Hét boek voor de startende ondernemer. Herkenbare situaties Valkuilen

Hét boek voor de startende ondernemer Herkenbare situaties Valkuilen Ti ps

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

3

Waarom wordt u ondernemer

4

1. Starten zonder businessplan

6

2. Geen marketingplan met bijbehorend budget

7

3. De start van uw onderneming te lang uitstellen

8

4. De verkeerde rechtsvorm kiezen

9

5. Onwetendheid en niet durven vragen

11

6. Alles zelf willen doen

12

7. Niet praten met mensen voor de start

13

8. Leven boven de stand

14

9. Verliefd zijn op het product of de dienst

15

10. De administratie niet op orde

16

Over Gere-g€ld

18

Tot besluit 19

2

Hét boek voor de startende ondernemer

www.gere-geld.nl

INLEIDING Geweldig, gefeliciteerd, u bent gestart als ondernemer, of u bent bezig om een start als onder nemer te maken. In dit boek gaan we een aantal situaties beschrijven waar u als startende ondernemer tegenaan kunt lopen. Iedere ondernemer bewandelt zijn of haar eigen pad. Op dit pad komt u een aantal mogelijke situaties tegen. De kans is klein dat u alle situaties ook daad werkelijk mee zal gaan maken, maar u weet niet waar u niet aan gedacht heeft. Met andere woorden, er is altijd meer dat u niet weet dan dat u wel weet.

Dit boek hebben we speciaal voor u als startende ondernemer samengesteld. Het is aan u om te bekijken waar al wel oplossingen voor zijn gevonden en waar u nog niet aan gedacht heeft. Na elke situatie staan ook de tips die we u mee willen geven. Dit om de start van uw droom ook werkelijkheid te laten worden. Van uw kant, kan ik mij voorstellen dat u de volgende vraag stelt:

En wie bent u dan wel om mij dit allemaal te kunnen vertellen? Mijn naam is Machiel Keet. Ik ben zelf ook gestart als ZZP-er. Ik heb vanuit mijn eenmanszaak een administratiekantoor opgezet. Met andere woorden, ik ben een ervaringsdeskundige. Daarnaast hebben wij ook een online boekhoudpakket ontwikkeld, Gere-g€ld. Het boekhoudpakket van Gere-g€ld richt zich op starters en ZZP-ers. Doordat wij ons ook met nadruk richten op de starters, komen wij u dus vaak tegen. Wij hebben hierdoor een goede kijk op de uitdagingen waar u als starter tegenaan kunt lopen. Omdat ik het zelf allemaal ondergaan heb en omdat wij zoveel starters aan de slag geholpen hebben, zijn wij ter zake kundig geworden. Het is niet zo dat dit boek alle mogelijke situatie en valkuilen beschrijft die u als ondernemer tegen kunt komen. Daarvoor is iedere ondernemer te uniek. Daarnaast is de situatie waarin u zich als starter bevind uniek. Veel is afhankelijk van uw ervaringen uit het verleden, maar ook spelen bijvoorbeeld de financiële middelen die u bij uw start ter beschikking heeft een rol. Al met al wensen wij u veel lees- en leerplezier met dit boek. Wij hopen u hiermee een dienst te bewijzen. Machiel Keet www.administratieveoplossing.nl www.gere-geld.nl

3


www.gere-geld.nl

WAAROM WORDT U ONDERNEMER? Heeft u zich deze vraag wel eens gesteld? Als u hier nog niet over nagedacht heeft, dan raden wij u aan om de onderstaande zes, veel voorkomende, mogelijkheden eens door te nemen en een mening te vormen omtrent de waarom vraag. Ook hier zijn er veel meer mogelijkheden en redenen te bedenken waarom u als ondernemer wil starten. Vaak komt het echter neer op één van de zes onderstaande mogelijkheden.

1. VRIJHEID U snakt naar de vrijheid. U wilt uw eigen werktijden kunnen bepalen. U wilt uw eigen klanten kunnen kiezen. Als u vanuit huis aan een opdracht werkt, moet dit ook in de avonduren kunnen, zodat u overdag op school bij de kinderen kunt helpen of met de hond kan wandelen (of wat u op dat moment graag wil doen). Het gevoel om vrij te zijn en de eigen tijd in te delen, de klanten te kiezen is voor een groot deel van de mensen een reden om te starten als ondernemer.

2. ZINGEVING Veel mensen willen meer zingeving in het leven. Door het in loondienst werken wordt u teveel bezig gehouden met allerlei randzaken en administratieve verplichtingen. Vaak heeft deze groep er ooit voor gekozen om mensen te helpen. (en “mensen” kan in de breedste zin van het woord uitgelegd worden). Door anderen te helpen heeft u weer het gevoel dat het leven zin heeft. Het helpen van anderen maakt gelukkig.

3. IDEËLE DOELSTELLINGEN Deze reden om te starten als ondernemer ligt in het verlengde van de vorige. Met dit verschil dat deze groep starters een maatschappelijk probleem ziet en dit op wil lossen. Hier gaat het dus niet om het helpen van een individu maar om een persoon overschrijdende doelstelling.

4. VEEL GELD VERDIENEN Als medewerker in loondienst heeft uw inkomen een plafond. Er is al snel redelijk in zicht wat maximaal te verdienen valt in loondienst als u blijft doen wat u doet. Als ondernemer is het mogelijk om, in het kader van geld verdienen, verder door te groeien. Een factor als de Balkenende norm is niet van toepassing op de ondernemers.

