Clean-Soft Számítástechnikai és Számviteli Kft.
Hírlevél Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben
2006. III. negyedév
2006. Július
Hírlevél
Clean-Soft Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Tartalomjegyzék 3. oldal: Számvitel modul - Bizonylat egyenlegek rendbetétele 5. oldal: Számlázási modul - Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába 9. oldal: Emlékeztetőül… - Havi zárás 12. oldal: Általános tudnivalók - Hibajelentés küldése e-mailben 14. oldal: Freeware, shareware programok - Adobe Reader, Total Commander és WinRAR
-2-
Hírlevél
Clean-Soft Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Számvitel modul Bizonylat egyenlegek rendbetétele
A
bban az esetben, ha a bizonylatok Tartozik és Követel oldala nem egyezik meg egymással (tehát Tartozik vagy Követel egyenlege van egy bizonylatnak), lehetőségünk nyílik ennek korrigálására e segédprogram futtatásával.
Elsősorban külső rendszerből történő átvétel során fordul elő olyan hiba, hogy egy bizonylatunknak Tartozik vagy Követel egyenlege lesz. A program a Szerviz menüponton belül,
a Könyvelési időszak módosítása (F74) ablakban került bele a Számviteli modulba.
3
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Indítsuk el a Szervízben található segédprogramunkat. A paraméterezésnél azt a Naplót kell megadni, amelyben a javításra szoruló bizonylatunk található (Naplóintervallum), az Eltérés mezőnél pedig azt a számot, amelynél ha kisebb az eltérésünk, abban az esetben a program minden további nélkül korrigálni fogja a bizonylatot.
Ennek eredményeképpen eltűnik a bizonylatunkról a Tartozik vagy Követel egyenleg.
4
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Számlázás modul Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába
L
ehetőség van a lekérdezéseknél egy olyan számlaforgalmi kimutatás elkészítésére EXCEL-ben, amely megmutatja, hogy a cégünk adott időszakban mennyi terméket forgalmazott, és ezek közül mennyi található még
rendezetlen állományban (részkiegyenlítésekkel nem foglalkozik ez a programrész, csak a ténylegesen rendezetleneket nézi!). Alkalmas ez a kimutatás még árvizsgálatra is (kalkulált, cikk-, és partner árkategória vizsgálat).
1. Cikkenkénti rendezés
2. Partnerenkénti rendezés
A lekérdezés a Számla forgalmi kimutatások menüpont alatt található.
Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába (P3E)
5
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Paraméterezési lehetőségek: Az iktatókönyvek és a dátumok beállítási lehetőségével kezdődik ez a programrész. Itt állíthatóak be a lekérdezni kívánt iktatókönyvek és az időszakok (Szlakelt, Teljesítés, Hat. idő, stb.), amikkel szűkíthető az eredményhalmazunk. A határnap-beállítás hasonló, mint a Határidőn túli kintlevőségek (X32) menüpontnál. A Határnap az a dátum, amely nap után figyeli a program a lejárt határidejű kintlévőségeket. Míg a Napok mező a fizetési határidő és a határnap között eltelt napok száma: -Ha a fizetési határidő > a határnap A program automatikusan felkínálja a legtágabb intervallumot. A kezdő mező azért negatív előjelű, mert a fizetési határidő későbbi dátum, mint a határnap.
-Ha a határidő = határnap Nincs jelentősége a napok szűkítésének.
Az előfizetői számlák esetében alkalmazható paraméterezési lehetőség. Az Egységár (amivel számol a program a kimutatás során) értéke lehet: Nettó vagy Bruttó. Beállíthatjuk, hogy kérünk-e Árvizsgálatot:
6
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Kalk. Egysár: kalkulált egységár, az Egyenleg és a darabszám (Db) hányadosa. Cikk egysár: cikk egységár, a cikktörzsben rögzített egységár. Ha a Kalk. Egysár nem egyenlő a Cikk egysár-ral, akkor jelenik meg a * karakter az egységár oszlopa mellett, jelezve az egyenlőtlenséget (e * karakter alapján könnyebb Autoszűrést alkalmazni az EXCEL táblában!). Lehetőség van a cikktörzsben, ill. a partnertörzsben meghatározható árkategóriák alapján tovább szűrni az eredményhalmazunkat.
