Het wedstrijdsecretariaat in 2012 Corrie Ederveen
Agenda 1. Indienen van vraagprogramma’s 2. Digitaal inschrijven 3. De wedstrijd aanmaken in Hartman Concours 3.5 4. Deelnemers naar het programma 5. Rubrieken indelen 6. Printen documenten voor jury en ringmeester 7. Bijschrijvingen en veranderingen op de wedstrijd 8. Meervoudige wedstrijden, competities 9. Werking Satellietprogramma, resultateninvoer 10. Werking Facturatie programma, Monitorprogramma 11. Nieuwe opties 12. En wat gaat soms nog fout?
http://wedstrijden.mijnknhs.nl • Wedstrijdorganisatie voert datum, plaats en soort wedstrijd in:
1. Indienen vraagprogramma’s • Wedstrijddatum met klassen aanvragen bij de kring. De kring levert vervolgens de complete kringkalender bij de Regio aan: Uiterlijk 15 juni: De indoorkalender. Uiterlijk 15 dec.: De outdoorkalender
• Kies bewust de bij jouw situatie passende sluitingsdatum! • Maak gebruik van de functie kopiëren. • Als de datum en aangevraagde klassen overeenkomt, volgt direct goedkeuring en wordt de wedstrijd door de KNHS in de wedstrijdkalender geplaatst.
Startlijst.xls
Nieuwe situatie
2. Digitaal inschrijven
Inschrijfformulieren voor alle disciplines op www.knhs\startpas.
3. De wedstrijd aanmaken in Hartman Concours 3.5 Wedstrijdgegevens , inleggelden, bijkomende kosten, combinatiegegevens (selecteer steeds alles, tenzij het een kring of regiokampioenschap betreft).
Rooster instellen: Minimaal 1 rooster per (set van) jury(leden) per dag. Maak nu een keuze welke vorm je wedstrijd gaat krijgen. Denk daarbij aan starttijd/volgnummer, aantal minuten per proef, samenvoegen en/of koppelen van roosters. (indien meerdere rubrieken in de zelfde baan)
•
• • •
4. Deelnemers naar het concoursprogramma Aanmeldingen op een andere wijze (zoals via telefoon of geschreven email) mag u ook wel accepteren maar zijn niet rechtsgeldig. Toekomst is digitale inschrijving via KNHS. De deelnemers zijn dan te downloaden. Hoe gaat u om met sluitingsdatum en eventueel wachtlijst? Zet direct opmerkingen en bijzonderheden van de combinatie in het daarvoor bestemde venster, eventueel ook email adres of tel. Nr.
5. Rubrieken indelen • Sorteer de rubrieken in tabblad aanmeldingen, maak hier gebruik van filter (ook bij kringselectie). • Maak voor dressuur een inschatting welke rubrieken bij elkaar kunnen bij dezelfde jury. • Selecteer in het rooster met vinkje de klassen en/of categorieën om deelnemers gerangschikt onder elkaar toe te kunnen voegen in dat rooster. • Maak je eerst nog niet druk over (handicap) klassement of rubriekgrootte, denk eerst alleen aan tijdsverdeling. • Dressuur: Maak altijd 2 roosters indien ook een 2e proef. • Springen, maak pas meerdere roosters (met kopie) zodra je bijna toe bent aan publicatie. (Uitzonderingen outdoor indien er meer springterreinen gelijktijdig lopen).
• Indien 2e proef, laat deze rubriek dan met 3 combinaties verschil later (of eerder) beginnen, door kopiëren van het rooster 1e proef, of maak wisselblokjes van steeds 3 ruiters. • Indien bij dressuur teveel ruiters in de rubriek voor 1 jury, maak kopie rooster aan en vul dat met de rest. • Bij outdoor wedstrijden of meerdere ringen, deel eerst de gecompliceerde ruiters in, en zet ze vast met slotje. • Breng pauzes aan in lange rubrieken. • Als je startlijsten openbaar zijn, daarna afmeldingen alleen nog vervangen door bijschrijvingen of “nulregels”. • Ga je documenten printen, zorg dat ringnummer, aanvangstijden en jury’s correct ingegeven zijn, gebruik op de printer de optie “concept” of “snel printen”.
6. Printen protocol voor schrijvers. Doe dit kort voor de wedstrijd i.v.m. veranderingen.
De startlijst voor jury en ringmeester dressuur (zet 1 cijfer in de uitslag voor extra kolommen)
De verzamelstaten voor jury en ringmeester springen (en I & R controleur)
7. Bijschrijvingen/veranderingen tijdens de wedstrijd • Neem enkele dagen voor de wedstrijd per telefoon of email contact op met de ruiters die nog niet alle paardgegevens volledig hebben doorgegeven, alleen bij noodgevallen wijziging op de wedstrijd zelf toestaan. • Zorg voor extra lege regels op de verzamelstaat jury en lege springprotocollen op de jurywagen, maar regel de wijzigingen op het secretariaat. Je laat de ruiter alles invullen en daarna breng je dit voorzien van je stempel met een aanvullende verzamelstaat naar de jury. • Als je resultaten digitaal op de jurywagen invoert, dan bij mutaties ook daarbij een nieuw export bestand. • In elke map van de jury wat extra lege protocollen van elke te beoordelen proef.
