Het is tijd voor de Single Euro Payments Area (SEPA)

Het is tijd voor de Single Euro Payments Area (SEPA) Het is tijd voor de Rabobank.

Januari 2008

Introductie Wij staan aan de vooravond van de komst van één Europese betaalmarkt: SEPA, de Single Euro Payments Area. Een ontwikkeling die impact heeft op banken en klanten, en uw Europese mogelijkheden vergroot. In deze brochure wil de Rabobank u meer vertellen over SEPA. Wat is SEPA? Welke consequenties heeft SEPA voor u als klant? Omdat Europa nu één Europese betaalmarkt wordt, verandert de bestaande wet- en regelgeving. En daarmee zullen ook een aantal Europese producten veranderen. Welke nieuwe SEPAproducten worden er geïntroduceerd en welke rol kan de Rabobank daarbij voor u spelen? Deze en andere onderwerpen staan centraal in deze brochure.

Inhoud SEPA: één geharmoniseerde Europese betaalmarkt

4

Wie doen er mee?

5

Situatie nu en straks

6

De SEPA-producten

8

Euro-betaling

9

Euro-incasso

10

Kaartbetalingen

11

Voordelen voor uw onderneming

12

Consequenties voor uw onderneming

13

Wat kan Rabobank voor u betekenen?

14

Introductie SEPA

3

SEPA: één geharmoniseerde Europese betaalmarkt processen en kosten opheffen. Momenteel bestaan er per land aanzienlijke verschillen tussen betaalproducten, waardoor betalingen binnen de Europese Unie niet op een vergelijkbare (gestandaardiseerde) wijze verricht kunnen worden.

Van initiatief tot realiteit In navolging op de eenwording van de Europese markt en de introductie van de euro, heeft de Europese Commissie (EC) de doelstelling om tevens één Europese markt voor het betalingsverkeer te realiseren. Vanaf 2008 wordt geleidelijk toegewerkt naar één uniforme Europese betaalmarkt; de Single Euro Payments Area, kortweg SEPA genoemd. We vertellen u graag wat dit voor u betekent en wat er met de komst van SEPA voor u gaat veranderen. Nieuwe wetgeving, nieuwe spelregels Europa wil in 2010 de meest dynamische en concurrerende kenniseconomie ter wereld zijn. Daarvoor is één betaalmarkt nodig. Om dit te realiseren wil de EC nationale verschillen in betaalproducten, wet- en regelgeving, 4

Introductie SEPA

Met de komst van SEPA gaan zowel op nationaal als op Europees niveau dezelfde basisvoorwaarden, rechten en plichten voor het betalingsverkeer in euro’s gelden. Dit houdt in dat er nieuwe producten geïntroduceerd worden die aansluiten op de nieuwe regels die met de komst van SEPA van kracht worden. Wanneer SEPA een feit is kunt u met hetzelfde gemak een betaling binnen Nederland, als een betaling naar bijvoorbeeld Madrid, Parijs of Milaan versturen. Europese banken verenigen zich voor de uitrol van SEPA Als reactie op de ambitie van de EC om één Europese betaalmarkt te realiseren, hebben de Europese banken in 2002 de European Payments Council (EPC) opgericht. Het doel van de EPC is te komen tot een gezamenlijke visie op hoe SEPA er uit moet zien en welke interbancaire standaarden er zullen gelden om SEPA te realiseren. Ter ondersteuning van SEPA is er een gezamenlijk juridisch raamwerk opgesteld, de Payment Services Directive (PSD). Deze harmoniseert de juridische regels op het gebied van betalingsverkeer binnen de Europese Unie. De PSD zal ingevoerd worden per 1 november 2009.

Wie doen er mee? Voor welke landen gaan nieuwe SEPA-richtlijnen gelden? Het bereik van SEPA valt uiteen in verschillende groepen. De groep landen die de SEPAafspraken gaat gebruiken is namelijk breder dan de groep landen die de juridische grondslag zal invoeren. Van de 27 EU-landen hebben op dit moment 15 landen de euro ingevoerd. Dit zijn de landen waar SEPA zich in eerste instantie op richt. De nieuwe SEPA-richtlijnen hebben namelijk met name betrekking op betalingen en incasso’s in euro’s.

