…het geheim van de winnaar
Handleiding
Inhoudsopgave Inleiding Hoofdstuk 1 Buttons ......................................................................................... 6 1.1 Nieuwe klant invoeren............................................................................. 7 1.1.1 Het invoeren opstarten................................. ........................................ 7 1.1.2 Het klanten-mutatiescherm.................................................................... 7 1.2 Klanten zoeken.................................................................................... 13 1.2.1 Het Bladerscherm................................. ............................................ 13 1.2.2 Het Zoeken ..................................................................................... 15 1.3 Mailing ................................ .............................................................. 16 1.3.1 Selectiecriteria. ................................................................................ 17 1.3.2 Selectie en Bekijken. ......................................................................... 22 1.3.3 Bestaand DOC en Nieuw DOC. ........................................................... 23 1.3.4 Ontdubbelen................................................................ .................... 23 1.3.5 Criteria........................................................................................... 23 1.3.6 Uivoer ............................................................................................ 24 1.4 Kassa ............................................................................................... 24 1.4.1 Brillen ............................................................................................ 25 1.4.2 Lenzen ........................................................................................... 26 1.4.3 Dienst ............................................................................................ 26 1.4.4 Bijartikel ......................................................................................... 26 1.4.5 Korting ........................................................................................... 26 1.4.6 Diversen......................................................................................... 26 1.4.7 Zonnebril........................................................................................... 26 1.4.8 Actiebril............................................................................................. 26 1.4.9 De aanbetaling................................................................ .................... 30 1.5 Omzet ............................................................................................... 32 1.5.1 De indeling. ..................................................................................... 32 1.5.2 Het rapport...................................................................................... 34 1.6 Statistiek............................................................................................ 36 1.7 Voorraad............................................................................................ 36 1.8 Agenda ............................................................................................. 37 Hoofdstuk 2 Menu bestand............................................................................... 42 Hoofdstuk 2 Menu bestand............................................................................... 43 2.1 Schermbeveiliging................................................................................ 43 2.2 Aanpassen autorisatie........................................................................... 43 2.2.1 Groups........................................................................................... 43 2.2.2 Users............................................................................................. 47 2.2.3 Waarschuwing................................................................................. 48 2.3 Aanpassen wachtwoord ................................................................ ........ 48 2.4 Afspelen filmbeelden ................................ ............................................ 48 2.5 Programma-meldingen.......................................................................... 48 2.6 Afsluiten ............................................................................................ 49 Hoofdstuk 3 Menu Klanten ............................................................................... 50 3. 1 Nieuw ............................................................................................... 50 3.2 Openen ............................................................................................. 50 3.2.1 Overzicht ................................ ........................................................ 50 3.2.2 Refractie......................................................................................... 51 3.2.3 Brilorder ......................................................................................... 55 3.2.4 Lens Order ...................................................................................... 61 3.2.5 Lens Controle................................ .................................................. 63 3.2.6 Cornea ........................................................................................... 64 3.2.7 Spleetlamp...................................................................................... 66 3.2.8 Fundus........................................................................................... 67 2
3.2.9 Anamnese ...................................................................................... 67 3.2.10 Opmerkingen................................................................................ 69 3.2.11 Omzet / Klant ............................................................................... 70 3.2.12 Soap ................................................................ .......................... 70 3.2.13 Cornea Topograaf ......................................................................... 71 3.3 Samenvoegen..................................................................................... 71 3.4 Agenda ............................................................................................. 72 3.5 Opzoeken orders................................................................................. 72 Hoofdstuk 4..................................................................................................... 74 4.1 Inleiding............................................................................................. 74 4.2 Leveranciers....................................................................................... 74 4.3 Werknemers. ...................................................................................... 76 4.4 Klanten.............................................................................................. 78 4.5 Overzichten. ....................................................................................... 79 4.5.1 Mailing. ................................................................ .......................... 79 4.5.2 Management. ................................ .................................................. 79 4.5.3 Omzet............................................................................................ 79 4.5.4 Voorraad................................. ........................................................ 79 4.6 Omzet. ................................ .............................................................. 80 4.7 Dagstaat............................................................................................ 81 4.8 Onderhanden-werk lijst.......................................................................... 82 4.9 Kassabonnen...................................................................................... 83 4.10 Betalingen. ......................................................................................... 83 Hoofdstuk 5 Financieel................................................................ .................... 84 5.1 Debiteuren ......................................................................................... 84 5.1.1 inboeken openstaande posten ............................................................. 84 5.1.2 aanmaningen................................................................................... 84 5.2 Incasso’s ........................................................................................... 85 5.2.1 Incassobeheer ................................................................................. 85 5.2.2 Incasso-run ..................................................................................... 85 5.2.3 Boeken incasso-run .......................................................................... 85 5.2.4 Lijst niet ontvangen incasso’s .............................................................. 85 5.3 Inboeken openstaande orders................................................................. 85 Hoofdstuk 6 Menu Voorraad............................................................................. 86 6.1 Artikel, voorraad ................................ .................................................. 87 6.1.1 Monturen................................ ........................................................ 87 6.1.2 Glazen ........................................................................................... 90 6.1.3 Glasbewerkingen................................................................ .............. 91 6.1.4 Lenzen ........................................................................................... 93 6.1.5 Lensbewerkingen ............................................................................. 94 6.1.6 Bijartikelen ...................................................................................... 94 6.1.7 Diensten......................................................................................... 95 6.1.8 Garantie......................................................................................... 95 6.1.9 Korting ........................................................................................... 96 6.2 Overzichten................................ ........................................................ 96 6.3 Bestellen glazen................................ .................................................. 97 6.4 Bestellen lenzen................................ .................................................. 98 6.5 Bestellen systeemlenzen....................................................................... 98 6.6 Bestellen artikelen...............................................................................100 Hoofdstuk 7 Menu Stambestanden ...................................................................102 7.1 Aanspreektitel ....................................................................................102 7.2 Artikelgroepen....................................................................................103 7.3 Betaalwijzes ......................................................................................104 7.4 BTW ................................................................................................105 7.5 Brilsoorten................................................................ .........................105
3
7. 6 Glasselectie................................ .......................................................105 7.7 Huisartsen................................................................ .........................106 7.8 (In-)activiteitensoorten..........................................................................106 7.9 Kassatransacties ................................................................................106 7.10 Landen................................ .............................................................107 7.11 Leeftijdsgroepen................................ .................................................107 7.12 Lenzensoorten................................................................ ...................107 7.13 Lenssystemen....................................................................................107 7.14 Mailing definities ................................ .................................................107 7.15 Montuurmerken..................................................................................108 7.16 Montuursoorten..................................................................................108 7.17 Montuurtypes.....................................................................................108 7.18 Omzetgroepen ................................................................ ...................108 7.19 Oogartsen ................................................................ .........................109 7.20 Oogmeetruimtes ................................ .................................................109 7.21 Postcodegroepen................................................................................109 7.22 Planningsoort.....................................................................................109 7.23 Valuta ..............................................................................................109 7.24 Verzekeringen....................................................................................109 7.25 Zaakgegevens ................................................................ ...................109 Hoofdstuk 8 Onderhoud..................................................................................111 8.1 Inlezen OCS glastabellen ................................ .....................................111 8.2 Prijzen..............................................................................................111 8.2.1 Monturen................................ .......................................................111 8.2.2 Glazen ..........................................................................................112 8.2.3 Glasbewerkingen................................................................ .............112 Hoofdstuk 9 Menu Beeld................................ .................................................114 9.1 De werkbalk ......................................................................................114 9.2 De statusbalk.....................................................................................114 Hoofdstuk 10 Menu Venster................................ ...........................................115 Hoofdstuk 11 Menu Help...............................................................................116 11.1 Informatie..........................................................................................116 11.2 Release Notes ................................................................ ...................116 Hoofdstuk 12 Back-up..................................................................................118 Hoofdstuk 13 Bijlagen................................................................ ...................119 13.1 Begrippenlijst .....................................................................................119 13.2 Speciale toetsen................................ .................................................122 13.3 Rapportnamen................................................................ ...................122
4
Inleiding Deze handleiding vergemakkelijkt het gebruik van het Apollo programma van B&F Software. Aan de hand van voorbeelden wordt het programma Apollo verhelderd. Bij de indeling van de handleiding is ervoor gekozen om de buttons van het startscherm van Apollo te behandelen en daarna volgens volgorde van de menubalk uitleg te geven. U treft regelmatig verwijzingen aan naar andere gedeelten in de tekst. Bij de uitleg wordt gebruik gemaakt van de volgende symbolen: Lensorder
hyperlink, een verwijzing naar begrippen uit de Apollo begrippenlijst knop van het toetsenbord Entertoets (ook wel Return-toets genaamd)
<Escape>
↵
Wijzigen menu LIJST- KLANTEN ← Tab →
1
2
3
Aanduiding van een knop in een scherm. aanduiding van de menu-onderdelen Met de Tab-toets springt u op een logische wijze van invoerveld naar invoerveld. De navigatietoetsen. Deze vind u bijna in elk scherm terug. Hiermee kunt u snel bladeren door bijvoorbeeld alle brilorderkaarten van een klant.
4
Knop 1
Direct naar het eerste blad
Knop 2
Eén blad terug
Knop 3
Eén blad naar voren
Knop 4
Direct naar het laatste blad
© B&F Software 2000. Auteurs: Redactie:
Henk Theessink Ron Timmermans Joost van Berkum Henk Theessink
5
Hoofdstuk 1 Buttons Opstarten Als u Apollo opstart komt u in het dialoogvenster waarin u het startsaldo van de kassa kunt invoeren. Standaard staat het saldo uiteraard op het bedrag zoals de voorafgaande keer de kassa met het saldo is afgesloten. Uit de lijst van medewerkers die bevoegd zijn de kassa te beheren kunt u uw naam invoeren. Klik op OK om door te gaan.
Als u Apollo 2000 afsluit komt u in het dialoogvenster om de kassa af te sluiten. Meer informatie hierover en over de werking van de kassamodule treft u aan in Hoofdstuk 1.4.7 Kassa - Dagstaat. Buttons Nadat u het beginsaldo van de kassa hebt ingevoerd, komt u in het startscherm van het programma. Het is een typisch Windows scherm met een menubalk, pictogrammen, een aantal snelkoppelingen en een statusbalk. Apollo kent dan ook alle mogelijkheden van een Windows toepassing.
De snelkoppelingen op het startscherm heten buttons. De buttons zorgen voor een directe toegang tot de opties waarvoor ze staan:
6
-
Nieuwe klant invoeren Klanten zoeken Mailing Kassa Omzet (overzichten) Statistiek (overzichten) Voorraad (overzichten) Agenda
1.1 Nieuwe klant invoeren Controleer voordat u een nieuwe klant gaat invoeren of de klant niet in het systeem voorkomt. U doet dat door te controleren op klantnummer, naam, postcode of geboortedatum. (zie ook Klanten zoeken, hoofdstuk 1.2 Klanten zoeken. Het systeem geeft de nieuwe klant zelf een klantennummer.
1.1.1 Het invoeren opstarten. Door te klikken op de button Nieuwe Klant op het startscherm zal het scherm opstarten om een nieuwe klant in het systeem in te voeren. Boven op het zogenaamde Klanten-mutatiescherm ligt dan het dialoogvenster Postcode opzoeken. Het invoerscherm Postcode opzoeken biedt u de handige mogelijkheid om alvast enkele basisgegevens die bij de postcode van de nieuwe klant horen automatisch in te voeren. Dit invoerscherm start elke keer wanneer u een nieuwe klant wilt invoeren. U zult merken dat het dialoogvenster Postcode opzoeken een actieve zoekfunctie kent: al na de 1e invoer komt een postcode in beeld die aan het criterium voldoet.
U sluit het invoerscherm Postcode opzoeken af door op het juiste adres te dubbelklikken. U kunt ook op OK klikken. Door op annuleren te klikken komt u in het Klanten mutatiescherm zonder bepaalde gegevens die gekoppeld zijn aan de postcode alvast in te voeren.
1.1.2 Het klanten-mutatiescherm. In het Klanten-mutatiescherm voert u zo zorgvuldig en zo correct mogelijk de gegevens van de klant in. Hoe meer gegevens en hoe nauwkeuriger de gegevens die u verzamelt, des te nauwkeuriger en persoonlijker u uw klant kunt benaderen. Laat de klant meekijken, dan kan
7
hij de typfouten of onnauwkeurigheden eruit halen! Het Klanten mutatiescherm vormt namelijk de basis van uw klantengegevens. U voert de gegevens van elk veld in, bijvoorbeeld bij het veld Achternaam:
U typt de achternaam van de nieuwe klant. Daarbij hoeft u zelf NIET de hoofdletter aan te duiden door de <SHIFT-toets> in te drukken. Daar waar een hoofdletter gebruikelijk is, vult Apollo die automatisch in! Als de naam correct is ingevoerd, gaat u naar het volgende veld. In dit geval is dat het veld Tussenvoegsel. U gaat naar het volgende veld door op de
te drukken Maakt u bij het invoeren van de achternaam een fout, dan kunt u met de pijltjestoetsen naar de plaats van de fout en vervolgens de wijziging aanbrengen. U kunt ook ten allen tijde naar een ander veld door het veld met de muis aan te klikken. U kunt terug naar een voorafgaand veld door SHIFT – TAB in te toetsen.
In het Klanten mutatiescherm kunt u achtereenvolgens invoeren: Achternaam bijvoorbeeld: Jagt Tussenvoegsel bijvoorbeeld: van der Initialen J.G. Apollo zet hier automatisch hoofdletters neer! Voornaam bijvoorbeeld: Jeroen Straat Huisnummer
8
Postcode Plaats Geboortedatum
Geslacht
Rekeningnummer Telefoon thuis
Telefoon werk Fax Gsm e-Mail Titel
Adreshoofd Aanhef
Land Klant nr.
Klant sinds Brildrager Contactlensdrager Huisarts
Verzekering
De letters worden automatisch in hoofdletters weergegeven. Ook hier worden de letters automatisch in hoofdletters weergegeven. U kunt de geboortedatum op twee mannieren ingeven. De eerste is om op de knop 15 te klikken kunt u zelf een datum selecteren. Dubbelklik na de selectie op de datum om in te voeren. U kunt de toetsen << en < gebruiken om terug te gaan in respectievelijk jaar en maand en u gebruikt de toetsen >> en > om vooruit te gaan in respectievelijk jaar en maand. De tweede mannier is om in het vakje direct de datum in te typen op de volgende wijze 15 06 1977.De dag15, 06 is de maand en 1977 het volledige jaar. Het liggend streepje wordt door Apollo in elk datumveld (met uitzondering van de zoekschermen) zelf geplaatst! Door op Mannelijk, Vrouwelijk of Bedrijf te klikken selecteert u het geslacht. Welke keuze u ook maakt, de keuze betekent dat de velden Titel, Adreshoofd en Aanhef andere keuzemogelijk heden krijgen. Als het rekeningnummer niet correct is ingevuld, zal er een foutmelding verschijnen. Het rekeningnummer zal moeten voldoen aan de zogenaamde elfproef. Zet u bij een nummer van de Postbank een P ervoor. Als het netnummer correct is, drukt u dan even op de rechter pijltjestoets voordat u het abonneenummer gaat invoeren. Er is geen getalscontrole op het telefoonnummer toegepast, omdat ook buitenlandse telefoonnummers ingevoerd kunnen worden.
De titel wordt op de Klantenkaart voor de naamgegevens geplaatst. Deze kan gebruikt worden in de mailing. Afhankelijk van de waarde die u bij Geslacht heeft ingevoerd, krijgt u een aantal keuzemogelijkheden. Door het pijltje aan de rechterkant van het veld aan te klikken krijgt u de keuzes in beeld. Als u de linker muisknop ingedrukt houdt, sleept en bij uw keuze weer loslaat, dan heeft u op dat moment uw keuze ingevoerd. Indien het veld Geslacht op Onbekend (Bedrijf) is geselecteerd, kunt u geen titel invoeren. Het adreshoofd wordt gebruikt bij de mailing. De aanhef wordt gebruikt in de mailing Voor zowel de Titel, Adreshoofd als Aanhef geldt dat u de keuzelijsten kunt aanpassen in het menu STAMBESTANDEN – AANSPREEKTITELS. U kunt kiezen uit een aantal landen. U kunt in het menu STAMBESTANDEN – LANDEN de tabel met landnamen veranderen. Dit veld wordt automatisch ingevuld, u kunt hier niets aan wijzigen! Apollo kiest een nummer dat volgt op het laatst gebruikte klantnummer, ook al is die klant verwijderd. Uw systeem voert hier automatisch de huidige datum in! Wilt u de datum wijzigen, gebruik dan het numerieke toetsenbor d voor de invoer. U hoeft de streepjes niet in te voeren, die worden automatisch ingevoegd. Aanvinken betekent: ja. Het pakket vult dit ook automatisch in na het boeken van een brilorder. Aanvinken betekent: ja. Het pakket vult dit ook automatisch in na het boeken van een lensorder. In dit veld geeft u de naam van de huisarts aan. De tabel met NAWgegevens van huisartsen kunt u wijzigen via het menu STAMBESTANDEN – HUISARTSEN. In dit veld geeft u de naam van de verzekering aan. De tabel met NAWgegevens van verzekeringnemers kunt u wijzigen via het menu 9
Verzekering nr. Niet mailen
Actieve klant
STAMBESTANDEN – VERZEKERINGEN. Hier voert u het verzekeringnnummer in. Indien de klant te kennen heeft gegeven niet in de mailing te willen benaderd worden, dan kunt u hier de klant uit elke mailinglijst halen door het veld aan te vinken. Standaard staat de optie aan. Indien u het vinkje uitschakelt wordt de klant niet meer meegenomen in de huidige tabellen, maar wordt in de historie wèl meegenomen. U moet daarbij denken aan bijvoorbeeld de omzet per klant. Om het vinkje weer aan te zetten kunt u in het zoekscherm van het Klanten bladerscherm op de rechter muisknop klikken. U krijgt dan de optie Inactieve records weglaten. Daarmee maakt u de inactieve klanten zichtbaar en onzichtbaar. Indien u de optie uit hebt geschakeld en u gebruikt de optie Klanten Zoeken bij deze klant, dan zult u de klant niet vinden. U kunt de klant wel opsporen via het menu LIJST –KLANTEN.
Nadat u de algemene gegevens van de nieuwe klant hebt ingevoerd kunt u in de tabbladen de volgende bijzonderheden toevoegen: Foto’s
Opmerking
Controles
Klik op de knop Nieuwe foto. Het systeem zal in eerste instantie naar de cdrive kijken. Het kan zijn dat u de foto’s van uw klanten maakt en meteen een plaats op de locale harde schijf of de server (in het geval van een netwerk) geeft. Door het dialoogvenster te doorlopen kunt u de foto van de klant selecteren. Het dialoogvenster is het bekende Windowsvenster dat hoort bij het openen van bestanden. U selecteert op - drive (op welke schijf staat de afbeelding) - map (in welke map staat de afbeelding) - bestandstype (er wordt gezocht naar bestanden met de extensie: (bmp, jpg, ico, emf en wmf) - bestandsnaam Heeft u het juiste bestand gevonden, dan selecteert u het bestand en klikt op Ok . (U kunt in plaats daarvan ook dubbelklikken op de bestandsnaam). U kunt hier een klant specifieke opmerkingen invoeren. Er is geen begrenzing aan de lengte van uw opmerking. Aan de rechterkant van het invoerscherm ziet u een viertal keuzemogelijkheden.