4


www.gere-geld.nl

5. IK KAN HET BETER DAN MIJN BAAS Hoeveel medewerkers zijn er wel niet in loondienst die vinden dat ze het beter zouden kunnen dan dat hun huidige baas het doet? Dit percentage is vrij hoog. Als u dit herkend heeft u de mogelijkheid om ervoor te gaan zorgen dat u op de stoel van uw baas komt te zitten. Dit kan natuurlijk ook een vergelijkbare plek bij een ander bedrijf zijn. Als uw baas echter de ondernemer / directeur-eigenaar is, dan wordt dit wat lastiger. Dan resteert alleen de mogelijkheid om uw eigen onderneming te starten.

6. IK HEB EEN GEWELDIG IDEE. U ligt er al nachten wakker van, u heeft een geweldig idee. En heel de wereld (of een deel daarvan) zit op uw oplossing te wachten. Dit kan zowel een product als een dienst zijn. Dat niemand daar nog aan heeft gedacht! De eerste tip hierbij is, let op de patenten. Zorg ervoor dat het uw idee is en dat dit geregistreerd wordt. Dan kunt u later altijd nog zien of u het zelf gaat uitvoeren of dat u het patent aan een fabrikant in productie geeft.

Nu heeft u voor uzelf een idee waarom u als ondernemer wil gaan starten. In het tweede deel van het boek gaan we een tiental situaties beschrijven die u als startende ondernemer tegen kunt komen. Bij deze situaties geven we ook de valkuilen waarvoor u moet waken weer. Waar moet u zoal op letten in die specifieke situatie. Bij al deze situaties en valkuilen geven we u vervolgens ook de tips om de valkuilen te vermijden. Met name deze tips zouden u moeten helpen om als ondernemer een goede start te kunnen maken. Het is onmogelijk om alle mogelijke situaties te beschrijven. We hebben de tien meest voorkomende situaties beschreven. Mocht u vinden dat er nog meer situaties beschreven dienen te worden, dan kunt u deze mailen naar [email protected] . Als dezelfde vragen een aantal keren naar voren komen dan nemen we deze op in dit E-book.

5


www.gere-geld.nl

1

STARTEN ZONDER BUSINESSPLAN Er zijn altijd voorbeelden te vinden van bedrijven die zonder businessplan gestart zijn en ook nog eens zeer succesvol geworden zijn. Het is echter voor de overgrote meerderheid wel verstandig om een businessplan te maken.

SITUATIE U heeft in uw hoofd een idee zitten om te starten als onder nemer. U vindt het echter niet nodig om dit allemaal op papier te zetten. U gaat bijvoorbeeld van start om op uurtje – factuurtje basis aan de slag te gaan in een door u gewenste sector. Sterker nog, u heeft uw eerste opdrachtgever al gevonden in uw bestaande netwerk. Stel dat deze in de visie past die u in uw hoofd heeft. Na een bepaalde tijd is de opdracht afgelopen. U gaat op zoek naar een nieuwe opdracht. Er dient zich een opdracht aan maar deze is eigenlijk niet helemaal ideaal. U neemt de opdracht aan want er moet toch brood op de plank komen. Een volgende opdracht past nog minder bij uw originele visie en u wijkt er zo steeds verder af. Deze werkwijze is van toepassing op allerlei soorten werk. Het kan namelijk ook zo zijn dat u zich verliest in allerlei bijzaken waar u van tevoren niet over nagedacht heeft. U bent bezig met van alles en nog wat (en daar heel erg druk mee) en u bent vergeten waar het allemaal ook weer om begonnen was. U heeft in het begin de visie niet opgeschreven, uw doelgroep niet bepaald en nog meer handige dingen waar het schrijven van een businessplan u toe dwingt.

VALKUILEN • Naar verloop van tijd rommelt u maar wat aan, zonder richting. • Van uw intenties en visie bij de start (in uw hoofd) staat weinig meer overeind. • U raakt gedemotiveerd want het ondernemen is niet geworden wat u ervan had verwacht.

TIPS • Maak een businessplan. Een indeling, hoe een businessplan op te zetten, is te downloaden op: www.administratieveoplossing.nl.downloads. • Check in het begin regelmatig of je nog aan het werken bent aan uw onderneming. Houdt de doelstellingen en de visie uit het businessplan aan. Zo wordt u beschouwd als een betrouwbare partner. • Ben u nog bezig met uw droom? Met uw visie?

6


www.gere-geld.nl

2

GEEN MARKETINGPLAN MET BIJBEHOREND BUDGET Als ondernemer is het natuurlijk de bedoeling dat de markt u en uw product of dienst kent. Om de wereld te laten weten dat u een onderneming heeft moet u iets aan marketing doen. Reclame en marketing kosten nu eenmaal geld dus is het verstandig om hier ook geld voor vrij te maken. De hoeveelheid geld is afhankelijk van uw wensen en mogelijkheden.

