Het experimenteel modulair kader
Handleiding registratiesysteem ‘het modulair kwartaal’
1. Inleiding Gedurende het MFC experiment werden de individuele trajecten van jongeren geregistreerd, om op deze manier een zicht te krijgen op schakelingen, regie, begeleidingstijd, instroom en uitstroom. Hieruit werd erg veel relevante informatie gehaald, die onder andere de huidige moduleringsbeweging mee in gang gezet heeft. Echter, deze manier van registreren was erg arbeidsen tijdsintensief. Het doel van registreren binnen het experimenteel modulair kader is niet het meten van de impact op cliëntniveau, maar wel wat de gevolgen zijn op organisatieniveau. Is er een verandering merkbaar van bezetting, werkdruk, doelgroep, caseload, … ? Met de registratie beogen we dus geen meting van de individuele inzet ten aanzien van een jongere, maar wel de gemiddelde inzet van een organisatie, en dat voor de verschillende modules die aangeboden worden. Concreet koppelen we de registratie aan de kwartaalstaten, om de administratieve impact en de tijdsinvestering zo beperkt mogelijk te maken, en anderzijds toch te komen tot een instrument dat relevante en correcte gegevens meet. Dit registratiesysteem is van toepassing op alle organisaties die instappen in het modulair kader. Voor de organisaties uit de pilootregio Integrale Jeugdhulp zullen er later nog bijkomende richtlijnen volgen.
2. Verwachtingen Het is de expliciete verwachting om gedurende het experimenteel modulair kader de inzet in modules niet enkel te gaan opvolgen en evalueren, maar wanneer nodig ook bij te sturen. Hiervoor is het nodig om over correcte gegevens te beschikken. Dit vraagt uiteraard een inspanning van de organisaties. Elke organisatie is erkend voor bepaalde modules die ze aanbieden. Deze modules hebben bepaalde FID parameters (frequentie – intensiteit – duur), die oa mee bepalen hoeveel uren contextbegeleiding er minimaal moeten gepresteerd worden. Eenvoudig gezegd willen we op organisatieniveau zicht krijgen op de effectieve inzet van de verschillende modules en de eventuele mogelijkheden dat dit met zich meebrengt. Hiervoor zal het noodzakelijk zijn om sommige zaken per traject te registreren, zodat de som van deze trajectresultaten het mogelijk maakt om op organisatieniveau de inzet en de impact van de begeleiding in modules te kunnen meten. Organisaties die zelf reeds beschikken over een registratiesysteem op cliëntniveau, kunnen enkel de totalen van enkele parameters in het nieuwe registratiesysteem invoeren. Hier komen we later op terug.
3. Het instrument Excel Er is geopteerd om het registratie-instrument op te stellen als een Excel document. Dit omdat er in de verschillende organisaties nu reeds op verschillende manieren geregistreerd wordt, en het technisch gezien het makkelijkst is om de noodzakelijke gegevens vanuit eender welk programma te integreren in een Excel formulier. Ter vervanging kwartaalstaten Voor de organisaties die instappen in het EMK vervangt het registratieformulier de bestaande kwartaalstaten. Dit wil zeggen dat de huidige kwartaalstaten niet meer dienen opgestuurd te worden, maar dat we vier keer per jaar dit Excel-formulier willen ontvangen. Daarom vragen we om het formulier als volgt op te slaan en vervolgens door te sturen naar
[email protected] . 01 januari 2013 tem 31 maart 2013: “naam organisatie + kwartaal 1” doorsturen voor 10 april 2013 1 april 2013 tem 30 juni 2013: “naam organisatie + kwartaal 2” doorsturen voor 10 juli 2013 1 juli 2013 tem 30 september 2013: “naam organisatie + kwartaal 3” doorsturen voor 10 oktober 2013 1 oktober 2013 tem 31 december 2013: “naam organisatie + kwartaal 4” doorsturen voor 10 januari 2014
Minimaal in te vullen / maximaal te gebruiken Zoals hierboven reeds aangegeven is het niet de intentie van het registratie instrument om de individuele trajecten evalueren. Echter, om tot een correct totaalcijfer op organisatieniveau te komen zal een organisatie dit voor zichzelf wel op het niveau van de individuele jongere moeten doen. Aangezien sommige organisaties dit reeds doen (en hiervoor specifieke programma’s ontwikkeld hebben), terwijl andere organisaties dit nog niet doen, willen we met het registratiesysteem de mogelijkheid geven om ofwel enkel de totale cijfers door te geven (minimaal) of om ook de individuele trajecten hierin op te nemen. Door niet enkel de totale registraties in te geven, maar ook per jongere, krijgt een organisatie zelf een goed zicht op hoe de trajecten binnen de organisatie verlopen, en kunnen deze gegevens eventueel gebruikt worden binnen een jaarverslag.
