Het IV-magazine van Defensie
MULAN in de West
Selfservice Beveiligde USB-stick
Jaargang 2
n
maart 2008
2
Editorial
Starten
Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGICT)
Starten, een goede term voor een eerste nummer van het tweede seizoen In Touch. En er
SBN Hank ort (hoofdDirecteur HDIO)
starten natuurlijk ook weer allerlei ICT-projecten en activiteiten. Zo gaat het eerste artikel over de start van het financiële SAP-systeem FINAD, een belangrijke mijlpaal voor het project SPEER. Ook op selfservice-gebied staan weer diverse toepassingen in de startblokken. Echter, voordat deze uitgevoerd gaan worden vindt er wel overleg plaats met managers en medewerkers. U leest erover in het interview met het Hoofd afdeling Informatiemanagement van de HDP. Binnenkort kunnen ze ook op de Nederlandse Antillen van start met MULAN. Amersfoort op afstand noemen ze het binnen het projectteam (zie het artikel op pagina 8). Een knap staaltje techniek en organisatiekunde om dit allemaal op zo’n grote afstand voor elkaar te krijgen. De IND komt in deze In Touch aan het woord over hoe zij omgaan met de mediahype rondom USB-sticks. Interessant om te lezen welk beleid onze collega-departementen voeren omtrent dit onderwerp.
Heel veel leesplezier met deze In Touch. SBN Hank Ort (hoofdDirecteur HDIO)
1
8
Cover
4
reportage mulan in de west
22
Issue Selfservice
resultaat Scoren in Washington
INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / FINAD start met SAP! 04 ISSUE / Selfservice 07 DISCUSSIE / Hoe slimmer, hoe eerder dom! 08 Reportage / MULAN in de West 10 INTERVIEW / Eerder in gesprek 13 VERSLAG / Satelliet voor onderweg 14 DIALOOG / Beveiligde USB-stick 16 KORT NIEUWS 17 column / Cloud Computing 18 OpenDoc / NC3A / HDIO / C2CoE 22 RESULTAAT / Scoren in Washington COLOFON eindredactie
Redactie en coördinatie
Vormgeving en productie
Correspondentieadres
Suzan van der Weij
Kris Kras Design
Marcel van Agten Ton Bijl Ron Voragen
Redactionele bijdragen
Druk
Martje van der Brug, Nelly Dijkstra, Teus van der Plaat en anderen
Tromp Drukkerij BV Rotterdam
Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L
Recensie
in touch #1 2008 | Tekst martje van der brug | foto shutterstock
FINAD start met SAP! Het programma SPEER beoogt de integratie tussen financiën en materiële logistiek voor de gehele krijgsmacht met behulp van SAP. De financieel-administratieve basis wordt gevormd door FINAD. Dit vitale onderdeel van SPEER gaat op 13 mei defensiebreed live. Aanleiding voor een gesprek met FINAD-projectleider John Bot. "FINAD bijt het spits af omdat het randvoorwaardelijk is voor de uitrol van de materieel-logistieke processen van Defensie," stelt John Bot. "Vrijwel elke procesgang heeft immers een financiële boeking tot gevolg." In januari ging de eerste FINAD-pilot van start. Ongeveer 35 defensiemedewerkers op verschillende locaties gebruiken nu een beperkt aantal functionaliteiten van het nieuwe SAP-systeem. John Bot: "De huidige financiële administratie wordt op 25 april voorgoed uitgezet. Dan breekt een periode aan met veel feestdagen. Die gebruiken we om te converteren naar het nieuwe systeem. Op 13 mei draaien we de knop om, dan moet het SAP werken en dan gaan ongeveer 1.200 financieel-administratieve medewerkers in alle krijgsmachtdelen over op FINAD!"
komst op kosten worden gestuurd. Een ander voordeel van de overstap op SAP is de integratie. Er komt immers één defensiebreed systeem voor alle materieel-logistieke en financiële processen. Als deze eenmaal aan FINAD zijn gekoppeld, zal dat een besparing opleveren van 1.030 FTE's en 80 miljoen euro op de exploitatiekosten van Defensie.
Intensieve samenwerking Er is gekozen voor een overgang in één keer, omdat een gefaseerde invoering te complex zou zijn. Het legacy-systeem blijft dus niet op de achtergrond doordraaien. Dat is wel een uitdaging, erkent John Bot. Toch is hij er niet bang voor. "We hebben de afgelopen maanden intensief en goed samengewerkt met de mensen van de defensieonderdelen, de pilot, het programma SPEER en de bedrijfsgroep IVENT i.o. Iedereen zag het gemeenschappelijke belang en heeft goed doorgepakt. Daardoor ontstond een tempoverhoging. We liggen prima op koers met het migratieproject." Hij benadrukt dat op 13 mei alleen de financiële basisadministratie wordt neergelegd. Daarna zullen er nog de uitrol van de materieellogistieke processen, aanpassingen en uitbreidingen in SAP volgen. "Ons project blijft nog vijf jaar lang betrokken bij de inrichting van de financiële processen. Om steeds de aansluiting en de integratie te bewaken." Als FINAD eenmaal is uitgerold, moeten er duizenden medewerkers in het materieel-logistieke veld worden omgeschoold. Deze operatie zal nog tot 2013 duren.
Intensief trainingsprogramma In de aanloop naar 13 mei is FINAD gestart met een ambitieus opleidingsprogramma. Alle 1.200 medewerkers in het financieel-administratieve domein moeten immers goed voorbereid zijn op de veranderingen. De training gebeurt allemaal naast het gewone werk. John Bot: "Het voordeel van de opleidingen is dat iedereen zich nu bewust wordt van de grote veranderingen die voor de deur staan. Tot nu toe zijn er niet veel weerstanden. Maar we gaan de nazorg toch heel zorgvuldig inrichten. Mensen moeten goed terecht kunnen met hun vragen. FINAD wordt daarin ondersteund door de migratiepartners ATOS Origin voor IV/ICT onderwerpen en PriceWaterhouseCooper voor de communicatie en het veranderingsproces."
Sturen op kosten Wat zijn nou eigenlijk de voordelen van FINAD? Het nieuwe systeem kan op langere termijn inzicht bieden in de feitelijke kosten van bijvoorbeeld een wapensysteem of een oefening of een product of dienst. Met de verschillende systemen die tot nu toe bij Defensie in gebruik waren, kon nooit een exact beeld gegeven worden. Bovendien maakt FINAD een onderscheid tussen uitgaven en kosten. Wie voorraad aanschaft, geeft uit. Maar dan zijn er nog geen kosten gemaakt, want de voorraad ligt in het magazijn. Pas als deze wordt verbruikt, ontstaan er kosten. SAP brengt dit verschil helder in beeld. Daardoor kan in de toe-
Optimisme en realisme Kijkend naar het verloop van SPEER stelt John Bot vast dat er bij de top van Defensie en bij de staatssecretaris veel belangstelling is voor FINAD en SPEER. "Het is een lang traject geweest en er is in de media aandacht aan besteed. Dat merken we natuurlijk. " John Bot besluit: "Ik ben een optimist, maar ook een realist”. Daarom hanteren we een risicolog met de belangrijkste risico's. Daar sturen en bewaken we op. We zijn er nog niet, er is nog veel te doen in beperkte tijd. Maar ik heb wel het gevoel dat het haalbaar is en dat we op 13 mei met FINAD iets goeds gaan neerzetten."
3
4
Issue
Deel P&O-administratie verschuift naar lijn
Selfservice: Defensiemedewerkers zijn sinds de invoering van PeopleSoft in 2004 vertrouwd met Selfservice, het systeem waarmee zelf gegevens ingevoerd kunnen worden in de personeelsadministratie. Velen vinden deze doe-het-zelf methode erg praktisch, maar er zijn ook weerstanden.
