HET NOTARIAAT EN DE ELEKTRONISCHE SNELWEG BART VAN OPSTAL, NOTARIS MAURICE ZWARTS, CHANGE MANAGER AGIV – GENT 27/11/2014
AGENDA
Inleiding
Vereisten/uitdagingen voor het notariaat
Wat is onze aanpak ?
Een paar concrete voorbeelden :
Oprichting van een bedrijf (eDepot) Sociale en fiscale berichten (SFB) Neerlegging voor registratie en hypothecaire formaliteiten (eRegistration) e-Voorkoop
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
2
INLEIDING EEN PAAR ASPECTEN VAN HET BEROEP VAN NOTARIS
De voornaamste opdracht van de notaris is rechtszekerheid bieden (en zijn klanten daarin adviseren)
Voor zijn job, is hij in contact met : klanten, begunstigden, makelaars, landmeters, architecten, advocaten, banken, verzekeringsmaatschappijen, … en veel overheden (inter-connectie is dus van kern belang)
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
3
WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET NOTARIAAT ?
Data Security verhogen : kwaliteit van data (de goede bron, niet overtypen) + vergemakkelijken van toegang tot informatie
Privacy compliance : steeds strengere regels voor de vertrouwelijkheid van documenten en data
Waarde van informatie stijgt = een activa dat beschermt moet worden (backup + beveiliging)
Sneller afleveren in a « real time » wereld (om rechtszekerheid te verhogen maar ook omdat de klant en andere partners dit vragen)
Informatie moet beschikbaar worden vanaf verschillende plaatsen en zelfs verschillende apparaten (mobiliteit)
Efficiëntie verhogen: meer doen met dezelfde middelen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
4
WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET NOTARIAAT ?
Grote diversiteit van interactie middelen : fysisch contact (loket, afspraak), brief, telefoon, fax, mail, webservices, …
Dematerialisatie van de partners en tussenkomende partijen :
Overheden (Federaal, DAV, regionaal, gemeente, … Banken - Verzekeringsmaatschappijen Landmeters – architecten – makelaars Klanten, begunstigden,…
Regionalisatie
Complexificatie (wetten, vereisten, …)
Evolutie op wettelijk en vooral op technologisch gebied gaat fors versnellen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
5
WAT IS ONZE AANPAK ?
Dematerialisatie van het notariaat want informatisering biedt een antwoord op :
Versnelling (liefst met zo’n min mogelijk interventie van een mens)
Efficiëntie verhoging
Kwaliteitsverbetering door data aan de bron op te vangen en niet te moeten overtypen
Connecties te maken met applicaties/databronnen van veelvuldige partners
Toegang tot data en documenten kan beter gecontroleerd worden (afsluiting maar ook loggen)
Data en documenten kunnen gedupliceerd worden en daardoor betere beveiliging bieden tegen vernietiging
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
6
BIJKOMENDE PUNTEN
Software dat veelvuldig geinterconnecteerd moet worden (via webservices) – snelle inter-connectie tussen (vrije) beroepen, overheden en klanten/burgers => interdependentie
Informatisering is niet elektronisch doen wat men met papier deed. Het proces wordt meestal veranderd en ook de organisatie en de profielen die er mee werken worden hiermee veranderd
De sneller en frequente veranderingen vereisen aanzienlijk change management op menselijk en organisatorisch vlak
Cloud/web oplossingen om vanuit verschillende apparaten en/of plaatsen beschikbaar te zijn => (kwalitatieve) internet connectie
Software dat gemakkelijk te gebruiken moet zijn. Je kan niet mensen systematisch op cursus sturen wanneer je veranderingen breng. Het moet zo intuïtief mogelijk gebeuren
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
7
UITDAGINGEN OP DEZE WEG
Informatica kan alleen heel logische regels aan. Een van de grote uitdagingen is alle mogelijke handelingen en juridische regels om te zetten in applicaties
Afstemmen van regels bij alle partijen : verschil tussen praktijk en theorie – uniformisering van de praktijken
Synchronisatie : om een computer met die van een partner te laten communiceren moet je de wil, de financiële en menselijke middelen hebben om dit aan beide kanten op te zetten
Project management : applicatie ontwikkelen dat op elkaar afgestemd is, dat aan alle eisen voldoet, dat change mgmt beheert, gelijke interpretaties aan beide kanten van de regels,…
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
8
EEN PAAR VOORBEELDEN
HUIDIGE INTERFACES VAN HET NOTARIAAT
EEN DAG « ELEKTRONISCHE SNELWEG », DAT IS…
Portaal : 4.000 unieke bezoekers en 40.000 bezochte pagina’s
Rijksregister : 21.000 opzoekingen identiteit in diverse applicaties
Kadaster : 2.700 opzoekingen en 1.600 geraadpleegde plannen
Sociale & Fiscale Berichten : 4.000 berichten
Testamenten/Huwelijks registers : 400 inschrijvingen
Immo : 150 nieuwe goederen op IW en Notarimmo
Beslagberichten :150 raadpleegingen
eRegistration : 3000 verzendingen
Service Desk : 300 supportaanvragen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
11
OPRICHTING VAN EEN BEDRIJF (EDEPOT)
Begonnen in 2006 en volledig vernieuwd in 2014
Politieke wil : administratieve vereenvoudiging => een bedrijf in minder dan 3 dagen oprichten
5 partijen : ministerie van justitie (staatsblad), economische zaken (KBO), griffier van de kamer van Koophandel, ondernemingloket, notaris (akte)
Voordelen :
Snel toekennen van KBO n° (binnen het uur tov 2 à 4 weken met papier) Neerleggen van de oprichtingsakte bij de griffie van de rechtbank van koophandel Snelle publicatie (48 uur maximum in meeste gevallen) Ondernemingsloket wordt op de hoogte gebracht dat een bedrijf is opgericht Administratief eenvoudig en efficiënt (alles is geautomatiseerd vanuit één applicatie) Open ter alle tijden tov traditioneel loket De publicatie is inmiddels 20% goedkoper geworden dan papier neerlegging
