STROOM C | WORKSHOP C1
Het contract in het archief of op de managementtafel?
René van den Hoven, NEVI Jellie Pijpers, Gemeente Rotterdam 22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Het contract als strategisch instrument Onderwerpen die aan bod komen: • actualiteit rondom contractmanagement • quick-scan; waar staat u zelf en wat doen de best-in-class organisaties? • leren van de best-in-class; praktijkvoorbeeld gemeente Rotterdam
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Trends in contractmanagement •
toenemende kosten- en waarde focus
•
verzakelijking van de relatie
•
governance
•
toename outsourcing
•
krapte arbeidsmarkt
•
begripsdefinitie
•
integratie sourcing, contractmanagement en procurement proces
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Rapport ontwikkeling inkoop top 2000 (bron Gartner 2005) • zichtbaarheid van inkoop
9
• kostenreductie
7
• spendanalyses
7-
• activiteitenbeheersing/planning
5
• contractmanagement
4
• leveranciersmanagement
3
• (interne) klantgerichtheid
2
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Hoeveel vragen kunt u, volmondig, met ‘ja’ beantwoorden? 1. de prestaties van onze leveranciers zijn in lijn met de contractafspraken 2. het cm-beleid is afgestemd met de organisatiestrategie, -processen en governancemodel 3. ons leveranciersrelatiemanagement is gedifferentieerd in haar aanpak en diepgang 4. onze stakeholders kennen de voor hen belangrijkste service levels 5. het eigenaarschap van de contracten is bekend binnen onze organisatie 6. het is transparant wanneer contracten aflopen en wie geautoriseerd is om te tekenen 7. het contract biedt voldoende flexibiliteit naar de toekomst 8. risico inventarisatie maakt onderdeel uit van het contractmanagement 9. we hebben zicht op savings en de maverick spend uit de belangrijkste contracten 10. wij meten en sturen leveranciersrelaties ook obv relationele kenmerken
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
CM; Stand van zaken in Nederland • 57% van de organisaties heeft een formeel CM-beleid • <50% van de contracten worden actief bewaakt • toegevoegde waarde van CM is meer helder bij <500 contracten • <70% heeft taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden met betrekking tot CM toegewezen • risicoanalyse ter voorbereiding van contractvorming wordt beperkt toegepast • te leveren prestatie is bij een derde is niet vooraf bekend • helft contracten biedt geen flexibiliteit • 40 procent van de inhoud van het contract is onbekend bij de verantwoordelijke Bron: Mitopics
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Het geheel is meer dan de som der delen
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Rotterdam organogram Bestuurlijke en ambtelijke organisatie gemeente Rotterdam
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Spendgegevens Rotterdam Verdeling naar belangrijkste inkoopsegmenten (in miljoenen euro’s) fysieke infrastructuur 200 overig 300
stadsreiniging 40
energie 20 HR- 70
inhuur derden 150
ICT+ telecom 70
gebouw en onderhoud 150
22 juni 2010
sociale infrastructuur 200
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
2005 Nieuwe sturingsfilosofie Rotterdam • van diensten naar dienstverlening • van zelf doen naar samen doen (Shared Service) • van kokers naar ketens • van praktijk naar norm Dit leidt onder andere tot oprichting van Shared Service Centra (Facilitair, ICT, HR en Inkoop).
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
2006 Businesscase SSC Inkoop Conclusies: • 15.000 leveranciers, 250.000 facturen per jaar • grote verschillen tussen diensten in procedures, systemen, bemensing • professionaliseren is sleutelbegrip; programma GRIP • intensieve samenwerking IB en GW/ABZ • doorlooptijd drie tot vier jaar • inmiddels sinds oktober 2008 SSC Inkoop in hybride vorm • Oracle-inkoopmodules operationeel voor acht diensten
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Bereikte resultaten in twee jaar • zorgvuldige analyse van professionaliteit per dienst • volledig gereviseerde set werkprocessen • bestuurlijk geaccordeerde Algemene Regeling Inkoop met dwingende concernwerking • nieuw Center of Expertise (SSC Inkoop) met ook uitvoerende taken voor leveringen en diensten • concernleerlijn + accreditatiesysteem incl. vorming Inkoopgemeenschap formaliseren van unit Inkoopcontrol • proceseigenaren per commodity • leveranciers- en contractmanagement volgende stap in proces van richten naar verrichten • twaalf miljoen besparing
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Inleiding casus Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Jeugd, Onderwijs en Samenleving
richt zich op alle burgers van Rotterdam doelen: • activering en verantwoordelijkheid burgers • versterking sociale kwaliteit van de stad • betere toekomst burgers Rotterdam
richt zich op de talenten van Rotterdam doelen: • bestrijding jeugdwerkloosheid • gezonde leeromgeving • integratie en emancipatie
• wetswijziging vroeg om samenwerking tussen Sozawe en JOS • aanbesteding Taal en Participatie 1. 2. 3. 4.
duale trajecten gericht op maatschappelijke participatie duale trajecten richting werk taal voor werkenden onafhankelijke taalleertoets en toets op het arbeidspotentieel
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Organisatiestrategie volgens Treacy en Wiersema
het beste product
productleiderschap
de beste totale kosten
22 juni 2010
kostenleiderschap
klantenpartnerschap
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
de beste totaaloplossing
potentiële waarde/bereikt/gerealiseerd
Contract LCM in relatie tot totale ontwikkeling LCM binnen Rotterdam
stadium 3
LCM Sozawe JOS
beheersend stadium 2 begrijpend stadium 1
procesverbetering
erkenning mobilisatie • het belang van contracten wordt erkend en is cruciaal voor de bedrijfsvoering • contractmanagementprocessen niet eenduidig • geen duidelijke (centrale) verantwoordelijkheid • geen applicatie waarin contracten worden opgeslagen
• basale procesverbetering (standaardisatie), nog geen implementatie • er wordt gestart met het (centraal) opslaan van contracten in een eenvoudige applicatie • inzicht in contractenbestand • verantwoordelijkheid gespreid in organisatie; contractbeheer is als extra verantwoordelijkheid binnen afdelingen belegd.
