Hírlevél
Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2011. II. negyedév
2011. május
Tartalom
Számvitel modul Kompenzáció .............................................................................................. 3 Számvitel modul Devizát az állományba! ..............................................................................13 Tárgyi eszköz modul Változások a leltárívnél ...............................................................................16 Tárgyi eszköz modul Analitika beállítása használatban lévő eszköz típusnál ..................................17 Tárgyi eszköz modul Jelző az Exceles eszközérték kimutatásban .................................................18 Tárgyi eszköz modul Kivezetés a kartonon és a korábbi időszakokra lekérhető kartonok...............19 GO-PRESS modul Ki nem nyomtatott számlák listája ..............................................................20
2
Számvitel modul
Kompenzáció A vevő és szállító egymással folytatott kölcsönös üzleti kapcsolatából eredően lehetőség adódhat a követeléseket és a tartozásokat egymással kompenzálni. A PRECÍZ rendszer Számviteli moduljába F28 Kompenzációs tételek összevezetése névvel bekerült egy új menüpont, amellyel lehetséges a vevő és szállító számlák közötti tételek összevezetése.
A Partner mezőbe írjuk be a partner kódját. Ha a partner létezik, illetve vannak kompenzálható számlái, a kód mellé a program kiírja a partner nevét. Ha nincs ilyen partner vagy a partnernek nincs kompenzálható számlája, akkor egy erre figyelmeztető programüzenet után megjelenik egy legördülő lista a partner mező mellett, ahol ki lehet választani a partnert. Szintén partnert tudunk választani a legördülő listából, ha a partner melletti nyomógombra kattintunk.
A főkönyvi számlák kiválasztásánál ugyanúgy kell eljárnunk, mint a partner esetében. Amennyiben a főkönyvi számla mező inaktív, csak a „felkínált” számlán vannak nyitott tételek, ellenkező esetben a legördülő listán több számlaszám közül lehet választani.
3
Az F28 Kompenzációs tételek összevezetése képernyő jobb felső sarkában található „L” gombra kattintva ki tudjuk listázni a kompenzálásba bevonható partnerek listáját
C
partnerre összevontan,
C
tételesen.
4
A tetszőleges partner kiválasztása után a képernyőn a hozzá tartozó összes rendezetlen vevő és szállító számla megjelenik (forintos vevő számlához csak forintos szállító számla tartozhat; devizás számlák esetében is hasonlóképpen történik a „párosítás”; amennyiben egy devizanemhez csak rendezetlen vevő, vagy csak rendezetlen
szállító
számla tartozik, akkor a program fel sem ajánlja a kompenzáció lehetőségét).
A kompenzálandó tételeket kiválasztva (a K oszlopban lévő négyzetbe kattintva) az Érték oszlop Egyenlegek sorába megjelenik a kijelölt bizonylatok egyenlege. A kiválasztott számla összege a Komp oszlopban is látható, ehhez azonban az szükséges, hogy „mindkét oldalról” történjen kijelölés. Az eltérő vevő-szállító összegeket tetszőlegesen bevonhatjuk, ezek egyenlege az említett mezőkben folyamatosan látható. Mivel ritkán van lehetőség 0 egyenleggel kompenzálni, ezért az „utolsó lépésként” bevont tétel Komp oszlopában nem a bizonylat teljes összege, hanem a kompenzálásból megmaradt „maradék” összeg kerül. Természetesen az eredeti számlaösszeg nem módosul, a fennmaradó rész egy későbbi kompenzálásba beszámítható.
5
A kiválasztás után a Bizonylat generálása gomb megnyomásával az összevezetés lekönyvelésre kerül a vevő és szállító számlára a megadott technikai számlával szemben. (A Komp oszlop Egyenlegek sorában megjelenő érték a kompenzálásba bevont összeg, amely a technikai számlánk T és K oldalán megjelenik. Alapesetben a számla egyenlege 0, ettől azonban speciális esetben eltérhetünk/például: kompenzáció visszatartása/ ) Azok a tételek, amelyek negatív előjellel szerepelnek, a „másik oldalon” is csak mínusz előjelű tételek kompenzálására fordíthatóak. Ha egy főkönyvi számlán belül egy negatív és egy pozitív előjelű bizonylat összege megegyezik, a két tétel az F24 Folyószámla analitika menüpontban vonható össze a folyószámla rendezésre vonatkozó szabályok szerint. Ehhez nem szükséges a menüpontból kilépnünk, a képernyő jobb felső sarkában lévő „F” gombra kattintva innét is elérhetjük.
