HONVÉDSÉG ÉS TÁRSADALOM BARÁTI KÖR Székesfehérvári Szervezete -Kiemelkedően közhasznú társadalmi szervezet8000. Székesfehérvár, Malom utca 2. Tel./ Fax: 00-36-22 311-255, www.htbkszfvar.hu, email:
[email protected]
Nyilvántartási szám: 17 /2013/1
A Honvédség és Társadalom Baráti Kör Székesfehérvári Szervezetének ÜGYRENDJE (Szervezeti és Működési Szabályzata)
A Baráti Kör (továbbiakban: szervezet) Alapszabálya 9 szakasz (9.2.16) bekezdésében elrendeli a Választmány, mint a szervezet ügyintéző, és képviseleti szerve és egyéb beosztások tevékenységének részletes, adminisztratív munkájának ügyrendben történő szabályozását. Az ügyrend az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény, valamint az Alapszabály 9.szakasz (9.12.16) bekezdésében foglalt rendelkezések alapján. rögzíti azokat a működést segítő szabályokat melyeket az alapszabály csak érintőlegesen, vagy egyáltalán nem tartalmaz.
I.
A közgyűlés összehívásával összefüggő rendszabályok:
A. Rendes közgyűlés: A közgyűlést az Alapszabályban meghatározott időpontban, évente kell összehívni. Az így összehívott közgyűlés a „rendes közgyűlés”. Előkészítése, szabályszerű összehívása a Választmány feladata. A Közgyűlés összehívása előtt választmányi ülésen a szervezet elnöke tesz javaslatot a közgyűlés napirendjére, figyelembe véve azokat a javaslatokat is, melyeket a szervezet tagjai korábban kezdeményeztek. A Választmány dönt a javaslatok alapján a közgyűlés napirendjéről és az időpontjáról. Az időpont kijelölésénél figyelemmel kell lenni a tagság fő foglalkozás szerinti elfoglaltságára, valamint arra, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre az előkészítés törvényes és szakszerű lebonyolításához. (Alapszabály 9 szakasz 9.1.7 bekezdés.) Ki kell jelölni az egyes napirendi pontok előadóit, ki kell alakítani a napirend tartalmának vázlatát, melyre az előadó felépíti beszámolóját. Meg kell jelölni a közgyűlés helyét, meghatározni a tagok mellett meghívandók névsorát. A titkár, a Választmány valamely tagja) gondoskodik az összehívás lebonyolításáról. Ennek során minden meghívott (tag) lévélben, vagy emailben kap meghívót. Az összehívás
2
olyan módját kell alkalmazni, mely alkalmas a szabályszerű összehívás igazolására. A rendes közgyűléseken az alábbi napirendek tárgyalása rendszeresen megtartásra kerül: 1. A Választmány éves beszámolója és jóváhagyása, valamint az éves közhasznúsági jelentés elfogadása. 2. A költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló (zárszámadás) elfogadása. 3. A cselekvési terv és az éves költségvetés meghatározása. A közgyűlés határozatképességéről az Alapszabály 9 szakasz 9.1.8 bekezdése, a határozatképtelenség miatt megismételt közgyűlés megtartásáról a 9.1.9 illetve a 9.1.10 bekezdés intézkedik. Az ekként összehívott közgyűlés érvényes döntéseket (határozatokat) hozhat. Az ismételten összehívott közgyűlésen a meghívóban szereplő azonos napirendeket kell tárgyalni. A közgyűlést összehívó meghívón fel kell tüntetni a tárgyalandó napirendet. A tagság ebből tudja meg, hogy milyen napirendek kerülnek megvitatásra. Az “egyéb” megjelölésű napirend tárgyát a tagság előre nem ismeri, ezért a napirend tárgyalása során csupán tájékoztató jellegű bejelentés, közlés szerepelhet, melyekre határozatot hozni nem lehet. Amennyiben az “egyebek” napirendben a tagságot érintő olyan jog- vagy kötelezettség (pl. tagdíjak mértékének változása) szerepel, amiben dönteni kell, akkor azt a meghívón részletesen fel kell tüntetni. A közgyűlés határozatképességének megállapítása érdekében a megjelent tagok számát a jelenléti íven mindig fel kell tüntetni. A jelenléti íven fel kell tüntetni a