De bekendste toepassing van Selfservice is het indienen van verlof. Jan van Es, hoofd afdeling Informatiemanagement HDP (Hoofddirectie Personeel), stelt dat er ten opzichte van het verleden eigenlijk niets is veranderd. "Of je nou een papieren kaart invult of een digitale aanvraag bij je baas indient, het is hetzelfde. De baas moet de aanvraag goedkeuren en doet dat nu digitaal." Minder administratie Toch zijn er leidinggevenden die de verlofdagenadministratie als rompslomp ervaren. Als ze niet tijdig reageren op de aanvraag, krijgen ze een aanmaning per email. En als ze na tien dagen nog niet hebben gereageerd, wordt de verlofaanvraag automatisch goedgekeurd. Van Es: "Er blijken lijn managers te zijn die expres niet reageren op verlofaanvragen, zodat er automatisch wordt goedgekeurd. Dat is niet de bedoeling." Hij benadrukt dat de afdelingssecretaresses dankzij het Selfservice-systeem veel minder papieren hoeven bij te houden. Een ander voordeel is dat de informatie over het verloftegoed altijd actueel is. Vroeger moest je je verlofkaart inleveren waarna deze dagen 'onderweg' was. Volgens Van Es is er ook op het gebied van ziekmelden via Selfservice niet veel veranderd. De zieke medewerker meldt zich nog steeds telefonisch bij zijn lijnmanager, die de melding nu in het systeem invoert. Dat is efficiënter dan vroeger, toen de lijnmanager moest bellen met de secretaresse van P&O, die dan weer een formulier moest invullen dat in het centrale systeem verdween. Uitbreiding Selfservicepakket In 2005 is het aantal Selfservices uitgebreid met het aanvragen en declareren van dienstreizen. Volgens Van Es is het beter als de goedkeuring en de declaratie
decentraal geregeld worden tussen de lijnmanager en de medewerker. De declaraties worden dan binnen drie dagen betaald, in plaats van na zes weken. En alle relevante informatie komt zonder menselijke handelingen vanzelf terecht in de P&O-grafieken. P&O streeft er naar om medewerkers nog veel meer zaken via Selfservice te laten regelen. In september zijn de adreswijzigingen en mandateringen ingevoerd. Van Es: " We willen ondermeer ook het op- en afboeken van verlof in het kader van de incidentele extra beslaglegging en het inschrijven voor opleidingen toevoegen. Verder hebben we de ambitie om het persoonlijke ontwikkelingsplan in Selfservice op te nemen, zodat afspraken die een medewerker maakt met de loopbaanadviseur direct in het systeem komen. "We kunnen nog verder gaan door managers in staat te stellen om bevorderingen, overplaatsingen en hogere salaris-schalen in te voeren. Ook de flexibilisering van arbeidsduur bij functiewisseling zou in Selfservice opgenomen kunnen worden." Selfservice mobiel maken? Een belangrijke issue voor de toekomst is de vraag of Selfservice meer mobiel gemaakt moet worden. Defensie heeft immers veel managers die vrijwel nooit achter hun bureau zitten. P&O gaat onderzoeken of de Selfservice-dienst op de BlackBerry aangeboden kan worden. Er wordt ook gewerkt aan een alternatief voor de informatiezuilen voor Selfservice in de kazernes. Deze blijken niet goed te voldoen. Er komt een andere oplossing. Van Es vertelt dat P&O plannen heeft om Selfservice ook beschikbaar te maken voor mensen die op missie zijn. "Waarschijnlijk zal het al vanaf eind van dit jaar mogelijk zijn om beveiligd in te bellen via de eigen laptop."
5
in touch #1 2008 | Tekst martje van der brug | foto shutterstock
last of zegen? Selfservice is fraudebestendig Medewerkers melden in Selfservice zelf hun wijzigingen en alleen als er iets niet klopt, wordt er contact opgenomen. Het systeem controleert dus uitsluitend achteraf. De controles worden steekproefsgewijs uitgevoerd met behulp van slimme checks die misbruik snel opsporen.
6
Issue
Decentrale administratie Van Es is enthousiast. "Ik vind Selfservice een fantastisch systeem, passend bij een moderne dienstverlening. Wat decentraal geregeld kan worden, moet je ook decentraal doen. Het moet eenvoudig en toegankelijk zijn. Als je dat allemaal goed doet, schakel je de administratie uit en dat is veel goedkoper. Het scheelt defensiebreed honderden administratieve medewerkers."Hij benadrukt echter dat P&O bij elke uitbreiding van Selfservice afweegt of de manager niet te zwaar belast wordt. "Dat vinden we een heel belangrijk punt. Het is immers helemaal niet de bedoeling om onnodig extra werk op het bordje van de managers te dumpen. En ook de medewerker moet alle veranderingen kunnen absorberen. Daar hebben we gevoel bij, gaan we zorgvuldig mee om." Kijken waar het wringt Het tijdpad speelt een belangrijke rol bij de verdere uitrol van Selfservice. P&O wil niet te veel veranderingen ineens doorvoeren. Daarom is er begin dit jaar een evaluatie
Eigen verantwoordelijkheid
gestart. Van Es vertelt: "We willen weten hoe de organisatie tegen Selfservice aankijkt. Of het bevalt, of en waar het misschien wringt. We krijgen signalen dat sommige mensen het lastig vinden. Er is kritiek dat het werk eenvoudig van P&O naar de lijn wordt verschoven. Als managers dingen moeten doen die niet goed gaan, dan moeten we daar serieus aandacht aan besteden." Systematische evaluatie De feedback die P&O tot nu toe kreeg is volgens van Es te gefragmenteerd om conclusies uit te trekken. "Daarom gaan we systematisch evalueren. We gaan de lijn in en praten met managers en met medewerkers. We hebben vragenlijsten uitgezet. Daarnaast gaan we de statistische gegevens bekijken: welke lijnmanagers gebruiken het systeem wel, en welke niet? We willen ook weten of het Selfservice-systeem gebruiksvriendelijk genoeg is. Wij denken van wel. Maar de helptool wordt maar weinig gebruikt. Hoe komt dat? Is het niet nodig of kent men het bestaan niet? Als de uitkomsten van de evaluatie bekend zijn, zullen we weten of Selfservice een last of een zegen is. P&O zal in elk geval zorgvuldig bepalen hoe en in welk tempo we verder gaan met het systeem."
Een belangrijk aspect van Selfservice is dat iedere defensiemedewerker die gegevens in het systeem invoert, verklaart dat hij of zij deze naar waarheid heeft ingevuld. Als er dan achteraf afwijkingen worden geconstateerd, is de medewerker hiervoor zelf verantwoordelijk.
Selfservice past bij een moderne dienstverlening
Hoofd Kenniscentrum DTO
Discussie
in touch #1 2008 | Tekst Henk sepers | foto Defensie, Ronald de hommel
Kennis blijft bruikbaar Dat professionals moeilijk te managen zijn met regels weet ik uit de praktijk. We hebben behoefte aan mensen met een generieke basiskennis, die in staat zijn zich snel in te werken in nieuwe omgevingen. Kennis veroudert snel, maar blijkt in bepaalde gevallen zeker te gebruiken voor ontwikkelingen die nu plaatsvinden. Ir. Teus van der Plaat, Hoofd Kenniscentrum DTO
We moeten kennis delen Voor de taakuitvoering spelen kennis, kunde, Slimheid overstijgt kennis
attitude en ervaring een grote rol. Naast het
Kennis bestaat uit feiten. Slimheid is hoe
hebben en delen van kennis en informatie
je met feiten omgaat. Bij Defensie zijn de
is het blijvend kunnen beschikken over voor
vaardigheden voor het op een verstandige
de taakuitvoering benodigde informatie van
wijze uitoefenen van een taak van belang.
belang. Een goede IV die samenwerking
Daarbij hoort de passie van het snel eigen
ondersteunt en een wil tot kennisdeling voor-
kunnen maken van nieuwe informatie.
komt dat onze slimme mensen dom worden.
Prof.dr.ir. Ronald Paans, RE
Dr. pieter FRijns,
Adviseur DTO CQA, hoogleraar Vrije Universiteit
adviseur IV-innovatie en -strategie HDIO
Hoe slimmer, hoe eerder dom! Professor Weggeman houdt zich bezig met kennismanagement en innovatiemanagement. Op een symposium over militaire innovatie presenteerde hij bovenstaande stelling.