Szintén további szűkítési lehetőségeket kínálnak a következő paraméterezési mezők: a Termék kategória (ha a Cikk karbantartásánál (P1111) beállítottunk ilyen kategóriákat, ill. Terméktípusokat), a Bizonylatszám, a Partner-intervallum, a Partnerjelző (lásd: előző Hírlevél!), és a Főkönyvi számla-intervallum.
Többféle módon rendezhetjük az adatainkat, ezek közül két példa: a 1. cikkenkénti és a 2. partnerenkénti rendezés.
1. cikkenkénti rendezés
2. partnerenkénti rendezés
7
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
A lista típusa lehet: tételes, összevont, ill. mindösszesen.
Excel átadás azt jelenti, hogy EXCEL táblába átkerüljenek-e az adataink. Ha Nem-re állítjuk, akkor Képernyőre kerülnek az adatok. Ha Igen-re állítjuk, akkor megadhatunk egy Adatútvonalat, hogy hol hozza létre az adatainkat tartalmazó EXCEL-táblát a program (ha nem adunk meg útvonalat, akkor a Dokumentumok mappába teszi), ill. a Táblanév mezőben az EXCEL-táblánk nevét adhatjuk meg. Szintén meghatározhatjuk itt a fejlécbe kerülő szöveget is. Miután lértehozta a program a kívánt EXCEL-táblát, beállíthatjuk azt is, hogy egyből megnyissa-e. Ehhez szükséges a RENDSZERVÁLTOZÓK-nál az rendszerváltozó EXCELPRG nevű megfelelő beállítása (adatútvonal!).
8
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Emlékeztetőül…
Emlékeztetőül minden követésnél felelevenítünk egy-egy régebbi témát, ami a napi ügyfél tájékoztatói munkánk során többször is visszaköszön, így könnyítve meg egymás munkáját. Most a Havi zárás (F61) kerül terítékre!
Havi zárás
A
modul feladata egy adott könyvelési időszak lezárása. Ez azt jelenti, hogy a lezárt hónapra, illetve korábbi időszakra könyvelési bizonylatot rögzíteni nem lehet. A rendszerben szintezett zárás található, ami annyit jelent, hogy a pénzügyi
modulban történő zárás után a tételek a számvitelben még módosíthatóak, és ez fordítva is igaz. Az előfizetői modulban a havi zárást meg kell előzze a számlák sztornírozása menüpont futtatása.
Zárás előtt gondoskodni kell az adatok mentéséről!!! A havi zárás a Zárás, nyitás menüpontból indítható.
A Tárgyidőszak a lezárásra kerülő időszak első napja. A lezárásra kerülő hónap első napját ajánlja fel a rendszer, amely a Törzsadatokon belül, Rendszerparaméterek karbantartása (P119) menüpontban van beállítva, a RENDSZERVÁLTOZÓK között.
9
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Zárás után a tárgyidőszak az lesz, ami eddig a A zárás utáni tárgyidőszak volt, és az ennél korábbi időszakra bizonylatot rögzíteni nem lehet.
Természetesen az említett ponton (RENDSZERVÁLTOZÓK) is változik a Tárgyidőszak.
A Számviteli modulban a Havi zárás (F61) ablakban található két pont, ami alapértelmezetten ki van pipálva. A Nyitott bizonylatok ellenőrzése megegyezik a Lekérdezéseknél az Egyeztetés (F3E) menüpontban található Bizonylatok ellenőrzése menüponttal. Azt ellenőrzi, hogy a bizonylatok Tartozik és Követel oldala megegyezik-e egymással. A Kivonat ellenőrzése megegyezik a fent említett Lekérdezéseknél, az Egyeztetés
(F3E) menüpontban található Főkönyvi kivonat ellenőrzése menüponttal, ami az 14 és 5-9 számlaosztály eltérését vizsgálja. Tanácsos a havi zárás elindítása előtt ott lefuttatni az ellenőrzéseket, mert ebben a menüpontban kérhető tételes lista, amivel megkönnyíthető a hiba keresése és javítása, míg a Havi zárásnál (F61) csak azt írja ki, hogy valamilyen eltérés miatt a zárás nem futtatható.
