Hírlevél Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2013. IV. negyedév
2013. november
Tartalom
Számvitel modul Pénzforgalmi áfás tételek gépi generálása .............................................. 3 Beállítások Pénzforgalmi elszámolású cég esetén .................................................. 3 Pénzforgalmi elszámolású szállító esetén ............................................. 6
Áfa parkolópályán Bejövő számlák könyvelése ..............................................................11 Kimenő számlák könyvelése .............................................................15
Számlázás és készlet modul Nem mozgott készletek .......................................................................16 Számvitel modul Egységes országkódok betöltése ..........................................................19 Számvitel modul Utókalkulációs kimutatások változásai ..................................................21 Számvitel és pénzügy modul EU-s adószám ellenőrzés .....................................................................23
2
Számvitel modul
Pénzforgalmi áfás tételek gépi generálása Néhány ügyfelünk kérésére a pénzforgalmi áfás tételek vegyes naplóban történő könyvelését leautomatizáltuk. A pénzforgalmi elszámolás választása esetén az adóalanynak a fizetendő adóját akkor kell megállapítania, ha a vevő az ellenértéket részére megtérítette, a beszerzései tekintetében levonási jogát akkor gyakorolhatja, ha a vételárat az eladó részére megfizeti. A fentieken túlmenően a pénzforgalmi elszámolás hatással van a pénzforgalmi elszámolást választó adóalany vevőjének levonási jogára is, ugyanis a vevő levonási joga is csak akkor keletkezik, ha a vételárat a pénzforgalmi elszámolást választó adóalany részére megtéríti. Tehát a pénzforgalmi ÁFA elszámolása esetén két esetet kell figyelembe vennünk: C
Az egyik, amikor mi magunk pénzforgalmi elszámolásúak vagyunk;
C
A másik, amikor mi számlát befogadóként a szállítónk pénzforgalmi elszámolású. Mindkét esetben hasonlóképpen járunk el: létrehozunk egy technikai főkönyvi
számlát, egy úgynevezett „parkoló számlát”, ahol időlegesen, a tényleges pénzügyi teljesítésig az ÁFA értéket parkoltatjuk. Egy beépített automatizmus révén aztán megvizsgálja a programunk, hogy a pénzügyi áfás számlákhoz érkezett-e kiegyenlítés - ha igen, akkor egy vegyes bizonylaton elszámolja az áfát, részkiegyenlítés esetében a kiegyenlítés arányaiban történik az elszámolás. Lássuk mindezt a gyakorlatban, kezdve először a beállításokkal, melyeket egyetlen egyszer kell megtennünk!
Beállítások Pénzforgalmi elszámolású cég esetén Korábbi hírlevelünkben már ejtettünk szót róla, hogy a 2013. év elején bekövetkezett ÁFA törvény változások a számla esetében milyen adattartalmi változásokkal jártak (2013. I. negyedéves Hírlevél, 10. oldal!), ezek közül a pénzforgalmi elszámolású cégek esetében az egyik legfontosabb, hogy a számlán fel kell tüntetni, hogy a számla kibocsátója pénzforgalmi adózó!
3
További beállítások: a Számlázás modulban válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok
karbantartása menüpont alatt található 9. Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot.
A P119 Rendszerparaméterek karbantartása képernyőn kattintsunk a szürke Rend-
szerváltozók gombra, majd a Változók képernyőn válasszuk ki bal oldalt ismét a Rendszerváltozókat. A négyzetrácsos részbe tetszés szerint duplán kattintva vigyünk föl egy új változót: PUAFAELSZ, az Érték mezőbe egy nagy i betűt.
A változó beállításának hatására a P21 Számlák karbantartása képernyőn megjelenik egy új mező, Pénz.forg. áfás néven. Alapesetben a program nem ugrik bele a mezőbe, nekünk kell belekattintanunk, ha aktiválni szeretnénk, és pénzforgalmi elszámolású számlát szeretnénk készíteni. Ha Igen értéket állítunk be, akkor a program a számvitel modulban pénzforgalmi elszámolásúként kezeli le a számla könyvelését (lásd: később!).