EU 27 België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland Groot-Brittannië Hongarije Ierland Italië Letland

De Europese landen buiten het Eurogebied kunnen de standaarden van SEPA ook gaan gebruiken voor eurobetalingen. Het staat hen echter vrij om een later invoeringsmoment te bepalen op grond van lokale overwegingen. De SEPA-afspraken voor het gebruik van de specifieke SEPA-producten zijn geaccepteerd door 27 landen van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland. De Eurolanden zijn Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Portugal, Oostenrijk, Finland, Ierland, Griekenland. Malta, Cyprus en Slovenië.

Plus… Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Spanje Tsjechië Zweden

IJsland Liechtenstein Noorwegen Zwitserland

Overzeese gebieden Frankrijk: Frans Guyana Guadeloupe Martinique Réunion Groot Brittannië: Gibraltar Portugal: Azoren Madeira Spanje: Canarische Eilanden Ceuta Melilla Finland: Aland Islands

De juridische grondslag die de basis gaat vormen voor het Europese betalingsverkeer zal in de 27 EU-landen gelden. Deze juridische grondslag (genaamd Payment Services Directive) wordt ingevoerd per 1 november 2009.

Introductie SEPA

5

Situatie nu...

• Nationale en lokale oplossingen • Verschillende protocollen, ervaringen, standaarden, consument-beschermende wetgeving • Geen samenwerking tussen nationale protocollen • Verschillende implementaties per land • Grensoverschrijdende complexiteit en risico’s

6

Introductie SEPA

... en straks

Eurozone EER EU-27

• Gemeenschappelijke oplossingen met optionele services • Gemeenschappelijke kerninstrumenten en ervaringen, consistente standaarden en applicaties, gelijkwaardige wetgeving • Verbeterde samenwerking • Harmonisatie en consolidatie • Verminderde complexiteit en verbetering efficiëntie

Introductie SEPA

7

De SEPA-producten Naast de bekende, lokale betaalmiddelen krijgt u geleidelijk de mogelijkheid nieuwe Europese betaalmiddelen te gebruiken voor uw inkomende en uitgaande betalingsverkeer. Een voordeel hiervan is dat het bereik nu verder strekt dan onze eigen landsgrenzen.

De drie SEPA-producten zijn: • De SEPA Credit Transfer ofwel Euro-betaling • De SEPA Direct Debit ofwel Euro-incasso • Kaartbetalingen (Europas en Creditcard)

8

SEPA producten

Op de volgende pagina’s staan deze drie producten verder uitgewerkt en worden zij vertaald naar Rabobank-producten.

Euro-betaling1

Vanaf 28 januari 2008 is de Euro-betaling live Vanaf 28 januari 2008 biedt de Rabobank zijn klanten de mogelijkheid om via de Eurobetaling overboekingen te initiëren en te ontvangen. De Euro-betaling is de Rabobankvertaling van de SEPA Credit Transfer. Op termijn gaat deze Euro-betaling de huidige Nederlandse bankgiro en de EuroBasis-betaling vervangen. Iedere Rabobankklant kan vanaf 28 januari 2008 een Euro-betaling ontvangen op zijn of haar Rabobankrekening, indien de opdrachtgever van de betaling naar uw rekening hiervoor heeft gekozen. Zowel aan het initiëren, als aan het ontvangen zijn voor u als opdrachtgever of begunstigde geen wijziging in de kosten verbonden ten opzichte van de huidige situatie met een bankgiro- of EuroBasis-betaling. De Euro-betaling zal op een transparante manier in heel Europa verwerkt worden. Zo wordt altijd het gehele overgemaakte bedrag op de rekening bij- of afgeschreven en worden kosten altijd apart in rekening gebracht. Op dezelfde wijze zoals u dat nu al van de Rabobank gewend bent bij bankgiro- en EuroBasis-betalingen.