A művelet elvégzése után a képernyő bal alsó sarkában található Frissítés gombra rá kell kattintanunk az aktualizálás érdekében. Erre a lépésre már az F24 képernyőbe történő átlépéskor figyelmeztet a program.
Lehetőség van a kompenzáció összegének visszatartására is. Ebben az esetben az adott bizonylat sorára kattintva, kézzel kell beírni (a K oszlopban lévő négyzet kijelölésével a teljes összeget figyelembe veszi a program) a kívánt összeget. A Fix oszlopban automatikusan megjelenik egy pipa , amellyel a program az összeget lefixálja.
6
Példánkból kitűnik, hogy a vevő követelésből csak 30.000,- Ft-ot kívánunk fordítani kompenzációra, amiből azonban csak 10.000,- Ft-ot kell felhasználnunk a szállítói tartozásunk (a maradék 21.250,Ft-ot pl: utalni fogjuk) kiegyenlítésére.
A fixálás után az Egyenlegek sor Komp oszlopában megjelenik az összevetésbe bevont, de fel nem használt összeg (30.000-10.000=20.000), amely a meghatározott technikai számlán egyenlegként jelentkezik és egy későbbi kompenzációnál felhasználható. Az összevezetésről az F211 Könyvelési tételek menüpontban (2. Forgalom / 1. Könyvelés / 1. Könyvelési tételek karbantartása) az „F6” gombra kattintva ki tudunk nyomtatni egy kompenzációs naplót. Kompenzáció visszatartása esetén célszerű ezt mindenképpen kinyomtatni, mivel a technikai számlánkon a különbözet (példánkban 20.000Ft) egyenlegként jelentkezik. A későbbiekben ezt az összeget kézzel kell elvezetnünk egy másik kompenzáció
könyvelése
hogy
technikai
a
során, számlánk
egyenlege kifusson.
7
Ha forintos számlákon kívül a devizás vevő, illetve szállító számláinkat is be szeretnénk vonni az „összevezetésbe”, akkor a deviza mezőre kattintva a deviza nem, a banki azonosító, az árfolyamnap és az árfolyamtípus kiválasztásával a devizás kiegyenlítetlen vevő és szállító számlák jelennek meg a képernyőn(a napi
árfolyamokat a P116
Devizaárfolyamok karbantartása menüpontban kell rögzíteni).
Az összevezetés elszámolása a forintos számlákkal megegyező módon történik a forint összegek mellett a deviza összegek bevonásával. A kompenzáció után a HUF gombra kattintva a képernyőn a forintos számlák jelennek meg ismét. Amennyiben egy partneren belül egy vevő és egy szállító számla egyenlege megegyezik, a program lehetőséget ad ennek automatikus kiszűrésére. A képernyő jobb felső sarkában lévő „A” gombra kattintva a program kijelöli az „összetartozó” vevő, illetve szállító számlákat,
8
majd a Kompenzált tételek mező kipipálásával a többi „felesleges” bizonylat lekerül a képernyőről.
A Bizonylat generálása gomb segítségével kerül lekönyvelésre a tétel. Kompenzáció könyvelése A könyveléshez szükséges egy globális változó beállítása a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 9. Rendszerparaméterek karbantartása menüpontnál, ahol a szürke Rendszerváltozó gombra kattintva megjelenik a Változók képernyő: a négyzetrácsos részre duplán kattintva vigyük föl a következő változót. A Változó neve: KOMPENZÁCIÓ
9
Az Érték mezőbe azt a technikai számlát (kompenzációs átvezetési főkönyvi számla) kell felvinni (Típusa: könyvelési számla), amellyel szemben a vevő és a szállító számlát össze szeretnénk vezetni. A Formátum mezőbe annak a naplónak (Jellege: kompenzációs, Típusa: kétoldalas) a számát kell beírni, amelybe a kompenzálást rögzíteni szeretnénk. A könyvelés két részből áll.
