HOGYAN ARCHIVÁLJUNK ELEKTRONIKUS IRATOKAT?

B U D A P E S T I

Ü G Y V É D I

K A M A R A

HONLAP

HOGYAN ARCHIVÁLJUNK ELEKTRONIKUS IRATOKAT? TÁJÉKOZTATÓ ÉS ÚTMUTATÓ ÜGYVÉDEKNEK, GYAKORLATI SZEMMEL 2010. ÁPRILIS 26. Készítette: dr. Homoki Péter ügyvéd, a Budapesti Ügyvédi Kamara informatikai biztosa TARTALOM Hogyan archiváljunk elektronikus iratokat?...............................................................................1 1. Bevezetés ............................................................................................................................2 2. Várható változások az elektronikus archiválási kötelezettség alá eső iratok körében: az új elektronikus eljárások és azok archiválása .................................................................................2 3. Miért kell(ene) az elektronikus cégbírósági iratokat archiválni? .......................................5 4. Mennyi ideig őrizzük meg mi magunk az iratokat? ...........................................................6 5. Hogyan archiváljunk minősített archiválási szolgáltató igénybevételével? .......................9 6. Miként archiváljunk, ha nem kíván az ügyvéd minősített archiválási szolgáltatót igénybe venni? .......................................................................................................................................11 7. Mikor archiváljunk? .........................................................................................................24 8. Az olvashatóság, értelmezhetőség biztosítása ..................................................................29 9. Ami nem változott – mit jelent az archiválási kötelezettség és miért kell archiválnunk? 29

A Budapesti Ügyvédi Kamara ezt az iratot nem saját „hivatalos” álláspontjaként, hanem a jogi hivatásrendeket, különösen az ügyvédséget érintő archiválási, ezen belül elektronikus archiválási feladatokat ismertető és szakmai vélemény-elemeket is tartalmazó tanulmányként teszi közzé. A piacon működő szolgáltatók tevékenységének konkrét megismerését követően, illetve a szabályozás esetleges változásai nyomán időről-időre frissítjük az iratot. Az egyes szolgáltatók az itt írtakat nem értelmezhetik akként, hogy a Budapesti Ügyvédi Kamara a szolgáltatásokat bevizsgálta, azokat minősítette, „akkreditálta” az egyes szolgáltatásokat, esetleg szolgáltatókat ajánl, vagy nem ajánl.

H 1055 Budapest, Szalay u. 7. E mail: [email protected] Tel.: +36 1 353 0155 Fax: +36 1 332 1385 w.w.w.bpbar.hu

BUDAPESTI ÜGYVÉDI KAMARA

1. BEVEZETÉS A kamara felkérésére 2009 ben készítettem egy tájékoztatót "Elektronikus archiválás, általános tájékoztató és vitairat" címmel, 1 amelyben részletesen körbejártam az elektronikus iratok archiválásával kapcsolatos jogszabályi hátteret, valamint bizonyos gyakorlati tanácsokat is megpróbáltam adni az archiválási kötelezettség teljesítése kapcsán. Az eltelt egy év alatt azonban e tárgykörben sok izgalmas újdonság jelent meg, illetve e téren mi ügyvédek sok új, értékes tapasztalatot szereztünk. Mindemiatt e 2009. évi tájékoztató számos része (különösen a 6. fejezete) pontatlanná, elavulttá vált, így időszerű volt a tájékoztatót újraírni. Megváltoztak a hangsúlyok abban is, hogy mire érdemes egy tájékoztatónak kitérnie, hiszen a 2008. év végéhez, 2009. elejéhez képest jóval több piaci szolgáltató jelent meg, az érdeklődő kollégák pedig számos oktatáson, bemutatón vehettek részt, így már nem ugyanazok a gyakorlati kérdések, mint tavaly év elején. Emiatt a jelenlegi tájékoztató szerkezete eltér a tavalyiétól, de tartalmilag többé kevésbé ugyanazt a kérdéskört lefedi. A korábbi tárgykörön túlmutatva elkerülhetetlennek tűnt, hogy az ügyvédi iratok megőrzésével kapcsolatos, az elektronikus iratoktól független szabályozást is részletesebben vizsgáljam, és önszorgalomból arra is javaslatokat tegyek, hiszen nyilvánvaló: nem lehet az elektronikus archiválás kérdéskörét rendbe tenni, ha a papír alapú iratok megőrzésének kérdése nincsen rendben. 2. VÁRHATÓ VÁLTOZÁSOK AZ ELEKTRONIKUS ARCHIVÁLÁSI KÖTELEZETTSÉG ALÁ ESŐ IRATOK KÖRÉBEN: AZ ÚJ ELEKTRONIKUS ELJÁRÁSOK ÉS AZOK ARCHIVÁLÁSA 2.1.

Új elektronikus eljárások

Mint bizonyára minden kolléga hallott róla, 2010. nyarától két jelentős új területen is kötelezővé válik az ügyvédek számára az elektronikus ügyintézés: az egyik az elektronikus fizetési meghagyás eljárása 2010. június 1 jétől (2009. évi L. törvény a fizetési meghagyásos eljárásról), ahol az ügyvédek kevés kivételtől eltekintve csak elektronikusan járhatnak majd el. A másik terület 2010. július 1 jétől a megyei bíróságok elsőfokú hatáskörébe tartozó, vállalkozások egymás közötti perei ("e per"), ahol kizárólag jogi képviselettel és kizárólag elektronikus úton lehet majd eljárni (Pp. 73/A. § (1) bekezdés b) pontja és 394/B. §) 2011. július elsejétől ez a kör elviekben annyiban bővül, hogy minden ügyben, ahol a peres felek jogi képviselővel járnak el, csak elektronikus úton járhatnak majd el a bíróság előtt az ügyvédek. 2.2.

Az e-fizetési meghagyás közjegyzői eljárása

A jogszabály szerint az e fizetési meghagyás körében az ügyvédek dönthetnek abban, hogy a fizetési meghagyást a cégbírósági eljárásban megszokotthoz hasonló módon, minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva, a Magyar 1

Lásd http://www.bpugyvedikamara.hu/download.php?id=40623.

2/31


Országos Közjegyzői Kamara által biztosított elektronikus felületen kívánják e beadni, vagy az adóbevallások körében már ismert bejelentkezést követően a magyarorszag.hu n (azaz az állam által biztosított informatikai szolgáltatáson, az állami elektronikus kézbesítési szolgáltató útján). Ez a jogszabályból ismert választási lehetőség azonban úgy tűnik, hogy egyelőre csak papíron létezik, mert a MOKK által közzétett tájékoztató szerint 2010. június 1 jétől az állami elektronikus kézbesítési szolgáltatót használó, az ügyfélkapus azonosítást követő beadásra még nem lesz lehetőség.2 Egyelőre úgy tűnik, csak a MOKK saját fejlesztésű rendszerén lehet majd beadni a fizetési meghagyásokat, ami egy MOKK által biztosított internetes űrlap böngészőn keresztüli kitöltését és a böngésző által meghívott modul általi elektronikus aláírását jelenti. A rendelkezésre álló információk alapján úgy tűnik, hogy az internetes űrlap kitöltéséhez az ügyvédnek előbb majd be kell lépnie a MOKK rendszerébe, ezt követően kell az űrlap tartalmát ott helyben kitöltenie, majd aláírnia és időbélyegeznie. Az ügyvéd elektronikusan aláírt irathoz először a beadás visszaigazolásában fog hozzájutni, de a MOKK rendszere által feltehetően e felületre kézbesített közjegyzői végzés is elektronikusan aláírt és időbélyegzett végzés lesz. Mindent egybevetve, az elektronikus fizetési meghagyás területén is olyan új, elektronikusan aláírt iratok fognak keletkezni, amelyeket az ügyvédnek olyan módon kell elektronikusan archiválnia, hogy az akták (végzések, beadványok) elektronikus aláírásának (beleértve az időbélyegzéseinek) érvényességét hosszú évek után is bizonyítani tudja. Hiába lesz meg minden aláírt akta a közjegyzőknél is, ennek ténye a papír alapú iratokhoz hasonlóan itt sem mentesíti az ügyvédet az iratainak megőrzése alól – erről részletesebben lásd a 3. pontban. Ehhez fontos kiegészítés, hogy ellentétben a cégnyilvántartással, itt nincsen olyan közhiteles, elektronikusan is elérhető nyilvántartás, ahonnan bármikor elviekben le tudjuk tölteni az elveszített iratokat. Ráadásul ezekben az eljárásokban az ügyvéd a cégbírósági eljáráshoz képest jóval aktívabb ellenérdekű felekre számíthat. 2.3.

Az e-per 2010. július 1-je után

Az e fizetési meghagyással ellentétben az egy hónappal később induló e per egészen más módon fog zajlani. Egyelőre nem áll rendelkezésemre e tárgy megvalósításáról olyan részletességű információ, amelyet érdemes volna a kollégákkal megosztani, úgyhogy erre vonatkozóan a következő egy hónapban fogok tudni további információt adni.

2

Lásd http://mokk.hu/linkgyujto/FMH_pub/FMH_GYIK.pdf

3/31


A jogszabályban foglalt feltételek alapján elektronikusan alá nem írt iratot is beküldhet az ügyvéd. Noha ennek módját egyelőre nem tudom, le kell szögezni, hogy az irat aláírtságától függetlenül az ügyvédet a beadott iratokra vonatkozóan változatlanul terhelni fogja a megőrzési kötelezettség, ahogyan a papír alapú iratoknál is szakmailag ez elvárt az ügyvédtől. Ha a beadott iratok nem is lesznek aláírva, a bírósági által hozott ítéletek és végzések itt is elektronikusan alá lesznek írva, azokat ugyanúgy meg kell őriznie az ügyvédnek, mint a cégeljárási aktákat. 2.4.

