Hírlevél Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2007. III. negyedév
2008. július
Tartalomjegyzék
Előkészület az átállásra... Az új futtatókörnyezet .......................................... 3. oldal VFP 9.0 futtatókörnyezet telepítése ....................... 4. oldal VFP 9.0 környezet tesztelése ................................ 6. oldal PDF nyomtató telepítése ...................................... 6. oldal A BullZip nyomtató beállításai ............................... 8. oldal Számlázási modul Kapcsolattartó ..................................................... 9. oldal Emlékeztetőül… A házi pénztár kezelése ......................................... 11. oldal
2
Tisztelt Partnerünk! A „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer az évek alatt számtalan fejlesztésen, módosításon és szükség szerinti javításon ment át! Akár a jogszabály-változások, akár partnereink egyedi igénye tette szükségessé a programcsomagunk frissítését, egy fontos dolog minden esetben azonos maradt! A munkálatokhoz alkalmazott fejlesztőkörnyezet, a Microsoft Visual FoxPro 8.0-ás változata! Néhány éve a Microsoft bemutatta és elérhetővé tette a VSP új, 9.0-ás kiadását, ami számtalan, a kornak megfelelő újdonságokat is tartalmazott, elsősorban a fejlett, teljes körű SQL-kompatibilitást, vagy az új, hatékonyabb jelentéstervezést. Természetesen cégünk az új kiadású fejlesztőeszközzel azonnal elkezdte a „PERCÍZ” Integrált ügyviteli rendszer tesztelését, ami gyakorlatilag napjainkban fejeződött be. Minderre a hosszas procedúrára azért volt szükség, hogy a felhasználóink semmit se vegyenek észre a váltásból, a program, a képernyők, a menüpontok stb. pontosan ugyanúgy nézzenek ki, működjenek, mint eddig! Ráadásul a pénzügyi/számviteli szabályok nem is teszik lehetővé, hogy partnereink a napi munkavégzés során próbálgassák, teszteljék az új rendszert! Az üzemszerű tesztelés tehát munkatársainkra maradt, napjainkban érkeztünk el oda, hogy tesztelést befejeztük, a mindennapos feladatok párhuzamosan, probléma nélkül működnek a két rendszeren! Az áttérést 2008 IV. negyedévére tervezzük! Ez annyit jelent, hogy a 2008 IV. negyedéves szoftverkövetés, illetve attól kezdve a weblapunkon elérhető változatok is már az új, MS Visual FoxPro 9.0-ás fejlesztőeszközzel készített programverziókat tartalmazzák majd! A tervezett váltást megelőzően készítettünk egy apró programot, mely segítségével partnereink is egyszerűen kipróbálhatják, hogy vajon a számítógépük lehetővé teszi-e a 9-es változat használatát! Mivel időközben a PDF-nyomtatás műveletét is javítottuk, továbbfejlesztettük, célszerűnek láttuk, hogy a tesztprogram ennek az új PDF-nyomtatóalkalmazásnak a telepítését végezze el! A tesztprogram megvizsgálja, hogy a szükséges modulok és kiegészítők megtalálhatóak-e az adott számítógépen, és ha nem, akkor elvégzi azok szakszerű telepítést! Az új PDF-nyomtató a későbbiekben bármely alkalmazásból használható! A következőkben a tesztprogram használatát ismertetjük, majd pár szóban bemutatjuk a PDFnyomtató használatát!
3
VFP 9.0 futtatókörnyezet telepítése Ahhoz, hogy kipróbálhassuk, vajon az adott számítógép alkalmas lesz-e az új VFP 9.0-ás „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer moduljainak a futtatására, a következő lépéseket kell tenni: Az aktuális szoftverkövetést tartalmazó CD-ROM tartalmát megvizsgálva, egy új alkönyvtár, a vfp9alap nevű - fedezhető fel! Ezt megnyitva indíthatjuk el az abban található setup.exe alkalmazást! Az első, figyelmeztető képernyőt nyugodtan ugorjuk át a Futtatás gombbal!
A következő képernyőn is lépjünk tovább a Next gomb segítségével!
Ezt követően két adat látható, a gépünk és szervezetünk nevei, ezek a Windows telepítésekor kerülnek meghatározásra, általában nem kell megváltoztatnunk, hiszen a program működésére nincsenek hatással. Itt még eldönthetjük, hogy a futtató környezetet kizárólag a telepítést végző, az aktuálisan bejelentkezett felhasználó számára tesszük elérhetővé, vagy a számítógép összes felhasználója számára. Utóbbi az alapértelmezett, célszerű így hagyni! Lépjünk tovább a Next gombbal!
4
A következő ablakon olvasható kérdések – tipikus vagy minimális legyen-e a telepítés? – szintén átléphetők a Next gombbal!