SITUATIE In deze situatie maakt het niet uit of u een product of een dienst heeft. We gaan er even vanuit dat u een dienst heeft, u bent bijvoorbeeld een coach. Als u niets aan marketing doet dan kunt u ook op uw zolderkamer blijven zitten en vervolgens hopen dat iedereen naar u toe komt. Hoe de rest van de wereld u moet weten te vinden is niet de vraag. Iedereen zit immers om uw diensten te springen, denkt u. Vervolgens denkt u dat de reclame wel van mond tot mond gaat zonder dat u daar tijd en energie in steekt. Ook vind u van uzelf dat u niet goed bent in netwerken, allemaal vreemde mensen aanspreken is een ramp, dus dit doet u ook niet. Als u niets aan reclame en marketing doet dan is de kans groot dat u na enkele maanden zonder klanten komt te zitten. U haakt vervolgens gedesillusioneerd af en gaat weer in loondienst.

VALKUILEN • Er is geen website of deze is niet vindbaar doordat de google termen niet goed ingegeven zijn. • U doet niets aan online marketing (social media als LinkedIn / Facebook / Twitter etc). • U neemt online niet deel aan fora en discussies. • Netwerken laat u achterwege omdat dit buiten uw comfort zone valt. • U vraagt zich af waarom er geen klanten komen.

TIPS • Zorg voor een goede website (die goed vindbaar is). • Zorg voor een blog op je website. • Neem deel aan off-line netwerken (er zijn gratis evenementen als Open Coffee’s) • Vraag om aanbevelingen. • Neem deel aan discussies op LinkedIn en sluit je aan bij groepen uit je doelgroep. • Post regelmatig op Facebook (gratis), het boosten van een bericht en adverteren kost geld maar kan ook heel zinvol zijn. • Zet regelmatig een bericht op Twitter (gratis), reclamemogelijkheden kosten geld.

7


www.gere-geld.nl

3

DE START VAN UW ONDERNEMING TE LANG UITSTELLEN De voorgaande twee hoofdstukken gingen over de voorbereiding. Hoe belangrijk een goede voorbereiding is en dat het goed is om jezelf te dwingen om over alle aspecten nagedacht te hebben. Een deel van de mensen krijgt de onderneming echter niet van de grond. Op hoofdlijnen zijn er een tweetal situaties waarbij het te lang duurt voordat iemand ook daadwerkelijk start met de onderneming. Er is één woord dat naadloos bij het ondernemen aansluit en dat is: DOEN

SITUATIE De eerste situatie beschrijft iemand die zichzelf als zeer grondig en degelijk beschouwd. U bent zeer enthousiast aan de slag gegaan met uw businessplan. U heeft al veel op papier staan maar er is nog meer onderzoek nodig naar bijvoorbeeld de doelgroep. U komt erachter dat u eigenlijk een iets andere formulering van uw doelgroep wil hebben. U gaat uw hele businessplan weer herschrijven naar de nieuwe formulering van de doelgroep. Vervolgens gaat u aan de slag met uw marketingplan. Nu stuit u op het probleem dat u de zojuist herschreven doelgroep niet goed kunt benaderen vanuit het marketingperspectief. Nu gaat u vanuit uw marketingperspectief uw doelgroep weer herschrijven om vervolgens het businessplan weer te herzien. Zo blijft u weken, zo niet maanden of nog langer bezig om uw businessplan te schrijven en te herschrijven en te herschrijven etc. De tweede categorie die uitstelgedrag vertoont, dat zijn de dromers. Kunt u dagenlang fantaseren hoe geweldig uw idee is? Maar er komt nagenoeg geen actie uit voort? U heeft een geweldig goed gevoel bij al uw dromen, maar er komen geen concrete acties uit uw handen. Zolang er nog niets gedaan is, is er ook geen druk om iets af te maken.

VALKUILEN • Het onderzoeken van alle aspecten die met een onderneming te maken hebben (teveel onderzoek). • U blijft uw plannen herschrijven maar gaat er niet mee aan de slag. • Het dromen over een onderneming is erg leuk maar met alleen dromen gebeurt er niets.

TIPS • De eerste pannenkoek mislukt altijd. Ga met het idee aan de slag. • Er is altijd meer dat u niet weet dan dat u wel weet. • Het is onmogelijk om alles van tevoren uit te denken en uit te schrijven. • Een uitspraak van Richard Branson: “If somebody offers you an amazing opportunity but you are not sure you can do it, say yes – then learn how to do it later!”. 8


www.gere-geld.nl

4

DE VERKEERDE RECHTSVORM KIEZEN Als u uw onderneming start, dan moet u een ondernemingsvorm kiezen. Voor veel mensen lijkt dit een vraag waarbij het antwoord weinig uit lijkt te maken. De onderneming wordt toch gestart? Daarom dit hoofdstuk aansluitend op het voorgaande hoofdstuk waarin het uitstel gedrag beschreven wordt. Over het algemeen zijn er een drietal redenen om voor een bepaalde vorm te kiezen. De eerste vraag is of u alleen start of dat u samen met iemand anders (of meer deren) start. De volgende vraag is hoeveel risico’s de onderneming met zich meebrengt. En dan met name de aansprakelijkheden in de persoonlijke sfeer. En de laatste, zeker ook niet onbe langrijke reden, is de fiscale reden. In welke situatie betaalt u welk bedrag aan belasting. Het zou toch jammer zijn als u met dezelfde inkomsten in uw onderneming u in de door u gekozen ondernemingsvorm beduidend minder netto overhoud dan met een andere ondernemingsvorm.