De verschillende tabbladen Het registratiesysteem is opgedeeld in verschillende tabbladen. Het eerste tabblad is vergelijkbaar met de vroegere kwartaalstaten. Behalve de namen, data van begin en einde beschikking en verwijzende instantie noteert u nu ook voor welke modules die jongere aan uw organisatie toegewezen is met een beschikking. De andere tabbladen zijn de pagina’s waarop u de registraties kan invullen.
1. Modulair kwartaal Dit is het basisformulier van het registratiesysteem, waar de rest van het instrument op afgestemd is. Het is dan ook erg belangrijk om dit formulier volledig en correct in te vullen, niet in het minst omdat adhv dit eerste blad de bezetting van de organisatie berekend wordt. •
•
Inrichtende macht + adresgegevens: Het is de bedoeling dat er 1 formulier per inrichtende macht ingevuld wordt. Grote organisaties, met afdelingen die volledig op zich staan en waartussen er geen uitwisseling van jongeren is, kunnen aanvragen om toch verschillende versies af te leveren. U kan hiervoor contact opnemen met uw dossierbehandelaar bij Jongerenwelzijn. Naam, voornaam, rijksregisternummer, datum in, datum uit, verwijzende instantie: - We willen de situatie vanaf 1 januari 2013 registreren. Dit wil zeggen dat de namen van de jongeren dienen ingegeven te worden die op 1 januari toegewezen waren aan de organisatie. - Bij ‘datum in’ geeft u “01/01/2013” in voor jongeren die reeds toegewezen waren aan de organisatie. Jongeren die na 01/01/2013 toegewezen zijn krijgen als ‘datum in’ de effectieve startdatum. - In het veld ‘Datum uit’ vult u niets in tot wanneer de beschikking afloopt of gewijzigd wordt. De officiële einddatum (vroeger, gelijk aan of later dan de datum vermeld in de oorspronkelijke beschikking) vult u hier in. - ‘Verwijzende instanties’ worden ingevuld zoals voorheen, dus bijv. CBJ Oostende.
Opgelet: Wijziging van traject van een jongere in zelfde organisatie: Wanneer een jongere binnen zijn zelfde bandbreedte toegewezen blijft, maar in de praktijk een bepaalde module niet meer invult (bijvoorbeeld: verblijf wordt niet meer ingezet, maar beschikking blijft voorlopig gelijk), dan verandert er niets. Wanneer een jongere zijn traject binnen dezelfde organisatie blijft lopen, maar met een nieuwe beschikking met andere modules, dan wordt de einddatum van de eerste beschikking ingevuld bij datum uit, en wordt de naam van de minderjarige opnieuw ingevuld in de lijst op een nieuwe rij. De nieuwe ‘datum in’ is gelijk aan de vorige ‘datum uit’. De modules die opgenomen zijn in deze nieuwe beschikking, worden in deze rij aangekruist. Een jongere die enkel voor een module crisisverblijf aan een organisatie toegewezen wordt, of er enkel een module ondersteunende begeleiding volgt, wordt niet in deze lijst opgenomen. Deze minderjarigen dienen respectievelijk ingevuld te worden in de tabbladen ‘Crisis extern’ en ‘Ond. Beg. Extern’. Dit betreft niet de crisisopnames die kaderen binnen de crisisnetwerken van IJH. Evenmin geldt bovenstaande voor de organisaties die enkel de module ondersteunende begeleiding aanbieden, waarover later meer.