Hier geeft u aan: Onbekend, Goed, Matig of Slecht. De kleur van uw keuze ziet u terug op de klantenkaart. Daardoor heeft u snel inzicht op de eigenschap van de klant. Welke eigenschap dat is dient u vooraf eenduidig te bepalen! Normaliter worden de data door Apollo zelf ingevuld. U voert hier de gegevens ten aanzien van de bril- en/of lenscontroles in als deze afwijkend zouden zijn. U past dan als het ware de automatisch in te voeren data aan. 10
Mailing
Extern factuuradres
Garantiepas
Tevens kunt u aangeven wanneer de rechter- en/of linkerlens zijn afgehaald. De velden zijn datumvelden die u kunt wijzigen zoals u is uitgelegd bij de invoer van het veld Geboortedatum in hetzelfde Klanten mutatiescherm. Tot slot geeft u voor een contactlensdrager het lenssysteem aan. Het type lenzensysteem kunt u zelf in een tabel beheren. Via het menu STAMBESTANDEN – LENSSYSTEMEN verandert u de tabel. U kiest uit een aantal items het profiel van de klant. U doet dat door eerst op het pijltje aan de rechterkant van het veld Hoofditem te klikken. Vervolgens bepaalt u het bijpassende Sub Item. U voegt een volgend profiel toe door op te drukken. Het door u bepaalde profiel kunt u later in een mailing gebruiken als select iecriterium. U kunt de items aanpassen in het menu STAMBESTANDEN – MAILINGDEFINITIES. Klikt u in het linkerscherm Mailing Items, druk op en u voegt een item toe. In het rechterscherm Mailing Waardes voegt u op een zelfde manier waarden toe aan het geselecteerde item. U kiest via het zoekscherm uit het bestaande bestand van klanten de NAWgegevens van het externe factuuradres. Heeft u de klant gevonden, selecteer dan de klant, klik in het scherm “kies extern factuuradres” op de knop wijzigen om de gegevens in te voeren. U kunt natuurlijk ook op de klant dubbelklikken. Met de knop maak leeg verwijdert u de gegevens. Het veld “factuur t.a.v.” kunt u gebruiken om de factuur op naam te verzenden. De gegevens worden bij de factuur vermeld. In dit tabblad geeft u voor lenzen of bril de soort garantie weer. U maakt uw keuze via de knop …… . Indien u een artikel hebt gekozen zal het veld Lenspas omschrijving of het veld Brilpas omschrijvi ng automatisch gevuld worden. Het nummer van de lenspas en brilpas kunt u zelf naar eigen goeddunken ingeven. De garantiepas wordt namelijk automatisch aan de klant gebonden. De gegevens van de pas komen op de kassabon te staan. De datum van afloop van de garantiepas wordt door het systeem automatisch ingevuld, maar u kunt die datum handmatig aanpassen. De datum wordt in feite bepaald door de omschrijving in het artikel. U kunt de soorten van garantie wijzigen / aanvullen / verwijderen in het menu VOORRAAD – ARTIKEL – GARANTIE. Het artikelnummer wordt automatisch gegenereerd.
Onder in het Klanten mutatiescherm ziet u nog de drie knoppen: Ok
: klant definitief invoeren
Annuleren
: de gegevens van de nieuwe klant wissen
Afdrukken
: u drukt de gegevens af via § het rapport LIJST (u krijgt de naw-gegevens van al uw klanten op een rij) § het rapport KAART (u krijgt een overzicht van de klant) § het rapport KLANTEN IDENTIFICATIE KAART (met de barcode van de klant)
11
Het afdrukken kan pas op het moment dat u de klant hebt opgeslagen. En dat doet Apollo automatisch voor u. Door op Ok te klikken komt u in het Klantenkaart in het tabblad Overzicht. U kunt altijd wijzigingen doorvoeren in het Klanten mutatiescherm. De wijzigingen worden pas bruikbaar op het mom ent dat u het scherm afgesloten hebt.
12
Opmerking [Th1]: Wordt door B&F aangepast
1.2 Klanten zoeken. Als u op de button Open klanten klikt, komt u in het scherm Openen klant gegevens. Dit scherm is een zogenaamd bladerscherm met zoekmogelij kheden dankzij het zoekscherm.
1.2.1 Het Bladerscherm. Een bladerscherm is een overzicht van records die horen bij een bepaald item. U kunt in een bladerscherm een record openen, wijzigen of verwijderen. Er zijn in Apollo diverse bladerschermen: het scherm Openen klant gegevens; het Glazen bladerscherm; Leverancier bladerscherm, enzovoort.
Standaard heeft Apollo de bladerschermen ingesteld met een aantal velden in een bepaalde volgorde. U kunt elk bladerscherm echter instellen naar eigen keuze en inzicht. Dat doet u door in het bladerscherm op de rechter muisknop te klikken. U komt dan in het dialoogvenster waarin u kunt kiezen om het bladerscherm te configureren. Eén van de opties die u in het bladerscherm in het menu LIJST bij o.a. klanten en leveranciers zult tegenkomen is de rechtermuisknop-optie om de Inactieve records weg te laten. Indien u het vinkje uitschakelt wordt de de klant / leverancier niet meer meegenomen in de huidige tabellen, maar wordt in de historie wèl meegenomen. U moet daarbij denken aan bijvoorbeeld de omzet per leverancier. Om het vinkje weer aan te zetten kunt u in het zoekscherm van het Klanten bladerscherm / Leverancier bladerscherm op de rechter muisknop klikken. U krijgt dan de optie Inactieve records weglaten. Daarmee maakt u de inactieve klanten / leveranciers zichtbaar en onzichtbaar.
13
Als u kiest voor Configureer bladerscherm, dan kunt u de lijst van zichtbare velden aanpassen door velden toe te voegen vanuit de beschikbare velden of u verwijdert zichtbare velden door ze terug te plaatsen in de lijst van beschikbare velden. U doet dat met behulp van de pijlen < en >. Door te klikken op << en >> voegt u alle velden toe of verwijdert u alle velden.
U kunt binnen de zichtbare velden een sorteervolgorde aangeven door bijvoorbeeld op het veld Achternaam te dubbelklikken. Voor het veld Achternaam verschijnt een blauwe pijl. Binnen die sorteervolgorde kunt u nog een optie aangeven, bijvoorbeeld op Geboortedatum. De rangorde van de velden bepaalt ook de sorteervolgorde. Als in bovenstaand voorbeeld de achternaam boven de geboortedatum staat, zal de sortering eerst op achternaam zijn. Dezelfde achternamen komen bij elkaar te staan. De lijst zal zo zijn opgebouwd dat dan de oudste persoon in het rijtje met dezelfde achternaam boven aan staat. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om met behul p van de rode pijltjes in verticale richting de volgorde van de velden te wijzigen. Selecteert u eerst het veld en verander vervolgens de volgorde. Heeft u de velden en de juiste volgorde bepaalt, dan klikt u op Ok . U komt dan weer terug in het bladerscherm, waar u desgewenst de volgende aanpassingen kunt uitvoeren: - In het bladerscherm kunt u de volgorde van de velden nog veranderen door op de naam van een veld te gaan staan, de linker muisknop ingedrukt houden en het veld vervolgens naar links of rechts te slepen. - De veldbreedte (kolombreedte) kan vergroot of verkleind worden door de muis op de scheidingslijn te plaatsen en met de linker muisknop ingedrukt te verplaatsen. Het is niet aan te bevelen om een veld met een datum als eerste veld in het bladerscherm te zetten. Het zoeken wordt daardoor geblokkeerd!
14
Met de schuifbalk onder in het bladerscherm kunt u horizontaal door de lijst met velden bladeren. Door gebruik te maken van de schuifbalk rechts in het bladerscherm kunt u door de records bladeren. De veranderingen die u hebt aangebracht in het bladerscherm worden automatisch opgeslagen en voor u vastgehouden. Als u op een netwerk bent aangesloten: de instellingen worden per werkstation opgeslagen!
1.2.2 Het Zoeken U kunt op verschillende manieren zoeken: - U zoekt direct in een veld door de veldnaam aan te klikken met de muis. De kolom die bij het veld hoort wordt geel van kleur ten teken dat deze kolom geselecteerd is als het primaire (eerste) zoekveld. Boven de rij met veldnamen ziet u ook dat de naam van het veld dat u geselecteerd heeft terug. In de lege, gele balk die achter de naam staat kunt u de gegevens intoetsen van het item dat u zoekt. U zult merken dat het een actieve zoekfunctie is, want na de 1e toetsaanslag (u zoekt bijvoorbeeld de klant met de naam Thijssen) –de letter t- verschijnt de lijst met achternamen die met een T beginnen. Alle namen die niet met de letter T beginnen zullen uit het scherm verdwijnen. Als u vervolgens de h hebt ingevoerd, zal de naam Thijssen waarschijnlijk al in beeld zijn. Met de bekende dubbelklik op de naam is de klant ges electeerd. Heeft u per ongeluk een verkeerde letter ingevoerd, dan zal de u terugbrengen naar de voorafgaande letter. De selectie op het scherm zal dan meteen weer worden uitgebreid. Met behulp van een zoekscherm zoekt u op een snelle manier naar een record in een bladerscherm.
-
Het kan zijn dat u gecombineerd wilt gaan zoeken, bijvoorbeeld op W. Jacobs. Gelet op de grote hoeveelheid klanten met dezelfde achternaam is het handig om de voorletter (keuzeveld Initialen) mee te nemen in de zoekcriteria. Van de knop Zoekscherm rechtsboven in het bladerscherm opent u het zoekscherm. Hierin staan een aantal standaardcriteria waarop u kunt zoeken in de records. Toetst u in het zoekscherm de letter w (zelfs zonder gebruik te maken van de hoofdletter!) en vervolgens op Ok , dan krijgt u alle namen te zien die in het veld Initialen
15
begi nnen met de W. Invoer van de criteria w bij het veld initialen en ja bij het veld achternaam zal leiden tot het vinden van W. Jacobs! Als u op Ok drukt, ziet u dat de knop Zoeken ingedrukt wordt: het is de wisselknop tussen de selectie en de hele lijst. Met andere woorden: of de ongeselecteerde, complete lijst of de selectie volgens het criterium van het zoekscherm. -
U kunt ook zoeken op intervallen. U zoekt bijvoorbeeld een klant van 45 jaar. Gebruikt u dan in het zoekscherm de knop … achter het veld Geboortedatum. U krijgt dan een invoerscherm in beeld waar u de twee waarden kunt ingeven: tussen 29-06-1954 en 2906-1955. Door Ok aan te klikken komt u terug in het zoekscherm. Klikt u weer op Ok , dan zal Apollo zoeken aan de hand van de ingegeven criteria. U heeft in het zoekscherm ook nog de mogelijkheid om in plaats van de standaardwaarde: zoeken naar bijvoorbeeld selectiecriterium 1 OF selectiecriterium 2 te zoeken naar selectiecriterium 1 EN selectiecriterium 2. U vindt de knop linksboven in het zoekscherm.
-
In het zoekscherm dient u –in tegenstelling tot op andere velden- de datumvelden volledig in te voeren. 15 november 1998 wordt dan: 15-09-1998.
-
Tot slot kunt u in het zoekscherm de criteria in één keer verwijderen door op de knop Wissen te klikken.
U wijzigt de velden van het zoekscherm door net als bij het bladerscherm met de rechter muisknop te klikken en te kiezen voor: Configureer zoekscherm. In hetzelfde dialoogvenster treft u eveneens aan: - oorspronkelijk bladerscherm - oorspronkelijk zoekscherm De optie Zoekscherm alvorens openen kunt u aan- of uitzetten. Als het vinkje (v) voor de tekst staan, dan is de optie ingeschakeld. Het inschakelen betekent: voordat het scherm Openen klantgegevens geopend wordt, krijgt u vooraf aan het bladerscherm altijd het zoekscherm in beeld. De veranderingen die u hebt aangebracht in het zoekscherm worden ook hier automatisch opgeslagen en voor u vastgehouden. Als u op een netwerk bent aangesloten: de instellingen worden per werkstation opgeslagen! Door te dubbelklikken op de opgespoorde klantnaam komt u in het tabblad Overzicht van de Klantenkaart.
1.3 Mailing Door gebruik te maken van de optie Mailing beschikt u over een uitstekend middel om de omzet van uw zaak te verhogen of op peil te houden. U bent in staat aan de hand van criteria ten aanzien van al uw klantgegevens een gerichte actie te voeren. Die actie bestaat uit het sturen van een persoonlijke brief aan de door u geselecteerde klanten. In grote lijnen stelt u als volgt de mailing samen: 1. U stelt de selectiecriteria samen waarmee u wilt gaan selecteren. Deze selectiecriteria worden op naam gesteld en automatisch opgeslagen om ze mogelijk later of vaker te gebruiken. Dat is erg handig als u bijvoorbeeld een controlemailing wilt uitvoeren.
16
2. De selectiecriteria genereert uit al uw klantgegevens de doelgroep van de mailing. Hier is het belang van een correcte, volledige invoer van klantgegevens duidelijk zichtbaar! 3. U voegt de selectie samen met een bestaande brief of een nieuwe brief in de tekstverwerker Microsoft Word. 4. Via de tekstverwerker print u de mailing en/of bewaart u de mailing voor herhaald gebruik in een nieuw bestand. Als u op de button Mailing klikt, komt u in het Overzicht-scherm, specifiek het gedeelte van de mailing. In plaats van de button te gebruiken kunt u ook ten allen tijde vanuit het menu LIJST – OVERZICHT – MAILING op deze plaats terechtkomen.
In het overzicht ziet u bij aankoop van het Apollo-programma alleen de optie Nieuwe Mailing. Heeft u na verloop van tijd enkele mailings gemaakt, dan staan die hier ook in de lijst vermeld.
1.3.1 Selectiecriteria. U geeft als eerste een omschrijving van de nieuwe mailing, bijvoorbeeld: u selecteert op alle veertigjarigen. De omschrijving die u hier invoert komt in het overzicht Mailing te staan. U heeft voor de naamgeving 50 posities ter beschikking, waarbij u alleen letters en cijfers mag gebruiken.
17
Vervolgens heeft u zes tabbladen met selectie groepen. Dit zijn klant, bril, montuur, lens, verkoop en refractiegegevens. Met het zevende tabblad kunt u het mailbestand verreiken met extra gegevens. In de bijlagen treft u de samenstelling van het mailbestand aan. U geeft de selectiecriteria aan door het criterium aan te vinken. Apollo opent dan een volgend dialoogvenster waarin u het criterium nader kunt duiden. Indien u bij de mailing slechts één criterium instelt, krijgt u als respons een hele grote doelgroep. Naarmate u meer criteria definieert, zal het aantal geselecteerden aanzienlijk dalen! Bij een aantal mailselecties heeft krijgt u een Plus button en een Min button te zien. Hier is het mogelijk om na reeds een selectie gemaakt te hebben uit dezelfde tabel nogmaals een selectie toe te voegen. Dit doet u met de Plus button. Met de Min button verwijderd u de selectie die u op het scherm heeft staan. Het cijfer achter deze twee buttons geeft aan hoeveel selecties u uit dezelfde tabel heeft gedaan.
1.3.1.1 Klantgegevens. In het onderdeel Klantgegevens heeft u de keuze uit een 5-tal selectiecriteria. Door ze aan te vinken kiest u voor een criterium. Apollo kent de volgende selectiecriteria: Leeftijd
Postcode Naam
U geeft hier het bereik van leeftijd weer. U doet dat door van … geboortedatum tot … geboortedatum in te voeren. Die invoer kunt u verrichten door op 15 te klikken of door met naar de eerste datum te gaan en die met het numerieke toetsenbord in te tikken. Het invoeren kan zonder gebruik te maken van de spatiebalk en de shift-toets. Apollo doet dat voor u. De achternaam is het criterium op basis waarvan u selecteert. Als u alle klanten waarvan de achternaam met een A begint, dan geeft u de criteria als volgt aan: van …a tot … b. (U hoeft geen hoofdletters te gebruiken!) Het kan nog nauwkeuriger door van …ak tot … az in
18
Laatste bezoek Mailing-items Verjaardag Geslacht
Lens - of brildrager
te voeren. U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van het laatste bezoek weer. U kunt hier kiezen uit de items die u in het menu STAMBESTANDEN – MAILING DEFINITIES heeft i ngevoerd. U geeft hier de interval aan waarbinnen de dag ligt van de verjaardag van de klant. U kunt ingeven (D)ag en (M)aand. Wanneer u specifiek wilt mailen op man, vrouw, onbekend (bedrijf) kunt u dat hier aangeven. Als u voor deze selectie kiest komen de reeds genoemde criteria op het blad met daar een wit vierkantje voor. Klik met de muis in het vierkantje op iets te selecteren. Idem als bovenstaand om specifiek lens en brildragers van elkaar te scheiden.
1.3.1.2 Brilgegevens. Laatste brilcontrole Volgende brilcontrole Brilorder Laatste brilorder Brilverkoop Laatste brilverkoop Afstand sferisch Cylinder Additie Totaal bedrag bril Brilpas bedrag Prijs per glas Glasmateriaal
Glassoort Glasnaam Glas leverancier Datum glasverkoop Complete bril Laatste complete bril
U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van het laatste brilcontrole weer. idem, maar nu voor de volgende brilcontrole. U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik aan waar binnen een brilorder moet liggen. U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik aan waar binnen de laatste brilorder van een klant moet liggen U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik aan waar binnen een brilverkoop moet liggen. U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van het laatste brilverkoop weer.
Totaal bedrag op de brilorder. Dit is inclusief bijartikelen, diensten en kortingen. Bedrag waar voor een brilpas is verkocht U geeft hier het interval aan waar binnen de prijs van een glas moet liggen. Er wordt binnen de brilorders gezocht of het linker of rechterglas aan deze interval voldoet. U geeft hier het materiaal aan waarvan het glas gemaakt is. Er wordt binnen de brilorders gezocht of het linker of rechterglas aan deze waarde voldoet. Idem voor glassoort. Dit is monofocaal, multifocaal, etc. Idem voor glasnaam Idem voor de leverancier van de glazen U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van een glasverkoop weer U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van de verkoop van een montuur met glazen weer. U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van de laatste verkoop van een montuur met glazen weer.
Zonnebril Zonnebril op sterkte Brilsoort
19
1.3.1.3 Montuurgegevens Montuur prijs Montuur leverancier Montuur merk Montuur soort Montuur type Aankoopdatum montuur
1.3.1.4 Lensgegevens. Laatste lenscontrole
U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van het laatste lenscontrole weer. Volgende lenscontrole idem, maar nu voor de volgende lenscontrole. Soort lenssysteem Via het keuzeveld kiest u voor een lenssysteem. De lenssystemen kunt u wijzigen in het menu STAMBESTANDEN – LENSSYSTEMEN. Garantiepas U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik van verloopdatum de garantiepas verloopdatum weer Lensorder U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik aan waar binnen een lensorder moet liggen. Laatste lensorder U geeft hier via de u bekende datum-invoerschermen het bereik aan waar binnen de laatste lensorder van een klant moet liggen Lensverkoop Laatste lensverkoop Afstand sferisch Cylinder Additie Lenspas bedrag Prijs per lens Lens leverancier Lenssoort Datum lensverkoop Lensnaam Levering lenssysteem
1.3.1.5 Verkoopgegevens Selecteren op deze gegevens heeft alleen zin wanneer u losse producten zoals lensvloeistof, koordjes, verrekijkers, zonnebrillen op naam aanslaat via de kassamodule. U bent zo instaat om te achterhalen welke klanten bijvoorbeeld vorig jaar een zonnebril gekocht hebben om hen te vertellen dat er weer leuke zonnebrillen zijn binnengekomen of dat u een brief wilt sturen uit naam van een leverancier dat een lensvloeistof niet in orde zou zijn. Artikelgroep Artikelsoort Artikelnaam Artikel leverancier Artikel prijs Betaalsysteem Aankoopdatum
20
1.3.1.6 Refractie Oogdruk Laatste oogmeting gedaan door Datum oogmeting Datum laatste oogm eting Volgende oogmeting
1.3.1.7 Gegevens in mailing De mailingtabel is na een selectie standaard gevuld met de meest relevante waarde om een mailing te kunnen doen. Dit betreft aanheftitels; namen; adres; plaats etc. Voor een exacte samenstelling verwijs ik naar de bijlage. U kunt daar ook zien wat er extra in het bestand komt te staan als u een verrijking aanklikt. Houd u er wel rekening mee dat hoe meer verrijkingen u aan klikt het langer duurt voordat de mailingselectie klaar is. Uitgebreide klantgegevens meenemen in mailing Brilgegevens meenemen in mailing Montuurgegevens meenemen in mailing Lensgegevens meenemen in mailing Verkoopgegevens meenemen in mailing Refractiegegevens meenemen in mailing Mailing sorteren op Plaats Mailing sorteren op Postcode Aanmaakdatum mailing De knop Export mailing
U kunt de gegevens van de mailing die u zojuist heeft samengesteld opslaan in een apart bestand. Het bestand is een Microsoft Access bestand. Standaard worden de bestanden opgeslagen in het pad C:\Program Files\B & F Groep\Apollo\mailing. Nadat Apollo uw bestand heeft opgeslagen zult u in een venster de bevestiging en het opgeslagen pad ervan zien.
De knop Import mailing Alleen criteria exporteren
Als u een mailing wilt exporteren kunt u aangegeven of u de criteria mee wilt exporteren ja of nee. De optie staat standaard op: Aan.
21
1.3.2 Selectie en Bekijken. Nadat u de selectiecriteria hebt ingevoerd kunt u via de knop Selectie de selectie door Apollo laten genereren. Heeft u ten opzichte van een voorafgaande keer de selectiecriteria gewijzigd, dan zal Apollo u vragen de huidige selectie te mogen overschrijven. Er is dan immers al een selectiebestand aangemaakt. Apollo geeft aan hoeveel klanten er zijn geselecteerd en vraagt of u met deze selectie wilt doorgaan. U heeft hier de kans om de selectie van bijvoorbeeld 4500 klanten ongedaan te maken en uw selectiecriteria te herzien! Met de knop Bekijken krijgt u in een bladerscherm een overzicht van alle door u geselecteerde klanten. In deze fase van de mailing heeft u dankzij dit bladerscherm nog steeds grip op de geselecteerde klanten: u kunt in de lijst klanten wijzigen, toevoegen, verwijderen en de lijst afdrukken. Met de cursortoetsen loopt u door de lijst heen. Indien u tevreden bent met de selectie kiest u voor Sluiten.