Statisztikai adatok a 2009. évi bírósági ügyforgalomból

A 2009 es bírósági ügyforgalmi statisztika nyilvános adatait vizsgálva jól láthatjuk, hogy az új eljárások nagyságrendileg milyen új, archiválandó elektronikus iratszámot is fognak eredményezni, illetve ez miként is fog majd aránylani a cégbírósági e akták számához. A megadott adatokból nem tudtam kiszűrni a nem ügyvédek által beadott fizetési meghagyásokat. Természetesen 2009 ben nem volt kötelező e per, így ez az oszlop csak azokat a megyei bíróságon elsőfokon indult gazdasági perek számát jelenti országosan, amelyek biztosan az e per hatálya alá tartoznak 2010. június 1 jétől. A táblázatban nem szerepelnek a Takarnetről letöltött olyan tulajdoni lap és térképmásolatok, amelyeknél a lekérő külön fizetett azért, hogy azokat a FÖMI elektronikus aláírással lássa el (2008 ban a Takarnetről nem ingyenesen lekért, de nem feltétlenül e hiteles takarnetes okiratok száma azonban kb. 1 300 000 volt, tehát nem kizárt, hogy ezen e hiteles iratok köre is hamarosan eléri a cégbírósági e ügyszámot.) Láthatjuk, hogy az e per számszerűségénél fogva 2010 ben nem lesz jelentős, e körben azonban a 2011. júliusi tervezett ügykör bővülés sem fog alapvető változást hozni (amikor minden vállalkozások egymás közötti perében kötelező lesz az e peres infrastrukturát használni), hiszen a 2009 es adatok alapján ez kötelezően 28 889 ügyet jelentett (természetesen ennél több ügyben is lehetőség lesz az e per szerint eljárni.)

4/31


2009-es bíróságokra országosan beérkezett ügyek száma

613227 700 000 600 000 500 000 400 000

295 845

300 000 200 000 5414 100 000 0 Fizetési meghagyás

Cégbírósági, érdemi és nem érdemi

Kötelező e-per

3. MIÉRT KELL(ENE) AZ ELEKTRONIKUS CÉGBÍRÓSÁGI IRATOKAT ARCHIVÁLNI? A kollégák által egyik leggyakrabban felvetett kérdés, hogy miért is kellene az ügyvédeknek a cégbíróságra beküldött elektronikus aktákat és a cégbíróság, illetve a cégszolgálat válaszként küldött elektronikus aktáit megőriznie, miért terjedne ki erre az archiválási kötelezettség. Joggal feltételezhetjük, hogy ez az iratot fogadó közfeladatot ellátó szervek egységes feladata a levéltári törvény alapján,3 és valóban: ezen iratok megőrzése a bíróságok feladata is. Azonban az ügyvédet terhelő megőrzési kötelezettség ettől független, önálló kötelezettség. Ezen ügyvédi kötelezettség nem egyszerűen az általános iratkezelési kötelezettségből és az 1994 es kamarai szabályzatból 4 ered, hanem az ügyvédtől elvárt kellő gondosságból. Nem valószínű, hogy felelősségteljes ügyvédnek tartaná a kar azt, aki a bíróságra beküldött vagy a bíróságtól megkapott papír alapú irataiból semmilyen eredeti iratot nem őriz meg, még a postakönyvi bejegyzést (feladóvevényt) sem. Nem látom, hogy az elektronikus iratok megőrzése kevésbé volna fontos, mint a papír alapú iratoké, vagy hogy az elektronikus megőrzéssel 1995. évi LXVI. törvénya köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. ("Ltv.") 4 1994. (VI.1.) MÜK szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről. 3

5/31


kapcsolatos technikai bizonytalanságok, nehézségek szempontjából felmentést adnának az ügyvédek számára.

a

gondossági

mérce

4. MENNYI IDEIG ŐRIZZÜK MEG MI MAGUNK AZ IRATOKAT? 4.1.

A hatályos kamarai szabályozás és a megőrzés kötelezettsége

Az elektronikus archiválás költségeit természetesen nem csak az határozza meg, hogy mennyi iratot és hogyan kell archiválni (iratot őrizni), hanem azt is, hogy mennyi ideig. Azt mondhatjuk, hogy éppen ez az a terület, ahol jelenleg a legnagyobb szabályozási problémával küzdünk. A baj abból ered, hogy a hatályos szabályok szerint túl sokfajta iratot kell az ügyvédeknek túlságosan is hosszú ideig megőrizni – függetlenül attól, hogy azok elektronikusak e vagy papír alapúak. A hatályos 1994 es szabályozás5 alapján nem selejtezhető irat az ügyvéd irattárában őrzött semmilyen okirat (ami széleskörű kötelezettséget jelent), és ha nincsen levéltár, aki e nem selejtezhető iratok átvegye, akkor a megőrzés ideje elviekben mindaddig tart, amíg a jogalany vagy jogutódja létezik. 4.2.

A levéltár szerepe az iratok hosszú távú megőrzésében

Összehasonlításul: a köziratok körében a nem selejtezhető iratokat általában azok keletkezésétől számított 15 év után adják át a levéltárnak, ennél hosszabb ideig a közfeladatot ellátó szervek csak a minősített adatot (korábbi nevén: államtitkot és szolgálati titkot) tartalmazó iratokat őrzik főszabály szerint saját maguk (1995. évi LXVI. törvény 12. §, ez utóbbiak esetén is a megőrzési időtartam csak a legritkább esetben éri el a 90 évet). Egy közfeladatot ellátó szerv tehát többségében a keletkezéstől számított 15 évnyi iratmegőrzés költségeivel számolhat, mert egy iratot vagy selejtez, vagy a végén átad a levéltárnak. Sajnos, az ügyvédek helyzete a megőrzés szempontjából korántsem ilyen egyszerű: a hatályos levéltári törvény szerint az ügyvédtől csak a maradandó értékűnek tekintett iratot veszi át a levéltár. Kérdés, hogy akkor mégis mi legyen az olyan iratokkal, amit nem lehet selejtezni, de nem is veszi át a levéltár? Erre a most hatályos 1994 es szabályozás alapján csak azt az egyáltalán nem megnyugtató választ lehet adni, hogy őrizze az ügyvéd, mégpedig örök időkre. A hatályos kamarai szabályozásban tehát nincsen arra felhatalmazás, hogy ha a levéltár azt mondja, hogy az iratok selejtezhetőek, akkor az ügyvéd valóban nem volna már köteles eleget tenni többé a megőrzési kötelezettségének. Ez természetes, ha azt nézzük, hogy a levéltár a selejtezhetőség alatt csak azt érti, hogy maradandó érték szempontjából nem tart igényt az iratokra, de nem jelenti azt, hogy az ügyvédnek ne 1994. (VI.1.) MÜK szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről, lásd még a 33. lábjegyzetet az internetes elérhetősége tárgyában. 5

6/31


kellene megőriznie olyan iratot, amelyből még jogvita vagy más kötelezettsége származhat. 4.3.

A kamarai levéltárak és az ügyvédi iratok kapcsolata

E tárgykörben MÜK Országos Levéltáráról szóló 4/2005 (VI.25.) MÜK Szabályzat ugyan rendelkezik egy MÜK Levéltárról, de ez egyelőre csak az e cégeljárás kapcsán elektronikussá átalakított papír alapú eredeti iratok megőrzéséről gondoskodik, ha a megőrzésre eredetileg kötelezett ügyvéd ügyvédi tevékenysége bármilyen okból megszűnik vagy tevékenységét szünetelteti. Olvashattunk a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárára vonatkozó 6 szabályzattervezetről, amely a közfeladatot ellátó szervekhez hasonló módon rendezné a kamarák iratanyagának kérdéskörét (a Magyar Országos Levéltár helyett a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára volna illetékes). Bármilyen jó volna ez az ügyvédek számára is, e szabályzattervezet sem írja elő a kamarának, hogy köteles volna egyébként az ügyvédektől az iratokat 15 év múlva vagy akár a tevékenységük megszűnésekor átvenni. Egyértelmű átvételi kötelezettséget a levéltárak számára sem ez, sem a meghalt ügyvéd iratainak rendezésével kapcsolatos 6/1999. (III. 1.) MÜK szabályzat7 nem ír elő. Tehát az ügyvédek továbbra is abban a kellemetlen helyzetben vannak, hogy az 1994 es kamarai szabályzat minden okiratra előírja azt, hogy az iratok nem selejtezhetőek, de nincsen levéltár, ami köteles volna a nem selejtezhető ügyvédi iratokat átvenni. 4.4.

Lehetséges szabályozási megoldások

Az archiválás terén tehát egy működőképes kamarai szabályozás kialakítása volna a legfontosabb és a leginkább sürgető feladat – a kiegyensúlyozott szabályozáshoz azonban számos lehetséges választ meg kellene vizsgálni. 1. Lehetne egy ilyen válasz az, hogy az ügyvédre rábízzuk, hogy mely iratot mennyi ideig akar megőrizni — hiszen a kar jó hírnevén túl azért alapvetően a saját anyagi javait kockáztatja —, és továbbra is csak a maradandó értékűnek tekintett iratok kerülnének a levéltárakhoz. Ez azért volna jó megoldás, mert a kamarai szabályozásnak az iratkezelés mostani szabályaihoz hasonlóan egy minimum eljárásrendet (irattári tételbe sorolás) és minimum tárolási időt kellene előírnia. Több lényeges pontban azonban eltérnénk a hatályos szabályozástól: –Nem valószínű, hogy a levéltárnak (akár kamarairól, akár a "hagyományosról" van szó) elég kapacitása volna ahhoz, hogy mind a tízezer ügyvéd selejtezendő iratainak tételjegyzékét megfelelő alapossággal és teljeskörűen átböngéssze. Ezért jobb volna Az általam ismert, fent hivatkozott tervezet a 2008. február 28 i változat. Az ügyvéd irodájának gondnoka jogköréről és eljárásáról, valamint a meghalt ügyvéd iratainak rendezéséről szóló 6/1999. (III. 1.) MÜK Szabályzat, illetve az azt egységes szerkezetbe foglaló Magyar Ügyvédi Kamara 2/2009. (IV. 27.) MÜK Szabályzat. 6 7

