Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de digitale overheid

Het geheugen als actieve kracht De archieffunctie binnen de digitale overheid

Het geheugen als actieve kracht

De archieffunctie binnen de digitale overheid

Colofon Titelbeschrijving: Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de digitale overheid Paul Baak, Kees Koenen Den Haag, 1999 Deze brochure is door het Programma Digitale Duurzaamheid vervaardigd met medewerking van Synergie Consultancy B.V. te Den Haag. ISBN 90-9013357-7 Inlichtingen: Programma Digitale Duurzaamheid Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 2500 EA Den Haag Tel: 070 426 6763 Fax: 070 426 7600 E-mail: [email protected] WWW: http://www.archief.nl/digiduur Ontwerp: Kees Dogterom, Studio KADER, Stolwijk Uitgave: Programma Digitale Duurzaamheid Postbus 20011 2500 EA Den Haag Tel: 070 426 6763 Fax: 070 426 7600

Auteursrecht voorbehouden, © Programma Digitale Duurzaamheid, Den Haag 1999 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag openbaar of verveelvoudigd, opgeslagen in een dataverwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Het geheugen als actieve kracht

De archieffunctie binnen de digitale overheid

Houvast voor verantwoordelijke bestuurders, managers en andere betrokkenen bij het vormgeven van de archieffunctie in een digitale omgeving in bestuurlijk, organisatorisch, procedureel en technisch opzicht

Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

Leeswijzer

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Historisch perspectief

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Digitaal als uitgangspunt, een samenvatting 1.1 De wereld verandert door de digitale revolutie 1.2 Integratie van functies 1.3 Uitgangspunten voor herijking van de archieffunctie 1.4 Instrumentarium voor het ontwerp, de implementatie en het beheer van de archieffunctie in een digitale omgeving 1.5 Implicaties voor organisaties en betrokkenen 1.6 Uitnodiging

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .

............................................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

............................................................................................................

............................................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Digitale Duurzaamheid: bestuurlijke en organisatorische gevolgen 2.1 Het probleem voor de bestuurder en de manager 2.2 Er verandert nogal wat 2.3 Gevolgen van het spanningsveld tussen analoog en digitaal 2.4 De bestuurder en manager zijn verantwoordelijk voor het archief 2.5 Waar leidt dit alles toe? -Oplossingsrichtingen

...............................................................

.....................................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

..........................................................................................

.........................................................................

.............................................................................................................................

3. Digitalisering heeft bedrijfsproces en archieffunctie verder uiteengedreven 3.1 Introductie 3.2 Bedrijfsproces en archieffunctie gingen elk hun eigen digitale weg 3.3 De oorzaak: het paradigma voldoet niet meer 3.4 De dagelijkse praktijk: hinken op een oorspronkelijk en een digitaal been 3.5 Er dreigt digitale chaos te ontstaan 3.6 De baten van digitalisering worden niet ten volle benut 3.7 Samenvattend

.....................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.......................................................................

...............................................................................................................................

...................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Paradigma: digitaal als uitgangspunt 4.1 Maatschappelijke context 4.2 Het nieuwe paradigma: ‘digitaal als uitgangspunt’ 4.3 Consequenties voor organisaties binnen de overheid 4.4 Regie: massaal maatwerk 4.5 De digitale documentenhuishouding als bron en basis voor verantwoording

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...................................................................................................................

............................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Visie op de archieffunctie in een digitale omgeving 5.1 De archieffunctie kan profiteren van verdergaande digitalisering 5.2 Integratie van archieffunctie en bedrijfsproces 5.3 Van chaos naar beheersing (van de bedrijfsvoering) 5.4 Van last naar gemak (voor de lijnmedewerker) 5.5 Van uitvoering naar regie (voor de archiefmedewerker) 5.6 De visie op de archieffunctie in een digitale omgeving in beeld gebracht

.............................................

.............................................................................................................

...........................................................................

.............................................................................................................................

..............................................................................................................

............................................................................................................................

.....................................................................................................

......................................................

9 9

10 10 11 12 13 14 14 15 15 15 16 16 17 18 18 18 19 19 20 20 20 21 21 22 23 23 24 25 25 25 27 27 28 28

6. Consequenties voor de (lijn)manager 6.1 Bestuurlijke consequenties voor de lijnmanager 6.2 Organisatorische consequenties voor de lijnmanager 6.3 Procedurele consequenties voor de lijnmanager 6.4 Technische consequenties voor de lijnmanager

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.........................................................................................................................

............................................................................................................

.........................................................................................................................

...........................................................................................................................

7. Consequenties voor de manager archief 7.1 Bestuurlijke consequenties voor de manager archief 7.2 Organisatorische consequenties voor de manager archief 7.3 Procedurele consequenties voor de manager archief 7.4 Technische consequenties voor de manager archief

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .

..............................................................................................................

................................................................................................

..............................................................................................................

................................................................................................................

6

8. Digitale Duurzaamheid nader in beeld gebracht 8.1 Duiding van de archieffunctie in een digitaal duurzame omgeving 8.2 Het archiefbeleid als onderdeel van het interne beleid 8.3 Archiefregime 8.4 Wat is een archiefstuk? –‘Identificatie’ van digitale archiefdocumenten 8.5 Hoe krijgen we de digitale archiefstukken te pakken? –‘Verwerving’ van digitale archiefdocumenten 8.6 Hoe weet men later wat de betekenis van een archiefstuk is? –Verwerving van metagegevens 8.7 Het gebruik van het archief 8.8 Archiefapplicatie

...........................................................

..............................................................................................................................

37

.......................................................................

.......................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9. Niet-digitaal / digitaal: wat is nu en in de naaste toekomst de maat der dingen?

.........................

H ET

37 38 39 40

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .

41 41 41

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11. Begrippenlijst

32 32 32 34 34 35 35 35 36 36

.....................................................................................................................

10. De veranderkundige uitdaging 10.1 De nieuwe wereld 10.2 Van toekomstbeeld naar transitiebeleid

30 30 30 30 31

GEHEUGEN ALS ACTIEVE KRACHT

Voorwoord Wanneer we een rups zien, weten we dat het over een poosje een prachtige vlinder kan zijn. Dit is een mooie metafoor voor de ontwikkeling van de papieren archieffunctie naar de digitale toekomst. In de loop van enige eeuwen heeft de papieren archieffunctie zich ontwikkeld tot het degelijke bedrijf dat het nu is. Dan in amper twee decennia rolt de digitale revolutie hier overheen. Er treedt een ongekende stroomversnelling op. In korte tijd moet er worden overgeschakeld naar een totaal nieuwe archiefbenadering, passend in de digitale omgeving. De kelders met ordners zullen grotendeels verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt het centrale kenniscentrum van de organisatie. De specialisten spreken over “record keeping systems”. Alle relevante binnenkomende, roulerende en uitgaande informatie loopt via dit centrum. Niet alleen tekstbestanden, maar ook beeld- en databestanden vallen hieronder. De informatie is onmiddellijk, in real time, overal, on-line beschikbaar voor wie er recht op heeft en het nodig heeft. Burgers, ambtenaren en politici kunnen vanuit hun eigen computers de informatie raadplegen. Het fysieke document kan overal uit printers rollen, waar men het maar wil. Er kan perfect en razendsnel op trefwoord gezocht worden. Versiemanagement en archivering verlopen grotendeels automatisch volgens van tevoren in de software ingebouwde protocollen. Een fantastische overgang met fascinerende nieuwe mogelijkheden. De archivaris loopt niet meer achter de gebeurtenissen aan, maar regisseert de nieuwe archieffunctie, vóórdat de gebeurtenissen plaatsvinden. Van uitvoerend is de archieftaak veranderd in sturend en initiërend. Deze nieuwe digitale wereld vraagt nieuwe kennis, nieuwe vaardigheden en een nieuwe werkwijze. Van papier naar digitaal: het vraagt een totale cultuuromschakeling. Functies, overlegvormen, taken en bevoegdheden zullen kantelen. De opmars, bij wijze van spreken vanuit de kelder, naar het centrum van de organisatie is begonnen. Het is een enorme uitdaging met een potentiële meerwaarde: een perfect cumulatief kenniscentrum, transparant, actueel, open. Optimaal zinvol en dienstbaar, voor nu en later. Het lijkt me voor alle betrokkenen een wenkend perspectief.

Mr. R.H.L.M. van Boxtel Minister voor Grote Steden en Integratiebeleid

H ET


7

Inleiding

8

De digitale revolutie slaat onomkeerbaar toe. Ook in archiefland. Inmiddels valt geregeld een kreet als digitale chaos. Bestanden slingeren rond op diskettes, tapes, cd’s, harde schijven op PC-niveau, op server-niveau en netwerkniveau, zonder exact inzicht in status, auteurs, versie, rechten, bewaartermijn enz. Deze chaos zal toenemen, totdat de inhaalrace wordt gewonnen. De race van de oude (papieren) archieffunctie naar de nieuwe archieffunctie die volledig is gebouwd vanuit de digitale omgeving. Is die race dan te winnen? Jazeker. Op een zeer overtuigende wijze zelfs en met een enorme meerwaarde. Daar gaat deze brochure over. De omslag van de klassieke archiefsituatie naar de nieuwe archieffunctie, passend op een digitale omgeving, heeft het effect van een komeetinslag, maar zonder de verwoestende werking. De veranderingen in de archieffunctie zijn zeer relevant en ingrijpend. Ze zijn ook veel interessanter dan slechts de overgang van een papieren naar een digitaal archief. Alleen het medium vervangen (papier door digitaal) is relatief eenvoudig. Er zijn nu al vele digitale archieven die gevormd en beheerd worden alsof het papier was, zonder veel aanpassingen in de archieffunctie. Wat dit rapport bepleit is echter veel fundamenteler en gaat veel verder. De digitale archiefomslag 1 is een grote stap voorwaarts ten opzichte van de klassieke archieffunctie. Het is een nieuwe wereld voor alle betrokken partijen. Het betekent een herpositionering van het archiefvak. De archieffunctie wordt geïntegreerd in het bedrijfsproces. Beschikbaarheid en toegankelijkheid nemen in sterke mate toe. De beperkingen van het papieren archief vallen weg. Denk alleen al aan de kracht van digitale zoekmogelijkheden. Om die voordelen volledig te benutten moet eenmalig veel werk worden verzet. Bedrijfsprocessen moeten geschikt worden gemaakt voor de integratie van de archieffunctie, nog voordat er ook maar een vinger op een toetsenbord belandt. Daarna is er sprake van een solide en verantwoorde ondersteuning van het bedrijfsproces. Structureel levert de nieuwe archieffunctie minder uitvoerend werk op. De nieuwe archiefafdeling houdt zich vooral bezig met het onderhouden van geautomatiseerde functies die de archieffunctie ondersteunen, de uitzonderingen en nieuwe ontwikkelingen in het bedrijfsproces. De archivistische gevolgen van nieuwe procedures, regels en behoeften moet men blijven implementeren in de geautomatiseerde systemen. Archivaris wordt dus een heel ander beroep, waarin ICT (Informatie en Communicatie Technologie) een belangrijke rol speelt. In de archiefopvatting gericht op de digitale omgeving past de naam ‘kennismanager’, een goede nieuwe benaming voor de aloude archivaris. Je zou ook kunnen zeggen kennisregisseur, kennisverstrekker, digitale kennisbewaker. Deze kant gaat het op. Onafwendbaar, want de digitale revolutie is geen vluchtige hype; het is een structurele, invloedrijke ontwikkeling. Tegelijkertijd is de ontwikkeling geen bedreiging, maar een ideale mogelijkheid om de volle kracht van een goed archief vrijwel automatisch ten goede te laten komen aan alle belanghebbenden. Veel werk aan de winkel dus. Leuk werk, omdat het veel oplevert en omdat het sterker verbonden is met het bedrijfsproces. Volgens ons is de ontdekkingstocht die voor de deur van het archief staat een feest van herkenning. Een spannend feest van logica, redelijkheid, veiligheid, verantwoordelijkheid en groei. Een uitdaging waarin mensen zich ten volle kunnen ontplooien. oktober 1999 Paul Baak Kees Koenen 1 De term ‘archiefomslag’ wordt gebruikt om voor de archieffunctie het moment van de overgang naar het nieuwe paradigma:

digitaal als uitgangspunt te benoemen. Tevens sluit de term aan bij de rapportage ‘Omslag in opslag”.

H ET


Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat een samenvatting van het concept, een handreiking voor de vormgeving van de archieffunctie in een digitale omgeving. In hoofdstuk 2 komt de probleemstelling aan de orde. Hoofdstuk 3 beschrijft de ontwikkelingen van de afgelopen periode. In hoofdstuk 4 wordt een nieuw denkkader geïntroduceerd: digitaal als uitgangspunt. Vanuit dit denkkader wordt in hoofdstuk 5 een visie op de archieffunctie in een digitale omgeving gepresenteerd. Vervolgens wordt in de hoofdstukken 6 en 7 gekeken naar de consequenties voor de lijnmanager en de manager archief. In hoofdstuk 8 wordt nader op de materie ingegaan. Dit hoofdstuk is specifiek geschreven voor / vanuit de positie van de manager archief. Hoofdstuk 9 behandelt het verband tussen digitaal en niet-digitaal. In hoofdstuk 10 worden de hoofdlijnen van de veranderkundige uitdaging behandeld. Tot slot is een begrippenlijst opgenomen. De tekst van deze brochure vindt u op de CD-ROM. Op de CD-ROM treft u ook concrete handvatten: Eisen en richtlijnen, Modellen en Ontwerpregels voor archivering in een digitale omgeving. Tevens bevat de CD-ROM multimedia-presentaties die het concept illustreren.

Historisch perspectief Al in 1991 verscheen de toen spraakmakende rapportage van ‘omslag in opslag’ 2. Oorspronkelijk droeg deze brochure, het werkstuk dat u nu in handen heeft, als titel ‘van omslag in opslag naar inhaalslag’ om duidelijk te maken dat in de discussie het hier gepresenteerde concept voortbouwt op en aansluit bij de rapportage ‘omslag in opslag’. Omdat deze brochure uitdrukkelijk bestemd is voor een bredere groep dan alleen archiefdeskundigen is later besloten om voor een titel te kiezen die een meer algemeen aansprekend beeld geeft van de nieuwe situatie: het geheugen als actieve kracht.

2 ‘Omslag in opslag; Terugkeer naar informatievoorziening’, Ministerie van Binnenlandse Zaken (1991). Hierin wordt ervoor gepleit de archieffunctie te zien als een functie, nauw verweven met de belangen van de bedrijfsprocessen, en niet slechts als de (passieve) ‘bewaarfunctie’. De rol van de archieffunctie als informatiebron wordt benadrukt.

H ET


9

10

1.