22
1.3.3 Bestaand DOC en Nieuw DOC. Klikt op Bestaand DOC en Nieuw DOC om via Word met behulp van de optie Afdruk Samenvoegen een mailbestand samen te voegen met een bestaande of nieuwe brief. Voor welke van de twee opties u ook kiest, Word zal automatisch opgestart worden. Het onderdeel .DOC uit de bestandsnaam (de zogenaamde extensie) verwijst naar een Worddocument!. Werkt u met Office 2000 dan komt de melding dat de database van een eerdere versie is. Deze melding kunt u gewoon wegklikken door OK te bevestigen. Kiest u voor een bestaand document, dan wordt er een venster geopend met daar in de reeds aangemaakte mailingbrieven. Hieruit kunt u een geschikte brief kiezen of een bestaand brief op een eenvoudige wijze aanpassen. ; kiest u voor een nieuw document, dan dient u zelf de naam van het bestand in te voeren (maximaal 30 aaneengesloten tekens!) De map waarin de documenten worden opgeborgen is standaard in Apollo C: \Program Files\B & F Groep\Apollo\mailing\. In Apollo Beheer kunt u de map wijzigen.
1.3.4 Ontdubbelen Na het maken van een selectie wilt u misschien de selectie ontdubbelen. Dat wil zeggen: u wilt bijvoorbeeld maar één brief sturen naar meerdere gezinsleden die op het zelfde adres wonen. De criteria waarop u kunt ontdubbelen zijn in het venster dat verschijnt zelf aan te geven.
1.3.5 Criteria Wilt u nog even zien welke mailing criteria zijn geselecteerd? Dan moet u deze knop aankli kken.
23
1.3.6 Uivoer Het verwerken van het document veronderstelt enige kennis van Microsoft Word. U kunt via het menu EXTRA - AFDRUK SAMENVOEGEN… in het dialoogvenster stap 3 uitvoeren: samenvoegen. Als u op de knop samenvoegen hebt gedrukt komt u in het vervolgvenster, waarin u kunt aangeven of het bestand naar de printer of naar een nieuw bestand moet worden samengevoegd. Indien u voor uitvoer naar de printer kiest, maakt Word gebruik van de Windows -printer die als standaardprinter staat ingesteld. Het gegevensbestand van geselecteerde klanten is een Microstoft Access bestand dat terug te vinden is als het bestand Print.mdb in de map Apollo C:\ Program Files\ B & F Groep\ Apollo\ Data\ Print.mdb. In het bestand treft u in het tabblad Tabellen de tabel aan die gebruikt wordt om samen te voegen. Dit is de print tabel.
1.4 Kassa Als u op de button Kassa klikt, komt u in het Kassa kies klant – scherm. U selecteert hier op de u bekende manier de naam van de klant. Door te dubbelklikken op de klant krijgt u het Werknemersscherm in beeld. Van iedereen die de kassa mag bedienen verschijnt de naam op een knop. In het menu LIJST – WERKNEMERS is het mogelijk om de werknemers te voorzien van de bevoegdheden om met de kassa om te gaan. Het kan zijn dat in de data van de klant gegevens staan die bijzonder zijn. Zo kan bijvoorbeeld de garantiepas van de lenzen verlopen zijn. In die situaties reageert Apollo door een melding op het scherm.
Als u Ja kiest, zal de lensgarantiepas aan de betaling worden toegevoegd. Het scherm van de kassa is opgebouwd uit een gedeelte klanteninformatie, een keuzegedeelte en het gedeelte waar de artikelen en bedragen bij elkaar komen. 24
De donkerblauwe groepen zijn de brilorders, Lensorders en Aanbetaling. Deze groepen zijn niet te wijzigen of te verwijderen. De Omzetgroepen in de lichtblauwe kleur zijn door de gebruiker aan te maken en te onderhouden: u kunt dat in het menu STAMBESTANDEN – ARTIKELGROEPEN en in het menu STAMBESTANDEN – OMZETGROEPEN uitvoeren (zie Hoofdstuk 7). Nadat u uw naam hebt ingevoerd kunt u de kassabon gaan invullen met de omzetgroepen en reeds geboekte brilorders en lensorders afboeken. Deze gegevens hebben een donkerblauwe kleur als kenmerk. Door op een omzetgroep (de lichtblauw kleur) te klikken komt u in de artikelgroep(en) (de oranje kleur) terecht die hoort (horen) bij die omzetgroep. In het programma zijn standaard de volgende omzetgroepen en de daarin opgenomen (optionele) artikelgroepen aangemaakt:
1.4.1 Brillen Glas Glasbewerking Montuur Zonnebril Lookover Zonneclips Brilpas
25
1.4.2 Lenzen Lens Lensbewerkingen Lenspas Disp.Lens Lenskosten
1.4.3 Dienst Oogmeting Reparatie Controle
1.4.4 Bijartikel Vloeistof Cosmetica Etui’s Brilketting
1.4.5 Korting Korting
1.4.6 Diversen Diversen
1.4.7 Zonnebril 1.4.8 Actiebril U klikt nu een artikelgroep aan. In het daarop volgende bladerscherm dubbelklikt u op het artikel.
Dit artikel wordt nu in het rechtergedeelte van het scherm toegevoegd. In het rechterscherm ziet u het nummer, de omschrijving, het aantal, de stuksprijs, de korting en de totaalprijs van het artikel. U kunt in dit scherm de volgende velden wijzigen: -
het artikelnummer (door het artikelnummer te veranderen, worden in de andere velden ook de gegevens veranderd); de omschrijving
26
-
het aantal van het artikel stukprijs en het totaal (= aantal*stukprijs) de korting (in zowel centen als procenten).
Door op Ok te klikken komt u in een dialoogvenster met de volgende opties: - toevoegen - wijzigen - betalen - annuleren
U kunt nu kiezen uit de opties: Toevoegen , dan wordt dit artikel op de rekening toegevoegd en kunt u het volgende artikel aan de rekening toevoegen.
27
Wijzigen , dan kunt u wijzigingen aanbrengen. U heeft daarbij de mogelijkheid om de verkoopregel te wijzigen. Dubbelklik op de verkoopregel om de wijzigingen aan te brengen. U kunt hier ook –na het dubbelklikken op de verkoopregel - een regel verwijderen.
Anuleren , dan wordt de afrekening geanuleerd en komt u weer in het Kassa kies klantscherm . Zo kunt u alle artikelen achtereenvolgens toevoegen aan de rekening. Mocht u een vergissing hebben gemaakt, dan kunt u door op het artikel op de kassabon te dubbelklikken de gegevens alsnog wijzigen!
28
Na de laatste invoer op de kassabon kiest u voor betalen. Het scherm geeft u de mogelijkheden van betalen aan:
1. De wijze van betalen - Contant - Pin - ChipKnip - Chipper - CreditCard - GiroCheque - BankCheque - Incasso - Factuur - GiroOverboeking - BankOverboeking 2. De valutakeuze - Gulden - Euro - Belgische franc - Britse pond - Duitse mark - Franse franc - Luxemburgse franc Het resultaat van elke keuze ziet u aan de rechterkant van uw scherm terug. Als u de rekening ingevuld hebt, klikt u op Ok , waarna u de vervolgacties kunt aangeven:
29
− − − −
Kassabon: de printer produceert een kassabon. Op de kassabon kunt u zelf wijzigingen aanbrengen in de adresgegevens van de winkel en de tekst van de slotregel kunt u veranderen. Dat doet u in het menu STAMBESTANDEN - ZAAKGEGEVENS Rekening: de printer produceert een rekening. Openen kassa: u opent de kassa Sluiten: u komt weer in het scherm Kassa kies klant
In het Kassa kies klant – scherm ziet u onder aan de volgende knoppen Wijzigen Daarmee komt u in het afrekenscherm terug om wijzigingen aan te brengen. Toevoegen Daarmee kunt u in het Kassa kies klant – scherm een nieuwe klant invoeren. U komt dan in het Klanten mutatiescherm. Externe verkoop In dit afrekenscherm kunt u afrekenen met een klant die niet in het systeem is opgenomen en u heeft geen tijd om de gegevens in te voeren. Open kassa Met het doorlopen van deze optie kunt u betalingen uit of stortingen in de kassa uitvoeren en omschrijven. U geeft de volgende invoer: Door Omschrijving uit tabel Omschrijving Bedrag
Selecteer de naam van de medewerker. U kunt kiezen uit de kostenposten zoals u die zelf in het menu STAMBESTANDEN – KASSATRANSACTIES hebt ingegeven. U kunt hier een eigen omschrijving meegeven aan de omschrijving uit de tabel. Hier geeft u het bedrag aan.
Corr. kasuitgave In dit scherm Overzicht kasuitgaven kunt u kasmutaties wijzigen.
1.4.9 De aanbetaling Binnen het kassascherm kunt u ook kiezen voor het invoeren van een aanbetaling. U kiest hiervoor de knop aanbetaling die direct verschijnt na de keuze van de werknemer.
30
U voert vervolgens het bedrag, de valutasoort en de betaalwijze in. Deze betaling wordt zowel op de kasstaat bijgeschreven als op de klantkaart in het veld “tegoed”. Tevens zal bij betaling bij het opstarten van de boekingen als het systeem vraagt om de naam van de werknemer in te voeren, het bedrag van het tegoed aangeven.
Wanneer de klant de volgende keer in de winkel komt om bijvoorbeeld de bril op te halen waarop een vooruitbetaling is geweest, dan zal het systeem automatisch aangeven dat er reeds een bedrag is vooruitbetaald en vragen of u dat bedrag nu van de rekening wilt afhouden.
U boekt zodoende een vooruitbetaling niet bij op een brilorder of lensorder, maar via de kassa.
31
1.5 Omzet Op uw startscherm ligt de button Omzet. Als u daarop klikt, komt u in het scherm Overzichten. U kunt overzichten maken van de Omzetgegevens zoals ze als gegeven in het systeem zitten. De overzichten van de Omzet zijn als een boomstructuur (vergelijk: de Windows Verkenner!) opgezet. Standaard opent het scherm met alle opties geopend. Net als bij de Windows Verkenner klikt u op het + teken om meer items te zien en u klikt op het – teken om de items te verbergen.
1.5.1 De indeling. Er zijn 9 hoofdgroepen in het overzicht Omzet. Deze hoofdgroepen zijn: - omzet medewerkers - omzet per omzetgroep - omzet per artikelgroep - omzet per artikelsoort - omzet per leverancier - omzet monturen - omzet glazen
32
-
omzet lenzen omzet klanten
Vervolgen kunt u selecteren op de onderverdeling. Zo is bijvoorbeeld Omzet per leverancier onderverdeeld in 5 items. Bij elk overzicht hoort een criterium of horen meer criteria. Bijvoorbeeld: U kiest in het scherm Omzet voor de Omzet Medewerkers voor de Omzet per Medewerker. In het dialoogvenster geeft u de criteria aan: - u bepaalt de tijdsperiode van de omzet (door op de begin- en einddatum te dubbelklikken en de juiste datum aan te geven). Voor alle schermen geldt het criterium van de tijdsperiode! - u bepaalt welke medewerker (door uit het keuzescherm een keuze te maken). Door de grootte van de bestanden (bijvoorbeeld de omzet monturen per monturensoort) kan het even duren voordat u uw rapport op scherm heeft! Dit heeft te maken met de criteria die u aangeeft en de hoeveelheid van gegevens in de tabel waar Apollo de gegevens vandaan haalt. De complete indeling is als volgt: Omzet medewerker Omzet alle medewerkers Omzet per medewerker Omzet alle medewerkers per omzetgroep Omzet per medewerker per omzetgroep Omzet alle medewerkers per artikelgroep Omzet per medewerkers per artikelgroep Omzet alle medewerkers per artikelsoort Omzet per medewerkers per artikelsoort Omzet alle medewerkers per artikelsoort en –groep Omzet per medewerkers per artikelsoort en –groep Omzet per week Omzet per omzetgroep Omzet alle omzetgroepen Omzet per artikelgroep Omzet alle artikelgroepen verdicht Omzet per artikelsoort Omzet alle artikelgroepen Omzet per leverancier Omzet alle leveranciers Omzet van een leverancier Omzet leverancier per omzetgroep
33
selecteer ook op medewerker selecteer ook op medewerker selecteer ook op medewerker selecteer ook op medewerker selecteer ook op medewerker
Omzet leverancier per artikelgroep Omzet leverancier per artikelsoort Omzet monturen Omzet monturen per montuursoort Omzet monturen per montuurtype Omzet monturen per merk Omzet monturen per leverancier Omzet monturen per verkoopgroep Omzet monturen per inkoopgroep Omzet alle monturen per leverancier Omzet glazen Omzet per glas per leverancier Omzet glasverdichting Omzet lenzen Omzet per lens per leverancier Omzet per lensverdichting Omzet per lenssysteem Omzet klanten Omzet per leeftijdsgroep Omzet man/vrouw/onbekend
1.5.2 Het rapport. Nadat u de criteria hebt ingevoerd wordt het overzicht van de omzet in een rapport geplaatst. In het rapport ziet u aan de linkerkant altijd de onderdelen waarop u de omzet heeft geselecteerd, terwijl onder aan de kolommen altijd de totalen (in aantal, in geld, in procenten) worden weergegeven.
34
U treft bij elk rapport de volgende opties aan: Zoom opties - Zoom de pagina passend op het scherm - Zoom 100% - Zoom tot paginabreedte passend Bladeropties (voor zover het rapport uit meer dan 1 pagina bestaat) - bladeren naar de eerste pagina - terugbladeren door de pagina’s van het rapport - vooruitbladeren door de pagina’s van het rapport - bladeren naar de laatste pagina Printopties - printen via het Windows afdrukdialoogvenster - het rapport rechtstreeks printen Bestandsbeheeropties - het rapport opslaan In het dialoogvenster geeft u het rapport een naam. Apollo zet er zelf automatisch de extensie.QRP achter. Voor de bestandslocatie komt u automatisch in C:\Mijn documenten terecht. - een rapport openen In het dialoogvenster kunt u de rapportnaam aangeven. Aangezien de extensie. QRP is, kunt u alleen de door u opgeslagen rapporten op deze manier openen. Als bestandsloc atie wordt automatisch C: \Mijn documenten geselecteerd.
35
Sluiten Het rapport wordt opgeslagen met de extensie. QRP. Kijk voor alle door Apollo gebruikte bestandsnamen in de bijlage 10.4 Rapportnamen. De plaats van de standaard rapportbestanden in uw systeem is C:\Program Files \B & F Groep\Apollo\ Report\. Bij het openen en opslaan van door u gemaakte bestanden gaat Apollo automatisch naar C:\Mijn documenten.
1.6 Statistiek De overzichten in de module Statistiek leveren u het overzicht in de verschillen in omzet tussen bepaalde opties. Zo kunt u bijvoorbeeld de omzet van deze week en vorige week bekijken. Maar ook de week voor Sinterklaas van dit jaar en dezelfde week het vorige jaar. U leest aan de statistische gegevens af of u uw doelstellingen hebt behaald. Voor de werking van dit onderdeel: zie 1.5 Omzet en 7.11 Stambestanden De complete indeling is als volgt: Overzichten deze periode / zelfde periode vorig jaar Omzetoverzicht deze week / dezelfde week vorig jaar Omzetoverzicht deze maand / dezelfde maand vorig jaar Omzet deze periode / vorige periode Omzetoverzicht deze en vorige week Omzetoverzicht deze en vorige maand Omzet klanten per leeftijdsgroep en geslacht Omzet klanten per leeftijdsgroep en geslacht Omzet klanten per postcoderegio Omzet klanten per postcoderegio
1.7 Voorraad Op uw startscherm ligt de button Voorraad. Als u daarop klikt, komt u in het scherm Overzichten. U kunt overzichten maken van de voorraadgegevens zoals ze als gegeven in het systeem zitten. Voor de werking van dit onderdeel: zie 1.5 Omzet De complete indeling is als volgt: Voorraad per omzetgroep Voorraad per artikelgroep Voorraad per artikelsoort
36
Voorraad monturen Voorraad monturen per merk Voorraad monturen per type Voorraad monturen per montuursoort Voorraad alle monturen Voorraad per leverancier Voorraad lalle everanciers Voorraad van een leverancier Voorraad leveranciers per artikelgroep Voorraad leveranciers per artikelsoort Voorraad leveranciers per omzetgroep Voorraad leveranciers per artikel Voorraad artikelgroepen Voorraad bijartikelen Voorraad glazen Voorraad lenzen Voorraad afschrijving Voorraadafschrijving monturen & zonnebrillen Voorraadafschrijving monturen Voorraadafschrijving zonnebrillen Herwaarderingslijst monturen & zonnebrillen Herwaarderingslijst zonnebrillen Herwaarderingslijst
1.8 Agenda U gebruikt de module Agenda om overzichten te maken van de afspraken per medewerker per ruimte per tijdstip. Dubbelklik op de datum om de gegevens in te voeren. U selecteert de door u gewenste datum, waarna u door op Wijzigen in het scherm Dagoverzicht komt. Overigens, u kunt ook in plaats van het selecteren van het door u gewenste object en vervolgens op Wijzigen te klikken, dubbelklikken op het object!
37
In het Dagoverzicht kunt u als uitgangspunt kiezen voor een bepaalde ruimte of voor een werknemer. Daartoe klikt u op Ruimtes of op Werknemers Deze wisseloptie is erg handig om snel overzicht te krijgen over de bezettingsgraad van zowel ruimtes als werknemer(s). Het is mogelijk de namen van de Ruimtes en W erknemers aan te passen aan die van uw eigen bedrijf! Voor het aanpassen van de Ruimtes kiest u in het menu STAMBESTANDEN OOGMEETRUIMTES. Voor het aanpassen van de Werknemers kiest u in het menu LIJST WERKNEMERS. Selecteert u een bepaalde tijd, dan komt u in het scherm Afspraak.
38
In het scherm Afspraak ziet u de volgende velden: . Klantnaam U selecteert u de klant snel door op de knop … te klikken. U kunt hier ook zelf een naam invullen. In ieder geval moet hier een naam komen te staan! Soort U geeft hier de aard van de actie weer. Standaard kent Apollo de volgende acties: - Oogonderzoek - Optometrisch Onderzoek - Lenscontrole - Lenscontrole Systeem - Lensaanpassing Hard - Lensaanpassing Zacht - Heraanpassing Zacht - Heraanpassing Hard - Oogdruk meten - Leveranciersbezoek Montuur Uiteraard kunt u de lijst bewerken in het menu STAMBESTANDEN – PLANNINGSOORT. U kunt hier ook de duur van de afspraak per soort standaardiseren. Tijd De aanvangstijd ligt hier vast omdat u die in het voorafgaande scherm hebt geselecteerd. Duur U geeft de tijd in minuten aan. Een afspraak die 2 uur duurt geeft u aan als 120 (minuten).
39
Werknemer
Ruimte Omschrijving Opmerking Klantenkaart
De werknemer moet ingevoerd worden. Bij invulling let het programma op de beschikbaarheid van de werknemer. Die beschikbaarheid ligt vast in de werktijden die bij die werknemer zijn aangegeven in het menu LIJST – WERKNEMERS De ruimte ligt hier vast omdat u die in het voorafgaande scherm hebt geselecteerd. U kunt hier een eigen omschrijving van de afspraak weergeven. Hier kunt u opmerkingen noteren U kunt naar de klantenkaart. Denkt u eraan dat de gegevens van de afspraak (voor zover nog niet opgeslagen) verloren zullen gaan?
In het scherm Dagoverzicht kunt u door de gepl ande tijden aan te klikken de inhoud (Klantnaam, Werknemer en Omschrijving) ervan in een opmerkingenbox zien. Via hetzelfde scherm kunnen alle gegevens die u in de bovenstaande velden hebt ingevuld worden geprint. Met behulp van de bladerknoppen kunt u een dag (<) of week (<<) zowel vooruit als achteruit bladeren.
Met behulp van de knop Zoeken komt u in het venster om afspraken te zoeken. U kunt selecteren op één of meer velden en vervolgens op OK klikken om de zoekopdracht uit te voeren.
40
Heeft u de afspraak gevonden, dan kunt u in het scherm op de afspraak dubbelklikken om de afspraak te zien. Het systeem zal bij het invoeren van de afspraak ook controleren of de afspraak onmogelijk te maken is. Is dat wel het geval, dan zal Apollo de volgende melding weergeven. U kunt daarna de afspraak corrigeren.
U kunt de afspraken in overzichten printen. Klik daarvoor in het Dagoverzicht op Afdrukken om in het dialoogvenster Kies een rapport layout te komen. Daar kiest u het door u gewenste overzicht.
