Acties Startende ondernemer 1. Naamskeuze Kies zo mogelijk voor een neutrale handelsnaam. Ervan uitgaan dat bedrijfsnaam t.z.t. kan worden verkocht. Hierdoor is veelal een betere verkoopprijs te bedingen, omdat goodwill vaak ook gekoppeld is aan bedrijfsnaam. 2 Soort onderneming 1. Eenmanszaak met extra fiscale aftrekmogelijkheden, zoals zelfstandigenaftrek, alsmede startersaftrek; 2. V.O.F./Maatschap met extra fiscale mogelijkheden, gelijk als eenmanszaak, maar dan voor elke vennoot/maat, zoals zelfstandigenaftrek, startersaftrek e.d.. 3. B.V., geen persoonlijke aftrek mogelijkheden, veelal lagere belasting (-25 tot 30%). Risico’s kunnen beter worden ingedamd. Privé-vermogen kan gescheiden worden van zakelijk vermogen. 3. Inschrijving Kamer van Koophandel Zo ruim mogelijke omschrijving van de activiteiten kiezen. De juiste structuur kiezen: Eenmanszaak/B.V./V.O.F. etc.. 4. Melding fiscus Doe je niets, dan reageert de fiscus op uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het formulier kan ook direct worden ingevuld, tegelijk met de inschrijving van de KVK.. 5. Financieringsmiddelen a. met eigen geld; b. met vreemd geld. Indien vreemd geld nodig is, dit zo mogelijk nog regelen voordat u als werknemer ontslag neemt. Op basis van uw inkomen kan gemakkelijker geld worden geleend, dan wanneer u startend ondernemer bent. Ben je eenmaal startend ondernemer, dan moet je er rekening mee houden dat u voor het verkrijgen van geld 3 aansluitende jaren de jaarcijfers moet kunnen overleggen. 6. Verzekeringen Als ondernemer zijn de volgende verzekeringen gewenst. a. AVB (Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven) Het betreft hier een algemene aansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering is vergelijkbaar met de persoonlijke AVP. Deze verzekering dekt de schade aan derden, niet zijnde beroepsaansprakelijkheid. b. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Wanneer u een bedrijf start, waarbij het risico van een persoonlijk letsel, of grote materiele schade mogelijk is, dan is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig. Informeer naar deze noodzakelijkheid omdat een dergelijke verzekering relatief duur is. c. Inventarisgoederenverzekering Hebt u bedrijfsmiddelen en/of kantoorinventaris, dan zal een inventarisverzekering wenselijk zijn. d. Opstalverzekering Betreft het verzekeren van uw bedrijfsgebouwen, wanneer u deze in eigendom hebt. Bij gehuurde panden komt de opstalverzekering voor rekening van de eigenaar/verhuurder. e. Inventaris/goederenverzekering in auto Het kan wenselijk zijn om uw materiaal, dat permanent in de auto aanwezig is, te verzekeren. f. Rechtsbijstandsverzekering Nederland krijgt steeds meer de Amerikaanse cultuur van het opleggen van claims. Bij het minste of geringste wordt een claim gelegd. Advocaten zijn duur. Een rechtsbijstandsverzekering is dan wel de goedkoopste oplossing. g. Goederen beheerverzekering Heeft u een reparatieactiviteit, waarbij u apparaten, machines, toestellen e.d. repareert en welke u tijdelijk in beheer hebt, dan is het raadzaam hiervoor een verzekering af te sluiten.