Daarnaast zijn er heldere afspraken over de termijnen waarin banken de verwerking van uw betalingen gedaan moet hebben. Tot 2010 is de maximale verwerkingstermijn drie dagen, na 2010 moet een Euro-betaling overal in Europa binnen één dag verwerkt worden. De Euro-betaling en online distributiekanalen Klanten die gebruik maken van de online distributiekanalen: Rabo Financial Logistics Portal (RFLP) of Rabo Internetbankieren Professional (RIB Pro), kunnen bij het importeren van een SEPA CT gebruik maken van een apart importformaat (XML). Let op, in het kader van de SEPA-ontwikkeling zijn cheques en wissels buiten beschouwing gelaten.

Kenmerken van de Euro-betaling: • Geldig voor betalingen in euro’s • Gebaseerd op UNIFI (ISO 20022) XML-normen • Gebruik van het International Bank Account Number (IBAN) en de Bank Identifier Code (BIC) voor rekeningen en banken • Omschrijvingsveld van maximaal 140 (4 x 35) tekens • Bedragen worden altijd volledig overgemaakt, kosten worden afzonderlijk gefactureerd door de Rabobank

1. De Euro-betaling is tot medio 2008 voor u zichtbaar als bankgiro- of EuroBasis-betaling.

SEPA producten

9

Euro-incasso

Euro-incasso: incasseren in Europa mogelijk Incasso biedt u als bedrijf de mogelijkheid zelf het moment van ontvangst te bepalen en is daarmee een ideaal betaalinstrument om uw liquiditeitspositie te optimaliseren. Was u gewend om per land aparte structuren in te richten om gebruik te kunnen maken van incassomogelijkheden, dan ontstaat nu de mogelijkheid om via één incassosysteem in heel Europa te incasseren. De Rabobank gaat haar klanten de mogelijkheid bieden om via de Euroincasso te incasseren of geïncasseerd te worden. De Euro-incasso is de Rabobank-vertaling van de SEPA Direct Debit. Uiteindelijk zal deze Euroincasso de huidige Nederlandse incasso gaan vervangen.

Vanaf medio 2009 kan iedere Rabobankklant via een Euro-incasso geïncasseerd worden op zijn of haar Rabobankrekening, indien u daarvoor de incassant gemachtigd heeft. De machtiging wordt rechtstreeks tussen incassant en de geïncasseerde overeengekomen, gelijk aan het huidige Nederlandse incassoproduct. De Euro-incasso zal op een transparante manier in heel Europa verwerkt worden. Zo wordt altijd het gehele geïncasseerde bedrag op de rekening bij- of afgeschreven en worden kosten altijd apart in rekening gebracht, op dezelfde wijze zoals u dat nu al van de Rabobank gewend bent bij de Nederlandse incasso. Daarnaast zijn er heldere afspraken over de termijnen waarin banken de verwerking van uw incasso’s binnen de Europese Unie gedaan moeten hebben. De Euro-incasso en online distributiekanalen Klanten die gebruik maken van de Rabo Financial Logistics Portal (RFLP) of Rabo Internetbankieren Professional (RIB Pro), zullen op termijn bij het importeren van een SEPA Direct Debit gebruik maken van een apart importformaat (XML).

Kenmerken Euro-incasso • Geldig voor incasso’s in euro’s • Gebaseerd op UNIFI (ISO 20022) XML-normen • Gebruik van het International Bank Account Number (IBAN) en de Bank Identifier Code (BIC) voor rekeningen en banken • Het geïncasseerde bedrag kan bij een 10

SEPA producten

standaard Euro-incasso door een geïncasseerde tot 8 weken na dato worden gestorneerd • Omschrijvingsveld van maximaal 140 (4 x 35) tekens • Bedragen worden altijd volledig overgemaakt, kosten worden afzonderlijk gefactureerd door de Rabobank

Kaartbetalingen

Betalen met bankpas en creditcard Met de invoering van SEPA wordt het mogelijk om met uw eigen bankpas binnen heel Europa te pinnen bij geldautomaten en in winkels. Met name in winkels lukt dat nu in veel landen nog maar mondjesmaat. Daarom worden alle nieuwe Rabo EuroPassen vanaf uiterlijk 1 januari 2008 voorzien van een nieuwe EMV-chip en worden Pinschema’s in Europa verder geharmoniseerd. Het is de Rabobank er zeer aangelegen om er voor te zorgen dat de huidige voorwaarden niet verslechteren. Alle creditcards van de Rabobank zijn reeds voorzien van een nieuwe EMV-chip én een unieke pincode. EMV is een internationale standaard voor elektronisch betalingsverkeer die een betere beveiliging mogelijk maakt, door de magneetstrip op betaalpassen en creditcards te vervangen door een chip met pincode. Het gebruik van de EMV-standaard is een voorwaarde voor de invoering van SEPA. Vervanging of aanpassing van de betaalautomaten zal geleidelijk plaatsvinden. Winkeliers en andere acceptanten dienen op termijn hun terminals aan de EMV-chiptechnologie aan te