SITUATIE Als u met meerdere mensen start dan kunt u kiezen uit een VOF (Vennootschap Onder Firma) of een B.V. (Besloten Vennootschap). Artsen e.d. kiezen ook regelmatig voor een maatschap, deze is hier buiten beschouwing gelaten. De VOF is vergelijkbaar met een eenmanszaak waarbij meerdere eenmanszaken gezamenlijk onder één naam naar buiten treden. Leg de onderlinge afspraken van tevoren goed vast. Bij een B.V. heeft u een onderneming met meerdere aandeelhouders in de onderneming. Op basis van het aantal aandelen wordt de winst aan de aandeelhouders toegekend. De eenmanszaak is alleen mogelijk als u ook daadwerkelijk alleen als ondernemer start. Als u een eenmanszaak heeft, kunt u wel personeel in dienst nemen. Deze personeelsleden hebben geen aandeel in de winst, zij krijgen enkel het loon. De afweging van de risico’s die uw onderneming met zich meebrengt kan u doen besluiten om voor een B.V. te kiezen. Het risico gaat dan met name over de aansprakelijkheidsstellingen. Als er mogelijk claims bij u neergelegd kunnen worden, dan bent u als eenmanszaak persoonlijk aansprakelijk. Sterker nog als u in gemeenschap van goederen gehuwd bent, dan is uw partner ook mede aansprakelijk. De schuldeisers kunnen bij een eenmanszaak ook bijvoorbeeld de overwaarde op uw huis komen opeisen. Het kan ook zo zijn dat de kans op claims klein is. Dan is de risicoafweging niet van toepassing op uw situatie. Dan moet u enkel opletten dat u geen negatief resultaat in uw eenmanszaak krijgt, de ondernemingsschulden kunnen namelijk ook privé verhaald worden. Bij een B.V. blijven de claims en de schulden in de B.V. Indien er een enorme claim komt of u heeft veel schulden in uw B.V. opgebouwd, dan gaat de B.V. failliet. De schuldeisers kunnen niet bij u in privé komen en zeker niet bij uw partner. De enige mogelijkheid is als u aantoonbaar onbehoorlijk bestuur heeft gevoerd in uw B.V. maar dan hebben we het over opzet en fraude.

9


www.gere-geld.nl

De derde reden om te kiezen voor een ondernemingsvorm is de fiscale reden. Als u als ondernemer start als eenmanszaak, en u werkt er per jaar meer dan 1.225 uur in (ca. 25 uur per week) dan heeft u recht op zelfstandigen aftrek. Daarbovenop heeft u als starter de eerste drie jaar ook nog recht op startersaftrek. Het is dus afhankelijk van uw winst voor belastingen wat voor u van toepassing is. De meeste starters beginnen niet met een topinkomen (zie ook hoofdstuk 8). Door de zelfstandigen aftrek en de startersaftrek is het vaak, zeker de eerste drie jaar, fiscaal aantrekkelijk om vanuit een eenmanszaak te werken. Bij welk inkomen het fiscaal aantrekkelijker wordt om vanuit een B.V. te werken is geheel afhankelijk van uw persoonlijke situatie. Twee belangrijke aspecten zijn bijvoorbeeld of u een partner heeft en hoeveel deze verdient. Daarnaast is de hypotheekrente een belangrijke inkomens-verminderaar voor de inkomstenbelasting.

VALKUILEN • De afspraken van de vennoten in de VOF zijn niet goed vastgelegd en er ontstaat in een later stadium onenigheid tussen de vennoten. • Het intreden en uittreden van vennoten in een VOF kan een discussie opleveren over de waarde van de onderneming. Bij een B.V. verkoopt iemand de aandelen zonder dat de andere aandeelhouders iets vinden van de verkoopprijs. • U heeft onvoldoende nagedacht over de risico’s op claims in uw onderneming en bent gestart als eenmanszaak. • In uw eenmanszaak bent u enorme schulden aangegaan en kunt nu de aflossingen niet meer betalen. • U bent gestart in een B.V. waardoor u nu minder netto overhoudt dan in een eenmanszaak.

TIPS • Kiest u voor de VOF? Leg de onderlinge afspraken goed vast • Wat zijn de risco’s in de onderneming? Hoe gaat u om met deze claim risico’s? • Er zijn een viertal mogelijkheden om met risico’s om te gaan 1. Ontwijken; ervoor zorgen dat het niet kan gebeuren 2. Controleren; het risico dusdanig onder controle krijgen door bepaalde maatregelen te nemen dat het niet voor kan komen. 3. Accepteren; accepteren dat het een risico is maar dan ook de gevolgen accepteren. Dit kan bijvoorbeeld bij risico’s met relatief kleine gevolgen. 4. Verzekeren; een verzekering afsluiten om de risico’s af te dekken. • Vraag een administratiekantoor met een belastingconsulent, een belastingadviseur of een jurist met kennis van het ondernemingsrecht om advies. Dit kan u een veelvoud opleveren.

10


www.gere-geld.nl

5

ONWETENDHEID EN NIET DURVEN VRAGEN Er is niets mis met onwetendheid. Het is onmogelijk om alles te weten en alles van tevoren te bedenken. Er is nog altijd veel meer dat u niet weet dan wat u wel weet. Iedereen heeft een bepaald verleden en in dit verleden kennis en ervaring opgedaan. Als startende ondernemer worden er ineens allerlei dingen van u gevraagd waar u in het verleden nog nooit mee te maken heeft gehad. We gaan er vanuit dat u een professional bent in uw vakgebied. Nu start u een onderneming en moet u ook ineens de juridisch zaken regelen, een administratie opzetten, aan reclame en marketing doen, mogelijk ook de personeelszaken regelen, etc.