Digitaal als uitgangspunt, een samenvatting

1.1

De wereld verandert door de digitale revolutie De stelling dat we aan de vooravond staan van de digitale revolutie is nauwelijks meer omstreden. Onze wereld verandert sterk onder invloed van informatie- en communicatie-technologie (ICT). In slechts enige decennia is het beeld gerezen van mondiaal gekoppelde systemen, waarbij het welvarende deel van de wereldbevolking voortdurend on-line is, digitaal betaalt en informatie opvraagt en verstuurt van overal naar elke willekeurige plaats. De toepassing van ICT biedt organisaties volkomen nieuwe kansen. Eindelijk kan er op grote schaal klantgericht gewerkt gaan worden. De enorme hoeveelheid kennis die deze wereld heeft opgeslagen in archieven en bibliotheken komt eindelijk wereldwijd ter beschikking. Zo kunnen de relaties met de buitenwereld opnieuw vorm krijgen. Communiceren kan sneller, op de wijze die het beste aansluit bij de behoeften van de klant, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatie. Ook blijkt ICT een middel te zijn om de bedrijfsvoering te verbeteren, te stroomlijnen, te versnellen. ICT wordt vaak met succes geïntroduceerd om doorlooptijden te verkorten, de kwaliteit van producten te verhogen en rechtsgelijkheid te bevorderen. Iedereen krijgt toegang tot kennis, minder gewaardeerde werksoorten kunnen vaak worden geautomatiseerd en uiteindelijk worden zelfs de files door het telewerken minder. Bovendien blijkt ICT de cultuur in organisaties te beïnvloeden. E-mail leidt bijvoorbeeld tot informele gedachte-uitwisselingen dwars door de hiërarchie van organisaties. Een illustratief voorbeeld binnen de overheid is de positieve verandering van de positie van de burgerlijke stand binnen gemeenten als gevolg van de invoering van GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Een in dit kader relevant onderdeel van de materie zijn de kennismanagement-gerelateerde projecten. Deze projecten zijn gericht op het in kaart brengen en leren delen van de informatie en kennis die in de organisatie aanwezig is. Om deze projecten succesvol te laten verlopen worden ze ondersteund door archiveringsoplossingen. Dit is een voorbeeld van een ad hoc benadering van de nieuwe archieffunctie, waarover dit document gaat. In onze optiek is het bovenstaande voorbeeld pas het begin van de nieuwe archieffunctie in een digitale omgeving. Wanneer de archieffunctie op de juiste manier in het totaal van de informatiehuishouding is ingebouwd, ontstaat een goed beschikbare cumulatieve verzameling relevante kennis. We komen hier op terug, want dit is de portee van dit betoog: de nieuwe archieffunctie in een digitale omgeving vormt een dynamische spil in het kennismanagement van de organisatie. De bedrijfsvoering van iedere organisatie wordt steeds meer ICT-afhankelijk. Bovenstaand schetsten we de vele voordelen. Maar er zijn uiteraard ook nadelen en risico’s. De automatisering is nog lang niet altijd betrouwbaar. Software en systemen laten het bij tijd en wijle afweten. Veel werkmethodieken en werkprocedures zijn ook nog helemaal niet afgestemd op het digitale tijdperk. De archieffunctie 3 is bijvoorbeeld op zijn best slechts gedeeltelijk aangepast aan de toenemende digitalisering4. Documenten worden steeds meer volledig digitaal gemaakt, verstuurd en ontvangen.

3 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 4 Zie de toelichting in de begrippenlijst.

H ET


Hoe gaat het intussen met de neerslag hiervan in het oorspronkelijke papieren archief? Is goed afgesproken wat er hoe wordt gearchiveerd van de digitale informatiestroom? Bestuurders en managers in overheidsorganisaties kunnen zich steeds minder goed verantwoorden. Simpelweg doordat een complete en correcte archivering van het totaal (papier plus digitaal) ontbreekt. Oude informatiestructuren worden in de praktijk rechts ingehaald door snellere digitale systemen als bijvoorbeeld e-mail met attachments. Een begrip als digitale duurzaamheid 5 staat nog in de kinderschoenen. Niet-digitale middelen en werkwijzen zullen in toenemende mate tekort schieten bij het vervullen van de archieffunctie. Want één ding staat vast: de opkomst van het digitale tijdperk is niet tegen te houden. Op zijn minst moet de archieffunctie vernieuwd worden voor de nieuwe digitale omgeving. Zo kan het verantwoordingsprobleem worden aangepakt. Tegelijkertijd moet een situatie worden gecreëerd waarin de archieffunctie het bedrijfsproces beter kan ondersteunen. Dit komt tot uitdrukking in een snellere, meer actuele en efficiënte informatievoorziening, die direct in het bedrijfsproces kan worden gebruikt. 1.2

Integratie van functies De kracht van automatisering is niet alleen versnelling, standaardisering, mondialisering, maar vooral ook integratie van functies. Portiers bewaken inmiddels hele gebouwen in plaats van alleen de voordeur. Ze bedienen deuren, aircosystemen en alarmcentrales. Een journalist kan naast auteur ook opmaker, distributeur en uitgever zijn. Waar vroeger tientallen mensen aan de lopende band werkten, verricht nu één machine of een produktiestraat met onderling gekoppelde automaten volautomatisch het totaal van werkzaamheden. Wie wel eens een auto-industrie of een fabriek voor laserprinters heeft bezocht, heeft enig idee van de verregaande ontwikkelingen op dit gebied. De automatisering van fysieke productieprocessen is visueel indrukwekkend, maar in principe bieden niet-fysieke productieprocessen dezelfde of nog ruimere mogelijkheden. Kijken we naar de klassieke archiefsituatie, dan gaat het in veel gevallen om processen die pas worden uitgevoerd als documenten een bepaalde fase in hun levenscyclus hebben bereikt. Dit vloeit voort uit het fysieke aspect van het papier. Zonder papier, dus digitaal, kan de archieftaak anders ingericht worden. We onderscheiden het belang voor de bedrijfsvoering, voor de verantwoording, voor de rechten bewijszoekende burger en instantie, het belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces en het cultureel-historisch belang 14. Digitaal betekent in veel gevallen direct beschikbaar, waardoor bijvoorbeeld het belang voor de bedrijfsvoering en het bedrijfsproces enorm toeneemt. Deze onderwerpen worden verderop nader uitgewerkt.

5 Voor informatie over digitale duurzaamheid zij verwezen naar de website www.archief.nl/digiduur.

H ET


11

1.3

12

Uitgangspunten voor herijking van de archieffunctie De digitalisering heeft zodanig ingrijpende gevolgen voor processen, organisatie en inrichting van een bedrijfshuishouding dat oplossingen ontwikkeld vanuit een niet-digitaal denkkader onvoldoende op de veranderende wereld aansluiten en daardoor tekort zullen schieten. Dit is een kernprobleem. Het is namelijk niet zo eenvoudig om daadwerkelijk vanuit een digitaal denkkader te denken als je afkomstig bent uit een niet-digitale cultuur. Het is echter in toenemende mate nodig om de bedrijfsprocessen –en daarmee ook de archieffunctie– radicaal opnieuw te bezien vanuit een nieuw paradigma 6: ‘digitaal als uitgangspunt’. De ontwerper van de bedrijfsprocessen moet zijn werk gaan doen vanuit een digitaal perspectief en moet hier van meet af aan de archiveringsopdracht in mee nemen. Deze benadering is volkomen nieuw en staat haaks op de klassieke benadering. Het betekent overigens niet dat er geen papier meer zal zijn, maar papier krijgt een andere functie. Digitaal is het nieuwe uitgangspunt van het denken. Het betekent dat we er van uitgaan dat informatie in principe een digitale vorm heeft. Dit geldt voor tekst-, beeld-, geluid- en databestanden. Onder invloed van de digitalisering treedt, zoals gezegd, een sterke versnelling op in de bedrijfsprocessen. Ook de archieffunctie moet dus versnellen om bij te blijven. Maar dit is een defensieve benadering en uiteindelijk geen goede strategie. Wel wordt meteen duidelijk dat het digitale tijdperk nieuwe eisen stelt aan de inrichting van de archieffunctie. Om echt goed te functioneren, moet de archieffunctie vooraan lopen. Eerst de archieffunctie definiëren en dan pas gaan produceren. Van meet af aan zorgen dat het goed zit met de informatie. Denk bijvoorbeeld aan versiemanagement, autorisaties, privacy versus beschikbaarheid, bewaar- en vernietigingsregime en toegankelijkheid. De uitvoering van de archivering verloopt dan verder in hoge mate geautomatiseerd, volgens plan. In een digitale omgeving is het mogelijk en noodzakelijk belangrijke delen van de archieffunctie verregaand te integreren in de bedrijfsprocessen. Niet er achteraan lopen, of parallel lopen, maar daadwerkelijk deel uitmaken van het bedrijfsproces. Op deze manier wordt gebruik gemaakt van de kracht van digitalisering. Die kracht is immers de integratie van functies, zoals boven al aangegeven. De integratie van de archieffunctie in het bedrijfsproces 7 is dan ook volkomen logisch. Hierbij dient men zich te realiseren dat de archieffunctie geschikt moet zijn voor zowel de digitale omgeving als de niet-digitale omgeving. Papier zal er altijd blijven en voor voorlopig is nog niet iedere burger on-line. Naast beleidsnota’s in de vorm van teksten op papier en ook in de vorm van digitale documenten moet bovendien kunnen worden gewerkt met bijvoorbeeld gestructureerde gegevens 8 en geluids- en videofragmenten 9. Om de niet-digitale omgeving recht te doen moet de digitaal ondersteunde archieffunctie voorzien in verwijzingen naar fysieke documenten en hun fysieke plaats 10. De archieffunctie moet echter worden vormgegeven vanuit het paradigma: digitaal als uitgangspunt. 6 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 7 Deze benadering waarbij de archieffunctie wordt vormgegeven uitgaande van de bedrijfsprocessen sluit aan bij archivistische

literatuur (‘Business Transactions’ benadering; zoals voorgestaan door o.a. David Bearman, University of Pittsburgh) en inzichten die reeds langer worden toegepast bij het ontwerpen en aanpassen van organisaties, zie de literatuur over bedrijfsmodellering, bijvoorbeeld: James Martin, ‘Strategic Data-Planning Methodologies’, Prentice-Hall, ISBN 0-13-851113-6, 1982. 8 Gestructureerde gegevens als bijvoorbeeld gegevens voor de digitale aangifte inkomstenbelasting. 9 Zie ook artikel en hand-out over onderzoek naar gebruikte documenten bij de Verenigde Naties door Tora Bikson, in: map Congres Digitale Duurzaamheid; naar een hogere kwaliteit van digitaal informatiebeheer bij de overheid, Erasmus Universiteit Rotterdam, 9 april 1998. 10 Onder vastgestelde voorwaarden mogen bepaalde fysieke documenten worden vervangen door digitale afbeeldingen. Op deze manier kan een verdere stroomlijning in de bedrijfsvoering worden bereikt en kan op grotere schaal worden geprofiteerd van de voordelen van digitalisering.

H ET


• • • 1.4

Wanneer alle consequenties van het denken en ontwerpen vanuit het nieuwe paradigma zijn doorgevoerd en de nieuwe archieffunctie 11 hiernaar is ingericht, kunnen bestuurders en managers zich ook in een digitale omgeving optimaal verantwoorden. Bovendien kan de archieffunctie op deze manier een brede rol spelen in de informatievoorziening voor het bedrijfsproces. Door de integratie is “het archief ” snel en direct beschikbaar en aanspreekbaar. Omdat de archieffunctie is opgezet vanuit het paradigma ‘digitaal als uitgangspunt’ profiteert zij van de verworvenheden van de digitale wereld zoals snelheid, eenvoudige verspreiding en vermenigvuldiging en rijkdom aan functionaliteit (zoals bijvoorbeeld zoekmogelijkheden). Samenvattend zijn de belangrijkste kenmerken van de archieffunctie in een digitale omgeving: Stelt de bestuurder en de managers in staat zich te verantwoorden, ook op basis van digitale bescheiden 12; Ondersteunt het bedrijfsproces: biedt overal en te allen tijde één manier om digitale en niet-digitale archiefdocumenten (hiermee wordt het begrip “archiefbescheiden” aangeduid zoals bedoeld in de Archiefwet) te vinden; biedt bovendien direct toegang tot digitale archiefdocumenten; Is voor een belangrijk deel geïntegreerd in het bedrijfsproces. Instrumentarium voor het ontwerp, de implementatie en het beheer van de archieffunctie in een digitale omgeving Er is gepoogd een generiek model te formuleren om de archieffunctie in een digitale omgeving optimaal vorm te geven. Binnen de overheid worden immers sterk uiteenlopende situaties aangetroffen, zowel wat betreft de typen proces 13 (van receptmatig tot processen met een ad hoc karakter) als wat betreft de mate van digitalisering (van volledig geautomatiseerd tot slechts uitgerust met kantoorautomatisering). De concrete uitwerking van de archieffunctie kan dan ook per bedrijfsproces verschillen. Wat de meest geschikte inrichting is van de archieffunctie in een digitale omgeving hangt af van die bepaalde situatie. Met andere woorden: er is niet één beste oplossing; afhankelijk van elke specifieke situatie dient een passende oplossing te worden gekozen. Voor een systematisch overzicht van de vertaling van het concept naar de concrete inrichting van oplossingen voor uiteenlopende situaties binnen de overheid staan op de CD-ROM de documenten Eisen en richtlijnen, Modellen en Ontwerpregels voor archivering in een digitale omgeving. Het geheel van brochure, CD-ROM, een laboratorium met cases en diverse presentaties van specialisten maakt deel uit van een programma om binnen overheden de omslag te bewerkstelligen naar het nieuwe paradigma: digitaal als uitgangspunt.

11Hierin is een oplossing begrepen voor het specifieke probleem hoe de digitale archiefdocumenten over meerdere jaren

(en dus ook vele software- en hardware-releases en standaarden) heen presenteerbaar te houden. Voor deze problematiek wordt verwezen naar de resultaten van het project ‘Digitaal Depot’, in 1999 gestart in opdracht van de Rijksarchiefdienst. 12 Uiteraard voorzover men daartoe is geautoriseerd. 13 Zie het artikel ‘Naar digitale postregistratie’, Peter Waters, dat is afgedrukt in: Het boek van bewaring, selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij, Samsom bedrijfsinformatie, Alphen aan de Rijn, januari 1997.

H ET


13

1.5

Implicaties voor organisaties en betrokkenen Het inrichten van een archieffunctie in een digitale omgeving volgens het voorgestelde concept heeft gevolgen in bestuurlijk, organisatorisch, procedureel en technisch opzicht. De ontwikkeling van het beleid voor de archieffunctie dient te gebeuren vanuit een integrale bedrijfsvisie en in overleg met alle betrokken partijen (informatiemanagement, archief, automatisering, lijnmanagement). De lijnmanager en de archiefmanager zullen intensiever dan tot nu toe een dialoog moeten aangaan. Ze moeten nagaan hoe aan de wettelijke eisen kan worden voldaan. Hierbij mogen de bedrijfsprocessen niet in het gedrang komen. Ze moeten nagaan hoe de archieffunctie optimaal kan worden gepositioneerd en ingericht om in informatiebehoeften in het bedrijfsproces te voorzien. Tot slot moeten ze nagaan hoe bedrijfsprocessen zodanig kunnen worden vormgegeven dat automatisch aan een belangrijk deel van de archieffunctie wordt voldaan. De lijnmanager dient bij het ontwerpen en wijzigen van processen en bij het vormgeven en aanpassen van organisatieonderdelen met de consequenties van de integratie van de archieffunctie rekening te houden. Ook dient hij of zij de kaders te scheppen voor de uitvoering van delen van de archieffunctie in het bedrijfsproces. De betrokkenheid tussen medewerkers van lijnafdelingen en archiefmedewerkers zal sterker worden; beide werken in dezelfde digitale omgeving. De rol van de archiefdiscipline zal verschuiven van operationeel naar regievoerend. Dit is een ingrijpende ontwikkeling. Zodra de regels en hulpmiddelen die het product zijn van deze archivistische regie in de geautomatiseerde systemen van de organisatie zijn geïmplementeerd, is het effect van de archivistische regie permanent actief in het bedrijfsproces. Via deze systemen wordt sturende en ondersteunende functionaliteit aangeboden aan het bedrijfsproces. Binnen de groep archiefmedewerkers zal verdergaande kennis opgebouwd moeten worden op het raakvlak van archivering en digitalisering (ICT) en met betrekking tot digitalisering in het algemeen. Immers in het nieuwe paradigma is digitaal het uitgangspunt.

