Hoofdstuk 1 Voorraad 1.1 1.2
1.3
1.4 1.5
1.6
1.7 1.8
1.9 1.10 1.11 1.12
1.13
De omvang van de voorraad geneesmiddelen is gebaseerd op de vraag (van de cliënt) en het aanbod (vanuit de apotheek) van het geneesmiddel. Er is een voorraad van geneesmiddelen aanwezig, omdat de apotheek op elk moment de juiste hoeveelheid van een geneesmiddel die op het recept is voorgeschreven moet kunnen afleveren. De aanwezige voorraad is afhankelijk van het gewenste niveau van dienstverlening. Een voorraad geneesmiddelen aanhouden heeft drie doelen: – opvangen van levertijd; – opslag; – spoedeisende aflevering. Bufferfunctie is het opvangen van levertijd en hoeveelheid: een voorraad aanhouden die op tijd en in de juiste hoeveelheid afgeleverd kan worden. Een groothandel koopt de geneesmiddelen in bij de geneesmiddelenfabrikanten. Daarna verspreidt de groothandel deze middelen naar de apotheekhoudenden. Collecterend = verzamelend; opvangen van de verschillen in levertijden van diverse geneesmiddelen. Distribuerend = verspreidend; opvangen van de verschillende hoeveelheden. Het tegengaan van onnodige voorraadvorming heeft een positieve invloed op het verminderen van de voorraadkosten. Hoe minder geneesmiddelen in voorraad, hoe lager de kosten ervan, vooral inkoop- en opslagkosten. De optimale bestelhoeveelheid is die bestelhoeveelheid waarbij de totale voorraadkosten (bestel- en opslagkosten) steeds minimaal zijn. Op basis van een inschatting van het voorschrijfgedrag en de afgeleverde hoeveelheden in het verleden kunnen medicijnen worden ingekocht. De geneesmiddelenhistorie in het computerbestelsysteem van een apotheek geeft belangrijke informatie voor een goed voorraadbeheer. Het is noodzakelijk de totale voorraad regelmatig na te kijken op aantallen, soort geneesmiddelen (omzetsnelheid) en vervaldatum. Bij een optimale voorraad is er een gunstige balans tussen het voorraadaantal en het aantal bestellingen. De voorraadkosten en de transportkosten zijn tegen elkaar afgewogen en worden in totaliteit zo laag mogelijk gehouden. De hoeveelheid van een optimale voorraad is afhankelijk van de levertijd en hoe vaak een geneesmiddel wordt voorgeschreven. Ook wordt de kostprijs van een geneesmiddel meegenomen. Deze veranderingen worden in het assortiment en in de gehele logistiek van het voorraadbeheer doorgevoerd door de apothekersassistent. Dit zijn aanpassingen in het bestelsysteem, het computersysteem, en in de voorraadruimte.
Hoofdstuk 2 Wat is logistiek? 2.1
Logistieke problemen in de apotheek kunnen zijn: – een leverancier die de geneesmiddelen te laat levert; – een verkeerde levering; – het voorraadmagazijn en de voorraadkasten zijn verkeerd ingedeeld; – de werkelijke hoeveelheid van een geneesmiddel in voorraad stemt niet overeen met de theoretische voorraad;
2.2
2.3
2.4
2.5 2.6
2.7 2.8 2.9 2.10
2.11
2.12 2.13 2.14
– het niet op tijd kunnen leveren van een geneesmiddel aan een cliënt; – medicijnen die op het verkeerde adres worden afgeleverd. Het logistieke management omvat het organiseren, plannen en de manier van bestellen van medicijnen en andere medische artikelen. De voorraadvorming en de geneesmiddelenstromen worden steeds afgestemd op het niveau van dienstverlening van de leveranciers én apotheek. Logistiek is het traject vanaf de geneesmiddelenontwikkeling, via productie, voorraadvorming, inkoop en transport naar de apotheek die het geneesmiddel op zijn beurt aflevert aan de patiënt. Patiëntenlogistiek is het tijdstip van het aanbieden van een recept of de vraag naar een medisch artikel en het tijdstip waarop dit daadwerkelijk aan de cliënt kan worden verstrekt. De farmaceutische keten loopt vanaf de fabrikant naar de cliënt. De beweging, het logistieke traject, wordt aangegeven met pijlen. De pijlen geven steeds een activiteit weer die door het logistieke management wordt bepaald. In het schema wordt per distributiekolom (de schakel in de farmaceutische keten) steeds de goederenstroom van voorraden weergegeven, die via diverse magazijnen en transporten de uiteindelijke gebruiker bereiken. De basis van de logistiek wordt gelegd in de planning en organisatie van voorraadbeheer, magazijnbeheer