ingeschreven een categorie 09 opnemen op de PL van de vader. Een tweede voorbeeld is het melden van het overlijden van een van beide echtgenoten/geregistreerde partners indien de andere echtgenoot/geregistreerde partner in een andere gemeente staat ingeschreven. Op basis van bedoelde kennisgeving wordt het huwelijk/geregistreerde partnerschap op de PL van de echtgenoot/geregistreerde partner ontbonden. Op de persoonslijst is wel te zien of er een gerelateerde is, maar niet in welke gemeente de gerelateerde is ingeschreven. De medewerker Burgerzaken dient dan de verwijsgegevens in de eigen gemeente te raadplegen teneinde de gemeente van inschrijving te achterhalen. Ook kennisgevingen die ingevolge een verdrag inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand worden ontvangen, en die van belang zijn voor de bijhouding van de basisadministratie van een andere gemeente, moeten worden doorgezonden aan die andere gemeente.

3.3.12 Gegevens met betrekking tot de nationaliteit (artikelen 42 en 43 Wet GBA) 3.3.12.1

Gegevens over het Nederlanderschap (artikel 42 Wet GBA)

Gegevens over het Nederlanderschap worden verkregen: • door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; of door toepassing van andere wettelijke bepalingen; of • door toepassing van verdragen; of • uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het • Nederlanderschap of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; of uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke • instantie in Nederland; of uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van de Nederlandse • Antillen en Aruba, krachtens artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap. De gegevens over de behandeling als Nederlander, van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet betreffende de positie van Molukkers. 3.3.12.2

Gegevens over een vreemde nationaliteit (artikel 43 Wet GBA)

De gegevens over een vreemde nationaliteit worden ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, dan wel opgenomen met toepassing Hoofdstuk 3 pagina 44


Hoofdstuk 3

van het desbetreffende nationaliteitsrecht (toepassing van het betreffende nationaliteitsrecht is alleen mogelijk wanneer er een aanknopingspunt is; het laatste geldt bijvoorbeeld indien de nationaliteit van de ouders vaststaat en het kind volgens het betreffende nationaliteitsrecht van rechtswege de nationaliteit van de ouders heeft). Indien de gegevens over de vreemde nationaliteit niet kunnen worden verkregen overeenkomstig het bovenstaande, dan kunnen deze gegevens worden ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldende recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit. Wanneer de medewerker Burgerzaken vaststelt dat betrokkene geen nationaliteit bezit, wordt deze staatloosheid op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door de code 0499 Staatloos uit Tabel 32 Nationaliteit op te nemen. Als het niet mogelijk is de vreemde nationaliteit vast te stellen, dan wordt die onmogelijkheid als gegeven opgenomen in de GBA. Op de persoonslijst wordt in dat geval bij nationaliteit de standaardwaarde opgenomen. Bij het aanleggen van de persoonslijst wordt voor het vaststellen van gegevens die op de persoonslijst moeten worden opgenomen, uitgegaan van de vermoedelijke nationaliteit. Bijvoorbeeld: de naam van betrokkene wordt opgenomen volgens het vermoedelijke nationale recht van betrokkene, terwijl de vermoedelijke nationaliteit als gegeven niet wordt opgenomen. Voor alle duidelijkheid: aan een verklaring onder eed of belofte mag de nationaliteit niet worden ontleend.

3.3.13 Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten In deze paragraaf wordt per rechtsfeit aangegeven welke gegevens een document ten minste moet bevatten om als brondocument voor de gegevens over dat rechtsfeit in de GBA te dienen. Kennis over rechtsfeiten en registraties is van belang bij het beoordelen van brondocumenten. Men moet weten of de genoemde feiten in een land rechtsgeldig kunnen plaatsvinden en of deze feiten gevolgen hebben voor de gegevens over de burgerlijke staat. Indien de feiten èn rechtsgeldigheid kunnen plaatsvinden èn op het brondocument zijn vermeld, moet vervolgens worden beoordeeld of aan het brondocument gegevens kunnen worden ontleend voor de persoonslijst. Voor het opnemen van gegevens in de GBA is het altijd van belang de relevante weten regelgeving te combineren bij het opnemen van gegevens. Daarbij is de volgende informatie van belang: 1. Wetten, registratie, autoriteiten; 2. Rechtsfeiten; 3. Wetenswaardigheden. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 45