1.6

Uitnodiging De ingrijpende ‘inhaalslag’ om te komen tot de nieuwe archieffunctie en de daarbij behorende organisatie zal moeten worden geïnitieerd en gestimuleerd door bestuurders en management van de betreffende organisatie. Van boven af moet deze prioriteit worden gesteld en moeten hiertoe capaciteit en middelen ter beschikking worden gesteld. Dit moet leiden tot initiatieven van het lijnmanagement voor de invoering van archivering in een digitale omgeving. Bij de uitwerking zal naast de lijnorganisatie de archieforganisatie een belangrijke proactieve rol moeten spelen: zij brengt specifieke (archivistische) kennis in. De automatiseringsorganisatie is bij dit alles faciliterend. Het is dus het management en het bestuur van de organisatie die het archiefmanagement en het lijnmanagement moet uitnodigen om samen met een plan de campagne te komen. In de nieuwe digitale situatie is het niet meer acceptabel, zelfs onverantwoord, dat bedrijfsprocessen worden ontwikkeld zonder integratie van de archieffunctie. Alle partijen moeten openstaan voor de samenwerking tussen lijnmanagement en archiefmanagement. De partijen moeten hiertoe elkaars taal (leren) spreken en elkaars belangen begrijpen en waarderen. Ze moeten elkaar tijd en ruimte gunnen. Alleen op basis van gelijkwaardige dialoog, ondersteund door werkelijk inzicht en de benodigde speelruimte vanuit bestuur en management, is het mogelijk het volle profijt te realiseren van de nieuwe digitale archieffunctie. Wij nodigen alle betrokkenen uit om deze weg in te gaan.

14

H ET


2.

Digitale Duurzaamheid: bestuurlijke en organisatorische gevolgen

2.1

Het probleem voor de bestuurder en de manager Om het bedrijfsproces optimaal te kunnen uitvoeren dient de informatiehuishouding van dit bedrijfsproces doelmatig en efficiënt te zijn. Een cruciaal onderdeel van deze informatiehuishouding wordt gevormd door de archieffunctie. Deze dient goed aan te sluiten op de behoeften van het bedrijfsproces en adequaat te zijn ingericht. In de dagelijkse praktijk is dit lang niet altijd het geval en is de archieffunctie onderbelicht. Hierdoor gaat voortdurend kennis verloren, ontbreekt informatie voor optimale beslissingen, wordt het wiel opnieuw uitgevonden en kan men vragen niet beantwoorden. Als de archieffunctie niet goed is ingericht en/of niet goed wordt uitgevoerd kunnen bestuurders en managers zich niet verantwoorden voor het handelen van hun organisatie. Naast dit risico leidt een onderbelichte archieffunctie ertoe dat men in de praktijk van het bedrijfsproces maar weinig terug ziet van alle energie die men aan de archieffunctie besteedt. Het rendement van de archieffunctie neemt dus toe door een betere inpassing in het bedrijfsproces. Door de jaren heen is door (lijn)managers vaak niet nadrukkelijk op de inrichting van de archieffunctie gestuurd. Hierdoor heeft de archieffunctie veelal zijn eigen weg gezocht. De digitalisering heeft dit ‘uit elkaar groeien’ in eerste instantie nog verder versterkt (zie 3.2). De rol van de digitalisering wordt in de meeste bedrijfsprocessen steeds dominanter, terwijl men er vanuit de archieffunctie nog geen vat op heeft en een adequate oplossing voor duurzaam beheer van digitale archiefdocumenten veelal ontbreekt. Hierdoor neemt de ‘digitale chaos’ nog steeds toe (zie 3.5). Een adequate archieffunctie in een digitale omgeving wordt in feite dagelijks noodzakelijker. Alleen zo kan digitale duurzaamheid en een nieuwe hoogwaardige archieffunctie ontstaan en kunnen de bestuurder, de manager en de organisatie zich ook in een verder gedigitaliseerde wereld verantwoorden. Alleen zo bewijst de archieffunctie haar daadwerkelijke waarde.

2.2

Er verandert nogal wat Digitalisering geeft de medewerkers in de bedrijfsprocessen een grotere mate van vrijheid. Zo onttrekt het huidige elektronische postverkeer zich veelal aan de formele kanalen. Een aantal organisaties kwalificeert daarom alle elektronische post als ‘informeel’. Deze rigide oplossing is onhoudbaar. De maatschappij zal organisaties dwingen elektronische post te gaan beschouwen als een serieus communicatiekanaal 14, met alle bestuurlijk-veranderkundige gevolgen van dien. De recente ontwikkelingen rondom digitale handtekeningen zijn in dit kader een belangrijke stap voorwaarts. De grotere mate van vrijheid betreft ook de ‘plaats’ waar we onze spullen opbergen. In de oude ‘analoge’ situatie konden we kiezen tussen op het bureau, in de hangmap, in de la, de kast op onze kamer, in de aktetas, in de kast op het secretariaat en tot slot het archief. In de ‘digitale’ situatie kunnen we kiezen uit diskette, cd’s, tientallen plaatsen op de harde schijf van onze PC, honderden plaatsen op de afdelingsserver of op een notebook. Via internet is het bovendien simpel om bestanden overal ter wereld te parkeren. Deze plaatsen zijn veel minder ‘grijpbaar’ dan de fysieke plaatsen.

14 Zie bijvoorbeeld de voortdurende stroom publicaties in het blad ‘Emnet’, uitgegeven door ten Hagen & Stam bv

H ET


15

Zonder de juiste systemen en software kun je de bestanden niet eens lezen. Het grootste probleem is echter dat er in de ‘digitale’ situatie doorgaans niemand is die het materiaal op een vakkundige manier ordent, beheert en schoont en het overzicht bewaakt. Hoeveel overbodige bestanden er op een harde schijf staan, weet vrijwel geen enkele medewerker. Meer vrijheid, moeilijker fysieke zichtbaarheid en meer archiveringschaos zijn slechts enkele van de veranderingen ten gevolge van de digitalisering. Dat de bestuurder en manager zich vaak minder gemakkelijk of in mindere mate kan verantwoorden is evident. De behoefte aan verandering in de huidige situatie van de archieffunctie is dan ook onmiskenbaar. Maar hoe? De oplossing moet gezocht worden in een volledige integratie van de archieffunctie in het bedrijfsproces. Het luid en duidelijk neerzetten van deze oplossing is de focus van dit document. 16 2.3

Gevolgen van het spanningsveld tussen analoog en digitaal Door de eeuwen heen treedt bij ingrijpende vernieuwingen steeds hetzelfde verschijnsel op: mensen proberen de nieuwe situatie te duiden vanuit hun bestaande denkkader. Zo werd de telefoon ooit gezien als -slechts- het medium om de komst van een telegram aan te kondigen. De eerste auto’s leken op koetsen. De PC begint na bijna twee decennia de fase van de elektrische typemachine te verlaten. Hetzelfde verschijnsel, maar dan in een meer complexe vorm, doet zich voor in organisaties. De bedrijfsprocessen digitaliseren in een hoog tempo, hoger dan het tempo waarin het denkkader van de betrokken medewerkers zich hierop kan aanpassen. Dit leidt ertoe dat innovaties enige tijd nodig hebben om echt begrepen te worden. Pas dan kan de potentie ten volle worden benut. Meer risicovolle situaties ontstaan als niet alleen op het niveau van de uitvoering dit spanningsveld tussen ‘analoog’ en ‘digitaal’ bestaat, maar als dit spanningsveld zich ook uitstrekt tot het niveau van de inrichting van processen en functies. Dit laatste speelt bij uitstek bij de bedrijfsprocessen en de archieffunctie. De ‘analoge’ archieffunctie sluit niet aan op de ‘digitale’ bedrijfsprocessen. De gevolgen laten zich raden. Van een archief dat niet compleet is, tot de onmogelijkheid om mensen adequaat te informeren; een management dat zich niet meer kan verantwoorden voor zijn handelen. Het inrichten van processen en functies is bij uitstek een verantwoordelijkheid voor de bestuurder en de manager. De digitale archiefomslag, georganiseerd vanuit de bedrijfsprocessen, moet dan ook geïnitieerd worden vanuit bestuur en management.

2.4

De bestuurder en manager zijn verantwoordelijk voor het archief De archieffunctie is in de praktijk vaak onderbelicht. Veel mensen zien vooral het verantwoordingsbelang en het historisch belang. De archieffunctie draagt echter een veel breder belang: het belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces (bedrijfsvoeringsbelang), verantwoordingsbelang, belang voor de rechten bewijszoekende burger en instantie, belang van gebruik van de informatie ten behoeve van het bedrijfsproces, cultureel-historisch belang 15.

15 ‘Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk’, Tweede Kamer, vergaderjaar 1991-1992, 22362, 1-2, p.11.

H ET


Het belang stijgt dus uit boven het directe belang van de organisatie zelf, maar ook boven het tijdelijke belang van de uitvoering van bepaalde taken door de overheid in de maatschappij (zie ook de theorie over het Records Continuum Model, zoals kort weergegeven op pagina 26, noot 31). Voor de dagelijkse gang van zaken in de organisatie is de archieffunctie essentieel. Temidden van allerlei vormen van informatievoorziening biedt de archieffunctie het formele geheugen van de organisatie. Juist de kwalificatie ‘formeel’ is van belang als het gaat om verantwoording over het handelen, of het nu is ten opzichte van de ‘klanten’ van de organisatie, het hogere management, de interne accountants, de Tweede Kamer of de leden van een parlementaire enquêtecommissie. De kwaliteit van een organisatie wordt mede bepaald door de mate waarin de bestuurders en de managers de archieffunctie op orde hebben. Voor henzelf is de kwaliteit van de archieffunctie in hun organisatie een zaak van het optimaal ondersteunen van het bedrijfsproces, persoonlijke verantwoording, het uitsluiten van risico’s en zij is medebepalend voor de identiteit van de organisatie. Ook in formele zin zijn bestuurder en manager sterk betrokken bij de archieffunctie in hun organisatie. De Archiefwet stelt immers de bestuurder van een overheidsorganisatie (de ‘zorgdrager’) bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de Archiefwet. Deze verantwoordelijkheid is in veel overheidsorganisaties gedelegeerd naar andere niveaus van management. De archieffunctie moet vanuit het nieuwe paradigma opnieuw worden ingericht en uitgevoerd. Dit is in het belang van de organisatie en alle betrokkenen. De manager is degene die hiertoe op zijn of haar managementniveau initiatieven dient te nemen. 2.5

Waar leidt dit alles toe? -Oplossingsrichtingen Het is nu aan de bestuurder en de manager om ook op het gebied van de archivering in een digitale omgeving zijn of haar verantwoordelijkheid te nemen. Het aspect ‘digitaal’ biedt een nieuw perspectief. De digitale archieffunctie kan immers niet los worden gezien van de -ook deels digitale- informatievoorziening in het bedrijfsproces. Bij het vormgeven van de archieffunctie in een digitale omgeving dienen dan ook naast de kennis over het bedrijfsproces en de inzichten van de archivisten de kennis en inzichten van de informatiseerders en automatiseerders te worden ingeschakeld. Het realiseren van digitale duurzaamheid is primair een bestuurlijk-veranderkundig probleem, dat dringend om een oplossing vraagt. Verantwoordelijkheden moeten worden herbelegd. Verschillende disciplines (de lijn, de archivistiek, de informatisering/automatisering) moeten ertoe worden gebracht intensief en creatief samen te werken. De invoering van een archieffunctie in een digitale omgeving zal gevolgen hebben voor de mensen in de organisatie, zowel voor hen die het bedrijfsproces uitvoeren (zie de paragrafen 5.2 en 5.4), als voor hen die het bedrijfsproces faciliteren vanuit archivistische kennis (zie paragraaf 5.5). De manager dient de archieffunctie in een digitale omgeving op een verantwoorde, robuuste en goed bruikbare manier in te bedden in de bedrijfsprocessen. Hierdoor zal een digitaal duurzame situatie ontstaan die niet alleen de verantwoording en het uitsluiten van risico’s ten goede komt maar die bovendien de bedrijfsvoering ondersteunt (zie de paragrafen 6.3 en 6.4).

H ET


17

3.

Digitalisering heeft bedrijfsproces en archieffunctie verder uiteengedreven

3.1

Introductie Er zijn binnen de overheid waarschijnlijk geen bedrijfsprocessen 16 meer die geheel zonder digitale hulpmiddelen verlopen. Sterker nog: de meeste bedrijfsprocessen zijn in hoge mate afhankelijk geworden van digitale hulpmiddelen. In de beleidsprocessen is informatievoorziening via digitale kanalen en digitale verslaglegging niet meer weg te denken. De digitalisering heeft ook de archieffunctie niet ongemoeid gelaten. Zo zijn binnen en rond de formele en informele archieffunctie tal van digitale hulpmiddelen ingezet, van postregistratiesystemen tot imaging-systemen 17.

3.2

Bedrijfsproces en archieffunctie gingen elk hun eigen digitale weg Vanuit de bedrijfsprocessen ontstond de behoefte aan ‘archiefachtige’ digitale hulpmiddelen waarover men direct, on-line vanuit het bedrijfsproces kon beschikken. We wijzen bijvoorbeeld op de zoekmogelijkheden in een computernetwerk. Deze behoefte werd veelal pragmatisch vanuit het bedrijfsproces ingevuld, zonder inbreng vanuit de formele archieffunctie. Zo ontstond de ‘afdelingsschijf ’ om de digitale variant van de ‘formele’, papieren stukken te kunnen hergebruiken. Er zijn Document Management systemen 18 aangeschaft, zodat medewerkers, naast papieren documenten zoals aanwezig in hangmappen en afdelingsarchieven, ook konden beschikken over een enigszins geordende digitale omgeving. Al dan niet door schade en schande wijs geworden zijn betrouwbare digitale back up systemen en procedures ingevoerd. Helaas heeft de inbreng vanuit de formele archieffunctie vaak ontbroken bij het ontwerp en het beheer van deze hulpmiddelen. Hierdoor zijn oplossingen ontstaan die niet voldoen aan elementaire archiefvereisten. Dit leidt ertoe dat dergelijke oplossingen niet, of slechts beperkt, gebruikt kunnen worden voor het afleggen van verantwoording 19. Bovendien zijn hierdoor in veel gevallen de beheerswereld rond de bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld het beheer van een document management systeem) en de wereld van het formele archiefbeheer –nog gebaseerd op papier– uiteen gedreven 20. Gevolg: problemen met het zoeken van de digitale versie van een stuk; problemen met versiemanagement. Maar ook: dubbel werk en dubbele opslag.