Bij het tenietgaan van deze zaken/goederen binnen uw bedrijf bij brand, storm of anderszins, bent u aansprakelijk. 7. Arbeidsongeschiktheidsverzekering/Ongevallenverzekering Bent u zelfstandig ondernemer en er overkomt u iets, waarbij u langere tijd uitgeschakeld bent om uw werk te doen, dan is een arbeidsongeschiktheidsverzekering ten zeerste aan te raden. Uw vaste lasten en kosten van uw huishouden lopen gewoon door. Het is dan wel prettig dat u bij arbeidsongeschiktheid een uitkering geniet, opdat uw dagelijkse leven zoveel mogelijk op gelijke voet doorgaat. 8. Ongevallen/Overlijdensrisicoverzekering Afhankelijk van uw risico’s en uw wensen kan overwogen worden een aanvullende ongevallenverzekering af te sluiten, ofwel een overlijdensrisicoverzekering. De ongevallenverzekering keert uit bij blijvende gehele of gedeeltelijke invaliditeit en overlijden. Een overlijdensuitkering kan zorgen voor een financieel onbezorgd toekomstig leven voor de partner, al dan niet met kinderen. 9. Ondernemingsplan Als u zelf gelooft in uw voorgenomen ondernemersactiviteiten dan is een ondernemersplan niet noodzakelijk. Een ondernemingsplan wordt veelal gevraagd wanneer u geld nodig hebt voor de oprichting of start. Geadviseerd wordt zoveel mogelijk uw financiën op orde te hebben voordat u met de ondernemingsactiviteit start. Verder kan een ondernemingsplan van groot belang zijn om uw toekomstige bedrijfsontwikkeling in beeld te brengen. 10. Administratieve zaken Bedrijfsbankrekening. Kies voor uw bedrijfsactiviteiten een afzonderlijke bankrekening. Laat via deze bankrekening alleen maar bedrijfskosten en –opbrengsten lopen. Geadviseerd wordt via de bedrijfsrekening geen privé-zaken te betalen. Dit kost extra geld voor verplicht administreren. Maak maandelijks een vast bedrag over van uw bedrijfsrekening naar uw privé-rekening voor uw privéinkomsten uit de zaak. Administratie
• • • • • •
Kasboek Bankboek, pinpas gebruiken t.b.v. zakelijke transacties KM-registratie bij gebruik privé-auto Auto van de zaak en gebruik hiervan voor privé Facturen / Btw nummer Nummer
Kasboek
Tracht zo weinig mogelijk kasmutaties te hebben. Dit vergt veelal extra administratief werk voor de accountant. Registreer per dag uw: - kasontvangsten: - kasuitgaven. Kasafstortingen op de bankrekening zijn uitgaven (is geld uit de kas gehaald). Heb je privé-geld in de kas gestort registreer dit dan ook als “privé-storting of privé-lening”. U kunt een kasboek bijhouden in een schrift of origineel kasboek. Het mag ook elektronisch via een excel bestand of anderszins.
De bijbehorende bijlagen in volgorde achter kasboek. Afhankelijk van uw kasmutaties, per week of per maand afsluiten. Bankboek
Aangenomen wordt dat u een afzonderlijke bedrijfsrekening opent. Neem ook een pinpas voor uw bedrijfsrekening. Hiermede kunt u betalingen of wel benzine e.d. direct via de bank registreren. Hiervoor hoeft geen kasboek bijgehouden te worden. De betreffende factuur van de pinbetaling achter het betreffende bankafschrift voegen, in volgorde van de betalingen en ontvangsten. Facturen
Facturen die worden uitgeschreven dienen doorlopend genummerd te worden. Kies bijvoorbeeld: 2007.001 2007.002 2007.003 etc. Steeds per 1 januari beginnen met: 2007.001 2008.001 etc. Vervallen facturen behouden en niet weggooien indien deze zijn doorgenummerd. Hiervoor steeds een creditfactuur maken. Op het einde van het jaar dienen alle facturen doorlopend genummerd te zijn. BTW nummer
Op door u uitgeschreven facturen dient het BTW nummer te staan. Dit is verplicht. Indien u een eenmanszaak hebt, is het BTWnummer van uw sofinummer vergezeld van B.01. Bij een VOF of BV wordt een afzonderlijk BTWnummer toegekend. Overige factuurvermeldingen