7/31


az ügyvédre bízni a maradandó értékű iratokkal kapcsolatos, a levéltári törvényben egyébként is egyértelműen előírt kötelezettségek teljesítését, és a törvény előírásain túlmutatva ne kötelezzük az ügyvédeket a teljes iratjegyzék bemutatására, amit egyébként sem teljesítünk. Vagy ha szabályozunk, érdemes volna inkább azt szabályozni, hogy a minősített iratok megőrzésével kapcsolatban milyen esetekben, milyen típusú, jól meghatározott iratok körében elvárt, hogy az ügyvéd segítséget szaktanácsot kérjen az illetékes levéltártól a törvény szerint, pl. az 1949 előtt keletkezett iratok esetében.8 – A másik lényeges eltérés pedig az volna, hogy a kamarai szabályozás nem kíván mindenre gyógyírként szolgálni, és egyértelműen rögzíti, hogy a szabályzattól függetlenül az ügyvéd köteles gondoskodni az olyan iratokat megőrzéséről, amelyekből bármilyen, az ügyvéd kártérítési , közigazgatási , fegyelmi vagy büntetőjogi felelőssége származhat, és az ügyvéd felelőssége, hogy ezek megőrzési idejét és a megőrzés rendjét megfelelően kialakítsa. Lehet, hogy ezzel nem segítünk sok mindenben az ügyvédeknek, de legalább nem rontunk az ügyvédek helyzetén azzal, hogy saját belátásától függetlenül minden okirat örök időkre történő megőrzését írjuk elő. Egy ilyen megoldás esetén tehát a kamarai szabályozás csak a levéltári törvényre épülő, az átlátható és megfelelő irattári rend szerinti iratkezelés kötelezettségével foglalkozna (Ltv. 4. §). 2. Ha a szabályzat az előző pontban foglaltakon túli kötelezettségeket mégis meg kívánna fogalmazni, akkor lehetne tételesen rögzíteni azt is, hogy bizonyos főbb irattípusok esetén (pl. végrendeletet, 9 polgári peres és nemperes eljárási irat, büntetőeljárási irat) mennyi ideig köteles legalább az ügyvéd az iratot őrizni, még ha a határidő kezdetét az ügyvédnek magának is kell elbírálnia, és az nem lesz minden esetben olyan egyszerű, mint a keletkezéstől számított 15 év, mert az irat tartalmától fog ez függeni. (A maximum megőrzési időtartamot azonban itt is célszerű volna az ügyvéd felelősségére bízni.) 3. Az is megoldás lehetne, hogy akár az ügyvédi tevékenység megszűnésével vagy szünetelésével, akár egy bizonyos határidő után a MÜK Levéltára köteles volna bizonyos irattípusok átvételére. Az persze nem volna működőképes, hogy minden ügyvédi iratot 15 év után vegyen át a levéltár, mert képtelenség volna ekkora, többségében egyáltalán nem értékes iratmennyiséget gazdaságosan kezelni. Ilyen megoldás esetén sem kerülhető meg annak a kérdése, hogy az ügyvéd megfelelő rendet tartson az iratai között, és megfelelően előkészítve, szűrve adja át az iratait a MÜK Levéltárának. Ha a lehetőség adott, érdemes volna megpróbálkozni azzal is, hogy a Magyar Ügyvédi Kamara ezt a szabályozást a jelenleg tárolt ügyvédi iratok körében végzett,

Ltv. 32. § Lásd a Magyar Ügyvédi Kamara 3/2006. (X.16.) Szabályzata az ügyvédek által készített végrendeletek (haláleseti rendelkezéseket tartalmazó okiratok) központi nyilvántartásáról. 8 9

8/31


az őrzött irattípusokra, azok korára és várható értékvesztésére vonatkozó felmérés alapján hozná meg. 5. HOGYAN ARCHIVÁLJUNK MINŐSÍTETT ARCHIVÁLÁSI SZOLGÁLTATÓ IGÉNYBEVÉTELÉVEL? Hangsúlyoznunk kell, hogy a hatályos jogszabályok alapján vitathatatlan előnye van annak, ha az ügyvéd az archiválási kötelezettségének úgy tesz eleget, hogy az egy minősített archiválási szolgáltatót bíz meg az adott, elektronikusan aláírt irat megőrzésével. Az előny az, hogy egy hasznos törvényi vélelem tapad a szolgáltató igénybevételéhez, miszerint az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell az archivált iraton szereplő aláírás és időbélyegző (aláíráskori) érvényességét, függetlenül attól, hogy ezt adott esetben technikailag lehetetlen vagy nagyon költséges volna kimondani.10 A Nemzeti Hírközlési Hatóság nyilvántartásában jelenleg két archiválási szolgáltató szerepel, az egyik a Microsec Kft., a másik egy Siemens leányvállalat – a Siemens vállalat azonban nem tervezi, hogy a közeljövőben az ügyvédek számára szolgáltatást nyújtana, e tevékenysége alapvetően a közjegyzői archiválással függ össze. A szolgáltatás megrendelésének folyamatáról és az archiválás pontos mikéntjéről és díjairól a http://srv.e szigno.hu/menu/index.php?lap=archivalas_szolgaltatas, a https://srv.e szigno.hu/menu/index.php?lap=archiv_utmutato (Archiválás szolgáltatá/Felhasználói útmutató) és http://srv.e szigno.hu/menu/?lap=arlista oldalon olvashatunk többet. A szolgáltatást mint a Microsec Kft., mind a Netlock Kft. elektronikus aláírási (hitelesítésszolgáltatói) ügyfelei igénybe vehetik, bár kis részben eltérő feltételekkel. Fontos azonban ehelyütt is felhívni a kollégák figyelmét arra, hogy milyen változások is történtek e szolgáltatásban. Ma már nem csak dokumentumonként előre, 50 évre lehet fizetni a MÜK Microsec Kft. megállapodása szerinti egyszeri díjat (1400 Ft + ÁFA/akta 5 megabyte ig, afölött pedig a túlmérettől függő külön díjat kell fizetni, további 5 megabyte onként 768 Ft + ÁFA). Találhatunk ezen kívül már éves vagy havi feltöltési és letöltési méretétől ("használattól") függő, éves vagy havi díjfizetésű csomagokat is. Találhatunk ezen kívül olyan megoldást is (ún. "nem csomagban megrendelt" archiválási szolgáltatás), amikor az archívumban tartott (tehát nem feltöltött) akták darabszámától és az adatforgalomtól (használattól) függően fizetünk díjakat.11 Arra is szeretném bátorítani a kollégákat, hogy ha úgy gondolják, hogy a fenti útmutató szerinti megoldás bármilyen okból nem volna alkalmas az irodai Bár a jogszabályok alapján nem minősített archiválási szolgáltatót is igénybe lehet venni az iratok megőrzésére, az ilyen szolgáltató által végzett megőrzéshez nem tartozik semmilyen törvényi vélelem. 11 Részletesen lásd a http://srv.e szigno.hu/menu/?lap=arlista oldalon az "Archiválás szolgáltatás díjai nem csomagban való megrendelés esetén" 10

9/31


sajátosságaik kezelésére, mert pl. túl sok archiválandó e aktával rendelkeznek ahhoz, hogy egyenként feltöltsék és aláírják az e aktákat, akkor kérdezzenek rá a Microsec Kft. ügyfélszolgálatán, hogy milyen alternatív formában tudják az archiválandó aktákat átvenni. Végül meg kell említenem, hogy az ügyvédek számára is az archiválást az irodai folyamatokba beépítetten, az irat vagy ügykezelés részeként célszerű megvalósítani. Ezzel kapcsolatosan az alábbi, kifejezetten az ügyvédek számára készített termékekre hívnám fel a figyelmet, amely az ügyvédi irat vagy ügykezelésen kívül a minősített archiválási szolgáltatóval való együttműködést (adatátadást) is támogatja. Az egyik termék egy külföldi (német), nagy múltra visszatekintő teljeskörű iratkezelési rendszer (ELO programcsalád, http://www.eloweb.eu/wcm/) hazai ügyvédekre testre szabott változata, az Ovitas Kft. által fejlesztett ELOügyvéd12. Az ELOügyvédbe integrált, archív (XAdES A) aláírást biztosító e Szignó programmal archiválási célokat szolgáló e Archívum mappa készíthető, mely az iratkezelő rendszerből közvetlenül küldhető meg a Microsec Kft. nek minősített archiválásra.

Lásd http://www.ovitas.hu/control.php?&topgroupname=999999999&groupname=Products&subgroupn ame=ELOugyved. Az ELOügyvéd alapjául szolgáló ELOOffice nak egy alaposan megváltozott felhasználói felületű (Office 2007 Ribbont használó) verziója jelent meg 2010 ben, a fejlesztő az erre épülő ELOügyvédet jelenleg a 2010 es évre ígéri. 12

10/31


A másik termék a Complex Kft. által lokalizált és forgalmazott Ügyvédi Iroda.13 Ez is egy külföldi (lengyel) megoldásra épül, de alapvetően más szemlélettel közelíti meg az ügyvédek munkáját, hiszen ez nem egy teljeskörű iratkezelési megoldás, hanem az ügyvédi munkával kapcsolatos tipikus ügyek támogatása felől érkezik (ügyféladatok kezelése, időkimutatások rögzítése, számlázás), és ennek részeként támogatja az elektronikus iratok szolgáltató általi archiválását is.