közgyűlés helyét, időpontját, valamint a megjelentek sorszámmal ellátott nevét, saját kezű aláírását és lakcímét. Külön jelenléti íven kell feltüntetni a meghívás alapján megjelent személyek és a pártoló tagok nevét, aláírását, a képviselt szervet, az ott betöltött funkciót (szavazati joggal nem rendelkeznek). A határozatképes közgyűlés szavazat többséggel kötelező érvényű testületi döntéseket hoz a tagság egészére. A közgyűlés döntéseit – a demokratikus önkormányzat elveinek megfelelően – valamennyi, a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozó kérdésben, nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel hozza meg (Alapszabály 9 szakasz 9.1.11 bekezdés). Szavazás során “tartózkodás” mint véleménynyilvánítási forma a “nem”-mel szavazókkal azonos minősítésű. Határozatképtelen az a szabályosan összehívott közgyűlés, melyen a megjelent tagok száma a az őszz taglétszám10 %-át nem éri el. A közgyűlésről jegyzőkönyvet kell készíteni. (Alapszabály 9.szakasz 9.1.14 bekezdés). A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a szervezet nevét, a közgyűlés helyét, időpontját; a megjelent külső szervek képviselőinek nevét (jelenléti íven mellékelni kell); a taglétszámot, a megjelent tagok és pártoló tagok számát, - határozat képességet; a levezető elnök nevét és tisztségét; a jegyzőkönyvvezető (k) és hitelesítők nevét, lakcímét; választás esetén – a jelölő bizottság és a szavazatszedő bizottság tagjainak nevét; a szavazás számszerű arányát, ellenzőket név szerint; a szavazás eredményét, minőségét (nyílt szavazás); a hozott határozatokat; a bejelentéseket és hozzászólásokat szó szerint, illetve mellékletként, ha a bajelentő kéri, vagy tartalmilag.
3
A jegyzőkönyvhöz kell mellékelni: a jelenléti íveket; a meghívók egy példányát; mindazon iratok, beszámolók, hozzászólások egy-egy példányát, amelyeket a közgyűlésen ismertettek. A jegyzőkönyvet iktatni és a szervezet megszűnéséig őrizni kell. A közgyűlésen hozott határozatokat sorszámmal kell ellátni, amennyiben végrehajtást igényel meg kell jelölni a végrehajtásért felelőst. (Választmány, elnök, titkár, stb.). A közgyűlésen hozott határozatok számát arab számmal / évszám feltüntetéséval, minden évben újra kezdve a számozást – kell jelölni. A közgyűlés határozatait a Határozatok Nyilvántartásában kell rögzíteni, az Alapszabály 9. szakasz 9.1.16 bekezdésében elrendeltek betartásával. A határozatképtelen közgyűlésről is kell jegyzőkönyvet készíteni, amelyben fel kell tüntetni a határozatképtelenség okát. A közgyűlés határideje: legkésőbb a tárgy év május 31-ig. B. Rendkívüli közgyűlés: (szükség szerint összehívott közgyűlés) Az Alapszabály a tagságot, a Felügyelő Bizottságot, a Választmányt feljogosítja rendkívüli közgyűlés összehívásának kezdeményezésére, az 1989. évi II. tv az egyesülési jogról pedig a bíróságot a közgyűlés összehívásának elrendelésére. (Alapszabály 9 szakasz 9.1.5. bekezdés.) A Választmánynak a renndkívüli közgyűlést össze kell hívni, ha azt: a Választmány, a Felügyelő Bizottság indítványozza, a tagok legalább egyharmada az ok és cél megjelölésével kéri, a bíróság elrendeli. A tagok legalább egyharmada által kezdeményezett rendkívüli közgyűlés során a Választmánnyal konkrétan és világosan közölni kell a megfogalmazott célt (okot). “Szükség szerinti” összehívás az, ha a Felügyelő Bizottság a közgyűlés összehívását kezdeményezi. A bíróság az ügyész keresete alapján összehívhatja a közgyűlést. A bíróság – ítéletében – meghatározza a közgyűlés időpontját, a tárgyalandó kérdéseket. Az így összehívott közgyűlés megtartásának feltételeit, anyagi fedezetét a Baráti Kör elnöke köteles biztosítani. II.