18

16 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 17 Een ‘imaging-systeem’ maakt het mogelijk digitale afbeeldingen (images) van fysieke documenten op te slaan en snel

terug te vinden. 18 Document Management systemen wordt hier opgevat in brede zin, dat wil zeggen inclusief documentaire informatiesystemen, workflowmanagementsystemen en intranetomgevingen. 19 In dit opzicht (het ontwerp en de ontwikkeling van informatiesystemen zonder specifieke inbreng vanuit archivistische hoek( zijn met name de twee, van de Algemene Rekenkamer afkomstige, rapporten van cruciaal belang, te weten: (1) Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk (1991); Beheer en archivering van digitale bestanden (1998). Daarnaast presenteert ook het eindrapport van het Randstedelijk MLG-project getiteld ‘Digitale diagnose; naar een remedie ter voorkoming van digitaal geheugenverlies bij de randstadprovincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht’ (1998), op basis van een uitgebreide inventarisatie en probleemanalyse, interessante, soortgelijke conclusies. 20 Zie geheel hoofdstuk 3 voor een nadere uitleg.

H ET


3.3

3.4

De oorzaak: het paradigma voldoet niet meer Een en ander overziend heeft digitalisering tot nu toe het bedrijfsproces en de archieffunctie niet dichter bij elkaar gebracht. Hieraan ligt een klassieke oorzaak ten grondslag, die alles te maken heeft met het paradigma van waaruit wij de wereld bezien. Innovaties worden vaak ingevoerd vanuit oude paradigma’s. We weten immers nog niet beter. We noemden al auto’s als koetsen en de telefoon als middel om een telegram aan te kondigen. Een aardig voorbeeld vinden we in de vorm van de eerste wasmachines. Hierbij werden in een stilstaande tobbe de handbewegingen van de wassende huisvrouw nagebootst. De eerste vliegtuigen leken op vogels en de eerste kranten op internet zagen er net zo uit als de papieren versie. Pas zodra deze innovaties vanuit het juiste nieuwe paradigma worden toegepast komen ze tot wasdom en kan men er ten volle profijt van trekken 21. Het (toenemend gedigitaliseerde) bedrijfsproces en de archieffunctie worden in het heersende (oude, papieren) paradigma bezien als twee aparte werelden, elk met hun eigen beheersfuncties en elk met hun eigen digitale hulpmiddelen. Hierdoor groeien de wereld van de bedrijfsprocessen en de wereld van de archieffunctie dagelijks verder uit elkaar. Ze divergeren. Er is tot nut toe slechts zelden sprake van een intensieve koppeling of een integratie op het niveau van de digitale hulpmiddelen; iets waar nu juist de kracht ligt van die digitale wereld. Doordat digitale archiefinnovaties 22 vanuit het oude paradigma zijn ontwikkeld en ingevoerd, is in toenemende mate een aantal specifieke knelpunten ontstaan. Om het beeld hiervan scherp te krijgen en als illustratie van de gevolgen van toepassing van een niet-passend paradigma zijn deze knelpunten hierna toegelicht. De dagelijkse praktijk: hinken op een oorspronkelijk en een digitaal been; digitale lichtvoetigheid struikelt over papieren robuustheid In de dagelijkse praktijk wordt binnen de overheid intensief gewerkt met niet-digitale documenten in een niet-digitale omgeving en met digitale documenten in een digitale omgeving. In de bedrijfsprocessen spelen deze twee werelden beide een rol. Zo wordt voor de informatievoorziening een beroep gedaan op beide werelden: het persoonlijk werkarchief in hangmappen; internet; e-mail. Hoewel nu bijna alle documenten digitaal worden aangemaakt zetten we ze meestal nog om naar papier alvorens we ze beschouwen als ‘neerslag van het handelen’. Ten gevolge van dit dualisme zijn er twee soorten beheer. De ene soort beheer is gericht op de niet-digitale documentenhuishouding. Deze soort beheer is gericht op fysieke stukken, en is belegd bij een afdeling ‘Archief ’, ‘DIV’ (documentaire informatievoorziening) of ‘IB’ (informatiebeheer). Digitale hulpmiddelen worden bij deze vorm van beheer wel gebruikt, maar hun rol is veelal beperkt. Ze zijn functioneel vaak niet geïntegreerd in de overige digitale faciliteiten van de organisatie.

21 Zie onder andere Barker, J.A., ‘Paradigms; The business of discovering the future’, Harperbusiness, ISBN 0887306470,

1993, en Kuhn, Th. S., ‘De structuur van wetenschappelijke revoluties’, Boom, 1972. 22 gericht op de klassieke formele en informele archieffunctie.

H ET


19

De andere soort beheer is gericht op de digitale documentenhuishouding. Deze soort beheer is ingericht vanuit een geheel ander referentiekader, namelijk dat van de automatisering. Men spreekt van ‘functioneel’ en ‘technisch’ beheer, en gebruikt termen als ‘gegevensmanagement’ en ‘ITIL’ 23. Deze soort beheer is veelal belegd bij een afdeling automatisering. Het naast elkaar bestaan van deze twee totaal verschillende benaderingen van ‘beheer’ leidt tot inefficiëntie en misverstanden, omdat ze organisatorisch, procedureel, functioneel-inhoudelijk en technisch elk vanuit een eigen begrippenkader zijn ingericht en opereren. Een geïntegreerde infrastructuur ontbreekt. 3.5

Er dreigt digitale chaos te ontstaan Het beheer van de digitale archiefachtige functies in de bedrijfsprocessen (opslag op de eigen harde schijf of op de ‘afdelingsschijf ’, beheer van digitale documenten in een document management systeem) wordt veelal niet volgens archivistische principes uitgevoerd. Zo treffen we doorgaans vele versies van documenten aan, veelal op verschillende plaatsen in de (digitale) beheersstructuur, zonder dat duidelijk is wat de status is van elke versie. Als aanpassing van de archivistische ordening nodig is, bijvoorbeeld door organisatorische wijzigingen, wordt deze vaak niet of niet correct doorgevoerd. Een andere potentiële bron van digitale chaos is electronic mail. Deze vorm van uitwisseling van informatie (ook in de vorm van documenten) maakt een onstuimige groei door. Hoewel veel email berichten op dit moment gekwalificeerd kunnen worden als ‘niet-archiefdocumenten’ (bijvoorbeeld bij persoonlijke e-mail), zal steeds vaker ook de ‘neerslag van het handelen’ verpakt zijn als een digitaal document dat onderdeel uitmaakt van een mailbericht.

3.6

De baten van digitalisering worden niet ten volle benut Er worden grote investeringen gedaan in de digitalisering. Tegelijkertijd wordt deze digitalisering in de praktijk ontkend als het gaat om de formele archiefvorming. Hierdoor worden de investeringen niet ten volle benut. Tijdens de bedrijfs- en archiefprocessen worden digitale gegevens weggegooid (of, vaker: niet hergebruikt) en in een latere fase weer ingetoetst. Krachtige navigatie- en zoekfuncties (gebruik makend van de documentstructuur en van full text search) gaan verloren door het ‘platslaan’ op papier van een digitaal document.

3.7

Samenvattend Digitalisering heeft er tot op heden nog niet toe geleid dat de bedrijfsprocessen en de archieffunctie zijn geïntegreerd tot een harmonieus, goed geolied geheel. Integendeel: digitalisering heeft beide uiteengedreven. Digitale hulpmiddelen zullen steeds dominanter worden. Dit geldt voor de communicatie tussen burgers, tussen de burger en de overheid en voor de communicatie binnen de overheid zelf. Papier zal gebruikt blijven worden, maar de rol van het papier gaat veranderen. Het zal de komende jaren in steeds meer gevallen dienen als een handige drager voor werkmateriaal. De waarheid over het handelen van de overheid zal in toenemende mate in de digitale omgeving gevonden (moeten) worden.

20

23 ITIL: Information Technology Infrastructure Library, een ‘concept’ voor het beheer van ICT-omgevingen.

H ET


4.

Paradigma: digitaal als uitgangspunt

4.1

Maatschappelijke context De digitalisering in de wereld kan niet los worden gezien van veranderingen in maatschappij en markt. Een zeer beknopt resumé: Individualisering is een dominante trend in de digitaliserende maatschappij. Een exponent hier van is het ‘zapgedrag’, ook wel ‘grazen’ of ‘cafetariagedrag’ genoemd. Men kiest slechts datgene waaraan men op dat moment behoefte heeft. Met minimale inspanning moet die actuele individuele behoefte kunnen worden bevredigd. Verschuivingen in de waardeketen, ketenomkering van produktiegestuurd naar vraag- of consumentgestuurd, alliantievorming en 24-uurs activiteit zijn dominante trends in de economie. Convergentie is de dominante trend in de digitalisering. Dit betreft enerzijds de convergentie van informatietechnologie en inhoud, anderzijds de convergentie van individuele behoefte en aanbod. Convergentie sluit aan bij het eerder geïntroduceerde begrip integratie. De veranderingen in de markt, de maatschappij en de digitalisering van de samenleving versterken elkaar. Er is een ingewikkelde en sterke onderlinge wisselwerking. Hier beperken we ons tot het terrein van de digitalisering. De digitale wereld wordt gekenmerkt door de genoemde convergentie24. Deze convergentie past op en wordt aangewakkerd door de ontwikkelingen in maatschappij en markt. Er is sprake van convergentie (integratie) van informatietechnologie en inhoud (‘content’). Deze vorm van convergentie leidt bijvoorbeeld tot interactieve multimedia en websites. Het leidt ook tot een verdere grensverlegging met betrekking tot tijden plaatsonafhankelijkheid, die zich uit in een dramatische versnelling. Een voorbeeld. Het zoeken naar een referentie in de wetenschappelijke literatuur vergde tien jaar geleden nog een inspanning van dagdelen in verschillende wetenschappelijke bibliotheken. Nu kan in veel gevallen met enkele minuten ‘surfen’ op het internet hetzelfde of zelfs een beter resultaat worden bereikt. Het menselijk (informatieverwerkings)gedrag wordt hierdoor beïnvloed en onze verwachtingspatronen veranderen. Interactieve (multi)media bevorderen ‘zapgedrag’, ja zijn hier zelfs op gebaseerd. Zapgedrag wordt hier dus niet als hinderlijk ervaren voor de overdracht van inhoud, maar vormt juist het uitgangspunt. De convergentie van individuele behoefte en aanbod leidt tot ‘meta-design 25’ en bouwdoosoplossingen (‘massa-individualisering’). Hierdoor kan snel en ‘op maat’ op individuele behoeften worden ingespeeld. Het Jongerenloket van de Belastingdienst 26 is hiervan een voorbeeld bij uitstek. Andere voorbeelden hiervan vindt u in paragraaf 4.4 ‘regie: massaal maatwerk’. 24 De Kerckhove, Gekoppelde Intelligentie, Stichting Maatschappij en Onderneming, ISBN 9069621274, 1996. 25 Met ‘meta-design’ wordt het ontwerpen bedoeld van een ‘productiemachine’ die vele ontwerpen kan realiseren. Zo is

een Meccano-doos het resultaat van ‘meta-design’. Het ontwerp van de Meccano-doos maakt het mogelijk ontwerpen van hijskranen, auto’s, draaimolens, klokken en bruggen te realiseren. 26 www.belastingdienst.nl/jongeren Het Jongerenloket van de Belastingdienst heeft begin 1999 de vierde WebWijzer Award gewonnen. Het jongerenloket van de Belastingdienst is volgens de jury een ‘simpele toepassing die precies doet wat je wilt’. De WebWijzer Award is een prijs die een vakjury maandelijks toekent aan sites van overheden, musea en archiefdiensten. Minister R.H.L.M. van Boxtel, belast met het overheidsinformatiebeleid, heeft deze prijs ingesteld in het kader van het project Communicatie Overheid Burger (COB). Het project COB is onderdeel van het ‘Actieprogramma Elektronische Overheid’.

H ET


21

4.2

22

Het nieuwe paradigma: ‘digitaal als uitgangspunt’ Digitale hulpmiddelen worden steeds belangrijker in onze samenleving. Mensen worden ook steeds meer afhankelijk van digitale ondersteuning, of zij nu hiervoor kiezen of niet. Waarschijnlijk heeft de digitale revolutie een zelfde vèr reikende dimensie als de industriële revolutie. Digitalisering is meer dan een set hulpmiddelen, die je naar believen wel of niet kunt gebruiken. Digitalisering is inmiddels zover doorgedrongen in onze samenleving dat zij niet alleen de context van ons handelen bepaalt, maar dat wij als mensen er ook steeds meer door worden geconditioneerd. Onze manier van communiceren, onze verwachtingen wat betreft reactiesnelheid, onze manier van denken, onze besluitvormingstrajecten veranderen door de digitalisering. Het referentiekader voor deze nieuwe ontwikkelingen is een nieuw paradigma: ‘digitaal als uitgangspunt’. In veel gevallen denken mensen nu al vanuit dit nieuwe paradigma, zonder dat ze zich ervan bewust zijn. Zo mag de –digitale– zakrekenmachine zich verheugen in een breed vertrouwen van het publiek. De uitkomsten van een berekening op een zakrekenmachine (‘digitaal’) zien wij als ‘maatgevend’. Ook vertrouwen wij ons toe aan transportmiddelen waarbij cruciale delen van de besturing digitaal zijn (Jumbojet). Meer dan een miljoen Nederlanders dienen hun belastingaangifte digitaal in. Het ‘flitskapitaal’ dat dagelijks over de wereld flitst gaat zo snel dat deze geldstromen alleen nog maar in digitale systemen te volgen zijn. Dagelijks geven wij in Nederland miljoenen malen het vertrouwen aan digitale systemen die geld van onze rekening afboeken als wij een PIN-transactie doen. Natuurlijk heeft de digitalisering haar beperkingen. De manier van omgaan met de techniek is vaak nog omslachtig. Die techniek laat ons ook nog tè vaak in de steek. Het geheel staat in feite nog in de kinderschoenen. De tekortkomingen in de huidige situatie hebben echter ook andere oorzaken dan die techniek. Digitaal materiaal laten we overal rondslingeren: op diskettes, in onze mailbox, op de harde schijf van onze notebook, op de afdelingsserver, op ons intranet. We maken er zelf een puinhoop van en ergeren ons vervolgens aan het systeem. Zo treffen we vaak vele verschillende versies van documenten aan in veel verschillende beheersomgevingen. In de huidige analoge situatie spelen overigens wel degelijk soortgelijke problemen. Echter: digitalisering verhevigt dit probleem en maakt dat een ad hoc-oplossing niet meer toereikend is. Er zijn ontwikkelingen die erop wijzen dat digitalisering een steeds ‘normaler’ verlengstuk van ons handelen wordt. Dat de manier waarop wij handelen steeds meer wordt bepaald door die digitalisering. Om de digitalisering tot volle wasdom te laten komen en om ten volle profijt te kunnen trekken van deze ontwikkelingen is het nodig naar de toekomst toe te denken en te handelen vanuit het nieuwe paradigma: ‘digitaal als uitgangspunt’. Wij leggen de nadruk zo sterk op het begrip nieuw paradigma, omdat het in feite gaat om een omschakeling in de geest. Voortaan moet ‘digitaal als uitgangspunt” voorop staan bij iedere vergadering over werkprocessen, archivering, regie en besturing. Dan pas is de digitale archiefomslag in het hart van het bedrijfsproces mogelijk. Het is, populair gezegd, een kwestie van de knop omzetten. Digitaal is het uitgangspunt.