SITUATIE De onwetendheid en het niet durven vragen komt vaak voort uit de angst om te vragen. Dat geeft ook direct het verschil aan tussen het ondernemen en het werken in loondienst. Als u werkt in loondienst wordt u geacht alles op uw vakgebied te weten en fouten worden, al dan niet stevig, afgestraft. Nu bent u aan de slag als ondernemer. De enige die bepaalt of iets een fout is bent u zelf en niemand anders. En als u een fout maakt, heeft u meestal ook nog eens de kans om deze fout te herstellen. Daar waar de drempel om te vragen in loondienst hoog is, is het van belang is dat u als ondernemer deze drempel per direct verlaagd en gaat vragen. In loondienst werd enkel de expertise van u verwacht in uw vakgebied. Nu wordt niet van u verwacht dat u ineens overal expert in bent. Zet de trots opzij en vraag!

VALKUILEN • U vraagt niets aan uw directe omgeving. • Externe experts worden niet ingeschakeld want dat kost geld. • U gaat zelf op internet op zoek en denkt alle wijsheid in pacht te hebben.

TIPS • Kent u in uw directe omgeving mensen met expertise die u niet heeft? Bevraag deze mensen in de privé sfeer. Zij vinden het leuk om te vertellen over de expertise die zij bezitten (u vind het toch ook leuk om over uw expertise te praten?). • Schakel een administratiekantoor met een belastingconsulent in voor financieel en fiscaal advies. • Laat de algemene voorwaarden en de tekst m.b.t. betalings termijn checken door een jurist. • Adviseurs in reclame en marketing zijn er veel en in alle prijscategorieën. Bepaal van tevoren wie u waarvoor inschakelt. Dit in combinatie met het marketingbudget (zie hoofdstuk 2). • Zoek adviseurs die een bewezen staat van dienst hebben. • Praat eens met mensen in uw vakgebied die als zelfstandig ondernemer werken en vraag naar de ervaringen en tips.

11


www.gere-geld.nl

6

ALLES ZELF WILLEN DOEN Wie kent de wens niet? Het is een illusie om alles zelf te kunnen. Daarnaast is alles zelf kunnen, ook nog iets anders dan alles goed kunnen. Er is geen twijfel over mogelijk dat u een expert bent in uw vakgebied. Maar er zijn een aantal extra elementen aan het ondernemerschap die niets met uw basis-expertise te maken hebben. Voor u zijn dit vaak de randzaken. Dit hoofd stuk ligt in het verlengde van het vorige hoofdstuk, onwetendheid en niet durven vragen. Het grote verschil is dat u, als u alles zelf wil doen, vaak wel aan anderen heeft gevraagd hoe het moet. Hier gaat het om de uitvoering die u zelf wil doen.

SITUATIE U bent uw eigen onderneming gestart. In alle plannen die u van tevoren heeft gemaakt, komt de website voor. Het is immers van belang dat u online gevonden gaat worden. Nu kost het laten maken van een website geld. Daarnaast wilt u niet afhankelijk zijn van een andere websiteontwikkelaar. U vind de site erg belangrijk, en stelt als eis dat u deze zelf gaat bouwen. Een veel gebruikt platform hiervoor is wordpress. U gaat bij uw vrienden en kennissen informeren hoe een wordpress site gemaakt moet worden. Ze zullen u overladen met informatie. U gaat deze informatie helemaal uitpluizen wat enorm veel tijd kost. Maar u heeft nog nooit een site gemaakt en beschouwd dit als een investering. Nu gaat u beginnen met de eerste pagina. Dan dient de vraag zich aan hoe dit moet in de praktijk want lezen is iets anders dan ook daad werkelijk doen. Na een aantal uren en een aantal keren opnieuw beginnen heeft u de eerste pagina voor elkaar. Maar hoe meet ik nu de bezoekers? Hoe kan ik een mailprogramma koppelen aan de site? En welk mailprogramma moet ik gebruiken? Hoe kan ik een blogpagina maken? Ik bied een product aan op de site, hoe krijg ik een betaalmodule geïntegreerd in de site? En zo zullen er nog vele vragen komen en dan hebben we het niet over het updaten van de plugins. Nu bent u weken, zo niet maanden verder en heeft er erg veel tijd in gestoken. Deze tijd heeft u niet in uw onderneming gestoken waardoor deze langzamer gegroeid is.

VALKUILEN • Heel veel tijd aan randzaken besteden. • Alles tot op detail uitzoeken en willen weten. • Elementen in detail uitzoeken die niet van toepassing zijn op uw situatie (maar wel leuk). • Niet met uw onderneming bezig zijn.

TIPS • Maak een inschatting van het aantal uren dat iets zal gaan kosten (vraag dit na bij ervaringsdeskundigen) als u dit zelf gaat doen. • Hoeveel kost het om dit uit te besteden aan een expert? • Maak de afweging om iets zelf te doen of uit te besteden. (zie video www.administratieveoplossing.nl/cursussen m.b.t. de administratie) 12


www.gere-geld.nl

7

NIET PRATEN MET MENSEN VOOR DE START In het begin hebben we een hoofdstuk gehad waarin u voor uzelf de reden of de redenen heeft kunnen achterhalen waarom u een onderneming wil starten. Uw onderneming is uw eigen kindje. Uw eigen onderneming is iets om trots op te zijn. Als u trots bent op hetgeen u doet dan wilt u dit het liefst met de hele wereld delen. Toch zijn er startende ondernemers die dit niet doen. Hier zitten veelal de eigen mentale barrières in de weg.