en transport. De doelstelling van goede logistiek in de apotheek is geneesmiddelen direct te kunnen afleveren aan de cliënten met een zo gunstig mogelijke manier van voorraad houden. In het beheren van een goede logistiek spelen de apotheker en de apothekersassistenten in samenwerking met de groothandel de hoofdrol. Een goede logistiek van de geneesmiddelenvoorraad kan leiden tot: – lagere inkoopprijzen; – minder transportkosten; – flexibele aflevering van medicijnen aan cliënten; – kortere levertijd; – minder opslagruimte. Drie activiteiten die deel uitmaken van de opbouw van de geneesmiddelenbestelling zijn: – het maken van een ontwerp voor de manier waarop bestellingen verlopen; – aangeven hoe de bestellingen gestuurd en gecontroleerd worden; – hoe de bestellingen doorgegeven en georganiseerd worden via het computerbestelsysteem. Logistiek heeft altijd te maken met een goederenstroom. Onder de grondvorm van logistiek in de apotheek wordt de inrichting verstaan van de apotheek, die de logistiek (geneesmiddelenstroming) eenvoudiger kan maken. De inrichting van een apotheek kan de volgende ruimten bevatten: – wachtruimte; – aparte ruimte voor spoedeisende recepten buiten de openingstijden; – balie voor aanname en aflevering van de recepten; – informatiebalie; – aanschrijfruimte; – diverse voorraadkasten; – bestelruimte; – kantoor; – administratieruimte; – adviesruimte;
2.15 2.16
2.17
2.18 2.19 2.20
2.21
– koelkasten/koele ruimte; – magazijnruimte; – (soms) bereidingsruimte; – (soms) steriele bereidingsruimte. Geneesmiddelenstroom De doorstroom van geneesmiddelen op recept: de manier waarop een recept wordt aangeschreven in de computer, het geneesmiddel wordt klaargemaakt, en hoe het wordt afgeleverd aan de cliënt. – receptaanname; – aanschrijven voor de patiënt; – medicijn moet bereid worden; – magistrale bereiding door apotheek zelf – patiënt haalt dit recept af na afgesproken tijdstip. Logistiek management is het regelen en organiseren van de geneesmiddelenstromen (voorraadbeheer, magazijnbeheer en transport) en de personele inzet. Met een vaste structuur kan een optimale voorraad bereikt worden. Om deze structuur te handhaven is de inzet van het apotheekteam van groot belang. Een apothekersassistent moet het voorraadbeheer kunnen verzorgen. Zij levert elke dag een bijdrage aan de logistiek van het voorraadbeheer door: – bestellingen te controleren; – te controleren of de aanwezige hoeveelheid van een bepaald geneesmiddel op dat moment gelijk is aan het geneesmiddelenvoorraadniveau; – bestellingen te verwerken in het voorraad- en bestelsysteem: de theoretische hoeveelheid in de computer wordt aangepast; – de bestelde geneesmiddelen op de juiste voorraadplaats op te slaan; – indien er foute leveringen zijn contact op te nemen met de leverancier; – producten die een verlopen vervaldatum hebben te retourneren of te vernietigen; – te inventariseren; – de theoretische voorraad aan te passen in de computer van geneesmiddelen die zonder recept worden afgeleverd; – mondeling bestelde geneesmiddelen bij te boeken in het voorraadbestelsysteem. Het aanbrengen van veranderingen is een afwijkende situatie. Het gaat bijvoorbeeld om mondelinge bestellingen, naleveringen en andere afwijkende praktijksituaties. Deze wijzigingen moeten ook in het bestelsysteem administratief verwerkt worden. Het voorraadbestelsysteem houdt de theoretische voorraad precies bij. Afwijkingen in de praktijk dienen door de apothekersassistenten nauwkeurig vastgelegd te worden in het voorraadbestelsysteem, omdat anders de theoretische voorraad niet meer klopt met de praktijk. Een afwijkende bestelling wordt dan niet besteld doordat de bestelopdracht niet is verwerkt in het bestelsysteem.
Hoofdstuk 3 Inkoop 3.1 3.2 3.3
Het doel van inkopen is het op peil houden van de voorraad geneesmiddelen. Een hoog niveau van dienstverlening betekent dat de geneesmiddelen afgeleverd kunnen worden op het moment dat de cliënt erom vraagt. Bij de groothandelskeuze spelen verschillende factoren een rol, zoals levertijden, compleet aanbod van assortiment (volgesorteerd par. 8.2), prijs, dienstverlening, personeel, transport.
