Hoofdstuk: Wat is Kwartiermaken?

Handboek kwartiermakers Hoofdstuk: Wat is Kwartiermaken?

Versie: 1.0 Datum: 15 februari 2013 Auteur: Huub Janssen

Handboek Kwartiermakers

©Kwartiermakersgilde

Pagina 1

Inleiding De samenleving verandert razendsnel. Mensen worden ouder, er is meer zorg nodig, grondstoffen worden schaars, het economisch zwaartepunt verschuift naar Azië, ons klimaat warmt op en de wereldbevolking explodeert. Zo maar een paar ontwikkelingen waar de overheid antwoorden op moet helpen vinden. Dat kan zij alleen met een efficiënt werkende ambtenarenorganisatie. Een organisatie die meebeweegt met de behoeften van de samenleving. Die moet afslanken als de economie tegenzit. Die moet reorganiseren als maatschappelijke uitdagingen veranderen. Een organisatie waarin flexibiliteit, slagvaardigheid en strategie centraal staan. In zo’n flexibele en slagvaardige overheidsorganisatie ontstaan steeds nieuwe afdelingen, projecten en programma’s. Binnen een grotere overheidsorganisatie moeten die slim worden ingericht, efficiënt met elkaar worden verbonden. De doelen moeten steeds helder zijn, er moet personeel worden aangetrokken, het werk verdeeld, doelgroepen in kaart gebracht, een strategie ontwikkeld, financiering geregeld, mijlpalenplannen opgesteld, een positioneringsplan worden opgesteld enzovoort enzovoort. Allemaal zaken die vallen onder wat we noemen ‘kwartiermaken’. Kwartiermaken is daarom niet voor iedereen weggelegd. Je moet er talent en kennis voor hebben. En je kunt het leren. Kwartiermaken is dus een vak. Dit boek tracht hier een bijdrage aan te leveren. In dit boek is kennis en ervaring vanuit de praktijk bijeengebracht en voor een groot deel voorzien van praktische voorbeelden. Het vakgebied van kwartiermaken is nog vrij jong en de kennis en ervaring is zich in snel tempo aan het ontwikkelen. Hier probeert het Kwartiermakersgilde een bijdrage aan te leveren. Dit boek is vooral bedoelt voor (aankomende) kwartiermakers, maar ook voor opdrachtgevers. Hierbij treft u het eerste hoofdstuk aan over “Wat is Kwartiermaken?” Alle opmerkingen, suggesties en andere bijdragen aan de ontwikkeling van het vak kwartiermaken, zijn van harte welkom. Ik wens iedereen veel leesplezier. Huub Janssen Algemeen directeur Kwartiermakersgilde



Pagina 2

1. Wat is kwartiermaken? Wat zijn kwartiermakers? De eerste vraag die opkomt op het moment dat over kwartiermakers wordt gesproken is, wat is kwartiermaken en vervolgens wat zijn nou kwartiermakers. Er zijn vele verschillende beschrijvingen en gedachten hierbij. Hieronder wordt getracht hier een consistente beschrijving te geven. Hiervoor wordt eerst ingegaan op wat kwartiermaken is en welke moment er een kwartiermakersfase start. Vervolgens wordt dan ingegaan op wat kwartiermaken dan zo eigen maakt om vervolgens op basis daarvan de competenties/profielen te beschrijven waar kwartiermakers aan zouden moeten voldoen.

1.1.Wat is kwartiermaken? De eerste definitie komt uit een militair woordenboek1 uit 1861. Daarin werd de volgende definitie gegeven: Kwartiermakers: Officieren, onder-officieren en manschappen, die bij marschen vooruitgezonden worden om de kwartieren te bestellen, over te nemen, in te deelen en ze bij aankomst der hoofdmagt aan deze aan te wijzen. Hieruit is duidelijk de militaire herkomst van de definitie gegeven. Een meer hedendaagse definitie vinden we in wikipedia: Kwartiermaker is van oorsprong een militaire term voor troepen die vooruit worden gestuurd om voorbereidingen te treffen voordat de rest van de militairen arriveren. In overdrachtelijke zin: iemand die belast is met de voorbereiding, de organisatie van iets geheel nieuws; voorloper, wegbereider. Het woord kwartier heeft onder andere de betekenis: tijdelijke verblijfplaats van militairen. In deze definitie komen een aantal termen voor die vrij universeel zijn en allemaal aanwezig zijn bij de meeste gebruikte omschrijvingen van kwartiermakers of kwartiermakersopdrachten: - Organisatie van iets geheel nieuws - Belast met de voorbereiding - Voorloper, wegbereider - Tijdelijk Uit deze kenmerken zijn ook wezenlijke verschillen te halen met andersoortige werkzaamheden zoals (project)management. Regulier management en projectmanagement is niet of zelden gericht op iets geheel nieuws, vaak niet tijdelijk van aard en uitsluitend de voorloper/wegbereider. Een kwartiermaker heeft ten opzichte van een reguliere management opdracht: - Minder kaders en zekerheden - Meer vrijheidsgraden - Grote impact op de toekomstige organisatie Deze kenmerken zullen verderop terug komen bij de benodigde competenties van een kwartiermaker. 1

bron: H.M.F. Landolt Militair woordenboek (2 dln.). A.W. Sijthoff, Leiden 1861



Pagina 3

De bovengenoemde kenmerken hebben ook te maken met de fase waarin kwartiermaken aan de orde is.

