Het handboek met de installatie-instructies

Het handboek met de installatie-instructies

Copyrights en aansprakelijkheid Deze software en de bijbehorende documentatie worden beschermd door zowel de Nederlandse copyright-wetten als door internationale verdragen op dit gebied. Ze mogen daarom onder geen enkele voorwaarde gekopieerd en/of verspreid worden. Op deze regel geldt één uitzondering: voor eigen gebruik mag een back-up van de software gemaakt worden, zodat in geval van beschadiging van de originele cd-rom een kopie kan worden gemaakt. Deze software en de bijbehorende documentatie kan door Van Gend & Loos Euro Express worden gewijzigd zonder voorafgaande toestemming. Voor eventuele fouten, omissies of andere onjuistheden en de gevolgen hiervan kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden.

Inhoudsopgave 1

eSHIP

2

Homepage

3

Aanloggen

4

Hoofdmenu

5

Ingeven zendingen

6

5.1 5.1.1 5.1.2

Invoerscherm Algemeen Buttons Invoervelden

5.2 5.2.1 5.2.2

Invoerscherm Aanvullende diensten Buttons Invoervelden

5.3 5.3.1

Invoerscherm Overzicht Buttons

5.4

Printen PDF / adres labels.

Klantenbeheer 6.1 6.1.1 6.1.2

Ingeven klantgegevens Buttons Invoervelden

Invoeren nieuwe klant 6.1.3 Buttons 6.1.4 Invoervelden 6.2 6.2.1 6.2.2 7

Afhaalopdrachten 7.1 7.2

8

Klantgegevens wijzigen Buttons Invoervelden

Buttons Invoervelden

Afsluiten

Van Gend & Loos Euro Express • Handleiding eSHIP • Versie 1.0

2

1. eSHIP eSHIP is een internetapplicatie waarin u in de gelegenheid wordt gesteld om: • adreslabels met PDF barcode uit te printen, waarbij alle zendinggegevens, die door u zijn ingevoerd, in de PDF barcode worden opgeslagen. • een afhaalopdracht in te geven om goederen die voorzien zijn van een PDF barcode bij een door u opgegeven adres te laten ophalen door Van Gend & Loos Euro Express. • uw eigen klantenbestand aan te leggen en te beheren.

Tevens treft u Tips aan waarin u op weg geholpen wordt als u voor het eerst gebruik maakt van eSHIP. Wilt u een gedetailleerd informatie hebben over de functionaliteiten van eSHIP dan kunt u onder de optie Handleiding het handboek downloaden.


3

2. Homepage Klik op ‘mijn kantoor’ en kies voor eSHIP. De applicatie eSHIP wordt geopend.


4

3. Aanloggen Om van eSHIP gebruik te kunnen maken, moet u al klant van Van Gend & Loos Euro Express zijn. Verder heeft u een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Deze kunnen worden aangevraagd via de website van Van Gend & Loos Euro Express.

De gebruikersnaam en het wachtwoord zorgen ervoor dat uw gegevens beveiligd zijn en dat niemand anders toegang kan krijgen tot uw gegevens. Kies in het hoofdmenu van eSHIP voor het onderdeel waar u mee wilt werken. Vervolgens wordt een scherm geopend waarin u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in moet voeren.

Klik vervolgens op OK. U heeft nu toegang tot eSHIP.


5

4. Hoofdmenu In het eSHIP menu heeft u vijf opties.

1. 2. 3. 4. 5.

Zendingen. Afhaalopdrachten Klantenbeheer Retour - doorzendopdracht Afsluiten

Deze onderdelen worden op de volgende pagina’s kort beschreven. De applicatie kan op werkdagen van ‘s morgens 7.00 uur tot ‘s avonds 19.00 uur worden gebruikt. Klik op een van de buttons voor het starten van de applicatie.


6

5. Ingeven zendingen. Via de optie zendingen komt u altijd in scherm terecht met vier button waaruit u kan kiezen u: Algemeen Aanvullende diensten Overzicht Vraagteken Na het kiezen van eSHIP komt u in het scherm 'Algemeen' terecht In dit hoofdstuk worden deze invoerschermen achtereenvolgens behandeld.

5.1 Invoerscherm Algemeen

De gele button aan de bovenzijde van het scherm geeft aan in welk scherm u bezig bent.