Hoofdstuk 3

ad 1. Het is van belang te weten of in een land registraties worden gevoerd, of registratie voorwaarde is voor de geldigheid van het rechtsfeit en of dit bij wet is geregeld. Daarnaast is van belang te weten wie de bevoegde autoriteiten zijn voor het voeren van de registraties en of daaruit documenten worden verstrekt. Regelmatig is sprake van een affidavit, geen autoriteiten bekend, uittreksels, afschriften en bewijzen. Voor de duidelijkheid volgt hieronder een korte toelichting op deze onderwerpen. Een affidavit is een eigen verklaring die wordt afgelegd ten overstaan van een notabele uit de gemeenschap, een notary public of een ander persoon, waarin betrokkene iets verklaart over zijn of haar burgerlijke staat. Deze verklaring wordt op schrift gesteld en ondertekend door partijen. Er wordt niet getoetst of het verklaarde ook juist is. Een eigen verklaring in de vorm van een affidavit komt voor in de landen waar het recht is gebaseerd op het Britse recht. Voor de GBA worden aan een affidavit zoals hierboven beschreven geen gegevens over de burgerlijke staat ontleend. Een affidavit kan wel door de ambtenaar van de burgerlijke stand worden gebruikt als 'bewijs van ongehuwd zijn' om een huwelijk aan te gaan. Indien van een land de autoriteit van afgifte van een document niet bekend is, betekent dit niet dat het document niet gelegaliseerd behoeft te worden. De eigen autoriteiten bepalen zelf of het document door een bevoegde autoriteit is afgegeven, ongeacht of die autoriteit in Nederland bekend is. Tussen uittreksels, afschriften en bewijzen is het volgende verschil aan te geven: een uittreksel geeft over het algemeen de actuele toestand op het moment van afgifte weer; een afschrift geeft alle informatie die op de oorspronkelijke akte voorkomt, vanaf het moment van opmaken van die akte weer; bewijzen zijn alle overige documenten die niet uitdrukkelijk een uittreksel of afschrift van een akte van de burgerlijke stand zijn. ad 2. Belangrijk is of bepaalde rechtsfeiten rechtsgeldig kunnen voorkomen en zo ja, of deze rechtsfeiten dan dezelfde rechtsgevolgen hebben als in Nederland. De naam, het naamgebruik, de naamvoering, het dragen van een naam en de naamswijziging zijn termen die nauw aan elkaar verwant zijn. Voor het opnemen van gegevens in de GBA wordt onderscheid gemaakt tussen deze termen. De naam is over het algemeen duidelijk, maar wordt onduidelijk wanneer aan de naam letters of woorden zijn toegevoegd. Of deze toevoeging een deel van de naam is, kan niet eenduidig worden beantwoord, omdat onbekend is of deze toevoeging op een wettelijke regel berust. Het naamgebruik, de naamvoering en het dragen van een naam kan met het Nederlandse naamgebruik worden vergeleken en heeft geen naamswijziging tot gevolg. Aan naamswijziging ligt een wettelijke regel ten grondslag, zoals het na huwelijk verkrijgen van de naam van de echtgenoot, of na keuze van een huwelijksnaam die anders is dan de naam voor het huwelijk. Een naamswijziging wordt in de GBA opgenomen bij geslachtsnaam en voornaam, terwijl naamgebruik apart wordt vermeld. Hoofdstuk 3 pagina 46


Hoofdstuk 3

ad 3. Voor advies en/of aanvullende informatie kan contact worden opgenomen met het Adviesbureau van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken.