1.2.Kwartiermakersfase De kwartiermaker wordt aangesteld in een specifieke fase. Dit is het best te typeren aan de hand van de fasen ervóór en de fase erna. Vóórdat de kwartiermakersfase start is er namelijk al een probleem of een behoefte gedefinieerd waar een antwoord op moet komen. Dit probleem of deze behoefte vereist een nieuwe organisatie(onderdeel) of een nieuwe verzameling van activiteiten of diensten/producten. De kwartiermakersfase start dus met een probleem c.q. behoefte waar een antwoord op moet worden gegeven. Een kwartiermakersfase eindigt als er een organisatie (in welke vorm dan ook) is met een missie/ visie, personeel, (financiële en personele) kaders, een locatie en voorzieningen.

Figuur 1 Positionering kwartiermakersfase

Binnen deze kwartiermakersfase zijn er twee onderdelen te onderscheiden: - Voorbereidingsfase In deze fase gaat het vaak om het uitwerken van het probleem of behoefte in een plan. Daarin wordt de behoefte vertaald in (afhankelijk van de behoefte) een missie, visie, strategie, activiteiten, planning, organisatie en financiën. Dit plan kan worden gebruikt om (politieke) goedkeuring te krijgen, subsidie te verwerven en om de volgende stappen te zetten in het daadwerkelijk realiseren van uw voornemen. - Implementatiefase In deze fase wordt het plan/voornemen daadwerkelijk gerealiseerd. Dat kan betekenen dat de organisatie wordt opgezet, zo nodig de benodigde medewerkers worden geworven en activiteiten al worden uitgevoerd. Zodra overdracht aan de eigen of nieuwe organisatie mogelijk is, draagt de Kwartiermaker deze verantwoordelijkheid over.

Figuur 2 Splitsing kwartiersmakersfase

In de kwartiermakers praktijk overlappen deze twee fasen elkaar ook nog vaak. Dat vergt van een kwartiermaker dat die gelijktijdig op verschillende niveaus (beleidsmatig, strategisch, bestuurlijk en gelijktijdig praktisch en operationeel) moet kunnen opereren. Handboek Kwartiermakers


Pagina 4

Deze dubbeling, beginnen met een deel van de operationele activiteiten terwijl de strategische besluiten nog moeten worden genomen, typeren veel kwartiermakersopdrachten. Dit vergt operationele creativiteit en bestuurlijke sensiviteit om dit op een verantwoorde manier te kunnen doen.

Figuur 3 Overlap onderdelen kwartiermakersfasen

1.3.Verschil kwartiermaken met regulier of projectmanagement Hiervoor is aangegeven dat er in de fase volgend op de kwartiermakersfase er een aantal zaken duidelijk moeten zijn. Meestal zijn in een regulier en project management de meeste of een groot deel van de volgende aspecten aanwezig of bekend: - Er is een rechtspersoon van waaruit wordt geopereerd - Deze rechtspersoon heeft (eventueel informeel) een missie, visie en strategie - Er is een duidelijke opdracht/taak met een beoogd resultaat of functieomschrijving - Aan het realiseren hiervan zijn personele, financiële kaders en een tijdshorizon/planning gekoppeld - Er is een locatie waar de werkzaamheden kunnen plaats vinden - De benodigde (werkplek)voorziening hiervoor zijn aanwezig - Er is een ondersteunende staf (secretariaat, administratie, personeelszaken, communicatie) In een kwartiermakersfase zijn (veel van de) bovenstaande aspecten niet aanwezig. Dat heeft een aantal consequenties: - een kwartiermaker heeft meer vrijheidsgraden, maar tegelijkertijd ook in een groter vacuüm waarin hij moet opereren. Een kwartiermakersopdracht kent een groter afbreukrisico, omdat er niet eenduidig naar een helder omschreven doel kan worden toegewerkt binnen de aangegeven kaders. Een kwartiermaker dient (vaak) zijn eigen doelstelling en kaders te realiseren waarbij zijn belangrijkste richtlijn alleen het kompas is waarmee hij het doel (oplossing probleem of realiseren wens) kan realiseren. - Een kwartiermakersopdracht kent activiteiten op verschillende niveaus en een korte doorlooptijd. Het gevolg is dat een kwartiermaker snel moet kunnen handelen, snel schakelen tussen verschillende niveaus en zowel beleid maken en gelijktijdig weten hoe ze in de praktijk uitwerken (of uitgewerkt moeten worden). - Door het vaak onontgonnen terrein moet er snel met veel onbekende mensen samengewerkt worden op basis van wederzijds vertrouwen in plaats van een formele machtspositie. Hieronder wordt dit vertaald naar de kenmerken en competenties van kwartiermakers.