Mathieu Paul Weggeman, hoogleraar aan de Technische Universiteit van Eindhoven en een autoriteit op het terrein van innovatiemanagement poneerde tijdens het symposium van de Vereniging Informatici Defensie en de Vereniging Officieren Verbindingsdienst over het onderwerp ‘Innovatie van het Militair optreden en ICT-trends en -toepassingen’ de stelling “Hoe slimmer, hoe eerder dom!”. De universitair docent beredeneerde dat binnen kennisintensieve organisaties de professionals niet zijn te managen door het opleggen van regels en procedures. En dat terwijl onze organisaties meestal wel zo zijn ingericht. Organisaties moeten zich volgens Weggeman meer richten op collectieve aspiraties. Zonder dat vervalt een organisatie op den duur tot een eilandrijk waar bureaucratie welig tiert en passie ver te zoeken is, aldus Weggeman. Weggeman stelde in zijn toelichting op zijn axioma ‘Hoe slimmer, hoe eerder dom!’ dat de kennis die een individu tijdens zijn studie opdoet steeds sneller minder waard wordt door de sterke toename van de beschikbare informatie. Hierdoor wordt, zo is Weggemans vaste overtuiging, het individu op steeds jongere leeftijd minder goed in zijn vak als hij niet voortdurend zijn kennis ontwikkelt. Deze kennisontwikkeling op een bepaald specialisme zal bepalend zijn voor de doorgroeimogelijkheden als professional, anders vervalt het individu in een ‘Verteller’. Iemand die alles weet van vroeger, aldus de professor.
7
8
Reportage
MULAN wordt uitgerold in de West
Amersfoort op afstand In Nederland zijn al meer dan 40.000 defensiemedewerkers gemigreerd naar MULAN. De kazernes op de Nederlandse Antillen en Aruba draaien echter nog steeds op LAN2000. Binnenkort gaat dit veranderen en wordt MULAN ook in de West uitgerold. Projectleider Jan van de Tonnekreek en DTO-projectaannemer Frans Hendriksen vertellen wat daar bij komt kijken. De introductie van MULAN in het Caraïbisch gebied is een defensiebreed project. "Alle locaties in de West zijn paars", zegt Jan van de Tonnekreek, zelf afkomstig van het CZSK. "De marine is breed vertegenwoordigd, maar er zitten ook mensen van de KMAR, CDC en de bestuursstaf. Ook de kustwacht gaat over op MULAN. Dat is een samenwerkingsverband van Justitie, Defensie en de eilandbesturen." Toen MULAN in Nederland werd geïntroduceerd, is besloten om de Nederlandse Antillen en Aruba niet aan te sluiten. Daar was een heel praktische reden voor: de beschikbare bandbreedte was onvoldoende voor de benodigde 600
De kazerne
werkplekken. Jan van de Tonnekreek: "De huidige satellietverbinding bedraagt maar 1 MB. Dat is maar net genoeg voor vijf MULAN-werkplekken. De smalle bandbreedte in de West levert natuurlijk nog veel meer ongemak op. Het ophalen van grote bestanden kost veel tijd. Ze zijn daar echt gewend om maar even koffie te gaan drinken als er een bestand moet worden binnengehaald." Breedband per zeekabel DTO, ingeschakeld om een oplossing te bedenken, kwam met het voorstel om in plaats van satellietverbindingen zeekabels te huren. Deze brengen een breed-
9
in touch #1 2008 | Tekst martje van der brug | foto Defensie
bandige verbinding tot stand tussen Nederland en Curaçao, Aruba en Sint Maarten. Het project is in volle gang: de zeekabels worden in april en mei opgeleverd. De kazernes in de West beschikken dan over nagenoeg dezelfde bandbreedte als bijvoorbeeld Amersfoort. Volgens Van de Tonnekreek zijn alle problemen met zware documenten dan voorbij en kan het MULAN-netwerk met alle applicaties ontsloten worden. "We zien de eilanden dan als een reguliere kazerne in Nederland. Weliswaar niet met een datalijntje van 50 km maar met eentje van 8000 km. Daarom zeggen wij wel: 'Amersfoort op afstand'." Overdracht van werkplekdiensten DTO-er Frans Hendriksen, die eerder bij de CLAS werkte aan MULAN-projecten, legt uit dat er nog veel werk te doen is. "Na de aansluiting van de zeekabelverbinding moet de overdracht van de werkplekdiensten naar DTO worden geregeld. Dat is nodig omdat wij het beheer gaan doen. In Nederland is die slag al jaren geleden gemaakt, maar voor de West is het een grote overgang. Men is daar gewend om alle ICT-aankopen zelf te regelen. Nu alles gestandaardiseerd wordt, vraagt dat echt een mentale omslag." Hij merkt wel op dat veel medewerkers erg enthousiast worden als ze horen dat ze een snelle internetverbinding krijgen. "Dat vergoedt het verlies aan zelfstandigheid een beetje", lacht hij. Beheer: lokaal en op afstand De nieuwe aanpak betekent ook dat het beheer van MULAN in de West op afstand zal worden verzorgd, net als in Nederland. "Maar er zullen ook DTO-beheerders op de eilanden worden gestationeerd, net zoals er in al onze kazernes lokale beheerders actief zijn", zegt Hendriksen. Het aantal is naar
Het MULAN-team
verhouding wat groter dan in Nederland gebruikelijk is. "Als je in de West naar een andere locatie wilt reizen, moet je het vliegtuig nemen en dat kost al gauw een dag. Daarom hebben we op elke locatie minstens één beheerder voorzien."
Helpdesk spreekt Papiamento In Nederland kunnen alle defensiemedewerkers 24 uur per dag, zeven dagen per week voor hulp terecht bij de Service Desk Defen-
Uitrol MULAN Als de werkplekdiensten zijn overgedragen aan DTO volgt fase drie van het project: de feitelijke uitrol van MULAN. Deze moet op 1 juli 2008 zijn voltooid. Volgens Jan van de Tonnekreek kan een defensiemedewerker dan naar wens inloggen in Amersfoort of Aruba: "je ziet altijd je eigen werkplek met je eigen applicaties en data". De projectleiding is optimistisch over het verloop van de operatie. "We hebben in Nederland al 40.000 mensen gemigreerd, dus we weten een beetje wat er bij komt kijken", stelt Van de Tonnekreek. "Daar komt bij dat veel defensiemedewerkers in de West al bekend zijn met MULAN. Zij wisselen immers frequent van functie en zijn er vaak in Nederland al mee in aanraking geweest. Daar staat wel tegenover dat de lokale Antilliaanse defensiemedewerkers vaak nog nooit van MULAN hebben gehoord. Voor hen is het een grote overgang. We besteden daarom veel aandacht aan goede communicatie."
sie (SDD). Natuurlijk geldt dat ook voor de defensiemedewerkers in de West die overgaan op MULAN. Wel wordt er rekening gehouden met lokale bijzonderheden. Zo zijn er op Curaçao, Aruba en Sint Maarten ook Antilliaanse defensiemedewerkers die voornamelijk Papiamento spreken, met Nederlands als tweede taal. Dat kan problemen geven in de communicatie met de helpdesk in Nederland. Bij computerstoringen mogen taalproblemen de communicatie niet in de weg staan. Daarom is besloten om in de West af te wijken van de vaste procedure en een extra, lokale helpdesk aan te houden. Papiamentosprekende defensiemedewerkers die onverhoopt problemen met
Dienstreizen naar de zon Die goede communicatie maakt het nodig dat Van de Tonnekreek en Hendriksen regelmatig naar de West reizen. "We worden daarom wel benijd", lacht Frans Hendriksen. "Maar het klinkt echt mooier dan het is. We beginnen om 7 uur 's ochtends en als we om 5 uur 's middags stoppen kunnen we nog net het zonnetje in de zee zien zakken. Als we terugkomen zeggen de collega's: 'Wat gek, je bent helemaal niet bruin!'"
MULAN ondervinden, kunnen deze dus in hun moedertaal melden. De lokale helpdeskmedewerkers, die vloeiend Papiamento én Nederlands spreken, kunnen de kwestie zo nodig doorleiden naar de SDD in Nederland.
