Administratieve valkuilen startende ondernemers Barneveld, 29 november 2011 Cooster coaching accountants Jan van Leeuwen AA
Agenda •Starten •Administratie •Belastingen •Accountant, boekhouder of …..
Starten
•Voordat je gaat starten bewust zijn van de risico’s. geen ww, pensioen, privé aansprakelijk voor schulden.
•Ondernemingsplan, Waarin ben je uniek. Markt. klanten Concurrent. Sterke en zwakke punten van jezelf (kritisch) En je plannen. Waar hulp nodig eb van wie. Wat kost het. Hoe financieren. Hulpmiddel van Rabobank gebruiken.
•Ondernemingsvorm (eenmanszaak, VOF, BV); •Inschrijving Kamer van Koophandel; •Aanmelding Belastingdienst Vraag altijd een voorlopige aanslag aan. Voorbeeld: Beginnen in 2012 – aangifte wordt ingediend eind 2013 – aanslag opgelegd begin 2014; Dan begint de ellende: -Begin 2014 wordt ook een voorlopige aan slag 2013 en 2014 opgelegd.
DUS SPAREN;
•Verzekering, Wat zijn je grootste risico’s, gevaarlijk werk denk ook aan arbeidsongeschiktheid;
•Personeel?
Administratie •Wat is administratie •Wat hoort er bij •Waar moet het aan voldoen •Praktische tips
Administratie
Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen. Uw administratie vormt de basis van uw aangiften.
Administratie Wat hoort er bij Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn: •kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen •financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek •tussentijds gemaakte controleberekeningen •ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen; •bankafschriften •contracten, overeenkomsten en andere afspraken •agenda's en afsprakenboeken •correspondentie •software en databestanden (webwinkel!!) Daarnaast maken veel bedrijven, met name winkels gebruik van kassasystemen. Deze voldoen niet in alle gevallen aan de wensen / eisen van de belastingdienst, let hierop bij aanschaf. Lees de brochure van de Belastingdienst ‘Uw bedrijf en het afrekensysteem’ voor meer informatie. U kunt deze brochure downloaden. Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt moet u de gegevens digitaal blijven bewaren.
Administratie Waar moet aan worden voldaan Eisen voor de BTW zijn zwaarder dan voor de winstbelasting, daarom kiezen we de vereisten voor de BTW als uitgangspunt. Uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt: •facturen die u zelf uitschrijft •facturen die u moet betalen •uitgaven •ontvangsten •privégebruik van goederen en diensten Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek (digitaal of op papier) Als u zaken doet met het buitenland, houdt u afzonderlijk bij: •verwervingen uit andere landen van de Europese Unie en van buiten de EU; • leveringen van goederen en diensten aan andere landen van de Europese Unie en buiten de EU •Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen, dan kan de margeregeling van toepassing zijn. •Factuurvereisten (NAW gegevens, BTW nr. KVK nr. doorlopende nummering, datum, NAW afnemer, BTW bedrag en BTW %, wat is geleverd, aanvullende eisen bij regeling bij verkoop buiten EU en bijzondere regeling als bijvoorbeeld margeregeling; •Eisen personeel, loonadministratie (identificatie, loonbelastingverklaring, loonstroken etc.); •Bewaartermijn van 7 jaar (uitzondering 12 jaar); •Sanctie Belastindienst: verwerpen administratie.
Administratie Praktisch Denk vooraf goed na over de inrichting en bespreek dit met iemand die hier verstand van heeft; Kies een manier die bij de past, doe je alles zelf, doe je een deel zelf, besteed je alles uit. alle vormen denkbaar.; Werk de administratie regelmatig bij, ook als je dit uitbesteed helpt een goede aanlevering; Werk gestructureerd; Win advies in voordat je langlopende verplichtingen aangaat, we zien in de praktijk nog te vaak dat een financiering wordt aangevraagd waarbij wij als we tijdig waren ingeschakeld betere voorwaarden hadden kunnen krijgen..
Belastingen •Waar heb je mee te maken; •Voordelen / faciliteiten; •Verplichtingen, praktijk.
Belastingen Waar heb je mee te maken Belastingsoorten: •Omzetbelasting; •Loonbelasting; •Inkomstenbelasting; Bij de BV komen daar nog bij: •Vennootschapsbelasting •Dividendbelasting VAR verklaring
Belastingen Welke voordelen / faciliteiten zijn er Inkomstenbelasting: -Zelfstandigenaftrek (vanaf 2012 geen urencriterium, vast bedrag € 7.280; -Startersaftrek van €2.110 (bij arbeidsongeschiktheid zelfs een aanvullende aftrek mogelijk) -MKB vrijstelling (12% winst onbelast); -Meewerkaftrek (minimaal 525 uur werkzaamheden door partner); -Stakingsaftrek; -Opbouw fiscale oudedagsreserve; -Aftrek speur- en ontwikkelingswerk; -Aftrekbare kosten (ook de voorfase van uw onderneming); Omzetbelasting: -Teruggaaf voorbelasting, ook voorfase hierin betrekken. Ook op investeringen; -Kleine ondernemersregeling, geen omzetbelasting bij lage omzet;
Belastingen Verplichtingen, praktijk. Op tijd aangifte (laten) doen; Op tijd betalen; Wat als je één van beide niet doet. Boete / rente; Voorlopige aanslag aanvragen en hier zelf ook kritisch op zijn, kan soms 3 jaar doorwerken, zie voorbeeld start. Controle door Belastingdienst: -Steeds minder; -Meer branche gericht; -Meer op deelgebieden; -Meer gericht op afwijkingen / incidenten uit aangifte. -Bedrijfsbezoek bij start onderneming is mogelijk. -Heel veel tips en antwoorden zijn terug te vinden in het “Handboek Ondernemen” wat jaarlijks uitgegeven wordt door de Belastingdienst, zie ook http://www.cooster.nl/blog/31/de_belastingdienst_en_starters.html
Accountant, boekhouder of ….
•Verschil accountant – boekhouder; •Deskundigheid, opleiding; •Kwaliteit
•(incl. periodieke toetsing); •Verplichte scholing (jaarlijks 40 uur)
•Aangesloten bij beroepsorganisatie, klachtenregeling;
•Rol van de accountant: •Pro actief; •Aandacht; •Coach; •Toegevoegde waarde leveren: •Belastingbesparing; •Tijdsbesteding aan administratie minimaliseren;
•Duur? Vraag vooraf een offerte / prijs
Tot slot nog wijzen op de mogelijkheid gratis ZakenZak boekje aan te vragen via de site van onze beroepsorganisatie NOvAA: http://www.novaa.nl/ondernemer/zakenzakboekje.html
Vragen
De mogelijkheid om eens per maand laagdrempelig en gratis te netwerken met collega ondernemers. Breng eens een bezoek (Koolhovenstraat 2 in Barneveld) of kijk op www.zzpcafe.nl