41
Klik op OK om het rapport op uw beeldscherm te krijgen. Vervolgens kunt u het rapport printen.
Hoofdstuk 2
42
Menu bestand In het menu Bestand treft u de volgende onderdelen aan:
2.1 Schermbeveiliging Schermbeveiliging
De schermbeveiliging van een computer zorgt ervoor dat de inhoud van het scherm dat permanent in beeld is niet als het ware inbrandt in het beeldscherm van de monitor. U kunt in Windows de schermbeveiligingen instellen naar inhoud en naar tijdschema in het menu DEZE COMPUTER – CONFIGURATIESCHERM – BEELDSCHERM – tabblad SCHERMBEVEILIGING. Als u echter zelf na het gebruiken van de computer actief de schermbeveiliging inschakelt, zal dat de levensduur van uw monitor verlengen.
2.2 Aanpassen autorisatie Dit onderdeel omvat de toebedeling van de diverse bevoegdheden van de diverse gebruikers van Apollo 2000. Deze zin geeft al de complexiteit van de autorisatie weer: er zijn verschillende gebruikers die verschillende dingen mogen. Daarin zit de beveiliging van Apollo 2000. In principe is de autorisatie in Apollo toegespitst op de werkplek. De toekenning van bevoegdheden en het afschermen van mogelijkheden zijn allemaal gericht op de bepaalde werkplek. Daarbij is er een onderverdeling in Groups en Users. Bij de Groups gaat het om de toekenning van zogenaamde rechten (lees: on-mogelijkheden / lees: functionaliteiten) per groepen van gebruikers Bij de Users wordt de gebruiker ingedeeld in één of meer groepen. Daarmee worden in een eenvoudige handeling rechten toegekend aan de afzonderlijke User. Klikt u op het menu BESTAND – AANPASSEN AUTHORISATIE, dan komt u in een dialoogvenster waar u twee tabbladen aantreft. Het zijn de tabbladen GROUPS en USERS.
2.2.1 Groups In het tabblad Groups heeft u de mogelijkheid een groep aan te maken die bepaalde functies mag uitvoeren. Door u op een computer aan te melden als gebruiker van die groep (het zogenaamde inloggen) krijgt u een aantal functies aangeboden. Bijvoorbeeld: De groep KASSA mag de DAYSALES (dagstaat Omzet) bewerken, maar geen bestellingen inboeken. Dat mag alleen de groep KANTOOR.
43
De groep Kantoor mag de Dagstaat Omzet niet bewerken, maar mag wel Bestellingen inboeken. En dat mag de groep Kassa niet.
U ziet in het voorbeeld ook dat de groep KANTOOR bijvoorbeeld bij de functie Bestellingen inboeken mag printen. Zo kunt u zeer verfijnd per groep per functie vastleggen wat wel en wat niet.
44
Die groep kent u vervolgens toe aan een werkplek of gebruiker. Een gebruiker wordt ook wel USER genoemd (zie Hoofdstuk 2.2.2 Users) Indien u een nieuwe groep wilt aanm aken, drukt u op de toets op het toetsenbord. Er verschijnt een dialoogvenster: User definition. In het veld GroupCode geeft u de groep een naam. Als er twee werknemers zijn die de stambestanden mogen bijwerken zouden ze lid kunnen zijn van bijvoorbeeld de groep STAMBESTAND. De omschrijving van de groep zou kunnen zijn: Het beheer van stambestanden.
Rechts van de kolom Groups staan nog twee kolomen: Membered Trustees de toegekende rechten aan de geselecteerde groep Available Trustees alle beschikbare rechten
U kunt nu door de Available trustees bladeren om de functies die horen bij het beheren van Stambestanden te selecteren. Door het gebruik van de toets komt het gekozen item in kolom van de Membered trustees te staan. Zo voegt u alle gewenste rechten toe aan de geselecteerde groep.
45
De toets zorgt voor het terugzetten van Membered trustees naar Available trustees. Deze optie kunt u toepassen als u per ongeluk een verkeerd recht aan de groep hebt toegekend. Na een aantal items te hebben toe gevoegd ziet u dat de rij van beschikbare rechten kleiner wordt. Logisch: eenmaal toegekend is het recht niet meer beschikbaar voor deze groep. Als u weer een nieuwe groep zou aanmaken, dan zijn alle rechten weer beschikbaar. Zo is het mogelijk om een kleine overlapping tussen rechten van groepen te realiseren. U ziet onder de twee kolommen nog een invoermogelijkheid. Dit zijn de mogelijkheden van een Membered trustee. De keuzemogelijkheden zijn: Trustee Read Edit
Create Delete Print Ask for password
Omschrijving U mag het menu of item openen en u kunt de gegevens bekijken. U mag de gegevens aangepassen. De Wijzigenbutton is aanwezig en / of actief (soms is de knop wel zichtbaar maar wordt de functie niet aangeroepen als dit in de trustees niet is aangevinkt). U mag een nieuwe record toevoegen. De knop toevoegen is aanwezig en / of actief. U mag een record verwijderen. U mag de printknop gebruiken als deze aanwezig is. Alvorens u het menu of item kunt openen, zult u gevraagd worden naar het password van de ingelogde gebruiker in Apollo.
46
Standaard aangevinkt Ja Ja
Ja Ja Ja Nee
Trustee Omschrijving Change settings U mag het bladerscherm dat bij het item hoort aanpassen. Supervisory De gebruiker krijgt nu automatisch alle rechten. Alle eventueel uitgezette opties worden genegeerd.
Standaard aangevinkt Ja Nee
2.2.2 Users U kunt een nieuwe user aanmaken door het tabblad User te activeren en op de toets te drukken. Nu is de groep Stambestand af en toe toepasbaar op een user. U zou kunnen besluiten dat de aanpassing van de stambestanden hoort bij iemand die User Kantoor1 is. Deze naam is toekenbaar aan een ini-file die via Apollo beheer kan worden aangepast. Wanneer u Apollo opstart gebeurt dat altijd met de uitgangspunten van een bepaalde ini-file. In deze ini-file staat op tabblad Algemeen vermeld wie de standaard gebruiker is. Hierna wordt in Apollo gekeken van welke groepen de gebruiker lid is en welke rechten de gebruiker dientengevolge krijgt.
Let op dat als u deze user lid maakt van de groep Stambestand. Bovendien moet u zorgen dat er in de overige groepen geen trustee staan met betrekking tot stambestanden. Anders zou dat de groep Stambestanden waardeloos maken. In het voorbeeld van de groep Stambestanden betekent dat de groepen Everyone, Kantoor, Winkel, Beheer en Kassa niet mogen beschikken over de rechten die horen bij het wijzigen van de stambestanden.
47
De groep Supervisory met de user Supervisor is een apart verhaal. De user Supervisor kan en mag altijd alles. Deze user moet altijd beveiligd worden met een wacht woord! Wanneer er een vinkje staat bij Password check betekent dat: wanneer er met de user Kantoor1 wordt opgestart vraagt het systeem altijd om een wachtwoord. Dit gebeurt door middel van een dialoogvenster waarin user Kantoor1 uit de lijst kan worden gekozen en het bijbehorende wachtwoord moet worden ingevuld. In die keuelijstje staan ook andere inlognamen waar geen wachtwoord aan gekoppeld is. Voor die user zijn er dan ook veel minder rechten ter beschikking. Met de knop Change User Password kunt u een nieuw wachtwoord aan de user toekennen.
2.2.3 Waarschuwing Het is door middel van een uitgebreide set aan Users mogelijk om elke werkplek in een winkel een ander soort beveiliging te geven. Een veilig gevoel voor gebruikers en beheer. Een groot nadeel voor de beheerder is het onderhoud van de werkplekken. Het veronderstelt een nauwkeurige registratie van de groepen en user en een nauwkeurige toepassing van deze gegevens. Concreet is het vaak zo dat voor de pastafels en vaak ook de refracti e één user wordt aangehouden die voor al deze werkplekken een gelijke beveiliging geeft. Vaak is op kantoor en of werkplaats een andere user in gebruik. Een aantal groups en users wordt standaard meegeleverd voor een zeer basale mate van beveiliging. De instellingen zijn het resultaat van vele en vele jaren ervaring van gebruikers.
2.3 Aanpassen wachtwoord Aanpassen wachtwoord
Door het gebruik van het wachtwoord beschermt u de gegevens van het Apollo – programma tegen oneigenlijk gebruik en ongewenste wijzigi ngen (zie 1.2). De huidige (ingelogde) gebruiker kan hier zijn wachtwoord wijz igen.
2.4 Afspelen filmbeelden Afspelen filmbeelden
Er is een leuk filmpje ingebouwd!
De te gebruiken filmbeelden zijn via het administratieprogramma te wijzigen.
2.5 Programma-meldingen Programma-meldingen
In een tekstbestand wordt alle gebruik van het Apollo – programma geregistreerd. Zo wordt er per datum het gebruik weergegeven in het bestand Apollo.log, een Windows wordpadbestand. Het grote voordeel van dit bestand is gelegen in het feit dat ook alle programma meldingen uit het programma worden geregistreerd. U klikt op Programma-meldingen om het bestandje te openen. Bij het afsluiten van Apollo.log vraagt Apollo of u de geregistreerde fouten wilt verwijderen. Kiest u voor Ja, dan wordt de inhoud van Apollo.log verwijderd; het programmameldingenrapport wordt bij elk volgend gebruik van Apollo opnieuw opgebouwd. Kiest u voor Nee, dan wordt de 48
historie bewaard.
2.6 Afsluiten Afsluiten
Hiermee sluit u het Apollo – programma volledig af. Voordat u afsluit ziet u in het dialoogvenster nog de bevestiging met de knoppen Oké en Annuleren. Als u Apollo afsluit zullen alle gegevens automatisch worden opgeslagen. Als u in Apollo Beheer heeft aangegeven dat het beginsaldo en de dagafsluiting geactiveerd moet worden, dan zult u bij de afsluiting van Apollo 2000 de kassa moeten afsluiten.
49
Hoofdstuk 3 Menu Klanten De onderdelen van het menu Klanten zijn:
3.1 Nieuw Nieuw
Hier opent u het klantenmutatiescherm dat begint met de vraag naar de postcode van de nieuwe klant. De werking en invoer is omschreven in hoofdstuk 1.1
3.2 Openen Openen
U komt in het scherm Openen klantgegevens om de klant te kunnen selecteren.
De Klantenkaart. De klantenkaart vormt de basis van alle klantgegevens. Op de Klantenkaart staan enkele belangrijke gegevens die u bij het Klanten mutatiescherm hebt ingevoerd. Daarnaast bestaat het scherm uit een 13-tal tabbladen: 1. Overzicht (zie 3.2.1) 2. Refractie (zie 3.2.2) 3. Brilorder (zie 3.2.3) 4. Lensorder (zie 3.2.4) 5. Lenscontrole (zie 3.2.5) 6. Cornea (zie 3.2.6 ) 7. Spleetlamp (zie 3.2.7) 8. Fundus (zie 3.2.8) 9. Anamnese (zie 3.2.9) 10. Opmerkingen (zie 3.2.10) 11. Omzet/klant (zie 3.2.11) 12. SOAP (zie 3.2.12) 13. Cornea topograaf (zie 3.2.13) De Klantenkaart start altijd in het tabblad Overzicht.
3.2.1 Overzicht In het tabblad Overzicht krijgt u een overzicht van de invulling van de overige tabbladen van de Klantenkaart. Door te klikken op de pictogrammen links van het tabblad kunt u selecteren welke tabbladen u wilt zien in het overzicht. Door op de knop te klikken selecteert u snel alle gebeurtenissen. Zijn er in een tabblad geen gegevens vermeld, dan zal dit tabblad ook in het overzicht niet worden weergegeven. Wilt u de gegevens van een gebeurtenis nog eens in beeld, dan dubbelklikt u op een gebeurtenis. U kunt een gebeurtenis ook wissen door op de knop Verwijderen te klikken. Mocht u deze knop per ongeluk aanklikken, dan heeft Apollo nog een ontsnappingsmogelijk in de vorm van een dialoogvenster die het verwijderen moet bevestigen. In sommige situaties kunt u een record niet verwijderen. Dit geldt met name voor de lens- en brilorders die geboekt zijn. Deze gegevens blijven noodz akelijk voor de omzetoverzichten!
50
Wilt u in de klantgegevens nog veranderingen aanbrengen, dan klikt u op de knop links van de NAW-gegevens van de klant. U komt dan weer in het Klanten mutatiescherm. De knop is standaard: een witte letter N op een blauwe achtergrond. Als er op het tabblad Opmerkingen tekst is ingevoerd, dan verandert de achtergrond van blauw in rood. Klik op de knop sluiten om de Klantenkaart te verlaten.
3.2.2 Refractie Het tabblad Refractie wordt pas actueel door te klikken op de knop Toevoegen. Het systeem bevestigt dat een refractie wordt toegevoegd. Bovendien worden meteen datum en tijd toegevoegd. Heeft u al een Refractie ingevoerd, dan kunt u de refractiegegevens veranderen door op de knop wijzigen te klikken.
51
U moet nu eerst de keuzelijst door.. invullen. Hier geeft aan dat een oogarts de meting verricht heeft of de naam van degene die de refractie heeft uitgevoerd aan. Daarna vult u ingevoerd door… aan. Hier geeft de naam aan van de persoon die de meetgegevens van de refractie in het syst eem van Apollo invoerd. Deze naam wordt automatisch ingevoerd, ervan uitgaande dat dezelfde persoon de refractiemeting ook in Apollo invoerd. Het is echter wel mogelijk om aan te geven dat twee verschillende personen de refractie hebben uitgevoerd en ingevoerd in Apollo. Bovendien kan de invoer ook door de oogarts hebben plaatsgevonden. U kunt de lijst door.. en ingevoerd door… aanvullen / wijzigen in het menu LIJST WERKNEMERS. De oogartsen zijn aan te passen in meu STAMBESTANDEN – OOGARTSEN. Vervolgens kunt u zowel Rechts als Links invoeren: Bril op Lens op Vorige refr.
Vis.nu.
Apollo vult hier automatisch de datum in van de laatste brilorder. Apollo vult hier automatisch de datum in van de laatste lensorder. Vorige refractie. De datum van een voorgaande refractie wordt ingevuld. U krijgt hierdoor een beeld van de tijdsduur tussen de twee refracties. Visus. Dit is de visus die de client haalt op dit moment met één van de onderstaande correctiesterkte. U kunt dan noteren: visus met laatste bril
52
Sph.
Cyl.
As Add.
Nabij Vis. Prisma
IOD
H.A.
H.A.=
P.D. a/n
Vis.Bin.
visus met laatste lenzen visus met laatste refractie De maximale waarde die u kunt invoeren is 2.00 Spherische waarde. Geef aan de waarde een + of – vooraf. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift en bij H.A.= . De waarden worden altijd op ¼ achter de komma weergegeven: typt u 2.2, dan geeft Apollo automatisch 2.25 weer! Cylinder. Geef aan de waarde een + of – vooraf. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift en bij H.A.=. As-richting van de cylinder. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift Additie. Door het invullen van de Additie wordt het veld Nabij aut omatisch ingevuld Tegelijkertijd wordt voor het linkeroog de Additie ingevuld. Nabij spherische waarde. Visus. Prisma. Door het aanklikken van de P kunt u de prisma’s aangeven. De waarden worden in de velden Vis.nu weergegeven. De veranderde kleur van de P (van geel naar rood) geeft aan dat het subformulier is ingevuld Interne Oogdruk. Indien de IOD de gevaarlijke grens van 24 mm Hg overschrijdt, zal de waarde in rood weergegeven worden om u erop te attenderen dat de waarde fysiologisch niet correct is. De waarde van de IOD in dit veld kan liggen tussen 5 en 35 mm Hg. Hoornvliesafstand. De waarde van de hoornvliesafstand staat standaard op 12mm. Deze is dus te veranderen in een grotere of kleinere waarde De hoornvliesafstand waarop u de sterkte wilt weten. Dit kan een kleinere waarde maarook een grotere waarde zijn dan bij H.A. is ingevuld! Pupildistantie (afstand/nabij) De P.D. – waarde wordt automatisch gedeeld. U kunt de standaardwaarde van de P.D. a/n wijzigen in het bestand Apollo.ini! Zie de handleiding van het Apollo Beheer pakket Visus Binoculair
De velden die u invult gelden voor de metingen: - Objectief - Subjectief - Voorschrift U zult merken dat een aantal gegevens ook in het invoervlak van het linkeroog al zijn ingevuld. Vul ook dit gedeelte zorgvuldig in.
53
Wanneer u een subjectieve refractie invoert, zullen deze waarden direct naar het voorschrift worden gekopieerd. Indien de subjectieve refractie hierna gewijzigd wordt veranderd het voorschrift niet mee. Dit zult u moeten overtypen indien u ook het voorschrift wilt aanpassen. Om dit snel te doen kunt u gebruik maken van de knop V . Door op de knop te klikken copieert u de subjectieve refractie naar het voorschrift. Kies na de invoer voor Ok : de invoer wordt opgeslagen. Annuleren
: de gegevens worden gewist; u gaat terug naar het vorige scherm.
Opmerkingen : u kunt een onbeperkt aantal karakters als opmerkingen over de refractie t oevoegen. Als u hier opmerkingen hebt ingevoerd, zal het pictogram i rood worden gekleurd ten teken van informatie. Wijzigen
: u kunt pas wijzigingen in de refractie doorvoeren als u de refractie hebt opgeslagen.
Toevoegen
: u voegt een nieuwe refractiekaart toe.
Afdrukken
: u drukt de refractiegegevens af.
Koppelen
: u koppelt de refractiekaart van (importeren) of naar (exporteren) phoropter.
Indien de phoropter niet goed of verkeerd is aangesloten, krijgt u een melding op uw scherm. U dient dan de verbinding te controleren. Sluiten
: als u door op OK te klikken de invoer hebt opgeslagen verschijnt de knop sluiten. Hierdoor keert u terug in het tabblad overzicht.
Heeft u meer refracties, dan ziet u dat in de kop van het tabblad; 2/3 geeft bijvoorbeeld aan dat u de tweede van drie refracties op uw scherm heeft.
54
Heeft u van een klant meer refractiekaarten ingevoerd, dan kunt u met behulp van de pijltjestoetsen door de refractiekaarten van uw klant “bladeren”. De pijltjestoetsen zijn de navigatietoetsen op het scherm die lijken op de toetsen van een cassette- of cd-speler. Zo heeft u snel een beeld van de historie van de klant!
3.2.3 Brilorder In het tabblad Bril Order moet u kiezen voor Toevoegen indien u voor het eerst een brilorder invoert. U komt dan in het dialoogvenster waarin u kunt aangeven: - ik neem de refractie over (u gaat een montuur èn/of glazen bestellen) - ik neem de glazen over (u gaat alleen een montuur bestellen) - ik neem het montuur over (u gaat alleen glazen bestellen) - ik neem de korting over - ik neem de orderregels over
Indien u klikt op Hele order overnemen , dan worden alle opties ineens ingevuld. U kunt deze opdracht het beste toepassen indien u een klant nagenoeg hetzelfde artikel koopt. Door de hele order over te nemen, hoeft u slechts weinig te veranderen. Bijvoorbeeld: de zonnebril met glazen op sterkte is in het zwembad gesneuveld.
55
Nadat u uw keuze hebt gemaakt wordt automatisch het veld Datum en Tijd ingevuld. U moet nu uw eigen naam invoeren. Het hokje met de R geeft u informatie over degene die de refractie heeft uitgevoerd. Vervolgens vult u in: extern factuuradres de status van de order
brilsoort
Het adres is aangegeven bij stamgegevens van de klant In deze keuzelijst kunt u aangeven dat het gaat om: § garantie-order § order § prijsopgave § oude gegevens Sleep om de juiste keus te maken. U maakt hier een bepaalde keuze terwijl u toch nog voor andere glazen kunt kiezen in het glaskeuzescherm, zonder dat u eerst terug moet naar het hoofdscherm. Dit komt bijvoorbeeld voor als de klant ook een leesglas wil. De lijst van brilsoorten kunt u aanpassen in het menu STAMBESTANDEN - BRILSOORT
3.2.3.1 Refractiegegevens. A. Sph Cyl As Add Nabij Visus Prisma I.O.D. P.D. (a/n)
Pupil H. H.A.
lensdeel
Voor het rechteroog invullen betekent dat de waarde voor het linkeroog automatisch wordt ingevuld. U kunt het echter wel aanpassen indien de waarde afwijkend Voor het rechteroog invullen betekent dat de waarde voor het linkeroog automatisch wordt ingevuld. U kunt het echter wel aanpassen indien de waarde afwijkend Voor het rechteroog invullen betekent dat de waarde voor het linkeroog automatisch wordt ingevuld. U kunt het echter wel aanpassen indien de waarde afwijkend Voor het rechteroog invullen betekent dat de waarde voor het linkeroog automatisch wordt ingevuld. U kunt het echter wel aanpassen indien de waarde afwijkend is. De waarde dient te liggen tussen de 10 en 25 mm.