Karakteristiek plaatje
10
Interview
“Zorgvuldigheid zit in de genen van Defensie. De weg naar een beslissing moet weloverwogen zijn, zodat je erop kunt vertrouwen.”
11
in touch #1 2008 | Tekst Nelly Dijkstra | foto Willem Jan Ritman
De integratie van de bedrijfsgroepen IV en ICT is in een ver gevorderd stadium. Begin maart presenteerde de bedrijfsgroep IVENT i.o. het voorlopige reorganisatieplan. In de tussentijd profiteerden opdrachtgevers al van een vermindering in bureaucratie en een toename in standaardisering. “Betere, snellere dienstverlening, die ook nog eens goedkoper is”, aldus Adriaan Blankenstein, commandant van bedrijfsgroep IVENT i.o.
Integratie IV en ICT in bedrijfsgroep IVENT bijna rond
Eerder in gesprek Zeventigduizend klanten Eind vorig jaar vertelde Adriaan Blankenstein samen met Martin Boskamp over de integratieplannen van IV en ICT. Nu staat Blankenstein er alleen voor: hij is de commandant van IVENT i.o. “We hebben overlegd: ga jij deze kar trekken of ik? De conclusie was dat ik het leuker zou vinden. Waarom? Allereerst omdat ik het een prachtig bedrijfsproces vind: je kunt Defensie vergelijken met een stad van zeventigduizend inwoners. En daar mogen wij de IV en ICT voor verzorgen! Verder vind ik het een voorrecht om met zulke goede professionals te werken. Ik denk dat maar weinig mensen beseffen wat we hier allemaal doen en kunnen. Tot slot houd ik van verbeteren; processen en organisatie zo veranderen dat de opdrachtgevers nog tevredener worden.”
Integratie bijna een feit
75%
Processen aangepakt Blankenstein vindt dat de reorganisatie van IV en ICT ‘ontzettend veel verder’ is. Processen zijn onder de loep gelegd en vereenvoudigd. “Standaardproducten en -diensten – zoals het vervangen of verplaatsen van een pc of verbinding – zijn nu geautomatiseerd in EIKI, een elektronisch intelligente interface.” Het is slechts een voorbeeld en klinkt als een logische stap, maar Blankenstein geeft aan dat dit omvangrijke projecten zijn. “Alleen al de standaardaanvragen lopen soms op tot dertienduizend stuks per maand. En de autorisatie moet natuurlijk ook bij deze aanvragen goed worden ingebed. Automatisering moet niet leiden tot een wildgroei aan bestellingen.”
12
Interview
“Standaardisering betekent dat we eerder in de pijplijn kunnen meedenken. En dus betere IV-oplossingen kunnen bieden.”
dus ook de ruim vierduizend functies die erbij betrokken zijn. Natuurlijk verandert niet elke functie, maar toch is het een enorme klus. Een klus waarbij zorgvuldigheid geboden is.” Blankenstein is ervan overtuigd dat die zorgvuldigheid in acht is genomen. “Dat zit in de genen van Defensie. In het commerciële bedrijfsleven worden beslissingen veel sneller genomen, maar worden die besluiten achteraf vaak nog lange tijd bevochten. Bij ons is het ondenkbaar dat je een beslissing van de generaal ter discussie stelt. Dus moet de weg naar een beslissing weloverwogen zijn. Bovendien is mijn adagium: rustig, rustig, want we hebben haast.”
Open tijdens de verbouwing De integratie van afdelingen en de verbetering van de procesgang vragen een flinke investering van medewerkers. Blankenstein: “Ik heb enorme bewondering voor de werkmentaliteit bij IV en ICT. Medewerkers houden de winkel open en tegelijkertijd denken ze na over hoe het beter kan.” Al een jaar geleden zijn IV en ICT gestart met bouwen, testen en doorvoeren van nieuwe werkwijzen en systemen. De top schetste de kaders, medewerkers dachten zelf na over oplossingen. “De mensen in de praktijk weten zelf het best hoe zaken werken. De werkplekondersteuning is bijvoorbeeld in het verleden door het management opgeknipt in aparte deeltaken. Medewerkers vonden dat onlogisch: het beperkte de flexibiliteit in dienstverlening. ‘Geef ons de tijd en ruimte om deze deeltaken te vermengen’, zeiden ze. Dat hebben we gedaan en het werkt: de prestatie verbetert.” Reorganisatieplan Het jaar aan voorbereidingen heeft zijn vruchten afgeworpen. “Opdrachtgevers merken verbetering. Daarnaast zijn we nu toe aan de laatste, belangrijke stap in de officiële integratie tot IVENT: het koppelen van de juiste mensen aan de juiste diensten. Begin maart rolde het voorlopig reorganisatieplan van de persen. Een enorm rapport waarin de organisatiestructuur staat beschreven, de besturingsmethodiek, de procesgangen en
Personele invulling De komende maanden staan in het teken van personele invulling. Zes weken na adviesaanvraag doet de medezeggenschapsraad uitspraak over het voorlopige reorganisatieplan. Spannend, vindt Blankenstein, vooral voor de medewerkers. “Dan gaan we daadwerkelijk formeel functies benoemen. Als we een positief advies krijgen van de medezeggenschap”, voegt hij eraan toe. “De reorganisatie zal in elk geval leiden tot meer generalisten in het veld en meer specialisten aan de wal. Je hebt in een uitzendgebied niets aan een specialist die maar één trucje kent. Mensen in het veld hebben behoefte aan een ‘wegenwacht’ die met een schroevendraaier kan toveren. Specialisten kunnen bovendien vaak grotere waarde leveren aan de wal; als onderdeel van een groep. Ze kunnen zo hun specialisme continu bijhouden en hun kennis delen. Defensie blijft wat dat betreft enorm technische uitdagingen bieden. Dat zal niet veranderen.” Eerder in de pijplijn Klanten van IVENT kunnen het komende jaar rekenen op snelle, betere en goedkopere dienstverlening. Blankenstein: “Dit betekent minder maatwerk, meer standaardisering, vraagbundeling en vraagdemping. Dat zal zeker af en toe pijn doen. Want soms zullen we een vraag eerst van drie kanten - Landmacht, Luchtmacht en Marine - belichten, voordat we antwoord geven. Daardoor kunnen we oplossingen bieden die nauwelijks duurder, maar wel voor alle partijen geschikt zijn. Zo besparen we geld, dat ten goede komt aan het primaire proces én dragen we bij aan verdere integratie van systemen in het veld.” Bovendien heeft IVENT door standaardisering meer tijd om eerder in de pijplijn met de klant in gesprek te gaan. “We kruipen nog dichter tegen de uitvoering aan. Wat wij hier ontwikkelen moet het daar in de zandbak wel doen. Neem de JSF: voor de Luchtmacht is dit een geavanceerd wapensysteem, voor ons een uitdagend IV-project. Hoe eerder wij kunnen meedenken over defensiebeleid en plannen in het veld, hoe efficiënter en effectiever de IV-oplossing zal zijn.”
Verslag
in touch #1 2008 | Tekst kerem büke | foto Defensie
Satelliet voor onderweg De inzet van een Satelliet terminal voor de Mobiele Toegangsdienst Defensie (MTD). Deze toekomstige mogelijkheid wordt onderzocht in een pilot-project van DTO en DMO: Satcom-On-The-Move. Doel is een verbinding te vinden waarmee gegevens onder alle omstandigheden kunnen worden ontsloten.
Mobiel toegang In een vorige In Touch is al geschreven over de Mobiele Toegangsdienst Defensie (MTD). Dit is een draadloze UMTS-toegang tot applicaties die door de KMar zal worden ingezet bij het houden van toezicht op vreemdelingen. Met het SatcomOn-The-Move project onderzoekt men nu de inzet van communicatie via de satelliet, naast UMTS. Dit moet ervoor zorgen dat datacommunicatie altijd en overal kan plaatsvinden. Op deze manier kunnen ook andere organisaties gebruik maken van de drager en de dienst, bijvoorbeeld bij toepassingen als e-welfare telefonie en internet voor scheepsbemanning, het Battlefield Management C2 systeem en ISIS (situational awareness bij rampen en crises).