7

5.1.1 Buttons In dit scherm zijn de volgende buttons aanwezig:

Zoeken Indien u een klantenbestand heeft dan is het mogelijk de gegevens van de geadresseerde snel op te halen. Voer een gedeelte van een klantnaam of het klantnummer in en klik vervolgens op de 'Zoek' button; klantgegevens die dichtbij het zoekcriterium liggen worden in een keuzelijst weergegeven. Maak uw keuze uit de lijst. De naam en de adresgegevens van de geselecteerde klant worden ingevuld. Klikt u op de zoek button zonder dat u selectie criteria heeft ingevoerd, dan verschijnt de tekst "selecteer klant". U kunt dan een keuze maken uit een lijst van reeds ingevoerde klantgegevens. In opdracht van Klik op de button ‘In opdracht van’ wanneer u goederen verzendt in opdracht van een ander persoon of bedrijf. Zie ook "Expeditie geheim" Stoppen Door op ‘Stoppen’ te klikken, gaat u terug naar het hoofdmenu van eSHIP. Print Door op ‘Print’ te klikken, gaat u naar het onderdeel van het programma waar u de labels kunt printen (zie paragraaf 5.4 Printen PDF / adres labels). Nieuw Wanneer u nieuwe gegevens wilt invoeren klikt u op ‘Nieuw’. Er verschijnt een leeg formulier waar de nieuwe verzendgegevens worden ingevoerd. De reeds ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Zijn de verplichte velden van de zending niet ingevuld, dan kunt u geen nieuwe zending aanmaken. Maakt u geen gebruik van aanvullende diensten dan geeft eSHIP een melding dat u geen gebruik maakt van aanvullende diensten. Door te klikken op Annuleren kunt u alsnog de gewenste aanvullende diensten invullen. De ingebrachte zendingen kunt u terug vinden onder het tabblad Overzicht. Wissen Als u op ‘Wis gegevens’ klikt, dan wordt het invoerscherm opgeschoond en de reeds ingevoerde gegevens worden niet opgeslagen. Volgende Als u op "volgende" klikt, gaat u naar het volgende scherm, het invoerscherm "Aanvullende dienst"


8

5.1.2 Invoervelden In dit scherm worden de algemene basis gegevens van een zending ingevoerd. Deze zijn onderverdeeld in de volgende gedeelten: De gegevens van de opdrachtgever / verzender De geadresseerde gegevens. In opdracht van gegevens. Order informatie. Opdrachtgevernummer Heeft u één opdrachtgevernummer dan verschijnt dit nummer automatisch. Heeft u meerdere opdrachtgevernummers, dan dient u het juiste nummer in te vullen. Een opdrachtgevernummer is aan uw logistiek afhaaladres is gekoppeld. Als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, heeft u ook meerdere opdrachtgevernummers. Verzender In de velden van het gedeelte ‘Verzender’ worden uw gegevens getoond die gekoppeld zijn aan het opdrachtgevernummer. Geadresseerde In het gedeelte ‘Geadresseerde’ worden de gegevens van de geadresseerde ingevoerd. Hierbij heeft u de keuze uit handmatig invoeren of de gegevens laten ophalen uit de database. Handmatig invoeren Wanneer u dit handmatig doet, let op het volgende: Gebruik hoofdletters aan het begin van de naam, straatnaam en voor de postcode, zoals binnen de Nederlandse taal gebruikelijk is. De naam van de straat dient volgens de PTT schrijfwijze te worden vastgelegd. Dit houdt in dat ‘weg’ geschreven dient te worden als wg, dijk als dk, laan als ln, plein als pln, straat als str, singel als sngl, kade als kd De postcode dient compleet met bijbehorende letters te worden ingevoerd. Tussen het numeriek en alfanumeriek gedeelte van de postcode dient een spatie aanwezig te zijn. Ook de woonplaats dient conform de PTT schrijfwijze te worden vastgelegd. Bij het invoeren van de naam van het land verschijnt na invoer van de eerste letters een lijst met landen of direct het juiste land van bestemming. Maak hieruit een keuze en druk op enter. Voor het vastleggen van een adres binnen Nederland kunt u volstaan met het invoeren van het huisnummer (huisnummer toevoeging), postcode en land. Na de invoer van het land Nederland wordt automatisch de bij de postcode en huisnummer behorende straat en woonplaats gevuld. De ingevoerde Nederlandse adresgegevens, straatnaam en woonplaats, worden gecontroleerd met de ingevoerde postcode / huisnummer combinatie. Bij foutieve invoer verschijnt een melding, dat de adres gegevens zijn aangepast conform de postcode tabel. Voor wat betreft de Belgische, Luxemburgse en Duitse adres gegevens, vindt er alleen een controle plaats tussen de ingevoerde postcode en woonplaats. U dient altijd de juiste gegevens in te voeren, anders worden de gegevens niet geaccepteerd.


9

Zoekopdracht Indien u een klantenbestand heeft aangemaakt (zie hoofdstuk 6 Klantenbeheer) is het mogelijk de gegevens van de geadresseerde snel op te halen. Zoekopdracht zonder voorselectie Klik op de 'Zoek' button: In het venster verschijnt "Selecteer klant". Klik dan vervolgens op het pijltje aan de rechterzijde, al uw klanten worden vanuit het klantenbestand in alfabetische volgorde in een lijst op het scherm getoond. U kunt door de lijst scrollen (door met de schuifbalk omhoog of omlaag te gaan). Klik op de gewenste klant. De naam en adresgegevens van de geselecteerde klant worden in de relevante velden ingevuld. Zoekopdracht met voorselectie Voer in de zoekopdracht het klantnummer of een gedeelte van een klantnaam. Klik vervolgens op de 'Zoek' button; de klantgegevens die dichtbij de zoekcriteria liggen worden in een keuzelijst weergegeven. Maak uit de lijst uw keuze. De naam en de adresgegevens van de geselecteerde klant worden ingevuld. Als maar 1 klant voldoet aan de opgegeven criteria dan zal deze direct worden weergegeven In opdracht van Door te klikken op de button In opdracht van verschijnen de volgende velden.