passen om Europese merken te kunnen accepteren. Dit migratietraject sluit aan bij de economische levensduur van betaalautomaten, maar zal uiterlijk in 2013 voltooid zijn. Is uw betaalautomaat al EMV-geschikt, dan betalen klanten met een bankpas of creditcard met EMV-chip op de nieuwe wijze met chip en pincode. Is uw automaat nog niet geschikt dan betalen klanten op de huidige manier met de magneetstrip en pincode voor de bankpas en met de magneetstrip en handtekening voor de creditcard.

Het internationale bankrekeningnummer Op termijn zal het internationale bankrekeningnummer (IBAN) de nieuwe standaard worden in Europa. Dit heeft een positieve werking op de kwaliteit en snelheid bij de uitvoering van een grensoverschrijdende betalingsopdracht. Het huidige negencijferige rekeningnummer zal worden omgezet naar een rekeningnummer met achttien posities (cijfers en letters).

Enkele voorbeelden: • Een Nederlands IBAN: NL54RABO0387781900 • Een Belgisch IBAN: BE68539007547034 • Een Duits IBAN: DE89370700440532013000 SEPA producten

11

Voordelen voor uw onderneming De Single Euro Payments Area gaat voordeel opleveren voor iedereen en specifiek voor ondernemers, winkeliers en particulieren.

Voor iedereen • U kunt in heel Europa betalingen in euro’s initiëren en ontvangen in één standaard formaat tegen standaard voorwaarden en standaard verwerkingstijden. • Vanaf 2010 gaan betalingen binnen de Europese Unie in euro’s binnen één dag van betaler naar ontvanger. • Geen verschil meer tussen binnenlandse en buitenlandse rekeningnummers; alle rekeningnummers moeten worden aangeduid met IBAN en BIC. • Eenzelfde juridische grondslag voor iedereen in de Europese Unie. Vanaf 1 november 2009 wordt in de 27 EU-landen de Payment Services Directive ingevoerd die meer duidelijkheid geeft over de aansprakelijkheid van ondernemer, particulier en bank. • Kostenreducties op termijn.

Voor ondernemers • U kunt in heel Europa incasso’s in euro’s incasseren in één standaardformaat tegen standaard voorwaarden en standaard verwerkingstijden. De invoering wordt medio 2009 verwacht. • Door de gelijke gegevensopbouw van de informatie van SEPA betalingen en incasso’s wordt reconciliatie eenvoudiger. • Voorspelbare en transparante doorlooptijden en voorwaarden zullen resulteren in verbeterde cashflow voor uw onderneming. • Alle rekeningen binnen de Europese Unie 12

Voordelen SEPA

kunnen aangestuurd worden vanuit één hoofdrekening. Hierdoor is het mogelijk om uw liquiditeitsmanagement beter te stroomlijnen. Daarnaast kunnen kostenvoordelen behaald worden, doordat er minder koppelingen naar banken in verschillende landen gelegd hoeven te worden.

Additioneel voor winkeliers • Nieuwe bankpassen (debit cards) die SEPA-wijd geaccepteerd zijn, zullen contant geld verder gaan vervangen. • Meer vrijheid in de keuze voor acceptatie van verschillende kaarten. • De nieuw geïntroduceerde EMV-chip biedt een grotere mate van veiligheid.

Voor particulieren • U kunt in heel Europa in euro’s geïncasseerd worden op basis van standaardvoorwaarden en standaardverwerkingstijden. • U kunt overal in Europa bij (vrijwel) elke betaalautomaat betalen met uw credit en uw debit card. • Betere bescherming van de consument in de Europese Unie door de invoering van één juridische grondslag in alle landen.

