HOI CONTROLEPROTOCOL. Copro DIGITAAL PRINT

2014201420142014201420142014201420142 0142014201420142014201420142014201 420142014201420142014201420142014 201420142014201420142014201420142 0142014201420142014201420142014201 420142014201420142014201420142014 201420142014201420142014201420142 0142014201420142014201420142014201 420142014201420142014201420142014 201420142014201420142014201420142 0142014201420142014201420142014201 420142014201420142014201420142014 201420142014201420142014201420142 0142014201420142014201420142014201 4201420142014201420142014201420142014 20142014201420142014201420142014201420 14201420142014201420142014201420142014

PRINT DIGITAAL

Copro 14168

HOI CONTROLEPROTOCOL

2014

Copro 14168

Inhoudsopgave

Copro 14168

1. Algemeen 1.1 Achtergrond 1.2 Belangrijkste (definitie)wijzigingen in 2014

3 3 3

2. Kader 2.1 Doel accountantscontrole/te publiceren oplagecijfers 2.2 Object van controle en controle-onderwerpen 2.3 Verantwoordelijkheden 2.4 Controle- en toezichtstructuur 2.5 Procedure

4 5 5 5 5 5

3. Reikwijdte accountantscontrole 3.1 Controle-aanpak 3.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid 3.3 Normenkader 3.4 Letter of Representation

6 6 6 7 7

4.

7

Minimumeisen gegevensgerichte controlemaatregelen

5. Specifieke (aandachts)gebieden 5.1 Opbouw oplage-opgave 5.2 Betaalde oplage 5.3 Gewogen gemiddelde oplage 5.4 HOI-keurmerk

7 7 9 9 9

6.

Rapportage accountantscontrole

9

7.

Grijze gebieden/vragen

10

8.

Contactgegevens HOI, Instituut voor Media Auditing

10

9.

Werkprogramma gegevensgerichte controlemaatregelen ALGEMEEN

10

10.

Werkprogramma voor DAGBLADEN

12

11.

Werkprogramma voor MAGAZINES

17

12.

Werkprogramma voor VAKTIJDSCHRIFTEN

23

Bijlagen I Voorbeeld assurance-rapport jaaropgave II Voorbeeld letter of representation III/IV/V Voorbeeld rapportageformulier Dagbladen/Magazines/Vaktijdschriften



1

29 30 31

Copro 14168

© 2014 HOI Auteursrechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HOI. HOI stelt zicht niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheden, die ondanks alle zorgvuldigheid in de rapportage mochten voorkomen.



2

Algemeen

1.

Copro 14168

Algemeen

1.1 Achtergrond HOI, Instituut voor Media Auditing (verder ‘HOI’) verzamelt en publiceert vier keer per jaar kwartaalcijfers van aangesloten titels. Voor vaktijdschriften kan een afwijkende rapportagefrequentie gehanteerd worden. Eens per jaar verzamelt en publiceert HOI door openbare accountants1 gecertificeerde oplagecijfers over het jaar van de aangeslo­ten titels. Bij HOI zijn circa 500 titels aangesloten. De controle van het jaarlijkse rapportageformulier wordt door openbare accountants (RA’s en AA’s ) verzorgd. HOI heeft onder andere tot doel oplagecijfers aan de markt te publiceren en hecht daarom veel belang aan een eenduidige weergave van de oplagecijfers. Om dit te bereiken zijn diverse maatregelen genomen, zoals: -- het opstellen van één definitieset per printgroep (dagbladen, magazines, vaktijdschriften); -- één rapportageformulier voor de oplageverantwoording per printgroep; -- controle door gecertificeerde accountants; -- aanwijzingen voor de accountantscontrole door het jaarlijks uitgeven van een con­troleprotocol; -- review op de accountantscontrole bij maximaal 5% van de titels. Naast de printoplage publiceert HOI ook de cijfers (gerechtigden/afnemers) van aange­sloten digitale publicaties (replica, non-replica, online nieuwsbrieven) niet zijnde een website. Het controleprotocol is opgesteld onder verantwoordelijkheid van HOI en is goedgekeurd door Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de Neder­landse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Iedere printgroep (dagbladen, magazines, vaktijdschriften) heeft een afzonderlijke HOI handleiding. Er is echter één controleprotocol. Het controleprotocol is op de HOI website www.hoi-online.nl te downloaden onder menu ‘Accountants’. De HOI handleidingen zijn op de website te downloaden (bij menu definities). 1.2

Belangrijkste (definitie)wijzigingen in 2014

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van voor­gaand jaar hebben betrekking op: 1. Print + digitaal samenvoegen Het is toegestaan om een totaalcijfer van print en digitale verschijningsvormen op de tariefkaart te vermelden mits de cijfers van de afzonderlijke verschijningsvormen (print, combi, replica en non-replica) worden vermeld. Bijvoorbeeld: Titel A Totaal verspreide oplage 100.000 exemplaren (Print 80.000, Replica 10.000 en Non-replica 10.000). Ook kan door de uitgever een procentuele uitsplitsing per verschijningsvorm gehanteerd worden; bijvoorbeeld Titel A Totaal verspreide oplage 100.000 exemplaren (Print 80% Replica 10% en Non-replica 10%). Uiteraard dient bij de oplagecijfers de betreffende HOI meetperiode en oplagecategorie vermeld te worden. 2. Beperkte afwijkingen mogelijk bij replica Bij digitale replica zijn beperkte afwijkingen van de content (bijvoorbeeld: icoontjes voor een slideshow functie, sharing en bookmarking of icoontjes voor clickable ads) toegestaan. Ook zijn er afwijkingen in verband met actualisering toegestaan; bijvoorbeeld actuelere beurskoersen. Afwijkingen dienen vooraf door HOI getoetst te worden. 3. Digitale verkoopprijs De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.

1 zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

3

Copro 14168

4. Integratie van non-replica bij printtitel Om de aantallen van non-replica in het HOI rapportageformulier van de printtitel op te nemen, dient de non-replica dezelfde kenmerken en look-en-feel te hebben als de printtitel. 5. Online nieuwsbrieven Een online nieuwsbrief is een digitale publicatie (non-replica) die regelmatig verspreid wordt, waar de ontvanger zich al dan niet gratis voor kan registreren. Een online nieuwsbrief wordt per e-mail naar de geregistreerden verzonden. In de HOI rapportage kunnen het aantal per e-mail naar geregistreerden verzonden online nieuwsbrieven onder aftrek van hard bounces gerapporteerd worden. 6. Combiprijs basis voor deelabonnement bij ontbrekende print only prijs (magazines en vaktijdschriften n.v.t.) Indien bij de uitgever geen afzonderlijke prijzen gedefinieerd zijn voor print only en digital only deelabonnementen, dient de combiprijs voor het abonnement als basis gebruikt te worden voor de HOI classificatie van de diverse verschijningsvormen. 7. HOI registratie van verschillende non-replica’s als een gecombineerde titel Digitale non-replica’s met een specifiek onderwerp (bijvoorbeeld cultuur, sport, politiek) dienen apart geregistreerd te worden indien sprake is van een aparte advertentietariefkaart. Indien er bij deze non-replica’s sprake is van marginale verspreidingsaantallen mogen de non-replica’s als een gecombineerde titel bij HOI gerapporteerd worden. De te combineren titels en aantallen dienen vooraf door HOI getoetst te worden. 8. Digitale rapportage leesportefeuilles en lidmaatschapsabonnementen (dagbladen n.v.t.) Van de oplagecategorieën leesportefeuilles en lidmaatschapsabonnementen is het mogelijk om digitale aantallen te rapporteren in de categorieën combi print + replica, replica only en non-replica. De rapportage dient vooraf door HOI getoetst te worden. 9. Basis digitale controlled circulation wordt downloads (dagbladen n.v.t.) Voor digitale controlled circulation dient naast de (digitale) wilsverklaring ook sprake te zijn van een digitale aflevering/ download bij de CC abonnee. 10. All you can read concept (dagbladen n.v.t.) Digitale titels aangeboden via het zogenaamde “all you can read” concept, voor een vast bedrag onbeperkt toegang tot diverse digitale titels in een digitale kiosk, kunnen gerapporteerd worden. De toegerekende prijs is op basis van pakketberekening en de download de basis voor de HOI rapportage. 2. Kader Dit controleprotocol is opgesteld ten behoeve van het stroomlijnen van de accountants­controle van de door bij HOI aangesloten uitgevers. In het protocol zijn aanwijzingen en aandachtspun­ten opgenomen voor de accountant die betrokken is bij de controle van de jaarlijkse op­lageverantwoording en de accountants­controle bij de 1e aanmelding van een titel. Het controleprotocol is een complementair stuk. De door HOI uitgegeven ‘Handleiding’ geven per printgroep (dagbladen, magazines en vaktijdschriften) de voorwaarden en eisen ten aanzien van de te ver­antwoorden oplage en zijn het kader/ de norm waaraan de oplage-opgave door de accoun­tant ge­toetst moet worden. In het controleprotocol zijn daarom geen ‘nieuwe’ voorwaarden op­genomen. De controle van de oplageverantwoording en de 1e aanmel­ding van een titel betreft het uitvoeren van een assurance-opdracht (Standaard 3000). Voor zover in dit protocol de term ‘controle’ in de zin van accountants­controle wordt ge­bruikt moet hier­voor worden gelezen: het uitvoeren van onderzoekswerkzaamheden in het kader van een assurance-opdracht, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid.

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

4

Copro 14168

2.1 Doel accountantscontrole/te publiceren oplagecijfers Het doel van de accountantscontrole op de oplage-opgave is het bereiken van consis­tentie tussen de oplage-opgaven van de verschillende titels. HOI publiceert de gecontro­leerde oplagen op internet, in de kernrapporten en via een App. Deze informatie wordt onder andere door mediaplanners gebruikt ten behoeve van de selectie van titels waarin geadverteerd kan worden en voor analysedoeleinden door de uitgevers. De oplage per titel is veelal mede bepalend voor de afrekening van de advertentietarieven. Ruim 90% van alle me­diabestedingen in printmedia wordt besteed in titels die bij HOI zijn aange­sloten. 2.2 Object van controle en controle-onderwerpen Het object van controle is de jaarlijks door de uitgevers in te leveren oplage-opgave van de aangesloten titel (inclusief oplage-aantallen van digitale replica, non-replica en/of online nieuwsbrief) (de verantwoording). Online nieuwsbrieven die voldoen aan de voorwaarden van non-replica worden bij HOI gerapporteerd op een apart rapportageformulier. Bij een eerste aanmelding is het object van controle het kwartaal van aanmelding. Alle oplage-informatie verantwoord op de oplage-opgave is onderwerp van controle. Naast de oplage-informatie wordt de controle­rend accountant gevraagd het juiste gebruik van het HOI keurmerk, met het juiste jaartal, in de uitgaven en op de advertentietariefkaart te controleren. De uitgevers zijn verplicht het HOI-keurmerk op te nemen op de tariefkaart. In de colofon van de titels is het opnemen van het keurmerk optioneel. Indien het keurmerk wordt opgenomen in de colofon dient door de controlerend accountant de juistheid van het keurmerk te worden vastgesteld. 2.3 Verantwoordelijkheden De uitgever is primair verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording in overeenstemming met de eisen zoals weergegeven in de van toepassing zijnde HOI handleiding zo­als jaarlijks uitgegeven door HOI. De openbare accountant, zoals bedoeld in ar­tikel 393, eerste lid Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, is verantwoordelijk voor de con­trole van de verantwoording. HOI is verantwoordelijk voor het verzamelen en publiceren van de op­lagecijfers. De zogenaamde ‘Publisher Statements’ die ieder kwartaal door de uitgevers dienen te worden ingeleverd zijn volledig de verantwoording van de uitgever en hoeven niet te worden voorzien van een assurance-rapport. Voor vaktijdschriften kan een afwijkende rapportagefrequentie gehanteerd worden. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een adequate controle (deugdelijke grondslag) ligt bij de contro­lerende accountant, ongeacht het controleprotocol. 2.4 Controle- en toezichtstructuur Naast de jaarlijkse controle van de verantwoording door de accountant van de uitgever, wordt door HOI een selectie gemaakt van titels waar door de HOI-accountant een re­view op de uitgevoerde accountantscontrole zal plaatsvinden. De selectie vindt deels ad-random plaats en wordt deels door HOI gericht samengesteld. De gerichte selectie vindt plaats op basis van: -- gerede twijfel omtrent ingeleverde kwartaal- en jaaropgaven; -- vragen vanuit de markt; -- selectie wordt aangevuld met titels/uitgevers/accountants die nog niet eerder voor een review zijn geselecteerd. Ook wordt door HOI intern een analyse uitgevoerd op de ingeleverde kwartaal- en jaar­op­gaven. Bij gerede twijfel over de juistheid van de opgegeven kwartaalcijfers kun­nen ook tussentijdse (accountants)controles door of namens HOI worden uitgevoerd. 2.5 Procedure De opdrachtgever voor de controle van de jaaropgave is de uitgever van een titel. De accountant controleert de jaaropgave aan de hand van de voor het betreffende jaar gel­dende Handleiding zoals door HOI gepubliceerd. De HOI handleiding per printgroep zijn op de internetsite van HOI (www.hoi-online.nl) opgenomen. Uiteraard zijn de Wet op het accountantsberoep (Wab) alsmede van de op basis hiervan uitgevaar­digde besluiten, verordeningen en nadere

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

5

Copro 14168

voorschriften voor de controlerende accoun­tants eveneens van toepassing2. Naar aanlei­ding van de accountantscontrole rappor­teert de accountant zijn bevindingen aan de uitgever door middel van een assurance-rapport. NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) heeft besloten de elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat aan te wijzen als elektronische variant van de handgeschreven handtekening voor het ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm. HOI heeft ervoor gekozen de elektronische handtekening met beroepscertificaat voor de online certificering van jaar oplagecijfers verplicht te stellen. De kwartaalcertificering van een eerste aanmelding dient schriftelijk aangeleverd te worden. Een beroepscertificaat is een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat waarin ook de kantoornaam en de inschrijving in het accountantsregister zijn opgenomen. Door het gebruik van het beroepscertificaat kan de gebruiker (HOI, uitgever en accountant) onomstotelijk vaststellen wie de handtekening heeft gezet en of deze persoon als RA of AA staat ingeschreven. NBA heeft overeenkomsten getekend met enkele aanbieders van elektronische handtekeningen. Het doel van deze overeenkomsten is de invoering van een digitaal beroepscertificaat. De aanbieders waarmee overeenkomsten zijn gesloten staan vermeld op de HOI website (menu ‘Accountants’). Na de online certificering met een elektronische handtekening hoeft er geen fysieke kopie van het assurance-rapport en het rapportageformulier naar HOI ver­stuurd te worden. De uiterste inleverdatum van de jaarcijfers is 10 weken na het verstrijken van het kalen­derjaar. HOI geeft op haar website en in een schrijven aan de uitgevers de precieze inleverdatum aan. HOI beoordeelt alle ingeleverde oplagecijfers en neemt in geval van vragen contact op met de uitgever. Uiteindelijk worden de oplagecijfers door HOI op haar website en in de kernrapporten en App gepubliceerd. In de publicaties is een zogenaamde 2%/200 verschillenlijst op­genomen. Op deze lijst worden de titels vermeld waarvan de jaaroplage (print totaal verspreide oplage en/of digitaal totaal verspreide oplage) meer dan 2% en minimaal 200 stuks (positief en negatief) afwijkt van het gewogen gemiddelde van de kwartaalopgaven. Na ontvangst van de door de accountants gecertificeerde jaaropgaven wordt door HOI een selectie gemaakt van de door de ‘HOI-accountant’ te reviewen titels. Door de HOI-accountant wordt een bezoek gebracht aan de accountant die de jaaropgave heeft gecertificeerd. Tijdens dit bezoek wordt gezamenlijk de toereikendheid van de controle-aanpak, de juiste classificatie van materiële oplagecijfers, de (vereiste) bijbehorende controle documentatie en de eventuele controlebevindingen doorgenomen. De review heeft niet als doel een integraal oordeel te geven over de kwaliteit van de werkzaamheden van de accountant. De HOI-accountant rapporteert door middel van een reviewverslag hierover aan de HOI-directie en de uitgever, na het verslag eerst in concept te hebben voorgelegd aan de controlerende accountant. Aan het HOI-bestuur worden de belangrijkste bevindingen anoniem gerapporteerd. 3. Reikwijdte accountantscontrole 3.1 Controle-aanpak De te hanteren controle-aanpak is de verantwoordelijkheid van de accountant zelf. De controle dient te zijn gericht op het afgeven van een ’assurance-rapport’ (voorbeeld zie bij­lage I). Het is mogelijk om een systeemgerichte of een gegevensgerichte con­trole-aanpak toe te passen. Bij een systeemgerichte controle-aanpak wordt onder andere getoetst of de administratieve organisatie en het daarvan deel uitmakende sys­teem van interne controle voldoet aan de daaraan minimaal te stellen eisen. In een systeem­gerichte controle-aanpak zullen ook jaarlijks diverse gegevensgerichte controle­maatregelen moeten worden uitgevoerd. Aandachtspunt is dat voor de categorie ‘Overige oplage’ het veelal alleen mogelijk is een volledig gegevensgerichte controle toe te passen, aangezien veelal sprake is van een incidenteel karakter van betreffende oplage. 3.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid De accountant dient bij zijn oordeelsvorming die resulteert in het assurance-rapport de volgende mate van zekerheid na te streven: De controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de 2 In dit protocol zal niet worden ingegaan op de eisen zoals opgenomen in de Wet op het accountantsberoep (Wab) alsmede van de op basis hiervan uitgevaardigde besluiten, verordeningen en nadere voorschriften.