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14 3.15
Inkoop vanuit twee invalshoeken: – de inkooplogistiek. Dit betekent dat de juiste hoeveelheden van geneesmiddelen aan de apotheek worden aangeleverd. De leveringscondities van de groothandel spelen hierin een grote rol. – de commerciële inkoop. De commerciële inkoop is gericht op de hoogte van inkoopprijzen in samenhang met de afleverhoeveelheden. Door middel van een leveranciersdoorlichting worden de groothandels beoordeeld op dienstverlening en leveringscondities. Hieruit wordt een conclusie getrokken welke groothandel voor die apotheek de meest gunstige voorwaarden heeft. Defecturen wil zeggen elke receptregel die niet meteen in de gevraagde hoeveelheid (uit voorraad) kan worden afgeleverd. Ook de geneesmiddelen die niet op voorraad gehouden worden, vallen hieronder. Door veranderingen en ontwikkelingen in de farmaceutische branche verandert de voorraad met betrekking tot geneesmiddelen(ontwikkelingen). Daarnaast kunnen commerciële redenen van invloed zijn op het inkoopgedrag. Parallelimport is ontstaan doordat er steeds verschuivingen optreden in het prijsniveau van de internationale concurrentie. De lokale (Nederlandse) producent had voor de inkoop de voorkeur, maar nu kopen bepaalde leveranciers ook over de grens in wanneer ze daar een gelijkwaardig, maar vaak goedkoper geneesmiddel kunnen inkopen. Een hoog niveau van dienstverlening kan op korte termijn worden bereikt door de voorraad zodanig te vergroten dat levering uit voorraad steeds mogelijk is. Door juiste afleveringen op de juiste tijdstippen Het is de taak van de apothekersassistent om de voorraad dagelijks (eventueel in overleg met de apotheker) zo goed mogelijk te bewaken, te controleren en te corrigeren. Verschillen in deze voorraden ontstaan doordat alle (mondelinge) wijzigingen in de voorraad niet worden aangepast en geadministreerd in de theoretische voorraad van de computer, of doordat de bestellingen niet zorgvuldig gecontroleerd en aangepast zijn aan wat er daadwerkelijk ontvangen is. De voorraad is betaald door de apotheek aan de groothandel. Daarna is er altijd een financiële periode te overbruggen voordat de geneesmiddelen worden afgeleverd en terugbetaald. In deze periode heeft de voorraad een financiële waarde waarover rente wordt berekend. Dit zijn de voorraad(rente)kosten. Omzetsnelheid is het aantal malen dat de gemiddelde voorraad per jaar wordt omgezet. Deze wordt berekend op basis van de gemiddelde voorraad of op basis van de inkoopwaarde (zie par. 5.3). De afleverhistorie wordt bekeken om te kunnen inkopen afgestemd op het aflevergedrag van die apotheek. De samenstelling van de geneesmiddelenvoorraad, de voorraadhoogte en het productassortiment bepalen het niveau van dienstverlening en daarmee de optimale voorraad. De cliënten vormen dus een belangrijk gegeven, omdat zij de vraag naar de geneesmiddelen en daarmee de vraag naar de dienstverlening bepalen.
Hoofdstuk 4 Voorraad producten en productgroepen 4.1
Geneesmiddelen worden op systematische wijze opgeborgen in het voorraadsysteem, om ze eenvoudig te kunnen terugvinden in het magazijn of de voorraadkasten. Bijvoorbeeld sorteren en opbergen naar: – productgroepen;
4.2
4.3
4.4 4.5 4.6
4.7 4.8
4.9
4.10 4.11
4.12
4.13
– magistrale bereidingen; – omzetsnelheid; – verbandstoffen en medische hulpmiddelen; – alfabet van geneesmiddelennamen. Een productgroep is een verzameling van verschillende producten die overeenkomsten vertonen op het gebied van medicinale toepassingen, of een verzameling van andere gebruiksartikelen. In een apotheek worden de volgende productgroepen onderscheiden: – generieke geneesmiddelen; – specialités; – producten met een korte houdbaarheidstermijn; – koelkastartikelen; – grondstoffen; – medische hulpmiddelen; – OTC-artikelen; – opiumwetartikelen; – vergiften; – emballage; – verband- en hulpmiddelen; – incontinentiemateriaal. Voorraadbreedte van de productgroep (of totale assortiment) heeft betrekking op het aantal verschillende geneesmiddelen ervan. Voorraadhoogte is de hoeveelheid in stuks geneesmiddelen die in voorraad zijn. Dit getal is tijdgebonden omdat er steeds afgeleverd wordt. Voorraaddiepte van de productgroep (of totale assortiment) zijn de verschillende variaties van een geneesmiddel uit die productgroep. Het kan gaan om verschillende sterkten of om verschillende fabrikanten van hetzelfde geneesmiddel. De voorraad neemt geleidelijk af en wordt periodiek aangevuld wanneer er een bestelling in ontvangst is genomen. Dit heet cyclusvoorraad. Per geneesmiddel wordt een extra hoeveelheid van een geneesmiddel in voorraad gehouden om onzekerheid van levering van de bestelhoeveelheid te overbruggen. Soms wordt er in een korte periode veel van een geneesmiddel afgeleverd. Deze extra afgeleverde hoeveelheid dient dan opgevangen te worden door de ingeplande veiligheidsvoorraad. Bij de bepaling van deze extra hoeveelheid wordt het gewenste niveau van dienstverlening afgewogen tegen de extra opslagkosten die het aanhouden van deze veiligheidsvoorraad meebrengt. Fysieke voorraad is de werkelijk aanwezige hoeveelheid van een bepaald geneesmiddel in de voorraadlade of het magazijn. Het product- en assortimentsbeleid houdt in dat er steeds veranderingen optreden in het inkoopgedrag en gelijktijdig daarmee dat het gehele assortiment steeds verandert in voorraadhoogste, voorraadbreedte en -diepte en soorten geneesmiddelen. Parallelimport zijn merkgeneesmiddelen die vanuit landen binnen de Europese Unie geïmporteerd worden (buiten het officiële kanaal van de fabrikanten om). Het prijsniveau in deze EU-landen ligt lager dan in Nederland. Nadeel van importeren zijn de hoge transport- en invoerkosten. De farmaceutische markt kent vier soorten productcategorieën: I Specialités II Parallelimport III Generieke geneesmiddelen
4.14
IV Apotheekbereidingen. Er wordt magistrale receptuur voorgeschreven die een zodanig speciale samenstelling heeft dat deze per recept moet worden bereid. Vaak is het een combinatie van geneesmiddelen die zelden vaker in die geneesmiddelencombinatie of -sterkte wordt voorgeschreven.