Zorg dat alle facturen reeds zijn voorzien van: a bedrijfsnaam + logo; b adres; c telefoon- en faxnummer; d e-mailadres; e website; f KvK inschrijvingsnummer; g banknummer; h Btw nummer KM registratie privé-auto
Indien u uw privé-auto gebruikt voor zakelijke activiteiten kunt u hiervoor een km registratie bijhouden. Deze km’s kunnen als kosten worden aangemerkt ± 0,20 ct per km. Hoe te registreren? - datum - tijd - van - naar - beginstand km teller
- eindstand km teller Op de facturen van onderhoud door een garage staan veelal de km stand op op het moment van onderhoud. Dit is voor de belastingdienst het bewijs van de stand van het aantal kms op de datum vd factuur. Hou hier rekening mee. Geen goed geregistreerde km administratie kan leiden tot een afkeuring van de registratie en dat de kosten niet aftrekbaar zijn. Zakenauto voor privé-gebruik
Hebt u gekozen voor een bedrijfsauto van de zaak, dan wordt zonder km registratie een bijtelling gedaan op uw inkomen van 22% (norm 2008) van de catalogusprijs. Dus een auto van catalogusprijs 30.000 (dus niet de koopprijs) geeft een bijtelling van 25% (tot en met 2007 was dit percentage 22%) of wel € 7.500,00. De kosten van: - aankoop 30.000 afschrijving 10 jaar 3.000 - rentekosten/renteverlies, per jaar gemiddeld 750 - belasting diesel 12 x 100 1.200 - verzekering casco – 75% 1.000 - brandstof 10.000 km 1/10 = 1000 x € 1,50- (diesel) 1.500 - onderhoud per jaar 1.000 komen voor rekening van de zaak: totaal 8.450 Uw privé-bijtelling bedraagt zoals hierboven reeds aangegeven: € 7.500. Aan belasting betekent dit minimaal 36% zijnde € 2.376 ofwel 42% = € 3.150 De kosten bedragen in bovengenoemd voorbeeld € 8.450 Uw voordeel € 5.300 Wilt u deze maximale bijtelling voorkomen dan dient weer een km registratie te worden bijgehouden. Rijdt u meer dan 500 km per jaar privé, dan geldt reeds een bijtelling van 25%. Veelal is een km registratie niet deugdelijk en wordt deze niet geaccepteerd. Op facturen van garages staat altijd het aantal km’s op het moment van aanbieding van de auto voor onderhouid. De fiscus gebruikt dit kilometrage als handvat om te controleren of dit overeen stemt met de km registratie. Een gering afwijking kan reeds tot afwijzing van de km registratie tot gevolg hebben waardoor de volledige bijtelling alsnog wordt toegepast. Laat berekenen wanneer een auto van de zaak voor u aantrekkelijk is. Motorrijden van de ZAAK
Binnen de fiscale wetgeving is door middel van een uitvoeringsmaatregel vastgelegd hoe de privé-bijtelling is geregeld, bij het rijden van een bedrijfsmotor, welke ten laste van het bedrijf komt, maar waarmee ook privé wordt gereden. Het uitgangsprincipe is als volgt. De totale kosten van de motor worden gedeeld door het aantal gereden km´s in het betreffende jaar. De km-prijs die hieruit voortkomt is de vergoeding per km, Het aantal privé gereden km´s wordt vermenigvuldigd met de berekende km-prijs. Het geïnvesteerde bedrag ofwel de cataloguswaarde van de motor wordt niet als rekenfactor gebruikt. Het voorbeeld is als volgt: Afschrijvingskosten motor Rentekosten investering: Onderhoud
stel: stel: stel:
€ € €
1.000,00 PM 1.000,00
Motorrijtuigenbelasting Brandstofkosten Verkeersboetes Parkeerkosten Totale kosten
stel: stel: stel: stel:
€ € € € €
250,00 500,00 100,00 25,00 2.875,00
Stel het aantal gereden km’s in enig jaar: 2500 km Gemiddelde kosten per km: € 2.875,00 : 2500 km = € 1,15 per km. Stel dat er 500 km privé is gereden dan bedraagt de bijtelling: 500 km x € 1,15 = € 575,00. Km registratie motor. Gereden km’s: Registratie km-stand 1 januari van het belasting jaar; Registratie km-stand 31 december van het belastingjaar; Registratie gereden kms privé. Er hoeft geen sluitende km-registratie te worden overlegd; Wel dient het aantal privé gereden km’s te worden geregistreerd. Deze regeling wijkt sterk af van de regeling die voor auto’s geldt.