•
De modules Per jongere geeft u in de laatste 6 kolommen aan welke modules voor deze minderjarige benoemd worden in de bandbreedte op de beschikking, dus waarvoor hij is toegewezen aan uw organisatie. Dit doet u met de letter ‘x’. Elke jongere wordt hierdoor automatisch gekoppeld aan de verschillende registratietabbladen per module. Ondersteunende Begeleiding en crisis kunnen hier enkel aangevinkt worden indien dit opgenomen is in de bandbreedte, en dus in de beschikking, van een jongere. Indien dit niet het geval is, en een jongere uit de organisatie toch gebruik maakt van deze modules, dan wordt dit geregistreerd bij de tabbladen extern. Meer hierover bij de bespreking van de verschillende modules op de laatste pagina’s van deze handleiding.
2.
De registratietabbladen Er zijn 8 registratietabbladen: 6 voor de mogelijke typemodules waarvoor een organisatie erkend is, en de mogelijk extern in te vullen modules ‘Crisis extern’ en ‘Ond. Beg. Extern’. Wanneer u een jongere hebt ingevuld in het tabblad ‘modulair kwartaal’, en aangevinkt hebt voor welke modules die jongere is toegewezen aan uw voorziening, dan zal u deze jongere in die module-tabbladen kunnen terugvinden. Voor de registratie willen we een zicht krijgen op het effectief gebruik van de modules, op organisatieniveau. Dit wil zeggen dat we a.d.h.v. de registratie in de registratietabbladen niet willen meten hoeveel nachten een jongere toegewezen is aan een voorziening, maar wel hoeveel nachten hij er effectief geweest is. De bezetting zelf wordt berekend a.d.h.v. de modules en de toewijzingen die terug te vinden zijn op het eerste tabblad ‘modulair kwartaal’. Aan de eigenlijke registratie is dan ook geen enkele vorm van sanctie verbonden, het heeft het duidelijk doel om de impact van de invoering van het EMK op organisatieniveau te meten. Voor de invulling van de registratie zelf heeft u twee opties: a) U kiest ervoor om, per module, enkel de totale registratie op organisatieniveau door te geven. Wanneer u er voor kiest om enkel de totalen door te geven, dan kan dit als volgt: o U registreert in de voorziening op een zelf ontwikkelde (of zelf te ontwikkelen) manier per jongere het aantal nachten verblijf, het aantal dagen dagbegeleiding of ondersteunende begeleiding en het aantal uren contextbegeleiding (ifv autonoom wonen). o Op het einde van een kwartaal telt u dit zelf op voor elke jongere. o Dit totaal kan u per kwartaal invullen in het vakje ‘vrij in te vullen’ in de tabel bovenaan. o U vult in dit registratieformulier niets in per jongere.
b) U kiest ervoor om de registratie per traject in te vullen. o
o o
U registreert in de voorziening op een zelf ontwikkelde (of zelf te ontwikkelen) manier per jongere het aantal nachten verblijf, het aantal dagen dagbegeleiding of ondersteunende begeleiding en het aantal uren contextbegeleiding (ifv autonoom wonen). Op het einde van een kwartaal geeft u deze gegevens, per jongere en per module, in in de verschillende tabbladen. De totalen worden automatisch voor u berekend.
Opmerking Wanneer een zelfde jongere, in hetzelfde kwartaal, verschillende beschikkingen met andere modules heeft, zal hij verschillende keren in de lijst voorkomen. Het is belangrijk om hier ofwel slechts 1 totaal registratie in te vullen ofwel per beschikking te registreren. Crisis extern en ondersteunende begeleiding extern moeten ingevuld worden voor jongeren die niet toegewezen zijn aan de organisatie, maar wel een van deze modules invullen in de organisatie.