Vul de velden (Bedrijfs)Naam, Straat, Huisnummer, Toevoeging, Postcode en Plaats in. Klik bij Land op de keuzelijst en maak uw keuze uit de lijst die verschijnt. Zie instructie invoeren adres gegevens, geadresseerde. Voor een Nederlands adres is het invoeren van huisnummer, postcode en land voldoende. De straatnaam en woonplaats worden aangevuld vanuit een postcode controle programma.


10

Order informatie Expeditie geheim Heeft u het vak Expeditie geheim aangevinkt dan wordt boven vermelde opdrachtgever "In opdracht van" op het etiket weergegeven. Heeft u het vak niet aangevinkt dan worden uw gegevens (als afzender) vermeldt op het PDF/adreslabel. De afzender is diegene vanwaar de goederen verstuurd worden. De opdrachtgever is diegene in wiens opdracht de goederen verstuurd worden. ‘Expeditie geheim’ kan alleen worden geactiveerd als de rubriek ‘In opdracht van’ ook is geactiveerd. 'Expeditie geheim' kunt u activeren door in het betreffende vakje met de linker muisknop te klikken. Verzenddatum De verzenddatum staat standaard op de huidige werkdag. Indien u de verzenddatum zelf invult, kan het alleen een datum zijn die in de toekomst ligt. Immers, u moet nog gaan verzenden. Ordernummer Het ordernummer wordt automatisch toegekend. Het is echter ook mogelijk uw eigen nummering door te voeren. Overschrijf hiervoor het toegekende nummer. Voert u een reeds gebruikt nummer in, dan geeft het systeem een melding dat het nummer al in gebruik is. Productkeuze Afhankelijk van het gekozen land is bij productkeuze het betreffende product zichtbaar. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig: Benelux: Vrachtgoed Nederland; Vrachtgoed België; Vrachtgoed Luxemburg. Palletvracht Nederland; Palletvracht België; Palletvracht Luxemburg. Expresser Nederland; Expresser België; Expresser Luxemburg. Voor zendingen met bestemming BENELUX wordt automatisch het product BENELUX vervoer geselecteerd. Duitsland: Vrachtgoed Duitsland; Palletvracht Duitsland; Europremium. Voor zendingen met bestemming Duitsland, kunt u handmatig een keuze te maken tussen Duitsland vervoer of Europremium. Europa excl. Benelux: Europremium. Voor zendingen met bestemming buiten de BENELUX en Duitsland wordt automatisch het product Europremium gekozen. Groupage zendingen kunnen voorlopig nog niet in eSHIP worden vastgelegd. Aflever optie Indien u uw zending voor 11.00 uur afgeleverd wilt hebben dan dient u deze optie te activeren door dit vak aan te vinken. Deze optie is alleen beschikbaar binnen de Benelux. De zending zal als Expresser worden verstuurd. Aantal eenheden Het aantal eenheden waaruit de zending bestaat dient te worden vastgelegd. Binnen één zending kunnen niet beide eenheden colli en pallets voorkomen. Heeft u zendingen die uit pakketten (colli) en pallets bestaan dan zult u die separaat moeten inbrengen. De eenheidsomschrijving ‘colli’ wordt als standaard opgenomen. Wilt u palleteenheden gaan invoeren, klik dan met de linker muisknop in het keuzerondje voor pallets.


11

Zending gewicht In het veld Zendinggewicht, dient het totale gewicht van de zending in hele kilogrammen te worden vastgelegd. Voor het maximum gewicht per zending, zie onderstaande tabel. Product