Archiválás a Microsec Kft. nél a Complex Ügyvédi Iroda szoftvere segítségével

6. MIKÉNT ARCHIVÁLJUNK, HA NEM KÍVÁN AZ ÜGYVÉD MINŐSÍTETT ARCHIVÁLÁSI SZOLGÁLTATÓT IGÉNYBE VENNI? Ha a 114/2007. (XII.27.) GKM rendelet előírásait vesszük figyelembe egyértelmű, hogy az elektronikus iratokra vonatkozó megőrzési kötelezettségnek nem csak archiválási szolgáltató útján lehet eleget tenni.14 Nincsen akadálya annak sem, hogy a megőrzéssel kapcsolatos kötelezettségeket az ügyvéd saját maga (pontosabban: archiválási szolgáltató igénybe vétele nélkül) teljesítse, akár úgy is, hogy egyes részkötelezettségei vonatkozásában külső szolgáltatót vesz igénybe.15 http://www.complex.hu/sw_ugyvedi iroda.php Első pillantásra zavaró lehet, hogy a MÜK 2/2007. (XI.19.) szabályzatának 9.2. pontja az archiválást a 24. lábjegyzetben az archiválási szolgáltató Eat. beli definíciójával magyarázza, de az Eat. szövegéből nem következik az a szűkítő értelmezés, hogy archiválni csak a nyilvántartásba vett archiválási szolgáltató jogosult. Az Eat. archiválási szolgáltató alatt azt a szolgáltatást érti, amikor alapvetően elektronikus aláírt iratokat archiválnak. 15 Az előző lábjegyzetben írtakból is következően egy magát archiválási szolgáltatónak nem nevező, de a jelen 6. pontban nevesített, az archiválási kötelezettségek teljesítését is támogató szolgáltató akkor sérti meg az Eat. előírásait, ha szolgáltatásként az elektronikusan aláírt iratok archiválását vállalja (azaz az e aláírtság tartalmától függően eltérő szolgáltatást nyújt), és ennek ellenére nem kéri az NHH nál az Eat. szerinti archiválási szolgáltatókénti nyilvántartásba vételét. 13 14

11/31


Ha az ügyvéd saját maga kívánja a megőrzéssel kapcsolatos kötelezettségeit teljesíteni, akkor érdemes áttekintenie, hogy a digitális archiválás szabályairól szóló 117/2007. (XII.27.) GKM rendelet ("R.") milyen kötelezettségeket is ír elő a megőrzendő iratokra. Bár az elektronikus kereskedelemről szóló 2001. évi CVIII. törvény 16. § (4) bekezdése16 alapján a nem egyértelmű, hogy a R. felhatalmazása az ügyvédekre is kiterjed, mégis a R. t tekintem az ügyvédi elektronikus archiválás sarokpontjának, mert csak ez az egyetlen előírás, ami valamilyen módon részletezi, hogy milyen kötelezettségek teljesülése esetén gondolhatja azt az ügyvéd, hogy megfelelően őrizte meg az elektronikus iratait. A megőrzéssel összefüggő, a R. ben foglalt kötelezettségek tartalmukban attól függenek, hogy az irat alá van e írva elektronikus aláírással, illetve milyen időre is szól a megőrzési kötelezettség, így e kötelezettségeket az alábbi csoportosításban mutatjuk be: a) minden elektronikus iratra vonatkozó, általános jellegű kötelezettségek, b) csak az elektronikusan aláírt iratra vonatkozó kötelezettségek, ezen belül a 11 évet meghaladó megőrzési idejű iratra vonatkozó, a hosszú távú megőrzéssel kapcsolatos speciális kötelezettségek. 6.1.

Minden iratra vonatkozó, általános jellegű megőrzési kötelezettségek

(A) Kizárt legyen a megőrzendő irat utólagos módosításának lehetősége, ami alapvetően egy szándékos magatartás elleni védelem. (B) Védett legyen a megőrzendő irat a törlés, megsemmisítés, véletlenül megsemmisülés és a sérülés ellen, ami egyrészről szándékos behatások elleni védelmet jelent, másrészről annak a technikai képességét, hogy az adat hosszú távon változatlanul rendelkezésre álljon. (C) Biztosítva legyen, hogy a megőrzés során az irathoz jogosulatlan személy nem férhet hozzá. (D) A megőrzés ideje alatt az őrzött irat legyen olvasható értelmezhető, azaz álljon rendelkezésre olyan számítógépes környezet, aminek segítségével az ügyvéd az iratot olvasni tudja, illetve másnak (ügyfélnek, hatóságnak, kamarának stb.) az olvasható iratot be tudja mutatni. Az alábbiakban a fenti követelményeket nem a R. sorrendjében vizsgálom, hanem tartalmilag összefüggő és egymásra épülő sorrendben. A (D) ponttal kapcsolatos

16

Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettség a digitális archiválásról szóló külön jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén elektronikus úton is teljesíthető.

12/31


problémakör alapvetően külön tárgyalható, így inkább a 8. pontban (29. oldalon) részletezem. 6.1.1. Védelem a véletlen megsemmisülés ellen: a megfelelő adattárolás módja A véletlen megsemmisülés és sérülés elleni védelmet megfelelő adattárolással, biztonsági mentésekkel lehet teljesíteni. Lényegében ezt kívánja kimondani a MÜK 2/2007. (XI.19.) szabályzat 14.5 pontja is: „Az elektronikus formában őrzött dokumentumot egy számítógépen kívüli adathordozón, biztonsági másolatban is menteni és kezelni kell.” Fontos azonban, hogy ez csak az egyik archiválással kapcsolatos kötelezettség, és nem elegendő egy ügyvédi irat kapcsán ennek a teljesítését biztosítani! Nem mindegy, hogy milyen adathordozót használunk, és azt milyen módon őrizzük, tehát nem lehet egyszerűen a biztonsági másolatot fiókba téve, megfeledkezni róla. Le kell szögezni azt is, hogy nincsenek könnyen elérhető, megbízható adatok arról, hogy melyik adathordozó mennyi ideig is tudja biztosan a tartalmát megőrizni, és nincsen egyetlen jó válasz. Az adatok elektronikus megőrzése – függetlenül az e aláírásuktól – igazából kb. öt év felett válik igazán költségessé. Nem egyszerű feladat a megfelelő adathordozó típus kiválasztása sem. A merevlemezek kapcsán az a probléma, hogy egészen eltérő módon és sűrűséggel rögzítették 20 évvel ezelőtt a ma még olvasható merevlemezeket, mint ahogyan a mai merevlemezek rögzítik az adatokat, így nem jelenthet szakmai garanciát az, hogy a régi merevlemezek jelentős részét ma is lehet olvasni. Egy flash típusú tárolóeszköz kapcsán olvashatunk ismeretterjesztő jellegű adatokat arról, hogy 10 évnél hosszabb ideig már nem megbízható az adatmegőrzési képességük. 17 A CD k és DVD k között találhatunk kifejezetten archiválási célra készített, 100 évnyi megőrzési időt is ígérő termékeket, korongonként 2000 2500 Ft körüli áron,18 de ez is csak ígéret, ilyen időtávon nem hagyatkozhatunk egyszerűen a gyártóval (forgalmazóval) szembeni hibás teljesítési igényeinkre. Öt év felett már a mai eszközök későbbi illesztése is egyre nagyobb gondot fog okozni, ezért javasolni szokták 10 évenként a tárolt adatokat változatlan formában átírni – önmagában emiatt nem lehet az adat egyszeri rögzítéssel (pl. egyszer írható médiumra rögzítéssel) biztosítani azt, hogy az archivált ügyvédi iratok az archiválás alatt nem változnak. Ezért is javasoljuk, hogy a változatlanság követelményének teljesítésére is inkább a PKI ra épülő megoldást (azaz az időbélyegzést) válasszuk, és ne az egyszer írható adathordozókat. http://www.newscientist.com/article/mg2057451.300 digital doomsday the end of knowledge.html 18 http://digital.co.hu/hirolvaso/items/Archival_Gold_DVD R.html, http://www.dit.hu/shop_termek.aspx?termek_id=775&termek=1450110, http://www.digimuhely.hu/300kisbolt/020_arhiv_lemezek.html, http://www.cd info.com/CDIC/Technology/CD R/Media/Longevity.html 17

13/31


Nem biztos, hogy elég egy adathordozót megőrizni, lehet, hogy adathordozó által használt rendszert is meg kell őrizni, pótalkatrészekkel stb. Az adatmegőrzési képesség nagyban függ a tárolási környezettől is – míg 50 % relatív páratartalom és 20 Celsius fok mellett egy mágnesszalag várható megőrzési ideje 10 év, 80 % páratartalom mellett feleannyi.19 6.1.2. Az utólagos módosítás tilalma (változatlanság követelménye) Az utólagos módosítás tilalmát úgy kell érteni, hogy a megőrzött iraton senki se módosíthasson utólag úgy, hogy a módosítást ne lehessen észrevenni, még pl. az irat megőrzésére kötelezett ügyvéd sem.20 Ezt műszakilag megbízhatóan időbélyegzővel lehet biztosítani. 21 Időbélyegző hiányában az ügyvéd utólag módosíthatná az iratot úgy, hogy a létrehozást követően újból elektronikusan aláírja az iratot, és ilyen esetben nem lehetne megmondani, hogy az irat utólag módosítva lett e vagy sem.22 Az utólagos módosítás tilalmát elviekben ún. egyszer írható külső adathordozókon (WORM) történő mentéssel is biztosítani lehet, tehát időbélyegző nélkül is, azonban ez sem a költségei miatt nem jelent megoldást, sem azért nem, mert a hosszú távú megőrzés miatt előbb utóbb az adatokat biztosan át kell írni más adathordozóra (lásd a 6.1.1. pontban). 6.1.3. Védelem az ügyvéden kívüli fél által végrehajtott törlés, sérülés ellen Szemben az utólagos módosítás tilalmával, e követelményt a jelenleg alkalmazott gyakorlati megoldások mellett nem lehet úgy teljesíteni, hogy mindenkit eleve abszolút módon kizárjunk a nyomtalan törlés lehetősége alól. Egy ilyen követelmény teljesítéséhez ugyanis a megőrzésre került iratokról kellene vezetni egy külön, hitelesnek tekinthető nyilvántartást, hasonlóan a közjegyzőknél elektronikus vezetett ügykönyvhöz, és e nyilvántartást vagy nem az ügyvéd vezetné, vagy azt egy ügyvédtől független fél hitelesítené. Csak e nyilvántartással lehetne biztosítani, hogy onnan az ügyvéd se tüntethessen el nyom nélkül oda már bekerült iratokat, bejegyzéseket.

http://www.clir.org/pubs/reports/pub54/ Ezt elviekben lehetne úgy is értelmezni, hogy a (B) tilalomhoz hasonlóan az utólagos módosítás csak az arra jogosulatlan személyek esetén legyen kizárva, ilyen esetben az irat megőrzésére kötelezett ügyvéd általi utólagos módosítás lehetőségének kizárását nem várnánk el. 21 Elviekben lehetne más módon is, de ehhez jogszabályi szinten ki kellene jelenteni valamely műszaki rendszerről, hogy abban az elektronikus aláíráshoz hasonlóan „bízunk”, hitelesnek tekintjük pl. a módosítással kapcsolatos naplózásait – ilyen rendszer azonban nincsen. 22 Ha időbélyegző helyett csak az ügyvéd írná alá saját (akár minősített) elektronikus aláírásával az iratot, akkor az utólagos módosítás lehetőségéből csak azt zárjuk ki, hogy az ügyvéden (az aláírón) kívüli személy ne módosíthassa utólag az iratot. 19 20