Tip: U zal merken dat het mogelijk is dat in de registratietabbladen veel leegstaande regels kunnen voorkomen. Dit komt doordat niet elke jongere toegewezen is aan elke module. U kan dit makkelijk oplossen door in cel A6 “NAAM” te klikken op het grijze knopje met de donkergrijze driehoek, en daar de helemaal onderaan staande filter “(Lege cellen)” uit te vinken. Bij een nieuw kwartaal moet u dit eerst terug aanvinken en vervolgens opnieuw uitvinken. Het is belangrijk om dit ook opnieuw te doen nadat u nieuwe namen toevoegd zou hebben aan het modulair kwartaal.
Opmerking flexibel inzetten contextbegeleiding en contextbegeleiding autonoom wonen: Een organisatie die zowel contextbegeleiding als contextbegeleiding ifv autonoom wonen aanbiedt, kan deze modules onderling flexibel inzetten. Echter, de mogelijke verblijfssubsidies verbonden aan de module CB AW zitten niet in de enveloppe, wat betekent dat er op jaarbasis een eindafrekening zal zijn van het aantal keer dat deze module werd ingezet en er een subsidie werd betaald aan de minderjarige 1. De organisatie voor bijzondere jeugdzorg blijft hiervoor, net als voorheen, maandelijks een overzicht van de minderjarigen die hiervoor in aanmerking komen bezorgen aan de dossierbehandelaar binnen Jongerenwelzijn. 1
Cf. bepaling in het erkenningsbesluit: art. 53 septies §5: Voor personen die begeleid worden met een module contextbegeleiding in functie van autonoom wonen, kan, na uitputting van de procedure waaruit blijkt dat de betrokkene geen recht heeft op het leefloon en niet over voldoende eigen inkomsten beschikt, een subsidie worden uitbetaald die 1/365 bedraagt van het bedrag, vermeld in artikel 14, §1, 2°. van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
4. Veelgestelde vragen a. Wat moet er precies geregistreerd worden? Veel organisaties hebben vragen bij wat er nu precies moet geregistreerd worden per module. In de inspiratiebundel voor organisaties staan de verschillende modules toegelicht, maar hierbij nog enkele registratiegebonden aanvullingen: Module contextbegeleiding (ifv autonoom wonen) - We begrijpen onder contextbegeleiding de aan hulpverleningsdoelstellingen gekoppelde begeleidingscontacten in en met het netwerk van de jongere. Dit betekent dat hulpverleningscontacten met school, CLB, de sociaal werker, de vertrouwenspersoon van de jongere, de trainer van de sportclub, kunnen inbegrepen zijn. - De individuele begeleidingscontacten met de jongere zijn ook gevat in deze module. - De contacten die vervat zitten in deze module zijn in principe face-to-face. - De contacten zijn in principe steeds in aanwezigheid van de jongere/ouder. Echter, indien gemotiveerd kan ook een overleg waar de jongere/ouder niet bij aanwezig zijn hier toch onder vallen. - Contextbegeleiding kan mobiel (in de context) en ambulant (in de organisatie) gebeuren. - Een begeleidingscontact met bvb. de moeder van twee broers/zussen die in dezelfde voorziening verblijven wordt geteld als 1 contact. Module verblijf - De nachten die een jongere effectief doorbrengt in de organisatie. - Kamertraining valt hier ook onder. Module kortdurend crisisverblijf De module kortdurend crisisverblijf kan op verschillende manieren ingezet worden. Afhankelijk hiervan zal er op een andere plaats moeten geregistreerd worden. Gemeenschappelijk is dat ook hier het effectieve aantal nachten die een jongere in de organisatie verblijft moeten geteld worden. 1. De module is optioneel opgenomen in de bandbreedte van een jongere die is toegewezen aan een organisatie die ook de module ‘verblijf’ aanbiedt: De organisatie duidt bij de start van de begeleiding op het eerste tabblad ‘modulair kwartaal’ de module crisis aan in de laatste kolom. Wanneer een jongere op een bepaald moment gebruik maakt van deze module dan kunnen deze nachten geregistreerd worden in het tabblad ‘crisis intern’, waar de naam van de jongere automatisch in zal staan. 2. De module is niet opgenomen in de bandbreedte van de jongere, maar de jongere is wel al toegewezen aan uw organisatie voor andere modules: • Optie 1: In overleg met de verwijzende instantie wordt er een nieuwe beschikking voor de duur van de crisis opgemaakt. De naam van de jongere met de nieuwe bandbreedte wordt op het eerste tabblad aangevuld, en crisis (met eventueel contextbegeleiding) wordt in de laatste kolom aangevinkt.