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

6

Copro 14168

jaaropgave geen onjuistheden van materieel belang bevat. Dit wordt vertaald als een betrouwbaarheid van 95% voor de jaaropgave als ge­heel. 3.2.1 Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is een hulpmiddel om richting te geven aan de controle van de jaaropgave. De verantwoording moet voldoen aan de gestelde eisen zoals weerge­geven in de HOI handleiding. Het hanteren van een goedkeuringstolerantie im­pliceert dat tot op zekere hoogte (onontdekte) afwijkingen mogen voorkomen in de jaar­op­gave, mits deze afwijkingen geen invloed hebben op de bruikbaarheid van de jaarop­gave. De goedkeuringstolerantie vervult voor de accountant o.a. de functie van het con­creet inhoud geven aan het al dan niet af kunnen geven van een goedkeurend assu­rance-rapport bij de jaaropgave. 3.2.2 Aanwijzingen voor het concretiseren van de controletolerantie Het vaststellen van de hoogte van de controletolerantie is de verantwoordelijkheid van de controlerende accountant. Het onderstaande is een aanwijzing voor het concretise­ren van de toleran­tie voor de controle van de HOI jaaropgave, gebaseerd op een be­trouwbaarheid en nauwkeurigheid van 95%. De controletolerantie (ook wel ma­terialiteit) voor de jaaropgave als geheel dient maximaal gesteld te worden op 5% van de totaal verspreide oplage. De controletolerantie voor de categorieën en subcatego­rieën (ook wel ‘Tolerable Error’) dient maximaal gesteld te worden op 50% van de vast­gestelde controletolerantie voor de jaaropgave als geheel. 3.3 Normenkader Naast de gebruikelijke professionele normen voor controlerend accountants, zoals de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS), bestaat het normen­kader waar ten be­hoeve van de controle van de jaaropgave aan getoetst dient te wor­den uit de HOI handleiding zoals opgesteld en jaarlijks uitgegeven door HOI. Voor dagbladen, magazines en vaktijdschriften geldt een afzonderlijke HOI handleiding. Voor dit protocol is versie 2014 leidend. De meest recente en eerdere versies van de Handleiding zijn opvraagbaar bij HOI. Tevens zijn de meest recente handleidingen te downloaden van de HOI website (www.hoi-online.nl). 3.4 Letter of Representation Alvorens een assurance-rapport bij de jaaropgave af te geven adviseren wij de ac­coun­tant een zogenaamde ‘letter of representation’ bij de jaaropgave van de uitgever te vra­gen, dit ondanks het (electronisch) autoriseren van de jaaropgave door de uitgever. Een voorbeeld van een letter of representation is als bijlage II bij dit protocol gevoegd. Uiteraard dient de tekst van de letter of representation voor iedere uitgever specifiek te worden gemaakt. De in bijlage II opgenomen tekst dient daarom beschouwd te worden als een voorbeeld. De letter of representation hoeft niet aan HOI te worden verstrekt. 4. Minimumeisen gegevensgerichte controlemaatregelen Bij controles waar een volledig gegevensgerichte controle-aanpak wordt toegepast die­nen minimaal de in hoofdstuk 9-12 opgenomen algemene gegevensgerichte controlemaatregelen te wor­den uitgevoerd. In hoofdstuk 10-12 wordt onderscheid gemaakt naar gegevensgerichte controlemaatregelen voor dagbladen, magazines en vaktijdschriften. Indien een systeemgerichte controle-aanpak wordt toegepast zullen di­verse in het controleprotocol opgenomen controlemaatregelen kunnen komen te vervallen. Welke (gegevensgerichte) controlemaatregelen worden uitgevoerd is de verantwoorde­lijkheid van de controlerende accountant. 5. Specifieke (aandachts)gebieden In dit hoofdstuk wordt ten aanzien van een aantal specifieke gebieden uit de HOI handleiding een nadere uiteenzetting c.q. aanwijzingen gegeven. 5.1 Opbouw rapportageformulier Het rapportageformulier voor alle printgroepen is als volgt inge­deeld: a. Algemene gegevens; b. Oplagerapportage onderverdeeld naar verschijningsvorm (print only, combi print + digitaal replica, digital only replica en digital only non-replica);

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

7

Copro 14168

c. Oplagecategorie ‘Totaal betaalde gerichte oplage’ (Meetbaar tot de eindgebruiker; betaald); d. Oplagecategorie ‘Totaal gratis gerichte oplage’ (Meetbaar tot de eindgebruiker; gratis); e. Oplagecategorie ‘Totaal overige oplage’ (NIET meetbaar tot de eindgebruiker; betaald of gratis); f. Niet verspreide oplage (alleen in elektronisch formulier voor de uitgever) g. Ondertekening. Zie voor de volledige rapportageformulieren de bijlage van dit protocol. Ad a. De algemene gegevens kunnen, met uitzondering van de gemiddelde gedrukte oplage en het aantal nummers verschenen in de meetperiode, in het algemeen worden gecon­troleerd aan de hand van de tariefkaart van de titel. Voor digitale publicaties (replica en non-replica, online nieuwsbrief) kan door de uitgever een afzonderlijke tariefkaart worden gehanteerd. De ge­middelde gedrukte oplage per verschijning betreft het gemiddelde van de door de druk­ker aan of via de uitgever afgeleverde (gefactureerde) exemplaren van de edi­tie/verschijningsdatum. Dit gemiddelde aantal zal, als gevolg van voorraad, retouren, e.d. altijd hoger zijn dan de totaal verspreide oplage van print. Het aantal nummers verschenen in de meetperiode wijkt soms af van de verschijnings­frequentie als gevolg van besluiten van de uitgever om bepaalde editie(s)/verschijningsdata te laten vervallen, of doordat de retouren per rapportagedatum onvoldoende bekend waren, waardoor de totale oplage van betreffende editie(s)/verschijningsdata (inclusief de editie/ verschijningsdata van de digitale replica) doorschui­ven naar het volgende verantwoordingskwartaal/jaar. Ook kan de digitale publicatie non-replica en/of online nieuwsbrief een andere verschijningsfrequentie hebben dan de printversie. De accountant dient hiermee re­kening te houden bij zijn controle (zie hoofdstuk controlemaatregelen). Ad b. Digitale publicaties (replica en non-replica) worden niet langer als afzonderlijke titels gerapporteerd, maar worden samen met de printtitel in hetzelfde formulier gerapporteerd. HOI maakt in haar formulier onderscheid in de volgende verschijningsvormen. 1. Print Only (gesplitst in binnenland en buitenland en totaal); 2. Combi Print + Replica (gesplitst in binnenland en buitenland en totaal); 3. Digital Only Replica; en 4. Digital Only Non-Replica. Combi print+replica is een combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde editie en verschijningsfrequentie. Online nieuwsbrieven die voldoen aan de voorwaarden van non-replica worden bij HOI gerapporteerd in een apart rapportageformulier. Ad c en d. In geval van print dient voor de betaalde gerichte oplage en de gratis gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ontvangen. Voor de losse verkoop en de leesportefeuil­les/leestafels wordt hierbij gesteund op het economisch principe dat afnemers alleen zullen betalen voor exemplaren indien deze ook daadwer­kelijk zijn doorverkocht (losse verkoop) dan wel gedistribueerd (leesportefeuil­les en leestafels). In geval van digitale publicatie(s) (replica/non-replica) dient voor de betaalde gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker heeft betaald en gerechtigd is om de digitale publicatie te ontvangen/te downloaden (abonnementen, losse verkoop). Voor de gratis gerichte oplage dient voor de categorie gerichte gratis oplage bekend te zijn of de eindgebruiker zich heeft geregistreerd (NAW + e-mailadres) EN de exemplaren heeft gedownload. Voor gerichte gratis oplage van digitale publicaties via de Apple of Android platforms kan worden gesteund op de downloadrapportages van het betreffende verkoopplatform. Voor controlled circulation dient naast de digitale wilsverklaring ook sprake te zijn van een digitale aflevering/download bij de CC abonnee. Ad e. Voor de overige oplage hoeft niet bekend te zijn of de titel de eindgebruiker heeft be­reikt. Het gaat hierbij om de betrouwbaarheid van de bruto geleverde aantallen. Overige oplage is voor digitale publicaties (replica/non-replica/online nieuwsbrief) niet van toepassing.

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

8

Copro 14168

Ad f. Omdat door uitgevers nooit de volledige gedrukte oplage wordt verspreid zal altijd sprake zijn van niet verspreide oplage. Denk hierbij aan archiefexemplaren/voorraden en interne exempla­ren. Indien door de uitgever de volledige gedrukte oplage als verspreide oplage wordt verantwoord komt een pop-up te voorschijn waarin wordt aangegeven dat deze situatie zeer onwaarschijnlijk is. Ad g. Zowel de directie als de accountant dient de jaaropgave elektronisch te formaliseren. De accountant dient hiervoor een elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat te gebruiken. Accountantsverklaringen voor eerste aanmelding van een titel dienen schriftelijk te worden verzonden. 5.2 Betaalde oplage Ten behoeve van de HOI oplage geldt het volgende adagium: Betaald = betaald indien minimaal 25% van de standaardabonnementsprijs, combinatieprijs, 25% van de adviesprijs door de afnemers, dan wel 25% van de reguliere inkoopprijs van de grossiers (losse verkoop) wordt voldaan. Dit betekent dat onder gerichte gratis oplage (Dagbladen 2.1, Magazines en Vaktijdschriften 2.2) en overige gratis oplage (3.2) ook betaalde oplage kan zijn verantwoord (<25%). Voor non-replica geldt voor betaalde gerichte oplage een minimumprijs van €0,50 per editie/verschijningsdatum. De verkoopprijs van digitale publicaties (replica, non-replica en online nieuwsbrief) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt onder aftrek van commissies van verkoopplatformen. Bartering wordt naar analogie van het jaarrekeningenrecht volledig meegenomen in de verantwoording. De oplage betrokken in een barterdeal wordt altijd verantwoord als actieprijs. Bij vaktijdschriften wordt geen onderscheid gemaakt naar advies- en actieprijzen. 5.3 Gewogen gemiddelde oplage Op de jaaropgave wordt het gemiddelde van alle edities/verschijningsdata per oplage­categorie verantwoord. Dit gemiddelde kan worden berekend door het gewogen gemid­delde te nemen van de kwartaalopgaven (wegen aan de hand van het aantal edi­ties cq verschijningsdagen in de meetperiode) dan wel de totale jaaroplage te delen door het aantal edities/verschijningsdagen. Non-replica en online nieuwsbrief kan een afwijkende verschijningsfrequentie hebben. 5.4 HOI keurmerk HOI hanteert één keurmerk. Alle bij HOI aangesloten titels zijn verplicht het keurmerk, zoals deze door HOI aan de uitgever wordt gecommuniceerd, op te ne­men op de tariefkaart. De controlerend accountant is verplicht te controleren of het juiste keurmerk op de tariefkaart is opgenomen en zal het juiste gebruik van het keurmerk bij het elektronisch afgeven van het assurance-rapport door middel van het aanvinken van de betreffende checkbox richting HOI bevestigen. Indien niet of niet juist gebruik is ge­maakt van het keurmerk zal dit verder geen effect op de strekking van het assu­rance-rapport hebben. 6. Rapportage accountantscontrole De bevindingen naar aanleiding van de controlewerkzaamheden van de accountant vinden hun weerslag in het door de accountant af te geven assurance-rapport. Dit rapport wordt bij de certificering van jaarcijfers elektronisch ingevuld. Een voorbeeld van een goedkeurend assurance-rapport bij een jaaropgave is als bijlage I bij dit protocol opgenomen. Voor­beelden van andersluidende assurance-rapporten zijn terug te vinden op de website van HOI (Menu ‘Accountants’). Bij de online certificering kan een keuze gemaakt worden uit vier modellen. Hier­bij bestaat ook de mogelijkheid om een onverplicht toelichtende paragraaf aan het assurance-rapport toe te voegen. Verwezen wordt naar de afzonderlijke HOI handleiding voor de online certificering (zie menu ‘Accountants’ op de website van HOI).

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

9

Copro 14168

7. Grijze gebieden/vragen Indien u na het doornemen van de HOI handleiding en/of het controleprotocol vragen heeft dan kunt u altijd contact opnemen met de medewerkers van HOI. Overi­gens zijn op de website van HOI (www.hoi-online.nl => Definities) een aantal FAQ’s opgenomen. In geval van twijfel omtrent de juiste interpretatie van een definitie vragen wij u contact op te nemen met HOI, waarna, indien nodig, door HOI een bindende uitspraak zal worden gedaan. 8. Contactgegevens HOI, Instituut voor Media Auditing Postbus 12040 1100 AA Amsterdam Zuidoost Telefoon: 020 661 3626 E-mail: [email protected] Internet: www.hoi-online.nl 9. Algemeen werkprogramma gegevensgerichte controlemaatregelen Onderstaand werkprogramma betreft het minimum aan controlemaatregelen uit te voe­ren in geval van toepassing van een volledig gegevensgerichte controle. Indien een systeemgerichte controle wordt toegepast kunnen diverse in het onderstaande opgeno­men controlemaatregelen komen te vervallen. Het wordt aan het professional judgement van de controle­rend accountant overgelaten om in die situatie een passend werkpro­gramma in te richten. Wat is een titel Door HOI zijn definities opgesteld voor een initiële toets of sprake is van één dan wel meerdere titels. Stel vast of de te controleren titel voldoet aan de definitie van een titel zoals weergegeven in hoofdstuk 4.2 ‘Wat is een titel’ van de definitieset. Dit verdient met name specifieke aandacht in geval er sprake is van:  bijlage(n) en supplementen bij een moedertitel;  specials en/of het verstrekken van extra nummers;  uitgeven op meerdere formaten van één editie;  regionale edities;  edities t.b.v. een (specifieke) doelgroep.