14/31


Jelenleg az archiválási gyakorlatban nem teljesítik azt az elvárást, hogy maga az ügyvéd se törölhesse az iratot, ha akarja, és vállalja ennek a jogi következményeit, itt csak arról van szó, hogy ez ne történhessen az ügyvéd akaratán kívül. A harmadik fél általi szándékos törlés, megsemmisítés elleni védelemhez minimálisan fizikai védelemre is szükség van (pl. adathordozók elzárására), de ha az adathordozók a használt számítógéptől nem különülnek el (nem zárhatóak el a számítógép nélkül), akkor feltétlenül gondoskodni kell az ún. logikai védelmükről is. A valóban megbízható logikai védelem megvalósítása jelentős mértékű további technikai ismeretet is igényel, az operációs rendszer és alkalmazások megfelelő konfigurálásától kezdve, a felhasználói jogosultságok szakszerű kiosztásán át a biztonságos, hozzáértő üzemeltetésig. 6.1.4. Az irathoz jogosulatlan személy ne férhessen hozzá A jogosulatlan hozzáférés követelmény alapvetően összefügg a 6.1.2 és 6.1.3. pont szerinti követelményekkel, hiszen ennek megvalósítása is lényegében ugyanolyan fizikai és logikai védelmi intézkedéseket igényel. Annyiban több az előző két kötelezettségnél, hogy a jogosulatlanok általi megismerést is kizárja. 6.2. Az elektronikusan aláírt, megőrzendő elektronikus iratra irányadó további kötelezettségek Az elektronikusan aláírt iratok kapcsán az alábbi 3+2 követelményt találjuk a R. ben. (A) Ha egy elektronikus aláírással több iratot írtak alá (pl. cégeljárási e akta egyszeri aláírása, amely kiterjed a kérelmen kívül a mellékletekre is), akkor ezeket az iratokat a továbbiakban is együtt kell kezelnie. Ezt a kötelezettséget lényegében a mostanában használt aláíró programok teljesítik: ha mindenki az .ES3 (.ET3) állományt vagy az .DOSSZIE t úgy kezeli, ahogyan az aláíró programban elmentette, akkor a feltétel teljesülni fog. (B) A megőrzésre átadás (lementés stb.) előtt legyen az elektronikus aláírás érvényessége ellenőrizve. Lehet, hogy beállításától függően ezt az aláíró program az aláírás létrehozása után automatikusan elvégzi, de ezt célszerű az aláíró program működési üzenetei alapján (naplója) ellenőrizni.23 (C) Ha még az elektronikus aláírt irat nem lett volna időbélyegezve, akkor az aláírt iraton minősített időbélyegzőt is el kell helyezni. Ezt pl. az elektronikus cégeljárási iratok esetén értelemszerűen nem kell elvégezni, hiszen ilyen iratot már a cégbíróság is (pontosabban a cégszolgálat) csak időbélyeggel ellátva fogad be.

Korábban az e cégeljárásban az is előfordult, hogy az aláírás létrehozását követően egy napot még kellett várni azzal, hogy leellenőrizhessük a saját magunk által létrehozott aláírás érvényességét, mert az aláírás pillanatában nem érhető el az interneten minden, az ellenőrzéshez szükséges, a hitelesítés szolgáltatók által közzétett információ. 23

15/31


A R. ezen felül különbséget tesz 11 évet meghaladó megőrzésű, elektronikusan aláírt irat és ennél rövidebb megőrzési kötelezettségű irat között. A 11 éves határidő indoka alapvetően az, hogy a hitelesítésszolgáltatók kötelesek legalább a tanúsítványok lejártától számított 10 évig megőrizni a tanúsítványok érvényességével kapcsolatos adatokat, 24 ezt követően elviekben törölhetik, illetve adatvédelmi okokból az ügyfél eltérő hozzájárulása hiányában törölni kötelesek (hiszen a törvényi, kötelező adatkezelési jogcímük megszűnt.) Így előfordulhat, hogy 11 év múlva már nem lesz a nyilvánosság számára elérhető, hogy egy adott tanúsítványhoz tartozó aláíró kulcs érvényes volt e az aláíráskor. A 11 évet meghaladó megőrzési idejű, elektronikusan aláírt iratok esetén a R. alapján a következő kötelezettségeket is teljesíteni kell: (D) A megőrzésre átadás (lementés stb.) előtt nem egyszerűen csak időbélyegzi az aláírást (ún. XAdES T típusú aláírás), hanem az aláírás és időbélyegzéssel egyidejűleg az aláíró programmal le kell töltetni az ún. érvényességi láncot is (amit a program az aláírás ellenőrzésekor is vizsgál), és azt is lementjük, majd időbélyegezzük. Ezt nevezik az aláíró program ún. archív (XAdES A típusú) aláírásnak. (E) Az előző kötelezettséghez kapcsolódik, hogy a létrejött archív aláírás hosszú távú megőrzéséhez szükséges információkat nem feltétlenül elég egyszer begyűjteni, nem feltétlenül elég egyszer a XAdES A aláírást létrehozni és annak részeként egyszer időbélyegezni. Az (E) pontban írtakat érdemes egy kicsit részletezni. Előfordulhat, hogy az az archív időbélyegzésre használt kulcs tanúsítvány, amit az aktához csatoltunk, a későbbiekben lejárat előtt visszavonásra kerül, pl. ún kompromittálódás miatt (egy rossz szándékú alkalmazott miatt, vagy a használt algoritmusok technikai avulása miatt.) Ilyenkor a kompromittálódással érintett, az adott időbélyegzésre használt aláíró kulccsal létrehozott valamennyi korábbi időbélyeg sem tekinthető többé már biztonságosnak, hiszen a kompromittálódás után akár illetéktelenek valótlan időpont információval létrehozhatnak új időbélyegeket (és ezzel együtt pl. visszadátumozott okiratokat). Ha tervezhető a kompromittálódás joghatása, az érvényesség elvesztése, pl. akkor, ha a hatóság közzéteszi, hogy meghatározott algoritmust pl. fél év múlva vár várhatóan nem lesz megbízható, akkor elegendő utólag időbélyegezni, ugyanakkor vannak olyan kompromittálódási esetek, amelyeket nem lehet utólag kezelni. Így ha egy szolgáltatói alkalmazott a szolgáltató időbélyegzésnél használt privát kulcsát az interneten elérhetővé teszi, és erről később tudomást szerzünk, hiába időbélyegezzük már le utólag egy új kulccsal a kompromittálódással érvénytelenné vált korábbi időbélyegünket (amelyet a már kompromittált kulccsal hoztak létre). Éppen ezért ha az aláírást nem bélyegeznénk le rendszeres időközönként, hanem megelégednénk az 24

Eat. 9. § (7) bekezdés.

16/31


egyszeri vagy kompromittálódási esetenként történő időbélyegzéssel, akkor egy ilyen esemény után az egész lánc hitelessége megkérdőjelezhetővé válna. Ellenben ha időközben több (eltérő kulccsal létrehozott) időbélyeggel el lett a dokumentum látva, és bármelyik korábbi időbélyeg még érvényes, akkor az irat hitelessége nem kerül veszélybe. E védelem működéséhez természetesen azt is biztosítani kell, hogy ez a rendszeres időbélyegzés ne mindig ugyanazon "időbélyegzővel" (az időbélyeg e aláírására használt kulcsával) történjen, mint az előző, mert akkor nem értelemszerűen nem fog több védelmet jelenteni. A használt időbélyegző tanúsítványát a 7.3.3 pontban leírtak szerint kereshetjük ki. (Erre jelenthet az is megoldást, ha a két jelenleg minősített időbélyegzési szolgáltató szolgáltatásait felváltva vesszük igénybe. Egy időbélyegzési szolgáltatóval ez akkor valósítható meg, ha a szolgáltatók a jelenleginél gyakrabban rendszeresítenek új időbélyegzésre használt tanúsítványt, vagy egyfajta választási lehetőséget biztosítanak az időbélyegző ügyfeleknek.) Láthatjuk, az időbélyegzési kockázat független attól, hogy 11 évig vagy 3 évig őrizzük e az iratokat, ennyiben a R. nincsen igazából összhangban a valódi kockázatokkal. 6.3. Külső szolgáltató igénybevétele a saját felelősségre történő megőrzési kötelezettség teljesítése érdekében A 6.1 6.2. pontban leírt követelményekből világos, hogy az adatok hosszú távú megőrzése igen összetett feladat, ezért számos esetben, gazdaságosabb lehet az ügyvéd számára külső szolgáltatót igénybe venni, akár csak bizonyos részkötelezettségek teljesítése érdekében, mint amilyen az adatmegőrzés (tárolás) vagy a „jogosulatlan hozzáférés elleni védelem". Számtalan megoldás áll az ügyvédek rendelkezésére, és szerencsére egyre több olyan megoldás van, amit a szolgáltatóik kifejezetten a magyar ügyvédi piacra szánnak, és ennek megfelelően az ügyvédekre irányadó hazai szabályozási környezetre szabottak. Az alábbiakban bemutatunk néhány, kifejezetten ügyvédeket célzó hazai megoldást, a megjegyzéseink igazából csak az adott szolgálatás vagy termék jelen tájékoztató szerinti pozicionálását segíti. A tájékoztató e részét nem hirdetési felületként, hanem az ügyvédek tájékoztatását elősegítő jelleggel írtuk, így az itt közölt információ nem jelenti sem a szolgáltatók teljeskörű felsorolását, sem a szolgáltatók bármifajta kamarai jóváhagyását, ellenőrzését vagy minősítését, sem azt, hogy az adott szállító csak az itt leírt termékeket kínálná. (A minősített archiválási szolgáltatásról az 5. pont szól, azt itt nem említjük. A bemutatás előtt azonban fel kell hívnom az ügyvédek figyelmét néhány általános kockázatra, és e kockázatok kezeléséről érdemes a kiválasztott szolgáltatónál szerződéskötés előtt tájékozódni.