Max. aantal colli/zending

Maximum gewicht/colli

Max. aantal pallets/zending

Maximum gewicht/pallet

Benelux VG/PLV/EXP

6

30 kg

4

1000 kg

Duitsland VG/PLV

6

30 kg

4

1000 kg

Europremium

6

30 kg

800 kg

Gevaarlijke stoffen Goederen die onder de categorie ‘Gevaarlijke stoffen’ vallen zijn 'ADR goederen' (het ADR is de Europese overeenkomst met betrekking tot het internationale vervoer van gevaarlijke stoffen over de weg). Men is verplicht dit in de verzendgegevens op te geven. Vink, om dit aan te geven, het vak voor gevaarlijke stoffen aan. Als het vak gevaarlijke stoffen wordt geactiveerd verschijnt er een veld waarin het aantal aanwezige verschillende stoffen per zending dient te worden ingevoerd. Vervolgens verschijnen er een aantal invoer regels die gelijk zijn aan het aantal ingevoerde verschillende stoffen. In het eerste veld dient per gevaarlijke stof de gevarenklasse en de subklasse te worden ingevoerd. In het tweede veld dient het UNDG nummer te worden ingevoerd. In het derde veld het gewicht van de stof. De volgende klassen worden NIET door Van Gend & Loos Euro Express vervoerd: Klasse 1 m.u.v. 1.4s: ontplofbare stoffen en voorwerpen; Klasse 4.2 en 4.3: voor zelfontbranding vatbare stoffen en stoffen die in contact met water brandbare gassen ontwikkelen; Klasse 5.1 en 5.2: oxiderende en organische peroxiden; Klasse 6.2: infectueuze stoffen; Klasse 7 m.u.v. blad 1 t/m 4: radioactieve stoffen; Klasse 9.1, 9.2b, 9.3, 9.13b: diverse gevaarlijke stoffen en voorwerpen; Intermediate Bulk Containers (IBC’s). Let op! Een zending gevaarlijke stoffen moet altijd worden begeleid door de juiste papieren. Deze bestaand uit: Afzenderverklaring; Gevarenkaart inclusief adreslabel met barcode; Vrachtbrief.


12

Aflever instructies / informatie geadresseerde. Dit zijn velden waarop u per veld maximaal 33 posities tekst kunt invoeren die in de verzendinformatie wordt opgeslagen. Heeft u in het gedeelte ‘Klantenbeheer’ echter in de velden opm1. en opm2. instructies ingegeven, dan worden deze instructies hier weergegeven. Deze tekst kunt u echter wijzigen. Overschrijf of vul de ingevulde tekst aan. Afleverinstructies zijn instructies voor de chauffeur over specifieke omstandigheden bij de ontvanger. Voorbeelden hiervan zijn: Vragen naar dhr. Janssen. Magazijn aan achterkant gebouw. In dit veld kan ook eventueel het BTW codenummer van de geadresseerde worden geplaatst.

5.2 Invoerscherm Aanvullende diensten Door op het invoer scherm ‘Aanvullende diensten’ te klikken komt u in het onderstaande scherm terecht. In dit scherm kunt u financiële en speciale diensten betreffende de zending invullen. Afhankelijk van de landcode die is ingevuld bij de geadresseerde zijn hier verschillende diensten zichtbaar.


13

5.2.1 Buttons In dit scherm bevinden zich de buttons ‘Stoppen’, ‘Print’, 'Vorige', 'Volgende' en ‘Nieuw’. Zie 5.1.1 voor uitleg over deze buttons.

5.2.2 Invoervelden In dit scherm worden de gegevens voor aanvullende diensten ingevoerd. Deze zijn onderverdeeld in de volgende gedeelten: • Financiële diensten • Speciale diensten

Financiële diensten. Frankering Het frankeringsvoorschrift staat standaard op ‘CPT franco’ oftewel de vrachtkosten worden betaald door de afzender. Door te klikken op de keuzelijst verschijnt een overzicht met de overige frankeringsvoorschriften. Frankeringsvoorschrift

BENELUX/ Duitsland vervoer

Europremium

EXW -Ex works (Niet franco) CPT - Freight, carriage paid to destination (Franco) DDU -Delivery duty unpaid *

*

DDP -Delivery duty paid (Excl. taxes)*

*

DDC -Delivery duty paid*

*

DDX -Delivery duty paid (Excl: duty and taxes)*

*

* Alleen van toepassing voor zendingen naar landen buiten de EU

Rembours U kunt de betaling van de goederen door Van Gend & Loos Euro Express op het moment van aflevering laten innen. Het remboursement wordt verrekend met de eerstvolgende factuur die u van Van Gend & Loos Euro Express ontvangt. Als u wilt dat de ontvanger de zending bij aanbieding betaald, vink dan het vak ‘Rembours’ aan. Als u een zending naar België verzendt en u heeft gekozen om onder rembours te verzenden, dan kunt u ook de gewenste inningswijze aangeven. Het maximaal contant te innen bedrag is: fl. 5.000,- ( 2.268,90). Het maximaal telefonisch te innen bedrag is: fl. 10.000,- ( 4.537,80). Mocht het te innen bedrag hoger zijn dan fl. 5.000,- ( 2.268,90) dan verzoeken wij uw klant dit bedrag telefonisch over te maken. Uw zending kan dan wel vertraging oplopen.