3.3.14 Bewaren van brondocumenten Krachtens artikel 136 respectievelijk 137 van de Wet GBA is in artikel 91 van het Besluit GBA bepaald dat het college van burgemeester en wethouders ter uitvoering van de Wet GBA gedurende een termijn van 75 jaar na de datum inwerkingtreding van het Besluit GBA (1 oktober 1994) zorg draagt voor het persoons- en archiefregister (de persoons- en archiefkaarten). De bedoelde registers mogen niet vernietigd worden, zolang de Minister niet bepaald heeft, dat ze in andere vorm mogen worden aangehouden (art. 136, 2e lid, Wet GBA). Het voorschrift betekent niet dat de registers daadwerkelijk bij de basisadministratie bewaard moeten worden. Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten de bedoelde registers onder te brengen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats of een andere voor het bewaren van archiefbescheiden toegeruste ruimte. Omdat op deze registers echter het stelsel van gegevensverstrekking van de Wet GBA van toepassing is en de bescheiden derhalve niet openbaar zijn, kan van een formele overbrenging in de zin van de Archiefwet 1995 geen sprake zijn. De registers zijn echter wel archiefbescheiden in de zin van die wet. De zorgplicht die daaruit voortvloeit houdt mede in dat de originele bescheiden in goede, geordende en derhalve toegankelijke staat worden bewaard. Voor de dagelijkse raadpleging en verstrekking van gegevens kunnen kopieën in welke vorm dan ook vervaardigd worden, die bewaard blijven bij de basisadministratie. Omtrent de wijze waarop deze kopieën zouden moeten worden vervaardigd zijn geen regels gesteld. Gemeenten staat het vrij om een eigen dupliceer- en raadpleegsysteem te kiezen. Het bestand dat door duplicering ontstaat moet uiteraard wel volledig overeenkomen met de oorspronkelijke bestanden. Voorts geldt dat ook op verstrekking uit de kopieregisters het stelsel van gegevensverstrekking onverkort van toepassing is. Met betrekking tot de bewaring van GBA-brondocumenten is op grond van artikel 46 van het Besluit GBA op 11 september 2005 een ministeriële regeling in werking getreden. Deze ‘Regeling bewaring GBAbescheiden’ bepaalt in een lijst welke bescheiden met het oog op de uitvoering van de Wet GBA gedurende de daarachter vermelde termijn bewaard moeten worden. De Regeling bewaring GBAbescheiden is formeel gericht tot het College van Burgemeester en Wethouders (hierna: het College) als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie persoonsgegevens maar heeft zijn praktische werking voor diverse zaken in de uitvoering van de Wet GBA. De regeling en de bijbehorende bijlage zijn als Bijlage 6 bij deze Handleiding opgenomen. Naast deze regeling is bij besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een andere regeling tot stand gekomen. Deze regeling die gebaseerd is op de Archiefwet 1995 bevat de Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007 Hoofdstuk 3 pagina 47

Hoofdstuk 3

‘Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996’ (hierna genoemd: ‘Selectielijst etc.’).. Deze lijst, die op 22 december 2005 in werking is getreden, is niet alleen onder andere van toepassing op alle archiefbescheiden van de GBA in welke vorm dan ook, maar ook op het voormalige persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (= PKvervangende register). Het College is vanuit de Archiefwet 1995 zorgplichtig voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Vanuit die functie is het College medeopsteller van de regeling en tevens uitvoerder ervan. De regeling bevat tevens een bepaling tot intrekking van de oude vernietigingslijst van 1983. Zijn de termijnen in de Regeling bewaring GBA-bescheiden minimum termijnen gericht op het tenminste gedurende die tijd bewaren van de bescheiden, de termijnen in de ‘Selectielijst etc’ zijn in principe maximum termijnen gericht op het na afloop daarvan vernietigen van de bescheiden. Voor diverse bescheiden bestaat een samenloop van termijnen. In zo’n geval geldt de termijn met de langste duur. Na afloop van die termijn zullen de bescheiden vernietigd moeten worden. Naast het bewaren van brondocumenten als GBA-bescheiden bevat de ‘Selectielijst etc.’ andere op de GBA betrekking hebbende bescheiden. Daarbij kan gedacht worden aan documenten betreffende de invoering van de GBA in de gemeente en de toestemming om met een goedgekeurd systeem aan de GBA deel te mogen nemen. Ook voor die bescheiden geldt, dat het College zorgplichtig is. Voor alle bescheiden geldt vanuit de Archiefwet 1995 de verplichting om ze in goede en geordende staat te houden. Tenslotte, de ‘Regeling bewaring GBA-bescheiden’ werkt voor de documenten van ná 10 september 2005. De ‘Selectielijst etc.’ werkt voor bescheiden vanaf 1 januari 1996. Dat wil dus zeggen, dat de termijnen van de Selectielijst etc. ook gelden voor GBA-bescheiden van 1 januari 1996 tot en met 10 september 2005. Op de bescheiden van vóór 1 januari 1996 zouden de termijnen van de vernietigingslijst van 1983 van toepassing moeten zijn. Echter, alleen al vanwege de totaal gewijzigde wetgeving kunnen deze niet worden toegepast op GBA-bescheiden. Een en ander betekent, dat het lijkt alsof er betreffende de bewaring en vernietiging van de GBA-bescheiden van vóór 1 januari 1996 een gat is ontstaan. Dat is echter nog maar de vraag. In het kader van de archiefwetgeving geldt de regel, dat bescheiden bewaard moeten worden gedurende de termijn die daarvoor in een selectie- of vernietigingslijst is opgenomen. Er kan gesteld worden dat de vernietiging van GBA-bescheiden van vóór 1 januari 1996 niet geregeld is. Dat zou betekenen, dat ze permanent bewaard moeten worden. Dat is niet de bedoeling. Het is daarom goed ook op de bescheiden van vóór de genoemde datum de termijnen van de ‘Selectielijst etc.’ toe te passen.



Hoofdstuk 3. Inhoudsopgave

Recommend Documents