Uitgebreid testen Tot op heden zijn dergelijke systemen operationeel praktisch niet zo grootschalig ingezet. Daarom is een uitgebreid testtraject opgezet. Zo is het systeem geïnstalleerd op een MB-voertuig, waarbij technische aspecten als aansturing en pointing van de antenne, synchronisatie en maximale vermogens voor gegevensoverdracht aan de orde komen. Ook worden live demonstraties georganiseerd om geïnteresseerden het systeem te tonen. Tot slot zal het systeem, met services als internet en telefonie, aan boord van de Hr Ms Schiedam worden geplaatst om het te testen in een operationele omgeving. In april zal het project zijn afgerond.
13
14
Dialoog
Beveiligde USB-stick
Informatiebeveiliging IND voorkomt ‘onbewust foutief gebruik’ ‘Defensie schorst kapitein die USB-stick verloor’ kopten de kranten in februari 2006. De informatie op de privé-USB-stick bleek verouderd en vormde daardoor geen bedreiging voor de operaties in Kandahar. Toch scherpte Defensie meteen haar beleid aan: informatie opslaan op USB-sticks is slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen en onder strenge voorwaarden. Maar hoe gaat bijvoorbeeld de IND om met het beveiligen van geheime informatie?
Ook voor de Immigratie- en Naturalisatie dienst van Justitie is beveiliging een hot issue, vertelt Ronald Disseldorp, ICT Security Officer bij de IND. “Het is voor iedere organisatie tenslotte zeer vervelend als gevoelige informatie op straat komt te liggen. Dit gevaar is minder aanwezig bij reguliere IND-diensten. Maar informatie gerelateerd aan terrorisme of specifieke groepen vreemdelingen kan politiek zeer gevoelig liggen. Juist door dat bewustzijn weet je dat het nodig is om veiligheids maatregelen te nemen.” Foutief gebruik De mediahype rond USB-sticks was voor de IND een bevestiging dat de dienst met zijn beleidsplannen op de goede weg zat. Al in
15
in touch #1 2008 | Tekst Nelly dijkstra | foto Joost hoving
mei 2005 formuleerde Disseldorp de eerste plannen voor betere informatiebeveiliging. Een jaar later, in mei 2006, werd dit beleid aangenomen. IND-medewerkers mogen sinds die tijd alleen randapparatuur gebruiken die officieel door de IND in beheer is. Bovendien moeten alle gegevens dragers zijn voorzien van encryptie, net als de laptops die al waren beveiligd. Disseldorp: “Door deze maatregelen voorkomen wij in elk geval onbewust foutief gebruik van gegevensdragers: USBsticks, maar ook PDA’s, de smartphones die meestal niet versleuteld zijn.” Vingerafdruk Meteen na de accordering van het beleid nam de IND Phantom Safeboot USB-sticks in gebruik. “Die USB-stick had op dat moment de meeste beveiligingsopties: een wachtwoord én vingerafdrukherkenning. Nog steeds zijn we hier tevreden over.” Het beveiligen van de USB-poorten duurde langer. De organisatie kreeg circa een jaar de tijd om de vereiste randapparatuur aan te schaffen en de software te testen (device lock). Pas daarna werd technisch afgedwongen dat alleen geautoriseerde, en dus gecodeerde, hardware wordt toegelaten tot de USB-poort.
beperken. Moedwillige fraude kun je bijna niet met ICT-middelen voorkomen, stelt hij. “Als je op een honderd procent veilig netwerk wilt werken, gaat dat ten koste van de functionaliteit. Bovendien is het onbetaalbaar. De aanschaf van 500 beveiligde USB-sticks op 3500 medewerkers staat nog in verhouding tot het doel.” Integriteit Integriteit van de medewerkers blijft daarom een belangrijk onderdeel van informatiebeveiliging, vindt Disseldorp. Net als bewustwording. “Onze hardware is beveiligd, maar internetgebruik is bij ons niet verboden. Ook is technisch vrijwel niet te voorkomen dat medewerkers soms bestanden naar hun privé-adres sturen. Het is mijn taak om medewerkers bewust te maken van de risico’s die hiermee verbonden zijn, daarom geef ik minimaal vier keer per jaar voorlichting aan nieuwe medewerkers. Ik maak ze attent op de consequenties van rondslingerende informatie. Ook leg ik ze uit welke maatregelen wij hebben genomen en waarom. Dat is een belangrijk signaal: medewerkers zien hierdoor dat we informatiebeveiliging serieus nemen. Van hen vragen we hetzelfde.”
Weerstand Had de IND de USB-poorten eerder gesloten, dan was Disseldorp waarschijnlijk op enorme weerstand gestuit. Deze is nu beperkt gebleven tot het verzet tegen het niet meer kunnen gebruiken van privéPDA’s; maar inmiddels worden ook bij de IND BlackBerry’s gebruikt. Disseldorp vond die weerstand logisch: “Medewerkers moesten weer handmatig hun agenda’s synchroniseren. Dat is simpelweg een stap terug in de tijd. Ze zagen de PDA ook niet als een gegevensdrager die je makkelijk zou kwijtraken, of dachten dat er toch geen vertrouwelijke informatie op zou staan. Maar zo’n ding laat je net zo makkelijk in de auto of op de bar slingeren als een USBstick. De gevolgen daarvan wilden we nu juist voorkomen.” Moedwillige fraude Disseldorp benadrukt de maatregelen die onbewuste informatieverstrekking moeten Xxx
Beleid USB-sticks Bij Defensie is het sinds juni 2006 niet meer mogelijk om vanaf de MULAN-werkplek bestanden op gegevensdragers te zetten. Ook is de synchronisatie van de PDA verleden tijd. Wel mogen medewerkers bestanden van onder meer USB-sticks, CD-ROMS en DVD’s aflezen. En een beperkt aantal medewerkers kan autorisatie aanvragen om de schrijffunctie te activeren. De beveiligingcoördinator verleent dan officieel toestemming en registreert alle schrijfacties. Dit beleid zal overigens binnen enkele maanden worden aangepast. Hierover wordt nader gecommuniceerd.
Bewust zijn van risico's
16
Kort nieuws
Samenwerking Defensie en Buitenlandse Zaken
Virtualisatie datacenters In 2007 heeft IVENT i.o. een eerste stap gezet naar het virtualiseren van haar datacenters. Hoofddoel is het bereiken van efficiency door consolidatie van servercapaciteit. Inmiddels draaien al 350 virtuele servers op in totaal 43 fysieke servers. De verwachting is dat eind april 2008 de eerste fase van virtualisatie is afgesloten. Het aantal virtuele servers is dan gestegen tot 400. Vele euro’s op jaarbasis zijn hiermee bespaard.
Op 3 maart werd een verdere samenwerking op het gebied van informatievoorziening tussen Defensie en het Ministerie van Buitenlandse Zaken bekrachtigd door de ondertekening van twee convenanten: voor de dienst BlackBerry en voor Research and Development. Ze werden ondertekend door Kolonel Johan de Vet (PLV Commandant BG IVENT i.o.) en Hans Hendriks en Nico van Baarsen (Ministerie van Buitenlandse Zaken, resp. Hoofd Strategie en Innovatie en Directeur ICT). Defensie levert een wereldwijde bijdrage aan vrede en veiligheid. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking. Samen realiseren zij de doelstellingen van de departementen op het gebied van internationale veiligheid. Onder meer via diplomatie, ontwikkelingssamenwerking en de inzet van militaire middelen. In het kader van de samenwerking levert IVENT i.o. het Ministerie van Buitenlandse Zaken ondersteuning op het gebied van informatievoorziening. Zo levert zij beveiligde netwerkdiensten en beveiligde mail- en browserdiensten. Op 3 maart vond er een vervolgstap plaats in de samenwerking. Er werden die dag namelijk twee convenanten ondertekend: • De dienst BlackBerry. BZ heeft net als Defensie behoefte aan een beveiligde en betrouwbare BlackBerry dienst. IVENT levert de dienst aan BZ daarom conform de defensiestandaarden. • Research and Development: BZ en Defensie willen nauwer gaan samenwerken op R&D-gebied. Innovatieve ontwikkelingen zullen gezamenlijk worden opgepakt, daar waar er voor beide partijen synergie te behalen is.