A Választmány összehívásával összefüggő rendszabályok:
A Választmány üléseit szükség szerint, de legalább két havonta tartja. Tevékenységét testületileg fejti ki. A Választmány üléseit a szervezet elnöke, akadályoztatása esetén az első helyettese hívja össze, látja el az elnöki feladatokat. A Választmány ülése akkor határozatképes, ha azon tagjainak többsége – legalább hat fő – jelen van. (Alapszabály 9 szakasz 9.2.9 bekezdés). “Szükség szerint”-i választmányi ülést kell összehívni: a Választmány bármely tisztségviselőjének; a Felügyelő Bizottságnak; a Választmány három tagjának;
4
- a törvényességi felügyeletet gyakorló ügyészségnek a kezdeményezésére; Törvénysértő a Választmány határozata, ha jogszabályba, alapszabályba ütközik. Nem hozhat olyan határozatot sem, amely hatályos közgyűlési határozattal, vagy korábbi saját határozatával ellentétes. Ha korábbi döntésével szemben ellentétes döntést kíván hozni, előtte szükséges a hatáskörébe tartozó döntés, vagy szabályzat időben történő (pl. pénzkezelési rend) módosítása. A Választmány működése során több formában is kifejti tevékenységét: koncepciókat, ajánlásokat dolgoz ki a tagság részére; felvetett problémák esetén állást foglal; harmadik személlyel megállapodásokat, szerződéseket készíthet elő. A Választmány ülésére tanácskozási joggal meghívásra kerül: a Felügyelő Bizottság elnöke; - a szervezet titkárságának vezetője; a szervezet irodavezetője; - a Választmány póttagjai; a Fegyelmi Bizottság elnöke (esetenként); a napirendi pont által érintett: - szervezeti tagok, pártoló tagok, munkacsoport vezetők,belépni szándékozók, - szavazat szedő, jelölő bizottság elnöke, - külső érintettek, - különböző szakértők. A Választmány üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni (lásd.: Alapszabály 9 szakasz 9.2.11 bekezdés). A Választmány határozatát, a Határozatok Nyilvántartásában kell rögzíteni, az alapszabály 9 szakasz 9.2.13 bekezdésében elrendeltek szerint. III. A közgyűlés, a választmány ülés, a szervezeti rend általános szabályai: A döntés (határozat) tartalma: A határozatnak el kell különülnie a közgyűlés, a választmány ülés (továbbiakban: testületek) egyéb felszólalásaitól, szó szerint úgy kell rögzíteni, ahogy a levezető elnök megfogalmazza és ahogy a testületek elfogadták. A testületek az adott napirendi pont végén minden döntésről külön-külön kell hogy határozatot hozzanak. Ha a testület nem hoz határozatot, vagy azt a jegyzőkönyv nem tartalmazza, akkor a testületi döntés nem tud hatályossá válni, az adott testületet ismét össze kell hívni. A határozat a testület rendelkezése, amelynek végrehajtása a tagság és a tisztségviselők számára kötelező, ami megtámadható a bíróságon. A szervezet elnöke a titkár útján kötelesek a testületek döntéseit (határozatait) a szervezet tagjaival megismertetni. Ennek módozatai: sürgős, halasztást nem tűrő esetekben írásban megküldeni; tagfelvétel során a felvett tagot tájékoztatja a tagsági viszony kezdetének időpontjáról és a fizetendő tagsági díj összegéről. A szervezet tagságával a soron következő közgyűlésen kell ismertetni az év közben felvett, vagy “tagsági viszonya megszünt” tagokat név szerint. A “tagsági viszonya megszünt”-ek esetén ismertetni kell annak okát is;
5
a testületek döntései minden hónap utolsó hetének csütörtöki napján 16.0018.00-ig a szervezet fogadónapján a titkárság tagjai illetve a faliújságra való kifüggesztéssel és a szervezet honlapján közreadásra kerülnek. 2. A szervezet ügyvitele: Az ügyviteli munka feladatait az Iratkezelési szabályzat részletesen tartalmazza. IV. A Választmány tagjai közötti feladat-megosztás szabályozása: A Választmány a szervezet ügyintéző és képviseleti szerve, mely a szervezet vezetését kollektív vezető szervként valósítja meg (hatáskör együttes gyakorlása). Ebben a vezetési módszerben a Választmány és a tagság egymásra utaltsága érvényesül. Ez azt jelenti, hogy a tagság alárendelt a Választmány határozatinak és intézkedéseinek, köteles azokat végrehajtani, ugyanakkor a Választmány is alá van rendelve a tagság egészének, a közgyűlésnek. A Választmány köteles teljes felelősséggel szervezni és irányítani a szervezet életét. Jogosult és köteles intézkedni minden olyan ügyben, amely nem tartozik a Közgyűlés, Felügyelő Bizottság hatáskörébe. A Választmány munkáját az alábbi feladat-megosztással végzi: 1. Elnök:
……………………………………………………