SITUATIE Nu kan het zo zijn dat u een heel specialistisch vakgebied heeft. U heeft uw vrienden en kennissenkring eens doorgespit en u bent tot de conclusie gekomen dat er eigenlijk niemand is waar u een raakvlak mee heeft (we hebben het hier over uw expertise, niet over andere interesses en hobby’s). U besluit om maar niet aan de grote klok te gaan hangen dat u niet meer in loondienst bent maar dat u nu als ZZP-er aan de slag gaat. Gemiddeld hebben alle mensen 300 tot 500 connecties die redelijk actief zijn. Nu zit er altijd wel een overlap in vrienden, kennissen en oud collega’s. Laten we daarom in het reken voorbeeld eens uitgaan van de stelling dat iedereen uit uw netwerk 150 unieke contacten heeft. Dit betekend dat het directe netwerk (de directe contacten van uw eigen contacten) van uw eigen 300 contacten een netwerk is van 300 * 150 = 45.000 contacten. Dit aantal contacten is dusdanig groot dat er altijd wel iemand tussen zit die iets voor u als startende ondernemer kan betekenen. Mogelijk zelfs dat er een potentiële opdrachtgever tussen kan zitten.

VALKUILEN • Niemand laten weten dat u zelfstandig ondernemer geworden bent. • Dit informeel netwerk geen deel uit laten maken van het marketingplan. • Vanuit de zolderkamer opereren.

TIPS • Praat met collega ondernemers uit vergelijkbaar vakgebied. • Laat iedereen weten dat u als zzp-er gestart bent. • Maak gebruik van uw eigen netwerk én vergeet het netwerk van uw netwerk niet. • Voer het marketingplan uit.

13


www.gere-geld.nl

8

LEVEN BOVEN DE STAND Als u als ondernemer gaat starten dan veranderd er het een en ander aan de inkomstenkant. De uitgavenkant veranderd echter niet. Uw woning, het gezin, de vakanties, de hobby’s, etc. wijzigen niet. De kans is aanwezig dat u als ondernemer minder inkomsten gaat genieten dan in loondienst het geval was. Ook kan het zijn dat u als ondernemer eerst veel opstartkosten maakt en dus veel geld ter beschikking heeft. Hier verstandig mee omgaan is ook een kunst.

SITUATIE De eerste situatie is dat u een lening bij de bank heeft gekregen om een dure auto te kopen, het pand eens flink onder handen te nemen, etc. In dit geval heeft u ineens veel geld in handen en er wordt ook nog eens van u verwacht dat u dit uit gaat geven. Veel mensen vinden het leuk en fijn om eens flink geld uit te geven. Na enkele maanden is het geld echter uitgegeven, de onderneming is gestart en dan moet er geld verdient gaan worden. Het komt regelmatig voor dat men dan geld blijft uitgeven als water en zo in enorme schulden beland. Ook kan het zijn dat de omzet tegen valt, waardoor het inkomen lager is dan voorheen verwacht. In de tweede situatie bent u een werknemer die in loondienst een heel behoorlijk salaris heeft genoten. U heeft nu de keus gemaakt om ZZP-er te worden. In het begin zullen de verdiensten echter minder zijn dan dat u in loondienst had. Het uitgaven patroon wordt echter niet aangepast aan de inkomsten. Zolang er nog spaargeld is, wordt er geen probleem ervaren. Daarna komen echter de schulden.

VALKUILEN • Een te dure auto kopen / leasen (onnodig duur). • Veel geld aan de opstart uitgeven en daarna niet terugkeren naar het oude patroon. • Het uitgavenpatroon niet aanpassen aan de nieuwe, lagere inkomsten.

TIPS • Maak een goed financieel plan (inclusief opstart budget). • Zorg ervoor dat u zich aan het plan houd. • Pas uw uitgavenpatroon aan uw verwachte inkomsten voordat u van start gaat. • Houd alle inkomsten en uitgaven goed bij in een boekhoudpakket (hoofdstuk 10).

14


www.gere-geld.nl

9

VERLIEFD ZIJN OP HET PRODUCT OF DE DIENST U start als ondernemer vanzelfsprekend met een bepaalde trots en met een bepaalde visie. U gelooft erin dat u ergens een verschil kunt maken. Het “ergens” is voor iedere ondernemer op een ander vlak. Het maakt dan ook niet uit of u een product uitgevonden heeft of dat u andere mensen een dienst kunt bewijzen. U kunt zo vol van het product of de dienst zijn dat u er verliefd op kunt worden.

SITUATIE Zoals gesteld, het maakt niet uit of het een product of een dienst is. U heeft het bedacht en u vind het zo geweldig dat u er alleen maar over kunt praten. Sterker nog het beheerst uw leven, zo geweldig is hetgeen u bedacht heeft. U bent dag en nacht bezig. Het is zo fantastisch, heel de wereld moet het hebben of doen. Vervolgens vallen de verkoopcijfers tegen. Dit komt mede omdat u niet geïnteresseerd bent in uw klant. U raakt enigszins verward, hoe kan het toch dat iedereen zo iets geweldigs links laat liggen? De verkoopcijfers stijgen nog niet. U raakt gedesillusioneerd en stopt met uw onderneming.