Hoofdstuk 5 Voorraadbeheer 5.1
Voorraadbeheer is er hoofdzakelijk op gericht dat er voldoende voorraad aan geneesmiddelen en producten in de apotheek aanwezig is. 5.2 Er moet continu een (optimale) voorraad in de apotheek aanwezig zijn. Deze voorraad moet ervoor zorgen dat de cliënten de geneesmiddelen kunnen verkrijgen op het moment dat zij erom vragen. De geneesmiddelenverstrekking heeft bij goed voorraadbeheer geen last van leveringsrisico’s en de gevolgen ervan. Dit maakt goed voorraadbeheer noodzakelijk. 5.3 Een optimale voorraad voorziet in de juiste (genees)middelen in een economische hoeveelheid: een zo laag mogelijke kostprijs van voorraad en transport. 5.4 Inventariseren is op een vast tijdstip de voorraad controleren en ervoor zorgen dat de voorraad klopt met de theoretische voorraad. 5.5 Er wordt dan bekeken welke geneesmiddelen in voorraad worden gehouden en in welke hoeveelheid. Na de inventarisatie wordt het voorraadbeleid vernieuwd of aangepast. In overleg met de groothandel worden de voorraad en het bestelsysteem eventueel hierop aangepast. 5.6 Deze veranderingen in de voorraad ontstaan voornamelijk doordat huisartsen en specialisten hun voorschrijfpatroon aanpassen aan nieuwe medicatietherapieën. Ook komen de farmaceutische fabrikanten steeds met nieuwe producten op de markt. 5.7 Doordat de voorraad steeds verandert, moet dit in de gehele logistiek aangepast worden. Dit brengt behalve veranderingen in het magazijn ook veranderingen in het bestelsysteem mee. 5.8 Een apotheekmedewerker moet hierop snel kunnen reageren, zodat hij deze veranderingen direct in de voorraadstroom kan verwerken. Belangrijk is dat hij hiermee slagvaardig kan omgaan, een zekere zelfstandigheid heeft en de hoeveelheden en/of het geneesmiddel kan aanpassen in het voorraadbeheersysteem van de apotheek. 5.9 De vraagvoorspelling is bepalend voor de bestelhoeveelheid en de bestelfrequentie van de geneesmiddelen. 5.10 De bestelfrequentie is het aantal malen dat een artikel wordt besteld in een bepaalde periode. 5.11 Voor de vraagvoorspelling wordt er een schatting gemaakt van de hoeveelheid af te leveren artikelen. Op deze schatting wordt de bestelhoeveelheid afgestemd. Dit is belangrijk voor de bestelhoeveelheid per keer, de bestelfrequentie en het beschikbaar hebben van voorraadruimte. 5.12 Een hoge omzetsnelheid kan worden bereikt door de voorraad zo snel mogelijk te laten rouleren. De geneesmiddelenvoorraad moet dan zo klein mogelijk gehouden worden. 5.13 De gemiddelde voorraad is het gemiddelde aantal van de hoogste en de laagste voorraad van een geneesmiddel in een bepaalde periode. 5.14 Hoe hoger de gemiddelde voorraad, hoe lager de omzetsnelheid. 5.15 Berekening omzetsnelheid van de oogdruppels: 1250/ 40 = 31,25 is de omzetsnelheid. Dit is dit een relatief hoge omzetsnelheid. Deze hoeveelheid wordt méér dan tweemaal per maand besteld, wat veel transportkosten en
5.16
5.17 5.18
5.19
5.20 5.21
5.22
5.23
5.24
5.25
5.26
bestelkosten meebrengt. De apotheker zou in dit geval kunnen berekenen of een hoger aantal oogdruppels op voorraad houden niet kostensparend is. ‘Paraopi’ heeft aan inkoopkosten al 5.150 euro gekost. Omdat deze hoeveelheid al betaald is, veroorzaakt dit bedrag rentekosten. Een optimale voorraad voor dit geneesmiddel kan ongeveer 20 tabletten per jaar zijn, om de cliënten te kunnen voorzien in de vraag naar dit geneesmiddel. De gemiddelde voorraad kan dus drastisch omlaag, zodat de voorraadkosten en rentekosten dalen. De omzetsnelheid per geneesmiddel wordt bepaald om de voorraadhoeveelheid passend te maken aan de optimale voorraad. De resultaten van een passende omzetsnelheid zijn: lage transportkosten, lage voorraadkosten en daarnaast een hoeveelheid geneesmiddelen in voorraad die aangepast is aan het gewenste niveau van dienstverlening. Een hoge omzetsnelheid geeft lagere voorraadkosten, want er is: – minder renteverlies; – minder kans op veroudering; – een hoger rendement per m2 voorraadruimte. Een duur geneesmiddel in voorraad met een lage O.S. geeft hoge voorraadkosten. Een goedkoop geneesmiddel in voorraad met een hoge O.S. geeft lage voorraadkosten. Voorraadbeheersing bestaat uit drie onderdelen: 1 aanwezige voorraad; 2 bestelde voorraad; 3 omzetsnelheid van de