Nieuwe generatie internetarchitectuur Binnen Defensie maken we gebruik van een beveiligde internetdienst. Principe van die dienst is dat Internet niet op de werkplek zelf draait, maar op een beveiligde server. Het project Podvis heeft nu voor de dienst een geheel nieuwe generatie architectuur gebouwd, gebaseerd op Open Source software. Het project, dat is voortgekomen uit een innovatiewens had als opdracht een toekomstvaste oplossing te bedenken, die daarnaast aansluit bij het beleid ‘Open in verbinding’. De dienst is inmiddels uitgebreid getest in een pilot en de resultaten waren zeer positief. Momenteel worden voorbereidingen getroffen om het in productie te nemen.
De capaciteit van fysieke servers is in de afgelopen jaren sterk toegenomen, waardoor Oplevering applicatie RRP vaak de volledige capaciteit van de fysieke aan DMO servers niet gebruikt wordt. In veel gevallen wordt zelfs nog maar 10% tot 20% van aanwezige capaciteit gebruikt. Om tot een betere benutting te komen van de servercapaciteit is een aantal jaren terug gestart met het consolideren van informatiesystemen op een beperkt aantal servers. Daarnaast is er eind jaren negentig de mogelijkheid gecreëerd om meerdere servers op één fysieke server samen te voegen. Deze vorm van consolidatie wordt ook wel virtualisatie genoemd. De eerste generatie van server virtualisatie is inmiddels uitgegroeid tot een volledig concept: Virtuele Infrastructuur. In dit concept is consolidatie, oftewel optimale benutting van de capaciteit, allang niet meer het hoofddoel. Met name flexibiliteit, beschikbaarheid en on-demand provision van capaciteit (het altijd en overal beschikbaar hebben van gegevens) is nu het streven. In de datacenters van de nabije toekomst zullen dan ook niet alleen de servers virtueel zijn maar zullen ook de storage, het netwerk, de applicaties en zelfs de werkplekken gevirtualiseerd zijn.
17
in touch #1 2008 | Tekst divers | foto divers
VID bijeen Aan het begin van elk jaar komen de leden van de VID bijeen. Dit keer op 10 januari jl. Na opening door de voorzitter, Luitenant-kolonel Arnold van der Burg, sprak Piet Voogd, projectdirecteur Reorganisatie IVENT over de actuele ontwikkelingen van de nieuw op te richten bedrijfsgroep, het samengaan van de bedrijfsgroepen BGICT en BGIV.
Cloud Computing Column Een nieuwe ontwikkeling in ICT-land is Cloud Computing. Dit betekent dat de gebruiker uit een ‘wolk’ zijn producten en diensten betrekt, zonder te weten waar de applicatie en toepassing zich fysiek bevinden. De
Tijdens de bijeenkomst werden ook twee brevetten Officier Informatica Deskundige uitgereikt. De twee kandidaten, Tweedeluitenant Lieuwe Jan Hiemstra en reserve Luitenant-kolonel Rob Knopperts ontvingen de beschikking en bijbehorende brevetspeld uit handen van Directeur HDIO Schout-bijNacht Hank Ort.
ontwikkeling is al eerder aangeduid als Software As A Service (SAAS) en ook wel als Applicatiehosting. De ontwikkeling begint zich echter nu pas goed te manifesteren. Bedrijven als Google, Yahoo en Amazon zijn de voorlopers, maar ook Microsoft begint zijn eerste producten te leveren. Cloud computing-bedrijven werken met “groene” datacenters die efficiënt gebruik maken van stroom. Ook maken ze gebruik van Open Source software. Het management van de datacenters is overigens bijna volledig geautomatiseerd, waardoor de personeelskosten laag zijn. De hardware die gebruikt wordt is standaard low cost. Het aantal applicaties dat de Cloud-bedrijven aanbiedt, neemt bijna met de week toe. De gebruiker kan kiezen tussen ‘gratis’ gebruik met als tegenprestatie het doorzoeken van de data of ‘betaald’ gebruik zonder te hoeven doorzoeken en zonder reclames. Zo biedt Google zijn applicaties aan voor 38 euro per jaar met meer dan 25 gigabyte dataopslag per gebruiker en meer dan veertig toe te passen applicaties. De gebruiker heeft in dit scenario slechts een internetverbinding nodig waaraan een relatief simpele (thin client) pc gekoppeld is en een browser om de applicaties te kunnen draaien. Software-installatie, afgezien van de browser, is niet meer nodig. En
Ook werd voor het eerst de René Olthuis prijs uitgereikt. Deze scriptieprijs, vernoemd naar een in 2006 plotseling overleden bestuurslid, bestaat uit een sculptuur en een geldbedrag van 250 euro. Vijf inzendingen zijn door een deskundige commissie beoordeeld onder voorzitterschap van de Lt-Kol Martin Guldemond. De prijs werd door mevrouw Jolande Olthuis uitgereikt aan de Majoor Eric Logister. Het Bedrijfsvoering / IV vakgebied bestaat primair bij de expertise van de medewerkers. Studies zoals uitgevoerd door de majoor Eric Logister, sluiten hier uitstekend bij aan, stelde SBN Ort. Eric sloot af met een korte uiteenzetting van zijn thesis. Het geldbedrag van de scriptieprijs heeft hij ter beschikking gesteld aan de organisatie ‘One Laptop Per Child’. De volledige titel van zijn thesis is Traditionele of Agile systeemontwikkelingmethode, op zoek naar de 'silver bullet' is te vinden op de site van de VID.
regelmatig vinden updates plaats. Vele mogelijkheden dus tegen lage kosten. Voor bedrijven met veel vestigingen en thuiswerkers is het een uitkomst, want overal kan men de applicaties via internet benaderen. Gartner schat dat over 3 jaar meer dan 25% van alle applicaties, die door multinationals gebruikt worden, uit de ‘Cloud’ geleverd gaan worden. Ook IVENT i.o. volgt deze ontwikkelingen en kijkt of er voor Defensie toepassingsmogelijkheden zijn. Het belangrijkste obstakel is uiteraard de beveiliging, want niet weten waar de defensie-informatie zich ergens op internet bevindt is een nachtmerrie voor onze beveiligingsmensen. Ir. Teus van der Plaat
Hoofd Kenniscentrum IVENT i.o.
[email protected]
Scriptie prijswinnaar Majoor Eric Logister en SBN Hank Ort
18
Defensie en ODF
OpenDoc Society OpenDoc Society is een nieuwe vereniging die mensen en kennis bijeenbrengt, vooral
Al vaker is in de In Touch verslag gedaan over open standaarden. Vooral het Open Document Format (ODF) staat momenteel in de schijnwerpers. Dit alternatief voor office-documenten zoals DOC, XLS en PPT is duurzaam en bovendien leveranciersonafhankelijk. Staatssecretaris Frank Heemskerk van Economische zaken heeft met goedkeuring van de Tweede Kamer een actieplan “Nederland Open in Verbinding” opgesteld. Volgens dit actieplan moet de huidige praktijk met een scala van werkende voorzieningen in een complexe ICT-infrastructuur worden omgebogen om open oplossingen mogelijk en vanzelfsprekender te maken. Het actieplan heeft de volgende doelstellingen:
rondom het Open Document Format (ODF). De oprichtingsvergadering vond plaats in de Koninklijke Bibliotheek te Den Haag op 23 oktober 2007 in het bijzijn van onder meer Staatssecretaris Frank Heemskerk. Open Document Format (ODF) is een internationale open standaardenfamilie die de opvolger is van veelgebruikte bedrijfsspecifieke documentformaten voor tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. ODF is geen software, maar een universele manier van informatie opslaan en verwerken die specifieke toepassingen en leveranciers overstijgt.