4
A számlázás menete minden egyéb esetben a hagyományos számlázást követi. Érdembeli változás a számla képen látható (pénzforgalmi adózó jelölés!) és a könyvelésben! A pénzforgalmi elszámolású szállítói beállításokat, ha pénzforgalmi elszámolásúak vagyunk, akkor is el kell végezni, mivel minden szállítónkkal e szerint kell a továbbiakban eljárnunk! Ha pénzforgalmi elszámolás alá esünk, akkor a velünk kapcsolatban lévő összes partnerünkkel szemben is így kell fellépnünk. Így tehát a partnertörzsben a partnereinket be kell állítanunk pénzforgalmi áfásnak, amit a P1121 Partner karbantartá-
sa képernyőn a Könyvelési beállítások fülön tehetünk meg.
5
Pénzforgalmi elszámolású szállító esetén Fel kell vinnünk a technikai jellegű, „parkoló” főkönyvi számlánkat a számlatükörbe, ahol az ÁFA összegét a pénzügyi teljesítésig „parkoltatjuk”. Lépjünk be a
Számvitel modulba, és válasszuk ki a törzsadatokon belül a 1. Főkönyvi számlák karbantartása menüpontot!
Vigyünk föl egy könyvelési számlát, ahol az ÁFA érték halmozódik, amíg a kiegyenlítés meg nem történik.
6
Szintén szükségünk van az ÁFA átvezetési számlára, amelyet az EU-s, EU-n kívüli, illetve a fordított ÁFA-hoz is használunk. Ha ez az ÁFA átvezetési számla még nincs beállítva, akkor szintén vigyük föl: vezér típusú, folyószámlás főkönyvi számlának kell lennie.
Majd az ÁFA átvezetési számlát állítsuk be a rendszerváltozók közé. A Számvitel modulban válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantar-
tása menüpont alatt található 9. Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot.
A P119 Rendszerparaméterek karbantartása képernyőn kattintsunk a szürke
Rendszerváltozók gombra, majd a Változók képernyőn válasszuk ki bal oldalt a Rendszerváltozókat. A négyzetrácsos részbe tetszés szerint duplán kattintva vigyünk föl egy új változót: AFA_ATVEZ, az Érték mezőbe pedig az előzőekben beállított technikai ÁFA átvezetési könyvelési számla számát adjuk meg.
7
A Változók képernyőn válasszuk ki a Globális változókat, és vigyük föl, szintén a négyzetrácsos részre duplán kattintva, a pénzügyi áfás változót, aminek a neve: PÉNZÜGYIÁFA, az Érték mezőbe a technikai jellegű, „parkoló” főkönyvi számla számát kell megadni. A Formátum mezőbe egy vegyes típusú naplót kell beállítani, amelyen automatikusan elkészül a könyvelési bizonylat, ami a tényleges pénzügyi teljesítés után átvezeti a „parkoló” számláról az ÁFA számlára az ÁFA összeget.
Fontos, hogy a pénzügyi áfás változót évközben ne állítsuk át másik főkönyvi számlára, ezt csak a könyvelési év fordulójakor tehetjük meg, a korábbi parkolószámla főkönyvi beállításai közt jelölve, hogy a következő évben mi lesz az új parkolószámla (F1111 Főkönyvi számla karbantartása képernyőn a Követk. évi számla mező!). 8
Annál a partnerünknél, amelyik pénzforgalmi elszámolás alá esik, a partnertörzsben is be kell állítani, hogy pénzforgalmi áfás.
A P1121 Partner karbantartása képernyőn a Könyvelési beállítások fülön a Pénz-
forgalmi áfás mezőt kell bebillenteni Igenre.
9
A beállítások legvégén egy szerviz program lefuttatása is szükséges. A program (puafa_mod.fxp) a honlapunkról (http://www.cleansoft.hu) letölthető. A korábbi bizonylatokon rögzített pénzforgalmi ÁFA jelölést tölti át a folyószámla tételekre. A szerviz programot a /CLEANSYS/SERVICE mappába kell lementeni, és a Számvitel
modulban a 7. Szerviz menüpont alatt található 5. Külső szerviz program futtatása menüpontnál futtatni!