A szervezeti ügyek első számú irányítója és egyben a szervezet törvényes képviselője. Képviseli a szervezetet a bíróság, az ügyészség és különböző állami, önkormányzati, társadalmi, rendvédelmi, valamint nemzetközi szervezetek előtt. Önálló kezdeményezéseket tesz a szervezet célkitűzéseinek megvalósítása érdekében. Állandó és folyamatos kapcsolatot alakít ki és tart fenn mindazokkal a társadalmi és civil szervezetekkel, amelyekkel a Baráti Kör céljai érdekében együttműködik, illetvea Baráti Kör munkánkat segítik. Szervezi és előkészíti a szervezet célkitűzései megvalósítását képező tudományos és hagyományőrző, az Euró-atlanti integráció segítését célzó, a rendvédelmi szervek irányába végzendő kapcsolattartó tevékenységek megvalósulását, ellátja az ezzel összefüggő képviseleti feladatokat. Rendszeresen tájékozódik a Baráti kör Országos szervezetekVálasztmánya tevékenységéről, velük az együttműködést végzi, illetve irányítja. Ellátja az Alapszabály 11 szakasz 11.1 bekezdésében részletezett feladatokat. 2. Első alelnök:………………………………………….. Az elnököt akadályoztatása esetén helyettesíti. Ellátja a Választmány által rábízott feladatokat. Önálló kezdeményezéseket tesz. Szervezi és irányítja a szervezet kulturális tevékenysége körébe tartozó rendezvények megvalósulását. E témakörben képviseli a szervezetet a városi, megyei, országos és nemzetközi fórumokon – a Választmány eseti megerősítő határozatával. Segíti az elnök tevékenységét a társadalmi és civil szervezetekkel összefüggő feladatok bonyolításában. 3. Alelnök:…………………………………..
6
Az elnököt akadályoztatása esetén, megbízás alapján helyettesíti . Ellátja a Választmány által rábízott feladatokat. Szervezi és irányítja a szervezet működését, eseti feladatait segítő kapcsolat források megszerzését. E témakörben – írásbeli meghatalmazással – képviseli a szervezetet városi, megyei, országos és nemzetközi gazdasági, társadalmi és állami szervek felé. 4. Alelnök: ………………………………… Az elnököt akadályoztatása esetén, megbízás alapján helyettesíti. Ellátja a Választmány által rábízott feladatokat. Felügyeli és segíti a szervezet gazdálkodásával összefüggő feladatokat, közvetlenül irányítja a gazdasági vezető tevékenységét. Segíti a szervezet NATO és az Európai Uniós tagságból adódó feladatainak végrehajtását. E témakörben – írásbeli megbízással – képviseli a szervezetet az érintett szervek irányába. 5. Titkár:
………………………………….
Ellátja az elnök, első alelnök illetve a választmány által rábízott feladatokat. Az elnök és elsőalelnök akadályoztatása esetén jogosult a szervezet képviseletére, irányítja a szervezet szakmai ügyeit Szervezi a testületek (Közgyűlés, Választmány) által hozott határozatok és megjelölt feladatok végrehajtását. Önálló kezdeményezéseket tesz a szervezet célkitűzéseinek megvalósítása érdekében. Felügyel a szervezet törvényes és alapszabály szerinti működésére. Elkészíti a szervezet éves cselekvési tervét, annak végrehajtásáról szóló beszámolót. Előkészíti és szervezi a szervezet közgyűlésének, a Választmány üléseinek összehívását, alapszabály szerinti lebonyolítását. Szervezi és segíti a szekciók, tagozatok munkáját, segíti a regionális szintűfeladatok érvényesülését. Az esedékesség figyelembevételével az ügyvezető, a gazdasági vezető és szekcióvezetők bevonásával elkészíti és döntésre a választmány elé terjeszti az elismerések (elöljárói és saját kitüntetések, elismerések, jutalmak és oklevelek, stb.) javaslat fjegyzékét. Ellátja az Alapszabály 11 szakasz 11.3. bekezdésében meghatározott feladatokat. Végzi – a gazdasági vezetővel közösen – a különböző pályázatok benyújtásával, elszámolásával összefüggő feladatokat. 6. Ügyvezető............................................... Ellátja az elnök, illetve a választmány által rábízott feladatokat. A titkár akadályoztatása ellátja a szervezési feladatokat, illetve azokat koordinálja. Irányítja az Irodavazatőt, a Titkárságot, az ügyviteli teendőket. Gondoskodik a szervezet honlapjának folyamatos aktualizálásáról. Ennek érdekében együtt működik – az informatikai feladatot ellátóval, szükségszerint a többi szekció és munkacsopport vezetővel. A titkárral együttműködve szervezi és segíti a szekciók, tagozatok munkáját, segíti a regionális szintűfeladatok érvényesülését. Ellátja az Alapszabály 11 szakasz 11.4. bekezdésében meghatározott feladatokat. Végzi a tagfelvételi, pártolótag vállalási tevékenységet. Felügyeli a tagnyilvántartás vezetését.