U zult merken dat een gedeelte van de gegevens ook voor LINKS geldt. De gegevens worden automatisch voor u ingevoerd. De overige gegevens LINKS kunt u nu zelf invullen.
3.2.3.2 Glas. Als u uw glaskeuze wilt bepalen, klikt u op Glas. U komt dan in het scherm Glaskeuze. In het dialoogvenster klikt u op …. .
56
In het Glazen bladerscherm kunt u vrij snel een glas kiezen. U kunt daarbij gebruik maken van het zoekscherm.
Bij het gebruik van het Glazen bladerscherm kunt u gebruik maken van de toetsen Home en End om snel naar het begin en het eind van de reeks te gaan. Door op PageUp en PageDown te drukken, bladert u één scherm voor - of achteruit. De knop Volgorde geeft de prioriteit van de glazen weer (zie hiervoor: hoofdstuk 6.1.2 Glazen – glasgegevens). Het glas dat het hoogst in de lijst staat heeft de hoogste prioriteit van verkoop. Het is mogelijk om bij het onderhoud van de glasbestanden aan een glas een zogenaamd prioriteitsgetal toe te kennen tussen 0 en 99. Een glas met code 99 wordt geprefereerd boven een glas met code 98, enzovoorts. U kunt dit zelf invoeren. Door volgorde te kiezen bij het bladerscherm zal het systeem de beschikbare glazen welke aan de gestelde criteria voldoen laten zien in de volgorde van dit prioriteitsnummer. Hiermee kan een eigenaar via het systeem zijn personeel aangeven welke glazen ze bij voorkeur moeten verkopen, nl. de glazen die boven aan de lijst staan. In het dialoogvenster van het de glaskeuze kunt u de navolgende gegevens bepalen: Balansglas Materiaal
Glastype
Leverancier Glasnaam Diameter
Soort
Bewerking Bestelwijze
Besteld op
Bestellen
Hier geeft u voor een klant die bijvoorbeeld slechts één oog heeft aan dat er een zogenaamd balansglas (gelijk aan vorm, grootte en gewicht) besteld wordt. Door het balansglas is de bril in balans. U kunt hier kiezen uit: - Mineraal, - Organisch - Polycarbonaat In de glastypen hebt u de keuze uit: - Monofocaal - Bifocaal - Trifocaal - Multifocaal Selecteer de leverancier. Selecteer de glasnaam. Druk na de invoer van het Rechterglas op de knop R naar L onder in het dialoogvenster: het glas voor het linkeroog is meteen geselecteerd! De prijs van de bewerking wordt meteen ingevuld. Voor het veranderen van de prijzen van de bewerkingen moet u naar het menu STAMBESTANDEN – PRIJSCALCULATIE GLASBEWERKINGEN. Hier geeft u aan welke glasbewerking moet worden uitgevoerd: een bewerking of een kleuring, beide met een aantal subkeuzes. U kunt hier kiezen uit: - Telefonisch - Electronisch (m odem) - Schriftelijk - Fax - Geen bestelling (om de bestelling te annuleren) Indien u niet electronisch besteld kunt u hier de datum invoeren. Als u gebruikt maakt van de electronische bestelwijze, wordt de datum in de definitieve bestellijst automatisch ingevoerd! U kunt hier kiezen uit: - Beide - Linker 57
Ordernr. OCS-Ordernr. OCS-Status
Bericht Prijs specificatie Totaalprijs R naar L Sluiten
- Rechter - Geen Het nummer wordt automatisch ingevuld bij verzending Dit electronische ordernummer wordt ook automatisch ingevuld. Het is een volgnummer. Het nummer is zek er van belang bij het opsporen en verhelpen van gemaakte fouten. De OCS-Status kan zijn: - order in behandeling (order is niet goedgekeurd door OCS) - order goedgekeurd (order nog niet verzonden) - order verzonden (order is bij de glasleverancier) - order afgewerkt / verwijderd Het OCS – systeem zorgt ervoor dat bij een electronische bestelling Alle tabellen vullen en bijwerken! Het bericht dat u hier invoert gaat mee met de Electronische bestelling. Als u niet electronisch bestelt, heeft invoer in dit veld geen zin. Door dit veld aan te klikken krijgt u een overzicht van de prijzen van alle geselecteerde objecten of bewerkingen in het formulier. De prijs wordt beperkt in een totaalprijs. U draagt de gegevens die u voor Rechts hebt ingevoerd over naar Links. U verlaat het dialoogvenster Glaskeuze. De gegevens worden opgeslagen en de totaalprijs wordt weergegeven op het scherm Bril Order.
In de lijn van het veld Glas van het tabblad Bril Order zit de knop om de decentratie aan te geven. Als u daarop klikt, heeft u voor zowel rechts als links de mogelijkheid om de volgende gegevens in te voeren:
3.2.3.3 Montuur. Als u een montuur wilt kiezen, dan vult u het scherm Montuur in. Wilt u invoeren op basis van een overzicht van alle monturen, dan klikt u op … in het veld Nr.
58
U komt dan in het scherm Montuuroverzicht. Mogelijk vindt u in de reeks al het gewenste montuur, maar meestal zult u gebruik maken van het zoekscherm om het montuur te bepalen. In het zoekscherm treft u de volgende opties aan:
U kunt de opties veranderen zoals is weergegeven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Hebt u de zoekopties ingegeven, dan klikt u op Ok . U komt dan weer in het Montuur overzicht, waar u dan het gewenste montuur kunt dubbelklikken om het te selecteren. U zult zien dat de gegevens in het scherm Montuur worden weergegeven. U kunt nu zelf nog aangeven:
59
Bestaand: Vormgegevens aanwezig:
Bij de optie Prijs: Etiket:
bij aanklikken kunt u de ingevoerde gegevens wijzigen. u kunt de gegevens van een getracede bril meezenden, waardoor de leverancier het gefacetteerd kan afleveren en rekening kan houden met o.a. de mi ddendiktreductie u kunt door op … te klikken de prijsopbouw aflezen van de zogenaamde Prijsregels. u maakt door op deze knop te drukken een etiket met de gegevens van de klant en barcode van het montuur.
Wijzigt u na de invoer van het montuurnummer vanuit het zoekscherm het montuurnummer, dan kan het een ongeldige invoer zijn. Apollo zal u door het volgende scherm te tonen waarschuwen.
Na afsluiting van het scherm krijgt u de vraag “Kan deze brilorder worden geboekt?”. Als u Ja kiest wordt de bril order verwerkt. De voorraad wordt afgeboekt en verkoopregels worden aangemaakt. Deze vraag krijgt u in beeld als u niet met de kassamodule werkt. De brilorder wordt toegevoegd aan het tabblad Overzicht en is niet meer te bewerken; kiest u nee, dan wordt de brilorder eveneens toegevoegd aan het tabblad Overzicht, maar is na oproepen wel te bewerken. Opmerkingen U kunt gebruik maken van het memoveld Opmerkingen voordat u een brilorder geboekt hebt. Een ingevulde notitie is herkenbaar aan de rode i in de knop. Wijzigen Door op wijzigen te klikken kunt u in een opgeslagen Bril order veranderingen aanbrengen. Toevoegen Klikt u op Toevoegen, dan kunt u een nieuwe brilorder toevoegen. Afdrukken Hiermee kunt u de brilorder afdrukken. Koppelen Indien u voor Koppelen kiest, dan wordt de brilorder gekoppeld aan een glas adviespakket van een van de leveranciers. Hiervoor is het noodzakelijk dat u beschikt over een modem en een door u glasleverancier geleverde tracer. Beschikt u daarover, dan vraagt het volgende dialoogvenster u te koppelen aan: 60
• • • •
Opsys (Essilor) Glassworld (H.O.C.) Hoya on line Winfral (Zeiss)
3.2.4 Lens Order In het tabblad Lens Order kunt u kiezen voor Toevoegen indien u voor het eerst een lensorder invoert. Als u voor toevoegen kiest, komt u in het volgende dialoogvenster
Nadat u uw keuze hebt gemaakt wordt automatisch het veld Datum en Tijd ingevuld. U moet nu uw eigen naam invoeren. Refractiegegevens. Vervolgens vult u in: Prijsopgave Extern factuuradres Laatste controle Garantiepas
Sph.
Cyl.
aanvinken indien u een offerte wilt maken aangegeven bij stamgegevens van de klant Wordt ingevuld na het verrichten van een lenscontrole U treft hier de datum aan die in het Klanten mutatiescherm in tabblad Garantiepas is ingevoerd. Het systeem geeft die datum automatisch weer. Afstand Spherische waarde. Geef aan de waarde een + of – vooraf. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift en bij H.A.= . De waarden worden altijd op ¼ achter de komma weergegeven: typt u 2.2, dan geeft Apollo automatisch 2.25 weer! Cylinder. 61
As Add.
Nabij Vis. Prisma
IOD
Geef aan de waarde een + of – vooraf. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift en bij H.A.=. As-richting van de cylinder. Nadat de subjectieve waarde is ingegeven vult Apollo zelf de waarden in bij Voorschrift Additie. Door het invullen van de Additie wordt het veld Nabij aut omatisch ingevuld Tegelijkertijd wordt voor het linkeroog de Additie ingevuld. Nabij spherische waarde. Visus. Prisma. Door het aanklikken van de P kunt u de Prismaballast aangeven. De veranderde kleur van de P (van geel naar rood) geeft aan dat het subformulier is ingevuld Interne Oogdruk. Indien de IOD de gevaarlijke grens van 24 mm Hg overschrijdt, zal de waarde in rood weergegeven worden om u erop te attenderen dat de waarde fysiologisch niet correct is. De waarde van de IOD in dit veld kan liggen tussen 5 en 35 mm Hg.
Radius Diam O.Z. Exc. Dikte U zult merken dat een gedeelte van de gegevens ook voor LINKS geldt. De gegevens worden automatisch voor u ingevoerd. De overige gegevens LINKS kunt u nu zelf invullen.
3.2.4.1 Lens. Als u uw lenskeuze wilt bepalen, klikt u op Lens. U komt dan in het scherm Lenskeuze. Voor de werking van dit scherm zie: Glaskeuze Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Voor het Lenzen bladerscherm: zie Glazen bladerscherm Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. De overige velden van het scherm Lens Order zijn: Meegegeven Lens terug van klant Naar leverancier Produkt nr.
Lenzensysteem Betaalsysteem Geadviseerde vloeistof
Geheugensteuntje ten behoeve van de verkoper Geheugensteuntje ten behoeve van de verkoper Geheugensteuntje ten behoeve van de verkoper Het product nummer is een uniek ICE nummer dat elke fabrikant aan een lens meegeeft volgens de nieuwe (verplichte) Europese normering. Dit nummer is voor iedere lens uniek en wordt op een later moment via electronische weg ingelezen. Voorlopig kunt u het nummer na levering van de factuur aflezen. U kunt hier meer soorten vloeistof invoeren. U doet dat door op de pijltjestoets omlaag te drukken. 62
Nieuwe prijzen
Prijs
Volgende bestelling systeem op Geboekt Betaald op
Zijn er na de import van de nieuwe lensgegevens nieuwe prijzen, dan kunt u door in de voorafgaande lensorder het hokje aan te vinken bepalen of u de nieuwe prijzen voor deze klant wilt laten gel den. Meestal zijn er prijsafspraken met de klant gemaakt! U kunt artikelen en diensten toevoegen aan de prijs die alleen maar voor de lenzen geldt. Klik daarvoor op … U kunt de prijzen van het invoerscherm “achter de schermen” laten meedoen door in het scherm Prijsregels te klikken op “Wijzigen” en vervolgens het vinkje bij “Prijs zichtbaar” weg te halen.
U kunt hier handmatig de datum invullen, maar het gebeurt automatisch als u via de kassa afrekent.
Prijsregels . In het scherm Prijsregels krijgt u een overzicht hoe de prijs tot stand gekomen is. U kunt daar ook nieuwe regels aan toevoegen en bestaande regels verwijderen. Als u op de knop Wijzigen klikt, kunt u de basisgegevens voor een prijsregel aanpassen. Met de knop INFO kunt u het prijsgedeelte van het dialoogvenster in- en uitschakelen. De toevoegingen worden automatisch onder aan de prijsregels toegevoegd. Via uw toetsenbord kunt u met de knop INSERT een nieuw artikel toevoegen. Met DELETE haalt u een artikel weg. De lenzen zelf kunt u uiteraard hier niet verwijderen!
3.2.5 Lens Controle In de module Lenscontrôle heeft u de mogelijkheid om controlegegevens in te voeren
Boven in het scherm treft u een viertal subformulieren aan:
63
§ § § §
de contrôle zelf refractie keratogr lens
U kunt in alle 4 stiuaties door op de knop Toevoegen te klikken gegevens over een controle, refractie, ker atogr en lens toevoegen.
3.2.6 Cornea In het tabblad Cornea kunt u kiezen voor Toevoegen indien u voor het eerst na een Corneameting met behulp van de keratometer invoert. Nadat u op Toevoegen hebt geklikt wordt automatisch het veld Datum en Tijd ingevuld (de invoerdatum wordt voor u ingevuld als de huidige systeemdatum en -tijd). U moet nu uw eigen naam invoeren.
64
Wilt u in het Cornea-scherm de perifeer en de hoek toevoegen aan de meting, dan vinkt u het veld “perifeer+hoek erbij” aan. Het veld “perifeer+hoek erbij” zorgt ervoor dat in het venster waarin u de waarden invult nog eens 2 x 11 extra waarden kunnen worden toegevoegd.
Vervolgens vult u in: Rechts: radius horizontaal Rechts: asrichting van de kromming
65
Rechts: radius vertikaal
Nadat u bij radius horizontaal de waarde ingevoerd hebt, geeft het programma automatisch de waarde aan. - de gemiddel de corneakromming; - de waarde van astigmatisme.
Rechts: asrichting van de kromming Rechts: nasaal Rechts: temporaal Rechts: superior Rechts: inferior Pupildiameter Diameter pupil horizontaal Diameter pupil verticaal Lidspleethoogte Astigmatisme
Wat u hier invult wordt automatisch naar links gekopieerd. Wat u hier invult wordt automatisch naar links gekopieerd. Wat u hier invult wordt automatisch naar links gekopieerd Wat u hier invult wordt automatisch naar links gekopieerd Het verschil tussen de twee krommingen is inmiddels aut omatisch ingevuld
Hierna volgt: Links: Radius horizontaal Het invullen van het linkeroog verloopt op precies dezelfde manier als die van het rechteroog. De werking van de knoppen onder aan het tabblad is dezelfde als bij bijvoorbeeld de Bril Order. De knop Koppelen maakt het echter mogelijk de Cornea te koppelen aan een Keratometer. Neem hiervoor contact op met uw leverancier! Tenslotte slaat u de Cornea op door op Ok te klikken.
3.2.7 Spleetlamp Indien u beschikt over een digitale camera kunt u de beelden koppelen aan een klantenkaart. In het tabblad Spleetlamp kunt u door op de knop Toevoegen te klikken nieuwe gegevens invoeren. In het dialoogvenster kunt u kiezen uit de afbeelding die u wilt toevoegen.
Het is handig om alle afbeeldingen in dezelfde map te bewaren. Dat is overzichtelijk. Standaard komen de afbeeldingen in de map \ Program Files\ B&F\ Apollo\ Images. De plaats waar de beelden via de camera worden opgeslagen kunt u overigens zelf bepalen via het administratieprogramma. Het Apollo 2000-programma beschikt zelf niet over een beeldaansturingsonderdeel, maar koppelt slechts de beelden die via de software van de videokaart worden gemaakt aan de klant.
66
Door op het nummer van een afbeelding te klikken ziet u rechts in het dialoogvenster het voorbeeld. Klik op Openen om de afbeelding in te voeren.
Vervolgens vult u in: Door: Lidspleetlampbeeld
vul uw naam in geef hier aan of het het linker- of rechteroog betreft.
Klik op Ok om de gegevens op te slaan. Nadat u dat gedaan heeft, ziet u dat het linkergedeelte van het tabblad automatisch ingevuld wordt. Elke afbeelding die u hierna toevoegt zal in dit gedeelte in het overzicht erbij komen. De datum en tijd worden in het scherm automatisch toegevoegd. Het zijn de datum/tijdgegevens die horen bij de afbeelding! Wilt u de huidige datum/tijd-gegevens, dan zult u dat handmatig moeten veranderen. Dubbelklik op de gegevens in het linkergedeelte van het tabblad.
3.2.8 Fundus In het tabblad Fundus kunt u door op de knop Toevoegen te klikken nieuwe gegevens invoeren. Voor invoer: zie tabblad Spleetlamp. (zie 3.2.7)
3.2.9 Anamnese In het tabblad Anamnese (letterlijk: voorgeschiedenis van een ziekte) kunt u in de tabbladen Algemene gezondheid, Allergie en overgevoeligheid, Medicatie, Algemeen en Lenzen uw aantekeningen over de voorgeschiedenis van de relatie kwijt.
67
Door op de knop Wijzigen te klikken, zet u dit scherm in edit mode. U kunt nu gaat toevoegen. Door op de knop Invoegen datum te klikken, voegt u de datum van uw bevindingen in. Bij elke volgende invoer (klik op “wijzigen”) komt de datum bovenaan te staan! De knop Afdrukken zet alle anamnesegegevens overzichtelijk voor u in een rapport. Klik op de afbeelding van de printer voor een afdruk.
68
3.2.10 Opmerkingen Het tabblad Opmerkingen geeft een overzicht van alle opmerkingen die u aan de diverse tabbladen hebt toegevoegd.
De knop Afdrukken zet alle opmerkingen overzichtelijk voor u in een rapport. Klik op de afbeelding van de printer voor een afdruk.
69
3.2.11 Omzet / Klant In het tabblad Omzet/klant kunt u de overzichten van omzet aan de gekozen klant genereren. Met name op de gegevens van de volgende groepen zijn interessant: - Artikelsoort - Artikelgroep - Omzetgroep U kunt daar op de gebruikelijke manier op selecteren in het bladerscherm en zoekscherm. Klik op Zoeken om een volledig overzicht van alle omzet van deze klant te krijgen. In de afdrukmodus maakt u een afdruk van het gekozen overzicht. Zo kunt u bijvoorbeeld per artikelsoort een afdruk van de omzet van de klant maken.
3.2.12 Soap In het tabblad Soap begint u door op Toevoegen te klikken. Het tabblad genereert een totaalscore van de subjectieve bevindingen (hoe ervaart de klant het) en de objectieve bevindingen (hoe beoordeelt u de situatie).
Rechtsboven in het scherm wordt de totaalscore na elke bevinding bijgehouden. Voor de score geldt: hoe slechter beoordeling bij de bevindingen, hoe hoger de score! Vervolgens voert u in: Door:
vul uw naam in
Subjectieve bevindingen Tevredenheidsgraad Subjectieve visus
70
Draagtijd Comfort Objectieve bevindingen Beweging Centrering Fluopatroon
Deze optie is alleen toegankelijk als u kiest voor een harde lens
Perifere Clearance Bevochtiging Contactlens aanslag Oppervlakte Bevindingen (zowel Rechts als Links) ten aanzien van: Cornea-aankleuring Diepte-aankleuring Oogleden Corneale traanfilm Traanfilm op lens Om de gegevens op te slaan klikt u op Sluiten. In het tabblad komen dan de gegevens: - Datum en tijd - Totaalscore - Soort lens Achter de pictogrammen rechts van de Diepte-aankleuring en Oogleden zit de mogelijkheid om een nadere aanduiding van de Diepte-aankleuring en Oogleden aangegeven. In de tekeningen klikt u op het gedeelte dat van toepassing is en het gedeelte zal met de kleur geel gevuld worden. Zo kunt u nauwkeurig de Corneagebied Diepte-aankleuring en het Ooglidgebied Papil / Follikel weergeven. Als de pictogrammen geel gekleurd zijn is er gebruik gemaakt van de mogelijkheid van aanduiding. Klik op het pictogram om de tekeningen te zien!
3.2.13 Cornea Topograaf In het tabblad Cornea-topograaf kunt u Cornea-beelden beheren. Apollo koppelt de beelden van de bestaande totografen die beschikken over eigen software. Er zijn geen eigen drivers beschikbaar om topografie-beelden te bewerken U begint u door op Toevoegen te klikken. Via het bekende dialoogvenster kunt u aangeven: - de schijfeenheid en map waarin het bestand zich bevindt - de bestandsnaam - het bestandstype Onder in het scherm kunt u nog opmerkingen toevoegen aan de koppelbestandjes. Om de bestanden te kunnen bekijken is het voorwaardelijk dat de topograaf is aangesloten. Klik op Sluiten om de gegevens op te slaan.