VALKUILEN • U heeft enkel oog voor uw eigen product of dienst, u kijkt niet naar de concurrentie. • Het product of de dienst gaat voor alles. Met name de privé situatie lijdt hieronder. • U heeft geen idee wat de klant van uw product vindt. • Het product is geweldig en u duld geen kritiek of u bent er blind voor (struisvogelpolitiek). • U raakt teleurgesteld omdat niet de hele wereld uw product of dienst afneemt.

TIPS • Wordt verliefd op de klant. • Accepteer kritiek met aandacht. Kritiek is gratis advies. • Luister naar de klant en vraag naar de mening. • Blijf realistisch over de verkoopaantallen (ambitieuze doelstellingen zijn goed, onhaalbare daarentegen niet).

15


www.gere-geld.nl

10

DE ADMINISTRATIE NIET OP ORDE Heel veel ZZP-ers en ondernemers vinden dit een vervelende bijzaak van een onderneming. De administratie en de belasting. Het hoort er echter wel bij. En het hoeft helemaal niet moeilijk en of duur te zijn. Met de komst van de online boekhoudpakketten kunt u ook uitstekend gaan samenwerken met een administratiekantoor. Als u dit vanaf het begin bijhoudt dan is er ook geen probleem. Als u met regelmaat de administratie bijwerkt komt het in het systeem en is het geen last meer. Vaak gebeurt het echter dat men het laat liggen en dan ontstaat er een onoverzichtelijke en onoverkomelijke berg werk.

In Nederland zijn circa 800.000 ZZP-ers en nog eens circa 300.000 bedrijven tot 5 medewerkers. Van de 800.000 ZZP-ers houdt 40% de administratie bij in Excel. Onderstaand hebben we een drietal situaties beschreven. U gebruikt reeds een (online) boekhoudpakket en verwerkt alles zelf. U doet uw administratie in Excel. U heeft de gehele boekhouding uitbesteed aan een administratiekantoor.

SITUATIE U heeft een (online) boekhoudpakket gekozen. Het voordeel van online is dat het overal beschikbaar is, ook als u bij uw klant zit. Bovendien heeft u geen probleem als uw systeem crasht. Zonder verder in te gaan op de keuze voor lokaal of online, heeft u sowieso al een goede keus gemaakt door een boekhoudpakket te kiezen. Veel boekhoudpakketten bieden een oplossing met 1.000 mogelijkheden, waar u als starter slechts 10% van gebruikt. Dit is vaak zo gegroeid omdat de pakketten aan alle eisen van allerlei verschillende ondernemingen willen voldoen, van klein tot groot. De overige 90% zorgt ervoor dat u door de bomen het bos niet meer ziet. U krijgt het idee dat de administratie iets heel moeilijks is, terwijl dit niet het geval is. Er zijn ook zeer eenvoudige boekhoudpakketten die zeer voordelig zijn. In het verleden heeft u (veel) gewerkt met excel. U denkt dit te beheersen en bouwt zelf een systeem. Wat veel vaker gebeurt is dat een bekende een excel sheet bouwt en dat overhandigd aan de ondernemer. Soms komt er nog een BTW aangifte uit en in het beste geval een balans en een resultatenrekening. Maar goed, u start een onderneming en excel lijkt gratis. Dan wordt er een kolom of rij ingevoegd waardoor de tellingen niet meer kloppen. En u maar zoeken bij de BTW kwartaalaangifte waarom het niet klopt. Dan typt u per ongeluk over een formule heen, weer zoeken in excel. Bankafschriften inlezen in excel gaat niet, dus u moet handmatig een lijst met verkoopfacturen bij gaan houden en afvinken van wie u het geld ontvangen heeft. Alle betalingen moeten handmatig in de bank ingegeven worden. Verkoopfacturen worden opgeslagen als PDF en u maakt handmatig een mail aan uw klant. Vervolgens verwerkt u de omzet en btw boeking in uw excel boekhouding. 16


www.gere-geld.nl

Tot slot moet u per kwartaal inloggen bij de belastingdienst om de BTW aangifte te doen. Excel is enorm veel werk en het meerdere malen handmatig overnemen van gegevens kost veel tijd. Los van de formulefouten in het excel bestand, gaat er statistisch gezien ook een aantal procenten fout bij het overtypen van gegevens. In de derde situatie heeft u de gehele administratie uitbesteed bij een administratiekantoor. Bewust een administratiekantoor, een accountantskantoor heeft een andere doelgroep en daarmee andere wettelijke verplichtingen. Hierdoor zijn de accountantskantoren vaak duurder dan administratiekantoren. Administratiekantoren richten zich vaak ook op de ZZP-ers en de MKB-ers tot 10 medewerkers, waardoor zij vaak ook de gespecialiseerde vakkennis in huis hebben. Behoudens enkele uitzonderingen is een accountant nodig als je twee jaar op rij aan twee van de volgende drie criteria voldoet: 1. Meer dan € 8.800.000,= omzet per jaar 2. Een balanstotaal van meer dan € 4.400.000 3. Meer dan 50 medewerkers in dienst U heeft de volledige administratie uitbesteed. U maakt uw verkoopfacturen in Excel en print deze uit voor het administratiekantoor. Eens per kwartaal brengt u de map met verzamelde inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften en bonnetjes naar het administratiekantoor. Deze gaan alle documenten overtypen in het eigen boekhoudpakket. Met geluk krijgt u per kwartaal een rapportage maar veelal moet u wachten tot het einde van het jaar om uw cijfers in te kunnen zien. Hoe u er gedurende het jaar financieel voor staat? U heeft geen idee.