7
A Jogi képviselők segítségével gondoskodik a szervezet működésének tevékenységét biztosító okiratai elkészítéséről, azok jogkövető naprakészségének biztosításáról. Írásbeli meghatalmazással képviseli a szervezet elnökét harmadik személlyel szembeni tárgyalásokon. 7. Gazdasági vezető: ………………………………….. A titkárral, a gazdasági ügyekért felelős alelnökkel (3.alelnök) együttműködve irányítja a szervezet gazdálkodását, ellenőrzi a pénzforgalmi ügyintéző tevékenységét, felel a vonatkozó jogszabályok betartásáért. Irányítja a szervezet pénzügyi bevételeit biztosító, azzal összefüggő feladatokat (szponzorok szerzése, pályázatok benyújtása, stb.). Irányítja a gazdasági munkacsoport munkáját. Elkészíti a Baráti Kör - éves költségvetési tervét, annak végrehajtásáról szóló beszámolót és a zárszámadást; - az éves közhasznúsági jelentést, amit a választmány illetve a közgyűlés elé terjeszt. Ellenőrzi a szervezet részére történő befizetéseket, eljár az esetleges mulasztások ügyében. Pénzügyi (együttműködési) szerződéseket, pályázati kérelmeket készít elő megkötésre, illetve benyújtásra, melynek során együttműködik a szervezet titkárával. Ellátja az Alapszabály 11 szakasz 11.5. bekezdésében meghatározott feladatokat. Választmány döntésének megfelelően pályázat kiírásokat, szerződéseket készít elő és számol el. Az adóhatóság, illetve a gazdálkodás ellenőrzésére jogosult szervek részére adatokat szolgáltat, illetve felügyeli azok helyességét. Elkészíti és szükséges mértékben frissíti a szervezet gazdálkodással összefüggő szabályzatait. A befektetési szabályzat módosító javaslatát a közgyűlés elé, míg a többi szabályzatot a Választmány elé terjeszti. Ellátja az elnök, illetve a választmány által rábízott feladatokat. 8. Választmány tagja:…………………………… Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a Választmány, az elnök, vagy elsőalelnök megbízza. Kiemelten részt vesz a szervezet kulturális tevékenysége körébe tartozó rendezvépnyek előkészítésében és megvalósításában. Segíti az elnök és a titkár tevékenységét a honvédség, más fegyveres szervek és a szervezet közötti együttműködésben, közös rendezvények bonyolításában. 9. Választmány tagja:…………………………… Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a Választmány az elnök, első alelnök megbízza. A nemzetközi kapcsolatokat szervező szekció bevonásával irányítja és végzi a szervezet ezirányú feladatait. E témában kezdeményezéseket tesz a választmány felé. Elkészíti és szükséges mértékben frissití a szervezet működését szabályozó okmányokat (Alapszabály, Ügyrend), együttműködési megállapodásokat.
8
Végzi a szervezet jogi képviseletével összefüggő feladatokat, ezzel összefüggő javaslatokat készít a választmány és a szervezet elnöke részére. 10. Választmány tagja:…………………………… Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a Választmány, az elnök elsőalelnök megbízza. Felelős a szervezet Ifjúsági – Military Klub szekciójának, munkájáért, segíti és felügyeli annak tevékenységét. Részt vesz a szervezet kiadványainak előkészítő, szerkesztő munkálataiban. Kiemelten részt vesz a szervezet sportrendezvényei körébe tartozó feladatok előkészítésében és megvalósításában. Közvetlen kapcsolatot tart fenn az önkormányzatok sportügyeivel foglalkozó szerveivel, a régió sportszervezeteivel. 11. Választmány tagja:…………………………… Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a Választmány, az elnök megbízza. Felügyeli és irányítja a szervezet működési körének regionális szintű kiterjesztését. Előkészíti mindazon okmányokat amelyek az eseti vagy tartós együttműködési feladatokat rögzítik a régión belüli szervezetekkel, intézményekkel. Felügyeli és tartja a kapcsolatokat az együttműködési megállapodások előírásai szerint. 12. Pénzforgalmi ügyintéző (pénztáros): .................................................. Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a Választmány, az elnök elsőalelnök megbízza. A gazdasági vezető irányítása szerint végzi a pénzügyi tevékenységet. Mindennemű pénzkezeléssel kapcsolatos feladat ráhárul, azokért felel. Folyamatosan végzi a tagdíj beszedéssel, nyilvántartással összefüggő feladatokat, arról gazdasági vezetőt tájékoztatja. Bonyolítja és nyilvántartja a szervezet kézpénzforgalmát. V. Szekciók, munkacsoportok, tagozatok: A Baráti Kör célszerinti tevékenysége keretén belül, - céljai megvalósítása érdekében – az Alapszabály 4 fejezet 4.10. bekezdése alapján szekciókat, munkacsoportokat, tagozatokat hozhat létre és működtethet és határozza meg a feladatukat. A Választmány rajtuk keresztül valósítja meg a velük kapcsolatos feladatokat, igénybe veszi szakmai segítségüket. A szekciók vezetőit a Választmány kéri fel, működésük szabályait maguk állapítják meg. A szekciók a szervezet részét képezik. A szekciók vezetői igény, illetve szükség szerint tájékoztatja a Választmányt a végzett munkáról, az év végi feladat értékelő beszámolóhoz, a munkaprogramhoz anyagot szolgáltat, illetve javaslatot tesz. A szekciók szükség szerint, de évente legalább kettő esetben – éves feladat tervezés és feladat értékelés – üléseznek. Az ülésekről feljegyzést készítenek, amit leadnak a Választmánynak. Tagjaikról nyilvántartást vezetnek.
9
A szervezet céljai megvalósítása érdekében létrehozott munkabizottságok (csoportok), operatív feladatokat ellátó ideiglenes szervek, meghatározott feladatra és időre kerülnek létrehozásra és megszüntetésre a Választmány által. Tagjait a Választmány bízza meg és nekik tartozik felelősséggel. Ezek ad hoc bizottságok, nem képezik a szervezet részét, a Baráti Kör éves Cselekvési terveiben kerülnek nevesítésre. 1. Titkárság vezető: …………………………. Ellátja azokat a részfeladatokat, amellyel a választmány, az elnök, a titkár, vagy az ügyvezető megbízza. A meghatározott feladatok érdekében szervezi és irányítja a titkárság munkáját. A szekció feladata: a Baráti Kör a Közgyűlés által cselekvésterveiben elfogadott a szervezet működését biztosító rendezvények szervezése, bonyolítása A feladatok végrehajtása érdekében kapcsolatot tart szervezeten belül: - a Válaszmány tagjaival; - a Titkársággal; - irodavezetővel; - szekciók (munkacsoportok)vezetőivel. szervezeten kívül: - HM Honvéd Kulturális Szolgáltató Kht helyi vezetésével - Önkormányzatok titkárságával - Székesfehérvár Polgármesteri Hivatal Közművelődési osztályával - Szervezetünkkel együttműködő civil szervezetek képviselőivel Felügyeli a titkárságon belül: a tagnyilvántartás helyzetét manuális, számítógépes nyilvántartását Konkrét feladatai: - az irodavezető munkájának segítése; - titkár, az ügyvezető kérésére vagy, önállóan hívja össze a titkárságot; - irányítja a Hírlevelek postázását; - fogadónapokra megszervezi az ügyeleteket; - szálláshelyek szervezése egy-egy rendezvényhez; - adatszolgáltatás levelezéshez; - statisztikai adatok összeállítása aktualítás szerint, alapítótagok helyzete; - örökös tagok, kitüntetések naprakész nyilvántartása. - névjegyzék: választmány tagjairól, FEB tagokról, Fegyelmi Bizottsági tagokról, Jelölő Bizottság tagokról, Baráti Kör küldöttekről, szekció vezetőkről; - a Baráti Kör által delegált, vagy más szervezetbe megválasztott személyekről (Kulturális Egyesület, HMGO, HTBK OSZ, NCA elektor, küldöttek stb.) - jegyzék névvel, címmel, elérhetőséggel vezető nevével a szervezetünkkel együttműködő társ szervezetekről; - az együttműködési megállapodások, szerződések frissitésével összefüggő feladat jelzése a választmány részére; - a választmányi ülésekre, közgyűlésekre jegyzőkönyv vezető biztosítása, jelenléti ív, szavazó lap készítése;
10