In de HOI handleiding is een uitgebreide toelichting opgenomen bij deze initiële toets. Zie voor het onderscheid tussen Digitale publicaties replica, non-replica, Combi Print + digitaal, online nieuwsbrief en websites hoofdstuk 4.3 ‘Digitale publicaties’ van de definitieset.  Stel vast of de te controleren digitale publicatie voldoet aan de definitie en voorwaarden van replica, non-replica of online nieuwsbrief zoals opgenomen in de HOI handleiding hoofdstuk 4.3.  Online nieuwsbrieven die voldoen aan de voorwaarden van non-replica worden in een apart rapportageformulier gerapporteerd.  Vraag digitale bewijsnummers op van digitale replica’s en/of non-replica’s en vergelijk de redactionele en advertentionele content van de replica met dezelfde editie/verschijningsdatum van de printversie.  Stel vast dat print, replica en non-replica terecht als 1 titel worden verantwoord. Het bovenstaande is mede bepalend voor het gewogen jaargemiddelde van de oplagecijfers. Algemeen Ten behoeve van het algemene beeld bij de oplagecijfers en het richting geven aan de controle is het altijd belangrijk hierop een initiële cijferbeoordeling uit te voeren.  Voer een cijferanalyse uit waarbij de jaarcijfers worden geanalyseerd ten opzichte van de (gecontroleerde) jaarcijfers van het voorgaande jaar.  Voer een cijferanalyse uit waarbij de kwartaalcijfers ten opzichte van de jaarcijfers en het verloop door de kwartalen heen worden geanalyseerd.

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

10

Copro 14168

Algemene gegevens De algemene gegevens kunnen met uitzondering van het aantal nummers verschenen in de meetperiode en de gemiddelde gedrukte oplage per verschijning in het algemeen worden gecontroleerd aan de hand van de tariefkaart van de titel. Voor digitale publicaties (replica, non-replica en online nieuwsbrief) kan door de uitgever een afzonderlijke tariefkaart gehanteerd worden.  Neem in het dossier (kopieën van) de tariefkaart(en) van de titel voor het controle­jaar op.  Stel aan de hand van de tariefkaart vast dat de algemene gegevens op de jaarop­gave overeenkomen met de gegevens op de tariefkaart.  Stel vast dat het juiste HOI keur­merk met het juiste jaartal op de tariefkaart gedurende het jaar was opgenomen. Indien niet het juiste keurmerk is gehanteerd op de tariefkaart zal dit geen impact heb­ben op de strekking van de conclusie over de opgave in het assurance-rapport.

Het aantal nummers in de meetperiode wordt bepaald door de nummers, edities/verschijningsdata, waarvan de op de cover benoemde periode valt in een specifiek kwartaal, c.q. jaar. Als de op de cover benoemde periode een kwartaal- of jaargrens overschrijdt, wordt de editienummering bepalend voor de periode waarin de oplage ver­antwoord moet worden.  Stel vast dat het aantal nummers in de meetperiode overeenkomt met het aantal zoals is aangegeven op de tariefkaart en aan de hand van de druknota’s/verspreidingsdocumentatie.  Stel vast dat de verantwoorde edities/verschijningsdata conform de geldende defini­tie (zie H4.1 Definities algemeen – Nummers in de meetperiode) in de juiste meetperiode zijn meegenomen.  Stel vast dat alle edities/verschijningsdata worden meegenomen. Edities/verschijningsdata waarvan op het moment van controle de retouren voor de losse verkoop netto niet met voldoende betrouwbaarheid zijn vast te stellen (in ge­val van retouren nog niet opgegeven door verspreider) dienen volledig buiten de verant­woording te worden gelaten (voor alle categorieën inclusief eventuele digitale replica) en doorgeschoven te worden naar de volgende verantwoordingsperiode. 

Stel vast dat de retouren zoals gebruikt voor de losse verkoop met voldoende zeker­heid zijn vastgesteld. Indien de retouren voor een verschijningsdatum in de meetperiode nog niet volledig bekend zijn dient de volledige oplage van deze ver­schijningsdatum te worden verantwoord in de volgende meetperiode.

De gemiddelde gedrukte oplage per nummer betreft het gemiddelde van de door de drukker aan of via de uitgever afgeleverde (gefactureerde) exemplaren van de edi­tie/verschijningsdatum. Dit gemiddelde aantal zal, als gevolg van archiefexemplaren, voorraad, retouren, e.d. altijd hoger zijn dan de totaal verspreide oplage print. Stel aan de hand van de facturatie door de drukker vast dat het aantal verschenen nummers in de meetperiode (jaar) overeenkomt met het aantal gedrukte edi­ties/verschijningsdagen.  Stel vast dat de gemiddelde gedrukte oplage per nummer gelijk is aan het gemid­delde van de door de drukker per editie/verschijningsdatum geleverde aantal exemplaren.  Voer een cijferbeoordeling uit op de jaarcijfers ten opzichte van voorgaand jaar op categorieniveau en verklaar de belangrijkste verschillen.  Voer een cijferbeoordeling uit op het verloop van de oplagecijfers gedurende de vier kwartalen van het te controleren jaar en verklaar de belangrijkste verschillen.  Stel vast dat het op de jaaropgave vermelde gemiddelde op de juiste manier is bere­kend.  door het gewogen gemiddelde van de kwartaalopgaven, of;  door het gemiddelde van alle edities/verschijningsdagen. 

HOI Controleprotocol 2014-1 Algemeen

11

Dagbladen

Copro 14168

10. DAGBLADEN WERKPROGRAMMA GEGEVENSGERICHTE CONTROLE MAATREGELEN In onderstaand werkprogramma zal specifiek worden ingegaan op de controlemaatregelen voor dagbladen. Gerichte oplage In geval van dagbladen print dient voor de betaalde gerichte oplage en de gratis gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ontvangen. Voor de losse verkoop wordt hierbij gesteund op het economisch principe dat afnemers (detaillisten) alleen zullen betalen voor exemplaren indien deze ook daadwer­kelijk door hen zijn doorverkocht. In geval van dagbladen digitale publicatie(s) (replica/non-replica) dient voor de betaalde gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker heeft betaald en gerechtigd is om de digitale publicatie te ontvangen/te downloaden (abonnementen, losse verkoop). De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen. Voor de gratis gerichte oplage dient voor de categorie gerichte gratis oplage (D2.1) bekend te zijn of de eindgebruiker zich heeft geregistreerd (NAW + e-mailadres) EN de exemplaren heeft gedownload. Voor gerichte gratis oplage van digitale publicaties via Apple of Android platform kan gesteund worden op de download rapportages van het betreffende verkoopplatform. Zie onderstaand schema van digitale verspreiding en de basis voor de HOI rapportage. HOI vormen digitale verspreiding 1

Oplagecategorie

HOI meet

Abonnement

Gerechtigden obv financiele administratie

Losse verkoop

Gerechtigden obv financiele administratie

Betaald

2

Gratis (inclusief registratie)

Gerichte gratis oplage

Downloads na registratie (bijv. rapportage van iTunes connect, Android market of eigen CMS etc.)

3

Gratis (zonder registratie)

GEEN HOI METING

N.v.t.

D1.1 en D1.2 Betaalde (meervoudige) abonnementen (standaard- en actieprijs) Stel (aan de hand van de colofon van de titel) vast wat de standaard abonnementsprijs is (jaarabonnement per automatische incasso).  Stel vast wat de combinatieprijs is voor een abonnement op een printtitel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie. Afwijkingen in betaalwijze of betaalfrequentie dienen niet te worden meegenomen in het vaststellen van deze prijs.  Stel vast wat de combinatieprijs is voor een abonnement op een printtitel + digitale publicatie met afwijkende verschijningsfrequenties (bijvoorbeeld 2 dagen print en 6 dagen digitaal). Stel t.b.v. de pakketverkoopberekening vast wat de afzonderlijke standaardprijzen zijn voor het print deel en digitale deel. Vraag een specificatie op van alle (combinatie) abonnementen per categorie (D1.1, D1.2 en D2.1) met daarop de naam, soort abonnement (print only, combi print+replica, digital only), periode (=looptijd) en gehanteerde abon­nementsprijs.  Stel vast of er sprake is van abonnementen in combinatie met een andere titel. Stel hierbij vast wat de combinatieprijs en afzonderlijke standaardprijzen zijn van de titels in het pakket.  Stel vast of er sprake is van leveringen van meer dan drie exemplaren van één verschijningsdatum van de titel aan één leveringsadres. Dit kunnen meervoudige abonnementen (zie D1.1 en D1.2) of overige (betaalde) oplage (zie D3.1, D3.2) betreffen. Zie HOI handleiding dagbladen hoofdstuk 4.4 voor de classificatie van bulkleveringen.  Stel vast dat de als meervoudige abonnementen verantwoorde exemplaren voldoen aan de definitie voor bulkleveringen:  Stel vast dat sprake is van bulkleveringen;  Stel vast dat de verschijningsfrequentie aan de minimumvoorwaarde zoals opge­nomen in de HOI handleiding voldoet. 

Indien bij een bulklevering niet aan alle criteria wordt voldaan dient betreffende oplage verantwoord te wor­den als overige oplage (D3.1/D3.2). Gratis bulkleveringen van digitale replica (<25% standaard abonnementsprijs) en non-replica (< €0,50 x het aantal edities) kunnen niet in de HOI rapportage worden opgenomen.

Werkprogramma Dagbladen

12

Copro 14168



Stel vast dat de abonnementen in de juiste categorie zijn verantwoord: D1.1 Betaalde (meervoudige) abonnementen tegen standaardprijs => abo prijs ≥ 50% van stan­daard abonnementsprijs.  D1.2 Betaalde (meervoudige) abonnementen tegen actieprijs => abo prijs ≥ 25% van standaard abon­nementsprijs en abo prijs < 50% van de standaard abonnementsprijs.  D2.1 Gerichte gratis oplage => abo prijs < 25% van standaard abonnementsprijs. 

Indien bij een combinatie abonnement van print en digitaal replica print en digitaal replica een afwijkende verschijningsdatum heeft (bijvoorbeeld 3 dagen print en 6 dagen digitaal) dient de pakketverkoopberekening toegepast te worden en dient in dit voorbeeld het printdeel (3/6) als deelabonnementen behandeld te worden (zie D1.3). Stel vast dat deelabonnementen op dagbladen (≥ 25% van de standaard abonnementsprijs) in de afzonderlijke categorie (D1.3 deelabonnementen) zijn verant­woord. Stel vast dat een abonnement combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar zijn verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (D1.1/D1.2/D2.1) Basis voor de HOI classificatie is de Combinatieprijs van print + digitaal replica. Zie HOI handleiding dagbladen hoofdstuk 4.3 voor Digitale publicaties replica en non-replica. Belangrijke voorwaarde is dat het abonnement op print en op de digitale edities betrekking heeft op dezelfde verschijningsdagen (bijvoorbeeld beide abonnementen maandag tot en met zaterdag en NIET maandag tot en met vrijdag de digitale editie en zaterdag de print editie.  Stel vast dat abonnementen op alleen digitale publicaties replica of non-replica in de kolom digital only replica/digital only non-replica zijn verantwoord. Bij digital only non-replica is er geen onderscheid tussen adviesprijs en actieprijs.  Stel vast dat in geval van non-replica abonnementen zijn afgenomen tegen een abonnementsprijs van € 0,50 x het aantal verschijningsdata in de abonnementsperiode.  Voor gratis exemplaren in het kader van een abonnementsaanbieding moet het aan­tal gratis exemplaren worden beschouwd als korting op het reguliere abonne­ment. Stel vast dat betreffende abonnementen in de juiste categorie (D1.1, D1.2 of D2.1) worden opgenomen, de gratis exemplaren als korting in ogenschouw genomen.  De door de uitgever ongevraagd meegestuurde extra exemplaren van dezelfde verschijningsdatum van een titel kun­nen nooit onder abonnementen worden verantwoord. Dergelijke exemplaren dienen verantwoord te worden als D2.1 gerichte gratis oplage.  Stel vast dat in geval van het uitblijven van betaling (betalingsachterstand) betreffende oplage alleen dan als abonnement is verantwoord indien de betalingsachterstand niet meer dan drie maanden bedraagt na afloop van de abonnementsperiode. De facturatie datum is aldus niet van belang. Indien de betalingsachterstand langer is dan genoemde drie maanden dient betreffende oplage met terugwerkende kracht te worden verantwoord als gerichte gratis oplage (D2.1).  Stel vast dat abonnementen die onderdeel vormen van een barterdeal zijn verantwoord in categorie D1.2 betaalde (meervoudige) abonnementen (actieprijs). 

D1.3 Deelabonnementen Deelabonnementen op dagbladen dienen te voldoen aan de betalingseisen zoals ver­meld onder betaalde (meervoudige) abonnementen (D1.1 en D1.2). De deelabonnementen tellen mee voor het relatieve aandeel in een regulier abonnement (bijvoorbeeld per dag 1/6 in geval van een regulier abonnement op een dagblad van maandag t/m zaterdag) voor zover de minimumprijs 25% van de standaard abonnementsprijs bedraagt of in geval van non-replica minimaal €0,50 per verschijningsdatum bedraagt. Bij deelabonnementen wordt geen onderscheid gemaakt tussen advies en actieprijzen.  Vraag een specificatie op van alle deelabonnementen met daarop de naam, soort abonnement, periode (=looptijd) en gehanteerde abonnementsprijs.  Indien bij de uitgever in geval van een Combinatie van print + digitaal deelabonnement geen afzonderlijke prijzen gedefinieerd zijn voor print only en digital only deelabonnementen, dient de combiprijs voor het abonnement als basis gebruikt te worden voor de HOI classificatie van de diverse verschijningsvormen.  Maak op basis van risicoanalyse en statische steekproeftechnieken een selectie van een aantal deelabonnementen.  Stel vast dat de geselecteerde deelabonnementen voor het juiste aandeel zijn meege­nomen in categorie D1.3.  Stel vast dat de geselecteerde deelabonnementen voldoen aan het minimum prijscriterium van 25% en in geval van non-replica €0,50 per verschijningsdatum. D1.4 en D1.5 Losse verkoop netto (advies- en actieprijs) Voor de exemplaren te verantwoorden als losse verkoop geldt het economisch principe dat indien betaald wordt voor een (digitaal) exemplaar deze ook verkocht zal zijn en bij de eind­gebruiker terecht zal zijn gekomen. Met andere woorden; alle door de aangegeven grossiers onder detaillisten verspreide exemplaren, dan wel de door dagbladuitgevers rechtstreeks aan verkooppunten geleverde exemplaren, onder aftrek van retouren mo­gen worden verantwoord, aangezien

Werkprogramma Dagbladen

13

Copro 14168

detaillisten/verkooppunten alleen de ontvangen exemplaren -/- re­touren hoeven af te rekenen en zij een financieel nadeel hebben indien exemplaren die niet verkocht zijn niet worden geretourneerd. Rechtstreekse leveringen aan detaillisten dienen te zijn bestemd voor verdere verkoop door de detaillisten en mogen slechts onder voorwaarden als losse verkoop wor­den verantwoord. Voor leveringen aan detaillisten via in de HOI handleiding genoemde grossiers, kan gesteund worden op de opgaven van Aldipress, Betapress, MailMerge IMA Press, Logipress, AMP en Van Gelderen, indien geleverd is met recht van retour en de re­touren voldoende bekend zijn. Indien door een uitgever een andere dan genoemde grossiers wordt gebruikt, dient betreffende verspreider ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd. HOI zal vervolgens een uitspraak doen om de betreffende verspreider al dan niet als grossier te beschouwen. Indien door een uitgever rechtstreeks wordt geleverd aan detail­listen met als doel doorverkoop aan de eindge­bruikers dienen de detail­listen per editie een opgave te doen van de door hen inge­kochte aantallen en geretour­neerde aantallen. In geval deze opgaven niet beschikbaar zijn en/of geen sprake is van recht van retour dient betreffende oplage verantwoord te worden als overige oplage (categorie D3.1/D3.2). Losse verkopen print die niet met recht op retour worden geleverd, zogenaamde losse ver­koop bruto, dienen verantwoord te worden als overige oplage (categorie D3.1 / D3.2). Rechtstreeks door de uitgever aan eindgebruikers geleverde en betaalde exemplaren, veelal betaalde nabestellingen, mogen eveneens als losse verkoop worden verantwoord. De geldstroom en de goederenbeweging voor betref­fende exemplaren moeten door de accountant gevolgd kunnen worden. Verspreiding van digitale dagbladen (replica’s en non-replica’s) via pc/laptop en/of Apple-, Android verkoopplatformen mogen eveneens als losse verkoop netto verantwoord worden. De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen. Stel aan de hand van de colofon/cover/tariefkaart vast wat de reguliere standaard adviesprijs (coverprijs) is. Stel vast wat bij de printtitel de reguliere inkoopprijs voor de grossiers is (prijs waarvoor de exempla­ren door de uitgever aan de grossiers wordt geleverd).  Vraag een specificatie van de losse verkoop netto tegen adviesprijs en tegen actie­prijs per verschijningsdatum op.  Stel vast dat de losse verkopen via de in de HOI handleiding genoemde grossiers met recht van retour aan de detaillisten is geleverd (contractueel), dan wel rechtstreeks door de uitgever aan de eindgebruiker zijn geleverd.  Stel in geval van levering rechtstreeks aan de detaillist vast dat contrac­tueel het recht van retour alsmede het doel van de leveringen, verdere ver­koop door de detaillist aan de eindgebruiker, is vastgelegd.  Stel vast dat retouren voldoende bekend zijn. Indien de grossier de retouren nog niet heeft opgegeven dient betreffende editie voor alle categorieën inclusief eventuele digitale replica overgeheveld te worden naar de volgende verantwoordingsperiode.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen aansluiten op de bruto verspreide aantallen zoals opgegeven door genoemde grossiers -/- de retouren zoals opgege­ven door genoemde grossiers.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen aansluiten op de opgaven van de detaillisten inzake de bruto verspreide aantallen -/- de retouren.  Stel vast dat oplage betrokken bij een barterdeal is verantwoord in categorie D1.5 losse verkoop netto (actie­prijs).  Indien de losse verkopen print rechtstreeks via de detaillisten (tegen adviesprijs + tegen actieprijs) op kwartaalbasis hoger is dan 5% van de totaal verspreide oplage dient het jaargemiddelde van de via de detaillist netto verkochte aantallen door de ac­countant van de detaillist gecontroleerd en gecertificeerd te worden.  Stel vast of de rechtstreekse print leveringen via detaillisten op kwartaalbasis hoger zijn dan 5% van de totaal verspreide oplage.  Stel vast of betreffende aantallen, indien hoger dan 5%, door de accountant van de detaillist zijn voorzien van een goedkeurend assurance-rapport. Indien geen goed­keurend assurance-rapport kan worden overlegd dient betreffende op­lage verant­woord te worden in categorie 3 overige oplage.  