14

Vul nu ook het gewenste bedrag en de juiste valuta in. Door op de keuzelijst met valuta bij ‘Rembours’ te klikken verschijnt een lijst met de beschikbare valuta. Kies hier voor de gewenste valuta. Afhankelijk van product en land van bestemming zijn de volgende valuta coderingen mogelijk: Product

Remboursbedrag in:

Benelux; Vrachtgoed/Palletvracht/Expresser

• Valuta van het land van vertrek • Valuta van land van bestemming • EURO

Duitsland; Vrachtgoed/Palletvracht/Expresser

• Valuta van het land van vertrek • Valuta van land van bestemming • EURO

Europremium

• Valuta van land van bestemming

Nagenoeg alle rembourswaarden dienen ingevoerd te worden met 2 decimalen achter de komma. Alleen bij de valuta codering BEF (Belgische Franc) en LUF (Luxemburgse Franc) mogen geen decimalen worden ingevoerd. Voer bij deze valuta altijd een bedrag in, in hele Franken! Verzekeren. Wanneer u gebruik maakt van de standaardtarieven van Vrachtgoed, Palletvracht en Expresser is de eerste fl. 1.000,- ( 453,78) van de waarde van de goederen gratis verzekerd. Wilt u uw zending nog meer zekerheid meegeven dan kunt u naast de standaard verzekering uw zending aanvullend verzekeren. Het maximaal te verzekeren bedrag is fl. 5.000.000,- ( 2.268.901,08). Vink het vakje ‘Verzekeren’ aan, als u de zending wilt verzekeren. Voer de waarde van het verzekerd bedrag en de valuta in. Afhankelijk van product en land van bestemming zijn de volgende valuta coderingen mogelijk. Product

Verzekerdebedrag in:

Benelux; Vrachtgoed/Palletvracht/Expresser

• Valuta van het land van vertrek • EURO

Duitsland; Vrachtgoed/Palletvracht/Expresser

• Valuta van het land van vertrek • EURO


15

Voor verzekerde waarden geldt hetzelfde als voor rembourswaarden namelijk dat alle verzekerde waarden ingevoerd dienen te worden met 2 decimalen achter de komma, alleen bij de valuta codering BEF (Belgische Franc) en LUF (Luxemburgse Franc) mogen geen decimalen worden ingevoerd. Voer bij deze valuta altijd een bedrag in, in hele Franken!

Bezorg diensten Restante Indien de goederen niet worden besteld maar door de geadresseerde worden afgehaald, dient het vakje restante worden aangevinkt. Vervolgens dient één van de restante plaatsen te worden geselecteerd. De aanvullende dienst restante is alleen mogelijk in combinatie met expresser.

Speciale diensten Separaat document Het vak ‘Separaat document’ moet worden aangevinkt als u met de zending een afzonderlijk document meelevert. Een separaat document is bijvoorbeeld een paklijst, factuur en douanelijst. Er wordt dan automatisch extra PDF-label afgedrukt dat u op het separate document kunt plakken. Als u de optie 'Gevaarlijke stoffen' aanvinkt, dan wordt de optie 'Separaat document' automatisch geactiveerd. Bij een zending gevaarlijke stoffen is een gevarenkaart, een separaat document, vereist. Recap Indien u een zending naar België of Luxemburg verstuurd dan verschijnt in het gedeelte Speciale diensten ook de optie ‘Recap’. Door deze optie aan te vinken kunt u de wijze van recap aangeven. Dit kan zijn een zegel, handtekening of stempel. De ontvanger geeft dan een afgetekend bewijs van ontvangst aan Van Gend & Loos Euro Express mee wat aan u wordt teruggestuurd. Dit bewijs (recap) dient u bij te voegen bij de factuur.


16

5.3 Invoerscherm Overzicht Door op de button ‘Overzicht’ te klikken komt u in het onderstaande scherm terecht. In dit scherm worden alle zendingen getoond waarvan nog geen PDF / adres labels zijn geprint.

5.3.1 Buttons In dit scherm zijn de volgende buttons aanwezig. Nieuw Zie 5.1.1 Buttons voor uitleg over deze button. Print selectie Selecteer de zendingen die u wilt printen door het vak voor de betreffende zendingen aan te vinken. Als u op de button ‘Print selectie’ klikt, komt u bij een volgend menuscherm uit (zie 5.4 Printen PDF / Adres labels). Stoppen Zie 5.1.1 Buttons voor uitleg over deze button. Wijzigen Wilt u reeds ingevoerde verzendgegevens wijzigen, vink dan het vakje voor de corresponderende zending aan. Klik vervolgens op de button ‘Wijzigen’. Er wordt dan een scherm geopend waar u de geselecteerde gegevens kunt wijzigen. Verwijderen Als u reeds ingevoerde verzendgegevens wilt verwijderen, vink dan het vakje voor de corresponderende zending aan. Klik vervolgens op de button ‘Verwijderen’. De geselecteerde verzendgegevens zullen niet meer aanwezig zijn.


17

5.4 Printen PDF / adres labels. Wanneer u een PDF label wilt printen, klik op de 'Print' button onder aan het tabblad ‘Algemeen’ of ‘Aanvullende diensten’ of selecteer in het tabblad ‘Overzicht’ de gewenste zending en klik op ‘Print selectie’. Het volgende scherm wordt dan geopend.