DE EISEN waaraan een FACTUUR MOET VOLDOEN Bij ontbrekende informatie op factuur heeft u vaak geen recht op btw-aftrek. Stuur een onvolledige factuur altijd terug en vraag om een correcte rekening! Veel bedrijven besteden maar weinig aandacht aan het opstellen van een factuur. En dat terwijl dit juist ontzettend belangrijk is. Want een factuur moet aan een groot aantal eisen voldoen. Voldoet een factuur niet aan die eisen, dan loopt de ontvanger van de factuur het risico dat hij de door hem betaalde omzetbelasting (btw) niet mag terugvorderen. In de praktijk komt het dan ook regelmatig voor dat een inspecteur een naheffingsaanslag oplegt omdat een ontvangen factuur niet aan de vereisten voldoet. Aan de hand van deze checklist kunt u controleren of een ontvangen factuur volledig is. En uiteraard moeten ook uw eigen facturen aan deze eisen voldoen. 1.Factureringsplicht Het is niet bij alle leveringen of diensten verplicht om een factuur op te stellen, want dit is alleen het geval als de afnemer een andere ondernemer is. Bij leveringen aan particulieren geldt deze verplichting niet. Ondernemingen die vrijwel alleen zaken doen met particulieren moeten bij hun btw-aangifte verplicht uitgaan van het kasstelsel, waarbij de btw moet worden afgedragen op basis van de ontvangsten. Hierbij gaat de fiscus ervan uit dat de levering en de betaling gelijktijdig plaatsvinden. De volgende ondernemers moeten verplicht volgens het kasstelsel werken en hebben daarom geen factureringsplicht. ·winkeliers; ·glazenwassers; ·fietsenmakers; ·marktkooplieden; ·schoenmakers; ·kappers; ·exploitanten van wasserijen; ·exploitanten van schoonheidsverzorgingbedrijven; ·behangers; ·stoffeerders; ·exploitanten van horecabedrijven; ·houders van autorijscholen; ·andere ondernemers die voor meer dan 90% aan particulieren plegen te presteren; ·ondernemers die op eigen verzoek het kasstelsel mogen voeren (na toestemming van de inspecteur). Als uw onderneming bij één van de genoemde soorten ondernemers goederen of diensten afneemt, krijgt u in principe geen factuur. Dit betekent dat u de betaalde btw niet als voorbelasting kunt aftrekken. Dit is echter eenvoudig op te lossen door toch om een factuur te vragen. Want alle ondernemers die het kasstelsel mogen toepassen, zijn verplicht om toch een factuur uit te reiken als de afnemer hierom vraagt.
2.Dagtekening Als u gaat controleren of een ontvangen factuur aan de voorwaarden voldoet, moet u eerst kijken naar de datum waarop de factuur is uitgeschreven (de dagtekening). Deze datum is van groot belang, omdat volgens de Wet op de Omzetbelasting een factuur moet worden uitgeschreven vóór de vijftiende dag na de maand waarin de prestatie is verricht. Veel ondernemers doen dit niet, maar het moet wel. Dus stel dat uw fiscaal adviseur in maart 2008 een advies aan u heeft uitgebracht. Dan moet hij de factuur op uiterlijk 14april 2008 hebben uitgeschreven. De leverancier moet de in rekening gebrachte btw afdragen over het tijdvak waarin de btw is gefactureerd of had moeten zijn gefactureerd. Dus als de fiscaal adviseur in ons voorbeeld meteen in maart een factuur uitschrijft, is de btw verschuldigd in het eerste kwartaal van 2008 (bij een kwartaalaangifte). Uw adviseur mag de factuur echter ook in de eerste twee weken van april uitschrijven. In dat geval hoeft hij de btw pas af te dragen bij de aangifte over het tweede kwartaal. Maar wat nu als de factuur pas in juli wordt uitgereikt? Dan moet de leverancier de verschuldigde btw afdragen bij de aangifte over het eerste kwartaal, omdat dat het tijdvak is waarin de prestatie plaatsvond. Dat de btw pas in het derde kwartaal wordt gefactureerd, is dan niet van belang. Wel is het zo dat u als afnemer de door u betaalde btw pas kunt aftrekken als u over een factuur beschikt. Dus als u pas in juli de rekening krijgt, mag u pas in uw eigen aangifte over het derde kwartaal de betaalde btw terugvorderen van de fiscus. 