Ha lefuttattuk a havi zárást, és valami miatt szeretnénk mégis javítani a lezárt időszakban, akkor azt megtehetjük, ha visszaállítjuk a Törzsadatoknál, a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) menüpont alatt a RENDSZERVÁLTOZÓK között a Tárgyidőszakot a javítani kívánt időszak első napjára. Ami úgy történik, hogy a RENDSZERVÁLTOZÓK-nál a Tárgyidőszak sorra duplán kattintva, feljön a Változó karbantartása ablak, és ott az érték sorban átírjuk az időszakot.
10
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Ha nem szeretnénk, hogy ezt bármelyik felhasználó megtehesse, akkor a Törzsadatoknál az Ügyintézők karbantartása (P118) menüpontban ezt a jogot el kell venni.
Fontos, hogy ebben az esetben a letiltott kolléga mást sem fog tudni módosítani a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) képernyőn. Például egyetlen olyan programpontot sem fog tudni egymaga futtatni, ami kizárólagos indítást igényel,
hiszen ilyenkor azon kívül, hogy mindenkinek ki kell lépnie a rendszerből, még az Aktív ügyintézők számát is át kell állítani egyre, ami ebben a menüpontban lehetséges.
11
Hírlevél
Clean-Soft Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Általános tudnivalók Hibabejelentés küldése e-mail-ben
A
hibaelhárítás könnyítése érdekében mostantól a hibaüzenet ablakból közvetlenül lehet e-mailt küldeni.
Ha az Ön használ a gépén Outlook levelező rendszert, akkor lehetősége van a Precíz használata közben előforduló hibakóddal ellátott hibaüzenetet automatikusan elküldeni a
[email protected] –ra az alsó sorban található E-mail gombbal. A képernyő sarkában megjelenik egy folyamatot jelző ablak, amíg tart a küldés.
Ez az üzenet akkor jelenik meg, ha az Outlook nincs elindítva. Indítsa el az Outlook programot, majd az Igen gombra kattintva elindul a levélküldés.
12
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Amikor az Outlook biztonsági védelme érzékeli a külső programból indított levél küldését, megerősítést kér a folyamat engedélyezéséhez. Igen gomb megnyomásával folytatódik a e-mail küldése.
Kollégáink a postafiók rendszeres figyelése során észlelik az Ön üzenetét. Hibabejelentéskor hivatkozzon a már elküldött levelére. Ez az üzenet nem tud helyettesíteni egy hiba bejelentést, hiszen nem tartalmaz elég információt.
13
Clean-Soft
Hírlevél
Számítástechnikai és Számviteli Kft.
2006.július
III. negyedév
Freeware, shareware programok
A III. negyedéves követésben újdonságként néhány ingyenes software is helyet kapott (a mellékelt lemezen megtalálhatóak az \software útvonalon). Ezek a programok jelentősen megkönnyíthetik munkánkat.
Adobe Reader, Total Commander és WinRAR
A
z Adobe Reader 7.0.5. magyar nyelvű verziója egy teljesen ingyenes software, amely az elektronikus dokumentumoknál mostanában egyre gyakrabban használt PDF file formátumot tudja kezelni. A Precíz programban is lehetőség van a listáinkat PDF file-ba lekérni (tájékoztató
füzetünket kérje ügyfélszolgálatunkon!), amelynek nagy előnye az összes többi formátumhoz képest (Word, Excel), hogy nem lehet „belenyúlni”, módosítani a dokumentumot, és megőrzi a „lista jellegét” (ellentétben az Excel-féle fileokkal).
A Total Commander 6.54a magyar nyelvű verziója egy shareware program, amelyet egy hónapig lehet ingyenesen használni. A Total Commander egy remekül kezelhető file-kezelő software: a Windows Intézőnél (Explorer) sokkal
gyorsabban és hatékonyabban tudunk vele a gépünkön dolgozni. Előfordulhat, hogy adatállományát javítás céljára bekérjük e-mailben, ilyenkor a Total Commanderrel oldható meg a legegyszerűbben az állomány tömörítése, darabolása.
A WinRAR 3.51 szintén magyar nyelvű shareware program, amelyet 40 napig használhat a számítógépén. A rar-on kívül többfajta tömörítési technikát, formát ismer, és tud kezelni. Szintén hasznos segédprogramunk lehet az irodánkban.
14