Selecteer het type printer waarmee u de labels wenst af te drukken door het keuzerondje voor de gewenste printer aan te klikken. U kunt hier kiezen uit een labelprinter en een A4-printer. Ook kunt u een printertest uitvoeren. Er wordt dan een voorbeeldlabel afgedrukt, zodat u kunt zien of het papier goed is ingevoerd. Dit is een belangrijke test, omdat na het printen alle zendinggegevens worden gewist. Met deze test voorkomt u dus dat het label verkeerd wordt afgedrukt en dat u de zending opnieuw moet invoeren. Labelprinters Alleen de volgende labelprinters worden ondersteund: Stripe 400 Stripe 500 Stripe 600 Om een labelprinter aan te kunnen sturen is het noodzakelijk in Windows een ‘Standaard tekstprinter’ toe te voegen. Indien een seriële printer gebruikt wordt dienen de juiste instellingen toegepast te worden. Bij het selecteren van een labelprinter worden deze in een venster getoond. A4 printers Als u een A4 printer gebruikt om de labels af te drukken gebruik dan etikettenvellen van A4 formaat die vier etiketten bevatten met een labelformaat van 10 x 15 cm. U kunt nu ook de startpositie van het 1e label aangeven door het gewenste keuzerondje te selecteren. Alle inkt- laserprinters welke in Windows gedefinieerd zijn, kunnen gebruikt worden.


18

Printer instellingen Alvorens te gaan printen, dient u te controleren of de printer instellingen correct zijn. Klik hiervoor boven in het scherm op ‘Bestand’ en kies in de lijst die nu verschijnt voor de optie 'Pagina-instellingen'. Het onderstaande scherm verschijnt: De regel behorende bij 'Koptekst' (hier Header) en 'Voettekst' (hier Footer) dient volledig leeg te zijn. Stel de bovenmarge (hier Top), linkermarge, rechtermarge en ondermarge (hier Bottom) in op '0 mm'. Kiest u voor een A4 printer dan dient bij papier formaat ‘A4 210 x 297 mm’ geselecteerd te zijn.

Klik op 'OK'. U komt weer terecht in het vorige scherm

Terug Door te klikken op 'Terug' komt u terecht in het vorige scherm. Verder Als het volledige label is opgebouwd, inclusief de twee barcodes, en u wilt verder gaan met printen, klik dan op 'Verder'. De te printen label(s) worden in het volgende scherm getoond.


19

Terug Klik met de linker muisknop op de 'Terug' button om in het vorig scherm te komen. Print Als u het label wilt printen, klik dan op de ‘Print’ button. Wacht, voordat u met printen begint, totdat het volledige label op het scherm is opgebouwd, dus inclusief de twee barcodes. Overzicht van afgehandelde zendingen. Wanneer u klaar bent met het printen en u gaat naar het hoofdmenu, wordt er automatisch een overzicht aangemaakt, waarop alle zendingen die u heeft geprint, weergegeven worden. U kunt dit overzicht (met de reeds geprinte zendingen) printen door de 'Print' button aan te klikken. Indien u op de button stoppen klikt verlaat u de applicatie zonder dat er een overzicht wordt geprint.


20

6. Klantenbeheer Binnen klantenbeheer kunt u uw klantgegevens onderhouden. Als u regelmatig zendingen naar vaste klanten verstuurt, dan is het aan te raden om deze klantgegevens op te slaan. Op deze manier kunt u in het zendingengedeelte van eSHIP op een makkelijke manier de klantgegevens oproepen. Door in het beginscherm van eSHIP te kiezen voor Klantenbeheer komt u in de database terecht.

6.1 Ingeven klantgegevens Maakt u voor het eerst gebruik van Klantenbeheer dan is de database nog leeg en komt u in het onderstaande scherm terecht. Meer informatie over dit scherm kunt u vinden in de paragraaf ‘Invoeren nieuwe klant’.


21

Heeft u echter de database al gevuld met enkele gegevens, dan komt u in het onderstaande scherm terecht. In dit scherm wordt altijd de klant getoond die het laagste nummer heeft. In dit geval betreft het de klant met de Klantcode ‘1’.

6.1.1 Buttons In dit scherm zijn de volgende drie buttons aanwezig: Nieuw Om een nieuwe klant in te voeren klikt u op de button ‘Nieuw’. U gaat dan naar een leeg formulier. Zie paragraaf 6.2 ‘Invoeren nieuwe klant’ Wijzigen Om de gegevens van de huidige klant te wijzigen, klikt u op de button ‘Wijzigen’. U gaat dan naar het formulier waar de gegevens van de huidige klant ingevuld zijn. Zie paragraaf 6.3 ‘Klantgegevens wijzigen’. Stoppen Klik op de button ‘Stoppen’ om het scherm 'Klantenbeheer' te verlaten. U komt dan terecht in het hoofdmenu van eSHIP.