Lidmaatschap Het lidmaatschap van OpenDoc Society staat open voor iedereen die met ODF beroepshalve
n vergroten van interoperabiliteit door het gebruik van open standaarden n verminderen van de afhankelijkheid van enkele leveranciers n bevorderen van innovatie en concurrentie
of uit interesse bezig is. Door lidmaatschap krijgt men onder meer toegang tot een lokaal en internationaal netwerk van expertise, gratis toegang of korting op activiteiten en publicaties en diensten van de vereniging. Voor meer informatie over OpenDoc Society: http://nl.opendocsociety.org/
OpenDoc
Tja....dat past niet!
Gevolgen voor de eindgebruiker De doelstelling van het actieplan is dat Rijksdiensten vanaf april 2008, naast de huidige bestandsformaten, ODF ondersteunen voor lezen, schrijven en uitwisselen van documenten. Andere overheden zoals gemeentes, provincies en waterschappen volgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk december 2008. Het streefbeeld is dat overheidsorganisaties in 2015 alleen nog gebruik maken van open document standaarden voor het elektronisch verwerken en uitwisselen van documenten. De eindgebruiker bij Defensie gaat hiervan ook iets merken. Zo wordt de open standaard ODT voor 1 mei in het “Opslaan als” menu van Microsoft Word toegevoegd. ODT documenten kunnen vanaf dan ook geopend worden. Als extra aanmoediging voor de bijdrage van Defensie ontving schout-bij-nacht Hank Ort van HDIO, namens de OpenDoc Society, het eerste handboek over ODF van oud-politicus en voorzitter van OpenDoc Society Bert Bakker.
19
in touch #1 2008 | Tekst divers | foto defensie, shutterstock
Activiteiten
NATO Consultation, Command and Control Agentschap
Bij de activiteiten van het NC3A is het de uitdaging dat de krijgsmachten van de deelnemende landen op één lijn worden gebracht. Dat betekent dat er normen moeten worden opgesteld voor onder meer standaardisatie, aanbevelingen voor uniform materieel, enzovoort.
Het NAVO C3 Agentschap, oftewel the NATO Consultation, Command and Control Agency, is een agentschap van de NAVO dat in juli 1996 is opgericht. Het agentschap houdt zich bezig met toegepast wetenschappelijk onderzoek ten behoeve van NAVO C4ISR-systemen. Deze letters staan voor Consultation, Command, Control,
Samenwerking Nederland Binnen Defensie werkt onder meer het Command & Control Support Center samen met de NC3A. Bijvoorbeeld op het gebied van NFFI; een koppelvlak dat in korte tijd voor ISAF is ontwikkeld voor de operationele commandant die hiermee zijn eigen troepen kan volgen in het operatiegebied (Blue Force Tracking, Situational Awareness). Voor dit initiatief van een aantal landen heeft de NC3A een standaard opgesteld en getest. Ook Nederland heeft deze NFFI-standaard omarmd en het C2SC heeft eraan bijgedragen dat de Nederlandse ISAFeenheden ermee worden uitgerust.
Communications, Intelligence, Surveillance en Reconnaissance. Daarnaast realiseert het praktische oplossingen voor functionaliteiten waaraan NATO behoefte heeft. NC3A kan worden vergeleken met het Nederlandse Command & Control Support Center
Ook werkt het NC3A aan het NATO Messaging System (NMS), zeg maar de NATO-tegenhanger van het nationale Military Message Handling System (MMHS). De bedoeling is dat hiermee de NATO-landen formele berichten kunnen uitwisselen met NATO.
(C2SC) en het CAMS Force Vision. NC3A is een non-profit organisatie en is volledig afhankelijk van bijdragen van haar leden. Ze heeft vestigingen in Den Haag (testvloer, uitvoering) en in Brussel (management).
NC3A
Agentschap van de NAVO
Een ander initiatief is de zogeheten IEG Lite. Dit is een Information Exchange Gateway waarover mail-, web- en file-informatieuitwisseling kan plaatsvinden tussen gelijkwaardig gerubriceerde netwerken. Het C2SC heeft voor dit initiatief de zogenaamde Interface Gateway Box (IGB) ontwikkeld. Lees hierover meer in het artikel op pagina 22 en 23.
Dit is een greep uit de vele activiteiten van het NATO Consultation, Command and Control Agentschap. Voor meer informatie, zie de website: www.nc3a.nato.int.
20
HDIO
Richtinggevend
HDIO is onderdeel van de Bestuursstaf en bestaat uit een stafgroep, een afdeling Beleid en Architectuur, een afdeling
Access, Share and Collaborate
Programmamanagement en Beleidsimplementatie, een afdeling Planning en Beleidscontrol en een bureau Documentaire Informatievoorziening.
Informatievoorziening is binnen Defensie uitgegroeid tot een grootse productiefactor. Jaarlijks gaan er in de IV/ICT-keten vele miljoenen euro’s om. Om overzicht te behouden en inzicht te krijgen heeft HDIO een IV-plan opgesteld. Dit plan is richtinggevend voor de gehele IV/ICT-dienstverlening. In het IV-plan komen de termen Access, Share and Collaborate voor. Deze termen worden voor Defensie de komende jaren steeds belangrijker, bleek uit een uitgebreide NEC-studie. Het ‘Programmaplan Generieke Informatievoorziening 2009-2018’, opgesteld door HDIO, zegt hierover het volgende: “Defensie verandert naar een expeditionaire krijgsmacht met veelzijdig inzetbare en modulair opgebouwde eenheden, en dient een transformatie te ondergaan naar een technologisch hoogwaardige, geïntegreerde effectieve, efficiënte en volledig voor expeditionaire taken inzetbare krijgsmacht. Dit geldt zowel voor deelname aan combined en joint
Zij heeft een specifieke verantwoordelijkheid voor het beleid over de Generieke IV-services, de ICT-infrastructuur en de documentaire informatievoorziening.
Kaderstellende producten De O-kant van HDIO vult onder meer de rol in die de beleidsverantwoordelijke heeft richting de dienstencentra. Kaderstellende beleidsproducten als een sourcing strategie IV en uitbestedingsvoorstellen komen hier vandaan en hebben gevolgen voor alle dienstencentra in de IV-keten. HDIO is meer dan informatievoorziening alleen.
operaties binnen NAVO- en EU-verbanden, binnen ad-hoc coalities, als aan nationale taken in samenwerking met civiele partijen.” HDIO heeft hieruit op het gebied van de IV de volgende doelstelling afgeleid: ”Geautoriseerde gebruikers dienen vanaf hun werkplek te allen tijde toegang te hebben tot juiste, volledige, actuele en relevante informatie, verkregen op veilige wijze en gepresenteerd in een vorm toegesneden op het opereren in een maritieme, land, lucht, joint, combined, militaire en/of civiele omgeving, teneinde doeltreffend te kunnen optreden op doelmatige wijze.” Ofwel: mensen, processen en technologie hangen zodanig samen dat gebruikers beveiligd en op het juiste moment: 1) toegang hebben tot informatie (Access), 2) informatie kunnen delen (Share) en 3) samen kunnen werken met iedereen die betrokken is (Collaborate). Dit principe zal zijn vertaling moeten krijgen in de IV/ICT-activiteiten van de komende jaren.