voorraad. Voorraadniveau is de gewenste theoretische hoeveelheid van een bepaald product dat op voorraad moet zijn. Het voorraadniveau is vastgelegd in het voorraad- en bestelsysteem. Wanneer de computer de theoretische voorraad genereert, dan loopt deze alle voorraadgegevens na om te bepalen welke geneesmiddelen besteld moeten worden. Dit zijn de geneesmiddelen die onder het voorraadniveau zijn gekomen. Het kunnen ook geneesmiddelen zijn die voor aflevering nodig zijn, die niet op voorraad worden gehouden en daarom gegenereerd zijn. De gewenste voorraad kan afwijken van de theoretische voorraad en het voorraadniveau van dat geneesmiddel, doordat er op een bepaald moment meer vraag is naar een bepaald geneesmiddel, zoals bij seizoensartikelen. Denk aan geneesmiddelen tegen hooikoorts en griepvaccinaties. Ook kan er een geneesmiddel afgeleverd moeten worden dat zelden wordt voorgeschreven en niet op voorraad wordt gehouden. Knelpunten in het voorraadbeheer kunnen leiden tot problemen bij het afleveren van de medicijnen op het gevraagde tijdstip. De knelpunten gaan ten koste van het niveau van de gewenste dienstverlening, of ze veroorzaken extra transportkosten, voorraadkosten of arbeidstijd; allemaal zaken die niet gewenst zijn. Knelpunten in het voorraadbeheer kunnen zijn: – een leverancier levert de geneesmiddelen te laat; – een levering komt niet overeen met de bestelling (een verkeerde bestelling); – de fysieke voorraadhoeveelheid van een bepaald geneesmiddel is niet gelijk aan de theoretische voorraad; – grondstoffen zijn niet (voldoende) aanwezig; – het magazijn en/of de voorraadkasten zijn verkeerd ingedeeld en geven geen duidelijk overzicht; – een hoeveelheid geneesmiddel(en) kan niet volledig worden afgeleverd aan de cliënt;
5.27 5.28
5.29
5.30 5.31 5.32
5.33
5.34
– medicijnen worden op een verkeerd adres bezorgd; – correcte bestellingcontrole ontbreekt. Werkvoorraad is de voorraad van een geneesmiddel bestemd om bij voorschrift direct te kunnen afleveren. Deze voorraad wordt dus steeds afgeleverd en weer bijbesteld. Het inbouwen van een veiligheidshoeveelheid geeft voorraadkosten en kost extra voorraadruimte. De consequentie is dat de kosten van het in voorraad houden toenemen evenals het risico van overbodige voorraden. De omzetsnelheid neemt af, er wordt minder vaak besteld. Hoewel het laten opslaan van de veiligheidsvoorraad bij de groothandel ook geld kost, is de groothandel er vaak beter op ingespeeld doordat deze ook voor andere apotheken voorraad aanhoudt. FIFO: first in first out. LIFO: Last in first out. Wat als laatste besteld en ontvangen is, wordt als eerste afgeleverd. Een vervaldatum is een einddatum die de fabrikant vaststelt voor een geneesmiddel. Na deze einddatum zijn de kwaliteit en werkzaamheid van het geneesmiddel niet meer gegarandeerd. De houdbaarheidstermijn is de tijd die verstrijkt tussen de productie van het geneesmiddel en de vervaldatum. Het geneesmiddel moet na de vervaldatum vernietigd worden, de houdbaarheidstermijn is dan automatisch ook verlopen. Het computerbestelsysteem van de apotheek heeft vaak een vervaldatacontrolesysteem. Elk geneesmiddel wordt bij ontvangst van de bestelling op vervaldatum gecontroleerd. Deze datum voert de apothekersassistent bij het desbetreffende geneesmiddel in het computersysteem in. Per apotheeksysteem kan een uitdraai worden gemaakt van de houdbaarheidstermijnen van de geneesmiddelen in voorraad die op korte termijn gaan verlopen. Om de vervaldata zo goed mogelijk in de gaten te houden, wordt deze systeemcontrole regelmatig, op een afgesproken vast tijdstip uitgevoerd.
Hoofdstuk 6 Bestellingen 6.1
6.2
6.3 1 2
De inkoop vereenvoudigt met een computerbestelsysteem, doordat bestelhoeveelheden zijn besproken en vastgelegd en doordat het aantal handelingen vermindert. Het bestelsysteem is namelijk aangesloten op de computer van de groothandel en leidt tot minder communicatiefouten. Bij het beheren van een voorraad spelen de volgende twee onderwerpen altijd een rol: 1 de bestelgrootte; 2 het bestelmoment. De bestelhoeveelheid is steeds gelijk in aantal, onafhankelijk van het aantal dat op dat moment in voorraad is. De bestelhoeveelheid is afhankelijk van het aantal in voorraad op het moment dat er besteld gaat worden.