22

Navigatiebuttons Met de onderstaande buttons navigeert u door de database. Button

Actie

|

Ga naar de eerste relatie/klant Ga naar de vorige relatie/klant Ga naar de volgende relatie/klant

|

Ga naar de laatste relatie/klant

6.1.2 Invoervelden Naam en KlantID In het veld Klantcode staat de klantcode klantnummer die hoort bij de klant die wordt weergegeven. Door te klikken op de keuzelijst in dit veld wordt een lijst getoond met de aanwezige klantcodes. In deze lijst kunt u klanten selecteren op basis van hun klantcode. In het veld Naam wordt de bedrijfsnaam van het de klant weergegeven. In het veld T.a.v. wordt de contactpersoon van de klant weergegeven Adres In de sectie Adres worden achtereenvolgens de straatnaam en het huisnummer met eventueel een toevoegsel, het land, de postcode, de woonplaats, het telefoonnummer en het telefaxnummer weergegeven. Opmerkingen In de sectie Opmerkingen worden de aanwezige opmerkingen bij deze klant weergegeven in de velden Opm1. en Opm2. Deze opmerkingen zijn instructies voor de chauffeur. Voorbeelden hiervan zijn: Vragen naar dhr. Janssen. Magazijn aan achterkant gebouw. Geopend vanaf 11.00 uur. B.T.W. code nummer geadresseerde.


23

Invoeren nieuwe klant Indien u de eerste keer gebruik maakt van ‘Klantenbeheer’ komt u in dit scherm terecht.

6.1.3 Buttons In dit scherm zijn de volgende acht buttons aanwezig: Nieuw Zie 6.1.1 Buttons Weergeven Door te klikken op deze button worden de gegevens van de geselecteerde klant op het scherm getoond. Het is in dan niet mogelijk de gegevens te wijzigen. Opslaan Met deze button slaat u de ingevoerde gegevens op. Stoppen Zie 6.1.1 Buttons Navigatiebuttons Zie 6.1.1 Buttons


24

6.1.4 Invoervelden De velden Klantcode, Naam, Huisnr, Land en Postcode zijn verplicht. Dit wordt aangegeven door een * achter de veldnaam. Naam en KlantID In het veld Klantcode wordt automatisch een nummer gegenereerd. Het is echter ook mogelijk uw eigen nummering door te voeren. Overschrijf hiervoor het toegekende nummer. Het is hier alleen mogelijk een unieke numerieke waarde in te voeren. Bij Naam dient u de bedrijfsnaam van de klant in te voeren. Bij T.a.v. kunt u de contactpersoon van de klant invoeren. Adres Voor een geadresseerde in Nederland is het voldoende om het huisnummer (huisnummertoevoeging) postcode en land in te voeren. Het systeem vult vervolgens de straat en woonplaats in. Indien alle gegevens handmatig worden ingevoerd dient dit plaats te vinden volgens de PTT schrijfwijze. Naam

Schrijfwijze

Naam

Schrijfwijze

Straat

Str

Singel

Sngl

Laan

Ln

Kade

Kd

Weg

Wg

Dijk

Dk

Plein

Pl

In het veld Huisnr mogen alleen numerieke gegevens worden ingevoerd. In het veld Toevoegsel kunt u, indien aanwezig, de toevoeging aan het huisnummer invoeren. Hier mogen zowel cijfers als letters ingevoerd worden. Door te klikken op de keuzelijst in het veld Land verschijnt een lijst met verschillende landen. Klik hier het gewenste land aan. Het land waar u voor gekozen heeft verschijnt in het veld.


25

De gegevens in het veld Postcode dienen compleet met bijbehorende letters worden ingevoerd. Tussen het numeriek en alfanumerieke gedeelte van de postcode dient een spatie aanwezig te zijn. In het veld Woonplaats kunt u de woonplaats van uw klant invoeren. In de velden Telefoon en Telefax kunt u resp. het telefoon- en faxnummer invoeren. Opmerkingen Als u in de velden Opm1. en Opm2. instructies ingeeft, dan worden deze instructies in de velden Afleverinstructie en Informatie geadresseerde weergegeven. Deze opmerkingen zijn instructies voor de chauffeur. Voorbeelden hiervan zijn: Vragen naar dhr. Janssen. Magazijn aan achterkant gebouw. Geopend vanaf 11.00 uur. B.T.W. code nummer.


26

6.2 Klantgegevens wijzigen Door te klikken op de knop wijzigen in het beginscherm komt u in het onderstaande scherm terecht.