In het geval de grossiers een standaardpercentage aan korting/verspreidingsvergoeding krijgen dan betekent dit dat indien er sprake is van een actieprijs de uitgevers de actie voor zijn rekening neemt. De standaardprijs wordt in een dergelijk geval voor een aantal edities lager gesteld dan de standaardprijs. Ongeacht de regeling met de grossier dient betreffende losse verkoop netto (<50%) als actieprijs verantwoord te worden. Indien de stan­daardprijs voor een verschijningsdatum

Werkprogramma Dagbladen

14

Copro 14168

lager dan 25% van de reguliere stan­daard adviesprijs wordt gesteld, of in geval van non-replica lager dan €0,50 per verschijningsdatum wordt gesteld dient betreffende losse verkoop als D2.1 gerichte gratis op­lage te worden verantwoord.  Stel vast dat oplage verantwoord in categorie D1.4 losse verkoop netto (adviesprijs) aan de grossiers is geleverd tegen minimaal 50% van de reguliere inkoopprijs van de grossiers.  Stel vast dat oplage verantwoord in categorie D1.5 losse verkoop netto (actieprijs) aan de grossiers is geleverd tegen minimaal 25% en maximaal 50% van de reguliere in­koopprijs van de grossiers.  Stel van de rechtstreekse leveringen door de uitgever aan eindgebruikers vast, dat hier daadwerkelijk sprake is van rechtstreekse leveringen door de uitgever waar door de afnemer voor wordt betaald (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie D1.4, D1.5 of D2.1).Stel vast dat bij verspreiding van digitale publicaties (replica’s en/ of non-replica’s) de afnemer voor de digitale publicatie heeft betaald. Hierbij kan gesteund worden op de financiële administratie. De verkoopprijs is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.  Stel vast dat de afnemer gerechtigd is om de digitale publicatie te downloaden/te ontvangen. Hierbij kan gesteund worden op download rapportages van het betreffende verkoopplatform of eventuele verzonden vouchers (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie D1.4, D1.5 of D2.1).  Stel vast dat een losse verkoop van een combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar is verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (D1.4/D1.5/D2.1). In geval van verantwoording in de combinatiekolom dient de losse verkoop betrekking te hebben op dezelfde verschijningsdagen. Gratis gerichte oplage Van de gratis gerichte oplage dient bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ont­vangen. D2.1 Gerichte gratis oplage Gerichte gratis oplage betreft gratis verspreiding naar individuele eindgebruikers (maximaal 1 exemplaar per eindgebruiker). Het in bulk toesturen van de titel aan één adres is aldus alleen mogelijk als op het betref­fende adres meerdere eindgebruikers zijn en in de adressering door of namens de uitgever de namen van deze eindge­bruikers zijn opgenomen.  Vraag een specificatie op van alle gerichte gratis oplage print per editie met de NAW-gege­vens van de ontvanger.  Stel vast dat van alle als gerichte gratis oplage verantwoorde exemplaren de NAW-gegevens van de ontvanger beschikbaar zijn bij de uitgever.  Stel vast dat betreffende oplage daadwerkelijk is verzonden (maximaal 1 exemplaar per eindgebruiker). Bijvoorbeeld aan de hand van verzendnota’s.  Stel vast dat verspreiding in bulk en naleveringen niet zijn verantwoord als gerichte gratis oplage. Bewijsnummers worden tevens als gerichte gratis verspreiding verantwoord. Een be­wijsnummer betreft maximaal 1 print exemplaar en/of 1 digitaal exemplaar per advertentie. Indien aan een adverteerder meerdere print en/of digitale bewijsnummers worden verzonden, dan wordt 1 exemplaar als bewijsnummer gezien en verantwoord als D 2.1 gerichte gratis oplage en de overige exemplaren als D3.2 overige gratis oplage, aangezien dit gratis bulkverspreiding betreft.  Vraag een downloadrapportage op van alle digitale gerichte gratis oplage per verschijningsdatum.  Bij digitale publicaties (replica/non-replica) zullen de NAW-gege­vens van de eindgebruiker niet altijd bij de uitgever bekend zijn. Bij digitale publicaties via verkoopkanalen als App Store en Android Market heeft de uitgever echter wel beschikking over softwaretools die de bewijslast ten aanzien van het aantal downloads en eventuele geldstroom (in geval van betaling < 25%) van gerichte gratis oplage te kunnen aantonen. Bij gratis verspreiding (pullmethode) bij PC’s/browsers dient de digitale publicatie afgeschermd te zijn en dient tevens een download rapportage beschikbaar te zijn van de ontvanger.  Stel vast dat bij digitale verspreiding via de browser alleen de downloads na registratie (pull methode) zijn opgenomen in de oplagerapportage. Er mag geen sprake zijn van push methode of publiekelijke beschikbare downloads zonder voorafgaande registratie van de eindgebruiker.  Stel aan de hand van download rapportages voor Apple en Android verkoopplatformen, en download rapportages via browser het gemiddelde aantal downloads per verschijningsdatum vast. Indien door de uitgever een andere dan de genoemde verspreidingsplatformen wordt gebruikt, dient deze ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd. Online nieuwsbrieven  Stel vast of de online nieuwsbrief voldoet aan de voorwaarden van non-replica.  Stel vast of er sprake is van gratis online nieuwsbrieven (non-replica).  Vraag een specificatie op van de verzonden online nieuwsbrieven, het aantal verzonden nieuwsbrieven per verschijningsdatum en het aantal hard bounces per verschijningsdatum.

Werkprogramma Dagbladen

15

Copro 14168

Neem een voorbeeld van een online nieuwsbrief op in het dossier Stel op basis van de verzendrapportage vast dat bij online nieuwsbrieven het totaal verzonden nieuwsbrieven -/- de hard bounces zijn gerapporteerd als gerichte gratis oplage.  De verspreide aantallen van de online nieuwsbrief worden op een apart oplageformulier als non-replica gerapporteerd.  

Overige oplage Voor de overige oplage hoeft niet bekend te zijn of de titel de eindgebruiker heeft be­reikt. Het gaat hierbij om de betrouwbaarheid van de bruto geleverde aantallen. Archief­exemplaren en voorraden (al dan niet opgeslagen bij derden) mogen nooit verantwoord worden als oplage. De categorie overige oplage is dan ook GEEN restcategorie. Als ge­volg is vrijwel per definitie de totaal verspreide oplage print lager dan de gedrukte oplage. D3.1 Losse verkoop bruto + overige betaalde oplage  Vraag een specificatie op van alle losse verkoop bruto print per verschijningsdatum.  Stel vast dat indien losse verkoop bruto wordt verspreid via de onder losse ver­koop netto genoemde grossiers de verantwoorde oplage aansluit op de opgave van de grossier. Retouren hoeven hierop niet in mindering te worden gebracht.  Stel vast dat indien sprake is van ‘losse verkoop’ rechtstreeks aan verkooppunten die niet voldoet aan de specifieke voorwaarden zoals gesteld in de definities van categorie D1.4 en D1.5 dat betreffende oplage is afgerekend met de verkooppunten.  Stel aan de hand van de gehanteerde inkoopprijs voor de grossier vast dat deze oplage in de juiste categorie wordt weergegeven (D3.1 of D3.2).  Vraag een specificatie op van alle overige betaalde oplage per verschijningsdatum.  Stel aan de hand van de overeenkomst tussen de uitgever en de afnemer en de factuur vast tegen welke prijs hoeveel exemplaren zijn geleverd.  Relateer de prijs per exemplaar waarvoor is geleverd aan de standaard advies­prijs om vast te stellen of de oplage in de juiste categorie is verantwoord (D3.1 of D3.2).  Stel vast dat oplage betrokken bij een barterdeal in geval van dagbladen verantwoord is in categorie D3.1 Losse verkoop bruto + overige betaalde oplage.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combinatie van print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie D3.1 D3.2 Overige gratis oplage Voor de onbetaalde oplage, met uitzon­dering van gerichte gra­tis oplage, is het voor de uitgever noodzakelijk om te voldoen aan het ‘Proto­col overige gratis oplage’ om betreffende op­lage in categorie D3.2 te mogen verant­woorden. Zie voor het protocol overige gratis oplage pagina 20 in de HOI handleiding dagbladen 2014-1. In geval van inkoopprijs < 25%, maar > 0% van de ad­viesprijs volstaat con­trole door middel van het volgen van de maatregelen bij de be­taalde oplage.  Vraag een specificatie op van alle als overige gratis oplage verantwoorde verspreiding per verschijningsdatum.  Stel vast dat het bewijs ten aanzien van de drukoplage voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het protocol overige gratis oplage (HOI handleiding dagbladen 2014-1).  Stel de aansluiting vast tussen de totaal gedrukte oplage en de totaal verspreide oplage + niet verspreide oplage.  Verzamel overtuigend bewijs dat betreffende gratis oplage is verspreid EN ontvangen door het laatste distributiepunt (overeenkom­sten, kwijtingdocumentatie, afleverdocumentatie verspreider etc.)  Stel vast dat kwijtingdocumentatie aanwezig is, voldoet aan de eraan te stellen ei­sen volgens het protocol en aansluit op de specificatie van de overige gratis oplage.  Stel vast dat voorraden en archiefexemplaren niet als (overige) oplage zijn verant­woord.  Stel vast dat de categorie overige oplage niet is gebruikt als restcategorie.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combinatie van print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie D3.2 overige gratis oplage. Ondertekening Stel vast dat de jaaropgave (elektronisch) is ondertekend door de uitgever.

Werkprogramma Dagbladen

16

Magazines

Copro 14168

11. MAGAZINES WERKPROGRAMMA GEGEVENSGERICHTE CONTROLE MAATREGELEN In onderstaand werkprogramma zal specifiek worden ingegaan op de controlemaatregelen voor magazines. Gerichte oplage In geval van magazines print dient voor de betaalde gerichte oplage en de gratis gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ontvangen. Voor de losse verkoop wordt hierbij gesteund op het economisch principe dat afnemers (detaillisten) alleen zullen betalen voor exemplaren indien deze ook daadwer­kelijk door hen zijn doorverkocht. In geval van magazines digitale publicatie(s) (replica/non-replica) dient voor de betaalde gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker heeft betaald en gerechtigd is om de digitale publicatie te ontvangen/te downloaden (abonnementen, losse verkoop). De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt onder aftrek van commissies van verkoopplatformen. Voor digitale controlled circulation (M2.1) dient naast de (digitale) wilsverklaring ook sprake te zijn van een digitale aflevering/download bij de CC abonnee. Voor digitale gerichte gratis oplage (M2.2) dient bekend te zijn of de eindgebruiker zich heeft geregistreerd (NAW + e-mailadres) EN de exemplaren heeft gedownload. Voor gerichte gratis oplage van digitale publicaties via Apple of Android platform kan gesteund worden op de download rapportages van het betreffende verkoopplatform. Zie onderstaand schema van digitale verspreiding en de basis voor de HOI rapportage. HOI vormen digitale verspreiding 1

Oplagecategorie

HOI meet

Abonnement

Gerechtigden obv financiele administratie

Losse verkoop

Gerechtigden obv financiele administratie

Controlled circulation

Downloads na wilsverklaring (download rapportage obv iTunes connect, Android market of eigen CMS etc.)

Gerichte gratis oplage

Downloads na registratie (bijv. rapportage van iTunes connect, Android market of eigen CMS etc.)

GEEN HOI METING

N.v.t.

Betaald

2

Gratis (inclusief registratie)

3

Gratis (zonder registratie)

M1.1 en M1.2 Betaalde abonnementen (standaard- en actieprijs) Stel (aan de hand van de colofon van de titel) vast wat de standaard abonnementsprijs is (jaarabonnement per automatische incasso).  Stel vast wat de combinatieprijs is voor een abonnement op een printtitel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie. Afwijkingen in betaalwijze of betaalfrequentie dienen niet te worden meegenomen in het vaststellen van deze prijs.  Vraag een specificatie op van alle (combinatie) abonnementen per categorie (M1.1, M1.2 en M2.1) met daarop de naam, soort abonnement (print only, combi print+replica, digital only), periode (=looptijd) en gehanteerde abon­nementsprijs.  Stel vast of er sprake is van abonnementen in combinatie met een andere titel. Stel hierbij vast wat de combinatieprijs en afzonderlijke standaardprijzen zijn van de titels in het pakket.  Stel vast of er sprake is van leveringen van meer dan drie exemplaren van één edi­tie van de titel aan één leveringsadres. Dit kunnen betaalde meervoudige abonnementen (zie M1.7) of overige (betaalde) oplage (zie M3.1, M3.2) betreffen. Zie HOI handleiding magazines hoofdstuk 4.4 voor de classificatie van bulkleveringen.  Stel vast dat de abonnementen in de juiste categorie zijn verantwoord:  M1.1 Betaalde abonnementen tegen standaardprijs => abo prijs ≥ 50% van stan­daard abonnementsprijs.  M1.2 Betaalde abonnementen tegen actieprijs => abo prijs ≥ 25% van standaard abon­nementsprijs en abo prijs < 50% van de standaard abonnementsprijs.  M2.2 Gerichte gratis oplage => abo prijs < 25% van standaard abonnementsprijs. 