C
a kompenzációs tétel könyvelése: minden kompenzációs sorból két könyvelési tételt képezünk, így a kompenzációs bizonylat kifut nullára (kivéve, ha a kompenzációs összeg egy részét visszatartjuk, a fennmaradó rész – ami a kompenzációs átvezetési számlán egyenlegként jelentkezik - egy későbbi kompenzálásba beszámítható)
C
az árfolyamkülönbözet könyvelése (ezt csak devizás tételeknél számol a program)
PÉLDA Vevő számla
317 számla
Bizonylatszám
Devizaérték
Beszerzési árfolyam
20103595
5 292
277
Szállító számla
Bizonylatszám 3/2009
Beszerzési érték
Kompenzálási árfolyam
Kompenzálási érték
271
1 431 486
1 468 265
Eltérés 36 779
4551 számla
Devizaérték
Beszerzési árfolyam
Beszerzési érték
5 292
271
Kompenzálási árfolyam
Kompenzálási érték
271
1 431 486
1 433 285
Könyvelés Vevő számla kompenzációs könyvelése: T 3899 — K 317
1.431.486
Ft
20103595 számla
Vevőhöz kapcsolódó árfolyam különbözet elszámolása: T 8761 — K 317
36.778,66 Ft
10
20103595 számla
Eltérés 1 799
Szállító számla kompenzációs könyvelése: T 4551 — K 3899
1.431.486
Ft
3/2009 számla
Szállítóhoz kapcsolódó árfolyam különbözet elszámolása: T 4551 — K 9761
1.779
11
Ft
3/2009 számla
Kompenzációs levél A 2. Forgalom / 1. Könyvelés / 1. Könyvelési tételek karbantartása menüpontra kattintva megjelenő F211 Könyvelési tételek képernyőn az „F6” gombra kattintva a lekönyvelt kompenzációról egy értesítő levelet tudunk nyomtatni, amit - mint az összevezetést igazoló bizonylatot - a partnerünk részére kell elküldenünk .
12
Számvitel modul
Devizát az állományba! Egy ügyfelünknél fordult elő az az eset, hogy korábban csak forintban könyvelte le a devizás tételeket - a devizát másik rendszerben tartotta nyilván. Azonban elérkezett az idő, amikor annyira megnőtt nála a devizás tételek száma, hogy döntött: a továbbiakban a deviza nyilvántartást is a CLEAN-PRECIZ rendszerben szeretné folytatni . A folyamat megváltoztatására évváltáskor adódik a legjobb lehetőség. A törzsadatok átnyitása után (F69 Éves nyitás képernyő első menüpontja!) a főkönyvi számlákat devizásra (F1111 Főkönyvi számla karbantartása képernyő, Deviza mező!) kell átállítani, illetve megfelelően kialakítani a főkönyvi számlatükröt.
13
Ezután nyissunk évet kivonat alapján (F69 Éves nyitás képernyő második menüpontja!). A kézi nyitó naplóba vigyük föl a megfelelő főkönyvi számlákra csak a devizaértéket, forint érték nélkül. A folyószámlák közül a még nyitottak devizáját kell felrögzíteni.
Az érintett, a gépi nyitó naplóban található forintos nyitótételekhez pedig a devizanemet kell fölvinni.
14
Ezt úgy tudjuk megtenni - mivel a gépi nyitó napló bizonylataihoz alapból nem lehet hozzányúlni -, ha a naplók karbantartásában a gépi nyitó napló jelleget ideiglenesen nyitó naplóra állítjuk.
A szükséges módosítások elvégzése után ne felejtsük a gépi nyitó napló jelleget visszaállítani!
Ha ezekkel a beállításokkal készen vannak, hívják ügyfélszolgálatunkat - (+361) 2378070 -, ahol szakembereink segítenek a továbbiakkal kapcsolatban (szervizprogramot fognak Önöknek küldeni, amely az adatbázisokban összekapcsolja a devizát a forintos megfelelőikkel).
15
Tárgyi eszköz modul
Változások a leltárívnél Ügyfeleink kérésének eleget téve felkészítettük a programot, hogy adott időszakra visszamenőleg is képes legyen leltárívet készíteni. Korábban a leltárív az elkészítésének időpontjában összegezte az adatokat, az új programverzióval azonban korábbi leltáríveket is lekérdezhetünk a rendszerből. A 3. Kartonok menüpontnál található a 5. Leltárív nyomtatása. A T35 Leltárív nyomtatása képernyőre rákerült egy Mozgás dátum paraméter, mely révén megadható egy olyan idő intervallum, ami alapján a program figyelembe veszi a kartonokon lévő mozgásokat. Például ha a mozgás dátumhoz megadjuk a 2010.01.01-2010.12.31 paramétert, akkor a program csak e két dátum közti mozgásokat veszi figyelembe, és készíti el a 2010-es évre vonatkozó leltárívet, és nem veszi figyelembe a 2011-es karton mozgásokat.