A titkárságvezető –tanácskozási joggal- részt vesz a választmány ülésein. A választmány kérésére beszámol a titkárság munkájáról, bedolgozást készít a közgyűlés elé terjesztendő beszámolókhoz. 2. Ifjúsági – Military Klub szekció Vezetője:……………………………………………….. Feladata: a gyermek és az ifjúság (általános, közép, főiskolák és egyetemek fiataljainak) honismereti, hazafias, honvédelmi, hagyományápoló nevelését, ismeret terjesztését segítő összejövetelek, rendezvények, vetélkedő (kulturális és sport), szakkörök, nyári táborok szervezése lebonyolítása. Közreműködik körükben a szervezet euró atlanti integráció erősítését célzó ismeretek bővítésében, terjesztésében. Munkálkodik a „Katonai Suli” – program szervezetünket érintő feladataiban. A szekció tagjai: a Baráti Kör tagja, az ifjúság különböző csoportjai (változó tagság), önkéntes segítők, tanárok (változó tagság). A Szekció a feladatok végrehajtására – a Baráti Kör éves cselekvési tervével összhangban – programot készít, melynek költségeit a Közgyűlés hagyja jóvá és a Választmány biztosítja, módosíthatja a lehetőségek szerint. A szekció végrehajtja mindazon feladatokat, mellyel a Közgyűlés vagy a Választmány határozataiban megbízza. 3. Pákozdi Katonai Emlékhely kiállítást és működést tervező, bemutatókat segítő szekció. Vezetője………………………………………………….. Feladata: a Katonai Emlékhelyen lévő kiállítások frissítése, aktualizálása, igény szerinti átrendezése, új kiállítás megalkotása. Tagjai és önkéntes munkások bevonásával közreműködik az emlékhely és környezetének rendben tartásában, parkosítási feladatok végzésében. Programok lebonyolítása során rendezői feladatokat lát el. Munkájukat a KEMPP vezetésével együttműködésben végzik. Működésük területén végrehajtja mindazon feladatokat, melyek a Választmány vagy a Közgyűlés határozataiban megbízza. 4. Gazdasági szekció. Vezetője:…………………………………………………. Feladata: a Baráti Kör gazdálkodásával összefüggő feladatok segítése, végrehajtása. Munkáját a gazdasági vezetővel együttműködésben végzi. Együtt működik a szervezet ügyvezetőjével, irodavezetőjével, valamint a pénzforgalmi ügyintézővel (tagsági díjak beszedése, önkéntes segítők munkájának nyilvántartása, pályázatok bonyolítása). Végrehajtja, illetve közreműködik:
11
a tagsági díjak beszedésével felmerülő feladatokban; segíti a támogatások gyűjtését; közreműködik az önkéntes munkavállalók foglalkoztatásaival összefüggő feladatok végrehajtásában; tagjai segítik a szervezet kiadványokkal összefüggő munkáját; A szervezet anyagi, tárgyi készleteinek kezelésében. nyilvántartásában; a szervezet vagyon felmérő tevékenységében, nyilvántartott okmányának ellenőrzésében, a leltározási és selejtezési tevékenységében. Végrehajtja mindazon feladatokat, mellyel a Választmánynak vagy a Közgyűlés határozataiban megbízza. 5. Hadtudományi, hadtörténelmi szekció. Vezetője:…………………………………………….. Feladata: elsősorban az I. világháborútól napjainkig (NATO, EU, Honvédelem, Haditechnika, Kül- és bel katonapolitika) átölelni, tanulmányozni a katonai eseményeket, katonapolitikai kérdéseket, és a témával kapcsolatosan előadások, tájékoztatók; vita estek; történelmi emlékülések; napi élet kérdésköréből ismertetők szervezése, megtartása elsődlegesen a Baráti Kör azon tagjai részére, akik érdeklődést mutatnak a hadtudományi, hadtörténeti továbbá aktuális katonapolitikai kérdések iránt. Programját a Baráti Kör éves cselekvési tervével összhangban készíti el. Rendezvényeire más, a téma iránt érdeklődő civil szervezetek tagjait is meghívhatja. A szekció működésének költség igénye a Baráti Kör éves költségvetési tervében kerül tervezésre. 6. Tagok……………………………………………………………. -
Az Alapszabály 4. fejezetben és az éves Cselekvési tervben foglaltakon túl: Önkéntes munkával résztvenni a szekciók és munkacsoportok tevékenységében; Megjelenni és aktívan résztvenni a társ és együttműködő szervezetek rendezvényein; Bedolgozni a Baráti Kör éves Cselekvési tervébe; Szakmai segítséget adni a szakfeladatok végzésében. VI. A szervezet munkaszervezete
1. A szervezet munkavállalókat foglalkoztathat. Az elnök a szervezet munkahelyi szervezetének egyszemélyi felelős vezetője, a szervezet valamennyi munkavállalójával szemben munkáltatói jogokat gyakorol. 2. A munkavállaló joga: • megismerni a szervezet terveit és célkitűzéseit, részt venni azok kialakításában és munkájával kapcsolatos javaslatait megtenni; • végzett munkájáért a Munka Törvénykönyve, a munkaszerződés és a belső szabályzatok alapján részére járó bért, keresetet, juttatást, kedvezményt megkapni;