3.3 Samenvoegen Het kan natuurlijk voorkomen dat een klant dubbel in uw systeem staat.
71
De optie Samenvoegen biedt u de mogelijkheid om de gegevens van dezelfde klant die vaker in uw systeem voorkomt samen te voegen in één van die bestaande klanten.
Via het scherm Selecteren klantgegevens vult u zowel het linker- als het recherscherm met klantgegevens. Met behulp van het <-teken verplaatst u de gegevens naar de uiteindelijke klant.
Klikt u op OK , dan krijgt u een dialoogvenster in beeld om de samenvoeging te bevestigen.
3.4 Agenda Klikt u op het onderdeel Agenda van het menu Klanten, dan komt u in het scherm Agenda. Dit scherm kent u ook van de button Agenda in het openingsscherm van Apollo 2000. Voor de beschrijving verwijs ik u naar het onderdeel 1.8 Agenda
3.5 Opzoeken orders De optie Opzoeken orders biedt u de mogelijkheid om snel een order te zoek en. Dat kan een brilorder of een lensorder zijn; daartoe klikt u op het rondje van uw keuze. Via het zoekscherm kunt u op een bepaald gegeven zoeken. Heeft u eenmaal de order opgespoord, dan komt u door te dubbelklikken in de klantenkaart terecht.
72
73
Hoofdstuk 4 4.1 Inleiding In het menu Lijst treft u de volgende onderdelen aan: Leveranciers Werknemers Klanten Overzichten
Omzet Dagstaat
Hier bewerkt u de overzichten van de leveranciers U vult in deze tabel de gegevens van uw werknemers in. U komt in de Klanten overzichtslijst In het menu Overzichten treft u de volgende overzichten aan: - Mailing - Management - Omzet - Voorraad In het omzetbladerscherm ziet u de totalen van de omzet, gerangschikt naar factuurdatum. U genereert hier de dagstaten voor omzet en betalingen.
Onderhanden-werk lijst Kassabonnen Betalingen
4.2 Leveranciers Indien u klik op het onderdeel Leveranciers van het menu Lijst komt u in het leveranciers bladerscherm. Evenals in het klantenbladerscherm kunt u hier een leverancier toevoegen, wijz igen, verwijderen en de gegevens afdrukken. Klikt u op toevoegen of wijzigen, dan komt u in het leveranciers mutatiescherm. Via het bekende Postcode invoerscherm voert u de gebruikelijke NAW gegevens in. Het vinkje geeft aan of het een Actieve leverancier is. Indien u het vinkje uitschakelt wordt de leverancier niet meer meegenomen in de huidige tabellen, maar wordt in de historie wèl meegenomen. U moet daarbij denken aan bijvoorbeeld de omzet per leverancier. Om het vinkje weer aan te zetten kunt u in het zoekscherm van het Leverancier bladerscherm op de rechter muisknop klikken. U krijgt dan de optie Inactieve records weglaten. Daarmee maakt u de inactieve leveranciers zichtbaar en onzichtbaar. Daarnaast zijn er 4 tabbladen:
74
Informatie
Opmerkingen Adressen Contacten
Hier geeft u aan: - Klantnummer (uw klantnummer bij deze leverancier) - OCS nummer (het lidmaat schapsnummer!) - Bestellen via OCS: ja of nee. - Kenmerk: u geeft aan welke artikelen deze leverancier u biedt: - Bijartikelen - Glas leverancier - Lens leverancier - Montuur leverancier. Geef hier de overige adressen van het bedrijf weer: - het postbusadres - de overige vestigingsadressen of filialen Hier kunt u de gegevens van de van de contactpersonen van de leverancier invoeren.
Bij Adressen en Contacten heeft u de mogelijkheid om in het veld Opmerkingen nog aantekeningen te noteren ten aanzien van bijvoorbeeld de contactpersoon. In het gebruik van de opties Adressen en Contacten moet u er rekening mee houden dat zijn anders werken dan de gebruikelijke lijsten. Hier moet u namelijk de lijst zelf invullen!
75
Natuurlijk kunt u ook hier de volgorde van de velden door te klikken, vasthouden en slepen naar eigen believen indelen.
4.3 Werknemers. Indien u klik op het onderdeel Werknemers van het menu Lijst komt u in het scherm Overzicht werknemers. Evenals in het klantenbladerscherm kunt u hier een werknemer toevoegen, wijzigen, verwijderen en de gegevens afdrukken.
Klikt u op toevoegen of wijzigen, dan komt u in het scherm Personeelsgegevens. Het scherm bestaat uit een tabblad met NAW-gegevens, een tabblad waar u de werktijden invult en een tabblad waar u inactiviteit noteert.
76
In het eerste tabblad voert u via het bekende Postcode invoerscherm de NAW gegevens in. Naast de gebruikelijke NAW -gegevens kunt u hier ook invoeren: Afstand woon/werk Reist per OV: ja / nee Naam huisarts Telefoon huisarts Personeelsnr Filiaalnr. Burgelijke staat Sortering in agenda In agenda: ja / nee Exportcode SOFI-nummer Bevoegdheden
Opmerkingen
Apollo vult automatisch het nieuwe nummer in.
Deze code is bedoeld voor gebruikers van de filiaalmodule. Hiermee krijgt ieder personeelslid binnen de organisatie een unieke code, welke kan afwijken van zijn filiaalcode. U geeft aan: § contactlenzen § kassa § verkopen § voorschrijven Ruimte voor aantekeningen
De inhoud van de tabbladen: Werktijden
U vult hier de werktijden van de werknemer in. Apollo houdt rekening met de hier ingevulde tijden.
77
Inactiviteit
Hier registreert u afwezigheid van uw werknemer. Apollo houdt ook hier rekening met de ingevulde tijden.
Let u erop dat de werktijden en de inactiviteiten gekoppeld zijn aan de Agenda. Dit betekent dat module Agenda reageert als u een afspraak plant met een medewerker die er die dag niet is!
4.4 Klanten. Indien u klik op het onderdeel Klanten van het menu Lijst komt u in het scherm Klanten overzichtslijst. Evenals in het klantenblader scherm kunt u hier een klant toevoegen, wijzigen, verwijderen en de gegevens afdrukken. Klikt u op toevoegen of wijzigen, dan komt u in het u bekende Klanten mutatiescherm. In dit scherm heeft u de mogelijkheid om de niet actieve klanten terug te zien. U dient daarvoor in het zoekscherm de optie Inactieve records weglaten niet aan te vinken.
78
4.5 Overzichten. Indien u klik op het onderdeel Overzichten van het menu Lijst komt u in het scherm Overzichten, waarin de volgende items staan: Mailing Management Omzet Voorraad
Stel uw eigen mailing samen. U ziet hier de statistische gegevens Genereer de omzetoverzichten zoals u die zelf wilt zien. Hier treft u alle overzichten aan van alle voorraden die u maar wilt zien.
4.5.1 Mailing. In het menu Lijst, onderdeel Overzichten staat het item Mailing. De mailing begint u door op een nieuwe mailing te klikken. U komt dan in het scherm zoals dat omschreven is in hoofdstuk 1 Buttons, onderdeel 1.3 Mailing.
4.5.2 Management. Het onderdeel Management treft u aan in hoofdstuk 1 Buttons, onderdeel 1.6 Mailing.
4.5.3 Omzet. In het menu Lijst, onderdeel Overzichten staat het item Omzet. Hier kunt u overzichten maken van de Omzetgegevens zoals ze in het systeem zitten. Onder deze menumogelijkheid zitten dezelfde mogelijkheden als onder de button Omzet op het startscherm. Voor de beschrijving: zie hoofdstuk 1 Buttons, onderdeel Omzet.
4.5.4 Voorraad. In het menu Lijst, onderdeel Overzichten staat het item Voorraad. Hier kunt u overzichten maken van de Voorraden zoals ze in het systeem zitten. De overzichten van Voorraad zijn als een boomstructuur (vergelijk: de Windows Verkenner!) opgezet: u zoekt op de hoofdgroepen -
voorraad per omzetgroep voorraad per artikelgroep voorraad per artikelsoort voorraad monturen
79
en vervolgen op de onderverdeling. Zo is bijvoorbeeld Voorraad monturen onderverdeeld in 6 items.
4.6 Omzet. Hier kunt u van de via het zoekscherm in te stellen items de omzet zien. De lijst van omzet kunt u eenvoudig printen. Standaard krijgt u de volgende zoekopties in beeld:
80
4.7 Dagstaat. In het menu Lijst, onderdeel Dagstaat kunt u een overzicht krijgen van: - de omzet - de betalingen - kasuitgave - dagafsluitingen in de door u aangegeven periode. Als u Apollo 2000 afsluit komt u in hetzelfde scherm als hier omschreven bij de optie Dagafsluitingen. Door het doorlopen van dit venster zorgt u voor een correctie afhandeling van de omzetten, betalingen en kasuitgaven van die dag!
In de optie Dagafsluitingen kunt u via het dialoogvenster naar de overige opties van het onderdeel Dagstaat. De door u gegenereerde lijsten kunt u afdrukken.
81
Bijzonder handzaam zijn de lijsten die een dagstaat Kasopmaak printen, waarop de inkomsten, uitgaven, stortingen en het uiteindelijke kassaldo te zien zijn. Evenzo zijn er veel uitdraai-mogelijkheden van bijvoorbeeld Dagstaat – Betalingen.
4.8 Onderhanden -werk lijst. In de onderhanden-werk lijst treft u de lijsten aan van • • • •
Openstaande brilorders Prijsopgave brilorders Openstaande lensorders Prijsopgaves lensorders
82
De lijsten kunt u eenvoudig printen.
4.9 Kassabonnen. Door deze optie heeft u overzicht over de gegenereerde kassabonnen in een door u gekozen periode, klant of bonnummer. De samenstelling van de kassabon wordt aangegeven; bovendien kunt u de kassabon printen.
4.10 Betalingen. Hier treft u de betalingen van de medewerkers uit de kassa aan anderen aan. Per betaling kunt u de gegevens inzien, wijzigen en printen. Ook de aanbetalingen worden getoond.
83
Hoofdstuk 5 Financieel
5.1 Debiteuren In dit onderdeel treft u de inzichten in de debiteuren en de afhandeling daarvan aan.
5.1.1 inboeken openstaande posten Hier ziet u een debiteurenoverzicht. U kunt hieruit een debiteur selecteren. Apollo toont u vervolgens de openstaande posten die bij deze debiteur horen. Als u op een post dubbelklikt komt u in het scherm Openstaande posten. In het scherm Openstaande posten kunt u de post wijzigen of verwijderen. Klikt u op Wijzigen , dan kunt u de post muteren. De klant komt bijvoorbeeld het incasso contant betalen.
Het Nu betaalde bedrag staat standaard altijd op het maximale bedrag van de openstaande post. U kunt daar elk willekeurig bedrag invoeren, Apollo kan hier zelfs een tegoed voor een klant opbouwen! Als u op Geleverd klikt, dan ziet in een overzicht de artikelen en hun prijzen die horen bij de te betalen post. Als u op Betalingen klikt, dan ziet u het effect van de betaling op de openstaande post.
5.1.2 aanmaningen Indien er openstaande posten zijn, kunt u beslissen om aanmaningen te gaan versturen. Met een eenvoudige druk op de knop stelt u de aanmaning(en) samen. De tekst van de aanmaningen kunt u in een MS-Word document opmaken. Standaard zijn er 3 documenten bijgevoegd.
84
5.2 Incasso’s 5.2.1 Incassobeheer Met de optie Incassobeheer kunt u per klant de afspraken over incasso invoeren. De knop Looptijd “oneindig” geeft u de mogelijkheid om, zolang er geen tegenbericht is, automatisch geld te innen van uw klant. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij een Lensleasesysteem. Als u de incasso correct heeft ingevoerd, kunt u automatisch een machtiging printen. De incassoregeling met deze klant komt automatisch in de lijst Overzicht van incasso’s te staan.
5.2.2 Incasso-run In het Overzicht incasso-run geeft u door het selecteren van datum de opdracht om de incasso’s van die periode te selecteren. Na de selectie kunt u de incasso-opdrachten versturen. De opdrachten worden dan op diskette verzameld en begeleid door een brief met standaardgegevens van uw bedrijf.
5.2.3 Boeken incasso-run Een afgewerkte incasso-run kunt u eenvoudig boeken door in het scherm Boeken incassorun op de knop Boeken te klikken. De gegevens worden door Apollo volkomen automatisch verwerkt. Zo wordt bijvoorbeeld in het Klanten mutatiescherm het tegoed bijgewerkt.
5.2.4 Lijst niet ontvangen incasso’s Op de Lijst van niet ontvangen incasso’s komen de klanten te staan van wie bijvoorbeeld het saldo ontoereikend was om de incasso te kunnen betalen.
5.3 Inboeken openstaande orders In deze menu-optie kunt u kiezen voor openstaande brilorders en voor openstaande lensorders. Als u gekozen heeft, gaat Apollo door de hele databank zoeken naar openstaande orders. Dit kan bij grotere bestanden enige tijd in beslag nemen. Na verwerking kunt u in het scherm Inboeken openstaande bril / lensorders beslissen of u wel of niet gaat boeken. Boeken heeft tot gevolg dat van de bril- of lensorders Omzetregels worden aangemaakt en dat monturen van de voorraad worden afgeboekt.
85
Hoofdstuk 6 Menu Voorraad Het menu voorraad is niet alleen bedoeld voor het invoeren en onderhouden van de voorraad. Binnen dit menu kunt u ook artikelen aan uw bestand toevoegen. Dit kunnen ook artikelen zijn waarvan u geen voorraad wilt bijhouden. Zo wilt u misschien wel kunnen zien hoeveel u van een bepaald artikel verkoopt (dan moet het dus in een lijst staan met een nummer) maar u bent niet geïnteresseerd in de voorraad van dit artikel. Soort artikelen: Binnen het APOLLO systeem praten we over een 9-tal soorten artikelen. Achter iedere artikelsoort is een ander soort invoerscherm van toepassing. Zo zal een invoerscherm van montuurartikelen er anders uitzien dan een invoerscherm van glazen. De volgende artikelsoorten zijn in het programma vastgelegd.: -
Monturen Glazen Glasbewerking Lenzen Lensbewerkingen Bijartikelen Diensten Garantie Korting
Naast een “artikelsoort” zal ieder artikel ook ingedeeld dienen te worden bij een “artikelgroep” De artikelgroepen kunt u zelf toekennen via het menu STAMBESTANDEN ARTIKELGROEPEN – Onderhoud artikelgroepen. Daarnaast kunt u van de artikelgroep Monturen bijvoorbeeld het Merk bijhouden via menu STAMBESTANDEN – MONTUURMERKEN en de Montuursoort via menu STAMBESTANDEN – MONTUURSOORT en tenslotte het Montuurtype via menu STAMBESTANDEN – MONTUURTYPE. Een artikelgroep valt vervolgens weer binnen een omzetgroep (zie omzetgroepen Hoofdstuk 7) Voor Apollo geldt dat alle artikelen die niet vallen onder Glas, Lens, Montuur of Diensten bij de groep Bijartikelen behoren. Zo is het ook mogelijk om bijvoorbeeld een omzetgroep “juweliersartikelen” aan te maken met daarin een artikelgroep “gouden horloges”. Binnen de artikelgroep gouden horloges kunt u dan vervolgens de horloges inbrengen. Deze artikelen vallen allen onder de artikelsoort bijartikelen. Dit voorbeeld in schema: Artikelsoort Monturen
Omzetgroep
Artikelgroep
86
Artikel
Bijartikelen
Juweliersartikelen
Gouden horloges Broches
merk A merk B merk A merk B
Glasbewerkingen
6.1 Artikel, voorraad In het menu VOORRAAD – ARTIKEL, VOORRAAD treft u de voorraden van alle artikelsoorten aan. Belangrijk is de knop Bij/afboeken waarmee u de voorraad kunt vergroten of vermi nderen. Wanneer u deze knop niet gebruikt, is er GEEN voorraad bijgeboekt, maar is slechts het artikel ingevoerd in het bestand.
6.1.1 Monturen Als u in het menu op Monturen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de monturen.
Dubbelklikt u op een bepaald montuur, dan komt u in het scherm Gegevens montuur. Hier kunt u de volgende gegevens over het montuur invoeren en/of wijzigen:
87
Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode
Omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Merk Model Kleur Maat Montuursoort Montuurtype Malnummer Inkoopprijs
Dit nummer wordt automatisch het door de computer toegekende artikelnummer (wat er boven staat). U kunt echter ook een eigen artikelnummer gebruiken. Het laatst toegekende artikelnummer (eigen nummer) vindt u onder het eigennummer. Indien u artikelen bij wilt bestellen kunt u hier het bestelnummer van de leverancier ingeven.
Na het ingeven van de inkoopprijs zal de verkoopprijs automatisch worden berekend aan de hand van de calcul atietabel die u bij het opgegeven merk gebruikt. U kunt per merk namelijk de tabel laten verschillen. De tabel die standaard wordt gebruikt kunt u ingeven via het administrati eprogramma. De tabellen geeft u in via het menu STA MBESTANDEN. Het invoeren van calculaties gaat via het menu ONDERHOUD – PRIJZEN – MONTUREN-
88
PRIJSCALCULATIE MONTUREN (zie hoofdstuk 8). Verkoopprijs Prijs met korting
Dit is de prijs die een klant betaalt als deze klant een geldige bril- of lenspas heeft. Wanneer de prijs op 0.00 blijft staan, dan wil dat zeggen dat Apollo de verkoopprijs overneemt.
B TW -percentage Bestelwijze Min. voorraad Max. voorraad Verpak.eenheid/inhoud Min. orderaantal Voorraad In backorder Laatste inkoopdatum Laatste verkoopdatum Opmerkingen Klikt u op de knop Toevoegen , dan komt u in het dial oogvenster van de Montuur invoer wizard. De wizard vergemakkelijkt het invoeren van een montuur.
Belangrijk is de knop Bij/afboeken waarmee u de voorraad kunt vergroten of verminderen. Wanneer u deze knop niet gebruikt, is er GEEN voorraad bijgeboekt, maar is slechts het artikel ingevoerd in het bestand.
89
Door op copieren te klikken slaat u de record op en staat dezelfde record voor u ter beschikking om te worden veranderd. Hiermee versnelt u de invoer van monturen van bijvoorbeeld een zelfde merk, maar in een andere kleur.
6.1.2 Glazen De glasgegevens hoeft u niet te veranderen of in te voeren. Deze gegevens kunnen via Optiplaza worden ingelezen. Ook de glasprijzen worden op deze wijze bijgehouden. Als u in het menu op Glazen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de glazen. Dubbelklikt u op een bepaald glas, dan komt u in het scherm Glasgegevens. Hier kunt u de volgende gegevens over de glazen invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Eigen omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Materiaal Glassoort OCS-nummer Code glastype Diameter Prioriteit Bereik + spherisch van…tot… Bereik + cylindrisch van…tot… Bereik - spherisch van…tot… Bereik - cylindrisch van…tot… Bereik - additie van…tot… R/Leverancier relevant Prisma mogelijk Dikte reductie mogelijk Refractiecontrole Harding tabelcode Kleuringen tabelcode Bewerkingen tabelcode Max. aantal coatingen Max. aantal hardingen Max. aantal kleuringen Max. aantal bewerkingen Opmerkingen
90
U kunt via dit scherm ieder glas voorzien van een prioriteitsnummer. Dit nummer geeft de mate van “belangrijkheid” van een glas aan. Door nummer toe te kennen kunt u in het scherm brilorder via de knop glaskeuze een volgorde opvragen van de glazen volgens een door u toegekende prioriteiten volgorde Verder is het mogelijk de automatisch ingelezen prijzen per glas individueel te veranderen.
6.1.3 Glasbewerki ngen Ook de glasbewerkingen kunnen worden ingelezen via OCS of via Optiplaza.
91
Al u in het menu op Glasbewerkingen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de glasbewerkingen. Dubbelklikt u op een bepaalde glasbewerking, dan komt u in het scherm Aanpassen glasbewerking. Hier kunt u de volgende gegevens over glasbewerkingen invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Soort bewerking OCS-nummer Glascode Inkoopprijs Verkoopprijs B TW -percentage Opmerkingen
92
6.1.4 Lenzen Al u in het menu op Lenzen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de lenzen. De lenzen worden niet via de leveranciers aangeleverd en zullen dus door u als gebruiker zelf dienen te worden ingevoerd.
