HET KWALITEITSYSTEEM VOOR ZORGVERLENERS POLS© (PROFIEL EN OPLEIDINGREGISTRATIE LEDEN SYSTEEM)
In 2009 hebben een aantal zorgverzekeraars besloten de vergoedingen en afhandeling van vergoedingen van de complementaire of “alternatieve” zorg te heroverwegen. Waar tot dan de zorgverzekeraars onderhandelden over bijdragen per sessie en plafondbedragen met de ca. 150 beroepsverenigingen die de complementaire of “alternatieve” zorgverleners vertegenwoordigden, hebben zij besloten in het vervolg alleen nog maar met een 4-tal koepels van beroepsverenigingen en enkele grotere beroepsverenigingen te onderhandelen. Daarnaast hebben de zorgverzekeraars aanvullende eisen gesteld aan de zorgverleners om vergoed te kunnen blijven worden. De verantwoordelijkheid voor de controle hierop hebben zij bij de beroepskoepels en de grotere beroepsverenigingen neergelegd.
Ook is het de wens van de zorgverzekeraars dat zorgverleners analoog aan huisartsen, fysiotherapeuten en psychologen in de zeer nabije toekomst rechtstreeks in het digitale systeem van de zorgverzekeraars gaan factureren.
Zo zijn er in 2010 in de complementaire of “alternatieve” zorg een aantal spelers onstaan die ieder hun eigen rol hebben in het proces van het verlenen van complementaire zorg tot aan het verkrijgen van een vergoeding en het factureren in het digitale systeem van de zorgverzekeraars. DE SPELERS ZIJN: Primair: 1. De client 2. De zorgverlener 3. Beroepsverenigingen 4. Koepels van beroepsverenigingen 5. Zorgverzekeraars
Maar ook: 6. Opleidingsinstituten 7. De toezichthoudende overheid
1
Om aan alle eisen en wensen van deze spelers op een verantwoorde wijze tegemoet te kunnen komen is er na zorgvuldig onderzoek een webbased beheerssysteem ontwikkeld dat inzicht geeft in de volgende aspecten:
•
de basisgegevens van de zorgverlener
•
de status bij de beroepsvereniging
•
de status in het register van de koepels
•
de legitimering om vergoed te worden door de zorgverzekeraars
•
toestemming om in de nabije toekomst in de systemen van de zorgverzekeraars te mogen factureren
•
de maatschappelijke verantwoording van adequate opleidingsniveaus en bij- en nascholing
Uitgangspunt daarbij is dat de zorgverlener weer verantwoordelijk wordt voor het aantonen van zijn of haar kwalificaties. De beroepsvereniging is verantwoordelijk voor de toetsing hiervan en de toekenning van de vergoedingstatus. De beroepskoepel kan, ondersteund door een betrouwbaar register, op basis van het transparante systeem haar onderhandelingspositie uitoefenen.
WAT IS POLS? POLS is een webapplicatie waarbinnen de beroepsverenigingen toegang hebben tot voor hen relevante gegevens om de vergoedingstatus toe te kennen aan de zorgverlener. In de applicatie hebben de beroepskoepel en de zorgverzekeraar inzage in de toegekende status. POLS is web-based, wat inhoudt dat het vanaf elke computer met een browser (Internet Explorer, Safari, Firefox e.a.) te benaderen is. POLS voldoet aan de privacyregels zoals deze door het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) zijn vastgelegd. POLS is een applicatie welke op basis van SaaS (- Software as a Service -) aan zorgverleners, beroepsverenigingen en koepels in een “huur van gebruiksrecht” overeenkomst aangeboden wordt. Het gebruik van POLS en de ondersteuning (support, helpdesk) vallen onder een SLA (Service Level Agreement) waarbinnen de rechten van de gebruikers beschreven staan. De opzet van POLS is modulair waarmee het geschikt is voor toekomstige functionaliteiteisen van betrokken partijen.
“POLS maakt de complementaire of “alternatieve” zorgverlening transparanter in een tijd waarin vanuit diverse invalshoeken deze zorgverlening onder druk staat. POLS biedt de mogelijkheid om per zorgverlener aan te tonen dat de complementaire of “alternatieve” zorgverlening recht van bestaan heeft.”
Naast de profiel- en opleidingregistratie van zorgverleners biedt de ontwikkelaar van POLS, Hot Pinguin Professional Solutions, de mogelijkheid om de financiële- en ledenadministratie te verzorgen voor de beroepsverenigingen en beroepskoepels op basis van de in POLS geregistreerde leden. Met POLS kunnen ook visitatie enquêtes, digitaal stemmen voor leden, polls en diverse signaleringsfuncties worden gerealiseerd.