H ET


4.3

4.4

Consequenties voor organisaties binnen de overheid Organisaties en mensen in organisaties maken deel uit van de digitaliserende maatschappij en markt. In deze digitaliserende wereld integreren en convergeren functies, zoals we eerder beschreven. Deze veranderingen werken door in de organisaties. Als gevolg hiervan zien we ook hier grenzen tussen functies vervagen, rollen van partijen veranderen en nieuwe samenwerkingsverbanden en nieuwe diensten ontstaan. De digitale wereld leidt bovendien tot een versnelling omdat informatie direct beschikbaar is en niet meer plaatsen tijdgebonden is. Als informatie plaatsonafhankelijk wordt, vervalt één van de argumenten voor functiescheiding. De vorming van digitale archieven bevordert plaatsonafhankelijkheid. Door digitalisering kunnen vele activiteiten worden geautomatiseerd, waardoor deze niet meer apart hoeven te worden uitgevoerd. Activiteiten kunnen worden geïntegreerd in andere werkzaamheden. Hierdoor verandert ook de inhoud van functies. Regie: massaal maatwerk Digitalisering kan veel uitvoerende functies ondersteunen of overnemen. Iemand of iets moet echter de mechanismen ontwerpen, inrichten en onderhouden die de digitalisering ‘besturen’. Dit ontwerpen, inrichten en onderhouden is in feite het uitoefenen van regie27 over de uiteindelijke situatie. Digitalisering biedt steeds verdergaande mogelijkheden voor ondersteuning van de regiefunctie, onder meer door geautomatiseerde functionaliteit. Een voor de hand liggend voorbeeld (dat overigens in lang niet alle situaties opportuun is) is werkstroombesturing. Degene die de ‘scripts’ ontwerpt en onderhoudt voor de werkstroombesturing voert feitelijk op massale schaal regie over de bedrijfsprocessen. Het zal duidelijk zijn dat deze scripts ook kunnen worden verwerkt in digitale processen, zodat de juiste archiefvorming automatisch plaatsvindt en toegankelijk wordt in de juiste vorm voor de daartoe rechthebbenden. Een wellicht minder voor de hand liggend, maar veel breder toepasbaar voorbeeld is de regie over de informatievoorziening. Exemplarisch hiervoor is de ‘Daily Me’: de krant die elke dag ‘op maat’ van uw eigen individuele wensen kan worden samengesteld. Een ander voorbeeld is te vinden op Amazon.com, de boeken- en muziekwinkel op internet, die na een aantal van uw zoekacties een beeld krijgt van uw persoonlijke voorkeuren en het advertentieaanbod daarop afstemt. Deze ‘digitaal ondersteunde regie’ werkt op massale schaal en toch op persoonlijk niveau. Achter de schermen vereist het inrichten en structureel onderhouden van deze regie echter wel capaciteit, zij het een fractie van de capaciteit die gemoeid zou zijn met de eigenlijke uitvoering op ad hoc basis. Er zijn bijvoorbeeld allerlei situaties denkbaar waarbij het voor een informatie zoekende burger relevant is om zijn eigen archief op te zoeken en te bekijken. Een archivistische regiefunctie is denkbaar voor niet alleen informatieverstrekking vanuit het archief, maar zeker ook voor de ondersteuning van de vorming van het archief. Dergelijke regiefuncties passen goed in het nieuwe paradigma en helpen de puzzel van het vormgeven van de archivering in een digitale omgeving binnen de overheid op te lossen, zoals verder in dit document zal worden aangetoond.

27 Zie de toelichting in de begrippenlijst.

H ET


23

4.5

24

De digitale documentenhuishouding als bron en basis voor verantwoording De eerder genoemde argumenten, zowel uit de toekomstvisie (‘digitale hulpmiddelen zullen steeds dominanter worden’) als uit het heden (‘hinken op een traditioneel en een digitaal been’, ‘dreigende digitale chaos’, ‘baten van digitalisering niet ten volle benut’) pleiten ervoor de digitale wereld serieus te nemen en vol overtuiging te betreden. Zo serieus en overtuigd dat wij ons zelfs op basis van die digitale wereld willen kunnen en durven verantwoorden voor ons handelen. Durven inderdaad. Want er is enige moed voor nodig om de stap naar digitaal als uitgangspunt te maken. De zekere wereld wordt ingeruild voor een nog onbekende en permanent veranderende wereld. De digitale wereld biedt genoeg waarborgen voor een verantwoorde archivering. Een noodzakelijke voorwaarde is dat de digitale omgeving juist is ingericht en juist wordt beheerd.

H ET


5.

Visie op de archieffunctie in een digitale omgeving

5.1

De archieffunctie kan profiteren van verdergaande digitalisering We betoogden al dat de digitalisering het bedrijfsproces en de archieffunctie tot op heden verder uiteen heeft gedreven (hoofdstuk 3). De archieffunctie stoelt nog op het paradigma ‘papier is maatgevend’. Dit is een doodlopende weg. Inmiddels blijken juist díe ontwikkelingen baanbrekend, grensverleggend en robuust te kunnen zijn, die vorm zijn gegeven vanuit het nieuwe digitale paradigma. 25 De visie op de archieffunctie in een digitale omgeving is dat de archieffunctie kan profiteren van de verdergaande digitalisering, en wel door in de juiste relatie tot het bedrijfsproces gebracht te worden. Hieronder worden de verschillende aspecten van deze visie gepresenteerd. Tenslotte wordt deze visie uitgebeeld in een grafische weergave (paragraaf 5.6).

5.2

Integratie van archieffunctie en bedrijfsproces De archieffunctie is verbonden met de bedrijfsprocessen. Allereerst zijn de bedrijfsprocessen de concretisering van het handelen van de overheid waarvan het archief de neerslag vormt. Onder meer aan de hand van de inhoud van de bedrijfsprocessen wordt bepaald of de neerslag ervan als ‘archiefdocument’ dient te worden aangemerkt. In de recente archivistische literatuur wordt gepleit voor deze ‘business transactions’ benadering 28. De tweede vorm van verbondenheid met de bedrijfsprocessen betreft de informatievoorziening vanuit het archiefdomein ten behoeve van het bedrijfsproces zelf. We hebben al geconstateerd dat de archieffunctie vanuit het nieuwe paradigma in een nauwere onderlinge samenhang met de bedrijfsprocessen moet worden bezien. De context 29, waarvan de beschrijving nodig is voor een verantwoorde archivering, is ‘life’ -en veelal deels ook in digitale vorm- voorhanden tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces.

28 ‘Business Transactions’ benadering; zoals voorgestaan door o.a. David Bearman, University of Pittsburgh. 29 Vergelijk de term metagegevens. Alle informatie rondom het document, zoals auteur, aard, aanmaakdatum, versie, voortgang, autorisatie, gebruikte software enzovoorts.

H ET


26

Zo is het mogelijk dat de ‘actor’ bekend is als degene die is ‘ingelogd’ en dat de plaats in de organisatie van deze actor bekend is in de autorisatie-database. Voorts zijn tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces ook de actuele datum en tijd voorhanden en is bekend met welke versies van welke applicaties en op welk technisch platform wordt gewerkt 30. Op overkoepelend bedrijfsniveau gezien leidt het dus tot minder dubbel werk en minder reconstructiewerk achteraf (dus minder inspanning) als de archieffunctie in een digitale omgeving wordt geïntegreerd in de uitvoering van het bedrijfsproces 31. De bovengenoemde (en nog meer relevante) informatie is immers automatisch aan het document te koppelen. Het ‘in de lijn’ integreren van de archieffunctie in een digitale omgeving heeft als belangrijk voordeel dat de informatievoorziening vanuit het archief completer is, actueler en bovendien automatisch beschikbaar kan komen. De mate waarin het in de praktijk van de overheid haalbaar is om de archieffunctie in een digitale omgeving ‘in de lijn’ te doen integreren zal van situatie tot situatie verschillen. Tot op zekere hoogte zal deze altijd aanwezig zijn indien er digitale stappen in het bedrijfsproces plaatsvinden. Het zal onder meer afhankelijk zijn van het type proces (bijvoorbeeld receptmatig of ad hoc) en de mate van digitale ondersteuning van het bedrijfsproces32. Een belangrijke randvoorwaarde is dat deze digitale archiefvorming tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces op een natuurlijke manier moet verlopen en dat de medewerkers die het bedrijfsproces uitvoeren hiervan geen of minimaal last mogen ondervinden. Dit pleit voor optimaal geautomatiseerde archiefvorming. Als belangrijke delen van de archieffunctie in een digitale omgeving in de lijn worden geïntegreerd zullen deze delen van de archieffunctie niet langer worden uitgevoerd door archiefmedewerkers maar door geautomatiseerde systemen of door lijnmedewerkers, ondersteund door geautomatiseerde functionaliteit. Hierbij is de inbreng van deskundigheid op het archivistische vakgebied van belang. Deze inbreng kan worden gerealiseerd in de vorm van inhoudelijke sturing 33 en regie over de archieffunctie. Het spreekt voor zich dat de deskundigen in het archiefvak (zie paragraaf 4.4) de aangewezen personen zijn voor die regie- en inrichtingsfunctie. Om de integratie van delen van de archieffunctie in de lijn mogelijk te maken en geaccepteerd te krijgen dient deze regie er bovendien op te zijn gericht gemak te verschaffen bij het gebruik van de archieffuncties (zowel archiefvormend als informatieverstrekkend) in het bedrijfsproces.

30 Al deze zaken zijn van belang als metagegevens. 31 Een inzicht dat hierbij aansluit, maar dat meer wetenschappelijk-archivistisch van karakter is, is het ‘Continuüm van verantwoording’. Dit gaat uit van het feit dat er alleen sprake kan zijn van een verantwoord beheer en duurzame bewaring van digitale archiefdocumenten wanneer er in de creatiefase al rekening mee wordt gehouden. Dit inzicht is vervat in het ‘Records Continuum Model’ zoals dat is beschreven in de archivistische literatuur (Records Continuum Research Group, Monash University, Australië). Het Records Continuum Model kent vier dimensies, elk met een eigen ‘nabijheid’ tot het primaire proces, namelijk creëren, verwerven, organiseren en verbreden. In elke dimensie zijn vier aspecten geïdentificeerd die van belang zijn om de mogelijkheid tot verantwoording te waarborgen. Deze aspecten zijn identiteit (van betrokken personen, afdelingen, organisaties), transactie (stap, activiteit, functie), archief (document, dossier, archief) en waarde (bewijs, verantwoording, bedrijfsgeheugen). De aspecten identiteit, transactie en archief identificeren de herkomst van documenten. Literatuursuggesties: Sue Mc Kemmish: ‘Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum of Responsibility’, Proceedings Of the Records Management Association of Australia 14th National Convention, 15-17 September 1997, Perth 1997. Frank Upward: ‘Structuring the Records Continuum, Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping’, Archives and Manuscripts, 25(1) 1998. 32 Voor de uitwerking in de praktijk wordt verwezen naar het document ‘modellen voor archivering in een digitale omgeving’. 33 Zie de toelichting in de begrippenlijst.

H ET


5.3

5.4

Van chaos naar beheersing (van de bedrijfsvoering) Door een verantwoorde archieffunctie in een digitale omgeving in te richten die laagdrempelig is in de toepassing kan (veel van de) digitale chaos die nu tijdens bedrijfsprocessen ontstaat (niet voldoende of niet verantwoord beheerde voorzieningen op persoonlijk- en afdelingsniveau) in hoge mate worden voorkomen. Dit komt de bedrijfsvoering en de uitvoering van het bedrijfsproces ten goede als gebruik van archiefdocumenten aan de orde is 34 of als verantwoording moet worden afgelegd over het handelen. Het verbeteren van de beheersing dient te gebeuren tegen een acceptabele inspanning. De sleutel hiervoor is gelegen in het feit dat de inhoudelijke inbreng vanuit de archiefdiscipline via digitale hulpmiddelen kan worden verspreid tot diep in de bedrijfsprocessen. Een concreet voorbeeld als illustratie: daar waar behoefte is aan een lijst gecontroleerde kenmerken of aan regels om archiefdocumenten te identificeren is de kennis van de archivist via de geautomatiseerde systemen beschikbaar. Op deze manier kan (de kennis van) de archivist op vele plaatsen tegelijk toegevoegde waarde leveren, ook op tijden en plaatsen waarop de archivist niet als persoon in levende lijve aanwezig is. Van last naar gemak (voor de lijnmedewerker) De medewerkers die de bedrijfsprocessen uitvoeren zijn gebaat bij een verantwoorde, gemakkelijk toe te passen archieffunctie in een digitale omgeving. Door een archieffunctie in een digitale omgeving met dergelijke eigenschappen vallen digitale documenten bijna als vanzelf op de juiste plaats en zijn vervolgens snel en doelmatig terug te vinden. Hierdoor wordt versnelling en efficiency in de bedrijfsprocessen bereikt en worden zoekwerk en vergissingen (verkeerde versie) voorkomen. Bij sommige typen bedrijfsprocessen (geheel geautomatiseerd of handmatig volgens vast recept met digitale regie, bijvoorbeeld via werkstroombesturing) kan identificatie als archiefdocument maar ook de verwerving van archiefdocumenten en de noodzakelijke metagegevens 35 vèrgaand worden geautomatiseerd (zie de voorbeelden in paragraaf 5.2). In andere gevallen kan ondersteuning van de archieffunctie via de geautomatiseerde systemen worden aangeboden (zie paragraaf 5.5)

34 Als de archieffunctie laagdrempelig is in de toepassing zal de behoefte ontstaan deze ook te gebruiken voor niet-archiefdocumenten. Dit dient naar de mening van de opstellers van dit rapport te worden gestimuleerd. 35 Zie de toelichting in de begrippenlijst.

H ET


27

5.5

Van uitvoering naar regie (voor de archiefmedewerker) Onder invloed van de verdergaande digitalisering en door toepassing van het digitale archief zal de rol van de archiefmedewerkers verschuiven van uitvoerend naar kaderstellend en regievoerend. Dat is een verandering in denkwijze, in cultuur (waaronder taalgebruik), in werkwijze en in contacten. In veel gevallen kan vanuit geautomatiseerde systemen in meerdere of mindere mate ondersteuning van de archieffunctie worden aangeboden, bijvoorbeeld door gerichte suggesties voor metagegevens en relaties tussen documenten (via bijvoorbeeld zogenaamde default waarden, standaard instellingen.). De suggesties voor metagegevens kunnen ‘op maat’ worden gemaakt door toepassing van filter- en scripttechnieken 36. Het inrichten en onderhouden van de filters en de scripts is een vorm van inhoudelijke regie, die uitgevoerd behoort te worden door deskundigen op archivistisch gebied. Zie ook de uitwerking in de paragrafen 7.2 en 8.6. Naarmate er meer digitale hulpmiddelen ten dienste staan aan de vorming van het digitale archief zal de archiefvorming minder aandacht vragen van de lijnorganisatie en zal van de deskundigen op archivistisch gebied de aandacht verschuiven van de uitvoering naar archivistische regie in de vorm van o.m. de inrichting en het beheer van deze hulpmiddelen.

5.6

De visie op de archieffunctie in een digitale omgeving in beeld gebracht In onderstaande figuur is in beeld gebracht welke verschuivingen in functies en rollen aan de orde zijn als de inrichting vanuit het oude paradigma (‘papier als uitgangspunt’) wordt omgevormd naar de inrichting vanuit het nieuwe paradigma (‘digitaal als uitgangspunt’).