procesoptimalisatie • contractmanagementprocessen zijn deels geïmplementeerd • inkoopcondities/ -voorwaarden worden gestandaardiseerd • verantwoordelijkheid is gecentraliseerd • volledig geautomatiseerd contractenbestand • contractmanagementapplicatie wordt gebruikt om gegevens op te slaan, maar ondersteunt ook alerts en ‘workflow’ management
inspanning/investering
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
stadium 4 subtopper integrale benadering
• contractmanagementprocessen zijn volledig geïmplementeerd • contractmanagementapplicatie is geïntegreerd met andere (ERP, e-sourcing) applicaties • ook SLA’s en verkoopcontracten worden opgenomen in de applicatie • contractmanagement wordt erkend als ‘key business issue’ • de verantwoordelijkheden betreffende contractmanagement zijn bedrijfsbreed geregeld • aanzienlijke kostenreductie en optimalisatie van opbrengsten
stadium 5 vooroplopend focus op strategische waarde business • contractmanagement is de linking pin tussen e-sourcing en e-procurement • leveranciers en klanten hebben toegang tot het contract • de prestaties op contracten worden real-time gemeten en gerapporteerd • contractmanagementproces is centraal ondergebracht in service center • significante reductie van kosten
Vraagstelling drieluik 1. welk type leveranciersrelatie is het meest passend bij de te bereiken doelstelling (ad hoc partner) en waarom? 2. wie wordt contracteigenaar/verantwoording CM? 3. wat is nodig voor succesvol contractmanagement? (top-3) • vijf groepen van maximaal acht deelnemers (tot veertig deelnemers) • één flip-overvel per vraag!
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
1. Relatietype passend bij doelstelling Algemene uitkomst is; Partnership Waarom: • Focus is lange termijn • Continue ontwikkeling borgen • Unieke dienstverlening • Maatwerk (samen ontwikkelen gedurende looptijd contract) • Inspelen op de politiek • Samenwerken • Leverancier heeft directe invloed op burger • Gezamenlijke verantwoording voor prestaties
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
2. contracteigenaar/verantwoording • • •
Beide diensten in samenspraak met inkoop Budgethouder Veel discussie geen eenduidig beeld
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
3. Kritische succesfactoren contractmanagement • • • • • • • •
Helder taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden Kpi’s inclusief rapportage Borging Meten participatiegraad Heldere communicatie Contractbeheerssysteem ondersteunend Training& opleiding Stakeholdermangement
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Oplossingsrichting Randvoorwaardelijke keuzes aan SG voorleggen + Bekend
Rand Voorwaarden
Vaststellen onbekende kaders uitgangspuntennotie ter besluitvorming bij management
Kaders
Experts
Strategie
Aanbesteding
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Opzetten van 8 expertise workshops Uitkomstennotitie ter besluitvorming volgens besluitvormings piramide Bestek op basis van strategienotitie
IB kaders
Marktconsultatie • administratieve processen minimaliseren • niet alle risico’s bij de opdrachtnemer beleggen • serieus werken aan een gelijkwaardige relatie klant centraal, niet het systeem • vaste contactpersonen en regulier overleg • samenwerken fouten worden gemaakt gezamenlijke oplossingen en imagoverbetering • uitgaan van de expertise van de aanbieders • openstaan voor innovatieve instrumenten • continuïteit bieden - meerjarig contract
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
routine – hefboom – bottleneck - strategisch
belang voor eigen organisatie
Kwalificatiemodel volledig
partnership
control hoog - vertrouwen laag
control laag - vertrouwen hoog
levertijden, kwaliteit van product, vaak overleg, rapportages
ontwikkelen van nieuwe producten/ diensten, kostenmanagement, intensieve relatie
met als doel: levering zekerstellen
met als doel: gezamenlijke ontwikkeling
ad hoc
beperkt
control hoog - vertrouwen laag
control laag - vertrouwen hoog
prijs, goede administratie en facturatie, aantal klachten, alleen bij noodzaak overleg, automatisering
prijs, automatisering, leverancier sturen op vereenvoudigen proces en goedkoper werken, noodzakelijk voortgangoverleg
met als doel: zo min mogelijk effort
met als doel: efficiënter werken
belang voor de leverancier verwaarloosbaar - exploiteerbaar - ontwikkel - kern
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Partnership uitgangspunten • langdurige en intensieve relatie beide kanten • veel energie op goede implementatie • control laag - vertrouwen hoog control: wat wettelijk noodzakelijk is resultaat: zoals vastgelegd in productenboek • gezamenlijk inzetten op werving • ontwikkelen van nieuwe producten • kostenmanagement TCO • bonusconstructies in plaats van malusconstructies
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Verantwoordelijk contracteigenaar Gedegen communicatiestructuur • operationeel niveau • operationeel managementniveau • tactisch niveau • strategisch niveau Programmaleider uitvoering contract directeur Sozawe! JOS en Sozawe vaste leveranciersmanagers (4-1)
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Succesfactoren binnen Rotterdam • marktconsultatie • strategieontwikkeling inclusief leveranciers- en contractmanagement • verandermanagement • vaste communicatiestructuur - onderscheid implementatie en uitvoer! • SLA’s
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Succesvol CLM vraagt om samenwerking op alle niveaus!
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
Bedankt voor uw aandacht!
22 juni 2010
Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”’ | Workshop C1