•
Optie 2: De verwijzer beslist om een nieuwe beschikking op te maken met een bandbreedte waarin nu ook crisis opgenomen is, en dus voor de rest van de begeleiding kan ingezet worden zonder wijziging van beschikking. De naam van de jongere met de nieuwe bandbreedte wordt op het eerste tabblad op een nieuwe lijn aangevuld, alle modules uit de nieuwe bandbreedte (en dus ook crisis) worden in de laatste kolom aangekruist (en de nachten worden geregistreerd zoals in punt 1). 3. De jongere wordt begeleid door een andere organisatie, maar komt in time out/crisis naar uw organisatie. Deze jongere dient manueel ingevuld te worden in het tabblad “crisis extern”. In de laatste kolom vult u in door welke organisatie de jongere begeleid wordt. 4. De jongere wordt aan de organisatie toegewezen in het kader van het verzekerd aanbod Integrale Jeugdhulp 2 De jongere wordt ingevuld in het eerste tabblad ‘Modulair Kader’, en bij verwijzende instantie wordt ‘crisisplaats IJH’ ingevuld. In de kolommen achteraan wordt ‘crisis aangevinkt’. Het aantal nachten verblijf zal dan kunnen geregistreerd worden in het registratietabblad ‘crisis intern’. Bij jongeren die toegewezen worden binnen het verzekerd aanbod crisisbegeleiding, dient de kolom ‘CB’ of contextbegeleiding aangevinkt te worden, waardoor men kan registreren in het tabblad contextbegeleiding. Module dagbegeleiding in groep - Elke begeleidingsdag die een jongere in de groep meemaakt. Zowel een avond in de week, een woensdagnamiddag en een vakantiedag worden geteld als 1 dag. - De dagen dagbegeleiding die broers of zussen van toegewezen jongeren eventueel meevolgen, kunnen ofwel bijgeteld worden bij het traject, ofwel bij het totaal. Tijdens de intervisiegroepen kan dit verder aan bod komen. Module ondersteunende begeleiding Net zoals bij de typemodule ‘kortdurend crisisverblijf’ zijn er voor deze module verschillende manieren waarop een jongere deze module kan toegewezen krijgen, en afhankelijk hiervan zal er dus op een andere manier dienen geregistreerd te worden. 1. De module is optioneel opgenomen in de bandbreedte van een jongere die is toegewezen aan een organisatie die zelf ook de module ondersteunende begeleiding aanbiedt: De organisatie vinkt bij de opstart van de begeleiding op het eerste tabblad ‘modulair kwartaal’ de module ‘ondersteunende begeleiding’ aan in de voorlaatste kolom. Wanneer een jongere op een bepaald moment gebruik maakt van deze module dan kunnen de aantal dagen geregistreerd worden in het tabblad ‘Ond. Beg. intern’, waar de naam van de jongere automatisch in zal staan. 2. De module is niet opgenomen in de bandbreedte van de jongere, maar de jongere is wel al toegewezen aan uw organisatie voor andere modules. De organisatie biedt zelf ook de module Ondersteunende begeleiding aan:
2
via het gebruik van artikel 17 van het BVR van 9 december 2005
•