Werkprogramma Magazines

17

Copro 14168

Stel vast dat deelabonnementen op magazines worden meegenomen in M1.1, M1.2 en/of M2.2 voor het relatieve aandeel ten opzichte van een regulier abonnement.  Stel vast dat lidmaatschapsabonnementen niet worden verantwoord in categorie M1.1, M1.2 en/of M2.2, maar in categorie M1.4.  Stel vast dat een abonnement combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar zijn verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (M1.1/M1.2/M2.1). Basis voor de HOI classificatie is de Combinatieprijs van print + digitaal replica. Zie HOI handleiding magazines hoofdstuk 4.3 voor digitale publicaties replica en non-replica. Belangrijke voorwaarde is dat het abonnement op print en op de digitale replica betrekking heeft op dezelfde edities. Een abonnement waarbij de edities om en om via print en digitaal worden verspreid, kunnen NIET in de kolom combi print+digitaal replica gerapporteerd worden maar dienen om en om bij print only en digital only meegeteld te worden.  Stel vast dat abonnementen op alleen digitale publicaties replica of non-replica in de kolom digital only replica/digital only non-replica zijn verantwoord. Bij digital only non-replica is er geen onderscheid tussen adviesprijs en actieprijs.  Stel vast dat in geval van non-replica (M1.1) de abonnementen zijn afgenomen tegen een abonnementsprijs van € 0,50 x het aantal edities in de abonnementsperiode.  Voor gratis exemplaren in het kader van een abonnementsaanbieding moet het aan­tal gratis exemplaren worden beschouwd als korting op het reguliere abonne­ment. Stel vast dat betreffende abonnementen in de juiste categorie (M1.1, M1.2 of M2.2) worden opgenomen, de gratis exemplaren als korting in ogenschouw genomen.  De door de uitgever ongevraagd meegestuurde extra print exemplaren van dezelfde editie van een titel kun­nen nooit onder abonnementen worden verantwoord. Dergelijke exemplaren dienen verantwoord te worden als M2.2 gerichte gratis oplage.  Stel vast dat in geval van het uitblijven van betaling (betalingsachterstand) betreffende oplage alleen dan als abonnement is verantwoord indien de betalingsachterstand niet meer dan drie maanden bedraagt na afloop van de abonnementsperiode. De facturatiedatum is aldus niet van belang. Indien de betalingsachterstand langer is dan genoemde drie maanden dient betreffende oplage met terugwerkende kracht te worden verantwoord als gerichte gratis oplage (M2.2).  Stel vast dat abonnementen die onderdeel vormen van een barterdeal zijn verantwoord in categorie M1.2 betaalde abonnementen (actieprijs).  Digitale titels aangeboden via het zogenaamde “all you can read” concept, voor een vast bedrag onbeperkt toegang tot diverse digitale titels in een digitale kiosk, kunnen gerapporteerd worden.  Stel bij “all you can read” op basis van een toerekening van de pakketprijs (pakketberekening) de prijs per titel vast.  Relateer de toegerekende prijs aan de adviesprijs voor losse verkoop.  De daadwerkelijke downloads door de “all you can read” gebruiker zijn vervolgens de basis voor de HOI rapportage. 

M1.3 Lidmaatschapsabonnementen  Vraag een specificatie op van alle lidmaatschapsabonnementen met daarop de NAW-gegevens van de abonnee, soort abonnement en periode (=looptijd) en ge­hanteerde abonnementsprijs.  Stel vast dat voor betreffende abonnementsvorm de verspreiding onverbrekelijk sa­menhangend is met het lidmaatschap van een niet-commerciële vereniging of orga­nisatie.  Maak op basis van risicoanalyse en statische steekproeftechnieken een selectie van een aantal lidmaatschapsabonnementen.  Stel voor de geselecteerde abonnementen vast dat niet sprake is van een gratis abon­nement. Het abonnementsgeld mag onderdeel uitmaken van de contributie­gelden. Het abonnement/contributiegeld moet zijn betaald door de individuele leden of de werkgever van de leden en mag niet zijn betaald door de exploitant of de uitgever.  Digitale lidmaatschapsabonnementen van combi print + replica, replica en non-replica kunnen tevens in de categorie M1.3 gerapporteerd worden. M1.4 Leesportefeuilles + Leestafels De categorie leesportefeuilles + leestafels is zodanig geformuleerd dat alleen oplage verspreid in echte leesportefeuilles en binnen het leestafelconcept hieronder verant­woord mogen worden. De overeenkomst tussen de uitgever en de leesportefeuille- en/of leestafelexploitant is hierbij essentieel. Zogenaamde hotelexemplaren kunnen dus niet in deze categorie worden verantwoord, maar dienen verantwoord te worden in categorie 3 totaal overige oplage. Tweede uitzet (retouren) binnen het leesportefeuilles en leestafelconcept mogen in deze categorie (M1.4) verantwoord worden.  Stel vast dat oplage verantwoord onder M1.4 voldoet aan de definities van het leespor­tefeuilleconcept of het leestafelconcept (zie onder andere definities alge­meen uit de HOI handleiding). Beoordeel dit aan de hand van de overeen­komst tussen de uitgever en de leesportefeuille/leestafelexploitant.  Neem de overeenkomsten tussen de uitgever en de leesportefeuille-/leestafelexploitanten op in het controledossier en stel vast dat de overeenkomsten volledig voldoen aan de eisen zoals gesteld in de HOI handleiding.

Werkprogramma Magazines

18

Copro 14168

Stel op basis van de overeenkomst tussen de uitgever en de exploitanten vast dat de exploitant de titels tegen betaling afzet aan zijn afnemers. Het mag niet zo zijn dat de exploitant of de uitgever de afnemers betaalt voor het beschikbaar stellen van de exemplaren aan de eindgebruikers. Stel dit laatste vast.  Stel vast dat de prijs waartegen de titel geleverd is aan de leesportefeuille- of leesta­felexploitant tenminste 25% van de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop bedraagt (dit bedrag dient ontvangen te zijn door de uitgever), of.  Stel vast dat voor de exemplaren geleverd aan een leestafelexploitant de exploitant tenminste 25% van de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop bedraagt van haar afnemers ontvangt. Hierbij dient door de leestafelexploitant een toerekening van de pakketprijs aan de in de pakketten opgenomen titel op te kun­nen leveren. Deze toegerekende prijs dient vergeleken te worden met de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop.  Oplage in leestafels/leesportefeuilles die onderdeel uitmaakt van een barterdeal dient aan het minimum prijscriterium van 25% te voldoen, waarbij de waarde van de barterdeal ‘at arms lenght’ dient te worden vastgesteld. Stel dit vast.  Door uitgevers in bulk afgeleverde exemplaren van één titel bij organisaties, zoals exemplaren niet bestemd voor een leestafel bij een hotel (exemplaren t.b.v. hotel­kamers mogen expliciet niet worden meegenomen onder M1.4) maar moeten verantwoord worden in categorie 3 totaal overige op­lage.  Digitale leesportefeuilles van combi print + replica, replica en non-replica kunnen tevens in de categorie M1.3 gerapporteerd worden. 

M1.5 en M1.6 Losse verkoop (advies- en actieprijs) Voor de exemplaren te verantwoorden als losse verkoop geldt het economisch principe dat indien betaald wordt voor een (digitaal) exemplaar deze ook verkocht zal zijn en bij de eind­gebruiker terecht zal zijn gekomen. Met andere woorden; alle door de aangegeven grossiers onder detaillisten verspreide exemplaren, onder aftrek van retouren mo­gen worden verantwoord, aangezien detaillisten/verkooppunten alleen de ontvangen exemplaren -/- re­touren hoeven af te rekenen en zij een financieel nadeel hebben indien exemplaren die niet verkocht zijn niet worden geretourneerd. Rechtstreekse leveringen aan detaillisten dienen te zijn bestemd voor verdere verkoop door de detaillisten en mogen slechts onder voorwaarden als losse verkoop wor­den verantwoord. Voor leveringen aan detaillisten via in de HOI handleiding genoemde grossiers, kan gesteund worden op de opgaven van Aldipress, Betapress, MailMerge, IMA Press, Logipress, AMP en Van Gelderen, indien geleverd is met recht van retour en de re­touren voldoende bekend zijn. Indien door een uitgever een andere dan genoemde grossiers wordt gebruikt, dient betreffende verspreider ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd. HOI zal vervolgens een uitspraak doen om de betreffende verspreider al dan niet als grossier te beschouwen. Indien door een uitgever rechtstreeks wordt geleverd aan detail­listen met als doel doorverkoop aan de eindge­bruikers dienen de detail­listen per editie een opgave te doen van de door hen inge­kochte aantallen en geretour­neerde aantallen. In geval deze opgaven niet beschikbaar zijn en/of geen sprake is van recht van retour dient betreffende oplage verantwoord te worden als overige oplage (categorie M3.1/M3.2). Losse verkopen print die niet met recht op retour worden geleverd, zogenaamde losse ver­koop bruto, dienen verantwoord te worden als overige oplage (categorie M3.1/M3.2). Rechtstreeks door de uitgever aan eindgebruikers geleverde en betaalde exemplaren, veelal betaalde nabestellingen, mogen eveneens als losse verkoop worden verantwoord. De geldstroom en de goederenbeweging voor betref­fende exemplaren moeten door de accountant gevolgd kunnen worden. Tweede uitzet (retouren) bij betaalde magazinepakketten kan alleen gerapporteerd worden in categorie 3 ‘Overige oplage’. Verspreiding van digitale magazines (replica’s en non-replica’s) via pc/laptop en/of Apple-, Android verkoopplatformen mogen eveneens als losse verkoop verantwoord worden. De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.  Stel aan de hand van de colofon/cover/tariefkaart vast wat de reguliere standaard adviesprijs (coverprijs) is.  Stel vast wat bij de printtitel de reguliere inkoopprijs voor de grossiers is (prijs waarvoor de exempla­ren door de uitgever aan de grossiers wordt geleverd).  Vraag een specificatie van de losse verkoop netto tegen adviesprijs en tegen actie­prijs per editie op.  Stel vast dat de losse verkopen via de in de HOI handleiding genoemde grossiers met recht van retour aan de detaillisten is geleverd (contractueel), dan wel rechtstreeks door de uitgever aan de eindgebruiker zijn geleverd.

Werkprogramma Magazines

19

Copro 14168

Stel in geval van levering rechtstreeks aan de detaillist vast dat contrac­tueel het recht van retour alsmede het doel van de leveringen, verdere ver­koop door de detaillist aan de eindgebruiker, is vastgelegd.  Stel vast dat retouren voldoende bekend zijn. Indien de grossier de retouren nog niet heeft opgegeven dient betreffende editie voor alle categorieën inclusief eventuele digitale replica overgeheveld te worden naar de volgende HOI verantwoordingsperiode.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen print aansluiten op de bruto verspreide aantallen zoals opgegeven door genoemde grossiers -/- de retouren zoals opgege­ven door genoemde grossiers.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen aansluiten op de opgaven van de detaillisten inzake de bruto verspreide aantallen -/- de retouren.  Stel vast dat oplage betrokken bij een barterdeal is verantwoord in categorie M1.6 losse verkoop (actie­prijs).  Indien de losse verkopen rechtstreeks via de detaillisten (tegen adviesprijs + tegen actieprijs) op kwartaalbasis hoger is dan 5% van de totaal verspreide oplage dient het jaargemiddelde van de via de detaillist netto verkochte aantallen door de ac­countant van de detaillist gecontroleerd en gecertificeerd te worden.  Stel vast of de rechtstreekse leveringen via detaillisten op kwartaalbasis hoger zijn dan 5% van de totaal verspreide oplage.  Stel vast of betreffende aantallen, indien hoger dan 5%, door de accountant van de detaillist zijn voorzien van een goedkeurend assurance-rapport. Indien geen goed­keurend assurance-rapport kan worden overlegd dient betreffende op­lage verant­woord te worden in categorie 3 overige oplage. 

In het geval de grossiers een standaardpercentage aan korting/verspreidingsvergoeding krijgen dan betekent dit dat indien er sprake is van een actieprijs de uitgevers de actie voor zijn rekening neemt. De standaardprijs wordt in een dergelijk geval voor een aantal edities lager gesteld dan de standaardprijs. Ongeacht de regeling met de grossier dient betreffende losse verkoop netto (<50%) als actieprijs verantwoord te worden. Indien de stan­daardprijs voor een editie lager dan 25% van de reguliere stan­daard adviesprijs wordt gesteld, of in geval van non-replica lager dan €0,50 per editie wordt gesteld dient betreffende losse verkoop als M2.2 gerichte gratis op­lage te worden verantwoord.  Stel vast dat print oplage verantwoord in categorie M1.5 losse verkoop (adviesprijs) aan de grossiers is geleverd tegen minimaal 50% van de reguliere inkoopprijs van de grossiers.  Stel vast dat print oplage verantwoord in categorie M1.6 losse verkoop (actieprijs) aan de grossiers is geleverd tegen minimaal 25% en maximaal 50% van de reguliere in­koopprijs van de grossiers.  Stel van de rechtstreekse leveringen door de uitgever aan eindgebruikers vast, dat hier daadwerkelijk sprake is van rechtstreekse leveringen door de uitgever waar door de afnemer voor wordt betaald (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie M1.5, M1.6 of M2.2).  Stel vast dat bij verspreiding van digitale publicaties (replica’s en/of non-replica’s) de afnemer voor de digitale publicatie heeft betaald. Hierbij kan gesteund worden op de financiële administratie. De verkoopprijs is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.  Stel vast dat de afnemer gerechtigd is om de digitale publicatie te downloaden/te ontvangen. Hierbij kan gesteund worden op download rapportages van het betreffende verkoopplatform of eventuele verzonden vouchers. (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie M1.5, M1.6 of M2.2).  Stel vast dat een losse verkoop van een combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde editie en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar is verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (M1.5/M1.6/M2.2). In geval van verantwoording in de combinatiekolom dient de losse verkoop betrekking te hebben op dezelfde verschijningsdagen. M1.7 Betaalde meervoudige abonnementen De meervoudige abonnementen betreft reguliere betaalde levering van meer dan 3 exem­plaren van één editie van één titel aan één adres.  Stel vast dat de als meervoudige abonnementen verantwoorde exemplaren voldoen aan de definitie voor meervoudige abonnementen zie HOI handleiding magazines hoofdstuk 4.4.  Stel vast dat sprake is van bulkleveringen;  Stel vast dat geleverd is tegen een tarief hoger dan of gelijk aan 25% van de ad­viesprijs/standaardabonnementsprijs en in geval van digitale non-replica minimaal geleverd is tegen €0,50 x het aantal edities in de abonnementsperiode;  Stel vast dat de verschijningsfrequentie aan de minimumvoorwaarde zoals opge­nomen in de HOI handleiding magazines hoofdstuk 4.4 voldoet. Indien niet aan alle criteria wordt voldaan dient betreffende oplage verantwoord te wor­den als overige oplage (M3.1/ M3.2). Gratis bulkleveringen van digitale replica (<25% standaard abonnementsprijs) en non-replica (< €0,50 x het aantal edities) kunnen NIET in de HOI rapportage worden opgenomen.