Dubbelklikt u op een bepaalde lens, dan komt u in het scherm Lensgegevens. Hier kunt u de volgende gegevens over de lens invoeren en/of wijzigen:
Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Materiaal Kleur Lenssoort Systeem Inkoopprijs Verkoopprijs Prijs met korting B TW -percentage Bestelwijze Min. voorraad Max. voorraad Verpak.eenheid/inhoud 93
Min. orderaantal Voorraad In backorder Laatste inkoopdatum Laatste verkoopdatum Opmerkingen
6.1.5 Lensbewerkingen Al u in het menu op Lens bewerkingen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de lensbewerkingen. Dubbelklikt u op een bepaalde lensbewerking, dan komt u in het scherm Aanpassen lensbewerkingen. Hier kunt u de volgende gegevens over de lensbewerkingen invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Soort bewerking Opmerkingen
6.1.6 Bijartikelen Al u in het menu op Bijartikelen klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de bijartikelen. Dubbelklikt u op een bepaald bijartikel, dan komt u in het scherm Wijzigen bijartikel. Hier kunt u de volgende gegevens over het bijartikel invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Leverancier Bestelnr. bij leverancier Inkoopprijs Verkoopprijs Prijs met korting B TW -percentage Bestelwijze Min. voorraad Max. voorraad
Wat moet de minimale voorraad van dit artikel zijn. Indien het voorraadaantal onder het minimum komt en u draait een bestellijst dan zal dit artikel op de bestellijst komen. Indien er artikelen besteld moeten worden omdat de minimum voorraad is bereikt, dan zal er besteld worden tot aan het maximum voorraad aantal. Dus bij een maximum voorraadgetal van 10, een minimum voorraadgetal van 5 en een werkelijke voorraad van 4, zullen er 6 artikelen besteld worden, tenzij bij minimum orderaantal anders aangegeven
94
V erpak.eenheid/inhoud Min. orderaantal
Voorraad In backorder Laatste inkoopdatum Laatste verkoopdatum Opmerkingen
Wanneer de voorraad onder het minimum komt zal er altijd een vaste eenheid besteld worden welke u hier kunt ingeven. Dit kan belangrijk zijn omdat bepaalde verpakkingsaantallen goedkoper zijn. De daadwerkelijke voorraad. Hoeveel staat er nog in bestelling
6.1.7 Diensten Onder diensten verstaan we alle handelingen waarin niet direct fysieke producten zijn betrokken, zoals oogmetingen, controles en optometriediensten. Al u in het menu op Diensten klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de diensten. Dubbelklikt u op een bepaalde dienst, dan komt u in het scherm Gegevens diensten. Hier kunt u de volgende gegevens over de dienst invoeren en/of wijzigen:
Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Benodigde tijd
De tijd die gemiddeld aan een te verlenen dienst wordt besteed
Inkoopprijs Verkoopprijs Prijs met korting B TW -percentage Opmerkingen Bij toevoeging van een nieuwe dienst staat boven in het scherm: hoogste eigen nummer. Hierdoor krijgt u een aanwijzing om het artikelnummer te kunnen invoeren. Deze opmerking verdwijnt op het moment dat u het nieuwe artikel hebt opgeslagen.
6.1.8 Garantie
95
Al u in het menu op Garantie klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de garantievormen. Dubbelklikt u op een bepaald garantievorm, dan komt u in het scherm Gegevens garantie. Hier kunt u de volgende gegevens over de garantievorm invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving Verkoopprijs Opmerkingen
6.1.9 Korting Al u in het menu op Korting klikt, dan krijgt u in een voor u bekend bladerscherm een overzicht van de kortingen. Dubbelklikt u op een bepaalde korting, dan komt u in het scherm Gegevens korting. Hier kunt u de volgende gegevens over de korting invoeren en/of wijzigen: Artikelgroep Omzetgroep Eigen nummer/barcode Omschrijving B TW -percentage Opmerkingen
6.2 Overzichten In Overzichten kunt u via een boomstructuur de door u gewenste overzichten genereren (zie ook Lijst / Overzichten). U kunt kiezen uit: - Voorraad per omzetgroep - Voorraad per artikelgroep - Voorraad per artikelsoort - Voorraad monturen: - Voorraad monturen per merk - Voorraad monturen per type - Voorraad monturen per montuursoort - Voorraad alle monturen per leverancier - Voorraad alle monturen - Voorraad per leverancier - Voorraad alle leveranciers - Voorraad van een leverancier - Voorraad leveranciers per artikelgroep - Voorraad leveranciers per omzetgroep - Voorraad leveranciers per artikel - Voorraad artikelgroepen - Voorraad bijartikelen - Voorraad glazen - Voorraad lenzen - Voorraad afschrijving - Voorraadafschrijving monturen & zonnebrillen - Voorraadafschrijving monturen
96
-
Voorraadafschrijving zonnebrillen Herwaarderingslijst monturen & zonnebrillen Herwaarderingslijst zonnebrillen Herwaarderingslijst
Door te dubbelklikken op het gewenste overzicht genereert Apollo een rapport zoals is omschreven in hoofdstuk Het Rapport.
6.3 Bestellen glazen De te bestellen glazen worden automatisch door Apollo gegenereerd als u dit item en vervolgens Ja aanklikt. Er worden slechts glazen besteld als u het veld Besteldatum in de brilorder leeg heeft gelaten. Verder mag de order niet als Prijsopgave zijn ingegeven en dient er in het glaskeuzescherm bij het veld Te bestellen links, rechts of beiden te zijn aangegeven
Het overzicht kunt u afdrukken via een QuickRapport. U kunt voordat u de definitieve lijst print eerst een overzichtslijst op het scherm laten printen (of naar de printer). Afhankelijk van deze lijst kunt u vervolgens de gehele lijst printen. Voor een aantal gekoppelde systemen (waaronder Opsys van Essilor en Glasworld van HOC) geldt dat de vormgegevens van het montuur direct worden meegezonden naar OPTIPLAZA indien u electronisch bestelt. Bij electronische bestellingen blijven deze in de orderlijst staan totdat de leverancier de orders terugmeld. Dit gebeurt pas als u de tweede keer contact maakt (na minimaal 1 uur of de volgende dag) Als u op bestellen klikt kunt u kiezen uit de wijze van bestellen. U kunt kiezen uit de soort bestelling die u aangegeven hebt in het scherm Brilorder – Glaskeuze. De schriftelijke bestellingen en bestellingen via de fax worden in een QuickRapport geprint; de electronische bestellingen worden per OCS gedaan. U kunt ook de bestelwijzen afzonderlijk afhandelen door ze niet aan te vinken.
97
Geeft u tenslotte aan: Bestelling accoord? Ja!, dan zal de besteldatum of –data worden ingevuld en zal het scherm Bestellen glazen leeg zijn. Als u op Verwijderen klikt komt u in het volgende dialoogvenster:
6.4 Bestellen lenzen Zie Bestellen glazen, hoofdstuk 6.3 U bestelt hiermee de dagelijkse lenzen die in bestelling staan omdat ze niet voorraadig waren. De wijze van bestellen loopt gelijk aan die van de glazen.
6.5 Bestellen systeemlenzen Als u dit aanklikt, komt u in het volgende dialoogvenster:
Deze functie heeft tot doel het automatisch bestellen van contactlenzen die per vaste periode nodig zijn voor de dragers van systemen. Wanneer deze functie wordt gebruikt zullen niet alleen de systemen per leverancier worden besteld (lijst per leverancier) maar zullen er ook nieuwe orders per klant worden aangemaakt (kopie van de vorige order), waarbij direct de nieuwe leverdatum wordt gegenereerd en eventueel de nieuwe prijzen worden overgenomen. Ook krijgt u de mogelijkheid direct alle werkplaatsbonnen uit te draaien van deze nieuwe orders. Hiermee krijgt u de mogelijkheid om de contactlenzen, wanneer deze
98
binnenkomen na bestelling, direct te verdelen over de bonnen. Bij de daadwerkelijke controle heeft u dan direct alle informatie bij de hand. Wijzigt er niets bij de klant, dan hoeft u niets meer te doen. U kunt rechtstreeks naar de kassa lopen en de order afrekenen. Het bestellen De werking van deze functie is ontstaan uit de dagelijkse praktijk, waarbij er behoefte was om het aantal fouten te verminderen en het aantal handelingen terug te brengen. Met behulp van deze functie kunt u alle systeemlenzen bestellen die u in een bepaalde periode nodig heeft. Zo kunt u bijvoorbeeld alle lenzen bestellen die u in de maand december moet leveren. Het programma zal dan niet alleen een bestellijst per leverancier draaien, maar ook reeds de nieuwe orders aanmaken van de klant (kopie van de vorige order) en een werkplaatsbon uitdraaien van deze nieuwe order. Om systeemlenzen te kunnen bestellen moet de vorige lensorder van de klant aan een aantal voorwaarden voldoen (zie onderstaande schermafdruk) • • •
De besteldatum moet zijn ingevuld om aan te geven dat de vorige lens ook daadwerkelijk besteld is. Dit is om te voorkomen dat lenzen de vorige niet besteld werden (om wat voor reden dan ook) en dan dus nu ook niet besteld mogen worden. De volgende leverdatum moet zijn ingevuld De boekdatum van de order moet zijn gevuld. Deze boekdatum geeft aan dat de order ook daadwerkelijk door de klant is opgehaald, zodat ook de nieuwe lenzen mogen worden besteld.
99
Tevens kunt u op het scherm van de vorige order (van waaruit de nieuwe lenzen worden besteld) aangeven of bij het aanmaken van de nieuwe order de prijzen van deze order gebruikt moeten worden of de prijzen uit het contactlenzenbestand. De prijzen kunnen immers intussen gewijzigd zijn. Hoe gaat u nu te werk: • • •
• • • • •
U kiest de systemen welke u wilt bestellen of u kiest voor alle systemen. Vervolgens kiest u voor de periode waarvoor u de lenzen wilt bestellen. Deze periode kunt u geheel zelf kiezen. Het programma gaat alle contactlensorders controleren op: 1) geldige volgende leverdatum 2) ingevoerde besteldatum op de laatste order 3) ingevulde boekdatum op laatste order 4) welke prijzen er moeten worden gebruikt Vervolgens verschijnt er een overzichtslijst van de contactlenzen welke besteld gaan worden. Indien u akkoord bent gaat het systeem de definitieve bestellijst per leverancier uitdraaien. In de achtergrond worden alle nieuwe contactlensorders aangemaakt per klant. Op deze nieuwe order wordt ook automatisch weer de volgende leverdatum ingevuld. U hoeft dus niets te wijzigen indien er bij de controle van de klant ook niets wijzigt. Aan het einde van deze bestelprocedure vraagt het systeem of er direct nieuwe werkbonnen dienen te worden afgedrukt. Indien u dit bevestigend beantwoord zullen deze bonnen worden afgedrukt. U kunt deze dan direct in de bakjes of zakjes doen en de contactlenzen bijvoegen wanneer deze binnenkomen.
Wanneer de klant dan op controle komt hoeft u nog alleen maar de werkbon met de contactlenzen erbij te halen. Is alles oké, dan kunt u de order direct via de kassamodule afrekenen. Daarmee boekt u automatisch af. Indien er echter iets moet veranderen dan kunt u deze wijzigingen aanbrengen en vervolgens de besteldatum weghalen. U kunt dan aan het einde van de dag de bestellingen automatisch laten verzenden.
6.6 Bestellen artikelen Ook hier verzamelt Apollo uit haar gegevens de artikelen die besteld moeten worden. Via het bekende scherm komt u bij de artikelen uit.
100
Het systeem zal u vragen om te bestellen en indien u dit bevestigt genereert Apollo de bestellingen. De bestellingen kunnen per leverancier en per alle leveranciers geprint worden. Na het printen vraagt Apollo naar bevestiging van de bestelling. Gaat u met de voorgestelde bestellingen accoord, dan worden de artikelen van de lijst van te bestellen producten verwijderd. Via hetzelfde menu kunt u de bestelde artikelen ook weer inboeken.
101
Hoofdstuk 7 Menu Stambestanden Het menu Stambestanden bevat een groot aantal lijsten die de stamgegevens vormen voor Apollo. De gegevens die u hier invoert treft u in uw schermen, overzichten en keuzevelden weer aan. U dient met deze gegevens erg zorgvuldig om te gaan! Hieronder treft u een overzicht van de stambestanden aan:
7.1 Aanspreektitel De aanspreektitel treft u als keuzeveld aan in het Klanten mutatiescherm. De gegevens zijn van belang bij de o.a. mailing en kassa en facturen. De tabel bestaat uit drie velden, te weten geslacht, soort titel en omschrijving. Bij soort titel kunt u kiezen uit drie mogelijkheden: Titel: titulatuur, zoals Dr., Prof., Mr. , etc. Adreshoofd : de terminologie die wordt gebruikt in een adreshoofd van een brief of factuur, zoals onderstaand voorbeeld: De heer R. Timmermans Schaapsweg 36 6077 CG St. Odiliënberg Briefaanhef: de aanhef boven een brief, zoals “Geachte heer” of “beste” Zoals u ziet dient u voor mannen en vrouwen deze gegevens apart in te voeren omdat u per item toekent of dit mannelijk of vrouwelijk is. Zo zult u dus voor een Meester zowel een vrouwelijke als een mannelijke variant moeten ingeven. Dit is noodzakelijk omdat alle drie de items gekoppeld zijn aan de man/vrouw keuze in een invoerscherm klanten. De aanspreektitels kunt u muteren door op een titel te dubbelklikken.
102
7.2 Artikelgroepen De Artikelgroep is onderdeel van omzetgroep. Iedere artikelsoort valt binnen één van de 9 artikelgroepen.
Bijvoorbeeld: In dit stambestand geeft u tevens aan hoe (als tekst) de artikel groep op de kassa moet komen te staan. De tekst op de kassabon mag niet te lang zijn omdat deze anders niet op de “knop” past. Omschrijving oogmeting reparatie lenscontrole
Artikelsoort Dienst Dienst Dienst
Omzetgroep dienst dienst dienst
Tekst op de kassa oogmeting reparatie controle
U kunt bij het afrekenen van een klant bij de module kassa gebruik maken van de muis. U klikt bijvoorbeeld op Diensten en vervolgens kunt u klikken op Reparatie.
103
Het bedienen van de kassa kan eenvoudiger door het gebruiken van toetsencombinaties. De onderstreepte D van Diensten geeft aan dat u door het indrukken van de toets en vervolgens de letter d en tenslotte de toets weer loslaten, u hetzelfde effect bereikt. Zo kunt u in het menu STAMBESTANDEN - ARTIKELGROEPEN zelf bepalen welke letter u in combinatie met het woord wilt gebruiken. U geeft dat aan door de artikelgroep te wijzigen en vervolgens in het scherm Artikelgroepen invoeren op het veld Omschrijving op kassen het &-teken toe te voegen. De letter die na het &-teken staat krijgt op de kassa een zogenaamde underscore. In dit voorbeeld: g.
7.3 Betaalwijzes In de kassa-module kunt u kiezen voor een manier van betalen. In de Stambestanden kunt u de betaalwijzes aangeven.
104
De optie Gebruiken bij t egenboeking heeft het volgende effect: als een klant om wat voor reden dan ook het gekochte product (bijvoorbeeld een bril met glazen) inlevert, dan kunt u door Tegenboeken de producten opnieuw in de voorraad plaatsen en de betaling in uw kassagegevens crediteren. U kunt de tegenboeking constateren op uw scherm. Er staat immers een negatief bedrag.
7.4 BTW U voert hier de codes in die horen bij een bepaald BTW-tarief. Stel dat de regering het BTW tarief zou wijzigen van 17,5 naar 18%, dan kunt u dat hier wijzigen en de berekening zal in alle bedragen in Apollo worden doorgevoerd. De wijziging voert u in door een nieuwe BTW -regel toe te voegen. Deze regel dient u te activeren in Apollo Beheer in het tabblad Algemeen.
7.5 Brilsoorten Hier voert u de Brilsoorten in. De gegevens ziet u in het scherm Brilorder als keuzelijst weer terug bij het veld Brilsoort. U kunt bij de afstand, nabij en additie een percentage ingeven. Dit programma is voorbereid op de mogelijkheid om het systeem te laten berekenen welke sterkte bijvoorbeeld een pianobril heeft ten opzichte van de gemeten sterkte. Aangezien dit nog niet wordt gebruikt dient u overal 100% in te voeren, tenzij het een leesbril betreft. Dan kunt u bijnabij 100% invoeren en bij de andere twee getallen 0%. Ook voor afstand brillen kunt u dan bijvoorbeeld bij afstand 100% aangeven en nabij en additie op 0% zetten.
7.6 Glasselectie In de Glasselectie U geeft u de glassoorten weer. Deze tabel bevat de verdichtingen van de glassoorten zoals de leverancier ze voor haar produktenbestand aanlevert. Aangezien iedere leverancier een andere verdichting gebruikt, komen deze gegevens zelden overeen. Om nu toch tot een éénduidige naamgeving te komen kunt u achter iedere tabelingang van een leverancier de verdichtingscode van APOLLO te kunnen ingeven. Apollo kent de volgende glassoorten en de volgende materialen: Glassoort:
Monofocaal Bifocaal Multifocaal
105
Tri-focaal Materiaal
Organisch Mineraal Polycarbonaat De tabellen worden reeds gevuld aangeleverd. Het kan echter regelmatig voorkomen dat een leverancier met een nieuwe eigen verdichtingscode komt. Indien deze via OCS worden ingelezen zult u een melding krijgen dat er ni euwe glasselectiecodes zijn ingelezen. Via deze functie kunt u die dan weer toekennen: Voorbeeld:
Essilor code : UNIFOCAAL ORGANISCH APOLLO code: Monofiocaal organisch.
7.7 Huisartsen U kunt in dit bladerscherm de gegevens van de Huisartsen invoeren: - naam - adres - postcode - woonplaats - telefoonnummer
7.8 (In-)activiteitensoorten U geeft hier aan om welke reden / oorzaak een werknemer anders ingezet wordt dan anders. Met name voor de agenda is een correcte invoering van de gegevens van belang.
7.9 Kassatransacties Wanneer u gebruik maakt van de kassafunctie kunt u ook geld uit de kassa halen voor bijvoorbeeld het uitbetalen van de poetshulp of het halen van broodjes of frisdrank. Ook kunt u geld uit de kas halen om reeds naar de bank af te storten. Al deze uitgaven worden geregistreerd via de kastransacties vanuit het kassascherm om zicht te krijgen op de aard van de transacties en om deze later te kunnen koppelen aan een boekhoudpakket. Kasstortingen kunnen geldstortingen in de kas zijn die niets te maken hebben met de omzet.
106
Het onderdeel Kassatransacties geeft de mogelijkheid om de transacties te rangschikken naar: - Beginsaldo - Eindsaldo - Stortingen - Versnapering - Etalage - Kleine advertenties - Schoonmaakartikelen - Etc. Door deze gegevens te koppelen aan de module kassa is het mogelijk om elke dag een overzicht te genereren. (zie kassa)
7.10 Landen U voegt hier een land en landnummer toe. De weergave van de Landen vindt u terug in het Klanten mutatiescherm. Het landnummer is een internationale nummering.
7.11 Leeftijdsgroepen De indeling naar leeftijdsgroepen heeft zijn functie binnen het verwerken van de statistische gegevens in de module Statistiek. Via LIJST – OVERZICHTEN – MANAGEMENT – Omzet per leeftijdsgroep en geslacht kunt u de overzichten genereren.
7.12 Lenzensoorten U geeft hier de Lenzensoorten weer. U treft ze aan in het tabblad Lensorder in het menu Lenskeuze in veld Lenstype. Onder lenzensoorten verstaan we een onderverdeling in groepen, zoals Zachte lenzen, harde lenzen, acuvue, one-day etc.
7.13 Lenssystemen U geeft hier de Lenssystemen weer. U treft ze aan in het tabblad Lensorder in het veld Lenzensysteem. Onder lenssysteem verstaan we de onderverdeling volgens onderstaand voorbeeld: - daglenzen - weeklenzen - maandsystemen - kwartaalsystemen - halfjaarsystemen - jaarsystemen - etc.
7.14 Mailing definities Het onderdeel Maili ng definities stelt u in staat om bij het maken van een mailing in te gaan op bijzondere kenmerken van groepen van klanten. Naast alle standaard mailingselectie mogelijkheden kunt u hier een aantal eigen kenmerken ingeven. Het aantal groepen en kenmerken is oneindig. Een voorbeeld kan zijn voor sport-vision opticiens: Mailingitem: Sport
107
Mailing waardes: Voetbal / Volleybal / Duiken, etc.
U voert een nieuw item in door in de linkerkolom op de knop te duwen. U voert vervolgens het item in. Vervolgens klikt u op de rechterkolom in het lege veld. Door op < INSERT> te duwen voegt u telkens een waarde toe. De waardes worden na het afsluiten automatisch volgens alfabet gerangschikt.
7.15 Montuurmerken U vindt de Montuurmerken terug in het het scherm Brilorder bij het invullen van het montuur in het dialoogvenster Montuuroverzicht. Een montuurmerk moet eerst in de merkenlijst voorkomen voordat het op een montuurkaart kan worden gekozen. Tevens kunt u aan het merk direct een leverancier toekennen. Prijstabel: U kunt aan ieder merk een andere prijstabel hangen die u ook via de stambestanden kunt ingeven. Indien u niets ingeeft wordt automatisch de standaard tabel gebruikt.