Optie 1: In overleg met de verwijzende instantie wordt er een nieuwe beschikking opgemaakt waarin deze module wordt opgenomen. De naam van de jongere met de nieuwe bandbreedte wordt op het eerste tabblad aangevuld, en ondersteunende begeleiding wordt in de voorlaatste kolom aangevinkt. • Optie 2: Het is niet mogelijk om snel een nieuwe beschikking op te maken. De jongere volgt ‘ondersteunende begeleiding’ in de organisatie, zonder dat deze mogelijkheid in zijn bandbreedte is opgenomen. Deze jongere moet manueel ingevuld worden in het tabblad “crisis extern of bb”, waarbij bb staat voor buiten bandbreedte. De registratie van het aantal gevolgde dagen kan hier gebeuren. U vult de naam van de eigen organisatie in in de laatste kolom. 3. De jongere wordt begeleid door een andere organisatie, maar volgt ‘ondersteunende begeleiding’ in uw organisatie. Deze jongere dient manueel ingevuld te worden in het tabblad “Ond. Beg. extern”. U vult de naam van de andere organisatie in in de laatste kolom. 4. De jongere volgt de module OB in een organisatie die enkel deze modules aanbiedt. • Jongeren die enkel deze module toegewezen krijgen van de verwijzende instantie, en dus geen begeleiding in een andere organisatie hebben, moeten op het eerste tabblad ‘Modulair Kwartaal’ ingevuld worden. De registratie van het aantal dagen zal dan gebeuren in het tabblad ‘Ond Beg Intern’, waar de namen automatisch in verschijnen. • Jongeren die al begeleiding hebben in een andere organisatie, en waarvan ondersteunende begeleiding al dan niet optioneel opgenomen is in de bandbreedte, volgen deze module in de dienst Ondersteunende Begeleiding. Deze jongeren moeten door de dienst ondersteunende begeleiding ingevuld worden in het tabblad ‘ond beg extern’, en hier geregistreerd worden. De naam van de organisatie door wie de jongere begeleid wordt, moet in de laatste kolom ingevuld worden. De manier waarop de verschillende projecten die mogelijk vallen onder de module ‘ondersteunende begeleiding’, zoals korte creatieve trajecten, onthemingen, staptochten, … , precies moeten geteld worden in dagen, zal onderwerp zijn van overleg, en opgenomen worden in het convenant. b. Vanaf wanneer moet er geregistreerd worden? De registratie begint op 1 januari 2013. Dit wil zeggen dat er gevraagd wordt om met terugwerkende kracht de eerste maand in te vullen. We voorzien dat er in het eerste kwartaal nog vele vragen naar boven kunnen komen, en willen dan ook volop gebruik maken van dit eerste kwartaal om jullie de mogelijkheid te geven om het instrument goed in de vingers te krijgen en eventuele opmerkingen door te spelen, zodat we kunnen bijsturen waar nodig. Tijdens de regionale intervisiemomenten zal de registratie als thema op de agenda staan.
5. Contact en helpdesk We hopen dat deze handleiding een antwoord is op mogelijke vragen die kunnen ontstaan bij het invullen van het modulair kwartaal. Op de website van Jongerenwelzijn (www.jongerenwelzijn.be ) zal een rubriek met veel gestelde vragen terug te vinden zijn, en daar ook verder aangevuld worden. Bovendien kan u daar vinden wie u kan contacteren mochten uw vragen toch niet beantwoord zijn. Voor praktische vragen rond het invullen van het modulair kwartaal kan u terecht bij uw dossierbehandelaar. Voor inhoudelijke vragen kan dit bij volgende personen: Bram Antheunis (opvolging EMK)
[email protected] 02/553.06.35 Geert Michiels (regio’s Oost-Vlaanderen en Antwerpen)
[email protected] 02/553.31.71 Kim Craeynest (regio’s West-Vlaanderen, Vlaams-Brabant-Brussel en Limburg)
[email protected] 02/553.38.06