Werkprogramma Magazines

20

Copro 14168

Gratis gerichte oplage Van de gratis gerichte oplage dient bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ont­vangen. M2.1 Controlled Circulation Voor controlled circulation zal de accountant moeten vaststellen of aan de specifieke voorwaarden van deze categorie wordt voldaan. Alleen indien voor alle verantwoorde eindgebruikers een geldige wilsverklaring kan worden overlegd mogen deze (digitale) exemplaren worden verantwoord. De wilsverklaring dient gegevens te bevatten die duidelijk maken dat hij tot de doelgroep behoort. Op de tariefkaart van de titel moet een doelgroep­om­schrijving zijn opgenomen en op de ondertekende wilsverklaringen moet de afne­mer verklaren dat hij tot deze doelgroep behoort. Als alternatief voor het fysiek onderteke­nen van de wilsverklaring kan een gepersonaliseerde vraag gesteld worden, waarvan het antwoord door de uitgever wordt geregistreerd of d.m.v. het verzenden van een digitale activeringscode na het aanvragen van het CC-abonnement. De accountant moet de be­tref­fende gepersonaliseerde vraag en registraties d.m.v. activeringscode kunnen verifiëren. De gepersonaliseerde vraag en activeringscode vervangt de onder­teke­ning van de wilsverklaring, maar vervangt niet de wilsverklaring zelf.  Vraag een specificatie op van alle controlled circulation abonnementen met daarop de NAW-gegevens van de abonnee, soort abonnement en periode (=looptijd) en de datum van de wilsverklaring.  Stel vast dat op de tariefkaart een doelgroepomschrijving is opgenomen. Indien deze doelgroepomschrijving ontbreekt dient betreffende oplage verantwoord te worden als M2.2 gerichte gratis oplage.  Voer een statistische steekproef uit op de CC-abonnementen en stel vast dat wilsver­klaringen aanwezig zijn en dat deze voldoen aan de voorwaarden (doelgroep­omschrijving conform tariefkaart, abonnee verklaart te behoren tot de doel­groep en dat hij de titel wenst te ontvangen).  Stel vast dat de wilsverklaring ondertekend is door de abonnee. Eventueel kan de ondertekening vervangen zijn door de beantwoording van een gepersonaliseerde vraag en/of digitale activeringscode.  Stel vast dat de wilsverklaring gedurende de abonnementsperiode geldig is ge­weest (maximaal 3 jaar oud).  Indien een wilsverklaring gedurende de abonnementsperiode verouderd is en niet is vernieuwd, kan het betreffende CC-abbonnement slechts meetellen voor de periode waarvoor de wilsverklaring geldig was. De periode daarna is sprake van M2.2 gerichte gratis oplage. Dit geldt eveneens voor abonnees waarvan geen geldige wilsverklaring kan worden overlegd.  Stel in geval van digitale controlled circulation vast dat naast de (digitale) geldige wilsverklaring ook sprake is van een digitale aflevering/download bij de CC abonnee (dmv. Downloadrapportages). Digitale CC verspreiding waarvan download rapportage ontbreekt kunnen niet in de HOI rapportage worden opgenomen. M2.2 Gerichte gratis oplage Gerichte gratis oplage betreft gratis verspreiding naar individuele eindgebruikers (max 1 exemplaar per eindgebruiker). Het in bulk toesturen van de titel aan één adres is aldus alleen mogelijk als op het betref­fende adres meerdere eindgebruikers zijn en in de adressering door of namens de uitgever de namen van deze eindge­bruikers zijn opgenomen.  Vraag een specificatie op van alle gerichte gratis oplage print per editie met de NAW-gege­vens van de ontvanger.  Stel vast dat van alle als print gerichte gratis oplage verantwoorde exemplaren de NAW-gegevens van de ontvanger beschikbaar zijn bij de uitgever.  Stel vast dat betreffende oplage daadwerkelijk is verzonden (maximaal 1 exemplaar per eindgebruiker). Bijvoorbeeld aan de hand van verzendnota’s.  Stel vast dat verspreiding in bulk en naleveringen niet zijn verantwoord als gerichte gratis oplage. Bewijsnummers worden tevens als gerichte gratis verspreiding verantwoord. Een be­wijsnummer betreft maximaal 1 print exemplaar en/of 1 digitaal exemplaar per advertentie. Indien aan een adverteerder meerdere print en of digitale bewijsnummers worden verzonden, dan wordt 1 exemplaar als bewijsnummer gezien en verantwoord als M2.2 gerichte gratis oplage en de overige exemplaren als M3.2 overige gratis oplage, aangezien dit gratis bulkverspreiding betreft. Vraag een downloadrapportage op van alle digitale gerichte gratis oplage per editie. Bij digitale publicaties zullen de NAW-gege­vens van de eindgebruiker niet altijd bij de uitgever bekend zijn. Bij digitale publicaties via verkoopkanalen als Apple App Store en Android Market heeft de uitgever echter wel beschikking over softwaretools die de bewijslast ten aanzien van het aantal downloads en eventuele geldstroom (in geval van betaling < 25%) van gerichte gratis oplage kunnen aantonen. Bij gratis verspreiding (pullmethode) via PC’s/browsers dient de digitale publicatie (replica/ non-replica) afgeschermd te zijn en dient tevens een download rapportage beschikbaar te zijn van de ontvanger.  Stel vast dat bij digitale verspreiding via de browser alleen de downloads na registratie (pull methode) zijn opgenomen in de oplagerapportage. Er mag geen sprake zijn van push methode zonder registratie of publiekelijke beschikbare downloads zonder voorafgaande registratie van de eindgebruiker.  Stel aan de hand van download rapportages voor Apple en Android verkoopplatformen, en download rapportages via browser het gemiddelde aantal downloads per editie vast. 

Werkprogramma Magazines

21

Copro 14168



Indien door de uitgever een andere dan de genoemde verspreidingsplatformen wordt gebruikt, dient deze ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd.

Online nieuwsbrieven  Stel vast of de online nieuwsbrief voldoet aan de voorwaarden van non-replica.  Stel vast of er sprake is van gratis online nieuwsbrieven (non-replica).  Vraag een specificatie op van de verzonden online nieuwsbrieven, het aantal verzonden nieuwsbrieven per editie en het aantal hard bounces per editie.  Neem een voorbeeld van een online nieuwsbrief op in het dossier  Stel op basis van de verzendrapportage vast dat bij online nieuwsbrieven het totaal verzonden nieuwsbrieven -/- de hard bounces zijn gerapporteerd als gerichte gratis oplage.  De verspreide aantallen van de online nieuwsbrief dienen op een apart oplageformulier als non-replica gerapporteerd worden. Overige oplage Voor de overige oplage hoeft niet bekend te zijn of de titel de eindgebruiker heeft be­reikt. Het gaat hierbij om de betrouwbaarheid van de bruto geleverde aantallen. Archief­exemplaren en voorraden (al dan niet opgeslagen bij derden) mogen nooit verantwoord worden als oplage. De categorie overige oplage is dan ook GEEN restcategorie. Als ge­volg is vrijwel per definitie de totaal verspreide oplage print lager dan de gedrukte oplage. M3.1 Overige betaalde oplage  Vraag een specificatie op van alle losse verkoop bruto print per editie.  Stel vast dat indien losse verkoop bruto wordt verspreid via de onder losse ver­koop netto genoemde grossiers de verantwoorde oplage aansluit op de opgave van de grossier. Retouren hoeven hierop niet in mindering te worden gebracht.  Stel aan de hand van de gehanteerde inkoopprijs voor de grossier vast dat deze oplage in de juiste categorie wordt weergegeven (M3.1 of M3.2).  Vraag een specificatie op van alle overige betaalde oplage per editie.  Stel aan de hand van de overeenkomst tussen de uitgever en de afnemer en de factuur vast tegen welke prijs hoeveel exemplaren zijn geleverd.  Relateer de prijs per exemplaar waarvoor is geleverd aan de standaard advies­prijs om vast te stellen of de oplage in de juiste categorie is verantwoord (M3.1 of M3.2).  Stel vast dat oplage betrokken bij een barterdeal in geval van magazines verantwoord is in categorie M3.1 Overige betaalde oplage.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combi print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie D3.1 overige betaalde oplage. M3.2 Overige gratis oplage Voor de onbetaalde oplage, met uitzon­dering van gerichte gra­tis oplage, is het voor de uitgever noodzakelijk om te voldoen aan het ‘Proto­col overige gratis oplage’ om betreffende op­lage in categorie M3.2 te mogen verant­woorden. Zie voor het protocol overige gratis oplage pagina 22 in de HOI Handleiding magazines 2014-1. In geval van inkoopprijs < 25%, maar > 0% van de ad­viesprijs volstaat con­trole door middel van het volgen van de maatregelen bij de be­taalde oplage.  Vraag een specificatie op van alle als overige gratis oplage verantwoorde verspreiding per editie.  Stel vast dat het bewijs ten aanzien van de drukoplage voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het protocol overige gratis oplage (pagina 22 van HOI handleiding magazines 2014-1).  Stel de aansluiting vast tussen de totaal gedrukte oplage en de totaal verspreide oplage + niet verspreide oplage.  Verzamel overtuigend bewijs dat betreffende gratis oplage is verspreid EN ontvangen door het laatste distributiepunt (overeenkom­sten, kwijtingdocumentatie, afleverdocumentatie verspreider etc.)  Stel vast dat kwijtingdocumentatie aanwezig is, voldoet aan de eraan te stellen ei­sen volgens het protocol en aansluit op de specificatie van de overige gratis oplage.  Stel vast dat voorraden en archiefexemplaren niet als (overige) oplage zijn verant­woord.  Stel vast dat de categorie overige oplage niet is gebruikt als restcategorie.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combi print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie M3.2 overige gratis oplage. Ondertekening Stel vast dat de jaaropgave (elektronisch) is ondertekend door de uitgever.

Werkprogramma Magazines

22

Vaktijdschriften

Copro 14168

11. VAKTIJDSCHRIFTEN WERKPROGRAMMA GEGEVENSGERICHTE CONTROLE MAATREGELEN In onderstaand werkprogramma zal specifiek worden ingegaan op de controlemaatregelen voor vaktijdschriften. Gerichte oplage In geval van vaktijdschriften print dient voor de betaalde gerichte oplage en de gratis gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ontvangen. Voor de losse verkoop wordt hierbij gesteund op het economisch principe dat afnemers (detaillisten) alleen zullen betalen voor exemplaren indien deze ook daadwer­kelijk door hen zijn doorverkocht. In geval van vaktijdschriften digitale publicatie(s) (replica/non-replica) dient voor de betaalde gerichte oplage bekend te zijn dat de eindgebruiker heeft betaald en gerechtigd is om de digitale publicatie te ontvangen/te downloaden (abonnementen, losse verkoop). De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen. Voor digitale controlled circulation (V2.1) dient naast de (digitale) wilsverklaring ook sprake te zijn van een digitale aflevering/download bij de CC abonnee. Voor digitale gerichte gratis oplage (V2.2) dient bekend te zijn of de eindgebruiker zich heeft geregistreerd (NAW + e-mailadres) EN de exemplaren heeft gedownload. Voor de digitale publicaties via Apple of Android platform kan gesteund worden op de downloadrapportages van het betreffende verkoopplatform. Zie onderstaand schema van digitale verspreiding en de basis voor de HOI rapportage. HOI vormen digitale verspreiding 1

Oplagecategorie

HOI meet

Abonnement

Gerechtigden obv financiele administratie

Losse verkoop

Gerechtigden obv financiele administratie

Controlled circulation

Downloads na wilsverklaring (download rapportage obv iTunes connect, Android market of eigen CMS etc.)

Gerichte gratis oplage

Downloads na registratie (bijv. rapportage van iTunes connect, Android market of eigen CMS etc.)

GEEN HOI METING

N.v.t.

Betaald

2

Gratis (inclusief registratie)

3

Gratis (zonder registratie)

V1.1 Betaalde (meervoudige) abonnementen Stel (aan de hand van de colofon van de titel) vast wat de standaard abonnementsprijs is (jaarabonnement per automatische incasso).  Stel vast wat de combinatieprijs is voor een abonnement op een printtitel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie. Afwijkingen in betaalwijze of betaalfrequentie dienen niet te worden meegenomen in het vaststellen van deze prijs.  Vraag een specificatie op van alle (combinatie) abonnementen per categorie (V1.1 en V2.2) met daarop de naam, soort abonnement (print only, combi print+replica, digital only), periode (=looptijd) en gehanteerde abon­nementsprijs.  Stel vast of er sprake is van abonnementen in combinatie met een andere titel. Stel hierbij vast wat de combinatieprijs en afzonderlijke standaardprijzen zijn van de titels in het pakket.  Stel vast of er sprake is van leveringen van meer dan drie exemplaren van één edi­tie van de titel aan één leveringsadres. Dit kunnen meervoudige abonnementen (zie V1.1 ) of overige (betaalde) oplage (zie V3.1, V3.2) betreffen. Zie HOI handleiding vaktijdschriften hoofdstuk 4.4 voor de classificatie van bulkleveringen.  Stel vast dat sprake is van bulkleveringen.  Stel vast dat in geval van bulklevering de verschijningsfrequentie aan de minimumvoorwaarde zoals opge­nomen in de HOI handleiding vaktijdschriften hoofdstuk 4.4 voldoet.  Indien bij een bulklevering niet aan alle criteria wordt voldaan dient de betreffende oplage verantwoord te wor­den als overige oplage (V3.1/V3.2). Gratis bulkleveringen van digitale replica (<25% standaard abonnementsprijs) en non-replica (< €0,50 x het aantal edities) kunnen niet in de HOI rapportage worden opgenomen.  Stel vast dat de betaalde (meervoudige) abonnementen in de juiste categorie zijn verantwoord:  V1.1 Betaalde (meervoudige) abonnementen => abo prijs ≥ 25% van stan­daard abonnementsprijs.  V2.2 Gerichte gratis oplage => abo prijs < 25% van standaard abonnementsprijs. 

Werkprogramma Vaktijdschriften

23

Copro 14168

Stel vast dat deelabonnementen op vaktijdschriften worden meegenomen in V1.1, en/of V2.2 voor het relatieve aandeel ten opzichte van een regulier abonnement.  Stel vast dat lidmaatschapsabonnementen niet worden verantwoord in categorie V1.1, en/of V2.2, maar in categorie V1.2.  Stel vast dat een abonnement combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde verschijningsdatum en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar zijn verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (V1.1/V2.2). Basis voor de HOI classificatie is de combinatieprijs van print + digitaal replica. Zie HOI handleiding vaktijdschriften hoofdstuk 4.3 voor digitale publicaties replica en non-replica. Belangrijke voorwaarde is dat het abonnement op de print en op de digitale replica betrekking heeft op dezelfde edities. Een abonnement waarbij de edities om en om via print en digitaal worden verspreid, kunnen NIET in de kolom combi print+digitaal replica gerapporteerd worden maar dienen om en om bij print only en digital only meegeteld te worden.  Stel vast dat abonnementen op alleen digitale publicaties replica of non-replica in de kolom digital only replica/digital only non-replica zijn verantwoord.  Stel vast dat in geval van non-replica (V1.1) de abonnementen zijn afgenomen tegen een abonnementsprijs van € 0,50 x het aantal edities in de abonnementsperiode.  Voor gratis exemplaren in het kader van een abonnementsaanbieding moet het aan­tal gratis exemplaren worden beschouwd als korting op het reguliere abonne­ment. Stel vast dat betreffende abonnementen in de juiste categorie (V1.1 of V2.2) worden opgenomen, de gratis exemplaren als korting in ogenschouw genomen.  De door de uitgever ongevraagd meegestuurde extra print exemplaren van dezelfde editie van een titel kun­nen nooit onder abonnementen worden verantwoord. Dergelijke exemplaren dienen verantwoord te worden als V2.2 gerichte gratis oplage.  Stel vast dat in geval van het uitblijven van betaling (betalingsachterstand) betreffende oplage alleen dan als abonnement is verantwoord indien de betalingsachterstand niet meer dan drie maanden bedraagt na afloop van de abonnementsperiode. De facturatiedatum is aldus niet van belang. Indien de betalingsachterstand langer is dan genoemde drie maanden dient betreffende oplage met terugwerkende kracht te worden verantwoord als gerichte gratis oplage (V2.2). 