6.4
6.5
1 Bestellen kan op elk willekeurig moment. 2 Bestellen kan alleen periodiek, bijvoorbeeld tweemaal per week. Bij een optimale voorraad is de voorraadhoogte bepalend. Het verband tussen ‘wanneer’ en ‘hoeveel’ er besteld moet worden is belangrijk voor de voorraadhoogte. Hierbij gaat het dus om de juiste bestelhoeveelheid en het juiste bestelmoment.
6.6 6.7
6.8
De apothekersassistent moet het gewenste voorraadniveau steeds goed in de gaten houden in combinatie met de bestelfrequentie en de bestelhoeveelheid. Hoeveel voorraadaanvulling er nodig is wordt bepaald door de hoeveelheden die nodig zijn en de kosten die ermee gepaard gaan. Ook is de frequentie waarmee een groothandel bestellingen kan bezorgen dikwijls bepalend. Bij de meeste bestellingen zijn de kosten aanzienlijk en daarom wordt altijd de optimale bestelhoeveelheid bepaald. De belangrijkste punten die worden onderscheiden zijn het bestelmoment en de bestelhoeveelheid en deze kunnen weer vast of variabel zijn.
6.9 1
6.10 6.11 6.12 6.13
6.14 6.15 6.16
Bestelmethode met een vast bestelmoment: hoeveel in aantallen er besteld gaat worden is variabel. De bestelhoeveelheid wisselt per geplaatste bestelling. 2 Bestelmethode met een vaste bestelhoeveelheid: het systeem is ontwikkeld voor het bestellen op basis van een van tevoren berekende bestelhoeveelheid. Het bestelniveau is het punt waarop het voorraadniveau zo klein is geworden dat het geneesmiddel weer besteld moet worden in de vaste bestelhoeveelheid. De bestelmethode met een vaste bestelhoeveelheid en een willekeurig bestelmoment. Volgens deze bestelmethode worden er 833 tabletten van die cholesterolverlager besteld. De bestelhoeveelheid is afhankelijk van de bestelkosten en de opslagkosten. Een optimale bestelhoeveelheid is opgebouwd uit een berekende bestelhoeveelheid, waarbij het totaalbedrag van de bestel- en opslagkosten als uitgangspunt wordt genomen en dit zo minimaal mogelijk is. De 80/20 regel betekent dat 20 procent van het assortiment vaak goed is voor 80 procent van de totale omzet. ABC-analyse: hierbij wordt de gehele voorraad verdeeld in hardlopers, middelmatige en langzaam lopende artikelen. De volgende aanduiding wordt gegeven aan het assortiment: – A-artikelen: smal assortiment, wel diep; – B-artikelen: smal assortiment, niet diep; – C-artikelen: breed assortiment, niet diep.
Hoofdstuk 7 Opslagsystemen 7.1
7.2 7.3
7.4
De locatie, de plek van een geneesmiddel in de apotheek, moet ervoor zorgen dat steeds het juiste geneesmiddel op de juiste plaats wordt opgeborgen, op een praktische plek. Geneesmiddelen met een hoge afleverfrequentie, de hardlopers, kunnen het best worden opgeborgen op snel bereikbare plaatsen, vaak dicht bij de balie. Na het in ontvangst nemen wordt de bestelling gecontroleerd op het juiste geneesmiddel in de juiste sterkte, en op het aantal geleverde en bestelde geneesmiddelen. De verpakkingen worden nagekeken op beschadigingen en de vervaldatum wordt gecontroleerd en (eventueel) in het vervaldatumsysteem van de computer verwerkt. De volgende indelingen zijn mogelijk: – een indeling op basis van de ABC-analyse: ‘hardlopers’ dicht bij de aanschrijfplek opslaan; – naar de eigenschappen van een grondstof of een geneesmiddel; – als productgroep: incontinentiemateriaal, OTC-artikelen;
–
7.5 7.6
7.7
7.8 7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
bulkvoorraad: aanvullen van de werkvoorraad van cholesterolverlagers, incontinentiemateriaal; – opslag op een plaats zonder indeling: incontinentiemateriaal; Robotisering is een systeem dat (recept)geneesmiddelen verzamelt vanuit een geautomatiseerd voorraadmagazijn. Bij het handmatig vullen scant de apothekersassistent de barcode. Na het scannen van de verpakking geeft een lichtsignaal (LED) in de voorraadruimte van de robot aan in welk opbergkanaal de verpakking hoort te liggen. Bij het automatisch vullen worden de verpakkingen na het scannen op een transportband gelegd. De robot brengt de geneesmiddelen naar hun plaats en zo vult deze zijn eigen voorraadruimte. De voorraadautomaat werkt snel, maar er is geen controle op het afhalen van het geneesmiddel. De uitgiftecontrole wordt uitgevoerd door de apothekersassistent. Wanneer het geneesmiddel op de inlaadtransportband is geplaatst, worden de doosjes automatisch gescand. De verpakkingen worden herkend aan de streepjescodes. Tegelijk met deze automatische herkenning wordt de afmeting van de verpakking van het betreffende geneesmiddel gemeten. Daarna wordt dit