17/31


1. Garancia az adatokhoz való hozzáférésre: Ha egy szolgáltató az egyik napról a másikra megszünteti a szolgáltatását, és emiatt az ügyvéd már nem fér hozzá többé a megőrzendő adataihoz, akkor az ebből eredő kárért az ügyvéd teljes magánvagyonával felelni fog, az ügyvédi felelősségbiztosításán túl is. Ez különösen a külföldi szolgáltatók esetén kiemelt kockázat, hiszen praktikusan az ügyvéd még akkor sem fogja tudni igényeit a szolgáltatóval szemben érvényesíteni, ha az egy tőkeerős és létező, fel nem számolt cég. Ehhez kapcsolódó kérdés az is, hogy van e a szerződésben kinyilvánítottakon túli garancia is arra, hogy az ügyfél akkor is hozzáférhessen az adataihoz, ha a szolgáltatóval kapcsolatos hirtelen esemény miatt a szolgáltató már nem elérhető (baleset, tulajdonos vagy menedzsmentváltás), vagy a szolgáltató és az ügyvéd között valamilyen elszámolási vagy más szerződéses díjvita merül fel. 2. A hozzáférés biztonságával kapcsolatos kockázatok: Ha egy tárhelyhez való hozzáférésre egy egyszerű felhasználónév és jelszó birtokában bárkinek lehetősége van, akkor elég egy túl könnyen megválasztott jelszó, vagy egy rossz kezekbe került „papíros”, és az ügyvéd összes, archivált ügyfeles iratához az adott illetéktelen hozzáférhet. Ne feledkezzünk meg arról a fontos kockázatról, hogy az ügyvéd bizony elvesztheti, elfelejtheti a jelszavát. Hozzáférési jellegű jelszavak esetén erre egyszerű megoldást is találhatunk, ilyenek a jelszó emlékeztetők, az előre megadott címre emailben elküldött jelszavak, vagy a jelszó megújítása személyes ügyfélszolgálati eljárás után. 3. A szolgáltató hozzáférése a tárolt adatokhoz: Mivel az ügyvédi titoktartás alól az ügyvéd által igénybe vett szolgáltatókat sem feltétlenül mentik fel az ügyfelek, ésszerű igény, hogy az ügyfél adatokat a szolgáltató tárhelyén is titkosítva tároljuk. Ez azonban azzal a kockázattal is járhat, hogy ha a titkosítási jelszót elfelejtettük, a tárolt adatainkat is automatikus elveszítjük. 4. A szolgáltató felelősségbiztosítása: Nem minden szolgáltatásnál van ennek pénzügyi realitása, de érdemes lehet rákérdezni, hogy van e a szolgáltatónak az ügyfelei (itt: az ügyvédek) felé felelősségbiztosítása, ami fedezetet nyújthat a szerződésszegéssel okozott károkra. 5. Egyoldalú módosítás az adatbiztonságot érintő területen: Érdemes odafigyelni, hogy a szolgáltató a szolgáltatás mely, az adatbiztonsággal kapcsolatos paramétereket, eljárásrendet módosíthatja egyoldalúan, és egy esetleges ilyen tárgyú tájékoztatás esetén át tudna e az ügyvéd kellő időben állni egy másik szolgáltatásra. 6.3.1. Archer (Netlock Kft.) Az Archert (http://www.netlock.hu/archer/) a minősített hitelesítésszolgáltatói tevékenységet is végző Netlock Kft. fejlesztette ki abból a célból, hogy azon ügyvédek, akik a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján archiválását archiválási szolgáltató nélkül, önmaguk (vagy önmaguk is) szeretnék elvégezni e szoftver

18/31


segítségével könnyebben tudják a 6.2. pontban leírt, az elektronikusan aláírt iratokkal kapcsolatos különleges követelményeket teljesíteni: összegyűjti és egyben kezeli az ügyvéd háttértárán található e-aktákat; automatikusan ellenőrzi a dossziékban lévő aláírás vagy aláírások érvényességét; ha az elektronikusan aláírt irat nem lett volna időbélyegezve, akkor az aláírt iraton minősített időbélyegzőt helyez el; • a dossziékban lévő e-aláírásokhoz a program automatikusan összegyűjti a szükséges érvényességi láncokat, majd az e-aláírásokat szükség esetén kiterjeszti XAdES-A típusúra; • a kezelt dossziékra a NetLock kriptográfiai figyelés szolgáltatása által jelzett időpontokban a szükséges felülhitelesítési tevékenységeket elvégzi; • illetve igény esetén az alá nem írt iratokra (pl. JÜB-válaszokra) is elhelyez egy vagy több archív aláírást. A néha félreérthető kommunikációból is fakadó viták elkerülése végett érdemes leszögezni: a Netlock Kft. nem nyújt jelenleg minősített archiválási szolgáltatást, hanem olyan szoftvert (Archer) és kriptográfiai szolgáltatást biztosít, melyet igénybe vevő, a programot rendszeresen használó ügyvédek szakértő segítséget kapnak a 6.2. pontban leírt problémákra. Természetesen a felhasználónak maguknak kell gondoskodniuk a kriptográfiailag így már megfelelően kezelt dossziék megőrzéséről. • • •

6.3.2. Arconsult informatikai szolgáltatásai Az Arconsult Kft. az ügyvédek számára folyamatosan szervez az elektronikus archiválással kapcsolatos oktatásokat, ahol az ügyvédek az egyes archiválási eljárásokat (archiválás minősített szolgáltatónál, vagy helyben, az ügyvéd irodájában) számítógépes környezetben is gyakorolhatják. Oktatási tevékenysége mellett az Arconsult Kft. tanácsadási szolgáltatása keretében támogatja az ügyvédeket az iratok hosszú távú megőrzésében. Igény esetén

19/31


rendszergazdai szolgáltatás részeként, vagy ettől függetlenül is vállalja az archiválással kapcsolatos ügyvédi kötelezettségek eseti vagy rendszeres teljesítését (azzal, hogy ilyen esetben magának az elektronikus iratnak a megőrzését az ügyvéd maga végzi.) http://www.arconsult.hu/oktatas/ http://www.arconsult.hu/helybenarchivalas/ http://www.arconsult.hu/rendszergazda http://www.arconsult.hu/arlista 6.3.3. iSave automatikus mentési szolgáltatás és iStamp szoftver és az iSave megoldásához kapcsolódó "Justitia Ügyvédi Információs Rendszer" nevű ügykezelő megoldás Az iSave Kft. egy automatikus adatmentési szolgáltatást (http://www.isave.hu//e aktak archivalasa/e aktak archivalasa.html) nyújt, valamint ehhez kapcsolódóan egy olyan szoftvert (iStamp) is biztosít, amely elvégzi az elektronikusan aláírt akták ellenőrzését és ellátja azok hosszú távú megőrzésével kapcsolatos egyes feladatokat (www.isave.hu/images/downloads/dokumentumok/iSave Stamp tájékoztató.pdf). Az automatikus mentési szolgáltatás egy távoli (telephelyen kívüli) tárolást biztosító szolgáltatás, de sok olyan kiegészítő eleme van, ami egy egyszerű, külföldi szolgáltató által nyújtott tárolási szolgáltatáshoz képest 25 minőségileg más szolgáltatásként kell kezelni: a szolgáltatáshoz használt rendszert a Hunguard, egy független, akkreditált szervezet bevizsgálta és minősítette. Eszerint a szolgáltatás – bizonyos feltételek teljesülése mellett – teljesíti a R. 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeket, pontosabban „védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen”.26 A szolgáltatással együttműködő iStamp szoftver automatikusan elvégzi az ellenőrzést, az érvényességi lánc beszerzést, és az időbélyegzést. Az ügyféllel kötött szerződéstől függően (kiegészítő szolgáltatásként) az iSave vállalja továbbá, hogy ha a Nemzeti Hírközlési Hatóság olyan határozatot tesz közzé honlapján, amely miatt szükségessé válik az iStamp futtatásával az ismételt időbélyegzés, erről értesíti az ügyfelét. Hasonló módon vállalja az iSave Kft., hogy bizonyos fájlformátumok vonatkozásában igény esetén az értelmezéshez ügyfelei számára megfelelő hardver és szoftver feltételeket biztosít (jelenleg ez az ES3, PDF, illetve bizonyos Office verziók bizonyos termékeinek olvashatóságát jelenti.)

Pl. http://www.mozy.net, http://skydrive.live.com/, http://jungledisk.com/ stb. Csak a pontosság kedvéért: noha a Hunguard akkreditált tanúsító szervezet, amit kiállított, az nem a tanúsítási eljárás eredménye alapján kiállított tanúsítás, hanem a tanúsításnál "szűkebb" körű ún. értékelési eljárás alapján kiállított minősítés, ezért ez a rendszer nem azonos a R. 5. § szerinti zárt rendszerrel. 25 26

20/31


iSave felhasználói felület

iStamp felhasználói felület

Mindenképpen említésre érdemes, hogy ahogyan a Microsec Kft. archiválási szolgáltatásával is együttműködnek iratkezelő ügykezelő szoftverek (lásd 5. pont), az iSave Kft. szolgáltatásai is együttműködik egy, az ügyvédi ügykezelés és

21/31


iratkezelést segítő ügyvédi irodai szoftverrel, ez a Justitia Ügyvédi Információs Rendszer (http://www.egyszeru ugyvitel.com/justitia.html, illetve http://www.egyszeru ugyvitel.com/gyik.html#archivalas – ez utóbbi hivatkozással összefüggésben azzal a megjegyzéssel, hogy az iSave szolgáltatása az Eat. szerint jelenleg nem minősül archiválási szolgáltatásnak, így az utóbbi hivatkozás jelenlegi szövege félreértésre adhat okot).