In dit scherm is het mogelijk de bestaande klantgegevens te wijzigen. U selecteert een klant op basis van de klantcode in de keuzelijst

6.2.1 Buttons Zie 6.1.1 Buttons en 6.2.1 Buttons voor de uitleg van de buttons.

6.2.2 Invoervelden Zie 6.2.2 Invoervelden voor de uitleg van de invoervelden.


27

7. Afhaalopdrachten. Door in het hoofdmenu te kiezen voor ‘Afhaalopdrachten’ komt u in het onderstaande scherm terecht:

Hier is het mogelijk om aan Van Gend & Loos Euro Express de opdracht te geven om de goederen, die voorzien zijn van het vereiste PDF-label, op te laten halen op uw logistieke afhaaladres. Wilt u dat Van Gend & Loos Euro Express de goederen op een ander adres afhaalt, dan klikt u op de button ‘Afwijkend afhaaladres’ en vult u de gegevens velden in (zie ook 7.2 Invoervelden).


28

7.1 Buttons In dit scherm zijn de volgende buttons aanwezig: Afwijkend afhaaladres Voor uitleg over deze functie zie handmatige invoer pagina 9. Verzenden Door te klikken op de button ‘Verzenden’ worden de ingevoerde gegevens verzonden. Vervolgens zorgt Van Gend & Loos Euro Express voor het ophalen van uw zending. Nieuw Invoeren van een nieuwe afhaalopdracht. De ingevoerde gegevens worden niet opgeslagen. Stop Voor uitleg over deze button zie 5.1.1 Buttons.

7.2 Invoervelden Dit scherm is onderverdeeld in twee gedeeltes, te weten: Gegevens verzender Afhaalinformatie Opdrachtgevernummer Heeft u één opdrachtgevernummer dan verschijnt dit nummer automatisch. Heeft u meerdere opdrachtgevernummers, dan dient u het juiste nummer in te vullen. Dit is omdat het opdrachtgevernummer aan uw logistiek afhaaladres is gekoppeld. Als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, heeft u ook meerdere opdrachtgevernummers. De adresgegevens behorende bij het nummer worden automatisch ingevuld.

Gegevens verzender Button ‘Afwijkend afhaaladres’ Het opdrachtgevernummer is gekoppeld aan een verzendadres. Komt dit adres niet overeen met het afhaaladres, klikt dan met de linker muisknop op de 'Afwijkend afhaaladres' button. U kunt nu de gegevens van het afhaaladres ingeven.


29

Afhaalinformatie Productkeuze (verzendwijze) In deze regel maakt u de keuze tussen Benelux / Duitsland of Europremium. Afhaalinformatie bij productkeuze Benelux/Duitsland (48-72 hours) Vandaag afhalen (vóór 15.00 uur aanmelden). Door het vakje 'Vandaag afhalen' aan te vinken geeft u aan dat de zending vandaag door Van Gend & Loos Euro Express opgehaald moet worden. Deze optie mag alleen gekozen worden indien de af te halen goederen verzonden worden met de optie 'Afleveren vóór 11.00 uur' Afhaaldatum De afhaaldatum staat standaard op de volgende werkdag. Is het vakje 'Vandaag afhalen' aangevinkt dan wordt in dit veld de huidige datum weergegeven. Het is ook mogelijk om een werkdag in de toekomst vast te leggen. Aantal pallets, gewicht Hier vult u het aantal af te halen pallet eenheden met het bijbehorende gewicht in kilogrammen in. Voor het maximale aantal pallets en gewicht zie bovenstaande tabel.


30

Afhaalinformatie bij productkeuze Europremium Bij de productkeuze verzendwijze "Europremium" verschijnen vervolgens vijf bestemmings landen. Indien u goederen heeft af te halen die bestemd zijn voor een van deze landen dan dient het vakje achter het betreffende lan aan te vinken. Vervolgens verschijnt er bij het aangevinkte land een invoer voor aantal eenheden en gewicht. Heeft u goederen die bestemd zijn voor een land buiten de vijf genoemde landen dan dient u het vakje overige landen aan te vinken. Vandaag afhalen Door het vakje ‘Vandaag afhalen’ aan te vinken geeft u aan dat de zending vandaag door Van Gend & Loos Euro Express opgehaald moet worden. Deze optie is alleen actief als de afhaalopdracht vóór 10.00 uur ‘s morgens is aangemeld. Afhaaldatum De afhaaldatum staat standaard op de volgende werkdag. Is het vakje 'Vandaag afhalen' aangevinkt dan wordt in dit veld de huidige datum weergegeven. Het is ook mogelijk om een werkdag in de toekomst vast te leggen. Goederenomschrijving Vul hier de algemene omschrijving van de te verzenden goederen in. Als de zending bijvoorbeeld glas betreft vult u in dit veld ‘Glaswerk’ in. Contactpersoon / telefoonnummer Vul hier de naam in van de persoon (aanspreekpunt) die informatie kan verstrekken over de ingevoerde afhaalopdracht en vul tevens het telefoonnummer in, waarop de betreffende persoon bereikbaar is.


31

8. Afsluiten Er wordt een scherm getoond met de mededeling dat de order is verzonden. Als u nog een order wil plaatsen, klik dan op de button "nieuw". Wilt u stoppen met eSHIP, klik dan op de tekst button "stoppen".


32


33

Het handboek met de installatie-instructies

Recommend Documents