10
ÁFA parkolópályán Bejövő számlák könyvelése Ha a szállítónk pénzforgalmi elszámolású (a számláján ezt fel kell tüntetnie!), akkor ezt a hagyományostól eltérő módon kell lekönyvelnünk. Először is a könyvelési bizonylaton jeleznünk kell, hogy pénzforgalmi elszámolású lesz (Pénz. forg. áfás: Igen). A Követel oldalra ugyanúgy bruttó értékben könyveljük fel a számla értékét, a Tartozik oldalra azonban csak nettó módon, ÁFA számla megjelölése nélkül, a bizonylat utolsó során pedig a technikai jellegű, „parkoló” könyvelési számlánkat adjuk meg, amelyre az ÁFA összeget könyveljük föl (Tipp: a program mindig felajánlja a könyvelési tételnél a bizonylat hátralévő egyenlegét, amely a parkoló főkönyvi számlánál megfelel az ÁFA összegével—így elég a program által felajánlott összeget elfogadni!).
K 4541 Szállító bruttó összeggel - T 5… költség nettó összeggel - T 5... Költség nettó összeggel - T 5... Költség nettó összeggel - T 466999 parkolószámla ÁFA összeggel
11
A költségoldalon még valamit meg kell adnunk: bevezetésre került egy új mező, a P. Áfa, ahol a bejövő számlán szereplő áfakulcsot válasszuk ki! Ezt a nettó összeggel együtt vigyük tehát föl!
Amikor megtörténik a pénzügyi teljesítés, azaz bankból vagy pénztárból kiegyenlítésre kerül az összeg, akkor kell lefuttatnunk a programba újonnan bekerült 9. Pénzforgalmi áfás tételek gépi generálás menüpontot, ami a 2. Forgalom főmenüben kapott helyet.
12
Az F29 Pénzforgalmi ÁFA képernyőn mindössze egy mezőintervallum került, a
Banknap. A program az itt megadott banknap-intervallumba eső kiegyenlítéseket vizsgálja meg, melyek kötődnek pénzforgalmi áfás számlákhoz. A kiegyenlítések alapján a rendszerváltozóban megadott vegyes típusú naplóba automatikusan készít a program egy vegyes bizonylatot, amely a „parkoló” számlán szereplő ÁFA összeget átvezeti a megfelelő ÁFA számlára.
A vegyes bizonylatunkon az áfa technikai átvezetési számla van önmagával szembeállítva nettó értéken, a fennmaradó áfa pedig átvezetve a parkoló főkönyvi számláról a tényleges áfa számlára. T 456 nettó —K 456 nettó T 4661 áfa
K 466999 áfa
13
A teljes kiegyenlítésnél azonban gyakoribb a részkiegyenlítés, amikor a számla összege nem kerül teljes egészében kiegyenlítésre. Ez esetben arányosított bruttóból (számla tétel bruttója/számla összbruttója*kiegyenlítés) számoljuk visszafelé az áfát. A kontírozás ez esetben nem változik, minden részkiegyenlítéshez készül egy vegyes bizonylat az épp rá eső áfa összeggel, amíg a teljes számla kiegyenlítésre nem kerül, s le nem ürül a „parkoló” főkönyvi számla. Az áfa kimutatásban pedig a képeken szereplő példánkban szereplő júniusi számla a tényleges kiegyenlítésnek megfelelően július hónapban kerül bevallásra.
14
Kimenő számlák könyvelése A könyvelés menete megegyezik a szállítói számláéval, csak annak kvázi a fordítottja. A számlázás modulból - ha beállítottuk, hogy pénzforgalmi elszámolásúak vagyunk - már megfelelő kontírozással kerülnek át a számláink: T 311 Vevő bruttó összeggel - K 9... Árbevétel nettó összeggel - K 9… Árbevétel nettó összeggel - K 466999 parkolószámla áfa összeggel
A program automatikusan P. Áfa beállítással hozza át az áfa kulcsainkat. A kiegyenlítés után ugyanazt a programot (F29 Pénzforgalmi ÁFA) kell elindítani, ami hasonlóképpen, csak értelemszerűen ellenkező lábakkal és a kimenő számla naplóban beállított ÁFA főkönyvi számlára automatikusan átvezeti a „parkoló” számlán található ÁFA összeget, részkiegyenlítés esetén az arányosított bruttóval számolva az Áfát.