A következő képernyő Install gombjával indíthatjuk a telepítést, majd annak befejeztével a Finish gombbal léphetünk ki a programból! Ezzel az új 9-es futtatókörnyezet telepítése befejeződött! Figyelem! A korábbi, jelenleg használt 8-as és az új 9-es futtatókörnyezet nem ütközik egymással, tehát a régit NEM KELL, sőt NEM SZABAD eltávolítani! Ha ezt megtesszük, akkor a jelenlegi programmodulok nem fognak működni!
5
VFP 9 környezet tesztelése, PDF nyomtató telepítése Miután végeztünk a VFP 9-es futtatókörnyezet telepítésével, teszteljük le! A CD-ROM gyökérkönyvtárában található a pdfall.exe alkalmazás, ami leellenőrzi, hogy a „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer korábbi PDF kimenetéhez szükséges segédprogram(ok) telepítve van(nak)-e már a számítógépre, illetve az új változat részei megtalálhatóak-e? Amennyiben nem, a program elvégzi azok telepítését! Esetünkben ez az a pont, ami fontos! A pdfall.exe programot ugyanis már a 9-es fejlesztőeszközzel készítettük, így, ha az az adott gépen nem fut, akkor később, a „PRECÍZ” új változata sem fog!
Ebben az esetben kérjük, hogy tájékoztassák munkatársainkat a hibáról! Pár szóban ki kell térnünk az ellenőrzött és a telepítésre kerülő programokra! PDF állomány gyakorlatilag három módszerrel hozható létre:
C C C
Az Adobe Acrobat alkalmazással, illetve annak PDF printer moduljával Olyan alkalmazással, melybe beépítették a szabványos PDF kimenetet Különböző PDF nyomtató programokkal, ezek lehetnek ingyenesek és kereskedelmi termékek egyaránt.
Cégünk a harmadik megoldást választotta. A jelenlegi programverzió ugyan az Adobe PostScript Driver-t használja virtuális nyomtatóként, de az ezzel létrejött PostScript (PS) állományt a széles körben alkalmazott, nyílt forráskódú és ingyenes GhostScript interpreterrel alakítjuk át a végleges PDF állománnyá! A jelenlegi módszer legnagyobb hiányossága, hogy jellegéből adódóan virtuális nyomtatóként üzemel, azaz nem alkalmas tömeges, automatizált, programból paraméterezett PDF fájlok létrehozására. Ugyancsak nem lehetséges a PDF nyomtató használata más – például – Office alkalmazásokból! Az előbbi hiányosságok miatt bővítettük a programcsomagunk PDF szolgáltatását egy további módszerrel, ami a bevezetőben említett IV. negyedévi szoftverkövetéssel elérhető, 9-es VFP-alapú kiadásunk része lesz! Ehhez két további apró alkalmazást kell telepíteni – ezt végzi el a pdfall.exe alkalmazásunk -, a
BullZip elnevezésű nyomtatóprogramot és ennek működését kiegészítő GhostScript 8 Lite PostScript interpretert! A BullZip program azon ritka ingyenes alkalmazások egyike, mely nem csak magáncélra használható, hanem kereskedelmi felhasználásra is! Ráadásul valódi nyomtatóprogram, a telepítése után megtalálható lesz a nyomtatóink között, így bármely más programból is készíthetünk PDF állományt! Következzenek az új programok telepítésének bemutatása! Amennyiben a pdfall.exe program szabályosan fut, és az új programok még nincsenek a számítógépen, válasszuk a Telepítés funkciót! (Amennyiben már léteznének, a gomb nem használható!)
6
Első lépésben a GSLite kerül telepítésre, itt is lépjük át a figyelmeztető képernyőt a Futtatás, illetve az ezt követő üdvözlést a Next gombbal! El kell fogadnunk a licencfeltételeket és illetve a telepítés helyét! Ez alapesetben a Windows-t tartalmazó meghajtó \Program Files\GSLITE könyvtára. Ne módosítsuk! Ezt követően az Install gombbal elkezdődik a telepítés. A végén a Finish gombbal léphetünk ki a programból.
A sikeres telepítést követően a pdfall.exe képernyője már jelzi a GhostScript 8 Lite meglétét, és a program a Tovább gombbal folytatható! Az ellenőrző képernyő ismét átléphető, majd ki kell választanunk a PDF nyomtató használati nyelvét, esetünkben a magyart. Lépjünk tovább az üdvözlőképernyőn és fogadjuk el a licencszerződést! A telepítés helyét ne változtassuk meg, ez alapértelmezésben a \Program Files\Bullzip\PDF Prin-
ter, a Windowst tartalmazó meghajtón! A telepítő kérdést tesz fel még a Start menüvel kapcsolatban, lépjünk tovább, ne változtassuk az alapértelmezéseket, az asztali és a gyorsindító ikonok létrehozására vonatkozó kérdések következnek, majd a Telepítés gombbal elkezdődik a művelet! A telepítés befejeztével a program még felkínálja, hogy meglátogassuk a fejlesztők internetes oldalát, ha ezt nem akarjuk, hagyjuk üresen az ajánlat melletti négyzetet, és válasszuk a Befejezés gombot! Ezzel megtörtént a VFP 9-es környezet tesztelése és az új PDF nyomtató telepítése!