2
SITUATIE 2010 ZONDER POLS
1. DE ZORGVERLENER Van leden (zorgverleners) van beroepsverenigingen wordt verwacht dat zij bij hun aanmelding bij een beroepsvereniging alle relevante gegevens van hun persoon, praktijk en opleidingen / workshops / cursussen aanleveren. Dit gebeurt nu veelal in papieren vorm. De leden moeten voldoen aan de accreditatie eisen van hun beroepsvereniging, om zodoende de geregistreerde status te verkrijgen bij hun beroepsvereniging(en) en de koepel(s). 2. BEROEPSVERENIGINGEN Beroepsverenigingen voeren een ledenadministratie. Zij zijn verantwoordelijk voor het accrediteren van zorgverleners en therapeuten (hun leden) op basis van hun aansluitingen, licenties, polissen, opleidingen en bij- en nascholing verplichtingen. Deze administraties zijn veelal papieren administraties waar gewerkt wordt met kopieën van licenties, polissen, diploma’s, certificaten e.d. Aan dit systeem ontbreekt de mogelijkheid om tijdig en adequaat in te spelen op wijzigingen in de gegevens van een lid of het verlopen van de geldigheid van diploma’s en certificaten. Er wordt dagelijks veel dubbel werk verricht door hardwerkende vrijwilligers en desondanks laat de betrouwbaarheid van de registratie van gegevens van de zorgverleners ernstig te wensen over. 3. BEROEPSKOEPELS Een beroepskoepel is een verzamelorgaan van beroepsverenigingen. Een beroepskoepel heeft als taak het beheren van de inschrijvingen in haar register van leden aangesloten bij haar beroepsverenigingen. Deze leden hebben binnen die inschrijving een status als Register Zorgverlener of Kandidaat Register Zorgverlener. De beroepskoepels zijn volledig afhankelijk van de door de beroepsvereniging, vaak per e-mail, verschafte gegevens. De beroepskoepels zijn sinds kort partner geworden in de onderhandelingen met de zorgverzekeraars en vertegenwoordigen daarin ook de beroepsverenigingen. Op dit moment hebben de beroepskoepels geen mogelijkheid tot inzage in de registerstatus noch kunnen zij inzien of aan bij- of nascholing, aansprakelijkheidsverzekering en andere registraties wordt voldaan. 4. ZORGVERZEKERAARS De zorgverzekeraars betalen aan de cliënten van zorgverleners vergoedingen uit op basis van de nota’s van de behandelende zorgverlener. Met ingang van 1-5-2010 heeft UVIT (een samenwerkingsverband van Univé, VGZ, TRIAS en IZA) besloten enkel nog vergoedingen te betalen van zorgverleners en therapeuten die zijn aangesloten bij een beperkt aantal koepels. UVIT stelt de koepels aansprakelijk voor het bewaken van de correcte accreditatie van de zorgverleners aangesloten bij haar beroepsverenigingen. Achmea heeft aangegeven te overwegen om in 2011 hetzelfde te gaan doen. Bovendien zitten beide organisaties in een fase van heroverweging van wat zij als vergoedbare complementaire of “alternatieve” zorg zien. Achmea en UVIT zijn samen goed voor 80 % van de Nederlandse verzekerde inwoners. De zorgverzekeraars stellen in toenemende mate eisen aan de accreditatie van zorgverleners, maar hebben nu geen mogelijkheid om de correctheid van de status van de zorgverlener te toetsen. 5. OPLEIDINGSINSTITUTEN De eisen van de zorgverzekeraars maken een herijking van de opleidingen wenselijk om te kijken of de opleiding en diplomering gelijk loopt met de eisen.
3
SITUATIE MET TOEPASSING VAN POLS
1. DE ZORGVERLENER Zorgverleners voeren in POLS hun persoonsgegevens, praktijk- en opleidinggegevens in. Tevens voegen zij digitaal hun diploma’s, certificaten, polissen, verklaringen en getuigschriften toe. In POLS voeren zij ook hun lidmaatschap of aansluiting bij de diverse beroepsverenigingen, beroepskoepels en tuchtrechtinstanties in en doen zij een upload van hun jaarlijkse licenties. Op basis van die lidmaatschappen kan de zorgverlener eenvoudig zien waar binnen het accreditatie pad van een specifieke beroepsvereniging hij of zij zich bevindt.
Nadat de zorgverlener zijn of haar gegevens heeft ingevoerd of aangepast vraagt hij of zij aan de beroepsvereniging om een toekenning of een aanpassing van de status.