21
in touch #1 2008 | Tekst divers | foto divers
Internationaal en open karakter
C2CoE Command and Control Center of Excellence Het Command and Control Center of
Eigen omgeving
Excellence is een multinationale organisatie waarmee Nederland, samen met geïnteresseerde NATO-partners de verdere
Op 18 februari heeft het Command & Control Center of Excellence (C2CoE) in Ede zijn eigen netwerk- en kantooromgeving gekregen. Gezien het internationale en open karakter van het C2CoE is voor een zelfstandige oplossing, een volledig van MULAN gescheiden omgeving gekozen. Tot voor kort maakte het C2CoE gebruik van diensten van de buren op de Elias Beeckman-kazerne, het Command & Control Support Center.
ontwikkeling van de commandovoering stimuleert. Het C2CoE bestaat op dit moment uit 22 militairen (voornamelijk officieren) afkomstig uit België, Duitsland, Noorwegen, Slowakije, Spanje, Turkije, de Verenigde Staten en natuurlijk Nederland. Op 12 Juni 2007 hebben deze landen een Memorandum of Understanding getekend waarmee het C2CoE werd opgericht. Command and Control is een sterk groeiend
Zorgvuldig Tijdens de migratie is alle aandacht besteed aan het migreren van de SMTP-emailadressen en de overdracht van data. Dankzij een zorgvuldige planning en goede samenwerking tussen de IVENT- en C2SC-techneuten is de migratie foutloos verlopen.
domein dat is gerelateerd aan alle militaire vakgebieden. Daarom zijn bij het C2CoE
De nieuwe omgeving, opgebouwd uit Windows 2003 servers, is in de toekomst uit te breiden tot een maximum van 100 gebruikers. Ook heeft het C2CoE de beschikking gekregen over een HP SAN Storage-omgeving, die met behulp van IVENT i.o. is opgebouwd. Gebruikers beschikken hierdoor over een internet verbinding. Ook zijn mogelijkheden gecreëerd voor gastgebruik, voor de
zogeheten remote login users en video conferencing-services. Het netwerk is ontplooid in gebouw 20 op de Elias Beeckman-kazerne in Ede.
militairen geplaatst afkomstig van alle krijgsmachtdelen, vele nationaliteiten en vele disciplines (voorbeelden: infanterie, genie, inlichtingen, helicopter piloot, verkeersleider, gevechtleider, marinier, luchtverdediging, verbindingsdienst). Dus naast vele verschillende uniformen wordt het C2CoE gekenmerkt door een brede unieke achtergrond.
IVENT heeft naast de implementatie van de nieuwe omgeving ook de opdracht gekregen om deze in beheer te nemen.
22
Resultaat
Defensie wint prestigieuze prijs met de Interface Gateway Box
Scoren in Washington De door Nederland en Canada ontwikkelde Interface Gateway Box won onlangs in Washington een belangrijke internationale prijs. Wat doet dit apparaat en waarom is de C2SC-organisatie daar zo trots op?
Network Centric Warfare Award 2008 Het IDGA organiseert jaarlijks met de Amerikaanse defensie-industrie het Metrix Centrix Warfare Symposium in Washington. Doel is te komen tot een goede kennisuit-
Veilige koppeling van netwerken Elke defensieorganisatie heeft eigen netwerken voor data en spraak in het operationele veld. Het blijkt erg lastig om deze met elkaar te verbinden, terwijl dat toch van vitaal belang is wanneer coalitiepartners op missies samenwerken. De Interface Gateway Box (IGB) stelt landen in staat om met behoud van het eigen systeem op een zeer veilige manier informatie uit te wisselen met andere landen. Er ontstaat een gemeenschappelijk netwerk, waarbij elk land zelf kan bepalen welk deel van de beschikbare informatie wordt gedeeld met de coalitiepartners. Ruimte voor innovatie Het C2 Support Center in Ede ontwikkelde de IGB samen met Canada. Luitenant-kolonel Codi Fielmich van het C2 Support Center in Ede zegt hierover: "We zijn in Nederland bevoorrecht dat we onze IT niet hoeven in te kopen maar zelf onze eigen systemen mogen bouwen. We krijgen alle ruimte om te innoveren. Bovendien werken we hier met militairen die kort geleden nog bij een operationele eenheid zaten en dus weten wat gebruikers in het veld nodig hebben. Daar spelen we flexibel op in. Met al die gebundelde kennis in het C2CS kunnen we snel werken. De normale doorlooptijd in de industrie is drie tot vier jaar, terwijl de IGB in negen maanden operationeel was. Het besluit is nog niet genomen, maar waarschijnlijk wordt de IGB dit jaar nog ingezet in Afghanistan." Uitwisselen van programma's Het aan elkaar koppelen van netwerken is één ding. Het gaat er ook om, wat je op dat gemeenschappelijke netwerk doet. Hiervoor wordt door 26 landen samengewerkt aan het Multilateraal Interoperabiliteit Programma (MIP). Dit is een universele taal voor C2-systemen, waarmee standaarden worden vastgesteld voor het uitwisselen van programma's. Het unieke van de IGB is dat deze niet alleen C2-systemen van verschillende landen gecontroleerd met elkaar verbindt, maar ook commando-oplossingen regelt volgens het MIP-protocol. De IGB koppelt dus zowel netwerken als services.
wisseling over IT op militair gebied. De organisatie reikt prijzen uit die internationaal in zeer hoog aanzien staan. Nederland won met de IGB de tweede prijs in de categorie 'Best NCW program developed by a US coalition partner'.
Twee keer prijs De Nederlandse C2SC-organisatie leverde overigens ook een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van MIP. Fielmich: "Door ons werk aan ISIS hadden wij al veel kennis over het definiëren van een standaard database. Veel landen wilden die kennis graag van ons overnemen." De gemeenschap van 26 landen won in Washington met MIP de eerste prijs, vóór de IGB. "Deze bekroning werd uitgereikt aan de voorzitter van onze landengroep, maar gezien ons aandeel aan MIP is het zeker ook een erkenning voor Nederland. We zijn dus eigenlijk twee keer in de prijzen gevallen." Internationale belangstelling De Interface Gateway Box trekt internationaal sterk de aandacht. Niet alleen in Washington, maar ook bij de NATO-top in Brussel. Het apparaat is intensief getest, door Nederland en Canada, maar ook door de US Marines en het NATO Allied Command Transformation. De innovatie slaat aan. Er is serieuze belangstelling van de defensie-organisaties van België, Noorwegen en Spanje. Toepassing in Nederland De IGB is vooral ontwikkeld voor multilaterale missies. Maar het apparaat biedt ook interessante mogelijkheden op nationaal niveau. Bijvoorbeeld voor het tot stand brengen van een gecontroleerde koppeling tussen de netwerken van Defensie en de sector Openbare Orde en Veiligheid. In crisissituaties, zoals de vuurwerkramp in Enschede, is een goede samenwerking tussen politie, brandweer en militairen van levensbelang. De IGB maakt het mogelijk.
in touch #1 2008 | Tekst Martje van der Brug | foto willem jan ritman
Fielmich: "We zijn twee keer in de prijzen gevallen."
23
24
Beeldverslag
in touch #1 2008 | Tekst suzan van der weij | foto defensie
“Met de bus door Uruzgan. Zo wordt het vervoer per lucht genoemd.” Een rondreis, op zoek naar eventuele beveiligingsissues. Deze taak was weggelegd voor Luitenant Kolonel Hans Edelhausen, senior beleidsmedewerker integrale beveiliging bij de Beveiligings Autoriteit (BA). Op uitnodiging van de CLAS, die gedelegeerd verantwoordelijk is voor de ICT bij uitzendingen, ging hij in november en december vorig jaar naar Uruzgan. Een zeer indrukwekkende reis die door Hans uitvoerig op beeld is vastgelegd. In dit beeldverslag een kleine greep hieruit.
De beveiligingscoördinator bij de CLAS stelt jaarlijks een verbeterplan op voor de ICT bij uitzendingen. Om dit zo goed mogelijk te kunnen doen worden medewerkers naar de uitzendgebieden gestuurd om de beveiliging ter plekke te beoordelen. De resultaten worden in het verbeterplan opgenomen. Vanuit de BA ging Hans Edelhausen deze keer mee om het beleid aan de praktijk te toetsen. Het was een zeer enerverende reis, met veel indrukken. Door de afvaardiging zijn diverse locaties bezocht, zoals het ISAF-hoofdkwartier in Kabul, de Nederlandse ambassade, Kandahar, Tarin Kowt en Deh Rawod. Het verplaatsen door het gebied is zeer omslachtig door de strenge beveiliging en ook zeer risicovol. Maar dat het allemaal nut heeft gehad is zeker. Diverse knelpunten in de informatiebeveiliging zijn ontdekt, verholpen of ter verbetering meegenomen. “Een toetst in de vorm van een advies en assistentie ter plekke is onontbeerlijk en wordt door de Nederlandse eenheden zeer op prijs gesteld.”