7
A BullZip nyomtató beállításai A nyomtató telepítését követően – amennyiben nem döntöttünk másképp – egy ikont találunk az asztalunkon. Ez szolgál a alapvető paraméterek beállítására! Természetesen ezek a paraméterek nem azonosak a nyomtatás során lehetséges – felbontás, színek, betűkészletek használata stb. paraméterekhez, itt a program működését szabhatjuk át igényeink szerint. Itt definiálhatunk olyan fájlnevet és célkönyvtárat, amiket a program kérdés nélkül használni fog! Itt kapcsolhatunk be titkosítást, láthatjuk el a fájlokat vízjellel, adhatunk meg adminisztratív információkat stb. Ha például nem adunk meg fájlnevet, akkor a program a nyomtatás során arra rá fog kérdezni! Ugyancsak itt dönthetünk, hogy az elkészült állományt automatikusan megnyissa-e? (Ehhez persze kell az Adobe Reader megléte is)
Hasznos tulajdonsága a BullZip nyomtatónak, hogy amennyiben több felhasználó is használja a számítógépet, akkor a bejelentkezések alapján eltérő beállítások lehetségesek, és a program „emlékezni” fog az adott munkatárs beállításaira!
További információk: http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php http://sourceforge.net/projects/ghostscript/ Végezetül ismételten meg kell említeni, hogy sem a GhostScipt 8 Lite, sem pedig a BullZip PDF nyomtató nem a Clean-Soft Kft. terméke, azok nem képezik a „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer részét!
8
Számlázás modul
Kapcsolattartó Új lehetőségként került bele a programba, hogy a számlázás során megadható a kapcsolattartó személy, ami plusz információként kiíródik a számlára is, hivatkozásul, kinek a kezébe szánjuk a számlánkat. Ezzel a módszerrel megoldható például, hogy a számla első példányára a „Könyvelés részére” felirat kerüljön, a másodpéldányra pedig a kapcsolattartó neve, így jelezve, hogy melyik példány kerül a könyvelésre, melyik pedig az ügyfél kezébe.
Ahhoz, hogy ezt a módosítást alkalmazhassuk, egy új rendszerváltozót kell érvénybe léptetnünk. A mellékelt lemezen található programfrissítés telepítése után lépjünk be a Számlázás modulba, és a
Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot keressük meg. A Rendszerparaméterek karbantartása (P119) ablakon válasszuk ki a Rendszerváltozók gombot, majd a Változók ablakon a Rendszerváltozókat, és a Változó-Érték négyzetrácsos részbe duplán kattintva jelöljünk ki egy tetszőleges változót. A
Változó karbantartása ablakban, a Változó neve mezőt írjuk felül a SZLAKSZEMELY változóval. A változó Értéke legyen nagy i betű. Az OK gombbal rögzítsük le. Ha a rendszerváltozónkat a fentieknek megfelelően beállítottuk, akkor ellenőrizzük, hogy a Forga-
lom / Számlák karbantartása menüpontban, a partner adatai alatt megjelent-e a Kapcsolattartó mező.
9
A Kapcsolattartó mező automatikusan kitöltődik, ha a Partner karbantartása (P1121) ablakon található 2-es gomb megnyomásával előhívható Egyéb adatok (P1122) ablak Kapcsolattartó mezője is ki van töltve. Ebben az ablakban lehet hozzárendelni a kapcsolattartó személyt adott partnerhez. Az
Egyéb adatok (P1122) ablakban megadott név automatikusan megjelenik a számla készítése során, amikor kiválasztjuk az adott partnert.
Abban az esetben, ha adott partnernél mi mégsem a korábban már a partnerhez hozzárendelt kapcsolattartót szeretnénk a számlánkon szerepeltetni, hanem egy másik személyt, akkor írjuk felül a
Számlák karbantartása (P21) ablakon található kapcsolattartót az általunk megjeleníteni kívánt személy nevével.
A kész számlán kérésüknek megfelelően bárhova elhelyezhető a Kapcsolattartó mező.
10
Pénzügy modul
Emlékeztetőül… - A házi pénztár kezelése A házi pénztárat érintő könyvelési tételek közül azokat, melyeket lehet, pénztárbizonylatként kell lerögzítenünk. Az átértékeléseket, illetve mindazokat a változásokat, amelyeknek rögzítése pénztárbizonylatként nem oldható meg, hanem csak vegyesként, célszerű olyan napra fölvinni, amelyiken nincsen pénztármozgás (például hétvége). Ellenkező esetben a pénztárforgalmunkat erősen torzíthatják ezek a tételek. Az egyik pénztárból a másik pénztárba történő átvezetéseket a két banki főkönyvi számla közé „ékelt” technikai főkönyvi számlával célszerű megoldani. Ne vezessünk át közvetlenül egyik pénztárból a másikba!
11