28

Figuur 1: van uitvoering van de archieffunctie naar archivistische regie

H ET


Het linker gedeelte van figuur 1 geeft een beeld van de huidige situatie, ingericht vanuit het oude paradigma: papier als uitgangspunt. Links in de figuur is de kolom van het bedrijfsproces weergegeven: van de ontwikkeling en vaststelling van beleid via regie over de uitvoering naar de besturing van de uitvoering en de uitvoering zelf. Rechts in het linkerdeel van de figuur is de kolom van de archieffunctie weergegeven. Ook in deze kolom worden de ontwikkeling van beleid, de voering van (nu archivistische) regie, de sturing en de uitvoering, hier van de archieffunctie, onderscheiden. De grootte van de ellipsen is een maat voor de menselijke inspanning die met elk van deze activiteiten is gemoeid (uiteraard slechts indicatief). In de archieffunctie valt het grote aandeel van de uitvoering op. Ook is opvallend dat de kolommen van bedrijfsproces en archieffunctie geheel zijn gescheiden. De archieffunctie loopt parallel aan het bedrijfsproces, van integratie en terugkoppeling is geen sprake. Dit is een grafische weergave van wat in eerder is beschreven (‘bedrijfsproces en archieffunctie gingen elk hun eigen digitale weg, paragraaf 3.2). Het rechter gedeelte van de figuur geeft een beeld van de nieuwe situatie, ingericht vanuit het nieuwe paradigma en vanuit de visie als beschreven in dit hoofdstuk. We zien hier het bedrijfsproces als uitgangspunt voor de archieffunctie in een digitale omgeving en de operationele kant van delen van de archieffunctie geïntegreerd en –zoveel als mogelijk– geautomatiseerd in de lijn, zie paragraaf 5.2. De ‘A’ in de aanduiding ‘+A’ staat voor automatisering. Sturing en uitvoering met een zo beperkte inspanning als gesuggereerd door de grootte van de ellipsen is alleen mogelijk dankzij een effectieve toepassing van automatisering. De overgang van de situatie, geschetst in het linkerdeel van de figuur naar de situatie geschetst in het rechterdeel van de figuur, leidt ertoe dat de lijnorganisatie wat betreft de archiefvorming in de digitale omgeving beweegt van relatieve chaos naar beheersing van de bedrijfsvoering (paragraaf 5.3) en van last naar gemak voor de lijnmedewerker (paragraaf 5.4). Dit alles wordt mogelijk doordat de uitvoerende en de sturende rol van de archiefmedewerkers in hoge mate wordt overgenomen door geautomatiseerde systemen. De rol van de archiefmedewerkers zelf verschuift van uitvoering naar regie (paragraaf 5.5). Het deel van de uitvoering van de archieffunctie dat het beheer betreft vindt plaats buiten het bedrijfsproces. Het archiefbeleid is in de rechter situatie een integraal onderdeel van het interne beleid van de betreffende organisatie. In deze nieuwe situatie, waarin wordt uitgegaan van het paradigma ‘digitaal als uitgangspunt’ profiteert de archieffunctie van de verdergaande digitalisering (paragraaf 5.1). De wijze waarop bedrijfsproces en archieffunctie met elkaar in verband zijn gebracht is in lijn met de ‘convergentie’, de dominante trend in de digitalisering (zie paragraaf 4.1).

H ET


29

6.

Consequenties voor de (lijn)manager

6.1

Bestuurlijke consequenties voor de lijnmanager De keuze voor een volwaardige archieffunctie in een digitale omgeving leidt tot een bestuurlijkveranderkundig proces, met herpositionering van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de uitvoering van taken in een organisatie. Doordat de archieffunctie in een digitale omgeving in sterkere mate verweven is met de overige aspecten van de bedrijfsvoering, dient ook de ontwikkeling van het beleid voor deze functie in sterkere mate vanuit een integrale bedrijfsvisie te gebeuren. Meerdere partijen (informatiemanagement, archief, automatisering, lijnmanagement) zullen betrokken zijn bij de uitvoering van dit beleid. De lijnmanager dient het ontwerpen van nieuwe processen en het wijzigen van bestaande processen zodanig aan te sturen dat rekening wordt gehouden met een goede inpassing van de archieffunctie in de eigen bedrijfsprocessen en in de digitale omgeving. Hij dient intensiever dan voorheen de dialoog aan te gaan met de manager archief om na te gaan hoe de archieffunctie (een deel van) de informatiebehoefte van het bedrijfsproces kan ondersteunen. Vervolgens moet er in zorgvuldige samenwerking met automatisering worden gewerkt aan de implementatie van de oplossingen.

30

6.2

6.3

Organisatorische consequenties voor de lijnmanager Archivering in een digitale omgeving leidt tot een andere logistiek en tot andere deelactiviteiten van medewerkers. Dit heeft consequenties voor de organisatie (functieomschrijvingen, opleiding, capaciteit). In die gevallen waarin de lijnmanager integraal verantwoordelijk is zal hij de organisatie van de archiefafdeling moeten afstemmen op de verschuiving van werkzaamheden van uitvoering naar regie. Uitgaande de integratie van de archieffunctie in het digitale bedrijfsproces zal de wijze van organisatie hierop dienen te zijn afgestemd. Procedurele consequenties voor de lijnmanager Bij het ontwerp en de inrichting van processen in een digitale omgeving vormen de eisen van de archieffunctie een belangrijke functionele basis. Zo moeten er momenten in de processen worden voorzien waarop (als integraal onderdeel van het bedrijfsproces en zoveel als mogelijk geautomatiseerd) digitale archiefdocumenten worden geïdentificeerd en verworven. Dit ligt voor de hand als het gaat om processen die vèrgaand zijn geautomatiseerd (zoals bijvoorbeeld de automatische inname van digitale aangiften inkomstenbelasting) maar geldt ook voor andere processen. De metagegevens die betrekking hebben op het archiefdocument zelf en de context van het archiefdocument zijn impliciet of expliciet voorhanden tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces, vele in digitale vorm 37. De inrichting zal zodanig moeten zijn dat deze metagegevens zoveel als mogelijk worden verworven tijdens het bedrijfsproces. In een aantal gevallen kan deze verwerving geautomatiseerd plaatsvinden 38. In de overige gevallen dient de lijnmedewerker maximaal te worden ondersteund door bijvoorbeeld geautomatiseerde helpfuncties die gecontroleerde lijsten van zaakomschrijvingen aanbieden.

37 Voor de concrete uitwerking in tabellen wordt verwezen naar het document ‘modellen voor archivering in een digitale omgeving’. 38 Bijvoorbeeld voor een aantal metagegevens bij e-mail.

H ET


Naast de procedures voor het opvragen van fysiek archiefmateriaal zullen er bij archivering in een digitale omgeving procedures moeten zijn waarbinnen het opvragen van digitaal archiefmateriaal (bijvoorbeeld vanaf de eigen werkplek) mogelijk is. Direct hieraan gerelateerd zijn procedures voor beveiliging en autorisatie van inzage van digitale archiefdocumenten. 6.4

Technische consequenties voor de lijnmanager Naar zijn aard impliceert digitale archiefvorming de inrichting van de digitale ondersteuning. Een belangrijke rol hierbij wordt vervuld door de ‘archiefapplicatie’. Op dit moment zijn dit nog specifieke applicaties 39, die in meer of mindere mate samen kunnen werken met andere applicaties zoals een kantoorautomatiserings-omgeving. De verwachting is dat de komende jaren mede onder invloed van een gerichte stimulering vanuit overheden en vakverenigingen in toenemende mate archieffunctionaliteit geboden zal worden door document management systemen, ‘office suites’ en groupware-omgevingen. Een hoge mate van functionele integratie is vereist tussen deze archiefapplicatie en de in het bedrijfsproces toegepaste digitale ondersteuning, bijvoorbeeld om digitale archiefdocumenten direct binnen de geautomatiseerde omgeving te kunnen verwerven en om metagegevens geautomatiseerd te kunnen overnemen. Zo ‘vallen digitale documenten bijna als vanzelf op de juiste plaats’, als logisch neveneffect bij de uitvoering van het bedrijfsproces. Voor zover de medewerker die het bedrijfsproces uitvoert keuzes moet maken of gegevens moet invoeren ten behoeve van de archieffunctie in een digitale omgeving moet hij of zij hierbij maximaal door de archiefapplicatie worden ondersteund. De inrichting en het onderhoud van deze ondersteuning is een onderdeel van de ‘archivistische regie’.

39 Zoals bijvoorbeeld de producten ‘Foremost’ van leverancier Provenance en ‘Trim’ van leverancier Tower Software.

H ET


31

7.

Consequenties voor de manager archief

7.1

Bestuurlijke consequenties voor de manager archief Invoering van archivering in een digitale omgeving leidt tot een sterkere koppeling van archieffunctie en bedrijfsproces. De positie van de archiefafdeling zal hierdoor veranderen. De manager archief staat voor de uitdaging zich samen met een aantal van zijn mensen verder te verdiepen in de nieuwe ontwikkelingen in zijn vak (namelijk die op het gebied van archivering in een digitale omgeving) en de aldus verworven inzichten pro-actief aan te bieden aan en te delen met andere faciliterende afdelingen (informatisering, automatisering). Omgekeerd zal de manager archief intensiever dan voorheen de dialoog moeten aangaan met de lijnmanager om na te gaan hoe de archieffunctie (een deel van) de informatiebehoefte van het bedrijfsproces kan ondersteunen. Ook de taken van de afdeling zullen veranderen; zo zal er een verschuiving zijn van uitvoering naar regie. De manager archief dient hierop te sturen.

7.2

Organisatorische consequenties voor de manager archief De manager archief zal de organisatie van de archiefafdeling moeten afstemmen op de verschuiving van werkzaamheden van uitvoering naar regie. Het integreren ‘in de lijn’ van de archieffunctie in een digitale omgeving vereist een hoge mate van digitale ondersteuning. Deze digitale ondersteuning vereist op haar beurt een krachtige archivistische regiefunctie. De archivistische regiefunctie omvat onder meer het adviseren van de lijn bij het ontwerpen van processen en proceswijzigingen, en het adviseren van informatiemanagement en automatisering bij het inbedden van de archivistische functionaliteiten in de digitale ondersteuning. De archivistische regiefunctie omvat ook het ontwerpen, inrichten en onderhouden van beslisregels en tabellen (in digitale vorm), die vervolgens direct (en op grote schaal) kunnen worden toegepast, ook rechtstreeks door geautomatiseerde systemen. Zo zijn er regels voor identificatie van archiefdocumenten en tabellen en structuren met voorkeursmetagegevens zoals gecontroleerde onderwerpsomschrijvingen en thesauri om de lijnmedewerkers te helpen in die gevallen waarin zij zelf bepaalde metagegevens dienen te kiezen. Een aantal van de metagegevens die het archivistisch beheer betreffen kan automatisch worden gegenereerd uit tabellen, afhankelijk van de waarden van de overige metagegevens. Zo kan bijvoorbeeld in veel gevallen de bewaartermijn worden afgeleid van het type proces, de status van het proces en de status van het stuk. Om deze tabellen te kunnen ontwerpen en onderhouden zijn modellen nodig, zoals een model van de bedrijfsprocessen 40.

32

40 Een model van de processen is in veel overheidsorganisaties al voorhanden in de vorm van een Rapportage Institutioneel Onderzoek (RIO) of een handelingenlijst of als één van de deelproducten van een informatieplan- of automatiseringstraject.

H ET


De modellen van de processen, de regels en de tabellen die beschikbaar moeten zijn voor een effectieve en efficiënte digitale archiefvorming maken deel uit van wat in de informatisering wel wordt genoemd de ‘bedrijfsencyclopedie’. Een bedrijfsencyclopedie dient voortdurend de actuele situatie in een organisatie te weerspiegelen en dient daarom continu actueel te worden gehouden. Om deze reden bestaat de bedrijfsencyclopedie waarmee dagelijks wordt gewerkt dan ook in digitale vorm, als dynamisch onderdeel van de digitale bedrijfshuishouding. Het doel van de bedrijfsencyclopedie is de ene bron te vormen van waaruit overal waar nodig de actuele basisgegevens kunnen worden verkregen wat betreft de inrichting van de organisatie en de processen. Zo bevat de bedrijfsencyclopedie bijvoorbeeld organisatiemodellen tot op medewerkerniveau, telefoonnummers, kamernummers, procesmodellen, soms tot op activiteitniveau, gegevensmodellen, soms tot op attribuutniveau, de afspraken over de betekenis van gegevens (‘repository’) etcetera41. De digitale (!) bedrijfsencyclopedie kan direct als invoer worden gebruikt voor de bedrijfstelefooncentrale, systemen voor toegangsbeveiliging, personeelssystemen, e-mail adressenlijsten, autorisaties voor functies van geautomatiseerde systemen, toegangsbeveiliging voor afgeschermde delen van het bedrijfsintranet en ook voor de directe aansturing van (receptmatige) werkprocessen via werkstroombesturing. Via het bedrijfsintranet kan aan een ieder toegang worden verleend tot de bedrijfsencyclopedie. Zo is iedereen in de organisatie te allen tijde actueel geïnformeerd wat betreft functies van medewerkers, telefoonnummers, kamernummers, processen etcetera. In veel bedrijven, bijvoorbeeld in de industrie en in de financiële dienstverlening, zijn (delen van) een dergelijke bedrijfsencyclopedie geïmplementeerd, vaak in de vorm van een ERP-systeem 42. Een dergelijke faciliteit is in eerste instantie ingericht in het directe belang van de uitvoering en de besturing van het bedrijfsproces. Een deel van de bedrijfsencyclopedie dat direct van belang is voor de identificatie van archiefdocumenten is het ‘Structuurplan Documentaire Informatievoorziening’ (SDI); één van de producten in het kader van PIVOT 43. Een beperkt aantal overheidsorganisaties beschikt reeds over een SDI 44, zij het niet in direct bruikbare digitale vorm. Binnen de overheid als geheel kan de digitale staatsalmanak worden beschouwd als een aanzet voor een deel van een overheidsbedrijfsencyclopedie. Een andere organisatorische consequentie voor de manager archief is het feit dat van de archiefmedewerkers een hogere mate van inzicht in en affiniteit met automatisering wordt gevraagd ten gevolge van de verdergaande digitalisering en de toenemende verbondenheid aan de geautomatiseerde systemen die het bedrijfsproces ondersteunen. Dit alles heeft consequenties voor de organisatie (functieomschrijvingen, capaciteit, opleiding).

41 Ook modellen als hier bedoeld bestaan in veel organisaties. Een concreet voorbeeld is het ‘Gegevenswoordenboek Milieubeheer’ / coördinatie door Ministerie van VROM/DGM/IB ; op initiatief van het College voor Informatievoorziening Milieubeheer (CIM). Alphen aan den Rijn, Samsom, 1998. - 257 p. - ISBN 90-422-0174-6 42 Enterprise Resource Planning-systeem; bedoeld als ruggengraat voor de inrichting van de bedrijfsvoering, de processen en de informatievoorziening in een organisatie. 43 PIVOT staat voor Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Interessante brochures zijn in dit verband: ‘PIVOT een nieuwe draai aan het selectiebeleid’ (Rijksarchiefdienst, 1992) en ‘Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen’ (Rijksarchiefdienst, 1992). 44 Zoals bijvoorbeeld het DGTP, het DGRLD (beide Ministerie van Verkeer en Waterstaat) en de LVNL (zelfstandig bestuursorgaan).