geneesmiddel door de robot zelf opgeborgen in de voorraadruimte en wordt het geneesmiddel meteen toegevoegd aan de theoretische voorraad. De robot berekent en bepaalt zelf welke opslagplaats in de voorraadruimte wordt gebruikt. Voordat een geneesmiddel wordt opgeborgen, is de afmeting van de verpakking berekend en op dat moment wordt de voorraadplek bepaald die voor dat geneesmiddel beschikbaar is. Een ‘chaotische’ magazijnindeling is een willekeurige indeling van de plek van een geneesmiddel in een voorraadmagazijn. De robot kiest die plek uit waar een lege plaats in de voorraadruimte is en waar die afmeting van de verpakking kan liggen. Voordelen robotisering: – daling van het risico op foute aflevering en opbergfouten; – minder stress, meer tijd voor de cliënten, hogere productiviteit op piektijden; – scherp voorraadbeheer, doordat precies bekend is wat de geneesmiddelenvoorraad is; – controle opberg- en vervaldatum; – het opbergen gaat volgens het FIFO-systeem; – tijdwinst: geen zoektijd meer; – meer mogelijkheden voor zittend werk; – rentabiliteitsverbetering; – het opslaan van afleverhoeveelheden gedurende een ingestelde termijn; – bespaart ruimte omdat er geen uitschuifbare voorraadlade nodig is. Nadelen robotisering: – hoge aanschafprijs; – onderhoudskosten; – beschikbare (werk)ruimte.
Hoofdstuk 8 Farmaceutische groothandels 8.1
Met een groothandel als schakel in de farmaceutische keten verloopt de inkoop gestructureerder. Als de dagelijkse levering van voorraadgeneesmiddelen bij de apotheek en de bestellingen van alle fabrikanten, afzonderlijk en op wisselende tijden ontvangen zouden worden, dan was er bijna geen tijd meer over om de cliënt te helpen.
8.2 8.3 8.4
8.5 8.6
8.7 8.8
8.9
8.10
8.11 8.12
De groothandel vormt de schakel tussen geneesmiddelenfabrikanten en apotheekhoudenden. De intramurale markt: ziekenhuizen, verpleeghuizen en instellingen. Het dienstenpakket kan betrekking hebben op gezamenlijke activiteiten van de aangesloten apotheken, advisering op het gebied van inkoop, verkoop, inrichting van de apotheek, assortiment, automatisering en administratie. Daarnaast krijgt de apotheker inkoopkortingen en worden financierings- en betalingsregelingen aangeboden. Met deze synergie wordt bedoeld dat wanneer apotheken en groothandel hun deskundigheid en activiteiten bundelen zij elkaars activiteiten aanvullen en versterken. Factoren op basis waarvan apotheken de toeleveranciers en groothandel kiezen, kunnen zijn: – leveringsbetrouwbaarheid; – volgesorteerd: compleet assortiment van geneesmiddelen en gezondheidsproducten; – servicegraad; – persoonlijke contacten; – levertijd; – flexibiliteit; – voorraadkostenbeheersing; – belangenbehartiging van aangesloten apotheken; – logistieke dienstverlening. De groothandels die volgesorteerd zijn kunnen het volledige assortiment geneesmiddelen leveren aan de apotheken volgens de G-standaard en Z-index. De Z-index is een zelfstandige organisatie met de KNMP als grondslag. Hier worden de artikelcoderingen (Z-indexnummer) bepaald. De geneesmiddelenleveranciers die willen dat hun artikelen worden opgenomen in de G-standaard ofwel ‘geneesmiddelentaxe’ bieden die geneesmiddelen aan de Z-index aan. Daarvoor moet het artikel wel goedgekeurd en geregistreerd zijn in Nederland. Elk geneesmiddel dat in Nederland is goedgekeurd en geregistreerd staat in de geneesmiddelentaxe ofwel G-standaard. Dit zijn de (voorraad)geneesmiddelen die een volgesorteerde groothandel moet kunnen leveren. De afspraken worden vastgelegd in een jaarcontract waarin de volgende onderdelen vermeld zijn: – de afnamehoeveelheid/omzet aan geneesmiddelen die er jaarlijks wordt afgenomen bij die groothandel; – plaats en wijze van leveren van de bestelling; – levertijd; – tijdstip levertermijnen; – wijze van prijsvorming. Het niet meer uit voorraad kunnen leveren van geneesmiddelen op vraag van de cliënt wordt ‘neen-verkopen’ genoemd. JIT is direct produceren en transporteren van een geneesmiddel op de vraag van de cliënt. Dat kan een groothandel zijn maar ook een apotheek. Bij JIT is er geen opslag of voorraad geneesmiddelen bij de fabrikant. Het geneesmiddel wordt vrijwel direct na productie vanuit de fabriek getransporteerd op het moment dat de groothandel (of apotheek) het geneesmiddel nodig heeft. Niet eerder, want dat vraagt opslag, dus voorraadruimte. Maar ook niet later, want dat geeft lege voorraadruimte bij de groothandel en daardoor neen-verkopen aan de apotheken (cliënt), wat niet wenselijk is.