8. Resultaten invoer. • Indien je op de wedstrijd voor resultaten een 2e computer gebruikt, doe dat dan met Satelliet! • Controleer de roosterinstellingen vóór je export maakt. • Handicap instellen: Klasse en categorie. Z/ZZ = in handicap, Zo geschreven: Z-ZZ = aparte klassementen. • Categorieën in 1 rooster dienen altijd dezelfde handicap verdeling te hebben. (Dus wat binnen 1 rooster bijv. niet kan, is klasse L1 AB-C-DE en klasse L2 ABC-DE) • Springen: Rubriek met andere soort beoordeling, kan niet in zelfde rooster. Bijv. B (op stijl) en L (op tijd). • Handicap - problemen? Maak een kopie rooster en pas instellingen aan, in Satelliet kan dit namelijk niet.
Dressuur: • Hebben alle proeven gelijk aantal totaal punten? Zo niet => gebruik percentage in plaats van totaal absoluut en gebruik F5. (voorbeeld: handicap Z1/Z2 dr. pony’s). • Heeft een jury geen paraaf bij een verandering gezet of handtekening onderaan? => Protocol terug naar jury! • Deel absoluut geen protocollen uit voordat er een hardcopy is van de (tussen) stand van die rubriek en dit ook alléén doen indien álle cijfers zijn ingevoerd. • Het is wenselijk maar niet beslist nodig om alle dressuurcijfers in te voeren. Mocht er een discussie zijn, dan zijn hierdoor wél alle cijfers nog te achterhalen. • Ruiter niet wachten? Laat ze een enveloppe aan zichzelf adresseren en daarbij 1 euro bij je achterlaten.
Werking Satellietprogramma. Roosters vanuit hoofdprogramma exporteren, met USB stick of lokaal netwerk naar Satellietcomputer, bewerken- en uitslagen naderhand in hoofdprogramma importeren
9. Meervoudige wedstrijden / competities
Bestand toevoegen, daarna uitslagen genereren uit meerdere rubrieken of wedstrijden.
10. Werking Facturatie programma.
Te gebruiken in netwerk omgeving. Instellen via bestand - instellingen – facturen.
Het Monitorprogramma.
Instellen in het rooster, monitoruitslag en dan exporteren. Kan via USB stick of in netwerkomgeving. Ook advertenties kunnen in beeld worden gebracht.
11. Nieuwe opties 2011 • • • • • • • • •
Starts vastzetten met oranje slotjes. Handicapregeling binnen het rooster. Toevoegen diergegevens en transponder op documenten. Aanmeldingen direct in rooster plaatsen. Rooster sorteren, springen ook 0- fout bovenaan. Scores van juryleden en van deelnemers omwisselen. Deelnemers (met punten) verplaatsen van rooster. Deelnemers koppelen die een binding hebben. Formulieren aanpassen aan je wedstrijd, dit doe je via Mijn concours 3.5 bestanden – support – formulieren (of protocollen)
12. En wat gaat soms fout? • Meerdaagse wedstrijden worden gewenste datums niet ingegeven bij inschrijving, waardoor ruiter in verkeerde dag wordt geplaatst. • Aantal proeven max 2/dag (ook al kun je meer ingeven). • Flexibele springers NIET ingegeven als 2 parcoursen. • Deelnemers worden verwijderd i.p.v. afgemeld. • Uitslagen worden niet in satelliet maar op een 2e pc met daarop ook het hoofdprogramma ingevoerd. • Resultaten uitsluiting of diskwalificatie worden niet- of onjuist ingegeven of als niet gestart aangemerkt. • Verschillende soorten rubrieken of proeven kunnen niet in handicap.
• Wijzingen worden door het secretariaat wel gedaan, maar niet geëxporteerd zodat ze niet in beeld komen bij de collega’s op Satelliet. • Ruiters in handicaprubriek staan in meerdere roosters. • Het jurylid piept er tussenuit voordat je een getekende uitslag van haar/zijn rubriek hebt. Geef goede instructies aan jury vooraf, maak bij vertraging desnoods een kopie van jurystartlijst met daarop alle resultaten. • Protocollen worden uitgegeven aan deelnemers zonder dat het resultaat was ingevoerd. • Iemand wijzigt de naam van een gedeeld bestand. • Uitslagen met rapport in hardcopy naar KNHS. Enkele rubrieken hebben geen getekende uitslagenlijst.
Denk er ook aan om: • Regelmatig een backup te maken op een externe schijf of via Bestand -emailen naar…. • Printen van groot volume, zoals protocollen en startlijsten, mag na overleg vaak ook op een snelle printer van een sponsor, vraag of je dit per email (Pdf) kort voor de wedstrijd eenmalig mag versturen, zo kom je zelf met een vol cartridge op de wedstrijd. • Te controleren of de software op de te gebruiken pc’s correct is geïnstalleerd en ook werkt in combinatie met de printers. • Uitslagen meesturen van Bixie, BB en verenigings rubrieken uitzetten, niet meesturen naar KNHS. • Bij problemen tijdig hulp te vragen, we zijn er voor!.
Bedankt voor uw aandacht en nu zelf ook aan de slag!