Justitia Ügyvédi Információs Rendszer nyitó képernyője

6.3.4. JOGindex A tájékoztató készítésével egyidejűleg jelent meg a piacon az IT Contact Online Kft. terméke, a JOGindex is (http://www.jogindex.hu/), amely a JOGindex Office és Business termékei körében egyes ügyviteli feladatok (ügyfélkezelés, iratkezelés, feladatnyilvántartás stb.) támogatásán túl az ügyvéd archiválással kapcsolatos kötelezettségei teljesítésében is segíteni kíván: éves díj fejében vállalja az ügyvédi iratok biztonságos helyen való távoli megőrzését, az iratokhoz kapcsolódó, az ügyvédi aktát azonosító információval (metaadattal) együtt. Az ügyvéd és a szolgáltató közötti (az adatok átvitele) titkosított csatornán zajlik. A távoli ügyvédi tárhelyhez való hozzáférést a jelszó és felhasználónév páros mellett az ügyvéd által regisztrált mobilszámra küldött, egyszer használatos számsort tartalmazó biztonsági SMS is védi – ezt az egyszeri számsort a felhasználói névvel és jelszóval együtt kell a rendszerhez való csatlakozáskor megadni, hasonlóan ahhoz, amit számos elektronikus banki megoldásnál is láthatunk (pl. OTP.) A tárolástól függetlenül az ügyvédnek kell arról gondoskodniuk, hogy az őrzött e akták e aláírásának érvényességét a későbbiekben is lehessen bizonyítani, azaz az e aláírással kapcsolatos, a 6.2. pontban leírt kötelezettségek alól ez a szolgáltatás sem mentesíti az ügyvédeket.

22/31


Láthatjuk, hogy az archiválás kérdéskörét e megoldás is az ügykezelés iratkezelés oldaláról közelíti meg, hangsúlyozva a más termékeknél is látott, az archiválás és iratkezelés közötti kapcsolatot. A termék díjazásával kapcsolatosan a fent hivatkozott weboldal címlapja ad jelenleg tájékoztatást (http://www.jogindex.hu/hu/gyakran ismetelt kerdesek)

Néhány beszédes kép a JOGindex segítségével történő archiválásról.

6.3.5. Az ügyvéd saját maga által végzett archiválás támogatása az ELOügyvéd szoftver részeként A Microsec Kft. szolgáltatásával együttműködő szoftverként már említett ELOügyvéd (5. pont) itt is meg kell említenem. Az iratkezelő megoldás abban is segíteni tudja az ügyvédeket, hogy az iratkezelő rendszerben tárolt, eredetileg elektronikusan alá nem írt iratokat is az e Szignó szoftverre épülve egyszerűen elektronikus aláírással lássa el, így biztosítva az irat változatlanságát. Ezt a szoftver ún. „Revizióbiztos archiválásnak” nevezi, de hozzá kell tennünk, hogy az irat változatlanságán kívül a hosszú távú megőrzés többi követelményét az ügyvédnek más módon kell teljesítenie (akár elektronikus archiválási szolgáltató igénybevételével, akár saját magának.)

23/31


Az irat aláírásán (és beállítástól függően időbélyegzésétől) túlmenően az iratkezelő rendszernek köszönhetően azt is biztosítani lehet, hogy a felhasználó maga se tudja észrevétlenül törölni a revízióbiztosan archivált dokumentumot vagy annak metaadatait (ami elsősorban persze nem az irodavezető ügyvéd ellen tud védelmet nyújtani, hanem az ügyvédi irodán belüli egyéb felhasználók tevékenységével szemben.) Lehetőség van a dokumentumok önálló aláírására, az ügyön belül található összes dokumentum aláírására, valamint egy vagy több dokumentumból aláírt, archiválási célokat szolgáló ún. e Archívum mappa is készíthető.

Az ELOügyvéd revízióbiztos archiválása során létrehozott e Archívum

7. MIKOR ARCHIVÁLJUNK? 7.1.

Amikor az archiválás nem igényel aktív lépést az ügyvéd részéről

A választott archiválási módtól függően lehet, hogy ügyintézésünk során az archiválás mozzanata nem is különül el önállóan, hiszen ez könnyen automatizálható. Saját magunk szempontjából az volna a legjobb, ha az irat véglegesítésével (akár elektronikus aláírásával, időbélyegzésével, bírósági beküldésével, esetleg fogadásával) együtt rögtön archiválja is a számítógép az iratot, és ezzel az ügyvédnek semmilyen további dolga nincsen. Ilyen megoldást tartalmaz a

24/31


2010.02.15 i MÜK elnökségi levélben is hivatkozott új megoldás,27 amit a Microsec Kft. új archiválási díjcsomagjaiban (feltöltési mennyiségen alapuló díjazású díjcsomagokban) biztosít. Ez esetben az ügyvéd megad egy központi email címet, és az innen a bíróságnak küldött aktákat, valamint e címre a bíróság által küldött aktákat a Microsec Kft. automatikus archiválja. Bizonyos eltérésekkel hasonló módon veszi le a vállunkról az archiválással kapcsolatos tennivalók nyűgét az is, ha pl. az .ES3/.ET3/.DOSSZIE állományokat olyan könyvtárba mentjük, amit aztán automatikusan naponta vagy hetente feltölt a külső tárhelyre a számítógépre telepítettünk kliens programunk (pl. iSave, JOGindex esetén). Ugyanígy egy automatizált megoldásnak tekinthetjük azt is, ha az archiválásban segítő informatikai partnerünk az előre megállapodott feltételek szerint, havonta, negyedévente vagy évente kiszáll, lemásolja és archiválja az iratokat. 7.2.

Amikor az archiválás önálló művelet

Ha időben elválik egymástól az archiválandó irat elkészülte és az a művelet, amikor a hosszú távú megőrzéshez szükséges többlet feltételeket teljesítjük (az "archiválás művelete"), akkor felmerül az a kérdés is, hogy mennyi ideig lehet büntetlenül archiválás nélkül őrizni az egyes iratot. A közjegyzőktől eltérően az ügyvédekre nem terjed ki olyan norma, hogy pl. a keletkezéstől számított "60 napon belül" archiváljanak, így a helyes válasz az, hogy egy nappal azelőtt, mielőtt elveszne (megsérülne) az irat. Elektronikusan aláírt irat esetén ezt a "választ" azzal is ki kell egészítenünk, hogy egy nappal azelőtt, mielőtt az elektronikusan aláírt iraton az e aláírás elvesztené érvényességét. Ez utóbbi nem triviális feladat. E tárgykörben kiváló és egyúttal olvasmányos útmutatót olvashatunk dr. Berta István Zsolt (Microsec Kft.) tollából: "Mitől válhat egy érvényes aláírás később ellenőrizhetetlenné?", http://srv.e szigno.hu/menu/?lap=archivalas_mitol_valhat_ellenorizhetetlenne. Ezen alapos tájékoztató sorai közül két, az ügyvédek számára kiemelten fontos tételt emelnék ki: a) archiváljunk, mielőtt az ügyvéd vagy a bíróság által használt elektronikus aláírás tanúsítványának az érvényessége lejár; b) archiváljunk, mielőtt az e aktánál használt időbélyegzők érvényességi ideje lejár. A fenti a) b) esetek nem feltétlenül jelentik azt, hogy ha az ügyvéd e határidőket már elmulasztotta, nem is érdemes archiválnia, mert úgyis érvénytelen az irat. Ha a fenti időpontok előtt archiválunk, akkor biztosan egyszerűbb feladatunk lesz az archivált irat érvényességének bebizonyítása során.

"[…] az ügyvéd felhatalmazásával a Microsec Kft maga gondoskodik a cégbírósághoz benyújtott elektronikus akta automatikus elhelyezéséről is a minősített archiválást biztosító archívumában. Tehát az ügyvéd mentesül az elektronikus akta cégbírósági benyújtását követő archiválási tennivalóktól." 27

25/31


Ennek az oka az, hogy az e aláírások érvényességét nem minden esetben szakértők ellenőrzik. Az érdeklődők az érvényességről legtöbbször az aláírás érvényességét ellenőrző szoftver, alkalmazás útján győződnek meg, vagy azáltal, hogy minősített archiválási szolgáltatónak megőrzésre átadják az elektronikusan aláírt iratot (aki szintén elsősorban szoftver útján ellenőrzi az aláírások érvényességét.) E szoftverek azonban korlátozott képességekkel bírnak: csak a folyamatosan elérhető és a szoftver által hitelesnek tekintett forrásokra tudnak hagyatkozni, és nem minden szempontból működik ugyanúgy pl. a Netlock Mokka aláírás ellenőrző funkciója, mint a Microsec E szignó hasonló funkciója. Nem pontosan ugyanarra mondja, hogy érvényes, mert más szabályzatok szerint dolgozik és nem mindenki hisz ugyannak a forrásnak vagy állításnak. Egy esetleges polgári peres eljárásban vagy külön szakértői ellenőrzés esetén ezek a különbözőségek nagyobbrészt eltűnnek, hiszen egy ember jóval több szempontot vagy forrást tud figyelembe venni, és adott esetben olyan mérlegelést is végezhet, amire szoftver nem képes. Éppen az automatikus ellenőrzés mikéntjéből és az archiválási szolgáltató, valamint egy másik hitelesítési szolgáltató közötti eltérő szakmai véleményből eredt az a probléma, amit néhány kolléga tapasztalhatott a 2006 2008 közötti, a cégbíróságok által aláírt iratok időbélyegei kapcsán. Ez utóbbiról részletesebb magyarázatot az archiválási szolgáltató honlapján a http://www.e szigno.hu/?lap=lejart_idobelyegu_eakta_archivalasa oldalon olvashatnak. 7.3. Az aláíráshoz és az időbélyegzéshez használt tanúsítvány érvényességének megállapítása Honnan tudhatjuk meg, hogy egy adott e akta vonatkozásában melyik időpont mikor következik be? 7.3.1. Saját aláírói tanúsítvány lejárati ideje A saját tanúsítványunk vonatkozásában ez viszonylag egyszerű. E szignó esetén az Eszközök/Rendelkezésre álló tanúsítványok megtekintése menüpontok alatt, a használt Windows nyelvétől függően a "Lejárati idő"/"Expiration date" alatt láthatjuk ezt. Ha meg akarjuk újítani a tanúsítványunkat, mert pl. megváltozott valamely ügyvédi adatunk (székhely, email cím stb.) vagy elvesztettük a kártyánkat, akkor készüljünk fel arra is, hogy a megújítással együtt a korábbi tanúsítványunk érvényességi ideje is le fog járni (visszavonják).

26/31


7.3.2. Egy adott e-aktán elhelyezett aláírói tanúsítvány lejárati ideje Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy egy adott aktára helyezett aláírás vagy mikor fog lejárni, akkor ezt programtól függően az alábbiak szerint tehetjük meg: E szignó (v.3.1.39.8) esetén a jobb gombbal kattintsunk az aláíró nevére a bal oldali panelen, és válasszuk a "Tanúsítvány megtekintése" pontot. Az aláíráshoz használt tanúsítvány érvényességi ideje a saját tanúsítványnál leírt módon látható.