Pagina 5

1.4.Karaktereigenschappen kwartiermakers Hieronder wordt ingegaan op een aantal generieke kenmerken en competenties van kwartiermakers. Dit wordt niet op de standaard manier beschreven zoals vaak bij competenties, maar eerst wordt een beeld geschetst aan de hand van de karaktereigenschappen die verschillende mensen vaak aan kwartiermakers geven. Deze geven een beter (levendiger) beeld van een kwartiermaker. - Een kwartiermaker is een solist die goed met mensen om kan gaan - Een kwartiermaker is creatief en denkt het liefst buiten gebaande paden om zijn doel te bereiken (en doet soms dingen die normaal eigenlijk niet mogen) - Een kwartiermaker moet voldoende ego hebben om zich te laten gelden, maar dat ego weer loslaten zodra het doel is bereikt en anderen met de eer kunnen gaan strijken - Een kwartiermaker is de directeur en de huismeester tegelijkertijd - Een kwartiermaker is een rasoptimist - Een kwartiermaker is eigenwijs en rigide ten aanzien van het proces en flexibel, service- en klantgericht m.b.t. de inhoud Het functieprofiel van een kwartiermaker is naast de eerder genoemde punten ook nog een combinatie van twee bestaande profielen. Een kwartiermaker heeft in de voorbereidingsfase voornamelijk het profiel van een adviseur en in de uitvoeringsfase meer het profiel van een interim manager. In bijlage 1 zijn mogelijk elementen van het functieprofiel van een kwartiermaker opgenomen.



Pagina 6

Bijlage 1 Elementen functieprofielen kwartiermakers Verschillende kenmerken die bij kwartiermaker functieprofielen:  Heeft ruime werkervaring in het (bege)leiden en uitwerken van samenwerkingsprocessen  en/of in de ontwikkeling van netwerkorganisaties.  Heeft ruime werkervaring op het terrein van jeugd (jeugdgezondheid, jeugdzorg) en heeft  kennis van de partners/instellingen die werken voor en met jeugd.  Is een stevige en positieve persoonlijkheid  Is niet instellingsgericht maar klantgericht  Kan luisteren, enthousiasmeren, binden en verbinden.  Kan visie, doelstellingen en beleid adequaat vertalen naar een effectieve, klantgerichte  (netwerk)organisatie met heldere (samen)werkprocessen  Is een serieuze gesprekspartner voor (uitvoerend) professionals alsmede voor management  en (politiek) bestuur  Heeft een ‘hands on mentaliteit’  Heeft een bewezen academisch werken denkniveau  Heeft ruime ervaring in het openbaar bestuur  Heeft uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden  Heeft diepgaande kennis van het functioneren van ambtelijke organisaties politiek, publieke instellingen en het maatschappelijk veld  Is aantoonbaar in staat belangen te behartigen binnen een politiek gevoelig werkterrein en gaat effectief en vaardig om met tegengestelde belangen  Heeft bewezen complexe maatschappelijke problematiek te kunnen overzien en te hanteren  Bewezen maatschappelijke betrokkenheid bij de samenleving  Kan weerstand ombouwen in acceptatie  Voor het goed uitoefenen van de functie de volgende competenties van essentieel belang: o Ondernemerszin, vasthoudend, doelgericht o Pioniersgeest, creativiteit, innovatief handelen o Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen / bestuurssensitiviteit o Initiatiefrijk/ pro-activiteit o Motiverend, stimulerend en enthousiasmerend vermogen o Bemiddelend/coachend vermogen bij conflicten/tegenstellingen binnen en tussen politieke en ambtelijke organisatie (onderdelen)  Heeft aantoonbare, ruime bestuurlijke ervaring op het snijvlak van overheid en bedrijfsleven  Heeft aantoonbare, ruime managementervaring in een grote complexe organisatie (bedrijfsleven en/of overheid) en ervaren in het leidinggeven van professionals  Heeft aantoonbare, ruime ervaring in het werken in een complex bestuurlijk en politiek krachtenveld  Kan goed schakelen tussen de verschillende bestuurslagen en heeft gevoel voor regionale verhoudingen  Heeft aantoonbare, ruime ervaring in het doorvoeren van complexe verandertrajecten en het integreren van organisaties  Zelfstartende, proactieve en besluitvaardige persoon met overtuigingskracht, inlevingsvermogen en bemiddelingskwaliteiten Handboek Kwartiermakers


Pagina 7

Hoofdstuk: Wat is Kwartiermaken?

Recommend Documents