Consequenties voor uw onderneming De migratie van de Nederlandse betaalproducten naar de Europese SEPA-producten zal van invloed zijn op uw onderneming. De grootste impact zal waarschijnlijk gevoeld worden op uw financiële administratie, maar ook de afdelingen IT, inkoop en verkoop worden door SEPA geraakt. Vandaar dat wij u adviseren om de consequenties voor uw onderneming samen met Rabobank Financiële Logistiek in kaart te brengen. Daarbij is het verstandig de volgende aspecten in ogenschouw te nemen: • Wilt u uw financiële administratie verder centraliseren, door bijvoorbeeld nog maar één rekening in euro’s in de Europese Unie aan te houden? Dit is de meest vergaande vorm. U kunt er ook voor kiezen om één rekening aan te houden voor uitgaande betalingen, terwijl de inkomende betalingen per land blijven lopen. • Uw financiële administratie moet gaan werken met vernieuwde software, die geschikt is voor de Euro-betaling (SEPA Credit Transfer) en de Euro-incasso (SEPA Direct Debit) en in Nederland gebaseerd is op een rekeningnummer bestaande uit achttien posities. De leverancier van uw financieel administratief pakket moet haar software aanpassen en u moet de software op tijd implementeren. • Het is verstandig om voor de Euro-incasso te bepalen of de verlenging van de storneringstermijn naar acht weken invloed heeft op uw bedrijfsproces. Dit is één van de procedures van uw financiële administratie die mogelijk herzien moet worden. Zo kan het zijn dat u momenteel verschillende procedures hanteert voor betalingen binnen Nederland en naar het buitenland. Met de komst van SEPA

is het verstandig om naar één procedure voor Europese eurobetalingen over te stappen. • U kunt uw treasury-activiteiten beter stroomlijnen met uw financiële administratie. Door het ontstaan van één raamwerk voor Europees betalingverkeer krijgt u een beter inzicht in uw cashflowpositie. Hier kunt u vervolgens gebruik van maken binnen uw treasury-afdeling. • De inkoop- en verkoopafdelingen kunnen met leveranciers en kopers afspreken om gebruik te gaan maken van de SEPAbetaalproducten. Voor beide partijen geldt dan dat er uitgebreidere informatie kan worden uitgewisseld, zoals debiteur-, crediteur- en factuurnummers. Het beschikbaar zijn van deze informatie maakt bijvoorbeeld het opvolgen van vorderingen eenvoudiger. • Het aantal relaties dat u onderhoudt met banken in verschillende Europese landen kan mogelijk worden teruggebracht. De Rabobank kan u op termijn in veel Europese landen dezelfde producten en services aanbieden, die u tot op heden van ons alleen gewend was in Nederland.

Consequenties SEPA

13

Wat kan Rabobank voor u betekenen? Samen met andere Europese banken heeft Rabobank vanaf 2002 gewerkt om te komen tot goede afspraken in SEPA-verband. Vanaf 2005 werkt de Rabobank aan de ontwikkeling van goede SEPA-producten, die u kunnen helpen in het Europese betalingsverkeer. Zo kunt u vanaf 28 januari 2008 al gebruik maken van de SEPA Credit Transfer. De Rabobank maakt in het kader van SEPA-betalingsverkeer gebruik van sterke partners voor verwerking en berichtenverkeer, als Equens en SWIFT. Om de verregaande integratie tussen Nederlands en Europees betalingsverkeer eenvoudiger te maken, heeft de Rabobank ervoor gekozen om in de Rabo Financial Logistics Portal (online bankieren voor de corporate klant) alvast het onderscheid tussen binnenlands en buitenlands betalingsverkeer te laten vervallen. In Rabo Internetbankieren Professional zal er ook één oplossing voor Europees betalingsverkeer komen. Het efficiënt inrichten en optimaliseren van de geldstromen heeft de afgelopen jaren volop in de aandacht gestaan. Los van elkaar hebben organisaties hun geld- en goederenstromen meestal goed in het vizier, maar wanneer het gaat om de wisselwerking tussen beide dan is deze vaak onvoldoende op elkaar afgestemd. Door middel van Supply Chain Management oplossingen wordt de wisselwerking bewust opgezocht en verder uitgewerkt om één en ander efficiënter in te richten. Denk bijvoorbeeld aan elektronische facturatie. Een proces dat door de harmonisering van de Europese markt met de komst van SEPA enkel versneld zal worden.