7.3.3. E-aktán elhelyezett időbélyegző tanúsítványának lejárati ideje E szignó (v.3.1.39.8) esetén az akta betöltése után kattintsunk jobb gombbal a bal oldali osztásban az aláíró nevére, majd az "Aláírás részleteinek megtekintése" pontra.

27/31


Ezt követően egy bonyolult kinézetű listán kiválasztjuk a minket érdeklő időbélyegzésre vonatkozó sort, 28 és kattintsunk rá a "Részletek" gombra, majd kattintsunk rá az "időbélyegző szolgáltató (tanúsítvány)" sorra, és az 7.3.1 pontban mutatott ablakot, amelyről leolvashatjuk az időbélyegzésre szolgáló tanúsítvány lejárati idejét.

Pl. a képbeli példán van egy időbélyegzés, ami az aláírás létrehozását követő első megbízható időpontot tanúsítja, és van egy ún. archív időbélyegző, ami az archív tárolás kapcsán szükséges, a 6.1. pontban részletezett érvényességi lánc begyűjtésének időpontját hivatott igazolni. 28

28/31


8. AZ OLVASHATÓSÁG, ÉRTELMEZHETŐSÉG BIZTOSÍTÁSA A megőrzés módjától függetlenül problémát jelenthet, hogy az ügyvéd miként teljesíti azt a követelményt, hogy a megőrzés ideje alatt az őrzött irat olvasható (értelmezhető) legyen – azaz álljon rendelkezésre olyan számítógépes környezet, aminek segítségével az ügyvéd az iratot olvasni tudja. Ezt jelenleg az archiválási szolgáltató is csak opcionálisan vállalja, akkor, ha a megőrzendő irat valamely pontosan meghatározott elektronikus formátumban kerül átadásra. A hatályos műszaki előírások miatt olyat archiválási szolgáltató sem vállalhat, hogy a megőrzésre átadott iratot ő maga alakítja át a hosszú távú megőrzésre alkalmas formátumúvá. Azt, hogy milyen irat esetén is vállal hosszú távú olvashatóságot a szolgáltató, a szolgáltató ún. archiválási szolgáltatási szabályzata határozza meg29. Fel kell hívnunk arra a figyelmet, hogy a szolgáltatótól független tény, hogy az elektronikus ügyintézés alapjául szolgáló eljárásokban milyen iratokat, formátumokat fogadnak be, így folyamatos és nem könnyű feladat a szolgáltató számára az is, hogy a gyakran változó formátumok közül minden aktuális változat értelmezhetőségét biztosítsa. Elvi szinten lehetetlen volna azt garantálni, hogy minden e ügyintézésre használt formátum minden változatának olvashatóságát biztosítsa (akár csak azért, mert pl. egy többcélú kistérségi társulás azt használja), így ne vegyük automatikusnak azt, hogy mindenfajta létező irattípus mindenfajta változatának az olvashatóságát a minősített archiválási szolgáltató meg fogja tudni őrizni (ez most a cégeljárási iratok között azért nagy valószínűséggel teljesül.) 9. AMI NEM VÁLTOZOTT – MIT JELENT AZ ARCHIVÁLÁSI KÖTELEZETTSÉG ÉS MIÉRT KELL ARCHIVÁLNUNK? Az alábbi fejezet lényegében nem változott a 2009 es állapothoz képest, csak néhány szakmai hibát próbáltam meg javítani. Mivel ez a rész mai szemmel nézve már túlságosan is elméleti, és új üzenetet a 2009 eshez képest nem hordoz magában jobbnak láttam a tájékoztató végére tenni. 9.1.

Mit jelent az archiválási kötelezettség?

Az „archiválás” kifejezés – jogszabályi definíció híján fogalomként került át jogszabályi környezetbe.30

az informatikában használt

Messziről nézve ez alapvetően egy, más jogszabályokból már ismert megőrzési kötelezettséget jelent, hasonlóan pl. az adózás rendjéről szóló törvényből vagy a

Lásd az 5.5. pontot a http://srv.e szigno.hu/menu/docs/szolgaltatasiSzabalyzatASZ v1.6.pdf ban. 30 2001:CVIII. tv. 16. § (4) bekezdésében, valamint a 2004:LV. tv. ami az archiválási szolgáltatást bevezette az elektronikus aláírásról szóló törvénybe, illetve a 7/2005. (VII.18.) IHM r., és az ezt hatályon kívül helyező, jelenleg hatályos 114/2007. (XII.29.) GKM r. 29

29/31


számviteli törvényből már ismert, az adózással és számvitellel kapcsolatos egyes iratok meghatározott idejű "megőrzésének" kötelezettségének. Tartalmában azonban mégis jelentős különbség van a papír alapú iratokra vonatkozó és az elektronikus iratokra vonatkozó megőrzési kötelezettség között. A papír alapú iratok megőrzésénél pl. a jogszabályok hagyományosan semmilyen további, technikai jellegű követelményt nem írnak elő. Az e jogszabályokban meghatározott, legfeljebb 10 15 éves megőrzési kötelezettség teljesítését az érintett jogalanyok többsége meg tudja oldani. Az ennél hosszabb megőrzési idejű, papír alapú iratoknál azonban vagy kifejezetten e feladatra szakosodott levéltárak útján célszerű a megőrzésről gondoskodni (pl. köziratok esetében), vagy egyébként a megőrzésre kötelezettől elvárható, hogy megfelelő szakértelemmel bíró munkatársat vagy más közreműködőt bízzon meg e kötelezettségek teljesítésére (pl. magánnyugdíjpénztári iratok megőrzése esetén). Ugyanakkor az elektronikus formában lévő iratok megőrzésénél még nincsen több száz év tapasztalatunk, és e problémával még az e terület szűken vett szakértői is csak ismerkednek, alapvető kutatások vannak még folyamatban. Csak az az egy biztos, hogy az elektronikus úton teljesített megőrzés rengeteg csapdával terhelt, rengeteg kellemetlen meglepetést rejtegethetek a megőrzésre kötelezettek részére. Mégis, a rohamos mértékben növekvő iratforgalom, információs mennyiség ma már nem kezelhető másként, mint elektronikusan, amiből az is következik, hogy a hosszú távú tárolást sem lehet kizárólag a megszokott, papír alapú módon megoldani. 9.2.

Miért kell az elektronikus iratokat archiválni?

Bizonyos iratok megőrzésének kötelezettségét közvetlenül jogszabályok írják elő, mert a megőrzési kötelezettség a megőrzött iratokhoz kapcsolódó jogszabályi kötelezettségek érvényesítéséhez szükségesek. Ilyen kötelezettség például a már említett adójogi (5+1 éves) és számviteli (8, illetve 10 éves) megőrzési kötelezettség, a pénzmosás megelőzésével kapcsolatos kötelezettségek (8 éves), valamint a jogügyletek biztonságával kapcsolatos IRM rendelet31 előírása (5 éves). Ilyen kötelezettséggel találkozhatunk az ügyvédi és a cégeljárásról szóló törvényben is, ahol az elektronikus formába alakított iratok papír alapú eredetijének megőrzéséről van szó (de nem az átalakított, már elektronikussá vált irat megőrzéséről.32 A megőrzendő iratok többségénél azonban nem törvény vagy alacsonyabb rendű jogszabály írja elő kifejezetten a megőrzést, hanem a megőrzés kötelezettsége csak mögöttes szabályokból, az elvárható gondosságból fakad. Egy ügyvédnek nem csak azért kell megőriznie az ügyféllel kötött szerződését, mert az számviteli bizonylat (Sztv. 166. §), hanem mert szükség esetén az ügyféllel vagy egy hatósággal (esetleg ügyvédi 31 32

54/2007. (XII. 21.) IRM r. 2006:V. tv. 37. § (2) bekezdés, 1998:XI. tv. 27/A. § (1) bekezdés.

30/31


fegyelmi tanáccsal) szemben is csak így tudja "megvédeni magát", bizonyítani a saját kötelezettségeinek teljesítését. Ha pedig egy ügyfél megőrzésre adott át az ügyvédnek egy iratot, akkor azt eltérő megállapodás hiányában azt addig meg kell őriznie, amíg csak tudja stb. Az ilyen jellegű, mögöttes szabályoknak való megfelelésből fakadó megőrzési kötelezettségek behatárolása nem egyszerű feladat, gyakran csak az ügyvédi működés részleteiből ismerhető meg, esetleg káros tapasztalatok árán. A megőrzési kötelezettség terjedelmének megismerése során figyelemmel kell lennünk még a Magyar Ügyvédi Kamara által kiadott különféle szabályzataira is. Ezek közül elsőként az Alapszabály IV.17. k) pontja alapján kiadott iratkezelési szabályzatot kell megemlíteni, amely jelenleg az elektronikus iratkezelés és az archiválás miatt már kissé elavultnak tekinthető (1994. (VI.1.) MÜK szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről).33 A MÜK ezen szabályzata meghatározza pl. a nem selejtezhető iratok körét (így pl. az ügyvédnél őrzött bármilyen okirat), amelyek megőrzési kötelezettsége tehát "örök időkre" szól, valamint a selejtezhető egyéb iratok megőrzési idejét, és ezen időtartam számítását. Hasonlóan megőrzési kötelezettséget mond ki például "a jogügyletek biztonságának elősegítésével, valamint az elektronikus aláírás használatával és a hozzá kapcsolódó feladatokról" szóló MÜK 2/2007. (XI.19.) szabályzat is, hiszen a mögöttes jogszabályok értelmezésével ez mondja ki egyértelműen, hogy a cégeljárási iratok közül az átalakított eredetiken kívül az elektronikus másolatokat is örök időkre meg kell őrizni (és nem csak az elektronikussá átalakított papír alapú eredetiket), valamint ez rögzíti azt is, hogy a JÜB választ öt évig elektronikusan is meg kell őrizni (nem csak a papírra nyomtatott JÜB választ, ha nyomtatunk egyáltalán ilyet.)

33

http://www.magyarugyvedikamara.hu/?content=1&scontent=9

31/31

HOGYAN ARCHIVÁLJUNK ELEKTRONIKUS IRATOKAT?

Recommend Documents