16
Tárgyi eszköz modul
Analitika beállítása használatban lévő eszköz típusnál Az eszköz típusoknál tudjuk beállítani a programban, hogy milyen analitikát szeretnénk az adott esetben használni. A tárgyi eszköz karton rögzítése során külön képernyőn - a Tárgyi eszköz kiemelt analitikáin - rendeljük a kartonhoz az analitikus tételt, és a továbbiakban minden mozgás esetében ezzel a tétellel számol a program.
Ha egy eszköz típusnak a használata során új analitikát állítunk be, akkor az eszköz típust használó kartonok még nem fognak avval dolgozni, hanem előbb ki kell választani az analitikához az analitikus tételt. Ehhez szükségünk lesz egy olyan mozgásra, amelynek típusa 4. Áthelyezés. Vigyük föl a kartonra ezt a mozgást, és a T311 Eszközök értékváltozásának karbantartása képernyőn aktívvá válik az eszköztípusnál beállított kiemelt analitika megfelelő mezője, ahol megadhatjuk a kívánt analitikus tételt. A mozgás rögzítése után a jövőben a program minden mozgásnál—még az automatikus értékcsökkenés esetében is—ezzel az analitikus tétellel fog számolni.
17
Tárgyi eszköz modul
Jelző az Exceles eszközérték kimutatásban Ügyfelünk kérésének engedve az eszközérték kimutatás Excelbe lekérésekor az eszköz kartonon megadható jelző is belekerül az Excel állományba, és a táblázatkezelő sokoldalú függvényei révén a jelző felhasználásával tetszőlegesen lekérhetőek, csoportosíthatóak és megjeleníthetőek az adataink. A T31 Tárgyi eszköz kartonok képernyőn található a Jelző mező, amely az eszközök csoportosítására szolgál. A jelző a felhasználó által szabadon megadható.
A T43 Eszközérték kimutatás képernyőn lehet az eszközeinket a jelző alapján szűrni. Ez már korábban is a rendszerben szerepelt, a módosítás csak az Excel állományt érinti. Tehát aki korábban is használta már a jelzőt a kimutatás során, az továbbra is ugyanúgy használhatja. Ha az adatainkat Excelbe mentjük le (Listázás iránya: Excel állományba!), a program által létrehozott Excel fájlban egy új oszlop válik láthatóvá, ez pedig a „jelzo”.
18
Tárgyi eszköz modul
Kivezetés dátuma a kartonon és a korábbi időszakokra lekérhető kartonok Az új programverzióban a kinyomtatott kartonra rákerül a kivezetés dátuma és lekérhetjük a korábbi karton formát is, ahol a mozgás alapján a program a mennyiséget csak a megadott napig figyeli. Tehát lekérhető 2010. évi karton, az akkori mennyiséggel, még akkor is, ha esetleg 2011-ben ráaktiválás vagy valamilyen kivezetés miatt változott a kartonon szereplő mennyiség. Ha a paraméterek között a mozgás
dátumnál
megadunk egy kezdő értéket is, akkor a program
addig
az
időpontig összesítve jeleníti meg a kartonon szereplő mozgások előzményeit.
A T310 Eszközkartonok listázása képernyőn a Mozgás dátum kezdő- és végparaméterei szabályozzák az előzményeket és a mennyiséget. Ha a képernyőt simán végigENTERezzük, akkor a hagyományos kartonformát kapjuk, mely az összes mozgást és az aktuális mennyiséget mutatja meg nekünk.
19
GO-PRESS modul
Ki nem nyomtatott számlák listája A programfrissítés után az új verzióval lehetőségünk van lekérni a nyomtatásra nem került számláink listáját. A 2. Előfizetések / 2. Számlák (Megrendelések) karbantartása / 3. Számlák (Megrendelések) lekérdezése menüpontot keressük meg.
A G223 Megrendelések (előfizetői számlák) lekérdezése képernyőn kattintsunk a képernyő bal felső sarkában található Listázás gombra. A gombra kattintás után megjelenő G2230 Megrendelések listázása képernyőre egy új mező került fel, a Szla. nyomtatás. Ebben a mező intervallumban adhatjuk meg, hogy hányszor került nyomtatásra a számla: 0 esetén a program értelemszerűen a nyomtatásra nem került számlákról fog listát nyomtatni.
Felhívjuk figyelmüket a Számla típus mezőre is, ami nem új fejlesztés, már korábban is a program része volt. Ezzel a mezővel szűkíthetjük a lekérdezésünk eredményét azáltal, hogy Normál, Sztornó vagy Sztornírozott számlalistát szeretnénk megjeleníteni. 20