12
• megkövetelni az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeinek biztosítását; • a munkáltató utasításait nem teljesíteni, ha annak végrehajtása jogszabályba, vagy munkaviszonyra vonatkozó szabályba ütközik. 3. A munkavállaló kötelezettsége: • jogait rendeltetésszerűen, a szervezet érdekeinek megfelelően gyakorolni, munkáját a szervezet vezetőivel és a munkavállalóival együttműködve végezni; • legjobb tudásával elősegíteni a szervezet célkitűzéseinek maradéktalan és eredményes teljesítését; • a munkakörével összefüggő jogszabályokban, belső szabályzatokban és utasításokban foglalt előírásokat megismerni; • munkáját személyesen ellátni; • a munkaviszonyra vonatkozó szabályokban vagy munkaszerződésében megállapított munkákat elvégezni, kötelességeit teljesíteni; • a munkarend-, a munka- és bizonylati fegyelmet megtartani; • megtagadni az utasítás teljesítését, ha annak végrehajtása más személyek életét, testi épségét vagy egészségét veszélyeztetné; • az utasítást adó figyelmét felhívni, ha az utasítás végrehajtása kárt idézhet elő; • vezetőjének bejelenteni a további munkaviszonyra vagy munkavégzésre irányuló jogviszony létesítését; • a munkája során tudomására jutott, személyekre, illetve a szervezetre vonatkozó olyan információkat, melyek az egyesület gazdasági érdekeit sérthetik, üzleti titokként kezelni. Nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely a munkaköre betöltésével jutott tudomására és amelynek közlése a szervezetre vagy más személyre hátrányos következménnyel járna; • szakmai felkészültségét folyamatosan fejleszteni; • a munkavégzés során észlelt hiányosságokat feltárni; • a szervezet tulajdonának védelmével kapcsolatos előírásokat maradéktalanul betartani. 4. A munkavégzésre vonatkozó részletes szabályokat a mindenkor hatályok Munka Törvénykönyve, a munkaszerződés, valamint a belső utasítások, szabályzatok határozzák meg. 5. Munkakörök: Irodavezető Feladatai: adatrögzítési feladatok ellátása; hivataloknál, hatóságoknál, bíróságoknál történő adminisztratív ügyintézése; közgyűlési, választmányi ülések adminisztratív előkészítése, iratok sokszorosítás jegyzőkönyvek, emlékeztetők készítése megbeszélésekről, egyeztetésekről, ülésekről; a szervezet választmányának közvetlen munkáját segítő írásbeli dokumentumok előállítása, szerkesztése, sokszorosítása; írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok előkészítése (pl. beszámolók, jegyzőkönyvek, előterjesztések, megállapodások, jelentések, stb.) megszerkesztése;
13
kapcsolattartás a szervezet tagságával és jogosulti körével, valamint a szervezet belső és külső munkatársaival, partnereivel; korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközök, információforrások kezelése; beszámolás a vezetőnek, valamint a jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott vezetőknek; faliújság aktualizálása; az iroda rendjének , tisztaságának biztosítása; tárgyjutalmak beszerzése; kegyeleti tárgyak, irodaszer beszerzése (megbízás alapján); a számítógépes adatbázis kezelése, az elkészült okmányok meghatározott rend szerinti tárolása; iratkezelési okmányok, gyüjtök kezelése; a szervezet nyilvántartásainak, címjegyzékek naprakész vezetése. A Honvédség és Társadalom Baráti Kör Székesfehérvári Szervezete ügyrendjét – az Alapszabály 8. §. (14) bekezdésében meghatározottak szerint – a Választmány 1998. április 14- n tartott ülésén egyhangú határozattal elfogadta. A Baráti Kör ügyrendjének módosítását - az Alapszabály 8- par. (14) bekezdésében meghatározottak szerint - a Választmány l999. március 26-án, 2007. április 20-án, 2011. február 08-án és 2013. május 09-én tartott ülésén elfogadta.
Székesfehérvár 2013. május 23 n.
...................................................... Dr. Görög István sk. első alelnök
...................................................... Dr. Cser-Palkivics András sk. elnök