15
Számlázás és készlet modul
Nem mozgott készletek Ezzel a programmal egy meghatározott időintervallumban kérdezhetjük le azokat a készleteinket, amelyeknél nem történt semmilyen mozgás. A program ráadásul évfüggetlen, tehát akár korábbi éveket érintő időszakokra is kérhetjük a vizsgálatot. A program külső szerviz programként is futtatható, mi a továbbiakban jelentésként a programmodulba integráljuk, ennek lépéseit fogjuk bemutatni. A programot jelenleg Ügyfélszolgálatunkon (Tel.: 06-1-237-8070) kell igényelni, hamarosan a weboldalunkra is fölkerül. Az e-mailben megkapott fájlt /CLEANSYS/SERVICE mappába kell kitömöríteni!
A külső program letöltése után lépjünk be a Számlázás modulba, és válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 0. Kódszótár karbantartása képernyőt! A Kódcsoport mezőben a szótár gombra vagy a billentyűzet F1 gombjára kattintva válasszuk ki a JELENTÉSEK kódcsoportot!
16
A P1101 Kód karbantartása képernyőn vigyünk fel egy új kódot (Kód mezőn állva F2 billentyűzeten). Adjunk neki valami beszédes megnevezést, és az Egyéb adat mezőben tallózzuk ki a fájl szótár gombbal (jobb oldali … gomb!) a letöltött külső program scx kiterjesztésű fájlját. OK gombbal rögzítsük!
Ezzel felrögzítettük a külső programunkat a Jelentések közé. Bármikor, amikor szükségünk van rá, az alábbi módon tudjuk előhívni: válasszuk ki a 7. Szerviz menüpont alatt található 6. Jelentések menüpontot.
17
A megfelelő jelentés kiválasztásakor az alábbi képernyő jelenik meg. A Dátum mező kezdőintervallumába adjuk meg azt a dátumot, amikortól szeretnénk a nem mozgott készletet kimutatni. Ez akár előző évi dátum is lehet.
A program egy Excel fájlt készít a C:\TEMP mappába nem_mozgo_keszletek_kezdointervallum_zarointervallum néven.
18
Számvitel modul
Egységes országkódok betöltése Az egységes használat és a könnyebb kezelhetőség végett elérhetővé tesszük ügyfeleink számára az országokódok egységes alkalmazását. A weboldalunkról (http://www.cleansoft.hu) letölthető apró szerviz programmal betölthetőek a programba az ISO 3166 szabvány szerinti országkód jelölések. Így nem kell ügyfeleinknek vesződnie az országkódok manuális felrögzítésével, a programból szabadon kiválaszthatóvá válik valamennyi hivatalos országkód. A weboldalunkon a Szervizprogramok, dokumentációk menüpontnál elérhető a szükséges szerviz program Egységes országkódok néven. A letöltött zip fájlt a CLEANSYS mappába kell kitömörítenünk.
A Számvitel modulba belépve a 7. Szerviz / 5. Külső szerviz program futtatása menüpontot válasszuk ki, és tallózzuk ki a /CLEANSYS/ORSZAGOK3166 mappában található szerviz programot (a szerviz program futtatása kizárólagosságot feltételez, tehát csak akkor tudja futtatni, ha senki más sincs benne az adatállományban). A szerviz program neve: iso3166_országkódok_betöltése.fxp
A szerviz program futása során két Excel fájl készül a /CLEANSYS/ ORSZAGOK3166 mappába. Az egyik a korábbi, a rendszerbe már esetleg beállított országkódok listáját tartalmazza. A szerviz program ezeket a kódokat érvényteleníti, ami pusztán csak annyit jelent, hogy a jövőben ezeket már nem lehet használni. A korábbi használatot az érvénytelenítés nem befolyásolja (tehát ha használtuk egy számlánál, stb., akkor azon továbbra is használatban marad). 19
A másik Excel fájlban egy olyan listát kapunk, hogy a korábbi országkódokat mely partnereknél használtuk. Ezeket ugyan meghagyhatjuk így—hiszen az érvénytelenítés még nem törli a kódot az állományból -, de ajánlott ezen Excel alapján az érintett partnereket módosítani az új, ISO szabvány szerinti országkódokra. A Kódszótárban ellenőrizhetjük, hogy bekerültek-e az új hivatalos országkódok. Válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 0. Kódszótár karban-
tartása menüpontot.