4
2. BEROEPSVERENIGINGEN Beroepsverenigingen voeren hun beheeractiviteiten, secretariaat en ledenadministratie binnen POLS en stellen de criteria vast waaraan een zorgverlener moet voldoen om de status van “vergoedbaar” te krijgen. Daarnaast houden zij contact met de zorgverzekeraars over de maatschappelijke eisen. Zij beheren de accreditaties van hun leden op basis van toetsing van een digitaal dossier van persoon- / praktijk gegevens en opleidingsgegevens. Dit digitale dossier biedt de mogelijkheid om op basis van de criteria sets met een “ speciale bril” naar deze gegevens te kijken waardoor in één oogopslag duidelijk wordt of het lid voldoet aan de accreditatie eisen van de specifieke beroepsvereniging.
In een tijd waarin het steeds moeilijker wordt om vrijwilligers te vinden voor bestuur en commissies biedt POLS de mogelijkheid dit werk in grote mate te automatiseren, stroomlijnen en verlichten. Met POLS kunnen beroepsverenigingen ca. 60% besparen op de werkzaamheden van het secretariaat en commissies. Met Hot Pinguin Financial Support kunnen beroepsverenigingen ca. 80% besparen op de ledenadministratie werkzaamheden van de penningmeester en het secretariaat.
3. BEROEPSKOEPELS Beroepskoepels kunnen in POLS de vergoedingstatus van de leden van de bij haar aangesloten beroepsverenigingen inzien. Beroepskoepels kunnen leden zoeken op AGB- en/ of BIG codes. Beroepskoepels kunnen een overzichtsweergave oproepen van de aangesloten beroepsverenigingen waarbij het aantal aangesloten leden per beroepsvereniging zichtbaar is.
POLS attendeert de beroepsvereniging met duidelijke informatie op: •
Verzoeken om toelating tot het ledenbestand
•
Verzoeken om accreditatie
•
Mutaties in relevante vitale gegevens
•
Waarschuwingen (geldigheid van diploma’s / certificaten gaat verlopen)
•
Problemen (geldigheid verlopen / lid voldoet niet meer aan de maatschappelijke eisen)
De beroepsvereniging kan in POLS zoeken op basis van AGB codes in haar ledenbestand. De beroepsvereniging heeft toegang tot een algemene opleidingsdatabase, waarin de gegevens van de zorgverlener zijn opgeslagen en waar op basis van de criteriasets de vergoedingstatus van de zorgverlener is vastgelegd. POLS doet dit op basis van het al dan niet voltooid zijn van een opleiding, aanwezig zijn van de vereiste aansluitingen, licenties, polissen en verklaringen voor bij/na scholing, supervisie of intervisie of contacturen. De beroepsverenigingen leggen de verantwoordelijkheid voor de volledigheid en juistheid van de gegevens (persoon, praktijk en opleidingen) weer terug bij de leden en vervullen enkel een controlerende en signalerende rol.
Met Hot Pinguin Financial Support kunnen beroepskoepels ca. 80% besparen op de ledenadministratie werkzaamheden van de penningmeester en het secretariaat.
5
4. ZORGVERZEKERAARS POLS biedt zorgverzekeraars de mogelijkheid om, op basis van de AGB en/of BIGcodes, te zoeken in het bestand van alle aangemelde leden. Van deze leden kan de zorgverzekeraar de vergoedingstatus op ieder willekeurig moment in de tijd opvragen. POLS houdt een historisch overzicht bij om de zorgverzekeraar inzicht te geven in welke periode de zorgverlener wel of niet de status van “vergoedbaar” had. 5. OPLEIDINGSINSTITUTEN Het registreren van student zorgverleners in POLS leidt automatisch tot een functionaliteit van studentenvolgsysteem.
PLATFORM POLS biedt aan de zorgverleners de mogelijkheid tot forumdiscussies, beroepsmatige vragen stellen, publicaties downloaden en een scala van mogelijkheden die hun praktijkvoereing verder ondersteunen, zoals financiële administratie en telefoonservice. ISO CERTIFICERING De werkprocessen zijn zorgvuldig opgezet en voldoen aan de ISO-9001..2008 eisen. De aanvraag voor de ISO-9001..2008 certificering is ingediend. PRIVACY De zorgverzekeraar kan in POLS inzage krijgen in de status van de zorgverlener en niet in zijn of haar persoonlijke en/of opleidingsgegevens. De beroepsvereniging heeft wel inzage in de privacy gevoelige informatie. Bij de opzet van de POLS webapplicatie zijn de regels van de Wet op de Privacy in acht genomen. Een CBP registratievergunning is aangevraagd. PORTFOLIO POLS kent voor de belanghebbenden diverse aan POLS gekoppelde diensten welke zijn afgestemd op de gebruiker. Deze diensten portfolio is separaat verkrijgbaar.
Voor meer informatie kunt u zich wenden tot:
[email protected] U kunt ook bellen met 088-8008630 en vragen naar Siebren Wiegel of Annemieke Gierveld.
POLS© is een product van Hot Pinguin Professional Solutions B.V. 6