8.13
8.14
8.15
8.16 8.17 8.18
Transport en logistiek worden door Just-In-Time leveringen lastiger, omdat plannen sneller en alerter wordt. Het plannen wordt wel gemakkelijker gemaakt door de aangepaste computerbestelsystemen. Door deze bestelsystemen zijn er mogelijkheden om kostensparende productie en transport naar de cliënt toe te realiseren. Voordelen JIT: – Betere planning: door Just-In-Time leveringen wordt de fabrikant van tevoren geïnformeerd over hoeveelheden die hij in een bepaalde periode moet leveren. Hierop kan de productietijd van het geneesmiddel worden afgestemd naar de capaciteit van het fabricageproces. Dit betekent een belangrijke organisatie in de fabrieksvoorraad, wat arbeidskosten en voorraadkosten bespaart. – Minder administratie door vastgestelde levertijd en productieperioden. – Geneesmiddelenfabrikant is verzekerd van een bepaalde hoeveelheid productie en afzet van een geneesmiddel in een periode. Er is van tevoren al bekend wat en hoeveel er geleverd gaat worden aan de cliënt. Op deze afzet kan de fabrikant zijn productie- en arbeidskosten afstemmen. Leveringsbetrouwbaarheid heeft betrekking op de afspraken die tussen de apotheker en de leverancier zijn gemaakt. Dit betekent het nakomen van de afgesproken leveringsvoorwaarden zoals kwaliteit, hoeveelheid en de tijdstippen van levering. Wanneer er kritisch naar de oorzaak van een te hoge voorraad wordt gekeken, blijkt dat onbetrouwbaarheid van levering vaak de belangrijkste oorzaak is. Onbetrouwbare levering is nadelig omdat de voorraadkosten en bestelkosten hierdoor stijgen. Het kan een aandachtspunt zijn voor de groothandel om de logistiek te verbeteren als deze tekortschiet in zijn leveringsbetrouwbaarheid aan de apotheken.
Hoofdstuk 9 Vaste en variabele kosten 9.1 9.2 9.3 9.4
9.5 9.6 9.7
9.8
Inzicht in de voorraadkosten geeft ook controle op het handelen van de apotheker, groothandel en apothekersassistent. Het totaal van de vaste kosten wordt per boekjaar berekend. Deze kosten zijn er altijd en deze zijn niet afhankelijk van de omzet die wordt gemaakt. De variabele kosten zijn afhankelijk van de omzet. Deze kosten nemen toe of af en bewegen dus mee met de omzetstijging of -daling. Variabele kosten in een apotheek zijn bijvoorbeeld: – verpakkingsmateriaal; – bezorgkosten; – rente over declaratiebedrag van geleverde medicijnen aan verzekeraars/verzekerden; – loonkosten invalkrachten en andere tijdelijke werknemers; – inkoopwaarde van de omzet; – voorraadkosten. De grootste variabele kostenpost is de inkoopprijs van de geneesmiddelen en andere medische artikelen. De omzet is het totale bedrag van opbrengsten uit de verkoop en afleveringen van geneesmiddelen gedurende een bepaalde periode (tabel 3 en voorbeeld 10) De voorraadkosten worden onderverdeeld in drie soorten: – opslagkosten: kosten van het voorraad houden; – bestelkosten; – kosten van neen-verkopen. Opslagkosten:
1
9.9
9.10
9.11
Ruimte: de voorraadruimte. De voorraadruimte wordt uitgedrukt in het aantal kubieke meters (m3) en kosten per vierkante meter (m2) stelling- en opslagruimte waar de geneesmiddelen liggen opgeslagen. 2 Rente over het geïnvesteerde geld. De rente die wordt berekend over het voorgefinancierde bedrag van een gemiddelde geneesmiddelenvoorraad. 3 Risico van opslag: vastgestelde houdbaarheidstermijn loopt tot de vervaldatum. De producten die door bederf, indroging en ontbinding niet meer afgeleverd kunnen worden, en de restvoorraden. Restvoorraden ontstaan doordat geneesmiddelen in voorraad gehouden worden en niet meer worden voorgeschreven. Vaak worden dergelijke geneesmiddelen nog jaren in voorraad gehouden totdat de houdbaarheidstermijn is verlopen. Jarenlang is dan geld geïnvesteerd in de inkoopwaarde en opslagkosten van deze geneesmiddelen en uiteindelijk kunnen ze niet meer afgeleverd worden. Bestelkosten zijn de kosten die gemaakt worden om een bestellijst samen te stellen, ontvangen bestellingen te controleren en in voorraad te zetten. Daarnaast zijn er ook diverse administratiekosten die tot bestelkosten worden aangewezen. Wanneer een cliënt vraagt naar een geneesmiddel dat op dat moment niet in voorraad is, is dit ‘neen-verkopen’.