A P110 Kódszótár karbantartása képernyőn a Kódcsoport mezőben tallózzuk ki az ORSZAGOK csoportot. Itt láthatjuk a korábbi országkódjainkat is (érvénytelenül), és az új, ISO szabvány szerintieket is. A lista tartalmazza valamennyi ország kódját.
20
Számvitel modul
Utókalkulációs kimutatás változásai Ismét jelentősen módosult az F391 Utókalkulációs kimutatás képernyőnk, akárcsak májusban, amikor a kiemelt analitikák kerültek külön alképernyőre, amely a főképernyő alján látható szürke Kiemelt analitika nevű nyomógombbal aktiválható. Az új módosítás a partnerekkel kapcsolatos mezőket érintette a képernyőn, amely indokolttá tette, hogy két külön fület nyissunk, egyet az alapadatoknak, egyet pedig az ellenszámlához kapcsolható mezőknek. A partnerek kaptak egy új csoportosítási lehetőséget, ennek a lekérdezési lehetősége került rá mindkét fülre:
Az új utókalkulációs kimutatáson külön a partnerekre (Alap fül), külön pedig az ellenpartnerekre (Ellen. szla fül) alkalmazható a partner jelző és a partner csoport szerinti szűrési intervallum. Ugyanezeken a füleken kaptak helyet értelemszerűen a főkönyvi számlák és az ellenszámlák szerinti szűrési feltételek. A Partner csoport a partner törzsben található új partner csoportosítási lehetőség. A P1121 Partner karbantartása képernyőn a Könyvelési beállítások fülön található meg ez a mező.
21
Az új utókalkulációs kimutatáson erre a paraméterre szűrhetünk mindkét (Alap és
Ellenszámla partner) oldalon.
22
Számvitel és pénzügy modul
EU-s adószám ellenőrzés Újabb EU-s adószám ellenőrző lehetőséget kínál a CLEAN-PRECÍZ programcsomag! A partnertörzsben az EU-s adószám mező mellé került beépítésre egy aprócska program, amely egy ingyenesen igénybe vehető szolgáltatásra támaszkodik: a http://vatid.eu/ egy EU adószám ellenőrző weboldal, amely lehetővé teszi, hogy XML-be beküldött adószámokat ellenőrizteti az Európai Bizottság közösségi adószám adatbázisában. Az elsősorban fejlesztők számára érdeklődésre számot tartó weboldal bizonyos időszakokban nagy forgalmat bonyolít, ilyenkor lassabb az ellenőrzési folyamat, illetve meg is szakadhat, ezért a folyamatos működésére a Clean-Soft Kft—rajtunk kívül álló okok miatt—nem tud felelősséget vállalni. Mi a kora reggeli és a késő délutáni időszakokat javasoljuk az adószámok ilyetén ellenőrzésére. Az ellenőrzéshez élő internet kapcsolat is szükséges. A P1121 Partner karbantartása képernyőn az EU Adószám mező mellett található gombbal kérhetjük az adószám ellenőrzését.
23
Ha valamilyen okból - például a weboldal túlterheltsége - kifolyólag a program nem tudja az adószámot leellenőrizni, akkor felajánlja az Európai Bizottság VIES, hivatalos közösségi adószám-megerősítő weboldalának elérését, amin keresztül manuálisan ellenőrizhető a kívánt adószám.
24