H ET


33

7.3

Procedurele consequenties voor de manager archief Er zullen procedures moeten worden ontworpen voor de invulling van de regiefunctie. Ook zal het beheer van het digitale archief andere procedures vragen dan het beheer van het traditionele archief. De archieforganisatie zal een belangrijk deel van het functioneel beheer van de archiefapplicatie(s) moeten uitvoeren. Het betreft functioneel beheer dat nauw verbonden is aan het archivistische vak en de rol van de archiefafdeling in de organisatie. Zo zullen autorisaties voor beschikbaarstelling moeten worden onderhouden, maar ook regels voor identificatie en gecontroleerde lijsten om de lijnmedewerkers te ondersteunen. Een belangrijk deel van het functionele beheer betreft het eigenlijke beheer van het digitale archief (aanvulling metagegevens, schoning, overbrenging etcetera). Dit alles zal gebeuren in de geautomatiseerde omgeving van de archiefapplicatie, en zal dus nieuwe procedures vereisen. Het ligt voor de hand de functionaliteit van de archiefapplicatie ook in te zetten voor het beheer van de niet-digitale archieven. Ook dit vereist aanpassing van procedures.

7.4

Technische consequenties voor de manager archief Het domein van de manager archief zal rigoureus veranderen ten gevolge van de invoering van archivering in een digitale omgeving. Technologie zal een meer dominante rol krijgen. De archiefafdeling zal ook technisch op een meer directe wijze gekoppeld zijn aan de uitvoering van het bedrijfsproces. Centraal in de techniek voor de archiefafdeling staat de archiefapplicatie met haar opslag- en beheerfaciliteiten. Het verdient aanbeveling het technische beheer hiervan onder te brengen bij de automatiseringsafdeling.

34

H ET


8.

Digitale Duurzaamheid nader in beeld gebracht

8.1

Duiding van de archieffunctie in een digitaal duurzame omgeving De archieffunctie in een digitaal duurzame omgeving heeft betrekking op digitale en niet-digitale 45 documenten 46. Het is de archieffunctie die de digitale en niet-digitale archiefdocumenten en hun metagegevens 47 onder het archiefregime brengt, daarbinnen beheert en toegankelijk maakt. Hierdoor kunnen deze documenten en gegevens in een betrouwbare vorm worden teruggevonden en gebruikt ten behoeve van het bedrijfsproces. Er kan verantwoording mee worden afgelegd en cultuurhistorische belangen worden verzekerd 48. De archieffunctie in een digitale omgeving is vergaand geïntegreerd in het bedrijfsproces. Deze functie wordt gerealiseerd door mensen in samenwerking met geautomatiseerde systemen. De betreffende mensen zijn medewerkers die het primaire proces uitvoeren en archiefmedewerkers. Het beheer van de archieffunctie in een digitale omgeving en van het daarvoor geïmplementeerde archiefregime en van de verzamelingen digitale archiefdocumenten en hun metagegevens wordt direct of indirect (namelijk via regiefuncties) uitgevoerd door archiefmedewerkers.

8.2

Het archiefbeleid als onderdeel van het interne beleid Aan de archieffunctie in een digitale omgeving in een overheidsorganisatie dient richting en inhoud te worden gegeven door het interne beleid op het hoogste niveau in de organisatie. In het kader van dit concept wordt het volgende aanbevolen:

a) Het beleid voor de positionering, de inrichting, het gebruik en het beheer van de archieffunctie ook in een digitale omgeving is een onderdeel van het interne beleid van de betreffende organisatie en wordt op dit niveau expliciet onderhouden. b)

Verwijzingen naar het beleid op het gebied van de archieffunctie in een digitale omgeving zijn opgenomen in het beleid gericht op andere bedrijfsaspecten (zoals informatisering en automatisering), zodanig, dat bij wijziging of aanvulling van processen en/of digitale ondersteunende functionaliteit de archieffunctie in een digitale omgeving als integraal onderdeel is opgenomen in de nieuw te realiseren situatie.

45 In veel organisaties zal een belangrijk deel van de archiefvorming gebeuren op basis van niet-digitaal materiaal. Ook in

organisaties waarin de bedrijfsprocessen vèrgaand zijn geautomatiseerd zijn er niet-digitale documenten die zeer belangrijk zijn uit oogpunt van verantwoording, gebruik en cultuur. 46 Het begrip ‘documenten’ dient hier ruim te worden opgevat, inclusief groepen gestructureerde gegevens zoals bijvoorbeeld een ziek- of hersteldmelding bestemd voor een uitvoeringsinstelling sociale zekerheid. 47 Inclusief de benodigde contextinformatie; dit is een deelverzameling van de benodigde metagegevens. 48 Binnen de archieffunctie in een digitale omgeving doet zich het technische probleem voor hoe de digitale archiefdocumenten over de jaren heen presenteerbaar te houden. Hiervoor wordt verwezen naar de resultaten van het project ‘Digitaal Depot’, in 1999 uitgevoerd in opdracht van de Rijksarchiefdienst. Voor wat betreft een (eveneens) brede positionering van de archieffunctie zie: Peter Horsman, ‘Digitaal Archiveren; Het Recordkeeping System als kader voor het beheer van digitale archiefdocumenten’, Rijksarchiefdienst, 1998.

H ET


35

8.3

Archiefregime Het archiefregime is van toepassing op zowel niet-digitale als digitale archiefdocumenten en hun metagegevens 49. De eigenschappen van dit regime worden onderhouden door de (senior) archiefmedewerkers. Het regime wordt ondersteund door een archiefapplicatie 50, die nauw samenwerkt met en zoveel als mogelijk geïntegreerd is in de overige geautomatiseerde systemen, inclusief de kantoorautomatisering. De archiefdocumenten worden samen met hun metagegevens onder het archiefregime gebracht en binnen dat regime beheerd. De wijze waarop dit regime is geïmplementeerd moet waarborgen dat de archiefdocumenten niet gewijzigd kunnen worden en dat eisen met betrekking tot toegangsbeveiliging, bewaartermijnen en tijdige vernietiging recht wordt gedaan. De eisen, in termen van bewaartermijnen, beveiliging en beschikbaarstelling, die op de verschillende categorieën archiefdocumenten van toepassing zijn, worden bepaald door onder andere de Archiefwet, de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de auteurswet, eisen voortvloeiend uit de staatsveiligheid en departementale regels.

8.4

Wat is een archiefstuk? –‘Identificatie’ van digitale archiefdocumenten Het bedrijfsproces wordt ‘gevoed’ door documenten, gebruikt documenten en produceert documenten. Voor elk van de digitale documenten en gegevens wordt bepaald of er sprake is van een archiefdocument of niet 51. Dit gebeurt onder meer door vast te stellen aan welk proces het betreffende document is gerelateerd. Deze functie wordt aangeduid als ‘identificatie’. Identificatie van een digitaal document als ‘archiefdocument’ dient in een zo vroeg mogelijk stadium volgend op ontvangst respectievelijk creatie van een document plaats te vinden (dus in het bedrijfsproces) en zoveel als mogelijk geautomatiseerd. Om de identificatie te kunnen uitvoeren wordt de weten regelgeving op het gebied van archivering voor het betreffende bedrijfsproces, aangevuld met het archiefbeleid, vertaald in een set regels 52. Eén van de bronnen voor regels voor de identificatie van archiefdocumenten is het ‘Structuurplan Documentaire Informatievoorziening’ (SDI); één van de producten in het kader van PIVOT 53. Een beperkt aantal overheidsorganisaties beschikt reeds over een SDI 54. Andere bronnen voor regels voor de identificatie van archiefdocumenten zijn bijvoorbeeld de Archiefwet, de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) en het beleid van de betreffende organisatie in dezen.

36

49 Inclusief de benodigde contextinformatie; dit is een deelverzameling van de benodigde metagegevens. 50 Zie de toelichting in de begrippenlijst. 51 Het maken van onderscheid tussen archiefdocumenten en niet-archiefdocumenten is een gegeven dat is ontstaan denkend

vanuit het huidige paradigma (‘papier als uitgangspunt’), en dat in weten regelgeving is vastgelegd en omschreven. De opstellers van dit concept bevelen aan dit onderscheid te herbezien vanuit het nieuwe paradigma. Gezien vanuit het belang van het bedrijfsproces kan het gewenst zijn een ruimere groep documenten –of wellicht alle documentente behandelen als ‘archiefdocumenten’, uiteraard met passende bewaartermijnen. 52 Er wordt wel gesproken van een ‘Records Management Rule Base’. 53 PIVOT staat voor Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Interessante brochures zijn in dit verband: ‘PIVOT een nieuwe draai aan het selectiebeleid’ (Rijksarchiefdienst, 1992) en ‘Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen’ (Rijksarchiefdienst, 1992). 54 Zoals bijvoorbeeld het DGTP, het DGRLD (beide Ministerie van Verkeer en Waterstaat) en de LVNL (zelfstandig bestuursorgaan).

H ET


Als het type proces en de mate van digitale ondersteuning dit toelaten kunnen de geautomatiseerde systemen rechtstreeks, zonder menselijke tussenkomst, door deze set regels worden aangestuurd 55. In dat geval vindt identificatie dus geautomatiseerd plaats. Deze set van regels worden onderhouden door de (senior) archiefmedewerkers (dit is een onderdeel van de archivistische regiefunctie). Als het type proces en de mate van digitale ondersteuning niet geschikt zijn voor automatische identificatie dienen zoveel als mogelijk in het bedrijfsproces digitale hulpmiddelen te worden aangeboden om identificatie door medewerkers uit de lijnorganisatie te ondersteunen. Zo kunnen bijvoorbeeld ‘templates’ worden aangeboden voor bepaalde typen documenten 56. In de verzameling procedures op basis waarvan het bedrijfsproces wordt uitgevoerd moeten procedures worden opgenomen voor de identificatie van archiefdocumenten. 37 8.5

Hoe krijgen we de digitale archiefstukken te pakken? –‘Verwerving’ van digitale archiefdocumenten Om onder het archiefregime te kunnen worden beheerd moeten digitale archiefdocumenten worden verworven. Verwerving van digitale archiefdocumenten en gegevens dient op een tijdstip zo dicht mogelijk bij het moment van ontvangst respectievelijk creatie van een document plaats te vinden (dus bij voorkeur in het primaire proces) en is zoveel mogelijk geautomatiseerd57. Als het type proces geautomatiseerde verwerving niet toelaat worden faciliteiten geboden waarin de digitale archiefdocumenten in digitale vorm en langs digitale weg (dus niet via een diskette en niet met tussenkomst van papier) kunnen worden klaargezet voor verwerving door archiefmedewerkers. In de verzameling procedures op basis waarvan het bedrijfsproces wordt uitgevoerd moeten procedures worden opgenomen voor de verwerving van de archiefdocumenten.

8.6

Hoe weet men later wat de betekenis van een archiefstuk is? –Verwerving van metagegevens Om verantwoording voor het handelen van een organisatie te kunnen afleggen dient het handelen van die organisatie te kunnen worden gereconstrueerd. Dit kan niet op basis van ontvangen, intern gebruikte en verzonden documenten sec: om de betekenis van een archiefstuk voor het bedrijfsproces te kunnen bepalen is het nodig om ook over gegevens óver het document (zogenaamde ‘metagegevens’) te beschikken. Er is door meerdere wetenschappers over de hele wereld onderzoek gedaan naar de toe te passen metagegevens. Meerdere relevante bronnen zijn beschikbaar voor resultaten van onderzoek hiernaar 58.

55 Voor de uitwerking in de vorm van een praktische situatie wordt verwezen naar het document ‘modellen voor archivering

in een digitale omgeving’. 56 Voor de uitwerking in de vorm van een praktische situatie wordt verwezen naar het document ‘modellen voor archivering

in een digitale omgeving’. 57 Zo kan geautomatiseerde verwerving bijvoorbeeld worden geïmplementeerd in een workflow-omgeving die een bedrijfs-

proces ondersteunt, en kunnen inkomende en uitgaande elektronische post -berichten automatisch worden verworven. 58 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefdocumenten 1999, versie 1999-04-22, ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Hans Hofman, An overview of categories of metadata that should be captured and maintained during the records continuum in order to manage (digital) records; draft; maart 1999, Algemeen Rijksarchief. Dublin Core Metadata Element Set; zie bijvoorbeeld http://www.konbib.nl/donor. Barbara Reed, Metadata: Core Record or core business, (1998), Records Continuum Research Group, Monash University, waarin een overzicht van metagegevens aangereikt door: University of British Columbia; University of Pittsburgh en AS4390, de Australian Standard on Records Management. Sue McKemmish, Accessing Essential Evidence on the Web: Towards an Australian Recordkeeping Metadata Standard, Monash University, Australia.

H ET


Er zijn gegevens nodig die de context van de documenten beschrijven (in het kader van welk bedrijfsproces is een document opgesteld, door welke functie, gerelateerd aan welke zaak, aan welke andere documenten etcetera). Voorts is het praktisch over gegevens te beschikken die iets zeggen over de inhoud van het document (zoals trefwoorden en termen uit een thesaurus). Er zijn gegevens nodig die aangeven wat de consequenties zijn van toepassing van het archiefregime op dit document (hoe lang bewaren, wanneer vernietigen, voor wie wel en niet beschikbaar stellen etc.). Ook is het nodig te kunnen nagaan welke handelingen er verricht zijn in het kader van het beheer van een archief (bijvoorbeeld: welke documenten er zijn vernietigd). Voor digitale documenten is bovendien een aantal gegevens nodig die de structuur en aard van het document en de technische context beschrijven (o.m.: met welke versie van welke programmatuur is dit document opgesteld). De metagegevens betreffende het archiefdocument zelf en de context waarin het archiefdocument tot stand is gekomen zijn impliciet of expliciet voorhanden tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces, vele in digitale vorm. Een aantal van de metagegevens over het archivistisch beheer kan automatisch worden gegenereerd uit tabellen, afhankelijk van de waarden van de overige metagegevens. Zo kan bijvoorbeeld in veel gevallen de bewaartermijn worden afgeleid van het type proces en de status van het proces en de status van het stuk. Een consequentie van deze benadering is een verschuiving van het ad hoc toekennen van metagegevens naar het meer systematisch en automatisch genereren van metagegevens. Hiervoor is een verschuiving van uitvoering naar regie nodig: de diverse tabellen zullen moeten worden ingericht en onderhouden. Tenslotte zullen er tijdens het beheer ook metagegevens worden toegekend op het niveau van verzamelingen archiefdocumenten. Zo zullen in een bepaalde periode de meeste (zo niet alle) uitgaande documenten worden aangemaakt met dezelfde applicatieprogrammatuur. De aanduiding van deze specifieke programmatuur kan vervolgens als metagegeven aan een grote verzameling documenten worden toegekend. Ook geldt in een bepaalde organisatie voor alle uitgaande documenten dat de archiefvormende instantie dezelfde is. Uit deze paragraaf moge blijken dat toekenning van metagegevens aan digitale archiefdocumenten een complexe zaak is. Bij het inrichten van de archieffunctie op dit gebied moeten vele keuzen worden gemaakt. Omdat de archieffunctie in een digitaal duurzame omgeving voor een belangrijk deel is geïntegreerd in het bedrijfsproces zijn deze keuzen primair de verantwoordelijkheid van het (lijn)management. Deze keuzen zijn afhankelijk van de aard van het bedrijfsproces. In het document ‘modellen voor archivering in een digitale omgeving’ zijn de afhankelijkheden in dit opzicht in kaart gebracht.