7.16 Montuursoorten In het stambestand treft u de Montuursoorten aan. In de regel is het een onderscheid naar de aard van het materiaal.
7.17 Montuurtypes In dit stambestand worden de Montuurtypes in de regel onderscheiden naar het doel van de bril (sport, uitverkoop, actie, lookover) en het type gebruiker (dame, heer, kind).
7.18 Omzetgroepen Standaard kent Apollo de volgende Omzetgroepen: Brillen, Lenzen, Diensten, Bijartikelen, Kortingen, Diversen Het zijn de groepen die u op de kassa ook terugvindt. De omzetgroepen zijn naar eigen inzicht verder uit te breiden. Daarbij geeft u aan: de omschrijving en de omschrijving op de kassa . Het &-teken plaatst daarbij een streepje onder de daarop volgende letter. Daardoor is het mogelijk om met de ALT-toets en de onderstreepte letter de omzetgroep op de kassa te activeren. Een eenmaal aangemaakte omzetgroep is niet meer te verwijderen, maar kan wel op niet actief worden gezet door het vinkje voor Omzetgroep actief weg te halen. Op die manier doet de groep zichtbaar niet, maar in de statistieken wel mee. U kunt de groep weer activeren door in het overzichtsscherm op de rechtermuisknop te klikken.
108
De omzetgroepen zijn een verdichting van de artikelgroepen welke weer een verdichting zijn van de artikelen.
7.19 Oogartsen Hier vult u de NAW-gegevens van oogartsen in. De gegevens worden gebruikt in de klantenkaart bij de tabbladen Brilorder en Lensorder.
7.20 Oogmeetruimtes Onder de naam Oogmeetruimtes geeft u in de stambestanden de ruimtes aan in uw bedrijf die u kunt inzetten voor het afhandelen van de klanten. De ruimtes vindt u terug in de agenda.
7.21 Postcodegroepen In deze optie kunt u postcodes in een groep plaatsen. De groep is in te zetten in het menu LIJST – OVERZICHTEN – MANAGEMENT – Omzet klanten per postcoderegio om statistische gegevens te genereren. Zie hoofdstuk 1.6 Statistiek.
7.22 Planningsoort U geeft hier de Planningsoort voor invoer in de agenda weer. Bijvoorbeeld: oogmeting; bespreking; lenscontrole; etc.
7.23 Valuta In de optie Valuta geeft u de voor uw zaak noodzakelijke valuta weer. De munteenheden komen in de module Kassa in beeld. Bij het afrekenen kunt u aangeven in welke valuta de betaling dient te worden berekend.
7.24 Verzekeringen Hier voert u ten aanzien van de Verzekeringen de verzekeringsmaatschappijen in.
7.25 Zaakgegevens U geeft uw Zaakgegevens in het dialoogvenster weer. U kunt gegevens invoeren ten aanzien van de zaak zelf, openingstijden en inactiviteiten.
109
Op het tabblad zaakgegevens voert u tot slot een mogelijke slotregel voor uw kassabon in. Deze regel zal op de kassabon geprint worden.
110
Hoofdstuk 8 Onderhoud 8.1 Inlezen OCS glastabellen Via het dialoogvenster Inlezen OCS glastabellen kunt u de bestanden inlezen. U kiest de map waar de bestanden na de communicatie zijn komen te staan of uw a: -schijf. Door te klikken op het pictogram kunt u bladeren om de OCS-bestanden te zoeken. Heeft u de plaats van de in te lezen OCS-bestanden bepaald, klik dan op Inlezen OCS .
8.2 Prijzen
8.2.1 Monturen
8.2.1.1 Prijscalculatie-tabellen monturen Door in de stambestanden Montuurprijstabellen op te nemen kunt u de verkoopwaarde van de merken van uw monturen manipuleren. U koppelt aan het merk van het montuur een bepaalde zelfgemaakte prijstabel. Zo kunnen de marges van merk tot merk verschillen. Klikt u op toevoegen en heeft u een merk al gekoppeld aan een bepaalde tabel, dan zal Apollo dat melden met de mededeling: Dubbele merknaam! In het menu-onderdeel Prijscalculatie monturen maakt u tabellen aan waarin u een bepaalde factor over de inkoopprijs kunt bepalen. Klik op toevoegen om een prijstabel aan te maken. U geeft in het dialoogvenster als eerste een unieke naam aan de nieuwe tabel. Vervolgens geeft u in de zogenaamde prijsregel aan: van tot * factor + bedrag.
111
8.2.2 Glazen 8.2.2.1 Prijscalculatie glazen Voor de glazen geldt een zelfde mogelijkheid om met behulp van prijsregels de prijzen van glazen te manipuleren. De koppeling wordt gelegd tussen de leverancier en het glastype (mineraal, organisch, polycarbonaat). Als u op Prijscalculatie glazen klikt komt u in het scherm Glasprijs regels overzicht. Hier kunt u per glas de factor en toeslagwaarde bepalen door op wijzigen te klikken. U kunt tevens bepalen of u de factor over de i nkoop- of adviesprijs wilt berekenen. Wanneer via Optiplaza de nieuwe prijsbestanden van een glasleverancier worden ingelezen zullen de prijzen in uw systeem tevens worden vernieuwd, rekening houdend met de door u ingegeven calculatiefactor. De standaard waarde is geen afwijkende calculatie Apollo berekent via de optie Berekenen prijzen glazen op basis van de invoer van de basisgegevens van glazen en de prijscalculaties de glasprijzen. Aangezien er nogal wat gegevens voorhanden zijn, duurt de berekening (afhankelijk van de kracht van uw computersysteem) enige tijd. In het dialoogvenster wordt de voortgang aangegeven.
8.2.2.2 Glijdende schaal-prijzentabel glazen Deze prijzentabel gebruikt u om de via OCS ingelezen prijstabellen om te zetten naar de voor u wenselijke prijzen. Het is een andere manier om de glazen te calculeren zoals u in 8.2.2.1 heeft geleerd. Wilt u de Glijdende schaal -prijzentabel toepassen, dan dient u daartoe eerst de glijdende schaal-prijzentabel te bewerken. Heeft u hier niets ingevoerd, dan worden de ingelezen prijstabellen 1 op 1 ingel ezen.
8.2.2.3 Berekenen prijzen glazen Op dit niveau geeft u aan welke van de prijstabellen u wenst te gebruiken.
8.2.3 Glasbewerkingen In principe werkt de calculatie van de glasbewerkingen op dezelfde wijze als de calculatie van de gewone glazen.
8.2.3.1 Prijscalculatie glasbewerkingen Voor deze mogelijkheden van Prijscalculatie glasbewerkingen: zie Prijscalculatie glazen Fout! Verwijzingsbron niet gevonden..
8.2.3.2 Glijdende schaal-prijzentabel glasbewerkingen Deze prijzentabel gebruikt u om de via OCS ingelezen prijstabellen om te zetten naar de voor u wenselijke prijzen. U dient daartoe eerst de glijdende schaal -prijzentabel te bewerk en. Heeft u hier niets ingevoerd, dan worden de ingelezen prijstabellen 1 op 1 ingelezen.
8.2.3.3 Berekenen prijzen glasbewerkingen Apollo berekent via de optie Berekenen prijzen glasbewerkingen op basis van de invoer van de basisgegevens van glasbewerkingen en de prijscalculaties de prijzen van de glasbewerkingen. Aangezien er nogal wat gegevens voorhanden zijn, duurt de berekening 112
Opmerking [Th2]: Juiste verwijzing
(afhankelijk van de kracht van uw computersysteem) enige tijd. In het dialoogvenster wordt de voortgang aangegeven.
113
Hoofdstuk 9 Menu Beeld In het menu Beeld kunt u kleine veranderingen in uw scherm aanbrengen. Het menu Beeld kent twee opties: werkbalk en statusbalk. Door ze aan te vinken activeert u deze twee menubalken.
9.1 De werkbalk Onder de menubalk wordt een balk met pictogrammen geplaatst. De pictogrammen verkorten de keuze uit de menubalk. De aan te klikken pictogrammen zijn: - Nieuwe klant opvoeren - Bestaande klant gegevens wijzigen - Afspraken agenda - Schermbeveiliging activeren - Laten zien van filmbeelden
9.2 De statusbalk Onder in het scherm wordt de zogenaamde statusbalk toegevoegd. Hierop ziet u o.a. links onder aan de keuze uit het menu of pictogram(als u er met de muisaanwijzer boven hangt) en rechts onder aan uw inlognaam, de huidige tijd, de huidige datum. Als u in een rapport aan het werken bent ziet u onder in de statusbalk het aantal pagina’s en op welke van die pagina’s u zich nu bevindt. Zo betekent 2/5 bijvoorbeeld dat u zich bevindt op pagina 2 van een rapport met in totaal 5 pagina’s.
114
Hoofdstuk 10 Menu Venster In het menu Venster kunt u aangeven hoe u de vensters in beeld wilt hebben en welk(e) venster(s) u op het scherm wilt hebben. In -
de eerste groep ziet u: Naast elkaar: alle vensters worden naast elkaar gerangschikt. Trapsgewijs: alle vensters worden traps gewijs gerangschikt. Rangschikken iconen: de iconen worden gerangschikt. Alles minimaliseren: alle actieve vensters worden als icoon op de achtergrond geplaatst.
De laatste groep geeft de geopende vensters weer; het vinkje geeft daarvan het actieve venster weer. Het is mogelijk om veel venster tegelijkertijd te hebben geopend. Het grote voordeel daarvan is dat u achtereenvolgens zowel in bijvoorbeeld de Klantenkaart als in de Stambestanden als in de lijst van leveranciers kunt werken. Het is ook mogelijk om meer klantenkaarten tegelijkertijd te openen. Als u teveel vensters opent ontstaat het gevaar dat het gebruik van Apollo onoverzichtelijk wordt. Teveel venster geopend betekent in de regel ook een vertraagde werking van uw computersysteem.
115
Hoofdstuk 11 Menu Help Het menu Help krijgt u hulp bij het gebruik van uw Apollo programma.
11.1 Informatie Onder de knop Informatie treft u informatie aan over het Apollo programma uw licentie en uw systeem. De knop Informatie in het menu Help geeft het volgende beeld:
Onder License… treft u de volgende gegevens aan: -
uw serienummer uw NAW -gegevens het maximum aantal gebruikers de geclusterde modules
Als u op System… klikt, krijgt u uitgebreide informatie over uw computersysteem.
11.2 Release Notes In de Release Notes treft u de veranderingen / verbeteringen in de versies van Apollo 2000 aan zoals die in de loop van de tijd zijn ontstaan. U kunt de Release Notes per versie lezen door op de items te klikken. De Release Notes bevatten in de regel ook aardige tips voor het beschreven item!
116
117
Hoofdstuk 12 Back-up Het is van levensbelang voor uw bedrijf dat er met grote regelmaat een reservecopie (backup) van het programma met de specifieke instellingen en van de gegevens wordt gemaakt. Neem daarover contact op met uw leverancier.
118
Hoofdstuk 13 Bijlagen Opmerking [HT3]: Pagina: 52 Hyperlinks leggen; welke woorden moeten erin; alfabetiseren!
13.1 Begrippenlijst < TAB-toets>
7
Aanpassen glasbewerking
42
Aanpassen lensbewerkingen
43
Aanspreektitel
46
Achternaam Additie Afdruk Samenvoegen
6 23 13
Afspraken
35
Agenda Alles minimaliseren Anamnese Artikelgroep
35 51 33 16
Autorisatie
20
Beeld Berekenen prijzen glasbewerkingen Bestand Bestellen glazen Bladerscherm
50 49
Bril Order Brilsoorten Browser B.T.W. - tarief Buttons
25 46
Ceratometer Cornea Cornea-topograaf Dagoverzicht Dagstaat Datum en Tijd
32 31 34 35 36 25
Dialoogvenster
28
Door.. Error.log,
23 21
20 43 9
6
Toets op het toetsenbord waarmee u van veld naar veld kunt gaan. U kunt hier de gegevens van de glasbewerking veranderen. U kunt hier de gegevens van de lensbewerking veranderen. In de Klanten mutatiescherm kunt u ten behoeve van o.a. de mailing een aanspreektitel invoeren. Voorbeeld van een zogenaamd Veld. Manier om klantgegevens samen te voegen met een standaardbrief. Agendaonderdelen naar medewerker en naar ruimte. U zet al uw afspraken met anderen in de agenda. Onderdeel van het menu Venster. Tabblad van de Klantenkaart. Eenheid van artikelen die binnen een bepaalde Omzetgroep horen. De regelingen van de bevoegdheden van een gebruiker van Apollo. Menu - onderdeel.
Onderdeel van het menu. Onderdeel van het menu – onderdeel Voorraad Een overzicht van records die horen bij een bepaald item. U kunt een record openen, wijzigen of verwijderen. Tabblad van de Klantenkaart Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Een ander woord voor Bladerscherm Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. De knoppen die op het startscherm van Apollo liggen. Tabblad van de Klantenkaart. Tabblad van de Klantenkaart. Subformulier van de agenda Overzicht van omzet en betalingen van die dag. Veld in de Klantenkaart dat automatisch door Apollo wordt ingevuld. Typisch Windows: het programma en de gebruiker gaan via een vraag-antwoord venster in dialoog. De gebruiker voert hier zijn naam in. Bestandje met o.a. de foutmeldingen in het programma.
119
Fundus Gebruiker
33 20
Gebruikersgroep
20
Gegevens diensten Gegevens garantie Gegevens korting Gegevens montuur. Glasbewerkingen Glasgegevens Glaskeuze Glasselectie Glassworld H.O.C. Glazen bladerscherm Groep Help Helpdesk
42 43 43 39 43 40 26 46 28 26 20 52 21
Hoornvliesafstand Hoya on line Huisartsen Ingevoerd door…
24 28 46 23
Inlezen OCS glastabellen Inlognaam Kassatransacties Klanten Klanten-mutatiescherm
48 50 46 22 6
klantennummer
6
Landen Lens Order Lensgegevens Lenskeuze Lenssystemen Lenzen bladerscherm:
47 29 41 30 47 30
Lenzensoorten Leveranciers Leveranciertypes Lijst Mailing
47 36 47 36 11
Mailing definities Management Menubalk
47 37 6
Montuurmerken Montuuroverzicht Montuurprijstabellen Montuursoorten
47 27 48 47
Tabblad van de Klantenkaart. Een persoon die gebruik maakt van Apollo, die daarvoor heeft ingelogd in het systeem en bepaalde bevoegdheden kent. Een groep van specifieke gebruikers, bijvoorbeeld: lensverkopers, directie, personen die oogmetingen verrichten, etc. Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. U kunt een aantal glasbewerkingen invoeren Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. Subformulier van het tabblad Bril Order Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Subformulier van het subformulier Glaskeuze Zie: Gebruikersgroep. Menu - onderdeel. Telefonische hulp-functie van B&F Software en Computers. Telefoonnummer 0475-529505. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Degene die de gegevens invoert, voert hier zijn/haar naam in. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Menu – onderdeel Het basisscherm om gegevens van de klant in te voeren. Een door Apollo bepaald nummer dat automatisch wordt weergegeven als u een nieuwe klant invoert. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Tabblad van de Klantenkaart. Subform ulier van het menu-onderdeel Voorraad. Subformulier van het tabblad Lens Order Subformulier van het subformulier Lenskeuze van het tabblad Lens Order Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Toeleverend bedrijf. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Menu-onderdeel Manier om met behulp van een tekstverwerker en klantgegevens aan omzetvergroting te werken. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Typisch Windows: een keuzelijst met opties rondom een specifiek programma-onderdeel. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Subformulier van het tabblad Bril Order Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden.
120
Montuurtypes Naast elkaar Nabij Nieuwe foto
47 51 23 8
Objectieve bevindingen OCS Omzet
33 44 14
Omzet/klant Omzetgroep
33 16
Omzetgroepen Oogmeetruimtes Opmerkingen Opsys Overzicht
48 48 33 28 22
Phoropter Pictogrammen
24 6
Planningsoort Postcode opzoeken..
48 6
Prijscalculatie glasbewerkingen Prijscalculatie glazen Prijscalculatie monturen Prijsregels Prijstabel Prisma’s QuickRapport Rangschikken iconen Record
49 49 49 30 48 24 44 51 22
Refractie Schermbeveiliging
23 20
Selectiecriteria Snelkoppelingen
12 6
Soap Spleetlamp Stambestanden Startscherm
33 32 46 6
Statusbalk
6
Subformulier Subjectieve bevindingen Subjectieve waarde Supervisor
24 33 23 20
Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Onderdeel van het menu Venster. Het is mogelijk om een foto van uw klant te koppelen aan de kaart van de klant. Waardeoordeel van de apparaten. In Apollo is het mogelijk om allerlei omzetgegevens te ordenen, rangschikken en te printen. Tabblad van de Klantenkaart. Bij elkaar horende groep gegevens ten aanzien van de omzet, bijvoorbeeld: Brillen. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Tabblad van de Klantenkaart. Tabblad in de klantenkaart die snel alle acties van en naar de klant in beeld brengt. Beeldtekens (symbolen) die woorden of zinnen vervangen, bijvoorbeeld het teken van de printer geeft aan: hierop klikken om het tabblad, de refractie, het rapport, etc. te printen. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Handige optie om snel wat gegevens van de nieuwe klant te verzamelen.
Onderliggende, prijsbepalende factoren. Schriftelijke uitvoer van Apollo. Onderdeel van het menu Venster. Een eenheid van gegevens die horen bij een item, bijvoorbeeld de Klantenkaart. Oogmeting Mogelijkheid om het inbranden van het beel dscherm tegen te gaan. Verwijzing naar een andere plaats of een ander bestand met behulp van een knop. Tabblad van de Klantenkaart. Basistabellen van Apollo. Het scherm waarin u terechtkomt na het opstarten van Apollo en na het invullen van het beginsaldo. Van hieruit heeft u toegang tot alle opties van Apollo. Onder in het scherm geeft de statusbalk gegevens weer over de huidige stand van zaken. Onderdeel van een formulier. Waardeoordeel van de onderzoeker Waardeoordeel van de gebruiker. De beheerder van het Apollo – programma.
121
Systeemdatum en -tijd Tabblad
31 22
Titel Toevoegen
23
Trapsgewijs Veld
51 6
Venster Verzekeringen Voorraad Wachtwoord
51 48 37 20
Werkbalk Werknemers Wijzigen bijartikel Word Zaakgegevens Zoekscherm
56 36 42 13 48 9
De datum en tijd van de com puter. Onderdeel van een record, waardoor de gegevens georden bijelkaar staan. Aanspreekkeuze in het Klanten mutatiescherm. Knop op tabblad of op een dialoogvenster om gegevens toe te kunnen voegen. Onderdeel van het menu Venster. Invulgedeelte in een databank: de gebruiker kan op die plaats gegevens invoeren. Menu - onderdeel. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Onderdeel van het menu-onderdeel Overzichten. Voorwaardelijk en persoonlijk afgeschermd woord om in het programma te mogen beginnen. Menubalk met pictogrammen Werkenden in het bedrijf. Subformulier van het menu-onderdeel Voorraad. Tekstverwerker; uit het MS Office-pakket. Keuzemogelijkheid in het menu Stambestanden. Met een zoekscherm zoekt u op een snelle manier naar een record in een bladerscherm.
13.2 Speciale toetsen CTRL+N
Gebruik de sneltoetsen om in het openingsscherm van een nieuwe klant te komen. Gebruik de sneltoetsen om in het scherm Openen klantgegevens te komen. Gebruik de sneltoetsen om in het Leverancier bladerscherm te komen. Gebruik de sneltoetsen om schermbeveiliging te starten. U opent een omzet- of artikelgroep in de Kassamodule.
CTRL+O CTRL+L CTRL+H ALT + letter
13.3 Rapportnamen Naamgeving van de rapporten ( *.qr2 ) 3 Posities BrilOrder:
3 Posities BRL Factuur:
FAC
LensOrder: CTL Werkplaatsbon WPB Refractie: RFR Prijsopgave: POG Voorraad: VRD Overzicht: OVZ PrijsSticker: PS - A Artikel M Montuur C Lens V Vloeistof X Alle ( vorige 4 )
122
1 Positie 1Posities ( xxxxxxxx.qr2 ) PapierFor maatA4: 4 Volgnummer: Autonummering (1,2,3 enz…) PapierFor maatA5: 5
Voorbeelden: BRLFAC41.qr2 CTLWPB53.qr2 BRLPOG41.qr2 VRDPSM51.qr2 VRDPSV51.qr2 RFROVZ41.qr2
Eerste Brilorder Factuur Papierformaat A4 Derde Lensorder WerkplaatsBon Papierformaat A5 Eerste Prijsopgave Bril Papierformaat A4 Eerste PrijsSticker Montuur Papierformaat A5 Eerste PrijsSticker Vloeistof Papierformaat A5 Eerste Refractieoverzicht Papierformaat A4
123