3.Factuurnummer Elke factuur moet voorzien zijn van een factuurnummer. Er moet namelijk sprake zijn van een doorlopende nummering van de facturen. Als in de verkoopadministratie van een onderneming een reeks factuurnummers ontbreekt, zal de Belastingdienst zich afvragen waar de ontbrekende factuurnummers zijn gebleven en heeft de onderneming een probleem. De fiscus zal dan vermoeden dat er gefraudeerd is. Als ontvanger van een factuur kunt u uiteraard niet controleren of uw leverancier zijn facturen wel juist nummert. U moet daarom vooral controleren of de ontvangen nota überhaupt een factuurnummer bevat. Als dit niet het geval is, voldoet de factuur niet aan een zeer belangrijke eis en kunt u er vrijwel zeker van zijn dat u de betaalde btw niet mag terugvorderen. 4.NAW-gegevens Een facturerende onderneming moet op de factuur zijn eigen naam en adres vermelden. Hierbij moet hij het adres vermelden van de plaats waar u hem kunt vinden, dus waar hij zijn kantoor of winkel heeft of van waaruit hij zijn leveringen en diensten verricht. Het is niet toegestaan om als adres uitsluitend een postbusnummer te vermelden. Verder moet de factuur altijd de naam en het adres van de afnemer vermelden. Hierbij zijn de eisen iets minder streng, want hierbij mag wel volstaan worden met een postbusnummer. Het is zelfs toegestaan om in plaats van naam en adres van de afnemer uitsluitend een klantnummer te vermelden, als dit maar niet tot verwarring kan leiden. In de praktijk bevat de factuur echter altijd de naam en het adres van de afnemer. Dit is immers noodzakelijk voor een correcte verwerking door de postbode. 5.restatie en prijs Met betrekking tot de geleverde prestatie en de vergoeding die de afnemer hiervoor moet betalen, moet de factuur de volgende informatie bevatten: ·de datum van de dag waarop de prestatie wordt verricht. Dit is vooral nodig om te kunnen controleren of de factuur binnen de hiervoor genoemde termijn is uitgereikt; ·de omschrijving van de prestatie. Hierbij moet in elk geval de aard en de omvang (hoeveelheid) worden vermeld; ·de prijs exclusief btw; ·het van toepassing zijnde tarief voor de btw; ·het btw-bedrag; ·eventueel verleende kortingen. 6.Btw-nummer De leverancier moet altijd zijn eigen btw-identificatienummer op de factuur vermelden. In sommige gevallen moet ook het btw-nummer van de afnemer op de rekening staan, namelijk als de afnemer gevestigd is in een
andere EU-lidstaat. Er wordt dan namelijk voldaan aan alle voorwaarden voor een intracommunautaire levering en de leverancier hoeft dan geen btw in rekening te brengen. 7.Overige gegevens Naast de genoemde gegevens moet een factuur in sommige gevallen de volgende mededelingen bevatten: ·dat er sprake is van de verleggingsregeling (de btw-aangifte en btw-afdracht worden verlegd van de leverancier naar de afnemer); ·dat de levering is vrijgesteld van omzetbelasting; ·dat er sprake is van een intracommunautaire levering (levering aan een afnemer die gevestigd is in een ander EU-land). 8.Terugsturen Als één of meer van de verplichte gegevens op de factuur ontbreken, is er formeel géén sprake van een factuur. Formeel heeft de afnemer dan ook geen recht op btw-aftrek. In de praktijk blijkt het vaak wel mee te vallen, want in veel gevallen is btw-aftrek ook wel mogelijk als een factuur niet helemaal aan de eisen voldoet. Dit is bijvoorbeeld het geval als er geen enkele twijfel bestaat over de hoedanigheid van de leverancier en de verrichte prestaties. Een gemaakte fout, zoals het vermelden van een onjuist adres, zal dan meestal niet leiden tot het niet in aftrek mogen brengen van de in rekening gebrachte btw. Het is echter verstandig om de factuur bij twijfel altijd terug te sturen. Geef aan dat de factuur niet conform de voorwaarden is opgesteld en vraag om een correcte nota. Slot Met het bovenstaande heb ik getracht u een overzicht te geven van de basisvoorzieningen welke minimaal wenselijk is voor een eigen onderneming. Wij zijn u hierbij gaarne behulpzaam. Hoogachtend, Gerrit Sanders