V1.2 Lidmaatschapsabonnementen  Vraag een specificatie op van alle lidmaatschapsabonnementen met daarop de NAW-gegevens van de abonnee, soort abonnement en periode (=looptijd) en ge­hanteerde abonnementsprijs.  Stel vast dat voor betreffende abonnementsvorm de verspreiding onverbrekelijk sa­menhangend is met het lidmaatschap van een niet-commerciële vereniging of orga­nisatie.  Maak op basis van risicoanalyse en statische steekproeftechnieken een selectie van een aantal lidmaatschapsabonnementen.  Stel voor de geselecteerde abonnementen vast dat niet sprake is van een gratis abon­nement. Het abonnementsgeld mag onderdeel uitmaken van de contributie­gelden. Het abonnement/contributiegeld moet zijn betaald door de individuele leden of de werkgever van de leden en mag niet zijn betaald door de exploitant of de uitgever.  Digitale lidmaatschapsabonnementen van combi print + replica, replica en non-replica kunnen tevens in de categorie V1.2 gerapporteerd worden. V1.3 Leesportefeuilles + Leestafels De categorie leesportefeuilles + leestafels is zodanig geformuleerd dat alleen oplage verspreid in echte leesportefeuilles en binnen het leestafelconcept hieronder verant­woord mogen worden. De overeenkomst tussen de uitgever en de leesportefeuille- en/of leestafelexploitant is hierbij essentieel. Zogenaamde hotelexemplaren kunnen niet in deze categorie worden verantwoord, maar dienen verantwoord te worden in categorie 3 totaal overige oplage. Tweede uitzet (retouren) binnen het leesportefeuilles en leestafelconcept mogen in deze categorie (V1.3) verantwoord worden.  Stel vast dat oplage verantwoord onder V1.3 voldoet aan de definities van het leespor­tefeuilleconcept of het leestafelconcept (zie onder andere Definities alge­meen uit de HOI handleiding). Beoordeel dit aan de hand van de overeen­komst tussen de uitgever en de leesportefeuille/leestafelexploitant.  Neem de overeenkomsten tussen de uitgever en de leesportefeuille-/leestafelexploitanten op in het controledossier en stel vast dat de overeenkomsten volledig voldoen aan de eisen zoals gesteld in de HOI handleiding.  Stel op basis van de overeenkomst tussen de uitgever en de exploitanten vast dat de exploitant de titels tegen betaling afzet aan zijn afnemers. Het mag niet zo zijn dat de exploitant of de uitgever de afnemers betaalt voor het beschikbaar stellen van de exemplaren aan de eindgebruikers.  Stel vast dat de prijs waartegen de titel geleverd is aan de leesportefeuille- of leesta­felexploitant tenminste 25% van de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop bedraagt. Dit bedrag dient ontvangen te zijn door de uitgever, of  Stel vast dat voor de exemplaren geleverd aan een leestafelexploitant de exploitant tenminste 25% van de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop bedraagt van haar afnemers ontvangt. Hierbij dient door de

Werkprogramma Vaktijdschriften

24

Copro 14168

leestafelexploitant een toerekening van de pakketprijs aan de in de pakketten opgenomen titel op te kun­nen leveren. Deze toegerekende prijs dient vergeleken te worden met de reguliere inkoopprijs zoals deze geldt voor de losse verkoop.  Oplage in leestafels/leesportefeuilles die onderdeel uitmaakt van een barterdeal dient aan het minimum prijscriterium van 25% te voldoen, waarbij de waarde van de barterdeal ‘at arms lenght’ dient te worden vastgesteld. Stel dit vast.  Door uitgevers in bulk afgeleverde exemplaren van één titel bij organisaties, zoals exemplaren niet bestemd voor een leestafel bij een hotel (exemplaren t.b.v. hotel­kamers mogen expliciet niet worden meegenomen onder V1.3) maar moeten verantwoord worden in categorie 3 totaal overige op­lage.  Digitale leesportefeuilles van combi print + replica, replica en non-replica kunnen tevens in de categorie V1.3 gerapporteerd worden. V1.4 Losse verkoop Voor de exemplaren te verantwoorden als losse verkoop geldt het economisch principe dat indien betaald wordt voor een (digitaal) exemplaar deze ook verkocht zal zijn en bij de eind­gebruiker terecht zal zijn gekomen. Met andere woorden; alle door de aangegeven grossiers onder detaillisten verspreide exemplaren, onder aftrek van retouren mo­gen worden verantwoord, aangezien detaillisten/verkooppunten alleen de ontvangen exemplaren -/- re­touren hoeven af te rekenen en zij een financieel nadeel hebben indien exemplaren die niet verkocht zijn niet worden geretourneerd. Rechtstreekse leveringen aan detaillisten dienen te zijn bestemd voor verdere verkoop door de detaillisten en mogen slechts onder voorwaarden als losse verkoop wor­den verantwoord. Voor leveringen aan detaillisten via in de HOI handleiding genoemde grossiers, kan gesteund worden op de opgaven van Aldipress, Betapress, MailMerge, IMA Press, Logipress, AMP en Van Gelderen, indien geleverd is met recht van retour en de re­touren voldoende bekend zijn. Indien door een uitgever een andere dan genoemde grossiers wordt gebruikt, dient betreffende verspreider ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd. HOI zal vervolgens een uitspraak doen om de betreffende verspreider al dan niet als grossier te beschouwen. Indien door een uitgever rechtstreeks wordt geleverd aan detail­listen met als doel doorverkoop aan de eindge­bruikers dienen de detail­listen per editie een opgave te doen van de door hen inge­kochte aantallen en geretour­neerde aantallen. In geval deze opgaven niet beschikbaar zijn en/of geen sprake is van recht van retour dient betreffende oplage verantwoord te worden als overige oplage (categorie V3.1/V3.2). Losse verkopen print die niet met recht op retour worden geleverd, zogenaamde losse ver­koop bruto, dienen verantwoord te worden als overige oplage (categorie V3.1/V3.2). Rechtstreeks door de uitgever aan eindgebruikers geleverde en betaalde exemplaren, veelal betaalde nabestellingen, mogen eveneens als losse verkoop worden verantwoord. De geldstroom en de goederenbeweging voor betref­fende exemplaren moeten door de accountant gevolgd kunnen worden. Verspreiding van digitale vaktijdschriften (replica’s en non-replica’s) via pc/laptop en/of Apple-, Android verkoopplatformen mogen eveneens als losse verkoop verantwoord worden. De verkoopprijs van digitale publicaties (replica en non-replica) is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.  Stel aan de hand van de colofon/cover/tariefkaart vast wat de reguliere standaard adviesprijs (coverprijs) is.  Stel vast wat bij de printtitel de reguliere inkoopprijs voor de grossiers is (prijs waarvoor de exempla­ren door de uitgever aan de grossiers wordt geleverd).  Vraag een specificatie van de losse verkoop netto tegen adviesprijs en tegen actie­prijs per editie op.  Stel vast dat de losse verkopen via de in de HOI handleiding genoemde grossiers met recht van retour aan de detaillisten is geleverd (contractueel), dan wel rechtstreeks door de uitgever aan de eindgebruiker zijn geleverd.  Stel in geval van levering rechtstreeks aan de detaillist vast dat contrac­tueel het recht van retour alsmede het doel van de leveringen, verdere ver­koop door de detaillist aan de eindgebruiker, is vastgelegd.  Stel vast dat retouren voldoende bekend zijn. Indien de grossier de retouren nog niet heeft opgegeven dient betreffende editie voor alle categorieën inclusief eventuele digitale replica overgeheveld te worden naar de volgende HOI verantwoordingsperiode.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen print aansluiten op de bruto verspreide aantallen zoals opgegeven door genoemde grossiers -/- de retouren zoals opgege­ven door genoemde grossiers.  Stel vast dat de gespecificeerde losse verkopen aansluiten op de opgaven van de detaillisten inzake de bruto verspreide aantallen -/- de retouren.

Werkprogramma Vaktijdschriften

25

Copro 14168

Indien de losse verkopen rechtstreeks via de detaillisten (tegen adviesprijs + tegen actieprijs) op kwartaalbasis hoger is dan 5% van de totaal verspreide oplage dient het jaargemiddelde van de via de detaillist netto verkochte aantallen door de ac­countant van de detaillist gecontroleerd en gecertificeerd te worden.  Stel vast of de rechtstreekse leveringen via detaillisten op kwartaalbasis hoger zijn dan 5% van de totaal verspreide oplage.  Stel vast of betreffende aantallen, indien hoger dan 5%, door de accountant van de detaillist zijn voorzien van een goedkeurend assurance-rapport. Indien geen goed­keurend assurance-rapport kan worden overlegd dient betreffende op­lage verant­woord te worden in categorie 3 overige oplage. 

In het geval de grossiers een standaardpercentage aan korting/verspreidingsvergoeding krijgen dan betekent dit dat indien er sprake is van een actieprijs de uitgevers de actie voor zijn rekening neemt. De standaardprijs wordt in een dergelijk geval voor een aantal edities lager gesteld dan de standaardprijs. Indien de stan­daardprijs voor een editie lager dan 25% van de reguliere stan­daard adviesprijs wordt gesteld, of in geval van non-replica lager dan €0,50 per editie wordt gesteld dient betreffende losse verkoop als V2.2 gerichte gratis op­lage te worden verantwoord.  Stel vast dat print oplage verantwoord in categorie V1.4 losse verkoop aan de grossiers is geleverd tegen minimaal 25% van de reguliere inkoopprijs van de grossiers.  Stel van de rechtstreekse leveringen door de uitgever aan eindgebruikers vast, dat hier daadwerkelijk sprake is van rechtstreekse leveringen door de uitgever waar door de afnemer voor wordt betaald (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie V1.4 of V2.2).Stel vast dat bij verspreiding van digitale publicaties (replica’s en/of non-replica’s) de afnemer voor de digitale publicatie heeft betaald. Hierbij kan gesteund worden op de financiële administratie. De verkoopprijs is gebaseerd op de verkoopprijs die de uitgever ontvangt, onder aftrek van commissies van verkoopplatformen.  Stel vast dat de afnemer gerechtigd is om de digitale publicatie te downloaden/te ontvangen. Hierbij kan gesteund worden op downloadrapportages van het betreffende verkoopplatform of eventuele verzonden vouchers. (afhankelijk van de gehanteerde prijs is sprake van categorie V1.4 of V2.2).  Stel vast dat een losse verkoop van een combinatie van een print titel + digitale publicatie replica met gelijkluidende naam en dezelfde editie en verschijningsfrequentie als één combinatie exemplaar is verantwoord in de kolom combi print + digitaal replica (V1.4/V2.2). Gratis gerichte oplage Van de gratis gerichte oplage dient bekend te zijn dat de eindgebruiker de titel heeft ont­vangen. V2.1 Controlled Circulation Voor controlled circulation zal de accountant moeten vaststellen of aan de specifieke voorwaarden van deze categorie wordt voldaan. Alleen indien voor alle verantwoorde eindgebruikers een geldige wilsverklaring kan worden overlegd mogen deze (digitale) exemplaren worden verantwoord. De wilsverklaring dient gegevens te bevatten die duidelijk maken dat hij tot de doelgroep behoort. Op de tariefkaart van de titel moet een doelgroep­om­schrijving zijn opgenomen en op de ondertekende wilsverklaringen moet de afne­mer verklaren dat hij tot deze doelgroep behoort. Als alternatief voor het fysiek onderteke­nen van de wilsverklaring kan een gepersonaliseerde vraag gesteld worden, waarvan het antwoord door de uitgever wordt geregistreerd of d.m.v. het verzenden van een digitale activeringscode na het aanvragen van het CC-abonnement. De accountant moet de be­tref­fende gepersonaliseerde vraag en registraties d.m.v. activeringscode kunnen verifiëren. De gepersonaliseerde vraag en activeringscode vervangt de onder­teke­ning van de wilsverklaring, maar vervangt niet de wilsverklaring zelf.  Vraag een specificatie op van alle controlled circulation abonnementen met daarop de NAW-gegevens van de abonnee, soort abonnement en periode (=looptijd) en de datum van de wilsverklaring.  Stel vast dat op de tariefkaart een doelgroepomschrijving is opgenomen. Indien deze doelgroepomschrijving ontbreekt dient betreffende oplage verantwoord te worden als V2.2 gerichte gratis oplage.  Voer een statistische steekproef uit op de CC-abonnementen en stel vast dat wilsver­klaringen aanwezig zijn en dat deze voldoen aan de voorwaarden (doelgroep­omschrijving conform tariefkaart, abonnee verklaart te behoren tot de doel­groep en dat hij de titel wenst te ontvangen).  Stel vast dat de wilsverklaring ondertekend is door de abonnee. Eventueel kan de ondertekening vervangen zijn door de beantwoording van een gepersonaliseerde vraag en/of digitale activeringscode.  Stel vast dat de wilsverklaring gedurende de abonnementsperiode geldig is ge­weest (maximaal 3 jaar oud).  Indien een wilsverklaring gedurende de abonnementsperiode verouderd is en niet is vernieuwd, kan het betreffende CC-abbonnement slechts meetellen voor de periode waarvoor de wilsverklaring geldig was. De periode daarna is sprake van V2.2 gerichte gratis oplage. Dit geldt eveneens voor abonnees waarvan geen geldige wilsverklaring kan worden overlegd.

Werkprogramma Vaktijdschriften

26

Copro 14168



Stel in geval van digitale controlled circulation vast dat naast de (digitale) geldige wilsverklaring ook sprake is van een digitale aflevering/download bij de CC abonnee (dmv. Downloadrapportages). Digitale CC verspreiding waarvan download rapportage ontbreekt kunnen niet in de HOI rapportage worden opgenomen.

V2.2 Gerichte gratis oplage Gerichte gratis oplage betreft gratis verspreiding naar individuele eindgebruikers (maximaal 1 exemplaar per eindgebruiker). Het in bulk toesturen van de titel aan één adres is aldus alleen mogelijk als op het betref­fende adres meerdere eindgebruikers zijn en in de adressering door of namens de uitgever de namen van deze eindge­bruikers zijn opgenomen.  Vraag een specificatie op van alle gerichte gratis oplage print per editie met de NAW-gege­vens van de ontvanger.  Stel vast dat van alle als print gerichte gratis oplage verantwoorde exemplaren de NAW-gegevens van de ontvanger beschikbaar zijn bij de uitgever.  Stel vast dat betreffende oplage daadwerkelijk is verzonden (maximaal 1 exemplaar per eindgebruiker). Bijvoorbeeld aan de hand van verzendnota’s.  Stel vast dat verspreiding in bulk en naleveringen niet zijn verantwoord als gerichte gratis oplage. Bewijsnummers worden tevens als gerichte gratis verspreiding verantwoord. Een be­wijsnummer betreft maximaal 1 print exemplaar en/of 1 digitaal exemplaar per advertentie. Indien aan een adverteerder meerdere print en-of digitale bewijsnummers worden verzonden, dan wordt 1 exemplaar als bewijsnummer gezien en verantwoord als V2.2 gerichte gratis oplage en de overige exemplaren als V3.2 overige gratis oplage, aangezien dit gratis bulkverspreiding betreft. Vraag een downloadrapportage op van alle digitale gerichte gratis oplage per editie. Bij digitale publicaties zullen de NAW-gege­vens van de eindgebruiker niet altijd bij de uitgever bekend zijn. Bij digitale publicaties via verkoopkanalen als Apple App Store en Android Market heeft de uitgever echter wel beschikking over softwaretools die de bewijslast ten aanzien van het aantal downloads en eventuele geldstroom (in geval van betaling < 25%) van gerichte gratis oplage kunnen aantonen. Bij gratis verspreiding (pullmethode) via PC’s/browsers dient de digitale publicatie (replica/ non-replica) afgeschermd te zijn en dient tevens een download rapportage beschikbaar te zijn van de ontvanger.  Stel vast dat bij digitale verspreiding via de browser enkel de downloads na registratie (pull methode) zijn opgenomen in de oplagerapportage. Er mag geen sprake zijn van push methode zonder registratie of publiekelijke beschikbare downloads zonder voorafgaande registratie van de eindgebruiker.  Stel aan de hand van downloadrapportages voor Apple en Android verkoopplatformen, en download rapportages via browser het gemiddelde aantal downloads per editie vast.  Indien door de uitgever een andere dan de genoemde verspreidingsplatformen wordt gebruikt, dient deze ter beoordeling aan HOI te worden voorgelegd. 

Online nieuwsbrieven  Stel vast of de online nieuwsbrief voldoet aan de voorwaarden van non-replica.  Stel vast of er sprake is van gratis online nieuwsbrieven (non-replica).  Vraag een specificatie op van de verzonden online nieuwsbrieven, het aantal verzonden nieuwsbrieven per editie en het aantal hard bounces per editie.  Neem een voorbeeld van een online nieuwsbrief op in het dossier  Stel op basis van de verzendrapportage vast dat bij online nieuwsbrieven het totaal verzonden nieuwsbrieven -/- de hard bounces zijn gerapporteerd als gerichte gratis oplage.  De verspreide aantallen van de online nieuwsbrief moeten op een apart oplageformulier als non-replica gerapporteerd worden. Overige oplage Voor de overige oplage hoeft niet bekend te zijn of de titel de eindgebruiker heeft be­reikt. Het gaat hierbij om de betrouwbaarheid van de bruto geleverde aantallen. Archief­exemplaren en voorraden (al dan niet opgeslagen bij derden) mogen nooit verantwoord worden als oplage. De categorie overige oplage is dan ook GEEN restcategorie. Als ge­volg is vrijwel per definitie de totaal verspreide oplage print lager dan de gedrukte oplage. V3.1 Overige betaalde oplage  Vraag een specificatie op van alle losse verkoop bruto print per editie.  Stel vast dat indien losse verkoop bruto wordt verspreid via de onder losse ver­koop netto genoemde grossiers de verantwoorde oplage aansluit op de opgave van de grossier. Retouren hoeven hierop niet in mindering te worden gebracht.  Stel aan de hand van de gehanteerde inkoopprijs voor de grossier vast dat deze oplage in de juiste categorie wordt weergegeven (V3.1 of V3.2).