14

Rabobank & SEPA

Wilt u uw Europese cash management centraliseren dan kan dat door middel van het opzetten van een zogenaamd Shared Services Center. De Rabobank kan u adviseren over de mogelijkheden op dat terrein. Heeft u behoefte aan een deskundige partner op het gebied van SEPA, dan bent u bij Rabobank Financiële Logistiek aan het juiste adres. Zowel voor de analyse van uw geldstromen en de invloed die SEPA daarop heeft, als voor de juiste producten en diensten die het mogelijk maken om uw Europese betalingsverkeer goed te regelen.

Rabobank & SEPA

15

Voor meer informatie over SEPA kunt u kijken op www.rabobank.com/sepa, www.rabobank.nl en www.sepanl.nl. U kunt tevens contact opnemen met uw adviseur bij uw lokale bank of uw consultant Financiële Logistiek. Telefoon (030) 216 89 88 E-mail: [email protected] Rabobank International Corporate Clients Nederland Postbus 17100 3500 HG Utrecht

www.rabobank.com/sepa

Checklist SEPA Intern aanpassen

Stel een projectmanager aan die de activiteiten ter introductie van SEPA coördineert en een actieplan opstelt. Stel een SEPA-specialist aan; iemand die de veranderingen op het gebied van SEPA volgt. Stel een datum vast waarop uw bedrijf overstapt op SEPA en de SEPA-producten. Breng in kaart waar u geraakt wordt door SEPA, bijvoorbeeld ten aanzien van de rekeningnummers of de machtiging inzake de automatische incasso. Stel een budget op voor de introductie van SEPA. Stel een lijst samen waarin staat weergegeven uit welke landen uw klanten afkomstig zijn. Voldoet één bankrekeningnummer of is het noodzakelijk dat u meerdere lokale rekeningen aanhoudt? Moet uw cashpool-structuur aangepast worden?

Welke bezwaren zijn er nog over tegen het aanhouden van slechts één rekening voor heel Europa na SEPA? Incasseert u al bij uw Europese afnemers? Converteer/verzamel IBAN en BIC en wijzig deze gegevens van uw klanten en leveranciers. Breng in kaart wat voor effect de stornoperiode van 8 weken op uw bedrijfsvoering heeft. Zorg dat u voorbereid bent om inkomende Credit Transfers te ontvangen per 28-01-08. Zet SEPA op de agenda tijdens interne bijeenkomsten zodat personeel geïnformeerd wordt. Bied het personeel training aan over de nieuwe wijze van invoeren van gegevens. Zorg ervoor dat het hogere management voldoende ingelicht is om (interne) vragen te beantwoorden.

Checklist SEPA Software

Inventariseer welke software en welke documenten een IBAN of een BIC vermelden. Bepaal welke consequenties het heeft wanneer u uw data in een nieuw XMLformaat moet verwerken. Neem contact op met uw softwareleverancier om te kijken of uw softwarepakketten SEPA-compliant zijn. Stel vast of eventuele wijzigingen in uw softwarepakket binnen uw abonnementskosten vallen. Mocht u binnenkort nieuwe software moeten aanschaffen, zorg er dan voor dat deze SEPA-compliant is. Bepaal wanneer uw software SEPA-proof moet zijn. Maak een planning ten aanzien van de aanpassing van uw software. Plan een datum waarop u uw software kunt testen en waarop uw medewerkers uw software kunnen uitproberen. Is uw financieel-administratief systeem klaar voor de vervanger van het CLIEOP- en BTL91- bestandsformaat en kan uw software tijdelijk op het oude en nieuwe formaat draaien?

Extern communiceren

Informeer al uw binnenlandse en buitenlandse afnemers over uw IBAN en BIC van uw Rabobankrekening. Licht uw Nederlandse afnemers in over de Euro-incasso en de consequenties van de Euro-incasso. Bespreek de mogelijkheden van het Euro-incasso met uw Europese afnemers.