VALKUILEN • De boekhouding in excel bijhouden. • De administratie op laten stapelen tot een onoverzichtelijke berg. • Een enorm duur en complex boekhoudpakket aanschaffen. • Geen financieel inzicht en overzicht houden over de financiën van je eigen onderneming. • Als starter / ZZP-er naar een accountant gaan, tenzij dit je vertrouwenspersoon is.

TIPS • Gebruik een goed en voordelig boekhoudpakket (www.gere-geld.nl www.administratieveoplossing.nl). • Probeer en bekijk eerst de demo-versie voordat een pakket aangeschaft wordt. • Werk de boekhouding met regelmaat bij. • Doe de belastingaangiften op tijd. • Betaal de belastingen ook op tijd, dit voorkomt boetes. • Zorg voor financieel inzicht en overzicht door middel van een rapportage. Bij voorkeur een interactieve rapportage waarin men door kan klikken naar de inkoop of de verkoopfactuur.

17


www.gere-geld.nl

OVER GERE-G€LD Iedereen kan boekhouden... Met Gere-g€ld. Dit is een gewaagde uitspraak maar met Gere-g€ld kunnen we dit waarmaken. Zeker voor de huidige excel gebruikers, maar ook voor andere ondernemers, kunnen we de boekhoudtijd halveren en het financieel inzicht verdubbelen.

De hoofddoelstelling van Gere-g€ld is om eenvoudige, gebruiksvriendelijke en voordelige administratieve software te ontwikkelen die de ondernemer werk uit handen neemt door maximaal te automatiseren. Wij geloven erin dat alle ZZP-ers / starters enorm goede vakspecialisten zijn die voornamelijk met het eigen vak bezig moeten zijn. Wij geloven erin dat wij met Gere-g€ld deze vakspecialist tijd, geld en frustratie kunnen besparen met de boekhouding. Ook geloven wij in de educatie van de ZZP-er. De educatie vind plaats door het gratis ter beschikking stellen van videocursussen, e-books als deze en het delen van informatie in de blogs. Daarnaast bieden we een starterspakket, waarin we de ondernemer leren om goed met Gere-g€ld te werken. Als je het starterspakket afneemt heb je contact met een medewerker van het administratiekantoor, geen algemene helpdesk. Zij werken dagelijks met Gere-g€ld en zijn dus ter zake kundig. Het is geen helpdesk die algemene vragen beantwoordt maar het zijn deskundige professionals. Ook is heel Gere-g€ld voorzien van instructiefilmpjes van 3-6 minuten en PDF’s waarin u middels screenshots uitgelegd wordt wat u moet doen, en waarom. ZZP-ers / starters ervaren vaak grote problemen met de boekhouding, terwijl dit niet nodig is. Dit wordt vaak ingegeven door het feit dat vele andere pakketten 1.000 mogelijkheden bieden, waar maar 10% van gebruikt wordt. Hierdoor zien zij door de bomen het bos niet meer. Voor de excel gebruikers onder de ZZP-ers is er een enorme tijdsbesparing te realiseren. Door Gere-g€ld te gebruiken wordt veel dubbel invoerwerk vermeden en behoren formulefouten en verschillen tot het verleden. Mocht u ondersteuning bij de boekhouding willen hebben of voor een samenwerkingsvorm kiezen, dan kan dit bij het gelieerde administratiekantoor met belastingconsulent. Zo kunt u bijvoorbeeld zelf in Gere-g€ld de facturatie doen en de rest van de administratie uitbesteden aan het administratiekantoor. Ook kunt u alles zelf doen en eens per jaar het administratiekantoor de boekingen na laten kijken. Zij kunnen voor u de jaarrekening samenstellen en de aangiften inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting doen. Het mag duidelijk zijn dat hoe meer u zelf doet, des te minder u aan het administratiekantoor betaald.

Voor meer informatie: www.administratieveoplossing.nl www.gere-geld.nl [email protected]

18


www.gere-geld.nl

TOT BESLUIT Wij hebben ons best gedaan om de kennis en ervaring die wij opgedaan hebben met betrekking tot het starten van een eigen onderneming én het helpen van starters met de start van hun onderneming, op papier te zetten.

Realiseert u zich als starter dat u tot een unieke en gedreven groep in de samenleving behoort? Wij vinden dit fantastisch en wij vinden het ook een enorme eer om u te mogen ondersteunen met het verwezenlijken van uw droom. We hopen dat u uw voordeel heeft kunnen doen met dit E-book en dat u mede hierdoor een vliegende start kunt maken met uw onderneming. Deze top 10 kan verder aangevuld worden met uw eigen ervaringen en vragen. U kunt deze mailen naar [email protected] . Als dezelfde soort vragen vaker met ons gedeeld worden, dan zullen we deze opnemen in het E-book.

Succes met de start van uw onderneming Machiel Keet Oprichter Gere-g€ld

19


www.gere-geld.nl

Hét boek voor de startende ondernemer. Herkenbare situaties Valkuilen

Recommend Documents