Werkprogramma Vaktijdschriften

27

Copro 14168

Vraag een specificatie op van alle overige betaalde oplage per editie. Stel aan de hand van de overeenkomst tussen de uitgever en de afnemer en de factuur vast tegen welke prijs hoeveel exemplaren zijn geleverd.  Relateer de prijs per exemplaar waarvoor is geleverd aan de standaard advies­prijs om vast te stellen of de oplage in de juiste categorie is verantwoord (V3.1 of V3.2).  Stel vast dat oplage betrokken bij een barterdeal in geval van vaktijdschriften verantwoord is in categorie V3.1 Overige betaalde oplage.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combi print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie V3.1 overige betaalde oplage.  

V3.2 Overige gratis oplage Voor de onbetaalde oplage, met uitzon­dering van gerichte gra­tis oplage, is het voor de uitgever noodzakelijk om te voldoen aan het ‘Proto­col overige gratis oplage’ om betreffende op­lage in categorie V3.2 te mogen verantwoorden. Zie voor het protocol overige gratis oplage pagina 20 in de HOI Handleiding vaktijdschriften 2014-1. In geval van inkoopprijs < 25%, maar > 0% van de ad­viesprijs volstaat con­trole door middel van het volgen van de maatregelen bij de be­taalde oplage.  Vraag een specificatie op van alle als overige gratis oplage verantwoorde verspreiding per editie.  Stel vast dat het bewijs ten aanzien van de drukoplage voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het protocol overige gratis oplage (pagina 20 van de HOI handleiding vaktijdschriften 2014-1).  Stel de aansluiting vast tussen de totaal gedrukte oplage en de totaal verspreide oplage + niet verspreide oplage.  Verzamel overtuigend bewijs dat betreffende gratis oplage is verspreid EN ontvangen door het laatste distributiepunt (overeenkom­sten, kwijtingdocumentatie, afleverdocumentatie verspreider etc.).  Stel vast dat kwijtingdocumentatie aanwezig is, voldoet aan de eraan te stellen ei­sen volgens het protocol en aansluit op de specificatie van de overige gratis oplage.  Stel vast dat voorraden en archiefexemplaren niet als (overige) oplage zijn verant­woord.  Stel vast dat de categorie overige oplage niet is gebruikt als restcategorie.  Stel vast dat er geen verspreidingsaantallen van digitale replica, non-replica of combi print + digitaal replica gerapporteerd zijn in categorie V3.2 overige gratis oplage. Ondertekening Stel vast dat de jaaropgave (elektronisch) is ondertekend door de uitgever.

Werkprogramma Vaktijdschriften

28

Bijlage I

Copro 14168

VoorbeelD ASSURANCE-RAPPORT jaaropgave Goedkeurend assurance-rapport HOI 2014 Aan: Opdrachtgever ASSURANCE-RAPPORT HOI 2014 Afgegeven ten behoeve van HOI, Instituut voor Media Auditing Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde opgave betreffende de oplage van de titel [XXXX] van uitgever [XXXX] over de periode 1 januari tot en met 31 decem­ber 2014 de gegevens over de oplage juist weergeeft in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in de HOI handleiding Dagbladen/Magazines/Vaktijdschriften versie 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing. Tevens hebben wij het gebruik van het HOI keurmerk op de tariefkaart van titel [XXXX] onder­zocht. Het bestuur/de directie is verantwoordelijk voor het opstellen van de opgave en het gebruik van het HOI keurmerk op de tariefkaart. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport te verstrekken inzake de opgave en het gebruik van het HOI keurmerk op de tariefkaart. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaron­der Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en be­oordeling van historische financiële informatie’ en het Controleprotocol HOI jaaropgave 2014. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voe­ren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkin­gen van materieel be­lang bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onder­zoek door middel van deelwaarnemingen van rele­vante gege­vens. Tevens hebben wij op [XXXX]3 onderzocht of het HOI keurmerk op de tariefkaart terecht is gebruikt. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en ge­schikt is als basis voor onze oordelen. Oordeel betreffende de opgave Naar ons oordeel geeft de opgave de gege­vens over de oplage van de titel [XXXX] van uitgever [XXXX] over de periode 1 januari tot en met 31 december 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer­in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in de HOI handleiding Dagbladen/Magazines/Vaktijdschriften versie 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing. Oordeel betreffende het gebruik van het HOI keurmerk Naar ons oordeel is van het HOI keur­merk juist/onjuist/geen gebruik4 gemaakt op de tariefkaart 2014 van de titel [XXXX] van uitgever [XXXX] in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in de HOI handleiding. Beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave betreffende de oplage is opgesteld voor HOI Instituut voor Media Auditing met als doel uitgever [XXXX] in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden zoals vastgelegd in de HOI handleiding Dagbladen/Magazines/ Vaktijdschriften versie 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing. Hierdoor is de opgave betreffende de oplage mogelijk niet geschikt voor andere gebruikers. Ons assurance- rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor uitgever [XXXX] en HOI Instituut voor Media Auditing en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant en ondertekening met die naam

3 Datum van het onderzoek door de accountant 4 Kies voor één van de drie mogelijke conclusies. Indien niet het juiste keurmerk is gebruikt, heeft dit geen invloed op de strekking van de conclusie betreffende de opgave.

Bijlage I

29

Bijlage II

Copro 14168

VoorbeelD Letter of representation VERTROUWELIJK [Accountantskantoor] t.a.v. [accountant] [Adres] [vestigingsplaats uitgever, datum] Geachte heer/mevrouw [accountant], Op uw verzoek geven wij u deze bevestiging bij de HOI-oplageverantwoordingen 2014 in het kader van de aan u verleende opdracht tot het controleren van de HOI-oplagever­antwoording van [UITGEVER] over het boekjaar eindigende op 31 december 2014, die gericht is op het afgeven van een assurance-rapport. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de juistheid van de oplageverantwoordin­gen in overeenstemming met de bepalingen zoals weergegeven in de HOI Handleiding Dagbladen/Magazines/Vaktijdschriften versie 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing. Wij hebben de opla­ge­verantwoording conform deze vereisten opgemaakt. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de implementatie en de werking van admi­nistratieve en interne beheersingssystemen die zijn ontworpen ter voorkoming en/of ontdekking van fraude en onjuistheden. Wij hebben u geïnformeerd omtrent alle belang­rijke feiten samenhangend met eventuele fraudes of vermoedelijke fraudes die bij ons bekend zijn en die van invloed kunnen zijn geweest op de HOI-oplageverantwoording. Wij hebben u geïnformeerd omtrent alle bij ons bekende, plaatsgevonden of mogelijke handelingen en/of feiten die moeten worden aangemerkt als in strijd met de HOI handleiding van HOI, Instituut voor Media Auditing en waarvan het effect dient te wor­den meegewogen bij het opstellen van de oplageverantwoording. Wij bevestigen naar ons beste weten het volgende ten aanzien van de oplage-opgave van [titel]. Wij hebben u inzage gegeven in de gehele administratie en de daaraan ten grond­slag liggende gegevens. Wij bevestigen de volledigheid van de verstrekte informatie met betrekking tot de identificatie van verbonden partijen. De oplageverantwoording bevat geen onjuistheden van materieel belang. [Naam uitgever] heeft voldaan aan alle contractuele verplichtingen, alsmede aan de HOI handleiding Dagbladen/ Magazines/Vaktijdschriften versie HOI 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing, die bij niet nakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de oplageverant­woor­ding.

   

De volgende zaken zijn intern op toereikende wijze vastgelegd: a. algemene gegevens voor de titel; b. Oplagerapportage onderverdeeld naar verschijningsvorm (print only, combi print + digitaal replica, digital only replica en digital only non-replica); c. totaal betaalde gerichte oplage; d. totaal gratis gerichte oplage; e. totaal overige oplage; f. niet verspreide oplage. Wij hebben vastgesteld dat er geen bijzondere mutaties dienen te worden doorge­voerd met betrekking tot de verantwoorde oplagecijfers over het jaar 2014.  Wij hebben de verantwoorde oplage in de juiste categorieën op het rapportageformulier verantwoord.  Wij hebben geen voornemens die een invloed van materieel belang zouden kunnen hebben op de verantwoorde oplagecijfers, danwel op de categorie-indeling daarvan.  Wij hebben geen exemplaren verantwoord die volgens de HOI handleiding versie Dagbladen/Magazines/Vaktijdschriften 2014-I van HOI, Instituut voor Media Auditing als voorraad moeten wor­den be­schouwd. Hieronder zijn tevens voorraden aangehouden voor [naam uitge­ver] bij derden.  De titel is economisch eigendom van de uitgever. 

Hoogachtend, [Naam uitgever] namens deze

Bijlage II

30

Bijlage III

31

Instituut voor Media Auditing

Persoonsnaam

Bedrijfsnaam

DIRECTIE*

VERKLARING

OPMERKINGEN

A

B

I Print only Buitenland Combi print + digitaal replica Binnenland D

II Combi print + digitaal replica Buitenland E

jaar

Combi print + Digital digitaal only replica replica Totaal F=D+E G

Datum

H

III Digital only non-replica I=C+F

PRINT TOTAAL J=F+G+H

IV DIGITAL TOTAAL

LET OP: GELIJKTIJDIG MET HET INZENDEN VAN HET FORMULIER DIENT EEN BEWIJSNUMMER MEEGEZONDEN TE WORDEN VAN DE LAATSTE EDITIE WELKE GERAPPORTEERD WORDT IN DE BETREFFENDE PERIODE.

* Let op: directie dient formulier te ondertekenen

Handtekening

C=A+B

Print only Totaal

Postbus 12040, 1100 AA Amsterdam Zuidoost, (020) 661 36 26, [email protected] www.hoi-online.nl Twitter:HOI_online

Betaalde (meervoudige) abonnementen (standaardprijs) Betaalde (meervoudige) abonnementen (actieprijs) Deelabonnementen Losse verkoop netto (adviesprijs) Losse verkoop netto (actieprijs) TOTAAL BETAALDE GERICHTE OPLAGE D2.1 Gerichte gratis oplage TOTAAL GRATIS GERICHTE OPLAGE D3.1 Losse verkoop bruto + Overige betaalde oplage D3.2 Overige gratis oplage TOTAAL OVERIGE OPLAGE TOTAAL VERSPREIDE OPLAGE

D1.1 D1.2 D1.3 D1.4 D1.5

Print only Binnenland

Non-replica verschenen nummers in meetperiode

Print aantal verschenen nummers in meetperiode

GEMIDDELDE aantallen per verschijningsdatum

Non-replica verschijnt .....x per jaar

Print verschijnt ....x per jaar

kwartaal

Print GEMIDDELDE gedrukte oplage per nummer Meetperiode

Titel

Uitgeverij

HOI DAGBLADEN KWARTAALFORMULIER

Bijlage III Copro 14168

Bijlage IV

32

Instituut voor Media Auditing

Persoonsnaam

Bedrijfsnaam

DIRECTIE*

VERKLARING

A

B

I Print only Buitenland Combi print + digitaal replica Binnenland D

II Combi print + digitaal replica Buitenland E

jaar

Combi print + Digital only digitaal replica replica Totaal F=D+E G

Datum

H

III Digital only non-replica I=C+F

PRINT TOTAAL

J=F+G+H

IV DIGITAL TOTAAL

LET OP: GELIJKTIJDIG MET HET INZENDEN VAN HET FORMULIER DIENT EEN BEWIJSNUMMER MEEGEZONDEN TE WORDEN VAN DE LAATSTE EDITIE WELKE GERAPPORTEERD WORDT IN DE BETREFFENDE PERIODE.

* Let op: directie dient formulier te ondertekenen

Handtekening

C=A+B

Print only Totaal

.....x per jaar

Postbus 12040, 1100 AA Amsterdam Zuidoost, (020) 661 36 26, [email protected] www.hoi-online.nl Twitter:HOI_online

Betaalde abonnementen (standaardprijs) Betaalde abonnementen (actieprijs) Lidmaatschapsabonnementen Leesportefeuilles + Leestafels Losse verkoop (adviesprijs) Losse verkoop (actieprijs) Betaalde meervoudige abonnementen TOTAAL BETAALDE GERICHTE OPLAGE Controlled Circulation Gerichte gratis oplage TOTAAL GRATIS GERICHTE OPLAGE Overige betaalde oplage Overige gratis oplage TOTAAL OVERIGE OPLAGE TOTAAL VERSPREIDE OPLAGE

OPMERKINGEN

M3.1 M3.2

M2.1 M2.2

M1.1 M1.2 M1.3 M1.4 M1.5 M1.6 M1.7

Print only Binnenland

Non-replica verschenen nummers in meetperiode

Print aantal verschenen nummers in meetperiode

GEMIDDELDE aantallen per editie/nummer

Non-replica verschijnt

Print verschijnt ....x per jaar

kwartaal

Print GEMIDDELDE gedrukte oplage per nummer Meetperiode

Titel

Uitgeverij

HOI MAGAZINES KWARTAALFORMULIER

Bijlage IV Copro 14168

Bijlage V

33

Instituut voor Media Auditing

Persoonsnaam

Bedrijfsnaam

DIRECTIE*

VERKLARING

A

B

I Print only Buitenland Combi print + digitaal replica Binnenland D

II Combi print + digitaal replica Buitenland E

jaar

Combi print + Digital digitaal only replica replica Totaal F=D+E G

Datum

H

III Digital only non-replica I=C+F

PRINT TOTAAL J=F+G+H

IV DIGITAL TOTAAL

LET OP: GELIJKTIJDIG MET HET INZENDEN VAN HET FORMULIER DIENT EEN BEWIJSNUMMER MEEGEZONDEN TE WORDEN VAN DE LAATSTE EDITIE WELKE GERAPPORTEERD WORDT IN DE BETREFFENDE PERIODE.

* Let op: directie dient formulier te ondertekenen

Handtekening

C=A+B

Print only Totaal

Postbus 12040, 1100 AA Amsterdam Zuidoost, (020) 661 36 26, [email protected] www.hoi-online.nl Twitter:HOI_online

Betaalde (meervoudige) abonnementen Lidmaatschapsabonnementen Leesportefeuilles + Leestafels Losse verkoop TOTAAL BETAALDE GERICHTE OPLAGE Controlled Circulation Gerichte gratis oplage TOTAAL GRATIS GERICHTE OPLAGE Overige betaalde oplage Overige gratis oplage TOTAAL OVERIGE OPLAGE TOTAAL VERSPREIDE OPLAGE

OPMERKINGEN

V3.1 V3.2

V2.1 V2.2

V1.1 V1.2 V1.3 V1.4

Print only Binnenland

Non-replica verschenen nummers in meetperiode

Print aantal verschenen nummers in meetperiode

GEMIDDELDE aantallen per editie/nummer

Non-replica verschijnt .....x per jaar

Print verschijnt ....x per jaar

kwartaal

Print GEMIDDELDE gedrukte oplage per nummer Meetperiode

Titel

Uitgeverij

HOI VAKTIJDSCHRIFTEN KWARTAALFORMULIER

Bijlage V Copro 14168

Copro 14168

Copro 14168

Copro 14168

Copro 14168

HOI, INSTITUUT VOOR MEDIA AUDITING

Copro 14168

Postbus 12040, 1100 AA Amsterdam Zuidoost, (020) 661 36 26 [email protected] www.hoi-online.nl Twitter:HOI_online