Hoe benaderen we de inkoop van begeleiding en hoe voorkomen we opportunistisch inschrijven CBP Combined Business Power B.V. Zonnedauw 3, 7322 EA Apeldoorn Postbus 4350, 7320 AJ Apeldoorn Tel: +31 (0)55 – 36 80 816 Fax: +31 (0)55 – 36 80 810 GSM: +31 (0)6 – 43 53 55 13 Mail:
[email protected] 1 februari 2012
Situatieschets
Stel we willen de Mount Everest beklimmen en we zoeken een bergbeklimmer die ons kan begeleiden naar de top. Hoe kopen we dit in?
Scenario A We huren een bergbeklimmer in en vervolgens: o o o o o o
Vertellen we hoe hij de berg moet beklimmen en met welke gereedschappen Vertellen we hem dat we een betere manier hebben om de berg te beklimmen Vertellen we hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertellen we hem dat het best sneller kan Vertellen we hem dat het goedkoper kan Huren we nog een andere in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen
Scenario B
We zoeken naar een ervaren bergbeklimmer, die vaker de Mount Everest heeft beklommen, en huren die in om ons naar de top van de Mount Everest te brengen.
Voor welk scenario kiezen wij over het algemeen?
Dus……
1. 2.
Consulteer de markt, kijk met elkaar naar mogelijkheden, onmogelijkheden, risico’s en bedreigingen Ga niet exact voorschrijven wat de leveranciers moeten doen (gedetailleerd PVE) maar beschrijf de gewenste output
Stelling 1: “Ik heb bij een aanbesteding wel eens het gevoel gehad dat een inschrijver een aanbieding doet waarvan ik bijna zeker weet dat hij deze niet kan of gaat nakomen”
JA
NEE
Stelling 2: “Ik heb bij een aanbesteding wel eens het vermoeden gehad dat een inschrijver bewust valse beloftes doet, enkel met als doel om de aanbesteding te winnen”
JA
NEE
Stelling 3: “Ik heb bij inschrijvingen steeds vaker het gevoel dat het beloofde kwaliteitsniveau op papier mooier lijkt dan dat deze in de werkelijkheid is”
JA
NEE
Situatie Vermoeden van valse beloften in aanbestedingen
Steeds moeilijker om beste aanbieding te kiezen Goed inkoopresultaat in gevaar
Enkele uitspraken ter illustratie Inkoper: In zijn algemeenheid zie je dat wel, ik zeg weleens de beste kandidaat wint niet maar degene wint die de beste tenderdesk heeft.
Inschrijver: “Ja, je weet dat als je niet de lage uurtarieven aanbiedt je überhaupt niet geselecteerd kan worden dus dan is het kiezen of delen, je zal wel moeten. Dan worden die lage tarieven gewoon ingevuld met het idee: binnen is binnen. En als we eenmaal binnen zijn dan lossen we dat wel op.” Aanbestedingsspel
Prijs
Inschrijver: “Volgens mij moet je prijs geen onderdeel van maken, want je krijgt hoe dan ook een prijzenblad voor je kiezen dat gericht is op het geselecteerd worden en niet op het kunnen en willen leveren.”
Kwaliteit
Inschrijver: “Het doel heiligt dan de middelen en als het middel moet zijn dat kennelijk mijn gesprekspartner erg kiezen op een schijnwereld die totaal niet bestaat, maar die wel mooi beschreven is, dan krijg je die toch. In elke aanbesteding wordt de tekst weer mooier.”
Inschrijver: “Ja wij kijken ook, hoe kom je er zo goed mogelijk doorheen, maar we liegen niet. We zoeken wel de randjes op. We verzinnen niks maar we beschrijven wel de ideale wereld. Dat wil niet zeggen dat het in praktijk altijd zo gaat, dat is iets anders.”
Het begrip opportunisme
“Opportunisme wordt in de literatuur gedefinieerd als
gedrag dat is gericht op het vergroten van het eigenbelang door actief of passief te handelen in strijd met expliciete en/of impliciete
overeenkomsten.”
Oorzaken van opportunistisch inschrijven
Onvolledig controleren en handhaven
Mate van opportunisme Kwaliteit niet contracteerbaar
Lock-in situatie
Probleem bij inkopen van begeleiding 1.
Kwaliteit vooraf moeilijk contracteerbaar en achteraf moeilijk meetbaar
2.
Huidige leveranciers zijn er op gebrand om hun opdrachten te behouden en moeten dus de aanbestedingen winnen
3.
Informatie asymmetrie, omdat de markt (op dit moment) beschikt over beduidend meer informatie dan de gemeenten
4.
Risico op een lock-in situatie (moeilijk switchen, omdat dit altijd gevolgen heeft voor de cliënten)
Kortom, er bestaat een aanzienlijk risico op opportunisme bij het inkopen van
begeleiding
Hoofdgebieden inkoopproces
1) Doel en Strategie
Interne klant
Bepalen strategie
3) Contractmanagement
2) Aanbesteding
Specifi-ceren
Selecteren Contrac-teren
Bestellen
4) Inkoopresultaat
Bewaken
Nazorg
Leverancier
Nieuwe focus Opportunisme inschrijvers
Huidige focus overheidsinkoper
2) Aanbesteding
1) Doel en Strategie
3) Contractmanagement
Aanbestedingsresultaat
Noodzakelijke focus overheidsinkoper voor goed inkoopresultaat
4) Inkoopresultaat
Advies ter voorkoming van opportunistisch inschrijven 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Overtuig alle stakeholders van het belang van een goed inkoopproces en niet alleen van een goede aanbesteding Consulteer de markt, kijk met elkaar naar mogelijkheden, onmogelijkheden, risico’s en bedreigingen Formuleer vooraf een helder doel en een duidelijke strategie Ga niet exact voorschrijven wat de leveranciers moeten doen (gedetailleerd PVE) maar beschrijf de gewenste output Beschrijf duidelijk op welke wijze deze output gemonitord gaat worden en hoe hierop gestuurd gaat worden Organiseer deze monitoring en handhaving al voordat begonnen wordt met de aanbesteding
Voor meer informatie over opportunistisch inschrijven zie:
http://cbp.nl/nieuws/2011/opportunism e-bij-aanbestedingen-inhuur-ictpersoneel
Bedankt voor uw aandacht!
Heeft u naar aanleiding van de presentaties vragen, dan horen wij die graag!