38

8.7

Het gebruik van het archief De archiefdocumenten moeten vanuit het ‘digitale archiefregime’ als archiefdocumenten beschikbaar worden gesteld, op een wijze die optimaal aansluit bij de behoeften vanuit het primaire proces. Hierbij kan worden gedacht aan het toepassen van ‘vindfunctionaliteit’ als full text searchmogelijkheden en andere functies zoals die wel door document management applicaties worden geboden. Op dit gebied komen digitaal archief en document management dicht bij elkaar. Het is aan te bevelen beide functionele gebieden helder ten opzichte van elkaar te positioneren. In het document ‘Modellen voor archivering in een digitale omgeving’ wordt hiervoor een referentiemodel aangereikt.

H ET


8.8

Archiefapplicatie De archiefapplicatie, die het archiefregime ondersteunt, moet die beheersfuncties bieden die noodzakelijk zijn voor een verantwoord archiefbeheer: dossiervorming; dossierbeschrijving; selectie; verplaatsing en overbrenging; vernietiging; controlefaciliteiten voor alle archivistisch handelen (audit trails). De archiefapplicatie moet ook goed aansluiten op het bedrijfsproces en de geautomatiseerde systemen die bij de uitvoering van het bedrijfsproces worden gebruikt. Eisen, te stellen aan een archiefapplicatie zijn opgenomen in het rapport ‘Archiefsystemen –Een vergelijkend marktonderzoek’ 59.

39

59 Paul Baak, Kees Koenen: ‘Archiefsystemen –Een vergelijkend marktonderzoek’, 29 april 1999, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

H ET


9.

40

Niet-digitaal / digitaal: wat is nu en in de naaste toekomst de maat der dingen? In dit document wordt een concept gepresenteerd voor de archieffunctie in een digitale omgeving en de inbedding van die functie in een organisatie. De aandacht voor de archieffunctie in een digitale omgeving is ontstaan uit de steeds verdergaande digitalisering. Dit niet alleen als interne verandering binnen overheidsorganisaties, maar steeds meer ook als een verandering die ons opgelegd wordt door de omgeving: andere organisaties; de maatschappij (zie paragraaf 4.1). Het is bekend dat op veel plaatsen binnen de Nederlandse overheid de feitelijke situatie ‘nietdigitaal 60’ is. We treffen handmatige parafen aan, vaak in verschillende kleuren, meer herkenbaar door de stijl dan door de leesbaarheid; we zien mensen met zware tassen met stukken naar huis gaan en we nemen zelf steevast afdrukken op papier van relevante documenten mee naar de vergadering. Ook bij de ontwikkeling van dit document is veel papier gebruikt en is heel wat gekrast en gestreept op afdrukken 61. Dit document is dan ook zeker geen pleidooi voor het uitbannen van de niet-digitale situatie. Wel is er de constatering dat de digitale hulpmiddelen lang nog niet op alle plaatsen binnen overheidsorganisaties optimaal zijn ingepast in de dagelijkse gang van zaken. Een nadrukkelijk voorbeeld daarvan is de archieffunctie in een digitale omgeving. Organisaties en verantwoordelijken binnen de overheid halen zich wat op de hals (zie de paragrafen 3.4 en 3.5) als de archieffunctie in een digitale omgeving niet goed is geregeld. Hoe ziet dan de nieuwe situatie eruit? Niet zoals de huidige mengvorm van niet-digitaal en digitaal; dat moge duidelijk zijn. Geheel digitaal? Dan zou geen recht worden gedaan aan het –veelal– niet-digitale karakter van de mens; de mens die uiteindelijk toch de bepalende factor is, zowel in de maatschappij als binnen de overheid. De nieuwe situatie zal een nieuwe mengvorm tussen digitaal en niet-digitaal zijn, waarin digitalisering optimaal dienstbaar is aan de organisatie en waar gemak de mens dient. Net als de Belastingdienst 62 al expliciet heeft besloten zal naar verwachting op termijn communicatie door de overheid met burgers en organisaties naar keuze digitaal of niet-digitaal mogelijk zijn, ook al zou er nog maar één burger zijn die alleen langs niet-digitale weg wil communiceren. In die nieuwe situatie zal de rol van digitalisering nog meer dominant zijn dan nu (‘digitaal als uitgangspunt’), maar worden niet-digitale oplossingen daar toegepast waar ze handiger, sneller of beter werkbaar zijn. Waar dan in vergaderzalen nog geen computerschermen of projectie van computerschermen wordt gebruikt nemen we afdrukken mee naar de vergadering. De keuze –die er nu nog niet is– tussen de zware tassen en de notebook-PC zal een persoonlijke blijven. Die keuze zal er echter wèl zijn in de nieuwe situatie, onder meer dankzij een archieffunctie in een digitale omgeving.

60 Met excuus voor het wat ongemakkelijke taalgebruik. Bewust zijn woorden als ‘traditioneel’ en ‘conventioneel’ hier niet gebruikt vanwege de negatieve klank die deze woorden in deze context ten onrechte zouden doen doorklinken. 61 Tegelijkertijd hebben de opstellers van deze nota veel profijt gehad van e-mail om snel met de opdrachtgever en met elkaar te kunnen communiceren; van het feit dat zij wijzigingen in de tekst naar keuze zichtbaar konden maken en dat ze naast de documenten van andere projecten altijd alle versies van dit document in hun notebook-PC bij zich hadden. 62 De Belastingdienst realiseert besparingen, kwaliteitsverbetering en doorlooptijdverkorting als gevolg van het feit dat inmiddels meer dan 1 miljoen Nederlandse belastingplichtigen hun IB-aangifte per diskette of per modem doen.

H ET


10. De 10.1

10.2

veranderkundige uitdaging

De nieuwe wereld De inhaalslag waarbij digitale duurzaamheid in een organisatie wordt gerealiseerd is een bestuurlijk-veranderkundige uitdaging. De invoering van een verantwoorde archivering in een digitale omgeving gaat verder dan een ‘normaal’ automatiseringsproject: het betreft de realisatie van een nieuwe bestuurlijke, organisatorische, procedurele en technische infrastructuur. Realisatie van deze infrastructuur heeft consequenties op bestuurlijk, organisatorisch, procedureel en technisch gebied. Een deel van de archieffunctie zal worden geïntegreerd in het bedrijfsproces. Lijnmanagement en management archief zullen een intensieve dialoog moeten aangaan om onder meer de archieffunctie af te stemmen op de informatiebehoefte van het bedrijfsproces. De rol van de archiefmedewerkers zal verschuiven van operationeel naar regievoerend. Het takenpakket van de archiefmedewerkers zal verschuiven in de richting van regisseren en coördineren, bijvoorbeeld als gevolg van de inrichting van (geautomatiseerde) regiefuncties. Deze functies moeten zorgdragen dat digitale archivering geheel of voor een belangrijk deel wordt geïntegreerd in de uitvoering van de bedrijfsprocessen. De uitvoering van het archivistische beheer van het digitale archief heeft -uiteraard- een geheel ander karakter dan in het geval van een nietdigitaal archief. De uitvoering is bijvoorbeeld niet langer plaatsen tijdgebonden. Een taak die in belang zal toenemen is advisering en coaching. Advisering met betrekking tot het integreren van de archieffunctie in de bedrijfsprocessen en coaching van lijnmedewerkers om hen te helpen zoveel mogelijk gemak van de nieuwe voorzieningen te verkrijgen. Dit combinerend met de toegenomen plaatsonafhankelijkheid van het werk ontstaat het beeld van de archiefspecialist als documentair regisseur en adviseur, opererend in de reguliere kantoorsituatie rond het bedrijfsproces. Van toekomstbeeld naar transitiebeleid De inhaalslag zal moeten worden geïnitieerd en gestimuleerd door bestuurders en management van de betreffende organisatie. Zij zijn primair verantwoordelijk voor het handelen van de overheidsorganisatie waaraan zij leiding geven, en dienen zich te kunnen verantwoorden. Bovendien worden juist zij geconfronteerd met de nadelige gevolgen van het uit elkaar groeien van bedrijfsproces en archieffunctie: geen betrouwbare, toegankelijke en transparante informatiehuishouding, hoge kosten en een groeiend onbegrip onder ambtenaren aangaande het nut van de huidige archiveringswijze. Oorzaak van deze ‘wildgroei’: de archieffunctie is veelal ingericht vanuit het paradigma ‘papier als uitgangspunt’ terwijl zowel het bedrijfsproces als de buitenwereld in toenemende mate wordt vormgegeven vanuit het paradigma ‘digitaal als uitgangspunt’. De initiërende rol van bestuurders en managers moet leiden tot initiatieven van het lijnmanagement voor de invoering van archivering in een digitale omgeving. Bij de uitwerking zal naast de lijnorganisatie de archieforganisatie een belangrijke inhoudelijke rol moeten spelen. De automatiseringsorganisatie is bij dit alles faciliterend. En hoe ziet het implementatietraject eruit? Wat zijn de uitgangspunten, en welke hulpmiddelen worden geboden om de beoogde veranderingen te realiseren?

H ET


41

• • • •

42

In het in te zetten veranderingstraject vormen de volgende uitgangspunten de belangrijkste ingrediënten voor de herijking van de archieffunctie: Het inrichten en operationeel houden van een goede archieffunctie is de verantwoordelijkheid van de bestuurder / manager; De archieffunctie wordt zoveel als mogelijk geïntegreerd in het bedrijfsproces; Er is een sterke archivistische regiefunctie die ‘het (archivistisch) vak’ inbrengt in het bedrijfsproces; Er is een sterke geautomatiseerde ondersteuning van de archieffunctie. Een (her)positionering en (her)inrichting van de archieffunctie op basis hiervan, zal een belangrijke opwaardering betekenen, zowel vanuit institutioneel perspectief (verantwoordingsfunctie), als vanuit de oogpunten van de lijnmanager (van chaos 63 naar beheersing), van de lijnmedewerker (van last naar gemak) als van de archiefmedewerker (van uitvoering naar regie).

63 Te weten chaos op het gebied van archivering van digitaal materiaal.

H ET


11. Begrippenlijst

64

Archiefapplicatie Een archiefapplicatie (of ‘Records Management Application’; RMA) ondersteunt de archieffunctie. Met behulp van de archiefapplicatie worden delen van het archiefregime 65 geoperationaliseerd. De archiefapplicatie werkt nauw samen met en is zoveel als mogelijk geïntegreerd in de overige geautomatiseerde systemen, inclusief de kantoorautomatisering, bijvoorbeeld om metagegevens geautomatiseerd te kunnen overnemen. 43 Archiefdocumenten Onder archiefdocumenten wordt verstaan alle informatie, ongeacht de vorm, die tijdens de taakuitvoering door (overheids)organen ontstaat dan wel in dat kader wordt ontvangen en naar haar aard bestemd is onder het betreffende overheidsorgaan te berusten (zie Archiefwet 1995, artikel 1, lid c). Archieffunctie De archieffunctie in een organisatie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten dat die organisatie in staat stelt archiefdocumenten te gebruiken, zich op basis van deze archiefdocumenten te verantwoorden voor haar handelen en in overeenstemming met de wet om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale archiefdocumenten. Archivistische regiefunctie Zie bij ‘Regie’. Bedrijfsproces Hiermee wordt het proces bedoeld waarmee een overheidsorganisatie alle haar door de wet opgedragen taken uitvoert. In de organisatiekundige literatuur wordt dit type proces aangeduid als ‘primair proces’; dit in tegenstelling tot de zogenaamde ondersteunende of ‘secundaire processen’. Contextgegevens Het institutionele kader van organisaties en functies of activiteiten waarin bijvoorbeeld de overheid functioneert; voorts het administratieve kader, te weten het geheel van procedures en regels volgens welke een overheidsorganisatie werkt (dan wel heeft gewerkt). Deze gegevens zijn noodzakelijk om de herkomst van archiefdocumenten te kunnen vaststellen en deze bescheiden te kunnen identificeren. De contextgegevens maken deel uit van de metagegevens; zie ook ‘metagegevens’. Digitale omgeving Met ‘digitale omgeving’ wordt een omgeving (van een bedrijfsproces) aangeduid waarin digitale faciliteiten een belangrijke rol spelen. Deze ‘digitale faciliteiten’ kunnen een groot automatiseringssysteem zijn maar ook een kantoorautomatiseringsnetwerk in bijvoorbeeld een beleidsafdeling.

64 Bij het opstellen van deze begrippenlijst is gebruik gemaakt van onder meer www.archief.nl/digiduur en de Archiefwet 1995. 65 Terminologie van Hans Hofman, Rijksarchiefdienst.

H ET


Digitalisering Met ‘digitalisering’ worden de veranderingen aangeduid die zich voltrekken in de maatschappij en de economie ten gevolge van de invloed van informatie- en communicatietechnologie (‘ICT’). Het hier gebruikte begrip ‘digitalisering’ is dus veel breder dan de toepassing van ICT sec. Metagegevens Alle gegevens die betrekking hebben op de verschijningsvorm en de structuur van het archiefstuk nodig om dit op juiste wijze te kunnen gebruiken, dan wel alle gegevens over het gebruik van het archiefstuk en de rol ervan in het uitvoeringsproces van een taak of functie. 44

Paradigma Een paradigma is het referentiekader van waaruit wij de werkelijkheid interpreteren. Paradigma’s vormen geen statisch gegeven; ze zijn aan verandering onderhevig. Een paradigmaverandering is het resultaat van ontwikkelingen in de wetenschap in wisselwerking met de situatie in de maatschappij. Het is dus niet zo dat de wereld verandert als een paradigma zich wijzigt, maar de wetenschapper, medewerker, mens zet als het ware een nieuwe bril op en ziet daardoor de wereld anders. Een paradigmaverandering vindt plaats wanneer er te veel onoplosbare problemen ontstaan: problemen die niet vanuit het heersende paradigma kunnen worden opgelost. Regie De regiefunctie is de functie die het beleid vertaalt in operationele sturing en uitvoering van de bedrijfsprocessen. De sterke nadruk op de archivistische regiefunctie is nieuw. De archivistische regiefunctie is de functie die het archiefbeleid vertaalt in operationele sturing en uitvoering van de archieffunctie. De archivistische regiefunctie impliceert het bepalen en onderhouden van onder meer de identificatiecriteria, de ordening en het bewaarregime. Deze functie neemt in belang toe naarmate de sturing en uitvoering van de archieffunctie meer door geautomatiseerde hulpmiddelen wordt uitgevoerd. Sturing Hiermee wordt de functie bedoeld die de uitvoering van processen bestuurt. Zo is er sprake van de sturing van de bedrijfsprocessen, maar ook van de sturing van de archieffunctie. De archivistische regiefunctie stuurt de archieffunctie. Door regels op te stellen, tabellen te verschaffen, hulpmiddelen binnen een archiefapplicatie in te richten bepaalt men tot op zekere hoogte hoe de archieffunctie wordt uitgevoerd.

H ET


Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de digitale overheid

Recommend Documents