750 notariskantoren gebruiken vandaag deze applicatie (85% van de oprichtingen die via notarissen worden gemaakt)
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
12
OPSTUREN VAN SOCIALE EN FISCALE BERICHTEN (SFB)
Begonnen in 2008, vernieuwd in 2013
Opvraging bij verkoop van goederen en successie dat de begunstigden geen schulden hebben bij overheden en die dan op te vangen
12 partijen : ministerie van financien, van sociale zaken, vlaamsgewest, RSZ, RSVZ, sociale kassas, etc. en binnenkort nieuwe partijen zullen hierin opgenomen worden
Voordelen :
Veel sneller Goedkoper (papier, aangetekend, opstelling, beheer van de berichten) Efficiënt (weinig bijkomend intypen,…)
Al deze berichten zijn elektronisch verplicht geworden voor die partijen. Voor anderen(steden, provincies,…) gebeuren het nog met papier KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
13
NEERLEGGING VOOR REGISTRATIE EN HYPOTHECAIRE FORMALITEITEN (EREGISTRATION)
Begonnen per 1 april 2014, wordt vanaf 1/1/2015 verplicht
Dematerialisatie was een vereiste voor :
Reorganisatie van de 220 registratiekantoren naar 48 antennes + combinatie met de hypotheekkantoren (“once only” – SPOC principe) Regionalisatie van de heffing terwijl de documentatie federaal blijft
3 partijen (registratiekantoor + soms meerdere hypotheekkantoren) maar meer partijen vanwege regionalisatie
Voordelen op termijn :
Tijdwinst voor alle partijen door het vermijden van meervoudige codering, automatische verwerking van relazen, geen verplaatsing naar registratiekantoor, Kwaliteitsverbetering van data Neerlegging van hypothecaire formaliteit binnen 15 dagen ipv 30 dagen zou risicovenster moeten verminderen
Zware verandering voor notaris en registratie- en hypotheekkantoren want het gaat over een proces die de kern van de activiteiten van deze kantoren treft
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
14
EREGISTRATION
Data security : validatie van rijksregister op het moment van neerlegging + webservices bouwen met dossierbeheer software + geen verloren documenten
Sneller afleveren : geen fysische neerlegging meer maar elektronisch komt het bijna meteen aan
Mobiliteit : kan vanuit een portable computer verricht worden eender waar als er wifi en kaartlezer beschikbaar zijn
Regionalisatie : belastingsvoet maar ook nu heffing vanaf 1/1/2015
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
15
EREGISTRATION
Proces verandering :
Meta data zijn erbij gekomen – neerlegging voor sommige akten moeten gebeuren waar het onroerend goed zich bevind (complexificatie) Termijn van hypotheekformaliteit is naar 15 dagen gebracht en zal later zelf behandeld moeten worden door hypotheek alvorens de registratieformaliteit mag plaatsvinden (vereisten) Redenen van weigering worden groter
…Brengt menselijke en organisatorische verandering mee :
Meta data vereisen juridische kennis daar dit voor post akte medewerkers vroeger niet vereist was Gecombineerd hypotheek/registratie ipv sequentieel te werken De scheiding tussen pre akte en post akte wordt kleiner en dematerialisatie zorg ervoor dat een dossier beheerder alles via zijn computer kan beheren Identiteitskaart en pin code zijn vereist KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
16
E-VOORKOOP
E-VOORKOOP
Harmoniseringsdecreet Uniek loket
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
18
1.HARMONISERINGSDECREET
‒ ‒
Decreet 25 mei 2007 Inwerkingtreding
Definities + uitzonderingen: 1 januari 2009 ‒ Overige: 1 oktober 2012 ‒
‒ ‒
Harmonisering procedures uniek e-verkooploket Thema bestand AGIV
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
19
1.1 DEMARCATIE
50%-regel Grenzen VKR ≠ grenzen kadastraal perceel
Middenoplossing: 50% of meer → VKR Begunstigde bepaalt zelf de opname in themabestand AGIV
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
20
1.2 DISCORDANTIE
‒ ‒
Negatieve discordantie VKR > VK Positieve discordantie VKR < VK
→ VKR op volledig goed → Afzonderlijk aanbod/splitsen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
21
1.2 DISCORDANTIE
Behalve: ‒ Ruimtelijk geheel ‒ Koper/verkoper willen niet splitsen → 1 aanbod – 1 prijs VKR moet op geheel worden uitgeoefend
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
22
1.4 E-VOORKOOPLOKET Uniek loket ‒ ‒ ‒
VLM gebaseerd op themabestand AGIV Alles elektronisch → papier uitgesloten 3 grote principes: 1.
2. 3.
Alle VKR zijn er in opgenomen └► DB = themabestand Vl. VKR Elke aanbieding via loket Elke uitoefening via loket
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
23
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
24
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
25
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
26
1.5 PUBLIEKE LUIK
‒
Iedere burger kan het themabestand consulteren
‒
www.geopunt.be/kaart
‒
Resultaat op te zoeken via adres of kadastraal plan
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
27
1.6 PROCEDURE
bij verkoop uit de hand
1 procedure bij openbare verkoop
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
28
1.7 OVERZICHTSMAIL
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
29
1.8 BEVESTIGING
‒
Ja u heeft een geldige ‒ ‒
‒
‒
Opzoeking gedaan Aanbieding gedaan
Pdf-ingescande handtekening VLM Printen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
30
CONCLUSIE
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
31